Arbeiten mit Notion: Ein Erfahrungsbericht (Gastbeitrag)

Vor einiger Zeit habe ich auf Twitter gefragt, ob irgendjemand in der Twitterwelt das Notizen-mach-Programm Notion benutzt und Erfahrungen gesammelt hat. Denn mittlerweile mausert sich Notion zum ernsthaften Wettbewerber fĂĽr den Platzhirschen Evernote.

Erfahrungen sammeln ist das eine, darĂĽber zu sprechen oder gar zu schreiben, das andere. ToolBlog-Leserin Daniela Schulz hat einen umfangreichen Bericht darĂĽber geschrieben, warum sie von Notion begeistert ist und wie sie Notion nutzt. Lesen Sie selbst:

 

Da melde ich mich mal und schreibe Ihnen dazu einige Zeilen. Aus GrĂĽnden: ich bin da nämlich schwer von notion angefixt. Notion legt ziemlich zu in den letzten Monaten, im deutschsprachigen Raum scheint es aber noch nicht ganz so bekannt zu sein. Ich benutze es seit Anfang März sehr intensiv. Dass es nun in der Basisversion kostenlos ist, finde ich super. Damit lässt es sich auch das Tool wirklich gut ausprobieren – bei der bisherigen Einschränkung auf 1000 Blöcke war das meines Erachtens nach nicht wirklich möglich.

Also was ist Notion ĂĽberhaupt? Die Selbstbezeichnung „All-in-one workspace“ hilft einem auch nicht richtig weiter, aber sie stimmt. Notion ist eine sehr vielseitig zu nutzende Anwendung, die allerhand andere spezifische Tools ersetzen kann. Was es fĂĽr mich einzigartig macht, ist die absolute Gestaltungsfreiheit: ich kann mir meine Arbeitsumgebung so zurecht basteln, wie ich es möchte. Und immer wieder anpassen, wenn sich BedĂĽrfnisse ändern. Das muss man allerdings mögen und auch die damit einhergehende Lernkurve in Kauf nehmen. Wenn man es frisch installiert, benötigt man entweder vorgefertigte Templates, die man einfach duplizieren und verwenden kann oder (und das ist der bessere Weg) man investiert Zeit und Geduld, sich in die Möglichkeiten des Systems einzuarbeiten und entwickelt sein eigenes Tool – das macht SpaĂź, und ist eigentlich auch nicht schwer – vieles ist intuitiv gestaltet oder so, dass man es rasch versteht und Erfolgs- und Aha-Erlebnisse nicht lange auf sich warten lassen. Dennoch: Notion erfordert etwas Einsatz – das muss man wollen.

Nun ein paar Anwendungsbeispiele:

Strukturiertes Sammeln von Informationen lässt sich mit Notion gut machen. Es kann durchaus als Evernote-Ersatz genutzt werden. Ich habe eine Datenbank angelegt, wo ich alles, was mir an hilfreichen kleinen Dingen im Leben unterkommt, notiere, mit URL, Notiz und Verschlagwortung ablege und dann leicht wiederfinden kann. Auch Bilder und Dateien lassen sich leicht einfügen (Beispiel).

„Habittracking“ ist mit Notion leicht und vielfältig machbar. Welche Dinge habe ich wann, wie oft gemacht? Es lassen sich monatliche Auswertungen automatisiert erstellen (Beispiel).

Aufgaben- und Projektverwaltung ist eine groĂźer Bereich: es lassen sich Termine mit Erinnerungen anlegen, Aufgaben gefiltert anzeigen nach Arbeitsbereichen, Art der Tätigkeit, verfĂĽgbarer Zeit oder welchen Parametern auch immer – nichts davon ist vorgegeben, das erstellt man alles selbst. Die Aufgabendatenbank kann man mit einer Projektdatenbank verknĂĽpfen. So lässt sich im Monats- und QuartalsrĂĽckblick gut erfassen, was in welchem Projekt geschehen ist. Es gibt einige Youtube-Videos, die zeigen wie sich Todoist durch Notion ersetzen lässt (hier oder hier).

Hervorragend gelöst ist die Möglichkeit, ein und dieselbe Datenbank völlig unterschiedlich darzustellen (und diese Darstellungsformen auch abzuspeichern). Mal als schlichte Liste, als Kanban-Board, als Kalender, als Liste, die nach allen möglichen Parametern gefiltert und sortiert wird, u.v.a. Datenbank können beliebig oft auf einer Seite oder verschiedenen Seiten eingebunden werden. Dennoch bleibt es die eine Datenbank, wo eine Änderung dann überall zum Tragen kommt.

Notion = Evernote + Todoist + Trello + Google Calendar

 

Besonders ist auch, dass jeder Datenbankeintrag zugleich die Funktion einer Seite hat. Das heißt: neben den strukturierten Daten wie Vorname, Nachname, Adresse, etc. kann ich auch unstrukturierte Daten wie Text und Bilder außerhalb der Datenfelder erfassen (z.B. eine Telefonnotiz, o.ä.). Kann man nutzen, muss man aber nicht.

Schwerpunkt fĂĽr mich ist die Aufgabenverwaltung, die wirklich recht viele Parameter umfasst. In der Darstellung auf der Startseite meines Notion-Systems habe ich aber die allermeisten ausgeblendet – ich sehe nur das, was ich will: das, was ich mit „wichtig“ gekennzeichnet habe, das, was in dieser Woche anliegt, o.ä. Kann also Aufgaben im kirchlichen Ehrenamt auf einer anderen Seite anzeigen lassen, als berufliche Aufgaben. Erfasst werden sie aber alle in einer Datenbank. Ich habe mir eine „Inbox“ eingerichtet, in der ich Aufgaben rasch notieren kann, wenn sie mir einfallen. Diese Inbox gehe ich dann durch und plane und verschlagworte die Aufgaben dann, wenn ich dazu Zeit habe.

Auch die Arbeit im Team ist möglich – das habe ich aber bisher nicht ausprobiert. Es gibt viele Anleitungen auf Youtube, Notion selbst hat einen eigenen Youtube-Kanal mit vielen Videos fĂĽr Einsteiger. – hier empfiehlt sich auch ein Blick auf die „Featured Channels“, die Nutzungsbeispiele und Tutorials verschiedener AnwenderInnen zeigen.

AbschlieĂźend noch zwei Bemerkungen:

Die Möglichkeiten der freien Konfiguration, das Ausloten dessen, was geht – das hat eine kreative Community hervorgebracht. Viele Menschen sind äuĂźerst hilfbereit und stellen ihre selbstentwickelten Templates anderen frei zur (hier eine Auswahl).

Wer Gefahr läuft, sich im Erstellen und Modifizieren der Arbeitsumgebung zu verlieren, der muss bei Notion ein bisschen aufpassen. Es fĂĽhlt sich eben durchaus produktiv an, wenn man sich damit beschäftigt, seine Templates und Dashboards zu optimieren. In dieser Hinsicht verfĂĽhrt das Tool zum Prokrastinieren – man ist im Flow und gut beschäftigt, aber erledigt nicht unbedingt dass, was man auf der Todo-Liste stehen hatte.

 

Es scheint so, dass der User mittlerweile tatsächlich die Qual der Wahl hat. Evernote ist nicht mehr allein auf der Welt. Daneben stehen Programme, hinter denen interessante Konzepte stehen wie eben Notion oder auch Roam oder TiddlyWiki.

Man kommt wohl nicht darum herum, sich vor der Wahl fĂĽr ein Programm zu ĂĽberlegen, was genau man damit machen will. Das sollte zwar selbstverständlich sein, bietet aber auch keine Gewährleistung fĂĽr die „richtige“ Wahl, denn meistens merkt man erst beim Gebrauch, was fehlt oder was man gerne anders hätte.

Umso wertvoller sind daher solche Berichte aus der Praxis, die dabei helfen, sich ein Bild ĂĽber die Philosophie und die Funktionsweise eines Programms zu machen.

Vielen herzlichen Dank, liebe Daniela Schulz, fĂĽr diesen ausfĂĽhrlichen informativen Erfahrungsbericht!

 

2 Antworten

2 Gedanken zu „Arbeiten mit Notion: Ein Erfahrungsbericht (Gastbeitrag)

  1. Nils MĂĽller

    Interessanter Artikel auch für mich als intensiven Notion-Nutzer. Für mich kann Notion Evernote allerdings nicht vollständig ersetzen, weil es an einer Stelle sehr schwach ist, bei der Evernote brilliert: schnell Informationen in das System zu bringen. Hier ist Evernote mit den vielen Input-Möglichkeiten und der API Notion immer noch meilenweit voraus: Der Webclipper funktioniert hier eher mäßig und die API ist seit Monaten versprochen, aber immer noch nicht zu sehen.

  2. André Claaßen

    Danke fĂĽr diesen schönen Artikel. Ich arbeite jetzt seit mehreren Monaten mit Notion und kann deine Erfahrungen nur bestätigen. Eines hat sich gezeigt. Die Idee, dass jede Seite auch ein „Datenbankeintrag“ sein kann, ist fĂĽr mich der Grund, alle Arbeitsangelegenheiten mit Notion zu machen. Ich benutze es zur Planung (mit OKRs), als CRM, als Workshop-Planer und und und. Dank der einfachen Berechnungsfunktionen kann ich sogar Notion als Dashboard oder Heimatbasis nutzen.

    Besonders inspiriert hat mich folgender Artikel:

    https://radreads.co/para-notion/

    Evernote bleibt aber bis auf Weiteres mein DMS.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.