Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Arbeitsorganisation und Sinneskanäle

In Zeiten, als das Wünschen noch geholfen hat, habe ich eine Ausbildung in Neurolinguistischen Programmieren (NLP) absolviert. Ich weiß, dieser Ansatz ist alles andere als unumstritten, dennoch habe ich in diesen Monaten einen Menge fürs Leben und meine Arbeit gelernt.

Ein Basisbaustein des NLP ist das Konzept der Repräsentationssysteme. Demnach nimmt der Mensch die Umwelt mit seinen fünf Sinnen wahr:

  • Visuell: Sehen
  • Auditiv: Hören
  • Kinästhetisch: Spüren, Fühlen, Wahrnehmung mit Hilfe der Haptik
  • Olfaktorisch: Geruch
  • Gustatorisch: Geschmack

Nach den Anfangsbuchstaben wird dieses Konzept auch VAKOG-Modell genannt. Nun stehen uns in der Regel alle diese Sinneskanäle zur Verfügung. Dennoch gibt es Zeitgenossen, die den einen oder anderen Sinneskanal bevorzugt verwenden. So gibt es ausgesprochen visuell („das sehe ich nicht so,“), auditiv („das klingt aber nicht gut.“) und kinestätisch orientierte Menschen („Da habe ich ein schlechtes Gefühl dabei.“)

Vielleicht ahnen Sie jetzt, dass eine Diskussion über das „beste“ Werkzeug zur Aufgabenorganisation viel zu kurz springt. Es geht eben nicht nur darum, dass ein Notizbuch unpraktisch ist, weil man Veränderungen nicht so leicht vornehmen kann und man radieren muss. Dem Kinästheten ist das reichlich egal. Er/sie möchte etwas in der Hand halten. Nur wenn er/sie eine Aufgabe dick durchgestrichen hat, dann hat er/sie das Gefühl (!), dass die Aufgabe auch wirklich erledigt ist.
Der visuelle Typ bevorzugt wahrscheinlich eher den Computer. Für ihn reicht der Mausklick aus, denn er/sie sieht ja auf dem Bildschirm, was passiert.

Ähnliche Gedanken haben wohl Erin Doland bewogen, seinen zweiteiligen Artikel Understanding how you process information to help you get organized (Teil 1 und Teil 2) zu schreiben.

Im ersten Teil des Artikels können Sie selbst anhand von Fragen herausbekommen, ob Sie tatsächlich einen der Sinneskanäle „visuell“, „auditiv“ oder „kinästhetisch“ bevorzugen. Ich möchte Sie noch einmal daran erinnern, dass der eine Kanal nicht besser als der andere ist. Es ist wie es ist, Ihnen stehen alle Kanäle zur Verfügung, nur bevorzugen Sie vielleicht einen und das ist nicht gut und nicht schlecht, sondern es ist einfach.

Falls Sie tatsächlich einen Sinneskanal bevorzugen sollten, dann bekommen Sie im zweiten Teil einige Hinweise, wie Sie Ihre Aufgabenorganisation und Ihren Arbeitsplatz Ihrem Kanal entsprechend gestalten können.

Wenn Sie noch etwas Zeit erübrigen können, dann überfliegen Sie doch einmal die Kommentare zum Artikel, auch da finden sich interessante Hinweise. Vielleicht haben Sie ja sogar eigene einschlägige Erfahrungen gemacht, die Sie teilen möchten.

In meinem Artikel GTD® für Haptiker habe ich schon einmal David Allen zitiert:

GTD ist tool-agnostic.

Recht hat er. Ein gutes Organisationskonzept muss unabhängig vom eingesetzten Werkzeug funktionieren. Man kann auch sagen, es muss funktionieren, egal welchen Sinneskanal der Anwender bevorzugt.

geralt / Pixabay

 

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Schluss mit Social Media!

Ohne dass ich dazu einen großartigen Entschluss gefasst hätte, habe ich mein Engagement auf Facebook drastisch zurück gefahren. Das mag an meiner starken Abneigung gegen FOMO liegen, vielleicht aber auch an den immer unerträglicher werdenden Äußerungen des Facebook-Gründers. Andere Netzwerke wie Instagram, Pinterest oder Google+ habe ich aus Angst vor Verzettelung ohnehin kaum bis gar nicht bedient. So kommt es, dass Twitter das einzige soziale Netzwerk ist, auf dem ich den einen oder anderen Gedanken in die Welt posaune.

Cal Newport, der Autor des Bestsellers Konzentriert arbeiten, ist ebenfalls kein Freund dieser Anwendungen. Seiner Meinung nach sind sie die Hauptstörenfriede für die persönliche Produktivität. Wie er das begründet, können Sie in diesem Video sehen.

Quit social media | Dr. Cal Newport | TEDxTysons

 

BTW: Es gibt für den Vortrag auch deutsche Untertitel.

 

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Wie Sie mit nur wenigen Ordnern Ihre E-Mails organisieren

In einem meiner Workshops beklagte sich (wieder einmal) ein Teilnehmer über die E-Mail-Flut, der er tagtäglich ausgesetzt sei. Auf Nachfrage nannte er die Zahl von 60 – 80 E-Mails, die an einem Tag in seinem virtuellen Briefkasten landeten. Es ist an dieser Stelle müßig, über den Sinn und Unsinn des E-Mail-Verkehrs in Unternehmen zu diskutieren. Das Thema E-Mail wird uns sicher noch eine ganze Weile begleiten. Noch so gut gemeinte Kollaborationstools helfen nicht, wenn sie nicht angenommen werden. Also bleibt uns nur übrig, mit geeigneten Vorgehensweisen darfür zu sorgen, in der E-Mail-Flut über Wasser zu bleiben.

Nancy Messieh hat sich des Themas angenommen und behauptet: You Only Need 5 Folders to Maintain Inbox Zero for Emails. Wenn Sie ihrem Ratschlag folgen, dann benötigen Sie folgede Ordner:

  1. Action
    Hier hinein kommen die E-Mails, die von Ihnen eine Handlung erfordern.
  2. WartenAuf
    Das ist der Ordner für Nachrichten, bei denen Sie auf eine Antwort oder eine andere Reaktion warten.
  3. Ideen
    In diesem Ordner sammeln Sie die E-Mails, die Sie inspirieren und zu denen Ihnen etwas Interessantes eingefallen ist. Sie sollten sich nur bei Gelegenheit daran erinnern, was für eine Idee das war.
  4. Archiv
    Das ist Ihre Ablage für E-Mais, die Sie aus wichtigem Grund aufheben wollen.
  5. Projekt
    Nancy empfielt weitere Ordner, die bestimmten Projekten zugeordnet sind. Sie können diese Ordner auch weiter unterteilen. Denkbar ist es auch, solche Ordner nach Kunden anzulegen.

Für Nancys Kollegen Ben Stegner ist dieses System nicht einfach genug. Er empfiehlt nur 3 Email Folders You Should Be Using to Keep Your Inbox Organized. Sein Vorschlag:

  1. Follow-Up
    Dies entspricht dem o.a. „Action“-Ordner. Hier müssen Sie etwas tun.
  2. Referenz-Ordner
    Das ist der „Archiv“-Ordner von oben.
  3. Fälligkeit
    Hier hinein sortieren Sie E-Mails, die mit einem Fälligkeitsdatum verbunden sind. Ben empfiehlt dazu die Unterordner „Heute“, „Diese Woche“ und „Dieser Monat“. Sie können aber auch andere Kriterien anlegen, ganz nach Ihren Bedürfnissen.

Wenn Ihnen kein so komfortables integriertes Managementsystem wie Outlook zu Verfügung steht, lohnt es sicher, über solche Konfigurationen Ihres E-Mail-Clients nachzudenken.
Ich selbst benötige bei meiner E-Mail-Organisation nur die Ordner „Eingang“, „Archiv“ und „Gesendet“. Alles andere erledige ich mit den eingebauten Funktionen von Outlook.

Das passt.

 

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Die E-Mail-Selbstverpflichtung: Fasse Dich kurz

Manchmal bin ich schon erstaunt darüber, welchen Umfang e-Mails im Geschäftsverkehr annehmen. Man kann es nicht oft genug sagen: E-Mails sind nicht das Medium für längere Romane. Der Geschäftsbericht oder die Doktorarbeit gehört in den Anhang. Beschränkt Euch auf das Wesentliche. “Fasse Dich kurz”, stand früher in den Telefonzellen. Mittlerweile gibt es sogar die Website zu Selbstverpflichtung zu kurzen Nachrichten:  two.sentenc.es. Dort heißt es:

Treat all email responses like SMS text messages, using a set number of letters per response. Since it’s too hard to count letters, we count sentences instead.
two.sentenc.es is a personal policy that all email responses regardless of recipient or subject will be two sentences or less. It’s that simple.

Falls Ihnen zwei Sätze doch zu wenig sind, dann probieren Sie halt three.sentenc.es, four.sentenc.es oder five.sentenc.es. Das war es dann aber auch.

Es schadet übrigens auch nicht, sich die wichtigsten Grundregeln für E-Mails in Erinnerung zu rufen, die im Email Charter gelistet sind:

  1. Respektieren Sie die Zeit des Empfängers
  2. Kurz und knapp heißt nicht unhöflich
  3. Üben Sie sich in Klarheit
  4. Vermeiden Sie offene Fragen
  5. Vermeiden Sie überflüssige CCs
  6. Halten Sie den Gesprächsfaden kurz
  7. Denken Sie über Ihre Anhänge nach
  8. Nutzen Sie geläufige Kürzel
  9. Vermeiden Sie nutzlose Antworten
  10. Gehen Sie offline

Ich denke, diese Grundsätze sprechen für sich und bedürfen keiner weiteren Erklärung. Wenn doch, finden Sie ein paar Erläuterungen im Email Charter selbst.

cattu / Pixabay

 

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Arbeiten in Kontexten: Die PivotList

Wenn Sie sich etwas intensiver mit dem GTD-Ansatz nach David Allen beschäftigt haben, dann kennen Sie sicher das Konzept der Kontexte. Bei diesem Vorgehen strukturieren Sie Ihre Tätigkeiten, indem Sie sie bestimmten Kontexten zuordnen. Beispiele:

  • @Einkaufen: Die klassische Einkaufsliste
  • @Telefon: Die Telefonliste
  • @Büro: Die Liste der Aufgaben die im Büro erledigt werden müssen
  • @Privat: Aufgaben für zuhause

Ich denke das Prinzip ist klar. Der Zweck liegt darin, für den gerade bestehenden Kontext unsinnige Aufgaben auszublenden. Es hat keinen Sinn, private Tätigkeiten auf dem Schirm zu haben, wen Sie im Büro sitzen. Dafür gibt es @Büro. Dies ist relevant im Moment an diesem Ort, alles andere lenkt nur ab. Wenn Sie tiefer in Kontexte einsteigen möchten, dann empfehle ich Ihnen meine Beiträge:

Nun bin ich auf eine Website gestoßen, in der das Kontextprinzip auf einfache Weise mit Papier und Stift umgesetzt wird: PivotList.
Beim Erstellen Ihrer Liste gehen die Autoren Kieran und Daniel Brownlees wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie eine ungeordnete Liste aller offenen Tätigkeiten
    Wir kennen das unter dem Stichwort Mindsweep oder Braindump. Leeren Sie Ihr Gehirn! Tipp der Autoren: Wenn Ihnen nach 10 aufgelisteten Punkten nichts mehr einfällt, dann hören Sie halt mit dem Sammeln auf. Starten Sie stattdessen mit dem, was Sie auf der Liste haben.
  2. Strukturieren Sie die Liste
    Nun werden die Tätigkeiten in Pivot-Gruppen einsortiert. Laut Artikel ist „eine gute Pivot-Gruppe die kleinstmögliche Aufgliederung Ihrer Aufgaben, die einen zentralen Schwerpunkt bilden“. Sie merken, hier kommen die Kontexte ins Spiel. Nehmen Sie also einen neuen Zettel zur Hand und erstellen Sie eine neue strukturierte Liste gemäß Ihren Kontexten.
  3. Arbeiten Sie die Liste ab
    Kümmern Sie sich nicht um evtl. Prioritäten, sondern beginnen Sie mit der Aufgabe, die Sie am ehesten „anspringt“. Machen Sie einfach, aber machen Sie! Erledigtes wird einfach durchgestrichen, so dass Sie Ihren Arbeitsfortschritt sehen können.

Fazit: Ich sehe keinen grundsätzlichen Unterschied zu den Kontexten nach David Allen. Mir gefällt aber die Art und Weise, wie die Autoren das Prinzip auf das Wesentliche reduzieren und es damit einfach und praktikabel gestalten.

Sie finden auf der Seite noch einige andere kleine, aber hilfreiche Kniffe, die bei der Erstellung der Listen helfen. Darüber hinaus werden FAQs zur Methode beantwortet.

BTW: Laut Duden ist ein Pivot ein „auf der Lafette angebrachte Schwenkachse des Geschützrohrs“. Sie werden zugeben, dass macht in diesem Kontext (!) keinen Sinn.

 

 

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David Allen in Curaçao

David Allen kommt als Bestsellerautor ganz schön rum in der Welt. Diesmal erklärt er in einemTEDx-Vortrag in Curaçao, warum unser Gehirn ein lausiges Büro ist. Sehen Sie selbst:

Are you out of your mind? | David Allen | TEDxCuracao

 

Man beachte die luftige Kleidung. Ich selbst habe auch vor, @irgendwann/vielleicht nach Curaçao zu reisen. Zum Festival North Sea Jazz Curaçao.

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Ihre To-Do-Liste funktioniert nicht? Vielleicht liegt’s daran

Viele Menschen stehen der Aufgabenliste oder To-do-Liste skeptisch gegenüber. Für mich ist sie jedoch für einzelne Aufgaben das Cockpit für die tägliche Arbeit. Damit sie aber ihren Nutzen entfalten kann, sollte man sich vor den Fehlern hüten, die Stephanie Vozza in ihrem Artikel These Seven To-Do List Mistakes Could Be Derailing Your Productivity beschreibt:

  1. Sie schreiben Ihre Aufgabenliste zu Beginn des Arbeitstages
    Erstellen Sie Ihre Aufgabenliste am Vorabend des nächsten Arbeitstages. Auf diese Weise lassen Sie den vergangenen Tag Revue passieren und schließen ihn angemessen ab. Genauso wichtig ist, dass Sie alle Erfahrungen des Tages noch präsent haben und auf die Weise leicht zusammentragen können, was morgen zu erledigen ist. Wenn Sie am nächsten Tag an den Arbeitsplatz kommen, sind Sie gut vorbereitet. Sie wissen sofort, was zu tun ist und müssen sich nicht erst hineinpfriemeln. Das spart Zeit und Mühe und ist damit produktiver.
  2. Die Aufgabenliste ist zu voll
    Muten Sie sich nicht zu viel zu, sondern bleiben Sie realistisch. Denken Sie an die vielen Unterbrechungen, die auf Sie zukommen werden. Wie viel Aufgaben Sie einplanen sollten und wie Ihre Liste strukturiert sein kann, erfahren Sie unten unter (4).
  3. Sie schreiben Dinge auf die Liste, die Sie „irgendwann mal“ tun möchten
    David Allen empfiehlt, für solche Wünsche eine eigene Liste anzulegen. Er betitelt diese Liste mit @someday/maybe. Ich nenne sie einfach @Wunschliste. Diese Liste hat im Tagesgeschäft nichts zu suchen, sie lenkt Sie nur ab. Sie schauen sie durch, wenn Ihnen danach ist.
  4. Jede Aufgabe ist gleich wichtig
    Jaja, das leidige Priorisieren. Ich halte es mit einer vereinfachten Version des Ansatzes von Michael Linenberger. Diese Liste besteht aus zwei Teilen: Der eine Teil enthält 3 bis max. 5 Aufgaben, die am entsprechenden Tag unbedingt erledigt werden müssen (koste es was es wolle). Dies sind die Muss-Aufgaben. Der zweite Abschnitt enthält max. 20 Aufgaben, die erledigt werden können. Das sind die Kann-Aufgaben. Hier gibt es nähere Informationen über Linenbergers One-Minute-To-Do-List.
  5. Sie sind nicht spezifisch genug
    Formulieren Sie Ihre Aufgaben so, dass Sie sofort wissen, was zu tun ist. Ich habe mir angewöhnt, meine Formulierungen immer mit einem aktiven Verb zu beginnen, z. B. Anrufen: H. Maier wegen Terminvereinbarung Workshop.
  6. Sie halten an der Liste fest, bis sie abgearbeitet ist
    Eine Aufgabenliste muss leben, denn während eines Tages kann viel dazwischen kommen. Deshalb ist es notwendig, die Liste zumindest am Abend noch einmal durchzugehen und eine neue für den nächsten Tag zu schreiben.
  7. Sie verknüpfen Ihre Liste nicht mit Ihrem Kalender
    Entschuldige, liebe Stephanie, aber von diesem Zeit-für-bestimmte-Aufgaben-blocken halte ich gar nichts. Schlicht und einfach, weil es bei den meisten Mitmenschen nicht funktioniert. In den Kalender schreibe ich nur Aufgaben bzw. Ereignisse mit einem festen Start- und Endtermin.

Wenn ein Autor in einem Artikel die To-do-Liste verreisst, schauen Sie einmal genau hin. Meistens steckt hinter dem Frust einer der o.a. Fehler. Das ist zumindest meine Erfahrung.

StockSnap / Pixabay

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Die Seite für Gedächtnis und Lernen: SuperMemo Guru

Ein Buch von der großen Dame des Trainings, Vera Birkenbihl hatte einst den Untertitel:

vom Gehirnbesitzer zu Gehirnbenutzer

In den heutigen Zeiten kann man gar nicht oft genug darauf hinweisen, dass es sich hierbei tatsächlich um einen kleinen aber feinen Unterschied handelt.

Dabei muss ich zugeben, dass ich kein Freund davon bin, meinen Denkapparat zu strapazieren, wenn ich keinen unmittelbaren Nutzen davon spüre. Ich bin also kein Freund von Denksportaufgaben, Knobeleien oder Spielen wie Dame oder Schach. Bei derlei Tätigkeiten spüre ich weniger Vergnügen als vielmehr die Anstrengung. Nichts für mich!

Vielleicht lässt dich das Gehirn aber auch anderweitig trainieren. Wie, das erfahren Sie auf der Website SuperMemo Guru. Dort finden Sie eine große Anzahl Artikel rund um das Denken:

  • Lernen und Lerntheorie
  • Kreativität
  • Schlaf (!)
  • Produktivität

und einiges mehr.

Falls nach der Lektüre der vielen Artikel noch Fragen offen bleiben, finden Sie vielleicht auf der FAQ-Seite die entsprechende Antwort.

Es sei mir noch eine Bemerkung erlaubt:
Ihr Gehirn ist ein Wunderwerk, hat aber dennoch begrenzte Kapazität. Verschwenden Sie diese nicht mit dem Speichern von Daten, sondern tatsächlich zum Denken. Oder wie David Allen sagt:

Your mind is for having ideas, not holding them.

Dem schließe ich mich gerne an!

ulleo / Pixabay

 

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Freie Vorlagen für Evernote

Sie kennen sicher Vorlagen für alle möglichen Programme. Excel, Word, LibreOffice & Co erleichtern derartige „Templates“, wie unsere amerikanischen Mitmenschen sagen, die Arbeit erheblich.

Auch unser beliebter Notizenknecht Evernote steht da nicht beiseite. Auf dem Evernote-Blog hat Pamela Rosen einige interessante Vorlagen veröffentlicht: Take Evernote to Work With These Free Business Templates. Sie finden dort Blaupausen für

  • Gesprächssnotizen
  • Zielvereinbarungen
  • eine Tagesordnung für Besprechungen
  • eine Checkliste für Dienstreisen und einiges mehr.

Diese Vorlagenliste ist aber nicht die einzige, die im Internet zu finden ist. Weitere Beispiele sind:

Natürlich können Sie Ihre Templates auch selber machen. Wie das geht, zeigt der Artikel Uncovering Templates, the Hidden Gem of Evernote. Auch in diesem Artikel finden Sie am Ende einige Vorlagen zum Herunterlade.

Sollten Sie ein(e) Freund(in) bewegter Bilder sein, dann zeigen Ihnen diese Videos, wie Sie auch selbst Ihre eigenen Vorlagen erstellen können, das erste lang, das zweite kurz:

 

Evernote TEMPLATES How to Create them Yourself | EVERNOTE PC

 

Sponchia / Pixabay

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