Archiv der Kategorie: Kleine Kniffe

Ab wann lohnt sich Automatisierung?

Wenn Sie eine Aufgabe immer und immer wieder auf die gleiche Weise erledigen m├╝ssen, dann lohnt es sich dar├╝ber nachzudenken, ob Sie sie in irgendeiner Weise automatisieren k├Ânnen. So lautet der wohlmeinende Ratschlag, den ich in meinen Workshops gebe. Im Prinzip stimmen die Teilnehmer zu, aber in den Gesichtern steht ein gro├čes Fragezeichen:

Ab wann lohnt sich eine Automatisierung?

Die Frage nach dem Return of Invest ist absolut berechtigt, denn schlie├člich muss mit einem Aufwand an Zeit und M├╝he die Automatisierung erstellt werden, ganz egal, ob Sie f├╝r ein Programm ein Makro programmieren oder Textbausteine definieren.

Cory Doctorow hat in seinem Beitrag How much time should you spend automating a routine task? eine interessante Tabelle ver├Âffentlicht. Diese zeigt, wie viel Zeit Sie in die Automatisierung von Routineaufgaben stecken m├╝ssen, damit Sie ├╝ber einen Zeitraum von f├╝nf Jahren einen bestimmten Zeitbetrag sparen k├Ânnen (auf die Grafik klicken).

 

Nun halte ich den Zeitraum von f├╝nf Jahren f├╝r bei weitem zu hoch gegriffen. Ich h├Ątte den Zeitrahmen ein bis drei Jahre f├╝r realistischer gehalten. Aber das kann man ja selbst einmal runterrechnen. Man muss nur die Zeit dazu haben.

BTW: Wenn Sie sich bez. der Automatisierung nicht sicher sind, dann denken Sie ├╝ber den idealtypischen Ablauf nach und erstellen daf├╝r eine Checkliste. Das ist zwar keine Vollautomatisierung, erleichtert die Arbeit aber dennoch au├čerordentlich. Und Zeit sparen Sie auch.

 

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Should I Stay or Should I Go?

Wenn Sie zu meiner Alterkohorte geh├Âren, dann kennen Sie sicher den Ohrwurm der Rockband The Clash: Should I stay or Should I Go. Damit machten sie ein Fass auf, denn die Frage nach dem Gehen oder Standhalten ist eines der Probleme der Philosophie und Psychologie.

Auch im Berufsleben steht man mitunter vor der Frage, wie man sich entscheiden soll. Ist es besser, im bestehenden Arbeitsverh├Ąltnis zu bleiben und daf├╝r etwas Unzufriedenheit in Kauf zu nehmen oder sollte man sich nach etwas anderem umschauen. Wie wir alle wissen, kann diese „Qual der Wahl“ uns schwer im Rucksack liegen.

Falls Sie sich in einer derartigen Situation befinden, dann hilft Ihnen ein Flowchart der BBC weiter: Should I quit?. Hier werden Sie mittels eines Baumdiagramms systematisch zur (hoffentlich) richtigen Entscheidung gef├╝hrt. Probieren Sie es aus, aber nehmen Sie das Schaubild nicht allzu ernst. Und: H├Âren Sie auf Ihren Bauch, egal, was das Diagramm anzeigt.

 

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Scannerplatte selbst gemacht

Ich gebe zu, ich bin ein Mensch mit zwei linken H├Ąnden. Den ber├╝hmnten Nagel kann ich noch einschlagen, aber bereits der Aufbau eines schwedischen Billigregals stellt mich vor beinahe unl├Âsbare Probleme. Meine (un)heimliche Bewunderung gilt daher jenen Zeitgenossen, die unter Zuhilfenahme von Kopf, Herz und Hand ihre notwendigen Utensilien selbst erstellen.

Horst Saak-Winkelmann ist so ein Anh├Ąnger der DIY („Do-It-Yourself“)- Bewegung. Auf seinem Blog wendet er sich an Leserinnen und Leser, die immer mal wieder auf saubere Art Dokumente scannen m├╝ssen. Wer muss das nicht, fragt man da und so wird vielen seine Bauanleitung f├╝r eine selbstgemachte Scannerplatte wie gerufen kommen.

Wenn Sie sich an die Anleitung halten, dann bekommen Sie f├╝r kleines Geld einen verstaubaren Scannertisch, bestehend aus einem Selfiestick (!), einem Sortiergitter und aus HARIBO-Dosen (!).

F├╝r mich grenzt das an Zauberei, ein Dankesch├Ân an Horst MacGuyver Saak-Winkelmann f├╝r die Idee und das Publizieren.

www_slon_pics / Pixabay

 

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5 Handlungen, die Ihren Tag verbessern

Bei meinen Streifz├╝gen durch die Weiten des Internets stolpere ich immer wieder einmal ├╝ber Artikel, die unscheinbar daher kommen, aber n├╝tzliche Hinweise beinhalten. Josh Spector hat einen solchen Beitrag geschrieben: Five Ways To Make Your Day 5x Better Than It Is Right Now.

Was der Titel verspricht, h├Ąlt der Beitrag auch. Sie erfahren, wie Sie mit f├╝nf einfachen Handlungen Ihr Tag und, mehr noch, Ihr Wohlbefinden verbessern k├Ânnen. Josh empfiehlt:

  1. Tun Sie etwas Wirkungsvolles, das Sie heute auch abschlie├čen k├Ânnen
  2. Tun Sie etwas, von dem Sie bereuen, es nicht gestern getan zu haben
  3. Tun Sie etwas, mit dem Sie jemanden angenehm ├╝berraschen
  4. Tun Sie etwas, das Sie bisher vermieden haben
  5. Tun Sie etwas nur f├╝r sich

Ich finde, die Tipps von Josh heben sich wohltuend vom Produktivit├Ąts-Einerlei ab, das man in den meisten Beitr├Ągen geboten bekommt. Sie lesen sich auf den ersten Blick banal, aber wenn man Sie hinterfragt, bemerkt man ihren Tiefgang. Ich denke, wenn man nur einen oder zwei dieser Hinweise befolgt hat man schon viel f├╝r die eigene Zufriedenheit getan.

Probieren wir es aus!

Alexas_Fotos / Pixabay

 

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Wie Sie einfach Ranglisten erstellen: Choicing

Manchmal ist es notwendig, eine Liste zu sortieren.

Ein Beispiel stellt eine To-do-Liste dar, in der die „wichtigste“ Aufgabe oben stehen soll und die „unwichtigste“ ganz unten. Alle anderen Aufgaben liegen irgendwo dazwischen.
Ein anderes Beispiel k├Ânnte die Sortierung eines Backlogs sein, mit der am meisten Wert sch├Âpfenden Aufgabe oben usw.

Eine beliebte Methode, so eine Rangliste zu erstellen, ist der Paarvergleich. Das funktioniert recht gut, wenn die Zahl der Elemente der Liste ├╝berschaubar ist. Ab einem gewissen Umfang kann das Unterfangen sehr m├╝hselig werden. Man kann sich alles etwas leichter machen, wenn man ein Schema anwendet, wie es Andrea Windolph erkl├Ąrt. Ich brauche auch nicht besonders zu erw├Ąhnen, dass es f├╝r den Paarvergleich auch entsprechende Excel-Vorlagen gibt. Auf Sixsigmablackbelt.de finden Sie ein solches Template.

Noch einfacher ist es, wenn Sie f├╝r das Ranking innerhalb einer Liste die Webanwendung Choicing verwenden. Danach bekommen Sie die Elemente immer in Dreierbl├Âcken dargestellt und m├╝ssen daraus einen Favoriten w├Ąhlen. Nach einigen Durchg├Ąngen ist die Rangliste fertig. Wie das praktisch aussieht, zeigt dieses Video:

Kurzanleitung: Schnell und sicher Priorisieren mit Choicing

 

Ich finde, bei diesem Programm handelt es sich wieder einmal um eines dieser Helferlein, die wenig Aufhebens machen, einfach zu bedienen sind und genau das tun, was sie sollen.

Gef├Ąllt mir!

 

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6 Kleine Kniffe mit Lego

Wer kennt sie nicht, die kleinen bunten Steine unserer Kindheit, mit denen wir alles bauen konnten, was uns in den Sinn kam: H├Ąuser, Br├╝cken, Bauern├Âfe usw usf.
Bei vielen Menschen ist die Liebe zu Lego geblieben, sie basteln sich daraus komplette Projekte oder Lebensentw├╝rfe. Serious Play┬áhei├čt das dann.

Neben diesen ernsten und wichtigen Dingen k├Ânnen Sie Legosteine aber auch benutzen um sich auf einfache Weise das Leben ein wenig leichter zu machen. Deepa Lakshmin hat ein Video f├╝r Sie ausgegraben mit 6 Lego Lifehacks, die Ihr Erachsenenleben erleichtern. Sehen Sie selbst:

 

 

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Wie Sie Ihr Ged├Ąchtnis entlasten

Es ist nicht immer leicht, sich Dinge zu merken und sie dann wieder zur richtigen Zeit am richtigen Ort abzurufen. Dies f├╝hrt zu einer gewissen Verunsicherung. Au├čerdem ist das Merken mit M├╝he verbunden, zumindest f├╝r mich. Ich halte es daher sinngem├Ą├č mit David Allen: Ich benutze mein Gehirn lieber zu Denken als zum Speichern. Allerdings muss ich zugeben, dass dies nur funktioniert, indem ich diverse Hilfsmittel f├╝r das konsequente Auslagern der Daten benutze.

Deane Alban sieht das offensichtlich ├Ąhnlich und gibt uns in When Your Memory Sucks: 6 Easy Ways to Compensate entsprechende Tipps zur Unterst├╝tung des Ged├Ąchtnisses:

1. Checklisten

Checklisten werden von ├ärzten, Piloten und anderen intelligenten Menschen benutzt. Und zwar immer dann, wenn etwas (a) in einer bestimmten Reihenfolge (b) immer wieder (c) vollst├Ąndig abgearbeitet werden muss. Was diesen Experten recht ist, sollte uns billig sein. Ich selbst habe mir f├╝r meine Wochendurchsicht eine Checkliste erstellt. Wenn es soweit ist, hake ich einen Punkt nach dem anderen ab. So muss ich nicht dar├╝ber nachdenken, was als n├Ąchstes zu tun ist.
Wenn Sie n├Ąheres zum Thema Checklisten erfahren m├Âchten, dann empfehle ich Ihnen das „Checklist Manifesto“ von Atul Gawande.

2. Notizen

Wenn ich eine Idee habe, dann wird Sie sofort ausgelagert. Derzeit benutze ich analog ein Notizbuch in DIN-A-5-Gr├Â├če und virtuell Evernote. An Orten, wo ich beides nicht zur Hand habe, schicke ich mir die Notiz per E-Mail. Empfehlenswert sind hier die Apps Captio oder Braintoss.

3. Eingebaute Redundanz

Deane nennt hier als die Schl├╝ssel als Klassiker. Es macht Sinn, einen Hausschl├╝ssel beim Nachbarn zu deponieren. Falls man vergessen hat, den eigenen mitzunehmen und der Partner nicht in der N├Ąhe ist, kann man immer noch zum Nachbarn gehen. Ich habe das eingehend f├╝r Sie getestet. Dasselbe gilt f├╝r den Autoschl├╝ssel. Einen habe ich, den anderen meine Frau. Aber ein(r) hat ihn immer und darauf kommt es an.

4. Definierte Orte

Eine alte Regel, immer noch so wertvoll wie eh und je: Alles an seinem Platz. Wenn Sie den Schl├╝ssel immer an das Schl├╝sselbrett neben der T├╝r h├Ąngen, dann brauchen Sie wahrscheinlich Tipp Nr. 3 gar nicht. Das gleiche gilt f├╝r meine Papierablage. Seit ich das Noguchisystem im Einsatz habe, wei├č ich, dass dort meine Dokumente liegen und zwar nur dort.

5. Passwort Manager

Selbst wenn ich es wollte, k├Ânnte ich mir die vielen Daten gar nicht alle merken: Kreditkarte, PIN-Nummern, IBAN, von den vielen Passw├Ârtern f├╝r die online-Anwendungen ganz zu schweigen. Das leistet ein sicherer Passwortmanager schon gute Dienste, besonders wenn er in den Browser integriert ist. Ich benutze 1Password auf allen meinen Ger├Ąten, heute w├╝rde ich vielleicht zum kostenlosen KeePass greifen. Wie Sie merkbare und trotzdem einigerma├čen sichere Passw├Ârter konstruieren, habe ich hier beschrieben.

6. Das Tastaturk├╝rzel „Strg + F“

Ein n├╝tzlicher Hinweis zwar, mit dem Ged├Ąchtnis hat er nur bedingt zu tun. Deane behauptet, dann laut Google 90% der Computerbenutzer nicht wissen, dass es das Tastaturk├╝rzel „Strg + F“ gibt. Ich kann das gar nicht glauben, aber sei’s drum. Immer wenn Sie eine bestimmtes Wort oder einen Ausdruck auf einer Webseite suchen, dann benutzen Sie diesen Shortcut, tippen das Gesuchte in das ge├Âffnete Feld und voil├á sie bekommen die Treffer angezeigt. N├╝tzlich ist dies besonders bei l├Ąngeren Texten.
Sollten Sie Evernote benutzen, dann empfehle ich Ihnen dringend die Erweiterung Web Clipper. Sie k├Ânnen damit komplette Webseiten oder markierte Stellen automatisch in Evernote ├╝bernehmen. Das ist sehr praktisch. Allerdings kann es passieren, dass Sie im Eifer des Gefechts eine Seite mehrfach abspeichern. Dies k├Ânnen Sie mit der Erweiterung Evernote Duplicated – EVERDU verhindern (f├╝r Chrome).

Ich bin mir sicher, dass diese Aufz├Ąhlung nicht vollst├Ąndig ist. Was tun Sie, um Ihr Gehirn bzw. Ihr Ged├Ąchtnis zu entlasten?

[via Lifehacker]

FotoEmotions / Pixabay

 

 

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15 n├╝tzliche Helferlein ganz ohne Registrieren

Sie kennen das. Manchmal braucht man f├╝r einen ganz bestimmten Zweck eine Anwendung, auf die man gerade keinen Zugriff hat. Entweder ist man unterwegs und hat den eigenen Rechenknecht nicht zur Hand oder man braucht die Anwendung so selten, dass man nicht extra ein Programm installieren m├Âchte.

In diesem Fall schaffen diverse Webanwendungen Abhilfe. Hier m├╝ssen Sie zwar nichts installlieren, aber einen Nachteil haben diese Angebote aber doch: Zumeist verlangen Sie, dass Sie sich registrieren, bevor Sie sie nutzen k├Ânnen. Allerdings gibt es auch Ausnahmen von dieser Regel. Mihir Patkar stellt 15 Excellent No-Sign Up Websites for Everyday Use vor. Von diesen sind einige nur f├╝r den anglophonen Markt interessant, aber es gibt auch welche, die f├╝r uns in unseren Breitengraden n├╝tzlich sein k├Ânnten:

  • Daily Todo
    Mit diesem Programm k├Ânnen Sie Aufgabenlisten erstellen. Die besondere St├Ąrke liegt in der Verwaltung wiederkehrender T├Ątigkeiten.
  • Pixabay
    ToolBlog-Leser wissen, dass ich mit den kostenlosen und rechtefreien Bildern meine Artikel verziere. ├ťbrigens gibt es f├╝r WordPress auch ein geeignetes Plugin.
  • VirusTotal
    Der Name ist Programm. Hier k├Ânnen Sie Dateien auf evtl. Virenbefall ├╝berpr├╝fen lassen. Die Gr├Â├če der Datei ist allerdings beschr├Ąnkt.
  • E.gg-Timer
    Ein Timer, dessen Besonderheit in seiner Einfachheit liegt. Ich greife f├╝r solche F├Ąlle auf die Online Stopwatch zur├╝ck, die auch eine Countdown-Funktion bietet.
  • University of Reddit
    Ich muss gestehen, der Sinn von Reddit hat sich mir nie ganz erschlossen. Bei der „Reddit-Universit├Ąt“ handelt es sich aber offensichtlich um Diskussionen zur ernsten Themen, die in bestimmte Kategorien eingeteilt sind.
  • Polls.io
    Mit dieser Anwendung k├Ânnen Sie unkompliziert und auf die Schnelle einfache Umfragen erstellen. Die Benutzerf├╝hrung ist sogar in Deutsch.
  • Cloud Convert
    Hier k├Ânnen Sie Ihre Dateien in andere Formate ├╝bertragen: „Convert Anything to Anything“.
  • Maildrop
    Eine der vielen Angebote, mit denen Sie f├╝r sich eine Wegwerf-E-Mail-Adresse erstellen k├Ânnen. Das ist manchmal ganz praktisch, z. B. wenn Sie sich f├╝r bestimmte Websites registrieren sollen und Sie das gar nicht m├Âchten.
    Nachtrag:┬áMaildrop verh├Ąlt sich merkw├╝rdig, wenn man dem Link folgt. Hier gibt es Alternativen, die das Gleiche tun: Spoofmail,┬ábyom.de, Trash-Mail┬áoder┬áWegwerfE-Mail. Suchen Sie sich etwas aus. (Danke, Horst Saak-Winkelmann f├╝r den Hinweis.)
  • Compressor.io
    Mit diesem Tool k├Ânnen Sie die Dateigr├Â├če von Bilder reduzieren, ohne dass die Qualit├Ąt darunter leidet.
  • pdf Escape
    Mit dieser App editieren und bearbeiten Sie pdf-Dateien online. Sie k├Ânnen auch Formulare ausf├╝llen oder einen Passwortschutz anbringen.

Ein Dankesch├Ân an Mihir f├╝r diese Zusammenstellung. Am Schluss fragt er die Leser, ob sie noch andere n├╝tzliche Websites kennen, die man ohne Registrierung benutzen kann.

Diese Frage gebe ich gerne an Sie weiter!

xsmo / Pixabay

Nachtrag (17. 12. 2018)

Mittlerweile sind von ToolBlog-Lesern einige Erg├Ąnzungen zu den o.a. Anwendungen eingegangen:

  • bpmn.io: Dokumentation von Gesch├Ąftsprozessen (Danke Detlef Stern)
  • geojson.io:┬á Ermitteln der Luftlinie zwischen zwei Punkten (Danke Detlef Stern)
  • draw.io: Flowcharts und ├Ąhnliche Diagramme┬á (Danke Detlef Stern)
  • worldtimebuddy: Weltzeituhr und -converter (Danke Horst Saak-Winkelmann)
  • Hunter: E-Mail-Adressen suchen und finden
  • Xodo: U.a. f├╝r Anmerkungen an PDFs und Bildern (Danke Detlef Stern)
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Wie Sie Ihre B├╝cher loswerden

Schon seit einiger Zeit trage ich mich mit dem Gedanken, meine Bibliothek zu verkleinern. Ich werde mich von einigen B├╝chern trennen, denn ich brauche Platz f├╝r neue. Eigentlich ganz einfach, m├╝sste man meinen.

Allerdings schiebe ich dieses Vorhaben immer wieder hinaus. Der Grund steht oben, ich muss mich von einigen B├╝chern trennen und das verursacht Trennungsschmerzen. Da ich wie die meisten Menschen Schmerz vermeiden m├Âchte, habe ich bislang noch gar nicht mit dem Aufr├Ąumen angefangen.

Doch ich sch├Âpfe Hoffnung. Anderen geht es offensichtlich ebenso wie mir und so hat Jacki Hollywood Brown auf Anfrage beschrieben, wie man seine geliebten B├╝cher doch noch loswerden kann: Reader question: Letting go of books. Sie empfiehlt:

Spielen Sie Evakuierung

Stellen Sie sich vor, Sie m├╝ssten Ihr Haus oder Ihre Wohnung verlassen und h├Ątten nur drei kleine Umzugskartons f├╝r Ihre B├╝cher. Welche w├╝rden Sie mitnehmen? Welche w├╝rden Sie zur├╝cklassen? F├╝r diese Entscheidung haben Sie genau 30 Minuten Zeit, nicht mehr. Die B├╝cher in den Umzugskartons sind die, die Sie behalten, die anderen sind verzichtbar.

Worst-case Szenario

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie sich von einem Buch trennen sollten, dann ├╝berlegen Sie den Worst Case. Was w├Ąre das Schlimmste, was passieren k├Ânnte, wenn Sie dieses Buch nicht mehr h├Ątten? W├Ąre das tragbar f├╝r Sie? Wenn nicht, dann behalten Sie es.

Handeln Sie wie ein Bibliothekar

Sind Sie sicher, dass Sie Ihre B├╝cher zweckm├Ą├čig aufbewahren? K├Ânnten Sie dadurch vielleicht noch etwas Platz schaffen? Gibt es B├╝cher, die gar nicht mehr aktuell sind und wirklich nur noch Platz wegnehmen?

Gamification

Bitten Sie einen Freund, ein beliebiges Buch aus Ihrem Regal zu entnehmen. Nachdem er Ihnen Autor und Titel genannt hat, erz├Ąhlen Sie Ihrem Freund aus dem Kopf, was Sie (noch) ├╝ber das Buch wissen. Je weniger Sie ├╝ber das Buch wissen, desto eher sollten Sie das Buch entsorgen. Wenn Sie es noch gar nicht gelesen haben, dann nehmen Sie sich vor, es alsbald zu lesen. Sollten Sie das aus irgendwelchen Gr├╝nden in einer bestimmten Frist nicht schaffen, dann trennen Sie sich von dem Buch.

├ťbrigens weist Jacki auf einen Beitrag ihres Kollegen Jeri Danski hin. Dieser nennt in Uncluttering books: What to let go B├╝cher , die man getrost wegwerfen, verschenken oder weitergeben kann. Dies sind

  • B├╝cher, die man nicht noch einmal lesen wird
  • B├╝cher, die man nie lesen wird
  • B├╝cher, zu denen man einfach keinen Zugang bekommt
  • B├╝cher mit Informationen, die man auch online erhalten kann
  • B├╝cher, die keinen besonderen Nutzen stiften
  • Reisef├╝hrer von Orten, die man bereits besucht hat.

Ich bin mir nicht sicher, ob mir diese Tipps wirklich helfen werden.
Es h├Ąngt halt doch viel Herzblut an den Schwarten…

EliFrancis / Pixabay

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Alles ├╝ber Schn├╝rsenkel: Ian’s Shoelace Site

Heute morgen bin ich ├╝ber einen Tweet von @awkwardgoogle gestolpert, in dem auf ein kleines Filmchen mit dem Titel 5 Cool Ways To Lace Your Shoes gezeigt wurde. Leider war es mir nicht m├Âglich, den Streifen hier direkt einzubetten.

Schade, aber trotzdem nicht weiter schlimm, denn auf YouTube finden Sie derartige Schn├╝rsenkel-Videos in H├╝lle und F├╝lle. Stellvertretend f├╝r die vielen anderen, hier ein Video mit 20 cool ideas how to tie shoe laces.

LACE SHOES – 20 cool ideas how to tie shoe laces

 

Nun m├╝ssen Sie sich aber nicht mit derlei Videos zufrieden geben. Wenn Sie ganz tief in die Materie einsteigen wollen, dann empfehle ich Ihnen Ian’s Shoelace Site. Sie lesen richtig, ein Zeitgenosse namens Ian W. Fieggen hat eine eigene Seite zum Gebrauch von Schn├╝rsenkeln ins Netz gestellt. Ich wei├č nicht, ob Sie auf dieser Seite Alles zu Schn├╝rsenkeln finden, aber es d├╝rfte dem ziemlich nahe kommen. Nicht umsonst tr├Ągt Ian den Ehrennamen „Professor Shoelace“.

Wie die Navigationsleiste auf der linken Seite zeigt, hat Ian bez. der Schn├╝rsenkelwissenschaft tats├Ąchlich an nahezu alles gedacht. Es gibt sogar ein Kapitel, in dem das Vorkommen von Schn├╝rsenkeln in der Bibel diskutiert wird.

Bevor Sie jetzt den Kopf sch├╝tteln…
Ich habe mir dieses Jahr ein Paar Sneakers gekauft, bei denen ├ľsen durch einschneidende Senkel durchtrennt wurden. Die Schuhe waren prima, ich werde sie n├Ąchstes Jahr wieder kaufen. Dann schaue ich aber garantiert auf Ian’s Shoelace Site nach, wie ich sie ├Âsenschonend binden kann.

cherylholt / Pixabay

 

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