Archiv der Kategorie: Besprechungen

Terminplanung im Team – mit Papier und Bleistift

Wie alle wissen, ist die Terminfindung für gemeinsame Besprechungen oder online-Konferenzen eine haarige Angelegenheit. Es ist schwierig, die Terminvorstellungen der Teilnehmer unter einen Hut zu bringen, eine(r) kann immer nicht.

Dies ist schon kompliziert genug, aber oft scheitert die Organisation schon an der Art, wie eine Terminumfrage durchgeführt wird. Per E-Mail führt Sie zum gefürchteten E-Mail-Pingpong, die Nachrichten überschneiden sich und zum Schluss blickt überhaupt niemand mehr durch.

Um derlei Unbill zu vermeiden gibt es geeignete Apps. Eines der ersten Programme zur Organisation von Meetingterminen war Doodle, das die meisten Leserinnen und Leser sicherlich kennen. Aus gegebenem Anlass habe ich mich kürzlich an diese Anwendung erinnert und  eine Terminabfrage für eine Dreier-Skype-Konferenz organisiert. Zumindest dachte ich das, denn aus unerfindlichen Gründen hat das Ganze nicht funktioniert. Die Einladungen zur Umfrage wurden offensichtlich nicht verschickt. Wahrscheinlich saß das eigentliche Problem einmal mehr vor dem Bildschirm.

Nullhörner wie mich lassen die Macher von Doodle dennoch nicht im Regen stehen. Sie haben eine Variante ihrer App in Papierform veröffentlicht: Doodle Unplugged.  Laden Sie hier das  entsprechende Formular herunter, drucken Sie es aus und verschicken Sie es dann reihum an die potenziellen Teilnehmer. Wahlweise mit einem berittenen Boten oder wenn es ganz schnell gehen soll, auch per Fax.

Spaß beiseite. Ich finde so ein Papierformular durchaus geeignet, wenn am Schluss einer Besprechung unkompliziert ein Folgetermin gefunden werden soll. So hat man die Teilnehmer gleich „verhaftet“. Sie müssen dann nicht extra im Büro per Computer eine Umfrage erstellen, losschicken und eine gefühlte Ewigkeit auf die Antwort der Kolleginnen und Kollegen warten.

 

 

BTW: Mir gefällt es, wenn Mitmenschen sich selbst auf die Schippe nehmen können. Das ist sympathisch, und wie das Beispiel hier zeigt, springt sogar ein Nutzen dabei heraus.

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Wieso können Sie nicht zuhören?

Die meisten Menschen stimmen der Aussage sicherlich zu, dass das Zuhören eine wichtige, wenn nicht vielleicht die wichtigste kommunikative Fähigkeit des Menschen ist. Offensichtlich besteht hier Einigkeit. Allerdings fragt man sich, warum dann so wenig Mitmenschen zuhören können.

Besonders augenfällig wird dies bei den unsäglichen Talkshows à la „Hart, aber fair“, so sich die Teilnehmer immer wieder ins Wort fallen, weil sie glauben, durch Überschreien des Gesprächspartners beim Zuhörer punkten zu können. Wir alle wissen, das Gegenteil ist der Fall, es sei denn, man hat Spaß am Krawall.

Manche Autoren, z. B. Peter Senge, unterscheiden in diesem Zusammenhang zwischen Diskussion und Dialog. In der Diskussion geht es darum, im Wettstreit der Argumente eine angemessene Lösung für ein Problem zu finden. Der Dialog dient zum besseren Verständnis des Gegenübers: Was ist es, das ihn so denken lässt, wie er denkt? Sowohl Diskussion als auch Dialog haben ihre Berechtigung, man muss nur wissen, wann man was tut. Dennoch behaupte ich, dass wir in der Regel zuviel diskutieren und zu wenig im Dialog stehen.

Ein Dialog kann ohne aufmerksames aktives Zuhören nicht funktionieren. Um meine Partnerin/meinen Partner verstehen zu können, muss ich mich ganz auf ihn/sie einlassen, sonst wird das nichts. Leider ist dies leichter gesagt als getan. Oft stehen wir uns beim aufmerksamen Zuhören selbst im Weg. Stephanie Vozza erklärt uns in ihrem Artikel 6 reasons why you’re a bad listener (and how to change it), warum dies so ist:

1. Sie reden von Natur aus gerne

Denken Sie an die Diskutanten in den Talkshows. Sich immer in den Vordergrund zu schieben, macht auf die Dauer einsam, denn das mag niemand. Ihr Gesprächspartner nicht und auch die Zuhörer, wenn es sie gibt. Es wirkt einfach dominant, auch wenn das wahrscheinlich gar nicht Ihre Absicht ist. Vielleicht hilft dieser Hinweis:

Fragen Sie viel und behaupten Sie wenig!

2. Sie urteilen über Ihr Gegenüber

Hier hilft ein Blick in die Bibel (Matth. 7,1-2)

Richtet nicht, damit ihr nicht gerichtet werdet. Denn wie ihr richtet, werdet ihr gerichtet werden; und mit welchem Maß ihr messt, wird euch zugemessen werden.

Schwer einzuhalten, wie wir alle wissen. Aber dennoch sollten wir zumindest in der Lage sein, unser Urteil zu revidieren.

3. Sie sind voreingenommen und haben einen verzerrten Blick

Hier gilt analog das unter 2. Geschriebene.

4. Ihr Ego steht Ihnen im Weg

Besonders Führungskräfte glauben, stets das Heft in die Hand nehmen zu müssen um so die Kontrolle zu behalten. Meistens nützt das nichts, im schlimmsten Fall schadet das sogar. Sie haben auf das, was zwischen den Ohren Ihres Gesprächspartners stattfindet, ohnehin nur begrenzten Einfluss. Wenn immer nur Sie reden, werden Sie nie erfahren, was Ihre Mitarbeiter denken.

5. Sie versuchen, nebenher noch etwas anderes zu tun

Es ist nahezu unmöglich, auf verschiedenen Dinge gleichzeitig zu hören. Und außerdem ist es schlichtweg unhöflich. Glauben Sie ja nicht, Ihr Partner würde nicht merken, wenn Sie sich nebenbei mit etwas anderem beschäftigen.

6. Sie schalten bei dem Partner einfach ab

Oft höre ich in meinen Workshops, es sei sinnlos, mit XY zu reden. Man wisse ja ohnehin, wie er/sie reagieren würde. Stimmt, wenn Sie das wirklich sicher wissen, dann ist das wirklich sinnlos. Aber wissen Sie es tatsächlich sicher? Oder drücken Sie sich nur darum, sich mit anderen Argumenten und Meinungen auseinanderzusetzen?

 

Während einer Veranstaltung vor vielen Jahren hatte ich Gelegenheit, mich mit einer der Protagonisten des NLP, Robert Dilts, zu unterhalten. Vorher und auch nachher ist mir nie wieder ein Mensch begegnet, der so zuhören könnte. Er gab mir tatsächlich das Gefühl, er sein in diesem Moment ganz allein für mich da.

Eine beneidenswerte Fähigkeit!

jamesoladujoye / Pixabay

 

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Wie man als Führungskraft Kommunikation verhindert

Sie kennen sicher das berühmte 1. Axiom von Paul Watzlawick:

Man kann nicht nicht kommunizieren!

Wenn Sie Führungskraft sind, dann können Sie sich zum Beispiel in Besprechungen noch so sehr „zurückhalten“, Ihre Mitarbeiter werden Sie dennoch beobachten und aus dem Beobachteten ihre eigenen Schlüsse ziehen.

Nun wissen wir nicht, was Sie tun müssen, um eine nützliches Gespräch zustande zu bringen, aber Nancy Dixon kennt Verhaltensweisen, die Sie lassen sollten: Six Ways Leaders Kill Conversation. Hier sind sie:

  1. Sie stehen vorne im Raum, alle anderen sitzen
  2. Sie kommentieren sofort jede Äußerung, die ein Teammitglied macht
  3. Sie tragen ein Jackett, die anderen sind in Hemdsärmeln
  4. Sie tun so, als ginge Sie das Thema eigentlich gar nichts an
  5. Sie wählen den falschen Raum
  6. Sie stellen Fragen, geben aber nicht die Chance über eine Antwort nachzudenken

Wenn Sie so wollen, dann können Sie diese 6 No-gos in zwei Gruppe unterteilen. Zum einen kehren Sie Ihren Status heraus und sprechen nicht auf Augenhöhe mit den Anwesenden (1, 2, 3, 5). Zum anderen produzieren Sie Rapport-Abrisse oder verhindern vor vorhherein, das so etwas wie eine gemeinsame Wellenlänge entsteht $, 6).

Nancy erläutert ihre o.a. Punkte in dem Artikel ausführlich. Von mir noch zwei Bemerkungen:

zu 3)
Ein wesentliches Mittel um Rapport (Wellenlänge) herzustellen, ist die Kleidung. Sie gehen ja auch nicht mit Schlips und Kragen in die Nordkurve von St. Pauli.

zu 5)
Walt Disney sagt man nach, dass er für die verschiedenen Phasen eines Entwicklungprozesses auch in verschiedene Räume gegangen ist. Wenn Sie in einem Raum nur Präsentationen veranstalten, wo die Anwesenden in der Regel nur zuhören, dann wählen Sie für Gespräche einen anderen. Im NLP nennt man das räumlichen Anker.

Es lohnt sich für Führungskräfte allemal, sich mit Kommunikation und einschlägigen Modelle zu beschäftigen. Denken Sie an Watzlawicks 3. Axiom:

Kommunikation ist immer Ursache und Wirkung

Oder wie der Volksmund sagt: Wie es in den Wald hinein schallt, so schallt es wieder heraus.

geralt / Pixabay

 

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Effektive Besprechungen: Wie Sie eine Agenda erstellen

Auch wenn es noch so viele (geplagte) Zeitgenossen gibt, die auf Besprechungen schimpfen, ganz ohne sie geht es nicht. Ich selbst bin mittlerweile ein großer Fan der Time-Boxes geworden. Besprechungen gehören in einen festen Zeitrahmen, denn sonst neigen sie dazu, auszuufern. Es gilt, je mehr ein Meeting in Richtung Routinebesprechung (z. B. jour fixe) geht, desto eher sollte auf ein striktes Zeitlimit geachtet werden. Beispiele hierfür sind etwa die Ereignisse im Scrum oder die 22-Minuten-Besprechung.

Aber nicht alle Besprechungen sind Routinemeetings. Eine Grundvoraussetzung, damit diese Treffen nicht aus dem Ruder laufen, ist eine gut durchdachte Agenda. Dale Cudmore gibt in seinem Artikel How to Create a Time-saving Meeting Agenda einige Hinweise, die beim Erstellen einer Tagesordnung zu beachten sind. In dem Artikel erfahren Sie:

  • warum Besprechungsplanung so wichtig ist
  • aus welchen Elementen eine Agenda besteht
  • wie Sie eine zweckmäßige Agenda schreiben

Darüberhinaus gibt er Ihnen ein Beispiel und eine Vorlage mit auf den Weg.
Letztere können Sie hier herunterladen.

Dale empfiehlt zum Erstellen einer Tagesordnung diese Schritte:

  1. Entscheiden Sie, welches Ziel im Meeting erreicht werden soll und mit welchen Methoden es erreicht werden kann
  2. Bestimmen Sie die Teilnehmer und die Rahmenbedingungen, wie Ort, Zeit und Rollen
  3. Beginnen Sie mit einer Durchsicht der Agenda
  4. Listen Sie die Tagesordnungspunkte auf
  5. Bestimmen Sie, was bei den einzelnen Punkten herauskommen soll
  6. Schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie für jeden Punkt brauchen werden (Puffer!)
  7. Denken Sie darüber nach, wer außer Ihnen bei den einzelnen TOPn die Leitung übernehmen könnte
  8. Überlegen Sie zu jedem Punkt detailliert, wie Sie am besten vorgehen.
    Notieren Sie Vorgehensweise und den Input, den Sie geben möchten.
  9. Schicken Sie die Agenda an die Teilnehmer.

Mir gefällt der Artikel von Dale recht gut. Allerdings unterscheide ich in meinen Workshops zur Besprechungsmoderation gerne zwischen Agenda und Drehbuch. Kurz gesagt, ist die Agenda das, was der Teilnehmer vor der Besprechung zu sehen bekommt. In einem Drehbuch hingegen notiert sich der Besprechungsleiter/Moderator, wie er zu Erreichung der Ziele vorgehen möchte. Elemente des Drehbuchs sind etwa:

  • Methodik (z. B. Brainstorming, Kartenabfrage usw,)
  • Bedarf an Hardware (Pinnwand, Flipchart o. ä.)
  • Formulieren der Aufgabenstellung (z. B. Anweisung oder Formulieren einer geeigneten Frage)
  • Abschätzen des Zeitbedarfs für jeden Schritt unter Berücksichtigung einer „Sollbruchstelle“.

Dieses Drehbuch ist allein für den Besprechungsleiter gedacht.

Ja, ich finde, viele beklagen sich zu Recht über die Qualität von Besprechungen. Meistens ist aber nicht das „Was“ daran schuld, sondern das „Wie“. Und das ist

Handwerkszeug, das man lernen kann!

chief22880 / Pixabay

 

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Besprechungen planen mit den Fragen des Reporters

Ich habe einmal irgendwo gelesen, dass zur Grundausstattung eines Reporters eine Checkliste mit sechs offenen („W-„) Fragen gehören. Mit diesen kann er das Wesentliche eines Geschehnisses schnell erfassen und aus den Antworten zügig einen Artikel mit allen wissenswerten Fakten verfassen.

Jennifer Bridges greift diese Idee auf und empfiehlt, mit diesem Fragenkatalog Besprechungen vorzubereiten. Dies sind die Fragen:

  • Wozu? Was ist der Zweck des Meetings?
  • Was? Welche Themen sollen behandelt, welche Probleme gelöst, welche Entscheidungen gefällt werden?
  • Was? Was soll das Ergebnis der Besprechung sein?
  • Wer? Wer soll teilnehmen? Wer soll informiert werden?
  • Wann und Wo …soll die Besprechung stattfinden?
  • Wie? Welche Entscheidungs- und/oder Problemlösungsmethoden kommen zum Einsatz?
  • Wie? Auf welche Weise werden die Beteiligten informiert, wie sollen sie sich vorbereiten?
  • Wie? Welche Mittel bzw. Medien kommen zum Einsatz?

Wenn Sie den Artikel von Jennifer lesen, dann werden Sie merken, dass ich ihre Punkte etwas modifiziert habe. Ich ziehe zum Beispiel der Frage „Warum“ das „Wozu“ vor, denn ich finde, letztere betont die Lösungsorientierung.

Jennifer hat zu dem Thema auch ein Video veröffentlicht, dessen Transkript Sie ebenfalls in ihrem Artikel nachlesen können.

How to Plan a Team Meeting – Project Management Training

 

Schon oft habe ich die Verwendung einfacher W-Fragen als äußerst nützlich empfunden. Wenn Sie möchten, dann können Sie daraus eine Checkliste entwickeln, zum Beispiel als Mind-Map.

 

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Wie Sie in 7 Schritten eine Agenda erstellen

Ein Grundbedingung für erfolgreiche Besprechungen ist das Vorhandensein einer Tagesordnung aka Agenda. Die Macher der App [Less Meeting] haben einen Artikel geschrieben, in dem Sie erfahren, wie Sie systematisch eine Agenda erstellen können: 7 Steps to The Perfect Meeting Agenda. Hier sind die 7 Schritte zur perfekten (!) Agenda:

1. Erstellen und versenden Sie Ihre Agenda 3 Tage vor der Besprechung

Die Teilnehmer haben genügend Zeit, sich auf die Besprechung vorzubereiten (ob sie die Zeit nutzen, ist eine andere Frage). In dieser Zeitspanne können Sie auf Angregungen der Teilnehmer reagieren und stressfreiarm Änderungen vornehmen.

2. Fangen Sie mit den Rahmenbedingungen an

Nennen Sie Zeitrahmen (Beginn und Ende), sowie den Ort der Veranstaltung. Überlegen Sie sich, wer an der Besprechung teilnehmen soll: Wer kann etwas zu den Themen beitragen, bzw, wer soll dazu informiert werden? Benötigen Sie Teilnehmer, die zu Entscheidungen berechtigt sind? Gibt es technische Hinweise, die für die Teilnehmer wichtig sind, wie Anfahrtsbeschreibungen oder technische Details? Letzteres betrifft vor allem online-Meetings.

3. Formulieren Sie das Ziel des Meetings

Was soll bei der Besprechung heauskommen? Denken Sie über den Unterschied (das Delta) zwischen dem Beginn und dem Ende des Meetings nach. Hier hilft oft die Technik des Zweiten Futurs: Was soll in der Besprechung passiert sein, wenn Sie erfolgreich verlaufen ist?

4. Strukturieren Sie die Besprechung

Strukturieren Sie den Inhalt des Meetings, indem Sie den einzelnen Tagesordnungspunkten Zeitspannen zuweisen. Planen Sie dabei nicht zu knapp und denken Sie an die vielen kleinen Zeitdiebe. Achten Sie darauf, Zeit für einen guten Einstieg und einen angemessenen Abschluss einzuplanen. Menschen müssen ankommen und benötigen einen ordentlichen Abschluss, z. B. eine Reflexion über das Meeting selbst (Was haben wir erreicht?).

5. Planen Sie höchstens 5 Punkte auf der Tagesordnung ein

Nichts fürchten unsere Mitmenschen mehr als endlose Besprechungen. Beschränken Sie sich auf die wesentlichen Punkte, sonst steigt die Anzahl der Absagen.

6. Ergänzen Sie notwendige Informationen

Teilen Sie in der Agenda mit, wer welche Rollen (z.B. Protokollant) einnimmt und was u.U. von den Teilnehmern im Vorfeld erwartet wird („Lesen Sie bitte das angefügte Dokument).

7. Was tun bei Einladungen ohne Agenda

Wenn Sie zu Besprechungen eingeladen werden ohne eine Agenda zu bekommen, dann thematisieren Sie dies in Ihrer Organisation. Wenn Sie sich trauen: Lehnen Sie die Einladung mit der Begründung ab, die Agenda nicht zu kennen. Ich bin sicher, Sie werden darauf eine Antwort bekommen.

In dem Artikel finden Sie ein Beispiel für eine Agenda, die nach der o.a. Vorgehensweise erstellt wurde. Ob eine derartige Agenda perfekt ist, wie in der Überschrift steht, sei dahingestellt.

Unsere amerikanischen Freunde neigen mitunter dazu, den Mund etwas voll zu nehmen. Aber das wissen wir ja. 😉

delphinmedia / Pixabay

 

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Wie gehen Sie mit Totschlagargumenten um?

In vielen Diskussionen, insbesondere bei TV-Krawallsendungen á la „Hart, aber fair“, kann man beobachten, dass gar nicht auf Argumente sachlich, fachlich, logisch, kurz angemessen, reagiert wird. Vielmehr versuchen die Gesprächsgegnerpartner das Argument mit Scheinargumenten totzuschlagen.

Eine meiner Lieblingsfiguren ist der Whataboutism. Wenn ich beispielsweise Fahrradfahrer auf regelwidriges Verhalten gegenüber Fußgänger hinweise, bekomme ich oft die Antwort: „Und was ist mit den Autofahrern? Wie verhalten die sich gegenüber uns? Ist das etwa besser?“. Auf das ursprüngliche Argument wird also gar nicht eingegangen, vielmehr wird es mit Whataboutism totgeschlagen.

Es gibt aber noch mehr solcher Konstruktionen. Ligitas Nefas hat 20 Logical Fallacies That Dumb People Use To Win Arguments zusammengetragen. Mit dabei sind fiese Methoden wie

  • Auf die Person statt auf das Argument zielen
  • Das ausschließliche Verwenden von „Beweisen“, die die eigene Meinung untermauern oder
  • zirkuläres Begründen.

Nun kann man sich fragen, wer jemals durch derartige Rabulistik jemand anders überzeugt hat. Den Anwendern geht es aber oft auch gar nicht um das Überzeugen. Vielmehr wollen sie sich selbst erhöhen, indem sie andere klein machen. Oder sie ziehen es vor, in ihrem vermeintlich sicheren Meinungskokon zu verbleiben. Andere wiederum wollen vor dem Publikum glänzen. Es geht also weniger um die Sache, sondern um die eigene Person.

Leider bietet Ligitas Nefas keine Lösungen für seine Beipiele an. Vielmehr sind die Leser gefordert, in den Kommentaren ihre Vorschlage für den Umgang mit Totschlagargumenten zu hinterlassen. Allerdings muss man die sprachlichen Figuren erst einmal kennen, bevor man in der Lage ist sich zu wehren.

Zu diesem Zweck empfehle ich den Klassiker von Arthur Schopenhauer: Die Kunst, Recht zu behalten. Für den Kindle gibt es das Buch sogar umsonst.

Tumisu / Pixabay

 

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Time-Boxing und mehr: Die 22-Minuten-Besprechung

Wenn ich schon gerade bei der Produktivität in Besprechungen bin, so möchte ich auch auf einen älteren Artikel des geschätzten Scott Berkun verweisen, in dem er einen Vortrag von Nicole Steinbok zitiert: The 22 minute meeting. Laut Steinbok gibt es für effiziente Meetings neun Regeln, Scott erläutert Sie auf seine Weise:

  1. Setzen Sie eine Besprechungsdauer von 22 Minuten an
  2. Sie brauchen eine zielorientierte Agenda
  3. Schicken Sie benötigtes Lesematerial 3 Tage vor dem Meeting an die Teilnehmer
  4. Beginnen Sie pünktlich
  5. Stehen Sie auf und vertreten Sie Ihre Meinung
  6. Keine Laptops, außer denen des Referenten und des Protokollanten
  7. Ohne Ausnahme: Kein Telefon!
  8. Bleiben Sie bei der Sache
  9. Verschicken Sie die Besprechungsnotizen so schnell wie möglich

Diese Regeln (bis auf Regel 9) können Sie sich auch bei Scott als kleines Poster herunterladen (pdf) oder werden Sie Fan einer entsprechenden Facebook-Seite.

Wie Sie sich denken können, ist für mich das Interessanteste an diesem Verfahren das Time-Boxing: 22 Minuten und „rien ne vas plus“ (nichts geht mehr).

Für die Freunde des bewegten Bildes erklärt Nicole Steinbok höchstselbst das 22-Minuten-Meeting im Film. Sehen Sie selbst.

THE 22 MINUTE MEETING by Nicole Steinbok, Ep 53

 

 

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Wie Sie (vielleicht) um Meetings herumkommen

Wenn man den Teilnehmern meiner Workshops Glauben schenkt, dann stehen lange, langweilige und ineffiziente Besprechungen nach wie vor auf der Hitliste der Zeitdiebe ganz oben. Meiner Beobachtung nach ist dafür ein ganzes Bündel von Ursachen verantwortlich:

  • Die Rollen in der Besprechung sind nicht geklärt, es gibt keinen Moderator.
  • Viele nützliche Medien bleiben ungenutzt mit Ausnahme des Projektors.
  • Es existiert keine Beprechungsplanung in Form eines Skript (das ist etwas mehr als nur eine Agenda).
  • Es sitzen die falschen Leute im Raum. Die entscheidenden (!) sind nicht da und andere wissen nicht, was sie dort sollen.
  • Es werden keine Probleme gelöst oder Entscheidungen getroffen, sondern Schuldige gesucht.

Wenn Sie finden, dass diese Aufzählung unvollständig ist, dann haben Sie sicher recht. Dies sind nur die Punkte, die mir so eben spontan einfielen.

Nun gibt es laut Harrison Owen überhaupt nur zwei Gründe, an einem Meeting teilzunehmen:

  1. Sie können etwas beitragen
  2. Sie können etwas lernen

Wenn keine der beiden Bedingungen zutriftt, dann bleiben Sie besser an Ihrem Arbeitsplatz. Sie haben sicherlich Sinnvolleres zu tun als Ihre Zeit in der Besprechung zu verschwenden.

Auch wenn der o.a. Grundsatz nach Owen einleuchtend ist, so sieht die Realität in vielen Betrieben anders aus. Es wird wider besseres Wissen erwartet, dass man zu den Meetings erscheint, wenn man eingeladen ist. Es ist dann nicht so einfach, sich darum zu drücken, auch wenn die Begründung noch so plausibel ist. Ann Gomez trägt dem in ihrem Artikel How to Attend Less Meetings (Without sabotaging your career) Rechnung und empfiehlt:

  1. Verschieben Sie das Meeting. Erklären Sie, dass Sie keinen Termin frei haben und bieten Sie stattdessen einen späteren an.
  2. Schicken Sie jemand anderen (…wenn Sie einen haben).
  3. Bitten Sie statt der Teilnahme darum, auf dem Laufenden gehalten zu werden.
  4. Kürzen Sie die Dauer der Besprechungen.
  5. Reduzieren Sie die Häufigkeit der Meetings.
  6. Fragen Sie, ob Sie die ganze Zeit über anwesend sein müssen.
  7. Blocken Sie Zeit für sich im Kalender. Sie werden als belegt angezeigt. Allerdings spricht es sich diese Schummelei schnell herum.
  8. Überprüfen Sie anhand der Agenda, ob Sie anwesend sein müssen.
  9. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernprojekte.

Sie merken schon, nahezu alle Tipps funktionieren nur mit dem nötigen Lametta auf der Schulterklappe. Aber auch Mitarbeiter ohne Führungsaufgaben sollten einmal Nummer 6 oder 8 probieren.

Interessant finde ich übrigens auch in Verbindung mit Punkt (4) das Konzept des Time-Boxing, wie wir es aus dem Scrum-Ansatz kennen. Sie legen von vornherein für eine maximale Dauer für ein Meeting fest, die nicht überschritten werden darf. Sie tagen so lange, bis die Zeitspanne ausgefüllt ist. Danach ist Schluss. Oder wie Harrison Owen sagen würde:

Vorbei ist vorbei.

sabinevanerp / Pixabay

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Produktive Meetings mit der 3-Spalten-Agenda

Wenn es um effektive Meetings geht, betonen fast alle Experten, wie wichtig eine zweckmäßige Agenda ist. Gemeint ist nicht die LOP (Liste offener Punkte), in der die beschlossenen Aufgaben aufgezählt sind. Diese wird zumeist zu Anfang und zu Ende eines Meetings verlesen und gelangweilt zur Kenntnis genommen. Die Diskussion findet meist ziemlich ungesteuert dazwischen statt. Besonders effektiv sind solche Besprechungen nicht, wie wir wissen.

Die Agenda ist sicher nicht der einzige Erfolgsfaktor für ergebnisorientierte Meetings, aber sicher ein wichtiger. Könnte man diese wenig ergiebigen LOPs vielleicht durch eine andere wirkungsvolle Agenda ersetzen?
Ja, kann man, schreibt Sarah Harrison in ihrem Artikel The Meeting Trick Everyone at Work Will Want to Copy.

Die Agenda geht davon aus, dass in jeder Besprechung diese drei Fragen beantwortet werden sollen:

  1. Was ist das Thema, das ich ansprechen möchte?
  2. Welche besonderen Fragen habe ich dazu, was möchte ich diskutieren?
  3. Wie lauten die Antworten und was muss im folgenden getan werden?

Diesen Fragestellungen folgend bereiten Sie für die Besprechung als Agenda eine Tabelle mit drei Spalten vor. Sie können dies in einem Dokument tun, das Sie als Datei zur Bearbeitung zur Verfügung stellen (Sharepoint o.ä.). Ich bevorzuge die analoge Variante und bereite eine Pinnwand vor, die dann mit Haftklebezetteln befüllt werden kann. Über die Tabelle schreiben Sie das Datum. Die Tabellen beschriften Sie wie folgt:

  • Vor dem Meeting: Spalte 1 mit „Thema“
  • Vor und/oder im Meeting: Spalte 2 mit „Frage/Problem“
  • Im Meeting: Spalte 3 mit „Zu tun/Follow-up“

Drei-Spalten-Agenda

Füllen sie vor der Besprechung die 1. und die 2. Spalte aus. Die 2. Spalte muss im Meeting u. U. ergänzt werden. Die rechte 3. Spalte lassen Sie frei, diese wird während der Besprechung ausgefüllt. Hier hinein kommen dann:

  • Anworten
  • Neue Informationen, neue Aspekte
  • Getroffene Entscheidungen
  • Folgeaktionen

Vergessen Sie nicht, insbesondere bei den Folgeaktionen die Namen der „Kümmerer“ zu vermerken.

Nach dem Meeting haben Sie auf diese Weise auch schon Ihr Protokoll erstellt, dass Sie teilen können, entweder als geteiltes Dokument oder als Fotoprotokoll und können sich jederzeit darauf beziehen.

Diese 3-Spalten-Agenda eignet sich besonders für wiederkehrende Meetings. Nach einiger Zeit können Sie ältere Teile der Agenda archivieren, indem Sie das Dokument einfach teilen und unter einem bezeichnenden Namen abspeichern.

Ich denke, wenn Die diese Methode einsetzen, haben Sie tatsächlich einen großen Schritt in Richtung produktive Besprechungen getan. Probieren Sie es aus!

flockine / Pixabay

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