Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Ein Loblied auf die Checklist!

Ich kenne einige Leute, die das Primat der Schriftlichkeit in der Arbeitsorganisation nur mit einem spöttischen Lächeln begleiten. „Wozu habe ich denn sonst mein Gehirn, wenn ich mir meine Aufgaben nicht mehr merken soll oder kann“, wird von diesen Menschen oft gefragt. Meine Antwort: Zum Denken! Das berühmte Zitat von David Allen lautet dazu:

Your Mind Is For Having Ideas, Not Holding Them.

Der Ratschlag lautet, lagern Sie alle Daten aus, damit Ihr Kopf Platz für Ideen hat. Oder wie es Vera Birkenbihl einmal ausgedrückt hat:

Vom Gehirnbesitzer zum Gehirnbenutzer.

So gibt es eine Menge intelligenter Menschen in anspruchsvollen Berufen, die Checklisten benutzen, um sich den Umfang und die Reihenfolge von Routinetätigkeiten eben nicht merken zu müssen. Denken Sie an Piloten oder Chirurgen. Für die Ausübenden dieser Berufe und noch mehr für deren „Kunden“ könnte es fatal enden, wenn eine Tätigkeit vergessen würde.

Ein (mir leider unbekannter) Autor gibt in seinem Artikel The Simple Genius of Checklists, from B-17 to the Apollo Missions einen kurzen Abriss über die Geschichte der Checklist.

Die Übersicht reicht von einer Checklist für die Piloten des Militärflugzeuges Boeing B-17 über die Checklisten der Apollo-Mission bis hin zum Gebrauch im modernen Operationssaal.

Und hier ist die Checkliste es Autors für die Erstellung von Checklisten:

  1. Untersuchen Sie die bisher aufgetretenen Fehler.
  2. Konzentrieren Sie sich auf vermeintlich „dummes Zeug“.
    (Beachten Sie in diesem Zusammenhang Murphys Gesetz).
  3. Halten Sie die Liste einfach.
  4. Entscheiden Sie sich zwischen der Variante „Getan und abgehakt“ und der Variante „Als nächstes zu tun“.

Wenn Sie mehr über Checklisten erfahren wollen, dann empfehle ich Ihnen das Buch von Atul Gawande Checklist-Strategie: Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen.

 

Von NASA – http://grin.hq.nasa.gov/ABSTRACTS/GPN-2001-000013.html, Gemeinfrei, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=32049

 

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Die ungehobenen Schätze des Marc Andreessen

Wenn Sie ein netzaffiner Mensch sind, dann brauche ich Ihnen nicht zu erklären, wer Marc Andreessen ist. Die Anderen, die ihn nicht kennen, finden eine ausführliche Biographie bei der allwissenden Wikipedia.

Zu früheren Zeiten hat sich Marc als Blogger betätigt. Mittlerweile finden sich seine spannenden Artikel in einem Archiv mit dem Namen Pmarchive. Wenn Sie dort ein wenig stöbern, finden Sie so manche Perle, die uns genussvoll mit der Zunge schnalzen lässt. Die Artikel sind zusammengefasst zu Guides zu den Themen Start-ups, Selbstorganisation oder Karriereplanung.

Mich als Herausgeber des ToolBlogs interessiert natürlich besonders der Bereich Selbstorganisation: Pmarca Guide to Personal Productivity. Er ist nicht mehr ganz jung, aber dennoch mit hochinteressanten Inhalten bestückt. Es lohnt sich, ein bisschen hin- und her zu scrollen. Sie werden den einen oder anderen wertvollen Tipp finden.

By Brian Solis (IMG_8642) [CC BY 2.0], via Wikimedia Commons

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Entrümpeln Sie Ihr Leben!

Der Mind-Sweep kommt den Lesern der Bücher von David Allen sicher bekannt vor. Ich übersetze diesen Ausdruck gerne mit “mentalem Kehraus”. Es geht darum, alles aus dem Kopf zu bekommen, was in irgendeiner Form Ihre Aufmerksamkeit beansprucht. Outsourcing von Dingen, die noch nicht rund sind, sozusagen. Für eine Führungskraft, die ich vor geraumer Zeit coachen durfte, sorgte der Mind-Sweep wieder für einen erholsamen durchgängigen Schlaf.

Der Coach Michael O. „Coop“ Cooper geht noch einen großen Schritt über den Mind-Sweep hinaus. Er empfiehlt Ihnen, gleich Ihr komplettes Leben aufzuräumen: Are you ready to clean up your life? Sie finden auf dieser Seite eine Checkliste für eine Inventur mit 100 Dingen, die Sie selbstkritisch hinterfragen sollten. Das “Clean Sweep Program” berührt die Lebensbereiche

  • Materielle Umgebung
  • Wohlbefinden
  • Finanzen
  • Beziehungen

Die Beantwortung der Fragen allein bringt noch keine Veränderung. Ziel ist es, hinter jede Frage einen Haken zu machen und so hundert Punkte zu erreichen. Ich weiß nicht, ob es sinnvoll ist, die Checkliste in dieser Weise zu verwenden. Ich finde es aber durchaus nützlich, über die eine oder andere Frage nachzudenken. Ein interessanter Ansatz ist das “Clean Sweep Program” allemal.

MrsBrown / Pixabay

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Wie man ein Tagebuch führt

Ich habe in meinem Freundes- und Bekanntenkreis eine Menge Leute, die darauf schwören, ihr Leben in einem Tagebuch zu protokollieren. Auch eine meiner Töchter schreibt unermüdlich ihr tägliches Resümee.

Nun habe ich mich selbst noch nicht dazu durchringen können, das Tagebuch schreiben zu einem festen Bestandteil meines Tagesablaufs zu machen. Momentan reichen mir die Inhalte meines Notizbuchs, dass ich situativ und nach Bedarf mit Inhalt fülle. Wer weiß, vielleicht bereue ich dies einmal, wenn ich mich entschließen sollte meine Memoiren zu schreiben.

Zum Beispiel weiß man vom Dichter und Sänger Wolf Biermann, dass er penibel jeden Tag schriftlich Revue passieren ließ. Diese Einträge waren dann die Grundlage für seine Autobiographie, deren Lektüre ich übrigens wärmstens empfehlen kann.

Über die Art und Weise, wie am besten ein Tagebuch zu führen ist, gibt es höchst unterschiedliche Ansichten. Bekannt geworden ist das 5-Minuten-Journal, das in diesem Video erklärt wird:

How The Five Minute Journal works

 

Wenn Sie über diesen einfachen Ansatz hinausgehen möchten und tiefer in die Materie einsteigen möchten, dann könnte die Anleitung von Michal Korzonek für Sie richtig sein: Journal Writing for Intelligent People: The Ultimate Guide. Dem Inhaltsverzeichnis zufolge werden viele Aspekte rund um das Tagebuch behandelt:

  • Wie es funktioniert
  • Welche Fallstricke es gibt
  • Beispiel berühmter Mitmenschen
  • Werkzeuge für die Erstellung eines Journals
  • Ressourcen: FAQ, Tools usw.

Schade, manchmal bereue ich schon ein wenig, dass ich nicht früh mit so etwas angefangen habe. Nun wird es wohl doch nicht nichts mit der Autobiographie.

Pexels / Pixabay

 

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Eine kleine Geschichte des Zeitmanagements

Heutzutage rümpfen viele Menschen die Nase, wenn man den Ausdruck “Zeitmanagement” verwendet. Zwar hält sich der Begriff im Sprachgebrauch tapfer, aber viele Zeitgenossen sprechen lieber von “Selbstorganisation”, “Selbstmanagement” oder “Aufgabenmanagement”. Solch ein Wandel von Begriffen ist immer auch Ausdruck der Veränderung der dahinter stehenden Grundannahmen oder Glaubenssätze. Auch die Methodik verändert sich. Für mich ist beispielsweise David Allens “GTD®” die Antwort auf die Arbeitsweise des “Knowledge Workers”, die Peter Drucker eingehend beschrieben hat.

Leigh Buchanan und Drew Gannon sind die Autoren einer hübsch aufgemachten Bilderstrecke über die Entwicklung des Zeitmanagements : A Brief History of Time Management.

Sicher kratzt diese Bilderreihe nur an der Oberfläche. Wenn Sie wissensdurstig sind und etwas tiefer tauchen möchten, dann empfehle ich Ihnen diese Artikel:.

Und hier gibt es noch eine schöne Infografik zum Thema:
A brief History of Time Management and Measuring Tools.

 

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Wie Sie Ihre persönliche Produktivität verdreifachen

Zunächst einmal: Sie sollten sich fragen, ob Sie überhaupt Ihre Produktivität verdreifachen wollen. Wozu sollten Sie das tun? Was soll das bringen? Ein Mehr an Lebensqualität? Überlegen Sie sich genau, wozu Sie etwas tun.

Wenn Sie genauer in sich hinein gehorcht haben und tatsächlich Ihre Effizienz spürbar erhöhen möchten, dann hilft Ihnen Steve Pavlina weiter: Triple Your Personal Productivity. Als Basis für eine spürbare Steigerung der Produktivität empfiehlt er, eine Kennzahl mit dem Namen “Persönliches Effizienzverhältnis” einzuführen. Diese ist definiert durch:

Effizienzverhältnis =
Zeit für tatsächliche Arbeit / Zeit der bloßen Anwesenheit am Arbeitsplatz

Um Sie zu ermitteln, sollten Sie zunächst analysieren, wie Sie Ihre Arbeitszeit verbringen. Sie benötigen also eine genaue Zeitaufnahme Ihrer produktiven und unproduktiven Tätigkeiten. Software für so etwas gibt es ja in Hülle und Fülle. Danach ermitteln Sie die Kennzahl. Nach Adam Riese und Eva Zwerg haben Sie nun drei Möglichkeiten, Ihr Effizienzverhältnis zu verbessern:

  1. Sie erhöhen die Zeitdauer, in der Sie tatsächlich etwas tun
  2. Sie reduzieren Ihre Zeit am Arbeitsplatz, in der Sie zwar anwesend sind, aber nichts produktiv erledigen
  3. Sie tun beides gleichzeitig

So einfach ist das also! Nur: Warum gerade “verdreifachen”?

geralt / Pixabay

 

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So kreativ sind wir, wenn es ums Verschieben geht

John Kelly hat ein Video produziert, das uns zeigt, wie findig wir sein können, wenn es darum geht, etwas nicht erledigen zu müssen.

Procrastination John Kelly

[via 99U]

 

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Der Leitfaden für konzentriertes Arbeiten

Es gibt Bücher, die ich so interessant finde, dass ich sie sogar zweimal in die Hand nehme um sie noch besser zu verstehen. Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen von Cal Newport ist so ein Buch.
Newport beschreibt in seinem Buch die Segnungen des Deep Work. Er bezeichnet damit Phasen des konzentrierten Arbeitens unter Ausschaltung von Ablenkungen jedweder Art.

Es ist zwar sehr zu empfehlen, das Buch zu lesen, aber Sie müssen es nicht unbedingt. Fadeke Adegbuyi hat eine umfangreiche Anleitung vorgelegt, wie Sie Deep Work auch so erreichen können. In ihrem Artikel The Complete Guide to Deep Work zeigt sie Ihnen:

  • Wie Sie Deep Work am besten praktizieren
  • Wie Sie Ihre Fähigkeiten zu Deep Work verbessern
  • Wie Sie digitale Ablenkungen vermeiden
  • Wie Sie oberflächliches Tun aus Ihrem Leben verbannen
  • Wie Sie einen erfolgreichen Start mit Deep Work hinlegen

Wir sind ja gewohnt, dass unseren amerikanischen Freunde mit ihren Überschriften gerne etwas übertreiben. Neben dem Wort „ultimativ“ finden sich sehr oft auch andere Superlative, die versprechen, was dann der Artikel oft nicht halten kann.
Hier ist das anders. Fadeke kann m. E. schon mit einiger Berechtigung von einem complete guide sprechen. Sie finden hier wirklich eine nützliche Anleitung, die viele Facetten des Deep Work aufgreift. Sogar an eine Checkliste für eine erfolgreiche Umsetzung hat sie gedacht.

Lesens- und beachtenswert!

i410hlr / Pixabay

 

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20 Arten, “Nein” zu sagen

Sie können so gut organisiert sein wie Sie wollen, irgendwann kommt der Punkt, an dem Sie die eine oder andere Aufgabe ablehnen müssen. Dafür gibt es gute Gründe:

  1. Es gehört nicht zu Ihrem Job
  2. Sie sind jetzt schon voll bis Oberkante Unterlippe
  3. Jemand anders kann es besser

Sie finden sicher noch weitere Gründe, “Nein” zu sagen. Allerdings ist das Ablehnen nicht immer einfach. Schließlich möchte man niemanden vor den Kopf stoßen. Gut, dass uns Ramona Creel einschlägige Tipps gibt: 20 Ways To Say No. Nun mag der eine oder andere Hinweis nicht zu unserem Kulturkreis passen. Aber Sie finden in dem Beitrag zweifelsohne wertvolle Anregungen.

Courtney E. Martin kommt mit nur Five Ways to Say No Gracefully aus. Sie empfiehlt die Antworten:

  1. Nein, jetzt gerade nicht
  2. Nein, aber hier gibt es andere Möglichkeiten
  3. Nein, aber haben Sie schon unseren Kollegen XY gefragt
    (Vorsicht, s.u. die Triage!)
  4. Nein, das kann ich nicht tun, aber dafür kann ich etwas anderes machen
  5. Lassen Sie mich darüber nachdenken

Auch Adam Grant gibt in seinem Beitrag 8 Ways to Say No Without Hurting Your Image Tipps zum Nein sagen. Allerdings sollten Sie manchen mit Vorsicht einsetzen. Zum Beispiel die „Triage“:

Meet my colleague, who will set up a time to chat

Zumindest wäre es hilfreich, vor dieser Antwort Ihren Kollegen informieren und um seine/ihre Erlaubnis zu bitten. Sonst kann der Schuss nach hinten losgehen, weil sich Ihre Kollegen überrumpelt fühlen.

Weitere Beispiele finden Sie bei Dan Martell: How Saying No Allows Me To Do More. Die Anregungen sind zwar ebenfalls in Englisch, aber kurz gehalten und leicht zu verstehen.

Ein Hinweis noch. Bevor Sie zu jemand anderem “Nein” sagen, müssen Sie eine Entscheidung treffen. Die Entscheidung nämlich, dies auch tatsächlich tun zu wollen. Sie werden jemanden enttäuschen müssen. Leider nimmt Ihnen diese Entscheidung keiner ab. Bedenken Sie: “Wasch mir den Pelz, aber mach mich nicht nass”, funktioniert nicht. Gefragt ist eine klare Ansage Absage.

Alexas_Fotos / Pixabay

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Unterbrechungen aus Sicht des Arbeitsschutzes

Dass Unterbrechungen und/oder Störungen Gift für das produktive Arbeiten sind, haben Sie sicher schon am eigenen Leib erfahren. Unterbrechungen verhindern konzentriertes Arbeiten und damit das, was Cal Newport als Deep Work bezeichnet.

Der Erfinder der Pomodorotechnik, Francesco Cirillo, unterscheidet zwischen internen und externen Unterbrechungen. Interne Unterbrechungen verursachen Sie selbst, wenn Ihnen zum Beispiel während der Erledigung einer Aufgabe einfällt, dass Sie noch einen Termin für den Reifenwechsel benötigen und Sie unmittelbar zum Hörer greifen, um in der Werkstatt anzurufen. Externe Unterbrechungen werde, der Name sagt es schon, von Ihrer Umgebung verursacht: Ein Kollege kommt herein und fragt sie etwas oder Ihr E-Mail-Programm teilt Ihnen mit, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

Viele dieser Unterbrechungen lassen sich abstellen. Sie können schnell notieren, dass ein Anruf beim Reifendienst fällig ist und den Anruf tätigen, wenn die Aufgabe erledigt ist. Oder Sie stellen die Benachrichtigungsfunktion Ihres E-Mail-Clients ab. Das Abstellen des Kollegen ist etwas komplizierter, geht aber mit etwas Kreativität und Willen auch.

Aber nicht alle Unterbrechungen lassen sich selbst abstellen. Manche sind systemimmanent und daher schwer beeinflussbar. Das ist erst einmal noch nicht schlimm, denn manche Unterbrechungen gehören zum Job. Schwierig wird es, wenn die Unterbrechungen als sinn- und nutzlos empfunden werden.

Das derlei Störungen nicht nur das produktive Arbeiten, sondern auch die psychische Gesundheit beeinträchtigen können, zeigt Prof. Dr. Thomas Rigotti in seinem Forschungsbericht, den die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) veröffentlicht hat. Die Lektüre dieses wissenschaftlichen Berichts ist keine leichte Kost.

Wenn Ihnen eine Übersicht über die Ergebnisse in Form von Zahlen, Daten, Fakten ausreicht, dann greifen Sie zum entsprechenden Poster.

 

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