Schreiben Sie sich selbst!

Wenn ich mir ohne Papier und Bleistift etwas kurz notieren möchte, dann greife ich zum iPhone und der App Captio. Wenn ich diese Anwendung aufrufe, dann öffnet sich ein Textfeld, in das ich meine Notiz eingeben kann. Auf Knopfdruck wird der Text dann automatisch an die E-Mail-Adresse versendet, die ich einmal vorher in den Einstellungen hinterlegt habe. Zu beachten ist, dass die erste Zeile der Notiz immer das (den?) „Betreff“ bildet, die anderen Zeilen erscheinen dann im Textkörper der Nachricht.

Auf diese Weise landen meine Notizen immer im Eingangskorb von Outlook, wo ich Sie dann weiterverarbeiten kann, wenn ich wieder am Schreibtisch bin. Meistens überführe ich diese Notizen in Aufgaben, was ja bekanntlich in Outlook besonders einfach ist. Ich habe dies schon einmal im ToolBlog beschrieben (beachten Sie die Kommentare!)

Captio gibt es nur für iPhone/iPad, aber die Nutzer eines Android-Smartphones müssen auf diese kleine Arbeitserleichterung nicht verzichten. Als Äquivalent zu Captio können sie Email Me (kostenlos) oder Email Me Pro (Obolus) verwenden. Beide Apps scheinen übrigens nur den Namen gemeinsam zu haben, sie werden von unterschiedlichen Entwicklern angeboten.

Eine weitere Anwendung, mit der Sie sich selbst Nachrichten zukommen lassen können, ist Nudgemail. Hier senden Sie die entsprechende Notiz über Ihren Browser. Dieses Programm ist vor allem für Erinnerungen gedacht. Alternativen zu Nudgemail beschreibt Mihir Patka in 5 Must-Have Email Web Apps for Reminders, Quick Mails, Burners, and More.

Sollten Sie einen Mac besitzen oder aus anderen Gründen auf Outlook verzichten wollen oder müssen, dann können Sie die o.a. Helferlein trotzdem sinnvoll einsetzen. Vielen Programmen (Evernote, Trello & Co) können Sie über eine eigene E-Mail-Adresse Notizen zukommen lassen. In dem Beitrag Wie Sie aus E-Mails Aufgaben machen habe ich bereits darüber berichtet. Als Ergänzung dazu empfehle ich den Artikel Connect Your Email to Your Favorite Apps.

Eine Bemerkung zu Outlook für den Mac

Ich weiß, es gibt Outlook auch für den Mac. Diese Variante bietet aber nur den Bruchteil der Möglichkeiten der Variante für Windows. Vor allem ist es nicht möglich, einfach per Drag & Drop aus einer E-Mail eine Aufgabe zu machen wie unter Windows. Verwenden Sie statt dessen lieber ein gutes E-Mail-Programm (z.B. Thunderbird] und einen Aufgabenmanager Ihrer Wahl. Sie leiten die Nachricht dann einfach per E-Mail an ihn weiter.

niekverlaan / Pixabay

 

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Wie Sie eine Keynote halten

In meinem Berufsleben habe ich unzählige Vorträge gehalten und auch Tagungen geleitet. Als Keynote-Speaker bin ich bislang jedoch noch nicht aufgetreten. Schade eigentlich.
Über den Begriff der Keynote steht in der allwissenden Wikipedia zu lesen:

Eine Keynote (engl. für „Grundgedanke“, „Grundsatz“; auch „keynote address“, „keynote speech“) bezeichnet einen herausragend präsentierten Vortrag eines meist prominenten Redners oder professionellen Grundsatzreferenten („keynote speaker“).

Falls Sie oder ich doch noch einmal in die Verlegenheit kommen sollten, einen solchen „Plenarvortrag“ zu halten, dann bekommen wir von dem amerikanischen Multitalent Guy Kawasaki in seinem Artikel The Art of the Keynote die entscheidenden Tipps:

Bieten Sie Inhalt von Interesse an

Guy Kawasaki hält dies für die halbe Miete. Überprüfen Sie, ob Sie zu dem Thema tatsächlich etwas Interessantes zu bieten haben. Wenn nicht, dann nehmen Sie von dem Vortrag Abstand oder recherchieren Sie zumindest sorgfältig. Beschäftigen Sie sich im Vorfeld mit Ihrem Publikum. Was brennt den Zuhörern auf den Nägeln? Mit welchen Herausforderungen sind sie konfrontiert? Können Sie passende Lösungen anbieten?

Verkaufen Sie nichts

Laut Wikipedia nehmen „Keynotes nehmen die wichtigsten Themen der Tagung oder Messe vorweg. Sofern die Tagung medienwirksam Markantes bietet, wird dies in den Keynotes eingeführt und vorgestellt.“ Das ist es, was das Publikum erwartet. Wenn es merkt, dass Sie etwas verkaufen wollen, wird es wahrscheinlich verärgert reagieren.

Bieten Sie eine maßgeschneiderte Einleitung an

Falls Sie bereits fertig gestaltete Vorträge im Repertoire haben, nehmen Sie sich die Zeit, wenigstens die Einleitung den Bedürfnisse der Zuhörer anzupassen. Niemand will das Gefühl haben, mit einem 08/15-Standardvortrag abgespeist werden. Das Publikum möchte Wertschätzung erfahren, indem es individuell angesprochen wird.

Unterhalten Sie!

Bleiben Sie locker und verwenden Sie eine Sprache, die auch der berühmte Mann von der Straße versteht. Auch bei ernsten Themen möchten Menschen unterhalten werden und das gelingt am besten durch Lockerheit, Charme und Humor.

Verunglimpfen Sie den Wettbewerb nicht

Seitenhiebe auf die Konkurrenz kommen in der Regel nicht gut an. So etwas wird als Mangel an Format gedeutet und fällt auf Sie zurück. Das Publikum will informiert werden und möchte keinen Kleinkrieg.

Erzählen Sie Geschichten

Wenn wir Menschen komplexe Dinge mitteilen möchten, dann erzählen wir Geschichten. Geschichten verschaffen den Hörern die Möglichkeit, das Gehörte selbst anhand eigenen Erlebens nachzuvollziehen. Sie stehen nicht mehr als Redner auf der Bühne, sondern als Mitmensch.

Bauen Sie Rapport auf

In der Regel (es gibt Ausnahmen!) wollen die Zuhörer keinen Redner scheitern sehen. Gehen Sie davon aus, dass das Publikum auf Ihrer Seite steht oder zumindest neutral und interessiert ist. Versuchen Sie, mit den Anwesenden schnell auf eine Wellenlänge zu kommen. Rapport aufbauen nennt das der Fachmann.

Sprechen Sie zu Anfang der Veranstaltung

Am Anfang einer Konferenz ist das Publikum noch frisch und eher bereit, Ihren Ausführungen zu folgen. Gerade bei mehrtägigen Veranstaltungen stellt sich gegen Ende eine gewissen Vortragsmüdigkeit ein. Sie haben es dann schwerer, das Publikum zu fesseln. Gehen Sie dem aus dem Weg und bitten um einen frühen Einsatz.

Bitten Sie um einen kleinen Raum

Es kann für alle Beteiligten deprimierend sein, in einem halbgefüllten Saal zu sitzen. Kirchgänger wissen, von was ich rede. Lieber ein kleiner Raum und proppenvoll als ein großer mit gähnender (!) Leere!

Üben und sprechen Sie, wo immer es geht

Ich bin ein großer Freund des Kabaretts. Dort bewunder ich immer, mit welcher Leichtigkeit die Künstler ihre Pointen anbringen. Doch sollte man sich nicht täuschen. Diese Leichtigkeit ist das Ergebnis harter Arbeit. Da wird geprobt, bis auch der letzte Gag sitzt. Mit Keynotes ist es nicht anders. Je sicherer Sie sind, desto lockerer wirken Sie beim Vortrag.

Ich kann bestätigen, dass Guy Kawasaki seine Regeln selbst beherzigt, denn ich durfte ihn während des GTD Summits live erleben. Was für ihn Recht ist, ist für Sie billig. Profitieren Sie von seinen Ratschlägen.

Und dann schreiben Sie doch mal, wie es gelaufen ist!

12019 / Pixabay

 

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Task Boards für Gmail, Evernote & Co

Wenn Sie sich mit GTD und ähnlichen Konzepten befasst haben, dann sind Ihnen zwei grundsätzliche Aufgabentypen bekannt. Es gibt Aufgaben, die lassen sich „in einem Rutsch“ erledigen und die großen Brocken, die Sie in Teilaufgaben zerlegen müssen um sie handhabbar zu machen. David Allen nennt letztere Projekte. Ich persönlich ziehe es vor, zwischen Ein- und Mehrschrittaufgaben zu unterscheiden.

Für die Organisation der Einschrittaufgaben verwende ich die Aufgabenleiste von Outlook, die ich nach den Vorschlägen von Michael Linenberger eingerichtet habe. Für die Mehrschrittaufgaben habe ich eine Zeitlang ebenfalls mit Outlook experimentiert. Allerdings wurde das Ganze sehr schnell unübersichtlich, so dass ich mittlerweile meine persönlichen Projekte nach den Prinzip Personal Kanban mit Trello plane. In der Aufgabenleiste von Outlook verweise ich dann nur noch auf das entsprechende Task Board unter Trello.

Obwohl sich Trello zu diesem Zweck sehr gut eignet und etabliert ist, gibt es auch noch andere Möglichkeiten, ein Task Board zu erstellen. Sie können z.B. mit der Mind-Mapping-Software XMind in einer Kombination aus Organigramm und Baumdarstellung eine Aufgabenboard erstellen.

Melanie Pinola stellt in ihrem Beitrag Kanban Everything: How to Add Trello-Like Boards to Gmail, Evernote, and More Gestaltungsmöglichkeiten für

  • GoogleMail (GMail)
  • Evernote
  • den Chrome-Browser
  • WordPress und auch
  • Outlook vor.

Meist handelt es sich um Erweiterungen nach dem Freemium-Modell, mit denen die Task-Board-Funktionalität hergestellt werden kann. Das heißt die Basisausstattung ist kostenlos, für die interessanten Zusatzfunktionen ist ein monatlicher Obolus fällig.

Ausgerechnet die Erweiterung für Outlook bildet hier die Ausnahme. Sie heißt Outlook Taskboard und ist kostenlos über GitHub zu beziehen. Allerdings müssen Sie für den Gebrauch eine besondere Ordnerstruktur anlegen. Das Ganze ist schon ein wenig tricky. Dies und die Tatsache, dass die Verwendung von Erweiterungen in Outlook aus Performance- und Verträglichkeitsgründen mit Vorsicht zu betrachten ist, hielt mich davon ab, das Add-on zu installieren.

Fazit: Ich stehe erst einmal weiter treu und fest zu Trello. Aber vielleicht sind diese Erweiterungen für Sie eine Überlegung wert, was meinen Sie?

Übrigens sollten Sie durchaus als Alternative zu diesem Elektronikkram das gute alte Whiteboard und Post-it-Notes in Erwägung ziehen. Ich kenne eine Mengen Menschen, gerade auch aus dem IT-Bereich, die diese „altmodischen“ Werkzeuge benutzen und sehr zufrieden damit sind. VitaminP.info erklärt wie es geht:

Kanban in 2 Minuten erklärt | VitaminP.info

 

Das Buch zu Personal Kanban (Werbung)

 

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Vom Umgang mit schwierigen Menschen im Projekt

Als ToolBlog-LeserIn gehören Sie sicher nicht zu diesem Personenkreis, aber Sie haben sicher mit diesen Zeitgenossen zu tun. Die Rede ist von schwierigen Mitmenschen, die uns hier und dort das Leben schwerer machen als es ist. In diesm Blog habe ich schon mehrfach Autoren zitiert, die uns Hinweise geben, wie wir am besten mit ihnen umgehen können ohne unsere Nerven allzu sehr zu strapazieren (z. B. hier und hier).

Schwierige Mitmenschen sind überall anzutreffen, also auch in Software-Projekten. Sie kommen in unterschiedlichen Erscheinungen daher. Neil Green widmet ihnen eine komplette Website mit dem Titel How to Deal with Difficult People on Software Projects. Neil hat sich die Rollen

  • Product Manager
  • Designer
  • Project Manager
  • Development Manager
  • Entwickler
  • Qualitäter

genauer angeschaut und ordnet diesen Rollen unterschiedliche Typen von Nervensägen zu. Diese versieht er auch mit griffigen Bezeichnungen. So finden wir zum Beispiel bei den Entwicklern Divas, Idealisten, Elefanten im Porzellanladen oder Rockstars. Zu jeder dieser Typen liefert Neil die Erkennungsmerkmale, eine Problembeschreibung und einige Hinweise zum erfolgreichen Umgang mit ihnen.

Zum leichteren Auffinden der Typen hat Neil eine schöne Grafik erstellt. Ein Klick auf das jeweilige Symbol bringt Sie schnell zur entsprechenden Beschreibung.

Auch wenn die Seite schön und aufwändig gemacht ist, bitte bedenken Sie, dass so eine Typisierung ihre Grenzen hat. Aber Schmunzeln ist sicherlich erlaubt.

 

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Wie Sie Verbindlichkeit herstellen

Ein fixe Idee, die in den Managerköpfen offensichtlich unumstößlich fest verdrahtet ist, besagt, man müsse seine Mitarbeiter nicht kontrollieren. “Kontrolle” hat auch wirklich einen unbestritten negativen Beigeschmack. Man denkt sogleich an Diktatur, Geheimdienst und sonstige Begriffe aus der politischen Giftküche.

Es geht jedoch nicht darum, stets zu wissen, was mein Mitarbeiter denkt oder fühlt, sondern darum, wie weit er mit seinen Aufgaben ist, wie er damit klarkommt und ob er vielleicht Unterstützung braucht. Controlling im Sinne des englischen Sprachgebrauchs also: Nachsteuern oder – regeln. Außerdem, viele werden es nicht glauben, zeigt diese Art von “Kontrolle” auch Wertschätzung für die Arbeit meines Mitarbeiters. Ich zeige ihm/ihr, dass ich mich für das interessiere, was er/sie macht. Michael Hyatt benutzt das Wort “to track” für die Kontrolle in diesem Sinn. Übersetzt heißt das in etwa: Die Spur verfolgen oder nachvollziehen.

Wenn Sie “Tracking” in diesem Sinne betreiben wollen, dann benötigen Sie ein “trusted system”, etwas, das Sie im richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort an die Aufgaben erinnert, die Sie delegiert haben. Und hier kommt David Allens @WartenAuf- Kontext ins Spiel. Wie das geht, können Sie in einem Artikel von Michael Hyatt nachlesen: How To Better Track The Task You Delegate To Others. Hyatt beschreibt fünf Kriterien des guten Delegierens:

  1. Weisen Sie die Aufgabe einer Person zu
  2. Definieren Sie ein spezifisches Ergebnis
  3. Sagen Sie klar, in welchem Zeitrahmen die Aufgabe zu erledigen ist
  4. Machen Sie sich für evtl. Beratung verfügbar
  5. Verfolgen Sie die delegierte Aufgabe auf einer geeigneten Liste
    (da haben wir sie wieder, die @wartenauf-Liste)

Als Werkzeuge empfiehlt er:

  1. Eine eigene Seite im Notizbuch oder Tagesplaner
  2. Outlook & Co, sowie E-Mail-Ordner
  3. Outlook & Co als Aufgabenplaner
  4. Spezielle Aufgabenplaner (ToodleDo, Todoist, Remember The Milk und was es da noch alles gibt)

Wenn Sie das konsequent tun, dann bekommen Sie den vielleicht wichtigsten Effekt: Sie stellen in Ihrem Team Verbindlichkeit her, denn alle Ihre Mitarbeiter wissen, Sie sind und bleiben am Ball.

Elektro-Plan / Pixabay

 

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Wie Sie Ihre Dateien benennen und organisieren

Wenn Sie mich fragten, was ich in meinem Computerleben bereue und gerne ändern würde, dann würde ich Ihnen antworten, mich nie um die Benennung von Dateien gekümmert zu haben. Ich will es mit der Zerknirschung allerdings auch nicht übertreiben, es gibt Gründe dafür. Ich habe mich deshalb nie darum gekümmert, weil:

  • die Übersichtlichkeit der Dateien auch ohne besondere Benennung gewährleistet war. Schlicht und einfach, weil die Diskettenkapazität sehr begrenzt war. Man hat halt die Diskette beschriftet. Das hat sich dann auf anderen Speichermedien fortgesetzt
  • in grauen Windows-Vorzeiten eine systematische Benennung nur schwer möglich war. Die Dateinamen mussten eine bestimmte Länge haben, ohne Leerzeichen auskommen usw.

Heute ist das natürlich anders, der Speicherplatz ist nahezu unbegrenzt und bei der Benennung können Sie (beinahe) machen, was Sie wollen. Nun ist der große Speicherplatz Fluch und Segen zu gleicht. Auf der einen Seite können Sie so viel Dokumente abspeichern, wie Sie möchten, auf der anderen Seite entsteht so ein fürchterlicher Datenverhau, in dem man sich kaum mehr zurecht findet. Das ist auch der Grund dafür, dass ich immer mal wieder verzweifelt nach einem cleveren Programm Ausschau halte, das mir die Suche nach verschollenen Dateien abnimmt.

Zum Glück bin ich ein Einzelunternehmer und muss meinen Rechenknecht bzw. meine Dateiablage nicht mit anderen Mitmenschen teilen. Wenn in Teams die Dateien abgelegt werden wie bei Luis Trenker im Rucksack, dann kann die Sache dramatisch ausgehen. Spätestens dann nämlich, wenn ein Kollege auf die Dateien zugreifen muss und nicht weiß, wo er/sie mit der Suche überhaupt anfangen soll.

Das Leibniz-Institut für Bildungsforschung und Bildungsinformation hat auf der Website forschungsdaten bildung einen Ratgeber zum Dateimanagement veröffentlicht. Hier finden Sie allerhand Hinweise zur Dateibenennung, Ordnerstruktur und – ganz wichtig – zur Versionierung. Hier erfahren Sie auch, wie Sie den bestehenden Datenbestand analysieren und organisieren können. Allerdings ist mir das zu aufwändig, das bemühe ich doch lieber eine geeignete interne Suchmaschine.

Was für die Forschung recht ist, sollte für den Arbeitsalltag billig sein. Auch wenn das beschrieben Vorgehen sehr formal zu sein scheint, so finden Sie m.E. doch einige umsetzbare Hinweise für das Wald- und Wiesenbüro.

Was die Dateiorganisation in Projekten angeht, so möchte ich an dieser Stelle noch einmal auf das Grundlagenwerk von Fischbach und Steinbrecher hinweisen: Projektablage – Wie aus einer lästigen Pflicht eine mächtige Plattform für Zusammenarbeit wird.

Tama66 / Pixabay

 

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GTD: Vorlagen für Evernote und wie man damit umgeht

Wie die LeserInnen des ToolBlogs wissen, benutzte ich Evernote schon zu Zeiten, als das Wünschen noch geholfen hat. Auch die manches Mal unverständliche Geschäftspolitik hat es bislang (noch) nicht geschafft, mich hin zu anderen Produkten zu bewegen. Dafür ist Evernote einfach zu gut.

Eine Funktion, die ich gerade für mich neu entdecke, ist die Verwendung von Vorlagen. Mittlerweile gibt es eine Reihe vorgefertigter Templates, die auch in Deutsch heruntergeladen werden können und ggf. den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können. Die Vorlagen sind in Kategorien unterteilt, wobei für die ToolBlog-Leser interessant sein dürften:

  • Management-Ressourcen
  • Meetings
  • Projektmanagement
  • Getting Things Done® (GTD)

Zu letzterem Thema ist im englischsprachigen Evernote-Blog auch ein umfangreicher Artikel erschienen: Getting Started with GTD (Getting Things Done) Templates. Dort können Sie nachlesen, wie die entsprechenden Vorlagen in den GTD-Workflow passen und wie Sie verwendet werden. Leider führen die Links zu den Vorlagen in englischer Sprache, lassen Sie sich davon nicht beirren, sie liegen auch in Deutsch vor (s.o.).

Ich selbst habe ein bisschen gebraucht, bis ich gelernt habe, wie man diese und andere Evernote-Vorlagen verwendet und erstellt, das liegt vermutlich an meiner Begriffstutzigkeit. Damit es bei Ihnen schneller geht empfehle ich Ihnen diese beiden Videoclips:

Wie Sie Evernote-Vorlagen verwenden

How to Use Templates in Evernote

Wie Sie Evernote-Vorlagen erstellen

How To Create Your Own Templates in Evernote

 

Ich habe es noch nicht ausprobiert, aber ich denke auf diese Weise lassen sich die Vorlagen auch den eigenen Bedürfnissen anpassen.

Auf jeden Fall sind diese Vorlagen ein hochinteressantes Feature, wie ich finde.

 

Nachtrag:

Ganz neu ist das Konzept mit Vorlage nicht. In meinen allerersten Beitrag zu Evernote schrieb ich am 10.  Mai 2006 (!):

Ein vielversprechendes Programm, mit dem man Notizen anlegen und an einem Ort verwalten kann, ist „EverNote“. Das Ganze ist organisiert wie eine Endlosrolle, auf der die einzelnen Notizen abgelegt werden. Ausgeklügelte Suchfunktionen helfen dabei, die Einträge schnell wieder zu finden. Der Clou für mich ist die Möglichkeit, Templates zu verwenden, um so für bestimmte Notizen strukturierte Eingabemasken zur Verfügung zu haben. Eine Reihe Templates wird bereits mitgeliefert, die lebhafte Community sorgt für ständigen Nachschub, so gibt es insbesondere für Getting Things Done einige interessante Vorlagen bei GTD Wannabe. EverNote könnte das Notizprogramm meiner Wahl werden. Das Allerbeste: Das Programm ist Freeware.

Tempus fugit.

 

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Kurznachrichten: Aufräumen, Aufgabenmanager, Haftzettel, Spielzeug, Produktiveritis

E-Book: Tipps für einen aufgeräumten Schreibtisch

Beim Herumstöbern im Internet bin ich über eine elektronische Broschüre gestolpert, die Sie als pdf-Datei herunterladen können. Die Schrift gibt Ihnen „8 Essential Tips for Organizing the Top of Your Desk“. Nun steht der Ordnung nichts mehr im Wege.

GTD-Free: Ein virtueller Aufgabenmanager

An Programmen zur Organisation von Aufgaben bzw. Tätigkeiten herrscht ja nun wahrlich kein Mangel. Ein Programm dieser Art ist auch das kostenlose GTD-Free. Abgebildet werden können allerlei Listen einschließlich des berühmten Tickler-Files. Das Programm läuft auf Windows oder unter Java auch auf anderen Plattformen. Es gibt sogar eine kleine Anleitung zum Einstieg.

Cardo: Noch ein virtueller Aufgabenmanager

Weil wir gerade dabei sind. Die Nutzer von TiddlyWiki wird es freuen, dass es mit Cardo einen Aufgabenmanager gibt, der auf diesem geniale Personal Wiki aufbaut. Wenn Sie mit TiddlyWiki zufrieden sind, könnte es sich lohnen, auch auf Cardo einen Blick zu werfen.

Aufgaben erledigen mit Haftzetteln

Wie die TeilnehmerInnen meiner Workshops wissen, arbeite ich ausgesprochen gerne mit Haftklebezetteln. Ich setze Sie vor allem zur Problemlösung und Ideenfindung ein. Was die Aufgabenorganisation angeht, hält sich bei mir die Begeisterung für Post-it-Notes aus verschiedenen Gründen in engen Grenzen. Das muss aber nichts heißen. Wie Sie mit Klebezetteln Ihre Aufgaben erledigen können zeigt Ihnen Demir Bentley in Easily Distracted? How To Better Focus Just By Using Sticky Notes.

Die Geschenkidee: Spielzeug aus Pappe

Da schlägt mein altes Papiermacherherz höher und nicht nur meinen ehemaligen Arbeitskollegen gilt dieser Tipp. Was halten Sie von einem Flipperautomaten aus Wellpappe? Diesen und viel anderes kurioses Spielzeug können Sie ihn bei PinBox 3000 bestellen. Allerdings müssen Sie sich sputen, soll alles zu Weihnachten da sein, denn die Firma sitzt in den USA. Und ja, ich habe recherchiert, ob es so etwas auch in Deutschland gibt. Nein, es gibt nicht, zumindest nichts, was so genauso spritzig daherkommt wie PinBox 3000.

Infografik: Der produktive Tag

Ich bin ein großer Freund der verloren gegangenen Kunst des Müßiggangs. Aus diesem Grund bin ich immer skeptisch, wenn es um das Quantifizieren des eigenen Lebens geht. Mittlerweile wird rund um das Leben Alles gezählt und gemessen, Taylorismus im Alltag sozusagen. Welche schrägen Blüten so etwas hervorbringen kann, zeigt ein Beitrag von Kristin Pryor: How to Have a More Productive Day mit einer entsprechenden Infografik. Mein Tipp: Hängen Sie sich diese Infografik über den Schreibtisch. Nicht um die Hinweise zu befolgen, sondern als abschreckendes Beispiel.

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GTD ist nichts für Kreative, meint Dave Lee

Keine Methode hat nur Vorteile und so gab es auch bei GTD immer wieder Autoren, die sich kritisch über den Ansatz von David Allen geäußert haben. Dave Lee gehört dazu. Insbesondere für die „kreative“ Arbeit (was immer das ist), sieht er erhebliche Nachteile. Er drückt das ziemlich drastisch im Titel einer Artikelreihe, in der er sein eigenes System zur persönlichen Produktivität vorstellt: GTD sucks for creative work. Here’s an alternative system.

Die Artikelreihe besteht aus 5 Teilen:

  1. GTD sucks for creative work. Here’s an alternative system.
  2. GTD sucks for creative work, part 2
  3. Introducing the Week Chart
  4. The Daily Focus Area is a simple habit that helps you focus better
  5. The Timer Knows Best: Why I Love the Pomodoro Technique

Im ersten Teil begründet Dave sein negatives Urteil über GTD (R) und beschreibt die Prinzipien seines eigenen Vorgehens. David Allen hat übrigens prompt in einem Kommentar zum ersten Teil auf diesen „Vorwurf“ geantwortet. Im zweiten Teil geht Dave auf diesen Kommentar ein. Er schreibt:

IMO the GTD system looks at actual work through the lens of the task-based time management era of the past. The focus was to manage projects and tasks.

In den Teilen 3 bis 5 folgen Details von Daves Fokus-orientiertem Ansatz für den praktischen Anwendung im Arbeitsalltag.

Ich finde die Artikelreihe sehr interessant, auch wenn ich nicht alle Punkte teile.

Was meinen Sie?

Alexas_Fotos / Pixabay

 

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Wie Sie mit 6 Listen produktiver werden

Ich glaube, man kann mit Fug und Recht behaupten, dass das Erstellen und Führen von To-do- und anderen Listen in der Zwischenzeit zu einer eigenen Wissenschaft geworden ist. Es gibt unzählige Artikel mit Empfehlungen, wie eine Aufgabenliste aufgebaut sein sollte. Manche Autoren lehnen To-do-Liste auch ganz ab und schlagen eigene Methoden vor, wie z. B. die Not-to-do-List oder Personal Kanban. Allerdings sind das auch schon wieder Listen, nur mit anderem Inhalt oder anderer Struktur.

Stephanie Vozza schlägt vor, es nicht bei einer To-do-Liste zu belassen, sondern sechs Listen parallel und aufeinander abgestimmt zu benutzen: The Six Lists You Need To Make Every Day Productive. Hier sind die Listen:

1. Die tägliche Aufgabenliste

Diese Liste sollte nur das enthalten, was Sie heute erledigen können. Im Idealfall erstellen Sie sie am Vorabend. Sie kann nach Bedarf jederzeit geändert oder ergänzt werden. Es gibt Autoren, die empfehlen, drei Aufgaben zu identifizieren, die heute unbedingt zu erledigen sind. Stellen Sie diese optisch heraus, indem Sie sie zum Beispiel ganz oben auf der Liste notieren. Achten Sie darauf, Ihre Aufgaben als Tätigkeiten zu formulieren.

2. Die Delegationsliste

Hier werden die Aufgaben gelistet, die Sie delegieren können (wenn Sie es können). Ich würde diese Liste in Form einer @WartenAuf Liste, wie sie David Allen empfiehlt, führen. Sie haben dann einen Überblick, von wem Sie etwas bis wann zu erwarten haben.

3. Die Liste langfristiger Ziele

Diese List entspricht in etwa der @Irgendwann/Vielleicht -Liste. Ich nenne sie „Wunschliste“. Hier schreiben Sie alles auf, was Sie irgendwann noch einmal tun möchten. Die Liste lebt, ab und an werden Einträge gestrichen oder die Liste wird um neue Einträge ergänzt.

4. Die Für-und-Wider-Liste

Diese Liste ist keine Aufgabenliste, sondern dient der Vorbereitung von Entscheidungen. Sie dient der Gegenüberstellung von Vor- und Nachteilen mehrer Optionen, aus denen Sie wählen können. Ob dieses einfache Strickmuster immer ausreicht, um das Für und Wider tatsächlich zu durchdringen, sei dahingestellt.

5. Die Projektliste

Die Autorin empfiehlt hier eine Liste offener Punkte, anhand derer man schnell sehen kann, wer im Team an welchen Teilaufgaben arbeitet und wie weit die Erledigung gediehen ist. Die Erfahrungen mit diesem Klassiker dürften gemischt ausfallen.

6. Die Liste mit Besprechungspunkten

Auf diese Liste kommen die Punkte, die Sie in der nächsten Besprechung diskutieren möchten. Sie sollte immer auf dem Schreibtisch liegen, damit Sie sofort noieren können, wenn Ihnen ein Gedanke dazu einfällt.

Ích gebe zu, so richtig vom Hocker reißt mich dieses Sammelsurium von Listen nicht. Besonders bei der Projektlisten bin ich skeptisch, denn ich weiß, wie in vielen Unternehmen damit umgegangen wird.

 

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