Archiv der Kategorie: Besprechungen

Produktive Meetings mit der 3-Spalten-Agenda

Wenn es um effektive Meetings geht, betonen fast alle Experten, wie wichtig eine zweckmäßige Agenda ist. Gemeint ist nicht die LOP (Liste offener Punkte), in der die beschlossenen Aufgaben aufgezählt sind. Diese wird zumeist zu Anfang und zu Ende eines Meetings verlesen und gelangweilt zur Kenntnis genommen. Die Diskussion findet meist ziemlich ungesteuert dazwischen statt. Besonders effektiv sind solche Besprechungen nicht, wie wir wissen.

Die Agenda ist sicher nicht der einzige Erfolgsfaktor für ergebnisorientierte Meetings, aber sicher ein wichtiger. Könnte man diese wenig ergiebigen LOPs vielleicht durch eine andere wirkungsvolle Agenda ersetzen?
Ja, kann man, schreibt Sarah Harrison in ihrem Artikel The Meeting Trick Everyone at Work Will Want to Copy.

Die Agenda geht davon aus, dass in jeder Besprechung diese drei Fragen beantwortet werden sollen:

  1. Was ist das Thema, das ich ansprechen möchte?
  2. Welche besonderen Fragen habe ich dazu, was möchte ich diskutieren?
  3. Wie lauten die Antworten und was muss im folgenden getan werden?

Diesen Fragestellungen folgend bereiten Sie für die Besprechung als Agenda eine Tabelle mit drei Spalten vor. Sie können dies in einem Dokument tun, das Sie als Datei zur Bearbeitung zur Verfügung stellen (Sharepoint o.ä.). Ich bevorzuge die analoge Variante und bereite eine Pinnwand vor, die dann mit Haftklebezetteln befüllt werden kann. Über die Tabelle schreiben Sie das Datum. Die Tabellen beschriften Sie wie folgt:

  • Vor dem Meeting: Spalte 1 mit „Thema“
  • Vor und/oder im Meeting: Spalte 2 mit „Frage/Problem“
  • Im Meeting: Spalte 3 mit „Zu tun/Follow-up“

Drei-Spalten-Agenda

Füllen sie vor der Besprechung die 1. und die 2. Spalte aus. Die 2. Spalte muss im Meeting u. U. ergänzt werden. Die rechte 3. Spalte lassen Sie frei, diese wird während der Besprechung ausgefüllt. Hier hinein kommen dann:

  • Anworten
  • Neue Informationen, neue Aspekte
  • Getroffene Entscheidungen
  • Folgeaktionen

Vergessen Sie nicht, insbesondere bei den Folgeaktionen die Namen der „Kümmerer“ zu vermerken.

Nach dem Meeting haben Sie auf diese Weise auch schon Ihr Protokoll erstellt, dass Sie teilen können, entweder als geteiltes Dokument oder als Fotoprotokoll und können sich jederzeit darauf beziehen.

Diese 3-Spalten-Agenda eignet sich besonders für wiederkehrende Meetings. Nach einiger Zeit können Sie ältere Teile der Agenda archivieren, indem Sie das Dokument einfach teilen und unter einem bezeichnenden Namen abspeichern.

Ich denke, wenn Die diese Methode einsetzen, haben Sie tatsächlich einen großen Schritt in Richtung produktive Besprechungen getan. Probieren Sie es aus!

flockine / Pixabay

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OpenSpace zur Strategieentwicklung

Wie die geneigten Leserinnen und Leser (gar nicht) gemerkt haben, habe ich in der ersten Woche nichts zu Papier in den Blog gebracht. Der Grund war sehr angenehm für mich: Ich durfte wieder einmal einen OpenSpace begleiten. Es ging bei der Veranstaltung um Stratiegieentwicklung bei AX Semantics. Kurz das Fazit von meiner Warte aus:

  • Lasst Menschen über die Dinge nachdenken, die ihnen am Herzen liegen. Fragt die Leute einfach und nehmt sie ernst, dann kommen die Lösungen von alleine. Es war faszinierend mit anzusehen, mit welchem Engagement und welcher Konzentration die Menschen zusammenarbeiten. Da braucht man kein Motivationsgedöns.
  • Die Menge an Themen, die im OpenSpace bearbeitet werden, ist beeindruckend. Am Dienstag bearbeiteten rd. 30 Teilnehmer 16 verschiedene Themen.
  • Es ist wichtig dafür zu sorgen, dass die Themen am Ende der Veranstaltung so aufbereitet werden, dass nahtlos mit/an ihnen weitergearbeitet werden kann. Das ist gelungen, wie ich finde.
  • Zwischen Barcamp und OpenSpace gibt es tatsächlich Unterschiede, die den Unterschied machen. Ohne den Diskurs der vergangenen Wochen noch einmal aufgreifen zu wollen, fühle ich mich in meiner Ansicht bestätigt.

Danke dem sympathischen Team von AX Semantics für die Gastfreundschaft und das erwiesene Vertrauen!

 

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Vom Umgang mit schwierigen Kollegen

Wir kennen sie alle, die Zeitgenossen, die uns tierisch auf den Geist gehen. Wir selbst gehören natürlich nicht dazu, denn wir sind ja edel, hilfreich und gut.

J.D. Meier, der Autor des Buches Getting Results the Agile Way, identifiziert Ten Types of Difficult People und gibt Tipps, wie wir, die Guten, mit ihnen umgehen können. Die zehn Typen sind:

  1. Der Panzer
    Menschen, die ohne Rücksicht auf Verluste alles niederwalzen, was sich ihnen in den Weg stellt (Tipps zum Umgang)
  2. Der Heckenschütze
    Menschen, die mehr oder weniger heimlich darauf lauern, dass andere einen Fehler machen und dies nutzen um sie dann schlecht aussehen zu lassen (Tipps zum Umgang)
  3. Der Alleswisser (aka Klugscheißer)
    Diese Leute korrigieren immer und überall, auch die kleinsten Fehler und das mit einer großen Portion Überheblichkeit. J.D. Meier hält sie für die Schwierigsten der Schwierigen und gibt diese Tipps zum Umgang
  4. Die Leute, die sich für Alleswisser halten (aka Klugscheißer light)
    Labertaschen hat oder wie der Volksmund sagt: „Große Klappe und nichts dahinter“.
    (Tipps zum Umgang)
  5. Die Handgranate
    Leute, die plötzlich und unerwartet explodieren (Tipps zum Umgang)
  6. Der Ja-Sager
    Menschen, die immer zu allem Ja und Amen sagen. Meist wollen sie damit Konflikten aus dem Weg gehen. (Tipps zum Umgang)
  7. Die Indifferenten 
    Menschen, die sich nicht festlegen wollen und daher keine Entscheidungen treffen können.
    (Tipps zum Umgang)
  8. Menschen, die gar nicht in Erscheinung treten (aka die grauen Mäuse)
    Wir kennen Sie von Besprechungen. Sie sitzen nur da und tragen nichts zur Wahrheitsfindung bei. Menschliche Hüllen sozusagen. (Tipps zum Umgang)
  9. Der Nein-Sager
    Das Gegenstück  zu Nummer (6). Egal, wie vernünftig ein Argument oder ein Vorschlag ist, sie lehnen es/ihn ab. (Tipps zum Umgang)
  10. Der Jammerfritze
    Diese Klagenden sind oft gar nicht an der Lösung des beklagten Problems interessiert. Dann müssten sie nämlich aufhören zu jammern und das wollen sie nicht. (Tipps zum Umgang)

Grundsätzlich halte ich das Stecken von Menschen in vorgefertigte Schubladen für problematisch. Vielleicht können aber diese Typisierung und die Schlüsse doch den einen oder anderen Hinweis zum richtigen Umgang mit schwierigen Zeitgenossen geben.

J.D. Meier bezieht sich in seinen Ausführungen übrigens auf die Autoren Dr. Brinkman and Dr. Rick Kirschner und ihr Buch In Dealing with People You Can’t Stand: How to Bring Out the Best in People at Their Worst. Ich glaube, ich werde mir das Werk einmal näher anschauen.

Wenn Sie deutsche Lektüre bevorzugen, dann empfehle ich Ihnen das Buch von Claudia Hochbrunn Ein Arschloch kommt selten allein: So werden Sie mit schwierigen Zeitgenossen fertig, das ich hier besprochen habe.

 

Falls sie sich noch unsicher sind, ob Ihr Kollege wirklich ein A-loch ist, dann können Sie es schnell herausfinden. Folgen Sie einfach dem Flowchart aus einem Beitrag von Erik Devaney: Is Your Coworker Actually an A-hole? Hier ist es:

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Coaching selbst gemacht: Die Kollegiale Beratung

Wo Menschen zusammenarbeiten, läuft es nicht immer rund und manchmal entstehen Konflikte. Vielleicht hatten Sie dabei auch schon einmal das Gefühl, mit Ihren Problemen allein auf weiter Flur zu stehen ohne sich darüber lösungsorientiert austauschen zu können.
„Lösungsorientiert“ beschreibt hierbei den Unterschied, der den Unterschied macht. Wenn Sie Glück haben, stoßen Sie zwar in der Kaffeeküche auf das offene Ohr des einen oder anderen Kollegen. Wie Sie dann aber mit den Schwierigkeiten weiter zurecht kommen oder gar den Konflikt lösen, bleibt im weiteren Verlauf Ihnen überlassen.

Kein Wunder, dass Sie dann das Gefühl beschleicht, mit Ihrem einzigartigen Problem allein fertig werden zu müssen. Das muss nicht so sein, denn zumeist ist Ihr Problem (a) nicht einzigartig und (b) müssen Sie nicht als Einzelkämpfer eine Lösung suchen.
Oftmals ist es so, dass auch schon anderswo Kolleginnen oder Kollegen ein ähnliches Problem gelöst haben. Warum also nicht die „Weisheit“ dieser Menschen anzapfen?

Zu diesem Zweck gibt es die „Kollegiale Beratung“. Coaching ohne Coach, so könnte man die Kollegiale (Fall-) Beratung (Intervision) auch beschreiben. Nach einer festen Vorgehensweise tauschen sich die Teilnehmer über anstehende Problemfälle aus, unterstützen sich gegenseitig und geben Lösungshinweise aus ihrem eigenen Erfahrungshintergrund.

Und so geht man dabei vor:

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Besprechungsprotokolle: Tipps und Tricks

Eine der am meist gehassten Jobs während eines Meetings ist der des Protokollanten. Aus diesem Grund wird er oft an den Berufsjüngsten in der Besprechung vergeben. So ging es auch mir in meinen ersten Berufsjahren. Allerdings habe ich schnell bemerkt, welche Vorteile mit der ungeliebten Aufgabe verbunden waren. Der eine besteht in der Möglichkeit des Weglassens, der andere in der unterschiedlichen Gewichtung eines Beitrags. Auf diese Weise kann ein Protokollant nach der Besprechung Akzente setzen, die ganz in seinem Sinne sind. Ein Schelm, der Schlimmes dabei denkt.

Immer wieder stellt sich für den Protokollführer die Frage, welchen Umfang ein Protokoll haben sollte. Die Antwort ist klar:

So wenig wie möglich, so viel wie nötig.

Schließlich soll sich der Aufwand in Grenzen halten, sowohl beim Schreiben als auch beim Lesen.

In dem Artikel Meeting Minutes for Ninjas, den Amy Dean über das Schreiben von Protokollen veröffentlicht hat, behandelt einer der Tipps auch die Frage nach Form und Umfang. Aber es gibt noch weitere:

  1. Machen Sie sich nicht zu viel Gedanken über die äußere Form und
    schreiben Sie eine knappe E-Mail, die alles enthält, was man wissen muss
    (Beispiel im Artikel)
  2. Hacken Sie das Protokoll direkt gleich in ein elektronisches Gerät (Laptop, Tablet)
  3. Lassen Sie jemand anders das Protokoll schreiben (!)
  4. Führen Sie nur Punkte auf, die die Zielsetzung des Meetings tangieren
  5. Achten Sie auf eine klare übersichtliche Struktur.
    Und ja, hier sind Aufzählungszeichen ausdrücklich erwünscht!
  6. Schicken Sie die Protokolle innerhalb von zwei Tagen nach Ende des Meetings an die Teilnehmer und die, die es angeht

Ich muss gestehen, mit dem Punkt (2) komme ich nicht klar. Wenn ich ein Protokoll schreiben muss, verwende ich nach wie vor Papier und Bleistift. Vielleicht liegt es am Alter.

Noch einmal zum Umfang eines Protokolls: Ich hatte einen Kollegen, dessen Protokolle an Ausführlichkeit nicht zu überbieten waren. Er erzählte uns, dass er einmal auf die vorletzte Seite eines dicken Protokolls den Satz unterbrachte:

Wer bis hierhin gelesen hat, kann sich bei mir eine Flasche Sekt abholen!

Sie können sich denken, es hat nie jemand dieses Angebot eingelöst.

Wenn Sie Protokolle in elektronischer Form vorziehen, dann versuchen Sie es doch einmal mit iProt. An diesem Programm hat mein Freund und Kollege Thomas Mathoi (hier im Gespräch) mitgearbeitet. Und wenn der was macht, dann macht er es richtig.

 

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Bauen Sie Papierflieger!

Während meines Studiums an der TH Darmstadt gab es einen inoffiziellen Wettbewerb. Gesucht wurde der Papierflieger mit dem besten Flugverhalten im Sinne von Schönheit (Loopings und Kurven), Flugdauer und Reichweite. Testgelände war aufgrund nahezu idealer Bedingungen das Audimax. Natürlich waren Professoren und Dozenten nicht immer begeistert von dieser Parallelveranstaltung.

Im Nachhinein waren die Konstruktionen, die im Audimax gezeigt wurden, nicht besonders einfallsreich. Genau genommen waren sie einer Technischen Universität unwürdig.

Damals, das war von 1980 bis 1986, tobte der Kampf um die Vorherrschaft der Programmiersprachen (Cobol! Fortran!) und statt Internet gab es BTX. Gott sei Dank sind wir diesem dunklen Zeitalter entronnen. Und so gibt es mittlerweile auch eigene Websites, die sich mit dem Bau von Papierfliegern beschäftigen. Sie finden anschauliche Bauanleitungen bei

Auf der letzteren Website finden Sie nicht nur Bauanleitungen, sondern auch allerlei andere einschlägige Informationen zur

  • Geschichte der Papierflieger
  • Materialkunde
  • Wettbewerbe  und zum
  • physikalischen Hintergrund

Ich glaube, die Seite Papierfliegerei muss kurz nach Erfindung des Internets entstanden sein, zumindest lässt dies das Design vermuten. Hoffentlich gibt hier es keine Korrelation zu der technischen Entwicklung der Papierflieger selbst.

Mittlerweile sind wir im Zeitalter des Smartphones angelangt und so ist es kein Wunder, dass Sie für Ihr Gerät auch eine App namens Paper Planes bekommen können. Lars Wienand hat darüber einen Artikel geschrieben: Smartphone als Papierflieger: „Paper Planes“ hebt gerade ab.

Warum ich das schreibe? Vielleicht haben Sie nun genug Anregungen, Leerzeiten im Besprechungsraum sinnvoll zu nutzen. Blöd ist nur, wenn das Teil gerade schön fliegt und der Chef betritt das Zimmer. Wenn Sie Ingenieur sind, dann sind Sie im Vorteil, denn es fällt Ihnen sicher leicht, eine vernünftige Erklärung zu basteln.

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[Foto von Steen Jepsen [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

BTW: Wie es sich für Flieger aus Papier gehört, gibt es natürlich viel mehr Bücher darüber als Websites. Einige Beispiele finden Sie hier im Amazon-Werbefunk:

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Telekonferenzen nachgespielt

Ich muss zugeben, mit größeren Telekonferenzen kenne ich mich nicht so gut aus, bislang bin ich immer darum herumgekommen. Meine Erfahrungen beschränken sich eher auf 1:1-Gespräche und die sind relative einfach zu handhaben.

Allerdings höre ich die Teilnehmer in meinen Workshops immer wieder über die mangelnde Effizienz von Telekonferenzen klagen. Zumeist werden technische Störungen beanstandet, sowie der Umstand, dass die Körpersprache und Mimik der Teilnehmer nicht oder nur unzureichend vermittelt werden können.

Irgendjemand ist auf die witzige Idee gekommen, die Widrigkeiten von Telekonferenzen einmal auf reale Konferenzen zu übertragen und sie nachzuspielen. Durch solche Verfremdungseffekte kommt die Absurdität mancher Vorfälle erst so richtig zum Vorschein.

A Conference Call in Real Life

 

Übrigens: Die Webinare, die ich für Academia durchführen durfte, haben technisch hervorragend funktioniert (inhaltlich auch). Offensichtlich können auch Fernkonferenzen ein Erfolg werden, wenn man sich an Spielregeln hält und sich gut vorbereitet.

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Wie Sie in Besprechungen Groupthink vermeiden

Vielleicht haben Sie so etwas schon einmal erlebt. In einer Besprechung sind alle Teilnehmer so begeistert von einem Vorschlag, dass Sie sich gar nicht mehr trauen, Ihre abweichende Meinung zu äußern. Schließlich wollen Sie von der Gruppe nicht als Miesmacher betrachtet werden, der in Problemen anstatt in Lösungen denkt. Dann lieber die Klappe halten, auch wenn man eigentlich gute Argumente gegen die Entscheidung vorbringen könnte.

Die Fachleute bezeichnen dieses Phänomen als Gruppendenken oder Grouphink
(Wikipedia):

Gruppendenken ist ein Prozess, bei dem eine Gruppe von an sich kompetenten Personen schlechtere oder realitätsfernere Entscheidungen als möglich trifft, weil jede beteiligte Person ihre eigene Meinung an die erwartete Gruppenmeinung anpasst. Daraus können Situationen entstehen, bei denen die Gruppe Handlungen oder Kompromissen zustimmt, die jedes einzelne Gruppenmitglied unter anderen Umständen ablehnen würde.

Schon die katholische Kirche wusste um die Gefahren des Groupthink. Aus diesem Grund musste immer ein Mitglied der Gruppe die Rolle des Kritikers einnehmen. Der Clou bei dieser Konstruktion besteht darin, dass dem Kritiker niemand seine Position zum Vorwurf machen kann. Der Kritiker kann sich immer darauf berufen, diese Rolle lediglich „zu spielen“. Auf diese Weise läuft er nicht Gefahr, persönlich für seine abweichende Meinung „haftbar“ gemacht zu werden.

Jake Knapp hat eine weitere Idee um Groupthink zu verhindern: Note-and-vote: How to avoid groupthink in meetings. Er schlägt folgende Schritte vor:

  1. Jeder listet für sich allein seine Ideen zu dem gestellten Thema auf.
  2. Danach wählt jeder für sich 2 bis 3 Lösungen aus seiner Liste aus, die er bevorzugt.
  3. Nun werden diese Punkte im Plenum auf einem Flipchart gesammelt und erörtert.
  4. Jeder wählt für sich aus dieser Sammlung die Lösung aus, die er für die richtige hält.
  5. Gemeinsam wird nun ausgezählt. Welche Lösung erhält die meisten Stimmen?
  6. Zu guter Letzt wird eine Entscheidung für das weitere Vorgehen getroffen. Nicht unbedingt von der Gruppe, sondern ggf. auch von dem Problem“träger“.
  7. Alle freuen sich, weil in kurzer Zeit ein Ergebnis erzielt werden konnte.

Die Wirksamkeit dieser Methode liegt darin, dass „stille“ Phasen vorgesehen sind, in denen sich niemand öffentlich äußern muss.

Vielleicht probieren Sie dieses Vorgehen in Ihrem nächsten Meeting einmal aus. Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen.

[Foto von carlo sardena [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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3mal gratis für ToolBlog-Leser: „Praxisbuch Informationsmanagement“

Wolf Steinbrecher und Jan Fischbach haben ein nützliches Praxisbuch Informationsmanagement geschrieben. Ich hatte seinerzeit die Ehre und das Vergnügen, ein Vorwort zu dem Werk schreiben zu dürfen. Hier mein Text:

— Wie ich von den Teilnehmern meiner Workshops weiß, steht das Suchen nach Dokumenten ganz oben auf der Hitliste der berüchtigten Zeitdiebe. Im Heimbüro oder am Arbeitsplatz des einsamen Freelancers mindert die Suche nach Dateien die persönliche Effizienz erheblich.

Vorschläge zur Abhilfe gibt es in Hülle und Fülle. Sie reichen von ausgeklügelten Ord- nersystemen bis zur einfachen “chaotischen Lagerung”, bei der nur der Computer weiß, wo die Dokumente liegen. Wenn schon der Ärger über verlegte Dateien am einzelnen Arbeitsplatz groß ist, so kann sich das Suchen und nicht Finden innerhalb von Arbeitsteams zu regelrechten Konflikten auswachsen.

Das Problem wird oft noch dadurch verschärft, dass in den einzelnen Teams und Unternehmensbereichen die Ablagen über Jahre unsystematisch gewachsen sind. Dies führt dazu, dass die Dokumentablagen der einzelnen Bereiche zueinander nicht kompatibel sind. Die Folge dieser Insellösungen sind lästige Rückfragen, Missverständnisse und eine hohe Blindleistung.

Nicht nur die Effizienz des Teams und sogar des ganzen Unternehmens leidet darunter, im schlimmsten Fall werden durch fehlerhafte Kommunikation Fehler verursacht, die die Organisation viel Geld kosten können.

Im vorliegenden Buch beschreiben die Autoren mehr als nur eine bereichsübergreifen- de Ablage. Vielmehr stellen sie ein ausgereiftes Informationsmanagement vor, das einen effizienten Ablauf gewährleistet und Blindleistung durch unnötiges Suchen minimiert. Dabei geben sie dem Leser nicht nur einen fundierten Einblick in die dahinter stehende Philosophie ihres Ansatzes, sondern wenden ihn auf die unterschiedlichen Praxisfälle wie E-Mails, Besprechungen usw. an. Mit dem ausgewogenen Verhältnis von Theorie und Praxis bekommt der Leser das Rüstzeug, um im eigenen Team und Unternehmen ein effizientes Informationsmanagement einzurichten. —

Wenn Sie noch genauer wissen möchten, was in dem Buch drinsteht, dann können Sie auch auf der Website der Autoren eine detaillierte Inhaltsbeschreibung nachlesen.

Und nun kommt der Clou

Wenn Sie sich für das Buch interessieren, dann haben Sie die Chance, es gratis zu bekommen.

Die Autoren stellen Exemplare für die ersten drei Leser zur Verfügung, die hier zu diesem Artikel einen Kommentar hinterlassen.

Also klopfen Sie hurtig in die Tasten. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Wenn Sie es doch nicht mehr schaffen, dann können Sie es natürlich auch kaufen. Und zwar hier:

PB_Informationsmanagement

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5 einfache Tipps für effektive Besprechungen

Besprechungen sind vielen Mitmenschen ein Dorn im Auge. Da sitzt man oft in ebensolchen, weiß nicht, was man da eigentlich soll und denkt an die viele Arbeit, die sich in der Zwischenzeit auf dem Schreibtisch türmt. Viele würden deshalb Besprechungen ganz aus dem Arbeitsalltag verbannen. Ich halte das für überzogen. Meetings sind m. E. notwendig, werden aber oft schlecht vorbereitet und durchgeführt. Von zweckmäßigen Methoden ganz zu schweigen, oft beschränkt sich der Einsatz auf das Präsentieren mit PowerPoint.

Dass effiziente Besprechungen gar nicht so schwer durchzuführen sind, wie viele vielleicht meinen, zeigt uns Ari Rabban: 5 Strategies for Better Meeting Productivity. Seiner Ansicht nach reichten dazu fünf einfachen Regeln:

  1. Investieren Sie in Tools für das Projektmanagement
  2. Untersagen Sie den unnötigen Gebrauch technischer Geräte
  3. Halten Sie den Teilnehmerkreis klein
  4. Erstellen Sie eine Tagesordnung und halten Sie sich daran
  5. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Besprechung und versenden Sie sie

Während die letzten drei Regeln für Besprechungen schon seit urvordenklicher Zeit gelten, sind die ersten zwei etwas neueren Datums. Der Gründe dafür sind plausibel. Der Einsatz von Projektmanagementwerkzeugen á la Asana kann die Häufigkeit von Meetings erheblich verringern. Das Vermeiden von elektronischen Gadgets hilft, Ablenkungen zu vermeiden und die Konzentration auf das Thema zu erhöhen. Beides ist für die Effektivität und die Effizienz förderlich.

Ansonsten alles wie gehabt.

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