Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Kennen Sie die 3er-Regel?

Ich ahne, die meisten Leserinnen und Leser werden auf meine Frage antworten: „Welche 3er-Regel meinen Sie denn?“ Und sie haben Recht, denn solchen Regeln gibt es einige.

Chris Bailey beschreibt in seinem Beitrag The Rule of 3 seine Version. Die Regel besteht, wer hätte das gedacht, aus drei Schritten:

  1. Schreiben Sie zu Beginn jeden (Arbeits-) Tages drei Dinge auf, die Sie am selben Tag, also heute, unbedingt erledigt haben möchten.
  2. Notieren Sie danach drei Dinge, die diese Woche abgeschlossen werden sollen.
  3. Schreiben Sie drei Dinge auf, die Sie innerhalb dieses Jahres fertigstellen möchten.

Chris gibt noch einige Hinweise, wie Sie mit dieser kurzen Liste umgehen sollten:

  • Beginnen Sie jeden Tag damit herauszufinden, auf was Sie heute konzentrieren sollten
  • Erinnern Sie sich im Laufe des Tages immer wieder an diese drei Aufgaben
  • Überprüfen Sie Ihre Schätzungen: Stimmt die Dauer, die Sie für diese Aufgaben angesetzt haben, mit der tatsächlichen Zeitspanne überein? Vergleichen Sie sorgfältig und ziehen Sie Ihre Schlüsse
  • Freuen Sie sich über Ihre Ergebnisse. Seien Sie stolz auf das, was Sie am Tag, in der Woche und während des Jahres erreicht haben

Chris bezieht sich in seinem Artikel auf das Buch von J.D. Meier: Getting Results the Agile Way, das schon mein Freund Thomas Mathoi auf seinem Blog wohlwollend besprochen hatte. Grund genug, mir die Lektüre noch einmal vorzunehmen.

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Die Werkzeugkiste von Daily PlanIt

Manchmal habe ich Glück und stoße in den unendlichen Weiten des World Wide Webs auf wahre Fundgruben. Dieser Tage ist mir das wieder passiert, nämlich auf der Website von Daily PlanIt, die von Rosemary Rice mit allerhand nützlichen Tipps befüllt wird.

Unter dem einfachen wie aussagekräftigen Titel Free Tools hat Sie eine umfangreiche Sammlung von – nun ja – eben kostenlosen Werkzeugen veröffentlicht. Die Auflistung ist unterteilt in die Kategorien:

  • Druckvorlagen
  • Allerhand Informationen zu David Allens GTD
  • Planungsmittel nicht nur für Projekte
  • Zielsetzung
  • Dateiablage
  • Gewohnheiten und wie immer am Schluss
  • Sonstige Instrumente

Ergänzt wird die Toolbox durch Hinweise auf Werkzeuge anderenorts, die entsprechend verlinkt sind.

Darüberhinaus gibt es unter der Seite Resources ganze Werkzeugsätze (Toolkits) für z.B. persönliches Wachstum, Personal Branding oder das Ab- und Anlegen von Gewohnheiten.

Fazit: Es lohnt sich, auf der Website zu stöbern. Das eine oder andere ist bestimmt dabei!

falconp4 / Pixabay

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Kanban mit Google Mail, Evernote und noch viel mehr

Während ich vor einigen Jahren dem Personal Kanban noch etwas skeptisch gegenüberstand, bin ich mittlerweile eines Besseren belehrt. Ich organisiere meine persönlichen Projekte ausschließlich nach dieser Methode und benutze dazu die Webanwendung Trello.

Die Menge der Software, die Personal Kanban unterstützt, ist mittlerweile riesengroß. Dabei müssen Sie gar keine besonderen Programme benutzen, wie einem Artikel von Melanie Pinola zu entnehmen ist: Kanban Everything: How to Add Trello-Like Boards to Gmail, Evernote, and More.

In ihrem Beitrag stellt Sie Erweiterungen vor, mit denen Sie

  • Gmail
  • Evernote
  • Chrome
  • Outlook
  • WordPress

als Grundlage für die Organisation Ihrer Projekte nach dem Personal-Kanban-Prinzip nutzen können.

Alle Programme werden mit ihren Funktionen und einem Screenshot kurz vorgestellt. Der Clou: Viele der vorgestellten Apps sind für ummesonscht zu haben.

Ich meine, ich hätte vor einigen Monaten eine einschlägige Erweiterung für Outlook ausprobiert. Allerdings habe ich sie nach kurzer Zeit wieder entnervt vom Rechner geworfen. Microsoft hat ja selbst mit dem Planner eine eigene Anwendung auf dem Markt. Inwieweit der Planner mit Outlook harmoniert, entzieht sich meiner Kenntnis.
Allerdings hat sich wohl einiges bei den einschlägigen Erweiterungen getan.

Zeit für eine neue Recherche!

yibb / Pixabay

 

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5 Irrtümer, die Sie Zeit und Geld kosten

Heute bin ich über einen Artikel von Stephanie Vozza gestolpert, den ich der werten Leserschaft nicht vorenthalten möchte: 5 Outdated Beliefs That Waste Time And Money. Hier sind die Glaubenssätze, die Ihre Produktivität einschränken:

  1. An alten Traditionen festhalten
    Eines der Merkmale, an den Sie einen Micromanager erkennen können, ist der Satz: „Das haben wir immer so gemacht.“ Mittlerweile hat sich herumgesprochen, dass dieser Satz nicht so gern gehört wird. Aber „Das ist State of the Art“ klingt nur etwas geschmeidiger, die Aussage ist die gleiche. Merke: Eine Sache ist nicht nur deshalb gut, weil sie bis jetzt immer erfolgreich war. Deshalb gehören alte Gewohnheiten immer wieder auf den Prüfstand.
  2. Probleme zu Herausforderungen umetikettieren
    Teilnehmer meiner Workshops wissen, das ist eines meiner Lieblingsthemen. Ein Problem wird nicht allein deshalb gelöst, indem man es mit einem anderen Label versieht. Stephanie zitiert Jeremy Eden mit einem Beispiel, das m. E. passt wie die Faust aufs Auge:

    What would have happened if Apollo 13 had said, ‘Houston, we have an opportunity?

  3. Alle „mitnehmen“ wollen
    Nichts gegen den Willen überzeugen zu wollen, aber man muss sich darüber im Klaren sein, dass man nicht alle Beteiligte ins Boot holen kann. Manchmal ist es besser, einfach anzufangen, viele Unentschlossene springen dann doch noch mit auf. Ja, und die anderen muss man dann manchmal zurücklassen.
  4. Die Phrase „Weil ich es Ihnen sage“ benutzen
    „Ober sticht Unter“ heißt ein altes Industrie-Sprichwort. Kann man so machen. Allerdings kann das Schulterklappenprinzip verheerende Auswirkungen haben, wenn sich dann niemand mehr traut, auf eventuelle Probleme, Fehler oder Hindernisse hinzuweisen. (Warum fällt mir jetzt Volkswagen ein?)
  5. Der Glaube, Sie sollten immer Ihr Bestes geben
    Nicht alle Aufgaben sind einen vollen Einsatz wert. Sie sollten überlegen, wann und wo es sich tatsächlich lohnt, „alles zu geben“ und wann „gut“ gut genug ist. Teilen Sie Ihre Kräfte ein!

BTW: Das Ding mit Apollo 13 muss ich mir merken. Das gefällt mir außerordentlich. 😉

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Wie Sie 2-Minuten-E-Mails erkennen

Vielen Menschen hat die 2-Minuten-Regel erheblich die Arbeit erleichtert. Laut Guru David Allen besagt sie, dass Sie Aufgaben sofort und selbst erledigen sollten, die nicht mehr als 2 Minuten Ihrer Aufmerksamkeit erfordern. Alles andere, wie Verschieben, Delegieren usw. würde sicher länger als diese 2 Minuten dauern. Also lieber gleich und besser selbst.

Was für Papier recht ist, ist für E-Mails gerade billig. Auch da lässt sich die 2-Minuten-Regel anwenden. Wie Sie solche 2-Minuten-E-Mails schnell identifizieren können, hat Haim Pekel in seinem Artikel The Most Common Two Minute Emails You Can Deal With Right Away beschrieben:

  • FYI/Memo E-Mails
    Das sind Nachrichten, die lediglich als Notiz gedacht sind und keinerlei Aktivität von Ihnen erfordern. Es wäre natürlich schön, wenn solche E-Mails bereits im Betreff entsprechend gekennzeichnet wären. BTW: Ich zähle zu dieser Kategorie von Nachrichten auch die berüchtigten CC-Mails.
  • Werbemails
    Wenn Sie sich für das Produkt oder die Dienstleistung interessieren, werden Sie mehr als 2 Minuten darauf verwenden müssen. Wenn nicht, dann weg damit.
  • Einladungen
    Hier müssen Sie nur entscheiden, ob Sie zu- oder absagen.
  • Erinnerungsmails
    Diese Nachrichten sollen Sie an eine bestimmte Aufgabe, oder an einen Termin erinnern. In der Regel müssen Sie nur mit einem kurzen Update antworten. Auch das geht innerhalb  von 2 Minuten.

Bei diesen Nachrichten werden Sie wohl mehr als 2 Minuten investieren müssen:

  • Persönliche E-Mails
  • Nachrichten, die einen Dialog oder eine Diskussion eröffnen
  • Anworten auf Ihre E-Mails, oder Nachrichten innerhalb eines E-Mail-Pingpont (Re: Re: Re:)
  • E-Mails, die an Sie weitergeleitet wurden

Mehr als eine Faustregel ist diese Klassifikation sicher nicht, und es gibt sicher Überschneidungen. Vielleicht hilft Sie aber bei der Durchsicht des virtuellen Eingangskorbs.

Eingangskorb

 

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Die Lebenslügen der Vielbeschäftigten

Kennen Sie das? Sie haben eine Entscheidung getroffen, von der Sie intuitiv wissen, dass sie widersinnig ist. Danach reden Sie sich selbst so lange mit vermeintlich vernünftigen Argumenten besoffen, bis Sie diese Entscheidung für sachlich begründet und richtig halten. „Rationalisieren“ nennt dies der Fachmann. Dieses Verhalten funktioniert aber nicht nur bei Entscheidung, sondern hilft uns auch, unangenehme Dinge zu erklären und damit erträglich zu machen. Das Problem besteht jedoch darin, dass wir uns auf Dauer nicht selbst beschummeln können und das Unbehagen uns irgendwann wieder auf die Füße fällt.

Auch Vielbeschäftigte, die unter der Last der Vielzahl von Aufgaben stöhnen, benutzen das Mittel der Rationalisierung. Robert Locke hat in seinem Artikel 10 Lies People Tell Themselves To Rationalize Their Overwhelmed Schedules einige dieser „Lebenslügen“ aufgelistet:

  1. Ich muss weniger schlafen, damit ich mehr geschafft bekomme
    Das ist, mit Verlaub gesagt, Humbug. Wenn die Batterie leer ist, muss sie wieder geladen werden. Will heißen, Sie brauchen Ihren Schlaf, um leistungsfähig zu bleiben. Bedenken Sie dabei, dass es hier um Qualität und Quantität beim Schlafen geht. Und vergleichen Sie sich nicht mit Anderen. Bei jedem äußert sich das Schlafbedürfnis anders. Aber: Ohne ausreichend Schlaf geht es nicht.
  2. Mit längeren Arbeitszeiten kann ich mehr erreichen
    Die Effizienz nimmt mit zunehmender Arbeitsdauer ab. Der Grund: Wir werden einfach müde, sind nicht mehr in der Lage, uns zu konzentrieren, werden langsamer und sind anfällig für Fehler. Machen Sie es lieber wie Martin Luther, der in einem Brief an seine Frau schrieb: „Ich sitze hier und trinke mein gutes Wittenbergisch Bier und das Reich Gottes kommt von ganz alleine“.
  3. Ich bin zu beschäftigt, um Pausen einlegen zu können
    Hier gilt das bisher Gesagte. Körper und Geist brauchen Pausen, um sich zu regenerieren. Falls Sie es tröstet: Ihr Unbewußtes arbeitet weiter an dem Problem, Sie müssen also kein schlechtes Gewissen haben. Allerdings: Pause heißt auch wirklich Pause und nicht Checken von E-Mails.
  4. Niemals würde ich tagträumen oder Däumchen drehen
    Siehe Punkt 3.
  5. Mir fehlt die Zeit für einen Spaziergang oder für Sport
    Schon die alten Römer sagten: „Ein gesunder Geist in einem gesunden Körper“. Es ist nachgewiesen, dass körperliche Betätigung auch gut für die mentale Leistungsfähigkeit ist.
  6. Ich arbeite um mehr Geld zu verdienen (oder die Karriereleiter zu erklimmen)
    Sie haben in Ihrem Leben nur ein bestimmtes Zeitkontingent zur Verfügung. Was Sie für die Arbeit verwenden, knapsen Sie in anderen Lebensbereichen (Familie, Freunde etc.) ab. Überlegen Sie, ob Sie das wirklich wollen.
  7. Wenn ich einen ausgefüllten Kalender habe, werde ich als wichtig wahrgenommen
    Firmen, in denen die Arbeit des Mitarbeiters nach der abgesessenen Zeit bewertet wird, sterben (hoffentlich) langsam aus. Viel wichtiger ist das Resultat der Arbeit.
  8. Mir bleibt nichts anderes übrig, als mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten (Multitasking)
    Über den Unsinn des Multitasking ist schon viel geschrieben worden. In Wirklichkeit handelt es sich hierbei meist um schnelles „Umfokussieren“. Das bedeutet Unterbrechungen und damit Verlust an Effizienz.
  9. Ich habe nie genug Zeit
    Tja, das ist die menschliche Tragik. Das wird sich auch nicht ändern. Es liegt an Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
  10. Ich kann nicht Nein sagen
    Im Zeitmanagement ist das ein Klassiker. Falls Ihnen ein  innerer Antreiber im Nacken sitzt, der Ihnen verbietet, eine Aufgabe abzulehnen, dann wird es Zeit sich näher mit ihm zu beschäftigen. Zeigen Sie ihm, wer der Herr im Haus ist.

Eine Lebenslüge, die hier fehlt, die ich aber aus eigener Erfahrung kenne, ist die Illusion der Begrenztheit eines Zustands: „Wenn diese Aufgabe (dieses Projekt etc,) beendet ist, dann wird alles besser“.

Wenn Sie sich da mal nicht täuschen.

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Tipps zur Produktivität auf einen Blick

Eigentlich ist es ein Widerspruch, über den ich mal gelegentlich nachdenken muss. Einerseits sehe ich in skizzierten Notizen oder dem Graphic Recording bei Konferenzen keinen besonderen Nutzwert, andererseits bin ich ein großer Freund von Infografiken.

Vielleicht ist es am besten, Schrift und Grafik zu kombinieren, wie es die Designer von Ninja Infographic getan haben. Sie haben neun wichtige Wege zur Produktivität in einem Schaubild verarbeitet. Sehen Sie hier:
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Wie Sie Ihr persönliches RIM bauen

Wenn Sie nicht wissen, was ein RIM ist, dann befanden Sie sich bis vor etwa einer Viertelstunde in bester Gesellschaft, in meiner nämlich. In der Zwischenzeit habe ich mich jedoch schlau gemacht und weiß, dass RIM für Records and Information Management steht. Im Deutschen wird dies wie immer etwas trocken mit dem Begriff Schriftgutverwaltung belegt.

Wie Sie sich eine solche Schriftgutverwaltung aufbauen können, erklärt Ihnen in einer sechsteiligen Artikelreihe Jacki Hollywood Brown. Diese Themen werden besprochen:

  1. Allgemein anerkannte Regeln der Schriftgutverwaltung
    Hier erfahren Sie, welchen Kriterien ein RIM genügen sollte.
  2. Dokumenttypen und Inventarisieren
    Jacki unterscheidet zwischen aktiven, inaktiven und unverzichtbaren Dokumenten. Sie lernen, wie man seine Dokumente inventarisieren kann,
  3. Verwalten von Aufbewahrungsfristen
    Sie wissen schon, Steuerkram und ähnliches.
  4. Effizientes Wegwerfen von Dokumenten
    Sie bekommen die Papier- und die elektronische Variante erklärt.
  5. Scannen von Dokumenten
    Interessant ist hier die rechtliche Seite. Inwieweit darf man zum Beispiel amtliche Dokument scannen ohne das Sie Ihre Gültigkeit verlieren? Wie das in der Juristenrepublik Deutschland (JRD) gehandhabt wird, können Sie hier, hier oder hier nachlesen.
  6. Aufbau eines Ablagesystems
    Über Philosophien zur Dateiablage kann man sicher ganze Bücher füllen. Hier finden Sie Hinweise sowohl für die Papierablage als auch für die elektronische Variante. Wichtig ist der Hinweis, dass der Aufbau beider Ablagen in etwa gleich sein sollte.

Zum letzten Punkt: Ich persönlich bin ja ein Freund der chaotischen Lagerhaltung. Warum soll ich mich mit irgendwelchen Ablagesystemen herumärgern, wo ich doch einen Rechenknecht habe? Das dieses Ablegen auch mit Dokumenten 1.0 funktioniert, beweist die Archivierungslösung fileee. Diese Anwendung kombiniert Smartphone und Pappkarton, wie ich im ToolBlog bereits früher beschrieben habe.

Ich finde Jackis Artikelreihe sehr nützlich. Hier bekommen Sie alle notwendigen Informationen zum Aufbau Ihrer persönlichen Schriftgutverwaltung (welch ein Wort!).

422737 / Pixabay

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10 Tipps fürs Aufräumen

Wenn Sie den Frühjahrsputz in diesem Jahr verpasst haben, dann machen Sie doch jetzt im Herbst einen neuen Anlauf. Auch in den kommenden kalten Wochen möchten Sie die Zeit doch sicher in einem aufgeräumten Haus verbringen.
Allerdings sollten Sie das Reinemachen mit einem gewissen System verbinden und gezielt vorgehen, sonst verlieren Sie wahrscheinlich schnell die Lust, weil Sie sich verzetteln.

Lisa Westmoreland gibt Ihnen in ihrem Artikel 10 Ways To Declutter Your Home (And Life!) ein paar nützliche Hinweise mit auf den Weg:

  1. Sortieren Sie Ihre Sachen nach Kategorien, nicht nach Örtlichkeit
    Die meisten von uns, ich eingeschlossen, räumen nach Örtlichkeit auf: Erst die Garage, dann die Küche, dann das Wohnzimmer usw. Das ist uneffektiv. Besser ist es, die Gegenstände in Kategorien einzuteilen und danach klar Schiff zu machen. Eine Kategorie findet dann immer einen bestimmten Platz. Zuerst alle Bücher, dann alle CDs usw.
  2. Beurteilen Sie jedes Teil danach, ob Sie wirklich Spaß daran haben
    Überlegen Sie sich, wenn Sie mit dem Wegwerfen zögern, ob der Gegenstand für Sie notwendig oder nützlich ist. Zumindest sollten Sie Ihre Freude an ihm haben. Ist das nicht der Fall, ab in die Tonne.
  3. Stufen Sie Kleidung nicht zu Freizeitklamotten herunter
    „Das kann ich immerhin noch zuhause anziehen“ ist zumeist der Einstieg in die heimische Altkleidersammlung. Geben Sie die Sachen lieber tatsächlich in den Second-Hand-Shop oder in den Kleiderladen der örtlichen Tafel. Dann können Sie wenigstens sicher sein, dass irgendjemand Ihre ausrangierten Kleider tatsächlich nutzt.
  4. Bei ungelesenen Büchern heißt „irgendwann“ meistens „nie“
    Hier widerspreche ich der Autorin ausdrücklich! Ich habe tatsächlich schon oft erlebt, dass ich ein Buch zur Hand genommen habe, das ich vor Jahren gekauft, aber bis dato nicht gelesen hatte. Wenn Sie sich dennoch von manchen Büchern trennen wollen, dann probieren Sie es doch einmal bei Buchankäufern wie Momox oder Rebuy.
  5. Trennen Sie sich von den Papierstapeln
    Da ich meinen Papierkram in Noguchitüten verpackt habe, löst sich bei mir dieses Problem von alleine. Der Tipp, alles Papier einzuscannen, ist m.E. nur eine Verlagerung der Unordnung vom Schreibtisch auf den Rechner. Überlegen Sie lieber ernsthaft, ob und wozu Sie ein Dokument tatsächlich brauchen.
  6. Keine Schuldgefühle beim Wegwerfen!
    Sie kennen das: Man will das selbstgemalt Bild der Schwiegermutter einfach nicht wegwerfen. Schon beim Gedanken daran meldet sich das schlechte Gewissen. Lassen Sie sich nicht davon beeindrucken. Weg damit, verscherbeln Sie es!
  7. Werfen Sie Verpackungen weg
    Heben Sie nicht die Verpackung von jedem erworbenen Gadget auf. Das müllt Ihnen nur den Keller zu. Auch Gebrauchtanweisungen finden Sie in der Regel im Netz, falls Sie sie brauchen.
  8. Trennen Sie sich von Kruscht
    Sie wissen schon: Kabel, Adapter, Aufkleber und anderen Krempel oder Kruscht auf Schwäbisch.
  9. Misten Sie Fotos und Erinnerungsstücke aus
    Siehe hierzu Punkt Nr. 6. Gilt auch für Postkarten, alte Eintrittskarten und andere „wertvollen“ Erinnerungsstücke.
  10. Verstauen Sie Dinge erst, nachdem Sie sie gesichtet haben
    Guru David Allen sagte einmal in einem Seminar, ein Archiv könne immer so groß sein, wie der Platz, den man dafür zur Verfügung stelle. Bevor sich also ein ausgeklügeltes Regalsystem anschaffen, entscheiden Sie erst, was Sie tatsächlich benötigen. Dies ist eine Analogie zum Einscannen unter Punkt Nr. 5.

Fairerweise weist die Autorin des Artikels auf die Quelle hin, die sie zu diesen Tipps inspiriert hat. Es handelt sich um Marie Kondo, den strahlenden Stern am Aufräum- und Ordnungshimmel. Über sie habe ich im ToolBlog schon öfters berichtet:

Hans / Pixabay

 

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Wie Sie E-Mail-Signaturen erstellen

Sie alle kennen Signaturen. Als Signatur wird ein

Textabschnitt bezeichnet, der häufig am Ende von E-Mails, Usenet-Postings oder Beiträgen in Internetforen steht und Angaben zum Absender enthält. (Wikipedia)

Mit Inhalt und Gestaltung einer solchen Signatur müssen Sie sich dann nicht besonders befassen, wenn Sie Mitarbeiter eines Unternehmens sind und ausschließlich geschäftlichen E-Mail-Verkehr pflegen. Denn dann stellt Ihr Arbeitgeber vermutlich bereits eine gesetzeskonforme Signatur bereit, um die Sie nicht herumkommen. Sollten Sie selbst ein Unternehmen Ihr Eigen nennen und noch keine entsprechende Signatur verwenden, dann sollten Sie sich schleunigst darum kümmern. Welche Informationen für die einzelnen Unternehmensformen bereit gestellt werden müssen, erklärt Ihnen z. B. Bea Brünen in Ihrem Beitrag Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails.

Andere Personengruppen wie Privatleute oder Freiberufler haben deutlich mehr Gestaltungsspielräume. Sie können eine Signatur auch für originelle (Werbe-) Botschaften verwenden.

Wie Sie eine sinnvolle E-Mail-Signatur gestalten können, zeigt Ihnen der Artikel von Joel Lee: 7 Tips for Creating the Perfect Professional Email Signature.
Hier seine Tipps:

  1. Benutzen Sie das richtige Trennzeichen
    Viele zeitgemäße E-Mail-Programme nutzen die Signatur, um die Kontaktliste zu vervollständigen. Bei Outlook funktioniert das, indem Sie die E-Mail per Drag & Drop aus dem Lesebereich über das Modul „Kontakte“ ziehen (Bezeichnungen). Wenn Sie loslassen wird ein neues Kontaktformular geöffnet, in dem die wesentlichen Informationen bereits eingetragen sind.
    Allerdings müssen die E-Mail-Clients erkennen, wann die Nachricht aufhört und die Signatur anfängt. Dies geschieht in einem Quasi-Standard über den Trenner – – (zwei aufeinanderfolgende Bindestriche), also:
    Nachricht
    – –
    Signatur
  2. Halten Sie die Signatur einfach
    Überlegen Sie sich, welche Informationen Sie dem Empfänger tatsächlich mitteilen wollen. In der Regel soll er mit Ihnen Kontakt aufnehmen können, nicht mehr und nicht weniger. Halten Sie evtl. Werbebotschaften knapp. Auch Zitate wollen sparsam eingesetzt werden, Ich gebe zu, ich bin kein großer Fan von ihnen.
  3. Fassen Sie sich kurz
    Es gilt der Grundsatz: So wenig Zeilen wie möglich, so viel wie nötig. Vielleicht können Sie zusammengehörende Infos über ein geeignetes Trennzeichen in eine Zeile packen. z. B.
    E-Mail | Telefon | Fax
  4. Gestalten Sie die Signatur dezent
    Erinnern Sie  sich noch einmal an Punkt (2). Die Signatur soll in erster Linie dem Adressaten ermöglichen, einfach mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Sie ist nicht das Mittel der Wahl, um Werbung zu betreiben. Auch sollten derartige Botschaften nicht von den eigentlichen Kontaktinformationen ablenken.
  5. Verwenden Sie je nach Zweck unterschiedliche Signaturen
    Manchmal kann es sinnvoll sein, je nach Empfängergruppe verschiedenen Signaturen zu verwenden. In Outlook können Sie das bequem verschiedene Variante über den Menüpunkt „Signatur“ im Menüband anlegen, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben.
  6. Seien Sie vorsichtig mit HTML und vCards
    Ich weiß, viele sagen etwas anderes, aber ich bleiben dabei: Ich mag HTML-Mails aus verschiedenen Gründen nicht besonders. Outlook habe ich so eingestellt, dass ich nur reinen Text senden und schreiben kann. Mir kommt es auf die Information an und nicht auf bunte Bilder. Wenn Sie Ihre Signatur mit den relevanten Informationen versehen haben, können Sie auf das Versenden einer vCard getrost verzichten.
  7. Testen Sie die Signatur mit verschiedenen E-Mail-Programmen aus
    Schauen Sie sich im letzten Schritt noch einmal an, wie Ihre Signaturen in den gängigen Programmen (Oulook, GoogleMail usw.) dargestellt werden und nehmen Sie ggf. Korrekturen vor.

Den E-Mail-Disclaimer, der von vielen Unternehmen an die E-Mail gehängt wird, können Sie sich im übrigen sparen. Warum, können Sie hier oder hier nachlesen. Mit einer Signatur hat ein solcher Disclaimer überhaupt nichts zu tun.

Postkasten Arona
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