Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Wie Sie richtig Notizen machen: 10 Prinzipien

Nach wie vor bin ich ein Freund handschriftlicher Notizen. Ich sammle sie in einem linierten Notizbuch der Größe DIN A 5 und sichte meine Aufschriebe einmal pro Woche während des Weekly Reviews.

Wie man Notizen schreibt und verwaltet, dazu gibt es Artikel und Literatur wie Sand am Meer. Geben Sie auf diesem Bildschirm oben rechts in das Suchfeld nur mal das Stichwort „Notiz“ ein. Für mich der Maßstab bez. Tipps für Notizen ist immer noch Die Megaseite über das Notizen machen.

Nun wurde mir ein Artikel von Tiago Forte in den Posteingang gespült, der sich auch diesem Thema widmet: How To Take Smart Notes: 10 Principles to Revolutionize Your Note-Taking and Writing. Tiago hat das bekannte (aber von mir nie verstandene) Zettelkastenprinzip von Nicklas Luhmann analysiert und leitet daraus diese Prinzipien ab.

  1. Schreiben ist nicht das Ergebnis des Denkens, sondern das Medium,
    durch das Denken stattfindet
  2. Tun Sie so, als ob allein das Schreiben zählt
  3. Niemand beginnt etwas total von Anfang an
  4. Werkzeuge und Techniken sind nur so gut wie der Arbeitsablauf
  5. Standardisierung ermöglicht Kreativität
  6. Unsere Arbeit wird nur besser, wenn wir ständig hochwertiges Feedback einholen
  7. Arbeiten Sie an mehreren gleichzeitigen Projekten (!)
  8. Organisieren Sie Ihre Notizen nach Kontext, nicht nach Thema
  9. Folgen Sie immer dem interessantesten Pfad
  10. Halten Sie widersprüchliche Ideen fest

Wenn sich Ihnen bei dem einen oder anderen Prinzip die Nackenhaare sträuben, dann sind Sie nicht allein. Mir ging es zum Beispiel bei Nummer 7 so. Tiago liefert daher zu jedem einzelnen Prinzip eine ausführliche Erklärung. Ob Ihnen diese einleuchtet, ist dann wieder eine andere Sache.

Er ist natürlich nicht der Einzige, der sich mit Notizen beschäftigt. Hier noch einige Fundstücke mehr, die ich der geneigten Leserschaft nicht vorenthalten will:

Fortsetzung folgt…

Bild von Pexels auf Pixabay.

 

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Zufrieden sein mit dem, was ist

Der geneigte Leser weiß, dass ich das Buch über das Zeitparadox von Zimbardo und Boyd mit großen Gewinn gelesen habe. Die Lektüre verhalf mir zu einigen neuen Einsichten. Zwei Zeitperspektiven, die uns bei der Lebensführung Knüppel zwischen die Füße werfen können, wenn sie besonders ausgeprägt sind, ist der negative Vergangenheitsbezug und die fatalistische Einstellung zur Gegenwart. Sie kennen vielleicht das entsprechende Kopfkino, das dabei abläuft:

  • Negativer Vergangenheitsbezug: Es ist alles schlecht und schmerzhaft, was ich in der Vergangenheit erlebt habe
  • Fatalistische Einstellung zur Gegenwart: Ich kann ja doch nichts tun. Ich bin den Kräften von außen hilflos ausgeliefert

Die Kombination dieser beiden Perspektiven ist besonders dazu geeignet, uns das Leben zu vermiesen.

Zimbardo und Boyd schlagen eine kleine Übung vor, mit der Betroffene ihren negativen Vergangenheitsbezug allmählich ins Positive rücken können: Schreiben Sie am Ende eines Tages eine Liste auf mit Dingen, für die Sie an diesem Tag dankbar sind. Eine einfache Übung die Wunder wirkt!

Ali Luke hat einen Artikel geschrieben, der in die gleiche Richtung zielt: How to Love the Life You Already Have. In seinem Beitrag gibt er einige nützliche Hinweise, die er unter den Überschriften zusammenfasst:

  1. Genieße das, was Du hast!
  2. Konzentriere Dich auf das Positive!
  3. Lebe im Jetzt!

Nein, es geht nicht um das Schönreden von Problemen und unschönen Umständen.

Es geht um die Würdigung der Ressourcen, die man besitzt und vielleicht gar nicht wertschätzt.

Denn wie heißt es in dem alten Sprichwort, das Ali zitiert?

The grass is always greener on the other side of the fence.

Other Side of the Fence

 

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Vorab-Manuskript: Die ICH-Methode von Matthias Büttner

Mein Freund Matthias Büttner ist für mich der Philosoph unter den Zeitmanagement-Gurus. Ihm geht es nicht so sehr allein um die Organisation von Aufgaben und Tätigkeiten. Vielmehr hat er die Entfaltung der eigenen Persönlichkeit im Blick.

Einige LeserInnen kennen Matthias Büttner als Autor der Bücher

und einiger anderer mehr.

Demnächst legt er eine Art Zusammenfassung seiner Erkenntnisse vor: Die ICH-Methode – Wie führe ich mein Leben?. Das Meta-Buch zur ICH-Methode sozusagen. Matthias meint dazu:

Das Buch beschreibt ein Vorgehen in 11 Schritten, beginnend bei der Zielfindung und endend bei der Planung des Tages. Das Einzigartige an diesem Buch ist die Ganzheitlichkeit des Ansatzes, das Herausstellen wiederkehrender Aktivitäten.

Zu dem Buch gibt es auch eine (sehr!) umfangreiche Liste aller Aufgaben und der dafür geeigneten Werkzeuge. Sie können Sie schon jetzt hier als pdf-Datei herunterladen.

Außerdem bietet der Autor ein kostenfreies Vorab-Manuskript an. Wenn Sie es lesen wollen, dann schreiben Sie Matthias Büttner eine E-Mail.

Ich denke, es lohnt sich, denn Matthias weiß, von was er schreibt.

 

Bild von Arek Socha auf Pixabay

 

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Wie Sie unter MS Outlook ein Taskboard anlegen

Den gewieften Leserinnen und Lesern ist das Taskboard sicher ein Begriff. In Scrum und/oder bei Personal Kanban, dient es dazu, die anstehenden Arbeiten zu organisieren.

Viele Teams ziehen es aus guten Gründen vor, ein Taskboard mit Hilfe von Whiteboard, Klebestreifen und Post-it-Notes zu gestalten. Aber es gibt natürlich Umsetzungen für den Rechenknecht in Hülle und Fülle. Trello oder Tidily sind Beispiele für solche Apps.

Nun gibt es aber hartgesottene Nutzer von MS Outlook, die vielleicht ebenfalls so ein Taskboard nutzen wollen. Geht nicht, gibts nicht, meint Pascal Le Rudulier und zeigt in Setting up a Kanban with Outlook, wie Sie unter Outlook ein Taskboard einrichten können. Ganz ohne Hilfsmittel geht es allerdings nicht. Sie benötigen dazu die Erweiterung Kanban Board for Microsoft Outlook Tasks, die Sie hier herunterladen können. Welche Schritte dann folgen, können Sie in dem Artikel (sogar auf Französisch) nachlesen.

Eine kleine Warnung: Outlook ist ein scheues Reh (manche sagen auch Zicke), das nicht alle Handlungen verzeiht. Ich habe die Erweiterung nicht selbst ausprobiert und habe das auch nicht vor, denn ich bin mit Trello hochzufrieden. Ich übernehme also keine Verantwortung für Ärger jedweder Art.

 

Nachtrag

Warum Englisch, wenn es auch in der Muttersprache geht?
Nach etwas Hin- und Hersurfen habe ich einen Artikel gefunden, in dem Peter Irmler die Einrichtung eines Taskboards unter Outlook erklärt: Kanban Board in Outlook mit Outlook-Aufgaben einrichten. Auch hier benötigen Sie eine Erweiterung, nämlich diese hier.

Noch ein Nachtrag (8. 1. 2020)

Heute morgen erreichte mich per Threema ein leichter Tadel meines Freundes Jan Fischbach:

Moin. Zu Kanban und Outlook hättest Du natürlich die ursprüngliche Quelle bei mir zitieren können 🙂

Was soll ich sagen? Er hat Recht und ich fühle mich geohrfeigt.
Hier also als Nachtrag der Artikel von Jan, in dem er sehr sorgfältig und ausführlich beschreibt, wie man Personal Kanban unter Outlook einsetzt. Ich empfehle ausdrücklich, sich auch den Kommentarthread zum Beitrag näher anzuschauen.

Entschuldige Jan, Asche auf mein Haupt!

 

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Kalender-Websites zum Jahreswechsel

Der Jahreswechsel nähert sich mit Riesenschritten. Nicht zuletzt merkt man das in Buch- und Schreibwarenläden, in denen man mit Kalenderangeboten förmlich bombardiert wird.

Wenn Sie weniger nach Wandschmuck, sondern eher nach Kalendern zum Arbeiten suchen, dann werden Sie vielleicht auf Kalenderpedia fündig. Hier finden Sie eine Unzahl von Kalender, Kalendervorlagen, die Ferientermine und Übersichten für Feiertage. Alle Templates können Sie kostenlos herunterladen in den Dateiformaten für Excel, Word oder im pdf-Format.

Um meine Workshops besser planen zu können, benötige ich eine Übersicht über die Schulferien und die Feiertage für bestimmte Bundesländer. Zu diesem Zweck ist es von Vorteil, die Ferientermine direkt in Outlook einbinden zu können. Die Website Schulferien.org bietet diese Möglichkeit. Auf der Seite iCal Schulferien, Feiertage Deutschland können Sie die Kalender im iCal-Format herunterladen. Wenn Sie diese Dateien öffnen, werden sie automatisch in Outlook eingebunden. Hierzu ein kleiner Tipp: Die einzelnen Kalender werden in Outlook als Tabs dargestellt. Wenn Sie mehrere Kalender gleichzeitig geöffnet haben und einen Termin eintragen wollen, achten Sie darauf, welcher Kalendertab gerade aktiv ist. Mir ist es schon passiert, dass ich versehentlich einen Workshoptermin auf dem Schulferienkalender anstatt auf dem Arbeitskalender eingetragen habe. Das kann unter Umständen böse ins Auge gehen. Also aufpassen!

Sollten Sie sich für das neue Jahr selbst ein Planungsbuch zusammenstellen wollen, wie ich es in Wir basteln uns ein Planungsbuch beschrieben habe, dann schauen Sie doch einmal bei DIY Planner vorbei. Auf dieser altbewährten Website finden Sie weniger Kalender, sondern vielmehr ein Unzahl von Vordrucken für Formulare, Notizen, Schaubilder, mit denen Sie Ihr selbstgemachtes Planungsbuch ergänzen und individualisieren können.

Sie suchen bestimmte, Kalender-Apps für Ihren Rechenknecht auch für ganz spezielle Anwendungen? Dann empfehle ich Ihnen die einschlägige Seite von heise. Bei mehr als 380 Einträgen wird mit Sicherheit eine App dabei sein, die Ihr Problem lösen kann.

 

Bild von Andreas Lischka auf Pixabay

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Das (-/+)-System von Patrick Rhone

Viele Mitmenschen ziehen es vor, ihre Arbeit mit Papier und (Blei-) Stift zu organisieren. Und ja, dafür gibt es auch gute Gründe.

Patrick Rhone gehört zu diesen Papierliebhabern. Für die Organisation seiner Notizen und Aufgaben hat er ein einfaches Kennzeichnungsystem entwickelt. Mit seiner Hilfe kann er sofort sehen, was mit der Notiz als nächstes zu tun ist. In seinem Beitrag The Dash/Plus System nennt er die Kürzel und ihre Bedeutungen:

  • –     Tätigkeit, die noch nicht erledigt ist
  • +    Tätigkeit, die bereits erledigt (abgehakt) ist
  • →  Wartend, zum Beispiel auf die Erledigung einer anderen Aufgabe.
  • ←  Delegierte Aufgabe. Entspricht dem @WartenAuf bei GTD.
  • Δ    Dreieck: Wichtige Notiz, an die man sich erinnern und daher leicht wieder finden möchte.
  • ⊗  Kreis: Ein Kreis um die vorgenannten Symbole bedeutet, dass man diesen Punkt an einen anderen Ort, z.B. in eine andere Liste verschoben hat.

Natürlich können Sie diese Symbole auch durch eigene ersetzen oder auch um eigene ergänzen, sollte Ihnen dieses Set nicht ausreichen. Allerdings empfehle ich Ihnen der Regel „so wenig wie möglich, so viel wie nötig“ zu folgen, denn sonst verliert man leicht den Überblick.

Mir selbst genügt ein A für „Aufgabe“, das immer dann durchgestrichen ist, wenn die Aufgabe in Outlook eingepflegt ist. Dann verwende ich noch „RD“ für „Recherche“ und den Elektroblitz für „Idee“. Das muss reichen.

Ach ja, wie Patrick empfehle ich auch liniertes Papier, evtl. mit Rand für die Symbole.

 

Bild von Free-Photos auf Pixabay

 

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Komplish: Die To-do-List für Freelancer

Natürlich gilt das nicht nur für Freiberufler, aber hauptsächlich für sie. Bei der Bewerbung um einen Auftrag oder eine Mitarbeit in einem Projekt, wird man als solcher in der Regel nach den beruflichen Erfahrungen gefragt.

Hier kommt Komplish ins Spiel:

Komplish is a todo app that automatically builds a professional profile of your skills and accomplishments from your completed tasks!

Wenn ich den o. a. Satz richtig verstehe, dann bastelt Komplish aus den von Ihnen erledigten Aufgaben ein Jobprofil und hält es auch noch aktuell.  Das ist sicher nicht nur für Freelancer von Nutzen, auch als Angestellter kann man damit intern seinen Werdegang zur Geltung bringen.

Eine interessante Idee finde ich. Falls eine Leserin oder ein Leser Komplish ausprobieren möchte, dann wäre ich für einen kleinen Erfahrungsbericht sehr dankbar.

Alexas_Fotos / Pixabay

 

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Pocketmod 2.0: Das Paperphone (Android)

Können Sie sich noch an Pocketmod  (The Free Recyclable Personal Organizer) erinnern? Nein? Hier eine kleine Auffrischung. Es handelt sich bei Pocketmod um ein Programm, mit dem Sie allerhand Informationen auf Papier ausdrucken können. Danach können Sie auf raffinierte Weise das Blatt so zusammenfalten, dass es garantiert in jede Hosen- oder Jackentasche passt.

Im ToolBlog habe ich Pocketmod einige Male erwähnt:

Nun heben die Kreativbolzen von Google das Prinzip des Pocketmod auf eine höhere Stufe, Pocketmod 2.0 sozusagen. Sie haben einen Android-App entwickelt, mit der Sie Inhalte Ihres Smartphones zusammenstellen, ausdrucken und dann zusammenfalten können. Sinnigerweise haben Sie ihre Spielerei Paper Phone genannt.

Paper phone – A printable Paper Phone which helps you take a break away from your digital world

 

Leider (aber nur in diesem Fall) habe ich ein iPhone, so dass ich keine eigenen Erfahrungen beisteuern kann. Falls Sie aber stolzer Eigner eines Androiden sind, dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar und erzählen uns, wie Paper Phone funktioniert hat.

 

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Zwei kostenlose Taskboard-Apps: Nullboard und TaskBoard

Bis vor einigen Jahren hatte ich noch relativ wenig mit IT-Unternehmen zu tun. Und wie alle Leute, die keine Ahnung haben, hatte ich ein Vorverständnis davon, wie die Menschen dort zusammenarbeiten würden. Alle säßen wie gebannt vor ihren Bildschirmen und hackten ihren Code in die Rechner, so war meine Vorstellung.

Nachdem ich nun einige Male für IT-Firmen arbeiten durfte, weiß ich es besser. Die Arbeitsmittel sind oft erstaunlich analog, das Whiteboard und die Haftklebezettel erfreuen sich großer Beliebtheit, besonders wenn es um die Erstellung und die Pflege von Task Boards geht. Ich kann einem solchen analogen Taskboard einiges abgewinnen, vor allem weil es allen Teammitgliedern einen Überblick im wahrsten Sinn des Wortes bietet. Da ist der Bildschirm schon von der Fläche her recht begrenzt

Das Ganze geht auch wieder in einer Rolle rückwärts von analog auf digital. Es gibt eine Vielzahl von Apps da draußen im Netz, die ein Taskboard digital abbilden. Der bekannteste Vertreter dürfte wohl Trello sein. Trello gibt es in einer kostenfreien und einer kostenpflichtigen Version, wobei die erstere für den Otto Normalverbraucher wohl ausreichend sein dürfte.

Ein völlig kostenloses Taskboard ist Nullboard. Der Name ist Programm. Nullboard kommt absolut minimalistisch daher. Es läuft im Browser Ihres Vertrauens. Sie müssen nichts installieren, Sie brauchen sich nirgendwo registrieren, sondern können sofort loslegen. Das Menü ist nicht ganz einfach zu finden. Es befindet sich im rechten oberen Fenstereck hinter drei kleinen Strichen.

Ein weiteres kostenfreies (um Spenden wird gebeten!) Tool ist TaskBoard. Sie können es einfach auf Ihrem Server installieren und von dort aus starten. TaskBoard ist nicht ganz so minimalistisch und bietet einige Möglichkeiten mehr als das Nullboard. Sie können zum Beispiel für die Erstellung Ihrer Aufgaben-Karten Markdown benutzen. Das ist doch schon mal was!
Mir gefällt TaskBoard gut und ich werde es sicher einmal probieren, wenn es sich ergibt und der Tag verregnet ist.

 

 

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Matthew Cornell testet Methoden

Wenn Sie Matthew Cornell nicht kennen, dann befinden Sie sich in bester Gesellschaft. Ich kenne ihn nämlich auch nicht, zumindest nicht persönlich. Er hat aber einen bemerkenswerten Artikel auf seinem Blog veröffentlicht, in dem er mehr oder weniger bekannte Produktivitätstricks in seinem persönlichen Arbeitsalltag testet und uns seine Erfahrungen mitteilt: Just do it! But HOW?.

Die Veröffentlichung des Artikels ist zwar schon einige Jahre her, aber dennoch hat der Beitrag kaum an Aktualität eingebüßt. Matthew bewertet Ansätze, die heute immer noch diskutiert, angewendet oder verworfen werden. Beispiele sind die Vierfeldermatrix, Tagesplanung oder die Buchführung über Unterbrechungen.

Mir gefällt, dass Matthew nicht nur erzählt, was gut funktioniert, sondern auch, was überhaupt nicht geklappt hat. Beispielsweise die künstliche Deadline (“It was a disaster, and I hated it”). Kann ich nur bestätigen.

Pavlofox / Pixabay

 

 

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