Archiv der Kategorie: Software

Das Tickler File: In echt und elektronisch

Wenn man sich mit David Allens „Getting-Things-Done“-Methode beschäftigt, stolpert man immer wieder über den Begriff Tickler File. Es handelt sich hierbei um ein rollierendes System, mit dem Sie sicher stellen können, dass die richtigen Schriftstücke zum richtigen Zeitpunkt „aufpoppen“. In der analogen Version besteht es aus den berühmten 43 Mappen, wie ich Sie im ToolBlog bereits beschrieben habe: Wie Sie ein “Tickler File” richtig nutzen. In dem Artikel finden Leider gehört das Tickler File zu den Verfahren, die leicht durchzuführen, aber schwer zu erklären sind. In dem o.a. Artikel finden Sie daher auch eine Folienpräsentation, die Ihnen zeigt, wie das Ganze funktioniert.

In Zeiten wie diesen geht das Tickler File natürlich auch in elektronisch, z. B. mit Evernote. Es gibt aber auch noch andere Varianten. Ich habe Ihnen einige zusammengestellt:

Das Tickler File aus Papier, mit Google Calendar und Evernote (wikiHow)

Mit dem Mac und Hazel (Hazel, Link zum Artikel)

Mit Mappen in Windows oder auch auf dem Mac

Mit Trello

Mir selbst ist das Ganze zu umständlich. Ich mache es so:

  • Das Papierdokument kommt in eine Noguchi-Tüte.
  • In Outlook lege ich dafür eine Aufgabe an, deren Startdatum der Termin ist, an dem das Dokument wieder erscheinen soll.

Wie gesagt, das ist meine Methode. Wir wissen, viele Wege führen nach Rom. Es muss halt für Sie funktionieren.

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XMind für iOS (vorläufig) gratis!

Wie viele ToolBlog-Nutzer wissen, bin ich überzeugter Nutzer der Mind-Mapping-Software XMind. Nun haben die Entwickler XMind für iPhone und iPad veröffentlicht. Und das auch noch gratis, zumindest für eine gewisse Zeit. Hier die Ankündigung der Macher:

To celebrate the release of XMind for iOS, all XMind lovers can get XMind for iOS for FREE now (Limited Time)

Wie üblich erfolgt der Download über den Apple Store.

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Alles rund ums Bloggen (Infografik)

Wenn ich mich richtig erinnere, habe ich um das Jahr 2003 herum das erste Mal von einer Tätigkeit namens „Bloggen“ gehört. In Deutschland war damals der Pionier der Schockwellenreiter, manche werden sich erinnern. Er ist auch heute noch aktiv, jedoch etwas in der Unmenge von Weblogs untergegangen.

Als ich über das Bloggen las, wusste ich sofort, das ist mein Ding. Und so startete ich im Jahr 2004 mit Null Ahnung mein Blog „Interessante Zeiten“. WordPress war damals noch in den Kinderschuhen, die Software der Wahl hieß Movable Type.

Das Bloggen beschäftigt mich heute immer noch, sowohl hier auf dem ToolBlog als auch auf Arbeit statt Stress, bei dem Psychische (Fehl-) Belastungen am Arbeitsplatz aus Sicht der Arbeitssicherheit im Vordergrund stehen. Ich habe auch einige Ideen für die Zukunft, mal sehen, was daraus wird.

Megan von Websitebuilder hat auf der einschlägigen Website eine Infografik über das Bloggen veröffentlicht: The State of Blogging Industry & The Ultimate Beginners Guide on How to Create a Blog, Genau so lang wie der Titel des Beitrags ist die Infografik, sie ist schon ein ordentliches „Handtuch“.

Beschrieben werden in der schön gemachten Grafik nicht nur die Geschichte des Bloggens, sondern auch die Themen:

  • Warum Bloggen interessant ist
  • Welche Software es für das Bloggen gibt
  • Wie Sie das Blog hosten können
  • Wie Sie Ihr Blog nutzerfreundlich gestalten und ein passendes Design wählen
  • Wie Sie Ihr Blog suchmaschinengerecht platzieren und zu Geld machen
    (hier hapert es noch bei mir 😉 )

Falls Sie Infografiken nicht so gerne mögen, dann können Sie die Informationen und Tipps auch im Fließtext in dem Artikel nachlesen. Für die Anderen hier die grafische Variante (Achtung, die Infografik ist wirklich sehr sehr lang…)

Weiterlesen

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Getting Things Done mit Google Tabellen

Vor langen Jahren, als ich noch das Blog „Interessante Zeiten“ betrieb, habe ich einmal angefangen, sämtliche To-do-Apps zu listen, über die ich mehr oder weniger zufällig gestolpert bin. Die Anwendung, auf der ich diese Liste führte, wurde in der Zwischenzeit geschlossen. Ich muss aber zugeben, dass ich schon zuvor die Flinte ins Korn geworfen hatte. Das Sammeln einschlägiger Anwendungen wäre irgendwann ein Full-time-job geworden. Wenn Sie mir nicht glauben, dann möchte ich auf den Artikel Wunderlist is shutting down. What should I use instead? verweisen, in dem 73 (!) Alternativen für das bekannte Programm Wunderlist aufgeführt sind. Verstehen Sie jetzt, warum ich das Sammeln aufgegeben habe?

Allerdings brauchen Sie für Ihre Aufgabenverwaltung vielleicht gar kein spezielles Programm. In seinem Beitrag How to Implement a Killer GTD System in Google Sheets zeigt Ihnen Mike Sturm, wie Sie das online-Tabellenkalkulation von Google für Ihre Aufgabenverwaltung einrichten können. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  1. Ein Tabellenblatt hat eine klare Struktur mit Reihen und Spalten
  2. Die Daten können leicht eingegeben und geändert werden
  3. Flexibilität durch den Einsatz von Filtern
    (Mike nennt dies „Agility“. Ich kann es nicht mehr hören :–/ )
  4. Einfachheit bei hoher Leistungsfähigkeit
  5. Verwendung über verschiedene Plattformen hinweg

Mike richtet zur Aufgabenverwaltung eine Tabelle mit 7 Teilblättern ein:

  1. Projekte
  2. Next Actions (Allen-Jünger wissen, was das ist)
  3. Warten-Auf
  4. Agendas (für Besprechungen)
  5. Brutkasten (für Ideen, irgendwann vielleicht)
  6. Wochendurchsicht
  7. abgeschlossene Projekte

Im weiteren Verlauf verrät Ihnen Mike, welchen Zweck die einzelnen Tabellenblätter haben und wie Sie die Tabelle mit Leben sinnvollen Daten füllen und damit arbeiten.

Ich finde die Idee, die Aufgaben mit Google Tabellen zu organisieren, durchaus ansprechend. Ganz so einfach, wie Mike es eingangs behauptet, scheint es aber dann doch nicht zu sein.

Pexels / Pixabay

 

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30 Tipps gegen Langeweile am Computer

Lange habe ich mein Gewissen befragt, ob ich diesen Beitrag überhaupt schreiben soll. Wenn ich an die Teilnehmer in meinen Workshops denke, leiden die meisten wohl eher nicht unter massiver Langeweile. Außerdem sind Ablenkungen jeglicher Art Gift für das produktive Arbeiten, wie jeder Ratgeber zu effizientem Zeitmanagement betont.

Falls dennoch der unwahrscheinliche Fall eintritt, dass Sie vor dem Computer sitzen und nicht wissen, was Sie machen sollen, dann hat Ramesh Natarajan ein paar Tipps parat, wie Sie die Zeit sinnvoll totschlagen können. Hier sind seine 30 Things To Do When you are Bored and have a Computer:

  1. Stöbern Sie in interessanten Blogs
  2. Fertigen Sie ein Backup Ihres Laptops an
  3. Wenn Sie noch kein Backup haben, dann lesen Sie nicht weiter, sondern machen sich umgehend an die Arbeit (Naresh ist ein Scherzkeks)
  4. Räumen Sie Ihr Laptop auf
    (Wie das geht, erfahren Sie in dem nützlichen Buch von Herbert Hertramph)
  5. Pflegen Sie Ihre Profile in den sozialen Netzwerken, bei denen Sie Mitglied sind. Bringen Sie sich dort auf den neuesten Stand
  6. Entmüllen Sie Ihre E-Mails
  7. Erneuern bzw. ändern Sie Ihre Zugangsdaten (Passwörter etc.)
  8. Planen Sie sportliche Aktivitäten
  9. Überarbeiten Sie Ihre Websites oder richten Sie welche ein, so Sie noch keine haben
  10. Nehmen Sie Kontakt zu Freunden oder Familienmitgliedern auf
  11. Machen Sie einen Kassensturz bez. Ihres jetzigen Jobs. Wie müsste Ihr Traumjob aussehen?
  12. Stöbern Sie in der Wikipedia herum. Sie werden dadurch nicht dümmer.
    (Als Jugendlicher habe ich früher oft ein Lexikon auf das Klo mitgenommen, es waren halt andere Zeiten damals, wir hatten ja nichts)
  13. Schreiben Sie ein Dankeschön an  jemanden, der es verdient hat
  14. Laden Sie Ihre Fotos hoch und organisieren Sie sie in der Cloud
  15. Stöbern Sie in YouTube. Aber suchen Sie nicht irgendwelchen Lifestyle-Kram oder Katzenvideos, sondern Filme, die Sie wirklich weiter bringen. Die gibt es da auch.
  16. Halten Sie Ausschau nach einem Hobby
  17. Setzen Sie sich Ziele (o nein, nicht schon wieder…)
  18. Schreiben Sie etwas (einen Artikel, einen Tagebucheintrag, ein Posting oder so etwas)
  19. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Stand Ihrer persönlichen Finanzen
  20. Üben Sie sich in den online-Varianten von Word, Excel oder Powerpoint
    (…oder sonst einer Software, die Sie benutzen möchten)
  21. Schauen Sie Ihre Einkaufsliste und Ihre Wunschliste durch und bereinigen Sie sie
  22. Defragmentieren Sie Ihre Festplatte
  23. Gibt es für Ihren Browser nützliche Erweiterungen?
  24. Erstellen Sie Checklisten und überlegen Sie, wie Sie Abläufe automatisieren könnten
  25. Entfällt, da Unix-Kram
  26. Überprüfen Sie Ihr System auf Viren
  27. Checken Sie, ob im Hintergrund Programme laufen, die nicht laufen sollen
  28. Katalogisieren Sie Ihre Bücher. Ich empfehle genau wie Ramesh  zu diesem Zweck Librarything
  29. Wenn Sie wirklich nichts mehr wissen, dann schauen Sie sich halt doch Spaßvideos an. Das hebt zumindest die Laune
  30. Üben Sie sich in Tastaturkürzeln. Die Programme meiner Wahl sind TastenTrick (Win) und Typinator (Mac)

Einige der Tipps von Ramesh wenden sich an Linux-Freaks (z. B. Nr. 25), sind aber auch 1:1 für die Anwender anderer Betriebssysteme nutzbar. Die meisten Hinweise zielen ohnehin auf webbasierte Anwendungen. Sie finden die dazu gehörenden Links im Artikel.

Spätestens jetzt wissen Sie, wie Sie langweilige Momente sinnvoll nutzen können. Wenn das keine Produktivität ist!

geralt / Pixabay

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Kanban mit Google Mail, Evernote und noch viel mehr

Während ich vor einigen Jahren dem Personal Kanban noch etwas skeptisch gegenüberstand, bin ich mittlerweile eines Besseren belehrt. Ich organisiere meine persönlichen Projekte ausschließlich nach dieser Methode und benutze dazu die Webanwendung Trello.

Die Menge der Software, die Personal Kanban unterstützt, ist mittlerweile riesengroß. Dabei müssen Sie gar keine besonderen Programme benutzen, wie einem Artikel von Melanie Pinola zu entnehmen ist: Kanban Everything: How to Add Trello-Like Boards to Gmail, Evernote, and More.

In ihrem Beitrag stellt Sie Erweiterungen vor, mit denen Sie

  • Gmail
  • Evernote
  • Chrome
  • Outlook
  • WordPress

als Grundlage für die Organisation Ihrer Projekte nach dem Personal-Kanban-Prinzip nutzen können.

Alle Programme werden mit ihren Funktionen und einem Screenshot kurz vorgestellt. Der Clou: Viele der vorgestellten Apps sind für ummesonscht zu haben.

Ich meine, ich hätte vor einigen Monaten eine einschlägige Erweiterung für Outlook ausprobiert. Allerdings habe ich sie nach kurzer Zeit wieder entnervt vom Rechner geworfen. Microsoft hat ja selbst mit dem Planner eine eigene Anwendung auf dem Markt. Inwieweit der Planner mit Outlook harmoniert, entzieht sich meiner Kenntnis.
Allerdings hat sich wohl einiges bei den einschlägigen Erweiterungen getan.

Zeit für eine neue Recherche!

yibb / Pixabay

 

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Wie Sie doppelte Evernote-Einträge vermeiden

Wenn Sie Evernote so intensiv nutzen wie ich, dann speichern Sie sicher auch den einen oder anderen Artikel aus dem Internet in eines Ihrer Notizbücher. Mit der Zeit kommt da einiges zusammen. Da kann es schon sein, dass Sie auf eine interessante Website stoßen, die schon einmal besucht und in Evernote gespeichert hatten. Das Problem ist nur, dass Sie genau das in er Zwischenzeit vergessen hatten. Die Folgen sind Doubletten, die die Anzahl Ihrer Notizen unnötig aufblähen.

Wenn Sie den Chrome-Browser nutzen, dann gibt es genau für dieses Problem eine Lösung: Evernote Duplicated – EVERDU. Diese kostenfreie Erweiterung schaut in Ihren Notizen nach, ob dieser Link von Ihnen schon einmal gesichert wurde.

Getestet habe ich die Erweiterung noch nicht, aber bereits installiert. Ich bin gespannt. Wenn das Programm das tut, was es verspricht, dann ist es m.E. sehr nützlich.

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Wie Sie E-Mail-Signaturen erstellen

Sie alle kennen Signaturen. Als Signatur wird ein

Textabschnitt bezeichnet, der häufig am Ende von E-Mails, Usenet-Postings oder Beiträgen in Internetforen steht und Angaben zum Absender enthält. (Wikipedia)

Mit Inhalt und Gestaltung einer solchen Signatur müssen Sie sich dann nicht besonders befassen, wenn Sie Mitarbeiter eines Unternehmens sind und ausschließlich geschäftlichen E-Mail-Verkehr pflegen. Denn dann stellt Ihr Arbeitgeber vermutlich bereits eine gesetzeskonforme Signatur bereit, um die Sie nicht herumkommen. Sollten Sie selbst ein Unternehmen Ihr Eigen nennen und noch keine entsprechende Signatur verwenden, dann sollten Sie sich schleunigst darum kümmern. Welche Informationen für die einzelnen Unternehmensformen bereit gestellt werden müssen, erklärt Ihnen z. B. Bea Brünen in Ihrem Beitrag Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails.

Andere Personengruppen wie Privatleute oder Freiberufler haben deutlich mehr Gestaltungsspielräume. Sie können eine Signatur auch für originelle (Werbe-) Botschaften verwenden.

Wie Sie eine sinnvolle E-Mail-Signatur gestalten können, zeigt Ihnen der Artikel von Joel Lee: 7 Tips for Creating the Perfect Professional Email Signature.
Hier seine Tipps:

  1. Benutzen Sie das richtige Trennzeichen
    Viele zeitgemäße E-Mail-Programme nutzen die Signatur, um die Kontaktliste zu vervollständigen. Bei Outlook funktioniert das, indem Sie die E-Mail per Drag & Drop aus dem Lesebereich über das Modul „Kontakte“ ziehen (Bezeichnungen). Wenn Sie loslassen wird ein neues Kontaktformular geöffnet, in dem die wesentlichen Informationen bereits eingetragen sind.
    Allerdings müssen die E-Mail-Clients erkennen, wann die Nachricht aufhört und die Signatur anfängt. Dies geschieht in einem Quasi-Standard über den Trenner – – (zwei aufeinanderfolgende Bindestriche), also:
    Nachricht
    – –
    Signatur
  2. Halten Sie die Signatur einfach
    Überlegen Sie sich, welche Informationen Sie dem Empfänger tatsächlich mitteilen wollen. In der Regel soll er mit Ihnen Kontakt aufnehmen können, nicht mehr und nicht weniger. Halten Sie evtl. Werbebotschaften knapp. Auch Zitate wollen sparsam eingesetzt werden, Ich gebe zu, ich bin kein großer Fan von ihnen.
  3. Fassen Sie sich kurz
    Es gilt der Grundsatz: So wenig Zeilen wie möglich, so viel wie nötig. Vielleicht können Sie zusammengehörende Infos über ein geeignetes Trennzeichen in eine Zeile packen. z. B.
    E-Mail | Telefon | Fax
  4. Gestalten Sie die Signatur dezent
    Erinnern Sie  sich noch einmal an Punkt (2). Die Signatur soll in erster Linie dem Adressaten ermöglichen, einfach mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Sie ist nicht das Mittel der Wahl, um Werbung zu betreiben. Auch sollten derartige Botschaften nicht von den eigentlichen Kontaktinformationen ablenken.
  5. Verwenden Sie je nach Zweck unterschiedliche Signaturen
    Manchmal kann es sinnvoll sein, je nach Empfängergruppe verschiedenen Signaturen zu verwenden. In Outlook können Sie das bequem verschiedene Variante über den Menüpunkt „Signatur“ im Menüband anlegen, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben.
  6. Seien Sie vorsichtig mit HTML und vCards
    Ich weiß, viele sagen etwas anderes, aber ich bleiben dabei: Ich mag HTML-Mails aus verschiedenen Gründen nicht besonders. Outlook habe ich so eingestellt, dass ich nur reinen Text senden und schreiben kann. Mir kommt es auf die Information an und nicht auf bunte Bilder. Wenn Sie Ihre Signatur mit den relevanten Informationen versehen haben, können Sie auf das Versenden einer vCard getrost verzichten.
  7. Testen Sie die Signatur mit verschiedenen E-Mail-Programmen aus
    Schauen Sie sich im letzten Schritt noch einmal an, wie Ihre Signaturen in den gängigen Programmen (Oulook, GoogleMail usw.) dargestellt werden und nehmen Sie ggf. Korrekturen vor.

Den E-Mail-Disclaimer, der von vielen Unternehmen an die E-Mail gehängt wird, können Sie sich im übrigen sparen. Warum, können Sie hier oder hier nachlesen. Mit einer Signatur hat ein solcher Disclaimer überhaupt nichts zu tun.

Postkasten Arona
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Bookmarklets, kleine Helferlein für Ihren Browser

Wenn Sie jetzt nicht wissen, was Sie mit dem Begriff “Bookmarklet” anfangen sollen, dann hilft Ihnen ein Blick in die Wikipedia:

Ein Bookmarklet (auch: Favelet) ist ein kleines in JavaScript geschriebenes Makro, das als Bookmark abgespeichert wird und dadurch die Funktionen eines Webbrowsers erweitert. Es erlaubt beispielsweise, Aussehen oder Funktionalität von Webseiten clientseitig zu verändern. Technisch gesehen ist ein Bookmarklet ein Lesezeichen auf das Pseudoprotokoll javascript:, das ermöglicht, Code durch den Browser auszuführen.

Bookmarklets haben gegenüber Erweiterungen gewisse Vorteile. Sie sind in der Regel browserübergreifend einsetzbar und müssen nicht besonders installiert werden. Amit Agarwal zeigt in seinem Beitrag “Guide to Most Useful Bookmarklets for Chrome, Firefox, Safari, etc.” noch weitere Vorteile auf. Vor allem bekommen Sie in dem Artikel die “besten Bookmarklets für Web Browser” aufgelistet. Zumindest die, die Amit dafür hält.

Weitere Sammlungen von Bookmarklets finden Sie auch bei

Wenn Sie es lieber in Deutsch wollen, dann finden Sie eine umfangreiche Aufstellung von Bookmarklets bei stichpunkte.de.

Sollten Sie dort keinen Schnipsel für Ihre Zwecke finden, dann müssen Sie wohl selbst ein Bookmarklet schreiben. Wie das geht, erfahren Sie ebenfalls auf o.a. Seiten oder Sie sehen sich dazu das folgende Video an. Hier lernen Sie die ersten Schritte, allerdings nur an einem einfachen Beispiel. Aber das ist für den Anfang ja auch in Ordnung.

[Die erste Fassung dieses Artikels erschien im ToolBlog am 5. 12. 2011]

 

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Der Tipp zum Wochenende: 5 interessante YouTube-Tricks

Seit Ende der 1980er hat bei mir Fernsehen als Medium ausgedient. Kein Tatort und kein Länderspiel vermögen es, mit vor den Bildschirm zu zerren. Wenn überhaupt, dann schaue ich mir Filme nur noch über die Mediatheken der Rundfunksender oder auf YouTube an. Allerdings gehen auch da die neuesten Trends regelmäßig an mir vorbei.

Wenn Sie öfters auf YouTube unterwegs sind, dann stellt Ihnen Mihir Patkar in einem Artikel einige nützliche Apps vor: 5 New Ways to Watch YouTube and Find Videos. Hier sind sie:

  1. YouTube Roulette
    Der Name ist Programm. Hier können Sie YouTube-Videos anschauen bis der Arzt kommt. In einer Endlos-Schleife wird ein Video nach dem anderen abgespielt. Die einzige Obergrenze ist Ihr Standvermögen. Damit die „Auswahl“ nicht ganz so willkürlich ist, können Sie zwischen bestimmten Kategorien, wie z. B. Spaß oder Musik auswählen. Aber auch hier können Sie den Zufall walten lassen und die Wahl der Kategorien dem Programm überlassen.
  2. YouTube Map Explorer
    Hier können Sie Videos anschauen, die einem bestimmten Standort zugeordnet sind. Sie geben z. B. in das Suchfeld „Ravensburg“ ein und erhalten Videos, die mit diesem verträumten Örtchen zu tun haben. Zumindest theoretisch, denn die Ergebnisse, die ich mit diesem Programm erzielt habe, waren eher bescheiden.
  3. Noutube
    Hier verpassen Sie garantiert gar nicht mehr, denn diese Anwendung zeigt Ihnen das Video, das zuletzt auf YouTube hochgeladen wurde. Sie schauen also immer das letzte Video, ob dieses allerdings der letzte Schrei wird, muss sich erst noch herausstellen.
  4. My 90s TV
    Hier können Sie aus einer Vielzahl von Kategorien Filme anschauen, die ursprünglich in den 1990ern entstanden sind. Für mich ist besonders die Sparte „Musik“ interessant. Sie wissen schon, Spice Girls usw. Weiter als die Kategorien können Sie die Auswahl allerdings nicht eingrenzen. Sie können allenfalls weiterzappen, wenn ihnen ein Titel nicht gefällt.
    Bleibt nur noch die Frage, ob es so etwas auch für die 1980er gibt.
  5. MINI Fast Forward
    Wenn Sie den Chrome-Browser benutzen, dann könnte diese Erweiterung für Sie von Nutzen sein. Mit der S-Taste („S_peed“) können Sie ab sofort Filme mit hoher Geschwindigkeit vorspulen. Nicht missverstehen: Mit dieser Taste springen Sie nicht einfach, sondern spulen tatsächlich, es entgeht Ihnen also nichts.

Sollte es kommendes Wochenende regnen und es wird Ihnen langweilig, dann können Sie mit den o.a. Apps mehr oder weniger sinnvoll die Zeit verbringen.

Passen Sie aber auf, dass Sie nicht zum YouTube-Junkie werden und viereckige Augen bekommen!

YouTube-Tricks

[Foto von Pexels [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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