Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Die „Full List of Official No-List Systems“

Es gibt Autoren, die To-Do-Listen in Bausch und Bogen verdammen, weil sie angeblich nicht funktionieren könnten. Statt dessen werden dann Lösungen präsentiert, die dann doch wieder auf Listen hinauslaufen, jedoch anders strukturiert sind. Bis jetzt zumindest konnte mich noch keines der Argumente gegen die gute alte Aufgabenliste überzeugen.

Aber das ist ja nur meine bescheidene Meinung. Wenn Sie eine andere Ansicht haben, dann lohnt sich vielleicht ein Besuch auf der Website des britischen Zeitmanagement-Gurus Mark Forster. Dort finden Sie eine Full List of Official No-List Systems.

Ein Beispiel für eine solche Anti-Liste ist die 3T-Liste:

  1. Schreiben Sie drei Aufgaben auf
  2. Bearbeiten Sie die Aufgaben in beliebiger Reihenfolge, bis zwei erledigt sind
  3. Fügen Sie zwei weitere hinzu (so dass es wieder insgesamt drei Aufgaben sind)
  4. Wiederholen Sie das Prozedere ab dem 2. Schritt (erledige zwei, füge zwei hinzu) bis „der Arzt kommt“

Diese Listen gehören offensichtlich zu Forsters „Final Version (FV) time management system“, das Sie hier erklärt bekommen. Leider kann ich nur auf diese Seite verweisen, da ich mich mit diesem Ansatz noch nicht beschäftigt habe.

Sarah Michele Ford weiß mehr und hat über das Final Version (FV) time management system ein Video publiziert:

 

Wie auch immer, ich bleibe bei meinen Leiisten.

 

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Tun Sie nichts!

In produktiven Zeiten wie diesen kann man gar nicht oft betonen, wie wichtig es ist, ab und zu einfach nichts zu tun. An anderer Stelle habe ich Astrid Lindgren bereits zitiert, doch gefällt mir ihre Äußerung so gut, dass ich sie gerne wiederhole:

Und dann muss man ja auch noch Zeit haben, einfach dazusitzen und vor sich hin zu schauen…

Leute, die ständig unter Strom sind, tun sich keinen Gefallen. Denn ab und zu nichts zu tun, hilft unserem Unbewusstem, an Problemlösungen zu arbeiten und uns dann mit kreativen Lösungen zu überraschen.

Wie man das Nichtstun in seinen Alltagsleben einbauen kann, zeigt uns Shelly Tygielski in dem Artikel The Benefits of “Doing Nothing”: Five Ways to Find Creativity Through Reflection:

1. Verfolgen Sie Ihren derzeitigen Tagesplan und analysieren Sie ihn
2. Legen Sie Laptop und Smartphone zur Seite
3. Nehme Sie die Natur um Sie herum bewusst wahr
4. Achten Sie während Stillständen auf Ihre Gedanken
5. Tun Sie absolut gar nichts

The Benefits of “Doing Nothing”: Five Ways to Find Creativity Through Reflection

 

Ich selber meditiere mindestens 20 Minuten jeden Tag. Wenn ich zum Beispiel meinen Vater im Seniorenheim besuche, dann verbinde ich den Besuch mit einer Meditation in der dortigen Kapelle. Auf dem Weg zurück, nehme ich oft einen Umweg und versuche, mit allen Sinnen die Umgebung wahrzunehmen und eine Art Gehmeditation durchzuführen.

Auf diese Weise habe ich die Meditation in meinen Alltag „eingebaut“. Das geht sehr gut. Wenn Sie bewusst Ihren Tag betrachten (s.o. Punkt 1), werden auch Sie eine Gelegenheit finden, „nichts“ zu tun.

Da bin ich mir sicher.

bogitw / Pixabay

 

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5 Handlungen, die Ihren Tag verbessern

Bei meinen Streifzügen durch die Weiten des Internets stolpere ich immer wieder einmal über Artikel, die unscheinbar daher kommen, aber nützliche Hinweise beinhalten. Josh Spector hat einen solchen Beitrag geschrieben: Five Ways To Make Your Day 5x Better Than It Is Right Now.

Was der Titel verspricht, hält der Beitrag auch. Sie erfahren, wie Sie mit fünf einfachen Handlungen Ihr Tag und, mehr noch, Ihr Wohlbefinden verbessern können. Josh empfiehlt:

  1. Tun Sie etwas Wirkungsvolles, das Sie heute auch abschließen können
  2. Tun Sie etwas, von dem Sie bereuen, es nicht gestern getan zu haben
  3. Tun Sie etwas, mit dem Sie jemanden angenehm überraschen
  4. Tun Sie etwas, das Sie bisher vermieden haben
  5. Tun Sie etwas nur für sich

Ich finde, die Tipps von Josh heben sich wohltuend vom Produktivitäts-Einerlei ab, das man in den meisten Beiträgen geboten bekommt. Sie lesen sich auf den ersten Blick banal, aber wenn man Sie hinterfragt, bemerkt man ihren Tiefgang. Ich denke, wenn man nur einen oder zwei dieser Hinweise befolgt hat man schon viel für die eigene Zufriedenheit getan.

Probieren wir es aus!

Alexas_Fotos / Pixabay

 

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Vordrucke für Ihren analogen Planer

Papier und Stift feiern durch den Hype um das Bullet Journal eine fröhliche Wiederauferstehung. Nun sind ein Wesensmerkmal dieses Organisationsmittels die selbst gestalteten bunten Seiten. Kreativität ist hier nicht nur erlaubt, sondern geradezu gefordert. Um ehrlich zu sein, mir erscheint das Ganze unter dem Nutzen-Aufwand-Aspekt fragwürdig zu sein, wie ich ja auch schon bei der Besprechung des Buchs von Diana Meier-Soriat geschrieben habe.

Einen Mittelweg schlägt Nancy Messieh in ihrem Beitrag 4 Digital Hacks for Your Bullet Journal That Always Work vor. Um sich das aufwändige Anlegen der Seiten zu ersparen, empfiehlt sie den Ausdruck vorgefertigter Vorlagen.

Sie verweist dazu auf eine ganze Reihe von Websites, mit denen Sie Vordrucke erstellen oder fertige Designs per Download beziehen können. Sie erfahren auch, wie Sie diese Vorlagen in Ihr Bullet Journal einbinden.

Es gibt Links zu Templates

  • für leere Blätter mit Gitterstruktur („dotted paper“)
  • von Kalendern (hier der Link für den 2019-Kalender)
  • für Sticker und Stempel (das erinnert mich ein wenig an Poesiealben).

Ich möchte nicht versäumen, Sie in diesem Zusammenhang noch einmal auf D*I*Y Planner hinweisen. Gemäß dem Motto „the best thing in printing since Gutenberg“ stellt Ihnen diese Website eine Unmenge aller möglichen Vordrucke zur Verfügung. Ich denke, hier gibt es wirklich alles, was das Herz begehrt.

Schöpfen Sie aus dem Vollen.
Allerdings müssen Sie damit rechnen, dass echte Bullet-Jounal-Puristen die Nase rümpfen.

LUM3N / Pixabay

 

Das Buch zum Artikel (Werbung)

 

 

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6 Irrtümer über Produktivität

Wie Sie sich denken können, bin ich ständig auf der Suche nach interessanten Quellen, die ich hier im ToolBlog verwerten kann. Bei der Vielzahl der Artikel, die ich überfliege, bekommen die Leser immer wieder die gleichen Tipps und Tricks. Sie sollen angeblich produktiver machen. Oft werden sie durch Glaubenssätze („beliefs“) begründet, die nicht dadurch wahrer werden, indem man sie ständig wiederholt.

Gwen Moran sieht das offensichtlich und beschreibt in einem Artikel 6 common beliefs about productivity that are total lies. Diese sind:

Stehen Sie früh auf um viel erledigt zu bekommen

„Morgenstund hat Gold im Mund“, sagt ein altes deutsches Sprichwort. Immer wieder bekommt man den Tipp, doch bitte eine Stunde füher aufzustehen, um dies und das erledigt zu bekommen. Nun ist aber nicht jeder Mensch ein Morgenmensch. Es gibt Zeitgenossen, die spät aufstehen und erst am späten Nachmittag, am Abend oder sogar in der Nacht zur Hochform auflaufen. Sollten Sie ein solcher Morgenmuffel sein, dann könnte frühes Aufstehen sogar Ihre Leistungsfähigkeit beeinträchtigen.

Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben während Sie am meisten Energie haben

Dieser Tipp findet sich schon in den Frühwerken bekannter Zeitmanagement-Gurus: Legen Sie die wichtigsten Arbeiten in die Periode des Tages, in der Sie den höchsten Energielevel haben und bleiben Sie dann dabei. Dieser Ratschlag ist vielleicht sinnvoll, aber in unserer Arbeitswelt wohl nicht besonders praktikabel. Eine Alternative ist das Arbeiten in Timeboxes, wie es zum Beispiel Francesco Cirillo mit seiner Tomatentechnik vormacht.

Multitasking wirkt sich nur auf den Multitasker aus

Die Konzentration lässt nach, wenn Sie versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Aufgrand der Gefahr sich zu verzetteln, steigt die Fehleranfälligkeit Ihrer Arbeit. Dass das auch Auswirkungen auf Ihre Kolleginnen und Kollegen hat, liegt auf der Hand. Gwen weist außerdem darauf hin, dass Multitasker aufgrund der Arbeitsbelastung oft nervös und gereizt sind. Dies ist nicht eben förderlich für das Kommunikationsverhalten.

Technik ist der beste Weg, Informationen zu teilen

E-Mail, Slack & Co sind interessante Instrumente, Informationen zu verteilen, aber nicht die einzigen. Wir sind Menschen und mitunter müssen wir uns in einem Gespräch in die Augen sehen. Denken Sie also darüber nach, welcher Kanal am besten für die Nachricht geeignet ist, die Sie teilen möchten.

Technik hält uns davon ab, Dinge erledigt zu bekommen

Ich muss gestehen, diesen Abschnitt in Gwens Artikel habe ich nicht verstanden. Meine Meinung nach ist es sehr wohl eine gute Idee, zumindest während der Dauer einer Timebox Ablenkungen auszuschalten. Meine eigene Produktivität hat dadurch sehr gewonnen, insbesondere seit ich meinen Facebook-Account gelöscht habe und Twitternachrichten nur noch ein- bis zweimal am Tag lese.

Produktive Menschen können noch mehr leisten

Manche Chefs glauben, weil ein Mitarbeiter so effizient ist, dass er sogar pünktlich Feierabend machen kann, wäre er nicht richtig ausgelastet. Sie denken, solche Menschen könnten noch eine Schippe drauflegen. Das heißt nichts anderes, dass solche Zeitgenossen für Ihre Effizienz auch noch bestraft werden. Man sollte sich davor hüten, sie durch Überlastung sauer zu fahren.

 

Noch einmal zurück zum Thema Langschläfer. Wussten Sie, dass es in Dänemark sogar einen Verein gibt, der die Interessen der Spätarbeiter vertritt? Er trägt den Namen B-Society und informiert über das Thema auf einer einschlägigen Website. Schauen Sie doch am Abend einmal dort vorbei!

Wokandapix / Pixabay

 

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Was heißt hier überfordert?

Sagt Ihnen der Ausdruck „4-Felder-Matrix“ etwas?

Es handelt sich um eine grafische Darstellung, in der durch das Spektrum zweier verschiedener Dimensionen vier Felder definiert werden. Ein bekanntes Beispiel ist das berüchtigte berühmte Eisenhower-Diagramm, in dem die Dimensionen Zeit (eilig) und Tragweite (wichtig) die vier Felder bestimmen.

Shawn Blanc geht in seinem Artikel The Very Definition of Overwhelm mit Hilfe einer solchen Matrix der Frage nach, was Überforderung eigentlich bedeutet und wie man ihr begegnen kann.

Laut Wikipedia bezeichnet eine Überforderung

eine Gesamtheit von Anforderungen, zu deren erfolgreichen Bewältigung bzw. zur Erfüllung die Ressourcen bzw. Fähigkeiten, insbesondere die Leistungsfähigkeit, einer Person, einer Organisation, oder eines Systems nicht ausreichen.
Eine Überforderungssituation ist eine Situation, in der eine Person objektiv überfordert ist oder ein subjektives Gefühl der Überforderung empfindet.

Das klingt etwas sperrig. David Allen macht es kürzer:

You can do anything, but you can’t do everything.

Spätestens hier ist klar, es läuft wieder einmal auf das richtige Priorisieren hinaus. Wie wir wissen, gibt es dazu Vorschläge und Anleitungen wie Sand am Meer. Allerdings setzen alle diese Vernunft und Ratio voraus, laut Shawn springt dies zu kurz, denn wir Menschen haben auch noch Gefühle, wie auch in dem o.a. aus der Wikipedia zu ersehen ist.

Um auch dem subjektiven Empfinden den nötigen Raum zu geben, schlägt Shawn vor, zunächst einen Braindump zu machen:

  • Welche dringenden Aufgaben haben Sie gerade an der Backe?
  • Welchen Verantwortlichkeiten müssen Sie gerecht werden?
  • An welchen Projekten arbeiten Sie gerade?
  • Was meinen Sie, sollten Sie tun (tun es aber nicht)?

Und jetzt kommt die Vierfelder-Darstellung ins Spiel. Zwei Dimensionen, nämlich Freude und Verantwortlichkeit bezeichnen vier Felder:

  1. Es macht Ihnen Freude und nur Sie können es tun
  2. Es macht Ihnen Freude, aber es kann auch Jeder andere tun
  3. Sie mögen es nicht tun, aber Jeder andere kann es machen
  4. Sie mögen es nicht tun, aber nur Sie können es tun

Nun ordnen Sie die Tätigkeiten, die Sie mit dem Braindump gesammelt haben, den einzelnen Feldern zu und interpretieren die Ergebnisse:

  • Auf den Feldern der rechten Seite (1 und 4) stehen die Tätigkeiten, für die (nur) Sie verantwortlich sind
  • Die Tätigkeiten auf Feld 2 machen Sie gerne. Das ist auch in Ordnung so, nur passen Sie auf, dass die Begeisterung Sie nicht davon abhält, die Aufgaben der Kategorie 4 zu erledigen
  • Die Tätigkeiten in Feld 3 sollten irgendwie eliminiert werden, durch Delegieren, Outsourcing, Automatisieren oder komplettes Streichen

Eine nette Methode, um für sich etwas Klarheit zu gewinnen. Ob Sie allerdings beim täglichen Priorisieren hilft, müssen Sie selbst ausprobieren.

Ich persönlich mag diese 4-Felder-Diagramme sehr, denn sie verbildlichen auf einfache Weise Zusammenhänge zur Vorbereitungen von Entscheidungen. Mal sehen, vielleicht stelle ich einmal die gebräuchlichsten in einem eigenen Beitrag zusammen.

 

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Coveys „Seven Habits“ im Trickfilm

Nein, ich schaffe es einfach nicht. Jedesmal, wenn ich ein Buch von Stephen Covey zur Hand nehme, komme ich über die ersten dreißig Seiten nicht hinaus. Covey-Fans mögen es mir verzeihen, aber ich finde seine Bücher sterbenslangweilig. Aber Dank YouTube bekommt unsereins dennoch die Chance, sein wohl bekanntestes Buch als Trickfilm zu begucken und so an Covey’s Ideen Anteil zu nehmen: The 7 Habits of Highly Effective People by Stephen Covey – Animated Book Review.
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THE 7 HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE BY STEPHEN COVEY – ANIMATED BOOK REVIEW

 

Wenn Sie es doch lieber Texte lesen, dann empfehle ich Ihnen den Beitrag Die Grundideen der „7 Habits“.

 

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Verplempern Sie Ihre Zeit nicht mit E-Mails

Bevor Sie jetzt hoffnungsvoll leuchtende Augen bekommen, muss ich Ihnen leider mitteilen, dass es in diesem Beitrag nicht darum geht, auf die E-Mail ganz zu verzichten. Wir werden mit ihr wohl noch ein paar Jahre leben müssen. Vielmehr beschreibt Mike Schmitz in seinem Beitrag 7 Email Hacks That Will Save You An Hour a Day, wie Sie mit ein paar einfachen Tricks eine Stunde Zeit am Tag gewinnen können.

Laut dem Autor gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten, die Zeit, die für E-Mails verwendet werden muss, zu verkürzen, indem Sie

  1. die Anzahl der E-Mails verringern, die Sie täglich verarbeiten müssen
  2. effizienter Ihre E-Mails verwalten.

Laut Mike folgen seine sieben Kniffe genau diesen Prinzipien. Sie wirken für sich allein, die Wirksamkeit wird aber signifikat erhöht, indem man sie kombiniert. Hier sind sie:

Lesen Sie die E-Mail nur einmal

Lesen Sie eine E-Mail nicht mehrmals, denn das ist Zeitverschwendung. Entscheiden Sie sofort, was Sie damit tun wollen. Sie können dabei dem Diagramm folgen, das ich in E-Mail, ganz einfach vorgestellt habe. Drucken Sie es aus und legen es vor sich auf den Schreibtisch und dann arbeiten Sie konsequent nach diesem Schema.
Für Guru David Allen ist dieses Vorgehen grundsätzlicher Natur, sei es digital oder analog:

There is no reason to ever have the same thought twice, unless you like having that thought.

Schreiben Sie aussagekräftige Betreffs

Wenn ich sehe, wie die Betreffs in den E-Mails in den Eingangskörben aussehen, überkommt mich das Mitleid mit meinen Kunden. Im Betreff sollte der Adressat schon sehen können (a) um was es geht und (b) was von ihm/ihr erwartet wird. Auch hierzu gibt es ein schönes Diagramm.

Verwenden Sie Suchoperatoren

Mike hat in seinem Artikel zu den Suchoperatoren von Googlemail verlinkt. Da ich aber weiß, dass viele Leser beruflich MS Outlook verwenden, hier der Link zu der einschlägigen Seite: Outlook Syntax Suche verwenden.

Automatisieren Sie

Wenn Sie immer wieder in E-Mails den gleichen Text schreiben müssen, dann sollten Sie über ein Programm zu Verwaltung von Textbausteinen nachdenken. Für den Mac empfehle ich Typinator, für Windows Tastentrick und für beides Textexpander.

Besorgen Sie sich Wegwerf-Adressen

Durch Einmal-Adressen können Sie Spam vermeiden. Allerdings bin ich da etwas hin- und hergerissen. Manchmal muss man für eine nützlichen Newsletter oder eine digitale Broschüre eben mit seiner E-Mail-Adresse „bezahlen“. Ich finde das im allgemeinen auch ok so. Allerdings habe ich mir für diesen Zweck eine eigene Adresse eingerichtet, damit mein geschäftliches E-Mail-Konto nicht belastet wird.

Benutzen Sie E-Mail-Filter

IMO ist dieser Tipp nur mit Vorsicht zu genießen. Insbesondere sollten Sie nicht mit einer Filterregel, den digitalen Eingangskorb umgehen. Zu groß ist die Gefahr, dass Ihnen etwas Wichtiges durch „die Lappen geht“. Aber auch da lässt sich manches automatisieren, in Outlook zum Beispiel durch Quicksteps.

 

Als siebter und letzter Tipp wird die Verwendung eines Programms namens Sanebox empfohlen. Nun kenne ich diese App nicht und kann daher nichts dazu schreiben. Aufgrund der Beschreibung auf der Website erschließt sich mir ein Mehrwert nicht. Vielleicht hat ja eine Leserin oder ein Leser Erfahrungen damit.

Wie Mike auf die eine Stunde kommt, die man mit seinen Tipps einsparen kann, weiß ich nicht. Bequemer und effizienter machen Sie den E-Mail-Verkehr allemal.

geralt / Pixabay

 

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Lassen Sie sich anregen: 35 Trello-Boards

Ich habe es schon läuten hören, dass es ja mittlerweile viel „bessere“ Kartenstecktafelprogramme als Trello gibt. Meist wird hier Meistertask genannt. Mag sein, ich bleibe bei Trello, schon allein, weil ich mich damit auskenne und angemessen erfolgreich meine eigenen Projekte damit fahre. Frei nach dem Titel einer Platte meines Lieblingsgitarristen John Scofield: „Works for me“.

Für mich ist die Umsonst-Version von Trello mehr als ausreichend. Darüber hinaus ist das Tool leicht zu bedienen und äußerst vielseitig. Wie vielseitig, habe ich noch gar nicht gewusst, bis ich über einen Artikel auf dem innovate Magazinie gestolpert bin: Best 35 Trello Boards For You To See And Get Inspired.

Die vorgestellten Boards kommen aus folgenden Themenbereichen:

  • Eigene persönliche Entwicklung, z.B. Produktivität
  • Planung von Veröffentlichungen, z.B. Podcasts oder Blogartikel
  • Projektplanung wie Scrum, Kanban & Co
  • Marketing
  • Planung von Events von Hochzeit bis Dinner Party
  • Familie und Freunde

Gut, ich hätte die Kategorien anders benannt und auch die Einteilung anders vorgenommen. Nichtsdestoweniger finde ich die Zusammenstellung wirklich sehr anregend.

Sie können übrigens die vorgestellten Boards sehr einfach übernehmen und dann nach Ihren Bedürfnissen verändern. Auf Mausklick lässt sich jedes Board in Ihrem Account betrachten und verwenden oder weiter verarbeiten.

Weitere Anregungen für Boards auf Trello finden Sie außerdem unter:

Sollten Sie sich jetzt verwundert die Augen reiben, weil Sie gar nicht wissen, was Trello ist, dann lesen Sie zum Einstieg:

Wenn Sie Projektarbeit lieben und gerne fernsehen, dann ist dieses Video vielleicht etwas für Sie: Projekte organisieren mit Trello.

Projekte organisieren mit Trello | Grundlagen Tutorial deutsch

 

 

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