Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Eine kleine Geschichte des Zeitmanagements

Heutzutage rümpfen viele Menschen die Nase, wenn man den Ausdruck “Zeitmanagement” verwendet. Zwar hält sich der Begriff im Sprachgebrauch tapfer, aber viele Zeitgenossen sprechen lieber von “Selbstorganisation”, “Selbstmanagement” oder “Aufgabenmanagement”. Solch ein Wandel von Begriffen ist immer auch Ausdruck der Veränderung der dahinter stehenden Grundannahmen oder Glaubenssätze. Auch die Methodik verändert sich. Für mich ist beispielsweise David Allens “GTD®” die Antwort auf die Arbeitsweise des “Knowledge Workers”, die Peter Drucker eingehend beschrieben hat.

Leigh Buchanan und Drew Gannon sind die Autoren einer hübsch aufgemachten Bilderstrecke übe die Entwicklung des Zeitmanagements : A Brief History of Time Management.

Sicher kratzt diese Bilderreihe nur an der Oberfläche. Wenn Sie wissensdurstig sind und etwas tiefer tauchen möchten, dann empfehle ich Ihnen diese Artikel:.

Und hier gibt es noch eine schöne Infografik zum Thema:
A brief History of Time Management and Measuring Tools.

 

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Wie Sie Ihre persönliche Produktivität verdreifachen

Zunächst einmal: Sie sollten sich fragen, ob Sie überhaupt Ihre Produktivität verdreifachen wollen. Wozu sollten Sie das tun? Was soll das bringen? Ein Mehr an Lebensqualität? Überlegen Sie sich genau, wozu Sie etwas tun.

Wenn Sie genauer in sich hinein gehorcht haben und tatsächlich Ihre Effizienz spürbar erhöhen möchten, dann hilft Ihnen Steve Pavlina weiter: Triple Your Personal Productivity. Als Basis für eine spürbare Steigerung der Produktivität empfiehlt er, eine Kennzahl mit dem Namen “Persönliches Effizienzverhältnis” einzuführen. Diese ist definiert durch:

Effizienzverhältnis =
Zeit für tatsächliche Arbeit / Zeit der bloßen Anwesenheit am Arbeitsplatz

Um Sie zu ermitteln, sollten Sie zunächst analysieren, wie Sie Ihre Arbeitszeit verbringen. Sie benötigen also eine genaue Zeitaufnahme Ihrer produktiven und unproduktiven Tätigkeiten. Software für so etwas gibt es ja in Hülle und Fülle. Danach ermitteln Sie die Kennzahl. Nach Adam Riese und Eva Zwerg haben Sie nun drei Möglichkeiten, Ihr Effizienzverhältnis zu verbessern:

  1. Sie erhöhen die Zeitdauer, in der Sie tatsächlich etwas tun
  2. Sie reduzieren Ihre Zeit am Arbeitsplatz, in der Sie zwar anwesend sind, aber nichts produktiv erledigen
  3. Sie tun beides gleichzeitig

So einfach ist das also! Nur: Warum gerade “verdreifachen”?

geralt / Pixabay

 

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So kreativ sind wir, wenn es ums Verschieben geht

John Kelly hat ein Video produziert, das uns zeigt, wie findig wir sein können, wenn es darum geht, etwas nicht erledigen zu müssen.

Procrastination John Kelly

[via 99U]

 

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Der Leitfaden für konzentriertes Arbeiten

Es gibt Bücher, die ich so interessant finde, dass ich sie sogar zweimal in die Hand nehme um sie noch besser zu verstehen. Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen von Cal Newport ist so ein Buch.
Newport beschreibt in seinem Buch die Segnungen des Deep Work. Er bezeichnet damit Phasen des konzentrierten Arbeitens unter Ausschaltung von Ablenkungen jedweder Art.

Es ist zwar sehr zu empfehlen, das Buch zu lesen, aber Sie müssen es nicht unbedingt. Fadeke Adegbuyi hat eine umfangreiche Anleitung vorgelegt, wie Sie Deep Work auch so erreichen können. In ihrem Artikel The Complete Guide to Deep Work zeigt sie Ihnen:

  • Wie Sie Deep Work am besten praktizieren
  • Wie Sie Ihre Fähigkeiten zu Deep Work verbessern
  • Wie Sie digitale Ablenkungen vermeiden
  • Wie Sie oberflächliches Tun aus Ihrem Leben verbannen
  • Wie Sie einen erfolgreichen Start mit Deep Work hinlegen

Wir sind ja gewohnt, dass unseren amerikanischen Freunde mit ihren Überschriften gerne etwas übertreiben. Neben dem Wort „ultimativ“ finden sich sehr oft auch andere Superlative, die versprechen, was dann der Artikel oft nicht halten kann.
Hier ist das anders. Fadeke kann m. E. schon mit einiger Berechtigung von einem complete guide sprechen. Sie finden hier wirklich eine nützliche Anleitung, die viele Facetten des Deep Work aufgreift. Sogar an eine Checkliste für eine erfolgreiche Umsetzung hat sie gedacht.

Lesens- und beachtenswert!

i410hlr / Pixabay

 

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20 Arten, “Nein” zu sagen

Sie können so gut organisiert sein wie Sie wollen, irgendwann kommt der Punkt, an dem Sie die eine oder andere Aufgabe ablehnen müssen. Dafür gibt es gute Gründe:

  1. Es gehört nicht zu Ihrem Job
  2. Sie sind jetzt schon voll bis Oberkante Unterlippe
  3. Jemand anders kann es besser

Sie finden sicher noch weitere Gründe, “Nein” zu sagen. Allerdings ist das Ablehnen nicht immer einfach. Schließlich möchte man niemanden vor den Kopf stoßen. Gut, dass uns Ramona Creel einschlägige Tipps gibt: 20 Ways To Say No. Nun mag der eine oder andere Hinweis nicht zu unserem Kulturkreis passen. Aber Sie finden in dem Beitrag zweifelsohne wertvolle Anregungen.

Courtney E. Martin kommt mit nur Five Ways to Say No Gracefully aus. Sie empfiehlt die Antworten:

  1. Nein, jetzt gerade nicht
  2. Nein, aber hier gibt es andere Möglichkeiten
  3. Nein, aber haben Sie schon unseren Kollegen XY gefragt
    (Vorsicht, s.u. die Triage!)
  4. Nein, das kann ich nicht tun, aber dafür kann ich etwas anderes machen
  5. Lassen Sie mich darüber nachdenken

Auch Adam Grant gibt in seinem Beitrag 8 Ways to Say No Without Hurting Your Image Tipps zum Nein sagen. Allerdings sollten Sie manchen mit Vorsicht einsetzen. Zum Beispiel die „Triage“:

Meet my colleague, who will set up a time to chat

Zumindest wäre es hilfreich, vor dieser Antwort Ihren Kollegen informieren und um seine/ihre Erlaubnis zu bitten. Sonst kann der Schuss nach hinten losgehen, weil sich Ihre Kollegen überrumpelt fühlen.

Weitere Beispiele finden Sie bei Dan Martell: How Saying No Allows Me To Do More. Die Anregungen sind zwar ebenfalls in Englisch, aber kurz gehalten und leicht zu verstehen.

Ein Hinweis noch. Bevor Sie zu jemand anderem “Nein” sagen, müssen Sie eine Entscheidung treffen. Die Entscheidung nämlich, dies auch tatsächlich tun zu wollen. Sie werden jemanden enttäuschen müssen. Leider nimmt Ihnen diese Entscheidung keiner ab. Bedenken Sie: “Wasch mir den Pelz, aber mach mich nicht nass”, funktioniert nicht. Gefragt ist eine klare Ansage Absage.

Alexas_Fotos / Pixabay

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Unterbrechungen aus Sicht des Arbeitsschutzes

Dass Unterbrechungen und/oder Störungen Gift für das produktive Arbeiten sind, haben Sie sicher schon am eigenen Leib erfahren. Unterbrechungen verhindern konzentriertes Arbeiten und damit das, was Cal Newport als Deep Work bezeichnet.

Der Erfinder der Pomodorotechnik, Francesco Cirillo, unterscheidet zwischen internen und externen Unterbrechungen. Interne Unterbrechungen verursachen Sie selbst, wenn Ihnen zum Beispiel während der Erledigung einer Aufgabe einfällt, dass Sie noch einen Termin für den Reifenwechsel benötigen und Sie unmittelbar zum Hörer greifen, um in der Werkstatt anzurufen. Externe Unterbrechungen werde, der Name sagt es schon, von Ihrer Umgebung verursacht: Ein Kollege kommt herein und fragt sie etwas oder Ihr E-Mail-Programm teilt Ihnen mit, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

Viele dieser Unterbrechungen lassen sich abstellen. Sie können schnell notieren, dass ein Anruf beim Reifendienst fällig ist und den Anruf tätigen, wenn die Aufgabe erledigt ist. Oder Sie stellen die Benachrichtigungsfunktion Ihres E-Mail-Clients ab. Das Abstellen des Kollegen ist etwas komplizierter, geht aber mit etwas Kreativität und Willen auch.

Aber nicht alle Unterbrechungen lassen sich selbst abstellen. Manche sind systemimmanent und daher schwer beeinflussbar. Das ist erst einmal noch nicht schlimm, denn manche Unterbrechungen gehören zum Job. Schwierig wird es, wenn die Unterbrechungen als sinn- und nutzlos empfunden werden.

Das derlei Störungen nicht nur das produktive Arbeiten, sondern auch die psychische Gesundheit beeinträchtigen können, zeigt Prof. Dr. Thomas Rigotti in seinem Forschungsbericht, den die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) veröffentlicht hat. Die Lektüre dieses wissenschaftlichen Berichts ist keine leichte Kost.

Wenn Ihnen eine Übersicht über die Ergebnisse in Form von Zahlen, Daten, Fakten ausreicht, dann greifen Sie zum entsprechenden Poster.

 

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Wie Sie ein Notizbuch für die Jackentasche verwenden

Vor ein paar Wochen habe ich im ToolBlog beschrieben, wie ich mein Notizbuch führe. Ich benutze derzeit ein Buch im Format DIN A 5. Ich dachte, das wäre praktisch, da ich es immer mit mir herumtragen könne. Lange Rede, kurzer Sinn, ich werde beim nächsten Mal wieder reumütig zum „Großformat“ DIN A 4 zurückkehren. Es schreibt sich damit einfach besser, besonders mit dem Füller.

Wie sich herausgestellt hat, brauche ich für unterwegs nicht unbedingt ein analaloges Notizbuch. Mir genügen mein iPhone und Apps wie Braintoss oder Captio, mit denen ich mir kurze Nachrichten direkt in den Eingangskorb von Outlook verschicke.

Vielleicht möchten Sie aber dennoch auch unterwegs nicht auf ein Notizbuch zum Anfassen verzichten. Für mich bietet sich in diesem Fall der Hipster PDA an (Artikel im ToolBlog). Er besteht aus nichts anderem als einem Stoß Karteikarten, die mit einer Klammer zusammengehalten werden. Es gibt auch eine Luxusversion, die MindPapers von X17.

3 Easy Hipster PDA Hacks

 

Und wenn Sie doch ein „gebundenes Buch“ bevorzugen? Während des GTD Summits in San Francisco habe ich die Field Notes kennengelernt, die mir sehr gut gefallen haben.

Trent Hamm beschreibt in seinem sehr ausführlichen Artikel How to Use a Simple Pocket Notebook to Change Your Life, wie er diese Notizbücher im Alltag einsetzt. Sie erfahren dort:

  • Warum er solche analoge Notizbücher verwendet
  • Was beim Kauf von Stift und Buch zu beachten ist und warum er sich für die Field Books entschieden hat
  • Wie er das Notizheft führt
  • Wie er die Notizen verarbeitet
  • Was er mit gefüllten alten Heften macht

Einiges wird Ihnen bekannt vorkommen. Die Vorgehensweise ähnelt dem, was ich in meinem Artikel auch schon beschrieben habe. Ich möchte an dieser Stelle noch einmal betonen, dass ich im Gegensatz zu Trent das Notizheft nicht für To-do-Listen, sondern nur als Behälter für Informationen nutzen würde.

 

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Ab wann lohnt sich Automatisierung?

Wenn Sie eine Aufgabe immer und immer wieder auf die gleiche Weise erledigen müssen, dann lohnt es sich darüber nachzudenken, ob Sie sie in irgendeiner Weise automatisieren können. So lautet der wohlmeinende Ratschlag, den ich in meinen Workshops gebe. Im Prinzip stimmen die Teilnehmer zu, aber in den Gesichtern steht ein großes Fragezeichen:

Ab wann lohnt sich eine Automatisierung?

Die Frage nach dem Return of Invest ist absolut berechtigt, denn schließlich muss mit einem Aufwand an Zeit und Mühe die Automatisierung erstellt werden, ganz egal, ob Sie für ein Programm ein Makro programmieren oder Textbausteine definieren.

Cory Doctorow hat in seinem Beitrag How much time should you spend automating a routine task? eine interessante Tabelle veröffentlicht. Diese zeigt, wie viel Zeit Sie in die Automatisierung von Routineaufgaben stecken müssen, damit Sie über einen Zeitraum von fünf Jahren einen bestimmten Zeitbetrag sparen können (auf die Grafik klicken).

 

Nun halte ich den Zeitraum von fünf Jahren für bei weitem zu hoch gegriffen. Ich hätte den Zeitrahmen ein bis drei Jahre für realistischer gehalten. Aber das kann man ja selbst einmal runterrechnen. Man muss nur die Zeit dazu haben.

BTW: Wenn Sie sich bez. der Automatisierung nicht sicher sind, dann denken Sie über den idealtypischen Ablauf nach und erstellen dafür eine Checkliste. Das ist zwar keine Vollautomatisierung, erleichtert die Arbeit aber dennoch außerordentlich. Und Zeit sparen Sie auch.

 

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Wie ich mein Notizbuch führe

In meinen Workshops zur Arbeitsorganisation lege ich großen Wert auf den Bezug zur Praxis, das Herumtheoretisieren ist nicht so meine Sache. Aus diesem Grund zeige ich den TeilnehmerInnen gerne Arbeitsweisen und Kniffe, die ich selbst praktiziere. Ausnahmen bestätigen die Regel, doch begründe ich diese immer sorgfältig.

Immer wieder werde ich nach Einzelheiten zu meinem Notizbuch gefragt: Was ist der Zweck, wie ist es aufgebaut und wie wird es geführt? Die Antwort will ich Ihnen nicht vorenthalten.

Zweck und Hintergrund

Mein Notizbuch folgt dem Konzept des „Superbuchs“ (an diesen dämlichen Ausdruck kann und will ich mich einfach nicht gewöhnen).

Bekanntlich ist unser Gehirn zwar ein Wunderwerk, hat aber dennoch seine Grenzen. An die stößt es gelegentlich, wenn Sie es gleichzeitig zum Denken und zum Merken verwenden wollen. Aus diesem Grund vergessen wir oft Dinge, die wir nicht vergessen sollten oder sie poppen zur falschen Zeit am falschen Ort auf. Dann, wenn wir so gar nichts mit der Information anfangen können. Durch Auslagern der Daten auf einen externen Datenträger können wir das Gehirn wirkungsvoll entlasten.

Allerdings haben Haftklebe-, Schmier- und sonstige Notizzettel den Nachteil, dass sie schnell verloren gehen. Ein Notizbuch beseitigt diese „Zettelwirtschaft“. Die Vorteile des Notizbuchs:

  • Alle Informationen liegen zentral an einem Ort. Das erleichtert das Wiederfinden
  • Ein Notizbuch kennt weder Hochfahren, noch Einfrieren, noch Abstürze. Es hängt weder am Strom noch am Internet
  • Es schafft Ordnung und verhindert Ablenkung, denn es gibt keine lose herum liegenden Zettel auf dem Schreibtisch oder Post-it-Notes, die um den Bildschirm herum kleben.
  • Es dient der Dokumentation, z. B. durch Gesprächsnotizen oder Gedächtnisprotokolle. Ein Freund von mir, Jurist, hat mit seinem Notizbuch einmal einen Prozess gewonnen. Die Gegenseite hatte keins

Grundsätze

Damit ein Notizbuch wirklich funktioniert, sollten einige (wenige) Grundsätze beachtet werden:

  1. Schreiben Sie Alles (ja, Alles!) auf!
    Das Notizbuch dient als externes Gedächtnis und entlastet damit das Gehirn. Es sollte nichts „durch die Lappen“ gehen. Wenn Sie im Zweifel sind, ob Sie etwas notieren sollen, dann tun Sie es!
  2. Alle Notizen an einem Ort
  3. Führen Sie Ihr Notizbuch mit System

Ausführung des Notizbuchs

Wenn Sie ein Notizbuch kaufen, dann benutzen Sie die folgende Aufzählung als Checkliste:

  • Solide Qualität: Geschäftsbuch mit festem strapazierfähigem Einband, evtl. abwaschbar
  • Ein Gummibandverschluss vermeidet Eselsohren und andere Unansehnlichkeiten
  • Format: DIN A 4, wenn Sie viel am Schreibtisch sitzen, DIN A 5, wenn Sie viel unterwegs sind
  • Papier: Liniert oder kariert, wenn Sie lieber schreiben. Blanko, wenn Sie visuelle Notizen machen oder gerne kritzeln
  • Seitlicher Rand für das Datum, Kürzel, Icons u. ä. (können Sie auch selber machen)
  • Umfang: Form eines Buchs, also mehr als 100 Seiten
  • Seitenzahlen (können Sie auch selber machen)
  • Einstecktasche für Visitenkarten etc.
  • Evtl. Lesebändchen
  • Zusätzlich hilfreich sind Haft-Lesezeichen von Post-it & Co

Wenn Sie sich die Mühe sparen wollen, dann können Sie ein solches „Superbuch“ auch fix und fertig kaufen.

Systematisch Arbeiten

Noch einmal: Schreiben Sie alles auf. Aber mit System:

  • Führen Sie das Buch immer bei sich oder weisen Sie ihm einen festen Platz zu
  • Schreiben Sie zu jeder Notiz das Datum und eine aussagekräftige Überschrift
  • Sie wollen nicht den Büchner-Preis gewinnen oder einen Schönschreibwettbewerb. Verfassen Sie aber die Notizen so, dass Sie auch nach Tagen oder Wochen noch lesen können und wissen, was mit dem Inhalt gemeint war
  • Verwenden Sie aussagekräftige Kürzel oder Symbole auf dem Seitenrand. Meine Kürzel/Icons sind: A – Aufgabe, RD – Recherche, Blitz – Widerspruch, ? – Zu überlegen, ! – Idee
  • Benutzen Sie Farben zum Hervorheben, aber sparsam. Bei mir: Blau – Allg. Hervorhebung, Gelb – Datum und Überschrift, Rot – Gesprächsnotiz. Die Farben setze ich dann ein, wenn ich am Ende des Tages die Notizen durchsehe
  • Lassen Sie hinteren Seiten frei für den Index bzw. ein Inhaltsverzeichnis

Pflege des Notizbuchs

An dieser Stelle möchte ich betonen, dass das Notizbuch für mich kein Organisationsmittel, sondern lediglich ein externer Datenträger ist, der das Gehirn unterstützt. Aus diesem Grund sollten Sie die Notizen weiterverarbeiten, indem Sie sie in Ihr Organisationssystem einpflegen.

  • Das Einpflegen erfolgt in einer Tages- oder Wochendurchsicht (bei mir eher letzteres).
  • Aufgaben, Kontaktdaten, Termine werden in Outlook übernommen. Entsprechendes Symbol durchstreichen, wenn die Notiz verarbeitet ist (z. B. „A“ für Aufgabe)
  • Die Stelle, bis zu der die Informationen eingepflegt wurden, wird im Notizbuch durch einen Querstrich markiert.
  • Vergessen Sie nicht, die Einstecktasche zu leeren
  • Ergänzen Sie das Inhaltsverzeichnis und/oder den Index

Archivieren

Wenn das Notizbuch voll ist, etikettieren Sie den Buchrücken mit dem Start- und dem Enddatum und stellen es ins Bücherregal. Mit der Zeit haben Sie ein schönes Archiv. Schauen Sie ruhig ab und an noch einmal alte Notizbücher durch. Sie werden staunen, über welch umfangreichen Fundus Sie verfügen.

 

Ich verwende Notizbücher seit vielen Jahren und möchte sie nicht mehr missen. Ich möchte Sie dazu ermuntern das Gleiche zu tun und zitiere David Allen:

Your mind is for having ideas, not holding them.

 

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Sind Sie leistungsstark oder arbeitssüchtig?

Wer des Denglischen mächtig ist, wird bemerkt haben, dass sich in den Personalabteilungen deutscher Unternehmen der Ausdruck „Performer“ in den Ausprägungen „low“ und „high“ breitgemacht hat. Demnach versteht man unter einem High Performer einen leistungsstarken Mitarbeiter (was immer das ist) und unter einem Low Performer das Gegenteil davon.

Bei der Beurteilung lohnt es sich, genau hinzuschauen. Nur weil jemand ordentlich Staub aufwirbelt, heißt das noch lange nicht, dass die Leistung stimmt. Ich hatte mal einen Kommilitonen, dem konnte man während des Praktikums im Labor sprichwörtlich die Schuhe besohlen und dennoch war er immer mit den Aufgaben am schnellsten fertig. „Keine überflüssigen Bewegungen“ war seine Devise. Ein wahrer Meister des ökonomischen Arbeitens.

Insofern macht es Sinn, zwischen Leistungsstärke und Arbeitssucht zu unterscheiden. Denn gerade letztere sind eher Opfer als Täter. Jacquelyn Smith stellt 4 Subtle Differences Between Workaholics And High Performers vor, als da sind:

  1. Leistungsstarke Menschen kennen ihren Wert.
    Arbeitssüchtige lassen ihren Wert von anderen bestimmen
  2. Leistungsstarke geben 100%, aber nur dann, wenn es darauf ankommt.
    Arbeitssüchtige 110%, und zwar immer
  3. Leistungsstarke Menschen ergreifen die Initiative.
    Arbeitssüchtige reagieren
  4. Leistungsträger machen Geschäfte.
    Workaholics sind beschäftigt

Jacquelyn zitiert in ihrem Beitrag den Kollegen Jullien Gordon, der in High Performers vs. Workaholics: 7 Subtle Differences noch einige Unterschiede mehr beschreibt. In seinem Beitrag gibt er auch einige Hinweise, wie man der Workoholic-Falle entgehen kann.

Ein interessanter Artikel.

Ob Sie tatsächlich arbeitssüchtig sind, können Sie mit dieser Infografik von  Lionel Valdellon grob überschlagen:

 

 

 

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