Das Museum des Scheiterns

Wenn man manche Tweets oder Blogeinträge liest, könnte man meinen, es gäber nichts Schöneres auf der Welt als zu Scheitern. Dass man aus Fehlschlägen lernen soll und kann, geschenkt, das steht außer Frage. Aber sie herbei sehnen muss man Sie trotzdem nicht finde ich.

Scheitern kann eine Menge Geld und Nerven kosten, manche Mitmenschen mussten aufgrund einschlägiger Verluste schon ihren Laden dicht machen. Außerdem wären da noch Selbstzweifel und die Angst vor Blamage und/oder Schadenfreude. Man kann nämlich sicher sein, es gibt Leute, die haben es ja gleich gesagt. Sie kennen das.

Aber wie, gesagt, dümmer wird man durch Misserfolge nicht. Das weiß auch der Psychologe Samuel West. Um einen Einblick in die Risiken von Innovationen zu geben und uns tiefere Einsichten zu verschaffen, hat er das Museum des Scheiterns gegründet. Offensichtlich war er gelangweilt von den immergleichen Erfolgsstories, die in der Regel weniger Lernerfahrungen versprechen als Misserfolgsgeschichten. Das Museum möchte daher zu Diskussionen über Fehlschläge anregen und uns Mut machen, sinnvolle Risiken einzugehen.
Viele der ausgestellten Informationen waren der Zeit einfach nur voraus und kamen zu früh auf den Markt. Manche sind wirklich pure Fehleinschätzungen.

Übrigens handelt es sich bei dem Museum of Failure nicht um ein digitales, sondern um ein analoges Museum, offensichlich in Form einer Wanderausstellung. Kommendes Frühjahr wird es in München eröffnen. Wie lange es dort beheimatet sein wird, konnte ich nicht in Erfahrung bringen. Einen Vorgeschmack bietet dieses Video:

Inside Sweden's "Museum of Failure" for failed gadgets and electronics

 

Ich werde auf jeden Fall hingehen, wenn sich die Gelegenheit bietet.

 

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Effektive Besprechungen: Wie Sie eine Agenda erstellen

Auch wenn es noch so viele (geplagte) Zeitgenossen gibt, die auf Besprechungen schimpfen, ganz ohne sie geht es nicht. Ich selbst bin mittlerweile ein großer Fan der Time-Boxes geworden. Besprechungen gehören in einen festen Zeitrahmen, denn sonst neigen sie dazu, auszuufern. Es gilt, je mehr ein Meeting in Richtung Routinebesprechung (z. B. jour fixe) geht, desto eher sollte auf ein striktes Zeitlimit geachtet werden. Beispiele hierfür sind etwa die Ereignisse im Scrum oder die 22-Minuten-Besprechung.

Aber nicht alle Besprechungen sind Routinemeetings. Eine Grundvoraussetzung, damit diese Treffen nicht aus dem Ruder laufen, ist eine gut durchdachte Agenda. Dale Cudmore gibt in seinem Artikel How to Create a Time-saving Meeting Agenda einige Hinweise, die beim Erstellen einer Tagesordnung zu beachten sind. In dem Artikel erfahren Sie:

  • warum Besprechungsplanung so wichtig ist
  • aus welchen Elementen eine Agenda besteht
  • wie Sie eine zweckmäßige Agenda schreiben

Darüberhinaus gibt er Ihnen ein Beispiel und eine Vorlage mit auf den Weg.
Letztere können Sie hier herunterladen.

Dale empfiehlt zum Erstellen einer Tagesordnung diese Schritte:

  1. Entscheiden Sie, welches Ziel im Meeting erreicht werden soll und mit welchen Methoden es erreicht werden kann
  2. Bestimmen Sie die Teilnehmer und die Rahmenbedingungen, wie Ort, Zeit und Rollen
  3. Beginnen Sie mit einer Durchsicht der Agenda
  4. Listen Sie die Tagesordnungspunkte auf
  5. Bestimmen Sie, was bei den einzelnen Punkten herauskommen soll
  6. Schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie für jeden Punkt brauchen werden (Puffer!)
  7. Denken Sie darüber nach, wer außer Ihnen bei den einzelnen TOPn die Leitung übernehmen könnte
  8. Überlegen Sie zu jedem Punkt detailliert, wie Sie am besten vorgehen.
    Notieren Sie Vorgehensweise und den Input, den Sie geben möchten.
  9. Schicken Sie die Agenda an die Teilnehmer.

Mir gefällt der Artikel von Dale recht gut. Allerdings unterscheide ich in meinen Workshops zur Besprechungsmoderation gerne zwischen Agenda und Drehbuch. Kurz gesagt, ist die Agenda das, was der Teilnehmer vor der Besprechung zu sehen bekommt. In einem Drehbuch hingegen notiert sich der Besprechungsleiter/Moderator, wie er zu Erreichung der Ziele vorgehen möchte. Elemente des Drehbuchs sind etwa:

  • Methodik (z. B. Brainstorming, Kartenabfrage usw,)
  • Bedarf an Hardware (Pinnwand, Flipchart o. ä.)
  • Formulieren der Aufgabenstellung (z. B. Anweisung oder Formulieren einer geeigneten Frage)
  • Abschätzen des Zeitbedarfs für jeden Schritt unter Berücksichtigung einer „Sollbruchstelle“.

Dieses Drehbuch ist allein für den Besprechungsleiter gedacht.

Ja, ich finde, viele beklagen sich zu Recht über die Qualität von Besprechungen. Meistens ist aber nicht das „Was“ daran schuld, sondern das „Wie“. Und das ist

Handwerkszeug, das man lernen kann!

chief22880 / Pixabay

 

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Das Multitool für pdf: Able2Extract in neuer Version

Ich denke eine der Konstanten in der sonst so dynamischen IT-Welt stellt das pdf-Format dar. Tatsächlich kann ich mir nur schwer vorstellen, ohne diese Dateien auszukommen. Mittlerweile ist dieses Format weit über die reine Darstellung von Dokumenten hinausgewachsen. Viele Anwendungen helfen dabei, das letzte aus pdf-Files herauszuholen.

Able2Extract ist ein solches Programm, Mittlerweile ist eine neue Version der Anwendung, über die ich hier im ToolBlog bereits berichtet habe, erschienen. Sie trägt die Nummer 14 und Sie können mit dem Programm

  • pdf-Dateien signieren
  • Formulare erstellen, bearbeiten
  • Paginierstempel anbringen
  • die Authentizität signierter pdf-Dateien verifizieren

Eine vollständige Aufzählung der angeboten Möglichkeiten finden Sie auf der einschlägigen Website.

Ich habe das Programm in Gebrauch und finde es sehr nützlich. Hier gibt es eine Zusammenfassung, was Able2Extract machen kann und soll:

What's New: Able2Extract Professional 14 Features

 

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Coveys „Seven Habits“ im Trickfilm

Nein, ich schaffe es einfach nicht. Jedesmal, wenn ich ein Buch von Stephen Covey zur Hand nehme, komme ich über die ersten dreißig Seiten nicht hinaus. Covey-Fans mögen es mir verzeihen, aber ich finde seine Bücher sterbenslangweilig. Aber Dank YouTube bekommt unsereins dennoch die Chance, sein wohl bekanntestes Buch als Trickfilm zu begucken und so an Covey’s Ideen Anteil zu nehmen: The 7 Habits of Highly Effective People by Stephen Covey – Animated Book Review.
.

THE 7 HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE BY STEPHEN COVEY – ANIMATED BOOK REVIEW

 

Wenn Sie es doch lieber Texte lesen, dann empfehle ich Ihnen den Beitrag Die Grundideen der „7 Habits“.

 

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Verplempern Sie Ihre Zeit nicht mit E-Mails

Bevor Sie jetzt hoffnungsvoll leuchtende Augen bekommen, muss ich Ihnen leider mitteilen, dass es in diesem Beitrag nicht darum geht, auf die E-Mail ganz zu verzichten. Wir werden mit ihr wohl noch ein paar Jahre leben müssen. Vielmehr beschreibt Mike Schmitz in seinem Beitrag 7 Email Hacks That Will Save You An Hour a Day, wie Sie mit ein paar einfachen Tricks eine Stunde Zeit am Tag gewinnen können.

Laut dem Autor gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten, die Zeit, die für E-Mails verwendet werden muss, zu verkürzen, indem Sie

  1. die Anzahl der E-Mails verringern, die Sie täglich verarbeiten müssen
  2. effizienter Ihre E-Mails verwalten.

Laut Mike folgen seine sieben Kniffe genau diesen Prinzipien. Sie wirken für sich allein, die Wirksamkeit wird aber signifikat erhöht, indem man sie kombiniert. Hier sind sie:

Lesen Sie die E-Mail nur einmal

Lesen Sie eine E-Mail nicht mehrmals, denn das ist Zeitverschwendung. Entscheiden Sie sofort, was Sie damit tun wollen. Sie können dabei dem Diagramm folgen, das ich in E-Mail, ganz einfach vorgestellt habe. Drucken Sie es aus und legen es vor sich auf den Schreibtisch und dann arbeiten Sie konsequent nach diesem Schema.
Für Guru David Allen ist dieses Vorgehen grundsätzlicher Natur, sei es digital oder analog:

There is no reason to ever have the same thought twice, unless you like having that thought.

Schreiben Sie aussagekräftige Betreffs

Wenn ich sehe, wie die Betreffs in den E-Mails in den Eingangskörben aussehen, überkommt mich das Mitleid mit meinen Kunden. Im Betreff sollte der Adressat schon sehen können (a) um was es geht und (b) was von ihm/ihr erwartet wird. Auch hierzu gibt es ein schönes Diagramm.

Verwenden Sie Suchoperatoren

Mike hat in seinem Artikel zu den Suchoperatoren von Googlemail verlinkt. Da ich aber weiß, dass viele Leser beruflich MS Outlook verwenden, hier der Link zu der einschlägigen Seite: Outlook Syntax Suche verwenden.

Automatisieren Sie

Wenn Sie immer wieder in E-Mails den gleichen Text schreiben müssen, dann sollten Sie über ein Programm zu Verwaltung von Textbausteinen nachdenken. Für den Mac empfehle ich Typinator, für Windows Tastentrick und für beides Textexpander.

Besorgen Sie sich Wegwerf-Adressen

Durch Einmal-Adressen können Sie Spam vermeiden. Allerdings bin ich da etwas hin- und hergerissen. Manchmal muss man für eine nützlichen Newsletter oder eine digitale Broschüre eben mit seiner E-Mail-Adresse „bezahlen“. Ich finde das im allgemeinen auch ok so. Allerdings habe ich mir für diesen Zweck eine eigene Adresse eingerichtet, damit mein geschäftliches E-Mail-Konto nicht belastet wird.

Benutzen Sie E-Mail-Filter

IMO ist dieser Tipp nur mit Vorsicht zu genießen. Insbesondere sollten Sie nicht mit einer Filterregel, den digitalen Eingangskorb umgehen. Zu groß ist die Gefahr, dass Ihnen etwas Wichtiges durch „die Lappen geht“. Aber auch da lässt sich manches automatisieren, in Outlook zum Beispiel durch Quicksteps.

 

Als siebter und letzter Tipp wird die Verwendung eines Programms namens Sanebox empfohlen. Nun kenne ich diese App nicht und kann daher nichts dazu schreiben. Aufgrund der Beschreibung auf der Website erschließt sich mir ein Mehrwert nicht. Vielleicht hat ja eine Leserin oder ein Leser Erfahrungen damit.

Wie Mike auf die eine Stunde kommt, die man mit seinen Tipps einsparen kann, weiß ich nicht. Bequemer und effizienter machen Sie den E-Mail-Verkehr allemal.

geralt / Pixabay

 

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Lassen Sie sich anregen: 35 Trello-Boards

Ich habe es schon läuten hören, dass es ja mittlerweile viel „bessere“ Kartenstecktafelprogramme als Trello gibt. Meist wird hier Meistertask genannt. Mag sein, ich bleibe bei Trello, schon allein, weil ich mich damit auskenne und angemessen erfolgreich meine eigenen Projekte damit fahre. Frei nach dem Titel einer Platte meines Lieblingsgitarristen John Scofield: „Works for me“.

Für mich ist die Umsonst-Version von Trello mehr als ausreichend. Darüber hinaus ist das Tool leicht zu bedienen und äußerst vielseitig. Wie vielseitig, habe ich noch gar nicht gewusst, bis ich über einen Artikel auf dem innovate Magazinie gestolpert bin: Best 35 Trello Boards For You To See And Get Inspired.

Die vorgestellten Boards kommen aus folgenden Themenbereichen:

  • Eigene persönliche Entwicklung, z.B. Produktivität
  • Planung von Veröffentlichungen, z.B. Podcasts oder Blogartikel
  • Projektplanung wie Scrum, Kanban & Co
  • Marketing
  • Planung von Events von Hochzeit bis Dinner Party
  • Familie und Freunde

Gut, ich hätte die Kategorien anders benannt und auch die Einteilung anders vorgenommen. Nichtsdestoweniger finde ich die Zusammenstellung wirklich sehr anregend.

Sie können übrigens die vorgestellten Boards sehr einfach übernehmen und dann nach Ihren Bedürfnissen verändern. Auf Mausklick lässt sich jedes Board in Ihrem Account betrachten und verwenden oder weiter verarbeiten.

Weitere Anregungen für Boards auf Trello finden Sie außerdem unter:

Sollten Sie sich jetzt verwundert die Augen reiben, weil Sie gar nicht wissen, was Trello ist, dann lesen Sie zum Einstieg:

Wenn Sie Projektarbeit lieben und gerne fernsehen, dann ist dieses Video vielleicht etwas für Sie: Projekte organisieren mit Trello.

Projekte organisieren mit Trello | Grundlagen Tutorial deutsch

 

 

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Wie Sie Kontextlisten erstellen

Wenn Sie sich ein wenig mit David Allens GTD-Ansatz beschäftigt haben, dann sagen Ihnen „Kontexte“ vielleicht etwas. Im Prinzip geht es darum, für jeden Arbeitsumstand eine eigene To-Do-Liste zu führen. Dieser Umstand kann ein Ort, ein Projekt oder auch eine Person sein. Die Aufgaben müssen sich nur eben klar diesem Umstand oder eben dem Kontext zuordnen lassen.

Der Klassiker unter den Kontextlisten ist der Einkaufszettel meiner Oma. Er lag auf dem Küchenbuffet griffbereit und immer wenn ihr etwas für den nächsten Einkauf einfiel, wurde es auf dieser Liste notiert. Beim nächsten Gang zum Supermarkt musste sie sich nur den Zettel greifen, denn da stand alles drauf, was einzukaufen war. Der Kontext in diesem Fall war @Einkaufen, so die Notation in GTD. Weitere Beispiele sind: @Telefon, auf der alle zu tätigenden Anrufe stehen oder @Zuhause, wenn Ihnen im Büro einfällt, was Sie zuhause tun sollten.

Kontexte können Orte, Projekte oder auch Personen sein. Wenn Sie zum Beispiel jede Woche zur selben Zeit eine Besprechung mit Ihrem Chef haben, könnten Sie unter der Woche auf @Chef alles notieren, was Sie mit ihm besprechen möchten. Wenn Sie dann in diese Besprechung gehen, nehmen Sie einfach die Liste mit. Sie werden nichts vergessen.

Einfach zu tun, aber schwer zu erklären. Sehr gut ist dies Stefan Nehls in seinem Artikel GTD: Kontexte gelungen. Er beschreibt ausführlich, was Kontexte sind, worin ihre Vorteile liegen, wie Kontexte gebildet werden und welche Problem bei diesen Kontextlisten auftreten können. Besonders sympathisch finde ich, dass er auch auf die Kritik an dieser Art von Listen eingeht. Eine ausführliche Linkliste rundet den Beitrag ab.

Ich selbst benutze Kontextlisten nur noch, um in meinen Workshops das Prinzip vorführen zu können. Für meine eigene Aufgabenorganisation haben sie sich als irrelevant erwiesen. Oder andersherum: Für mich stiften sie keinen Mehrwert. Aber was für mich billig ist, muss Ihnen noch lange nicht recht sein.

Probieren Sie es aus.

Weitere Beiträge im ToolBlog zu Kontextlisten finden Sie hier:

Alexas_Fotos / Pixabay

 

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Bauen Sie sich Ihren Amiga selbst!

Ich weiß, mein Freund Thilo ist ein großer Freund antiker Rechenknechte. Es vergeht kaum ein Tag, an dem er nicht über den Erwerb oder die Reparatur eines antiken Taschenrechners twittert. Und ich gebe zu, auch ich bekomme manchmal feuchte Augen, wenn ich z. B. ein Foto meines alten HP 34C sehe. Was für ein Taschenrechner!

Nun liegt es in der Natur der Dinge, dass solche Veteranen nur noch schwer aufzutreiben sind, denn sie werden naturgemäß immer seltener. Mein Vorschlag lautet daher: Basteln Sie sich doch selber so einen Rechenoldtimer. Der Designer Rocky Bergen zeigt Ihnen auf seiner Website, wie das geht. Im Angebot hat er zum Beispiel den Amiga 500, den Amstrad CPC 464 und naürlich auch den Klassiker, den Commodore 64. Es gibt sogar einen sog. Ghettoblaster zum Nachbau, den Conion C-100F, aber das ist ja nur eine coole Boombox und kein Rechner.

Vielleicht sollte ich Ihnen fairerweise noch sagen, dass die selbstgebauten Rechner nicht so funktionieren, wie Sie es sich vielleicht gedacht haben. Sie sind nämlich aus Pappe. Aber wenn Ihnen das nichts ausmacht, dann können Sie den entsprechenden Schnittbogen herunterladen, ausdrucken, aufkleben und sofort mit der Bastelei loslegen.

Thilos Bastelstunde für Arme, sozusagen.

Viel Spaß dabei.

Monfocus / Pixabay

 

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Kurznachrichten: Nickerchen, Marie Kondo, Blocken, Tusk, Displaykratzer, Planet retten

Vom Segen des Kurzschlafs

„Ein Schläfchen in Ehren kann niemand verwehren“. Dass diese Aussage auch vor der Wissenschaft Bestand hat, zeigt Joseph Stromberg in seinem Artikel The scientific guide to napping. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Powernap am besten gestalten, um wirklich von ihm profitieren zu können. Insbesondere die Länge des Nickerchens ist von Bedeutung. Einen Hinweis kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen. Es ist von Vorteil, kurz vor dem Schläfchen einen Espresso zu trinken. Danach können Sie Bäume ausreißen.

Marie Kondo in Digital

Schon vor geraumer Zeit habe ich hier im ToolBlog mehrfach über den Star am Aufräumhimmel, Marie Kondo, berichtet. Der erste Beitrag zu ihrer speziellen Art, Ordnung herzustellen, erschien im Juli 2016. Momentan ist auch in Deutschland ein regelrächter „KonMarie“-Hype ausgebrochen, Netflix sei Dank. CodesLikeAGirl beschreibt in ihrem Beitrag KonMari For Digital Clutter, wie die Prinzipien von Frau Kondo in der digitalen Welt angewandt werden.

Twitter: Blocken auf Knopfdruck

Was von manchen Zeitgenossen auf Twitter verzapft wird, ist schon haarsträubend. Sie finden die ganze Bandbreite von bloß dumm über verletzend bis kriminell. Manchmal hilft es dann nur, die Urheber solchen Mülls konsequent zu blocken. Warum das so ist, beschreibt Sascha Lobo in seiner Kolumne: Lob des Blockens. Offensichtlich ist das Blocken mittlerweile so oft nötig. dass es sogar eine Erweiterung für Chrome dafür gibt: Twitter One Click Block.

Evernote aufhübschen: Tusk

Wenn Sie mit dem Erscheinungsbild von Evernote nicht zufrieden sind, dann steht Ihnen ein kostenloses Helferlein zur Verfügung: Tusk. Neben der Anpassung der Optik gibt es auch noch zahlreiche andere Features, die insbesondere für Vielnutzer interessant sein könnten. Benjamin Mamerow gibt einen kurzen Überblick in Tusk: Inoffizieller Open-Source-Client für Evernote-Nutzer. Einen Haken hat die Sache allerdings: Task funktioniert nur mit der Web-Version von Evernote.

Wie Sie Kratzer vom Smartphone entfernen

Es ist zwar ärgerlich, aber kaum zu vermeiden. Mit der Zeit zieren Kratzer das Display des heißgeliebten Smartphones. Dies ist kein Grund zur Verzweiflung meint Kyli Singh und gibt Hinweise, wie man die ungeliebten Kratzer wieder loswird: How to remove scratches from your phone. Machen Sie sich jedoch nichts vor. Die allseits beliebte Spinnen-App werden Sie damit auch nicht entfernen können.

Wie Sie preiswert den Planeten retten

Die Hiobsbotschaften über den Zustand unseres Heimatplaneten nehmen kein Ende. Wir können nur hoffen, dass wir noch nicht den „Point of No Return“ erreicht haben und die Mutter Erde noch zu retten ist. „Kleinvieh macht auch Mist“, sagt ein deutsches Sprichwort und so helfen neben der Einschränkung des Fleischkonsums auch kleine Dinge bei der Rettung des Planeten. Die Infografik 60 Ways To Help The Planet Without Spending A Dime zeigt ein paar davon. Sehen Sie selbst:

 

 

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Wie Sie einfach Ranglisten erstellen: Choicing

Manchmal ist es notwendig, eine Liste zu sortieren.

Ein Beispiel stellt eine To-do-Liste dar, in der die „wichtigste“ Aufgabe oben stehen soll und die „unwichtigste“ ganz unten. Alle anderen Aufgaben liegen irgendwo dazwischen.
Ein anderes Beispiel könnte die Sortierung eines Backlogs sein, mit der am meisten Wert schöpfenden Aufgabe oben usw.

Eine beliebte Methode, so eine Rangliste zu erstellen, ist der Paarvergleich. Das funktioniert recht gut, wenn die Zahl der Elemente der Liste überschaubar ist. Ab einem gewissen Umfang kann das Unterfangen sehr mühselig werden. Man kann sich alles etwas leichter machen, wenn man ein Schema anwendet, wie es Andrea Windolph erklärt. Ich brauche auch nicht besonders zu erwähnen, dass es für den Paarvergleich auch entsprechende Excel-Vorlagen gibt. Auf Sixsigmablackbelt.de finden Sie ein solches Template.

Noch einfacher ist es, wenn Sie für das Ranking innerhalb einer Liste die Webanwendung Choicing verwenden. Danach bekommen Sie die Elemente immer in Dreierblöcken dargestellt und müssen daraus einen Favoriten wählen. Nach einigen Durchgängen ist die Rangliste fertig. Wie das praktisch aussieht, zeigt dieses Video:

Kurzanleitung: Schnell und sicher Priorisieren mit Choicing

 

Ich finde, bei diesem Programm handelt es sich wieder einmal um eines dieser Helferlein, die wenig Aufhebens machen, einfach zu bedienen sind und genau das tun, was sie sollen.

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