Vordrucke für Ihren analogen Planer

Papier und Stift feiern durch den Hype um das Bullet Journal eine fröhliche Wiederauferstehung. Nun sind ein Wesensmerkmal dieses Organisationsmittels die selbst gestalteten bunten Seiten. Kreativität ist hier nicht nur erlaubt, sondern geradezu gefordert. Um ehrlich zu sein, mir erscheint das Ganze unter dem Nutzen-Aufwand-Aspekt fragwürdig zu sein, wie ich ja auch schon bei der Besprechung des Buchs von Diana Meier-Soriat geschrieben habe.

Einen Mittelweg schlägt Nancy Messieh in ihrem Beitrag 4 Digital Hacks for Your Bullet Journal That Always Work vor. Um sich das aufwändige Anlegen der Seiten zu ersparen, empfiehlt sie den Ausdruck vorgefertigter Vorlagen.

Sie verweist dazu auf eine ganze Reihe von Websites, mit denen Sie Vordrucke erstellen oder fertige Designs per Download beziehen können. Sie erfahren auch, wie Sie diese Vorlagen in Ihr Bullet Journal einbinden.

Es gibt Links zu Templates

  • für leere Blätter mit Gitterstruktur („dotted paper“)
  • von Kalendern (hier der Link für den 2019-Kalender)
  • für Sticker und Stempel (das erinnert mich ein wenig an Poesiealben).

Ich möchte nicht versäumen, Sie in diesem Zusammenhang noch einmal auf D*I*Y Planner hinweisen. Gemäß dem Motto „the best thing in printing since Gutenberg“ stellt Ihnen diese Website eine Unmenge aller möglichen Vordrucke zur Verfügung. Ich denke, hier gibt es wirklich alles, was das Herz begehrt.

Schöpfen Sie aus dem Vollen.
Allerdings müssen Sie damit rechnen, dass echte Bullet-Jounal-Puristen die Nase rümpfen.

LUM3N / Pixabay

 

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6 Irrtümer über Produktivität

Wie Sie sich denken können, bin ich ständig auf der Suche nach interessanten Quellen, die ich hier im ToolBlog verwerten kann. Bei der Vielzahl der Artikel, die ich überfliege, bekommen die Leser immer wieder die gleichen Tipps und Tricks. Sie sollen angeblich produktiver machen. Oft werden sie durch Glaubenssätze („beliefs“) begründet, die nicht dadurch wahrer werden, indem man sie ständig wiederholt.

Gwen Moran sieht das offensichtlich und beschreibt in einem Artikel 6 common beliefs about productivity that are total lies. Diese sind:

Stehen Sie früh auf um viel erledigt zu bekommen

„Morgenstund hat Gold im Mund“, sagt ein altes deutsches Sprichwort. Immer wieder bekommt man den Tipp, doch bitte eine Stunde füher aufzustehen, um dies und das erledigt zu bekommen. Nun ist aber nicht jeder Mensch ein Morgenmensch. Es gibt Zeitgenossen, die spät aufstehen und erst am späten Nachmittag, am Abend oder sogar in der Nacht zur Hochform auflaufen. Sollten Sie ein solcher Morgenmuffel sein, dann könnte frühes Aufstehen sogar Ihre Leistungsfähigkeit beeinträchtigen.

Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben während Sie am meisten Energie haben

Dieser Tipp findet sich schon in den Frühwerken bekannter Zeitmanagement-Gurus: Legen Sie die wichtigsten Arbeiten in die Periode des Tages, in der Sie den höchsten Energielevel haben und bleiben Sie dann dabei. Dieser Ratschlag ist vielleicht sinnvoll, aber in unserer Arbeitswelt wohl nicht besonders praktikabel. Eine Alternative ist das Arbeiten in Timeboxes, wie es zum Beispiel Francesco Cirillo mit seiner Tomatentechnik vormacht.

Multitasking wirkt sich nur auf den Multitasker aus

Die Konzentration lässt nach, wenn Sie versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Aufgrand der Gefahr sich zu verzetteln, steigt die Fehleranfälligkeit Ihrer Arbeit. Dass das auch Auswirkungen auf Ihre Kolleginnen und Kollegen hat, liegt auf der Hand. Gwen weist außerdem darauf hin, dass Multitasker aufgrund der Arbeitsbelastung oft nervös und gereizt sind. Dies ist nicht eben förderlich für das Kommunikationsverhalten.

Technik ist der beste Weg, Informationen zu teilen

E-Mail, Slack & Co sind interessante Instrumente, Informationen zu verteilen, aber nicht die einzigen. Wir sind Menschen und mitunter müssen wir uns in einem Gespräch in die Augen sehen. Denken Sie also darüber nach, welcher Kanal am besten für die Nachricht geeignet ist, die Sie teilen möchten.

Technik hält uns davon ab, Dinge erledigt zu bekommen

Ich muss gestehen, diesen Abschnitt in Gwens Artikel habe ich nicht verstanden. Meine Meinung nach ist es sehr wohl eine gute Idee, zumindest während der Dauer einer Timebox Ablenkungen auszuschalten. Meine eigene Produktivität hat dadurch sehr gewonnen, insbesondere seit ich meinen Facebook-Account gelöscht habe und Twitternachrichten nur noch ein- bis zweimal am Tag lese.

Produktive Menschen können noch mehr leisten

Manche Chefs glauben, weil ein Mitarbeiter so effizient ist, dass er sogar pünktlich Feierabend machen kann, wäre er nicht richtig ausgelastet. Sie denken, solche Menschen könnten noch eine Schippe drauflegen. Das heißt nichts anderes, dass solche Zeitgenossen für Ihre Effizienz auch noch bestraft werden. Man sollte sich davor hüten, sie durch Überlastung sauer zu fahren.

 

Noch einmal zurück zum Thema Langschläfer. Wussten Sie, dass es in Dänemark sogar einen Verein gibt, der die Interessen der Spätarbeiter vertritt? Er trägt den Namen B-Society und informiert über das Thema auf einer einschlägigen Website. Schauen Sie doch am Abend einmal dort vorbei!

Wokandapix / Pixabay

 

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Erfolgstipps von Ray Kroc

Sie kennen alle Ray Kroc, wenn vielleicht auch nur indirekt. Ray Kroc ist der Mann, der die Fast-Food-Kette McDonald’s groß gemacht hat. Ich kannte den Herrn auch nicht, bis ich im Rahmen der TQM-Welle in den 1990ern die McDonald’s Story von John F. Love gelesen hatte.
In dem Buch gab es damals sehr interessante Dinge zu erfahren, zum Beispiel, dass die Firma in manchen Zeiten mehr Geld mit Immobilien als mit Hamburgern gemacht hat. Oder wie viel Gehirnschmalz in die Fertigungs- und Qualitätsprozesse (ja, genau!) gesteckt wurde.

Das Buch von Love scheint mittlerweile vergriffen zu sein, dafür gibt es aber jetzt Die wahre Geschichte von McDonald’s: Erzählt von Gründer Ray Kroc höchstpersönlich. Vielleicht besorge ich mir das Buch bei Gelegenheit, denn es ist immer wieder interessant, was von solchen Gründern an Geschichten hinzugefügt und/oder weggelassen wird.

Ray Kroc ist sicher der personifizierte amerikanische Traum:

Ende der 1930er wechselte der 35-jährige Kroc aus dem sicheren Job und zog durch das Land, um sein Küchenzubehör unter die Leute zu bringen. 1954 wurde Kroc auf die Brüder Richard und Maurice McDonald aufmerksam, als sie in einem Auftrag gleich sechs seiner Milkshake-Mixer nachbestellten, worauf er sie in ihrem Restaurant California Diner in San Bernardino aufsuchte.

Irgendwann kaufte Kroc die Franchiserechte von den Brüdern McDonald und drängte sie schließlich aus dem Unternehmen. Sind halt harte Bandagen in dem Mutterland des Kapitalismus.

Viele Mitmenschen analysieren die Rezepte solcher Self-Made-Men, denn vielleicht können sie ja als Blaupause für die eigene Erfolgsstory dienen. Dies hat auch Donald Latumahina getan und 6 Essential Success Tips from Ray Kroc identifiziert. Dies sind seine Erkenntnisse:

  1. Glauben Sie daran, dass das Beste noch vor Ihnen liegt
  2. Entwickeln Sie einen Riecher für Gelegenheiten
  3. Wenn sich eine Gelegenheit ergibt, dann greifen Sie zu
  4. Denken Sie in großen Maßstäben (Think Big!)
  5. Konzentrieren Sie sich auf einen Punkt
  6. Bilden Sie ein starkes Team

Vielleicht haben Sie sich schon mit der Engpasskonzentrierte Strategie (EKS) beschäftigt. Wenn dem so ist, dann dürften Ihnen die Punkte 2, 3 und 5 bekannt vorkommen.

„Think Big“ fällt den meisten von uns vermutlich schwer. Ein kleines Stückchen Größenwahn dürfte von Nutzen sein, wenn man ein großer Unternehmer werden will. Allerdings ist dieses Denken auch mit Risiko verbunden, dass nicht jede(r) von uns eingehen möchte. Außerdem sind viele von uns Normalsterblichen mit einschränkenden Glaubenssätzen wie z. B. „auf Dich werden sie gerade noch gewartet haben“ aufgewachsen.

Der erste Punkt der Aufzählung gibt mir Anlass zur Hoffnung. Donald schreibt in seinem Artikel, dass Ray Kroc bereits 52 Jahre alt war, als er begann McDonald’s an die Spitze zu führen:

But the story of Ray Kroc proves otherwise.
It proves that it’s never too late to build something big in your life.

Es besteht also auch für mich noch Anlass zur Hoffnung.
Hopfen und Malz ist vielleicht doch noch nicht verloren.

BTW: Das Buch von Love ist noch im Grabbelkasten erhältlich:

 

NjoyHarmony / Pixabay

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Was heißt hier überfordert?

Sagt Ihnen der Ausdruck „4-Felder-Matrix“ etwas?

Es handelt sich um eine grafische Darstellung, in der durch das Spektrum zweier verschiedener Dimensionen vier Felder definiert werden. Ein bekanntes Beispiel ist das berüchtigte berühmte Eisenhower-Diagramm, in dem die Dimensionen Zeit (eilig) und Tragweite (wichtig) die vier Felder bestimmen.

Shawn Blanc geht in seinem Artikel The Very Definition of Overwhelm mit Hilfe einer solchen Matrix der Frage nach, was Überforderung eigentlich bedeutet und wie man ihr begegnen kann.

Laut Wikipedia bezeichnet eine Überforderung

eine Gesamtheit von Anforderungen, zu deren erfolgreichen Bewältigung bzw. zur Erfüllung die Ressourcen bzw. Fähigkeiten, insbesondere die Leistungsfähigkeit, einer Person, einer Organisation, oder eines Systems nicht ausreichen.
Eine Überforderungssituation ist eine Situation, in der eine Person objektiv überfordert ist oder ein subjektives Gefühl der Überforderung empfindet.

Das klingt etwas sperrig. David Allen macht es kürzer:

You can do anything, but you can’t do everything.

Spätestens hier ist klar, es läuft wieder einmal auf das richtige Priorisieren hinaus. Wie wir wissen, gibt es dazu Vorschläge und Anleitungen wie Sand am Meer. Allerdings setzen alle diese Vernunft und Ratio voraus, laut Shawn springt dies zu kurz, denn wir Menschen haben auch noch Gefühle, wie auch in dem o.a. aus der Wikipedia zu ersehen ist.

Um auch dem subjektiven Empfinden den nötigen Raum zu geben, schlägt Shawn vor, zunächst einen Braindump zu machen:

  • Welche dringenden Aufgaben haben Sie gerade an der Backe?
  • Welchen Verantwortlichkeiten müssen Sie gerecht werden?
  • An welchen Projekten arbeiten Sie gerade?
  • Was meinen Sie, sollten Sie tun (tun es aber nicht)?

Und jetzt kommt die Vierfelder-Darstellung ins Spiel. Zwei Dimensionen, nämlich Freude und Verantwortlichkeit bezeichnen vier Felder:

  1. Es macht Ihnen Freude und nur Sie können es tun
  2. Es macht Ihnen Freude, aber es kann auch Jeder andere tun
  3. Sie mögen es nicht tun, aber Jeder andere kann es machen
  4. Sie mögen es nicht tun, aber nur Sie können es tun

Nun ordnen Sie die Tätigkeiten, die Sie mit dem Braindump gesammelt haben, den einzelnen Feldern zu und interpretieren die Ergebnisse:

  • Auf den Feldern der rechten Seite (1 und 4) stehen die Tätigkeiten, für die (nur) Sie verantwortlich sind
  • Die Tätigkeiten auf Feld 2 machen Sie gerne. Das ist auch in Ordnung so, nur passen Sie auf, dass die Begeisterung Sie nicht davon abhält, die Aufgaben der Kategorie 4 zu erledigen
  • Die Tätigkeiten in Feld 3 sollten irgendwie eliminiert werden, durch Delegieren, Outsourcing, Automatisieren oder komplettes Streichen

Eine nette Methode, um für sich etwas Klarheit zu gewinnen. Ob Sie allerdings beim täglichen Priorisieren hilft, müssen Sie selbst ausprobieren.

Ich persönlich mag diese 4-Felder-Diagramme sehr, denn sie verbildlichen auf einfache Weise Zusammenhänge zur Vorbereitungen von Entscheidungen. Mal sehen, vielleicht stelle ich einmal die gebräuchlichsten in einem eigenen Beitrag zusammen.

 

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Kurznachrichten: Screencasts, Luther, Shortcuts, Outlook, Office, Üble Chefs

Loom: Screencast gratis

Manchmal sind Dinge einfach zu tun, aber schwer zu erklären. Das gilt insbesondere für Tätigkeiten am Computer. Da wäre es schön, wenn man mal eben eine Bildschirmaufzeichnung des Vorgangs machen könnte. In der Regel brauchen Sie dafür ein eigenes Programm, das dazu hin meistens noch kostenpflichtig ist. Für eine gelegentliche Aufzeichnung lohnt sich das nicht. Aber es gibt genau dafür eine kostenlose App namens Loom. Sie können damit einfache Screencasts erstellen nach dem Motto „Send a Video, Not a Thousand Words„. Allerdings müssen Sie sich dafür registrieren, ganz kostenlos ist auch dieses Angebot nicht.

Schreiben wie Martin Luther

Wenn Sie nun denken, es gäbe eine Website, die Ihnen erklärt, wie Sie mit Ihren Schriften die Kirche reformieren können, dann liegen Sie falsch. Beim „Schreiben“ geht es hier einzig und allein um Luthers Handschrift. Harald Geisler hat daraus einen Schriftsatz für den Computer entwickelt. Wenn Sie also Ihrem Schriftsatz in Zukunft mehr Gewicht verleihen wollen, dann haben Sie jetzt die Möglichkeit dazu. Ich denke dabei an Rundschreiben, Besprechungsmemos oder Verfahrensanweisungen. Im Video zeigt Harald Geisler, wie er solche Fonts erstellt.

Martin Luther Handwriting Font Project on Kickstarter (Long Version)

Wie Sie Tastaturkürzel einsetzen

Ich gebe zu, der englische Shortcut klingt viel schmissiger als das deutsche Wort Tastaturkürzel. Wie auch immer, ich verwende in einigen Programmen fast ausschließlich die Tastatur, denn das Prozedere mit der Maus dauert mir einfach zu lange. Leider gibt es im Einsatz dieser Abkürzungen erhebliche Abweichungen wenn Sie Shortcuts nutzen möchten, werden Sie sich die wichtigeste einprägen müssen. Aber auch dafür gibt es Werkzeuge, weiß Justin Pot. In 5 Tools to Finally Learn All Those Keyboard Shortcuts stellt er einige vor. Für den Mac kann ich CheatSheet empfehlen. Sie müssen in dem jeweiligen Programm nur die CMD-Taste länger gedrückt halten und schon bekommen Sie eine Liste der verwendbaren Shortcuts.

Outlook-Tricks, die man leicht übersieht

Nach wie vor bin ich ein großer Fan von Outlook, was bei vielen meiner Zeitgenossen Kopfschütteln auslöst. Oft steckt dahinter mangelnde Programmkenntnis. Wie auch immer, ich will hier keinen Glaubenskrieg provozieren sondern auf einen Artikel von Lori Kaufman hinweisen, in dem Sie 10 Hidden Features of Microsoft Outlook That Are Rarely Used beschreibt. Für mich besonders interessant war die Einrichtung von Suchordnern und die Verwendung der Quick Steps.

Fast & Easy: Die Websit rund um Office

Wo wir gerade dabei sind. Outlook und die anderen Kollegen unter MS Office sind sehr mächtig. Da verliert man sich schon mal im Gestrüpp der Möglichkeiten. Oft möchte man nur eine kleine Frage zur Bedienung beantwortet haben. Genau zur Lösung solch kleiner Probleme dient die Website Fast & Easy Tippfarm. Dort finden Sie allerlei Tricks, nicht nur zu Office-Programmen, sondern auch zur IT-Sicherheit oder ganz allgemein zum Internet.

Fakten über furchtbare Chefs

Gestern hatten wir es noch von den Mikromanagern unter den Chefs. Es gibt aber noch mehr unangenehme Zeitgenossen, wie Tim Willingham herausgefunden hat. In einer Infografik stellt er 8 Unsettling Facts About Horrible Bosses dar.

 

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Warum ist Ihr Chef ein Mikromanager?

Wenn wir uns auf etwas einigen können, dann bestimmt darauf, dass jeder Mensch seine Macken hat. Nun munkelt man, dass auch Chefs Menschen sind und dass sie deswegen vor Eigenheiten nicht gefeit sind.

Wir neigen dazu, unsere Mitmenschen in bestimmte Schubladen zu stecken. Das ist einerseits verständlich, springt aber manchmal zu kurz. Denn diese Einordnung hat sehr oft mit uns selbst zu tun und damit, welche Brille wir gerade aufhaben. Es heißt also aufpassen, ob wir mit unserer Einordnung vielleicht schief liegen. Man sollte immer bereit sein, das eigene Bild vom anderen zu korrigieren.

Typisieren wir dennoch einmal. Ein gefürchteter Typ des Chefs ist der Mikromanager:

Ein Mikromanager ist eine Führungskraft, die sich sehr viel mit Einzelheiten eines von seinen Mitarbeitern oder Kollegen zu lösenden Problems beschäftigt […] Das führt zu ständigen Rückfragen und zu immer detaillierteren Aufgabenstellungen der Arbeitspakete, aber auch der zu erstellenden Berichte über Arbeitsergebnisse. Die Mitarbeiter werden […]von der eigentlichen Arbeit abgehalten, da sie ständig über den Arbeitsstand berichten müssen. Es gibt keinen Freiraum für Entscheidungen innerhalb ihres Aufgabenbereiches.

Die Konsequenzen können drastisch sein:

Der Dauerzustand eines solchen Führungsstils kann die Mitarbeiter demotivieren, die sich dann zu destruktiven Mitarbeitern entwickeln können.

Ich selbst bin ein gebranntes Kind. Ich hatte nämlich das zweifelhafte Vergnügen als Ingenieur in einem Unternehmen zu arbeiten, in dem das Mikromanagement nicht nur geduldet, sondern geradezu zum höchsten Führungsprinzip erhoben wurde. Man hatte über jedes Detail in der Produktion immer und überall Bescheid zu wissen. Die schuf ein regelrechtes Klima der Angst. Im Endeffekt war dies für mich dann einer der Gründe, den Beruf zu wechseln. Der Rest ist Geschichte.

Wenn Sie wissen möchten, ob Sie unter Mikromanagement leiden oder vielleicht sogar selbst einer sind, dann lesen Sie die Beiträge von Andrea Windolph (Bist Du ein Micromanager?) und Dan McCarthy (Are You a Micromanager?).

Nachdem Sie nun herausgefunden haben, dass Sie kein Mikromanager sind, stellt sich die Frage, wie Sie mit einem derartigen Chef umgehen sollten. Claire Lew hat darauf ein paar Antworten: How to deal with a micromanaging boss.

Sie empfiehlt zunächst einmal herauszufinden, warum Ihr Chef ein Mikromanager ist. Sie selbst nennt fünf Gründe und beschreibt mögliche Abhilfe:

  1. Ihr Chef macht sich Sorgen, Sie könnten es nicht packen
    Wie immer liegt die Lösung im Gespräch. Fragen Sie Ihn, an welchen Kriterien er Ihren Erfolg misst. Woran macht er den Erfolg Ihrer Arbeit fest? Finden Sie heraus, welche Engpässe er sieht.
  2. Er hat Angst, den es geht um seinen A… oder Kopf
    Zeigen Sie Verständnis und den Willen, ihn zu unterstützen (wenn Sie das denn möchten). Was bereitet dem Chef Sorgen? Sind es Termine, bestimmte Qualitätskriterien oder geht es gar um „Politik“?
  3. Er weiß nicht, wie man es anders machen kann
    Hier heißt es, dem Chef Feedback zu seinem Arbeitsstil geben und ihm klar machen, warum Sie anders arbeiten möchten. Sie brauchen hier jede Menge Fingerspitzengefühl. Clair zeigt, wie so ein Gespräch laufen kann, aber leider in der Praxis nicht so laufen muss.
  4. Er ist ein gebranntes Kind
    Finden Sie heraus, was die Problem war, das ihm die Finger verbrannt hat. Versuchen Sie danach, die Unterschiede von dieser Situation zu der Situation herauszuarbeiten. Dies ist eine geradezu therapeutische Vorgehensweise, wie sie z.B. von Steve de Shazer beschrieben wurde („Der Dreh„).
  5. Sie selbst sind der Grund für seinen Führungsstil?
    Vielleicht liegt es an mangelnder Rückkoppelung zum Arbeitsfortschritt von Ihrer Seite aus. Vielleicht macht es Sinn, zu vereinbaren, wann und wie Informationen über den Zwischenstand geteilt werden können. Was können Sie anders machen als bisher?

Ich persönlich halte Mikromanagement für ein äußerst schädliches Führungsverhalten. Letztendlich führt es dazu, dass sich kompetente Mitarbeiter gegängelt fühlen und auf die Dauer sauer gefahren werden. Eine andere Folge kann auch das Zurückdelegieren von Aufgaben an den Chef sein („der macht es ja sowieso so, wie er will“). Die Führungskraft selbst ist überlastet, denn sie will letztendlich alles alleine machen, verbessern oder zumindest „nochmal drüber gucken“.

Sie merken schon, Mikromanagement ist unerfreulich für alle Beteiligten.

Pexels / Pixabay

 

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Wie man als Führungskraft Kommunikation verhindert

Sie kennen sicher das berühmte 1. Axiom von Paul Watzlawick:

Man kann nicht nicht kommunizieren!

Wenn Sie Führungskraft sind, dann können Sie sich zum Beispiel in Besprechungen noch so sehr „zurückhalten“, Ihre Mitarbeiter werden Sie dennoch beobachten und aus dem Beobachteten ihre eigenen Schlüsse ziehen.

Nun wissen wir nicht, was Sie tun müssen, um eine nützliches Gespräch zustande zu bringen, aber Nancy Dixon kennt Verhaltensweisen, die Sie lassen sollten: Six Ways Leaders Kill Conversation. Hier sind sie:

  1. Sie stehen vorne im Raum, alle anderen sitzen
  2. Sie kommentieren sofort jede Äußerung, die ein Teammitglied macht
  3. Sie tragen ein Jackett, die anderen sind in Hemdsärmeln
  4. Sie tun so, als ginge Sie das Thema eigentlich gar nichts an
  5. Sie wählen den falschen Raum
  6. Sie stellen Fragen, geben aber nicht die Chance über eine Antwort nachzudenken

Wenn Sie so wollen, dann können Sie diese 6 No-gos in zwei Gruppe unterteilen. Zum einen kehren Sie Ihren Status heraus und sprechen nicht auf Augenhöhe mit den Anwesenden (1, 2, 3, 5). Zum anderen produzieren Sie Rapport-Abrisse oder verhindern vor vorhherein, das so etwas wie eine gemeinsame Wellenlänge entsteht $, 6).

Nancy erläutert ihre o.a. Punkte in dem Artikel ausführlich. Von mir noch zwei Bemerkungen:

zu 3)
Ein wesentliches Mittel um Rapport (Wellenlänge) herzustellen, ist die Kleidung. Sie gehen ja auch nicht mit Schlips und Kragen in die Nordkurve von St. Pauli.

zu 5)
Walt Disney sagt man nach, dass er für die verschiedenen Phasen eines Entwicklungprozesses auch in verschiedene Räume gegangen ist. Wenn Sie in einem Raum nur Präsentationen veranstalten, wo die Anwesenden in der Regel nur zuhören, dann wählen Sie für Gespräche einen anderen. Im NLP nennt man das räumlichen Anker.

Es lohnt sich für Führungskräfte allemal, sich mit Kommunikation und einschlägigen Modelle zu beschäftigen. Denken Sie an Watzlawicks 3. Axiom:

Kommunikation ist immer Ursache und Wirkung

Oder wie der Volksmund sagt: Wie es in den Wald hinein schallt, so schallt es wieder heraus.

geralt / Pixabay

 

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Extraversion und die Medienwahl von Projektmanagern

Was es alles gibt…
Gerade bin ich über die Thesis for Master of Business Administration von Robert Peloschek gestolpert. Der Titel lautet:

Auswirkungen des Persönlichkeitsmerkmals Extraversion auf die Medienwahl von Projektmanagern aus dem IT- und Telekommunikationsumfeld

Die Thesis“untersucht die Beziehung zwischen den Persönlichkeitsmerkmalen Extraversion und Introversion und der Mediennutzung von Projektmanagern„. Vielleicht interessiert sich der eine Leser oder die andere Leserin des ToolBlogs dafür. Sie könnten die vollständige Arbeit als pdf-Datei herunterladen.

Achtung, Wissenschaft ist schwere Kost!

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Das Museum des Scheiterns

Wenn man manche Tweets oder Blogeinträge liest, könnte man meinen, es gäber nichts Schöneres auf der Welt als zu Scheitern. Dass man aus Fehlschlägen lernen soll und kann, geschenkt, das steht außer Frage. Aber sie herbei sehnen muss man Sie trotzdem nicht finde ich.

Scheitern kann eine Menge Geld und Nerven kosten, manche Mitmenschen mussten aufgrund einschlägiger Verluste schon ihren Laden dicht machen. Außerdem wären da noch Selbstzweifel und die Angst vor Blamage und/oder Schadenfreude. Man kann nämlich sicher sein, es gibt Leute, die haben es ja gleich gesagt. Sie kennen das.

Aber wie, gesagt, dümmer wird man durch Misserfolge nicht. Das weiß auch der Psychologe Samuel West. Um einen Einblick in die Risiken von Innovationen zu geben und uns tiefere Einsichten zu verschaffen, hat er das Museum des Scheiterns gegründet. Offensichtlich war er gelangweilt von den immergleichen Erfolgsstories, die in der Regel weniger Lernerfahrungen versprechen als Misserfolgsgeschichten. Das Museum möchte daher zu Diskussionen über Fehlschläge anregen und uns Mut machen, sinnvolle Risiken einzugehen.
Viele der ausgestellten Informationen waren der Zeit einfach nur voraus und kamen zu früh auf den Markt. Manche sind wirklich pure Fehleinschätzungen.

Übrigens handelt es sich bei dem Museum of Failure nicht um ein digitales, sondern um ein analoges Museum, offensichlich in Form einer Wanderausstellung. Kommendes Frühjahr wird es in München eröffnen. Wie lange es dort beheimatet sein wird, konnte ich nicht in Erfahrung bringen. Einen Vorgeschmack bietet dieses Video:

Inside Sweden's "Museum of Failure" for failed gadgets and electronics

 

Ich werde auf jeden Fall hingehen, wenn sich die Gelegenheit bietet.

 

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Effektive Besprechungen: Wie Sie eine Agenda erstellen

Auch wenn es noch so viele (geplagte) Zeitgenossen gibt, die auf Besprechungen schimpfen, ganz ohne sie geht es nicht. Ich selbst bin mittlerweile ein großer Fan der Time-Boxes geworden. Besprechungen gehören in einen festen Zeitrahmen, denn sonst neigen sie dazu, auszuufern. Es gilt, je mehr ein Meeting in Richtung Routinebesprechung (z. B. jour fixe) geht, desto eher sollte auf ein striktes Zeitlimit geachtet werden. Beispiele hierfür sind etwa die Ereignisse im Scrum oder die 22-Minuten-Besprechung.

Aber nicht alle Besprechungen sind Routinemeetings. Eine Grundvoraussetzung, damit diese Treffen nicht aus dem Ruder laufen, ist eine gut durchdachte Agenda. Dale Cudmore gibt in seinem Artikel How to Create a Time-saving Meeting Agenda einige Hinweise, die beim Erstellen einer Tagesordnung zu beachten sind. In dem Artikel erfahren Sie:

  • warum Besprechungsplanung so wichtig ist
  • aus welchen Elementen eine Agenda besteht
  • wie Sie eine zweckmäßige Agenda schreiben

Darüberhinaus gibt er Ihnen ein Beispiel und eine Vorlage mit auf den Weg.
Letztere können Sie hier herunterladen.

Dale empfiehlt zum Erstellen einer Tagesordnung diese Schritte:

  1. Entscheiden Sie, welches Ziel im Meeting erreicht werden soll und mit welchen Methoden es erreicht werden kann
  2. Bestimmen Sie die Teilnehmer und die Rahmenbedingungen, wie Ort, Zeit und Rollen
  3. Beginnen Sie mit einer Durchsicht der Agenda
  4. Listen Sie die Tagesordnungspunkte auf
  5. Bestimmen Sie, was bei den einzelnen Punkten herauskommen soll
  6. Schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie für jeden Punkt brauchen werden (Puffer!)
  7. Denken Sie darüber nach, wer außer Ihnen bei den einzelnen TOPn die Leitung übernehmen könnte
  8. Überlegen Sie zu jedem Punkt detailliert, wie Sie am besten vorgehen.
    Notieren Sie Vorgehensweise und den Input, den Sie geben möchten.
  9. Schicken Sie die Agenda an die Teilnehmer.

Mir gefällt der Artikel von Dale recht gut. Allerdings unterscheide ich in meinen Workshops zur Besprechungsmoderation gerne zwischen Agenda und Drehbuch. Kurz gesagt, ist die Agenda das, was der Teilnehmer vor der Besprechung zu sehen bekommt. In einem Drehbuch hingegen notiert sich der Besprechungsleiter/Moderator, wie er zu Erreichung der Ziele vorgehen möchte. Elemente des Drehbuchs sind etwa:

  • Methodik (z. B. Brainstorming, Kartenabfrage usw,)
  • Bedarf an Hardware (Pinnwand, Flipchart o. ä.)
  • Formulieren der Aufgabenstellung (z. B. Anweisung oder Formulieren einer geeigneten Frage)
  • Abschätzen des Zeitbedarfs für jeden Schritt unter Berücksichtigung einer „Sollbruchstelle“.

Dieses Drehbuch ist allein für den Besprechungsleiter gedacht.

Ja, ich finde, viele beklagen sich zu Recht über die Qualität von Besprechungen. Meistens ist aber nicht das „Was“ daran schuld, sondern das „Wie“. Und das ist

Handwerkszeug, das man lernen kann!

chief22880 / Pixabay

 

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