Archiv des Autors: Stephan List

Kurznachrichten: Tatsachen, Kleiderschrank, Datensicherheit, Scheduling, Bullshit, Kommunikation

Unbekannte Tatsachen

In dem Rauschen der Blätter bzw. des Internets gehen oft die vielen kleinen Dinge unter, die einer größeren Verbreitung durchaus wert wären. Greta J. hat mit 25+ Incredible Facts That You Probably Didn’t Know eine Liste solcher unbekannter Fakten vorgelegt. Die Sammlung ist eine Zufallsauswahl aus Fakten von der Website FactRepublic: Collection of Unbelievable, Unknown, Uncommon and Important Facts About Everyday Life.

Wie Sie Ihren Kleiderschrank organisieren

Uns Männern wird ja im allgemeinen nachgesagt, dass wir das Aufräumen und das Ordnung halten nicht gerade erfunden hätten. Das ist natürlich ein böses Vorurteil. In Wirklichkeit beschäftigen wir uns ständig damit, wie wir unsere Ordnungsmethodik vervollkommnen können, wie ein Artikel von Dan Rockwood beweist: 10 Steps to a Perfectly Organised Wardrobe. Hier steht alles Wesentliche über Hemden falten, Hosen aufhängen usw. usw.

Open-Source-Programme zur Datensicherheit

Ich gestehe, jedesmal, wenn ich über einen Artikel stolpere, der sich mit Themem der Datensicherheit beschäftigt, bekomme ich ein schlechtes Gewissen. Gegen Schädlinge fühle ich mich ganz gut gesichert, aber Verschlüsselung ist für mich (noch) ein Buch mit sieben Siegeln. Es gibt eine Reihe von Helferlein, die uns bei der Datensicherheit unterstützen. Dan Price stellt uns 7 Great Open-Source Security Apps You’re Not Using vor. Er hat recht, von den vorgestellten Programmen kenne ich nur KeePass.
BTW: Wenn Sie professionelle Beratung benötigen, ist Falk Schmidt der richtig Mann.

Scheduling: Wie Sie Ihren Tag planen

Meine Erfahrungen mit dem Blocken von Zeiten im Kalender sind ernüchternd. Dieses Vorgehen funktioniert m.E. nur, wenn Sie in hohem Grad über Ihre Zeit selbst verfügen können. Je größer die Fremdbestimmtheit, desto schwieriger wird das „Scheduling“. Aber was für mich gilt, muss noch lange nicht für Sie zutreffen. Aus diesem Grund empfehle ich Ihnen den Artikel von Jory Mackay: How You Can Create A Schedule That Really Works For You.

Die Liste der Bullshit-Generatoren

Wie die ToolBlog-Leser wissen, bin ich viel auf Twitter unterwegs. Nicht alles, was ich dort lese, gefällt mir. Zum Beispiel gehen mir die vielen Zitate auf die Nerven, die in erster Näherung genial zu sein scheinen, doch zusammenfallen wie ein Kartenhaus, wenn man etwas unter der Oberfläche kratzt. Um mir etwas Luft zu machen, habe ich kürzlich den Sloganizer bemüht und einen automatisch generierten Spruch getwittert. Ich habe doch tatsächlich Likes bekommen!
Wenn Sie das auch einmal ausprobieren wollen, hier finden Sie eine Liste von online-Bullshitgeneratoren.

Wie wir besser kommunizieren

Menschen organisieren ihr Zusammenleben darüber, wie sie miteinander kommunizieren. Die Kanäle sind unterschiedlich. Kommunikation kann mündlich, schriftlich oder auch durch Gestik und Mimik erfolgen. Diese Infografik zeigt Ihnen 22 Ways to Improve Your Communication Skills Infographic.

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Wie Sie sich etwas abgewöhnen

Letzten Montag habe ich einen Beitrag mit dem Titel Sie wollen sich ändern? Das bremst Sie aus! veröffentlicht. In Ergänzung dazu möchte ich Ihnen den Artikel von Judson Brewer empfehlen: A Simple Way to Break a Bad Habit.  Welche Zusammenhänge es zwischen der Achtsamkeit und Suchtverhalten gibt, erklärt Judson Brewer hier:

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Auf zum digitalen Frühjahrsputz!

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber von Zeit zu Zeit sehe ich den Wald vor lauter Bäumen nicht (mehr). Nun habe ich mich bei den sozialen Medien schon auf das Wesentliche beschränkt und dennoch habe ich das Gefühl mich zu verzetteln. Verzetteln ist wiederum Gift für die persönliche Produktivität. Höchste Zeit zum Aufräumen also.

Bekanntlich gibt es keine Zufälle und so bin ich dieser Tage über einen Artikel gestolpert, der genau dies zum Thema hat: How to Eliminate Distractions and Organize Your Online Life in 8 Easy Steps. Der Verfasser Daniel Wallen empfiehlt:

  1. Schalten Sie alle Benachrichtigungen von sozialen Medien ab
    In meinen Workshops empfehle ich meinen Teilnehmern immer, die Benachrichtigunsfunktion von Outlook & Co auszuschalten. Es ist verführerisch, sofort im Eingangskorb nachzuschauen, was wohl gekommen sein mag. Warum wir das unbedingt wissen wollen, habe ich hier beschrieben. Leider finden Sie den Benachrichtigungsunfug auch anderswo, z. B. in Windows. Wie Sie ihn dort deaktivieren können, zeigt uns Roland Freist.
  2. Tragen Sie sich aus allen Newslettern u.ä. aus, die Ihnen keinen Mehrwert bringen
    Ja, ich gehe zu, ich kann die vielen Newsletter-Abos, die sich bei mir im Lauf der Jahre angesammelt haben, gar nicht mehr überschauen. Vielleicht werde ich mich des Tools unroll.me bedienen, mit der man ungenutzte Newsletter gleich bündelweise kündigen kann.
  3. Verlassen Sie alle Facebook-Gruppen, in denen Sie nicht aktiv sind
    Man könnte zwar die Abos der Nachrichten dieser Gruppen in der Timeline aufheben, aber warum nicht gleich Nägel mit Köpfen machen? Verlassen wir doch gleich die entsprechende Gruppe.
  4. Ent-liken Sie Facebookseiten, für die Sie sich nicht mehr interessieren
    Siehe (3)
  5. „Entfreunden“ Sie Menschen, mit denen Sie ohne besonderen Grund „befreundet“ sind
    Dieser Punkt trifft auf mich tatsächlich zu. Ich bin mal diesem Facebook beigetreten, um mit Familienmitgliedern und wirklichen Bekannten in Kontakt zu bleiben. Mittlerweise ist bei dem Konto doch eine Mischung aus dieser Gruppe, beruflichen Kontakten und völlig Unbekannten herausgekommen. Falls Sie also demnächst auf Facebook nicht mehr mit mir verbunden sein sollten, ist das nicht böse gemeint. Ich habe dann nur etwas aufgeräumt.
  6. Löschen Sie unbenutzte Telefonnummern
    Kalt erwischt. Die Zahl der Karteileichen in meiner Kontaktdatenbank wird immer größer. Auch hier ist die Folge wieder mangelnde Übersicht, nicht nur auf dem Desktop, sondern auch auf dem Mobilteil. Also: Kontakte sichern und dann gnadenlos „ausmisten“.
  7. Stoppen Sie unerwünschte Post und Telefonanrufe
    Obwohl bei uns die Regeln für derartigen Spam relativ eng gefasst sind, kommt es leider immer wieder vor, dass man ungebetene Post bekommt. Angeblich sollen die Robinsonlisten dagegen schützen. Ob das funktioniert, weiß ich nicht, ich habe es noch nicht ausprobiert.
  8. Gehen Sie diese Liste noch einmal in einem Monat durch
    Mit der persönlichen Produktivität ist es wie mit dem Gärtnern. Um Wildwuchs zu vermeiden, muss man immer wieder die Bäume zurückschneiden. Aus diesem Grund habe ich mir vorgenommen, zweimal im Jahr die o.a. Punkte abzuarbeiten.

Auch wenn die Liste sehr auf Facebook abhebt, so lässt sie sich doch sicher auch auf andere sozialen Netzt übertragen. Vielleicht sollte ich überhaupt einmal überlegen, in welchen Netzwerken ich Mitglied sein möchte. Eine Übersicht über die Abmeldung bei ausgewählten Netzwerken finden Sie hier.

Die Liste hat mich überzeugt, der digitale Frühlingsputz ist vorgemerkt.

orzalaga / Pixabay

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Ich bitte um Ihr Verständnis

Hier wäre heute ein Artikel erschienen, der mir besonders gelungen erschien.

Leider hat ihn WordPress kurz vor der Fertigstellung völlig zerschossen.

Zu meinem Bedauern kann ich den Artikel nicht ohne weiteres aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Ich bitte Sie daher um Verständnis, dass die Fläche heute unbeschrieben bleibt.

In der Zwischenzeit versuche ich, mit meinem Ärger zurechtzukommen. Wenn er verraucht ist, mache ich mich wieder an die Arbeit.

Zum Ausgleich gibt es hier ein schönes Katzenfoto von meiner Leni:

Leni schläft

Merke: An der Resilienz Leni’scher Prägung muss ich noch arbeiten!

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Sie wollen sich ändern? Das bremst Sie aus!

Man muss gar nicht vom Raucher zum Nichtraucher werden wollen, um zu wissen , wie schwer es ist, das eigene Verhalten zu ändern. Nicht umsonst lautet das amerikanische Sprichwort:

Old Habits Die Hard.

Ein feiner Trick besteht darin, die alte (ungewollte) Angewohnheit durch eine neue (gewollte) zu ersetzen. Zum Beispiel das Essen von Schokolade durch das Naschen von Nüssen. Sie merken schon, auch dieser Tipp lockt uns nicht hinter dem Ofen hervor. Vielleicht brauchen wir noch andere Tricks, die uns beim Verändern helfen.

Und tatsächlich lassen sich einige Hinweise ableiten, wenn wir die Fehler betrachten, die unsere Bemühungen sabotieren. Sam Thomas Davies nennt uns die  Top 10 Mistakes in Behaviour Change:

  1. Sie verlassen sich (allein) auf Ihre Willensstärke
    Eiserner Willen ist die harte Tour und tatsächlich schaffen es manche Menschen auf diese Weise. Meistens scheitern wir aber mit reiner Willensstärke: „Der Geist ist willig, das Fleisch ist schwach“. Schaffen Sie stattdessen kurze Feedbackschleifen für sich, indem Sie sich z.B. für kleine Schritte belohnen.
  2. Sie wollen Riesenfortschritte machen (anstatt Trippelschritte gehen)
    Einen großen Berg besteigt man, indem man (a) losläuft und (b) viele kleine Schritte macht. Eins nach dem anderen.
  3. Sie vernachlässigen die Umwelteinflüsse
    Wenn Sie Vegetarier werden wollen, dann sollten Sie Metzgereien meiden. Zumindestens zu Anfang.
  4. Sie wollen mit etwas aufhören, ohne es durch etwas anderes zu ersetzen
    Man verlernt am besten etwas dadurch, dass man etwas Neues lernt, das das „Vakuum“ füllt (s.o.).
  5. Sie führen Rückschläge auf mangelnde Motivation zurück
    Das hängt eng mit der Sache mit der Willensstärke zusammen. Gehen Sie ein Schritt nach dem anderen. Oder fragen Sie sich nach David Allen: Was ist der nächste physische Schritt?
  6. Sie ignorieren die Auslöser von Verhalten
    Analysieren Sie, was das ungewünschte Verhalten auslöst und versuchen Sie, in nächster Zeit diese Trigger zu vermeiden oder sich zumindest bewusst zu machen.
  7. Sie glauben, dass allein das Wissen ausreicht, um Verhalten zu ändern
    Verhaltensänderung erfolgt nur durch Wissen und Tun. Sie können zig Bücher über Achtsamkeit lesen, irgendwann sollten Sie mit dem Meditieren anfangen.
  8. Sie konzentrieren sich auf abstrakte Ziele anstatt auf konkretes Verhalten
    Noch einmal David Allen unter (5):
    Was ist der nächste Handlungsschritt? („What is the next action?“)
  9. Sie möchten Ihr Verhalten ein für alle mal ändern und nicht für eine kurze Zeit
    Gehen Sie nicht nur kleine Schritte, sondern setzen Sie sich auch kurze Fristen. Es ist leichter, etwas für einen Tag als für eine Woche als für einen Monat als für ein Jahr durchzuhalten.
  10. Sie folgen der Annahme, Verhaltensänderungen seien schwierig
    Es stimmt, wenn man nur den hohen Berg sieht, den man übersteigen will, dann kann das schon entmutigen. Aber das sollte nicht zur Lähmung führen. „Der längste Weg beginnt mit der ersten Schritt“, sagen die Chinesen.

In dem Artikel von Sam Thomas Davies finden Sie zu jedem Punkt einen Link, mit dem Sie das Thema vertiefen können.

BTW: Sam Thomas Davies folgt in seinem Artikel dem Ansatz Tiny Habits von BJ Fogg, über den ich selbst auch immer wieder gestolpert bin. Ein Zeichen, sich etwas näher damit zu beschäftigen.

Ein komplettes Programm zur Verhaltensänderung finden Sie auch bei Matthias Büttner:
Die THINK!-Methode.

PeterFranz / Pixabay

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Die allumfassende App für Checklisten

Einige Male schon habe ich im ToolBlog auf den Nutzen von Checklisten hingewiesen. Wenn Sie diese Listen elektronisch aufsetzen wollen, dann haben Sie die Qual der Wahl. Die Zahl der einschlägigen Apps ist nahezu unüberschaubar. Außerdem gehört bei manchen Herstellern ein Checklistenprogramm zur Grundausstattung, beim Mac zum Beispiel. Auch viele Notizprogramme wie Evernote stellen eine entsprechende Funktion bereit.

Nun bin ich über eine App gestolpert, die speziell für das Erstellen von Checklisten gemacht ist. Sie heißt, was Wunder, Checklist und steht für alle möglichen Formate kostenlos zur Verfügung. Es gibt Varianten für iOS und Android, aber auch für den Kindle oder sogar als WordPress-Plugin. Desktopversionen gibt es hingegen nicht. Das macht aber nichts, sie können Ihre Listen auch über das Web erstellen und pflegen. Außerdem müssen Sie nicht das Rad von neuem erfinden, sondern können in einer Sammlung unterschiedlichster Business- und Heimchecklisten stöbern und schauen, ob etwas für Ihre Zwecke dabei ist.

Übrigens können Sie Checklisten auch in Ihre Website einbinden, so wie hier.

Tutorial for a Tutorial Format

Mir gefällt Checklist auf den ersten Blick sehr gut und ich werde die App einmal ausprobieren. Ist ja ummesonscht.

geralt / Pixabay

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Bilder der Organisation

Ein Schwank aus meinem Berufsleben: Ich war einmal zu einem Erstgespräch (Auftragsklärung nennt das der Fachmann) bei einem mittelständischen Unternehmer. Dieser lobte seine Mitarbeiter in den höchsten Tönen, sie seien fleißig und führten seine Anweisungen tadellos um. Auf meine Frage, was sich denn dann ändern solle, meinte er: „Meine Mitarbeiter tun alles, was ich ihnen sage und das tun sie gut. Allerdings hätte ich gerne mehr Selbstverantwortung von ihnen. Sie sollten von allein erkennen, was als nächstes zu tun ist. Ich möchte es ihnen nicht immer sagen müssen.“

Ich fragte ihn dann, wie er sich denn seine Firma vorstelle, welches Bild er benutzen würde, um sie zu beschreiben. Er wählte das Bild des Getriebes, das „laufe wie ein Uhrwerk“. Alle Räder müssten an der vorgesehenen Stelle tadellos funktionieren und ineinander greifen. Nur so könne das große Ganze einwandfrei laufen.

Nach kurzer Pause entgegnete ich ihm: „Das ist ein interessantes Bild. Allerdings verstehe ich noch nicht ganz wie das funktionieren soll, mit den selbstverantwortlichen Zahnrädern, die selbst entscheiden sollen, was zu tun ist.“ Man sah förmlich in den Gesichtszügen, wie bei ihm der Aha-Effekt eintrat. Es war der Beginn einer fruchtbaren Zusammenarbeit.

Die Idee zu dieser Frage kam mir nicht wie der Blitz aus heiterem Himmel, sondern etwa zur gleichen Zeit, als ich mit viel Genuss und Gewinn das wundervolle Buch von Gareth Morgan Bilder der Organisation gelesen hatte.

Das Bild der Organisation als Getriebe ist weit verbreitet und es stammt, wie könnte es anders sein, aus dem Maschinenzeitalter. Ich denke, Taylor hatte dieses Bild im Kopf, als er das Konzept des Scientific Management entwickelte. Daneben gibt es aber auch noch andere Bilder, von denen Morgan einige beschreibt, z. B. Organisation als Organismus (Wortstamm!), Gehirn, politisches System usw.

Warum das so wichtig ist? Die Bilder, die wir von Organisationen im Kopf haben, bestimmen, wie wir unsere Organisationen wahrnehmen und gestalten. Es ist eben ein Unterschied, ob ich ein Unternehmen als Getriebe oder Netzwerk betrachte (s.o.). Interessant ist vor allem, inwieweit das bestehende Bild dazu geeignet ist, mit bevorstehenden Herausforderungen angemessen umzugehen.

Mit dem Getriebe im Kopf wird das nichts mit New Work und Arbeit 4.0!

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Bilder für Veränderungen einsetzen können, dann empfehle ich Ihnen ein weiteres Buch von Gareth Morgan: Imaginization. Leider gibt es die deutsche Ausgabe offensichtlich nur noch für teures Geld im Antiquariat.

Die beiden Bücher von Gareth Morgan haben meine Arbeit in der Organisationsentwicklung sehr beeinflusst. Bilder sind sehr mächtig. Es schadet nichts, die eigenen zu hinterfragen. Sind sie nützlich oder eher hinderlich?

Wenn Sie möchten, könnte ich ein wenig Storytelling betreiben, darüber, wo ich Imaginierung schon erfolgreich eingesetzt habe. Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie daran Interesse haben.

HeteroSapiens / Pixabay

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Tom Peters über Geschwindigkeit

Dieser Tweet von Altmeister Tom Peters spricht mir aus der Seele:

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Kurznachrichten: Bullet-Journal, Deep Work, Checklisten, Pocket, Suchen in Win, Bionik

Erfolgreiches Zeitmanagement – Die Arbeit im Griff

Die Technische Akademie in Schwäbisch Gmünd veranstaltet mit mir einen 1-Tages-Workshop mit dem Titel Erfolgreiches Zeitmanagement – Die Arbeit im Griff. Sie erfahren dort alles das Meiste über Strategien, mit denen Sie Ihre Arbeit organisieren und gelassen Ihre Arbeit erledigen können. Weitere Infos zu Inhalt und Anmeldung gibt es hier. Falls Sie weitere Fragen haben, melden Sie sich gerne bei mir.
Ort: Schwäbisch Gmünd, Zeit: Donnerstag, 22.02.2018, 08:00 Uhr – 16:00 Uhr

Das Bullet-Journal auf dem Mac

Eine Organisationsmethode, die in den letzten Monaten für viel Furore gesorgt hat, ist das Bullet Journal. Ich habe auch schon im ToolBlog einige Male darüber berichtet. Akshata Shanbhag unternimmt nun den Versuch diesen analogen Ansatz ins Digitale zu übertragen: Create a Bullet Journal on Your Mac With Reminders, Calendar, or Notes. Ich bin mir nicht sicher, ob diese Transformation sinnvoll ist. Entscheiden Sie selbst.
Cal Newport steht dem Bullet Journal an sich skeptisch gegenüber. Warum und was er stattdessen vorschlägt, hat er in On Simple Productivity Systems and Complex Plans aufgeschrieben.

Deep Work: Eine Einführung

Von Cal Newport stammt auch das Buch Deep Work (dt. Konzentriert Arbeiten), indem er Strategien beschreibt, mit denen Sie es schaffen, Ablenkungen zu vermeiden und sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Mir hat das Buch gut gefallen und ich konnte die eine oder andere Anregung daraus entnehmen. Wenn Sie wissen möchten, ob das Buch für Sie die Anschaffung wert ist, dann verschaffen Sie sich doch einen Überblick mit dem Beitrag Introduction to Deep Work von Kristina Ich-weiß-nicht-wie.

Der Segen einer guten Checkliste

Immer wenn Sie eine Tätigkeit wiederholen müssen, die aus einer Abfolge von Schritten besteht (und nicht nur dann), empfiehlt sich der Gebrauch einer Checkliste. Dinnie Muslihat hat in How the simple checklist can improve your productivity zusammengestellt, welchen Nutzen eine Checkliste hat und wie sie zweckmäßig aufgebaut sein sollte. Auch ich habe mich zu diesem Thema bereits ausgelassen. Wenn Sie tiefer in dieses Thema einsteigen möchten, dann empfehle ich Ihnen das Buch von Atul Gawande.

Wie Sie Pocket richtig nutzen

Sie kennen das. Beim Surfen im Internet stoßen Sie auf eine interessante Website, die Sie unbedingt lesen möchten, nur gerade nicht jetzt. Ich benutze dann immer Evernote, um die Seite für die spätere Lektüre abzulegen. Eine bekannte Software, die demselben Zweck dient, ist Pocket. Auch ich habe früher schon mit Pocket herumgespielt, konnte für mich aber keinen rechten Mehrwert entdecken. Vielleicht habe ich das Programm aber auch falsch bedient. Eric Ravenscraft zeigt uns in How to Use Pocket Like a Pro to Save Everything from the Web, wie es richtig geht.

Suchwerkzeuge für Windows

Ein Thema, das mich immer wieder beschäftigt hat, ist die Suche unter Windows. War der Gebrauch der internen Suchfunktion bisher lange ein Drama, so scheint sich mittlerweile einiges verbessert zu haben. Dennoch möchten Sie vielleicht nicht auf ein externes Suchwerkzeug für Ihre Computerdaten verzichten. Joel Lee hat die 10 Best Free Search Tools for Windows 10 für Sie zusammengestellt. Ich selbst benutze derzeit Everything und bin recht zufrieden damit.

Produktivität: Lernen von der Natur

Ein Gebiet, das mich immer schon fasziniert hat, ist die Bionik. Bei einem gegebenen Problem schaut man, wie diese Frage von Mutter Natur beantwortet wurde und versucht, die Lösung auf die Technik zu übertragen. Ähnliches hatten wohl die Macher der Infografik Boosting Productivity With The Help Of Nature im Sinn. Ob ihnen das gelungen ist, können Sie selbst beurteilen:

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Effizient studieren: 53 Tipps

Das Älter werden hat nicht nur Nachteile. Auch wenn ich vor gefühlten hundert Jahren gerne an der Uni studiert habe, so bin ich doch froh, heute keine Prüfungen mehr ablegen zu müssen. Seit einem Lehrauftrag an der DHBW weiß ich, dass der Lernstoff in manchen Disziplinen sehr umfangreich ist und die Studis tatsächlich sehr belastet sein können. Eine meiner Töchter nannte das Ganze einmal Bildungsbulimie. Sie wissen schon: Hineinstopfen und dann zur Prüfung wieder ausk….

Ich will hier aber nicht unser Hochschulsystem und deren unsägliche Reformen diskutieren, sondern auf einen Artikel hinweisen, der Studierenden Tipps gibt, wie Sie Ihr Studium effizient bewältigen können: Comprehensive Guide to Better Study: 53 Smart Tips for Students.
Die Tipps sind folgenden Kategorien zugeordnet.

  1. Effektives Lesen
  2. Effektives Schreiben
  3. Verbesserung der Merkfähigkeit
  4. Steigerung der Konzentration
  5. Herstellen einer zweckmäßigen Lernumgebung
  6. … wie kann es auch anders sein: Zeitmanagement

Nicht alle Tipps haben hohen Neuigkeitswert. Neben den altbekannten Lerntechniken findet sich aber auch die eine oder andere Perle.

Ich finde, man kann diese Aufzählung auch gut als Checkliste verwenden um herauszubekommen, wo das Lernen noch optimiert werden kann.
Auf jeden Fall habe ich mir vorgenommen, zu recherchieren und deutsche Quellen zu Studiertechniken zusammenzustellen. Stay tuned!

jarmoluk / Pixabay

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