ApParade: Zeitzonen, Artikelverwaltung, Befindlichkeiten, Dateiversand, Firmennamen

Auf meinen Erkundungsreisen durch das Internet stolpere ich immer wieder über Apps. Viele finde ich zwar durchaus interessant, allerdings liefern sie nicht immer Stoff für einen eigenen Beitrag im ToolBlog. Trotzdem möchte ich meine Entdeckungen den Leser*innen nicht vorenthalten.

Ich möchte deshalb in unregelmäßigen Abständen immer mal wieder um die fünf neue Anwendungen in einer Art ApParade vorstellen. Vorstellen heißt nicht, dass die Programme von mir getestet worden sind. Ich kümmere mich auch nicht um die damit verbundene Datensicherheit. Ob Sie eine der vorgestellten Apps ausprobieren wollen, liegt also ganz bei Ihnen, das Risiko auch. Allerdings würde ich mich über einen Kommentar sehr freuen, wenn Sie erste Erfahrungen sammeln konnten.

Ich hoffe, die Idee findet Ihre Zustimmung. Feedback ist immer willkommen.

Und gleich geht es los:

Das Tool für Zeitzonen: Windo (Web)

Wir können zwar nicht überall sein, aber wir sind oft überall vernetzt. Allerdings möchte nicht jeder unserer Gesprächspartner mitten in der Nacht unseren Anruf entgegennehmen, nur weil es bei uns Mittag ist. Windo – A timezone converter hilft Ihnen durch eine ansprechende grafische Aufbereitung, mit den verschiedenen Zeitzonen besser zurecht zu kommen.

Artikel verwalten: Footnote (Chrome)

Ich kann Ihnen davon ganze Opern singen. Wenn ich im Internet recherchiere, dann komme ich an unzähligen interessanten Websites vorbei, die ich gerne irgendwann nochmal lesen möchte. Damit ich die Quellen wiederfinde, benutze ich derzeit zwei Werkzeuge: Pinboard und den Evernote Web Clipper.
Den gleichen Zweck erfüllt auch die Chrome-Erweiterung footnote. Die App verspricht: „Never lose an article again.

Messen Sie Ihre Befindlichkeit: Reflect (Web)

Ich kenne einige Menschen, die regelmäßig Tagebuch führen. Darin notieren Sie die Höhepunkte des Tages oder auch, wofür sie dankbar sind. Keine schlechte Übung wie ich finde. Mit Reflect können Sie festhalten, wie Ihre Befindlichkeit am entsprechenden Tag war und dies auch mit Bemerkungen versehen. Über die Zeit können Sie vielleicht sogar Trends ausmachen oder Muster identifizieren. Und nein, ich finde das keine Übertreibung à la Selbstoptimierung. Auch Therapeuten können einer solchen Aufzeichnung Sinnvolles abgewinnen.

Sicher Dateien verschicken: ToffeeShare 2.0 (Web)

Wenn Sie öfter Dateien austauschen müssen, ist es sicher sinnvoll, ein gemeinsames Verzeichnis in der Cloud mit Google Drive, OneDrive & Co einzurichten. Zum gelegentlichen Verschicken auch großer Dateien verwenden Sie ToffeeShare. Die Anwendung verspricht, die Datei verschlüsselt und sicher zum Empfänger zu bringen. Auch für unsere mobilen Rechenknechte gibt es eine Lösung. Und: „The website is completely in accordance with the GDPR (General Data Protection Regulation), as your data is never stored anywhere.“ Na dann.

Für Gründer: Der Business Name Generator (Web)

Es soll ja Menschen geben, die schon so viele Start-ups gegründet haben, dass ihnen langsam die Namen für die nächste Unternehmung ausgehen. Hier hilft der Business Name Generator. Er verspricht, innerhalb drei Sekunden den richtigen Firmennamen zu erstellen. Wie er das macht, sehen Sie hier:

Free Business Name Generator – Get Catchy Name in 3 Seconds

 

 

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Das Multitool für pdf: Able2Extract in neuer Version

Ich denke eine der Konstanten in der sonst so dynamischen IT-Welt stellt das pdf-Format dar. Tatsächlich kann ich mir nur schwer vorstellen, ohne diese Dateien auszukommen. Mittlerweile ist dieses Format weit über die reine Darstellung von Dokumenten hinausgewachsen. Viele Anwendungen helfen dabei, das letzte aus pdf-Files herauszuholen.

Able2Extract ist ein solches Programm, Mittlerweile ist eine neue Version der Anwendung, über die ich hier im ToolBlog bereits berichtet habe, erschienen. Sie trägt die Nummer 15 und Sie können mit dem Programm

  • pdf-Dateien erzeugen, auch von mehreren Dateien im Batch-Modus (neu)
  • eine neue pdf Datei von Grund auf neu entwerfen
  • Formulare erstellen und bearbeiten
  • pdf-Dateien in Word, Excel, Powerpoint, AutoCAD, MS Publisher (bei mir noch gut und gerne in Gebrauch!), Bild- und viele andere Formate überführen
  • in den Dokumenten Notizen machen
  • Ihre Dokumente verschlüsseln, mit sicheren Passwörtern versehen und Wasserzeichen anbringen … und vieles mehr

Eine vollständige Aufzählung der in der Version 15 angebotenen Neuigkeiten finden Sie auf der einschlägigen Website.

Able2Extract läuft unter Windows, auf dem Mac und unter Linux.

Ich habe das Programm seit langem in Gebrauch und finde es sehr nützlich. Ein Arbeitspferd.
Ganz billig ist es allerdings nicht und somit sei es eher den sog. „Power-Usern“ empfohlen.

 

 

 

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Präsentieren in pdf: PDFrizator

An alles haben Sie gedacht. Sie haben Ihre Präsentation auf den USB-Stick gezogen, vorsichtshalber im PowerPoint-Format der letzten und vorletzten Versionsnummern. Da kann nichts mehr schiefgehen, meinen Sie. Und dann das: Beim Kunden stimmen die Überschriften nicht mehr, die Bilder sind verrutscht und die richtige Schrift ist auch nicht vorhanden.

Gegen einen solchen Alptraum können Sie sich rückversichern, indem Sie Ihre Präsentation in das pdf-Format überführen. Dieses Format kann schließlich von Rechnern nahezu aller Betriebssysteme gelesen werden. Von den geplanten Übergangseffekten bleibt allerdings nichts übrig, nicht immer von Nachteil, wie ich finde. Wenn Sie dennoch mehr Einfluss auf Ihre Präsentation im pdf-Format haben möchten, dann empfehle ich Ihnen das freie Programm PDFrizator. Aus der Beschreibung:

The PDFrizator is a Freeware tool to create PDF presentations, with the possibility to setup the PDF page transition effect, page advance time, and background music.

Dieses Programm ermöglicht Ihnen unter anderem:

  • Folienwechsel  mit Übergangseffekt
  • Konvertieren von gif, jpg, png u.a. in pdf
  • Durchsuchen bestimmter Internetdienste für Bilder und Klänge
  • Zusammenführen, Löschen, Drehen und Neu anordnen

Sie können übrigens auch das komplette Programm auf den Stick installieren. Auf diese Weise können Sie bis kurz vor knapp noch Änderungen an Ihrer Präsentation vornehmen. Ein praktisches kleines Helferlein!

Bild von analogicus auf Pixabay

 

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Schreiben Sie einen Brief an sich selbst!

Als ich am Beginn meiner Trainerkarriere stand, war eine Methode gebräuchlich, die den Transfer von Seminarinhalten in die Praxis durch einen „Brief an sich selbst“ sicherstellen wollte. Das ging so:

Am Ende einer Veranstaltung wurden die TeilnehmerInnen gebeten, ein Schreiben mit ihren Lernerfahrungen und den sich daraus ergebenden Konsequenzen zu verfassen. Idealerweise sollten in dem Brief auch Vorsätze für die zukünftige Arbeitspraxis formuliert werden. Danach wurde das Papier in einen Umschlag gesteckt und mit der eigenen Adresse versehen. Die Briefe wurden eingesammelt und vom Trainer nach einer vereinbarten Zeit verschickt. Nach z.B. einem Jahr erhielten die TeilnehmerInnen ihren „Brief an sich selbst“ und konnten überprüfen, wie weit sie das Erlernte im Alltag umgesetzt hatten.

Zumeist waren diese Briefe vorstrukturiert. Hier ein paar Beispiele:

  • Schulentwicklung NRW: Brief an mich Link
  • DGB-Bildungswerk Thüringen e. V.: Erwartungsbrief (pdf-Datei)
  • Methodium: Brief an mich selbst (pdf-Datei)

Wenn Sie auch etwas über den theoretischen Hintergrund der Methode erfahren möchten, dann empfehle ich Ihnen den Beitrag zur Briefmethode aus dem Methodenpool der Uni Köln (pdf-Datei).

Ich gebe zu, ich konnte mich nie mit dieser Methode anfreunden und habe sie infolgedessen selbst nie eingesetzt. Das Verhältnis von Nutzen zu Aufwand schien mir nicht gerechtfertigt.

In Zeiten wie diesen schreibt man allerdings nicht mehr Briefe, sondern E-Mails. Was läge da näher, eine E-Mail an sich selbst zu schreiben. Sie haben es geahnt, auch dafür gibt es eine App.

Auf FutureMe können Sie so eine Nachricht in die Zukunft verfassen. Sie schreiben einfach den Text, entscheiden, wann Sie die E-Mail erreichen soll, setzen Ihre E-Mail-Adresse ein und ab geht die Post. Sie sollten natürlich eine E-Mail-Adresse verwenden, die sie auch nach der abgelaufenen Frist noch benutzen. Wegwerf-Adressen machen hier wenig Sinn.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Mail auch anonym veröffentlichen. Diese Public, but Anonymous, Letters dienen dann der Neugierbefriedigung irgendwelcher Zeitgenossen (Wir selbst sind natürlich nicht neugierig).

Sollten Sie für dieses Jahr Vorsätze gefasst haben, dann ist das vielleicht die geeignete Art und Weise, nächstes Jahr oder später zu überprüfen, was daraus geworden ist.

 

Bild von Bruno /Germany auf Pixabay

 

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Wie Sie E-Mails richtig schreiben

Ich gebe zu, diese Überschrift ist etwas irreführend. Natürlich weiß ich, dass die LeserInnen des ToolBlogs ihre E-Mails sachlich korrekt und angemessen im Ton verfassen. Etwas schwieriger wird die Sache allerdings, wenn man den sicheren Hafen der Muttersprache verlässt und Nachrichten in einer Fremdsprache verfassen muss. Zum Beispiel in Englisch, der Lingua franca der heutigen Zeit.

Alex, ein Trainer bei engVid, zeigt uns, wie man in Englisch korrekte E-Mails schreibt. Zunächst formell im Geschäftsbereich…

How to write professional emails in English

 

…und dann auch informell im Privatleben:

How to write informal emails in English

 

Wenn Sie die Videos von Alex nützlich finden, er hat noch mehr unter seinem Videokanal Learn English with Alex [engVid] auf YouTube veröffentlicht.

Alex ist aber nicht der einzige Trainer auf engVid. Acht Kolleginnen und Kollegen helfen uns in einschlägigen Videos im Umgang mit der englischen Sprache.

Wenn Sie Ihr Englisch wirklich verbessern möchten, hier gibt es Material in Hülle und Fülle!

 

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Vorab-Manuskript: Die ICH-Methode von Matthias Büttner

Mein Freund Matthias Büttner ist für mich der Philosoph unter den Zeitmanagement-Gurus. Ihm geht es nicht so sehr allein um die Organisation von Aufgaben und Tätigkeiten. Vielmehr hat er die Entfaltung der eigenen Persönlichkeit im Blick.

Einige LeserInnen kennen Matthias Büttner als Autor der Bücher

und einiger anderer mehr.

Demnächst legt er eine Art Zusammenfassung seiner Erkenntnisse vor: Die ICH-Methode – Wie führe ich mein Leben?. Das Meta-Buch zur ICH-Methode sozusagen. Matthias meint dazu:

Das Buch beschreibt ein Vorgehen in 11 Schritten, beginnend bei der Zielfindung und endend bei der Planung des Tages. Das Einzigartige an diesem Buch ist die Ganzheitlichkeit des Ansatzes, das Herausstellen wiederkehrender Aktivitäten.

Zu dem Buch gibt es auch eine (sehr!) umfangreiche Liste aller Aufgaben und der dafür geeigneten Werkzeuge. Sie können Sie schon jetzt hier als pdf-Datei herunterladen.

Außerdem bietet der Autor ein kostenfreies Vorab-Manuskript an. Wenn Sie es lesen wollen, dann schreiben Sie Matthias Büttner eine E-Mail.

Ich denke, es lohnt sich, denn Matthias weiß, von was er schreibt.

 

Bild von Arek Socha auf Pixabay

 

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Freelancer: Zwischen Selbstverwirklichung und Prekariat

Seit 1996 bin ich Freiberufler. Ob ich heute noch einmal die gleiche Entscheidung treffen würde, weiß ich nicht. In den fast 25 Jahren hat sich doch einiges verändert, nicht nur zum Positiven.

Ich glaube jedoch, dass die Position des Freeläncers oder Soloselbstständigen in Zukunft an Bedeutung zunehmen wird. Immer weniger Firmen möchten sich feste Arbeitsverhältnisse „ans Bein binden“, immer weniger Menschen möchten sich einer wie immer gearteten Unternehmenshierarchie unterwerfen. Für mich was die Vorsilbe „frei“ einer der Hauptbeweggründe für die Selbstständigkeit. Der Wunsch nach Selbstverwirklichung war auch für viele meiner Kolleginnen und Kollegen eine gewichtige Triebfedern für diese Entscheidung.

Eines muss jedoch klar sein: Freiberufler zu sein bedeutet mitnichten eine Lizenz zum Geld drucken. Denn je nach Branche und der verbundenen Marktsituation stehen so manche Freelancer mit einem Bein oder manchmal auch mit allen beiden im Prekariat. Leider korreliert die Auftragslage in den seltensten Fällen mit der Arbeitsbelastung. Gerade wer keine Aufträge hat, muss sich darum bemühen und geht nicht selten in schlecht oder gar nicht bezahlte Vorleistung. „Viel Arbeit gabs, doch wenig Brot“, für viele ist dieses Sprichwort bittere Realität.

Unter der Überschrift Zwischen Selbstverwirklichung und Prekariat veröffentlichte die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) die Ergebnisse einer einschlägigen Studie. Untersucht wurden insbesondere „Belastungsfaktoren, Ressourcen und Beanspruchungen bei Soloselbstständigen und Mehrfachbeschäftigten„. Sie können die Studie hier als pdf-Datei herunterladen.

Was den Umgang mit Belastungen angeht, bin ich oft erstaunt, wie leichtfertig „Solopreneure“ mit Ihren wichtigsten Ressourcen, nämlich Gesundheit und Leistungsvermögen, umgehen. Zwar gelten die gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich des Arbeitsschutzes für Selbstständige nur eingeschränkt. Ich empfehle aber dennoch, sich an den gesetzlichen Bestimmungen, sowie an den Vorgaben und Empfehlungen der Berufsgenossenschaften zu orientieren. Ist die Krankheit oder der Burnout erst einmal da, dann ist die Situation noch einmal deutlich schlechter als bei Angestellten. Es gibt zum Beispiel keine Lohnfortzahlung. Wo keine Arbeit, da keine Kohle. So einfach ist das. In diesem Zusammenhang empfehle ich auch, über eine freiwillige Versicherung bei einer Berufsgenossenschaft nachzudenken (Beispiel: VBG). Eine günstigere Versicherung bei Arbeitsunfällen wird man kaum finden.

Und noch etwas: Um die Arbeitsbedingungen zu verbessern, kann man sich organisieren und zusammenschließen. Zum Beispiel im VGSD, dem Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V..

 

So stehen Sie nicht allein auf weiter Flur.

 

Bild von SnapwireSnaps auf Pixabay

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Wie Sie unter MS Outlook ein Taskboard anlegen

Den gewieften Leserinnen und Lesern ist das Taskboard sicher ein Begriff. In Scrum und/oder bei Personal Kanban, dient es dazu, die anstehenden Arbeiten zu organisieren.

Viele Teams ziehen es aus guten Gründen vor, ein Taskboard mit Hilfe von Whiteboard, Klebestreifen und Post-it-Notes zu gestalten. Aber es gibt natürlich Umsetzungen für den Rechenknecht in Hülle und Fülle. Trello oder Tidily sind Beispiele für solche Apps.

Nun gibt es aber hartgesottene Nutzer von MS Outlook, die vielleicht ebenfalls so ein Taskboard nutzen wollen. Geht nicht, gibts nicht, meint Pascal Le Rudulier und zeigt in Setting up a Kanban with Outlook, wie Sie unter Outlook ein Taskboard einrichten können. Ganz ohne Hilfsmittel geht es allerdings nicht. Sie benötigen dazu die Erweiterung Kanban Board for Microsoft Outlook Tasks, die Sie hier herunterladen können. Welche Schritte dann folgen, können Sie in dem Artikel (sogar auf Französisch) nachlesen.

Eine kleine Warnung: Outlook ist ein scheues Reh (manche sagen auch Zicke), das nicht alle Handlungen verzeiht. Ich habe die Erweiterung nicht selbst ausprobiert und habe das auch nicht vor, denn ich bin mit Trello hochzufrieden. Ich übernehme also keine Verantwortung für Ärger jedweder Art.

 

Nachtrag

Warum Englisch, wenn es auch in der Muttersprache geht?
Nach etwas Hin- und Hersurfen habe ich einen Artikel gefunden, in dem Peter Irmler die Einrichtung eines Taskboards unter Outlook erklärt: Kanban Board in Outlook mit Outlook-Aufgaben einrichten. Auch hier benötigen Sie eine Erweiterung, nämlich diese hier.

Noch ein Nachtrag (8. 1. 2020)

Heute morgen erreichte mich per Threema ein leichter Tadel meines Freundes Jan Fischbach:

Moin. Zu Kanban und Outlook hättest Du natürlich die ursprüngliche Quelle bei mir zitieren können 🙂

Was soll ich sagen? Er hat Recht und ich fühle mich geohrfeigt.
Hier also als Nachtrag der Artikel von Jan, in dem er sehr sorgfältig und ausführlich beschreibt, wie man Personal Kanban unter Outlook einsetzt. Ich empfehle ausdrücklich, sich auch den Kommentarthread zum Beitrag näher anzuschauen.

Entschuldige Jan, Asche auf mein Haupt!

 

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