Archiv des Autors: Stephan List

20 Arten, “Nein” zu sagen

Sie können so gut organisiert sein wie Sie wollen, irgendwann kommt der Punkt, an dem Sie die eine oder andere Aufgabe ablehnen müssen. Dafür gibt es gute Gründe:

  1. Es gehört nicht zu Ihrem Job
  2. Sie sind jetzt schon voll bis Oberkante Unterlippe
  3. Jemand anders kann es besser

Sie finden sicher noch weitere Gründe, “Nein” zu sagen. Allerdings ist das Ablehnen nicht immer einfach. Schließlich möchte man niemanden vor den Kopf stoßen. Gut, dass uns Ramona Creel einschlägige Tipps gibt: 20 Ways To Say No. Nun mag der eine oder andere Hinweis nicht zu unserem Kulturkreis passen. Aber Sie finden in dem Beitrag zweifelsohne wertvolle Anregungen.

Courtney E. Martin kommt mit nur Five Ways to Say No Gracefully aus. Sie empfiehlt die Antworten:

  1. Nein, jetzt gerade nicht
  2. Nein, aber hier gibt es andere Möglichkeiten
  3. Nein, aber haben Sie schon unseren Kollegen XY gefragt
    (Vorsicht, s.u. die Triage!)
  4. Nein, das kann ich nicht tun, aber dafür kann ich etwas anderes machen
  5. Lassen Sie mich darüber nachdenken

Auch Adam Grant gibt in seinem Beitrag 8 Ways to Say No Without Hurting Your Image Tipps zum Nein sagen. Allerdings sollten Sie manchen mit Vorsicht einsetzen. Zum Beispiel die „Triage“:

Meet my colleague, who will set up a time to chat

Zumindest wäre es hilfreich, vor dieser Antwort Ihren Kollegen informieren und um seine/ihre Erlaubnis zu bitten. Sonst kann der Schuss nach hinten losgehen, weil sich Ihre Kollegen überrumpelt fühlen.

Weitere Beispiele finden Sie bei Dan Martell: How Saying No Allows Me To Do More. Die Anregungen sind zwar ebenfalls in Englisch, aber kurz gehalten und leicht zu verstehen.

Ein Hinweis noch. Bevor Sie zu jemand anderem “Nein” sagen, müssen Sie eine Entscheidung treffen. Die Entscheidung nämlich, dies auch tatsächlich tun zu wollen. Sie werden jemanden enttäuschen müssen. Leider nimmt Ihnen diese Entscheidung keiner ab. Bedenken Sie: “Wasch mir den Pelz, aber mach mich nicht nass”, funktioniert nicht. Gefragt ist eine klare Ansage Absage.

Alexas_Fotos / Pixabay

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Apps für das Erstellen von Infografiken

Vielleicht haben Sie es schon bemerkt. Meine Kurznachrichten werden immer durch eine Infografik abgeschlossen. Ich mag diese Infografiken, denn Sie verschaffen einen Überblick zu Zahlen, Daten, Faken zu einem bestimmten Thema.

Sie möchten Ihre eigenen Infografiken erstellen? Versuchen Sie es doch einmal mit den 5 Best Free Tools to Make Infographics Online, die Kamosh Pathak in seinem Beitrag vorstellt. Wie der 30Titel verrät, sind diese Apps frei und webbasiert. Um die ersten Versuche zu starten, müssen Sie also kein Geld ausgeben und auch kein Programm installieren. Hier seine Auswahl:

  1. Canva
  2. Visme
  3. Piktochart
  4. Venngage
  5. Infogram

Dass die Programme kostenfrei sind, stimmt leider nicht so ganz, denn sie folgen dem Freemium-Modell. Meist können Sie nur eine begrenzte Anzahl an Infografiken mit ebenso begrenzten Programmfunktionen erstellen. Wenn Sie die Anwendung in ganzer Pracht nutzen wollen, wird ein Obolus fällig. Nun gut, für das Ausprobieren und die ersten Schritte dürften die kostenlosen Varianten erst einmal ausreichen.

Wenn Ihnen die o.a. Auswahl nicht ausreicht, dann gibt es auch noch andere Alternativen. Einige davon habe ich in Werkzeuge für Infografiken aufgeführt. Karl Gude hat darüber sogar eine [Präsentation auf Slideshare] erstellt.

Sie können Ihre Infografik aber auch mit dem erstellen, was bei Ihnen sowieso auf dem Rechner ist, mit Bordmitteln sozusagen. Lesen Sie hier, wie Sie Infografiken mit Powerpoint erstellen. Powerpoint dürfte auf jedem gut sortierten Rechner installiert sein.

Von Venngage gibt es auch eine nette Anleitung für Beginner, die Ihnen bei der Arbeit unter die Arme greift.

Ansonsten betrachten Sie einfach diese Infographic About Infographics:

 

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Unterbrechungen aus Sicht des Arbeitsschutzes

Dass Unterbrechungen und/oder Störungen Gift für das produktive Arbeiten sind, haben Sie sicher schon am eigenen Leib erfahren. Unterbrechungen verhindern konzentriertes Arbeiten und damit das, was Cal Newport als Deep Work bezeichnet.

Der Erfinder der Pomodorotechnik, Francesco Cirillo, unterscheidet zwischen internen und externen Unterbrechungen. Interne Unterbrechungen verursachen Sie selbst, wenn Ihnen zum Beispiel während der Erledigung einer Aufgabe einfällt, dass Sie noch einen Termin für den Reifenwechsel benötigen und Sie unmittelbar zum Hörer greifen, um in der Werkstatt anzurufen. Externe Unterbrechungen werde, der Name sagt es schon, von Ihrer Umgebung verursacht: Ein Kollege kommt herein und fragt sie etwas oder Ihr E-Mail-Programm teilt Ihnen mit, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

Viele dieser Unterbrechungen lassen sich abstellen. Sie können schnell notieren, dass ein Anruf beim Reifendienst fällig ist und den Anruf tätigen, wenn die Aufgabe erledigt ist. Oder Sie stellen die Benachrichtigungsfunktion Ihres E-Mail-Clients ab. Das Abstellen des Kollegen ist etwas komplizierter, geht aber mit etwas Kreativität und Willen auch.

Aber nicht alle Unterbrechungen lassen sich selbst abstellen. Manche sind systemimmanent und daher schwer beeinflussbar. Das ist erst einmal noch nicht schlimm, denn manche Unterbrechungen gehören zum Job. Schwierig wird es, wenn die Unterbrechungen als sinn- und nutzlos empfunden werden.

Das derlei Störungen nicht nur das produktive Arbeiten, sondern auch die psychische Gesundheit beeinträchtigen können, zeigt Prof. Dr. Thomas Rigotti in seinem Forschungsbericht, den die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) veröffentlicht hat. Die Lektüre dieses wissenschaftlichen Berichts ist keine leichte Kost.

Wenn Ihnen eine Übersicht über die Ergebnisse in Form von Zahlen, Daten, Fakten ausreicht, dann greifen Sie zum entsprechenden Poster.

 

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Time-Boxes: Wie viel Zeit für welches Meeting?

Seit ich mit mit Scrum und der Tomatentechnik auseinandergesetzt habe, bin ich ein Fan von Time-Boxes. Wie der Name sagt, werden bei diesem Ansatz bestimmte Zeitspannen für das Arbeiten definiert, die nicht überschritten werden dürfen.

In der Regel berechnem wir unseren Arbeitstag stundenweise und planen ihn dementsprechend. Auch in Programmen wie Outlook hat der (Arbeits) -tag 8 Stunden á 60 Minuten. Infolgedessen blocken wir Zeitfenster zum Beispiel für Besprechungen auch stundenweise. Warum wir das machen? Wir wissen es selbst nicht, vermutlich weil das Programm es einfach so vorgibt.

Dabei ist diese 60-Minuten-Lösung schon aus organisatiorischen Gründen nicht optimal. So brauchen die Teilnehmer Zeit, um von einem Ort zum anderen zu wechseln, sich einzufinden und „anzukommen“. Zeit, die man braucht, an die aber oft nicht gedacht wird.

Das weiß auch Alison Davis und hat andere Ideen zur Zeitplanung. In ihrem Artikel Why Changing The Length of Your Next Meeting Will Make It Dramatically Better empfiehlt sie die 10-30-50-90-Regel, um die Effektivität von Meetings entscheidend zu steigern.

Bei den Zahlen handelt es sich um Time-Boxes, die Allison für bestimmte Besprechungstypen vorsieht:

  • 10 Minuten für Besprechungen, in denen eine offene Frage kurz und knapp beantwortet werden muss oder Feedback zu einem Vorschlag eingeholt werden soll
  • 30 Minuten werden eingeplant für Gespräche unter 4 Augen zur fokussierten Behandlung eines Problems
  • 50 Minuten ist die Zeitvorgabe, wenn das Thema komplizierter ist oder mehrere Punkte zu besprechen sind
  • 90 Minuten sind vorgegeben zur Ideenfindung, für Strategiediskussionen oder Problemlösungen

Wenn Sie jetzt noch dokumentieren, ob sie die vorgesehenen Ziele tatsächlich in der vorgesehenen Zeit erreichen konnten, dann haben Sie eine hervorragende Ausgangsbasis für künftige Verbesserungen. Empirisches Arbeiten auf der Grundlage von Daten eben.

[via Lifehacker]

olafpictures / Pixabay

 

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Kurznachrichten: Infoposter, Evernote entrümpeln, Aufschieberitis, Fotografieren

Wie Sie Infoposter für Konferenzen erstellen

Wenn Sie während einer Konferenz die Teilnehmer auf schnelle Weise informieren möchten, dann erstellen Sie doch einfach Wandzeitungen. Sie benötigen dazu ein paar Stellwände und entsprechende Informationsplakate. Die Pinnwände können Sie kaufen oder leihen, wie Sie an die Infoplakate kommen, erklärt Ihnen Colin Purrington: Designing conference posters. Sie können entsprechende Vorlagen als pdf-, ppt- oder Keynote-Dateien herunterladen und dann mit Ihren eigenen Inhalten bestücken.

Wie Sie Evernote entrümpeln

„Hätte hätte, Fahrradkette“, sagt meine in Berlin lebende Tochter immer. Stimmt, ich hätte zu Beginn meiner Nutzung von Evernote darüber nachdenken sollen, nach welcher Systematik ich meine Notizen ablegen möchte. Habe ich aber nicht und so hat sich im Lauf der Zeit ein ordentlicher Verhau von Notizen gebildet. Aber vielleicht kommt Hilfe in Form eines Beitrags von Sandy Writtenhouse: How to Clean up Evernote Clutter for Cleaner Note Taking. Ich räume auf – wenn ich mal Zeit habe.

Die Chrome-Erweiterung gegen Aufschieberitis

Und so sind wir mitten im Thema. Bei der Aufschieberitis nämlich. Ein wichtiger Grund, Dinge, die man tun sollte, nicht zu tun, ist die intensive Nutzung des Internets durch ständiges Verweilen in sozialen Netzwerken und auf anderen zeitfressenden virtuellen Örtlichkeiten. David Murphy stellt in seinem Beitrag Prevent Procrastination With This Chrome Extension eine Chrome-Erweiterung vor, die uns genau davor schützen soll. Sie heißt HabitLab und stammt von der Stanford University. Ganz auf wissenschaftlicher Grundlage also.

Wie Sie unangenehme Aufgaben doch noch erledigen

Nicht nur Internet-Abusus führt zur Aufschieberitis, auch die fehlende eigene Antriebskraft führt manchmal zu Lähmung mit aufschiebender Wirkung. David Cain untersucht dieses Phänomen des inneren Schweinehunds in seinem Artikel How to Get Yourself to Do Things. Die Analyse ist sehr tiefgründig, die Folgerungen sind einfacht und bestätigen das, was Sie geahnt haben: Fangen Sie einfach an!

Verhaltensmuster für betriebsame Mitmenschen

Manchmal überdeckt auch hektische Betriebsamkeit eine darunter liegende Aufschieberitis. Die Autoren Kile, Little und Shah haben zu dem Thema ein Essay mit dem Titel Busy Person Patterns geschrieben, das Sie hier als pdf-Datei herunterladen können. Sie finden dort 13 Verhaltensmuster, wie Sie der unproduktiven Betriebsamkeit entgehen können. Weiterführende Links gibt es außerdem.

Tipps zum Fotografieren

Vielleicht gehören Sie zu dem Mitmenschen, denen das Smartphone als Kamera zu wenig ist. Wenn Sie stolzer Besitzer einer Digitalkamera sind, dann gibt Ihnen eine Dame namens Stacey einige interessante Tipps für das Fotografieren: Top 10 Digital Photography Tips – Take Your Digital Photography To the Next Level!. Das Ganze gibt es auch in einer Übersicht:

 

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Wie Sie ein Notizbuch für die Jackentasche verwenden

Vor ein paar Wochen habe ich im ToolBlog beschrieben, wie ich mein Notizbuch führe. Ich benutze derzeit ein Buch im Format DIN A 5. Ich dachte, das wäre praktisch, da ich es immer mit mir herumtragen könne. Lange Rede, kurzer Sinn, ich werde beim nächsten Mal wieder reumütig zum „Großformat“ DIN A 4 zurückkehren. Es schreibt sich damit einfach besser, besonders mit dem Füller.

Wie sich herausgestellt hat, brauche ich für unterwegs nicht unbedingt ein analaloges Notizbuch. Mir genügen mein iPhone und Apps wie Braintoss oder Captio, mit denen ich mir kurze Nachrichten direkt in den Eingangskorb von Outlook verschicke.

Vielleicht möchten Sie aber dennoch auch unterwegs nicht auf ein Notizbuch zum Anfassen verzichten. Für mich bietet sich in diesem Fall der Hipster PDA an (Artikel im ToolBlog). Er besteht aus nichts anderem als einem Stoß Karteikarten, die mit einer Klammer zusammengehalten werden. Es gibt auch eine Luxusversion, die MindPapers von X17.

3 Easy Hipster PDA Hacks

 

Und wenn Sie doch ein „gebundenes Buch“ bevorzugen? Während des GTD Summits in San Francisco habe ich die Field Notes kennengelernt, die mir sehr gut gefallen haben.

Trent Hamm beschreibt in seinem sehr ausführlichen Artikel How to Use a Simple Pocket Notebook to Change Your Life, wie er diese Notizbücher im Alltag einsetzt. Sie erfahren dort:

  • Warum er solche analoge Notizbücher verwendet
  • Was beim Kauf von Stift und Buch zu beachten ist und warum er sich für die Field Books entschieden hat
  • Wie er das Notizheft führt
  • Wie er die Notizen verarbeitet
  • Was er mit gefüllten alten Heften macht

Einiges wird Ihnen bekannt vorkommen. Die Vorgehensweise ähnelt dem, was ich in meinem Artikel auch schon beschrieben habe. Ich möchte an dieser Stelle noch einmal betonen, dass ich im Gegensatz zu Trent das Notizheft nicht für To-do-Listen, sondern nur als Behälter für Informationen nutzen würde.

 

Field Notes & Co (Werbung)

 

 

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Buch: Alles ist Windhauch

Vor einiger Zeit las ich den ungemein spannenden historischen Roman Q, der in der Zeit während und nach der Reformation spielt. Einer der Protagonisten, ein römisch-katholischer Spion, unterschreibt in der Geschichte seine Depeschen immer mit den Decknamen Q oder Qohelet.

Was oder wer ist Kohelet? Die (fast) allwissende Wikipedia gibt Auskunft:

Kohelet (abgekürzt Koh; hebräisch קֹהֶלֶת „Versammler“) ist ein Buch des Tanach, das dort zu den Ketuvim („Schriften“) gehört. Im christlichen Alten Testament (AT) wird es zu den Büchern der Weisheit gezählt. In der Lutherbibel trägt das Buch den Titel Der Prediger Salomo.

Es lohnt sich, dieses Buch zu lesen, denn man kann eine Menge lernen. Sie finden es hier auf dem Bibelserver, in der analogen Bibel Ihres Vertrauens oder ganz eigenständig in dem Buch Alles ist Windhauch.

Das Buch zum Buch wird begleitet von Texten der bekannten Schauspielerin Ulrike Kriener, der Theologin Sabine Bobert und von Anselm Bilgri. Anselm Bilgri informiert uns in seinem Beitrag auch über die philosophischen und theologischen Hintergründe des Buches Kohelet. Er gibt uns einen Überblick über den historischen Kontext und über Aufbau und Inhalt. Außerdem zeigt er Bezüge zur modernen Existenzphilosophie auf.

Das Besondere: Dem Buch ist eine CD beigelegt, auf der Ulrike Kriener das Buch Kohelet vorliest. Und wie so oft, bekommt so ein Text noch einmal eine ganz andere Ausstrahlung, wenn er von einer geschulten Stimme vorgetragen wird. Für die musikalische Begleitung sorgt das Quadro Nuevo, das besonders den Jazz- und Weltmusikfreunden ein Begriff sein dürfte.

Im Buch Kohelet finden Sie viele Weisheiten, die gerade auch für die heutige Zeit große Bedeutung haben. Es geht um Vergänglichkeit, Mühe und Einsamkeit, die Nichtigkeit von Reichtum und Titeln, aber eben auch um Lebensfreude.

Einige Sätze aus dem Buch Kohelet dürften Ihnen bekannt vorkommen:

  • Wer anderen eine Grube gräbt, fällt selbst hinein [26,27]
  • Hochmut kommt vor dem Fall“ [16,18]
  • Wie du mir, so ich dir [24,29}

Das Buch ist schön aufgemacht, es macht einen hochwertigen Eindruck und eignet sich daher hervorragend als Geschenk. Nicht nur für sich selbst, sondern insbesondere für Mitmenschen, die vor lauter Betriebsamkeit keine Zeit zur Ruhe finden. Als Wink mit dem Zaunpfahl sozusagen.

Pexels / Pixabay

Das Buch wurde mir freundlicherweise vom Patmos Verlag als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Vielen Dank dafür.

BTW: Ich freue mich, wenn ich ab und zu ein Buch zum Rezensieren geschickt bekomme. Die Bücher, die mir gut gefallen, bespreche ich, über die anderen schweige ich mich aus. Ich habe keinen Gefallen an Verrissen, schließlich bin ich nicht Reich-Ranicki.

 

 

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Terminplanung im Team – mit Papier und Bleistift

Wie alle wissen, ist die Terminfindung für gemeinsame Besprechungen oder online-Konferenzen eine haarige Angelegenheit. Es ist schwierig, die Terminvorstellungen der Teilnehmer unter einen Hut zu bringen, eine(r) kann immer nicht.

Dies ist schon kompliziert genug, aber oft scheitert die Organisation schon an der Art, wie eine Terminumfrage durchgeführt wird. Per E-Mail führt Sie zum gefürchteten E-Mail-Pingpong, die Nachrichten überschneiden sich und zum Schluss blickt überhaupt niemand mehr durch.

Um derlei Unbill zu vermeiden gibt es geeignete Apps. Eines der ersten Programme zur Organisation von Meetingterminen war Doodle, das die meisten Leserinnen und Leser sicherlich kennen. Aus gegebenem Anlass habe ich mich kürzlich an diese Anwendung erinnert und  eine Terminabfrage für eine Dreier-Skype-Konferenz organisiert. Zumindest dachte ich das, denn aus unerfindlichen Gründen hat das Ganze nicht funktioniert. Die Einladungen zur Umfrage wurden offensichtlich nicht verschickt. Wahrscheinlich saß das eigentliche Problem einmal mehr vor dem Bildschirm.

Nullhörner wie mich lassen die Macher von Doodle dennoch nicht im Regen stehen. Sie haben eine Variante ihrer App in Papierform veröffentlicht: Doodle Unplugged.  Laden Sie hier das  entsprechende Formular herunter, drucken Sie es aus und verschicken Sie es dann reihum an die potenziellen Teilnehmer. Wahlweise mit einem berittenen Boten oder wenn es ganz schnell gehen soll, auch per Fax.

Spaß beiseite. Ich finde so ein Papierformular durchaus geeignet, wenn am Schluss einer Besprechung unkompliziert ein Folgetermin gefunden werden soll. So hat man die Teilnehmer gleich „verhaftet“. Sie müssen dann nicht extra im Büro per Computer eine Umfrage erstellen, losschicken und eine gefühlte Ewigkeit auf die Antwort der Kolleginnen und Kollegen warten.

 

 

BTW: Mir gefällt es, wenn Mitmenschen sich selbst auf die Schippe nehmen können. Das ist sympathisch, und wie das Beispiel hier zeigt, springt sogar ein Nutzen dabei heraus.

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User Storys als Excel Chart

Die Formulierung von Anforderungen an ein Produkt aus Sicht der Kunden halte ich für essentiell. Nur so kann man die Gefahre minimieren, am Kunden vorbei zu produzieren. Besonders bewährt hat sich hier der Ansatz der User Story.

Eine User Story besteht im Prinzip aus einem kurzen Satz mit den Elementen:

Als <Rolle> möchte ich <Ziel/Wunsch>, um <Nutzen>

Mike Cohn hat aus dieser Formulierungsvorlage ein Excel-Template gestrickt: A Sample Format for a Spreadsheet-Based Product Backlog.

Vielleicht kann ja der eine oder die andere CEO (Chief Excel Officer) unter der Leserschaft dieses gebrauchen.

 

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Nachruf auf Tony Buzan

Ich gestehe, ich habe es erst jetzt mitbekommen:

Der Erfinder des Mind-Mappings,
Tony Buzan,
verstarb am 13. April 2019

Mind-Maps benutze ich seit mehr als zwanzig Jahren, insofern hat Tony Buzan meine Arbeitsweise nachhaltig beeinflusst. Vielen Dank dafür!

Auf dem XMind-Blog erschien ein Nachruf: In Reminiscence of Tony Buzan.

 

 

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