Tipps für die Verwendung von E-Mails in großen Teams

Auch wenn der Zenit überschritten zu sein scheint, tot ist die E-Mail noch lange nicht. Ich kenne viele Unternehmen, die nach wir vor auf das E-Mail als Kommunikationsmittel Nr. 1 zurückgreifen. Über die Gründe kann man spekulieren. Vielleicht liegt es daran, dass dieses Medium den guten alten Postverkehr abbildet, vielleicht aber auch daran, dass das Verschicken und Empfangen der Elektropost sehr einfach ist. Man braucht keine besondere Schulung in eigens konstruieren Kollaborationsprogrammen.

Allerdings, wir wissen es alle, hat die E-Mail auch diverse Nachteile, die gerade dann gravierend sind, wenn sie innerhalb großer Teams verwendet wird. Da verliert man beim E-Mail-Pingpong schon mal die Übersicht, zumal wenn der Kreis durch den ausgiebigen Gebrauch der CC-Funktion unnötig aufgebläht wird. Dies erleben wir immer dann, wenn in einem Unternehmen eine ausgeprägte Absicherungsmentalität herrscht. Im schlimmsten Fall können wichtige E-Mails verloren gehen oder es erfolgt keine angemessene rechtzeitige Reaktion.

Sollte Sie trotz dieser Nachteile am E-Mail-Verkehr auch in großen Teams festhalten, dann gibt Ihnen Brooke Faulkner einige Tipps mit auf den Weg: Effectively Utilizing Email in Large Teams. Sie empfiehlt:

1. Begrenzen Sie die Anzahl der E-Mails

Es ist schon hanebüchen, wenn mir Teilnehmer in meinen Workshops erzählen, Sie empfingen über 50 E-Mails am Tag. Wenn Sie nur 2 Minuten pro Nachricht für das Durchlesen und Verarbeiten ansetzen, dann kommen Sie auf 100 Minuten E-Mail-Bearbeitung am Tag. Ich glaube, mehr ist dazu nicht zu sagen.

2. Passen Sie auf, was Sie schreiben

E-Mails sollten nicht als Chat-Ersatz missbraucht werden. Greifen Sie stattdessen zum guten alten Telefon oder installieren Sie ein Work-Chat- oder Kollaborationsprogramm. Sonst entsteht E-Mail-Pingpong und damit unnützes Rauschen, das die wichtige Signale verdeckt.

3. Bedenken Sie den Einfluss großer E-Mail-Anhänge

Je größer der Dateianhang ist, desto länger dauert das Herunterladen. Außerdem kenne ich Firmen, bei denen der Speicherplatz des E-Mail-Programms begrenzt ist. Richten Sie stattdessen gemeinsame Laufwerke ein. Dort können Sie die Dateien auch anderen zur Verfügung stellen.

4. Vereinbaren Sie Regeln zum Gebrauch von E-Mails

Dieser Hinweis hängt eng mit dem oben (Nummer 2) zusammen. Einigen Sie sich, für welchen Inhalte das Medium E-Mail benutzt werden sollte. Gehen Sie die E-Mail noch einmal durch, bevor Sie sie abschicken. Stimmt der Adressat, das Betreff, der Inhalt und haben Sie den richtigen Ton getroffen?

5. Verwenden Sie eine aussagekräftige Signatur

Hier gibt es nicht viel zu sagen. In Deutschland gibt es dafür eine Vorschrift. Sie müssen sich also nicht darum kümmern.

6. Vermeiden Sie die „Antwort an alle“

Auch so eine Unsitte. Überlegen Sie, für wen die Antwort auf eine Nachricht wirklich von Bedeutung ist. Ansonsten blähen Sie den E-Mail-Verkehr nur unnötig auf. Dasselbe gilt auch für die Verwendung des CCs.

Darüber hinaus empfiehlt Brooke über die Einführung von Kollaborationssoftware nachzudenken. Das kann ich nur unterstreichen. Auch in meiner Praxis erlebe ich, dass immer mehr Unternehmen derartige Programme bereitstellen. Allerdings erlebe ich auch, dass eine Akzeptanz nicht immer gegeben ist. Nur weil die Software installiert ist, heißt das noch lange nicht, dass sie auch verwendet wird. Die Ursachen hierfür sind vielfältig und einen eigenen Beitrag wert.
Brooke weist in Ihrem Artikel darauf hin, dass viele gute Kollaborationsprogramme auch E-Mails integrieren. Inwieweit es sinnvoll ist, den Beteiligten die Wahl zu lassen, welchen Kommunikationsweg sie benutzen möchten, vermag ich nicht zu beurteilen. Allerdings bin ich skeptisch, denn ich vermute das Entstehen eines ziemlichen Durcheinanders.

Welchen Trend sehen Sie in der Verwendung von E-Mail?
Welchen Stellenwert hat sie in Ihrem Unternehmen in der Kommunikation intern und nach außen?

geralt / Pixabay

 

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Selbstmanagement im Wertequadrat

Vielleicht kennen Sie dieses Phänomen. Sie treffen einen Mitmenschen, für den Sparsamkeit ein hoher Wert ist und der sich auch für sparsam hält. Wenn Sie ihn fragen, was das Gegenteil von „sparsam“ ist, dann bekommen Sie wahrscheinlich die Antwort „verschwenderisch“. Doch ist „verschwenderisch“ tatsächlich das Gegenteil von „sparsam“? Nein, meint Friedemann Schulz von Thun und erklärt dies anhand des Wertequadrats, einem Modell, das er zwar nicht erfunden, aber populär gemacht hat.

Bei dem Ausdruck „Verschwendung“ handelt es sich nicht um das Gegenteil von „Sparsamkeit“, sondern um eine entwertende Übertreibung. Nicht Sparsamkeit und Verschwendung bilden ein positives Spannungsverhältnis, sondern Sparsamkeit und Großzügigkeit. Das Ganze funktioniert auch umgekehrt. Fragen Sie jemanden, der sich für großzügig hält, nach dem Gegenteil und sie hören wahrscheinlich die Antwort „geizig“.

Dieser interessante Zusammenhang lässt sich eben im Wertequadrat darstellen. Die Kunst besteht darin, eine Balance in dem positiven Spannungsverhältnis zu halten.

Vor einiger Zeit habe ich im ToolBlog kurz über den Unterschied geschrieben, den die alten Griechen bez. der Zeit machten. Sie unterschieden zwischen Chronos und Kairos. Zur Erinnerung:

  • Chronos kann durch den Stoßseufzer beschrieben werden: “Ich habe noch so viel zu tun und die Zeit rennt…”
  • Kairos äußert sich anders: “Ich habe zwei Stunden, wie kann ich sie am besten nutzen?”

Während Chronos die Zeit beschreibt, die unwiederbringlich verrinnt, ist Kairos ein religiös-philosophischer Begriff für den günstigen Zeitpunkt einer Entscheidung, dessen ungenutztes Verstreichen nachteilig sein kann (Wikipedia).

Lassen Sie uns diese Begriffe mit anderen Begriffen umschreiben.

Chronos steht demnach für: Planung, Konzeption, Vorbereitung, Koordination, Struktur, Organisation, Systematik, Ordnung oder für geplantes methodisches Vorgehen.

Kairos kann beschrieben werden durch: Improvisation, Flexibilität, Kreativität, Spürsinn, Instinkt, Intuition oder für den Riecher für die passende Gelegenheit.

Wenn wir mit diesen Umschreibungen ein Wertequadrat konstruieren, dann könnte es vielleicht so aussehen:

Es besteht demnach ein positives Spannungsverhältnis zwischen Kairos und Chronos und es gilt, hier dynamisch eine Balance zu halten. Systematisches Vorgehen ist genauso wertvoll und nützlich wie die Fähigkeit, „die richtige Gelegenheit beim Schopf zu fassen“. Es kommt nur darauf an, wo und wann man was tut (oder auch lässt).
Im Wertequadrat finden Sie auch die entwertenden Übertreibungen. Wenn Sie zu sehr Ihre Betonung auf Kairos legen, dann könnte die Folge Konfusion, Beliebigkeit und Verwirrung sein: Sie werden zum „Crazy-Maker“. Wenn Sie sich ausschließlich auf Chronos konzentrieren, dann sind Sie möglicherweise ein Pfennigfuchser, Kleingeist oder Erbsenzähler, oder kurz ein „Micro-Manager“.

Sollten Ihnen die Begriffe Crazy-Maker und Micro-Manager bekannt vorkommen, dann sind Sie vermutlich schon einmal über die Selbstmanagementmatrix von David Allen gestolpert. Allen stellt diesen Zusammenhang in einem 4-Felder-Diagramm dar.

Übrigens: Wenn Sie die Pfeile der „Konträren Gegensätze“ umkehren, dann beschreiben Sie den Entwicklungspfad. Ein Micromanager kommt aus seinem Rollenverhalten dann heraus, wenn er sich in Richtung Kairos orientiert. Wenn er es hierbei übertreibt, dann schlägt das Pendel dummerweise zum Crazy-Maker über, es findet eine Überkompensation statt.

Fazit: Tun Sie das eine ohne das andere zu lassen, aber übertreiben Sie nicht!

 

Wenn Sie sich näher für das Wertequadrat interessieren, dann empfehle ich Ihnen:

  • Annettes Philosophenstübchen: Das Werte- und Entwicklungsquadrat
  • Friedemann Schulz von Thun: Das Werte- und Entwicklungsquadrat (pdf)
  • Friedemann Schulz von Thun: Von wem stammt das Werte- und Entwicklungsquadrat? (pdf)
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Kurznachrichten: Zettelkasten, WiFi, E-Mail-Regeln, Unendlicher Spaß, Tweets löschen, Smartphone, Chrome-Apps

Die Linksammlung zum Zettelkasten

Im ToolBlog habe ich schon öfter über meine Nöte mit Luhmanns Zettelkasten geschrieben. Einerseits fasziniert mich das Konzept, andererseits habe ich bis heute noch nicht herausgefunden, wie das Ganze in der Praxis funktioniert. Ich fürchte mittlerweile, dass der Zettelkasten und ich in diesem Leben keine Freunde mehr werden. Falls Sie im Gegensatz zu mir noch nicht aufgegeben haben, dann finden Sie bei Christian Tietze eine umfangreiche Linksammlung zum Thema.

WiFi immer und überall

Wenn man unterwegs ist, dann ist es nicht immer einfach, eine vernünftige WLAN-Anbindung zu bekommen. Vielleicht in anderen Ländern schon, aber in Deutschland sicher nicht. Um die Suche nach dem geeigneten Netz einfacher zu gestalten, können Sie sich an dem Artikel von Panda Security orientieren: How to Find WiFi Anywhere You Go. Dazu gibt es auch eine schöne Infografik.

10 E-Mail-Regeln für effiziente Kommunikation

Nach wie vor ist die Elektropost das Kommunikationsmittel in und zwischen Unternehmen. Das wird sich auch so schnell nicht ändern, auch wenn es mittlerweile einige Ansätze gibt, die Kommunikation effizienter zu gestalten. Leider haben sich bei der E-Mail über die vielen Jahre eine Menge Untugenden eingeschlichen. Da ist es gut, dass Thomas Mangold in seinem Artikel auf Diese 10 E-Mail-Regeln sorgen für eine effizientere Kommunikation in deinem Unternehmen hinweist.

Leseanleitung zum Buch „Unendlicher Spaß“ von D.F. Wallace

Ein wirklich faszinierendes Buch ist Infinitive Jest von David Foster Wallace. Leider ist es nahezu unlesbar, denn ein großer Teil des Textes besteht aus Fußnoten, die selbst eine Lektüre in der Lektüre bilden. Ich selbst habe beschlossen, mir für das Werk mehrere Jahre Zeit zu nehmen. Damit wir Leser es einfacher haben, hat Claire Friedman eine Anleitung zur Verdauung dieses schrägen Werks geschrieben: How to Read “Infinite Jest”. Auf Deutsch heißt das Buch Unendlicher Spaß und ich habe einmal gehört, Ulrich Blumenbach habe sechs Jahr für die Übersetzung gebraucht. Das glaube ich sofort. Aus dem Buch ist übrigens auch das „größte Hörspiel aller Zeiten“ entstanden: Unendliches Spiel. Ich mach übrigens auch mit.

Wie Sie alle Ihre Tweets löschen

Ich habe es tatsächlich getan. Lange habe ich mit mir gekämpft. Aber nachdem der Ärger über Facebook immer größer wurde, habe ich zwischenzeitlich meinen Account gelöscht. Sollten Sie das auch tun wollen, dann hilft Ihnen vielleicht die Anleitung von Madlen Schäfer weiter: So löschen Sie Ihren Facebook-Account endgültig. Nun bin ich also nur noch auf Twitter unterwegs und werde es wohl noch eine Weile bleiben. Aber man weiß nie, was die Zukunft bringt, vielleicht wird der Artikel von Rob Nightingale How to Delete All of Your Tweets Immediately noch einmal wichtig.

Das Smartphone, die eierlegende Wollmilchsau

Wir wissen alle, welchen Stellenwert das Smartphone mittlerweile in unserem Alltag eingenommen hat. Wir wissen auch, dass es für Alles eine App gibt. Wie groß die Einsatzmöglichkeiten tatsächlich sind, macht Johnny Winter am Beispiel des iPhones in seinem Artikel How to Use an iPhone for Absolutely Everything (Teil 1 und Teil 2) deutlich. An manches hätte ich auch nicht gedacht!

Nützliche Chrome-Erweiterungen in der Übersicht

Was für das Smartphone recht ist, ist für die Internet Browser billig. Mittlerweile gibt es für alle gängigen Programme ein Vielzahl von Erweiterungen, die alle möglichen Einsatzzwecke abdecken. Für den Chrome Browser stellt Ihnen Jacob Wolinsky eine Infografik mit 27 Chrome Extensions That Will Boost Your Productivity vor.

 

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15 nützliche Helferlein ganz ohne Registrieren

Sie kennen das. Manchmal braucht man für einen ganz bestimmten Zweck eine Anwendung, auf die man gerade keinen Zugriff hat. Entweder ist man unterwegs und hat den eigenen Rechenknecht nicht zur Hand oder man braucht die Anwendung so selten, dass man nicht extra ein Programm installieren möchte.

In diesem Fall schaffen diverse Webanwendungen Abhilfe. Hier müssen Sie zwar nichts installlieren, aber einen Nachteil haben diese Angebote aber doch: Zumeist verlangen Sie, dass Sie sich registrieren, bevor Sie sie nutzen können. Allerdings gibt es auch Ausnahmen von dieser Regel. Mihir Patkar stellt 15 Excellent No-Sign Up Websites for Everyday Use vor. Von diesen sind einige nur für den anglophonen Markt interessant, aber es gibt auch welche, die für uns in unseren Breitengraden nützlich sein könnten:

  • Daily Todo
    Mit diesem Programm können Sie Aufgabenlisten erstellen. Die besondere Stärke liegt in der Verwaltung wiederkehrender Tätigkeiten.
  • Pixabay
    ToolBlog-Leser wissen, dass ich mit den kostenlosen und rechtefreien Bildern meine Artikel verziere. Übrigens gibt es für WordPress auch ein geeignetes Plugin.
  • VirusTotal
    Der Name ist Programm. Hier können Sie Dateien auf evtl. Virenbefall überprüfen lassen. Die Größe der Datei ist allerdings beschränkt.
  • E.gg-Timer
    Ein Timer, dessen Besonderheit in seiner Einfachheit liegt. Ich greife für solche Fälle auf die Online Stopwatch zurück, die auch eine Countdown-Funktion bietet.
  • University of Reddit
    Ich muss gestehen, der Sinn von Reddit hat sich mir nie ganz erschlossen. Bei der „Reddit-Universität“ handelt es sich aber offensichtlich um Diskussionen zur ernsten Themen, die in bestimmte Kategorien eingeteilt sind.
  • Polls.io
    Mit dieser Anwendung können Sie unkompliziert und auf die Schnelle einfache Umfragen erstellen. Die Benutzerführung ist sogar in Deutsch.
  • Cloud Convert
    Hier können Sie Ihre Dateien in andere Formate übertragen: „Convert Anything to Anything“.
  • Maildrop
    Eine der vielen Angebote, mit denen Sie für sich eine Wegwerf-E-Mail-Adresse erstellen können. Das ist manchmal ganz praktisch, z. B. wenn Sie sich für bestimmte Websites registrieren sollen und Sie das gar nicht möchten.
    Nachtrag: Maildrop verhält sich merkwürdig, wenn man dem Link folgt. Hier gibt es Alternativen, die das Gleiche tun: Spoofmailbyom.de, Trash-Mail oder WegwerfE-Mail. Suchen Sie sich etwas aus. (Danke, Horst Saak-Winkelmann für den Hinweis.)
  • Compressor.io
    Mit diesem Tool können Sie die Dateigröße von Bilder reduzieren, ohne dass die Qualität darunter leidet.
  • pdf Escape
    Mit dieser App editieren und bearbeiten Sie pdf-Dateien online. Sie können auch Formulare ausfüllen oder einen Passwortschutz anbringen.

Ein Dankeschön an Mihir für diese Zusammenstellung. Am Schluss fragt er die Leser, ob sie noch andere nützliche Websites kennen, die man ohne Registrierung benutzen kann.

Diese Frage gebe ich gerne an Sie weiter!

xsmo / Pixabay

Nachtrag (17. 12. 2018)

Mittlerweile sind von ToolBlog-Lesern einige Ergänzungen zu den o.a. Anwendungen eingegangen:

  • bpmn.io: Dokumentation von Geschäftsprozessen (Danke Detlef Stern)
  • geojson.io:  Ermitteln der Luftlinie zwischen zwei Punkten (Danke Detlef Stern)
  • draw.io: Flowcharts und ähnliche Diagramme  (Danke Detlef Stern)
  • worldtimebuddy: Weltzeituhr und -converter (Danke Horst Saak-Winkelmann)
  • Hunter: E-Mail-Adressen suchen und finden
  • Xodo: U.a. für Anmerkungen an PDFs und Bildern (Danke Detlef Stern)
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Wie Sie schlechte Nachrichten überbringen

In der Antike soll es mancherorts üblich gewesen sein, den Boten, der schlechte Nachrichten überbrachte, mit dem Tode zu bestrafen. Heute wird man als Überbringer sicherlich nicht mehr geköpft, aber unangenehm ist das Verkünden von Hiobsbotschaften allemal. Leider können wir uns im Leben nicht immer um diese schwere Aufgabe drücken. Nur, wie überbringt man schlechte Nachrichten? Gibt es da hilfreiche Hinweise.

Vielleicht können wir uns etwas von den Menschen abschauen, zu deren Beruf es gehört, immer wieder schlechte Nachrichten zu überbringen, wie etwa Ärzte oder Geistliche.

Andrew Neuschatz ist Onkologe und gibt uns in seinem Beitrag An oncologist explains how to deliver bad news einige Hinweise zu diesem ernsten Thema. Er empfiehlt:

Planen Sie im voraus

Beschäftigen Sie sich vor dem Gespräch mit dem individuellen Fall. Gehen Sie noch einmal die Fakten durch und holen Sie andere Meinungen ein. Achten Sie auf eine angemessene Umgebung und auf vermeintliche Kleinigkeiten wie Papiertaschentücher, wenn Tränen fließen sollten.

Beschränken Sie sich bei Ihrer Vorrede

Halten Sie Ihre Einleitung kurz und spannen Sie Ihr Gegenüber nicht unnötig auf die Folter (!). Lange Vorreden können für Ihr Gegenüber quälend sein.

Seien Sie direkt

Verstecken Sie sich nicht hinter einer Fachsprache. Drücken Sie sich so aus, dass Ihr Gesprächspartner Sie versteht. Seien Sie sorgfältig in Ihrer Wortwahl.

Machen Sie nach dem Überbringen der Botschaft eine Pause

Geben Sie dem Anderen die Chance, die eigenen Gedanken und Gefühle so gut wie möglich zu sortieren. Wir alle brauchen ein paar Momente, um schlechte Nachrichten zu „verdauen“. Geben Sie Ihrem Partner die Gelegenheit dazu. Während dieser Zeit dringen Sie ohnehin nicht zu ihm/ihr durch. Sie werden einfach nicht gehört, der Partner ist mit sich selbst beschäftigt. Diesen Moment gilt es auszuhalten. Widerstehen Sie dem Wunsch, „die Sache schnell hinter sich zu bringen“.

Zeigen Sie Empathie

Hier gibt Andrew einen wichtigen Rat mit auf den Weg. Nehmen Sie nie an, Sie wüssten, was das Gegenüber in diesem Moment denkt oder fühlt. Versuchen Sie, Wellenlänge (Rapport) herzustellen. Dies kann verbal und/oder nonverbal geschehen. Bleiben Sie dabei aber Sie selbst und verstellen Sie sich nicht. Unsere Mitmenschen haben feine Antennen, gerade auch in solchen Situationen.

Beantworten Sie Fragen

Geben Sie dem Gesprächspartner die Möglichkeit, Fragen zu stellen und beantworten Sie diese ehrlich und ohne Umschweife, aber taktvoll.

Eröffnen Sie den nächsten Schritt

Lassen Sie den Gesprächspartner nicht mit der Botschaft allein. Seien Sie vorbereitet darauf, dass Ihr Gegenüber wissen will, was als nächstes geschieht. Schildern Sie die vorhandenen Optionen. Wenn möglich, haben Sie vielleicht diese nächsten Schritte schon eingeleitet.

Verarbeiten Sie für sich das Gespräch

Lassen Sie das Geschehene Revue passieren. Denken Sie daran, dass Gefühlsäußerungen nicht unbedingt gegen Sie persönlich gerichtet sind. Mitunter sind dies ganz „normale“ Reaktionen. Nehmen Sie sich die Zeit, mit Ihren eigenen Gefühlen und Gedanken klar zu kommen. Vielleicht können Sie sich auch einem Dritten öffnen.

Die Hinweise von Andrew Neuschatz sind im ärztlichen Kontext zu verstehen, aber ich denke, wir alle können von seinen Erfahrungen profitieren. Jeder von uns muss irgendwann einmal schlechte Nachrichten überbringen, beruflich und auch privat.

Eine Bitte: Wenn Sie des Englischen mächtig sind dann lesen Sie doch gerne den Originalartikel. Ich habe den Inhalt nicht übersetzt, sondern mit meinen eigenen Worten wiedergegeben.

StockSnap / Pixabay

 

[Nachtrag]

Jalid Sehouli ist Gynäkologe, leitete die gynäkologische Klinik der Charité und ist einer der führenden Krebsspezialisten weltweit. Er hat ein Buch über das Überbringen schlechter Nachrichten geschrieben. Katja Heijnen vom SWR hat in der Reihe „Leute“ ein Gespräch geführt, das Sie hier nachhören können:  „Prof. Jalid Sehouli ist der Meinung, dass jeder Mensch es lernen kann, schwierige Gespräche gut zu führen.

 

 

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10 Gründe, warum Sie zu Mittag nicht im Büro bleiben sollten

Ich gebe zu, es gibt Workshops, wo ich während der Mittagspause den Seminarraum nicht verlasse. Zumeist liegt das an der mangelnden Gelegenheit, preiswert und vor allem gut zu Mittag zu essen. In diesem Fall bringe ich mein Pausenbrot mit und bleibe vor Ort. Allerdings kommt das nicht oft vor, vielleicht etwa drei bis vier Mal im Jahr. Ansonsten esse ich beim Kunden in der Kantine und verbinde dies mit einem kleinen Spaziergang.

Warum Sie tatsächlich das Büro während der Mittagspause verlassen sollten, zeigt uns Kitty Boinott in ihrem Beitrag 10 Reasons To Leave Your Desk At Lunch auf:

1. Sie werden produktiver

Menschliche Arbeit vollzieht sich in einem bestimmten Rhythmus, wie das Ein- und das Ausatmen. Wenn die Batterie leer ist, sollten Sie sie wieder laden. Das gelingt am besten, wenn Sie sich vom Arbeitsplatz entfernen.

2. Sie werden kreativer

Oft kommt das Gehirn dann auf die besten Ideen, wenn Sie es für eine Weile in Ruhe lassen. Das Unbewusste arbeitet während der Pause an dem Problem weiter und oft haben Sie die besten Ideen, wenn Sie ganz einfachen Tätigkeiten nachgehen. Erlauben Sie sich das Tagträumen und lassen Sie die Gedanken umher wandern.

3. Sie essen achtsamer

Essen am Arbeitsplatz funktioniert in der Regel im Autopilot-Modus, wie Shamash Alidina sagt. Sie werden von Ihren Aufgaben vom Essen abgelenkt. Sie sind in Gedanken bei Ihrem Problem und nehmen gar nicht wahr, dass Sie gerade essen. Gesund ist das nicht. Wenn Sie essen, dann essen Sie, wenn Sie arbeiten, dann arbeiten Sie. Aus diesem Grund sind mir auch die „Arbeitsessen“ ein Gräuel und ich vermeide sie, wo ich nur kann.

4. Sie pflegen die Beziehung zu Ihren Kollegen

Ab und zu tut es gut, mit den Kolleginnen auch über andere Dinge als die Arbeit zu sprechen. Sie müssen ja nicht über persönliche Dinge reden, mitunter tut es schon gut, die Ergebnisse der Bundesliga zu erörtern. Das ist das berühmte Socializing, das wir Menschen brauchen. Wo kann man besser über alltägliche Dinge sprechen als beim gemeinsamen Mittagessen in der Kantine?

5. Sie kommen an die frische Luft

Gehen Sie in der Mittagspause ein wenig an die frische Luft. Ihr Körper wird es Ihnen danken (allerdings nicht, wenn Sie die Zeit für eine Zigarette verschwenden). Und vergessen Sie nicht, Ihr Büro während der Mittagspause zu lüften, wenn Sie die Möglichkeit dazu haben.

6. Sie bewegen sich

Sie sitzen ohnehin den ganzen Tag. Es gibt ernstzunehmende Stimmen, die das Sitzen als das neue Rauchen bezeichnen. Es kann auf Dauer erhebliche negative Folgen für Ihre Gesundheit nach sich ziehen. Nutzen Sie also jede Gelegenheit, aufzustehen und sich zu bewegen. Auch die Mittagspause.

7. Ihr Schreibtisch und Ihr PC werden nicht vollgekrümelt

Das braucht wohl nicht weiter kommentiert werden.

8. Sie haben mehr Genuss beim Essen

Dieser Punkt hängt eng mit Nummer 3 weiter oben zusammen. Machen Sie sich bewusst, was Sie gerade essen und nehmen Sie das Gericht mit all Ihren Sinnen wahr. Lassen Sie sich vor allen Dingen ausreichend Zeit. Essen Sie bewusst und langsam.

9. Sie können das Mittagessen zum Netzwerken benutzen

Wer weiß, vielleicht treffen Sie während des Mittagessen Menschen, die Ihnen neue Chancen aufzeigen können. Vermutlich können Sie so etwas nicht erzwingen, aber die Gelegenheit beim Schopf packen, wenn Sie sich ergibt, das können Sie schon.

10. Sie können alte Bekanntschaften wieder aufleben lassen

Vielleicht haben Sie die Möglichkeit, Ihr Mittagessen sogar mit Freunden oder Bekannten einzunehmen? Ich habe einen Studienkollegen, der regelmäßig mit Bekannten zu Mittag isst, die nicht in seinem Unternehmen arbeiten. Auf diese Weise kommt er auf andere Gedanken und kann auftanken.

Sicher fallen Ihnen noch ein paar andere Gründe ein, die Mittagspause woanders als am Arbeitsplatz zu verbringen. Achten Sie auch darauf, dass Sie ausreichend lange ist, mindestens 45 Minuten, damit Sie wieder fit für die zweite Tageshälfte werden.

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Jon Kabat-Zinn über Achtsamkeit

Manchmal kommt es vor, dass man „den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht“. Mir geht das gerade so, wenn ich das Rauschen vernehme, dass rund um das Thema „Achtsamkeit“ entstanden ist.  Bei dem Hype ist es dann  wohltuend, zu den Wurzeln zurückzukehren, inne zu halten und sich klar zu machen, um was es eigentlich geht.

Wer könnte das Wesen der Achtsamkeit besser erklären als der Erfinder der MBSR-Methode Jon Kabat-Zinn.  Sehen Sie hier ein Interview mit ihm unter dem Titel Achtsamkeit – die neue Glücksformel?:

Jon Kabat-Zinn: Achtsamkeit – die neue Glücksformel? | SRF Sternstunde Philosophie (14.2.2016)

 

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Schreiben Sie sich selbst!

Wenn ich mir ohne Papier und Bleistift etwas kurz notieren möchte, dann greife ich zum iPhone und der App Captio. Wenn ich diese Anwendung aufrufe, dann öffnet sich ein Textfeld, in das ich meine Notiz eingeben kann. Auf Knopfdruck wird der Text dann automatisch an die E-Mail-Adresse versendet, die ich einmal vorher in den Einstellungen hinterlegt habe. Zu beachten ist, dass die erste Zeile der Notiz immer das (den?) „Betreff“ bildet, die anderen Zeilen erscheinen dann im Textkörper der Nachricht.

Auf diese Weise landen meine Notizen immer im Eingangskorb von Outlook, wo ich Sie dann weiterverarbeiten kann, wenn ich wieder am Schreibtisch bin. Meistens überführe ich diese Notizen in Aufgaben, was ja bekanntlich in Outlook besonders einfach ist. Ich habe dies schon einmal im ToolBlog beschrieben (beachten Sie die Kommentare!)

Captio gibt es nur für iPhone/iPad, aber die Nutzer eines Android-Smartphones müssen auf diese kleine Arbeitserleichterung nicht verzichten. Als Äquivalent zu Captio können sie Email Me (kostenlos) oder Email Me Pro (Obolus) verwenden. Beide Apps scheinen übrigens nur den Namen gemeinsam zu haben, sie werden von unterschiedlichen Entwicklern angeboten.

Eine weitere Anwendung, mit der Sie sich selbst Nachrichten zukommen lassen können, ist Nudgemail. Hier senden Sie die entsprechende Notiz über Ihren Browser. Dieses Programm ist vor allem für Erinnerungen gedacht. Alternativen zu Nudgemail beschreibt Mihir Patka in 5 Must-Have Email Web Apps for Reminders, Quick Mails, Burners, and More.

Sollten Sie einen Mac besitzen oder aus anderen Gründen auf Outlook verzichten wollen oder müssen, dann können Sie die o.a. Helferlein trotzdem sinnvoll einsetzen. Vielen Programmen (Evernote, Trello & Co) können Sie über eine eigene E-Mail-Adresse Notizen zukommen lassen. In dem Beitrag Wie Sie aus E-Mails Aufgaben machen habe ich bereits darüber berichtet. Als Ergänzung dazu empfehle ich den Artikel Connect Your Email to Your Favorite Apps.

Eine Bemerkung zu Outlook für den Mac

Ich weiß, es gibt Outlook auch für den Mac. Diese Variante bietet aber nur den Bruchteil der Möglichkeiten der Variante für Windows. Vor allem ist es nicht möglich, einfach per Drag & Drop aus einer E-Mail eine Aufgabe zu machen wie unter Windows. Verwenden Sie statt dessen lieber ein gutes E-Mail-Programm (z.B. Thunderbird] und einen Aufgabenmanager Ihrer Wahl. Sie leiten die Nachricht dann einfach per E-Mail an ihn weiter.

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Wie Sie eine Keynote halten

In meinem Berufsleben habe ich unzählige Vorträge gehalten und auch Tagungen geleitet. Als Keynote-Speaker bin ich bislang jedoch noch nicht aufgetreten. Schade eigentlich.
Über den Begriff der Keynote steht in der allwissenden Wikipedia zu lesen:

Eine Keynote (engl. für „Grundgedanke“, „Grundsatz“; auch „keynote address“, „keynote speech“) bezeichnet einen herausragend präsentierten Vortrag eines meist prominenten Redners oder professionellen Grundsatzreferenten („keynote speaker“).

Falls Sie oder ich doch noch einmal in die Verlegenheit kommen sollten, einen solchen „Plenarvortrag“ zu halten, dann bekommen wir von dem amerikanischen Multitalent Guy Kawasaki in seinem Artikel The Art of the Keynote die entscheidenden Tipps:

Bieten Sie Inhalt von Interesse an

Guy Kawasaki hält dies für die halbe Miete. Überprüfen Sie, ob Sie zu dem Thema tatsächlich etwas Interessantes zu bieten haben. Wenn nicht, dann nehmen Sie von dem Vortrag Abstand oder recherchieren Sie zumindest sorgfältig. Beschäftigen Sie sich im Vorfeld mit Ihrem Publikum. Was brennt den Zuhörern auf den Nägeln? Mit welchen Herausforderungen sind sie konfrontiert? Können Sie passende Lösungen anbieten?

Verkaufen Sie nichts

Laut Wikipedia nehmen „Keynotes nehmen die wichtigsten Themen der Tagung oder Messe vorweg. Sofern die Tagung medienwirksam Markantes bietet, wird dies in den Keynotes eingeführt und vorgestellt.“ Das ist es, was das Publikum erwartet. Wenn es merkt, dass Sie etwas verkaufen wollen, wird es wahrscheinlich verärgert reagieren.

Bieten Sie eine maßgeschneiderte Einleitung an

Falls Sie bereits fertig gestaltete Vorträge im Repertoire haben, nehmen Sie sich die Zeit, wenigstens die Einleitung den Bedürfnisse der Zuhörer anzupassen. Niemand will das Gefühl haben, mit einem 08/15-Standardvortrag abgespeist werden. Das Publikum möchte Wertschätzung erfahren, indem es individuell angesprochen wird.

Unterhalten Sie!

Bleiben Sie locker und verwenden Sie eine Sprache, die auch der berühmte Mann von der Straße versteht. Auch bei ernsten Themen möchten Menschen unterhalten werden und das gelingt am besten durch Lockerheit, Charme und Humor.

Verunglimpfen Sie den Wettbewerb nicht

Seitenhiebe auf die Konkurrenz kommen in der Regel nicht gut an. So etwas wird als Mangel an Format gedeutet und fällt auf Sie zurück. Das Publikum will informiert werden und möchte keinen Kleinkrieg.

Erzählen Sie Geschichten

Wenn wir Menschen komplexe Dinge mitteilen möchten, dann erzählen wir Geschichten. Geschichten verschaffen den Hörern die Möglichkeit, das Gehörte selbst anhand eigenen Erlebens nachzuvollziehen. Sie stehen nicht mehr als Redner auf der Bühne, sondern als Mitmensch.

Bauen Sie Rapport auf

In der Regel (es gibt Ausnahmen!) wollen die Zuhörer keinen Redner scheitern sehen. Gehen Sie davon aus, dass das Publikum auf Ihrer Seite steht oder zumindest neutral und interessiert ist. Versuchen Sie, mit den Anwesenden schnell auf eine Wellenlänge zu kommen. Rapport aufbauen nennt das der Fachmann.

Sprechen Sie zu Anfang der Veranstaltung

Am Anfang einer Konferenz ist das Publikum noch frisch und eher bereit, Ihren Ausführungen zu folgen. Gerade bei mehrtägigen Veranstaltungen stellt sich gegen Ende eine gewissen Vortragsmüdigkeit ein. Sie haben es dann schwerer, das Publikum zu fesseln. Gehen Sie dem aus dem Weg und bitten um einen frühen Einsatz.

Bitten Sie um einen kleinen Raum

Es kann für alle Beteiligten deprimierend sein, in einem halbgefüllten Saal zu sitzen. Kirchgänger wissen, von was ich rede. Lieber ein kleiner Raum und proppenvoll als ein großer mit gähnender (!) Leere!

Üben und sprechen Sie, wo immer es geht

Ich bin ein großer Freund des Kabaretts. Dort bewunder ich immer, mit welcher Leichtigkeit die Künstler ihre Pointen anbringen. Doch sollte man sich nicht täuschen. Diese Leichtigkeit ist das Ergebnis harter Arbeit. Da wird geprobt, bis auch der letzte Gag sitzt. Mit Keynotes ist es nicht anders. Je sicherer Sie sind, desto lockerer wirken Sie beim Vortrag.

Ich kann bestätigen, dass Guy Kawasaki seine Regeln selbst beherzigt, denn ich durfte ihn während des GTD Summits live erleben. Was für ihn Recht ist, ist für Sie billig. Profitieren Sie von seinen Ratschlägen.

Und dann schreiben Sie doch mal, wie es gelaufen ist!

12019 / Pixabay

 

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Task Boards für Gmail, Evernote & Co

Wenn Sie sich mit GTD und ähnlichen Konzepten befasst haben, dann sind Ihnen zwei grundsätzliche Aufgabentypen bekannt. Es gibt Aufgaben, die lassen sich „in einem Rutsch“ erledigen und die großen Brocken, die Sie in Teilaufgaben zerlegen müssen um sie handhabbar zu machen. David Allen nennt letztere Projekte. Ich persönlich ziehe es vor, zwischen Ein- und Mehrschrittaufgaben zu unterscheiden.

Für die Organisation der Einschrittaufgaben verwende ich die Aufgabenleiste von Outlook, die ich nach den Vorschlägen von Michael Linenberger eingerichtet habe. Für die Mehrschrittaufgaben habe ich eine Zeitlang ebenfalls mit Outlook experimentiert. Allerdings wurde das Ganze sehr schnell unübersichtlich, so dass ich mittlerweile meine persönlichen Projekte nach den Prinzip Personal Kanban mit Trello plane. In der Aufgabenleiste von Outlook verweise ich dann nur noch auf das entsprechende Task Board unter Trello.

Obwohl sich Trello zu diesem Zweck sehr gut eignet und etabliert ist, gibt es auch noch andere Möglichkeiten, ein Task Board zu erstellen. Sie können z.B. mit der Mind-Mapping-Software XMind in einer Kombination aus Organigramm und Baumdarstellung eine Aufgabenboard erstellen.

Melanie Pinola stellt in ihrem Beitrag Kanban Everything: How to Add Trello-Like Boards to Gmail, Evernote, and More Gestaltungsmöglichkeiten für

  • GoogleMail (GMail)
  • Evernote
  • den Chrome-Browser
  • WordPress und auch
  • Outlook vor.

Meist handelt es sich um Erweiterungen nach dem Freemium-Modell, mit denen die Task-Board-Funktionalität hergestellt werden kann. Das heißt die Basisausstattung ist kostenlos, für die interessanten Zusatzfunktionen ist ein monatlicher Obolus fällig.

Ausgerechnet die Erweiterung für Outlook bildet hier die Ausnahme. Sie heißt Outlook Taskboard und ist kostenlos über GitHub zu beziehen. Allerdings müssen Sie für den Gebrauch eine besondere Ordnerstruktur anlegen. Das Ganze ist schon ein wenig tricky. Dies und die Tatsache, dass die Verwendung von Erweiterungen in Outlook aus Performance- und Verträglichkeitsgründen mit Vorsicht zu betrachten ist, hielt mich davon ab, das Add-on zu installieren.

Fazit: Ich stehe erst einmal weiter treu und fest zu Trello. Aber vielleicht sind diese Erweiterungen für Sie eine Überlegung wert, was meinen Sie?

Übrigens sollten Sie durchaus als Alternative zu diesem Elektronikkram das gute alte Whiteboard und Post-it-Notes in Erwägung ziehen. Ich kenne eine Mengen Menschen, gerade auch aus dem IT-Bereich, die diese „altmodischen“ Werkzeuge benutzen und sehr zufrieden damit sind. VitaminP.info erklärt wie es geht:

Kanban in 2 Minuten erklärt | VitaminP.info

 

Das Buch zu Personal Kanban (Werbung)

 

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