Archiv der Kategorie: Methoden

Vordrucke für Ihren analogen Planer

Papier und Stift feiern durch den Hype um das Bullet Journal eine fröhliche Wiederauferstehung. Nun sind ein Wesensmerkmal dieses Organisationsmittels die selbst gestalteten bunten Seiten. Kreativität ist hier nicht nur erlaubt, sondern geradezu gefordert. Um ehrlich zu sein, mir erscheint das Ganze unter dem Nutzen-Aufwand-Aspekt fragwürdig zu sein, wie ich ja auch schon bei der Besprechung des Buchs von Diana Meier-Soriat geschrieben habe.

Einen Mittelweg schlägt Nancy Messieh in ihrem Beitrag 4 Digital Hacks for Your Bullet Journal That Always Work vor. Um sich das aufwändige Anlegen der Seiten zu ersparen, empfiehlt sie den Ausdruck vorgefertigter Vorlagen.

Sie verweist dazu auf eine ganze Reihe von Websites, mit denen Sie Vordrucke erstellen oder fertige Designs per Download beziehen können. Sie erfahren auch, wie Sie diese Vorlagen in Ihr Bullet Journal einbinden.

Es gibt Links zu Templates

  • für leere Blätter mit Gitterstruktur („dotted paper“)
  • von Kalendern (hier der Link für den 2019-Kalender)
  • für Sticker und Stempel (das erinnert mich ein wenig an Poesiealben).

Ich möchte nicht versäumen, Sie in diesem Zusammenhang noch einmal auf D*I*Y Planner hinweisen. Gemäß dem Motto „the best thing in printing since Gutenberg“ stellt Ihnen diese Website eine Unmenge aller möglichen Vordrucke zur Verfügung. Ich denke, hier gibt es wirklich alles, was das Herz begehrt.

Schöpfen Sie aus dem Vollen.
Allerdings müssen Sie damit rechnen, dass echte Bullet-Jounal-Puristen die Nase rümpfen.

LUM3N / Pixabay

 

Das Buch zum Artikel (Werbung)

 

 

Schreibe eine Antwort

Extraversion und die Medienwahl von Projektmanagern

Was es alles gibt…
Gerade bin ich über die Thesis for Master of Business Administration von Robert Peloschek gestolpert. Der Titel lautet:

Auswirkungen des Persönlichkeitsmerkmals Extraversion auf die Medienwahl von Projektmanagern aus dem IT- und Telekommunikationsumfeld

Die Thesis“untersucht die Beziehung zwischen den Persönlichkeitsmerkmalen Extraversion und Introversion und der Mediennutzung von Projektmanagern„. Vielleicht interessiert sich der eine Leser oder die andere Leserin des ToolBlogs dafür. Sie könnten die vollständige Arbeit als pdf-Datei herunterladen.

Achtung, Wissenschaft ist schwere Kost!

3 Antworten

Das Museum des Scheiterns

Wenn man manche Tweets oder Blogeinträge liest, könnte man meinen, es gäber nichts Schöneres auf der Welt als zu Scheitern. Dass man aus Fehlschlägen lernen soll und kann, geschenkt, das steht außer Frage. Aber sie herbei sehnen muss man Sie trotzdem nicht finde ich.

Scheitern kann eine Menge Geld und Nerven kosten, manche Mitmenschen mussten aufgrund einschlägiger Verluste schon ihren Laden dicht machen. Außerdem wären da noch Selbstzweifel und die Angst vor Blamage und/oder Schadenfreude. Man kann nämlich sicher sein, es gibt Leute, die haben es ja gleich gesagt. Sie kennen das.

Aber wie, gesagt, dümmer wird man durch Misserfolge nicht. Das weiß auch der Psychologe Samuel West. Um einen Einblick in die Risiken von Innovationen zu geben und uns tiefere Einsichten zu verschaffen, hat er das Museum des Scheiterns gegründet. Offensichtlich war er gelangweilt von den immergleichen Erfolgsstories, die in der Regel weniger Lernerfahrungen versprechen als Misserfolgsgeschichten. Das Museum möchte daher zu Diskussionen über Fehlschläge anregen und uns Mut machen, sinnvolle Risiken einzugehen.
Viele der ausgestellten Informationen waren der Zeit einfach nur voraus und kamen zu früh auf den Markt. Manche sind wirklich pure Fehleinschätzungen.

Übrigens handelt es sich bei dem Museum of Failure nicht um ein digitales, sondern um ein analoges Museum, offensichlich in Form einer Wanderausstellung. Kommendes Frühjahr wird es in München eröffnen. Wie lange es dort beheimatet sein wird, konnte ich nicht in Erfahrung bringen. Einen Vorgeschmack bietet dieses Video:

Inside Sweden's "Museum of Failure" for failed gadgets and electronics

 

Ich werde auf jeden Fall hingehen, wenn sich die Gelegenheit bietet.

 

Schreibe eine Antwort

Effektive Besprechungen: Wie Sie eine Agenda erstellen

Auch wenn es noch so viele (geplagte) Zeitgenossen gibt, die auf Besprechungen schimpfen, ganz ohne sie geht es nicht. Ich selbst bin mittlerweile ein großer Fan der Time-Boxes geworden. Besprechungen gehören in einen festen Zeitrahmen, denn sonst neigen sie dazu, auszuufern. Es gilt, je mehr ein Meeting in Richtung Routinebesprechung (z. B. jour fixe) geht, desto eher sollte auf ein striktes Zeitlimit geachtet werden. Beispiele hierfür sind etwa die Ereignisse im Scrum oder die 22-Minuten-Besprechung.

Aber nicht alle Besprechungen sind Routinemeetings. Eine Grundvoraussetzung, damit diese Treffen nicht aus dem Ruder laufen, ist eine gut durchdachte Agenda. Dale Cudmore gibt in seinem Artikel How to Create a Time-saving Meeting Agenda einige Hinweise, die beim Erstellen einer Tagesordnung zu beachten sind. In dem Artikel erfahren Sie:

  • warum Besprechungsplanung so wichtig ist
  • aus welchen Elementen eine Agenda besteht
  • wie Sie eine zweckmäßige Agenda schreiben

Darüberhinaus gibt er Ihnen ein Beispiel und eine Vorlage mit auf den Weg.
Letztere können Sie hier herunterladen.

Dale empfiehlt zum Erstellen einer Tagesordnung diese Schritte:

  1. Entscheiden Sie, welches Ziel im Meeting erreicht werden soll und mit welchen Methoden es erreicht werden kann
  2. Bestimmen Sie die Teilnehmer und die Rahmenbedingungen, wie Ort, Zeit und Rollen
  3. Beginnen Sie mit einer Durchsicht der Agenda
  4. Listen Sie die Tagesordnungspunkte auf
  5. Bestimmen Sie, was bei den einzelnen Punkten herauskommen soll
  6. Schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie für jeden Punkt brauchen werden (Puffer!)
  7. Denken Sie darüber nach, wer außer Ihnen bei den einzelnen TOPn die Leitung übernehmen könnte
  8. Überlegen Sie zu jedem Punkt detailliert, wie Sie am besten vorgehen.
    Notieren Sie Vorgehensweise und den Input, den Sie geben möchten.
  9. Schicken Sie die Agenda an die Teilnehmer.

Mir gefällt der Artikel von Dale recht gut. Allerdings unterscheide ich in meinen Workshops zur Besprechungsmoderation gerne zwischen Agenda und Drehbuch. Kurz gesagt, ist die Agenda das, was der Teilnehmer vor der Besprechung zu sehen bekommt. In einem Drehbuch hingegen notiert sich der Besprechungsleiter/Moderator, wie er zu Erreichung der Ziele vorgehen möchte. Elemente des Drehbuchs sind etwa:

  • Methodik (z. B. Brainstorming, Kartenabfrage usw,)
  • Bedarf an Hardware (Pinnwand, Flipchart o. ä.)
  • Formulieren der Aufgabenstellung (z. B. Anweisung oder Formulieren einer geeigneten Frage)
  • Abschätzen des Zeitbedarfs für jeden Schritt unter Berücksichtigung einer „Sollbruchstelle“.

Dieses Drehbuch ist allein für den Besprechungsleiter gedacht.

Ja, ich finde, viele beklagen sich zu Recht über die Qualität von Besprechungen. Meistens ist aber nicht das „Was“ daran schuld, sondern das „Wie“. Und das ist

Handwerkszeug, das man lernen kann!

chief22880 / Pixabay

 

Schreibe eine Antwort

Lassen Sie sich anregen: 35 Trello-Boards

Ich habe es schon läuten hören, dass es ja mittlerweile viel „bessere“ Kartenstecktafelprogramme als Trello gibt. Meist wird hier Meistertask genannt. Mag sein, ich bleibe bei Trello, schon allein, weil ich mich damit auskenne und angemessen erfolgreich meine eigenen Projekte damit fahre. Frei nach dem Titel einer Platte meines Lieblingsgitarristen John Scofield: „Works for me“.

Für mich ist die Umsonst-Version von Trello mehr als ausreichend. Darüber hinaus ist das Tool leicht zu bedienen und äußerst vielseitig. Wie vielseitig, habe ich noch gar nicht gewusst, bis ich über einen Artikel auf dem innovate Magazinie gestolpert bin: Best 35 Trello Boards For You To See And Get Inspired.

Die vorgestellten Boards kommen aus folgenden Themenbereichen:

  • Eigene persönliche Entwicklung, z.B. Produktivität
  • Planung von Veröffentlichungen, z.B. Podcasts oder Blogartikel
  • Projektplanung wie Scrum, Kanban & Co
  • Marketing
  • Planung von Events von Hochzeit bis Dinner Party
  • Familie und Freunde

Gut, ich hätte die Kategorien anders benannt und auch die Einteilung anders vorgenommen. Nichtsdestoweniger finde ich die Zusammenstellung wirklich sehr anregend.

Sie können übrigens die vorgestellten Boards sehr einfach übernehmen und dann nach Ihren Bedürfnissen verändern. Auf Mausklick lässt sich jedes Board in Ihrem Account betrachten und verwenden oder weiter verarbeiten.

Weitere Anregungen für Boards auf Trello finden Sie außerdem unter:

Sollten Sie sich jetzt verwundert die Augen reiben, weil Sie gar nicht wissen, was Trello ist, dann lesen Sie zum Einstieg:

Wenn Sie Projektarbeit lieben und gerne fernsehen, dann ist dieses Video vielleicht etwas für Sie: Projekte organisieren mit Trello.

Projekte organisieren mit Trello | Grundlagen Tutorial deutsch

 

 

Schreibe eine Antwort

Wie Sie einfach Ranglisten erstellen: Choicing

Manchmal ist es notwendig, eine Liste zu sortieren.

Ein Beispiel stellt eine To-do-Liste dar, in der die „wichtigste“ Aufgabe oben stehen soll und die „unwichtigste“ ganz unten. Alle anderen Aufgaben liegen irgendwo dazwischen.
Ein anderes Beispiel könnte die Sortierung eines Backlogs sein, mit der am meisten Wert schöpfenden Aufgabe oben usw.

Eine beliebte Methode, so eine Rangliste zu erstellen, ist der Paarvergleich. Das funktioniert recht gut, wenn die Zahl der Elemente der Liste überschaubar ist. Ab einem gewissen Umfang kann das Unterfangen sehr mühselig werden. Man kann sich alles etwas leichter machen, wenn man ein Schema anwendet, wie es Andrea Windolph erklärt. Ich brauche auch nicht besonders zu erwähnen, dass es für den Paarvergleich auch entsprechende Excel-Vorlagen gibt. Auf Sixsigmablackbelt.de finden Sie ein solches Template.

Noch einfacher ist es, wenn Sie für das Ranking innerhalb einer Liste die Webanwendung Choicing verwenden. Danach bekommen Sie die Elemente immer in Dreierblöcken dargestellt und müssen daraus einen Favoriten wählen. Nach einigen Durchgängen ist die Rangliste fertig. Wie das praktisch aussieht, zeigt dieses Video:

Kurzanleitung: Schnell und sicher Priorisieren mit Choicing

 

Ich finde, bei diesem Programm handelt es sich wieder einmal um eines dieser Helferlein, die wenig Aufhebens machen, einfach zu bedienen sind und genau das tun, was sie sollen.

Gefällt mir!

 

1 Antwort

Vom Arbeiten mit einfachen Textdateien

Dass mich Minimalismus in hohem Maß interessiert, dürfte dem geneigten Leser mittlerweile nun wirklich nicht entgangen sein. Das gilt nicht nur für die analoge Welt, sondern auch für die digitale. Insbesondere die Aufgabenorganisation mit einfachen Textdateien finde ich spannend, auch wenn ich mich bislang noch nicht dazu durchringen konnte, sie in der eigenen Arbeit zu verwenden. Immerhin habe ich im ToolBlog mehrfach darüber geschrieben:

Die Organisation ist aber noch nicht alles. Sie können mit reinen Textdateien eine ganze Menge mehr erledigen. Auf eine Zusammenstellung der verschiedenen Möglichkeiten habe ich im Beitrag Die Schönheit reiner Textdateien hingewiesen.

Wenn Sie systematisch lernen möchten, wie man mit einfachen Textdateien schreibt im Sinn vom Verfassen längerer Texte, dann sind Sie bei Mark Bruce richtig. Er hat einen einschlägigen Kurs aus sieben Lektionen entwickelt und veröffentlicht:

  1. Writing in Plain Text: A Tutorial for the Non-Techy Writer
  2. The Editor
  3. Markdown Elegance
  4. Pandoc Magic
  5. Detangling Your Footnotes
  6. Citation Witardry
  7. Markdown Resources and Editors

Falls Sie es nicht ohnehin schon wissen: Markdown ist eine vereinfachte Auszeichnungssprache, Pandoc ein freies Programm zur Umwandlung von Dateiformaten. Ich persönliche kann mir ein Schreiben ohne Markdown mittlerweile nicht mehr vorstellen und kann es nur wärmstens empfehlen.

Für mich besonders lesenswert sind die Lektionen über die Fußnoten (5) und das Zitieren (6). Diese Funktionen sind beim Verfassen von wissenschaftlichen Artikeln von besonderer Bedeutung.

Ich halte viel davon, die einzelnen Phasen Schreiben – Formatieren – Veröffentlichen voneinander zu trennen. Gleichzeitig Schreiben und Formatieren lenkt von der eigentlichen Aufgabe, einen nützlichen Text zu verfassen, ab. Deshalb mein Tipp: Benutzen Sie einen einfachen Markdown-Editor und schreiben Sie Ihren Text (zunächst) als einfache Textdateien. Sie sind damit produktiver. Vor dem Erlernen von Markdown brauchen Sie keine Angst haben. Es ist nicht schwer und geht schnell.

Free-Photos / Pixabay

 

1 Antwort

Wie Sie Ihr Gedächtnis entlasten

Es ist nicht immer leicht, sich Dinge zu merken und sie dann wieder zur richtigen Zeit am richtigen Ort abzurufen. Dies führt zu einer gewissen Verunsicherung. Außerdem ist das Merken mit Mühe verbunden, zumindest für mich. Ich halte es daher sinngemäß mit David Allen: Ich benutze mein Gehirn lieber zu Denken als zum Speichern. Allerdings muss ich zugeben, dass dies nur funktioniert, indem ich diverse Hilfsmittel für das konsequente Auslagern der Daten benutze.

Deane Alban sieht das offensichtlich ähnlich und gibt uns in When Your Memory Sucks: 6 Easy Ways to Compensate entsprechende Tipps zur Unterstütung des Gedächtnisses:

1. Checklisten

Checklisten werden von Ärzten, Piloten und anderen intelligenten Menschen benutzt. Und zwar immer dann, wenn etwas (a) in einer bestimmten Reihenfolge (b) immer wieder (c) vollständig abgearbeitet werden muss. Was diesen Experten recht ist, sollte uns billig sein. Ich selbst habe mir für meine Wochendurchsicht eine Checkliste erstellt. Wenn es soweit ist, hake ich einen Punkt nach dem anderen ab. So muss ich nicht darüber nachdenken, was als nächstes zu tun ist.
Wenn Sie näheres zum Thema Checklisten erfahren möchten, dann empfehle ich Ihnen das „Checklist Manifesto“ von Atul Gawande.

2. Notizen

Wenn ich eine Idee habe, dann wird Sie sofort ausgelagert. Derzeit benutze ich analog ein Notizbuch in DIN-A-5-Größe und virtuell Evernote. An Orten, wo ich beides nicht zur Hand habe, schicke ich mir die Notiz per E-Mail. Empfehlenswert sind hier die Apps Captio oder Braintoss.

3. Eingebaute Redundanz

Deane nennt hier als die Schlüssel als Klassiker. Es macht Sinn, einen Hausschlüssel beim Nachbarn zu deponieren. Falls man vergessen hat, den eigenen mitzunehmen und der Partner nicht in der Nähe ist, kann man immer noch zum Nachbarn gehen. Ich habe das eingehend für Sie getestet. Dasselbe gilt für den Autoschlüssel. Einen habe ich, den anderen meine Frau. Aber ein(r) hat ihn immer und darauf kommt es an.

4. Definierte Orte

Eine alte Regel, immer noch so wertvoll wie eh und je: Alles an seinem Platz. Wenn Sie den Schlüssel immer an das Schlüsselbrett neben der Tür hängen, dann brauchen Sie wahrscheinlich Tipp Nr. 3 gar nicht. Das gleiche gilt für meine Papierablage. Seit ich das Noguchisystem im Einsatz habe, weiß ich, dass dort meine Dokumente liegen und zwar nur dort.

5. Passwort Manager

Selbst wenn ich es wollte, könnte ich mir die vielen Daten gar nicht alle merken: Kreditkarte, PIN-Nummern, IBAN, von den vielen Passwörtern für die online-Anwendungen ganz zu schweigen. Das leistet ein sicherer Passwortmanager schon gute Dienste, besonders wenn er in den Browser integriert ist. Ich benutze 1Password auf allen meinen Geräten, heute würde ich vielleicht zum kostenlosen KeePass greifen. Wie Sie merkbare und trotzdem einigermaßen sichere Passwörter konstruieren, habe ich hier beschrieben.

6. Das Tastaturkürzel „Strg + F“

Ein nützlicher Hinweis zwar, mit dem Gedächtnis hat er nur bedingt zu tun. Deane behauptet, dann laut Google 90% der Computerbenutzer nicht wissen, dass es das Tastaturkürzel „Strg + F“ gibt. Ich kann das gar nicht glauben, aber sei’s drum. Immer wenn Sie eine bestimmtes Wort oder einen Ausdruck auf einer Webseite suchen, dann benutzen Sie diesen Shortcut, tippen das Gesuchte in das geöffnete Feld und voilà sie bekommen die Treffer angezeigt. Nützlich ist dies besonders bei längeren Texten.
Sollten Sie Evernote benutzen, dann empfehle ich Ihnen dringend die Erweiterung Web Clipper. Sie können damit komplette Webseiten oder markierte Stellen automatisch in Evernote übernehmen. Das ist sehr praktisch. Allerdings kann es passieren, dass Sie im Eifer des Gefechts eine Seite mehrfach abspeichern. Dies können Sie mit der Erweiterung Evernote Duplicated – EVERDU verhindern (für Chrome).

Ich bin mir sicher, dass diese Aufzählung nicht vollständig ist. Was tun Sie, um Ihr Gehirn bzw. Ihr Gedächtnis zu entlasten?

[via Lifehacker]

FotoEmotions / Pixabay

 

 

Schreibe eine Antwort

Brian Sun zur Philosophie hinter XMind

Vor einigen Jahren konnte ich der Preispolitik von MindJet nicht mehr folgen. Aus diesem Grund bin ich zu XMind gewechselt, habe es nie bereut und halte diesem Programm heute noch die Stange. Darüber hinaus habe ich auch mit iMindMap, der „offiziellen“ Software von Tony Buzan geliebäugelt, allerdings fällt der praktische Nutzwert, zumindest für meine Zwecke, weit hinter XMind zurück.

In der Zwischenzeit hatte ich auch mehrfach Kontakt mit Mitarbeitern des Unternehmens, das hinter XMind steht. Ich habe den E-Mail-Verkehr immer als sehr hilfreich und freundlich empfunden. Das (kleine) Unternehmen, das XMind herstellt und weiterentwickelt, befindet sich in Shenzhen in China und nicht im Silicon Valley, wie manche glauben.

Brian Sun ist der Gründer und CEO von XMind und hat auf der TEDxFutian 2018 Annual Conference einen Vortrag über die Entstehungsgeschichte XMind und die Philosphie dahinter gehalten: What Makes Me Say No to VC. Ich finde, es lohnt sich wirklich, diese Präsentation anzuschauen, denn sie gibt einen Einblick über

  • was Brian als Unternehmer antreibt
  • welche (Unternehmens-) Philosophie hinter XMind steckt
  • die Art, wie Menschen in kleinen Unternehmen erfolgreich zusammenarbeiten

Für mich ist XMind auch ein Beispiel für die geradezu mustergültige Anwendung der EKS-Strategie in der Praxis, auch wenn ich mir ziemlich sicher bin, dass Brian diesen Ansatz gar nicht kennt.

What Makes Me Say No to VC | Brian Sun | TEDxFutian Talk

 

Sie finden übrigens das Transkript des Vortrags in dem o.a. Beitrag, falls Sie des Chinesischen nicht mächtig sein sollten.

BTW: Wie gesagt, ich bin eingefleischter Nutzer von XMind Pro. In der Zwischenzeit ist XMind ZEN erschienen. Um ehrlich zu sein, erschließt sich mir der Sinn dieses Schritts bislang noch nicht. Außer einer ansprechenderen Optik kann ich keinen Mehrwert von ZEN erkennen. Vielleicht ändert sich das noch.

Meine Bitte an Brian und seine KollegInnen: Verzettelt Euch nicht!

2 Antworten

Wie Sie Verbindlichkeit herstellen

Ein fixe Idee, die in den Managerköpfen offensichtlich unumstößlich fest verdrahtet ist, besagt, man müsse seine Mitarbeiter nicht kontrollieren. “Kontrolle” hat auch wirklich einen unbestritten negativen Beigeschmack. Man denkt sogleich an Diktatur, Geheimdienst und sonstige Begriffe aus der politischen Giftküche.

Es geht jedoch nicht darum, stets zu wissen, was mein Mitarbeiter denkt oder fühlt, sondern darum, wie weit er mit seinen Aufgaben ist, wie er damit klarkommt und ob er vielleicht Unterstützung braucht. Controlling im Sinne des englischen Sprachgebrauchs also: Nachsteuern oder – regeln. Außerdem, viele werden es nicht glauben, zeigt diese Art von “Kontrolle” auch Wertschätzung für die Arbeit meines Mitarbeiters. Ich zeige ihm/ihr, dass ich mich für das interessiere, was er/sie macht. Michael Hyatt benutzt das Wort “to track” für die Kontrolle in diesem Sinn. Übersetzt heißt das in etwa: Die Spur verfolgen oder nachvollziehen.

Wenn Sie “Tracking” in diesem Sinne betreiben wollen, dann benötigen Sie ein “trusted system”, etwas, das Sie im richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort an die Aufgaben erinnert, die Sie delegiert haben. Und hier kommt David Allens @WartenAuf- Kontext ins Spiel. Wie das geht, können Sie in einem Artikel von Michael Hyatt nachlesen: How To Better Track The Task You Delegate To Others. Hyatt beschreibt fünf Kriterien des guten Delegierens:

  1. Weisen Sie die Aufgabe einer Person zu
  2. Definieren Sie ein spezifisches Ergebnis
  3. Sagen Sie klar, in welchem Zeitrahmen die Aufgabe zu erledigen ist
  4. Machen Sie sich für evtl. Beratung verfügbar
  5. Verfolgen Sie die delegierte Aufgabe auf einer geeigneten Liste
    (da haben wir sie wieder, die @wartenauf-Liste)

Als Werkzeuge empfiehlt er:

  1. Eine eigene Seite im Notizbuch oder Tagesplaner
  2. Outlook & Co, sowie E-Mail-Ordner
  3. Outlook & Co als Aufgabenplaner
  4. Spezielle Aufgabenplaner (ToodleDo, Todoist, Remember The Milk und was es da noch alles gibt)

Wenn Sie das konsequent tun, dann bekommen Sie den vielleicht wichtigsten Effekt: Sie stellen in Ihrem Team Verbindlichkeit her, denn alle Ihre Mitarbeiter wissen, Sie sind und bleiben am Ball.

Elektro-Plan / Pixabay

 

Schreibe eine Antwort