Buch: Microsoft Teams – Die verständliche Anleitung

Wenn ich gefragt werde, worin ich den Hauptunterschied zwischen den ewigen Konkurrenten Apple und Microsoft sehe, dann antworte ich gerne: In der Anwendung der 80/20 Regel. Was heißt das für mich als Anwender von Computerprogrammen?

In der Regel nutzt der Wald-und-Wiesen-Anwender 20% der Funktionen, um 80% der Aufgaben zu erledigen. Hierin liegt meines Erachtens der Erfolg von Apple begründet. Dort konzentriert man sich auf ebendiese 20% und macht diese Funktionen für den User in der Bedienung so einfach wie möglich. Ganz anders Microsoft. dort versucht man, 100% des Funktionsumfangs anzubieten. Leider wächst damit auch die Komplexität (oder besser: Kompliziertheit?) der Bedienung ins Bodenlose. Man braucht dann halt 80% der Funktionen, um auch noch die letzten 20% der Anforderungen abdecken zu können.

Auch wenn ich ein MacBook mein Eigen nenne, bevorzuge ich dennoch Windows und die dazugehörigen Programme. Denn ich finde es grundsätzlich gut, dass sie den „größtmöglichen“ Funktionsumfang bieten. Der Preis dafür ist allerdings nicht zu unterschätzen: Man muss sich einarbeiten.

Wie ich aus meinen vielen Workshops weiß, wird das in vielen Firmen nicht so gesehen. Oft wird den Mitarbeiter:innen ein Programm vor die Nase gesetzt mit der Maßgabe „Schau selbst, wie Du damit klar kommst“. Das führt dazu, dass viele das Potenzial der Anwendungen, für die teure Lizenzgebühren anfallen, nicht ausreichend ausschöpfen. MS Outlook ist ein typisches Beispiel für suboptimale Anwendung infolge unzureichender Kenntnisse in der Bedienung.

Nun also MS Teams.

Aus gegebenem Anlass, wie es so schön heißt, muss ich mich derzeit etwas intensiver mit MS Teams befassen. Und wie zu erwarten, ist auch bei diesem MS-Programm die Bedienung alles andere als trivial. Zwar bietet Microsoft durchaus Websites an, auf denen man sich eingehend informieren kann. Allerdings sind sie in Internet verteilt wie Kraut und Rüben, man muss sie mühselig für seine Zwecke zusammensuchen. Schon das ist ein erheblicher Aufwand.
Wie viele andere User bevorzuge ich daher zur Einarbeitung das gedruckte Buch. Nicole Enders hat eines geschrieben:

Microsoft Teams – Die verständliche Anleitung (Amazon-Link).

„Verständlich“ und „Anleitung“, der Untertitel ist Programm. Tatsächlich ist das Buch gedacht für Menschen, die zum ersten Mal mit Microsoft Teams konfrontiert sind bzw. denen es ohne entsprechende Einführung vor die Nase gesetzt wurde (s.o).

Zunächst erfahren die Leser:innen, was sie mit Teams überhaupt anfangen können. Manchen erscheint das banal, doch erleichtert es die spätere Arbeit erheblich, wenn man den Sinn und Zweck einer Anwendung verstanden hat. Aus diesem Grund halte ich die Beantwortung der Fragen „Wozu dieses Programm und was kann ich damit machen?“ hilfreich gerade für die Menschen, die nicht computeraffin durchs Leben gehen. Es gibt so gar einen eigenen Abschnitt zu den Faktoren, in dem kompakt die Erfolgsfaktoren für Teamarbeit behandelt werden.

Danach geht es ins Eingemachte. Systematisch werden die Funktionsbereiche von Teams besprochen:

Chat und Telefonie

Hier erfahren Sie, wie Sie mit einem oder mehreren Kolleg:innen chatten können und wie Sie diese Chats verwalten.

Gruppenchat und Teamraum:

Dieses Kapitel ist dem Einrichten und der Zusammenarbeit von Teams gewidmet. Sie erfahren, wie Sie gemeinsam an Dokumenten arbeiten und ein Wiki anlegen. Ganz wichtig (gerade für mich!) ist auch die Einbindung externer Mitarbeiter:innen, schließlich arbeiten Sie ja auch mit Menschen außerhalb Ihrer Organisation, wie Kunden und Lieferanten zusammen. Auch hier finden Sie eine Abschnitt über den richtigen Benimm im Teamraum.

Gemeinsames Arbeiten an Aufgaben:

Wenn Sie und Ihre Team die gemeinsamen Aufgaben über ein Taskboard organisieren, hier wird Ihnen erklärt, wie Sie das innerhalt von MS Teams bewerkstelligen können.

Kanäle und Tags

Hier zeigt Ihnen die Autorin, wie Sie Ihre Teamarbeit mit Kanälen und Tags strukturieren können. Sie lernen, was Kanäle und Tags sind, wofür sie dienen und wie man sie einrichtet und verwaltet.

Online-Besprechungen

Ich übertreibe wohl nicht, wenn ich behaupte, dass in diesen pandemischen Tagen die Funktion der online-Besprechungen die größte Aufmerksamkeit bekommt. Zoom ist in aller Munde und so war Microsoft gezwungen, bei der Besprechungsfunktion von Teams ordentlich nachzulegen. In diesem Kapitel bekommen Sie alle nötigen Informationen, damit Sie sicher online-Besprechungen abhalten können.

Es gibt noch weitere Kapitel, die über eine Einführung schon deutlich hinaus gehen, so erhalten Sie eine Praxistipps, Hinweise zu Geschäftsprozessen. Eigene Abschnitte widmen sich dem Einsatz von Teams in besonderen Kontexten wie im Privatbereich oder im Bildungssektor. Auch die gemeinsame Anwendung mit anderen Programmen der Office-Familie wird besprochen.

Mir hat dieses Buch gut gefallen. Die verständliche Sprache, die mehrfarbige Struktur und der reichliche Einsatz von Bildern machen es zum nützlichen Leitfaden für Einsteiger:innen in MS Teams. Man muss es nicht von Anfang bis Ende lesen, sondern kann sich auch die Kapitel zu den Themen herauspicken, bei denen man Klärungsbedarf hat. Interessant finde ich, dass die Autorin auch allgemeine Hinweise zur Teamarbeit einstreut. Gerade bei der Anwendung von online-Tools macht es Sinn, sich immer wieder die Erfolgsfaktoren für Teams in Erinnerung zu rufen.

Wie gesagt, ein Buch für Einsteiger:innen, aber für diese Zielgruppe von großem Nutzen.

Sollten Sie bereits Experte/in für MS Teams sein, dann gibt es anderes Lesefutter aus dem gleichen Haus: Microsoft Teams: Planung, Change Management, Deployment von Markus Widl. Allerdings habe ich dieses Buch nicht gelesen, wie gesagt, es richtet sich an Experten.

 

Das Buch wurde mir freundlicherweise vom Rheinwerk-Verlag als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Vielen Dank dafür.

BTW: Ich freue mich, wenn ich ab und zu ein Buch zum Rezensieren geschickt bekomme. Die Bücher, die mir gut gefallen, bespreche ich, über die anderen schweige ich mich aus. Ich habe keinen Gefallen an Verrissen, schließlich bin ich kein Literaturpapst.

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