Archiv der Kategorie: Kleine Kniffe

Terminplanung im Team – mit Papier und Bleistift

Wie alle wissen, ist die Terminfindung für gemeinsame Besprechungen oder online-Konferenzen eine haarige Angelegenheit. Es ist schwierig, die Terminvorstellungen der Teilnehmer unter einen Hut zu bringen, eine(r) kann immer nicht.

Dies ist schon kompliziert genug, aber oft scheitert die Organisation schon an der Art, wie eine Terminumfrage durchgeführt wird. Per E-Mail führt Sie zum gefürchteten E-Mail-Pingpong, die Nachrichten überschneiden sich und zum Schluss blickt überhaupt niemand mehr durch.

Um derlei Unbill zu vermeiden gibt es geeignete Apps. Eines der ersten Programme zur Organisation von Meetingterminen war Doodle, das die meisten Leserinnen und Leser sicherlich kennen. Aus gegebenem Anlass habe ich mich kürzlich an diese Anwendung erinnert und  eine Terminabfrage für eine Dreier-Skype-Konferenz organisiert. Zumindest dachte ich das, denn aus unerfindlichen Gründen hat das Ganze nicht funktioniert. Die Einladungen zur Umfrage wurden offensichtlich nicht verschickt. Wahrscheinlich saß das eigentliche Problem einmal mehr vor dem Bildschirm.

Nullhörner wie mich lassen die Macher von Doodle dennoch nicht im Regen stehen. Sie haben eine Variante ihrer App in Papierform veröffentlicht: Doodle Unplugged.  Laden Sie hier das  entsprechende Formular herunter, drucken Sie es aus und verschicken Sie es dann reihum an die potenziellen Teilnehmer. Wahlweise mit einem berittenen Boten oder wenn es ganz schnell gehen soll, auch per Fax.

Spaß beiseite. Ich finde so ein Papierformular durchaus geeignet, wenn am Schluss einer Besprechung unkompliziert ein Folgetermin gefunden werden soll. So hat man die Teilnehmer gleich „verhaftet“. Sie müssen dann nicht extra im Büro per Computer eine Umfrage erstellen, losschicken und eine gefühlte Ewigkeit auf die Antwort der Kolleginnen und Kollegen warten.

 

 

BTW: Mir gefällt es, wenn Mitmenschen sich selbst auf die Schippe nehmen können. Das ist sympathisch, und wie das Beispiel hier zeigt, springt sogar ein Nutzen dabei heraus.

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Ab wann lohnt sich Automatisierung?

Wenn Sie eine Aufgabe immer und immer wieder auf die gleiche Weise erledigen müssen, dann lohnt es sich darüber nachzudenken, ob Sie sie in irgendeiner Weise automatisieren können. So lautet der wohlmeinende Ratschlag, den ich in meinen Workshops gebe. Im Prinzip stimmen die Teilnehmer zu, aber in den Gesichtern steht ein großes Fragezeichen:

Ab wann lohnt sich eine Automatisierung?

Die Frage nach dem Return of Invest ist absolut berechtigt, denn schließlich muss mit einem Aufwand an Zeit und Mühe die Automatisierung erstellt werden, ganz egal, ob Sie für ein Programm ein Makro programmieren oder Textbausteine definieren.

Cory Doctorow hat in seinem Beitrag How much time should you spend automating a routine task? eine interessante Tabelle veröffentlicht. Diese zeigt, wie viel Zeit Sie in die Automatisierung von Routineaufgaben stecken müssen, damit Sie über einen Zeitraum von fünf Jahren einen bestimmten Zeitbetrag sparen können (auf die Grafik klicken).

 

Nun halte ich den Zeitraum von fünf Jahren für bei weitem zu hoch gegriffen. Ich hätte den Zeitrahmen ein bis drei Jahre für realistischer gehalten. Aber das kann man ja selbst einmal runterrechnen. Man muss nur die Zeit dazu haben.

BTW: Wenn Sie sich bez. der Automatisierung nicht sicher sind, dann denken Sie über den idealtypischen Ablauf nach und erstellen dafür eine Checkliste. Das ist zwar keine Vollautomatisierung, erleichtert die Arbeit aber dennoch außerordentlich. Und Zeit sparen Sie auch.

 

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Should I Stay or Should I Go?

Wenn Sie zu meiner Alterkohorte gehören, dann kennen Sie sicher den Ohrwurm der Rockband The Clash: Should I stay or Should I Go. Damit machten sie ein Fass auf, denn die Frage nach dem Gehen oder Standhalten ist eines der Probleme der Philosophie und Psychologie.

Auch im Berufsleben steht man mitunter vor der Frage, wie man sich entscheiden soll. Ist es besser, im bestehenden Arbeitsverhältnis zu bleiben und dafür etwas Unzufriedenheit in Kauf zu nehmen oder sollte man sich nach etwas anderem umschauen. Wie wir alle wissen, kann diese „Qual der Wahl“ uns schwer im Rucksack liegen.

Falls Sie sich in einer derartigen Situation befinden, dann hilft Ihnen ein Flowchart der BBC weiter: Should I quit?. Hier werden Sie mittels eines Baumdiagramms systematisch zur (hoffentlich) richtigen Entscheidung geführt. Probieren Sie es aus, aber nehmen Sie das Schaubild nicht allzu ernst. Und: Hören Sie auf Ihren Bauch, egal, was das Diagramm anzeigt.

 

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Scannerplatte selbst gemacht

Ich gebe zu, ich bin ein Mensch mit zwei linken Händen. Den berühmnten Nagel kann ich noch einschlagen, aber bereits der Aufbau eines schwedischen Billigregals stellt mich vor beinahe unlösbare Probleme. Meine (un)heimliche Bewunderung gilt daher jenen Zeitgenossen, die unter Zuhilfenahme von Kopf, Herz und Hand ihre notwendigen Utensilien selbst erstellen.

Horst Saak-Winkelmann ist so ein Anhänger der DIY („Do-It-Yourself“)- Bewegung. Auf seinem Blog wendet er sich an Leserinnen und Leser, die immer mal wieder auf saubere Art Dokumente scannen müssen. Wer muss das nicht, fragt man da und so wird vielen seine Bauanleitung für eine selbstgemachte Scannerplatte wie gerufen kommen.

Wenn Sie sich an die Anleitung halten, dann bekommen Sie für kleines Geld einen verstaubaren Scannertisch, bestehend aus einem Selfiestick (!), einem Sortiergitter und aus HARIBO-Dosen (!).

Für mich grenzt das an Zauberei, ein Dankeschön an Horst MacGuyver Saak-Winkelmann für die Idee und das Publizieren.

www_slon_pics / Pixabay

 

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5 Handlungen, die Ihren Tag verbessern

Bei meinen Streifzügen durch die Weiten des Internets stolpere ich immer wieder einmal über Artikel, die unscheinbar daher kommen, aber nützliche Hinweise beinhalten. Josh Spector hat einen solchen Beitrag geschrieben: Five Ways To Make Your Day 5x Better Than It Is Right Now.

Was der Titel verspricht, hält der Beitrag auch. Sie erfahren, wie Sie mit fünf einfachen Handlungen Ihr Tag und, mehr noch, Ihr Wohlbefinden verbessern können. Josh empfiehlt:

  1. Tun Sie etwas Wirkungsvolles, das Sie heute auch abschließen können
  2. Tun Sie etwas, von dem Sie bereuen, es nicht gestern getan zu haben
  3. Tun Sie etwas, mit dem Sie jemanden angenehm überraschen
  4. Tun Sie etwas, das Sie bisher vermieden haben
  5. Tun Sie etwas nur für sich

Ich finde, die Tipps von Josh heben sich wohltuend vom Produktivitäts-Einerlei ab, das man in den meisten Beiträgen geboten bekommt. Sie lesen sich auf den ersten Blick banal, aber wenn man Sie hinterfragt, bemerkt man ihren Tiefgang. Ich denke, wenn man nur einen oder zwei dieser Hinweise befolgt hat man schon viel für die eigene Zufriedenheit getan.

Probieren wir es aus!

Alexas_Fotos / Pixabay

 

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Wie Sie einfach Ranglisten erstellen: Choicing

Manchmal ist es notwendig, eine Liste zu sortieren.

Ein Beispiel stellt eine To-do-Liste dar, in der die „wichtigste“ Aufgabe oben stehen soll und die „unwichtigste“ ganz unten. Alle anderen Aufgaben liegen irgendwo dazwischen.
Ein anderes Beispiel könnte die Sortierung eines Backlogs sein, mit der am meisten Wert schöpfenden Aufgabe oben usw.

Eine beliebte Methode, so eine Rangliste zu erstellen, ist der Paarvergleich. Das funktioniert recht gut, wenn die Zahl der Elemente der Liste überschaubar ist. Ab einem gewissen Umfang kann das Unterfangen sehr mühselig werden. Man kann sich alles etwas leichter machen, wenn man ein Schema anwendet, wie es Andrea Windolph erklärt. Ich brauche auch nicht besonders zu erwähnen, dass es für den Paarvergleich auch entsprechende Excel-Vorlagen gibt. Auf Sixsigmablackbelt.de finden Sie ein solches Template.

Noch einfacher ist es, wenn Sie für das Ranking innerhalb einer Liste die Webanwendung Choicing verwenden. Danach bekommen Sie die Elemente immer in Dreierblöcken dargestellt und müssen daraus einen Favoriten wählen. Nach einigen Durchgängen ist die Rangliste fertig. Wie das praktisch aussieht, zeigt dieses Video:

Kurzanleitung: Schnell und sicher Priorisieren mit Choicing

 

Ich finde, bei diesem Programm handelt es sich wieder einmal um eines dieser Helferlein, die wenig Aufhebens machen, einfach zu bedienen sind und genau das tun, was sie sollen.

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6 Kleine Kniffe mit Lego

Wer kennt sie nicht, die kleinen bunten Steine unserer Kindheit, mit denen wir alles bauen konnten, was uns in den Sinn kam: Häuser, Brücken, Bauernöfe usw usf.
Bei vielen Menschen ist die Liebe zu Lego geblieben, sie basteln sich daraus komplette Projekte oder Lebensentwürfe. Serious Play heißt das dann.

Neben diesen ernsten und wichtigen Dingen können Sie Legosteine aber auch benutzen um sich auf einfache Weise das Leben ein wenig leichter zu machen. Deepa Lakshmin hat ein Video für Sie ausgegraben mit 6 Lego Lifehacks, die Ihr Erachsenenleben erleichtern. Sehen Sie selbst:

 

 

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Wie Sie Ihr Gedächtnis entlasten

Es ist nicht immer leicht, sich Dinge zu merken und sie dann wieder zur richtigen Zeit am richtigen Ort abzurufen. Dies führt zu einer gewissen Verunsicherung. Außerdem ist das Merken mit Mühe verbunden, zumindest für mich. Ich halte es daher sinngemäß mit David Allen: Ich benutze mein Gehirn lieber zu Denken als zum Speichern. Allerdings muss ich zugeben, dass dies nur funktioniert, indem ich diverse Hilfsmittel für das konsequente Auslagern der Daten benutze.

Deane Alban sieht das offensichtlich ähnlich und gibt uns in When Your Memory Sucks: 6 Easy Ways to Compensate entsprechende Tipps zur Unterstütung des Gedächtnisses:

1. Checklisten

Checklisten werden von Ärzten, Piloten und anderen intelligenten Menschen benutzt. Und zwar immer dann, wenn etwas (a) in einer bestimmten Reihenfolge (b) immer wieder (c) vollständig abgearbeitet werden muss. Was diesen Experten recht ist, sollte uns billig sein. Ich selbst habe mir für meine Wochendurchsicht eine Checkliste erstellt. Wenn es soweit ist, hake ich einen Punkt nach dem anderen ab. So muss ich nicht darüber nachdenken, was als nächstes zu tun ist.
Wenn Sie näheres zum Thema Checklisten erfahren möchten, dann empfehle ich Ihnen das „Checklist Manifesto“ von Atul Gawande.

2. Notizen

Wenn ich eine Idee habe, dann wird Sie sofort ausgelagert. Derzeit benutze ich analog ein Notizbuch in DIN-A-5-Größe und virtuell Evernote. An Orten, wo ich beides nicht zur Hand habe, schicke ich mir die Notiz per E-Mail. Empfehlenswert sind hier die Apps Captio oder Braintoss.

3. Eingebaute Redundanz

Deane nennt hier als die Schlüssel als Klassiker. Es macht Sinn, einen Hausschlüssel beim Nachbarn zu deponieren. Falls man vergessen hat, den eigenen mitzunehmen und der Partner nicht in der Nähe ist, kann man immer noch zum Nachbarn gehen. Ich habe das eingehend für Sie getestet. Dasselbe gilt für den Autoschlüssel. Einen habe ich, den anderen meine Frau. Aber ein(r) hat ihn immer und darauf kommt es an.

4. Definierte Orte

Eine alte Regel, immer noch so wertvoll wie eh und je: Alles an seinem Platz. Wenn Sie den Schlüssel immer an das Schlüsselbrett neben der Tür hängen, dann brauchen Sie wahrscheinlich Tipp Nr. 3 gar nicht. Das gleiche gilt für meine Papierablage. Seit ich das Noguchisystem im Einsatz habe, weiß ich, dass dort meine Dokumente liegen und zwar nur dort.

5. Passwort Manager

Selbst wenn ich es wollte, könnte ich mir die vielen Daten gar nicht alle merken: Kreditkarte, PIN-Nummern, IBAN, von den vielen Passwörtern für die online-Anwendungen ganz zu schweigen. Das leistet ein sicherer Passwortmanager schon gute Dienste, besonders wenn er in den Browser integriert ist. Ich benutze 1Password auf allen meinen Geräten, heute würde ich vielleicht zum kostenlosen KeePass greifen. Wie Sie merkbare und trotzdem einigermaßen sichere Passwörter konstruieren, habe ich hier beschrieben.

6. Das Tastaturkürzel „Strg + F“

Ein nützlicher Hinweis zwar, mit dem Gedächtnis hat er nur bedingt zu tun. Deane behauptet, dann laut Google 90% der Computerbenutzer nicht wissen, dass es das Tastaturkürzel „Strg + F“ gibt. Ich kann das gar nicht glauben, aber sei’s drum. Immer wenn Sie eine bestimmtes Wort oder einen Ausdruck auf einer Webseite suchen, dann benutzen Sie diesen Shortcut, tippen das Gesuchte in das geöffnete Feld und voilà sie bekommen die Treffer angezeigt. Nützlich ist dies besonders bei längeren Texten.
Sollten Sie Evernote benutzen, dann empfehle ich Ihnen dringend die Erweiterung Web Clipper. Sie können damit komplette Webseiten oder markierte Stellen automatisch in Evernote übernehmen. Das ist sehr praktisch. Allerdings kann es passieren, dass Sie im Eifer des Gefechts eine Seite mehrfach abspeichern. Dies können Sie mit der Erweiterung Evernote Duplicated – EVERDU verhindern (für Chrome).

Ich bin mir sicher, dass diese Aufzählung nicht vollständig ist. Was tun Sie, um Ihr Gehirn bzw. Ihr Gedächtnis zu entlasten?

[via Lifehacker]

FotoEmotions / Pixabay

 

 

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15 nützliche Helferlein ganz ohne Registrieren

Sie kennen das. Manchmal braucht man für einen ganz bestimmten Zweck eine Anwendung, auf die man gerade keinen Zugriff hat. Entweder ist man unterwegs und hat den eigenen Rechenknecht nicht zur Hand oder man braucht die Anwendung so selten, dass man nicht extra ein Programm installieren möchte.

In diesem Fall schaffen diverse Webanwendungen Abhilfe. Hier müssen Sie zwar nichts installlieren, aber einen Nachteil haben diese Angebote aber doch: Zumeist verlangen Sie, dass Sie sich registrieren, bevor Sie sie nutzen können. Allerdings gibt es auch Ausnahmen von dieser Regel. Mihir Patkar stellt 15 Excellent No-Sign Up Websites for Everyday Use vor. Von diesen sind einige nur für den anglophonen Markt interessant, aber es gibt auch welche, die für uns in unseren Breitengraden nützlich sein könnten:

  • Daily Todo
    Mit diesem Programm können Sie Aufgabenlisten erstellen. Die besondere Stärke liegt in der Verwaltung wiederkehrender Tätigkeiten.
  • Pixabay
    ToolBlog-Leser wissen, dass ich mit den kostenlosen und rechtefreien Bildern meine Artikel verziere. Übrigens gibt es für WordPress auch ein geeignetes Plugin.
  • VirusTotal
    Der Name ist Programm. Hier können Sie Dateien auf evtl. Virenbefall überprüfen lassen. Die Größe der Datei ist allerdings beschränkt.
  • E.gg-Timer
    Ein Timer, dessen Besonderheit in seiner Einfachheit liegt. Ich greife für solche Fälle auf die Online Stopwatch zurück, die auch eine Countdown-Funktion bietet.
  • University of Reddit
    Ich muss gestehen, der Sinn von Reddit hat sich mir nie ganz erschlossen. Bei der „Reddit-Universität“ handelt es sich aber offensichtlich um Diskussionen zur ernsten Themen, die in bestimmte Kategorien eingeteilt sind.
  • Polls.io
    Mit dieser Anwendung können Sie unkompliziert und auf die Schnelle einfache Umfragen erstellen. Die Benutzerführung ist sogar in Deutsch.
  • Cloud Convert
    Hier können Sie Ihre Dateien in andere Formate übertragen: „Convert Anything to Anything“.
  • Maildrop
    Eine der vielen Angebote, mit denen Sie für sich eine Wegwerf-E-Mail-Adresse erstellen können. Das ist manchmal ganz praktisch, z. B. wenn Sie sich für bestimmte Websites registrieren sollen und Sie das gar nicht möchten.
    Nachtrag: Maildrop verhält sich merkwürdig, wenn man dem Link folgt. Hier gibt es Alternativen, die das Gleiche tun: Spoofmailbyom.de, Trash-Mail oder WegwerfE-Mail. Suchen Sie sich etwas aus. (Danke, Horst Saak-Winkelmann für den Hinweis.)
  • Compressor.io
    Mit diesem Tool können Sie die Dateigröße von Bilder reduzieren, ohne dass die Qualität darunter leidet.
  • pdf Escape
    Mit dieser App editieren und bearbeiten Sie pdf-Dateien online. Sie können auch Formulare ausfüllen oder einen Passwortschutz anbringen.

Ein Dankeschön an Mihir für diese Zusammenstellung. Am Schluss fragt er die Leser, ob sie noch andere nützliche Websites kennen, die man ohne Registrierung benutzen kann.

Diese Frage gebe ich gerne an Sie weiter!

xsmo / Pixabay

Nachtrag (17. 12. 2018)

Mittlerweile sind von ToolBlog-Lesern einige Ergänzungen zu den o.a. Anwendungen eingegangen:

  • bpmn.io: Dokumentation von Geschäftsprozessen (Danke Detlef Stern)
  • geojson.io:  Ermitteln der Luftlinie zwischen zwei Punkten (Danke Detlef Stern)
  • draw.io: Flowcharts und ähnliche Diagramme  (Danke Detlef Stern)
  • worldtimebuddy: Weltzeituhr und -converter (Danke Horst Saak-Winkelmann)
  • Hunter: E-Mail-Adressen suchen und finden
  • Xodo: U.a. für Anmerkungen an PDFs und Bildern (Danke Detlef Stern)
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Wie Sie Ihre Bücher loswerden

Schon seit einiger Zeit trage ich mich mit dem Gedanken, meine Bibliothek zu verkleinern. Ich werde mich von einigen Büchern trennen, denn ich brauche Platz für neue. Eigentlich ganz einfach, müsste man meinen.

Allerdings schiebe ich dieses Vorhaben immer wieder hinaus. Der Grund steht oben, ich muss mich von einigen Büchern trennen und das verursacht Trennungsschmerzen. Da ich wie die meisten Menschen Schmerz vermeiden möchte, habe ich bislang noch gar nicht mit dem Aufräumen angefangen.

Doch ich schöpfe Hoffnung. Anderen geht es offensichtlich ebenso wie mir und so hat Jacki Hollywood Brown auf Anfrage beschrieben, wie man seine geliebten Bücher doch noch loswerden kann: Reader question: Letting go of books. Sie empfiehlt:

Spielen Sie Evakuierung

Stellen Sie sich vor, Sie müssten Ihr Haus oder Ihre Wohnung verlassen und hätten nur drei kleine Umzugskartons für Ihre Bücher. Welche würden Sie mitnehmen? Welche würden Sie zurücklassen? Für diese Entscheidung haben Sie genau 30 Minuten Zeit, nicht mehr. Die Bücher in den Umzugskartons sind die, die Sie behalten, die anderen sind verzichtbar.

Worst-case Szenario

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie sich von einem Buch trennen sollten, dann überlegen Sie den Worst Case. Was wäre das Schlimmste, was passieren könnte, wenn Sie dieses Buch nicht mehr hätten? Wäre das tragbar für Sie? Wenn nicht, dann behalten Sie es.

Handeln Sie wie ein Bibliothekar

Sind Sie sicher, dass Sie Ihre Bücher zweckmäßig aufbewahren? Könnten Sie dadurch vielleicht noch etwas Platz schaffen? Gibt es Bücher, die gar nicht mehr aktuell sind und wirklich nur noch Platz wegnehmen?

Gamification

Bitten Sie einen Freund, ein beliebiges Buch aus Ihrem Regal zu entnehmen. Nachdem er Ihnen Autor und Titel genannt hat, erzählen Sie Ihrem Freund aus dem Kopf, was Sie (noch) über das Buch wissen. Je weniger Sie über das Buch wissen, desto eher sollten Sie das Buch entsorgen. Wenn Sie es noch gar nicht gelesen haben, dann nehmen Sie sich vor, es alsbald zu lesen. Sollten Sie das aus irgendwelchen Gründen in einer bestimmten Frist nicht schaffen, dann trennen Sie sich von dem Buch.

Übrigens weist Jacki auf einen Beitrag ihres Kollegen Jeri Danski hin. Dieser nennt in Uncluttering books: What to let go Bücher , die man getrost wegwerfen, verschenken oder weitergeben kann. Dies sind

  • Bücher, die man nicht noch einmal lesen wird
  • Bücher, die man nie lesen wird
  • Bücher, zu denen man einfach keinen Zugang bekommt
  • Bücher mit Informationen, die man auch online erhalten kann
  • Bücher, die keinen besonderen Nutzen stiften
  • Reiseführer von Orten, die man bereits besucht hat.

Ich bin mir nicht sicher, ob mir diese Tipps wirklich helfen werden.
Es hängt halt doch viel Herzblut an den Schwarten…

EliFrancis / Pixabay

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