Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Kalender-Websites zum Jahreswechsel

Der Jahreswechsel nähert sich mit Riesenschritten. Nicht zuletzt merkt man das in Buch- und Schreibwarenläden, in denen man mit Kalenderangeboten förmlich bombardiert wird.

Wenn Sie weniger nach Wandschmuck, sondern eher nach Kalendern zum Arbeiten suchen, dann werden Sie vielleicht auf Kalenderpedia fündig. Hier finden Sie eine Unzahl von Kalender, Kalendervorlagen, die Ferientermine und Übersichten für Feiertage. Alle Templates können Sie kostenlos herunterladen in den Dateiformaten für Excel, Word oder im pdf-Format.

Um meine Workshops besser planen zu können, benötige ich eine Übersicht über die Schulferien und die Feiertage für bestimmte Bundesländer. Zu diesem Zweck ist es von Vorteil, die Ferientermine direkt in Outlook einbinden zu können. Die Website Schulferien.org bietet diese Möglichkeit. Auf der Seite iCal Schulferien, Feiertage Deutschland können Sie die Kalender im iCal-Format herunterladen. Wenn Sie diese Dateien öffnen, werden sie automatisch in Outlook eingebunden. Hierzu ein kleiner Tipp: Die einzelnen Kalender werden in Outlook als Tabs dargestellt. Wenn Sie mehrere Kalender gleichzeitig geöffnet haben und einen Termin eintragen wollen, achten Sie darauf, welcher Kalendertab gerade aktiv ist. Mir ist es schon passiert, dass ich versehentlich einen Workshoptermin auf dem Schulferienkalender anstatt auf dem Arbeitskalender eingetragen habe. Das kann unter Umständen böse ins Auge gehen. Also aufpassen!

Sollten Sie sich für das neue Jahr selbst ein Planungsbuch zusammenstellen wollen, wie ich es in Wir basteln uns ein Planungsbuch beschrieben habe, dann schauen Sie doch einmal bei DIY Planner vorbei. Auf dieser altbewährten Website finden Sie weniger Kalender, sondern vielmehr ein Unzahl von Vordrucken für Formulare, Notizen, Schaubilder, mit denen Sie Ihr selbstgemachtes Planungsbuch ergänzen und individualisieren können.

Sie suchen bestimmte, Kalender-Apps für Ihren Rechenknecht auch für ganz spezielle Anwendungen? Dann empfehle ich Ihnen die einschlägige Seite von heise. Bei mehr als 380 Einträgen wird mit Sicherheit eine App dabei sein, die Ihr Problem lösen kann.

 

Bild von Andreas Lischka auf Pixabay

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Das (-/+)-System von Patrick Rhone

Viele Mitmenschen ziehen es vor, ihre Arbeit mit Papier und (Blei-) Stift zu organisieren. Und ja, dafür gibt es auch gute Gründe.

Patrick Rhone gehört zu diesen Papierliebhabern. Für die Organisation seiner Notizen und Aufgaben hat er ein einfaches Kennzeichnungsystem entwickelt. Mit seiner Hilfe kann er sofort sehen, was mit der Notiz als nächstes zu tun ist. In seinem Beitrag The Dash/Plus System nennt er die Kürzel und ihre Bedeutungen:

  • –     Tätigkeit, die noch nicht erledigt ist
  • +    Tätigkeit, die bereits erledigt (abgehakt) ist
  • →  Wartend, zum Beispiel auf die Erledigung einer anderen Aufgabe.
  • ←  Delegierte Aufgabe. Entspricht dem @WartenAuf bei GTD.
  • Δ    Dreieck: Wichtige Notiz, an die man sich erinnern und daher leicht wieder finden möchte.
  • ⊗  Kreis: Ein Kreis um die vorgenannten Symbole bedeutet, dass man diesen Punkt an einen anderen Ort, z.B. in eine andere Liste verschoben hat.

Natürlich können Sie diese Symbole auch durch eigene ersetzen oder auch um eigene ergänzen, sollte Ihnen dieses Set nicht ausreichen. Allerdings empfehle ich Ihnen der Regel „so wenig wie möglich, so viel wie nötig“ zu folgen, denn sonst verliert man leicht den Überblick.

Mir selbst genügt ein A für „Aufgabe“, das immer dann durchgestrichen ist, wenn die Aufgabe in Outlook eingepflegt ist. Dann verwende ich noch „RD“ für „Recherche“ und den Elektroblitz für „Idee“. Das muss reichen.

Ach ja, wie Patrick empfehle ich auch liniertes Papier, evtl. mit Rand für die Symbole.

 

Bild von Free-Photos auf Pixabay

 

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Komplish: Die To-do-List für Freelancer

Natürlich gilt das nicht nur für Freiberufler, aber hauptsächlich für sie. Bei der Bewerbung um einen Auftrag oder eine Mitarbeit in einem Projekt, wird man als solcher in der Regel nach den beruflichen Erfahrungen gefragt.

Hier kommt Komplish ins Spiel:

Komplish is a todo app that automatically builds a professional profile of your skills and accomplishments from your completed tasks!

Wenn ich den o. a. Satz richtig verstehe, dann bastelt Komplish aus den von Ihnen erledigten Aufgaben ein Jobprofil und hält es auch noch aktuell.  Das ist sicher nicht nur für Freelancer von Nutzen, auch als Angestellter kann man damit intern seinen Werdegang zur Geltung bringen.

Eine interessante Idee finde ich. Falls eine Leserin oder ein Leser Komplish ausprobieren möchte, dann wäre ich für einen kleinen Erfahrungsbericht sehr dankbar.

Alexas_Fotos / Pixabay

 

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Pocketmod 2.0: Das Paperphone (Android)

Können Sie sich noch an Pocketmod  (The Free Recyclable Personal Organizer) erinnern? Nein? Hier eine kleine Auffrischung. Es handelt sich bei Pocketmod um ein Programm, mit dem Sie allerhand Informationen auf Papier ausdrucken können. Danach können Sie auf raffinierte Weise das Blatt so zusammenfalten, dass es garantiert in jede Hosen- oder Jackentasche passt.

Im ToolBlog habe ich Pocketmod einige Male erwähnt:

Nun heben die Kreativbolzen von Google das Prinzip des Pocketmod auf eine höhere Stufe, Pocketmod 2.0 sozusagen. Sie haben einen Android-App entwickelt, mit der Sie Inhalte Ihres Smartphones zusammenstellen, ausdrucken und dann zusammenfalten können. Sinnigerweise haben Sie ihre Spielerei Paper Phone genannt.

Paper phone – A printable Paper Phone which helps you take a break away from your digital world

 

Leider (aber nur in diesem Fall) habe ich ein iPhone, so dass ich keine eigenen Erfahrungen beisteuern kann. Falls Sie aber stolzer Eigner eines Androiden sind, dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar und erzählen uns, wie Paper Phone funktioniert hat.

 

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Zwei kostenlose Taskboard-Apps: Nullboard und TaskBoard

Bis vor einigen Jahren hatte ich noch relativ wenig mit IT-Unternehmen zu tun. Und wie alle Leute, die keine Ahnung haben, hatte ich ein Vorverständnis davon, wie die Menschen dort zusammenarbeiten würden. Alle säßen wie gebannt vor ihren Bildschirmen und hackten ihren Code in die Rechner, so war meine Vorstellung.

Nachdem ich nun einige Male für IT-Firmen arbeiten durfte, weiß ich es besser. Die Arbeitsmittel sind oft erstaunlich analog, das Whiteboard und die Haftklebezettel erfreuen sich großer Beliebtheit, besonders wenn es um die Erstellung und die Pflege von Task Boards geht. Ich kann einem solchen analogen Taskboard einiges abgewinnen, vor allem weil es allen Teammitgliedern einen Überblick im wahrsten Sinn des Wortes bietet. Da ist der Bildschirm schon von der Fläche her recht begrenzt

Das Ganze geht auch wieder in einer Rolle rückwärts von analog auf digital. Es gibt eine Vielzahl von Apps da draußen im Netz, die ein Taskboard digital abbilden. Der bekannteste Vertreter dürfte wohl Trello sein. Trello gibt es in einer kostenfreien und einer kostenpflichtigen Version, wobei die erstere für den Otto Normalverbraucher wohl ausreichend sein dürfte.

Ein völlig kostenloses Taskboard ist Nullboard. Der Name ist Programm. Nullboard kommt absolut minimalistisch daher. Es läuft im Browser Ihres Vertrauens. Sie müssen nichts installieren, Sie brauchen sich nirgendwo registrieren, sondern können sofort loslegen. Das Menü ist nicht ganz einfach zu finden. Es befindet sich im rechten oberen Fenstereck hinter drei kleinen Strichen.

Ein weiteres kostenfreies (um Spenden wird gebeten!) Tool ist TaskBoard. Sie können es einfach auf Ihrem Server installieren und von dort aus starten. TaskBoard ist nicht ganz so minimalistisch und bietet einige Möglichkeiten mehr als das Nullboard. Sie können zum Beispiel für die Erstellung Ihrer Aufgaben-Karten Markdown benutzen. Das ist doch schon mal was!
Mir gefällt TaskBoard gut und ich werde es sicher einmal probieren, wenn es sich ergibt und der Tag verregnet ist.

 

 

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Matthew Cornell testet Methoden

Wenn Sie Matthew Cornell nicht kennen, dann befinden Sie sich in bester Gesellschaft. Ich kenne ihn nämlich auch nicht, zumindest nicht persönlich. Er hat aber einen bemerkenswerten Artikel auf seinem Blog veröffentlicht, in dem er mehr oder weniger bekannte Produktivitätstricks in seinem persönlichen Arbeitsalltag testet und uns seine Erfahrungen mitteilt: Just do it! But HOW?.

Die Veröffentlichung des Artikels ist zwar schon einige Jahre her, aber dennoch hat der Beitrag kaum an Aktualität eingebüßt. Matthew bewertet Ansätze, die heute immer noch diskutiert, angewendet oder verworfen werden. Beispiele sind die Vierfeldermatrix, Tagesplanung oder die Buchführung über Unterbrechungen.

Mir gefällt, dass Matthew nicht nur erzählt, was gut funktioniert, sondern auch, was überhaupt nicht geklappt hat. Beispielsweise die künstliche Deadline (“It was a disaster, and I hated it”). Kann ich nur bestätigen.

Pavlofox / Pixabay

 

 

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Alles ist wichtig? Priorisieren Sie trotzdem!

Immer wieder beklagen sich die TeilnehmerInnen in meinen Workshops über das Priorisieren. Es funktioniere schlecht bis gar nicht, weil im beruflichen Alltag alles „wichtig“ sei. Ich gebe zu, es ist vielleicht wirklich alles wichtig, aber man sollte hinterfragen, ob wirklich alles gleich wichtig ist (mal davon abgesehen: Was ist überhaupt wichtig und wer definiert das?).

Um besser zwischen der Tragweite von Aufgaben differenzieren zu können und vielleicht doch eine Rangfolge aufstellen zu können, gibt es da draußen eine ganze Reihe von Priorisierungstechniken. Jessica Greene stellt in Ihrem Artikel How to Prioritize When Everything Feels Important neun dieser Techniken vor:

1. Die Priorisierungsmatrix

Hier handelt es sich um die berühmte Vierfeldermatrix, deren bekannteste Vertreterin die Eisenhower-Matrix. Dringlichkeit und Wichtigkeit sind aber beileibe nicht die einzigen zwei Elemente, zwischen denen man die Matrix aufspannen kann. Es gibt auch noch andere, wie Jessica zeigt.
Mittlerweile bin ich ein Fan der Vierfeldermatrix geworden. Es ist erstaunlich, welche Zusammenhänge man damit aufzeigen kann. Sogar „Dummheit“ lässt sich darüber definieren.

2. MoSCoW

Dieses Merkwort steht für: M_ust do, S_hould do, C_ould do, W_on’t do. Eine solche Einteilung der Aufgaben kann man gut mit Programmen wie Trello visualisieren, meint Jessica. Mir ist das zu kompliziert. Ich unterscheide frei nach Michael Linenberger lediglich zwischen Critical Now, Opportunity Now und @Irgendwann/Vielleicht.

3. ABCDE

Im Prinzip handelt es sich hierbei um eine Variante von MoSCoW, erweitert und D für D_elegation. Diese Einteilung geht auf Brian Tracy zurück, was bei mir sofort Skepsis auslöst.

4. Priorisieren nach Scrum

Laut Jessica wird hier eine Rangfolge hergestellt, indem man die Aufgaben miteinander vergleicht. Es handelt sich somit um ein relativierendes Vorgehen. Wichtig ist dabei, dass Sie das richtige Kriterium wählen. In Scrum geht es um den wirtschaftlichen Beitrag der Aufgabe am Gesamtprojekt.

5. Bubble Sort

Im Artikel wird eine Variante des Paarvergleichs vorgestellt, auch bekannt unter dem Namen „Swap Sort“. Sie können auch eine App dafür verwenden, im ToolBlog hatte ich vor einiger Zeit über eine solche Anwendung geschrieben: Choicing.

6. Most Importang Task (MIT)

Bei dieser Methode wählen Sie sich für den betreffenden Arbeitstag die 1-3 wichtigste Aufgaben aus. Ein einfaches, geradezu minimalistisches Prinzip. Kein Wunder, es stammt auch von Leo Babauta. Allerdings stehen Sie auch hier vor der Qual, die wichtigsten drei Tätigkeiten für den Tag herauszusuchen.

7. Die Ivy-Lee-Methode

Auch hier müssen Sie eine Rangfolge Ihrer Aufgaben bilden. Die Aufgaben werden dann strikt und konsequent gemäß ihrer Stellung in der Rangfolge abgearbeitet. Ich habe das Verfahren in Aufgaben erledigen wie Ivy Lee beschrieben.

8. 1-3-9

Hier gruppieren Sie Ihre Aufgaben in 1 sehr wichtige Aufgabe, 3 mittelwichtige (was immer das ist) und 9 weniger wichtige Aufgaben. Sie können zur Einteilung die Eisenhowermatrix benutzen. Ich bin skeptisch.

9. Zwei-Listen-Technik

Diese Methode geht auf Warren Buffet zurück. Bei den zwei Listen handelt es sich um eine To-Do-Liste und eine Don’t-Do-List. Auf letztere kommen die Dinge, die Sie auf keinen Fall tun sollten. Dieses Vorgehen soll Ablenkung und Verzettelung vorbeugen. Nähere Informationen finden Sie bei James Clear oder Trent Hamm.

 

Sie haben es schon bemerkt, die Methode, die ich bevorzuge, führt Jessica nicht auf. Ich priorisiere nach der One Minute To-Do-List nach Michael Linenberger in einer abgewandelten Variante. Wenn Sie Näheres darüber erfahren möchten, dann holen Sie sich das kostenlose E-Book vom Meister persönlich.

 

evondue / Pixabay

 

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Nutzen Sie @WartenAuf?

Warten Sie auch manchmal vergeblich auf Informationen, die Kollegen, der Chef oder auch Kunden Ihnen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt versprochen haben? Und dann ärgern Sie sich, wenn Sie von Ihren Partnern einfach vergessen werden?

Die Grundfrage lautet: Wie stellen Sie Verbindlichkeit her?

Sie brauchen etwas, das Sie ganz sicher daran erinnert, was Sie wann von wem zu bekommen haben. So etwas wie die @WartenAuf-Liste nach David Allen. Hier tragen Sie ein, wer Ihnen bis wann was zugesagt hat und gehen sie täglich durch. Falls etwas nicht zum versprochenen Zeitpunkt geliefert wird, haken Sie nach. Erinnern Sie, fragen Sie, seien Sie penetrant.

Ich nenne das den Schmeißfliegen-Effekt. Der ist schnell erklärt: Wenn von Ihnen fünf Kollegen etwas wollen und einer verhält sich wie dieses Insekt, wem werden Sie liefern? Genau, Sie ahnen es.

Aber vergessen Sie bitte nicht die Regeln der Höflichkeit. Der Ton macht die Musik. Nachhaken kann man in vielen Varianten und Sie sollten nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen. Sie wollen ja schließlich nicht mit der Fliegenklatsche erschlagen werden.

Alan Henry hat einen Artikel zu diesem Thema verfasst: A Stress-Free Guide to Remembering to Follow Up at Work. Dort finden Sie auch Hinweise zu einigen Softwaretools, die Ihnen bei der Nachverfolgung helfen können. Ich selbst organisiere meine Nachverfolgung mit Outlook und zwar “zu Fuß”. Alan verweist in diesem Zusammenhang auf einen Beitrag von Kelly Forrister: Cool GTD tip for tracking Waiting For items in Outlook.

 

mikadago / Pixabay

 

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Der Tag in 4 mal 2 Stunden

Es gibt ja viele Anregungen, wie Sie Ihren Arbeitstag einteilen können.

Einen interessanten Ansatz habe ich bei Donna McGeorge gesehen. In How to boost your productivity in 2-hour blocks und The 2 hour technique that could supercharge your productivity empfiehlt sie, den Arbeitstag in 4 Blöcke á 2 Stunden aufzuteilen.

Sie beruft sich dabei auf Daniel Kahneman, der zwei Arten des Denkens unterscheidet:

  1. Schnelles Denken:
    Schnelle Auffassung und Verarbeitung, braucht wenig Energie (Intensität)
  2. Langsames Denken:
    Tiefes Durchdringen eines Themas, benötigt tiefe Intensität

 

Dieser Unterscheidung fügt Donna noch die Dimension Bedeutung, Tragweite, Auswirkung einer Tätigkeit hinzu. Sie schlägt vor, 2-Stunden-Blöcke für die Erledigung vorzusehen:

  1. Die ersten zwei Stunden des Arbeitstages sollten Sie für die Arbeiten mit hoher Tragweite und hoher Intensität reservieren.
  2. In den zweiten zwei Stunden führen Sie die Tätigkeiten mit (noch) geringer Trageweite und hoher Intensität aus.
  3. Die dritten zwei Stunden sind weniger anspruchsvollen und weniger wichtigen Aufgaben gewidmet, Routinetätigkeiten wie die Beantwortung von E-Mails etwa.
  4. In vierten zwei Stunden erledigen Sie die Aufgaben, die eine gewisse Tragweite haben, aber nur geringen Energieaufwand erfordern. Planung, „Wartung“ des Organisationssystems (z.B. Wochendurchsicht) und Vorbereitung des Folgetages etwa.

 

Ob diese Reihenfolge allgemeingültig ist, weiß ich nicht. Ich denke, Sie können auch eine andere wählen, wenn Ihre Energieverlauf über den Tag ein anderer ist. Im Prinzip handelt es sich bei Donnas Vorgehen um eine Variante des alten Tipps „Beachten Sie Ihre persönliche Leistungskurve„.

Mir leuchtet dieser Tipp und die erweiterte Version von Donna zwar ein, allerdings „höre ich die Botschaft wohl, allein mir fehlt der Glaube“. Sie ist praktikabel für Menschen, die weitgehend autonom ihre Arbeitszeit gestalten können. Den anderen werden wohl Kollegen, Chefs und andere Umstände in die Suppe spucken und dieses Schema scheitern lassen.

 

Oder bin ich wieder mal ein Schwarzseher?
Was meinen Sie?

 

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Wie Sie Aufschieberitis überwinden

Sie kennen das. Es gibt Tätigkeiten, die sind derartig öde, dass wir schon beim bloßen Gedanken daran die Flucht ergreifen möchten. Ganz nach dem Motto

Arbeit geh weg, ich komme!

schieben wir diese Horroraufgaben so lange vor uns her, bis uns aus Termingründen nichts anderes mehr übrig bleibt, als endlich anzufangen. Vielleicht hoffen wir insgeheim, dass die Aufgabe sich von selbst erledigt. Meistens stellt sich diese Hoffnung jedoch als Trugschluss heraus.

So weit, so gut. Jeder kennt diese einfache Form der Aufschieberitis. Es gibt jedoch Mitmenschen, die regelrecht unter einer Art Lähmung leiden, die sie daran hindert, eine Aufgabe endlich anzufangen. Das kann durchaus pathologische Züge annehmen, aus der harmlosen Aufschieberitis wird dann die Prokrastination.

Damit es erst gar nicht so weit kommt, wehren Sie am besten den Anfängen. Helfen lassen können Sie sich dabei von der Website How to Stop Procrastinating: A Guide for People Who Want to Overcome Procrastination and Start Getting Things Done – Solving Procrastination.

Der Titel ist Programm. Gestützt auf wissenschaftliche Befunde können Sie lernen die Aufschieberitis zu besiegen und endlich aus dem Quark zu kommen. Es erwarten Sie umfangreiche Informationen, die Ihnen nicht nur zeigen, wie und warum die Prokrastination funktionert, sondern auch, wie Sie stoppen können.

Sie müssen jetzt nur noch anfangen, sich mit dem Problem zu beschäftigen!

Und hier gibt es noch ein Video zum Thema:
Self Worth Theory: The Key to Understanding & Overcoming Procrastination von Nic Voge.

Self Worth Theory: The Key to Understanding & Overcoming Procrastination | Nic Voge | TEDxPrincetonU

 

 

BTW: Bitte sehen Sie von Tweets mit Inhalten wie „Ich lese den Artikel, wenn ich mal Zeit habe“, ab. Die Pointe ist hundertmal durchgekaut. Danke.

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