Ab wann lohnt sich Automatisierung?

Wenn Sie eine Aufgabe immer und immer wieder auf die gleiche Weise erledigen müssen, dann lohnt es sich darüber nachzudenken, ob Sie sie in irgendeiner Weise automatisieren können. So lautet der wohlmeinende Ratschlag, den ich in meinen Workshops gebe. Im Prinzip stimmen die Teilnehmer zu, aber in den Gesichtern steht ein großes Fragezeichen:

Ab wann lohnt sich eine Automatisierung?

Die Frage nach dem Return of Invest ist absolut berechtigt, denn schließlich muss mit einem Aufwand an Zeit und Mühe die Automatisierung erstellt werden, ganz egal, ob Sie für ein Programm ein Makro programmieren oder Textbausteine definieren.

Cory Doctorow hat in seinem Beitrag How much time should you spend automating a routine task? eine interessante Tabelle veröffentlicht. Diese zeigt, wie viel Zeit Sie in die Automatisierung von Routineaufgaben stecken müssen, damit Sie über einen Zeitraum von fünf Jahren einen bestimmten Zeitbetrag sparen können (auf die Grafik klicken).

 

Nun halte ich den Zeitraum von fünf Jahren für bei weitem zu hoch gegriffen. Ich hätte den Zeitrahmen ein bis drei Jahre für realistischer gehalten. Aber das kann man ja selbst einmal runterrechnen. Man muss nur die Zeit dazu haben.

BTW: Wenn Sie sich bez. der Automatisierung nicht sicher sind, dann denken Sie über den idealtypischen Ablauf nach und erstellen dafür eine Checkliste. Das ist zwar keine Vollautomatisierung, erleichtert die Arbeit aber dennoch außerordentlich. Und Zeit sparen Sie auch.

 

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Should I Stay or Should I Go?

Wenn Sie zu meiner Alterkohorte gehören, dann kennen Sie sicher den Ohrwurm der Rockband The Clash: Should I stay or Should I Go. Damit machten sie ein Fass auf, denn die Frage nach dem Gehen oder Standhalten ist eines der Probleme der Philosophie und Psychologie.

Auch im Berufsleben steht man mitunter vor der Frage, wie man sich entscheiden soll. Ist es besser, im bestehenden Arbeitsverhältnis zu bleiben und dafür etwas Unzufriedenheit in Kauf zu nehmen oder sollte man sich nach etwas anderem umschauen. Wie wir alle wissen, kann diese „Qual der Wahl“ uns schwer im Rucksack liegen.

Falls Sie sich in einer derartigen Situation befinden, dann hilft Ihnen ein Flowchart der BBC weiter: Should I quit?. Hier werden Sie mittels eines Baumdiagramms systematisch zur (hoffentlich) richtigen Entscheidung geführt. Probieren Sie es aus, aber nehmen Sie das Schaubild nicht allzu ernst. Und: Hören Sie auf Ihren Bauch, egal, was das Diagramm anzeigt.

 

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Buch: Meet Up!

Dass die Besprechung von Menschen, die im Unternehmen produktiv sein möchten, oft als der Zeitdieb schlechthin empfunden wird, ist nichts Neues und steht auf der Hitliste der Ärgernisse ganz oben. Immer wieder wird diese Erkenntnis mit der Frage verbunden, wie man Besprechungen effektiver und effizienter, kurz erfolgreicher machen kann. Martin J. Eppler und Sebastian Kernbach stellen mit ihrem Buch Meet Up! eine mögliche Lösung für dieses Problem vor: Nudging.

Falls Sie nicht auf Anhieb wissen, was ein Nudge ist, dann hilft wie immer ein Blick in die Wikipedia:

Nudge (engl. für Stups oder Schubs) ist ein Begriff der Verhaltensökonomik, der durch den Wirtschaftswissenschaftler Richard Thaler und den Rechtswissenschaftler Cass Sunstein […] geprägt wurde: Unter einem Nudge verstehen die Autoren eine Methode, das Verhalten von Menschen zu beeinflussen, ohne dabei auf Verbote und Gebote zurückgreifen oder ökonomische Anreize verändern zu müssen.

Diese „Stupser“ können laut Eppler und Kernbach auch eingesetzt werden, um Besprechungen wieder zu dem zu machen, wofür sie gedacht sind, ein probates Mittel zum

  • Informieren
  • Probleme lösen
  • Entscheidungen treffen

Vor der Maßnahme steht die Analyse. Die Autoren identifizieren 5 Phasen der Besprechung, die alle ihre spezifischen Problemstellungen haben. Sie werden mit vier grundlegenden Nudging-Taktiken angegangen:

  1. Fokussieren
  2. Orientieren
  3. Involvieren
  4. Verpflichten

Keine Maßnahme ohne Analyse und so können die Leserinnen und Leser anhand eines Fragebogens herausfinden, wo in der eigenen Organisation die Engpässe liegen. Auf diese Weise kann der eilige Leser über eine „Landkarte der Meeting-Nudges“ zum entsprechenden Kapitel springen.

In den einzelnen Kapiteln werden insgesamt 100 Maßnahmen („Nudges“) vorgestellt, mit denen ein Besprechungsleiter/Moderator die vier o.a. Taktiken verfolgen kann. Sie folgen den Prinzipien:

  1. Ausgangswerte setzen und/oder verändern
  2. Vorstrukturieren
  3. Feedback sichtbar machen
  4. Wahrnehmung schärfen
  5. Spaßfaktor erhöhen
  6. Fehler vorhersehen und vermeiden

In einer großen Übersicht wird dargestellt, wie die Methoden einzuordnen sind. Außerdem folgt am Ende eines jeden Kapitels eine Übersicht über die vorgestellten Nudges und die dahinter stehenden Prinzipien. Das erleichtert die Orientierung erheblich. Sollten Ihnen die vorgestellten Nudges nicht ausreichen, dann erhalten Sie mit dem Meeting-Nudge-Designer ein Werkzeug, mit dem Sie eigene „Stupser“ konzipieren können. Sie finden übrigens auch einen Canvas-Baukasten, denn kein Meeting und keine Konferenz heutzutage ohne Canvas.

Aufgelockert wird der Inhalt durch eingestreute Hintergrundinformationen. So werden bestimmte Teilnehmertypen oder die Tricks berühmter Mitmenschen vorgestellt. Genau, zum Beispiel die Pizza-Regel von Jeff Bezos.

Das Buch versteht sich als „Impulsbuch“ für Leiter, Moderatoren und Teilnehmer von Sitzungen. Das ist durchaus gelungen. Allerdings reibt sich der erfahrende Moderationsprofi ab und zu die Augen, wenn er liest, dass eine altbekannte Methode neuerdings ein „Nudge“ sein soll („Eisenhower-Nudge“). An dieser Stelle muss ich gestehen, dass ich gegen Ende des Buches dieses Wort aufgrund des inflationären Gebrauchs fast nicht mehr sehen konnte.

Für mich ist das Buch in erster Linie ein Nachschlagewerk, in dem sich interessante Methoden für die einzelnen Besprechungsphasen finden lassen. Es ist ein Buch für die Praxis. Insofern werde ich es bestimmt das eine oder andere Mal aus dem Regal holen, wenn ich einen Workshop vorbereiten muss. Sehr hilfreich finde ich dabei, dass das Buch auch von einer entsprechenden Website ergänzt wird, wo man zusätzliche Materialien erhalten kann.

Wo Licht ist, ist allerdings auch Schatten.

Das Kapitel „Verpflichtung“ hat mir schon das eine oder andere Mal die Ärgerfalten auf die Stirn getrieben. Manche der vorgestellten Nudges sollen „subtil zu produktiveren Verhalten verführen“ und setzen dabei auf bekannte (berüchtigte?) Mechanismen der Gruppendynamik. M. E. kann von „subtil“ keine Rede mehr sein, wenn etwa beim Spotlight bestimmte „Kandidaten erwischtwerden und sogar die Zögerlichstenschauten, dass die Aufgaben erledigt werden, denn vor allen anderen dumm dazustehen, das wollte keiner„. Angemessene Führung in Zeiten des New Work sieht m. E. anders aus!

Aber wer weiß. Vielleicht bin ich aber auch nur etwas empfindlich.

 

Das Buch wurde mir freundlicherweise vom Verlag Schaeffer-Poeschel als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Vielen Dank dafür.

BTW: Ich freue mich, wenn ich ab und zu ein Buch zum Rezensieren geschickt bekomme. Die Bücher, die mir gut gefallen, bespreche ich, über die anderen schweige ich mich aus. Ich habe keinen Gefallen an Verrissen, schließlich bin ich nicht Reich-Ranicki.

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Wie Sie noch mehr Bücher lesen

Nachdem ich das Bücher lesen eine Zeit lang vernachlässigt habe, habe ich mich in den letzten Monaten durchaus wieder zum Bücherwurm entwickelt. Allerdings hat sich der Schwerpunkt des Interesses geändert. Ich lese mittlerweile mehr Belletristik oder Sachbücher über Philosophie & Co, weniger Bücher zu meinen beruflichen Themen.

Ich weiß nicht, wie es Ihnen beim Lesen geht. Für mich ist die Lektüre eines Buches wie das Aufschließen einer Tür zu einem neuen ZImmer, in dem es wieder viele verschlossene Türen zu weiteren Räumen gibt. Will sagen, wenn ich ein Buch lese, regen mich allein schon die Literaturangaben dazu an, noch mehr lesen zu wollen. Ein Menschenleben reicht dazu gar nicht aus, wie ich schon leicht resigniert feststellen musste. Ist es eine Lösung, in der verbleibenden Zeit die Anzahl der Bücher zu erhöhen? Mehr Bücher pro Zeiteinheit, gemessene Leseleistung sozusagen?

Nun bin ich etwas zwiegespalten, was Schnellesetechniken angeht. Um die Schönheit der Sprache in einem richtig erfassen zu können, muss das Buch mit einer gewissen Geschwindigkeitsbegrenzung nach oben gelesen werden. Nur so kann man m. E. die Arbeit des Autors (und evtl. des Übersetzers!) würdigen. Bei Sachbüchern ist das anders. Im Bereich der Managementliteratur habe ich ohnehin oft den Eindruck, dass sich die Inhalte über die Jahre ständig wiederholen. Hier macht es imo gar nichts, die Schlagzahl kräftig zu erhöhen.

Austin Kleon ist selbst Autor und gibt Ihnen Tipps, wie Sie es schaffen, mehr zu lesen: How to read more. Er empfiehlt uns:

1. Lesen Sie Bücher nicht zu Ende, die Sie nicht mögen

Ob ein Buch „gut“, d. h. nützlich oder berührend ist, liegt immer im Auge des Lesers, um ein bekanntes Wort abzuwandeln. Unsere Zeit ist begrenzt. Hören Sie also auf, sich durch ein Buch hindurchzuquälen, dass nach mehreren Seiten/Kapiteln immer noch nicht „anspringt“. Vergeuden Sie damit nicht Ihre wertvolle Lesezeit.
Übrigens bin ich auch dazu übergegangen, Veranstaltungen in der Halbzeitpause zu verlassen, wenn sie mir nicht gefallen. Ich sitze ja nicht meine Zeit ab, nur weil ich bezahlt habe.

2. Führen Sie stets ein Buch mit sich

Es gibt viele Gelegenheiten zu lesen: Der Bus, das Wartezimmer beim Arzt oder auf dem Amt. Anstatt sich durch das Smartphone zu wischen, greifen Sie zu Ihrem Buch oder Ihrem E-Book-Reader. Im Gegensatz zu Austin bin ich jedoch der Meinung, dass mitunter lesefreie Zeit nützlich sein kann, damit das Unbewusste das Aufgenommene auch verarbeiten kann.
Ob Sie mehrere Bücher gleichzeitig lesen sollten, hängt wohl von Ihren Vorlieben ab. Momentan lese ich drei Bücher gleichzeitig. Allerdings achte ich dann darauf, dass sie thematisch weit auseinander liegen. Damit versuche ich, der Ähnlichkeitshemmung zu entkommen.
Austins Tipp, immer ein Buch, das man als nächstes lesen will, in der „Pipeline“ zu haben, kann ich nur bestätigen. Ich habe dafür in meinem Bücherregal einen besonderen Platz für die Bücher reserviert, die als nächstes „drankommen“.

3. Versetzen Sie das Smartphone in den Flugmodus

Ach ja, das Smartphone. Für die meisten von uns ist das die Quelle für Ablenkungen aller Art. Anstatt im Bus E-Mails zu checken, Nachrichten zu lesen oder Gezwitscher zu verfolgen, schalten Sie das Smartphone auf Flugmodus und lesen stattdessen in Ihrem Buch. Oder deaktivieren Sie zumindest die Benachrichtigungsfunktion, damit sie nicht gestört werden.

4. Besuchen Sie regelmäßig die Bücherei oder die Buchhandlung

Speziell in der Welt der Romane, habe ich längst aufgehört, „nach Plan“ zu lesen. Ich schaffe ohnehin nicht mehr alle. Vielmehr besuche ich mindestens einmal die Woche die Stadtbücherei und schmökere dort in den Regalen herum. Dort gibt es auch Büchertische, auf denen die Empfehlungen der Mitarbeiter liegen. Wenn man dann ins Blättern kommt…
Übrigens informiere ich mich auch gerne via Podcasts (z. B. hier oder hier) über Bücher.

5. Teilen Sie Bücher, die Sie mögen, mit anderen

Austin empfiehlt, öffentlich zu machen, was man gerade liest, z. B. über die Plattform Goodreads. Ich selbst bin zwar auf librarything, habe es aber noch nicht zu diesem Zweck benutzt. Allerdings habe ich schon darüber nachgedacht, hier auf dem ToolBlog mitzuteilen, was ich gerade lese. Auf diese Weise könnte ich sicherlich den einen oder anderen ergänzenden Tipp erhalten.

Ich weiß, dass es unter den ToolBlog-Lesern wahre Leseratten gibt.
Wenn Sie sich angesprochen fühlen, haben Sie noch andere Tipps auf Lager?

ninocare / Pixabay

 

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Wie ich mein Notizbuch führe

In meinen Workshops zur Arbeitsorganisation lege ich großen Wert auf den Bezug zur Praxis, das Herumtheoretisieren ist nicht so meine Sache. Aus diesem Grund zeige ich den TeilnehmerInnen gerne Arbeitsweisen und Kniffe, die ich selbst praktiziere. Ausnahmen bestätigen die Regel, doch begründe ich diese immer sorgfältig.

Immer wieder werde ich nach Einzelheiten zu meinem Notizbuch gefragt: Was ist der Zweck, wie ist es aufgebaut und wie wird es geführt? Die Antwort will ich Ihnen nicht vorenthalten.

Zweck und Hintergrund

Mein Notizbuch folgt dem Konzept des „Superbuchs“ (an diesen dämlichen Ausdruck kann und will ich mich einfach nicht gewöhnen).

Bekanntlich ist unser Gehirn zwar ein Wunderwerk, hat aber dennoch seine Grenzen. An die stößt es gelegentlich, wenn Sie es gleichzeitig zum Denken und zum Merken verwenden wollen. Aus diesem Grund vergessen wir oft Dinge, die wir nicht vergessen sollten oder sie poppen zur falschen Zeit am falschen Ort auf. Dann, wenn wir so gar nichts mit der Information anfangen können. Durch Auslagern der Daten auf einen externen Datenträger können wir das Gehirn wirkungsvoll entlasten.

Allerdings haben Haftklebe-, Schmier- und sonstige Notizzettel den Nachteil, dass sie schnell verloren gehen. Ein Notizbuch beseitigt diese „Zettelwirtschaft“. Die Vorteile des Notizbuchs:

  • Alle Informationen liegen zentral an einem Ort. Das erleichtert das Wiederfinden
  • Ein Notizbuch kennt weder Hochfahren, noch Einfrieren, noch Abstürze. Es hängt weder am Strom noch am Internet
  • Es schafft Ordnung und verhindert Ablenkung, denn es gibt keine lose herum liegenden Zettel auf dem Schreibtisch oder Post-it-Notes, die um den Bildschirm herum kleben.
  • Es dient der Dokumentation, z. B. durch Gesprächsnotizen oder Gedächtnisprotokolle. Ein Freund von mir, Jurist, hat mit seinem Notizbuch einmal einen Prozess gewonnen. Die Gegenseite hatte keins

Grundsätze

Damit ein Notizbuch wirklich funktioniert, sollten einige (wenige) Grundsätze beachtet werden:

  1. Schreiben Sie Alles (ja, Alles!) auf!
    Das Notizbuch dient als externes Gedächtnis und entlastet damit das Gehirn. Es sollte nichts „durch die Lappen“ gehen. Wenn Sie im Zweifel sind, ob Sie etwas notieren sollen, dann tun Sie es!
  2. Alle Notizen an einem Ort
  3. Führen Sie Ihr Notizbuch mit System

Ausführung des Notizbuchs

Wenn Sie ein Notizbuch kaufen, dann benutzen Sie die folgende Aufzählung als Checkliste:

  • Solide Qualität: Geschäftsbuch mit festem strapazierfähigem Einband, evtl. abwaschbar
  • Ein Gummibandverschluss vermeidet Eselsohren und andere Unansehnlichkeiten
  • Format: DIN A 4, wenn Sie viel am Schreibtisch sitzen, DIN A 5, wenn Sie viel unterwegs sind
  • Papier: Liniert oder kariert, wenn Sie lieber schreiben. Blanko, wenn Sie visuelle Notizen machen oder gerne kritzeln
  • Seitlicher Rand für das Datum, Kürzel, Icons u. ä. (können Sie auch selber machen)
  • Umfang: Form eines Buchs, also mehr als 100 Seiten
  • Seitenzahlen (können Sie auch selber machen)
  • Einstecktasche für Visitenkarten etc.
  • Evtl. Lesebändchen
  • Zusätzlich hilfreich sind Haft-Lesezeichen von Post-it & Co

Wenn Sie sich die Mühe sparen wollen, dann können Sie ein solches „Superbuch“ auch fix und fertig kaufen.

Systematisch Arbeiten

Noch einmal: Schreiben Sie alles auf. Aber mit System:

  • Führen Sie das Buch immer bei sich oder weisen Sie ihm einen festen Platz zu
  • Schreiben Sie zu jeder Notiz das Datum und eine aussagekräftige Überschrift
  • Sie wollen nicht den Büchner-Preis gewinnen oder einen Schönschreibwettbewerb. Verfassen Sie aber die Notizen so, dass Sie auch nach Tagen oder Wochen noch lesen können und wissen, was mit dem Inhalt gemeint war
  • Verwenden Sie aussagekräftige Kürzel oder Symbole auf dem Seitenrand. Meine Kürzel/Icons sind: A – Aufgabe, RD – Recherche, Blitz – Widerspruch, ? – Zu überlegen, ! – Idee
  • Benutzen Sie Farben zum Hervorheben, aber sparsam. Bei mir: Blau – Allg. Hervorhebung, Gelb – Datum und Überschrift, Rot – Gesprächsnotiz. Die Farben setze ich dann ein, wenn ich am Ende des Tages die Notizen durchsehe
  • Lassen Sie hinteren Seiten frei für den Index bzw. ein Inhaltsverzeichnis

Pflege des Notizbuchs

An dieser Stelle möchte ich betonen, dass das Notizbuch für mich kein Organisationsmittel, sondern lediglich ein externer Datenträger ist, der das Gehirn unterstützt. Aus diesem Grund sollten Sie die Notizen weiterverarbeiten, indem Sie sie in Ihr Organisationssystem einpflegen.

  • Das Einpflegen erfolgt in einer Tages- oder Wochendurchsicht (bei mir eher letzteres).
  • Aufgaben, Kontaktdaten, Termine werden in Outlook übernommen. Entsprechendes Symbol durchstreichen, wenn die Notiz verarbeitet ist (z. B. „A“ für Aufgabe)
  • Die Stelle, bis zu der die Informationen eingepflegt wurden, wird im Notizbuch durch einen Querstrich markiert.
  • Vergessen Sie nicht, die Einstecktasche zu leeren
  • Ergänzen Sie das Inhaltsverzeichnis und/oder den Index

Archivieren

Wenn das Notizbuch voll ist, etikettieren Sie den Buchrücken mit dem Start- und dem Enddatum und stellen es ins Bücherregal. Mit der Zeit haben Sie ein schönes Archiv. Schauen Sie ruhig ab und an noch einmal alte Notizbücher durch. Sie werden staunen, über welch umfangreichen Fundus Sie verfügen.

 

Ich verwende Notizbücher seit vielen Jahren und möchte sie nicht mehr missen. Ich möchte Sie dazu ermuntern das Gleiche zu tun und zitiere David Allen:

Your mind is for having ideas, not holding them.

 

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Was tun in schlaflosen Nächten

Wenn Sie zu den Menschen gehören, die jede Nacht durchschlafen und ausgeruht am nächsten Morgen aufstehen, dann brauchen Sie nicht weiterlesen. Denn dann gehören Sie zu dem glücklicheren Teil der Menschheit. Es gibt aber auch viele Menschen, denen entweder das Einschlafen oder denen das Durchschlafen nicht gelingen will. Im schlimmsten Fall beides.

Gesund ist das nicht, darüber sind sich alle einig. Die Ursachen für schlechten Schlaf können vielseitig sein. Wenn wir einmal die krankheitsbedingten beiseite lassen, dann gibt es zum Beispiel die sog. „senile Bettflucht“. Sie beschreibt den Umstand, dass wir mit zunehmendem Alter einfach nicht mehr so viel Schlaf benötigen. Auch das nächtliche Aufsuchen der Toilette gehört dazu. Aber lassen wir das…

Ein wichtiger Grund, uns nicht ein- oder durchschlafen zu lassen, ist die Grübelei, die uns in wachen Stunden oft befällt. In Gedankenkreiseln gehen uns immer wieder Sorgen oder Ängste durch den Kopf, für die wir untertags offensichtlich gar keine Zeit haben.

Schauen Sie in solchen Situationen nicht ständig auf die Uhr. Das schlechte Gefühl, nur noch soundsoviel Stunden zu haben, bis der Wecker klingelt, setzt Sie nur noch mehr unter Druck. Mitunter ist es einfach das Beste, einfach aufzustehen und einfache Arbeiten zu erledigen.

Zugegeben, eine dauerhafte Lösung ist das auch nicht, aber Nicole Bayes-Fleming hat noch einige andere Pfeile im Köcher. In ihrem Artikel What To Do When Worry Keeps You Awake empfiehlt sie:

Lenken Sie sich ab

Versuchen Sie Ihre Aufmerksamkeit von den negativen Gedanken abzuziehen und wenden Sie sich positiven Dingen zu. Denken Sie an den vergangenen oder kommenden Urlaub. Denken Sie sich schöne Orte aus und versuchen Sie, diese Orte mit Ihren Sinnen zu erfahren. Wie sieht es dort aus, wie hört es sich dort an, was können Sie spüren, riechen Sie vielleicht sogar etwas? Beteiligen Sie all Ihre Sinneskanäle.

Nehmen Sie Ihre Sorgen an

Bekämpfen Sie die unangenehmen Gedanken nicht. Der Schuss kann nach hinten losgehen. Das Paradox: Je mehr Sie versuchen, diese Gedanken zu unterdrücken, desto mehr werden Sie Besitz von Ihnen ergreifen. Nehmen Sie stattdessen die Gedanken mit Wohlwollen zur Kenntnis und denken Sie daran, dass Gedanken noch keine Realitäten sind.

Nicht die Dinge selbst beunruhigen die Menschen, sondern die Meinungen und die Beurteilungen über die Dinge. Epiktet

Wenn Ihre Sorgen auf ein ganz bestimmtes Ereignis gerichtet sind (Prüfung o. ä.), denken Sie an eine alltägliche Handlung, die Sie danach vornehmen werden. Zum Beispiel in die Mensa gehen und Kaffee trinken.

Üben Sie sich in Achtsamkeit

Ich schließe mich hier Nicole voll und ganz an und empfehle Ihnen, einen Bodyscan durchzuführen. Dieser hilft bei mir fast immer. Mittlerweile lasse ich mich nicht mehr durch diese Meditation führen, sondern gebe mir geeignete Geräusche auf die Ohren. Beim Bodyscan handelt es sich um eine Achtsamkeitsübung. Sie bewegen sich im Hier und Jetzt und nicht in der Zukunft woanders.

Seien Sie dankbar

Denken Sie nicht daran, was schief laufen könnte, sondern erinnern Sie sich daran, was in Ihrem Leben gut läuft. Erinnern Sie sich an die Menschen, die Ihnen wohlgesonnen sind und die Sie mögen. Und ja, auch das Gebet ist eine Gelegenheit. für die schönen Dinge im Leben zu danken.

Nicole hat ein schönes Video zum Thema veröffentlicht. Sehen Sie selbst:

How to Calm Your Worries and Sleep Better: A Scientist's Tips for Falling Asleep More Quickly

 

 

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Wie Sie mit Menschen zusammenarbeiten, die Sie nicht mögen

Oft meint es das Leben gut mit uns, manchmal aber auch nicht. Dann zum Beispiel, wenn wir gezwungen sind mit Menschen zusammenzuarbeiten, die uns von Herzen unsympathisch sind. Falls Sie auch unter diesem Problem zu leiden haben, dann hat Mark Nevins ein paar Tipps für Sie: How to Collaborate with People You Don’t Like. Er empfiehlt:

Denken Sie über den Konfliktmechanismus nach

Analysieren Sie den Konfliktmechanismus und Ihren Beitrag dazu: Welche Reaktion zeigen Sie auf welches Verhalten? Wo liegen die Trigger? Bedenken Sie, dass Sie in der Regel den Anderen nicht ändern können. Sie können aber sehr wohl Ihre Reaktionen bis zu einem hohen Grad steuern.
Denken Sie außerdem darüber nach, inwieweit Ihre Reaktion auf die weitere Entwicklung der Beziehung Einfluss hat. Trägt sie eher zur Deeskalation oder zur Eskalation bei? Gibt es auch andere Möglichkeiten, zu reagieren? Ihre Art der Reaktion ist sicher nicht die einzig mögliche. Denken Sie sich Alternativen aus. Manchmal ist es sinnvoll, sich von einem Unbeteiligten dabei helfen zu lassen und geeignete Hilfsmittel zu verwenden, z.B. das Wertequadrat.

Versuchen Sie die Perspektive des Anderen zu verstehen

Eine schwere Aufgabe, wir wissen es alle. Dennoch: Gehen Sie nicht davon aus, dass der Andere nur dafür lebt, Sie zu ärgern. So etwas kommt zwar vor, ist aber eher selten. Überlegen Sie stattdessen, was den Anderen veranlasst, so zu handeln wie er/sie handelt. Welcher Mindset steckt dahinter? Könnte es sein, dass seine/ihre Anliegen berechtigt sind und dass sie sich mit den Ihren gar nicht „beißen“?
Und noch einmal: Worin besteht Ihr Beitrag zu dem problematischen Verhältnis?

Agieren Sie als Problemlöser und nicht als Kritiker oder Wettbewerber

Manchmal hilft es, die Flucht nach vorn anzutreten und das Problem anzugehen. Setzen Sie sich mit der betroffenen Person zusammen und überlegen Sie gemeinsam, wie Sie eine tragfähige Arbeitsbeziehung herstellen. Sie haben es gelesen: Es heißt Arbeitsbeziehung und nicht Liebesbeziehung. Ich gebe zu, für so ein Gespräch muss man schon den ganzen Mut zusammennehmen. Vielleicht können Sie einen neutralen Dritten bitten, ein Art Moderation vorzunehmen. Ich selbst habe als Beteiligter schon erlebt, dass das funktioniert hat.

Überprüfen Sie Übertragungsphänomene

Ein zusätzlicher Hinweis von mir. Vielleicht kennen Sie das Phänomen. Da betritt ein Mitmensch den Raum und Sie wissen sofort, der/die ist mir unsympathisch. Dabei hat die Andere noch gar nichts gemacht. Da Sie aber nun schon einmal diese Brille aufhaben, werden Sie am Anderen nur noch Verhaltensweisen entdecken, die Ihre Einschätzung bestätigen. Überlegen Sie in einem solchen Fall doch einmal, an wen Sie die entsprechende Person erinnert. Sieht er/sie aus, wie jemand, mit dem Sie schon einmal unangenehme Erfahrungen gemacht haben? Verhält sie sich so in Gestik, Mimik? Graben Sie ruhig ein wenig, es mag schon länger her sein.
Bleiben Sie auf jeden Fall bereit, Ihr Urteil zu revidieren. Die Person mag zwar so aussehen wie der fiese Onkel Alex aus Ihrer Kindheit, er ist aber nicht Onkel Alex.

Emily Conklin hat die Hinweise und noch ein paar mehr in einer Infografik zusammengefasst:
9 Ways to Work With Difficult People.

 

 

Bücher zum Thema (Werbung)

Besprechungen hier und hier.

 

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Sind Sie leistungsstark oder arbeitssüchtig?

Wer des Denglischen mächtig ist, wird bemerkt haben, dass sich in den Personalabteilungen deutscher Unternehmen der Ausdruck „Performer“ in den Ausprägungen „low“ und „high“ breitgemacht hat. Demnach versteht man unter einem High Performer einen leistungsstarken Mitarbeiter (was immer das ist) und unter einem Low Performer das Gegenteil davon.

Bei der Beurteilung lohnt es sich, genau hinzuschauen. Nur weil jemand ordentlich Staub aufwirbelt, heißt das noch lange nicht, dass die Leistung stimmt. Ich hatte mal einen Kommilitonen, dem konnte man während des Praktikums im Labor sprichwörtlich die Schuhe besohlen und dennoch war er immer mit den Aufgaben am schnellsten fertig. „Keine überflüssigen Bewegungen“ war seine Devise. Ein wahrer Meister des ökonomischen Arbeitens.

Insofern macht es Sinn, zwischen Leistungsstärke und Arbeitssucht zu unterscheiden. Denn gerade letztere sind eher Opfer als Täter. Jacquelyn Smith stellt 4 Subtle Differences Between Workaholics And High Performers vor, als da sind:

  1. Leistungsstarke Menschen kennen ihren Wert.
    Arbeitssüchtige lassen ihren Wert von anderen bestimmen
  2. Leistungsstarke geben 100%, aber nur dann, wenn es darauf ankommt.
    Arbeitssüchtige 110%, und zwar immer
  3. Leistungsstarke Menschen ergreifen die Initiative.
    Arbeitssüchtige reagieren
  4. Leistungsträger machen Geschäfte.
    Workaholics sind beschäftigt

Jacquelyn zitiert in ihrem Beitrag den Kollegen Jullien Gordon, der in High Performers vs. Workaholics: 7 Subtle Differences noch einige Unterschiede mehr beschreibt. In seinem Beitrag gibt er auch einige Hinweise, wie man der Workoholic-Falle entgehen kann.

Ein interessanter Artikel.

Ob Sie tatsächlich arbeitssüchtig sind, können Sie mit dieser Infografik von  Lionel Valdellon grob überschlagen:

 

 

 

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Das macht Sie zum Smartphone-Junkie

Vor einiger Zeit habe ich darüber geschrieben, was ein E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat. Ausgangspunkt war die Beobachtung, dass es viele Zeitgenossen gibt, die der Versuchung nicht widerstehen können, ihre E-Mails zu checken, sobald eine Eingangsnachricht aufpoppt.

Eine ähnliche Verhaltensweise zeigen auch viele Mitmenschen im Umgang mit ihrem Smartphone. Auch wenn Sie von den interessantesten Menschen umgeben sind, mit denen Sie live und von Angesicht zu Angesicht (neudeutsch „f2f“) die spannendsten Gespräche führen könnten, starren sie stattdessen ständig in ihr i- oder sonstiges Phone. Selbst Eltern sind betroffen, die auf dem Spielplatz lieber in ihr Smartphone glotzen als sich mit Ihren Kindern zu beschäftigen. Mittlerweile gibt es zu diesem Thema sogar Plakataktionen, die Eltern dazu animieren sollen, mit ihren Kindern zu spielen, zu sprechen oder sonstwie direkt zu kommunizieren (s. z.B. hier).

Ob diese Bemühungen Erfolg haben werden, sei dahin gestellt, denn es gibt mächtige Gegner, die allerlei Tricks anwenden, um Handysüchtige Mitmenschen bei der Stange bzw. vor dem Smartphone zu halten. Nicole Bayes-Fleming beschreibt drei dieser Tricks in ihrem Artikel Three Mind Tricks That Keep You Addicted to Your Phone:

Trick Nr.1: Unser Belohnungssystem wird gereizt

Wir wiederholen gerne die Tätigkeiten, für die wir in irgendeiner Form belohnt wurden. Wenn wir eine Botschaft ins Netz stellen, hoffen wir auf eine Reaktion, z. B. ein Like oder sogar einen Kommentar. Dies ist die Belohnung, die uns veranlasst, immer wieder aufs Display zu schauen.

Trick Nr.2: Konditionierung nach Pawlow

Sie kennen sicher das Pawlowsche Experiment mit dem Hund und der Glocke. Jedes Mal, wenn dem Hund Futter gegeben wurde, ertönte gleichzeitig ein Klingeln. Schließlich reichte allein das Klingeln, um beim Hund den Speichelfluss auszulösen, auch ohne Futter. Analog passiert dies, wenn wir über unser Smartphone eine Benachrichtigung erhalten. Wir müssen einfach schauen, was los ist.

Trick Nr. 3: Operantes Konditionieren

In Weiterführung zu Nummer 2 sehen Sie nicht, was der Inhalt der Nachricht ist, sondern nur, dass Sie eine erhalten haben. Wenn Sie wissen möchten, was Sache ist, dann sind Sie gezwungen auf die App zu gehen und zu schauen, was es mit dieser Nachricht auf sich hat. Twitter mach dies zum Beispiel so. Sie bekommen per E-Mail eine Nachricht, dass Sie in Tweets erwähnt wurden. Und jetzt möchten Sie natürlich wissen, wie diese Erwähnungen aussehen und öffnen die App. Das machen Sie so lange, bis diese Verhaltensweise zur festen Gewohnheit wird (operantes Konditionieren).

Um diesen Fallen zu entgehen, schlägt Nicole vor:

  1. Löschen Sie Apps, die keinen Nutzen stiften
  2. Halten Sie Ihr Smartphone außerhalb Ihrer Reichweite
  3. Schalten Sie die Benachrichtigungsfunktion ab
  4. Überprüfen Sie, wie viel Zeit Sie mit dem Smartphone tatsächlich verbringen

Letzteres erfolgt zumindest beim iPhone sogar automatisch. Wenn Sie noch mehr über Tipps gegen Handysucht oder Nomophobie erhalten wollen, empfehle ich Ihnen meinen Beitrag Wie Sie Nomophobie bekämpfen.

 

The Psychological Tricks Keeping You Online

 

 

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Kurznachrichten: Papierkugel, Time Tracker, GTD für GMail, QOwnNotes, Lernen, alte Software, Apps

Erschaffen Sie Ihre eigene Welt (aus Papier)

Es soll ja Menschen geben, die tatsächlich immer noch behaupten, die Erde sein eine Scheibe. Das ist sie mitnichten, wie Joachim Esque beweist. Vielmehr handelt es sich bei der Erde um ein Polyeder. Zur besseren Anschauung können Sie die Erde sogar als Pappmodell nachbauen. Die Vorlage zum Ausdrucken und die Bauanleitung liefert Joachim gleich mit. Viel Spaß beim Basteln!

Wissen, wo die Zeit geblieben ist: Time Tracker

Ein alter Tipp des Zeitmanagement lautet, zu analysieren, wo und womit Sie Ihre Zeit verbraten haben. Sollten Sie diesen Tipp umsetzen wollen, so können Sie dies mit Uhr, Papier und Bleistift tun oder aber den Rechenknecht bemühen. Schließlich gibt es Apps, die genau das tun, die Time Tracker. Saikat Basu stellt 5 Colorful Time Trackers That Help You Visualize Time Differently. Diese Tools bereiten die Ergebnisse sogar gleich grafisch auf, was bei der Auswertung sehr von Nutzen ist. Besonders interessant finde ich 144blocks und Orbit, die ich bei passender Gelegenheit ausprobieren werde. Ob es was bringt? Ich weiß es nicht.

GTD für Googlemail: Eine Anleitung

Wie die Leserinnen und Leser wissen, bin ich bekennender Nutzer von MS Outlook. Allerdings habe ich es so eingerichtet, dass es zu meinem Workflow passt. Dan Silvestre benutzt Googlemail und beschreibt in seinem Artikel GTD Gmail: Inbox Zero and Optimized Email Workflow, wie sein Setup aussieht. Wenn Sie mit GMail arbeiten und auf eine durchdachte Vorgehensweise nicht verzichten wollen, dann ist dieser Beitrag richtig für Sie.

Eine Alternative zu Evernote: QOwnNotes?

Schon als es noch völlig unbekannt war, war Evernote schon auf meinem Rechner. Damals war es einer Art Papierrolle nachempfunden, auf der man seine Notizen ablegen konnte. Mittlerweile teilen sich Evernote und OneNote die Rolle der Platzhirschen auf dem Gebiet und es gibt viele andere Apps, die ihnen den Platz streitig machen wollen. QOwnNotes ist so ein Programm und ich finde, es ist durchaus einen Blick wert. Es läuft auf allen Plattformen, Sie können es auch selbst hosten. Die Notizen lassen sich hierarchisch anordnen und das schönste: Sie lassen sich in Markdown erfassen. Kostenlos ist das ganze auch noch. Ach ja, auch Evernote-Notizen lassen sich importieren.

Wie man eine Sprache in Rekordzeit lernt

Seit geraumer Zeit lerne ich Spanisch und Französisch und nutze dazu das kostenfreie Duolingo. Mein Urteil ist zwiespältig. Einerseits macht das Lernen mit Duolingo durchaus Spaß, andererseits ärgere ich mich immer öfter über richtige Übersetzungen, die als falsch gewertet werden. Scott H. Young sieht das offensichtlich ähnlich und empfiehlt in seinem Beitrag How to Learn a Language in Record Time eine etwas andere Vorgehensweise. Dazu empfiehlt er auch entsprechende Lernprogramme. Die Uhr läuft und daher werde ich mir seine Vorschläge einmal näher ansehen.

Wie Sie alte Software auf neue PCs bekommen

Es gibt Programme, an die kann ich mich nur wehmütig erinnern. Sie waren einfach zu bedienen, aber dennoch äußerst nützlich. ABC Snapgraphics ist so ein Beispiel dafür. Leider sind viele (alle?) diese(r) Programme auf modernen PCs mit den neuen Betriebssystemen nicht mehr lauffähig. Oder etwa doch? Gavin Phillips beschreibt in How to Run Really Old Software on a 64-Bit PC: 6 Methods, wie wir diese alte Software vielleicht doch wieder ans Laufen kriegen. Ausprobiert habe ich es allerdings noch nicht.

Infografik: Apps für dies und jenes

Auch wenn wir manchmal alten Programmen hinterher trauen, Grund zum Verzweifeln ist das trotzdem nicht. Schließlich gibt es alle möglichen Apps für alle möglichen Anwendungen, die Sie noch nicht einmal auf Ihrem Rechner installieren müssen. Eine Übersicht gibt Ihnen die Infografik von Irfan Ahmad: Writing, Automation, Graphics, Productivity: 50+ Online Tools That Can Come in Handy. Sehen Sie selbst:

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