Archiv der Kategorie: Software

Wie Sie Ihre Aufgaben mit Google Tabellen organisieren

In einem Beitrag, auf den ich kürzlich in den Kurznachrichten hingewiesen habe, schreibt der Autor:

GTD is tool neutral

Ich denke, was für GTD gilt, gilt auch für jeden anderen Organisationsansatz, wenn er ernst genommen werden will. Die Arbeitsweise (der „Workflow“) macht die Wirksamkeit aus, nicht das Werkzeug, das bei der Durchführung benutzt wird.

Auch Programme zur Tabellenkalkulation können sinnvolle Werkzeuge zur Arbeitsorganisation sein. Dies beweist Mike Sturm in seinem Artikel How to Implement a Killer GTD System in Google Sheets. In Google Tabellen legt Mike hierzu 7 Arbeitsblätter an:

  1. Projekte (Projects)
  2. Nexte Tätigkeiten (Next Actions)
  3. Warten auf (Waiting-For)
  4. Agenden (Agendas)
  5. Brutkasten (Incubator)
  6. Wochendurchsicht (Weekly Review)
  7. Abgeschlossene Projekte (Projects completed)

Die Zellen dieser Tabellenblätter werden teilweise besonders formatiert. So wird bei den „Projekten“ eine eindeutige Projektnummer vergeben. Dies alles erklärt Mike in der Beschreibung der jeweiligen Tabellenblätter.

Das Ganze können Sie übrigens auch als Podcast nachhören, wenn Sie des Englischen mächtig sind. Besonders nett von Mike finde ich, dass er uns eine Vorlage für sein System zur Verfügung gestellt hat („Click here and save your own copy“). Es gibt auch eine Einführung als online-Kurs, wenn Sie tiefer in die Materie eintauchen möchten.

Sollten Sie gerne mit Google Tabellen arbeiten, könnte Mikes Ansatz durchaus eine sinnvolle Lösung für Sie sein. Probieren Sie es aus!

Pexels / Pixabay

 

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Buch: LibreOffice 6 – Praxiswissen für Ein- und Umsteiger

In Zeiten, als man noch zur Stromversorgung des Rechenknechts im Keller den Dynamo treten musste, gab es ein Programm namens StarWriter. Dabei handelte es sich um ein Textverarbeitungsprogramm aus deutschen Landen, das dann später noch durch andere Komponenten wie Tabellenkalkulation usw. zu dem Office-Paket StarOffice ausgebaut wurde. Später entwickelte sich aus StarOffice dann OpenOffice, daraus dann wieder LibreOffice, womit wir wieder in der Gegenwart angekommen wären.

Zur Popularität LibreOffice hat sicher beigetragen, dass dieses Office-Paket quelloffen ist. Darüber hinaus ist es kostenlos und wird von einer engagierten Community gepflegt und weiter entwickelt und das für Windows, Mac und Linux. Ich selbst benutze die Programme aus LibreOffice lieber als das übermächtige Konkurrenzprodukt aus dem Hause Microsoft. Ich finde es nicht ganz so überladen, „logischer“ zu bedienen und … ich weiß auch nicht. Mir gefällt es einfach besser.
Deshalb meine Empfehlung: Falls Sie für Ihren Privatrechner ein gutes umfangreiches Officepaket suchen, für das Sie noch nicht einmal etwas bezahlen müssen, dann ist LibreOffice sicher erste Wahl. Ein großes Manko gibt es allerdings: Bei LibreOffice fehlt das Pendant zu Outlook. Aber man kann halt nicht alles haben.

Im Gegensatz zu manch anderer OpenSource-Software sind die Anleitungen zu LibreOffice vorbildlich. Sie finden zu jedem der Module ausführliche Handbücher, die jeden Winkel des mächtigen Programmpakets ausleuchten. Indes dürften Ein- und Umsteiger mit dieser Dokumentation wenig glücklich werden. Für die ersten Schritte ist der Inhalt zu detailliert und umfangreich, der Text zu sperrig. Da wäre eine gut geschriebene knackige Einleitung schon sehr hilfreich.

Winfried Seimert legt mit seinem Buch LibreOffice 6: Praxiswissen für Ein- und Umsteiger genau diese Einleitung vor.  Der Titel ist Programm, in insgesamt sieben Kapiteln erfahren die Leser die ersten grundlegenden  Schritte zu

  • Der Einrichtung des Programs
  • Writer, dem Textverarbeitungsmodul
  • Calc, dem Tabellenkalkulationsprogramm
  • Math, dem Formeleditor
  • Impress, dem Gegenstück zu MS PowerPoint
  • Draw, dem Zeichenprogramm und
  • Base, der Datenbank.

Die Kapitel sind konsequent nach dem 80/20-Prinzip gestaltet. Sie lernen, wie Sie mit 20 Prozent der Programfunktionen 80% Ihrer Büroaufgaben erledigen können. Alles sehr luftig und locker beschrieben und reichlich bebildert. Wenn Sie mit dem Buch eine Weile gearbeitet haben, dann beherrschen Sie das Programm sicher so weit, dass Sie auch aus der offiziellen online-Dokumentation den optimalen Nutzen ziehen können.

Sollten Sie sich als Ein- oder Umsteiger in Libreoffice einarbeiten wollen, dann erleichtert Ihnen dieses preiswerte Buch dieses Vorhaben ganz gewaltig. Es gehört zu diesem Zweck nicht in den Bücherschrank, sondern in Reichweite neben die Tastatur.

Für Ein- und Umsteiger absolut empfehlenswert!

 

Das Buch wurde mir freundlicherweise vom Verlag mitp als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Vielen Dank dafür.

BTW: Ich freue mich, wenn ich ab und zu ein Buch zum Rezensieren geschickt bekomme. Die Bücher, die mir gut gefallen, bespreche ich, über die anderen schweige ich mich aus. Ich habe keinen Gefallen an Verrissen, schließlich bin ich nicht Reich-Ranicki.

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Virtuelle Lernkartei: Wie man Anki bedient

Kürzlich habe ich mich offen dazu bekannt, ein Brett vor dem Kopf zu haben. Das Brett bezieht sich auf Anki, einem kostenfreien Lernkarteiprogramm. Hilfsbereit wie Sie ist, hat mich meine sympathische Kollegin Alexandra Graßler auf ein Video hingewiesen, das den Umgang mit Anki erklärt. Dankeschön dafür.

How I Learn Everything : Anki Tutorial

 

Mal sehen, vielleicht werden Anki und ich doch noch Freunde.

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Drucken, bis der Printer qualmt

Meiner persönlichen Meinung nach waren wir dem papierlosen Büro noch nie so nahe wie jetzt. Dennoch ist Papier als Informationsträger mitunter äußerst praktisch:

  • man muss nichts hochfahren
  • es stürzt nichts ab
  • man kann die unerlaubte Weitergabe weitgehend einschränken
  • zum Lesen ist kein Stromanschluss notwendig

und vermutlich noch anderes mehr.

James Yeang hat eine imposante Liste veröffentlicht mit Dingen, die Sie ausdrucken können: Useful Items You Never Knew You Could Print Out.

Sie finden dort u. a.

  • Geldbeutel (!)
  • Irrgärten
  • Lochkameras
  • Vorlagen für Sudoku und rechtzeitig zu Weihnachten
  • Spielzeug aus Papier

Wenn Ihnen das alles zu verspielt ist, dann nutzen Sie die andere Liste von James. Die ist “seriöser”.

Sollten Sie Bedarf haben an

  • Millimeterpapier in unterschiedlichster Ausführung
  • Kalendern
  • Storyboards
  • Flaggen (!) oder
  • Sudoku,

dann sind Sie bei PDFPad richtig. Hier können Sie sich o. a. Vorlagen nach eigenem Gusto zusammenbasteln und anschließend für den Ausdruck als pdf-Datei herunterladen. Für die Musiker unter den Lesern gibt es sogar Notenpapier.

So etwas kann man immer einmal brauchen.

fsHH / Pixabay

 

 

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Wie Sie Fotoprotokolle von Whiteboards erstellen

Whiteboards sind heute das, was früher einmal Kreidetafeln waren. Sie sind praktisch, denn man kann auf die Schnelle für Alle sichtbar Informationen festhalten und diese durch einfaches Auswischen auch wieder entfernen. Und genau darin liegt auch ein entscheidendender Nachteil solcher Schreibtafeln, denn man möchte mitunter doch gerne für die Nachwelt festhalten, was auf der Tafel geschrieben und gemalt wurde.

Wenn Sie allerdings mit Ihrem Smartphone versuchen, ein Bild von den Aufschrieben auf dem Whiteboard zu machen, dann werden Sie i.d.R. enttäuscht feststellen, dass das Foto wenig bis gar nicht zu gebrauchen ist. Der Grund liegt darin, dass die glatte Oberfläche der Tafel das Licht dermaßen stark reflektiert, dass das Geschiebene/Skizzierte auf dem Foto fast nicht zu erkennen ist.

Doch es gibt Abhilfe und wie Sie richtig vermuten, in Form von Apps. Ich kann Ihnen drei Möglichkeiten anbieten:

Die Korrektur per E-Mail

Ja, Sie haben richtig gelesen. Wie Mihir Patkar in seinem Artikel Unwhiteboard Cleans Whiteboard Photos With an Email schreibt, müssen Sie Ihr Foto nur an die Adresse please@make.unwhiteboard.com schicken und schwuppdiwupp bekommen Sie eine korrigierte lesbare Kopie als pdf-Datei zurück. Nähere Info erhalten Sie unter (Un)Whiteboard.

TurboScan für Android

Da ich Benutzer eines iPhones bin, kann ich Ihnen nichts Bedeutsames zu TurboScan für Android sagen. Falls Sie sich nicht damit anfreunden können, dann probieren Sie doch eine der Alternative aus, die Namrata Gogoi in dem Beitrag 5 Free Alternatives to CamScanner on Android vorstellt.

Office Lens für iPhone und Android

Ich benutze für Fotoprotokolle von Whiteboards mein iPhone und Office Lens und bin im Großen und Ganzen auch zufrieden mit den Ergebnissen. Office Lens gibt es auch für PC und Android-Smartphones.

Inwieweit dieser Anwendungen OCR-fähig sind, spielt meines Erachtens keine Rolle, denn die Erkennungsrate ist bei Handschriften ohnehin mehr als dürftig. Aber für die einfache Erstellung von Fotoprotokollen reichen diese Anwendungen allemal.

 

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Die Website zur Zeit: timeanddate

Vor einiger Zeit hatte ich im ToolBlog schon einmal über unterschiedliche Zeitbegriffe geschrieben: Zeit und Zeit: Ein wichtiger Unterschied!. Dem Zeitbegriff im Sinne von Chronos widmet sich die Website timeanddate. Hier finden Sie alles, was sich aus Messgrößen der Zeit berechnen lässt, z.B.

  • Zeitzonen
  • Kalender
  • Zeiträume zwischen zwei Daten
  • Countdowns uvm.

Das ist aber noch nicht alles. Es gibt dort auch Wettervorhersagen, Sonnenzeiten und Mondphasen und, für ToolBlog-Leser nicht ganu unwichtig, einen Konferenzplaner. Auch Kurioses wie ein Sternschnuppennächterechner wird geboten.
Natürlich können Sie allerlei Einstellungen auch personalisieren, wenn Sie sich registrieren.

Auf den ersten und auch den zweiten Blick lässt die Seite wirklich kaum noch Wünsche offen. Das Angebot gibt es in deutscher Sprache und ist kostenlos. Finanziert wird das Ganze durch Werbung und diverse Apps für iOS, Android und Windows.

Ich muss zugeben, ich bin beeindruckt. Mir fällt nichts ein, was auf dieser Seite zum Thmea messbarer Zeit nicht behandelt wird.

jarmoluk / Pixabay

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So bauen Sie Ihren eigenen RSS-Web-Feed

Mit einigem Schrecken musste ich zur Kenntnis nehmen, dass auf Twitter einige Experten vom Sterben des RSS-Feeds zwitscherten. Ich gebe zu, dass mir dies einen gehörigen Schreck eingejagt hat. Schließlich ist für mich der Web-Feed die Technik, um in der Informationsflut zu überleben. Außerdem ist er die Grundlage für viele Artikel, die hier im ToolBlog erscheinen.

Für die, die (schon wieder) vergessen haben, hier noch einmal in aller Kürze, wie das Ganze funktioniert. Eine Website (Blog, Forum, Wiki usw.) stellt einen standardisierten Code (z. B. eben RSS) bereit, der von dazu bestimmten Programmen, den Feedreadern, automatisch zu bestimmten Zeiten abgeholt wird. Der Nutzer kann die Informationen dann in diesen Readern lesen, ohne jedes Mal die entsprechenden Seite aufrufen zu müssen.

So ein RSS-Code wird (bis jetzt) von den meisten Websiteprogrammen automatisch erzeugt und bereit gestellt. Wenn Sie einen Feedreader installiert haben, müssen Sie diesen Code dann lediglich abonnieren. Den Code vom ToolBlog finden Sie beispielsweise unter https://toolblog.de/feed/.

Wenn allerdings immer mehr Websites auf das Bereitstellen von Web-Feed verzichten, wie manche Unken rufen, dann wird es eng. Allerdings besteht unter Umständen die Möglichkeit, den RSS-Code selbst zu stricken. Wie das geht, zeigt uns Ryan Dube in seinem Beitrag How to Create an RSS Feed for Your Site From Scratch.

Hier bekommen Sie erklärt, aus welchen Bausteinen ein RSS-Code besteht und wie Sie mit etwas Programmierkenntnissen diesen Code selbst erzeugen können. Ich gebe zu, für mich als DAU erscheint das bei weitem zu kompliziert.

Sollte Ihnen das auch so gehen, so müssen Sie deswegen nicht verzweifeln. Ryan stellt auch einfachere Alternativen zum Erstellen von RSS-Code vor. Es handelt sich dabei um webbasierte Apps, bei denen Sie nur einige Informationen über gewünschte Website eingeben müssen und schwuppdiwupp wird Ihnen der entsprechende Code geliefert. Als Beispiels hierfür werden FetchRSS, Feed Creator, Feed43 und Feedity aufgeführt.

Bis jetzt habe ich noch nicht den Eindruck, dass der Web-Feed dem Untergang geweiht ist. Nur selten erlebe ich Websites, die keinen RSS-Code bereitstellen. Solche Seiten fielen bei mir bis jetzt einfach durchs Raster, nach dem Grundsatz „Dann halt nicht“. Vielleicht werde ich das nächste Mal einen dieser Feedgeneratoren ausprobieren. Man kann ja nie wissen.

 

Nachtrag (8. August 2018)

Die o.a. Feed-Generatoren sind alle leider nicht kostenfrei. Schade. Aber ich konnte auch zwei kostenfreie Generatoren ausfindig machen: Feed Creator und RSS Feeds Generator.
Tiefer in die Materie können Sie einsteigen auf der Website Free News Feed Editors, Builders and Generators.

 

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Ein Evergreen: Die Dateisuche in Windows

Ich muss zugeben, während ich sonst gut aufgeräumt bin, sieht meine Dateiablage auf meinem Bürorechner aus wie Kraut und Rüben. Na gut, ganz so schlimm ist es nicht, aber es kommt schon ab und zu vor, dass ich vergessen habe, wo ich eine Datei abgelegt habe. Mit zunehmender Speichergröße ist dieses Problem nicht geringer geworden. Nun stellt sich die Frage, warum man nicht selbst den Rechenknecht nach den benötigten Dateien suchen lassen soll. Schließlich ist der Computer geradezu prädestiniert für solche Routinearbeiten.

Kein großes Problem, müsste man meinen. Ist es auch nicht, zumindest für den Mac. Dort habe ich das Suchtool DEVONsphere Express im Einsatz. Das im Mac eingebaute Spotlight ist schon gut, aber DEVONsphere Express lässt keine Wünsche offen. Einfach, schnell, treffsicher – die Investition von knapp € 9 lohnt sich.

Etwas anders sieht die Suche unter Windows aus. Ich glaube, seit es das ToolBlog gibt, schreibe ich immer wieder über geeignete Suchtools. Mit der eingebauten Such bin ich alles andere als zufrieden. Das scheint nicht nur mir so zu gehen und so gibt es eine Vielzahl von Programmen, die die Mängel der Windowssuche ausgleichen wollen. Joel Lee hat in einem Artikel The 10 Best Free Search Tools for Windows 10 unter die Lupe genommen. Mit dabei sind die üblichen Verdächtigen wie Everything, Lookeen oder Copernic Desktop Search. Es gibt aber auch andere, die zumindest ich noch nicht kannte wie Listary oder AstroGrep.

Momentan suche ich mit Everything, ein Programm namens UltraSearch schlummert den Dornröschenschlaf. Everything ist wirklich schnell, aber optisch etwas in die Jahre gekommen.

Das Bessere ist bekanntlich der Feind des Guten, vielleicht probiere ich einmal AstroGrep oder Listary aus.

Wenn Sie ein gutes Suchtool unter Windows kennen, lassen Sie es uns wissen. Ich bedanke mich schon jetzt.

Skullman / Pixabay

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Die ultimative Liste für TiddlyWiki

Über das leichtgewichtige aber dennoch mächtige TiddlyWiki habe ich im ToolBlog bereits einige Male berichtet. Nun bin ich über eine Liste gestolpert, die für Anwender von TiddlyWiki kaum noch Wünsche offen lässt: Die TiddlyWiki toolmap.

Anwender des Programms finden gesammelte Links zu den Gebieten

  • Nutzer Communities
  • Beschreibung und Anleitungen
  • Hintergrundbilder und -Farben
  • Anwendungen im Businessbereich
  • Kalender und Daten
  • Checklisten
  • Zusammenarbeit
  • Visualisierung von Daten
  • Werkzeuge für Entwickler
  • Anwendungsbeispiele
  • Import, Export
  • Spezielle Anwendungsgebiete wie Mathematik, Spiele (!), Social Media

und vieles mehr.

Ich glaube, es gibt kaum etwas TiddlyWiki Betreffendes, das auf dieser Website nicht adressiert wird. Bei mir ist die Einarbeitung in TiddlyWiki leider etwas zu kurz gekommen, denn ich hatte andere Dinge um die Ohren. Sobald ich wieder etwas Luft habe, steige ich noch einmal ein in die Bedienung dieses hochinteressanten Programms. Und dann sicherlich mit Hilfe dieser Liste.

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Freie Vorlagen für Evernote

Sie kennen sicher Vorlagen für alle möglichen Programme. Excel, Word, LibreOffice & Co erleichtern derartige „Templates“, wie unsere amerikanischen Mitmenschen sagen, die Arbeit erheblich.

Auch unser beliebter Notizenknecht Evernote steht da nicht beiseite. Auf dem Evernote-Blog hat Pamela Rosen einige interessante Vorlagen veröffentlicht: Take Evernote to Work With These Free Business Templates. Sie finden dort Blaupausen für

  • Gesprächssnotizen
  • Zielvereinbarungen
  • eine Tagesordnung für Besprechungen
  • eine Checkliste für Dienstreisen und einiges mehr.

Diese Vorlagenliste ist aber nicht die einzige, die im Internet zu finden ist. Weitere Beispiele sind:

Natürlich können Sie Ihre Templates auch selber machen. Wie das geht, zeigt der Artikel Uncovering Templates, the Hidden Gem of Evernote. Auch in diesem Artikel finden Sie am Ende einige Vorlagen zum Herunterlade.

Sollten Sie ein(e) Freund(in) bewegter Bilder sein, dann zeigen Ihnen diese Videos, wie Sie auch selbst Ihre eigenen Vorlagen erstellen können, das erste lang, das zweite kurz:

 

Evernote TEMPLATES How to Create them Yourself | EVERNOTE PC

 

Sponchia / Pixabay

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