Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Wie Sie Ihr Gedächtnis entlasten

Es ist nicht immer leicht, sich Dinge zu merken und sie dann wieder zur richtigen Zeit am richtigen Ort abzurufen. Dies führt zu einer gewissen Verunsicherung. Außerdem ist das Merken mit Mühe verbunden, zumindest für mich. Ich halte es daher sinngemäß mit David Allen: Ich benutze mein Gehirn lieber zu Denken als zum Speichern. Allerdings muss ich zugeben, dass dies nur funktioniert, indem ich diverse Hilfsmittel für das konsequente Auslagern der Daten benutze.

Deane Alban sieht das offensichtlich ähnlich und gibt uns in When Your Memory Sucks: 6 Easy Ways to Compensate entsprechende Tipps zur Unterstütung des Gedächtnisses:

1. Checklisten

Checklisten werden von Ärzten, Piloten und anderen intelligenten Menschen benutzt. Und zwar immer dann, wenn etwas (a) in einer bestimmten Reihenfolge (b) immer wieder (c) vollständig abgearbeitet werden muss. Was diesen Experten recht ist, sollte uns billig sein. Ich selbst habe mir für meine Wochendurchsicht eine Checkliste erstellt. Wenn es soweit ist, hake ich einen Punkt nach dem anderen ab. So muss ich nicht darüber nachdenken, was als nächstes zu tun ist.
Wenn Sie näheres zum Thema Checklisten erfahren möchten, dann empfehle ich Ihnen das „Checklist Manifesto“ von Atul Gawande.

2. Notizen

Wenn ich eine Idee habe, dann wird Sie sofort ausgelagert. Derzeit benutze ich analog ein Notizbuch in DIN-A-5-Größe und virtuell Evernote. An Orten, wo ich beides nicht zur Hand habe, schicke ich mir die Notiz per E-Mail. Empfehlenswert sind hier die Apps Captio oder Braintoss.

3. Eingebaute Redundanz

Deane nennt hier als die Schlüssel als Klassiker. Es macht Sinn, einen Hausschlüssel beim Nachbarn zu deponieren. Falls man vergessen hat, den eigenen mitzunehmen und der Partner nicht in der Nähe ist, kann man immer noch zum Nachbarn gehen. Ich habe das eingehend für Sie getestet. Dasselbe gilt für den Autoschlüssel. Einen habe ich, den anderen meine Frau. Aber ein(r) hat ihn immer und darauf kommt es an.

4. Definierte Orte

Eine alte Regel, immer noch so wertvoll wie eh und je: Alles an seinem Platz. Wenn Sie den Schlüssel immer an das Schlüsselbrett neben der Tür hängen, dann brauchen Sie wahrscheinlich Tipp Nr. 3 gar nicht. Das gleiche gilt für meine Papierablage. Seit ich das Noguchisystem im Einsatz habe, weiß ich, dass dort meine Dokumente liegen und zwar nur dort.

5. Passwort Manager

Selbst wenn ich es wollte, könnte ich mir die vielen Daten gar nicht alle merken: Kreditkarte, PIN-Nummern, IBAN, von den vielen Passwörtern für die online-Anwendungen ganz zu schweigen. Das leistet ein sicherer Passwortmanager schon gute Dienste, besonders wenn er in den Browser integriert ist. Ich benutze 1Password auf allen meinen Geräten, heute würde ich vielleicht zum kostenlosen KeePass greifen. Wie Sie merkbare und trotzdem einigermaßen sichere Passwörter konstruieren, habe ich hier beschrieben.

6. Das Tastaturkürzel „Strg + F“

Ein nützlicher Hinweis zwar, mit dem Gedächtnis hat er nur bedingt zu tun. Deane behauptet, dann laut Google 90% der Computerbenutzer nicht wissen, dass es das Tastaturkürzel „Strg + F“ gibt. Ich kann das gar nicht glauben, aber sei’s drum. Immer wenn Sie eine bestimmtes Wort oder einen Ausdruck auf einer Webseite suchen, dann benutzen Sie diesen Shortcut, tippen das Gesuchte in das geöffnete Feld und voilà sie bekommen die Treffer angezeigt. Nützlich ist dies besonders bei längeren Texten.
Sollten Sie Evernote benutzen, dann empfehle ich Ihnen dringend die Erweiterung Web Clipper. Sie können damit komplette Webseiten oder markierte Stellen automatisch in Evernote übernehmen. Das ist sehr praktisch. Allerdings kann es passieren, dass Sie im Eifer des Gefechts eine Seite mehrfach abspeichern. Dies können Sie mit der Erweiterung Evernote Duplicated – EVERDU verhindern (für Chrome).

Ich bin mir sicher, dass diese Aufzählung nicht vollständig ist. Was tun Sie, um Ihr Gehirn bzw. Ihr Gedächtnis zu entlasten?

[via Lifehacker]

FotoEmotions / Pixabay

 

 

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Selbstmanagement im Wertequadrat

Vielleicht kennen Sie dieses Phänomen. Sie treffen einen Mitmenschen, für den Sparsamkeit ein hoher Wert ist und der sich auch für sparsam hält. Wenn Sie ihn fragen, was das Gegenteil von „sparsam“ ist, dann bekommen Sie wahrscheinlich die Antwort „verschwenderisch“. Doch ist „verschwenderisch“ tatsächlich das Gegenteil von „sparsam“? Nein, meint Friedemann Schulz von Thun und erklärt dies anhand des Wertequadrats, einem Modell, das er zwar nicht erfunden, aber populär gemacht hat.

Bei dem Ausdruck „Verschwendung“ handelt es sich nicht um das Gegenteil von „Sparsamkeit“, sondern um eine entwertende Übertreibung. Nicht Sparsamkeit und Verschwendung bilden ein positives Spannungsverhältnis, sondern Sparsamkeit und Großzügigkeit. Das Ganze funktioniert auch umgekehrt. Fragen Sie jemanden, der sich für großzügig hält, nach dem Gegenteil und sie hören wahrscheinlich die Antwort „geizig“.

Dieser interessante Zusammenhang lässt sich eben im Wertequadrat darstellen. Die Kunst besteht darin, eine Balance in dem positiven Spannungsverhältnis zu halten.

Vor einiger Zeit habe ich im ToolBlog kurz über den Unterschied geschrieben, den die alten Griechen bez. der Zeit machten. Sie unterschieden zwischen Chronos und Kairos. Zur Erinnerung:

  • Chronos kann durch den Stoßseufzer beschrieben werden: “Ich habe noch so viel zu tun und die Zeit rennt…”
  • Kairos äußert sich anders: “Ich habe zwei Stunden, wie kann ich sie am besten nutzen?”

Während Chronos die Zeit beschreibt, die unwiederbringlich verrinnt, ist Kairos ein religiös-philosophischer Begriff für den günstigen Zeitpunkt einer Entscheidung, dessen ungenutztes Verstreichen nachteilig sein kann (Wikipedia).

Lassen Sie uns diese Begriffe mit anderen Begriffen umschreiben.

Chronos steht demnach für: Planung, Konzeption, Vorbereitung, Koordination, Struktur, Organisation, Systematik, Ordnung oder für geplantes methodisches Vorgehen.

Kairos kann beschrieben werden durch: Improvisation, Flexibilität, Kreativität, Spürsinn, Instinkt, Intuition oder für den Riecher für die passende Gelegenheit.

Wenn wir mit diesen Umschreibungen ein Wertequadrat konstruieren, dann könnte es vielleicht so aussehen:

Es besteht demnach ein positives Spannungsverhältnis zwischen Kairos und Chronos und es gilt, hier dynamisch eine Balance zu halten. Systematisches Vorgehen ist genauso wertvoll und nützlich wie die Fähigkeit, „die richtige Gelegenheit beim Schopf zu fassen“. Es kommt nur darauf an, wo und wann man was tut (oder auch lässt).
Im Wertequadrat finden Sie auch die entwertenden Übertreibungen. Wenn Sie zu sehr Ihre Betonung auf Kairos legen, dann könnte die Folge Konfusion, Beliebigkeit und Verwirrung sein: Sie werden zum „Crazy-Maker“. Wenn Sie sich ausschließlich auf Chronos konzentrieren, dann sind Sie möglicherweise ein Pfennigfuchser, Kleingeist oder Erbsenzähler, oder kurz ein „Micro-Manager“.

Sollten Ihnen die Begriffe Crazy-Maker und Micro-Manager bekannt vorkommen, dann sind Sie vermutlich schon einmal über die Selbstmanagementmatrix von David Allen gestolpert. Allen stellt diesen Zusammenhang in einem 4-Felder-Diagramm dar.

Übrigens: Wenn Sie die Pfeile der „Konträren Gegensätze“ umkehren, dann beschreiben Sie den Entwicklungspfad. Ein Micromanager kommt aus seinem Rollenverhalten dann heraus, wenn er sich in Richtung Kairos orientiert. Wenn er es hierbei übertreibt, dann schlägt das Pendel dummerweise zum Crazy-Maker über, es findet eine Überkompensation statt.

Fazit: Tun Sie das eine ohne das andere zu lassen, aber übertreiben Sie nicht!

 

Wenn Sie sich näher für das Wertequadrat interessieren, dann empfehle ich Ihnen:

  • Annettes Philosophenstübchen: Das Werte- und Entwicklungsquadrat
  • Friedemann Schulz von Thun: Das Werte- und Entwicklungsquadrat (pdf)
  • Friedemann Schulz von Thun: Von wem stammt das Werte- und Entwicklungsquadrat? (pdf)
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Schreiben Sie sich selbst!

Wenn ich mir ohne Papier und Bleistift etwas kurz notieren möchte, dann greife ich zum iPhone und der App Captio. Wenn ich diese Anwendung aufrufe, dann öffnet sich ein Textfeld, in das ich meine Notiz eingeben kann. Auf Knopfdruck wird der Text dann automatisch an die E-Mail-Adresse versendet, die ich einmal vorher in den Einstellungen hinterlegt habe. Zu beachten ist, dass die erste Zeile der Notiz immer das (den?) „Betreff“ bildet, die anderen Zeilen erscheinen dann im Textkörper der Nachricht.

Auf diese Weise landen meine Notizen immer im Eingangskorb von Outlook, wo ich Sie dann weiterverarbeiten kann, wenn ich wieder am Schreibtisch bin. Meistens überführe ich diese Notizen in Aufgaben, was ja bekanntlich in Outlook besonders einfach ist. Ich habe dies schon einmal im ToolBlog beschrieben (beachten Sie die Kommentare!)

Captio gibt es nur für iPhone/iPad, aber die Nutzer eines Android-Smartphones müssen auf diese kleine Arbeitserleichterung nicht verzichten. Als Äquivalent zu Captio können sie Email Me (kostenlos) oder Email Me Pro (Obolus) verwenden. Beide Apps scheinen übrigens nur den Namen gemeinsam zu haben, sie werden von unterschiedlichen Entwicklern angeboten.

Eine weitere Anwendung, mit der Sie sich selbst Nachrichten zukommen lassen können, ist Nudgemail. Hier senden Sie die entsprechende Notiz über Ihren Browser. Dieses Programm ist vor allem für Erinnerungen gedacht. Alternativen zu Nudgemail beschreibt Mihir Patka in 5 Must-Have Email Web Apps for Reminders, Quick Mails, Burners, and More.

Sollten Sie einen Mac besitzen oder aus anderen Gründen auf Outlook verzichten wollen oder müssen, dann können Sie die o.a. Helferlein trotzdem sinnvoll einsetzen. Vielen Programmen (Evernote, Trello & Co) können Sie über eine eigene E-Mail-Adresse Notizen zukommen lassen. In dem Beitrag Wie Sie aus E-Mails Aufgaben machen habe ich bereits darüber berichtet. Als Ergänzung dazu empfehle ich den Artikel Connect Your Email to Your Favorite Apps.

Eine Bemerkung zu Outlook für den Mac

Ich weiß, es gibt Outlook auch für den Mac. Diese Variante bietet aber nur den Bruchteil der Möglichkeiten der Variante für Windows. Vor allem ist es nicht möglich, einfach per Drag & Drop aus einer E-Mail eine Aufgabe zu machen wie unter Windows. Verwenden Sie statt dessen lieber ein gutes E-Mail-Programm (z.B. Thunderbird] und einen Aufgabenmanager Ihrer Wahl. Sie leiten die Nachricht dann einfach per E-Mail an ihn weiter.

niekverlaan / Pixabay

 

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Task Boards für Gmail, Evernote & Co

Wenn Sie sich mit GTD und ähnlichen Konzepten befasst haben, dann sind Ihnen zwei grundsätzliche Aufgabentypen bekannt. Es gibt Aufgaben, die lassen sich „in einem Rutsch“ erledigen und die großen Brocken, die Sie in Teilaufgaben zerlegen müssen um sie handhabbar zu machen. David Allen nennt letztere Projekte. Ich persönlich ziehe es vor, zwischen Ein- und Mehrschrittaufgaben zu unterscheiden.

Für die Organisation der Einschrittaufgaben verwende ich die Aufgabenleiste von Outlook, die ich nach den Vorschlägen von Michael Linenberger eingerichtet habe. Für die Mehrschrittaufgaben habe ich eine Zeitlang ebenfalls mit Outlook experimentiert. Allerdings wurde das Ganze sehr schnell unübersichtlich, so dass ich mittlerweile meine persönlichen Projekte nach den Prinzip Personal Kanban mit Trello plane. In der Aufgabenleiste von Outlook verweise ich dann nur noch auf das entsprechende Task Board unter Trello.

Obwohl sich Trello zu diesem Zweck sehr gut eignet und etabliert ist, gibt es auch noch andere Möglichkeiten, ein Task Board zu erstellen. Sie können z.B. mit der Mind-Mapping-Software XMind in einer Kombination aus Organigramm und Baumdarstellung eine Aufgabenboard erstellen.

Melanie Pinola stellt in ihrem Beitrag Kanban Everything: How to Add Trello-Like Boards to Gmail, Evernote, and More Gestaltungsmöglichkeiten für

  • GoogleMail (GMail)
  • Evernote
  • den Chrome-Browser
  • WordPress und auch
  • Outlook vor.

Meist handelt es sich um Erweiterungen nach dem Freemium-Modell, mit denen die Task-Board-Funktionalität hergestellt werden kann. Das heißt die Basisausstattung ist kostenlos, für die interessanten Zusatzfunktionen ist ein monatlicher Obolus fällig.

Ausgerechnet die Erweiterung für Outlook bildet hier die Ausnahme. Sie heißt Outlook Taskboard und ist kostenlos über GitHub zu beziehen. Allerdings müssen Sie für den Gebrauch eine besondere Ordnerstruktur anlegen. Das Ganze ist schon ein wenig tricky. Dies und die Tatsache, dass die Verwendung von Erweiterungen in Outlook aus Performance- und Verträglichkeitsgründen mit Vorsicht zu betrachten ist, hielt mich davon ab, das Add-on zu installieren.

Fazit: Ich stehe erst einmal weiter treu und fest zu Trello. Aber vielleicht sind diese Erweiterungen für Sie eine Überlegung wert, was meinen Sie?

Übrigens sollten Sie durchaus als Alternative zu diesem Elektronikkram das gute alte Whiteboard und Post-it-Notes in Erwägung ziehen. Ich kenne eine Mengen Menschen, gerade auch aus dem IT-Bereich, die diese „altmodischen“ Werkzeuge benutzen und sehr zufrieden damit sind. VitaminP.info erklärt wie es geht:

Kanban in 2 Minuten erklärt | VitaminP.info

 

Das Buch zu Personal Kanban (Werbung)

 

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Wie Sie Verbindlichkeit herstellen

Ein fixe Idee, die in den Managerköpfen offensichtlich unumstößlich fest verdrahtet ist, besagt, man müsse seine Mitarbeiter nicht kontrollieren. “Kontrolle” hat auch wirklich einen unbestritten negativen Beigeschmack. Man denkt sogleich an Diktatur, Geheimdienst und sonstige Begriffe aus der politischen Giftküche.

Es geht jedoch nicht darum, stets zu wissen, was mein Mitarbeiter denkt oder fühlt, sondern darum, wie weit er mit seinen Aufgaben ist, wie er damit klarkommt und ob er vielleicht Unterstützung braucht. Controlling im Sinne des englischen Sprachgebrauchs also: Nachsteuern oder – regeln. Außerdem, viele werden es nicht glauben, zeigt diese Art von “Kontrolle” auch Wertschätzung für die Arbeit meines Mitarbeiters. Ich zeige ihm/ihr, dass ich mich für das interessiere, was er/sie macht. Michael Hyatt benutzt das Wort “to track” für die Kontrolle in diesem Sinn. Übersetzt heißt das in etwa: Die Spur verfolgen oder nachvollziehen.

Wenn Sie “Tracking” in diesem Sinne betreiben wollen, dann benötigen Sie ein “trusted system”, etwas, das Sie im richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort an die Aufgaben erinnert, die Sie delegiert haben. Und hier kommt David Allens @WartenAuf- Kontext ins Spiel. Wie das geht, können Sie in einem Artikel von Michael Hyatt nachlesen: How To Better Track The Task You Delegate To Others. Hyatt beschreibt fünf Kriterien des guten Delegierens:

  1. Weisen Sie die Aufgabe einer Person zu
  2. Definieren Sie ein spezifisches Ergebnis
  3. Sagen Sie klar, in welchem Zeitrahmen die Aufgabe zu erledigen ist
  4. Machen Sie sich für evtl. Beratung verfügbar
  5. Verfolgen Sie die delegierte Aufgabe auf einer geeigneten Liste
    (da haben wir sie wieder, die @wartenauf-Liste)

Als Werkzeuge empfiehlt er:

  1. Eine eigene Seite im Notizbuch oder Tagesplaner
  2. Outlook & Co, sowie E-Mail-Ordner
  3. Outlook & Co als Aufgabenplaner
  4. Spezielle Aufgabenplaner (ToodleDo, Todoist, Remember The Milk und was es da noch alles gibt)

Wenn Sie das konsequent tun, dann bekommen Sie den vielleicht wichtigsten Effekt: Sie stellen in Ihrem Team Verbindlichkeit her, denn alle Ihre Mitarbeiter wissen, Sie sind und bleiben am Ball.

Elektro-Plan / Pixabay

 

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Wie Sie Ihre Dateien benennen und organisieren

Wenn Sie mich fragten, was ich in meinem Computerleben bereue und gerne ändern würde, dann würde ich Ihnen antworten, mich nie um die Benennung von Dateien gekümmert zu haben. Ich will es mit der Zerknirschung allerdings auch nicht übertreiben, es gibt Gründe dafür. Ich habe mich deshalb nie darum gekümmert, weil:

  • die Übersichtlichkeit der Dateien auch ohne besondere Benennung gewährleistet war. Schlicht und einfach, weil die Diskettenkapazität sehr begrenzt war. Man hat halt die Diskette beschriftet. Das hat sich dann auf anderen Speichermedien fortgesetzt
  • in grauen Windows-Vorzeiten eine systematische Benennung nur schwer möglich war. Die Dateinamen mussten eine bestimmte Länge haben, ohne Leerzeichen auskommen usw.

Heute ist das natürlich anders, der Speicherplatz ist nahezu unbegrenzt und bei der Benennung können Sie (beinahe) machen, was Sie wollen. Nun ist der große Speicherplatz Fluch und Segen zu gleicht. Auf der einen Seite können Sie so viel Dokumente abspeichern, wie Sie möchten, auf der anderen Seite entsteht so ein fürchterlicher Datenverhau, in dem man sich kaum mehr zurecht findet. Das ist auch der Grund dafür, dass ich immer mal wieder verzweifelt nach einem cleveren Programm Ausschau halte, das mir die Suche nach verschollenen Dateien abnimmt.

Zum Glück bin ich ein Einzelunternehmer und muss meinen Rechenknecht bzw. meine Dateiablage nicht mit anderen Mitmenschen teilen. Wenn in Teams die Dateien abgelegt werden wie bei Luis Trenker im Rucksack, dann kann die Sache dramatisch ausgehen. Spätestens dann nämlich, wenn ein Kollege auf die Dateien zugreifen muss und nicht weiß, wo er/sie mit der Suche überhaupt anfangen soll.

Das Leibniz-Institut für Bildungsforschung und Bildungsinformation hat auf der Website forschungsdaten bildung einen Ratgeber zum Dateimanagement veröffentlicht. Hier finden Sie allerhand Hinweise zur Dateibenennung, Ordnerstruktur und – ganz wichtig – zur Versionierung. Hier erfahren Sie auch, wie Sie den bestehenden Datenbestand analysieren und organisieren können. Allerdings ist mir das zu aufwändig, das bemühe ich doch lieber eine geeignete interne Suchmaschine.

Was für die Forschung recht ist, sollte für den Arbeitsalltag billig sein. Auch wenn das beschrieben Vorgehen sehr formal zu sein scheint, so finden Sie m.E. doch einige umsetzbare Hinweise für das Wald- und Wiesenbüro.

Was die Dateiorganisation in Projekten angeht, so möchte ich an dieser Stelle noch einmal auf das Grundlagenwerk von Fischbach und Steinbrecher hinweisen: Projektablage – Wie aus einer lästigen Pflicht eine mächtige Plattform für Zusammenarbeit wird.

Tama66 / Pixabay

 

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GTD: Vorlagen für Evernote und wie man damit umgeht

Wie die LeserInnen des ToolBlogs wissen, benutzte ich Evernote schon zu Zeiten, als das Wünschen noch geholfen hat. Auch die manches Mal unverständliche Geschäftspolitik hat es bislang (noch) nicht geschafft, mich hin zu anderen Produkten zu bewegen. Dafür ist Evernote einfach zu gut.

Eine Funktion, die ich gerade für mich neu entdecke, ist die Verwendung von Vorlagen. Mittlerweile gibt es eine Reihe vorgefertigter Templates, die auch in Deutsch heruntergeladen werden können und ggf. den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können. Die Vorlagen sind in Kategorien unterteilt, wobei für die ToolBlog-Leser interessant sein dürften:

  • Management-Ressourcen
  • Meetings
  • Projektmanagement
  • Getting Things Done® (GTD)

Zu letzterem Thema ist im englischsprachigen Evernote-Blog auch ein umfangreicher Artikel erschienen: Getting Started with GTD (Getting Things Done) Templates. Dort können Sie nachlesen, wie die entsprechenden Vorlagen in den GTD-Workflow passen und wie Sie verwendet werden. Leider führen die Links zu den Vorlagen in englischer Sprache, lassen Sie sich davon nicht beirren, sie liegen auch in Deutsch vor (s.o.).

Ich selbst habe ein bisschen gebraucht, bis ich gelernt habe, wie man diese und andere Evernote-Vorlagen verwendet und erstellt, das liegt vermutlich an meiner Begriffstutzigkeit. Damit es bei Ihnen schneller geht empfehle ich Ihnen diese beiden Videoclips:

Wie Sie Evernote-Vorlagen verwenden

How to Use Templates in Evernote

Wie Sie Evernote-Vorlagen erstellen

How To Create Your Own Templates in Evernote

 

Ich habe es noch nicht ausprobiert, aber ich denke auf diese Weise lassen sich die Vorlagen auch den eigenen Bedürfnissen anpassen.

Auf jeden Fall sind diese Vorlagen ein hochinteressantes Feature, wie ich finde.

 

Nachtrag:

Ganz neu ist das Konzept mit Vorlage nicht. In meinen allerersten Beitrag zu Evernote schrieb ich am 10.  Mai 2006 (!):

Ein vielversprechendes Programm, mit dem man Notizen anlegen und an einem Ort verwalten kann, ist „EverNote“. Das Ganze ist organisiert wie eine Endlosrolle, auf der die einzelnen Notizen abgelegt werden. Ausgeklügelte Suchfunktionen helfen dabei, die Einträge schnell wieder zu finden. Der Clou für mich ist die Möglichkeit, Templates zu verwenden, um so für bestimmte Notizen strukturierte Eingabemasken zur Verfügung zu haben. Eine Reihe Templates wird bereits mitgeliefert, die lebhafte Community sorgt für ständigen Nachschub, so gibt es insbesondere für Getting Things Done einige interessante Vorlagen bei GTD Wannabe. EverNote könnte das Notizprogramm meiner Wahl werden. Das Allerbeste: Das Programm ist Freeware.

Tempus fugit.

 

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GTD ist nichts für Kreative, meint Dave Lee

Keine Methode hat nur Vorteile und so gab es auch bei GTD immer wieder Autoren, die sich kritisch über den Ansatz von David Allen geäußert haben. Dave Lee gehört dazu. Insbesondere für die „kreative“ Arbeit (was immer das ist), sieht er erhebliche Nachteile. Er drückt das ziemlich drastisch im Titel einer Artikelreihe, in der er sein eigenes System zur persönlichen Produktivität vorstellt: GTD sucks for creative work. Here’s an alternative system.

Die Artikelreihe besteht aus 5 Teilen:

  1. GTD sucks for creative work. Here’s an alternative system.
  2. GTD sucks for creative work, part 2
  3. Introducing the Week Chart
  4. The Daily Focus Area is a simple habit that helps you focus better
  5. The Timer Knows Best: Why I Love the Pomodoro Technique

Im ersten Teil begründet Dave sein negatives Urteil über GTD (R) und beschreibt die Prinzipien seines eigenen Vorgehens. David Allen hat übrigens prompt in einem Kommentar zum ersten Teil auf diesen „Vorwurf“ geantwortet. Im zweiten Teil geht Dave auf diesen Kommentar ein. Er schreibt:

IMO the GTD system looks at actual work through the lens of the task-based time management era of the past. The focus was to manage projects and tasks.

In den Teilen 3 bis 5 folgen Details von Daves Fokus-orientiertem Ansatz für den praktischen Anwendung im Arbeitsalltag.

Ich finde die Artikelreihe sehr interessant, auch wenn ich nicht alle Punkte teile.

Was meinen Sie?

Alexas_Fotos / Pixabay

 

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Wie Sie mit 6 Listen produktiver werden

Ich glaube, man kann mit Fug und Recht behaupten, dass das Erstellen und Führen von To-do- und anderen Listen in der Zwischenzeit zu einer eigenen Wissenschaft geworden ist. Es gibt unzählige Artikel mit Empfehlungen, wie eine Aufgabenliste aufgebaut sein sollte. Manche Autoren lehnen To-do-Liste auch ganz ab und schlagen eigene Methoden vor, wie z. B. die Not-to-do-List oder Personal Kanban. Allerdings sind das auch schon wieder Listen, nur mit anderem Inhalt oder anderer Struktur.

Stephanie Vozza schlägt vor, es nicht bei einer To-do-Liste zu belassen, sondern sechs Listen parallel und aufeinander abgestimmt zu benutzen: The Six Lists You Need To Make Every Day Productive. Hier sind die Listen:

1. Die tägliche Aufgabenliste

Diese Liste sollte nur das enthalten, was Sie heute erledigen können. Im Idealfall erstellen Sie sie am Vorabend. Sie kann nach Bedarf jederzeit geändert oder ergänzt werden. Es gibt Autoren, die empfehlen, drei Aufgaben zu identifizieren, die heute unbedingt zu erledigen sind. Stellen Sie diese optisch heraus, indem Sie sie zum Beispiel ganz oben auf der Liste notieren. Achten Sie darauf, Ihre Aufgaben als Tätigkeiten zu formulieren.

2. Die Delegationsliste

Hier werden die Aufgaben gelistet, die Sie delegieren können (wenn Sie es können). Ich würde diese Liste in Form einer @WartenAuf Liste, wie sie David Allen empfiehlt, führen. Sie haben dann einen Überblick, von wem Sie etwas bis wann zu erwarten haben.

3. Die Liste langfristiger Ziele

Diese List entspricht in etwa der @Irgendwann/Vielleicht -Liste. Ich nenne sie „Wunschliste“. Hier schreiben Sie alles auf, was Sie irgendwann noch einmal tun möchten. Die Liste lebt, ab und an werden Einträge gestrichen oder die Liste wird um neue Einträge ergänzt.

4. Die Für-und-Wider-Liste

Diese Liste ist keine Aufgabenliste, sondern dient der Vorbereitung von Entscheidungen. Sie dient der Gegenüberstellung von Vor- und Nachteilen mehrer Optionen, aus denen Sie wählen können. Ob dieses einfache Strickmuster immer ausreicht, um das Für und Wider tatsächlich zu durchdringen, sei dahingestellt.

5. Die Projektliste

Die Autorin empfiehlt hier eine Liste offener Punkte, anhand derer man schnell sehen kann, wer im Team an welchen Teilaufgaben arbeitet und wie weit die Erledigung gediehen ist. Die Erfahrungen mit diesem Klassiker dürften gemischt ausfallen.

6. Die Liste mit Besprechungspunkten

Auf diese Liste kommen die Punkte, die Sie in der nächsten Besprechung diskutieren möchten. Sie sollte immer auf dem Schreibtisch liegen, damit Sie sofort noieren können, wenn Ihnen ein Gedanke dazu einfällt.

Ích gebe zu, so richtig vom Hocker reißt mich dieses Sammelsurium von Listen nicht. Besonders bei der Projektlisten bin ich skeptisch, denn ich weiß, wie in vielen Unternehmen damit umgegangen wird.

 

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Was Sie tun können um produktiver zu werden

Entschuldigen Sie die drastische Ausdrucksweise, aber es gibt Sprüche, die so oft zitiert werden, dass Sie mir mittlerweile schon fast zum Hals heraus hängen. Einer dieser Sprüche lautet:

Work Smarter, not harder

Ehrlich gesagt, dieses Zitat wird nicht weniger platt, wenn es häufig wiederholt wird. Leider leitet auch CamMi Pham ihren Artikel 7 Things to Start Being More Productive, Today damit ein. Fast hätte ich daraufhin den Beitrag in die Tonne gesteckt. Zu Unrecht, denn es stehen durchaus einige merkenswerte Dinge darin. Hier Ihre Vorschläge:

  1. Hören Sie auf, Überstunden zu machen
  2. Beschränken Sie das „Ja“ sagen
  3. Hören Sie auf, alles selbst machen zu wollen und lassen Sie sich helfen
  4. Begraben Sie den Wunsch, perfekt sein zu wollen
  5. Nutzen Sie Automatisierungsmöglichkeiten
  6. Spekulieren Sie nicht, sondern arbeiten Sie mit harten Daten
  7. Nehmen Sie sich die Zeit, überhaupt nichts zu tun.

Gut, gerade die Punkte 2 oder 3 gehören zu den Tipps, die man an jeder Ecke hören kann. Ich finde aber interessant, wie die Autorin diese Hinweise begründet. Sie macht ihrem eingenen Vorschlag Nr. 6 alle Ehre und untermauert diese Tipps mit Zahlen, Daten, Fakten.

Zu Punkt 5: Automatisierung

Meiner Erfahrung nach wird die Nutzung von Automatisierungsmöglichkeiten viel zu wenig beachtet. Dabei fasse ich mich durchaus an der eigenen Nase. Auch bei mir gibt es einige Routinearbeiten, die sich durchaus automatisieren ließen. Leider muss man zur Automatisierung zu Anfang etwas Zeit investieren und dann hoffen, dass sich das auszahlt. Das scheint das Problem zu sein.

Zu Punkt 6: Zahlen, Daten, Fakten

Jeff Sutherland, einer der Erfinder von Scrum, wird nicht müde darauf hinzuweisen, wie wichtig empirisches Vorgehen ist. Deshalb gílt der Punkt Nummer 6 auch für den privaten Bereich. Wie soll man ohne geeignete Datenbasis wissen, in welche Richtung sich die eigene Produktivität entwickelt? Die Wochendurchsicht wäre m.E. für eine solche Analyse gut geeignet:

  • Was habe ich erreicht?
  • Was lief gut, was lief weniger gut?
  • Was kann ich verbessern?

Wenn Sie es ernst meinen, eignen sich diese Fragen natürlich auch für den Tagesabschluss.

Zu Punkt 7: Nichts tun

Sie können auf Dauer nicht produktiv sein, wenn Sie Ihren Akku nicht ab und zu wieder aufladen. Hüten Sie sich vor der Versuchung, auch die freie Zeit produktiv zu verbringen. Sie dient der Erholung. Astrid Lindgren bringt es auf den Punkt:

Und dann muss man ja auch noch Zeit haben, einfach da zu sitzen und vor sich hin zu schauen.

So ist es.

Free-Photos / Pixabay

 

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