Archiv des Autors: Stephan List

Der Tag in 4 mal 2 Stunden

Es gibt ja viele Anregungen, wie Sie Ihren Arbeitstag einteilen können.

Einen interessanten Ansatz habe ich bei Donna McGeorge gesehen. In How to boost your productivity in 2-hour blocks und The 2 hour technique that could supercharge your productivity empfiehlt sie, den Arbeitstag in 4 Blöcke á 2 Stunden aufzuteilen.

Sie beruft sich dabei auf Daniel Kahneman, der zwei Arten des Denkes unterscheidet:

  1. Schnelles Denken:
    Schnelle Auffassung und Verarbeitung, braucht wenig Energie (Intensität)
  2. Langsames Denken:
    Tiefes Durchdringen eines Themas, benötigt tiefe Intensität

 

Dieser Unterscheidung fügt Donna noch die Dimension Bedeutung, Tragweite, Auswirkung einer Tätigkeit hinzu. Sie schlägt vor, 2-Stunden-Blöcke für die Erledigung vorzusehen:

  1. Die ersten zwei Stunden des Arbeitstages sollten Sie für die Arbeiten mit hoher Tragweite und hoher Intensität reservieren.
  2. In den zweiten zwei Stunden führen Sie die Tätigkeiten mit (noch) geringer Trageweite und hoher Intensität aus.
  3. Die dritten zwei Stunden sind weniger anspruchsvollen und weniger wichtigen Aufgaben gewidmet, Routinetätigkeiten wie die Beantwortung von E-Mails etwa.
  4. In vierten zwei Stunden erledigen Sie die Aufgaben, die eine gewisse Tragweite haben, aber nur geringen Energieaufwand erfordern. Planung, „Wartung“ des Organisationssystems (z.B. Wochendurchsicht) und Vorbereitung des Folgetages etwa.

 

Ob diese Reihenfolge allgemeingültig ist, weiß ich nicht. Ich denke, Sie können auch eine andere wählen, wenn Ihre Energieverlauf über den Tag ein anderer ist. Im Prinzip handelt es sich bei Donnas Vorgehen um eine Variante des alten Tipps „Beachten Sie Ihre persönliche Leistungskurve„.

Mir leuchtet dieser Tipp und die erweiterte Version von Donna zwar ein, allerdings „höre ich die Botschaft wohl, allein mir fehlt der Glaube“. Sie ist praktikabel für Menschen, die weitgehend autonom ihre Arbeitszeit gestalten können. Den anderen werden wohl Kollegen, Chefs und andere Umstände in die Suppe spucken und dieses Schema scheitern lassen.

 

Oder bin ich wieder mal ein Schwarzseher?
Was meinen Sie?

 

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Software: Alt, aber nicht verstaubt

Sicher haben Sie sich bei so manchem Softwareupdate gefragt, was denn nun an der neuen Version besser sein soll. Oft gibt es gar keine Verbesserung, sondern eher eine Ver“schlimm“besserung, wie ein Kommilitone von mir immer sagte.

Es lohnt sich also manchmal, bei der alten Version zu bleiben oder zu einer alten zurückzukehren. Manchmal hat das sogar den Vorteil, dass diese alten Versionen kostenlos zu haben sind.

Sie finden alte Prorammversionen fein säuberlich aufgelistet bei OldApps.com oder OldVersion.com. Sie werden sehen, das Stöbern lohnt sich.

 

 

 

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Kurznachrichten: Bucharchiv, Großraumbüro, Notizen, GTD, Minimalismus, Papierschnitte, Apps

Bücher archivieren mit Evernote

Dass Evernote eine eierlegende Wollmilchsau ist, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Es gibt viele Einsatzgebiete, vom bloßen Sammeln von Notizen bis zur ausgeklügelten Aufgabenorganisation. Rob Nightingale fügt dieser Palette eine Verwendungsmöglichkeit hinzu. Er setzt Evernote für die Verwaltung seiner Büchersammlung ein: How to Search Your Entire Book Collection With This Evernote System. Ich persönlich habe Robs Vorschlag noch nicht ausprobiert. Ich werde wohl bei LibraryThing bleiben.

Wie man im Großraumbüro überlebt

Großraumbüros waren schon zu früheren Zeiten nicht unumstritten. Ich kann mich erinnern, dass ich schon Mitte der 1980er Jahre Klagen darüber gehört habe. Daran ändern auch gelegentlich Faceliftings nichts, die uns als Neukonzeption verkauft wurden. Jan Harasym hat einen Artikel verfasst, wie Sie im Großraumbüro zurechtkommen können, wenn Sie in einem solchen arbeiten (müssen): How to survive an open office.
Das Video in dem Artikel können Sie auch hier anschauen:

The open-concept office: Is this modern setup sabotaging our productivity?

Wie Sie Notizen markieren

Es gibt ja vielen Zeitgenossen, die, aus guten Gründen übrigens, auf die Organisation mit Papier und Stift nicht verzichten wollen. Auch ich schreibe während Besprechungen oder Konferenzen meine Gedanken immer noch gern in ein Notizbuch. Zur Verwaltung handgeschriebener Notizen empfiehlt Patrick Rhone das Dash/Plus System. Dazu gibt es ein Set von Icons, die ganz bestimmte Vorgänge kennzeichnen. Nicht neu, aber wirkungsvoll. Ich mache das ähnlich, komme allerdings mit drei Kürzeln aus.

GTD mit dem Bullet Journal

Noch ein Hinweis für die Freunde des analogen Arbeitens. Wenn Sie mit einem Notizbuch arbeiten, dann haben Sie sich schon von der Bullet Journal Methode gehört. Ich habe dazu auch einige Male im ToolBlog geschrieben. Wenn Sie jetzt darüber nachdenken, ob und wenn ja, wie, Sie das Bullet Journal mit David Allens GTD verbinden können, dann hilft Ihnen vielleicht dieser Artikel weiter: GTD + bullet journal: the perfect organization combo. Wer die Autorin ist, konnte ich leider nicht herausfinden.

Cal Newport über Digitalen Minimalismus

Seit längerer Zeit begeistere ich mich für Minimalismus, auch wenn ich selbst noch lange nicht so weit bin wie die prominenten Vertreter dieser Denkrichtung. Was analog recht ist, sollte digital billig sein, denkt sich Cal Newport und hat einen Artikel On Digital Minimalism verfasst. Viele seiner Thesen teile ich und habe auch einige Konsequenzen daraus gezogen. Mein Facebook-Account musste dran glauben und auf Twitter habe ich mich rar gemacht. Was soll ich sagen? Mir hat es gut getan!

Autsch! Warum Schnitte mit Papier so weh tun

Als ich noch als Papiermacher tätig war, habe ich mich beim Kennzeichnen eines Tambours ordentlich in die Hand geschnitten. Durch die Kennzeichnungsfarbe war ich für ein paar Monate regelrecht tätowiert. Alle, die mit Flipcharts arbeiten, haben sicherlich auch schon erfahren, wie schmerzhaft es sein kann, wenn man sich an einer Blattkante schneidet. Warum das so ist, erklärt Jasen G. Goldman in Why paper cuts hurt so much.

Produktivitäts-Apps in der Übersicht

Produktivitäts-Apps gibt es mittlerweile wie Sand am mehr. Um den Überblick etwas zu erleichtern verweist Cheryle Ramos auf eine Infografik mit den 26 Best Productivity Apps. Neben der Tatsache, dass die Liste alles andere als vollständig ist, kann man sich die Frage stellen, was „best“ heißt. Letztendlich können das nur Sie selbst entscheiden. Ein paar Kriterien dazu finden Sie hier: Wie Sie das richtige Werkzeug zur Organisation Ihrer Arbeit wählen.

 

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Das Gegenskript zur Bekämpfung ungebetener Anrufe

Kürzlich ist es wieder passiert. Ich sitze gerade konzentriert bei der Arbeit, ein Pomodoro ist zur Hälfte abgelaufen und dann klingelt das Telefon.

Ärgerlich genug, aber dann ist auch noch jemand am anderen Ende der Leitung, der wissen will, ob man sein Geld (welches Geld?) sinnvoll angelegt hat oder ob man den Stromanbieter wechseln möchte. In letzter Zeit habe ich öfters Anrufe der Vereinigten Medien bekommen, mit denen ich nun wirklich nichts mehr zu tun haben möchte. Normalerweise lege ich bei derartigen Anrufen schnell auf und sperre die Nummer in meiner FritzBox.

Wenn Ihnen diese technische Lösung zu einfach ist und bei Ihnen der Ärger richtig hochkocht, dann können Sie sich auch anders wehren.

Wie wir wissen, benutzen die professionellen Nervensägen ein Skript, mit dem sie uns systematisch zu überrumpeln hoffen. Was liegt also näher, zur eigenen Verteidigung mit grimmigem Lächeln ein Gegenskript zu verwenden?
Mir leider unbekannt gebliebene Autoren haben ein solches Gegenskript entworfen und ins Netz gestellt. Sie können es als pdf-Datei herunterladen.

Klar, das Sperren ungebetener eingehender Anrufe ist einfacher, macht aber bestimmt nicht so viel Spaß. Aber ich gebe zu, ein bisschen gemein ist das Skript schon und das Tätigen von Anrufen zur kalten Akquise ist bestimmt auch kein Zuckerschlecken.

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Wie Sie sich ohne Smartphone in einer fremden Stadt zurechtfinden

Als ich vor urvordenklicher Zeit meinen Wehrdienst absolvierte, lernten wir uns im freien Gelände zu orientieren. Ich erinnere mich an Moosbewuchs an Steinen, an Farne oder das Bestimmen der Himmelsrichtung mit der (analogen) Armbanduhr. Ich gebe zu, allzu viel ist von diesen Kenntnissen nicht hängen geblieben. Außerdem hat uns damals niemand erklärt, wie die Navigation in fremden Städten funktioniert. Offensichtlich hatte die Verteidigung in den ländlichen Gebieten zu erfolgen. Die BBC holt das nach, in einem Artikel mit dem Titel: Six ways to never get lost in a city again. Die empfohlenen Hilfsmittel sind:

  1. Satellitenschüsseln
  2. Religiöse Bauten
  3. Verwitterungsspuren
  4. Die Bewegung von Menschenmengen
  5. Die Ausrichtung von Straßen
  6. Wolken

Wer weiß, vielleicht können Sie die Hinweise irgendwann einmal gebrauchen, schließlich halten die Batterien vom Smartphone ja nicht ewig.

Aber wenn der Saft noch reicht…

dann scheint Crowsflight eine interessante App (iOS) zu sein. Hier wird nicht einfach auf einer normalen Straßenkarte á la Google Maps navigiert, sondern es wird lediglich die Richtung vorgegeben, die dann (hoffentlich) zum Ziel führt. Auf dieses Weise lässt sich im Urlaub so einiges entdecken, was abseits der Hauptroute liegt. Allerdings spricht jetzt der Fußgänger, die Tauglichkeit für andere Verkehrsmittel als die eigenen Beine wage ich zu bezweifeln.

Die Anwendung kommt von der Designschmiede CW&T, die auch noch andere merk-würdige Dinge im Angebot führen.

 

 

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12 Gründe für das Unglücklichsein

Von Paul Watzlawick stammt der immerwährende Bestseller “Anleitung zum Unglücklichsein”. Er gibt in diesem Buch Ratschläge, wie Sie sich nachhaltig selbst das Leben versauen können. Er will damit das Gegenteil erreichen, paradoxe Intervention nennt das der Fachmann. Marc & Angel zählen in einem Beitrag in ihrem Blog 12 übliche Gründe für das Unglücklichsein auf und geben Hinweise, wie Sie diesen Tücken des Alltags entkommen können: 12 Common Causes and Proven Cures for Unhappiness. Die Hitliste der Miesmacher sieht so aus:

  1. Dem täglichen Leben fehlt es an Sinn
  2. Besessenes Fixieren auf Vergangenheit und Zukunft
  3. Aus der Form sein und sich ungesund fühlen
  4. Sich in nachteiliger Form mit anderen vergleichen
  5. Sich auf das Negative konzentrieren
  6. Vermeiden persönlicher Verantwortlichkeit
  7. Perfektionismus und die Angst vor dem Scheitern
  8. Wenig Selbstbewusstsein
  9. Schulden
  10. Dauernd arbeiten, kaum Zeit zum Spielen
  11. Vernachlässigen persönlicher Beziehungen
  12. Aufschieberitis

Eigentlich ist es ganz einfach. Sie müssen nur das Gegenteil von dem tun, was oben beschrieben wird. Ok, das war ein Scherz. “It’s simple, but not  easy”, sagen die Amerikaner. Vielleicht können Sie so vorgehen:

  1. Schauen Sie in der Liste, was Sie am meisten zwickt
  2. Nehmen Sie bewusst wahr, wenn sich der identifizierte Miesmacher bemerkbar macht. Erwischen Sie sich selbst!
  3. Formulieren Sie bewusst zielführende Gedanken, anstatt den Miesmachern zu erlauben, sich in Ihrem Kopf breit zu machen.
    Beispiel Nr. 8: Das kriege ich nie hin. Besser: Das wird schwierig und könnte in die Hose gehen. Aber ich bin so gut vorbereitet, dass ich das wahrscheinlich schaffe.

BTW: Das Buch von Watzlawick lohnt sich nach wie vor zu lesen. Hier liest der Meister selbst…

 

Anleitung zum Unglücklichsein – Paul Watzlawick

 

 

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Wie Sie Aufschieberitis überwinden

Sie kennen das. Es gibt Tätigkeiten, die sind derartig öde, dass wir schon beim bloßen Gedanken daran die Flucht ergreifen möchten. Ganz nach dem Motto

Arbeit geh weg, ich komme!

schieben wir diese Horroraufgaben so lange vor uns her, bis uns aus Termingründen nichts anderes mehr übrig bleibt, als endlich anzufangen. Vielleicht hoffen wir insgeheim, dass die Aufgabe sich von selbst erledigt. Meistens stellt sich diese Hoffnung jedoch als Trugschluss heraus.

So weit, so gut. Jeder kennt diese einfache Form der Aufschieberitis. Es gibt jedoch Mitmenschen, die regelrecht unter einer Art Lähmung leiden, die sie daran hindert, eine Aufgabe endlich anzufangen. Das kann durchaus pathologische Züge annehmen, aus der harmlosen Aufschieberitis wird dann die Prokrastination.

Damit es erst gar nicht so weit kommt, wehren Sie am besten den Anfängen. Helfen lassen können Sie sich dabei von der Website How to Stop Procrastinating: A Guide for People Who Want to Overcome Procrastination and Start Getting Things Done – Solving Procrastination.

Der Titel ist Programm. Gestützt auf wissenschaftliche Befunde können Sie lernen die Aufschieberitis zu besiegen und endlich aus dem Quark zu kommen. Es erwarten Sie umfangreiche Informationen, die Ihnen nicht nur zeigen, wie und warum die Prokrastination funktionert, sondern auch, wie Sie stoppen können.

Sie müssen jetzt nur noch anfangen, sich mit dem Problem zu beschäftigen!

Und hier gibt es noch ein Video zum Thema:
Self Worth Theory: The Key to Understanding & Overcoming Procrastination von Nic Voge.

Self Worth Theory: The Key to Understanding & Overcoming Procrastination | Nic Voge | TEDxPrincetonU

 

 

BTW: Bitte sehen Sie von Tweets mit Inhalten wie „Ich lese den Artikel, wenn ich mal Zeit habe“, ab. Die Pointe ist hundertmal durchgekaut. Danke.

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Die App fürs Atmen

Seit nunmehr rund zehn Jahren über ich mich in formaler Achtsamkeit. Formal heißt, Bodyscan und Meditation haben bei mir ihren festen Platz im Tagesablauf.

Nun bin ich über eine App für das iPhone gestolpert, die mich wirklich begeistert. Sie trägt den einfachen Namen The Breathing App. Sie können The Breathing App im App Store kostenlos herunterladen und sofort loslegen.

Wie und warum The Breathing App funktioniert zeigt Ihnen einer der Macher, Eddie Stern, in einem eigenen Beitrag. Oder für die Eiligen auch direkt im Video:

 

Breathing App Quick Start

 

Das richtige Atmung wenn nicht heilende, so doch zumindest für viele Leiden lindernde Wirkung hat, können Sie hier nachlesen:

  • Dt. Herzstiftung: Atmen kann man lernen.
    Ein Interview mit Privatdozent Dr. med Axel Frey, Freiburg  [Download pdf]
  • Gary Bruno Schmid: Optimale Atmung für die Entspannung:
    die 4-bis 6-Atemtechnik [Download pdf].
    (Warum der Link hier durchgestrichen erscheint, weiß nur WordPress und der Geier)

Probieren Sie es aus, es kostet ja nichts.
Ihren Atem haben Sie ja immer dabei!

 

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Ein Loblied auf die Checklist!

Ich kenne einige Leute, die das Primat der Schriftlichkeit in der Arbeitsorganisation nur mit einem spöttischen Lächeln begleiten. „Wozu habe ich denn sonst mein Gehirn, wenn ich mir meine Aufgaben nicht mehr merken soll oder kann“, wird von diesen Menschen oft gefragt. Meine Antwort: Zum Denken! Das berühmte Zitat von David Allen lautet dazu:

Your Mind Is For Having Ideas, Not Holding Them.

Der Ratschlag lautet, lagern Sie alle Daten aus, damit Ihr Kopf Platz für Ideen hat. Oder wie es Vera Birkenbihl einmal ausgedrückt hat:

Vom Gehirnbesitzer zum Gehirnbenutzer.

So gibt es eine Menge intelligenter Menschen in anspruchsvollen Berufen, die Checklisten benutzen, um sich den Umfang und die Reihenfolge von Routinetätigkeiten eben nicht merken zu müssen. Denken Sie an Piloten oder Chirurgen. Für die Ausübenden dieser Berufe und noch mehr für deren „Kunden“ könnte es fatal enden, wenn eine Tätigkeit vergessen würde.

Ein (mir leider unbekannter) Autor gibt in seinem Artikel The Simple Genius of Checklists, from B-17 to the Apollo Missions einen kurzen Abriss über die Geschichte der Checklist.

Die Übersicht reicht von einer Checklist für die Piloten des Militärflugzeuges Boeing B-17 über die Checklisten der Apollo-Mission bis hin zum Gebrauch im modernen Operationssaal.

Und hier ist die Checkliste es Autors für die Erstellung von Checklisten:

  1. Untersuchen Sie die bisher aufgetretenen Fehler.
  2. Konzentrieren Sie sich auf vermeintlich „dummes Zeug“.
    (Beachten Sie in diesem Zusammenhang Murphys Gesetz).
  3. Halten Sie die Liste einfach.
  4. Entscheiden Sie sich zwischen der Variante „Getan und abgehakt“ und der Variante „Als nächstes zu tun“.

Wenn Sie mehr über Checklisten erfahren wollen, dann empfehle ich Ihnen das Buch von Atul Gawande Checklist-Strategie: Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen.

 

Von NASA – http://grin.hq.nasa.gov/ABSTRACTS/GPN-2001-000013.html, Gemeinfrei, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=32049

 

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Die ungehobenen Schätze des Marc Andreessen

Wenn Sie ein netzaffiner Mensch sind, dann brauche ich Ihnen nicht zu erklären, wer Marc Andreessen ist. Die Anderen, die ihn nicht kennen, finden eine ausführliche Biographie bei der allwissenden Wikipedia.

Zu früheren Zeiten hat sich Marc als Blogger betätigt. Mittlerweile finden sich seine spannenden Artikel in einem Archiv mit dem Namen Pmarchive. Wenn Sie dort ein wenig stöbern, finden Sie so manche Perle, die uns genussvoll mit der Zunge schnalzen lässt. Die Artikel sind zusammengefasst zu Guides zu den Themen Start-ups, Selbstorganisation oder Karriereplanung.

Mich als Herausgeber des ToolBlogs interessiert natürlich besonders der Bereich Selbstorganisation: Pmarca Guide to Personal Productivity. Er ist nicht mehr ganz jung, aber dennoch mit hochinteressanten Inhalten bestückt. Es lohnt sich, ein bisschen hin- und her zu scrollen. Sie werden den einen oder anderen wertvollen Tipp finden.

By Brian Solis (IMG_8642) [CC BY 2.0], via Wikimedia Commons

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