Archiv der Kategorie: Projektmanagement

Extraversion und die Medienwahl von Projektmanagern

Was es alles gibt

Gerade bin ich ĂŒber die Thesis for Master of Business Administration von Robert Peloschek gestolpert. Der Titel lautet:

Auswirkungen des Persönlichkeitsmerkmals Extraversion auf die Medienwahl von Projektmanagern aus dem IT- und Telekommunikationsumfeld

Die Thesis“untersucht die Beziehung zwischen den Persönlichkeitsmerkmalen Extraversion und Introversion und der Mediennutzung von Projektmanagern„. Vielleicht interessiert sich der eine Leser oder die andere Leserin des ToolBlogs dafĂŒr. Sie könnten die vollstĂ€ndige Arbeit als pdf-Datei herunterladen.

Achtung, Wissenschaft ist schwere Kost!

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Lassen Sie sich anregen: 35 Trello-Boards

Ich habe es schon lĂ€uten hören, dass es ja mittlerweile viel „bessere“ Kartenstecktafelprogramme als Trello gibt. Meist wird hier Meistertask genannt. Mag sein, ich bleibe bei Trello, schon allein, weil ich mich damit auskenne und angemessen erfolgreich meine eigenen Projekte damit fahre. Frei nach dem Titel einer Platte meines Lieblingsgitarristen John Scofield: „Works for me“.

FĂŒr mich ist die Umsonst-Version von Trello mehr als ausreichend. DarĂŒber hinaus ist das Tool leicht zu bedienen und Ă€ußerst vielseitig. Wie vielseitig, habe ich noch gar nicht gewusst, bis ich ĂŒber einen Artikel auf dem innovate Magazinie gestolpert bin: Best 35 Trello Boards For You To See And Get Inspired.

Die vorgestellten Boards kommen aus folgenden Themenbereichen:

  • Eigene persönliche Entwicklung, z.B. ProduktivitĂ€t
  • Planung von Veröffentlichungen, z.B. Podcasts oder Blogartikel
  • Projektplanung wie Scrum, Kanban & Co
  • Marketing
  • Planung von Events von Hochzeit bis Dinner Party
  • Familie und Freunde

Gut, ich hÀtte die Kategorien anders benannt und auch die Einteilung anders vorgenommen. Nichtsdestoweniger finde ich die Zusammenstellung wirklich sehr anregend.

Sie können ĂŒbrigens die vorgestellten Boards sehr einfach ĂŒbernehmen und dann nach Ihren BedĂŒrfnissen verĂ€ndern. Auf Mausklick lĂ€sst sich jedes Board in Ihrem Account betrachten und verwenden oder weiter verarbeiten.

Weitere Anregungen fĂŒr Boards auf Trello finden Sie außerdem unter:

Sollten Sie sich jetzt verwundert die Augen reiben, weil Sie gar nicht wissen, was Trello ist, dann lesen Sie zum Einstieg:

Wenn Sie Projektarbeit lieben und gerne fernsehen, dann ist dieses Video vielleicht etwas fĂŒr Sie: Projekte organisieren mit Trello.

Projekte organisieren mit Trello | Grundlagen Tutorial deutsch

 

 

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Wie Sie einfach Ranglisten erstellen: Choicing

Manchmal ist es notwendig, eine Liste zu sortieren.

Ein Beispiel stellt eine To-do-Liste dar, in der die „wichtigste“ Aufgabe oben stehen soll und die „unwichtigste“ ganz unten. Alle anderen Aufgaben liegen irgendwo dazwischen.
Ein anderes Beispiel könnte die Sortierung eines Backlogs sein, mit der am meisten Wert schöpfenden Aufgabe oben usw.

Eine beliebte Methode, so eine Rangliste zu erstellen, ist der Paarvergleich. Das funktioniert recht gut, wenn die Zahl der Elemente der Liste ĂŒberschaubar ist. Ab einem gewissen Umfang kann das Unterfangen sehr mĂŒhselig werden. Man kann sich alles etwas leichter machen, wenn man ein Schema anwendet, wie es Andrea Windolph erklĂ€rt. Ich brauche auch nicht besonders zu erwĂ€hnen, dass es fĂŒr den Paarvergleich auch entsprechende Excel-Vorlagen gibt. Auf Sixsigmablackbelt.de finden Sie ein solches Template.

Noch einfacher ist es, wenn Sie fĂŒr das Ranking innerhalb einer Liste die Webanwendung Choicing verwenden. Danach bekommen Sie die Elemente immer in Dreierblöcken dargestellt und mĂŒssen daraus einen Favoriten wĂ€hlen. Nach einigen DurchgĂ€ngen ist die Rangliste fertig. Wie das praktisch aussieht, zeigt dieses Video:

Kurzanleitung: Schnell und sicher Priorisieren mit Choicing

 

Ich finde, bei diesem Programm handelt es sich wieder einmal um eines dieser Helferlein, die wenig Aufhebens machen, einfach zu bedienen sind und genau das tun, was sie sollen.

GefÀllt mir!

 

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Task Boards fĂŒr Gmail, Evernote & Co

Wenn Sie sich mit GTD und Ă€hnlichen Konzepten befasst haben, dann sind Ihnen zwei grundsĂ€tzliche Aufgabentypen bekannt. Es gibt Aufgaben, die lassen sich „in einem Rutsch“ erledigen und die großen Brocken, die Sie in Teilaufgaben zerlegen mĂŒssen um sie handhabbar zu machen. David Allen nennt letztere Projekte. Ich persönlich ziehe es vor, zwischen Ein- und Mehrschrittaufgaben zu unterscheiden.

FĂŒr die Organisation der Einschrittaufgaben verwende ich die Aufgabenleiste von Outlook, die ich nach den VorschlĂ€gen von Michael Linenberger eingerichtet habe. FĂŒr die Mehrschrittaufgaben habe ich eine Zeitlang ebenfalls mit Outlook experimentiert. Allerdings wurde das Ganze sehr schnell unĂŒbersichtlich, so dass ich mittlerweile meine persönlichen Projekte nach den Prinzip Personal Kanban mit Trello plane. In der Aufgabenleiste von Outlook verweise ich dann nur noch auf das entsprechende Task Board unter Trello.

Obwohl sich Trello zu diesem Zweck sehr gut eignet und etabliert ist, gibt es auch noch andere Möglichkeiten, ein Task Board zu erstellen. Sie können z.B. mit der Mind-Mapping-Software XMind in einer Kombination aus Organigramm und Baumdarstellung eine Aufgabenboard erstellen.

Melanie Pinola stellt in ihrem Beitrag Kanban Everything: How to Add Trello-Like Boards to Gmail, Evernote, and More Gestaltungsmöglichkeiten fĂŒr

  • GoogleMail (GMail)
  • Evernote
  • den Chrome-Browser
  • WordPress und auch
  • Outlook vor.

Meist handelt es sich um Erweiterungen nach dem Freemium-Modell, mit denen die Task-Board-FunktionalitĂ€t hergestellt werden kann. Das heißt die Basisausstattung ist kostenlos, fĂŒr die interessanten Zusatzfunktionen ist ein monatlicher Obolus fĂ€llig.

Ausgerechnet die Erweiterung fĂŒr Outlook bildet hier die Ausnahme. Sie heißt Outlook Taskboard und ist kostenlos ĂŒber GitHub zu beziehen. Allerdings mĂŒssen Sie fĂŒr den Gebrauch eine besondere Ordnerstruktur anlegen. Das Ganze ist schon ein wenig tricky. Dies und die Tatsache, dass die Verwendung von Erweiterungen in Outlook aus Performance- und VertrĂ€glichkeitsgrĂŒnden mit Vorsicht zu betrachten ist, hielt mich davon ab, das Add-on zu installieren.

Fazit: Ich stehe erst einmal weiter treu und fest zu Trello. Aber vielleicht sind diese Erweiterungen fĂŒr Sie eine Überlegung wert, was meinen Sie?

Übrigens sollten Sie durchaus als Alternative zu diesem Elektronikkram das gute alte Whiteboard und Post-it-Notes in ErwĂ€gung ziehen. Ich kenne eine Mengen Menschen, gerade auch aus dem IT-Bereich, die diese „altmodischen“ Werkzeuge benutzen und sehr zufrieden damit sind. VitaminP.info erklĂ€rt wie es geht:

Kanban in 2 Minuten erklÀrt | VitaminP.info

 

Das Buch zu Personal Kanban (Werbung)

 

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Vom Umgang mit schwierigen Menschen im Projekt

Als ToolBlog-LeserIn gehören Sie sicher nicht zu diesem Personenkreis, aber Sie haben sicher mit diesen Zeitgenossen zu tun. Die Rede ist von schwierigen Mitmenschen, die uns hier und dort das Leben schwerer machen als es ist. In diesm Blog habe ich schon mehrfach Autoren zitiert, die uns Hinweise geben, wie wir am besten mit ihnen umgehen können ohne unsere Nerven allzu sehr zu strapazieren (z. B. hier und hier).

Schwierige Mitmenschen sind ĂŒberall anzutreffen, also auch in Software-Projekten. Sie kommen in unterschiedlichen Erscheinungen daher. Neil Green widmet ihnen eine komplette Website mit dem Titel How to Deal with Difficult People on Software Projects. Neil hat sich die Rollen

  • Product Manager
  • Designer
  • Project Manager
  • Development Manager
  • Entwickler
  • QualitĂ€ter

genauer angeschaut und ordnet diesen Rollen unterschiedliche Typen von NervensÀgen zu. Diese versieht er auch mit griffigen Bezeichnungen. So finden wir zum Beispiel bei den Entwicklern Divas, Idealisten, Elefanten im Porzellanladen oder Rockstars. Zu jeder dieser Typen liefert Neil die Erkennungsmerkmale, eine Problembeschreibung und einige Hinweise zum erfolgreichen Umgang mit ihnen.

Zum leichteren Auffinden der Typen hat Neil eine schöne Grafik erstellt. Ein Klick auf das jeweilige Symbol bringt Sie schnell zur entsprechenden Beschreibung.

Auch wenn die Seite schön und aufwÀndig gemacht ist, bitte bedenken Sie, dass so eine Typisierung ihre Grenzen hat. Aber Schmunzeln ist sicherlich erlaubt.

 

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Wie Sie Ihre Dateien benennen und organisieren

Wenn Sie mich fragten, was ich in meinem Computerleben bereue und gerne Ă€ndern wĂŒrde, dann wĂŒrde ich Ihnen antworten, mich nie um die Benennung von Dateien gekĂŒmmert zu haben. Ich will es mit der Zerknirschung allerdings auch nicht ĂŒbertreiben, es gibt GrĂŒnde dafĂŒr. Ich habe mich deshalb nie darum gekĂŒmmert, weil:

  • die Übersichtlichkeit der Dateien auch ohne besondere Benennung gewĂ€hrleistet war. Schlicht und einfach, weil die DiskettenkapazitĂ€t sehr begrenzt war. Man hat halt die Diskette beschriftet. Das hat sich dann auf anderen Speichermedien fortgesetzt
  • in grauen Windows-Vorzeiten eine systematische Benennung nur schwer möglich war. Die Dateinamen mussten eine bestimmte LĂ€nge haben, ohne Leerzeichen auskommen usw.

Heute ist das natĂŒrlich anders, der Speicherplatz ist nahezu unbegrenzt und bei der Benennung können Sie (beinahe) machen, was Sie wollen. Nun ist der große Speicherplatz Fluch und Segen zu gleicht. Auf der einen Seite können Sie so viel Dokumente abspeichern, wie Sie möchten, auf der anderen Seite entsteht so ein fĂŒrchterlicher Datenverhau, in dem man sich kaum mehr zurecht findet. Das ist auch der Grund dafĂŒr, dass ich immer mal wieder verzweifelt nach einem cleveren Programm Ausschau halte, das mir die Suche nach verschollenen Dateien abnimmt.

Zum GlĂŒck bin ich ein Einzelunternehmer und muss meinen Rechenknecht bzw. meine Dateiablage nicht mit anderen Mitmenschen teilen. Wenn in Teams die Dateien abgelegt werden wie bei Luis Trenker im Rucksack, dann kann die Sache dramatisch ausgehen. SpĂ€testens dann nĂ€mlich, wenn ein Kollege auf die Dateien zugreifen muss und nicht weiß, wo er/sie mit der Suche ĂŒberhaupt anfangen soll.

Das Leibniz-Institut fĂŒr Bildungsforschung und Bildungsinformation hat auf der Website forschungsdaten bildung einen Ratgeber zum Dateimanagement veröffentlicht. Hier finden Sie allerhand Hinweise zur Dateibenennung, Ordnerstruktur und – ganz wichtig – zur Versionierung. Hier erfahren Sie auch, wie Sie den bestehenden Datenbestand analysieren und organisieren können. Allerdings ist mir das zu aufwĂ€ndig, das bemĂŒhe ich doch lieber eine geeignete interne Suchmaschine.

Was fĂŒr die Forschung recht ist, sollte fĂŒr den Arbeitsalltag billig sein. Auch wenn das beschrieben Vorgehen sehr formal zu sein scheint, so finden Sie m.E. doch einige umsetzbare Hinweise fĂŒr das Wald- und WiesenbĂŒro.

Was die Dateiorganisation in Projekten angeht, so möchte ich an dieser Stelle noch einmal auf das Grundlagenwerk von Fischbach und Steinbrecher hinweisen: Projektablage – Wie aus einer lĂ€stigen Pflicht eine mĂ€chtige Plattform fĂŒr Zusammenarbeit wird.

Tama66 / Pixabay

 

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Der Unterschied zwischen Kanban und Scrum

Ich beschĂ€ftige mich nun schon geraume Zeit mit Scrum und sehe mich einem PhĂ€nomen gegenĂŒber, dass ich auch von anderen Lernbereichen schon kenne. Wenn ich eine TĂŒr öffne, erscheinen dahinter gleich mehrere, die zunĂ€chst verschlossen sind. Oder andersherum: Immer wenn ich denke, ich hĂ€tte etwas verstanden, dann tauchen wieder neue Fragen auf.

Beispielsweise die, worin eigentlich der Unterschied zwischen Kanban und Scrum besteht. Kanban kenne ich noch aus dem Automotivebereich, aber nicht umsonst unterscheidet die Wikipedia zwischen Kanban als Methode der Prozesssteuerung und Kanban in der Softwareentwicklung. Meine Verwirrung war perfekt als ich dann auch noch von Scrumban lesen musste.

Klar, hier war Recherche angesagt und hier ist meine derzeitige Ausbeute:

  • Planview LeanKit: Kanban vs. Scrum: What are the differences? [Link]
  • Alexander Sergeev: What’s the Difference Between Scrum and Kanban? [Link]
  • Yatin Pawar: 7 key differences between Scrum and Kanban [Link]

Am hilfreichsten war der Artikel meines Freundes Jan Fischbach auf dem Teamworkblog: Lean, Scrum, Agile und Kanban im Vergleich (so, dass man es versteht). In seinem Beitrag erwĂ€hnt Jan auch das Minibuch von Henrik Kniberg und Matthias Skarin. Eine wirklich wertvolle Empfehlung. Vor allem aber hĂ€lt Jan sein Versprechen „so, dass man es versteht“.

Nein, ich werde hier nicht zusammenfassen, was denn nun der Unterschied zwischen Kanban und Scrum ist. Erstens bin ich noch nicht am Ende meiner Fragen (s.o.) und zweitens tun sich fĂŒr mich schon wieder neue Fragen auf.

Monfocus / Pixabay

 

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Scrum: Stolperfallen und Lösungen

Scrum und AgilitĂ€t sind derzeit in aller Munde. Bis April gehörte ich zu den Ahnungslosen, die sich unter Scrum nicht allzu viel bis gar nichts vorstellen konnten. Nach der Teilnahme an einem Seminar mit Jan Fischbach hat sich das etwas geĂ€ndert, mittlerweile kann ich den GesprĂ€chen der Fachleute wenigstens einigermaßen kompetent zuhören.

Jan hat es in dem Training geschafft, mich wirklich fĂŒr das Thema „anzuspitzen“, der Scrum Day in Filderstadt tat sein Übriges. Nach der LektĂŒre vieler Fachartikel und BĂŒcher zum Thema Scrum ist mir eines klar geworden:

It’s simple but not easy.

Übrigens muss man den Urhebern von Scrum, Jeff Sutherland und Ken Schwaber zugute halten, dass sie daraus nie einen Hehl gemacht haben. Im Scrum Guide (pdf-Datei] schreiben sie:

Scrum ist leichtgewichtig, einfach zu verstehen, schwierig zu meistern.

Der Teufel steckt im Detail und in der Anwendung von Scurm gibt es einige Fallstricke. Mishkin Berteig hat 24 Common Scrum Pitfalls zusammengefasst. Die Fallstricke reichen von „Exzessiver Vorbereitung/Planung“ ĂŒber „Zuweisung von Aufgaben“ bis hin zur „Anwesenheit der Scrum Master“. Zu jedem Fallstrick gibt es eine kurze Beschreibung und einen Link zu einem weiterfĂŒhrenden Beitrag.

Leider sehe ich mich (noch) nicht in der Lage, den Nutzwert des Artikels von Mishkin zu beurteilen. Allerdings gibt es dazu viele Kommentare, die einen nÀheren Blick sicher wert sind.

Viele Fragen, die die Umsetzung von Scrum aufwirft, kommen mir als Organisationsentwickler bekannt vor, DĂ©jĂ -vu sozusagen. Es wĂŒrde sich fĂŒr die Agilisten und Scrummer m. E. durchaus lohnen, einmal ĂŒber den Tellerrand in Richtung Gruppendynamik oder Problemlösungsmethodik zu schauen.

Da gĂ€be es fĂŒr sie einiges zu entdecken.

 

BĂŒcher zum Thema (Werbung)

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Infos ĂŒber Scrum und MĂ€rchen darĂŒber

Dieses Jahr hatte ich zum ersten Mal das VergnĂŒgen, beim Scrum Day in Filderstadt dabei zu sein. FĂŒr mich, der ich mit Scrum Neuland betrete, war die Veranstaltung Ă€ußerst lehrreich und hat wesentlich dazu beigetragen, dass meine Lernkurve seitdem stark angestiegen ist. Neben spannenden VortrĂ€gen und Workshops kam auch das Netzwerken nicht zu kurz, ich habe viele nette und interessante Menschen kennengelernt. Ein Highlight war fĂŒr mich das Open Space am Nachmittag des ersten Tages, dass ich zusammen mit Jan Fischbach und Edgar Rodehack begleiten durfte (s. Beweisfoto).

Jan hatte mir in auch die Session Barry Overeem empfohlen: The Scrum Master as a Change Facilitator. Kurz und klein, die Empfehlung von Jan war goldrichtig, das Hingehen hat sich gelohnt.

Von Barry stammt auch ein Artikel, in dem er einen ĂŒberblick ĂŒber 10 Mythen zu Scrum gibt: A Summary of the 10 Scrum Myths. Diese sind:

  1. Ein Scrum Master muss wÀhrend des Daily Scrums anwesend sein
  2. Der Sprint-Backlog darf sich wÀhrend eines Sprints nicht Àndern
  3. Releases gibt es nur am Ende eines Sprints
  4. Das Product Backlog muss aus User Stories bestehen
  5. Das Product Backlog ist priorisiert
  6. Der Product Owner ist ein BevollmÀchtigter der Stakeholder
  7. Der Scrum Master muss jedes Problem lösen
  8. Der Scrum Master ist ein Junior Agile Coach
  9. Im Scrum sind Story Points erforderlich
  10. Im Scrum gibt es keine Planung.

Ich gebe zu, Irrtum (2) bin auch ich aufgesessen. Aber man lernt ja dazu.

Wenn Sie jetzt so gar nichts mit diese AusdrĂŒcken anfangen können, aber gerne wissen möchten, um was es bei Scrum eigentlich geht, dann empfehle ich Ihnen diese Quellen fĂŒr eine erste Übersicht:

  • FĂŒr eilige Leser: Der Wikipedia-Artikel auf die Schnelle
  • Der Scrum Guide, auch in Deutsch erhĂ€ltlich (Die Grundlage, ein Muss!)
  • Agiles Projektmanagement mit Scrum, eine PrĂ€sentation von Eric Dreyer (pdf)
  • SCRUM, eine agile Methode zur Software Entwicklung. Seminararbeit von Raffael Schweitzer (pdf)
  • Scrum auf einer Seite von William C. Wake (pdf)
  • Scrum kompakt von Angelika Drach, Christoph Mathis (pdf)
  • Scrum – Auf dem Bierdeckel erklĂ€rt, diverse Autoren (pdf)

Eine kritische WĂŒrdigung von Scrum unternimmt Mark Harwardt in seiner Magisterarbeit:
Wasserfallmodell versus Scrum – Ist der gute Ruf der agilen Methode gerechtfertigt? (pdf)

Eine Anmerkung zum Schluss:
Besonders der Bierdeckel-Titel verleitet zu der Auffassung, Scrum sei einfach. Das stimmt nur zum Teil. Scrum ist

Einfach zu verstehen, aber schwierig zu meistern.

So die VĂ€ter des Ansatzes Jeff Sutherland und Ken Schwaber im Scrum Guide.
Ich finde, auch der erste Teil dieses Satzes stimmt nur bedingt.

 

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