Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Matthew Cornell testet Methoden

Wenn Sie Matthew Cornell nicht kennen, dann befinden Sie sich in bester Gesellschaft. Ich kenne ihn nämlich auch nicht, zumindest nicht persönlich. Er hat aber einen bemerkenswerten Artikel auf seinem Blog veröffentlicht, in dem er mehr oder weniger bekannte Produktivitätstricks in seinem persönlichen Arbeitsalltag testet und uns seine Erfahrungen mitteilt: Just do it! But HOW?.

Die Veröffentlichung des Artikels ist zwar schon einige Jahre her, aber dennoch hat der Beitrag kaum an Aktualität eingebüßt. Matthew bewertet Ansätze, die heute immer noch diskutiert, angewendet oder verworfen werden. Beispiele sind die Vierfeldermatrix, Tagesplanung oder die Buchführung über Unterbrechungen.

Mir gefällt, dass Matthew nicht nur erzählt, was gut funktioniert, sondern auch, was überhaupt nicht geklappt hat. Beispielsweise die künstliche Deadline (“It was a disaster, and I hated it”). Kann ich nur bestätigen.

Pavlofox / Pixabay

 

 

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Alles ist wichtig? Priorisieren Sie trotzdem!

Immer wieder beklagen sich die TeilnehmerInnen in meinen Workshops über das Priorisieren. Es funktioniere schlecht bis gar nicht, weil im beruflichen Alltag alles „wichtig“ sei. Ich gebe zu, es ist vielleicht wirklich alles wichtig, aber man sollte hinterfragen, ob wirklich alles gleich wichtig ist (mal davon abgesehen: Was ist überhaupt wichtig und wer definiert das?).

Um besser zwischen der Tragweite von Aufgaben differenzieren zu können und vielleicht doch eine Rangfolge aufstellen zu können, gibt es da draußen eine ganze Reihe von Priorisierungstechniken. Jessica Greene stellt in Ihrem Artikel How to Prioritize When Everything Feels Important neun dieser Techniken vor:

1. Die Priorisierungsmatrix

Hier handelt es sich um die berühmte Vierfeldermatrix, deren bekannteste Vertreterin die Eisenhower-Matrix. Dringlichkeit und Wichtigkeit sind aber beileibe nicht die einzigen zwei Elemente, zwischen denen man die Matrix aufspannen kann. Es gibt auch noch andere, wie Jessica zeigt.
Mittlerweile bin ich ein Fan der Vierfeldermatrix geworden. Es ist erstaunlich, welche Zusammenhänge man damit aufzeigen kann. Sogar „Dummheit“ lässt sich darüber definieren.

2. MoSCoW

Dieses Merkwort steht für: M_ust do, S_hould do, C_ould do, W_on’t do. Eine solche Einteilung der Aufgaben kann man gut mit Programmen wie Trello visualisieren, meint Jessica. Mir ist das zu kompliziert. Ich unterscheide frei nach Michael Linenberger lediglich zwischen Critical Now, Opportunity Now und @Irgendwann/Vielleicht.

3. ABCDE

Im Prinzip handelt es sich hierbei um eine Variante von MoSCoW, erweitert und D für D_elegation. Diese Einteilung geht auf Brian Tracy zurück, was bei mir sofort Skepsis auslöst.

4. Priorisieren nach Scrum

Laut Jessica wird hier eine Rangfolge hergestellt, indem man die Aufgaben miteinander vergleicht. Es handelt sich somit um ein relativierendes Vorgehen. Wichtig ist dabei, dass Sie das richtige Kriterium wählen. In Scrum geht es um den wirtschaftlichen Beitrag der Aufgabe am Gesamtprojekt.

5. Bubble Sort

Im Artikel wird eine Variante des Paarvergleichs vorgestellt, auch bekannt unter dem Namen „Swap Sort“. Sie können auch eine App dafür verwenden, im ToolBlog hatte ich vor einiger Zeit über eine solche Anwendung geschrieben: Choicing.

6. Most Importang Task (MIT)

Bei dieser Methode wählen Sie sich für den betreffenden Arbeitstag die 1-3 wichtigste Aufgaben aus. Ein einfaches, geradezu minimalistisches Prinzip. Kein Wunder, es stammt auch von Leo Babauta. Allerdings stehen Sie auch hier vor der Qual, die wichtigsten drei Tätigkeiten für den Tag herauszusuchen.

7. Die Ivy-Lee-Methode

Auch hier müssen Sie eine Rangfolge Ihrer Aufgaben bilden. Die Aufgaben werden dann strikt und konsequent gemäß ihrer Stellung in der Rangfolge abgearbeitet. Ich habe das Verfahren in Aufgaben erledigen wie Ivy Lee beschrieben.

8. 1-3-9

Hier gruppieren Sie Ihre Aufgaben in 1 sehr wichtige Aufgabe, 3 mittelwichtige (was immer das ist) und 9 weniger wichtige Aufgaben. Sie können zur Einteilung die Eisenhowermatrix benutzen. Ich bin skeptisch.

9. Zwei-Listen-Technik

Diese Methode geht auf Warren Buffet zurück. Bei den zwei Listen handelt es sich um eine To-Do-Liste und eine Don’t-Do-List. Auf letztere kommen die Dinge, die Sie auf keinen Fall tun sollten. Dieses Vorgehen soll Ablenkung und Verzettelung vorbeugen. Nähere Informationen finden Sie bei James Clear oder Trent Hamm.

 

Sie haben es schon bemerkt, die Methode, die ich bevorzuge, führt Jessica nicht auf. Ich priorisiere nach der One Minute To-Do-List nach Michael Linenberger in einer abgewandelten Variante. Wenn Sie Näheres darüber erfahren möchten, dann holen Sie sich das kostenlose E-Book vom Meister persönlich.

 

evondue / Pixabay

 

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Nutzen Sie @WartenAuf?

Warten Sie auch manchmal vergeblich auf Informationen, die Kollegen, der Chef oder auch Kunden Ihnen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt versprochen haben? Und dann ärgern Sie sich, wenn Sie von Ihren Partnern einfach vergessen werden?

Die Grundfrage lautet: Wie stellen Sie Verbindlichkeit her?

Sie brauchen etwas, das Sie ganz sicher daran erinnert, was Sie wann von wem zu bekommen haben. So etwas wie die @WartenAuf-Liste nach David Allen. Hier tragen Sie ein, wer Ihnen bis wann was zugesagt hat und gehen sie täglich durch. Falls etwas nicht zum versprochenen Zeitpunkt geliefert wird, haken Sie nach. Erinnern Sie, fragen Sie, seien Sie penetrant.

Ich nenne das den Schmeißfliegen-Effekt. Der ist schnell erklärt: Wenn von Ihnen fünf Kollegen etwas wollen und einer verhält sich wie dieses Insekt, wem werden Sie liefern? Genau, Sie ahnen es.

Aber vergessen Sie bitte nicht die Regeln der Höflichkeit. Der Ton macht die Musik. Nachhaken kann man in vielen Varianten und Sie sollten nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen. Sie wollen ja schließlich nicht mit der Fliegenklatsche erschlagen werden.

Alan Henry hat einen Artikel zu diesem Thema verfasst: A Stress-Free Guide to Remembering to Follow Up at Work. Dort finden Sie auch Hinweise zu einigen Softwaretools, die Ihnen bei der Nachverfolgung helfen können. Ich selbst organisiere meine Nachverfolgung mit Outlook und zwar “zu Fuß”. Alan verweist in diesem Zusammenhang auf einen Beitrag von Kelly Forrister: Cool GTD tip for tracking Waiting For items in Outlook.

 

mikadago / Pixabay

 

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Der Tag in 4 mal 2 Stunden

Es gibt ja viele Anregungen, wie Sie Ihren Arbeitstag einteilen können.

Einen interessanten Ansatz habe ich bei Donna McGeorge gesehen. In How to boost your productivity in 2-hour blocks und The 2 hour technique that could supercharge your productivity empfiehlt sie, den Arbeitstag in 4 Blöcke á 2 Stunden aufzuteilen.

Sie beruft sich dabei auf Daniel Kahneman, der zwei Arten des Denkens unterscheidet:

  1. Schnelles Denken:
    Schnelle Auffassung und Verarbeitung, braucht wenig Energie (Intensität)
  2. Langsames Denken:
    Tiefes Durchdringen eines Themas, benötigt tiefe Intensität

 

Dieser Unterscheidung fügt Donna noch die Dimension Bedeutung, Tragweite, Auswirkung einer Tätigkeit hinzu. Sie schlägt vor, 2-Stunden-Blöcke für die Erledigung vorzusehen:

  1. Die ersten zwei Stunden des Arbeitstages sollten Sie für die Arbeiten mit hoher Tragweite und hoher Intensität reservieren.
  2. In den zweiten zwei Stunden führen Sie die Tätigkeiten mit (noch) geringer Trageweite und hoher Intensität aus.
  3. Die dritten zwei Stunden sind weniger anspruchsvollen und weniger wichtigen Aufgaben gewidmet, Routinetätigkeiten wie die Beantwortung von E-Mails etwa.
  4. In vierten zwei Stunden erledigen Sie die Aufgaben, die eine gewisse Tragweite haben, aber nur geringen Energieaufwand erfordern. Planung, „Wartung“ des Organisationssystems (z.B. Wochendurchsicht) und Vorbereitung des Folgetages etwa.

 

Ob diese Reihenfolge allgemeingültig ist, weiß ich nicht. Ich denke, Sie können auch eine andere wählen, wenn Ihre Energieverlauf über den Tag ein anderer ist. Im Prinzip handelt es sich bei Donnas Vorgehen um eine Variante des alten Tipps „Beachten Sie Ihre persönliche Leistungskurve„.

Mir leuchtet dieser Tipp und die erweiterte Version von Donna zwar ein, allerdings „höre ich die Botschaft wohl, allein mir fehlt der Glaube“. Sie ist praktikabel für Menschen, die weitgehend autonom ihre Arbeitszeit gestalten können. Den anderen werden wohl Kollegen, Chefs und andere Umstände in die Suppe spucken und dieses Schema scheitern lassen.

 

Oder bin ich wieder mal ein Schwarzseher?
Was meinen Sie?

 

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Wie Sie Aufschieberitis überwinden

Sie kennen das. Es gibt Tätigkeiten, die sind derartig öde, dass wir schon beim bloßen Gedanken daran die Flucht ergreifen möchten. Ganz nach dem Motto

Arbeit geh weg, ich komme!

schieben wir diese Horroraufgaben so lange vor uns her, bis uns aus Termingründen nichts anderes mehr übrig bleibt, als endlich anzufangen. Vielleicht hoffen wir insgeheim, dass die Aufgabe sich von selbst erledigt. Meistens stellt sich diese Hoffnung jedoch als Trugschluss heraus.

So weit, so gut. Jeder kennt diese einfache Form der Aufschieberitis. Es gibt jedoch Mitmenschen, die regelrecht unter einer Art Lähmung leiden, die sie daran hindert, eine Aufgabe endlich anzufangen. Das kann durchaus pathologische Züge annehmen, aus der harmlosen Aufschieberitis wird dann die Prokrastination.

Damit es erst gar nicht so weit kommt, wehren Sie am besten den Anfängen. Helfen lassen können Sie sich dabei von der Website How to Stop Procrastinating: A Guide for People Who Want to Overcome Procrastination and Start Getting Things Done – Solving Procrastination.

Der Titel ist Programm. Gestützt auf wissenschaftliche Befunde können Sie lernen die Aufschieberitis zu besiegen und endlich aus dem Quark zu kommen. Es erwarten Sie umfangreiche Informationen, die Ihnen nicht nur zeigen, wie und warum die Prokrastination funktionert, sondern auch, wie Sie stoppen können.

Sie müssen jetzt nur noch anfangen, sich mit dem Problem zu beschäftigen!

Und hier gibt es noch ein Video zum Thema:
Self Worth Theory: The Key to Understanding & Overcoming Procrastination von Nic Voge.

Self Worth Theory: The Key to Understanding & Overcoming Procrastination | Nic Voge | TEDxPrincetonU

 

 

BTW: Bitte sehen Sie von Tweets mit Inhalten wie „Ich lese den Artikel, wenn ich mal Zeit habe“, ab. Die Pointe ist hundertmal durchgekaut. Danke.

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Ein Loblied auf die Checklist!

Ich kenne einige Leute, die das Primat der Schriftlichkeit in der Arbeitsorganisation nur mit einem spöttischen Lächeln begleiten. „Wozu habe ich denn sonst mein Gehirn, wenn ich mir meine Aufgaben nicht mehr merken soll oder kann“, wird von diesen Menschen oft gefragt. Meine Antwort: Zum Denken! Das berühmte Zitat von David Allen lautet dazu:

Your Mind Is For Having Ideas, Not Holding Them.

Der Ratschlag lautet, lagern Sie alle Daten aus, damit Ihr Kopf Platz für Ideen hat. Oder wie es Vera Birkenbihl einmal ausgedrückt hat:

Vom Gehirnbesitzer zum Gehirnbenutzer.

So gibt es eine Menge intelligenter Menschen in anspruchsvollen Berufen, die Checklisten benutzen, um sich den Umfang und die Reihenfolge von Routinetätigkeiten eben nicht merken zu müssen. Denken Sie an Piloten oder Chirurgen. Für die Ausübenden dieser Berufe und noch mehr für deren „Kunden“ könnte es fatal enden, wenn eine Tätigkeit vergessen würde.

Ein (mir leider unbekannter) Autor gibt in seinem Artikel The Simple Genius of Checklists, from B-17 to the Apollo Missions einen kurzen Abriss über die Geschichte der Checklist.

Die Übersicht reicht von einer Checklist für die Piloten des Militärflugzeuges Boeing B-17 über die Checklisten der Apollo-Mission bis hin zum Gebrauch im modernen Operationssaal.

Und hier ist die Checkliste es Autors für die Erstellung von Checklisten:

  1. Untersuchen Sie die bisher aufgetretenen Fehler.
  2. Konzentrieren Sie sich auf vermeintlich „dummes Zeug“.
    (Beachten Sie in diesem Zusammenhang Murphys Gesetz).
  3. Halten Sie die Liste einfach.
  4. Entscheiden Sie sich zwischen der Variante „Getan und abgehakt“ und der Variante „Als nächstes zu tun“.

Wenn Sie mehr über Checklisten erfahren wollen, dann empfehle ich Ihnen das Buch von Atul Gawande Checklist-Strategie: Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen.

 

Von NASA – http://grin.hq.nasa.gov/ABSTRACTS/GPN-2001-000013.html, Gemeinfrei, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=32049

 

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Die ungehobenen Schätze des Marc Andreessen

Wenn Sie ein netzaffiner Mensch sind, dann brauche ich Ihnen nicht zu erklären, wer Marc Andreessen ist. Die Anderen, die ihn nicht kennen, finden eine ausführliche Biographie bei der allwissenden Wikipedia.

Zu früheren Zeiten hat sich Marc als Blogger betätigt. Mittlerweile finden sich seine spannenden Artikel in einem Archiv mit dem Namen Pmarchive. Wenn Sie dort ein wenig stöbern, finden Sie so manche Perle, die uns genussvoll mit der Zunge schnalzen lässt. Die Artikel sind zusammengefasst zu Guides zu den Themen Start-ups, Selbstorganisation oder Karriereplanung.

Mich als Herausgeber des ToolBlogs interessiert natürlich besonders der Bereich Selbstorganisation: Pmarca Guide to Personal Productivity. Er ist nicht mehr ganz jung, aber dennoch mit hochinteressanten Inhalten bestückt. Es lohnt sich, ein bisschen hin- und her zu scrollen. Sie werden den einen oder anderen wertvollen Tipp finden.

By Brian Solis (IMG_8642) [CC BY 2.0], via Wikimedia Commons

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Entrümpeln Sie Ihr Leben!

Der Mind-Sweep kommt den Lesern der Bücher von David Allen sicher bekannt vor. Ich übersetze diesen Ausdruck gerne mit “mentalem Kehraus”. Es geht darum, alles aus dem Kopf zu bekommen, was in irgendeiner Form Ihre Aufmerksamkeit beansprucht. Outsourcing von Dingen, die noch nicht rund sind, sozusagen. Für eine Führungskraft, die ich vor geraumer Zeit coachen durfte, sorgte der Mind-Sweep wieder für einen erholsamen durchgängigen Schlaf.

Der Coach Michael O. „Coop“ Cooper geht noch einen großen Schritt über den Mind-Sweep hinaus. Er empfiehlt Ihnen, gleich Ihr komplettes Leben aufzuräumen: Are you ready to clean up your life? Sie finden auf dieser Seite eine Checkliste für eine Inventur mit 100 Dingen, die Sie selbstkritisch hinterfragen sollten. Das “Clean Sweep Program” berührt die Lebensbereiche

  • Materielle Umgebung
  • Wohlbefinden
  • Finanzen
  • Beziehungen

Die Beantwortung der Fragen allein bringt noch keine Veränderung. Ziel ist es, hinter jede Frage einen Haken zu machen und so hundert Punkte zu erreichen. Ich weiß nicht, ob es sinnvoll ist, die Checkliste in dieser Weise zu verwenden. Ich finde es aber durchaus nützlich, über die eine oder andere Frage nachzudenken. Ein interessanter Ansatz ist das “Clean Sweep Program” allemal.

MrsBrown / Pixabay

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Wie man ein Tagebuch führt

Ich habe in meinem Freundes- und Bekanntenkreis eine Menge Leute, die darauf schwören, ihr Leben in einem Tagebuch zu protokollieren. Auch eine meiner Töchter schreibt unermüdlich ihr tägliches Resümee.

Nun habe ich mich selbst noch nicht dazu durchringen können, das Tagebuch schreiben zu einem festen Bestandteil meines Tagesablaufs zu machen. Momentan reichen mir die Inhalte meines Notizbuchs, dass ich situativ und nach Bedarf mit Inhalt fülle. Wer weiß, vielleicht bereue ich dies einmal, wenn ich mich entschließen sollte meine Memoiren zu schreiben.

Zum Beispiel weiß man vom Dichter und Sänger Wolf Biermann, dass er penibel jeden Tag schriftlich Revue passieren ließ. Diese Einträge waren dann die Grundlage für seine Autobiographie, deren Lektüre ich übrigens wärmstens empfehlen kann.

Über die Art und Weise, wie am besten ein Tagebuch zu führen ist, gibt es höchst unterschiedliche Ansichten. Bekannt geworden ist das 5-Minuten-Journal, das in diesem Video erklärt wird:

How The Five Minute Journal works

 

Wenn Sie über diesen einfachen Ansatz hinausgehen möchten und tiefer in die Materie einsteigen möchten, dann könnte die Anleitung von Michal Korzonek für Sie richtig sein: Journal Writing for Intelligent People: The Ultimate Guide. Dem Inhaltsverzeichnis zufolge werden viele Aspekte rund um das Tagebuch behandelt:

  • Wie es funktioniert
  • Welche Fallstricke es gibt
  • Beispiel berühmter Mitmenschen
  • Werkzeuge für die Erstellung eines Journals
  • Ressourcen: FAQ, Tools usw.

Schade, manchmal bereue ich schon ein wenig, dass ich nicht früh mit so etwas angefangen habe. Nun wird es wohl doch nicht nichts mit der Autobiographie.

Pexels / Pixabay

 

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Eine kleine Geschichte des Zeitmanagements

Heutzutage rümpfen viele Menschen die Nase, wenn man den Ausdruck “Zeitmanagement” verwendet. Zwar hält sich der Begriff im Sprachgebrauch tapfer, aber viele Zeitgenossen sprechen lieber von “Selbstorganisation”, “Selbstmanagement” oder “Aufgabenmanagement”. Solch ein Wandel von Begriffen ist immer auch Ausdruck der Veränderung der dahinter stehenden Grundannahmen oder Glaubenssätze. Auch die Methodik verändert sich. Für mich ist beispielsweise David Allens “GTD®” die Antwort auf die Arbeitsweise des “Knowledge Workers”, die Peter Drucker eingehend beschrieben hat.

Leigh Buchanan und Drew Gannon sind die Autoren einer hübsch aufgemachten Bilderstrecke über die Entwicklung des Zeitmanagements : A Brief History of Time Management.

Sicher kratzt diese Bilderreihe nur an der Oberfläche. Wenn Sie wissensdurstig sind und etwas tiefer tauchen möchten, dann empfehle ich Ihnen diese Artikel:.

Und hier gibt es noch eine schöne Infografik zum Thema:
A brief History of Time Management and Measuring Tools.

 

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