Wie Sie Ihre wichtigsten Aufgaben identifizieren

Manchmal ist die Aufgabenliste so voll, dass man beim bloßen Anblick schon den Mut verliert. „Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht“, sagt der Volksmund dazu. Die Gefahr besteht dann, die Flinte ins Korn zu werfen und gar nicht erst anzufangen. Auf die Dauer führt dieses Verhalten mit Sicherheit zu einer Verschärfung der Situation.

Was also tun? Priorisieren heißt das Zauberwort. Leichter gesagt als getan. Der Teufel steckt im Detail und deshalb gibt es unzählige Tipps, wie man erfolgreich Prioritäten setzt. Elizabeth Yuko empfiehlt, die wichtigsten Aufgaben durch intelligente Fragen zu identifizieren: Ask Yourself These 6 Questions to Identify Your Most Important Tasks. Die Fragen lauten:

1. Was sind die 2-3 wichtigsten Dinge, die Sie heute unbedingt erledigen müssen?

Dieser Frage erinnert an den Master-Your-Workday-Now-Ansatz von Michael Linenberger. Er nennt diese Aufgaben „Critical Now“. Es handelt sich um maximal 3 Aufgaben, die heute unbedingt (Schwäbisch: Ums Verrecke) erledigt werden müssen. Das Killerkriterium für solche Aufgaben lautet: Würde ich wegen dieser Aufgaben sogar Überstunden machen, damit ich sie erledigen kann? Nur Aufgaben, die diesem Kriterium genügen, können Critical-Now-Tätigkeiten sein. Warum nicht mehr als drei? Na, weil Sie mehr sowieso nicht schaffen.

2. Was ist der Mehrwert der Aufgabe?

Überprüfen Sie den Nutzwert der Aufgabe. Was werden Sie erreicht haben, wenn die Aufgabe erledigt ist. Was ist der Unterschied zwischen vorher und nachher? Ist der Unterschied qualitativ und quantitativ groß genug und rechtfertigt er den notwendigen Aufwand?

3. Dient die Aufgabe Ihren Zielen?

Kommen Sie durch die Erledigung der Aufgabe Ihren Zielen oder die Ihres Unternehmens näher?
Die Beantwortung dieser Frage setzt natürlich voraus, dass Sie Ziele haben oder die Ziele Ihres Unternehmens kennen. Vorsicht, das ist nicht selbstverständlich. Ich persönlich habe eher ein  gestörtes Verhältnis zu der allgemein anerkannten Zielphilosophie.

4. Haben Sie über die Aufgabe schon geraume Zeit nachgedacht?

Wenn Ihnen partout etwas nicht aus dem Kopf gehen will und Sie ständig darauf herumdenken, dann scheint es sich wohl tatsächlich um eine wichtige Tätigkeit zu handeln.

5. Schieben Sie die Aufgabe schon länger vor sich her?

Diese Tätigkeiten sind enge Verwandte der unter Punkt 4 beschriebenen. Wann wollen Sie mit der Aufgabe anfangen, die Sie vor sich herschieben? Von alleine wird sich die Aufgabe wahrscheinlich nicht erledigen (es gibt Ausnahmen). Wenn die Tätigkeit Ihnen zu groß oder zu schwer erscheint, überlegen Sie, ob Sie die Aufgabe in kleinere Teilaufgaben zerlegen können.

6. Ist es eine Aufgabe, die Ihnen den Rücken für die wirklich wichtigen Aufgaben frei hält?

Prozessspezialisten nennen solche Aufgaben „Stützleistung“. Sie führen zwar nicht direkt zum Ziel, helfen Ihnen aber, die wichtigen Dinge leichter zu erledigen. Hierzu gehören beispielsweise Tätigkeiten, die bei der Arbeitsorganisation helfen, wie etwa das Weekly Review.

Sollten Sie mich fragen, dann empfehle ich Ihnen, sich bei der Tagesplanung auf die ersten zwei Fragen zu konzentrieren. Damit pusten Sie Ihre aufgeblähte To-Do-Liste schon mal ordentlich frei. Und vergessen Sie bitte nicht:

Es gibt nicht mehr als drei (3!) wichtige Aufgaben am Tag!

 

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