Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

6 Irrtümer über Produktivität

Wie Sie sich denken können, bin ich ständig auf der Suche nach interessanten Quellen, die ich hier im ToolBlog verwerten kann. Bei der Vielzahl der Artikel, die ich überfliege, bekommen die Leser immer wieder die gleichen Tipps und Tricks. Sie sollen angeblich produktiver machen. Oft werden sie durch Glaubenssätze („beliefs“) begründet, die nicht dadurch wahrer werden, indem man sie ständig wiederholt.

Gwen Moran sieht das offensichtlich und beschreibt in einem Artikel 6 common beliefs about productivity that are total lies. Diese sind:

Stehen Sie früh auf um viel erledigt zu bekommen

„Morgenstund hat Gold im Mund“, sagt ein altes deutsches Sprichwort. Immer wieder bekommt man den Tipp, doch bitte eine Stunde füher aufzustehen, um dies und das erledigt zu bekommen. Nun ist aber nicht jeder Mensch ein Morgenmensch. Es gibt Zeitgenossen, die spät aufstehen und erst am späten Nachmittag, am Abend oder sogar in der Nacht zur Hochform auflaufen. Sollten Sie ein solcher Morgenmuffel sein, dann könnte frühes Aufstehen sogar Ihre Leistungsfähigkeit beeinträchtigen.

Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben während Sie am meisten Energie haben

Dieser Tipp findet sich schon in den Frühwerken bekannter Zeitmanagement-Gurus: Legen Sie die wichtigsten Arbeiten in die Periode des Tages, in der Sie den höchsten Energielevel haben und bleiben Sie dann dabei. Dieser Ratschlag ist vielleicht sinnvoll, aber in unserer Arbeitswelt wohl nicht besonders praktikabel. Eine Alternative ist das Arbeiten in Timeboxes, wie es zum Beispiel Francesco Cirillo mit seiner Tomatentechnik vormacht.

Multitasking wirkt sich nur auf den Multitasker aus

Die Konzentration lässt nach, wenn Sie versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Aufgrand der Gefahr sich zu verzetteln, steigt die Fehleranfälligkeit Ihrer Arbeit. Dass das auch Auswirkungen auf Ihre Kolleginnen und Kollegen hat, liegt auf der Hand. Gwen weist außerdem darauf hin, dass Multitasker aufgrund der Arbeitsbelastung oft nervös und gereizt sind. Dies ist nicht eben förderlich für das Kommunikationsverhalten.

Technik ist der beste Weg, Informationen zu teilen

E-Mail, Slack & Co sind interessante Instrumente, Informationen zu verteilen, aber nicht die einzigen. Wir sind Menschen und mitunter müssen wir uns in einem Gespräch in die Augen sehen. Denken Sie also darüber nach, welcher Kanal am besten für die Nachricht geeignet ist, die Sie teilen möchten.

Technik hält uns davon ab, Dinge erledigt zu bekommen

Ich muss gestehen, diesen Abschnitt in Gwens Artikel habe ich nicht verstanden. Meine Meinung nach ist es sehr wohl eine gute Idee, zumindest während der Dauer einer Timebox Ablenkungen auszuschalten. Meine eigene Produktivität hat dadurch sehr gewonnen, insbesondere seit ich meinen Facebook-Account gelöscht habe und Twitternachrichten nur noch ein- bis zweimal am Tag lese.

Produktive Menschen können noch mehr leisten

Manche Chefs glauben, weil ein Mitarbeiter so effizient ist, dass er sogar pünktlich Feierabend machen kann, wäre er nicht richtig ausgelastet. Sie denken, solche Menschen könnten noch eine Schippe drauflegen. Das heißt nichts anderes, dass solche Zeitgenossen für Ihre Effizienz auch noch bestraft werden. Man sollte sich davor hüten, sie durch Überlastung sauer zu fahren.

 

Noch einmal zurück zum Thema Langschläfer. Wussten Sie, dass es in Dänemark sogar einen Verein gibt, der die Interessen der Spätarbeiter vertritt? Er trägt den Namen B-Society und informiert über das Thema auf einer einschlägigen Website. Schauen Sie doch am Abend einmal dort vorbei!

Wokandapix / Pixabay

 

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Was heißt hier überfordert?

Sagt Ihnen der Ausdruck „4-Felder-Matrix“ etwas?

Es handelt sich um eine grafische Darstellung, in der durch das Spektrum zweier verschiedener Dimensionen vier Felder definiert werden. Ein bekanntes Beispiel ist das berüchtigte berühmte Eisenhower-Diagramm, in dem die Dimensionen Zeit (eilig) und Tragweite (wichtig) die vier Felder bestimmen.

Shawn Blanc geht in seinem Artikel The Very Definition of Overwhelm mit Hilfe einer solchen Matrix der Frage nach, was Überforderung eigentlich bedeutet und wie man ihr begegnen kann.

Laut Wikipedia bezeichnet eine Überforderung

eine Gesamtheit von Anforderungen, zu deren erfolgreichen Bewältigung bzw. zur Erfüllung die Ressourcen bzw. Fähigkeiten, insbesondere die Leistungsfähigkeit, einer Person, einer Organisation, oder eines Systems nicht ausreichen.
Eine Überforderungssituation ist eine Situation, in der eine Person objektiv überfordert ist oder ein subjektives Gefühl der Überforderung empfindet.

Das klingt etwas sperrig. David Allen macht es kürzer:

You can do anything, but you can’t do everything.

Spätestens hier ist klar, es läuft wieder einmal auf das richtige Priorisieren hinaus. Wie wir wissen, gibt es dazu Vorschläge und Anleitungen wie Sand am Meer. Allerdings setzen alle diese Vernunft und Ratio voraus, laut Shawn springt dies zu kurz, denn wir Menschen haben auch noch Gefühle, wie auch in dem o.a. aus der Wikipedia zu ersehen ist.

Um auch dem subjektiven Empfinden den nötigen Raum zu geben, schlägt Shawn vor, zunächst einen Braindump zu machen:

  • Welche dringenden Aufgaben haben Sie gerade an der Backe?
  • Welchen Verantwortlichkeiten müssen Sie gerecht werden?
  • An welchen Projekten arbeiten Sie gerade?
  • Was meinen Sie, sollten Sie tun (tun es aber nicht)?

Und jetzt kommt die Vierfelder-Darstellung ins Spiel. Zwei Dimensionen, nämlich Freude und Verantwortlichkeit bezeichnen vier Felder:

  1. Es macht Ihnen Freude und nur Sie können es tun
  2. Es macht Ihnen Freude, aber es kann auch Jeder andere tun
  3. Sie mögen es nicht tun, aber Jeder andere kann es machen
  4. Sie mögen es nicht tun, aber nur Sie können es tun

Nun ordnen Sie die Tätigkeiten, die Sie mit dem Braindump gesammelt haben, den einzelnen Feldern zu und interpretieren die Ergebnisse:

  • Auf den Feldern der rechten Seite (1 und 4) stehen die Tätigkeiten, für die (nur) Sie verantwortlich sind
  • Die Tätigkeiten auf Feld 2 machen Sie gerne. Das ist auch in Ordnung so, nur passen Sie auf, dass die Begeisterung Sie nicht davon abhält, die Aufgaben der Kategorie 4 zu erledigen
  • Die Tätigkeiten in Feld 3 sollten irgendwie eliminiert werden, durch Delegieren, Outsourcing, Automatisieren oder komplettes Streichen

Eine nette Methode, um für sich etwas Klarheit zu gewinnen. Ob Sie allerdings beim täglichen Priorisieren hilft, müssen Sie selbst ausprobieren.

Ich persönlich mag diese 4-Felder-Diagramme sehr, denn sie verbildlichen auf einfache Weise Zusammenhänge zur Vorbereitungen von Entscheidungen. Mal sehen, vielleicht stelle ich einmal die gebräuchlichsten in einem eigenen Beitrag zusammen.

 

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Coveys „Seven Habits“ im Trickfilm

Nein, ich schaffe es einfach nicht. Jedesmal, wenn ich ein Buch von Stephen Covey zur Hand nehme, komme ich über die ersten dreißig Seiten nicht hinaus. Covey-Fans mögen es mir verzeihen, aber ich finde seine Bücher sterbenslangweilig. Aber Dank YouTube bekommt unsereins dennoch die Chance, sein wohl bekanntestes Buch als Trickfilm zu begucken und so an Covey’s Ideen Anteil zu nehmen: The 7 Habits of Highly Effective People by Stephen Covey – Animated Book Review.
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THE 7 HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE BY STEPHEN COVEY – ANIMATED BOOK REVIEW

 

Wenn Sie es doch lieber Texte lesen, dann empfehle ich Ihnen den Beitrag Die Grundideen der „7 Habits“.

 

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Verplempern Sie Ihre Zeit nicht mit E-Mails

Bevor Sie jetzt hoffnungsvoll leuchtende Augen bekommen, muss ich Ihnen leider mitteilen, dass es in diesem Beitrag nicht darum geht, auf die E-Mail ganz zu verzichten. Wir werden mit ihr wohl noch ein paar Jahre leben müssen. Vielmehr beschreibt Mike Schmitz in seinem Beitrag 7 Email Hacks That Will Save You An Hour a Day, wie Sie mit ein paar einfachen Tricks eine Stunde Zeit am Tag gewinnen können.

Laut dem Autor gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten, die Zeit, die für E-Mails verwendet werden muss, zu verkürzen, indem Sie

  1. die Anzahl der E-Mails verringern, die Sie täglich verarbeiten müssen
  2. effizienter Ihre E-Mails verwalten.

Laut Mike folgen seine sieben Kniffe genau diesen Prinzipien. Sie wirken für sich allein, die Wirksamkeit wird aber signifikat erhöht, indem man sie kombiniert. Hier sind sie:

Lesen Sie die E-Mail nur einmal

Lesen Sie eine E-Mail nicht mehrmals, denn das ist Zeitverschwendung. Entscheiden Sie sofort, was Sie damit tun wollen. Sie können dabei dem Diagramm folgen, das ich in E-Mail, ganz einfach vorgestellt habe. Drucken Sie es aus und legen es vor sich auf den Schreibtisch und dann arbeiten Sie konsequent nach diesem Schema.
Für Guru David Allen ist dieses Vorgehen grundsätzlicher Natur, sei es digital oder analog:

There is no reason to ever have the same thought twice, unless you like having that thought.

Schreiben Sie aussagekräftige Betreffs

Wenn ich sehe, wie die Betreffs in den E-Mails in den Eingangskörben aussehen, überkommt mich das Mitleid mit meinen Kunden. Im Betreff sollte der Adressat schon sehen können (a) um was es geht und (b) was von ihm/ihr erwartet wird. Auch hierzu gibt es ein schönes Diagramm.

Verwenden Sie Suchoperatoren

Mike hat in seinem Artikel zu den Suchoperatoren von Googlemail verlinkt. Da ich aber weiß, dass viele Leser beruflich MS Outlook verwenden, hier der Link zu der einschlägigen Seite: Outlook Syntax Suche verwenden.

Automatisieren Sie

Wenn Sie immer wieder in E-Mails den gleichen Text schreiben müssen, dann sollten Sie über ein Programm zu Verwaltung von Textbausteinen nachdenken. Für den Mac empfehle ich Typinator, für Windows Tastentrick und für beides Textexpander.

Besorgen Sie sich Wegwerf-Adressen

Durch Einmal-Adressen können Sie Spam vermeiden. Allerdings bin ich da etwas hin- und hergerissen. Manchmal muss man für eine nützlichen Newsletter oder eine digitale Broschüre eben mit seiner E-Mail-Adresse „bezahlen“. Ich finde das im allgemeinen auch ok so. Allerdings habe ich mir für diesen Zweck eine eigene Adresse eingerichtet, damit mein geschäftliches E-Mail-Konto nicht belastet wird.

Benutzen Sie E-Mail-Filter

IMO ist dieser Tipp nur mit Vorsicht zu genießen. Insbesondere sollten Sie nicht mit einer Filterregel, den digitalen Eingangskorb umgehen. Zu groß ist die Gefahr, dass Ihnen etwas Wichtiges durch „die Lappen geht“. Aber auch da lässt sich manches automatisieren, in Outlook zum Beispiel durch Quicksteps.

 

Als siebter und letzter Tipp wird die Verwendung eines Programms namens Sanebox empfohlen. Nun kenne ich diese App nicht und kann daher nichts dazu schreiben. Aufgrund der Beschreibung auf der Website erschließt sich mir ein Mehrwert nicht. Vielleicht hat ja eine Leserin oder ein Leser Erfahrungen damit.

Wie Mike auf die eine Stunde kommt, die man mit seinen Tipps einsparen kann, weiß ich nicht. Bequemer und effizienter machen Sie den E-Mail-Verkehr allemal.

geralt / Pixabay

 

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Lassen Sie sich anregen: 35 Trello-Boards

Ich habe es schon läuten hören, dass es ja mittlerweile viel „bessere“ Kartenstecktafelprogramme als Trello gibt. Meist wird hier Meistertask genannt. Mag sein, ich bleibe bei Trello, schon allein, weil ich mich damit auskenne und angemessen erfolgreich meine eigenen Projekte damit fahre. Frei nach dem Titel einer Platte meines Lieblingsgitarristen John Scofield: „Works for me“.

Für mich ist die Umsonst-Version von Trello mehr als ausreichend. Darüber hinaus ist das Tool leicht zu bedienen und äußerst vielseitig. Wie vielseitig, habe ich noch gar nicht gewusst, bis ich über einen Artikel auf dem innovate Magazinie gestolpert bin: Best 35 Trello Boards For You To See And Get Inspired.

Die vorgestellten Boards kommen aus folgenden Themenbereichen:

  • Eigene persönliche Entwicklung, z.B. Produktivität
  • Planung von Veröffentlichungen, z.B. Podcasts oder Blogartikel
  • Projektplanung wie Scrum, Kanban & Co
  • Marketing
  • Planung von Events von Hochzeit bis Dinner Party
  • Familie und Freunde

Gut, ich hätte die Kategorien anders benannt und auch die Einteilung anders vorgenommen. Nichtsdestoweniger finde ich die Zusammenstellung wirklich sehr anregend.

Sie können übrigens die vorgestellten Boards sehr einfach übernehmen und dann nach Ihren Bedürfnissen verändern. Auf Mausklick lässt sich jedes Board in Ihrem Account betrachten und verwenden oder weiter verarbeiten.

Weitere Anregungen für Boards auf Trello finden Sie außerdem unter:

Sollten Sie sich jetzt verwundert die Augen reiben, weil Sie gar nicht wissen, was Trello ist, dann lesen Sie zum Einstieg:

Wenn Sie Projektarbeit lieben und gerne fernsehen, dann ist dieses Video vielleicht etwas für Sie: Projekte organisieren mit Trello.

Projekte organisieren mit Trello | Grundlagen Tutorial deutsch

 

 

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Wie Sie Kontextlisten erstellen

Wenn Sie sich ein wenig mit David Allens GTD-Ansatz beschäftigt haben, dann sagen Ihnen „Kontexte“ vielleicht etwas. Im Prinzip geht es darum, für jeden Arbeitsumstand eine eigene To-Do-Liste zu führen. Dieser Umstand kann ein Ort, ein Projekt oder auch eine Person sein. Die Aufgaben müssen sich nur eben klar diesem Umstand oder eben dem Kontext zuordnen lassen.

Der Klassiker unter den Kontextlisten ist der Einkaufszettel meiner Oma. Er lag auf dem Küchenbuffet griffbereit und immer wenn ihr etwas für den nächsten Einkauf einfiel, wurde es auf dieser Liste notiert. Beim nächsten Gang zum Supermarkt musste sie sich nur den Zettel greifen, denn da stand alles drauf, was einzukaufen war. Der Kontext in diesem Fall war @Einkaufen, so die Notation in GTD. Weitere Beispiele sind: @Telefon, auf der alle zu tätigenden Anrufe stehen oder @Zuhause, wenn Ihnen im Büro einfällt, was Sie zuhause tun sollten.

Kontexte können Orte, Projekte oder auch Personen sein. Wenn Sie zum Beispiel jede Woche zur selben Zeit eine Besprechung mit Ihrem Chef haben, könnten Sie unter der Woche auf @Chef alles notieren, was Sie mit ihm besprechen möchten. Wenn Sie dann in diese Besprechung gehen, nehmen Sie einfach die Liste mit. Sie werden nichts vergessen.

Einfach zu tun, aber schwer zu erklären. Sehr gut ist dies Stefan Nehls in seinem Artikel GTD: Kontexte gelungen. Er beschreibt ausführlich, was Kontexte sind, worin ihre Vorteile liegen, wie Kontexte gebildet werden und welche Problem bei diesen Kontextlisten auftreten können. Besonders sympathisch finde ich, dass er auch auf die Kritik an dieser Art von Listen eingeht. Eine ausführliche Linkliste rundet den Beitrag ab.

Ich selbst benutze Kontextlisten nur noch, um in meinen Workshops das Prinzip vorführen zu können. Für meine eigene Aufgabenorganisation haben sie sich als irrelevant erwiesen. Oder andersherum: Für mich stiften sie keinen Mehrwert. Aber was für mich billig ist, muss Ihnen noch lange nicht recht sein.

Probieren Sie es aus.

Weitere Beiträge im ToolBlog zu Kontextlisten finden Sie hier:

Alexas_Fotos / Pixabay

 

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Wie Sie einfach Ranglisten erstellen: Choicing

Manchmal ist es notwendig, eine Liste zu sortieren.

Ein Beispiel stellt eine To-do-Liste dar, in der die „wichtigste“ Aufgabe oben stehen soll und die „unwichtigste“ ganz unten. Alle anderen Aufgaben liegen irgendwo dazwischen.
Ein anderes Beispiel könnte die Sortierung eines Backlogs sein, mit der am meisten Wert schöpfenden Aufgabe oben usw.

Eine beliebte Methode, so eine Rangliste zu erstellen, ist der Paarvergleich. Das funktioniert recht gut, wenn die Zahl der Elemente der Liste überschaubar ist. Ab einem gewissen Umfang kann das Unterfangen sehr mühselig werden. Man kann sich alles etwas leichter machen, wenn man ein Schema anwendet, wie es Andrea Windolph erklärt. Ich brauche auch nicht besonders zu erwähnen, dass es für den Paarvergleich auch entsprechende Excel-Vorlagen gibt. Auf Sixsigmablackbelt.de finden Sie ein solches Template.

Noch einfacher ist es, wenn Sie für das Ranking innerhalb einer Liste die Webanwendung Choicing verwenden. Danach bekommen Sie die Elemente immer in Dreierblöcken dargestellt und müssen daraus einen Favoriten wählen. Nach einigen Durchgängen ist die Rangliste fertig. Wie das praktisch aussieht, zeigt dieses Video:

Kurzanleitung: Schnell und sicher Priorisieren mit Choicing

 

Ich finde, bei diesem Programm handelt es sich wieder einmal um eines dieser Helferlein, die wenig Aufhebens machen, einfach zu bedienen sind und genau das tun, was sie sollen.

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Die Galerie der Produktivitäts-Apps

Wenn Sie den berühmten Bestseller von David Allen „Getting Things Done“ gelesen haben, dann kennen Sie sicher auch die fünf Stufen, die Sie zum Meistern von Arbeitsabläufen zu meistern haben (Five Stages of Mastering Workflow). Zählen wir sie auf (in der Klammer die Ausdrücke der deutschen Übersetzung):

  1. Collect (Erfassen)
  2. Process (Durcharbeiten)
  3. Organize (Organisieren)
  4. Review (Durchsehen)
  5. Do (Durchführen)

Genau diese Stufen hatten die Macher der Produktivitätsplattform Hive im Blick als sie den Productivity Stack veröffentlicht haben. Auf der ansprechend gestalteten Seite finden Sie zu jeder Stufe Vorschläge für entsprechende Apps. Sie finden dort die üblichen Verdächtigen wie Evernote, OneNote oder Gmail genauso wie Apps, die nicht in so weit oben in der Hitliste stehen. Dargestellt werden die Programmvorschläge durch Thumbnails, bei denen Links hinterlegt sind, die bei einem Mausklick zu der jeweiligen Software führen.

Eine nette Idee, Programme vorzuschlagen, finde ich. Und wie gesagt, schön gemacht ist die Seite allemal.

 

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Wie Sie Ihr Gedächtnis entlasten

Es ist nicht immer leicht, sich Dinge zu merken und sie dann wieder zur richtigen Zeit am richtigen Ort abzurufen. Dies führt zu einer gewissen Verunsicherung. Außerdem ist das Merken mit Mühe verbunden, zumindest für mich. Ich halte es daher sinngemäß mit David Allen: Ich benutze mein Gehirn lieber zu Denken als zum Speichern. Allerdings muss ich zugeben, dass dies nur funktioniert, indem ich diverse Hilfsmittel für das konsequente Auslagern der Daten benutze.

Deane Alban sieht das offensichtlich ähnlich und gibt uns in When Your Memory Sucks: 6 Easy Ways to Compensate entsprechende Tipps zur Unterstütung des Gedächtnisses:

1. Checklisten

Checklisten werden von Ärzten, Piloten und anderen intelligenten Menschen benutzt. Und zwar immer dann, wenn etwas (a) in einer bestimmten Reihenfolge (b) immer wieder (c) vollständig abgearbeitet werden muss. Was diesen Experten recht ist, sollte uns billig sein. Ich selbst habe mir für meine Wochendurchsicht eine Checkliste erstellt. Wenn es soweit ist, hake ich einen Punkt nach dem anderen ab. So muss ich nicht darüber nachdenken, was als nächstes zu tun ist.
Wenn Sie näheres zum Thema Checklisten erfahren möchten, dann empfehle ich Ihnen das „Checklist Manifesto“ von Atul Gawande.

2. Notizen

Wenn ich eine Idee habe, dann wird Sie sofort ausgelagert. Derzeit benutze ich analog ein Notizbuch in DIN-A-5-Größe und virtuell Evernote. An Orten, wo ich beides nicht zur Hand habe, schicke ich mir die Notiz per E-Mail. Empfehlenswert sind hier die Apps Captio oder Braintoss.

3. Eingebaute Redundanz

Deane nennt hier als die Schlüssel als Klassiker. Es macht Sinn, einen Hausschlüssel beim Nachbarn zu deponieren. Falls man vergessen hat, den eigenen mitzunehmen und der Partner nicht in der Nähe ist, kann man immer noch zum Nachbarn gehen. Ich habe das eingehend für Sie getestet. Dasselbe gilt für den Autoschlüssel. Einen habe ich, den anderen meine Frau. Aber ein(r) hat ihn immer und darauf kommt es an.

4. Definierte Orte

Eine alte Regel, immer noch so wertvoll wie eh und je: Alles an seinem Platz. Wenn Sie den Schlüssel immer an das Schlüsselbrett neben der Tür hängen, dann brauchen Sie wahrscheinlich Tipp Nr. 3 gar nicht. Das gleiche gilt für meine Papierablage. Seit ich das Noguchisystem im Einsatz habe, weiß ich, dass dort meine Dokumente liegen und zwar nur dort.

5. Passwort Manager

Selbst wenn ich es wollte, könnte ich mir die vielen Daten gar nicht alle merken: Kreditkarte, PIN-Nummern, IBAN, von den vielen Passwörtern für die online-Anwendungen ganz zu schweigen. Das leistet ein sicherer Passwortmanager schon gute Dienste, besonders wenn er in den Browser integriert ist. Ich benutze 1Password auf allen meinen Geräten, heute würde ich vielleicht zum kostenlosen KeePass greifen. Wie Sie merkbare und trotzdem einigermaßen sichere Passwörter konstruieren, habe ich hier beschrieben.

6. Das Tastaturkürzel „Strg + F“

Ein nützlicher Hinweis zwar, mit dem Gedächtnis hat er nur bedingt zu tun. Deane behauptet, dann laut Google 90% der Computerbenutzer nicht wissen, dass es das Tastaturkürzel „Strg + F“ gibt. Ich kann das gar nicht glauben, aber sei’s drum. Immer wenn Sie eine bestimmtes Wort oder einen Ausdruck auf einer Webseite suchen, dann benutzen Sie diesen Shortcut, tippen das Gesuchte in das geöffnete Feld und voilà sie bekommen die Treffer angezeigt. Nützlich ist dies besonders bei längeren Texten.
Sollten Sie Evernote benutzen, dann empfehle ich Ihnen dringend die Erweiterung Web Clipper. Sie können damit komplette Webseiten oder markierte Stellen automatisch in Evernote übernehmen. Das ist sehr praktisch. Allerdings kann es passieren, dass Sie im Eifer des Gefechts eine Seite mehrfach abspeichern. Dies können Sie mit der Erweiterung Evernote Duplicated – EVERDU verhindern (für Chrome).

Ich bin mir sicher, dass diese Aufzählung nicht vollständig ist. Was tun Sie, um Ihr Gehirn bzw. Ihr Gedächtnis zu entlasten?

[via Lifehacker]

FotoEmotions / Pixabay

 

 

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Selbstmanagement im Wertequadrat

Vielleicht kennen Sie dieses Phänomen. Sie treffen einen Mitmenschen, für den Sparsamkeit ein hoher Wert ist und der sich auch für sparsam hält. Wenn Sie ihn fragen, was das Gegenteil von „sparsam“ ist, dann bekommen Sie wahrscheinlich die Antwort „verschwenderisch“. Doch ist „verschwenderisch“ tatsächlich das Gegenteil von „sparsam“? Nein, meint Friedemann Schulz von Thun und erklärt dies anhand des Wertequadrats, einem Modell, das er zwar nicht erfunden, aber populär gemacht hat.

Bei dem Ausdruck „Verschwendung“ handelt es sich nicht um das Gegenteil von „Sparsamkeit“, sondern um eine entwertende Übertreibung. Nicht Sparsamkeit und Verschwendung bilden ein positives Spannungsverhältnis, sondern Sparsamkeit und Großzügigkeit. Das Ganze funktioniert auch umgekehrt. Fragen Sie jemanden, der sich für großzügig hält, nach dem Gegenteil und sie hören wahrscheinlich die Antwort „geizig“.

Dieser interessante Zusammenhang lässt sich eben im Wertequadrat darstellen. Die Kunst besteht darin, eine Balance in dem positiven Spannungsverhältnis zu halten.

Vor einiger Zeit habe ich im ToolBlog kurz über den Unterschied geschrieben, den die alten Griechen bez. der Zeit machten. Sie unterschieden zwischen Chronos und Kairos. Zur Erinnerung:

  • Chronos kann durch den Stoßseufzer beschrieben werden: “Ich habe noch so viel zu tun und die Zeit rennt…”
  • Kairos äußert sich anders: “Ich habe zwei Stunden, wie kann ich sie am besten nutzen?”

Während Chronos die Zeit beschreibt, die unwiederbringlich verrinnt, ist Kairos ein religiös-philosophischer Begriff für den günstigen Zeitpunkt einer Entscheidung, dessen ungenutztes Verstreichen nachteilig sein kann (Wikipedia).

Lassen Sie uns diese Begriffe mit anderen Begriffen umschreiben.

Chronos steht demnach für: Planung, Konzeption, Vorbereitung, Koordination, Struktur, Organisation, Systematik, Ordnung oder für geplantes methodisches Vorgehen.

Kairos kann beschrieben werden durch: Improvisation, Flexibilität, Kreativität, Spürsinn, Instinkt, Intuition oder für den Riecher für die passende Gelegenheit.

Wenn wir mit diesen Umschreibungen ein Wertequadrat konstruieren, dann könnte es vielleicht so aussehen:

Es besteht demnach ein positives Spannungsverhältnis zwischen Kairos und Chronos und es gilt, hier dynamisch eine Balance zu halten. Systematisches Vorgehen ist genauso wertvoll und nützlich wie die Fähigkeit, „die richtige Gelegenheit beim Schopf zu fassen“. Es kommt nur darauf an, wo und wann man was tut (oder auch lässt).
Im Wertequadrat finden Sie auch die entwertenden Übertreibungen. Wenn Sie zu sehr Ihre Betonung auf Kairos legen, dann könnte die Folge Konfusion, Beliebigkeit und Verwirrung sein: Sie werden zum „Crazy-Maker“. Wenn Sie sich ausschließlich auf Chronos konzentrieren, dann sind Sie möglicherweise ein Pfennigfuchser, Kleingeist oder Erbsenzähler, oder kurz ein „Micro-Manager“.

Sollten Ihnen die Begriffe Crazy-Maker und Micro-Manager bekannt vorkommen, dann sind Sie vermutlich schon einmal über die Selbstmanagementmatrix von David Allen gestolpert. Allen stellt diesen Zusammenhang in einem 4-Felder-Diagramm dar.

Übrigens: Wenn Sie die Pfeile der „Konträren Gegensätze“ umkehren, dann beschreiben Sie den Entwicklungspfad. Ein Micromanager kommt aus seinem Rollenverhalten dann heraus, wenn er sich in Richtung Kairos orientiert. Wenn er es hierbei übertreibt, dann schlägt das Pendel dummerweise zum Crazy-Maker über, es findet eine Überkompensation statt.

Fazit: Tun Sie das eine ohne das andere zu lassen, aber übertreiben Sie nicht!

 

Wenn Sie sich näher für das Wertequadrat interessieren, dann empfehle ich Ihnen:

  • Annettes Philosophenstübchen: Das Werte- und Entwicklungsquadrat
  • Friedemann Schulz von Thun: Das Werte- und Entwicklungsquadrat (pdf)
  • Friedemann Schulz von Thun: Von wem stammt das Werte- und Entwicklungsquadrat? (pdf)
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