Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Digital oder Papier? Sie haben die Wahl!

Kürzlich gab es auf Twitter eine Antwort auf einen Tweet von mir. In diesem hatte ich auf den Corbanizer hingewiesen, den ich in einem ToolBlog-Artikel vorgestellt hatte. Hier ist die Antwort:

Die Argumente, die Luise Freese hier nennt, sind absolut nachvollziehbar und stichhaltig. Was mir allerdings nicht gefällt, ist der letzte Satz: „Statisch und tot“. Bei mir kommt das Statement so an, dass Menschen, die Papier und Stift benutzen, nun ja, zumindest antiquiert sind. Warum eigentlich immer Entweder-oder? Vielleicht gibt es auch ein Sowohl-als-auch?

Kylie Brown hat die Vorteile beider Optionen in ihrem Artikel Digital Or Paper? How To Choose The Best Planner System For You zusammengestellt. Nachdem in dem Antworttweet oben die Vorteile der elektronischen Variante aufgeführt wurden, hier die der analogen, wie Kylie sie beschreibt:

  • Papierplaner können ohne elektronisches Equipment benutzt werden und sind daher auch sehr kostengünstig. Man hat den Planer schnell zur Hand, ohne irgendetwas starten oder gar hochfahren zu müssen.
  • Das Schreiben auf Papier mit der Hand schafft eine starke Verbindung zum Gehirn. Dies betrifft vor allem Menschen, die den kinästhetischen Sinneskanal bevorzugt benutzen. Aus diesem Grund gibt es auch Mitmenschen, die handgemachte Mind-Maps den elektronisch angefertigten vorziehen.
  • Papierplaner können die ganze Übersicht auf einer Seite bieten. Die Notizen sind leichter zu überschauen und wahrzunehmen.
  • Papierplaner werden für sich benutzt. Sie finden, anders als bei elektronischen Apps, kein Klicki Bunti oder andere Apps, die Sie irgendwie ablenken könnten.
  • Papierplaner sind einfach zu benutzen. Zumindest ist das die Meinung vieler, die einen solchen besitzen. Zudem kann er beliebig an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Es gibt kein Korsett, das durch ein vorgegebenes Programm, wie flexibel es auch immer sein mag, vorgegeben ist.
  • Die Datensicherheit ist laut Kylie beim Papierplaner größer. Dieser Behauptung kann ich nicht zustimmen. Denn man kann den Planer mit den sensiblen Daten auch versehentlich im Besprechungszimmer liegen lassen. Dann wird er auch „gehackt“.

Nein, Frau Freese, nicht jeder, der Papier und Bleistift benutzt, ist von vorgestern. Denn es gibt durchaus Vorteile der analogen Variante, wie man sieht. Daher gilt:

Jede(r) wähle die Variante, mit der er/sie am besten zurechtkommt.

BarnImages / Pixabay

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Das Tickler File: In echt und elektronisch

Wenn man sich mit David Allens „Getting-Things-Done“-Methode beschäftigt, stolpert man immer wieder über den Begriff Tickler File. Es handelt sich hierbei um ein rollierendes System, mit dem Sie sicherstellen können, dass die richtigen Schriftstücke zum richtigen Zeitpunkt „aufpoppen“. In der analogen Version besteht es aus den berühmten 43 Mappen, wie ich Sie im ToolBlog bereits beschrieben habe: Wie Sie ein “Tickler File” richtig nutzen. Leider gehört das Tickler File zu den Verfahren, die leicht durchzuführen, aber schwer zu erklären sind. Daher finden Sie in dem o.a. Artikel auch eine Folienpräsentation, die Ihnen zeigt, wie das Ganze funktioniert.

In Zeiten wie diesen geht das Tickler File natürlich auch in elektronisch, z. B. mit Evernote. Es gibt aber auch noch andere Varianten. Ich habe Ihnen einige zusammengestellt:

Das Tickler File aus Papier, mit Google Calendar und Evernote (wikiHow)

Mit dem Mac und Hazel (Hazel, Link zum Artikel)

Mit Mappen in Windows oder auch auf dem Mac

Mit Trello

Mir selbst ist das Ganze zu umständlich. Ich mache es so:

  • Das Papierdokument kommt in eine Noguchi-Tüte.
  • In Outlook lege ich dafür eine Aufgabe an, deren Startdatum der Termin ist, an dem das Dokument wieder erscheinen soll.

Wie gesagt, das ist meine Methode. Wir wissen, viele Wege führen nach Rom. Es muss halt für Sie funktionieren.

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Strategie und Konzentration

Management-Guru Peter Drucker wird die Unterscheidung zwischen Effektiviät und Effizienz zugeschrieben. Demnach bedeutet

Effektivität: Die richtigen Dinge tun  und
Effizienz: Die Dinge richtig tun

Sie merken schon, bei der Effektivität bezieht sich „richtig“ auf die Dinge, ist also ein Adjektiv, bei der Effizienz auf das „Tun“ und ist daher Adverb.
Bei der Effektivität geht es um Ziele und Verwandtem, bei der Effizienz um den Wirkungsgrad.

Es wird immer wieder diskutiert, welches von den beiden das Wichtigere ist. Ehrlich gesagt, ich finde diese Debatte müßig, Sie können sehr effizient die falschen Dinge tun und/oder trotz richtiger Ziele nicht zu Potte kommen. Um Erfolg zu haben, sollten Sie also

Die richtigen Dinge richtig tun!

William Allen greift diese Idee in seinem Artikel Be Unapologetically Focused: Why Having a Great Strategy Matters auf. Er plädiert dafür, eine sinnvolle Strategie zu entwickeln (Effektiviät) und diese dann fokussiert zur verfolgen (Effizienz). Dazu schlägt er vor, folgende Fragen zu beantworten:

  1. Welches Problem müssen Sie gerade lösen?
  2. Setzen Sie Ihre Ressourcen punktgenau ein, um Ihre Stratgie zu verfolgen?
    (Zeit, Geld, Energie oder sonstige Unterstützung)
  3. Sagen Sie oft genug „Nein“ oder lassen Sie sich in andere Aufgaben einspannen?
  4. Überprüfen Sie Ihre Strategie von Zeit zu Zeit?

Ich denke, vor allem die letzte Frage wird immer wieder unterschätzt. Die Rahmenbedingungen sind dynamisch, sie ändern sich. Aus diesem Grund ist es notwendig, immer wieder einmal innezuhalten und zu überprüfen, „ob man noch in der Spur“ ist. Deswegen sind auch die verschiedenen Reviews (wöchentlich, monatlich, jährlich) so wichtig.

Vielleicht nutzen Sie dazu die kommenden Feiertage, wenn die Geschenke alle ausprobiert sind und es draußen regnet. Sie werden es nicht bereuen.

jarmoluk / Pixabay

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David Allen über die Zukunft der Produktivität

David Allen es der wohl einflussreichste Zeitmanagement-Autor der letzten Jahre. Wäre es da nicht interessant, ihn zu fragen, wie er die Zukunft der Produktivität betrachtet? Das dachte sich auch Martin Welker und führte mit dem Meister ein Interview zu diesem Thema: David Allen, Inventor of “Getting Things Done”, on the Future of Productivity. Schauen Sie hier:

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Getting Things Done mit Google Tabellen

Vor langen Jahren, als ich noch das Blog „Interessante Zeiten“ betrieb, habe ich einmal angefangen, sämtliche To-do-Apps zu listen, über die ich mehr oder weniger zufällig gestolpert bin. Die Anwendung, auf der ich diese Liste führte, wurde in der Zwischenzeit geschlossen. Ich muss aber zugeben, dass ich schon zuvor die Flinte ins Korn geworfen hatte. Das Sammeln einschlägiger Anwendungen wäre irgendwann ein Full-time-job geworden. Wenn Sie mir nicht glauben, dann möchte ich auf den Artikel Wunderlist is shutting down. What should I use instead? verweisen, in dem 73 (!) Alternativen für das bekannte Programm Wunderlist aufgeführt sind. Verstehen Sie jetzt, warum ich das Sammeln aufgegeben habe?

Allerdings brauchen Sie für Ihre Aufgabenverwaltung vielleicht gar kein spezielles Programm. In seinem Beitrag How to Implement a Killer GTD System in Google Sheets zeigt Ihnen Mike Sturm, wie Sie das online-Tabellenkalkulation von Google für Ihre Aufgabenverwaltung einrichten können. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  1. Ein Tabellenblatt hat eine klare Struktur mit Reihen und Spalten
  2. Die Daten können leicht eingegeben und geändert werden
  3. Flexibilität durch den Einsatz von Filtern
    (Mike nennt dies „Agility“. Ich kann es nicht mehr hören :–/ )
  4. Einfachheit bei hoher Leistungsfähigkeit
  5. Verwendung über verschiedene Plattformen hinweg

Mike richtet zur Aufgabenverwaltung eine Tabelle mit 7 Teilblättern ein:

  1. Projekte
  2. Next Actions (Allen-Jünger wissen, was das ist)
  3. Warten-Auf
  4. Agendas (für Besprechungen)
  5. Brutkasten (für Ideen, irgendwann vielleicht)
  6. Wochendurchsicht
  7. abgeschlossene Projekte

Im weiteren Verlauf verrät Ihnen Mike, welchen Zweck die einzelnen Tabellenblätter haben und wie Sie die Tabelle mit Leben sinnvollen Daten füllen und damit arbeiten.

Ich finde die Idee, die Aufgaben mit Google Tabellen zu organisieren, durchaus ansprechend. Ganz so einfach, wie Mike es eingangs behauptet, scheint es aber dann doch nicht zu sein.

Pexels / Pixabay

 

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Mark Forster in der Zusammenfassung

Manche werden sich bei dem Namen Mark Forster die Augen reiben und sich erstaunt fragen, ob in Zukunft auf dem ToolBlog auch über Schlagersänger berichtet wird. Ich kann Sie beruhigen. Auch in Zukunft lesen Sie hier Artikel über Zeitmanagement, Arbeitsorganisation und verwandte Themen, Ausnahmen bestätigen die Regel.

Der Mark Forster, um den es hier gehen soll, ist so etwas wie der britische Lothar J. Seiwert oder die UK-Version von David Allen. Er hat in seiner Heimat eine Reihe einschlägiger Bestseller geschrieben, auch bei uns dürfte das Buch Do It Tomorrow zumindest in Expertenkreisen nicht unbekannt sein.

Ich muss allerdings gestehen, dass ich das Buch zwar einige Male angefangen habe, es mir aber nie geglückt ist, es zu Ende zu lesen. Meiner Meinung nach ist es sehr sperrig und etwas langatmig geschrieben. Um trotzdem zu erfahren, was drinsteht, genügt es vielleicht, die Zusammenfassung Do It Tomorrow – A Brief Summary zu lesen.

Ansonsten empfehle ich das Blog von Mark Forster. Dort sind die Artikel leichter verdaulich als das Buch. Sie sind nämlich kürzer.

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GTD in der Zusammenfassung

Ich muss zerknirscht zugeben, die Seite WikiSummaries kannte ich bislang auch noch nicht. Dabei ist sie sehr praktisch. Nach Art der Wikipedia finden Sie dort Zusammenfassung mehr oder weniger wichtiger Bücher. Da eine Zusammenfassung von Tolstois „Krieg und Frieden“ m.E. nicht besonders erbaulich ist, liegt der Schwerpunkt meines Interesses eher auf den besprochenen Sachbüchern. Der einzige Wermutstropfen an der Sache ist: Sie müssen über englische Sprachkenntnisse verfügen, um die Seite wirklich nutzbringend verwenden zu können.

Beim Stöbern durch das umfassende Angebot bin ich natürlich auch auf eine Zusammenfassung eines wichtigen Buchs gestoßen, die ich dem Leser nicht vorenthalten will: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.

Wenn Ihnen sogar diese Zusammenfassung zu lang ist, dann ist vielleicht dieses Video das Richtige für Sie: Getting Things Done (GTD) by David Allen – Animated Book Summary And Review.

Beide Zusammenfassung können jedoch die Lektüre des kompletten Werks nicht ersetzen. Denn es stehen eine Menge Dinge drin, die in der kurzen Form einfach nicht gebührend gewürdigt werden können.

 

Bücher von David Allen (Werbung)

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30 Tipps gegen Langeweile am Computer

Lange habe ich mein Gewissen befragt, ob ich diesen Beitrag überhaupt schreiben soll. Wenn ich an die Teilnehmer in meinen Workshops denke, leiden die meisten wohl eher nicht unter massiver Langeweile. Außerdem sind Ablenkungen jeglicher Art Gift für das produktive Arbeiten, wie jeder Ratgeber zu effizientem Zeitmanagement betont.

Falls dennoch der unwahrscheinliche Fall eintritt, dass Sie vor dem Computer sitzen und nicht wissen, was Sie machen sollen, dann hat Ramesh Natarajan ein paar Tipps parat, wie Sie die Zeit sinnvoll totschlagen können. Hier sind seine 30 Things To Do When you are Bored and have a Computer:

  1. Stöbern Sie in interessanten Blogs
  2. Fertigen Sie ein Backup Ihres Laptops an
  3. Wenn Sie noch kein Backup haben, dann lesen Sie nicht weiter, sondern machen sich umgehend an die Arbeit (Naresh ist ein Scherzkeks)
  4. Räumen Sie Ihr Laptop auf
    (Wie das geht, erfahren Sie in dem nützlichen Buch von Herbert Hertramph)
  5. Pflegen Sie Ihre Profile in den sozialen Netzwerken, bei denen Sie Mitglied sind. Bringen Sie sich dort auf den neuesten Stand
  6. Entmüllen Sie Ihre E-Mails
  7. Erneuern bzw. ändern Sie Ihre Zugangsdaten (Passwörter etc.)
  8. Planen Sie sportliche Aktivitäten
  9. Überarbeiten Sie Ihre Websites oder richten Sie welche ein, so Sie noch keine haben
  10. Nehmen Sie Kontakt zu Freunden oder Familienmitgliedern auf
  11. Machen Sie einen Kassensturz bez. Ihres jetzigen Jobs. Wie müsste Ihr Traumjob aussehen?
  12. Stöbern Sie in der Wikipedia herum. Sie werden dadurch nicht dümmer.
    (Als Jugendlicher habe ich früher oft ein Lexikon auf das Klo mitgenommen, es waren halt andere Zeiten damals, wir hatten ja nichts)
  13. Schreiben Sie ein Dankeschön an  jemanden, der es verdient hat
  14. Laden Sie Ihre Fotos hoch und organisieren Sie sie in der Cloud
  15. Stöbern Sie in YouTube. Aber suchen Sie nicht irgendwelchen Lifestyle-Kram oder Katzenvideos, sondern Filme, die Sie wirklich weiter bringen. Die gibt es da auch.
  16. Halten Sie Ausschau nach einem Hobby
  17. Setzen Sie sich Ziele (o nein, nicht schon wieder…)
  18. Schreiben Sie etwas (einen Artikel, einen Tagebucheintrag, ein Posting oder so etwas)
  19. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Stand Ihrer persönlichen Finanzen
  20. Üben Sie sich in den online-Varianten von Word, Excel oder Powerpoint
    (…oder sonst einer Software, die Sie benutzen möchten)
  21. Schauen Sie Ihre Einkaufsliste und Ihre Wunschliste durch und bereinigen Sie sie
  22. Defragmentieren Sie Ihre Festplatte
  23. Gibt es für Ihren Browser nützliche Erweiterungen?
  24. Erstellen Sie Checklisten und überlegen Sie, wie Sie Abläufe automatisieren könnten
  25. Entfällt, da Unix-Kram
  26. Überprüfen Sie Ihr System auf Viren
  27. Checken Sie, ob im Hintergrund Programme laufen, die nicht laufen sollen
  28. Katalogisieren Sie Ihre Bücher. Ich empfehle genau wie Ramesh  zu diesem Zweck Librarything
  29. Wenn Sie wirklich nichts mehr wissen, dann schauen Sie sich halt doch Spaßvideos an. Das hebt zumindest die Laune
  30. Üben Sie sich in Tastaturkürzeln. Die Programme meiner Wahl sind TastenTrick (Win) und Typinator (Mac)

Einige der Tipps von Ramesh wenden sich an Linux-Freaks (z. B. Nr. 25), sind aber auch 1:1 für die Anwender anderer Betriebssysteme nutzbar. Die meisten Hinweise zielen ohnehin auf webbasierte Anwendungen. Sie finden die dazu gehörenden Links im Artikel.

Spätestens jetzt wissen Sie, wie Sie langweilige Momente sinnvoll nutzen können. Wenn das keine Produktivität ist!

geralt / Pixabay

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Tim Ferriss erklärt seine Morgenroutine

Heute dauert bei mir der Arbeitstag etwas länge. Aus diesem Grund gibt es an dieser Stelle  nur kurzes Kino: Tim Ferriss erklärt seine Morgenroutine. Vielleicht mache ich das morgen früh genauso und werde effektiver. Meditieren gehört bei mir immerhin auch schon zum Repertoire.

2 Antworten

Buch: Digital Cleaning

Wenn Sie tiefer in die Möglichkeiten der Notizsoftware Evernote einsteigen möchten, dann kommen Sie um Herbert Hertramph nicht herum. Er ist Autor des Standardwerks Mit Evernote Selbstorganisation und Informationsmanagement optimieren. Außerdem schreibt er regelmäßig über dieses Thema auf seinem Blog Evernote für Pfiffige. Egal, welches Problem ich bez. Evernote hatte, bislang bin ich auf dort noch immer fündig geworden.

Nun hat Herbert ein neues Buch veröffentlicht: Digital Cleaning. Nomen est omen und so erfahren Sie in diesem Buch das Wesentliche darüber, wie Sie

  1. wie Sie Ihren Arbeitsplatz aufräumen und strukturieren können
  2. diese Ordnung auch beibehalten und damit Zeit sparen können
  3. Ihre Daten sichern und verschlüsseln

zu (1)

In meinen Workshops werde ich immer wieder gefragt, was man mit den ganzen (alten) Daten machen soll, die über die langen Monate und Jahre die Festplatte zugemüllt haben. Meine Antwort lautet dann immer: Tabula rasa. In diesem Abschnitt zeigt Herbert Hertramph anhand eines 4-Punkte-Plans, wie das praktisch geht.
Außerdem bekommen Sie eine Fülle von Tipps, wie Sie Ihre Dateien benennen können, um eine Struktur in die Ablage zu bekommen. Und da Ablegen nur eine Seite der Medaille ist, das Wiederfinden aber eine andere, gibt es auch dazu nützliche Hinweise.

zu (2)

Damit das neue mehr oder weniger aufwändig aufgesetzte System nicht gleich wieder an seine Grenzen stößt, muss es gepflegt werden. Was also tun mit den Neueingängen? In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die entsprechenden Abläufe automatisieren können.  Außerdem gibt es eine Reihe Hinweise zum papierlosen Büro und zum Umgang mit E-Mails.
Ich kann diesem Weg nicht immer folgen und lege nach wie vor einige Dokumente in Papierform ab. Wie der Leser weiß, bin ich hier überzeugter Anhänger der Noguchi-Methode, gebe aber zu, dass die Idee mit dem Paginierstempel mir auch gefallen könnte.
Der Abschnitt über die Verarbeitung von E-Mails ist etwas (zu) kurz geraten. Dazu hätte ich noch einige vertiefende Bemerkungen zu machen.

zu (3)

Ich muss zugeben, um die Datensicherung und die Datensicherheit hatte ich mir bislang keine wenig Gedanken gemacht. Datensicherung ja, aber nur rudimentär und das Thema Verschlüsselung blieb mir bislang, na ja, verschlüsselt eben. Da kamen mir die einschlägigen Tipps äußerst gelegen.

Fazit

Es gibt Bücher, die finde ich so gut, dass ich mich fast darüber ärgere, sie nicht selbst geschrieben zu haben. Dieses Buch von Herbert Hertramph gehört sicher dazu. Ich teile zwar nicht alle seine Vorgehensweisen und auch das Kapitel E-Mail ist mir etwas zu kurz gekommen, dennoch: Das Buch hat einen hohen Nutzwert, nicht zuletzt deshalb, weil der Autor zu jeder Aufgabenstellung auch passende (zumeist kostenlose) Tools vorstellt. Der Leser kann also sofort loslegen, gleichgültig, ob er Windows nutzt oder einen Mac besitzt. Einige Programme kannte ich noch nicht, bei manchen kenne ich gute Alternativen.

Ich kann das Buch wirklich jedem empfehlen, der Ordnung in sein datentechnisches Chaos bekommen und dann auch erhalten möchte.

Ein bisschen Motzen sei mir erlaubt: Wer ist eigentlich auf die glorreiche Idee gekommen für ein solches Arbeitsbuch gestrichenes Papier zu verwenden? Bitte das nächste Mal ungestrichenes  Papier verwenden, schließlich möchte der Leser unterstreichen und Notizen machen.

 

Das Buch wurde mir freundlicherweise von der mitp Verlags GmbH als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Vielen Dank dafür.

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