Archiv der Kategorie: Methoden

Wie Sie der E-Mail-Flut entgegentreten: 7 einfache Tipps

Ich denke, die Klagen über unnütze und nervige E-Mails sind so alt wie das Medium selbst. Und fast so alt sind die Tipps und Tricks, wie man sich gegen die E-Mail-Flut zur Wehr setzt. Troy Larson hat aus seiner Sicht ein paar kleine Kniffe aufgelistet: 7 Ways to Easily Stop Email Overload. Hier sind sie:

1. Fragen Sie sich, ob eine E-Mail überhaupt die angemessene Kommunikationsform ist

Das kann sich man gar nicht oft genug fragen. Eine Faustregel: Je “kritischer” die Nachricht ist, desto mehr sollte der Kommunikationskanal in Richtung f2f-Gespräch gehen. Grobe Richtung: Wenn unkritisch, dann E-Mail, wenn etwas kritisch, dann Telefon, wenn haarig, dann persönliches Gespräch. Beim E-Mail-Verkehr gibt es keinen Tonfall, keine Mimik und keine Körpersprache!

2. Versetzen Sie sich in die Position des Adressaten

Überlegen Sie genau, welches Wissen und welches Verständnis Sie voraussetzen können. Überfordern und unterfordern Sie Ihr Gegenüber nicht. Was soll am anderen Ende ankommen. Was soll Ihr Partner wissen oder tun? Was soll er/sie begriffen haben. Wenn Sie möchten, dass er/sie etwas tun soll, können Sie das vielleicht im Betreff schon formulieren: “Bitte um Entscheidung, um Rücksprache, um Klärung” usw.

3. Nehmen Sie evtl. Fragen vorweg

Das hängt stark mit 2. zusammen. Versetzen Sie sich in den Empfänger Ihrer Nachricht und fragen Sie sich, was aus seiner Sicht noch offen geblieben sein könnte.

4. Heben Sie Wichtiges hervor

Wenn Sie reine Textmails schreiben, so wie ich, dann können Sie dennoch Worte _unterstreichen_ oder *hervorheben*.

5. Benutzen Sie Vorlagen!

Dieser Tipp folgt dem Grundsatz, wo immer Sie etwas automatisieren können, tun Sie es: Standardtexte, Signaturen, Filter, Regeln usw.

6. Sprechen Sie Ihre Empfänger gezielt an

Sie wissen schon, das leidige Thema CC, FWD und BCC. Überlegen Sie sich bitte genau, an wen die Nachricht gehen soll. Grundsatz: So wenig Empfänger wie möglich, so viel wie nötig. Andernfalls erzeugen Sie genau das sinnlose Rauschen, das Sie selbst ja auch nicht im Briefkasten sehen wollen.

7. Legen Sie Ihre persönlichen Einstellungen für E-Mails fest

Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und reden darüber, wie wichtig Ihnen gute E-Mail-Kommunikation ist und welche Kriterien Sie dafür haben. Das gilt besonders dann, wenn Sie Führungskraft sind.

 

Ich glaube, E-Mail ist so schnell nicht totzukriegen. Da werden wohl noch weitere Tipps folgen.

epicantus / Pixabay

 

 

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Das Visual Understanding Environment

Wenn Sie mit Concept-Maps arbeiten, dann kennen Sie sicher auch die kostenlose Software Cmap Tools. Mit diesem mächtigen Programm können Sie solche Diagramme erstellen, bearbeiten und verwalten.

Sollten Sie auf der Suche nach einer Alternative zu Cmap Tools sein und möchten darüber hinaus noch die  Vorzüge von Concept Mapping und Mind-Mapping verbinden, dann gefällt Ihnen vielleicht  VUE. VLE steht für Virtual Understanding Environment und wurde von Angehörigen der Tufts University ausgeknobelt. Auf der Website wird das Programm so beschrieben:

The VUE project is focused on creating flexible tools for managing and integrating digital resources in support of teaching, learning and research. VUE provides a flexible visual environment for structuring, presenting, and sharing digital information.

Sie können sich in einer Galerie den Leistungsumfang dieses Programms anschauen. Die Mapbeispiele sind wirklich sehr beeindruckend. Für den Austausch unter den Benutzern sorgen Tweets und ein Blog. Das Programm läuft unter allen drei wichtigen OS-Plattformen.

Für VUE gibt es eine ganze Reihe von Erklärvideos auf YouTube. Wie dieses zum Beispiel:

Visual Understanding Environment Introduction

 

 

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Lernen mit digitalen Karteikarten

Ich bin ja ein großer Fan des Prinzips der Lernkartei nach Sebastian Leitner. Momentan lerne ich meine Vokabeln mit Anki. Ich gebe zu, ich habe eine ganze Zeitlang gebraucht, um die Arbeitsweise von Anki zu verstehen. Auch jetzt bin ich mir nicht sicher, ob ich das Programm richtig (aus-) nutze.

Vielleicht helfen mir die Hinweise von Polar: 13 Lucky Tips for using Anki and Spaced Repetition in 2019. Wenn alle Stricke reißen, dann kann man sich auch intensiv in Anki einarbeiten, mit dem offiziellen Handbuch oder den Artikeln des Anki-Spezialisten Stefan Moosmann.

Eine interessante Alternative zu Anki ist Mochi. Hier können Sie Notizen in Lernkarten umwandeln und nach dem Leitner-Prinzip memorieren. Das Programm gibt es für Mac, Windows und Linux. Ausprobieren können Sie Mochi im Browser. Das Besondere: Die Einträge können in Markdown geschrieben werden. Für mich ein gewichtiges Argument.

Wenn Sie gar nichts installieren möchten, dann versuchen Sie es doch einmal mit Quizlet. Sieht auch ganz vielversprechend aus.

 

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Der Leitfaden für konzentriertes Arbeiten

Es gibt Bücher, die ich so interessant finde, dass ich sie sogar zweimal in die Hand nehme um sie noch besser zu verstehen. Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen von Cal Newport ist so ein Buch.
Newport beschreibt in seinem Buch die Segnungen des Deep Work. Er bezeichnet damit Phasen des konzentrierten Arbeitens unter Ausschaltung von Ablenkungen jedweder Art.

Es ist zwar sehr zu empfehlen, das Buch zu lesen, aber Sie müssen es nicht unbedingt. Fadeke Adegbuyi hat eine umfangreiche Anleitung vorgelegt, wie Sie Deep Work auch so erreichen können. In ihrem Artikel The Complete Guide to Deep Work zeigt sie Ihnen:

  • Wie Sie Deep Work am besten praktizieren
  • Wie Sie Ihre Fähigkeiten zu Deep Work verbessern
  • Wie Sie digitale Ablenkungen vermeiden
  • Wie Sie oberflächliches Tun aus Ihrem Leben verbannen
  • Wie Sie einen erfolgreichen Start mit Deep Work hinlegen

Wir sind ja gewohnt, dass unseren amerikanischen Freunde mit ihren Überschriften gerne etwas übertreiben. Neben dem Wort „ultimativ“ finden sich sehr oft auch andere Superlative, die versprechen, was dann der Artikel oft nicht halten kann.
Hier ist das anders. Fadeke kann m. E. schon mit einiger Berechtigung von einem complete guide sprechen. Sie finden hier wirklich eine nützliche Anleitung, die viele Facetten des Deep Work aufgreift. Sogar an eine Checkliste für eine erfolgreiche Umsetzung hat sie gedacht.

Lesens- und beachtenswert!

i410hlr / Pixabay

 

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Welches Diagramm eignet sich für welche Daten?

Als ausgesprochenes Augentier war ich schon immer ein großer Anhänger von Visualisierungsmethoden, wie dem geneigten Leser dieses Blogs nicht entgangen sein dürfte. „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“, sagt schon der Volksmund. Das trifft besonders auf die berüchtigten Zahlenfriedhöfe zu, die als Diagramme meist leichter zu verdauen sind.

Wenn Sie sich bei der Auswahl des geeigneten Diagramms helfen lassen wollen, benutzen Sie doch den Chart Chooser. Zunächst wählen Sie, was mit der Darstellung verdeutlicht werden soll. Dann klicken Sie einfach die geeignete Diagrammform an, wählen, ob Sie Excel oder Powerpoint benutzen wollen und schon können Sie die fertige Diagrammvorlage herunterladen. Ansprechend und praktisch obendrein.

Etwas ähnliches stellt ExtremePresentation zur Verfügung, sogar auf Deutsch: Chart Chooser in German (pdf-Datei). Der Chart Chooser dient als einfache Entscheidungshilfe, welche Daten mit welchen Grafiken zweckmäßig dargestellt werden können. Für den Schreibtisch dient eine pdf-Datei der Übersicht, die Sie sich kostenlos herunterladen können.
Nebenbei bemerkt, ist die Website ExtremePresentation ein Fundgrube mit Tipps über das Erstellen und Gestalten von Präsentationen.

Lesenswert, weil umfangreich und sehr informativ, ist auch der einschlägige Artikel von Steven Franconeri: Multiple views on how to choose a visualization. Zu dem Artikel gibt es auch eine Infographik zum Download als pdf-Datei.

 

Buch zum Thema (Werbung)

 

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Apps für das Erstellen von Infografiken

Vielleicht haben Sie es schon bemerkt. Meine Kurznachrichten werden immer durch eine Infografik abgeschlossen. Ich mag diese Infografiken, denn Sie verschaffen einen Überblick zu Zahlen, Daten, Faken zu einem bestimmten Thema.

Sie möchten Ihre eigenen Infografiken erstellen? Versuchen Sie es doch einmal mit den 5 Best Free Tools to Make Infographics Online, die Kamosh Pathak in seinem Beitrag vorstellt. Wie der 30Titel verrät, sind diese Apps frei und webbasiert. Um die ersten Versuche zu starten, müssen Sie also kein Geld ausgeben und auch kein Programm installieren. Hier seine Auswahl:

  1. Canva
  2. Visme
  3. Piktochart
  4. Venngage
  5. Infogram

Dass die Programme kostenfrei sind, stimmt leider nicht so ganz, denn sie folgen dem Freemium-Modell. Meist können Sie nur eine begrenzte Anzahl an Infografiken mit ebenso begrenzten Programmfunktionen erstellen. Wenn Sie die Anwendung in ganzer Pracht nutzen wollen, wird ein Obolus fällig. Nun gut, für das Ausprobieren und die ersten Schritte dürften die kostenlosen Varianten erst einmal ausreichen.

Wenn Ihnen die o.a. Auswahl nicht ausreicht, dann gibt es auch noch andere Alternativen. Einige davon habe ich in Werkzeuge für Infografiken aufgeführt. Karl Gude hat darüber sogar eine Präsentation auf Slideshare erstellt.

Sie können Ihre Infografik aber auch mit dem erstellen, was bei Ihnen sowieso auf dem Rechner ist, mit Bordmitteln sozusagen. Lesen Sie hier, wie Sie Infografiken mit Powerpoint erstellen. Powerpoint dürfte auf jedem gut sortierten Rechner installiert sein.

Von Venngage gibt es auch eine nette Anleitung für Beginner, die Ihnen bei der Arbeit unter die Arme greift.

Ansonsten betrachten Sie einfach diese Infographic About Infographics:

 

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Time-Boxes: Wie viel Zeit für welches Meeting?

Seit ich mich mit Scrum und der Tomatentechnik auseinandergesetzt habe, bin ich ein Fan von Time-Boxes. Wie der Name sagt, werden bei diesem Ansatz bestimmte Zeitspannen für das Arbeiten definiert, die nicht überschritten werden dürfen.

In der Regel berechnem wir unseren Arbeitstag stundenweise und planen ihn dementsprechend. Auch in Programmen wie Outlook hat der (Arbeits) -tag 8 Stunden á 60 Minuten. Infolgedessen blocken wir Zeitfenster zum Beispiel für Besprechungen auch stundenweise. Warum wir das machen? Wir wissen es selbst nicht, vermutlich weil das Programm es einfach so vorgibt.

Dabei ist diese 60-Minuten-Lösung schon aus organisatiorischen Gründen nicht optimal. So brauchen die Teilnehmer Zeit, um von einem Ort zum anderen zu wechseln, sich einzufinden und „anzukommen“. Zeit, die man braucht, an die aber oft nicht gedacht wird.

Das weiß auch Alison Davis und hat andere Ideen zur Zeitplanung. In ihrem Artikel Why Changing The Length of Your Next Meeting Will Make It Dramatically Better empfiehlt sie die 10-30-50-90-Regel, um die Effektivität von Meetings entscheidend zu steigern.

Bei den Zahlen handelt es sich um Time-Boxes, die Allison für bestimmte Besprechungstypen vorsieht:

  • 10 Minuten für Besprechungen, in denen eine offene Frage kurz und knapp beantwortet werden muss oder Feedback zu einem Vorschlag eingeholt werden soll
  • 30 Minuten werden eingeplant für Gespräche unter 4 Augen zur fokussierten Behandlung eines Problems
  • 50 Minuten ist die Zeitvorgabe, wenn das Thema komplizierter ist oder mehrere Punkte zu besprechen sind
  • 90 Minuten sind vorgegeben zur Ideenfindung, für Strategiediskussionen oder Problemlösungen

Wenn Sie jetzt noch dokumentieren, ob sie die vorgesehenen Ziele tatsächlich in der vorgesehenen Zeit erreichen konnten, dann haben Sie eine hervorragende Ausgangsbasis für künftige Verbesserungen. Empirisches Arbeiten auf der Grundlage von Daten eben.

[via Lifehacker]

olafpictures / Pixabay

 

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Wie Sie ein Notizbuch für die Jackentasche verwenden

Vor ein paar Wochen habe ich im ToolBlog beschrieben, wie ich mein Notizbuch führe. Ich benutze derzeit ein Buch im Format DIN A 5. Ich dachte, das wäre praktisch, da ich es immer mit mir herumtragen könne. Lange Rede, kurzer Sinn, ich werde beim nächsten Mal wieder reumütig zum „Großformat“ DIN A 4 zurückkehren. Es schreibt sich damit einfach besser, besonders mit dem Füller.

Wie sich herausgestellt hat, brauche ich für unterwegs nicht unbedingt ein analaloges Notizbuch. Mir genügen mein iPhone und Apps wie Braintoss oder Captio, mit denen ich mir kurze Nachrichten direkt in den Eingangskorb von Outlook verschicke.

Vielleicht möchten Sie aber dennoch auch unterwegs nicht auf ein Notizbuch zum Anfassen verzichten. Für mich bietet sich in diesem Fall der Hipster PDA an (Artikel im ToolBlog). Er besteht aus nichts anderem als einem Stoß Karteikarten, die mit einer Klammer zusammengehalten werden. Es gibt auch eine Luxusversion, die MindPapers von X17.

3 Easy Hipster PDA Hacks

 

Und wenn Sie doch ein „gebundenes Buch“ bevorzugen? Während des GTD Summits in San Francisco habe ich die Field Notes kennengelernt, die mir sehr gut gefallen haben.

Trent Hamm beschreibt in seinem sehr ausführlichen Artikel How to Use a Simple Pocket Notebook to Change Your Life, wie er diese Notizbücher im Alltag einsetzt. Sie erfahren dort:

  • Warum er solche analoge Notizbücher verwendet
  • Was beim Kauf von Stift und Buch zu beachten ist und warum er sich für die Field Books entschieden hat
  • Wie er das Notizheft führt
  • Wie er die Notizen verarbeitet
  • Was er mit gefüllten alten Heften macht

Einiges wird Ihnen bekannt vorkommen. Die Vorgehensweise ähnelt dem, was ich in meinem Artikel auch schon beschrieben habe. Ich möchte an dieser Stelle noch einmal betonen, dass ich im Gegensatz zu Trent das Notizheft nicht für To-do-Listen, sondern nur als Behälter für Informationen nutzen würde.

 

Field Notes & Co (Werbung)

 

 

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Medien in Workshops: Eine Übersicht

Mehrfach haben mich Teilnehmer gefragt, welche Medien ich in meinen Workshops einsetze und warum gerade hier an dieser Stelle, dort an jener aber nicht. Für mich ein willkommener Anlass, noch einmal darüber nachzudenken, welche Vor- und Nachteile die unterschiedlichen Medien haben.

Im Folgenden finden Sie eine kleine Übersicht über die Hardware, die in meinen Workshops zum Einsatz kommt. Zu jedem Werkzeug finden Sie die Vor- und Nachteile und ein paar besondere Hinweise. Es versteht sich von selbst, dass die Auswahl subjektiv ist. Was für mich ein Nachteil darstellt, mag für einen anderen gerade der Grund sein, dieses Medium zu verwenden. Eine subjektive Liste also, die Ihnen Anregungen geben soll und hoffentlich von Nutzen sein wird.

Die Medien:

fxxu / Pixabay

Sprache

Vorteile

  • Immer vorhanden, außer bei Husten und Heiserkeit

Nachteile

  • Kann leicht monoton werden
  • Dynamik ist nicht immer leicht herzustellen

Materialien

  • In großen Räumen: Mikrofon

Bemerkung

  • Sprachmelodie, -tempo und Tonhöhe variieren (Dynamik)
  • Verständliche Sprache verwenden
  • Kurz und präzise Sätze
  • Klar und deutlich sprechen
  • Die Kehle feucht halten: Viel Wasser oder Tee trinken

Daten- oder Arbeitsblatt (neudeutsch: Handout)

Vorteile

  • Fertig vorbereitet, wiederverwendbar
  • Auch nach dem Workshop verfügbar (ggf. auch vorher)
  • Anzahl der Kopien kann angepasst werden
  • Man kann einen Pool von Handouts anlegen, aus dem man sich immer wieder bedienen kann

Nachteile

  • Erstellen, Formatieren und Vervielfältigen kann aufwändig werden
  • Nur unterstützend, z. B. bei Referaten, Lehrgesprächen usw.

Bemerkung

  • Inhalt knapp halten. 1-Blatt Prinzip: Das Wesentliche muss auf ein Blatt passen
  • Beschränkung auf Zahlen, Daten, Fakten („ZDF“)
  • Arbeitsblätter sollten übersichtlich strukturiert und ansprechend gestaltet werden

Whiteboard (früher: Tafel)

Vorteile

  • In den meisten Besprechungsräumen vorhanden, fast immer verfügbar
  • Inhalt kann entwickelt werden, ggf. gemeinsam mit den Teilnehmern
  • Kann situativ nach Bedarf eingesetzt werden
  • Kann auch als Fläche für Haftklebezettel oder für Magnete verwendet werden

Nachteile

  • Einmal Gelöschtes steht nicht weiter zur Verfügung
  • Oft eingetrocknete Farbreste infolge schlechter Pflege
  • Schreiber stehen mit dem Rücken zum Publikum
  • Meist fest an der Wand montiert und daher unflexibel
  • Fotografieren manchmal schwierig, da das Licht zu stark reflektiert (Abhilfe: s.u.)

Materialien

  • Spezielle Filzstifte für Whiteboards
  • Reinigungsflüssigkeit mit Wischtuch
  • Spezielle App zur Dokumentation, z. B. Office Lens

Bemerkung

  • Groß und deutlich schreiben
  • Die richtigen Stifte verwenden, Whiteboardstifte nicht mit Flipchartstiften verwechseln!
  • Sorgfältige Reinigung erforderlich
  • Vor dem Löschen des Inhalts ggf. zur Dokumentation ein Foto machen

Pinnwand

Vorteile

  • Interaktives Arbeiten möglich (Kartenabfrage, Ishikawa-Diagramm usw.)
  • Arbeitsergebnisse können durch Abfotografieren schnell dokumentiert werden
  • Zettel bzw. Karten können umgeordnet werden, dadurch Strukturieren möglich
  • Wand für Poster, Plakate und Fotografien
  • Komplexe Sachverhalte können dargestellt werden, da gute Übersicht
  • Wenig Aufwand

Nachteile

  • Pinnwände sind leicht, aber sperrig, daher nicht immer leicht zu transportieren
  • In Unternehmen nicht immer vorhanden
  • Wird oft nur im Seminarkontext gesehen und deswegen oft als „Spielzeug“ betrachtet
  • Packpapier als Trägermaterial im richtigen Format muss vorhanden sein

Materialien

  • Pinnwand (Material: Schaumstoff oder Wellpappe, kein Kork!)
  • Pinnwandpapier im passenden Format, braun oder weiß
  • Haftklebezettel (Post-its) oder Metaplankärtchen mit Pinnnadeln

Bemerkung

  • Auf Zettel klar und deutlich schreiben. Blockbuchstaben in max. drei Zeilen
  • Schwarze Filzstifte benutzen
  • Wenn Metaplankärtchen, dann bitte nur mit richtigen Pinnnadeln verwenden. Keine Stecknadeln, da Verletzungsgefahr
  • Möglichst Haftzettel verwenden, spart gegenüber Kärtchen ein paar Arbeitsgänge
  • Filzstifte für Haftzettel mit Rundspitze
  • Haftzettel plan ankleben
Post It Notes Lay Flat Tip

Flipchart

Vorteile

  • Als Arbeitsgerät das eierlegende Wollmilchschwein. Vielfältige Verwendungsmöglichkeiten
  • Vorbereitung von Flipchartblättern möglich
  • Einfach zu handhaben
  • Kann situativ nach Bedarf eingesetzt werden
  • Transportabel und daher flexibel zu platzieren
  • Erstellen einer Flipchartgalerie zur Dokumentation des Arbeitsfortschritts und der Ergebnisse
  • Leichte Dokumentation durch Abfotografieren

Nachteile

  • Manchmal sind die Flipcharts schwer und schwer zu bewegen
  • Oft sind Flipcharts mangels Wartung nicht kippsicher und können umfallen
  • Spezielle Flipchartblöcke erforderlich. Die Bohrung der Löcher passt nicht immer
  • Das Mitschreiben am Flipchart erfordert Übung

Materialien

  • Flipchart
  • Flipchartblock
  • Geeignete Filzmarker möglichst mit Keilspitze in verschiedenen Farben und ggf. mit unterschiedlicher Strichbreite
  • Wachsmalblöcke zu Hervorheben und Aufhübschen des Inhalts

Bemerkung

  • Vor der Verwendung immer auf Funktionssicherheit überprüfen: Steht das Flipchart stabil und kippsicher?
  • Sind die Flipchartstifte gefüllt?
  • Groß und deutlich schreiben
  • Flipchartbögen nummerieren, damit der richtige Ablauf nachvollzogen werden kann
  • Man kann mit Haftzetteln und zwei Flipcharts nebeneinander eine Pinnwand ersetzen.

Datenprojektor (neudeutsch: Beamer)

Vorteile

  • Nahezu in allen Workshopräumen vorhanden
  • Präsentationen können vorbereitet und mehrfach verwendet werden
  • Als Medium allgemein akzeptiert (wenn auch selten geliebt)
  • Helle Projektionsfläche und Verdunkelung notwendig
  • Einsatz von Videos möglich
  • In kleinen Gruppen effizientes Arbeiten durch Vorgabe der Handlungsschritte möglich

Nachteile

  • Anspruchsvolles teures Equipment
  • Oft schlechte Erfahrungen der Zuhörer mit langweiligen Präsentationen
  • Fördert die Passivität der Teilnehmer
  • Für gute Präsentationen hoher Vorbereitungsaufwand
  • Sitzordnung oft durch feste Montage des Projektors schwer veränderbar

Materialien

  • Laptop, Tablet oder Smartphone
  • Datenprojektor
  • Geeignete Kabel, Anschlüsse und Adapter

Bemerkung

  • Unbedingt vor der Veranstaltung die Funktionstüchtigkeit der Anlage überprüfen: Anschlüsse, Adapter etc.
  • Falls Ton verwendet wird, überprüfen, ob die Lautsprecher des Laptops ausreichen. Wenn nicht, ist im Raum ein Lautsprecher mit Anschluss vorhanden? Ansonsten portablen Lautsprecher verwenden

 

Das wäre meine kleine subjektive Zusammenstellung. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, besonders, was die Bemerkungen angeht. Falls Sie aus eigener Erfahrung noch zusätzliche Punkte beisteuern möchten, freue ich mich auf Ihren Kommentar.

Ich werde diese Liste auch immer wieder einmal aktualisieren. Entweder, weil mir in der Praxis etwas auf- oder einfällt oder ich ein neues Medium ausprobiere.

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Ab wann lohnt sich Automatisierung?

Wenn Sie eine Aufgabe immer und immer wieder auf die gleiche Weise erledigen müssen, dann lohnt es sich darüber nachzudenken, ob Sie sie in irgendeiner Weise automatisieren können. So lautet der wohlmeinende Ratschlag, den ich in meinen Workshops gebe. Im Prinzip stimmen die Teilnehmer zu, aber in den Gesichtern steht ein großes Fragezeichen:

Ab wann lohnt sich eine Automatisierung?

Die Frage nach dem Return of Invest ist absolut berechtigt, denn schließlich muss mit einem Aufwand an Zeit und Mühe die Automatisierung erstellt werden, ganz egal, ob Sie für ein Programm ein Makro programmieren oder Textbausteine definieren.

Cory Doctorow hat in seinem Beitrag How much time should you spend automating a routine task? eine interessante Tabelle veröffentlicht. Diese zeigt, wie viel Zeit Sie in die Automatisierung von Routineaufgaben stecken müssen, damit Sie über einen Zeitraum von fünf Jahren einen bestimmten Zeitbetrag sparen können (auf die Grafik klicken).

 

Nun halte ich den Zeitraum von fünf Jahren für bei weitem zu hoch gegriffen. Ich hätte den Zeitrahmen ein bis drei Jahre für realistischer gehalten. Aber das kann man ja selbst einmal runterrechnen. Man muss nur die Zeit dazu haben.

BTW: Wenn Sie sich bez. der Automatisierung nicht sicher sind, dann denken Sie über den idealtypischen Ablauf nach und erstellen dafür eine Checkliste. Das ist zwar keine Vollautomatisierung, erleichtert die Arbeit aber dennoch außerordentlich. Und Zeit sparen Sie auch.

 

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