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Wie Sie Ihre wichtigsten Aufgaben identifizieren

Manchmal ist die Aufgabenliste so voll, dass man beim bloĂźen Anblick schon den Mut verliert. “Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht”, sagt der Volksmund dazu. Die Gefahr besteht dann, die Flinte ins Korn zu werfen und gar nicht erst anzufangen. Auf die Dauer fĂĽhrt dieses Verhalten mit Sicherheit zu einer Verschärfung der Situation.

Was also tun? Priorisieren heißt das Zauberwort. Leichter gesagt als getan. Der Teufel steckt im Detail und deshalb gibt es unzählige Tipps, wie man erfolgreich Prioritäten setzt. Elizabeth Yuko empfiehlt, die wichtigsten Aufgaben durch intelligente Fragen zu identifizieren: Ask Yourself These 6 Questions to Identify Your Most Important Tasks. Die Fragen lauten:

1. Was sind die 2-3 wichtigsten Dinge, die Sie heute unbedingt erledigen mĂĽssen?

Dieser Frage erinnert an den Master-Your-Workday-Now-Ansatz von Michael Linenberger. Er nennt diese Aufgaben “Critical Now”. Es handelt sich um maximal 3 Aufgaben, die heute unbedingt (Schwäbisch: Ums Verrecke) erledigt werden mĂĽssen. Das Killerkriterium fĂĽr solche Aufgaben lautet: WĂĽrde ich wegen dieser Aufgaben sogar Ăśberstunden machen, damit ich sie erledigen kann? Nur Aufgaben, die diesem Kriterium genĂĽgen, können Critical-Now-Tätigkeiten sein. Warum nicht mehr als drei? Na, weil Sie mehr sowieso nicht schaffen.

2. Was ist der Mehrwert der Aufgabe?

ĂśberprĂĽfen Sie den Nutzwert der Aufgabe. Was werden Sie erreicht haben, wenn die Aufgabe erledigt ist. Was ist der Unterschied zwischen vorher und nachher? Ist der Unterschied qualitativ und quantitativ groĂź genug und rechtfertigt er den notwendigen Aufwand?

3. Dient die Aufgabe Ihren Zielen?

Kommen Sie durch die Erledigung der Aufgabe Ihren Zielen oder die Ihres Unternehmens näher?
Die Beantwortung dieser Frage setzt natürlich voraus, dass Sie Ziele haben oder die Ziele Ihres Unternehmens kennen. Vorsicht, das ist nicht selbstverständlich. Ich persönlich habe eher ein  gestörtes Verhältnis zu der allgemein anerkannten Zielphilosophie.

4. Haben Sie ĂĽber die Aufgabe schon geraume Zeit nachgedacht?

Wenn Ihnen partout etwas nicht aus dem Kopf gehen will und Sie ständig darauf herumdenken, dann scheint es sich wohl tatsächlich um eine wichtige Tätigkeit zu handeln.

5. Schieben Sie die Aufgabe schon länger vor sich her?

Diese Tätigkeiten sind enge Verwandte der unter Punkt 4 beschriebenen. Wann wollen Sie mit der Aufgabe anfangen, die Sie vor sich herschieben? Von alleine wird sich die Aufgabe wahrscheinlich nicht erledigen (es gibt Ausnahmen). Wenn die Tätigkeit Ihnen zu groß oder zu schwer erscheint, überlegen Sie, ob Sie die Aufgabe in kleinere Teilaufgaben zerlegen können.

6. Ist es eine Aufgabe, die Ihnen den Rücken für die wirklich wichtigen Aufgaben frei hält?

Prozessspezialisten nennen solche Aufgaben “StĂĽtzleistung”. Sie fĂĽhren zwar nicht direkt zum Ziel, helfen Ihnen aber, die wichtigen Dinge leichter zu erledigen. Hierzu gehören beispielsweise Tätigkeiten, die bei der Arbeitsorganisation helfen, wie etwa das Weekly Review.

Sollten Sie mich fragen, dann empfehle ich Ihnen, sich bei der Tagesplanung auf die ersten zwei Fragen zu konzentrieren. Damit pusten Sie Ihre aufgeblähte To-Do-Liste schon mal ordentlich frei. Und vergessen Sie bitte nicht:

Es gibt nicht mehr als drei (3!) wichtige Aufgaben am Tag!

 

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David Allen: Vom Umgang mit To-do-Listen

In letzter Zeit ist es etwas stiller um ihn geworden. Und ich finde, das hat er sich auch verdient. Nun bin ich aber über ein Video gestolpert, in dem sich David Allen u.a. über Aufgabenlisten auslässt: Manage Your To-Do List. Sehen Sie selbst.

Exclusive David Allen Interview! Manage Your To-Do List – AppJudgment

 

 

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12 Dinge, die Sie auf keinen Fall tun sollten

Wie viele meiner KollegInnen bin auch ich der Meinung, dass es sinnvoller ist, darĂĽber nachzudenken, was man tun soll anstatt darĂĽber, was man nicht tun soll. Gebote statt Verbote, wenn Sie so wollen. Allerdings ist dieser Grundsatz nicht in Stein gemeiĂźelt, es gibt Ausnahmen.

Damit Sie Produktivitätsbremsen vermeiden (“weg von”) können, um Ihre Produktion zu steigern (“hin zu”), hat Marina Khidekel 12 Items to Take Off Your To-Do List to Increase Productivity notiert, die Sie in Zukunkt lassen sollten. Hören Sie auf,

  1. Unangenehme Aufgaben aufzuschieben
  2. Bücher zu Ende zu lesen, mit denen Sie nichts anfangen können
  3. Aufgaben selbst zu erledigen, die Sie delegieren können
  4. in den späten Abendstunden oder in der Nacht zu arbeiten
  5. an jedem Treffen teilzunehmen, nur weil Sie dazu eingeladen wurden
  6. Ihre Zeit mit Oberbedenkenträgern zu verbringen
  7. sich zu zwingen, eine Aufgabe noch zu Ende zu bringen, obwohl Ihnen inzwischen die Puste ausgegangen ist. Gönnen Sie sich stattdessen eine Pause zum Auftanken
  8. Ihren Tag mit einem geschäftlichen Telefonanruf zu beginnen (Ergänzung: Oder die E-Mails zu checken)
  9. nach dem Aufwachen sofort zu Smartphone & Co zu greifen
  10. mehrere Meetings direkt hintereinander in Folge zu besuchen
  11. die Steuererklärung selbst zu machen
  12. Ihre Gedankenkreisel auĂźer Kontrolle geraten zu lassen

Zu allen diesen Tipps lässt Marina CEOs, Manager und andere illustre Zeitgenossen in Zitaten ihren Senf dazugeben.

Nicht mit allem bin ich einverstanden. So gibt es ausgesprochene Nachteulen, die gerade spät abends oder gar in der Nacht besonders produktiv sind. Das Sprichwort “Morgenstund hat Gold im Mund” gilt halt auch nicht fĂĽr jeden.

Die Steuererklärung ist ein Fall für sich, gerade in Deutschland. Ich habe mal irgendwo gelesen, dass kein Land so ein kompliziertes Steuersystem hat wie das unsere. Wenn Sie als Angestellter immer die gleichen monetären Zu- und Abflüsse haben, schaffen Sie die Steuererklärung mit Hilfe geeigneter Apps vielleicht allein. Für Selbstständige kann ich mir das nicht vorstellen. Sie würden verrückt.

Gedankenkreisel sind besonders perfide. Sie können dazu fĂĽhren, dass Sie in eine gedankliche Sackgasse geraten, aus der Sie nur schwer wieder herauskommen. “Stuck state” nennen das die NLPer. Eine gutes Hilfsmittel dagegen sind Ăśbungen der Achtsamkeit, mit denen Sie lernen, solche Gedanken bewusst wahrzunehmen. Sie lernen, zwischen Gedanken und Tatsachen zu unterscheiden. Das hilft ungemein, ĂĽbrigens auch bei nächtlicher GrĂĽbelei (siehe auch Was tun in schlaflosen Nächten?).

Übrigens empfiehlt Marina den geneigten LeserInnen, sich diese Punkt auf eine Not-to-do-List zu schreiben. So können Sie sich immer wieder vor Augen führen, was Sie nicht tun sollten um Ihre Produktivität nicht zu sabotieren.

Keine schlechte Idee, finde ich.

 

Bild von NickyPe auf Pixabay

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12 GrĂĽnde fĂĽr das UnglĂĽcklich sein

Von Paul Watzlawick stammt der ewigwährende Bestseller Anleitung zum Unglücklichsein”. Er gibt in diesem Buch Ratschläge, wie Sie sich nachhaltig selbst das Leben versauen können. Natürlich ist sein Absicht eine andere und er will damit das genaue Gegenteil erreichen. Paradoxe Intervention nennt das die Fachfrau/der Fachmann. Marc & Angel zählen in einem Beitrag in ihrem Blog 12 übliche Gründe für das Unglücklich sein auf und geben Hinweise, wie Sie diesen Tücken des Alltags entkommen können: 12 Common Causes and Proven Cures for Unhappiness. Die Hitliste der Miesmacher sieht so aus:

  1. Dem täglichen Leben fehlt es an Sinn
  2. Besessenes Fixieren auf Vergangenheit und Zukunft
  3. Aus der Form sein und sich ungesund fĂĽhlen
  4. Sich in nachteiliger Form mit anderen vergleichen
  5. Sich auf das Negative konzentrieren
  6. Vermeiden persönlicher Verantwortlichkeit
  7. Perfektionismus und die Angst vor dem Scheitern
  8. Wenig Selbstbewusstsein
  9. Schulden
  10. Dauernd arbeiten, kaum Zeit zum Spielen
  11. Vernachlässigen persönlicher Beziehungen
  12. Aufschieberitis

Eigentlich ist es ganz einfach. Sie müssen nur das Gegenteil von dem tun, was oben beschrieben wird. Ok, das war ein Scherz. “It’s simple, but not easy”, sagen die Amerikaner. Vielleicht können Sie so vorgehen:

  1. Schauen Sie in der Liste, was Sie am meisten zwickt
  2. Nehmen Sie bewusst wahr, wenn sich der identifizierte Miesmacher bemerkbar macht. Erwischen Sie sich selbst!
  3. Formulieren Sie bewusst zielfĂĽhrende Gedanken, anstatt den Miesmachern zu erlauben, sich in Ihrem Kopf breit zu machen.
    Beispiel Nr. 8: Das kriege ich nie hin. Besser: Das wird schwierig und könnte in die Hose gehen. Aber ich bin so gut vorbereitet, dass ich das wahrscheinlich schaffe.

BTW: Das Buch von Watzlawick lohnt sich nach wie vor zu lesen. Hier können Sie ein Interview mit dem Autor nachhören. Leider weiß ich nicht, wer der Gesprächspartner ist (Günter Gaus vielleicht?)

Paul Watzlawick Anleitung zum UnglĂĽcklichsein

 

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Arbeiten mit Notion: Ein Erfahrungsbericht (Gastbeitrag)

Vor einiger Zeit habe ich auf Twitter gefragt, ob irgendjemand in der Twitterwelt das Notizen-mach-Programm Notion benutzt und Erfahrungen gesammelt hat. Denn mittlerweile mausert sich Notion zum ernsthaften Wettbewerber fĂĽr den Platzhirschen Evernote.

Erfahrungen sammeln ist das eine, darĂĽber zu sprechen oder gar zu schreiben, das andere. ToolBlog-Leserin Daniela Schulz hat einen umfangreichen Bericht darĂĽber geschrieben, warum sie von Notion begeistert ist und wie sie Notion nutzt. Lesen Sie selbst:

 

Da melde ich mich mal und schreibe Ihnen dazu einige Zeilen. Aus GrĂĽnden: ich bin da nämlich schwer von notion angefixt. Notion legt ziemlich zu in den letzten Monaten, im deutschsprachigen Raum scheint es aber noch nicht ganz so bekannt zu sein. Ich benutze es seit Anfang März sehr intensiv. Dass es nun in der Basisversion kostenlos ist, finde ich super. Damit lässt es sich auch das Tool wirklich gut ausprobieren – bei der bisherigen Einschränkung auf 1000 Blöcke war das meines Erachtens nach nicht wirklich möglich.

Also was ist Notion ĂĽberhaupt? Die Selbstbezeichnung “All-in-one workspace” hilft einem auch nicht richtig weiter, aber sie stimmt. Notion ist eine sehr vielseitig zu nutzende Anwendung, die allerhand andere spezifische Tools ersetzen kann. Was es fĂĽr mich einzigartig macht, ist die absolute Gestaltungsfreiheit: ich kann mir meine Arbeitsumgebung so zurecht basteln, wie ich es möchte. Und immer wieder anpassen, wenn sich BedĂĽrfnisse ändern. Das muss man allerdings mögen und auch die damit einhergehende Lernkurve in Kauf nehmen. Wenn man es frisch installiert, benötigt man entweder vorgefertigte Templates, die man einfach duplizieren und verwenden kann oder (und das ist der bessere Weg) man investiert Zeit und Geduld, sich in die Möglichkeiten des Systems einzuarbeiten und entwickelt sein eigenes Tool – das macht SpaĂź, und ist eigentlich auch nicht schwer – vieles ist intuitiv gestaltet oder so, dass man es rasch versteht und Erfolgs- und Aha-Erlebnisse nicht lange auf sich warten lassen. Dennoch: Notion erfordert etwas Einsatz – das muss man wollen.

Nun ein paar Anwendungsbeispiele:

Strukturiertes Sammeln von Informationen lässt sich mit Notion gut machen. Es kann durchaus als Evernote-Ersatz genutzt werden. Ich habe eine Datenbank angelegt, wo ich alles, was mir an hilfreichen kleinen Dingen im Leben unterkommt, notiere, mit URL, Notiz und Verschlagwortung ablege und dann leicht wiederfinden kann. Auch Bilder und Dateien lassen sich leicht einfügen (Beispiel).

“Habittracking” ist mit Notion leicht und vielfältig machbar. Welche Dinge habe ich wann, wie oft gemacht? Es lassen sich monatliche Auswertungen automatisiert erstellen (Beispiel).

Aufgaben- und Projektverwaltung ist eine groĂźer Bereich: es lassen sich Termine mit Erinnerungen anlegen, Aufgaben gefiltert anzeigen nach Arbeitsbereichen, Art der Tätigkeit, verfĂĽgbarer Zeit oder welchen Parametern auch immer – nichts davon ist vorgegeben, das erstellt man alles selbst. Die Aufgabendatenbank kann man mit einer Projektdatenbank verknĂĽpfen. So lässt sich im Monats- und QuartalsrĂĽckblick gut erfassen, was in welchem Projekt geschehen ist. Es gibt einige Youtube-Videos, die zeigen wie sich Todoist durch Notion ersetzen lässt (hier oder hier).

Hervorragend gelöst ist die Möglichkeit, ein und dieselbe Datenbank völlig unterschiedlich darzustellen (und diese Darstellungsformen auch abzuspeichern). Mal als schlichte Liste, als Kanban-Board, als Kalender, als Liste, die nach allen möglichen Parametern gefiltert und sortiert wird, u.v.a. Datenbank können beliebig oft auf einer Seite oder verschiedenen Seiten eingebunden werden. Dennoch bleibt es die eine Datenbank, wo eine Änderung dann überall zum Tragen kommt.

Notion = Evernote + Todoist + Trello + Google Calendar

 

Besonders ist auch, dass jeder Datenbankeintrag zugleich die Funktion einer Seite hat. Das heißt: neben den strukturierten Daten wie Vorname, Nachname, Adresse, etc. kann ich auch unstrukturierte Daten wie Text und Bilder außerhalb der Datenfelder erfassen (z.B. eine Telefonnotiz, o.ä.). Kann man nutzen, muss man aber nicht.

Schwerpunkt fĂĽr mich ist die Aufgabenverwaltung, die wirklich recht viele Parameter umfasst. In der Darstellung auf der Startseite meines Notion-Systems habe ich aber die allermeisten ausgeblendet – ich sehe nur das, was ich will: das, was ich mit “wichtig” gekennzeichnet habe, das, was in dieser Woche anliegt, o.ä. Kann also Aufgaben im kirchlichen Ehrenamt auf einer anderen Seite anzeigen lassen, als berufliche Aufgaben. Erfasst werden sie aber alle in einer Datenbank. Ich habe mir eine “Inbox” eingerichtet, in der ich Aufgaben rasch notieren kann, wenn sie mir einfallen. Diese Inbox gehe ich dann durch und plane und verschlagworte die Aufgaben dann, wenn ich dazu Zeit habe.

Auch die Arbeit im Team ist möglich – das habe ich aber bisher nicht ausprobiert. Es gibt viele Anleitungen auf Youtube, Notion selbst hat einen eigenen Youtube-Kanal mit vielen Videos fĂĽr Einsteiger. – hier empfiehlt sich auch ein Blick auf die “Featured Channels”, die Nutzungsbeispiele und Tutorials verschiedener AnwenderInnen zeigen.

AbschlieĂźend noch zwei Bemerkungen:

Die Möglichkeiten der freien Konfiguration, das Ausloten dessen, was geht – das hat eine kreative Community hervorgebracht. Viele Menschen sind äuĂźerst hilfbereit und stellen ihre selbstentwickelten Templates anderen frei zur (hier eine Auswahl).

Wer Gefahr läuft, sich im Erstellen und Modifizieren der Arbeitsumgebung zu verlieren, der muss bei Notion ein bisschen aufpassen. Es fĂĽhlt sich eben durchaus produktiv an, wenn man sich damit beschäftigt, seine Templates und Dashboards zu optimieren. In dieser Hinsicht verfĂĽhrt das Tool zum Prokrastinieren – man ist im Flow und gut beschäftigt, aber erledigt nicht unbedingt dass, was man auf der Todo-Liste stehen hatte.

 

Es scheint so, dass der User mittlerweile tatsächlich die Qual der Wahl hat. Evernote ist nicht mehr allein auf der Welt. Daneben stehen Programme, hinter denen interessante Konzepte stehen wie eben Notion oder auch Roam oder TiddlyWiki.

Man kommt wohl nicht darum herum, sich vor der Wahl fĂĽr ein Programm zu ĂĽberlegen, was genau man damit machen will. Das sollte zwar selbstverständlich sein, bietet aber auch keine Gewährleistung fĂĽr die “richtige” Wahl, denn meistens merkt man erst beim Gebrauch, was fehlt oder was man gerne anders hätte.

Umso wertvoller sind daher solche Berichte aus der Praxis, die dabei helfen, sich ein Bild ĂĽber die Philosophie und die Funktionsweise eines Programms zu machen.

Vielen herzlichen Dank, liebe Daniela Schulz, fĂĽr diesen ausfĂĽhrlichen informativen Erfahrungsbericht!

 

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Entscheidungshilfe: E-Mail schicken oder nicht?

Es gibt Leute, die behaupten, die beste E-Mail ist die, die gar nicht verschickt wird. Tatsächlich hören wir allerorts das Klagelied über die E-Mail-Flut, in der nahezu jeder Werktätige abzusaufen droht. Um dieser fatalen Entwicklung entgegen zu wirken, habe die Autoren von Co.Design ein nützliches Diagramm veröffentlicht. Es soll Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie ein E-Mail verschicken sollen oder nicht: Should You Send That Email? Here’s A Flowchart For Deciding.

 

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Wie Sie einen Mind-Sweep durchfĂĽhren

Eine der Grundprinzipien der Methode GTD von David Allen lautet “Alles aus dem Kopf”. Grund: Der Kopf ist ein hervorragender Diener, aber ein schlechter Organisator. Er erinnert einen immer zu den unpassendsten Gelegenheiten an Dinge, die noch zu erledigen sind. Die Folge ist Ablenkung, denn ich konzentriere mich nicht mehr auf die Aufgaben im Hier und Jetzt.

Also heißt es mit einem “Mind-Sweep” den Kopf entleeren. Wie das zu bewerkstelligen ist, zeigt uns Mike Vardy: 4 Simple Steps to Brain Dump for a Smarter Brain. Der mentale Kehraus läuft nach Mike in folgenden Schritten ab:

  1. Nehmen Sie Papier und Bleistift zur Hand
  2. Erstellen Sie Ihre Listen
  3. Setzen Sie Ihre Listen auf den PrĂĽfstand
  4. Vervollständigen Sie Ihre Listen

Bei Schritt Nr. 2 empfiehlt Mike, drei verschiedene Listen anzulegen (Notwendig, nützlich, nice to have). Ich halte das für kontraproduktiv. Schreiben Sie vielmehr alles untereinander weg auf und sortieren Sie erst dann in verschiedene Listen, wenn Ihr Gehirn im wahrsten Sinn des Wortes nichts mehr hergibt. Sammeln und ordnen gleichzeitig sorgt in unserem Oberstübchen für Verwirrung und das stört die Kreativität. Meine Empfehlung daher:

  1. Nehmen Sie Papier und Bleistift zur Hand
  2. Schreiben Sie alles untereinander auf (keine Kritik, kein Nachdenken, Bedeutendes, Unbedeutendes)
  3. Sortieren Sie Ihre Listen in “Unterlisten”, wie es für Sie Sinn macht (Projekte, Kontexte o. ä.)
  4. Setzen Sie Ihre Listen auf den PrĂĽfstand
  5. Ergänzen Sie, wo notwendig.

Ich wiederhole: Alles aus dem Kopf und hinein in ein sicheres Organisationssystem (Sie wissen schon: Das “Trusted system”)

 

Bild von khamkhor auf Pixabay

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Wie Andere die Dinge geregelt kriegen

Wenn ich einen Workshop zur Selbstorganisation begleite, bin ich immer gespannt, welche Kniffe meine Teilnehmer anwenden, um gut durch ihren Arbeitstag zu kommen. Ich weise immer darauf hin, dass sie etwas, was gut funktioniert, unbedingt beibehalten sollten. Gemäß dem alten Spruch “Never change a running system”, sollte man nicht etwas über Bord werfen, was sich bewährt hat, nur weil es auf den ersten Blick nicht zu einer Zeitmanagementmethode zu passen scheint. Vielmehr lautet hier die Frage: “Wie kann ich das eine tun ohne das andere zu lassen?”

Eine große Sammlung individueller Ansätze finden Sie auf der Website uses this. Dort erzählen Mitmenschen mit unterschiedlichsten beruflichen Hintergründen, wie sie die Dinge geregelt kriegen. Die Website uses this ist eine

collection of nerdy interviews asking people from all walks of life what they use to get the job done.

In den Kategorien finden Sie alle die Berufe, deren VertreterInnen bislang interviewt worden sind. Das sind seit Bestehen der Seite (2009) eine ganze Menge. Wenn Sie ein bisschen stöbern, tun sich da ganz neue Perspektiven auf.

 

Bild von Alexas_Fotos auf Pixabay

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GTD in Diagrammen

Warum war (und ist immer noch) GTD so erfolgreich? Für mich ist ein Kernelement für den Erfolg der klare Ablauf, der sich hervorragend in entsprechenden Diagrammen darstellen lässt. Vielleicht haben sich auch deshalb zuerst die ITler wild auf die Methode gestürzt und entsprechende Programme entwickelt. Folgerichtig gibt es mittlerweile Flow Sheets wie Sand am Meer, wie man hier sehen kann.

Karol Krol zeigt in seinem älteren Beitrag “Productivity Made Simple: The Key to GTD – Your Daily Graph of Activity” ebenfalls ein Ablaufdiagramm. Mir gefällt es gut, weil es klar, einfach aufgebaut und sehr ansprechend gestaltet ist. Karol erklärt, wie Sie das Diagramm nutzen können, um Ihre Dinge geregelt zu bekommen.

Der Artikel ist ein Teil einer Reihe mit dem Titel “Productivity Made Simple”. Bisher veröffentlicht:

 

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