Archiv des Autors: Stephan List

Wie Sie einen Mind-Sweep durchführen

Eine der Grundprinzipien der Methode GTD von David Allen lautet “Alles aus dem Kopf”. Grund: Der Kopf ist ein hervorragender Diener, aber ein schlechter Organisator. Er erinnert einen immer zu den unpassendsten Gelegenheiten an Dinge, die noch zu erledigen sind. Die Folge ist Ablenkung, denn ich konzentriere mich nicht mehr auf die Aufgaben im Hier und Jetzt.

Also heißt es mit einem “Mind-Sweep” den Kopf entleeren. Wie das zu bewerkstelligen ist, zeigt uns Mike Vardy: 4 Simple Steps to Brain Dump for a Smarter Brain. Der mentale Kehraus läuft nach Mike in folgenden Schritten ab:

  1. Nehmen Sie Papier und Bleistift zur Hand
  2. Erstellen Sie Ihre Listen
  3. Setzen Sie Ihre Listen auf den Prüfstand
  4. Vervollständigen Sie Ihre Listen

Bei Schritt Nr. 2 empfiehlt Mike, drei verschiedene Listen anzulegen (Notwendig, nützlich, nice to have). Ich halte das für kontraproduktiv. Schreiben Sie vielmehr alles untereinander weg auf und sortieren Sie erst dann in verschiedene Listen, wenn Ihr Gehirn im wahrsten Sinn des Wortes nichts mehr hergibt. Sammeln und ordnen gleichzeitig sorgt in unserem Oberstübchen für Verwirrung und das stört die Kreativität. Meine Empfehlung daher:

  1. Nehmen Sie Papier und Bleistift zur Hand
  2. Schreiben Sie alles untereinander auf (keine Kritik, kein Nachdenken, Bedeutendes, Unbedeutendes)
  3. Sortieren Sie Ihre Listen in “Unterlisten”, wie es für Sie Sinn macht (Projekte, Kontexte o. ä.)
  4. Setzen Sie Ihre Listen auf den Prüfstand
  5. Ergänzen Sie, wo notwendig.

Ich wiederhole: Alles aus dem Kopf und hinein in ein sicheres Organisationssystem (Sie wissen schon: Das “Trusted system”)

 

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Wie Andere die Dinge geregelt kriegen

Wenn ich einen Workshop zur Selbstorganisation begleite, bin ich immer gespannt, welche Kniffe meine Teilnehmer anwenden, um gut durch ihren Arbeitstag zu kommen. Ich weise immer darauf hin, dass sie etwas, was gut funktioniert, unbedingt beibehalten sollten. Gemäß dem alten Spruch “Never change a running system”, sollte man nicht etwas über Bord werfen, was sich bewährt hat, nur weil es auf den ersten Blick nicht zu einer Zeitmanagementmethode zu passen scheint. Vielmehr lautet hier die Frage: “Wie kann ich das eine tun ohne das andere zu lassen?”

Eine große Sammlung individueller Ansätze finden Sie auf der Website uses this. Dort erzählen Mitmenschen mit unterschiedlichsten beruflichen Hintergründen, wie sie die Dinge geregelt kriegen. Die Website uses this ist eine

collection of nerdy interviews asking people from all walks of life what they use to get the job done.

In den Kategorien finden Sie alle die Berufe, deren VertreterInnen bislang interviewt worden sind. Das sind seit Bestehen der Seite (2009) eine ganze Menge. Wenn Sie ein bisschen stöbern, tun sich da ganz neue Perspektiven auf.

 

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GTD in Diagrammen

Warum war (und ist immer noch) GTD so erfolgreich? Für mich ist ein Kernelement für den Erfolg der klare Ablauf, der sich hervorragend in entsprechenden Diagrammen darstellen lässt. Vielleicht haben sich auch deshalb zuerst die ITler wild auf die Methode gestürzt und entsprechende Programme entwickelt. Folgerichtig gibt es mittlerweile Flow Sheets wie Sand am Meer, wie man hier sehen kann.

Karol Krol zeigt in seinem älteren Beitrag “Productivity Made Simple: The Key to GTD – Your Daily Graph of Activity” ebenfalls ein Ablaufdiagramm. Mir gefällt es gut, weil es klar, einfach aufgebaut und sehr ansprechend gestaltet ist. Karol erklärt, wie Sie das Diagramm nutzen können, um Ihre Dinge geregelt zu bekommen.

Der Artikel ist ein Teil einer Reihe mit dem Titel “Productivity Made Simple”. Bisher veröffentlicht:

 

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Windows rauf- und runterfahren: Shutdown7

Manchmal stolpert man über kleine Softwareperlen, die das Computerleben erheblich vereinfachen können. Shutdown7 ist ein solches feines Helferlein. Mit dieser Freeware können Sie zu festgelegten Zeiten

  • automatisch den Rechner herunterfahren oder neustarten
  • den Monitor abschalten
  • in den Ruhezustand wechseln
  • und vieles mehr.

Kurzum, das Programm ist so flexibel, dass ich manches aus der Featureliste gar nicht verstehe. Das gilt aber sicher nicht für Sie. Deshalb empfehle ich Ihnen, das Programm einmal näher unter die Lupe zu nehmen.

 

Bild von Pete Linforth auf Pixabay

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Daten visualisieren mit Tulip

Ingenieure und Naturwissenschaftler haben es bei ihren Präsentation oft schwerer als Ökonomen oder Marketingmenschen. Ich denke hier vor allem an die Visualisierung der dargebotenen Inhalte. Während letztere oft „nur“ Statements mit eingehenden Bildern unterstreichen müssen, kämpfen Naturwissenschaftler in der Regel damit, große Zahlenfriedhöfe mit geeigneten Diagrammen anschaulich zu machen.

Tulip ist ein Programm, dass die Visualisierung von Zahlen, Daten, Fakten erleichtern soll. Sie können hier verschiedene Daten miteinander in Beziehung setzen und diese Beziehungen auf geeignete Weise grafisch darstellen (Beschreibung):

Tulip is an information visualization framework dedicated to the analysis and visualization of relational data. Tulip aims to provide the developer with a complete library, supporting the design of interactive information visualization applications for relational data that can be tailored to the problems he or she is addressing.

Das Programm stammt offenbar von der Universität Bordeaux und wird Ihnen kostenlos zum Download zur Verfügung gestellt. Allerdings ist die Bedienung nicht ganz einfach, das kann man schon an den Diagrammenersehen, die Tulip erzeugt. Aus diesem Grund gibt es auch ein Fülle von Anleitungen und ein Nutzerforum.

Für einen ersten Einstieg empfehle ich Ihnen dieses Video:

Tulip Software Presentation

 

 

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10 unveränderliche Gesetze über das Fehler machen

Keiner macht gern Fehler. Sie haben einen negativen Beigeschmack, denn oft sind Sie mit negativen Folgen verbunden, sei es finanzieller, emotionaler oder anderer Art. Und schon in der Schule würden wir für Fehler abgestraft. Dennoch, es gibt auch positive Seiten. Schließlich heißt ein altes deutsches Sprichwort: “Aus Erfahrung wird man klug.” Und genau so sollte man Fehler betrachten, als Chance nämlich, daraus zu lernen. Alan Norton hat aufgelistet was er für die “10 Immutable Laws of Mistakes” hält:

  1. Jeder macht Fehler
  2. Nicht alle Fehler sind schlimme Fehler
  3. Fehler, die von anderen nicht gesehen werden, sind keine
  4. Unwissenheit ist keine Entschuldigung für Ihre Fehler
  5. Fehler passieren immer zum blödesten Zeitpunkt
  6. Fehler ziehen neue Fehler nach sich
  7. Fehler, die mit dem Computer gemacht werden, verbreiten sich schneller und verursachen größeren Schaden
  8. Der Fehler der Tatenlosigkeit ist nichtsdestoweniger ein Fehler
  9. Nicht zu seinen Fehlern zu stehen, ist ein Fehler
  10. Nicht aus seinen Fehlern zu lernen, ist ein Fehler

Am Ende des Beitrags gibt es noch ein informatives Schaubild, das Ihnen zeigt, warum Sie vielleicht dieselben Fehler immer wieder machen. Es beschreibt, an welchen Stellen der Lernprozess möglicherweise unterbrochen wird.

Ach ja, kennen Sie Mae West’s Gesetz? Nein? Hier ist es:

Irren ist menschlich, das Gefühl dabei göttlich.

So kann man es auch sehen.

 

Bild von Andreas Schau auf Pixabay

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Aufgaben organisieren: Text oder Tabellen?

Wie meine LeserInnen wissen, ist für mich MS Outlook das Mittel der Wahl, wenn es um die Organisation meiner Arbeit geht. Allerdings ärgere ich mich aus verschiedenen Gründen gerade sehr über Office 365 Microsoft 365 und ich liebäugele damit, mein Abonnement zum Ende des Jahres zu beenden. Was dann?

Da ich mich zum minimalistischen Prinzip hingezogen fühle und sowohl Windows als auch den Mac benutze, wär die Aufgabenorganisation mit Textdateien denkbar. Ich habe darüber im ToolBlog mehrfach berichtet. Hier eine Auswahl:

Eine andere Möglichkeit wäre der Einsatz einer Tabellenkalkulation, z. B. LibreOffice Calc oder ein einschlägiges online-Produkt wie Google Tabellen.

Wie dies zu bewerkstelligen ist, können Sie in dem Artikel Getting Things Done mit Google Tabellen nachlesen.

So eine online-Variante oder auch die Verwendung von txt-Dateien hat für mich noch einen anderen entscheidenden Vorteil. Ich arbeite sowohl mit Windows als auch mit dem Mac. Beide Varianten sind unabhängig von der Plattform. Wer schon einmal parallel mit Outlook für Windows und für Mac gearbeitet hat, weiß das zu schätzen.

Vielleicht gelingt es mir aber auch einmal, Thunderbird mit einem vernünftigen Aufgabenmanager zu kombinieren. „Vernünftig“ heißt für mich, dass ich ihn nach den Ideen von Michael Linenberger konfigurieren kann. Kostenlos und OpenSource sollte das Ganze dann auch noch sein.

Sagen Sie nicht, ich wäre anspruchsvoll.

 

Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

 

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ApParade: pdf-Reader, Dateien organisieren, Diagramme, Termine, Links kürzen, Screenshots

Es ist nun ein paar Tage her, dass ich hier auf diesem Bildschirm einen Beitrag veröffentlicht habe. Der Grund für die Unterbrechung liegt auf der Hand. Auch mich lässt die Corona-Krise nicht kalt. Offensichtlich gibt es aber ein normales Leben im anormalen. Und so gibt es ab sofort wieder etwas zu lesen im ToolBlog. Schließlich kann ich ja nicht ewig Pause machen und gebannt auf das Rauschen achten, das die Meinungen echter und vermeintlicher Experten verursachen.

Starten möchte ich mit einer Übersicht über interessante Apps, auf die ich in den letzten Tagen gestoßen bin.

Ein neuer pdf-Reader: Slim PDF Reader 2

Ich gebe zu, pdf-Reader gibt es wie Sand am Meer. Nun ist noch einer hinzugekommen: Slim PDF Reader. Er kommt aus demselben Haus wie Able2Extract Professional™, über das ich im ToolBlog bereits berichtet habe. Für mich wird diese App wohl in Zukunft der Standard auf meinem Rechner werden, denn er ist schlank und gut ausgestattet. Gut, das sind andere auch. Das i-Tüpfelchen ist für mich die Bedienung und die Optik des Programms. Die Beurteilung des Designs bleibt natürlich Ihrem Geschmack überlassen. Die App läuft unter Windows, Linux und auf dem Mac.

Dateien und Verzeichnisse organisieren: DropIt

Das Organisieren von Dateien und Verzeichnissen ist ein trockenes, wenn auch wichtiges Geschäft. Hierfür gibt es einige sog. Dateimanager auf dem Markt, die diese Arbeit erleichtern sollen. Ein kostenloser Vertreter aus dem Open Source Bereich ist DropIt. Damit können Sie einfacher als sonst Dateien hin- und herschieben, verschlüsseln, filtern, drucken, umbenennen und noch viel mehr. DropIt läuft unter Windows und ist ummesonscht (um Spenden wird gebeten).

HOW TO DropIt file & folder management tool

Online Grafiken erstellen: Vectr

Kürzlich musste ich für ein Tutorial auf die Schnelle eine Grafik erstellen. Ich mache das nicht oft, aus diesem Grund wollte ich kein besonderes Grafikprogramm installieren. Erste Versuche mit LibreOffice und Word waren unbefriedigend, denn der Aufwand stand in keinem Verhältnis zum Nutzen. Genau für solche Fälle eignet sich Vectr. Mit dieser App können Sie im Browser schnell und einfach Diagramme (und noch einiges mehr) erstellen. Installieren brauchen Sie nichts, bezahlen auch nicht.

Getting Started with Vectr

Gemeinsame Termine finden: Nuudel

Sie kennen sicher Doodle, das Programm, mit dem Sie bequemTermine für gemeinsame Aktivitäten finden können. Genau das können Sie auch mit nuudel tun. Was ist anders an Nuudel? Das Programm speichert nichts und ist daher datensicher. Mit einem einfachen Kniff, der auf der Website beschrieben wird, brauchen Sie als Owner der Befragung noch nicht mal Ihre E-Mail-Adresse angeben, wenn Sie nicht wollen. Neben der Terminfindung sind auch einfache Umfragen möglich. Leicht zu bedienen, kostenlos und funktioniert!

Lange Links zu kurzen machen: KurzeLinks.de

Wenn Sie so wie ich öfters mal Links verschicken, dann haben Sie sicher auch schon mal einen Link-Kürzer benutzt. Bitly oder Ow.ly sind bekannte Vertreter dieses Genres, die in ihrer kommerziellen Version auch noch einiges mehr können als „nur“ Linkadressen kürzen. Wenn Sie es lieber kostenlos und in Deutsch mögen, dann versuchen Sie es doch einmal mit KurzeLinks.de. Das Programm ist datenschutzfreundlich und bietet die Möglichkeit die Kurzlinks in gewissen Grenzen weiter zu bearbeiten. Sie können auch den Gültigkeitszeitraum beschränken, den Link durch ein Passwort schützen, einen QR-Code generieren und noch ein paar andere Kleinigkeiten mehr. KurzeLinks.de ist derzeit das Mittel meiner Wahl.

Screenshots erstellen und bearbeiten: ShareX

Ein viel benutztes Programm auf meinem Rechner ist Snagit, mit dem man einfach Bildschirmaufnahmen und -Videos erstellen kann. Die Software ist gut, aber nicht kostenfrei. Wenn Sie kein Geld ausgeben möchten und trotzdem ansprechende Bildschirmfotos (aka Screenshots) erstellen und anschließend bearbeiten wollen, dann schauen Sie sich doch einmal ShareX an. Sie können damit alle möglichen Arten von Screenshots schießen und bearbeiten. Aber nicht nur das: Auch das Teilen mit unterschiedlichsten Services ist möglich. Eine eierlegende Wollmilchsau für Windows, kostenlos noch dazu.

Das bessere Puush? ► Software Vorstellung : ShareX | SephsRevenge

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In diesen Tagen wichtig: Allerhand digitales Zeug

Ich will kein Wort über Corona verlieren. Da ist „alles schon gesagt, nur noch nicht von allen“ (Karl Valentin). Allerdings habe ich mir vorgenommen, interessante Ideen, Links, Apps und (auch analoge) Anregungen zu sammeln. Not macht bekanntlich erfinderisch, und da kommt schon einiges Be-Merkens-Wertes zutage.

Außerdem wird es wieder eine Zeit danach geben und dann ist es vielleicht nützlich, sich daran zu erinnern, was uns damals geholfen hat und was vielleicht auch nicht.

Da ich mich auch etwas in der evangelischen Kirche engagiere, stehen weiter unten auch Tipps aus und für dieses Umfeld. Das ist mir persönlich sehr wichtig, wenn Sie das stören sollte, überlesen Sie es einfach. Aber wer weiß, vielleicht finden Sie auch da die eine oder andere Anregung für den „weltlichen“ Gebrauch.

Online-Werkzeuge zur Zusammenarbeit

Wenn wir uns schon nicht persönlich nahekommen dürfen, so sollten wir uns dennoch nahe sein. Dabei helfen Tools zur Kommunikation online:

Linksammlungen und Anleitungen

Empfehlungen für einzelne Tools

[Dank an @AndreasPublic, @SCRUMschau, @robert_we, @spacedani, @selinafui2, @jepe92, @schlossblog, @SwiftLizard, @krolli53], @madiko

Ich habe mich sehr angestrengt, dass mir beim Dankeschön niemand durch die Lappen gegangen ist. Sollte mir es doch passiert sein, danke ich Euch anonym und bitte um Verzeihung.

Hier eine Video-Anleitung für die Arbeit mit Jitsi, gedacht als online-Klassenzimmer, aber auch für andere online-Konferenzen.

So gelingt das virtuelle Klassenzimmer 2 – Ein Tool für die Onlinekonferenz

 

In diesem Zusammenhang ein (von ihm abgewandeltes) Zitat
meines geschätzten Kollegen Marcus Raitner. Denken Sie dran!

Wenn du eine Scheißbesprechung digitalisierst, dann hast du eben eine scheiß digitale Besprechung!

Ideen, Anregungen

Wir werden in den nächsten Wochen und Monaten einiges anders machen müssen. Hier finden Sie ein paar Idee dazu:

 

Kirchlicher Bereich

Apps

Ich bin mir bewusst, dass diese Übersicht nur ein Bruchteil der Ideen und Angebote darstellt. Daher meine Bitte: Sollten Sie auf etwas stoßen, auf das ich an dieser Stelle hinweisen sollte, dann lassen Sie mich es wissen. Bitte benutzen Sie dazu die Kommentarfunktion. Ich pflege Ihre Tipps dann ein.

Nochmals vielen Dank.
Besondere Umstände erfordern besondere Maßnahmen.

 

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Buch: Moderne Technologie: Bescheid wissen. In eine bessere Zukunft starten.

„Build + Become“ heißt die Reihe von Büchern, mit denen Sie der Zürcher Verlag Edition Olms auf bestimmten Themengebieten auf den Stand der Dinge bringen möchte. Den Büchern ist eine Gebrauchsanweisung vorangestellt, die erklärt, wie das jeweilige Buch zu benutzen ist:

  • In den „Lektionen“ werden Ihnen grundlegende Konzepte des Fachgebiets nahegebracht („Build“)
  • Dort erfahren Sie auch, wie Sie das Beschriebene im Alltag anwenden können
  • Toolkits geben die einzelnen Aspekte in einem kurzen Absatz wieder und helfen Ihnen, das große Ganze im Blick zu behalten
  • Für die LeserInnen, die tiefer gehen möchten, gibt es am Ende jeden Kapitels Literaturtipps, Links u.ä. zur weiteren Recherche

In dieser Reihe erschien das Buch von Gerald Lynch:
Moderne Technologie: Bescheid wissen. In eine bessere Zukunft starten.,
das ich mir für Sie angesehen habe.

Alexa, Siri, autonomes Fahren, Pflegeroboter, dies alles sind Begriffe einer sich rapide entwickelnden Technik, die schon längst Einzug in unseren Alltag gehalten hat, mehr oder weniger. Gerald Lynch möchte uns mit seinem Buch über die letzten Entwicklungen (und Aussichten) auf den neuesten Stand bringen. Updaten, wie es neudeutsch heißt.

Das Buch ist gemäß der Reihe Build + Become strukturiert und stellt die neuesten Technologien vor auf den Gebieten

  1. Alltagsleben: Virtuelle und erweiterte Realität, Künstliche Intelligenz
  2. Exploration: Autonomes Fahren, Hyperloop, Exosuit, Marserkundung
  3. Überleben: Nanobots, Selbstoptimierung, Kernfusion, Asteroidenabwehr
  4. Sicherheit: Cybersicherheit, Biometrie, Blockchain, autonome Armee
  5. Transzendenz: Quantencomputer, Terraforming, Bionische Implantate, Transhumanismus

Wenn Ihnen diese Begriffe spanisch vorkommen sollten, dann ist das Buch für Sie gemacht. Alle diese Technologien werden kurz und knapp, auch mit Hilfe von eingängigen Illustrationen erklärt und so für den Laien verständlich.

Die Techniken werden aber nicht nur erklärt, sondern Lynch zeigt uns auch, welchen Nutzen sie für uns haben können, wenn man sie entsprechend einsetzt. Leider wird hier viel über die Chancen gesprochen, während die Risiken eher beiläufig erwähnt werden. Hier hätte ich mir in der Beschreibung der Folgen ein ausgewogenes Verhältnis von Chancen und Risiken gewünscht. Aber vielleicht unterscheidet genau dies den optimistischen britischen Autor vom nörgelnden deutschen Kritiker.

Für Technikfreaks ist dieses Buch sicher nicht gedacht, dazu bleibt es zu sehr an der Oberfläche. Newbies bietet dieses Buch aber einen sehr schönen Einstieg in das weite Thema der neuen Technologien. Es eignet sich mit den Abschnitten „Zur Vertiefung“ auch hervorragend als Ausgangspunkt für die weitere Recherche. Als solches wäre es ein schönes Geschenk Menschen, die noch neu auf dem Gebiet sind und sich erst einmal einen Überblick über die Materie verschaffen wollen.

Das Buch wurde mir freundlicherweise vom Verlag Edition Olms Zürich als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Vielen Dank dafür.

BTW: Ich freue mich, wenn ich ab und zu ein Buch zum Rezensieren geschickt bekomme. Die Bücher, die mir gut gefallen, bespreche ich, über die anderen schweige ich mich aus. Ich habe keinen Gefallen an Verrissen, schließlich bin ich kein Literaturpapst.

Bild von PIRO4D auf Pixabay

 

Weitere Bücher aus der Reihe Build + Become (Werbung):

 

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