Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Arbeiten mit Notion: Ein Erfahrungsbericht (Gastbeitrag)

Vor einiger Zeit habe ich auf Twitter gefragt, ob irgendjemand in der Twitterwelt das Notizen-mach-Programm Notion benutzt und Erfahrungen gesammelt hat. Denn mittlerweile mausert sich Notion zum ernsthaften Wettbewerber fĂĽr den Platzhirschen Evernote.

Erfahrungen sammeln ist das eine, darĂĽber zu sprechen oder gar zu schreiben, das andere. ToolBlog-Leserin Daniela Schulz hat einen umfangreichen Bericht darĂĽber geschrieben, warum sie von Notion begeistert ist und wie sie Notion nutzt. Lesen Sie selbst:

 

Da melde ich mich mal und schreibe Ihnen dazu einige Zeilen. Aus GrĂĽnden: ich bin da nämlich schwer von notion angefixt. Notion legt ziemlich zu in den letzten Monaten, im deutschsprachigen Raum scheint es aber noch nicht ganz so bekannt zu sein. Ich benutze es seit Anfang März sehr intensiv. Dass es nun in der Basisversion kostenlos ist, finde ich super. Damit lässt es sich auch das Tool wirklich gut ausprobieren – bei der bisherigen Einschränkung auf 1000 Blöcke war das meines Erachtens nach nicht wirklich möglich.

Also was ist Notion ĂĽberhaupt? Die Selbstbezeichnung „All-in-one workspace“ hilft einem auch nicht richtig weiter, aber sie stimmt. Notion ist eine sehr vielseitig zu nutzende Anwendung, die allerhand andere spezifische Tools ersetzen kann. Was es fĂĽr mich einzigartig macht, ist die absolute Gestaltungsfreiheit: ich kann mir meine Arbeitsumgebung so zurecht basteln, wie ich es möchte. Und immer wieder anpassen, wenn sich BedĂĽrfnisse ändern. Das muss man allerdings mögen und auch die damit einhergehende Lernkurve in Kauf nehmen. Wenn man es frisch installiert, benötigt man entweder vorgefertigte Templates, die man einfach duplizieren und verwenden kann oder (und das ist der bessere Weg) man investiert Zeit und Geduld, sich in die Möglichkeiten des Systems einzuarbeiten und entwickelt sein eigenes Tool – das macht SpaĂź, und ist eigentlich auch nicht schwer – vieles ist intuitiv gestaltet oder so, dass man es rasch versteht und Erfolgs- und Aha-Erlebnisse nicht lange auf sich warten lassen. Dennoch: Notion erfordert etwas Einsatz – das muss man wollen.

Nun ein paar Anwendungsbeispiele:

Strukturiertes Sammeln von Informationen lässt sich mit Notion gut machen. Es kann durchaus als Evernote-Ersatz genutzt werden. Ich habe eine Datenbank angelegt, wo ich alles, was mir an hilfreichen kleinen Dingen im Leben unterkommt, notiere, mit URL, Notiz und Verschlagwortung ablege und dann leicht wiederfinden kann. Auch Bilder und Dateien lassen sich leicht einfügen (Beispiel).

„Habittracking“ ist mit Notion leicht und vielfältig machbar. Welche Dinge habe ich wann, wie oft gemacht? Es lassen sich monatliche Auswertungen automatisiert erstellen (Beispiel).

Aufgaben- und Projektverwaltung ist eine groĂźer Bereich: es lassen sich Termine mit Erinnerungen anlegen, Aufgaben gefiltert anzeigen nach Arbeitsbereichen, Art der Tätigkeit, verfĂĽgbarer Zeit oder welchen Parametern auch immer – nichts davon ist vorgegeben, das erstellt man alles selbst. Die Aufgabendatenbank kann man mit einer Projektdatenbank verknĂĽpfen. So lässt sich im Monats- und QuartalsrĂĽckblick gut erfassen, was in welchem Projekt geschehen ist. Es gibt einige Youtube-Videos, die zeigen wie sich Todoist durch Notion ersetzen lässt (hier oder hier).

Hervorragend gelöst ist die Möglichkeit, ein und dieselbe Datenbank völlig unterschiedlich darzustellen (und diese Darstellungsformen auch abzuspeichern). Mal als schlichte Liste, als Kanban-Board, als Kalender, als Liste, die nach allen möglichen Parametern gefiltert und sortiert wird, u.v.a. Datenbank können beliebig oft auf einer Seite oder verschiedenen Seiten eingebunden werden. Dennoch bleibt es die eine Datenbank, wo eine Änderung dann überall zum Tragen kommt.

Notion = Evernote + Todoist + Trello + Google Calendar

 

Besonders ist auch, dass jeder Datenbankeintrag zugleich die Funktion einer Seite hat. Das heißt: neben den strukturierten Daten wie Vorname, Nachname, Adresse, etc. kann ich auch unstrukturierte Daten wie Text und Bilder außerhalb der Datenfelder erfassen (z.B. eine Telefonnotiz, o.ä.). Kann man nutzen, muss man aber nicht.

Schwerpunkt fĂĽr mich ist die Aufgabenverwaltung, die wirklich recht viele Parameter umfasst. In der Darstellung auf der Startseite meines Notion-Systems habe ich aber die allermeisten ausgeblendet – ich sehe nur das, was ich will: das, was ich mit „wichtig“ gekennzeichnet habe, das, was in dieser Woche anliegt, o.ä. Kann also Aufgaben im kirchlichen Ehrenamt auf einer anderen Seite anzeigen lassen, als berufliche Aufgaben. Erfasst werden sie aber alle in einer Datenbank. Ich habe mir eine „Inbox“ eingerichtet, in der ich Aufgaben rasch notieren kann, wenn sie mir einfallen. Diese Inbox gehe ich dann durch und plane und verschlagworte die Aufgaben dann, wenn ich dazu Zeit habe.

Auch die Arbeit im Team ist möglich – das habe ich aber bisher nicht ausprobiert. Es gibt viele Anleitungen auf Youtube, Notion selbst hat einen eigenen Youtube-Kanal mit vielen Videos fĂĽr Einsteiger. – hier empfiehlt sich auch ein Blick auf die „Featured Channels“, die Nutzungsbeispiele und Tutorials verschiedener AnwenderInnen zeigen.

AbschlieĂźend noch zwei Bemerkungen:

Die Möglichkeiten der freien Konfiguration, das Ausloten dessen, was geht – das hat eine kreative Community hervorgebracht. Viele Menschen sind äuĂźerst hilfbereit und stellen ihre selbstentwickelten Templates anderen frei zur (hier eine Auswahl).

Wer Gefahr läuft, sich im Erstellen und Modifizieren der Arbeitsumgebung zu verlieren, der muss bei Notion ein bisschen aufpassen. Es fĂĽhlt sich eben durchaus produktiv an, wenn man sich damit beschäftigt, seine Templates und Dashboards zu optimieren. In dieser Hinsicht verfĂĽhrt das Tool zum Prokrastinieren – man ist im Flow und gut beschäftigt, aber erledigt nicht unbedingt dass, was man auf der Todo-Liste stehen hatte.

 

Es scheint so, dass der User mittlerweile tatsächlich die Qual der Wahl hat. Evernote ist nicht mehr allein auf der Welt. Daneben stehen Programme, hinter denen interessante Konzepte stehen wie eben Notion oder auch Roam oder TiddlyWiki.

Man kommt wohl nicht darum herum, sich vor der Wahl fĂĽr ein Programm zu ĂĽberlegen, was genau man damit machen will. Das sollte zwar selbstverständlich sein, bietet aber auch keine Gewährleistung fĂĽr die „richtige“ Wahl, denn meistens merkt man erst beim Gebrauch, was fehlt oder was man gerne anders hätte.

Umso wertvoller sind daher solche Berichte aus der Praxis, die dabei helfen, sich ein Bild ĂĽber die Philosophie und die Funktionsweise eines Programms zu machen.

Vielen herzlichen Dank, liebe Daniela Schulz, fĂĽr diesen ausfĂĽhrlichen informativen Erfahrungsbericht!

 

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Entscheidungshilfe: E-Mail schicken oder nicht?

Es gibt Leute, die behaupten, die beste E-Mail ist die, die gar nicht verschickt wird. Tatsächlich hören wir allerorts das Klagelied über die E-Mail-Flut, in der nahezu jeder Werktätige abzusaufen droht. Um dieser fatalen Entwicklung entgegen zu wirken, habe die Autoren von Co.Design ein nützliches Diagramm veröffentlicht. Es soll Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie ein E-Mail verschicken sollen oder nicht: Should You Send That Email? Here’s A Flowchart For Deciding.

 

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Wie Sie einen Mind-Sweep durchfĂĽhren

Eine der Grundprinzipien der Methode GTD von David Allen lautet “Alles aus dem Kopf”. Grund: Der Kopf ist ein hervorragender Diener, aber ein schlechter Organisator. Er erinnert einen immer zu den unpassendsten Gelegenheiten an Dinge, die noch zu erledigen sind. Die Folge ist Ablenkung, denn ich konzentriere mich nicht mehr auf die Aufgaben im Hier und Jetzt.

Also heißt es mit einem “Mind-Sweep” den Kopf entleeren. Wie das zu bewerkstelligen ist, zeigt uns Mike Vardy: 4 Simple Steps to Brain Dump for a Smarter Brain. Der mentale Kehraus läuft nach Mike in folgenden Schritten ab:

  1. Nehmen Sie Papier und Bleistift zur Hand
  2. Erstellen Sie Ihre Listen
  3. Setzen Sie Ihre Listen auf den PrĂĽfstand
  4. Vervollständigen Sie Ihre Listen

Bei Schritt Nr. 2 empfiehlt Mike, drei verschiedene Listen anzulegen (Notwendig, nützlich, nice to have). Ich halte das für kontraproduktiv. Schreiben Sie vielmehr alles untereinander weg auf und sortieren Sie erst dann in verschiedene Listen, wenn Ihr Gehirn im wahrsten Sinn des Wortes nichts mehr hergibt. Sammeln und ordnen gleichzeitig sorgt in unserem Oberstübchen für Verwirrung und das stört die Kreativität. Meine Empfehlung daher:

  1. Nehmen Sie Papier und Bleistift zur Hand
  2. Schreiben Sie alles untereinander auf (keine Kritik, kein Nachdenken, Bedeutendes, Unbedeutendes)
  3. Sortieren Sie Ihre Listen in “Unterlisten”, wie es für Sie Sinn macht (Projekte, Kontexte o. ä.)
  4. Setzen Sie Ihre Listen auf den PrĂĽfstand
  5. Ergänzen Sie, wo notwendig.

Ich wiederhole: Alles aus dem Kopf und hinein in ein sicheres Organisationssystem (Sie wissen schon: Das “Trusted system”)

 

Bild von khamkhor auf Pixabay

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Wie Andere die Dinge geregelt kriegen

Wenn ich einen Workshop zur Selbstorganisation begleite, bin ich immer gespannt, welche Kniffe meine Teilnehmer anwenden, um gut durch ihren Arbeitstag zu kommen. Ich weise immer darauf hin, dass sie etwas, was gut funktioniert, unbedingt beibehalten sollten. Gemäß dem alten Spruch “Never change a running system”, sollte man nicht etwas über Bord werfen, was sich bewährt hat, nur weil es auf den ersten Blick nicht zu einer Zeitmanagementmethode zu passen scheint. Vielmehr lautet hier die Frage: “Wie kann ich das eine tun ohne das andere zu lassen?”

Eine große Sammlung individueller Ansätze finden Sie auf der Website uses this. Dort erzählen Mitmenschen mit unterschiedlichsten beruflichen Hintergründen, wie sie die Dinge geregelt kriegen. Die Website uses this ist eine

collection of nerdy interviews asking people from all walks of life what they use to get the job done.

In den Kategorien finden Sie alle die Berufe, deren VertreterInnen bislang interviewt worden sind. Das sind seit Bestehen der Seite (2009) eine ganze Menge. Wenn Sie ein bisschen stöbern, tun sich da ganz neue Perspektiven auf.

 

Bild von Alexas_Fotos auf Pixabay

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GTD in Diagrammen

Warum war (und ist immer noch) GTD so erfolgreich? Für mich ist ein Kernelement für den Erfolg der klare Ablauf, der sich hervorragend in entsprechenden Diagrammen darstellen lässt. Vielleicht haben sich auch deshalb zuerst die ITler wild auf die Methode gestürzt und entsprechende Programme entwickelt. Folgerichtig gibt es mittlerweile Flow Sheets wie Sand am Meer, wie man hier sehen kann.

Karol Krol zeigt in seinem älteren Beitrag “Productivity Made Simple: The Key to GTD – Your Daily Graph of Activity” ebenfalls ein Ablaufdiagramm. Mir gefällt es gut, weil es klar, einfach aufgebaut und sehr ansprechend gestaltet ist. Karol erklärt, wie Sie das Diagramm nutzen können, um Ihre Dinge geregelt zu bekommen.

Der Artikel ist ein Teil einer Reihe mit dem Titel “Productivity Made Simple”. Bisher veröffentlicht:

 

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Aufgaben organisieren: Text oder Tabellen?

Wie meine LeserInnen wissen, ist für mich MS Outlook das Mittel der Wahl, wenn es um die Organisation meiner Arbeit geht. Allerdings ärgere ich mich aus verschiedenen Gründen gerade sehr über Office 365 Microsoft 365 und ich liebäugele damit, mein Abonnement zum Ende des Jahres zu beenden. Was dann?

Da ich mich zum minimalistischen Prinzip hingezogen fühle und sowohl Windows als auch den Mac benutze, wär die Aufgabenorganisation mit Textdateien denkbar. Ich habe darüber im ToolBlog mehrfach berichtet. Hier eine Auswahl:

Eine andere Möglichkeit wäre der Einsatz einer Tabellenkalkulation, z. B. LibreOffice Calc oder ein einschlägiges online-Produkt wie Google Tabellen.

Wie dies zu bewerkstelligen ist, können Sie in dem Artikel Getting Things Done mit Google Tabellen nachlesen.

So eine online-Variante oder auch die Verwendung von txt-Dateien hat für mich noch einen anderen entscheidenden Vorteil. Ich arbeite sowohl mit Windows als auch mit dem Mac. Beide Varianten sind unabhängig von der Plattform. Wer schon einmal parallel mit Outlook für Windows und für Mac gearbeitet hat, weiß das zu schätzen.

Vielleicht gelingt es mir aber auch einmal, Thunderbird mit einem vernĂĽnftigen Aufgabenmanager zu kombinieren. „VernĂĽnftig“ heiĂźt fĂĽr mich, dass ich ihn nach den Ideen von Michael Linenberger konfigurieren kann. Kostenlos und OpenSource sollte das Ganze dann auch noch sein.

Sagen Sie nicht, ich wäre anspruchsvoll.

 

Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

 

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Die große Anleitung zum Aufräumen

Es ist schon interessant, was manchmal in meinem Eingangskorb an Hinweisen zu interessanten Artikeln landet. The Ultimate Home Decluttering Guide ist ein solcher Beitrag. Zuerst war ich skeptisch, handelt es sich doch um eine Seite, die von einer Organisation betrieben wird, die Immobilien in der Nähe von Armeestützpunkten in den USA (Military Home Search) anbietet.

Auf den zweiten Blick ist es dann nicht mehr ganz so abwegig, dass sich ein solches Unternehmen mit dem Aufräumen von Häusern und Wohnungen beschäftigt. Schließlich lässt sich mit aufgeräumten Immobilien, die in Schuss gehalten sind, leichter handeln als mit heruntergekommenen Bruchbuden. Ein wichtiges Randthema für Immobilienfritzen sozusagen.

Sei’s drum. Der The Ultimate Home Decluttering Guide macht seinem Namen alle Ehre. Sie finden dort wirklich ausfĂĽhrlichste Hinweise zum Aufräumen der eigenen oder gemieten vier Wände. Unterteilt ist der „Aufräum-Guide“ in folgende Kategorien:

  • Vorteile des Aufräumens
  • Angewohnheiten und Strategien des Aufräumens
  • Aufräumen Raum fĂĽr Raum
  • Fehler beim Aufräumen, die man vermeiden sollte
  • Die Psychologie der Unordnung

Ich habe den Eindruck, dass der Hype um Marie Kondō und ihre Aufräumeritis zwar bereits seinen Höhepunkt überschritten hat. Aber egal, ob ich mich darin täusche oder nicht. Es wird immer aktuell bleiben, seinen Laden in Ordnung zu halten, mit oder ohne Hilfe aus Japan.

Manchmal reicht dazu auch ein (ultimate) Decluttering-Guide im Internet.

 

Bild von Angelo Giordano auf Pixabay

 

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Wie Sie richtig Notizen machen: 10 Prinzipien

Nach wie vor bin ich ein Freund handschriftlicher Notizen. Ich sammle sie in einem linierten Notizbuch der Größe DIN A 5 und sichte meine Aufschriebe einmal pro Woche während des Weekly Reviews.

Wie man Notizen schreibt und verwaltet, dazu gibt es Artikel und Literatur wie Sand am Meer. Geben Sie auf diesem Bildschirm oben rechts in das Suchfeld nur mal das Stichwort „Notiz“ ein. FĂĽr mich der MaĂźstab bez. Tipps fĂĽr Notizen ist immer noch Die Megaseite ĂĽber das Notizen machen.

Nun wurde mir ein Artikel von Tiago Forte in den Posteingang gespült, der sich auch diesem Thema widmet: How To Take Smart Notes: 10 Principles to Revolutionize Your Note-Taking and Writing. Tiago hat das bekannte (aber von mir nie verstandene) Zettelkastenprinzip von Nicklas Luhmann analysiert und leitet daraus diese Prinzipien ab.

  1. Schreiben ist nicht das Ergebnis des Denkens, sondern das Medium,
    durch das Denken stattfindet
  2. Tun Sie so, als ob allein das Schreiben zählt
  3. Niemand beginnt etwas total von Anfang an
  4. Werkzeuge und Techniken sind nur so gut wie der Arbeitsablauf
  5. Standardisierung ermöglicht Kreativität
  6. Unsere Arbeit wird nur besser, wenn wir ständig hochwertiges Feedback einholen
  7. Arbeiten Sie an mehreren gleichzeitigen Projekten (!)
  8. Organisieren Sie Ihre Notizen nach Kontext, nicht nach Thema
  9. Folgen Sie immer dem interessantesten Pfad
  10. Halten Sie widersprĂĽchliche Ideen fest

Wenn sich Ihnen bei dem einen oder anderen Prinzip die Nackenhaare sträuben, dann sind Sie nicht allein. Mir ging es zum Beispiel bei Nummer 7 so. Tiago liefert daher zu jedem einzelnen Prinzip eine ausführliche Erklärung. Ob Ihnen diese einleuchtet, ist dann wieder eine andere Sache.

Er ist natürlich nicht der Einzige, der sich mit Notizen beschäftigt. Hier noch einige Fundstücke mehr, die ich der geneigten Leserschaft nicht vorenthalten will:

Fortsetzung folgt…

Bild von Pexels auf Pixabay.

 

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Zufrieden sein mit dem, was ist

Der geneigte Leser weiß, dass ich das Buch über das Zeitparadox von Zimbardo und Boyd mit großen Gewinn gelesen habe. Die Lektüre verhalf mir zu einigen neuen Einsichten. Zwei Zeitperspektiven, die uns bei der Lebensführung Knüppel zwischen die Füße werfen können, wenn sie besonders ausgeprägt sind, ist der negative Vergangenheitsbezug und die fatalistische Einstellung zur Gegenwart. Sie kennen vielleicht das entsprechende Kopfkino, das dabei abläuft:

  • Negativer Vergangenheitsbezug: Es ist alles schlecht und schmerzhaft, was ich in der Vergangenheit erlebt habe
  • Fatalistische Einstellung zur Gegenwart: Ich kann ja doch nichts tun. Ich bin den Kräften von auĂźen hilflos ausgeliefert

Die Kombination dieser beiden Perspektiven ist besonders dazu geeignet, uns das Leben zu vermiesen.

Zimbardo und Boyd schlagen eine kleine Übung vor, mit der Betroffene ihren negativen Vergangenheitsbezug allmählich ins Positive rücken können: Schreiben Sie am Ende eines Tages eine Liste auf mit Dingen, für die Sie an diesem Tag dankbar sind. Eine einfache Übung die Wunder wirkt!

Ali Luke hat einen Artikel geschrieben, der in die gleiche Richtung zielt: How to Love the Life You Already Have. In seinem Beitrag gibt er einige nĂĽtzliche Hinweise, die er unter den Ăśberschriften zusammenfasst:

  1. GenieĂźe das, was Du hast!
  2. Konzentriere Dich auf das Positive!
  3. Lebe im Jetzt!

Nein, es geht nicht um das Schönreden von Problemen und unschönen Umständen.

Es geht um die Würdigung der Ressourcen, die man besitzt und vielleicht gar nicht wertschätzt.

Denn wie heiĂźt es in dem alten Sprichwort, das Ali zitiert?

The grass is always greener on the other side of the fence.

Other Side of the Fence

 

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Vorab-Manuskript: Die ICH-Methode von Matthias BĂĽttner

Mein Freund Matthias Büttner ist für mich der Philosoph unter den Zeitmanagement-Gurus. Ihm geht es nicht so sehr allein um die Organisation von Aufgaben und Tätigkeiten. Vielmehr hat er die Entfaltung der eigenen Persönlichkeit im Blick.

Einige LeserInnen kennen Matthias BĂĽttner als Autor der BĂĽcher

und einiger anderer mehr.

Demnächst legt er eine Art Zusammenfassung seiner Erkenntnisse vor: Die ICH-Methode – Wie fĂĽhre ich mein Leben?. Das Meta-Buch zur ICH-Methode sozusagen. Matthias meint dazu:

Das Buch beschreibt ein Vorgehen in 11 Schritten, beginnend bei der Zielfindung und endend bei der Planung des Tages. Das Einzigartige an diesem Buch ist die Ganzheitlichkeit des Ansatzes, das Herausstellen wiederkehrender Aktivitäten.

Zu dem Buch gibt es auch eine (sehr!) umfangreiche Liste aller Aufgaben und der dafür geeigneten Werkzeuge. Sie können Sie schon jetzt hier als pdf-Datei herunterladen.

AuĂźerdem bietet der Autor ein kostenfreies Vorab-Manuskript an. Wenn Sie es lesen wollen, dann schreiben Sie Matthias BĂĽttner eine E-Mail.

Ich denke, es lohnt sich, denn Matthias weiĂź, von was er schreibt.

 

Bild von Arek Socha auf Pixabay

 

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