Archiv der Kategorie: Präsentieren

Checkliste für Präsentationen

Offensichtlich habe ich es gerade etwas mit Checklisten. Nachdem ich vor ein paar Tagen schon eine zur Einsatzfähigkeit von Datenprojektoren veröffentliche habe, folgt diesmal eine generell zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Präsentationen.

Sie stammt von Scott Berkun, der sie als Ergänzung zu seinem Buch Bekenntnisse eines Redners veröffentlicht hat: Speaking checklist for great talks. Sie finden dort Punkte zum Abhaken für die einzelnen Phasen:

  • Vorbereitung
  • Aufbruch zur Veranstaltung
  • Während der Veranstaltung
  • Nach der Präsentation

Sie können die Checkliste auch direkt als pdf-Datei herunterladen.

Das Buch von Scott Berkun habe ich seinerzeit mit großem Gewinn gelesen. Ich kann es Ihnen nur empfehlen.

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Wie Sie einen Projektor einrichten

Vor einiger Zeit habe ich einen Artikel verfasst, in dem ich das Hohelied auf die Checkliste gesungen habe. Wie praktisch eine solche Liste ist, können Sie erahnen, wenn Sie den Beitrag von David Katzmaier lesen: How to set up a projector.

Wie der Titel verrät, geht es um die richtige Einstellung des Projektors vor einem Vortrag. Hier sind die Punkte, die Sie vor Ihrer Präsentation durchgehen sollten um das Funktionieren der Technik zu gewährleisten:

  1. Finden Sie den richtigen Ort, um den Projektor aufzustellen
  2. Falls Sie einen Bildschirm verwenden, stellen Sie ihn ein
  3. Optimieren Sie das Licht
  4. Stöpseln Sie alles zusammen und schalten Sie die Geräte ein
  5. Projizieren Sie ein Testbild, z. B. das hier
  6. Justieren Sie den Projektor mit einem Testbild
  7. Wählen Sie den richtigen Modus aus
  8. Optimieren Sie evtl. den Klang
  9. Schalten Sie das Licht aus und legen Sie los!

Falls Sie jetzt nicht auf die Schnelle wissen, was sich hinter einem bestimmten Checkpunkt verbirgt, dann gibt Ihnen David wertvolle Hinweise zu dem betreffenden Punkt.

Manchmal nützt aber auch die beste Checkliste nichts.
Hier ein Schwank aus meinem Leben:

Während eines Vortrags vor großem Publikum kämpfte ein Redner mit völlig willkürlichem Hin- und Herspringen der Folien. Zuerst dachen wir, er hätten versehentlich die automatische Bildfolge aktiviert. Das hätte aber nicht erklärt, warum die Folien wieder zurücksprangen. Schließlich stellte sich heraus, dass der Präsentierende einen Ordner auf die Laptopmaus gelegt hatte. Jedes Mal, wenn er an den Ordner stieß, wurde unabsichtlich die Maus geklickt und die Folien vor- und zurückbewegt.

Wie sagen unsere amerikanischen Freunde? Richtig:

Shit happens!

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[Foto von Tomasz Mikołajczyk [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Lampenfieber bekämpfen

Jeder kennt das, die einen mehr, die anderen weniger: Die Angst vor dem Sprechen vor der Gruppe.

Ich meine, irgendwo einmal gelesen zu haben, dass die Ursachen für diese Angst tief in unserem Inneren vergraben sind. Wir haben nämlich die Urangst, den Schutz der Gruppe zu verlieren, wenn wir sie verlassen und dies sogar dadurch markieren, dass wir uns vor die Gruppe stellen. Ich bin kein Anthropologe, aber ich kann diese Begründung für das Auftreten des berüchtigten Lampenfiebers durchaus nachvollziehen, denn der Mensch ist ein soziales Wesen, wie schon Aristoteles bemerkte.

Außerdem helfen uns derartige Betrachtungen auch nicht weiter, wenn wir eine Rede halten oder präsentieren müssen. Hier sind praktische Tipps gefragt. Solche, wie Sie sie beispielsweise in der Infografik How to Overcome Public Speaking Fear bekommen. Schauen Sie selbst:

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Edward Tufte über Daten, Analyse und Wahrheit

Als ich mich vor einiger Zeit mit Tim Themann über die Visulisierung “trockener” Daten unterhalten habe, gab er mir den Tipp, mich mit den Ideen von Edward Tufte zu beschäftigen. Das werde ich tun. Falls Sie das auch vorhaben, dann hilft uns beim Einstieg vielleicht dieses Video mit einem Vortrag des Meisters: Edward Tufte on Data, Analysis, & Truth.

Microsoft Machine Learning & Data Science Summit 2016 Keynote Session Dr Edward Tufte The Future

[via Presentation Zen]

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Stöckchen werfen: Präsentieren von Zahlen, Daten, Fakten

Vor einiger Zeit erschien hier im ToolBlog der Artikel So entkommen Sie aus dem PowerPoint-Knast. Leser Markus Jahns kommentierte diesen Beitrag so:

[…] welche Formate gibt es für die Präsentationen/ Schulungen von technischen Themen, bei denen eine hohe „Faktendichte“ besteht?

Dies ist in der Tat ein Problem, das mir auch in meinen Workshops immer wieder begegnet. Gerade Ingenieure fragen mich immer wieder, wie sie aus Zahlen, Daten, Fakten, Messreihen und Konstruktionsdetails, die i.a. als “trocken” bezeichnet werden, dennoch einen interessante Vortrag basteln können.

Ich dachte, ich leite die Frage von Markus Jahns mal als Stöcken an Menschen  weiter, die sich mit so etwas auskennen. Beginnen möchte ich mit Computermaler Tim Themann mit der Bitte, das Stöckchen nach der Antwort an einen Experten weiter zu reichen.

Vielen Dank. Ich bin gespannt.

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[Foto von raincarnation40 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Tipp: Workshop “Visualisieren und schreiben für Kanban und Post-its”

Wenn Sie öfters am Flipchart Abläufe erklären müssen, und welcher Projektschaffende muss das nicht, dann könnte der Workshop „Visualisieren und schreiben für Kanban und Post-its” für Sie interessant sein. Trainer ist Tim Themann, der in Fachkreisen auch als Computermaler bekannt ist.

Der Workshop findet am 4. April in Hamburg statt. Wenn Sie also den hohen Norden schnell erreichen können, dann hurtig, hurtig mit der Anmeldung, viel Zeit bleibt nicht mehr.

Demnächst finden Sie hier im ToolBlog die Aufzeichnung eines Gesprächs, dass ich mit Tim Themann im Rahmen meiner Podcast-Reihe führen durfte. Bleiben Sie am Ball!

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So entkommen Sie aus dem PowerPoint-Knast

Ehrlich gesagt, ein wenig hat sich beim  Schreiben dieser Überschrift schon der Stift die Tastatur gesträubt. Denn ich bin der Meinung, dass man für schlechte Präsentationen nicht das Werkzeug verantwortlich machen sollten, sondern denjenigen der das Werkzeug missbraucht. Ich möchte dies nicht vertiefen, ich habe darüber im ToolBlog schon öfters geschrieben.

Und so führt uns Paul McFredies mit dem Titel seines Artikels in die Irre: How to Escape the PowerPoint Prison. Denn eigentlich geht es in seinem Beitrag gar nicht um die vielgescholtene Software von Microsoft, sondern um alternative Präsentationsformate, wie

  • Pecha Kucha und verwandte
    Hier werden 20 Folien verwendet, von denen jede Folie nur höchstens 20 Sekunden gezeigt werden darf.  Eine Abwandlung ist der Ignite Talk, bei Sie für die 20 Folien insgesamt nur 5 Minuten zur Verfügung haben.
    (Wikipedia)
  • Die Takahashi-Methode
    Hier darf auf der Folie nur ein einziges (!) Wort stehen und das so groß wie möglich.
    (Wikipedia eng.)
  • Der Ansatz von Lawrence Lessig
    Dieses Format ist schon länger in Gebrauch. Es funktioniert ähnlich wie die Takahashi-Methode, nur dass Sie anstatt nur einem Wort auch einen ganzen Satz oder ein Zitat verwenden dürfen. Man ist ja schließlich großzügig.

Speed Geeking (Wikipedia engl.) wiederum ist eigentlich gar kein Präsentationsformat, sondern eine Methode, das Auditorium ständig in Bewegung und im Gespräch zu halten. Man teilt die Zuhörer in Kleingruppen auf und ordnet die Gruppen unterschiedlichen Vorträgen zu.  Die Vorträge laufen nun simultan, wenn sie beendet sind, rotieren die Gruppen so lange, bis jede Gruppe jedes Referat gehört hat.
Ich selbst praktiziere das seit urvordenklichen Zeiten in meinen Workshops zur Vorstellung von Ergebnissen von Gruppenarbeiten. Dass das Ganze “Speed Geeking” heißt, habe ich aus diesem Artikel zum ersten Mal erfahren.

Zu jedem dieser Ansätze finden Sie in dem Artikel von McFredies weiterführende Links. Lassen Sie sich inspirieren.

Übrigens: Wenn Sie Mac-Nutzer sind, und Takahashi oder Lessig einmal ausprobieren möchten, dann empfehle ich Ihnen Deckset. Hier können Sie mit Markdown in Windeseile ansprechende Folien erstellen.

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[Foto von Chelsea Creekmore [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die illustrierte Geschichte von PowerPoint

Das passt! Gestern hatte ich noch geschrieben, wie Sie Ihren Vortrag zweckmäßig strukturieren können, heute stolpere ich über einen Artikel über die Entstehung des wohl meistverwendeten Präsentationsprogramms: How Microsoft PowerPoint Began. Genau genommen handelt es sich um eine Infografik. Schauen Sie hier:

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Wie Sie Ihren Vortrag strukturieren

Ein Qualitätsmerkmal einer Präsentation, das immer wieder unterschätzt wird, ist die Struktur oder der rote Faden. Leider habe ich schon oft erlebt, wie Folien einfach wie an eine Perlenschnur aneinander gereiht werden, ohne dass ein logischer Aufbau zu erkennen ist.

Wie wir aus der Pädagogik wissen, ist eine zweckmäßige Struktur für das Verstehen und das Behalten von Inhalten von großem Vorteil. Ein grundlegendes Schema ist das induktive vs. das deduktive Vorgehen:
Beim induktiven Verfahren gehen Sie  vom Besonderen aus, um von da aus auf allgemeine Aussagen zu schließen. Beim deduktiven Vorgehen machen Sie es genau umgekehrt. Sie stellen einen allgemeinen Grundsatz vor, den Sie dann auf ein besonderes Beispiel anwenden. Insbesondere bei technischen Präsentationen lohnt es sich, darüber nachzudenken, ob und wenn ja, welcher der beiden Ansätze am besten für die Darstellung eines Sachverhalts geeignet ist.

Nun gibt es aber auch noch andere Möglichkeiten, eine Präsentation zu strukturieren. Nick Morgan stellt 5 Quick Ways To Structure A Presentation vor. Diese sind:

  1. Die Struktur der Problemlösung
    Wann: Wenn Sie das Publikum von Ihrer Lösung überzeugen möchten.
    Wie: Starten Sie mit einem allgemeinen Rahmen, beschreiben Sie das Problem und offerieren danach die Lösung. Schließen Sie den Vortrag mit der Aufforderung ab, etwas zu tun.
  2. Die Ausschluss-Methode
    Wann: Wie oben, wenn Sie Gegner im Publikum vermuten.
    Wie: Schildern Sie kurz das Problem. Danach greifen Sie die Lösungsansätze Ihrer Opponenten auf und erklärten mit allem Respekt, warum diese nicht funktionieren. Die einzige Lösung, die übrig bleibt, ist natürlich Ihre.
  3. Die Struktur einer Geschichte (Story-Telling)
    Eine Geschichte folgt drei Akten: Einführung, Hauptteil (Wende), Schluss. Sie kennen das von Gaius Julius Caesar: Veni, vidi, vici (Ich kam, sah, siegte). Managerbiographien und andere Heldengeschichten sind oft nach diesem Muster gestrickt.
  4. Der chronologische Ablauf
    Hier erzählen Sie eine Geschichte im chronologischen Ablauf. Diese Struktur sollten Sie wirklich nur dann einsetzen, wenn sie Sinn macht. Denn leicht gehen in der Fülle der Schritte die Höhepunkte verloren. Ehrlich gesagt, für mich ist dies nur ein ganz schwacher roter Faden.
  5. Die Demonstrationsstruktur
    Nick nennt Steven Jobs als Beispiel. Erst erklären Sie, warum man ein Produkt dringend braucht, welche Probleme es für die Zuhörer löst  und warum es einfach toll ist. Wenn Sie das Publikum “heiß gemacht” haben, stellen Sie endlich das Produkt vor. Hier sehen Sie, wie das geht.

Steve Jobs introducing the first iPhone (MacWorld 2007)

 

Und wie mache ich das?

Ich selbst bin ein großer Fan der Beyond-Bullet-Points-Methode von Cliff Atkinson. Cliff schlägt vor, den Inhalt eines Vortrags nach Art einer Pyramide zu strukturieren.

Wenn Sie Glück haben, dann erwischen Sie noch ein deutschsprachiges Restexemplar seines Buches “Erzählen statt Aufzählen”. Ansonsten müssen Sie zum englischen Original greifen. Lesenswert ist das Buch allemal, denn Sie erhalten dort auch ein Template, mit dem Sie effizient den roten Faden für Ihre nächste Präsentation entwickeln können.

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Wie Sie mit Dingbats Ihre Präsentation aufpeppen

Sie kennen sicher diese Symbolschriften unter Windows. Hierbei werden die “normalen” Buchstaben durch kleine Bildsymbole ersetzt. Die bekanntesten dieser “Schriften” dürften wohl Dingbats oder Wingdings sein. Es gibt aber noch mehr davon, manche kostenlos, manche in mehr oder weniger kostenpflichtigen Schriftsammlungen, z.B. hier oder hier.

Vor einiger Zeit habe ich in einem Beitrag beschrieben, wie Sie solche Bildschriften verwenden können, um auf einfache Weise Ihre Dokumente oder Präsentationsfolien aufzupeppen: Visualisieren mit Dingbats & Co.

Tom Kuhlmann ergänzt diese Hinweise durch seinen Artikel: Create Free Icons and Images in PowerPoint Using Dingbat Fonts. Er beschreibt für PowerPoint ab Version 2013, wie Sie Dingbat-“Buchstaben” in Vektorgrafiken umwandeln. Es gibt auch ein kurzes Video dazu:

Create custom images using free fonts and PowerPoint

 

Wenn Sie etwas tiefer einsteigen wollen, dann schauen Sie sich ein anderes Video mit einer detaillieren Beschreibung des Vorgehens an.

Mir gefällt die Idee. Vielleicht ist sie auch für den einen oder anderen Leser interessant.

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