Archiv der Kategorie: Methoden

Wie Andere die Dinge geregelt kriegen

Wenn ich einen Workshop zur Selbstorganisation begleite, bin ich immer gespannt, welche Kniffe meine Teilnehmer anwenden, um gut durch ihren Arbeitstag zu kommen. Ich weise immer darauf hin, dass sie etwas, was gut funktioniert, unbedingt beibehalten sollten. Gemäß dem alten Spruch “Never change a running system”, sollte man nicht etwas über Bord werfen, was sich bewährt hat, nur weil es auf den ersten Blick nicht zu einer Zeitmanagementmethode zu passen scheint. Vielmehr lautet hier die Frage: “Wie kann ich das eine tun ohne das andere zu lassen?”

Eine große Sammlung individueller Ansätze finden Sie auf der Website uses this. Dort erzählen Mitmenschen mit unterschiedlichsten beruflichen Hintergründen, wie sie die Dinge geregelt kriegen. Die Website uses this ist eine

collection of nerdy interviews asking people from all walks of life what they use to get the job done.

In den Kategorien finden Sie alle die Berufe, deren VertreterInnen bislang interviewt worden sind. Das sind seit Bestehen der Seite (2009) eine ganze Menge. Wenn Sie ein bisschen stöbern, tun sich da ganz neue Perspektiven auf.

 

Bild von Alexas_Fotos auf Pixabay

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Die große Anleitung zum Aufräumen

Es ist schon interessant, was manchmal in meinem Eingangskorb an Hinweisen zu interessanten Artikeln landet. The Ultimate Home Decluttering Guide ist ein solcher Beitrag. Zuerst war ich skeptisch, handelt es sich doch um eine Seite, die von einer Organisation betrieben wird, die Immobilien in der Nähe von Armeestützpunkten in den USA (Military Home Search) anbietet.

Auf den zweiten Blick ist es dann nicht mehr ganz so abwegig, dass sich ein solches Unternehmen mit dem Aufräumen von Häusern und Wohnungen beschäftigt. Schließlich lässt sich mit aufgeräumten Immobilien, die in Schuss gehalten sind, leichter handeln als mit heruntergekommenen Bruchbuden. Ein wichtiges Randthema für Immobilienfritzen sozusagen.

Sei’s drum. Der The Ultimate Home Decluttering Guide macht seinem Namen alle Ehre. Sie finden dort wirklich ausführlichste Hinweise zum Aufräumen der eigenen oder gemieten vier Wände. Unterteilt ist der „Aufräum-Guide“ in folgende Kategorien:

  • Vorteile des Aufräumens
  • Angewohnheiten und Strategien des Aufräumens
  • Aufräumen Raum für Raum
  • Fehler beim Aufräumen, die man vermeiden sollte
  • Die Psychologie der Unordnung

Ich habe den Eindruck, dass der Hype um Marie Kondō und ihre Aufräumeritis zwar bereits seinen Höhepunkt überschritten hat. Aber egal, ob ich mich darin täusche oder nicht. Es wird immer aktuell bleiben, seinen Laden in Ordnung zu halten, mit oder ohne Hilfe aus Japan.

Manchmal reicht dazu auch ein (ultimate) Decluttering-Guide im Internet.

 

Bild von Angelo Giordano auf Pixabay

 

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Wie Sie richtig Notizen machen: 10 Prinzipien

Nach wie vor bin ich ein Freund handschriftlicher Notizen. Ich sammle sie in einem linierten Notizbuch der Größe DIN A 5 und sichte meine Aufschriebe einmal pro Woche während des Weekly Reviews.

Wie man Notizen schreibt und verwaltet, dazu gibt es Artikel und Literatur wie Sand am Meer. Geben Sie auf diesem Bildschirm oben rechts in das Suchfeld nur mal das Stichwort „Notiz“ ein. Für mich der Maßstab bez. Tipps für Notizen ist immer noch Die Megaseite über das Notizen machen.

Nun wurde mir ein Artikel von Tiago Forte in den Posteingang gespült, der sich auch diesem Thema widmet: How To Take Smart Notes: 10 Principles to Revolutionize Your Note-Taking and Writing. Tiago hat das bekannte (aber von mir nie verstandene) Zettelkastenprinzip von Nicklas Luhmann analysiert und leitet daraus diese Prinzipien ab.

  1. Schreiben ist nicht das Ergebnis des Denkens, sondern das Medium,
    durch das Denken stattfindet
  2. Tun Sie so, als ob allein das Schreiben zählt
  3. Niemand beginnt etwas total von Anfang an
  4. Werkzeuge und Techniken sind nur so gut wie der Arbeitsablauf
  5. Standardisierung ermöglicht Kreativität
  6. Unsere Arbeit wird nur besser, wenn wir ständig hochwertiges Feedback einholen
  7. Arbeiten Sie an mehreren gleichzeitigen Projekten (!)
  8. Organisieren Sie Ihre Notizen nach Kontext, nicht nach Thema
  9. Folgen Sie immer dem interessantesten Pfad
  10. Halten Sie widersprüchliche Ideen fest

Wenn sich Ihnen bei dem einen oder anderen Prinzip die Nackenhaare sträuben, dann sind Sie nicht allein. Mir ging es zum Beispiel bei Nummer 7 so. Tiago liefert daher zu jedem einzelnen Prinzip eine ausführliche Erklärung. Ob Ihnen diese einleuchtet, ist dann wieder eine andere Sache.

Er ist natürlich nicht der Einzige, der sich mit Notizen beschäftigt. Hier noch einige Fundstücke mehr, die ich der geneigten Leserschaft nicht vorenthalten will:

Fortsetzung folgt…

Bild von Pexels auf Pixabay.

 

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Ein Werkzeug für vernetztes Denken: Roam

Schon immer haben mich Programme interessiert, die das Denken im allgemeinen und das vernetzte Denken (gibt es eigentlich ein anderes?) im besonderen unterstützen. Daher meine Vorliebe für Programme zu Mind-Mapping, Concept-Mapping und andere Methoden dieser Art.

Nun bin ich wieder über eine solche Anwendung gestolpert. Sie heißt Roam und ist ein

Note-taking tool für networked thought.

Offensichtlich kann man Notizen anlegen und diese durch clevere Verlinkung miteinander vernetzen. Das Programm lässt sich über den Browser steuern, man muss sich auf der entsprechenden Website registrieren. Es gibt also nicht herunterzuladen und auf dem eigenen Rechner zu installieren.

Ich steige noch nicht so richtig durch, wie Roam funktioniert, die Philosophie dahinter ist mir noch nicht klar. Aber es gibt eine Menge Erklärvideos zum Beispiel für den Einsatz von Roam in der Aufgabenorganisation

Task Management in Roam

 

oder für Luhmanns Zettelkastenmethode („Zettlekasting“):

 

Wer so wie ich Text den bewegten Bildern vorzieht, für den gibt es eine Einführung, natürlich mit Roam verfasst.

Über seine Verwendung von Roam hat Nat Eliason einen Erfahrungsbericht geschrieben: Roam: Why I Love It and How I Use It. In diesem ausführlichen Beitrag stellt er vor:

  • Warum er Roam benutzt
  • Wie er es als „Zweithirn“ verwendet
  • Wie das Programm seine Produktivität unterstützt

Hauptaugenmerk legt Nat auf den Einsatz als CRM-System, ein Gebiet, das für mich nicht so wichtig ist, aber vielleicht die eine Leserin oder den anderen Leser interessiert.

Was mich bei diesen Programmen immer stört ist, dass ich letztendlich nicht die Kontrolle über meine Daten habe. Ich meine das gar nicht einmal im Sinne des Datenschutz. Aber was passiert, wenn Roam irgendwann mal wieder vom Netz genommen wird? Wohin kommen dann meine sorgfältig gehegten und gepflegten Notizen? Und falls ich sie sichern kann, habe ich dann anderweitig Zugriff um sie auf dem Desktop weiter zu verwenden?

Wäre ja nicht das erste Mal (Gruß an Google)…

 

Nachtrag (17. 2. 2020)

Auch Anne-Laure Le Cunff hat sich in einem ausführlichen Artikel mit Roam beschäftigt: How to use Roam Research: a tool for metacognition. Sie erklärt, welcher Philosophie Roam folgt und das ist ja für einen Newbie schon mal die halbe Miete.

Nachtrag (3. 3. 2020)

Roam scheint derzeit einen kleinen Boom zu erleben. Hier eine Beitrag auf reddit und die Diskussion dazu: Building a Second Brain in Roam…And Why You Might Want To.

 

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Schreiben Sie einen Brief an sich selbst!

Als ich am Beginn meiner Trainerkarriere stand, war eine Methode gebräuchlich, die den Transfer von Seminarinhalten in die Praxis durch einen „Brief an sich selbst“ sicherstellen wollte. Das ging so:

Am Ende einer Veranstaltung wurden die TeilnehmerInnen gebeten, ein Schreiben mit ihren Lernerfahrungen und den sich daraus ergebenden Konsequenzen zu verfassen. Idealerweise sollten in dem Brief auch Vorsätze für die zukünftige Arbeitspraxis formuliert werden. Danach wurde das Papier in einen Umschlag gesteckt und mit der eigenen Adresse versehen. Die Briefe wurden eingesammelt und vom Trainer nach einer vereinbarten Zeit verschickt. Nach z.B. einem Jahr erhielten die TeilnehmerInnen ihren „Brief an sich selbst“ und konnten überprüfen, wie weit sie das Erlernte im Alltag umgesetzt hatten.

Zumeist waren diese Briefe vorstrukturiert. Hier ein paar Beispiele:

  • Schulentwicklung NRW: Brief an mich Link
  • DGB-Bildungswerk Thüringen e. V.: Erwartungsbrief (pdf-Datei)
  • Methodium: Brief an mich selbst (pdf-Datei)

Wenn Sie auch etwas über den theoretischen Hintergrund der Methode erfahren möchten, dann empfehle ich Ihnen den Beitrag zur Briefmethode aus dem Methodenpool der Uni Köln (pdf-Datei).

Ich gebe zu, ich konnte mich nie mit dieser Methode anfreunden und habe sie infolgedessen selbst nie eingesetzt. Das Verhältnis von Nutzen zu Aufwand schien mir nicht gerechtfertigt.

In Zeiten wie diesen schreibt man allerdings nicht mehr Briefe, sondern E-Mails. Was läge da näher, eine E-Mail an sich selbst zu schreiben. Sie haben es geahnt, auch dafür gibt es eine App.

Auf FutureMe können Sie so eine Nachricht in die Zukunft verfassen. Sie schreiben einfach den Text, entscheiden, wann Sie die E-Mail erreichen soll, setzen Ihre E-Mail-Adresse ein und ab geht die Post. Sie sollten natürlich eine E-Mail-Adresse verwenden, die sie auch nach der abgelaufenen Frist noch benutzen. Wegwerf-Adressen machen hier wenig Sinn.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Mail auch anonym veröffentlichen. Diese Public, but Anonymous, Letters dienen dann der Neugierbefriedigung irgendwelcher Zeitgenossen (Wir selbst sind natürlich nicht neugierig).

Sollten Sie für dieses Jahr Vorsätze gefasst haben, dann ist das vielleicht die geeignete Art und Weise, nächstes Jahr oder später zu überprüfen, was daraus geworden ist.

 

Bild von Bruno /Germany auf Pixabay

 

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Das (-/+)-System von Patrick Rhone

Viele Mitmenschen ziehen es vor, ihre Arbeit mit Papier und (Blei-) Stift zu organisieren. Und ja, dafür gibt es auch gute Gründe.

Patrick Rhone gehört zu diesen Papierliebhabern. Für die Organisation seiner Notizen und Aufgaben hat er ein einfaches Kennzeichnungsystem entwickelt. Mit seiner Hilfe kann er sofort sehen, was mit der Notiz als nächstes zu tun ist. In seinem Beitrag The Dash/Plus System nennt er die Kürzel und ihre Bedeutungen:

  • –     Tätigkeit, die noch nicht erledigt ist
  • +    Tätigkeit, die bereits erledigt (abgehakt) ist
  • →  Wartend, zum Beispiel auf die Erledigung einer anderen Aufgabe.
  • ←  Delegierte Aufgabe. Entspricht dem @WartenAuf bei GTD.
  • Δ    Dreieck: Wichtige Notiz, an die man sich erinnern und daher leicht wieder finden möchte.
  • ⊗  Kreis: Ein Kreis um die vorgenannten Symbole bedeutet, dass man diesen Punkt an einen anderen Ort, z.B. in eine andere Liste verschoben hat.

Natürlich können Sie diese Symbole auch durch eigene ersetzen oder auch um eigene ergänzen, sollte Ihnen dieses Set nicht ausreichen. Allerdings empfehle ich Ihnen der Regel „so wenig wie möglich, so viel wie nötig“ zu folgen, denn sonst verliert man leicht den Überblick.

Mir selbst genügt ein A für „Aufgabe“, das immer dann durchgestrichen ist, wenn die Aufgabe in Outlook eingepflegt ist. Dann verwende ich noch „RD“ für „Recherche“ und den Elektroblitz für „Idee“. Das muss reichen.

Ach ja, wie Patrick empfehle ich auch liniertes Papier, evtl. mit Rand für die Symbole.

 

Bild von Free-Photos auf Pixabay

 

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Wir putzen Alles!

Vielleicht schaffen wir es nicht, die Welt zu retten, aber dann sollten wir zumindest versuchen, sie zu putzen. Natürlich nicht auf einmal im Ganzen, sondern Stück für Stück. Eine Anleitung dazu liefert die Website HowToCleanStuff. Sie finden dort Anleitungen zum Sauber machen von Dingen aller Art, eingeteilt in die Kategorien:

Über ein einschlägiges Blog können Sie sich mit den neuesten Nachrichten rund um das Putzen versorgen lassen. Wenn Sie möchten, funktioniert das sogar per RSS-Feed in Ihrem Newsreader.

Es ist unglaublich, was die Autoren an Putzbarem zusammengetragen haben. Sollten Sie trotzdem, was unwahrscheinlich ist, nicht fündig werden, dann steht Ihnen ein Formular zur Verfügung, auf dem Sie Ihr Putzproblem schildern können. Sie können dann auf kompetente Antwort hoffen:

HowToCleanStuff.net provides valuable cleaning information, tools for managing your household, and direct assistance with cleaning and maintenance questions. You can trust that our cleaning guides are well-researched and credible.

Monfocus / Pixabay

 

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Matthew Cornell testet Methoden

Wenn Sie Matthew Cornell nicht kennen, dann befinden Sie sich in bester Gesellschaft. Ich kenne ihn nämlich auch nicht, zumindest nicht persönlich. Er hat aber einen bemerkenswerten Artikel auf seinem Blog veröffentlicht, in dem er mehr oder weniger bekannte Produktivitätstricks in seinem persönlichen Arbeitsalltag testet und uns seine Erfahrungen mitteilt: Just do it! But HOW?.

Die Veröffentlichung des Artikels ist zwar schon einige Jahre her, aber dennoch hat der Beitrag kaum an Aktualität eingebüßt. Matthew bewertet Ansätze, die heute immer noch diskutiert, angewendet oder verworfen werden. Beispiele sind die Vierfeldermatrix, Tagesplanung oder die Buchführung über Unterbrechungen.

Mir gefällt, dass Matthew nicht nur erzählt, was gut funktioniert, sondern auch, was überhaupt nicht geklappt hat. Beispielsweise die künstliche Deadline (“It was a disaster, and I hated it”). Kann ich nur bestätigen.

Pavlofox / Pixabay

 

 

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Ein großes Lob auf die Tafel!

Vor lauter Projektoren, Internet und anderem Technikgedöns vergessen wir ab und zu die Vorzüge der einfachen Tafel. Die Tafel ist zwar von der Schieferversion zum Whiteboard mutiert, an ihren grundsätzlichen Vorzügen hat das aber nichts geändert. Das findet auch Kevin Purdy. In seinem Artikel “How a Whiteboard Helped a Terrible Delegator Keep a Team On-Task” benennt er folgende Vorteile:

  • Tafeln sind so groß, dass jeder sehen kann, was darauf geschrieben steht
  • Tafeln regen zu Ideen an, denn wir alle möchten gerne leere Stellen füllen
    (das kennen wir vom Mind-Mapping)
  • Tafeln fördern den Gedankenfluss durch die physische Tätigkeit des Schreibens an
    (da hätten vielleicht die Kinästheten etwas dazu zu sagen)
  • Tafeln zwingen uns nicht zur Selbstverpflichtung (“commitment”), sondern fördern das Ausspucken von Gedanken zum weiteren Erörtern
  • Tafeln kann man kaum mit samt einem Rucksack verlieren

Na gut, die letzten zwei Vorteile lassen wir einmal dahingestellt, aber ich habe noch andere Punkte beizusteuern:

  • Man kann Whiteboards immer wieder auswischen und so die Inhalte neu strukturieren
  • Whiteboards lassen sich mit Haftklebezetteln als Pinnwandersatz verwenden
  • Whiteboards kann man als spezielle Tafeln verwenden, z. B. als Kanbanboard oder für die Maßnahmenplanung. Ach ja, Sie können darauf auch prima MindMaps malen.

Ganz ohne Nachteile geht es allerdings nicht. Wenn Sie etwas ausgewischt haben, ist es weg. Für immer. Es sei denn, Sie fotografieren vorher das Ergebnis. Das ist bei Whiteboards gar nicht so einfach, denn einfallendes Licht wird stark reflektiert. Allerdings können Sie sich von entsprechenden Apps helfen lassen, zum Beispiel von MS Office Lens (iOS, Android) oder 3M Post-it (iOS, Android), wenn Sie Ihr Whiteboard mit Haftklebezettel verziert haben.

Tipps und Tricks in Hülle und Fülle finden Sie auch auf dem Blog meines verehrten Kollegen Tim Themann. Einfach in das Suchfeld oben rechts „Whiteboard“ eingeben. Sie werden staunen über die Fülle der Ergebnisse.

 

Sie sehen, mitunter macht es Sinn, sich auf alte Medien zu besinnen.
Warum? Weil sie sich bewährt haben.

 

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Ein Loblied auf die Checklist!

Ich kenne einige Leute, die das Primat der Schriftlichkeit in der Arbeitsorganisation nur mit einem spöttischen Lächeln begleiten. „Wozu habe ich denn sonst mein Gehirn, wenn ich mir meine Aufgaben nicht mehr merken soll oder kann“, wird von diesen Menschen oft gefragt. Meine Antwort: Zum Denken! Das berühmte Zitat von David Allen lautet dazu:

Your Mind Is For Having Ideas, Not Holding Them.

Der Ratschlag lautet, lagern Sie alle Daten aus, damit Ihr Kopf Platz für Ideen hat. Oder wie es Vera Birkenbihl einmal ausgedrückt hat:

Vom Gehirnbesitzer zum Gehirnbenutzer.

So gibt es eine Menge intelligenter Menschen in anspruchsvollen Berufen, die Checklisten benutzen, um sich den Umfang und die Reihenfolge von Routinetätigkeiten eben nicht merken zu müssen. Denken Sie an Piloten oder Chirurgen. Für die Ausübenden dieser Berufe und noch mehr für deren „Kunden“ könnte es fatal enden, wenn eine Tätigkeit vergessen würde.

Ein (mir leider unbekannter) Autor gibt in seinem Artikel The Simple Genius of Checklists, from B-17 to the Apollo Missions einen kurzen Abriss über die Geschichte der Checklist.

Die Übersicht reicht von einer Checklist für die Piloten des Militärflugzeuges Boeing B-17 über die Checklisten der Apollo-Mission bis hin zum Gebrauch im modernen Operationssaal.

Und hier ist die Checkliste es Autors für die Erstellung von Checklisten:

  1. Untersuchen Sie die bisher aufgetretenen Fehler.
  2. Konzentrieren Sie sich auf vermeintlich „dummes Zeug“.
    (Beachten Sie in diesem Zusammenhang Murphys Gesetz).
  3. Halten Sie die Liste einfach.
  4. Entscheiden Sie sich zwischen der Variante „Getan und abgehakt“ und der Variante „Als nächstes zu tun“.

Wenn Sie mehr über Checklisten erfahren wollen, dann empfehle ich Ihnen das Buch von Atul Gawande Checklist-Strategie: Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen.

 

Von NASA – http://grin.hq.nasa.gov/ABSTRACTS/GPN-2001-000013.html, Gemeinfrei, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=32049

 

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