Archiv der Kategorie: Software

Lassen Sie sich anregen: 35 Trello-Boards

Ich habe es schon läuten hören, dass es ja mittlerweile viel „bessere“ Kartenstecktafelprogramme als Trello gibt. Meist wird hier Meistertask genannt. Mag sein, ich bleibe bei Trello, schon allein, weil ich mich damit auskenne und angemessen erfolgreich meine eigenen Projekte damit fahre. Frei nach dem Titel einer Platte meines Lieblingsgitarristen John Scofield: „Works for me“.

Für mich ist die Umsonst-Version von Trello mehr als ausreichend. Darüber hinaus ist das Tool leicht zu bedienen und äußerst vielseitig. Wie vielseitig, habe ich noch gar nicht gewusst, bis ich über einen Artikel auf dem innovate Magazinie gestolpert bin: Best 35 Trello Boards For You To See And Get Inspired.

Die vorgestellten Boards kommen aus folgenden Themenbereichen:

  • Eigene persönliche Entwicklung, z.B. Produktivität
  • Planung von Veröffentlichungen, z.B. Podcasts oder Blogartikel
  • Projektplanung wie Scrum, Kanban & Co
  • Marketing
  • Planung von Events von Hochzeit bis Dinner Party
  • Familie und Freunde

Gut, ich hätte die Kategorien anders benannt und auch die Einteilung anders vorgenommen. Nichtsdestoweniger finde ich die Zusammenstellung wirklich sehr anregend.

Sie können übrigens die vorgestellten Boards sehr einfach übernehmen und dann nach Ihren Bedürfnissen verändern. Auf Mausklick lässt sich jedes Board in Ihrem Account betrachten und verwenden oder weiter verarbeiten.

Weitere Anregungen für Boards auf Trello finden Sie außerdem unter:

Sollten Sie sich jetzt verwundert die Augen reiben, weil Sie gar nicht wissen, was Trello ist, dann lesen Sie zum Einstieg:

Wenn Sie Projektarbeit lieben und gerne fernsehen, dann ist dieses Video vielleicht etwas für Sie: Projekte organisieren mit Trello.

Projekte organisieren mit Trello | Grundlagen Tutorial deutsch

 

 

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Wie Sie einfach Ranglisten erstellen: Choicing

Manchmal ist es notwendig, eine Liste zu sortieren.

Ein Beispiel stellt eine To-do-Liste dar, in der die „wichtigste“ Aufgabe oben stehen soll und die „unwichtigste“ ganz unten. Alle anderen Aufgaben liegen irgendwo dazwischen.
Ein anderes Beispiel könnte die Sortierung eines Backlogs sein, mit der am meisten Wert schöpfenden Aufgabe oben usw.

Eine beliebte Methode, so eine Rangliste zu erstellen, ist der Paarvergleich. Das funktioniert recht gut, wenn die Zahl der Elemente der Liste überschaubar ist. Ab einem gewissen Umfang kann das Unterfangen sehr mühselig werden. Man kann sich alles etwas leichter machen, wenn man ein Schema anwendet, wie es Andrea Windolph erklärt. Ich brauche auch nicht besonders zu erwähnen, dass es für den Paarvergleich auch entsprechende Excel-Vorlagen gibt. Auf Sixsigmablackbelt.de finden Sie ein solches Template.

Noch einfacher ist es, wenn Sie für das Ranking innerhalb einer Liste die Webanwendung Choicing verwenden. Danach bekommen Sie die Elemente immer in Dreierblöcken dargestellt und müssen daraus einen Favoriten wählen. Nach einigen Durchgängen ist die Rangliste fertig. Wie das praktisch aussieht, zeigt dieses Video:

Kurzanleitung: Schnell und sicher Priorisieren mit Choicing

 

Ich finde, bei diesem Programm handelt es sich wieder einmal um eines dieser Helferlein, die wenig Aufhebens machen, einfach zu bedienen sind und genau das tun, was sie sollen.

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Die Galerie der Produktivitäts-Apps

Wenn Sie den berühmten Bestseller von David Allen „Getting Things Done“ gelesen haben, dann kennen Sie sicher auch die fünf Stufen, die Sie zum Meistern von Arbeitsabläufen zu meistern haben (Five Stages of Mastering Workflow). Zählen wir sie auf (in der Klammer die Ausdrücke der deutschen Übersetzung):

  1. Collect (Erfassen)
  2. Process (Durcharbeiten)
  3. Organize (Organisieren)
  4. Review (Durchsehen)
  5. Do (Durchführen)

Genau diese Stufen hatten die Macher der Produktivitätsplattform Hive im Blick als sie den Productivity Stack veröffentlicht haben. Auf der ansprechend gestalteten Seite finden Sie zu jeder Stufe Vorschläge für entsprechende Apps. Sie finden dort die üblichen Verdächtigen wie Evernote, OneNote oder Gmail genauso wie Apps, die nicht in so weit oben in der Hitliste stehen. Dargestellt werden die Programmvorschläge durch Thumbnails, bei denen Links hinterlegt sind, die bei einem Mausklick zu der jeweiligen Software führen.

Eine nette Idee, Programme vorzuschlagen, finde ich. Und wie gesagt, schön gemacht ist die Seite allemal.

 

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Vom Arbeiten mit einfachen Textdateien

Dass mich Minimalismus in hohem Maß interessiert, dürfte dem geneigten Leser mittlerweile nun wirklich nicht entgangen sein. Das gilt nicht nur für die analoge Welt, sondern auch für die digitale. Insbesondere die Aufgabenorganisation mit einfachen Textdateien finde ich spannend, auch wenn ich mich bislang noch nicht dazu durchringen konnte, sie in der eigenen Arbeit zu verwenden. Immerhin habe ich im ToolBlog mehrfach darüber geschrieben:

Die Organisation ist aber noch nicht alles. Sie können mit reinen Textdateien eine ganze Menge mehr erledigen. Auf eine Zusammenstellung der verschiedenen Möglichkeiten habe ich im Beitrag Die Schönheit reiner Textdateien hingewiesen.

Wenn Sie systematisch lernen möchten, wie man mit einfachen Textdateien schreibt im Sinn vom Verfassen längerer Texte, dann sind Sie bei Mark Bruce richtig. Er hat einen einschlägigen Kurs aus sieben Lektionen entwickelt und veröffentlicht:

  1. Writing in Plain Text: A Tutorial for the Non-Techy Writer
  2. The Editor
  3. Markdown Elegance
  4. Pandoc Magic
  5. Detangling Your Footnotes
  6. Citation Witardry
  7. Markdown Resources and Editors

Falls Sie es nicht ohnehin schon wissen: Markdown ist eine vereinfachte Auszeichnungssprache, Pandoc ein freies Programm zur Umwandlung von Dateiformaten. Ich persönliche kann mir ein Schreiben ohne Markdown mittlerweile nicht mehr vorstellen und kann es nur wärmstens empfehlen.

Für mich besonders lesenswert sind die Lektionen über die Fußnoten (5) und das Zitieren (6). Diese Funktionen sind beim Verfassen von wissenschaftlichen Artikeln von besonderer Bedeutung.

Ich halte viel davon, die einzelnen Phasen Schreiben – Formatieren – Veröffentlichen voneinander zu trennen. Gleichzeitig Schreiben und Formatieren lenkt von der eigentlichen Aufgabe, einen nützlichen Text zu verfassen, ab. Deshalb mein Tipp: Benutzen Sie einen einfachen Markdown-Editor und schreiben Sie Ihren Text (zunächst) als einfache Textdateien. Sie sind damit produktiver. Vor dem Erlernen von Markdown brauchen Sie keine Angst haben. Es ist nicht schwer und geht schnell.

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Brian Sun zur Philosophie hinter XMind

Vor einigen Jahren konnte ich der Preispolitik von MindJet nicht mehr folgen. Aus diesem Grund bin ich zu XMind gewechselt, habe es nie bereut und halte diesem Programm heute noch die Stange. Darüber hinaus habe ich auch mit iMindMap, der „offiziellen“ Software von Tony Buzan geliebäugelt, allerdings fällt der praktische Nutzwert, zumindest für meine Zwecke, weit hinter XMind zurück.

In der Zwischenzeit hatte ich auch mehrfach Kontakt mit Mitarbeitern des Unternehmens, das hinter XMind steht. Ich habe den E-Mail-Verkehr immer als sehr hilfreich und freundlich empfunden. Das (kleine) Unternehmen, das XMind herstellt und weiterentwickelt, befindet sich in Shenzhen in China und nicht im Silicon Valley, wie manche glauben.

Brian Sun ist der Gründer und CEO von XMind und hat auf der TEDxFutian 2018 Annual Conference einen Vortrag über die Entstehungsgeschichte XMind und die Philosphie dahinter gehalten: What Makes Me Say No to VC. Ich finde, es lohnt sich wirklich, diese Präsentation anzuschauen, denn sie gibt einen Einblick über

  • was Brian als Unternehmer antreibt
  • welche (Unternehmens-) Philosophie hinter XMind steckt
  • die Art, wie Menschen in kleinen Unternehmen erfolgreich zusammenarbeiten

Für mich ist XMind auch ein Beispiel für die geradezu mustergültige Anwendung der EKS-Strategie in der Praxis, auch wenn ich mir ziemlich sicher bin, dass Brian diesen Ansatz gar nicht kennt.

What Makes Me Say No to VC | Brian Sun | TEDxFutian Talk

 

Sie finden übrigens das Transkript des Vortrags in dem o.a. Beitrag, falls Sie des Chinesischen nicht mächtig sein sollten.

BTW: Wie gesagt, ich bin eingefleischter Nutzer von XMind Pro. In der Zwischenzeit ist XMind ZEN erschienen. Um ehrlich zu sein, erschließt sich mir der Sinn dieses Schritts bislang noch nicht. Außer einer ansprechenderen Optik kann ich keinen Mehrwert von ZEN erkennen. Vielleicht ändert sich das noch.

Meine Bitte an Brian und seine KollegInnen: Verzettelt Euch nicht!

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Tipps für die Verwendung von E-Mails in großen Teams

Auch wenn der Zenit überschritten zu sein scheint, tot ist die E-Mail noch lange nicht. Ich kenne viele Unternehmen, die nach wie vor auf das E-Mail als Kommunikationsmittel Nr. 1 zurückgreifen. Über die Gründe kann man spekulieren. Vielleicht liegt es daran, dass dieses Medium den guten alten Postverkehr abbildet, vielleicht aber auch daran, dass das Verschicken und Empfangen der Elektropost sehr einfach ist. Man braucht keine besondere Schulung in eigens konstruierten Kollaborationsprogrammen.

Allerdings, wir wissen es alle, hat die E-Mail auch diverse Nachteile, die gerade dann gravierend sind, wenn sie innerhalb großer Teams verwendet wird. Da verliert man beim E-Mail-Pingpong schon mal die Übersicht, zumal wenn der Kreis durch den ausgiebigen Gebrauch der CC-Funktion unnötig aufgeblasen wird. Dies erleben wir immer dann, wenn in einem Unternehmen eine ausgeprägte Absicherungsmentalität herrscht („…ich habe Sie doch auf CC gesetzt!“). Im schlimmsten Fall können wichtige E-Mails verloren gehen oder es erfolgt keine angemessene rechtzeitige Reaktion.

Sollte Sie trotz dieser Nachteile am E-Mail-Verkehr auch in großen Teams festhalten, dann gibt Ihnen Brooke Faulkner einige Tipps mit auf den Weg: Effectively Utilizing Email in Large Teams. Sie empfiehlt:

1. Begrenzen Sie die Anzahl der E-Mails

Es ist schon hanebüchen, wenn mir Teilnehmer in meinen Workshops erzählen, Sie empfingen über 50 E-Mails am Tag. Wenn Sie nur 2 Minuten pro Nachricht für das Durchlesen und Verarbeiten ansetzen, dann kommen Sie auf 100 Minuten E-Mail-Bearbeitung am Tag. Ich glaube, mehr ist dazu nicht zu sagen.

2. Passen Sie auf, was Sie schreiben

E-Mails sollten nicht als Chat-Ersatz missbraucht werden. Greifen Sie stattdessen zum guten alten Telefon oder installieren Sie ein Work-Chat- oder Kollaborationsprogramm. Sonst entsteht E-Mail-Pingpong und damit unnützes Rauschen, das die wichtigen Signale verdeckt.

3. Bedenken Sie den Einfluss großer E-Mail-Anhänge

Je größer der Dateianhang ist, desto länger dauert das Herunterladen. Außerdem kenne ich Firmen, bei denen der Speicherplatz des E-Mail-Programms begrenzt ist. Richten Sie stattdessen gemeinsame Laufwerke ein. Dort können Sie die Dateien auch anderen zur Verfügung stellen.

4. Vereinbaren Sie Regeln zum Gebrauch von E-Mails

Dieser Hinweis hängt eng mit dem oben (Nummer 2) zusammen. Einigen Sie sich, für welchen Inhalte das Medium E-Mail benutzt werden sollte. Gehen Sie die E-Mail noch einmal durch, bevor Sie sie abschicken. Stimmt der Adressat, das Betreff, der Inhalt und haben Sie den richtigen Ton getroffen?

5. Verwenden Sie eine aussagekräftige Signatur

Hier gibt es nicht viel zu sagen. In Deutschland gibt es dafür eine Vorschrift. Sie müssen sich also nicht darum kümmern.

6. Vermeiden Sie die „Antwort an alle“

Auch so eine Unsitte. Überlegen Sie, für wen die Antwort auf eine Nachricht wirklich von Bedeutung ist. Ansonsten blähen Sie den E-Mail-Verkehr nur unnötig auf. Dasselbe gilt auch für die Verwendung des CCs (s.o.).

Darüber hinaus empfiehlt Brooke über die Einführung von Kollaborationssoftware nachzudenken. Das kann ich nur unterstreichen. Auch in meiner Praxis erlebe ich, dass immer mehr Unternehmen derartige Programme bereitstellen. Allerdings erlebe ich auch, dass eine Akzeptanz nicht immer gegeben ist. Nur weil die Software installiert ist, heißt das noch lange nicht, dass sie auch verwendet wird. Die Ursachen hierfür sind vielfältig und einen eigenen Beitrag wert.
Brooke weist in Ihrem Artikel darauf hin, dass viele gute Kollaborationsprogramme auch E-Mails integrieren. Inwieweit es sinnvoll ist, den Beteiligten die Wahl zu lassen, welchen Kommunikationsweg sie benutzen möchten, vermag ich nicht zu beurteilen. Allerdings bin ich skeptisch, denn ich vermute das Entstehen eines ziemlichen Durcheinanders.

Welchen Trend sehen Sie in der Verwendung von E-Mail?
Welchen Stellenwert hat sie in Ihrem Unternehmen in der Kommunikation intern und nach außen?

geralt / Pixabay

 

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15 nützliche Helferlein ganz ohne Registrieren

Sie kennen das. Manchmal braucht man für einen ganz bestimmten Zweck eine Anwendung, auf die man gerade keinen Zugriff hat. Entweder ist man unterwegs und hat den eigenen Rechenknecht nicht zur Hand oder man braucht die Anwendung so selten, dass man nicht extra ein Programm installieren möchte.

In diesem Fall schaffen diverse Webanwendungen Abhilfe. Hier müssen Sie zwar nichts installlieren, aber einen Nachteil haben diese Angebote aber doch: Zumeist verlangen Sie, dass Sie sich registrieren, bevor Sie sie nutzen können. Allerdings gibt es auch Ausnahmen von dieser Regel. Mihir Patkar stellt 15 Excellent No-Sign Up Websites for Everyday Use vor. Von diesen sind einige nur für den anglophonen Markt interessant, aber es gibt auch welche, die für uns in unseren Breitengraden nützlich sein könnten:

  • Daily Todo
    Mit diesem Programm können Sie Aufgabenlisten erstellen. Die besondere Stärke liegt in der Verwaltung wiederkehrender Tätigkeiten.
  • Pixabay
    ToolBlog-Leser wissen, dass ich mit den kostenlosen und rechtefreien Bildern meine Artikel verziere. Übrigens gibt es für WordPress auch ein geeignetes Plugin.
  • VirusTotal
    Der Name ist Programm. Hier können Sie Dateien auf evtl. Virenbefall überprüfen lassen. Die Größe der Datei ist allerdings beschränkt.
  • E.gg-Timer
    Ein Timer, dessen Besonderheit in seiner Einfachheit liegt. Ich greife für solche Fälle auf die Online Stopwatch zurück, die auch eine Countdown-Funktion bietet.
  • University of Reddit
    Ich muss gestehen, der Sinn von Reddit hat sich mir nie ganz erschlossen. Bei der „Reddit-Universität“ handelt es sich aber offensichtlich um Diskussionen zur ernsten Themen, die in bestimmte Kategorien eingeteilt sind.
  • Polls.io
    Mit dieser Anwendung können Sie unkompliziert und auf die Schnelle einfache Umfragen erstellen. Die Benutzerführung ist sogar in Deutsch.
  • Cloud Convert
    Hier können Sie Ihre Dateien in andere Formate übertragen: „Convert Anything to Anything“.
  • Maildrop
    Eine der vielen Angebote, mit denen Sie für sich eine Wegwerf-E-Mail-Adresse erstellen können. Das ist manchmal ganz praktisch, z. B. wenn Sie sich für bestimmte Websites registrieren sollen und Sie das gar nicht möchten.
    Nachtrag: Maildrop verhält sich merkwürdig, wenn man dem Link folgt. Hier gibt es Alternativen, die das Gleiche tun: Spoofmailbyom.de, Trash-Mail oder WegwerfE-Mail. Suchen Sie sich etwas aus. (Danke, Horst Saak-Winkelmann für den Hinweis.)
  • Compressor.io
    Mit diesem Tool können Sie die Dateigröße von Bilder reduzieren, ohne dass die Qualität darunter leidet.
  • pdf Escape
    Mit dieser App editieren und bearbeiten Sie pdf-Dateien online. Sie können auch Formulare ausfüllen oder einen Passwortschutz anbringen.

Ein Dankeschön an Mihir für diese Zusammenstellung. Am Schluss fragt er die Leser, ob sie noch andere nützliche Websites kennen, die man ohne Registrierung benutzen kann.

Diese Frage gebe ich gerne an Sie weiter!

xsmo / Pixabay

Nachtrag (17. 12. 2018)

Mittlerweile sind von ToolBlog-Lesern einige Ergänzungen zu den o.a. Anwendungen eingegangen:

  • bpmn.io: Dokumentation von Geschäftsprozessen (Danke Detlef Stern)
  • geojson.io:  Ermitteln der Luftlinie zwischen zwei Punkten (Danke Detlef Stern)
  • draw.io: Flowcharts und ähnliche Diagramme  (Danke Detlef Stern)
  • worldtimebuddy: Weltzeituhr und -converter (Danke Horst Saak-Winkelmann)
  • Hunter: E-Mail-Adressen suchen und finden
  • Xodo: U.a. für Anmerkungen an PDFs und Bildern (Danke Detlef Stern)
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Schreiben Sie sich selbst!

Wenn ich mir ohne Papier und Bleistift etwas kurz notieren möchte, dann greife ich zum iPhone und der App Captio. Wenn ich diese Anwendung aufrufe, dann öffnet sich ein Textfeld, in das ich meine Notiz eingeben kann. Auf Knopfdruck wird der Text dann automatisch an die E-Mail-Adresse versendet, die ich einmal vorher in den Einstellungen hinterlegt habe. Zu beachten ist, dass die erste Zeile der Notiz immer das (den?) „Betreff“ bildet, die anderen Zeilen erscheinen dann im Textkörper der Nachricht.

Auf diese Weise landen meine Notizen immer im Eingangskorb von Outlook, wo ich Sie dann weiterverarbeiten kann, wenn ich wieder am Schreibtisch bin. Meistens überführe ich diese Notizen in Aufgaben, was ja bekanntlich in Outlook besonders einfach ist. Ich habe dies schon einmal im ToolBlog beschrieben (beachten Sie die Kommentare!)

Captio gibt es nur für iPhone/iPad, aber die Nutzer eines Android-Smartphones müssen auf diese kleine Arbeitserleichterung nicht verzichten. Als Äquivalent zu Captio können sie Email Me (kostenlos) oder Email Me Pro (Obolus) verwenden. Beide Apps scheinen übrigens nur den Namen gemeinsam zu haben, sie werden von unterschiedlichen Entwicklern angeboten.

Eine weitere Anwendung, mit der Sie sich selbst Nachrichten zukommen lassen können, ist Nudgemail. Hier senden Sie die entsprechende Notiz über Ihren Browser. Dieses Programm ist vor allem für Erinnerungen gedacht. Alternativen zu Nudgemail beschreibt Mihir Patka in 5 Must-Have Email Web Apps for Reminders, Quick Mails, Burners, and More.

Sollten Sie einen Mac besitzen oder aus anderen Gründen auf Outlook verzichten wollen oder müssen, dann können Sie die o.a. Helferlein trotzdem sinnvoll einsetzen. Vielen Programmen (Evernote, Trello & Co) können Sie über eine eigene E-Mail-Adresse Notizen zukommen lassen. In dem Beitrag Wie Sie aus E-Mails Aufgaben machen habe ich bereits darüber berichtet. Als Ergänzung dazu empfehle ich den Artikel Connect Your Email to Your Favorite Apps.

Eine Bemerkung zu Outlook für den Mac

Ich weiß, es gibt Outlook auch für den Mac. Diese Variante bietet aber nur den Bruchteil der Möglichkeiten der Variante für Windows. Vor allem ist es nicht möglich, einfach per Drag & Drop aus einer E-Mail eine Aufgabe zu machen wie unter Windows. Verwenden Sie statt dessen lieber ein gutes E-Mail-Programm (z.B. Thunderbird] und einen Aufgabenmanager Ihrer Wahl. Sie leiten die Nachricht dann einfach per E-Mail an ihn weiter.

niekverlaan / Pixabay

 

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Task Boards für Gmail, Evernote & Co

Wenn Sie sich mit GTD und ähnlichen Konzepten befasst haben, dann sind Ihnen zwei grundsätzliche Aufgabentypen bekannt. Es gibt Aufgaben, die lassen sich „in einem Rutsch“ erledigen und die großen Brocken, die Sie in Teilaufgaben zerlegen müssen um sie handhabbar zu machen. David Allen nennt letztere Projekte. Ich persönlich ziehe es vor, zwischen Ein- und Mehrschrittaufgaben zu unterscheiden.

Für die Organisation der Einschrittaufgaben verwende ich die Aufgabenleiste von Outlook, die ich nach den Vorschlägen von Michael Linenberger eingerichtet habe. Für die Mehrschrittaufgaben habe ich eine Zeitlang ebenfalls mit Outlook experimentiert. Allerdings wurde das Ganze sehr schnell unübersichtlich, so dass ich mittlerweile meine persönlichen Projekte nach den Prinzip Personal Kanban mit Trello plane. In der Aufgabenleiste von Outlook verweise ich dann nur noch auf das entsprechende Task Board unter Trello.

Obwohl sich Trello zu diesem Zweck sehr gut eignet und etabliert ist, gibt es auch noch andere Möglichkeiten, ein Task Board zu erstellen. Sie können z.B. mit der Mind-Mapping-Software XMind in einer Kombination aus Organigramm und Baumdarstellung eine Aufgabenboard erstellen.

Melanie Pinola stellt in ihrem Beitrag Kanban Everything: How to Add Trello-Like Boards to Gmail, Evernote, and More Gestaltungsmöglichkeiten für

  • GoogleMail (GMail)
  • Evernote
  • den Chrome-Browser
  • WordPress und auch
  • Outlook vor.

Meist handelt es sich um Erweiterungen nach dem Freemium-Modell, mit denen die Task-Board-Funktionalität hergestellt werden kann. Das heißt die Basisausstattung ist kostenlos, für die interessanten Zusatzfunktionen ist ein monatlicher Obolus fällig.

Ausgerechnet die Erweiterung für Outlook bildet hier die Ausnahme. Sie heißt Outlook Taskboard und ist kostenlos über GitHub zu beziehen. Allerdings müssen Sie für den Gebrauch eine besondere Ordnerstruktur anlegen. Das Ganze ist schon ein wenig tricky. Dies und die Tatsache, dass die Verwendung von Erweiterungen in Outlook aus Performance- und Verträglichkeitsgründen mit Vorsicht zu betrachten ist, hielt mich davon ab, das Add-on zu installieren.

Fazit: Ich stehe erst einmal weiter treu und fest zu Trello. Aber vielleicht sind diese Erweiterungen für Sie eine Überlegung wert, was meinen Sie?

Übrigens sollten Sie durchaus als Alternative zu diesem Elektronikkram das gute alte Whiteboard und Post-it-Notes in Erwägung ziehen. Ich kenne eine Mengen Menschen, gerade auch aus dem IT-Bereich, die diese „altmodischen“ Werkzeuge benutzen und sehr zufrieden damit sind. VitaminP.info erklärt wie es geht:

Kanban in 2 Minuten erklärt | VitaminP.info

 

Das Buch zu Personal Kanban (Werbung)

 

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GTD: Vorlagen für Evernote und wie man damit umgeht

Wie die LeserInnen des ToolBlogs wissen, benutzte ich Evernote schon zu Zeiten, als das Wünschen noch geholfen hat. Auch die manches Mal unverständliche Geschäftspolitik hat es bislang (noch) nicht geschafft, mich hin zu anderen Produkten zu bewegen. Dafür ist Evernote einfach zu gut.

Eine Funktion, die ich gerade für mich neu entdecke, ist die Verwendung von Vorlagen. Mittlerweile gibt es eine Reihe vorgefertigter Templates, die auch in Deutsch heruntergeladen werden können und ggf. den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können. Die Vorlagen sind in Kategorien unterteilt, wobei für die ToolBlog-Leser interessant sein dürften:

  • Management-Ressourcen
  • Meetings
  • Projektmanagement
  • Getting Things Done® (GTD)

Zu letzterem Thema ist im englischsprachigen Evernote-Blog auch ein umfangreicher Artikel erschienen: Getting Started with GTD (Getting Things Done) Templates. Dort können Sie nachlesen, wie die entsprechenden Vorlagen in den GTD-Workflow passen und wie Sie verwendet werden. Leider führen die Links zu den Vorlagen in englischer Sprache, lassen Sie sich davon nicht beirren, sie liegen auch in Deutsch vor (s.o.).

Ich selbst habe ein bisschen gebraucht, bis ich gelernt habe, wie man diese und andere Evernote-Vorlagen verwendet und erstellt, das liegt vermutlich an meiner Begriffstutzigkeit. Damit es bei Ihnen schneller geht empfehle ich Ihnen diese beiden Videoclips:

Wie Sie Evernote-Vorlagen verwenden

How to Use Templates in Evernote

Wie Sie Evernote-Vorlagen erstellen

How To Create Your Own Templates in Evernote

 

Ich habe es noch nicht ausprobiert, aber ich denke auf diese Weise lassen sich die Vorlagen auch den eigenen Bedürfnissen anpassen.

Auf jeden Fall sind diese Vorlagen ein hochinteressantes Feature, wie ich finde.

 

Nachtrag:

Ganz neu ist das Konzept mit Vorlage nicht. In meinen allerersten Beitrag zu Evernote schrieb ich am 10.  Mai 2006 (!):

Ein vielversprechendes Programm, mit dem man Notizen anlegen und an einem Ort verwalten kann, ist „EverNote“. Das Ganze ist organisiert wie eine Endlosrolle, auf der die einzelnen Notizen abgelegt werden. Ausgeklügelte Suchfunktionen helfen dabei, die Einträge schnell wieder zu finden. Der Clou für mich ist die Möglichkeit, Templates zu verwenden, um so für bestimmte Notizen strukturierte Eingabemasken zur Verfügung zu haben. Eine Reihe Templates wird bereits mitgeliefert, die lebhafte Community sorgt für ständigen Nachschub, so gibt es insbesondere für Getting Things Done einige interessante Vorlagen bei GTD Wannabe. EverNote könnte das Notizprogramm meiner Wahl werden. Das Allerbeste: Das Programm ist Freeware.

Tempus fugit.

 

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