Archiv der Kategorie: Methoden

Das (-/+)-System von Patrick Rhone

Viele Mitmenschen ziehen es vor, ihre Arbeit mit Papier und (Blei-) Stift zu organisieren. Und ja, dafür gibt es auch gute Gründe.

Patrick Rhone gehört zu diesen Papierliebhabern. Für die Organisation seiner Notizen und Aufgaben hat er ein einfaches Kennzeichnungsystem entwickelt. Mit seiner Hilfe kann er sofort sehen, was mit der Notiz als nächstes zu tun ist. In seinem Beitrag The Dash/Plus System nennt er die Kürzel und ihre Bedeutungen:

  • –     Tätigkeit, die noch nicht erledigt ist
  • +    Tätigkeit, die bereits erledigt (abgehakt) ist
  • →  Wartend, zum Beispiel auf die Erledigung einer anderen Aufgabe.
  • ←  Delegierte Aufgabe. Entspricht dem @WartenAuf bei GTD.
  • Δ    Dreieck: Wichtige Notiz, an die man sich erinnern und daher leicht wieder finden möchte.
  • ⊗  Kreis: Ein Kreis um die vorgenannten Symbole bedeutet, dass man diesen Punkt an einen anderen Ort, z.B. in eine andere Liste verschoben hat.

Natürlich können Sie diese Symbole auch durch eigene ersetzen oder auch um eigene ergänzen, sollte Ihnen dieses Set nicht ausreichen. Allerdings empfehle ich Ihnen der Regel „so wenig wie möglich, so viel wie nötig“ zu folgen, denn sonst verliert man leicht den Überblick.

Mir selbst genügt ein A für „Aufgabe“, das immer dann durchgestrichen ist, wenn die Aufgabe in Outlook eingepflegt ist. Dann verwende ich noch „RD“ für „Recherche“ und den Elektroblitz für „Idee“. Das muss reichen.

Ach ja, wie Patrick empfehle ich auch liniertes Papier, evtl. mit Rand für die Symbole.

 

Bild von Free-Photos auf Pixabay

 

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Wir putzen Alles!

Vielleicht schaffen wir es nicht, die Welt zu retten, aber dann sollten wir zumindest versuchen, sie zu putzen. Natürlich nicht auf einmal im Ganzen, sondern Stück für Stück. Eine Anleitung dazu liefert die Website HowToCleanStuff. Sie finden dort Anleitungen zum Sauber machen von Dingen aller Art, eingeteilt in die Kategorien:

Über ein einschlägiges Blog können Sie sich mit den neuesten Nachrichten rund um das Putzen versorgen lassen. Wenn Sie möchten, funktioniert das sogar per RSS-Feed in Ihrem Newsreader.

Es ist unglaublich, was die Autoren an Putzbarem zusammengetragen haben. Sollten Sie trotzdem, was unwahrscheinlich ist, nicht fündig werden, dann steht Ihnen ein Formular zur Verfügung, auf dem Sie Ihr Putzproblem schildern können. Sie können dann auf kompetente Antwort hoffen:

HowToCleanStuff.net provides valuable cleaning information, tools for managing your household, and direct assistance with cleaning and maintenance questions. You can trust that our cleaning guides are well-researched and credible.

Monfocus / Pixabay

 

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Matthew Cornell testet Methoden

Wenn Sie Matthew Cornell nicht kennen, dann befinden Sie sich in bester Gesellschaft. Ich kenne ihn nämlich auch nicht, zumindest nicht persönlich. Er hat aber einen bemerkenswerten Artikel auf seinem Blog veröffentlicht, in dem er mehr oder weniger bekannte Produktivitätstricks in seinem persönlichen Arbeitsalltag testet und uns seine Erfahrungen mitteilt: Just do it! But HOW?.

Die Veröffentlichung des Artikels ist zwar schon einige Jahre her, aber dennoch hat der Beitrag kaum an Aktualität eingebüßt. Matthew bewertet Ansätze, die heute immer noch diskutiert, angewendet oder verworfen werden. Beispiele sind die Vierfeldermatrix, Tagesplanung oder die Buchführung über Unterbrechungen.

Mir gefällt, dass Matthew nicht nur erzählt, was gut funktioniert, sondern auch, was überhaupt nicht geklappt hat. Beispielsweise die künstliche Deadline (“It was a disaster, and I hated it”). Kann ich nur bestätigen.

Pavlofox / Pixabay

 

 

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Ein großes Lob auf die Tafel!

Vor lauter Projektoren, Internet und anderem Technikgedöns vergessen wir ab und zu die Vorzüge der einfachen Tafel. Die Tafel ist zwar von der Schieferversion zum Whiteboard mutiert, an ihren grundsätzlichen Vorzügen hat das aber nichts geändert. Das findet auch Kevin Purdy. In seinem Artikel “How a Whiteboard Helped a Terrible Delegator Keep a Team On-Task” benennt er folgende Vorteile:

  • Tafeln sind so groß, dass jeder sehen kann, was darauf geschrieben steht
  • Tafeln regen zu Ideen an, denn wir alle möchten gerne leere Stellen füllen
    (das kennen wir vom Mind-Mapping)
  • Tafeln fördern den Gedankenfluss durch die physische Tätigkeit des Schreibens an
    (da hätten vielleicht die Kinästheten etwas dazu zu sagen)
  • Tafeln zwingen uns nicht zur Selbstverpflichtung (“commitment”), sondern fördern das Ausspucken von Gedanken zum weiteren Erörtern
  • Tafeln kann man kaum mit samt einem Rucksack verlieren

Na gut, die letzten zwei Vorteile lassen wir einmal dahingestellt, aber ich habe noch andere Punkte beizusteuern:

  • Man kann Whiteboards immer wieder auswischen und so die Inhalte neu strukturieren
  • Whiteboards lassen sich mit Haftklebezetteln als Pinnwandersatz verwenden
  • Whiteboards kann man als spezielle Tafeln verwenden, z. B. als Kanbanboard oder für die Maßnahmenplanung. Ach ja, Sie können darauf auch prima MindMaps malen.

Ganz ohne Nachteile geht es allerdings nicht. Wenn Sie etwas ausgewischt haben, ist es weg. Für immer. Es sei denn, Sie fotografieren vorher das Ergebnis. Das ist bei Whiteboards gar nicht so einfach, denn einfallendes Licht wird stark reflektiert. Allerdings können Sie sich von entsprechenden Apps helfen lassen, zum Beispiel von MS Office Lens (iOS, Android) oder 3M Post-it (iOS, Android), wenn Sie Ihr Whiteboard mit Haftklebezettel verziert haben.

Tipps und Tricks in Hülle und Fülle finden Sie auch auf dem Blog meines verehrten Kollegen Tim Themann. Einfach in das Suchfeld oben rechts „Whiteboard“ eingeben. Sie werden staunen über die Fülle der Ergebnisse.

 

Sie sehen, mitunter macht es Sinn, sich auf alte Medien zu besinnen.
Warum? Weil sie sich bewährt haben.

 

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Ein Loblied auf die Checklist!

Ich kenne einige Leute, die das Primat der Schriftlichkeit in der Arbeitsorganisation nur mit einem spöttischen Lächeln begleiten. „Wozu habe ich denn sonst mein Gehirn, wenn ich mir meine Aufgaben nicht mehr merken soll oder kann“, wird von diesen Menschen oft gefragt. Meine Antwort: Zum Denken! Das berühmte Zitat von David Allen lautet dazu:

Your Mind Is For Having Ideas, Not Holding Them.

Der Ratschlag lautet, lagern Sie alle Daten aus, damit Ihr Kopf Platz für Ideen hat. Oder wie es Vera Birkenbihl einmal ausgedrückt hat:

Vom Gehirnbesitzer zum Gehirnbenutzer.

So gibt es eine Menge intelligenter Menschen in anspruchsvollen Berufen, die Checklisten benutzen, um sich den Umfang und die Reihenfolge von Routinetätigkeiten eben nicht merken zu müssen. Denken Sie an Piloten oder Chirurgen. Für die Ausübenden dieser Berufe und noch mehr für deren „Kunden“ könnte es fatal enden, wenn eine Tätigkeit vergessen würde.

Ein (mir leider unbekannter) Autor gibt in seinem Artikel The Simple Genius of Checklists, from B-17 to the Apollo Missions einen kurzen Abriss über die Geschichte der Checklist.

Die Übersicht reicht von einer Checklist für die Piloten des Militärflugzeuges Boeing B-17 über die Checklisten der Apollo-Mission bis hin zum Gebrauch im modernen Operationssaal.

Und hier ist die Checkliste es Autors für die Erstellung von Checklisten:

  1. Untersuchen Sie die bisher aufgetretenen Fehler.
  2. Konzentrieren Sie sich auf vermeintlich „dummes Zeug“.
    (Beachten Sie in diesem Zusammenhang Murphys Gesetz).
  3. Halten Sie die Liste einfach.
  4. Entscheiden Sie sich zwischen der Variante „Getan und abgehakt“ und der Variante „Als nächstes zu tun“.

Wenn Sie mehr über Checklisten erfahren wollen, dann empfehle ich Ihnen das Buch von Atul Gawande Checklist-Strategie: Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen.

 

Von NASA – http://grin.hq.nasa.gov/ABSTRACTS/GPN-2001-000013.html, Gemeinfrei, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=32049

 

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Wie Sie der E-Mail-Flut entgegentreten: 7 einfache Tipps

Ich denke, die Klagen über unnütze und nervige E-Mails sind so alt wie das Medium selbst. Und fast so alt sind die Tipps und Tricks, wie man sich gegen die E-Mail-Flut zur Wehr setzt. Troy Larson hat aus seiner Sicht ein paar kleine Kniffe aufgelistet: 7 Ways to Easily Stop Email Overload. Hier sind sie:

1. Fragen Sie sich, ob eine E-Mail überhaupt die angemessene Kommunikationsform ist

Das kann sich man gar nicht oft genug fragen. Eine Faustregel: Je “kritischer” die Nachricht ist, desto mehr sollte der Kommunikationskanal in Richtung f2f-Gespräch gehen. Grobe Richtung: Wenn unkritisch, dann E-Mail, wenn etwas kritisch, dann Telefon, wenn haarig, dann persönliches Gespräch. Beim E-Mail-Verkehr gibt es keinen Tonfall, keine Mimik und keine Körpersprache!

2. Versetzen Sie sich in die Position des Adressaten

Überlegen Sie genau, welches Wissen und welches Verständnis Sie voraussetzen können. Überfordern und unterfordern Sie Ihr Gegenüber nicht. Was soll am anderen Ende ankommen. Was soll Ihr Partner wissen oder tun? Was soll er/sie begriffen haben. Wenn Sie möchten, dass er/sie etwas tun soll, können Sie das vielleicht im Betreff schon formulieren: “Bitte um Entscheidung, um Rücksprache, um Klärung” usw.

3. Nehmen Sie evtl. Fragen vorweg

Das hängt stark mit 2. zusammen. Versetzen Sie sich in den Empfänger Ihrer Nachricht und fragen Sie sich, was aus seiner Sicht noch offen geblieben sein könnte.

4. Heben Sie Wichtiges hervor

Wenn Sie reine Textmails schreiben, so wie ich, dann können Sie dennoch Worte _unterstreichen_ oder *hervorheben*.

5. Benutzen Sie Vorlagen!

Dieser Tipp folgt dem Grundsatz, wo immer Sie etwas automatisieren können, tun Sie es: Standardtexte, Signaturen, Filter, Regeln usw.

6. Sprechen Sie Ihre Empfänger gezielt an

Sie wissen schon, das leidige Thema CC, FWD und BCC. Überlegen Sie sich bitte genau, an wen die Nachricht gehen soll. Grundsatz: So wenig Empfänger wie möglich, so viel wie nötig. Andernfalls erzeugen Sie genau das sinnlose Rauschen, das Sie selbst ja auch nicht im Briefkasten sehen wollen.

7. Legen Sie Ihre persönlichen Einstellungen für E-Mails fest

Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und reden darüber, wie wichtig Ihnen gute E-Mail-Kommunikation ist und welche Kriterien Sie dafür haben. Das gilt besonders dann, wenn Sie Führungskraft sind.

 

Ich glaube, E-Mail ist so schnell nicht totzukriegen. Da werden wohl noch weitere Tipps folgen.

epicantus / Pixabay

 

 

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Das Visual Understanding Environment

Wenn Sie mit Concept-Maps arbeiten, dann kennen Sie sicher auch die kostenlose Software Cmap Tools. Mit diesem mächtigen Programm können Sie solche Diagramme erstellen, bearbeiten und verwalten.

Sollten Sie auf der Suche nach einer Alternative zu Cmap Tools sein und möchten darüber hinaus noch die  Vorzüge von Concept Mapping und Mind-Mapping verbinden, dann gefällt Ihnen vielleicht  VUE. VLE steht für Virtual Understanding Environment und wurde von Angehörigen der Tufts University ausgeknobelt. Auf der Website wird das Programm so beschrieben:

The VUE project is focused on creating flexible tools for managing and integrating digital resources in support of teaching, learning and research. VUE provides a flexible visual environment for structuring, presenting, and sharing digital information.

Sie können sich in einer Galerie den Leistungsumfang dieses Programms anschauen. Die Mapbeispiele sind wirklich sehr beeindruckend. Für den Austausch unter den Benutzern sorgen Tweets und ein Blog. Das Programm läuft unter allen drei wichtigen OS-Plattformen.

Für VUE gibt es eine ganze Reihe von Erklärvideos auf YouTube. Wie dieses zum Beispiel:

Visual Understanding Environment Introduction

 

 

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Lernen mit digitalen Karteikarten

Ich bin ja ein großer Fan des Prinzips der Lernkartei nach Sebastian Leitner. Momentan lerne ich meine Vokabeln mit Anki. Ich gebe zu, ich habe eine ganze Zeitlang gebraucht, um die Arbeitsweise von Anki zu verstehen. Auch jetzt bin ich mir nicht sicher, ob ich das Programm richtig (aus-) nutze.

Vielleicht helfen mir die Hinweise von Polar: 13 Lucky Tips for using Anki and Spaced Repetition in 2019. Wenn alle Stricke reißen, dann kann man sich auch intensiv in Anki einarbeiten, mit dem offiziellen Handbuch oder den Artikeln des Anki-Spezialisten Stefan Moosmann.

Eine interessante Alternative zu Anki ist Mochi. Hier können Sie Notizen in Lernkarten umwandeln und nach dem Leitner-Prinzip memorieren. Das Programm gibt es für Mac, Windows und Linux. Ausprobieren können Sie Mochi im Browser. Das Besondere: Die Einträge können in Markdown geschrieben werden. Für mich ein gewichtiges Argument.

Wenn Sie gar nichts installieren möchten, dann versuchen Sie es doch einmal mit Quizlet. Sieht auch ganz vielversprechend aus.

 

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Der Leitfaden für konzentriertes Arbeiten

Es gibt Bücher, die ich so interessant finde, dass ich sie sogar zweimal in die Hand nehme um sie noch besser zu verstehen. Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen von Cal Newport ist so ein Buch.
Newport beschreibt in seinem Buch die Segnungen des Deep Work. Er bezeichnet damit Phasen des konzentrierten Arbeitens unter Ausschaltung von Ablenkungen jedweder Art.

Es ist zwar sehr zu empfehlen, das Buch zu lesen, aber Sie müssen es nicht unbedingt. Fadeke Adegbuyi hat eine umfangreiche Anleitung vorgelegt, wie Sie Deep Work auch so erreichen können. In ihrem Artikel The Complete Guide to Deep Work zeigt sie Ihnen:

  • Wie Sie Deep Work am besten praktizieren
  • Wie Sie Ihre Fähigkeiten zu Deep Work verbessern
  • Wie Sie digitale Ablenkungen vermeiden
  • Wie Sie oberflächliches Tun aus Ihrem Leben verbannen
  • Wie Sie einen erfolgreichen Start mit Deep Work hinlegen

Wir sind ja gewohnt, dass unseren amerikanischen Freunde mit ihren Überschriften gerne etwas übertreiben. Neben dem Wort „ultimativ“ finden sich sehr oft auch andere Superlative, die versprechen, was dann der Artikel oft nicht halten kann.
Hier ist das anders. Fadeke kann m. E. schon mit einiger Berechtigung von einem complete guide sprechen. Sie finden hier wirklich eine nützliche Anleitung, die viele Facetten des Deep Work aufgreift. Sogar an eine Checkliste für eine erfolgreiche Umsetzung hat sie gedacht.

Lesens- und beachtenswert!

i410hlr / Pixabay

 

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Welches Diagramm eignet sich für welche Daten?

Als ausgesprochenes Augentier war ich schon immer ein großer Anhänger von Visualisierungsmethoden, wie dem geneigten Leser dieses Blogs nicht entgangen sein dürfte. „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“, sagt schon der Volksmund. Das trifft besonders auf die berüchtigten Zahlenfriedhöfe zu, die als Diagramme meist leichter zu verdauen sind.

Wenn Sie sich bei der Auswahl des geeigneten Diagramms helfen lassen wollen, benutzen Sie doch den Chart Chooser. Zunächst wählen Sie, was mit der Darstellung verdeutlicht werden soll. Dann klicken Sie einfach die geeignete Diagrammform an, wählen, ob Sie Excel oder Powerpoint benutzen wollen und schon können Sie die fertige Diagrammvorlage herunterladen. Ansprechend und praktisch obendrein.

Etwas ähnliches stellt ExtremePresentation zur Verfügung, sogar auf Deutsch: Chart Chooser in German (pdf-Datei). Der Chart Chooser dient als einfache Entscheidungshilfe, welche Daten mit welchen Grafiken zweckmäßig dargestellt werden können. Für den Schreibtisch dient eine pdf-Datei der Übersicht, die Sie sich kostenlos herunterladen können.
Nebenbei bemerkt, ist die Website ExtremePresentation ein Fundgrube mit Tipps über das Erstellen und Gestalten von Präsentationen.

Lesenswert, weil umfangreich und sehr informativ, ist auch der einschlägige Artikel von Steven Franconeri: Multiple views on how to choose a visualization. Zu dem Artikel gibt es auch eine Infographik zum Download als pdf-Datei.

 

Buch zum Thema (Werbung)

 

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