Kurznachrichten: Checklisten, Laptops in Meetings, Textbausteine, schlechte Gewohnheiten

Zeig mir, was Du nutzt und ich sage Dir, wer Du bist

Wir Mensche sind alles Unikate und so unterschiedlich, wie wir sind, so unterschiedlich sind unsere Handlungsstile. Das betrifft auch die Arbeitsorganisation, meint Carson Tate und stellt The 4 Types of Productivity Styles vor:  Prioritizer, Arranger, Planner und Visualizer. Nach der Beschreibung der einzelnen Organisationstypen für Carson auch die von ihnen bevorzugt benutzte Software auf. Mich würde einmal interessieren, ob der Umkehrschluss auch gilt: Zeig mir, was Du nutzt und ich sage Dir, wer Du bist.

Checklisten in MS Excel

Mit Excel ist es wie mit Powerpoint. Wenn man auf das Rauschen in den sozialen Medien hört, dann kann wohl keine(r) das Programm so richtig leiden. M.E. muss man bei aller berechtigten Kritik aufpassen, dass man das Kind nicht mit dem Bade ausschüttet. Mit Excel lassen sich nämlich allerhand nützliche Dinge anstellen. Sie können zum Beispiel Checklisten erstellen. Wie das geht, zeigt Ihnen Lori Kaufman Schritt für Schritt in How to Create a Checklist in Excel.

Laptops in Meetings, ja oder nein?

Wenn ich den Teilnehmerinnen und Teilnehmern in meinen Workshops die o.a. Frage stelle, bekommen ich höchst unterschiedliche Antworten. Es gibt Unternehmen, bei denen sind Laptops in Besprechungen tabu und andere, wo dies nicht einmal das Heben einer Augenbraue hervorruft. Susan Dynarski bezieht eindeutig Stellung, wie der Titel Ihres Artikel verrät: Laptops Are Great. But Not During a Lecture or a Meeting. Ich selbst bin hin- und hergerissen, muss aber zugeben, dass mich die Benutzung von Laptops in Meetings zumindest irritiert.[via @t73fde]

Wie man Textbausteine benutzt

Wenn Sie immer wieder die gleichen Textschnipsel schreiben müssen, dann lohnt es sich, über Textbausteine nachzudenken. Oft sind Funktionen für den Gebrauch von Textbausteinen bereits in den Programmen eingebaut, wie z.B, für die Signaturen in Outlook. Manchmal macht es aber Sinn, ein besonderes Programm zur Verwaltung dieser Textschnipsel zu verwenden. Ich selbst habe Tastentrick im Einsatz. Christian Deneke ist der Autor und gibt in Textbausteine: Alles was du wissen musst wertvolle Tipps zum Thema.

Diese Gewohnheiten sind die Feinde der Produktivität

Mit der Produktivität ist es wie mit der Gesundheit. Wir können ziemlich genau sagen, wie man sie zerstört, können aber nur Vermutungen anstellen, wie man sie sicher erhält. Bleiben wir bei dem, was wir sicher wissen. Bei Visualistan finden Sie eine Infografik, die 10 Bad Habits That Kill Your Productivity darstellt. Sehen Sie selbst:
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Kostenfreie Anwendung rund um die Website: PinTab

Wenn Sie mehr oder weniger professionell Websites einrichten oder betreuen, dann sollte Ihre Werkzeugkiste sorgfältig bestückt sein. Dabei sind es gar nicht immer die großen Programme, die Sie unterstützen, sondern vielmehr die kleinen Helferlein. Sie machen ohne großes Gedöns das was Sie sollen: Dem Anwender die tägliche Arbeit erleichtern.

Auf PinTab finden Sie eine umfangreicher Sammlung solcher kleinen Anwendungen:

PinTab is a collection of the best free resources to help creatives with their next project!

Sie finden Quellen für Programme aus den Bereichen:

  • Fotografie
  • Schriften und Icons
  • HTML und CSS
  • SEO und Marketing

und vieles mehr.
Wenn Sie ein geeignetes Werkzeug rund um die Website suchen, das dazu hin noch kostenlos ist, hier werden Sie sicher fündig.

Astryd_MAD / Pixabay

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Digital oder Papier? Sie haben die Wahl!

Kürzlich gab es auf Twitter eine Antwort auf einen Tweet von mir. In diesem hatte ich auf den Corbanizer hingewiesen, den ich in einem ToolBlog-Artikel vorgestellt hatte. Hier ist die Antwort:

Die Argumente, die Luise Freese hier nennt, sind absolut nachvollziehbar und stichhaltig. Was mir allerdings nicht gefällt, ist der letzte Satz: „Statisch und tot“. Bei mir kommt das Statement so an, dass Menschen, die Papier und Stift benutzen, nun ja, zumindest antiquiert sind. Warum eigentlich immer Entweder-oder? Vielleicht gibt es auch ein Sowohl-als-auch?

Kylie Brown hat die Vorteile beider Optionen in ihrem Artikel Digital Or Paper? How To Choose The Best Planner System For You zusammengestellt. Nachdem in dem Antworttweet oben die Vorteile der elektronischen Variante aufgeführt wurden, hier die der analogen, wie Kylie sie beschreibt:

  • Papierplaner können ohne elektronisches Equipment benutzt werden und sind daher auch sehr kostengünstig. Man hat den Planer schnell zur Hand, ohne irgendetwas starten oder gar hochfahren zu müssen.
  • Das Schreiben auf Papier mit der Hand schafft eine starke Verbindung zum Gehirn. Dies betrifft vor allem Menschen, die den kinästhetischen Sinneskanal bevorzugt benutzen. Aus diesem Grund gibt es auch Mitmenschen, die handgemachte Mind-Maps den elektronisch angefertigten vorziehen.
  • Papierplaner können die ganze Übersicht auf einer Seite bieten. Die Notizen sind leichter zu überschauen und wahrzunehmen.
  • Papierplaner werden für sich benutzt. Sie finden, anders als bei elektronischen Apps, kein Klicki Bunti oder andere Apps, die Sie irgendwie ablenken könnten.
  • Papierplaner sind einfach zu benutzen. Zumindest ist das die Meinung vieler, die einen solchen besitzen. Zudem kann er beliebig an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Es gibt kein Korsett, das durch ein vorgegebenes Programm, wie flexibel es auch immer sein mag, vorgegeben ist.
  • Die Datensicherheit ist laut Kylie beim Papierplaner größer. Dieser Behauptung kann ich nicht zustimmen. Denn man kann den Planer mit den sensiblen Daten auch versehentlich im Besprechungszimmer liegen lassen. Dann wird er auch „gehackt“.

Nein, Frau Freese, nicht jeder, der Papier und Bleistift benutzt, ist von vorgestern. Denn es gibt durchaus Vorteile der analogen Variante, wie man sieht. Daher gilt:

Jede(r) wähle die Variante, mit der er/sie am besten zurechtkommt.

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Daten präsentieren mit Hans Rosling

Immer wieder taucht die Frage auf, wie man „trockene“ Zahlen, Daten, Fakten präsentieren kann. Cole Nussbaumer Knaflic hat mit ihrem Buch Storytelling mit Daten Lösungen für dieses Problem angeboten. Vor einiger Zeit habe ich ihr Buch hier im ToolBlog besprochen.

Ein Experte, der immer wieder genannt wird, wenn es um die Präsentation von Facts & Figures geht, ist Hans Rosling. Hans Rosling starb von fast genau einem Jahr. Hier können Sie noch einmal ein Video von ihm anschauen, in dem Sie einiges zum Thema Darstellung von Statistiken lernen können.

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Das Tickler File: In echt und elektronisch

Wenn man sich mit David Allens „Getting-Things-Done“-Methode beschäftigt, stolpert man immer wieder über den Begriff Tickler File. Es handelt sich hierbei um ein rollierendes System, mit dem Sie sicherstellen können, dass die richtigen Schriftstücke zum richtigen Zeitpunkt „aufpoppen“. In der analogen Version besteht es aus den berühmten 43 Mappen, wie ich Sie im ToolBlog bereits beschrieben habe: Wie Sie ein “Tickler File” richtig nutzen. Leider gehört das Tickler File zu den Verfahren, die leicht durchzuführen, aber schwer zu erklären sind. Daher finden Sie in dem o.a. Artikel auch eine Folienpräsentation, die Ihnen zeigt, wie das Ganze funktioniert.

In Zeiten wie diesen geht das Tickler File natürlich auch in elektronisch, z. B. mit Evernote. Es gibt aber auch noch andere Varianten. Ich habe Ihnen einige zusammengestellt:

Das Tickler File aus Papier, mit Google Calendar und Evernote (wikiHow)

Mit dem Mac und Hazel (Hazel, Link zum Artikel)

Mit Mappen in Windows oder auch auf dem Mac

Mit Trello

Mir selbst ist das Ganze zu umständlich. Ich mache es so:

  • Das Papierdokument kommt in eine Noguchi-Tüte.
  • In Outlook lege ich dafür eine Aufgabe an, deren Startdatum der Termin ist, an dem das Dokument wieder erscheinen soll.

Wie gesagt, das ist meine Methode. Wir wissen, viele Wege führen nach Rom. Es muss halt für Sie funktionieren.

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Kurznachrichten: Drafts, G Suite Training, Chrome, Todoist, Entscheidungen

Eine Anleitung zu Drafts

Vor geraumer Zeit habe ich mir für mein iPad das Programm Drafts gegönnt. Mich hat damals der gewaltige Funktionsumfang der App beeindruckt. Draft als Notizen-mach-Programm zu bezeichnen, wird dem Leistungsvermögen nicht gerecht. Die vielen Features sind allerdings nicht nur Segen, sondern Fluch zugleich. Ich benutze Drafts fast gar nicht, denn ich fühle mich in der Bedienung überfordert. Vielleicht ändert sich das bald, denn es gibt eine Anleitung von Thorin Klosowski: How to Use Drafts to Speed Up Your Mobile Note Writing.

Der Google-Online-Tutor: G Suite Training

In meinem langen Benutzerleben habe ich gute Erfahrungen mit Learning-by-doing gemacht, auch wenn ich auch an meine Grenzen stoße (s.o. mit Drafts). Am besten finde ich eine gute intuitive Unterstützung, die mir während der Arbeit hilft, den Umgang mit dem Programm zu erlernen. G Suite Training ist eine Erweiterung für Chrome, die genau das tut. Es handelt sich um eine interaktive Lernsoftware, mit der Sie die Google Anwendungen „live“ wie nebenbei erlernen können.

Aufgaben organisieren mit Google Chrome

Programme für die Aufgabenverarbeitung gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Selbst für den Browser gibt es eine Reihe von Erweiterungen, mit denen Sie Ihre Aufgaben organisieren können. Saikat Basu stellt solche in The 8 Best Ways to Manage Your Tasks in Chrome vor. Mindful, Die Apps TaskadeCheckvist oder Toggl werde ich mir mit Sicherheit bei Gelegenheit näher anschauen.

Todoist mit To-do-Vorlagen maßschneidern

Ich selbst benutze Todoist zwar nicht, weiß aber, dass viele Leserinnen und Leser des ToolBlogs dieses Programm im Einsatz haben. Wenn Sie dazu gehören, dann möchte ich Sie auf To-Do Templates hinweisen, eine Gallery of Todoist Projects, wie es in der Seitenbeschreibung heißt. Sie finden dort über 90 Vorlagen, die Sie herunterladen und importieren können. Natürlich können Sie die Sammlung gern um eigene Templates ergänzen.

Wie treffen Sie Entscheidungen?

Schon immer wurde über die Frage gestritten, ob wir Entscheidungen mit dem „Bauch“ oder mit dem „Kopf“ treffen. Ich ziehe mich gerne aus der Affäre, indem ich behaupte, dass Entscheidungen zwar mit dem Kopf vorbereitet, aber mit dem Bauch getroffen werden. Wenn Sie wissen möchten, auf welche Weise Sie Entscheidungen treffen, dann machen Sie doch einen Test. Sie finden Ihn in dem Artikel von Kristin Wong: Learn Your Decision-Making Style With This Assessment.

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Brainstorming für Singles

Auch wenn in letzter Zeit das Brainstorming immer wieder Gegenstand deutlicher Kritik war, nimmt es dennoch in der Hitliste der Kreativitätsmethoden weit oben einen Dauerplatz ein. Allerdings ist diese Methode eher für Arbeitsgruppen gedacht.

Indes können Sie diese Methode zum Generieren von Ideen durchaus auch allein anwenden. Wie so etwas geht, beschreibt beispielsweise ein Artikel auf wikiHow: How to Brainstorm Alone. Vorgestellt werden Arbeitsweisen zur

  1.  Ideenfindung
  2. Organisation von Gedankengängen
  3. Überwindung mentaler Blockaden

Aber auch andere Autoren haben sich mit der Methode Brainstorming für Einzelkämpfer beschäftigt:

  • Gregg Fraley: Brainstoming Alone
    Allgemeine Tipps für die Ideenfindung mit Stift und Notizbuch. Interessant: Man setze sich bestimmte Anzahl von Ideen zum Ziel, die man erreichen muss. Vorher darf man nicht aufhören. Außerdem kann man die Rolle verschiedener Berühmtheiten einnehmen (Was würde Gandhi tun?).
  • Alex Bigman: 14 motivating ways to brainstorm by yourself
    Alex empfiehlt unter anderem, einen Tapetenwechsel vorzunehmen. Gehen Sie doch einmal für das Brainstorming an einen völlig anderen Ort, in ein Café zum Beispiel oder die Stadtbücherei. Weiter gibt Alex Tipps wie Wortspiele, Perspektivenwechsel, Darüber schlafen oder das Führen eines Bilder-Logbuchs z.B. mit Pinterest.
  • Saikat Basu: 8 Tips To Come Up With Winning Ideas When You Are Brainstorming Alone
    Besonders interessant finde ich den Hinweis, wild herumzugooglen oder willkürlich in einem Buch zu blättern. Auch Spazieren gehen kann helfen. Meine Ergänzung: Vergessen Sie das Tagträumen nicht. Besonders, wenn Sie Zug fahren oder im Wartezimmer sitzen. Vergessen Sie dabei Ihr Notizbuch nicht.
  • Andy Eklund: Brainstorming Alone   
    Andy weist hier auf Assoziationsmethoden hin. Er empfiehlt weiterhin, sich die Ideen woanders zu holen, z. B. im Gespräch mit völlig Unbeteiligten.
  • Alexis Anderson: Working Solo? 8 Great Ways to Brainstorm by Yourself  
    Im Prinzip eine Zusammenfassung der o.a. Artikel mit Zitaten mehr oder weniger berühmter Zeitgenossen

Ich persönlich ziehe die Methode vor, die Vera Birkenbihl einmal beschrieben hat:

  • Man nehme sich einen Stoß Karten und lege ihn vor sich auf den Tisch.
  • Nun nimmt man immer eine Karte vom Stapel weg, schreibe eine Idee auf die Karte und lege sie beiseite. Dann die nächste Karte mit der nächsten Idee, dann die nächste Karte mit der nächsten Idee usw.
  • Wenn einem nichts mehr einfällt, mache man eine kurze Pause, trinke einen Kaffee oder ähnliches.
  • Nach der Pause nehme man die Karten mit den Ideen, mische sie und teile diese Karten in zwei neue Stapel.
  • Nun nimmt man die jeweils obere Karte von den beiden Stapeln und notiere auf einer leeren Karte, was einem spontan bei Betrachtung der beiden gezogenen Karten einfällt. Gibt es Unterschiede, Gemeinsames, Verbindungen?
  • Fortsetzung mit den nächsten beiden Karten usw.

Anschließend erfolgt mit allen geschriebenen Karten (Ideen) die Auswertung: Was ist brauchbar, was ist weniger brauchbar, mit was sollte man sich weiter beschäftigen?

Mit diesem Vorgehen habe ich so manche Idee entwickelt oder manche Schreibblockade überwunden.

Wie kommen Sie auf Ideen, wenn Sie alleine sind? Welches Vorgehen führt bei Ihnen zum Erfolg?

qimono / Pixabay

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Szenarien als Ersatz für die Kristallkugel

Eines der Bücher, die in meinen über zwanzig Jahre Tätigkeit in der Organisationsentwicklung am meisten beeindruckt und beeinflusst hat, ist Peter Senges Die fünfte Disziplin und das dazu gehörende Fieldbook. Dort ist mir auch zum ersten Mal die Szenariotechnik begegnet,

eine Methode der Strategischen Planung und eine Prognosetechnik, die sowohl in der Politik, in der Wissenschaft als auch der Wirtschaft verwendet wird. Ziel ist, mögliche Entwicklungen der Zukunft zu analysieren und zusammenhängend darzustellen. (Wikipedia)

In den o.a. Buch wird die Royal Dutch Shell als leuchtendes Beispiel für die praktische Anwendung dieser Methode in der Praxis benannt. Von Shell stammen auch gefühlte  Videos, die die Szenariotechnik erläutern: Navigating an Uncertain Future und  Windows on the future: modelling scenarios.

Das ist aber bei weitem nicht alles. Sie finden auf YouTube noch eine Unzahl weiterer Videos zu Szenarios, die von Shell sind oder sich mit Shell beschäftigen.

Allerdings ist die Szenariotechnik vielleicht auch nur eine Methode, in die Glaskugel zu schauen. Denn trotz Szenarien hat sich Shell auch nicht immer mit Ruhm bekleckert. Es gilt eben immer noch das weise Wort eines amerikanischen Zeitgenossen:

You simply don’t know.

 

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Tausend Jahre wie ein Tag: Vom Umgang mit der Zeit

Ich bin begeisteter Podcast-Hörer. Kürzlich bin ich über einen interessanten solchen gestolpert, der sich mit dem Umgang mit der Zeit beschäftigt: Tausend Jahre wie ein Tag. Autor Hans Michael Ehl stellt vor, wie die Zeit aus der Sicht des Christentum, des (Zen-) Buddhismus und der jüdischen Religion betrachtet wird. Es ist doch erstaunlich. wie viel Gemeinsamkeiten diese Ansätze haben. Es geht um Achtsamkeit, Strukturieren des Tags und um Entschleunigung. Hören Sie selbst:

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Tipps von TED für gute Folien

Zwar glaube ich nicht, dass TED heute noch irgendjemandem erklärt werden muss, falls aber doch, dann empfehle ich den einschlägigen Artikel auf (in?) der Wikipedia. Im allgemeinen gilt es als Ritterschlag, bei einer TED-Konferenz referieren zu dürfen und tatsächlich sind die Präsentationen selten langweilig. Dies liegt nicht zuletzt auch an der Gestaltung der Folien, die den Inhalt des Gesagten nicht ersetzen, sondern eben wirkungsvoll ergänzen.

Wenn Sie lernen möchten, wie auch Sie solche Folien erstellen können, dann empfehle ich Ihnen einen einschlägigen Artikel auf dem TEDBlog: 10 tips on how to make slides that communicate your idea, from TED’s in-house expert. Hier sind die Tipps:

  1. Denken Sie erst zum Schluss über Ihre Folien nach
  2. Verwenden Sie ein durchgängiges Foliendesign
  3. Wählen Sie eine besondere Gestaltung für die Folien für die Übergänge
  4. Bei Text gilt ganz besonders: Weniger ist mehr!
  5. Verwenden Sie Bilder, die die Bedeutung des Gesagten unterstreichen
  6. Gehen Sie sparsam mit Effekten und Animationen um (oder verwenden Sie gar keine)
  7. Benutzen Sie statt einem Pfeil die Technik des Maskierens, um Bedeutsames hervorzuheben
  8. Verschieben Sie große Bilder (anstatt sie zu skalieren oder abzuschneiden)
  9. Vermeiden Sie Autoplay, wenn Sie Videos zeigen
  10. Erstellen Sie Diagramme mit Ihrem Präsentationsprogramm
    (anstatt sie mit Cut & Paste einfach einzufügen)

Nähere Informationen und ein paar Beispiele finden Sie in dem o.a. Artikel. Ich kann diesen Tipps nur zustimmen. Ein Vorgehen nach der Methode „Hast Du Folie, hast Du Vortrag“ funktioniert nicht. Wenn Sie wirklich eine gute Präsentation gestalten wollen, dann kostet das eben Mühe und Gehirnschmalz. Warum sollte das auch anders sein?

seagul / Pixabay

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