Der Leitfaden für konzentriertes Arbeiten

Es gibt Bücher, die ich so interessant finde, dass ich sie sogar zweimal in die Hand nehme um sie noch besser zu verstehen. Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen von Cal Newport ist so ein Buch.
Newport beschreibt in seinem Buch die Segnungen des Deep Work. Er bezeichnet damit Phasen des konzentrierten Arbeitens unter Ausschaltung von Ablenkungen jedweder Art.

Es ist zwar sehr zu empfehlen, das Buch zu lesen, aber Sie müssen es nicht unbedingt. Fadeke Adegbuyi hat eine umfangreiche Anleitung vorgelegt, wie Sie Deep Work auch so erreichen können. In ihrem Artikel The Complete Guide to Deep Work zeigt sie Ihnen:

  • Wie Sie Deep Work am besten praktizieren
  • Wie Sie Ihre Fähigkeiten zu Deep Work verbessern
  • Wie Sie digitale Ablenkungen vermeiden
  • Wie Sie oberflächliches Tun aus Ihrem Leben verbannen
  • Wie Sie einen erfolgreichen Start mit Deep Work hinlegen

Wir sind ja gewohnt, dass unseren amerikanischen Freunde mit ihren Überschriften gerne etwas übertreiben. Neben dem Wort „ultimativ“ finden sich sehr oft auch andere Superlative, die versprechen, was dann der Artikel oft nicht halten kann.
Hier ist das anders. Fadeke kann m. E. schon mit einiger Berechtigung von einem complete guide sprechen. Sie finden hier wirklich eine nützliche Anleitung, die viele Facetten des Deep Work aufgreift. Sogar an eine Checkliste für eine erfolgreiche Umsetzung hat sie gedacht.

Lesens- und beachtenswert!

i410hlr / Pixabay

 

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Über den PDSA-Kreis von W. Edwards Deming

Dieser Tweet von meinem Freund und Kollegen Jan Fischbach ist zu wertvoll, als dass man ihn einfach klammheimlich im Orkus der Twitterwelt verschwinden lassen sollte.

Jan verweist auf das Blog des Deming-Instituts, wo in einigen Artikeln Entwicklung und Hintergrund des Deming-Kreises erklärt wird: Deming on Management: PDSA Cycle. Sie haben richtig gelesen. Hier steht PDSA und nicht PDCA und das ist kein Tippfehler.

Nun habe ich als alter TQM-Veteran immer geglaubt, ich wüsste alles fast alles über die grundlegenden Qualitätsprinzipien von Deming, Juran und Co. Jan schafft es aber immer wieder, mich auf den Pfad der Demut zurückzuführen.

Auf jeden Fall für mich ein deutlicher Hinweis, mich wieder intensiver mit den guten alten TQM-Prinzipien auseinanderzusetzen.

Vielen Dank für die Anregung, Jan.

William Edwards Deming

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9 Tipps gegen Jetlag

Ein Freund von mir hat beruflich sicher schon mehrfach die Erdkugel umrundet. Für ihn gehört es zum Alltag, mal eben in der nächsten Woche nach Singapur und wieder zurück zu fliegen. Ich gestehe, für mich wäre das nichts. Wenn ich einen Langstreckenflug hinter mich gebracht habe, leide ich die ersten Tage sehr unter dem berüchtigten Jetlag. Yumi Sakugawa hat ein Herz und gibt mir und anderen Leidensgenossen 9 Tips for Overcoming Jet Lag. Nun weiß ich nicht, ob diese Tipps funktionieren, aber schön anzuschauen sind sie allemal. Bei meinem nächsten Flug werde ich sie testen. Und vorher meinen Freund fragen, wie er das macht.

sagukawa

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Quix – Die eierlegende Wollmilchsau für Bookmarklets

Schauen wir einmal in der Wikipedia nach:

Ein Bookmarklet (auch: Favelet) ist ein kleines in JavaScript geschriebenes Makro, das als Bookmark abgespeichert wird und dadurch die Funktionen eines Webbrowsers erweitert.

Das wäre jetzt also auch geklärt. Vielleicht haben Sie ja auch solche Bookmarklets in Gebrauch. Vielleicht auch so viele, dass Sie langsam die Übersicht verlieren. Und jetzt kommt Quix ins Spiel. Quix ist ein Bookmarklet, das Ihre Bookmarklets verwaltet, ein Meta-Bookmarklet sozusagen. Das Video zeigt, wie es funktioniert:

 

An introduction to Quix on 14011796

 

Vielleicht haben Sie ja Verwendung für so etwas.

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Buch zu gewinnen: 47 Gründe, sich NICHT selbstständig zu machen

Seit 1996 verdiene ich meine Brötchen als Freiberufler oder Freelancer, wie das auf Denglisch heißt. Manche Menschen meinen auch etwas despektierlich, ich wäre ein „Einzelkämpfer“, was immer das auch heißen mag. Allerdings bin ich kein „Unternehmer“ und auf die Unterscheidung zwischen Freiberufler und Unternehmer habe ich immer Wert gelegt. Unternehmer spielen in einer anderen Liga und haben andere (zusätzliche) Verantwortlichkeiten, die auch andere Schwerpunkte in ihrer Arbeit setzen.

Auf die Frage, ob ich jungen Menschen heute zur Selbstständigkeit raten würde, gibt es eine klare Antwort: Kommt darauf an. Für mich war die Vorsilbe „Frei-“ beim Freiberufler immer das entscheidende Argument für meine Selbstständigkeit. Bei mir hat es ja auch gut funktioniert (und es funktioniert immer noch). Dennoch möge man den Schritt in die Selbstständigkeit gut überdenken, denn es wartet so manche Stolperfalle.

Der Unternehmer Matthias Büttner (X47 und der (sein?) Steuerberater Guido Joest haben in einem Buch 47 Gründe, sich nicht selbstständig zu machen, aufgelistet. Die Gründe sind zu finden in den Kapiteln

  1. Der Unternehmer
  2. Der Unternehmer und sein Umfeld
  3. Das Finanzamt als Feind des Unternehmers (!)
  4. Der Arbeitnehmer als Feind (!)
  5. Weitere Feinde des Unternehmers
  6. Fallen bei der Gründung

Sie sehen, da kommt schon einiges zusammen. Dennoch gilt „viel Feind, viel Ehr“ und wenn Sie nach der Lektüre immer noch in die Selbstständigkeit wollen, dann sind Sie für das Scheitern zumindest gut gerüstet.

(Na gut, der letzte Satz war ein Scherz, denn es gibt ja auch genug Beispiele für die erfolgreiche Selbstständigkeit. Büttner und Joest zum Beispiel.)

Allerdings frage ich mich, ob bei Matthias Büttner der Name seines Unternehmens X47 etwas mit den 47 Gründen zu tun hat. Aber vielleicht ist das nur ein Zufall.

Achtung!!
Sie können das Buch von Büttner und Joest gewinnen, einmal in analog und einmal in digital. Schreiben Sie mir bis 15. Juni d. J. eine entsprechenden E-Mail oder hinterlassen Sie einen Kommentar. Am 16. Juni benachrichtige ich dann die GewinnerInnen Das Werk geht ihnen dann schnellstmöglich zu. Viel Glück!

Vielen Dank fürs Mitmachen, sei es per Kommentar oder per E-Mail.
Die Gewinner wurden benachrichtigt. Herzlichen Glückwunsch!

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Welches Diagramm eignet sich für welche Daten?

Als ausgesprochenes Augentier war ich schon immer ein großer Anhänger von Visualisierungsmethoden, wie dem geneigten Leser dieses Blogs nicht entgangen sein dürfte. „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“, sagt schon der Volksmund. Das trifft besonders auf die berüchtigten Zahlenfriedhöfe zu, die als Diagramme meist leichter zu verdauen sind.

Wenn Sie sich bei der Auswahl des geeigneten Diagramms helfen lassen wollen, benutzen Sie doch den Chart Chooser. Zunächst wählen Sie, was mit der Darstellung verdeutlicht werden soll. Dann klicken Sie einfach die geeignete Diagrammform an, wählen, ob Sie Excel oder Powerpoint benutzen wollen und schon können Sie die fertige Diagrammvorlage herunterladen. Ansprechend und praktisch obendrein.

Etwas ähnliches stellt ExtremePresentation zur Verfügung, sogar auf Deutsch: Chart Chooser in German (pdf-Datei). Der Chart Chooser dient als einfache Entscheidungshilfe, welche Daten mit welchen Grafiken zweckmäßig dargestellt werden können. Für den Schreibtisch dient eine pdf-Datei der Übersicht, die Sie sich kostenlos herunterladen können.
Nebenbei bemerkt, ist die Website ExtremePresentation ein Fundgrube mit Tipps über das Erstellen und Gestalten von Präsentationen.

Lesenswert, weil umfangreich und sehr informativ, ist auch der einschlägige Artikel von Steven Franconeri: Multiple views on how to choose a visualization. Zu dem Artikel gibt es auch eine Infographik zum Download als pdf-Datei.

 

Buch zum Thema (Werbung)

 

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20 Arten, “Nein” zu sagen

Sie können so gut organisiert sein wie Sie wollen, irgendwann kommt der Punkt, an dem Sie die eine oder andere Aufgabe ablehnen müssen. Dafür gibt es gute Gründe:

  1. Es gehört nicht zu Ihrem Job
  2. Sie sind jetzt schon voll bis Oberkante Unterlippe
  3. Jemand anders kann es besser

Sie finden sicher noch weitere Gründe, “Nein” zu sagen. Allerdings ist das Ablehnen nicht immer einfach. Schließlich möchte man niemanden vor den Kopf stoßen. Gut, dass uns Ramona Creel einschlägige Tipps gibt: 20 Ways To Say No. Nun mag der eine oder andere Hinweis nicht zu unserem Kulturkreis passen. Aber Sie finden in dem Beitrag zweifelsohne wertvolle Anregungen.

Courtney E. Martin kommt mit nur Five Ways to Say No Gracefully aus. Sie empfiehlt die Antworten:

  1. Nein, jetzt gerade nicht
  2. Nein, aber hier gibt es andere Möglichkeiten
  3. Nein, aber haben Sie schon unseren Kollegen XY gefragt
    (Vorsicht, s.u. die Triage!)
  4. Nein, das kann ich nicht tun, aber dafür kann ich etwas anderes machen
  5. Lassen Sie mich darüber nachdenken

Auch Adam Grant gibt in seinem Beitrag 8 Ways to Say No Without Hurting Your Image Tipps zum Nein sagen. Allerdings sollten Sie manchen mit Vorsicht einsetzen. Zum Beispiel die „Triage“:

Meet my colleague, who will set up a time to chat

Zumindest wäre es hilfreich, vor dieser Antwort Ihren Kollegen informieren und um seine/ihre Erlaubnis zu bitten. Sonst kann der Schuss nach hinten losgehen, weil sich Ihre Kollegen überrumpelt fühlen.

Weitere Beispiele finden Sie bei Dan Martell: How Saying No Allows Me To Do More. Die Anregungen sind zwar ebenfalls in Englisch, aber kurz gehalten und leicht zu verstehen.

Ein Hinweis noch. Bevor Sie zu jemand anderem “Nein” sagen, müssen Sie eine Entscheidung treffen. Die Entscheidung nämlich, dies auch tatsächlich tun zu wollen. Sie werden jemanden enttäuschen müssen. Leider nimmt Ihnen diese Entscheidung keiner ab. Bedenken Sie: “Wasch mir den Pelz, aber mach mich nicht nass”, funktioniert nicht. Gefragt ist eine klare Ansage Absage.

Alexas_Fotos / Pixabay

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Apps für das Erstellen von Infografiken

Vielleicht haben Sie es schon bemerkt. Meine Kurznachrichten werden immer durch eine Infografik abgeschlossen. Ich mag diese Infografiken, denn Sie verschaffen einen Überblick zu Zahlen, Daten, Faken zu einem bestimmten Thema.

Sie möchten Ihre eigenen Infografiken erstellen? Versuchen Sie es doch einmal mit den 5 Best Free Tools to Make Infographics Online, die Kamosh Pathak in seinem Beitrag vorstellt. Wie der 30Titel verrät, sind diese Apps frei und webbasiert. Um die ersten Versuche zu starten, müssen Sie also kein Geld ausgeben und auch kein Programm installieren. Hier seine Auswahl:

  1. Canva
  2. Visme
  3. Piktochart
  4. Venngage
  5. Infogram

Dass die Programme kostenfrei sind, stimmt leider nicht so ganz, denn sie folgen dem Freemium-Modell. Meist können Sie nur eine begrenzte Anzahl an Infografiken mit ebenso begrenzten Programmfunktionen erstellen. Wenn Sie die Anwendung in ganzer Pracht nutzen wollen, wird ein Obolus fällig. Nun gut, für das Ausprobieren und die ersten Schritte dürften die kostenlosen Varianten erst einmal ausreichen.

Wenn Ihnen die o.a. Auswahl nicht ausreicht, dann gibt es auch noch andere Alternativen. Einige davon habe ich in Werkzeuge für Infografiken aufgeführt. Karl Gude hat darüber sogar eine [Präsentation auf Slideshare] erstellt.

Sie können Ihre Infografik aber auch mit dem erstellen, was bei Ihnen sowieso auf dem Rechner ist, mit Bordmitteln sozusagen. Lesen Sie hier, wie Sie Infografiken mit Powerpoint erstellen. Powerpoint dürfte auf jedem gut sortierten Rechner installiert sein.

Von Venngage gibt es auch eine nette Anleitung für Beginner, die Ihnen bei der Arbeit unter die Arme greift.

Ansonsten betrachten Sie einfach diese Infographic About Infographics:

 

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Unterbrechungen aus Sicht des Arbeitsschutzes

Dass Unterbrechungen und/oder Störungen Gift für das produktive Arbeiten sind, haben Sie sicher schon am eigenen Leib erfahren. Unterbrechungen verhindern konzentriertes Arbeiten und damit das, was Cal Newport als Deep Work bezeichnet.

Der Erfinder der Pomodorotechnik, Francesco Cirillo, unterscheidet zwischen internen und externen Unterbrechungen. Interne Unterbrechungen verursachen Sie selbst, wenn Ihnen zum Beispiel während der Erledigung einer Aufgabe einfällt, dass Sie noch einen Termin für den Reifenwechsel benötigen und Sie unmittelbar zum Hörer greifen, um in der Werkstatt anzurufen. Externe Unterbrechungen werde, der Name sagt es schon, von Ihrer Umgebung verursacht: Ein Kollege kommt herein und fragt sie etwas oder Ihr E-Mail-Programm teilt Ihnen mit, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

Viele dieser Unterbrechungen lassen sich abstellen. Sie können schnell notieren, dass ein Anruf beim Reifendienst fällig ist und den Anruf tätigen, wenn die Aufgabe erledigt ist. Oder Sie stellen die Benachrichtigungsfunktion Ihres E-Mail-Clients ab. Das Abstellen des Kollegen ist etwas komplizierter, geht aber mit etwas Kreativität und Willen auch.

Aber nicht alle Unterbrechungen lassen sich selbst abstellen. Manche sind systemimmanent und daher schwer beeinflussbar. Das ist erst einmal noch nicht schlimm, denn manche Unterbrechungen gehören zum Job. Schwierig wird es, wenn die Unterbrechungen als sinn- und nutzlos empfunden werden.

Das derlei Störungen nicht nur das produktive Arbeiten, sondern auch die psychische Gesundheit beeinträchtigen können, zeigt Prof. Dr. Thomas Rigotti in seinem Forschungsbericht, den die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) veröffentlicht hat. Die Lektüre dieses wissenschaftlichen Berichts ist keine leichte Kost.

Wenn Ihnen eine Übersicht über die Ergebnisse in Form von Zahlen, Daten, Fakten ausreicht, dann greifen Sie zum entsprechenden Poster.

 

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Time-Boxes: Wie viel Zeit für welches Meeting?

Seit ich mich mit Scrum und der Tomatentechnik auseinandergesetzt habe, bin ich ein Fan von Time-Boxes. Wie der Name sagt, werden bei diesem Ansatz bestimmte Zeitspannen für das Arbeiten definiert, die nicht überschritten werden dürfen.

In der Regel berechnem wir unseren Arbeitstag stundenweise und planen ihn dementsprechend. Auch in Programmen wie Outlook hat der (Arbeits) -tag 8 Stunden á 60 Minuten. Infolgedessen blocken wir Zeitfenster zum Beispiel für Besprechungen auch stundenweise. Warum wir das machen? Wir wissen es selbst nicht, vermutlich weil das Programm es einfach so vorgibt.

Dabei ist diese 60-Minuten-Lösung schon aus organisatiorischen Gründen nicht optimal. So brauchen die Teilnehmer Zeit, um von einem Ort zum anderen zu wechseln, sich einzufinden und „anzukommen“. Zeit, die man braucht, an die aber oft nicht gedacht wird.

Das weiß auch Alison Davis und hat andere Ideen zur Zeitplanung. In ihrem Artikel Why Changing The Length of Your Next Meeting Will Make It Dramatically Better empfiehlt sie die 10-30-50-90-Regel, um die Effektivität von Meetings entscheidend zu steigern.

Bei den Zahlen handelt es sich um Time-Boxes, die Allison für bestimmte Besprechungstypen vorsieht:

  • 10 Minuten für Besprechungen, in denen eine offene Frage kurz und knapp beantwortet werden muss oder Feedback zu einem Vorschlag eingeholt werden soll
  • 30 Minuten werden eingeplant für Gespräche unter 4 Augen zur fokussierten Behandlung eines Problems
  • 50 Minuten ist die Zeitvorgabe, wenn das Thema komplizierter ist oder mehrere Punkte zu besprechen sind
  • 90 Minuten sind vorgegeben zur Ideenfindung, für Strategiediskussionen oder Problemlösungen

Wenn Sie jetzt noch dokumentieren, ob sie die vorgesehenen Ziele tatsächlich in der vorgesehenen Zeit erreichen konnten, dann haben Sie eine hervorragende Ausgangsbasis für künftige Verbesserungen. Empirisches Arbeiten auf der Grundlage von Daten eben.

[via Lifehacker]

olafpictures / Pixabay

 

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