Archiv der Kategorie: WorkLife

Wie Sie der E-Mail-Flut entgegentreten: 7 einfache Tipps

Ich denke, die Klagen über unnütze und nervige E-Mails sind so alt wie das Medium selbst. Und fast so alt sind die Tipps und Tricks, wie man sich gegen die E-Mail-Flut zur Wehr setzt. Troy Larson hat aus seiner Sicht ein paar kleine Kniffe aufgelistet: 7 Ways to Easily Stop Email Overload. Hier sind sie:

1. Fragen Sie sich, ob eine E-Mail überhaupt die angemessene Kommunikationsform ist

Das kann sich man gar nicht oft genug fragen. Eine Faustregel: Je “kritischer” die Nachricht ist, desto mehr sollte der Kommunikationskanal in Richtung f2f-Gespräch gehen. Grobe Richtung: Wenn unkritisch, dann E-Mail, wenn etwas kritisch, dann Telefon, wenn haarig, dann persönliches Gespräch. Beim E-Mail-Verkehr gibt es keinen Tonfall, keine Mimik und keine Körpersprache!

2. Versetzen Sie sich in die Position des Adressaten

Überlegen Sie genau, welches Wissen und welches Verständnis Sie voraussetzen können. Überfordern und unterfordern Sie Ihr Gegenüber nicht. Was soll am anderen Ende ankommen. Was soll Ihr Partner wissen oder tun? Was soll er/sie begriffen haben. Wenn Sie möchten, dass er/sie etwas tun soll, können Sie das vielleicht im Betreff schon formulieren: “Bitte um Entscheidung, um Rücksprache, um Klärung” usw.

3. Nehmen Sie evtl. Fragen vorweg

Das hängt stark mit 2. zusammen. Versetzen Sie sich in den Empfänger Ihrer Nachricht und fragen Sie sich, was aus seiner Sicht noch offen geblieben sein könnte.

4. Heben Sie Wichtiges hervor

Wenn Sie reine Textmails schreiben, so wie ich, dann können Sie dennoch Worte _unterstreichen_ oder *hervorheben*.

5. Benutzen Sie Vorlagen!

Dieser Tipp folgt dem Grundsatz, wo immer Sie etwas automatisieren können, tun Sie es: Standardtexte, Signaturen, Filter, Regeln usw.

6. Sprechen Sie Ihre Empfänger gezielt an

Sie wissen schon, das leidige Thema CC, FWD und BCC. Überlegen Sie sich bitte genau, an wen die Nachricht gehen soll. Grundsatz: So wenig Empfänger wie möglich, so viel wie nötig. Andernfalls erzeugen Sie genau das sinnlose Rauschen, das Sie selbst ja auch nicht im Briefkasten sehen wollen.

7. Legen Sie Ihre persönlichen Einstellungen für E-Mails fest

Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und reden darüber, wie wichtig Ihnen gute E-Mail-Kommunikation ist und welche Kriterien Sie dafür haben. Das gilt besonders dann, wenn Sie Führungskraft sind.

 

Ich glaube, E-Mail ist so schnell nicht totzukriegen. Da werden wohl noch weitere Tipps folgen.

epicantus / Pixabay

 

 

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Eine kleine Geschichte des Zeitmanagements

Heutzutage rümpfen viele Menschen die Nase, wenn man den Ausdruck “Zeitmanagement” verwendet. Zwar hält sich der Begriff im Sprachgebrauch tapfer, aber viele Zeitgenossen sprechen lieber von “Selbstorganisation”, “Selbstmanagement” oder “Aufgabenmanagement”. Solch ein Wandel von Begriffen ist immer auch Ausdruck der Veränderung der dahinter stehenden Grundannahmen oder Glaubenssätze. Auch die Methodik verändert sich. Für mich ist beispielsweise David Allens “GTD®” die Antwort auf die Arbeitsweise des “Knowledge Workers”, die Peter Drucker eingehend beschrieben hat.

Leigh Buchanan und Drew Gannon sind die Autoren einer hübsch aufgemachten Bilderstrecke übe die Entwicklung des Zeitmanagements : A Brief History of Time Management.

Sicher kratzt diese Bilderreihe nur an der Oberfläche. Wenn Sie wissensdurstig sind und etwas tiefer tauchen möchten, dann empfehle ich Ihnen diese Artikel:.

Und hier gibt es noch eine schöne Infografik zum Thema:
A brief History of Time Management and Measuring Tools.

 

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Die betriebliche Gesundheitsförderung auf dem Prüfstand

Vor einigen Tagen veröffentlichte Michael Brendler einen Artikel mit dem verstörenden Titel: Betriebliche Gesundheitsförderung bewirkt offenbar nichts. Darin zitiert er die Ergebnisse einer Studie der Harvard Medical School in Boston.
Laut den Forschern zeigte die betriebliche Gesundheitsförderung keine Wirkung hinsichtlich der beobachteten Faktoren

  • Schlafqualität, Nahrungsmittelwahl
  • Gemessenen Werten, wie Cholesterin, Blutdruck und BMI
  • Fehlzeiten und Arbeitsleistung

Warum wundert mich als Sicherheitsingenieur dieser Befund nicht?
Für mich hätte es für diese Erkenntnis keiner aufwändigen Studie bedurft.

Wenn Sie bei einer unserer Berufsgenossenschaften eine Ausbildung zur Sicherheitsfachkraft absolvieren, dann werden Sie immer wieder mit der Maßnahmenhierarchie konfrontiert.

Die Maßnahmenhierarchie benennt fünf Stufen von Maßnahmen, die Sie zur Vermeidung von Gefährdungen ergreifen können. Hierarchisch ist das Modell deswegen, weil die Wirksamkeit von oben nach unten abnimmt.

Wenn Sie jetzt die betriebliche Gesundheitsförderung, wie sie im Artikel beschrieben wird, richtig eingeordnet haben, dann sind Sie auf Stufe 5 gelandet: Den verhaltensbezogenen Maßnahmen. Also bei den Maßnahmen, die die geringste Wirksamkeit aufweisen.

Ich weiß nicht, wie die Lage in den USA aussieht, aber bei uns müsste die Sache eigentlich klar sein:

Verhältnisprävention geht vor Verhaltensprävention

Also genau so, wie es die Maßnahmenhierarchie beschreibt. Anstatt Ernährungsprogramme und Lauftreffs aufzusetzen, sollten die Unternehmer zuerst die Arbeitsplätze hinsichtlich Gefährdungen untersuchen. So sieht es im übrigen auch das Arbeitsschutzgesetz vor. Das Ganze heißt Gefährdungsbeurteilung. Die Berufsgenossenschaft Ihres Vertrauens hilft Ihnen mit umfangreichem Schriftmaterial bei der Durchführung.

Damit wir uns nicht falsch verstehen. Ich habe nichts gegen die betriebliche Gesundheitsförderung. Allerdings würde mich interessieren, welche Firmen mit betrieblicher Gesundheitsförderung die vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und entsprechende Maßnahmen zur Verhältnisprävention abgeleitet haben.  Es gilt der Grundsatz:

Erst die Pflicht, dann die Kür!

Ich gebe zu, ich bin da nicht allzu optimistisch.

 

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Vorsicht Falle! Kennen Sie diese Verkaufstricks?

Ich will nicht päpstlicher sein als der Papst. Auch wenn ich der Minimalismusbewegung vieles abgewinnen kann, so möchte ich doch nicht ganz auf den Konsum verzichten. In Maßen allerdings, wofür ich für mich einige Kriterien definiert habe. Das für mich wichtigste Kriterium stammt aus Robert Wringhams Buch Ich bin raus: Wege aus der Arbeit, dem Konsum und der Verzweiflung:

Wir müssen nichts konsumieren, wenn wir gelernt haben, mit dem zufrieden zu sein, was bereits da ist.

Ich gebe es zu, das bewusste Verzichten ist ein ständiger Kampf gegen die Versuchung zu kaufen. Industrie und Handel möchten ihn naturgemäß gewinnen und wenden dabei allerlei Tricks an. Will man da nicht ins Hintertreffen geraten, sollte man die Tricks und Kniffe des Gegners kennen. Eva M. Krockow stellt uns in dem Artikel
From “Presuasion” to FOMO: How to Spot 6 Common Sales Traps einige davon vor:

1. Presuasion

Presuasion ist ein Kunstwort des Autoren Robert Cialdini. Zu Presuasion zählen die Maßnahmen, die Händler anwenden, um Sie in vor dem eigentlichen Kauf in die entsprechende Laune zu versetzen. In „Kauflaune“, wie es so schön heißt. Dazu gehören kostenlose Proben, Sektempfang in angenehmer Atmosphäre, persönliche Dankschreiben u.ä.

2. Das Cocktail-Party-Phänomen

Wenn Sie sich auf einer Party unterhalten und irgendwo im Raum Ihren Namen hören, lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit automatisch auf dieses Signal. Sie können gar nicht anders. Händler nutzen diesen Effekt durch persönliche Ansprache und personifizierte Angebote. Dadurch bekommen Sie das Gefühl der persönlichen Verbundenheit und der Einzigartigkeit.

3. Preistricks

Sie kennen das, das sind die Klassiker:

  • Preisreduzierungen, die gar keine sind, denn der „ursprüngliche“ Preis wurde zu hoch angesetzt. Hier hilft nur eingehende Preisrecherche.
  • Scheinrabatte, wie „Kauf 2, nimm 3“, obwohl kein Mensch 3 Stück von der Ware braucht.

4. Effekte von Framing

Händler versuchen, ihr Produkt in besonders gutem Licht dastehen zu lassen. Das ist auch legitim. Man kann nun wirklich nicht verlangen, dass die Nachteile eines Produkts herausgestellt werden. Achten Sie deswegen auf versteckte Informationen, auf das, was nicht gesagt wird. Ich hatte das einmal beim Kauf einer Waschmaschine: „Sie können das vor dem Waschgang einstellen“. Kann man das oder muss man das? Sie merken, ein ganz anderer Zungenschlag.

5. Gruppenkonformität

Wenn (fast) jeder das Produkt besitzt und (fast) jeder damit zufrieden ist, wer könnte da widerstehen? Branding funktioniert auf diese Weise. Wenn alle meine Klassenkameraden Sneakers der Marke XY tragen, dann möchte ich auch welche. Das hat immer schon funktioniert, selbst in meiner Schulzeit in den 1970ern mit Turnschuhen, die drei Streifen hatten.

5. FOMO

FOMO ist die Abkürzung von Fear of Missing Out, also die Angst, etwas zu verpassen. Unsere Lieblingsdiscounter arbeiten besonders gern auf diese Weise: „Nur noch diese Woche“. Und wenn Sie dieses Angebot verpassen, dann müssen Sie lange warten, bis es noch einmal kommt. Aber wer weiß, vielleicht gibt es die Ware auch woanders, vielleicht sogar günstiger. Oder vielleicht brauchen Sie sie überhaupt nicht…?

 

All diese Methoden können auch kombiniert werden, die Wirkung addiert potenziert sich dann.

Ich verstehe, wenn Händler ihre Produkte an die Frau und den Mann bringen wollen. Das ist nicht immer einfach und legale Tricks sind sicher nicht verwerflich.
Allerdings ist es ebenso nicht verwerflich, als Kunde diese Tricks zu kennen und entsprechend auf der Hut zu sein.

stevepb / Pixabay

 

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Digital souverän im Alter?

Machen Sie sich nichts vor. Auch sie werden älter. Die einzige Alternative zum Alt werden ist, früh zu sterben (… sagt meine Frau immer). Auch nicht wirklich eine Option.

Ich gehöre zu den sogenannten Digital Immigrants, also zu den Menschen, die das Internet erst im Erwachsenenalter kennengelernt haben. Allerdings verweise ich mit etwas stolz darauf, dass ich stets am Ball geblieben bin. So war ich damals dabei, als mit BTX das online-Zeitalter eingeläutet wurde und habe die weitere Entwicklung stets aktiv begleitet. Nun allerdings komme ich zugegebenermaßen auch an meine Grenzen. Ich muss zugeben, ich bin bei den sozialen Medien nicht überall dabei. Mein Facebook-Konto habe ich gelöscht, Bloggen und Twittern muss reichen.

Es gibt aber Mitmenschen, die noch älter sind als die Digital Immigrants. An ihnen ist das Internet weitgehend vorbei gegangen. Wie kann es gelingen, diese Menschen dennoch an den Möglichkeiten, die das Netz bietet, teilhaben zu lassen? Wollen die das überhaupt? Und wenn ja, was sind ihre Bedürfnisse?

Vor einiger Zeit hat die Bertelsmannstiftung zu diesem Thema eine Studie erstellt und darüber publiziert. Die Veröffentlichung hat den Titel „Digitalisierung für mehr Optionen
und Teilhabe im Alter“ (Download pdf-Datei). Eine kurze Einführung in das Thema zeigt dieses Video:

Digital souverän? Kompetenzen für ein selbstbestimmtes Leben im Alter

 

In der Studie geht es um Themen wie die Nutzung der Digitalisierung im Zusammenhang mit

  • Gesundem Leben
  • Selbstbestimmten Wohnen
  • Soziale Einbindung im Quartier
  • Vernetzung und Kommunikation

und einigem mehr.

Auf der diesjährigen re:publica schilderten Jutta Croll, Dagmar Hirche und Julian Stubbe ihre praktischen Erfahrungen aus Projekten zum Thema digitale Teilhabe von Senioren. Ich war anwesend und fand die Diskussion sehr spannend.

re:publica 2019 – Digital souverän im Alter: Welche Kompetenzen brauchen wir heute & 2040?

 

BTW: Mein Vater lebt in einem Pflegeheim. Viele der Bewohner bekommen nur selten Besuch von ihren Angehörigen. Das ist oft gar nicht böse Absicht, sondern die Kinder oder Enkel wohnen in weiter Entfernung vom Seniorenheim. Skype & Co könnte da helfen. Nur stellt sich die Frage, wie kommen die Senioren ins Netz?
Öffentliches WLAN ist schlicht und einfach nicht vorhanden. Auch dies ein Punkt, der in dem o.a. Gespräch diskutiert wurde.

Ich muss gestehen, ich musste beim Zuhören schon manchmal schlucken. Was mache ich, wenn ich (so richtig) alt werde? Allzu lang ist es nicht mehr bis dahin. Bin ich dann von der Außenwelt abgeschnitten, nur weil im Altenheim kein WLAN zur Verfügung steht?

Wir müssen uns jetzt schon darum kümmern, solange es noch geht.

 

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Erhöhen Sie Ihre Wahlmöglichkeiten!

Vor einigen Jahren hatte ich eine schwere Entscheidung zu treffen. Mein Freund und Kollege Roger Drew rief mir seinerzeit ein wichtiges Prinzip zur Entscheidungsfindung ins Gedächtnis:

  • Wenn es nur einen Weg gibt, ein Ziel zu erreichen, dann hat man ein Problem
  • Wenn es zwei Wege gibt, dann steckt man in einem Dilemma
  • Erst drei oder mehr verschiedene Optionen verschaffen die Möglichkeit einer Wahl

Derek Sivers sieht das offensichtlich genauso. In seinem Artikel “There are always more than two options” schreibt er:

When they say they only have two options, beware. It means they got stuck. Once people get two options, they start comparing the pros and cons of those two, and forget to think of more options.

Anhand eines Beispiels beschreibt er, wie man weitere Wahlmöglichkeiten kreieren kann. Sie merken schon am Wort “kreieren”, das Ganze hat etwas mit Kreativität zu tun. Es gilt, so viel wie Alternativen zu finden, wie möglich. Werten können Sie später immer noch. So neu ist das alles nicht, oder? Wird aber oft vergessen.

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20 Arten, “Nein” zu sagen

Sie können so gut organisiert sein wie Sie wollen, irgendwann kommt der Punkt, an dem Sie die eine oder andere Aufgabe ablehnen müssen. Dafür gibt es gute Gründe:

  1. Es gehört nicht zu Ihrem Job
  2. Sie sind jetzt schon voll bis Oberkante Unterlippe
  3. Jemand anders kann es besser

Sie finden sicher noch weitere Gründe, “Nein” zu sagen. Allerdings ist das Ablehnen nicht immer einfach. Schließlich möchte man niemanden vor den Kopf stoßen. Gut, dass uns Ramona Creel einschlägige Tipps gibt: 20 Ways To Say No. Nun mag der eine oder andere Hinweis nicht zu unserem Kulturkreis passen. Aber Sie finden in dem Beitrag zweifelsohne wertvolle Anregungen.

Courtney E. Martin kommt mit nur Five Ways to Say No Gracefully aus. Sie empfiehlt die Antworten:

  1. Nein, jetzt gerade nicht
  2. Nein, aber hier gibt es andere Möglichkeiten
  3. Nein, aber haben Sie schon unseren Kollegen XY gefragt
    (Vorsicht, s.u. die Triage!)
  4. Nein, das kann ich nicht tun, aber dafür kann ich etwas anderes machen
  5. Lassen Sie mich darüber nachdenken

Auch Adam Grant gibt in seinem Beitrag 8 Ways to Say No Without Hurting Your Image Tipps zum Nein sagen. Allerdings sollten Sie manchen mit Vorsicht einsetzen. Zum Beispiel die „Triage“:

Meet my colleague, who will set up a time to chat

Zumindest wäre es hilfreich, vor dieser Antwort Ihren Kollegen informieren und um seine/ihre Erlaubnis zu bitten. Sonst kann der Schuss nach hinten losgehen, weil sich Ihre Kollegen überrumpelt fühlen.

Weitere Beispiele finden Sie bei Dan Martell: How Saying No Allows Me To Do More. Die Anregungen sind zwar ebenfalls in Englisch, aber kurz gehalten und leicht zu verstehen.

Ein Hinweis noch. Bevor Sie zu jemand anderem “Nein” sagen, müssen Sie eine Entscheidung treffen. Die Entscheidung nämlich, dies auch tatsächlich tun zu wollen. Sie werden jemanden enttäuschen müssen. Leider nimmt Ihnen diese Entscheidung keiner ab. Bedenken Sie: “Wasch mir den Pelz, aber mach mich nicht nass”, funktioniert nicht. Gefragt ist eine klare Ansage Absage.

Alexas_Fotos / Pixabay

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Unterbrechungen aus Sicht des Arbeitsschutzes

Dass Unterbrechungen und/oder Störungen Gift für das produktive Arbeiten sind, haben Sie sicher schon am eigenen Leib erfahren. Unterbrechungen verhindern konzentriertes Arbeiten und damit das, was Cal Newport als Deep Work bezeichnet.

Der Erfinder der Pomodorotechnik, Francesco Cirillo, unterscheidet zwischen internen und externen Unterbrechungen. Interne Unterbrechungen verursachen Sie selbst, wenn Ihnen zum Beispiel während der Erledigung einer Aufgabe einfällt, dass Sie noch einen Termin für den Reifenwechsel benötigen und Sie unmittelbar zum Hörer greifen, um in der Werkstatt anzurufen. Externe Unterbrechungen werde, der Name sagt es schon, von Ihrer Umgebung verursacht: Ein Kollege kommt herein und fragt sie etwas oder Ihr E-Mail-Programm teilt Ihnen mit, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

Viele dieser Unterbrechungen lassen sich abstellen. Sie können schnell notieren, dass ein Anruf beim Reifendienst fällig ist und den Anruf tätigen, wenn die Aufgabe erledigt ist. Oder Sie stellen die Benachrichtigungsfunktion Ihres E-Mail-Clients ab. Das Abstellen des Kollegen ist etwas komplizierter, geht aber mit etwas Kreativität und Willen auch.

Aber nicht alle Unterbrechungen lassen sich selbst abstellen. Manche sind systemimmanent und daher schwer beeinflussbar. Das ist erst einmal noch nicht schlimm, denn manche Unterbrechungen gehören zum Job. Schwierig wird es, wenn die Unterbrechungen als sinn- und nutzlos empfunden werden.

Das derlei Störungen nicht nur das produktive Arbeiten, sondern auch die psychische Gesundheit beeinträchtigen können, zeigt Prof. Dr. Thomas Rigotti in seinem Forschungsbericht, den die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) veröffentlicht hat. Die Lektüre dieses wissenschaftlichen Berichts ist keine leichte Kost.

Wenn Ihnen eine Übersicht über die Ergebnisse in Form von Zahlen, Daten, Fakten ausreicht, dann greifen Sie zum entsprechenden Poster.

 

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Ab wann lohnt sich Automatisierung?

Wenn Sie eine Aufgabe immer und immer wieder auf die gleiche Weise erledigen müssen, dann lohnt es sich darüber nachzudenken, ob Sie sie in irgendeiner Weise automatisieren können. So lautet der wohlmeinende Ratschlag, den ich in meinen Workshops gebe. Im Prinzip stimmen die Teilnehmer zu, aber in den Gesichtern steht ein großes Fragezeichen:

Ab wann lohnt sich eine Automatisierung?

Die Frage nach dem Return of Invest ist absolut berechtigt, denn schließlich muss mit einem Aufwand an Zeit und Mühe die Automatisierung erstellt werden, ganz egal, ob Sie für ein Programm ein Makro programmieren oder Textbausteine definieren.

Cory Doctorow hat in seinem Beitrag How much time should you spend automating a routine task? eine interessante Tabelle veröffentlicht. Diese zeigt, wie viel Zeit Sie in die Automatisierung von Routineaufgaben stecken müssen, damit Sie über einen Zeitraum von fünf Jahren einen bestimmten Zeitbetrag sparen können (auf die Grafik klicken).

 

Nun halte ich den Zeitraum von fünf Jahren für bei weitem zu hoch gegriffen. Ich hätte den Zeitrahmen ein bis drei Jahre für realistischer gehalten. Aber das kann man ja selbst einmal runterrechnen. Man muss nur die Zeit dazu haben.

BTW: Wenn Sie sich bez. der Automatisierung nicht sicher sind, dann denken Sie über den idealtypischen Ablauf nach und erstellen dafür eine Checkliste. Das ist zwar keine Vollautomatisierung, erleichtert die Arbeit aber dennoch außerordentlich. Und Zeit sparen Sie auch.

 

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Should I Stay or Should I Go?

Wenn Sie zu meiner Alterkohorte gehören, dann kennen Sie sicher den Ohrwurm der Rockband The Clash: Should I stay or Should I Go. Damit machten sie ein Fass auf, denn die Frage nach dem Gehen oder Standhalten ist eines der Probleme der Philosophie und Psychologie.

Auch im Berufsleben steht man mitunter vor der Frage, wie man sich entscheiden soll. Ist es besser, im bestehenden Arbeitsverhältnis zu bleiben und dafür etwas Unzufriedenheit in Kauf zu nehmen oder sollte man sich nach etwas anderem umschauen. Wie wir alle wissen, kann diese „Qual der Wahl“ uns schwer im Rucksack liegen.

Falls Sie sich in einer derartigen Situation befinden, dann hilft Ihnen ein Flowchart der BBC weiter: Should I quit?. Hier werden Sie mittels eines Baumdiagramms systematisch zur (hoffentlich) richtigen Entscheidung geführt. Probieren Sie es aus, aber nehmen Sie das Schaubild nicht allzu ernst. Und: Hören Sie auf Ihren Bauch, egal, was das Diagramm anzeigt.

 

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