Alles ist wichtig? Priorisieren Sie trotzdem!

Immer wieder beklagen sich die TeilnehmerInnen in meinen Workshops über das Priorisieren. Es funktioniere schlecht bis gar nicht, weil im beruflichen Alltag alles „wichtig“ sei. Ich gebe zu, es ist vielleicht wirklich alles wichtig, aber man sollte hinterfragen, ob wirklich alles gleich wichtig ist (mal davon abgesehen: Was ist überhaupt wichtig und wer definiert das?).

Um besser zwischen der Tragweite von Aufgaben differenzieren zu können und vielleicht doch eine Rangfolge aufstellen zu können, gibt es da draußen eine ganze Reihe von Priorisierungstechniken. Jessica Greene stellt in Ihrem Artikel How to Prioritize When Everything Feels Important neun dieser Techniken vor:

1. Die Priorisierungsmatrix

Hier handelt es sich um die berühmte Vierfeldermatrix, deren bekannteste Vertreterin die Eisenhower-Matrix. Dringlichkeit und Wichtigkeit sind aber beileibe nicht die einzigen zwei Elemente, zwischen denen man die Matrix aufspannen kann. Es gibt auch noch andere, wie Jessica zeigt.
Mittlerweile bin ich ein Fan der Vierfeldermatrix geworden. Es ist erstaunlich, welche Zusammenhänge man damit aufzeigen kann. Sogar „Dummheit“ lässt sich darüber definieren.

2. MoSCoW

Dieses Merkwort steht für: M_ust do, S_hould do, C_ould do, W_on’t do. Eine solche Einteilung der Aufgaben kann man gut mit Programmen wie Trello visualisieren, meint Jessica. Mir ist das zu kompliziert. Ich unterscheide frei nach Michael Linenberger lediglich zwischen Critical Now, Opportunity Now und @Irgendwann/Vielleicht.

3. ABCDE

Im Prinzip handelt es sich hierbei um eine Variante von MoSCoW, erweitert und D für D_elegation. Diese Einteilung geht auf Brian Tracy zurück, was bei mir sofort Skepsis auslöst.

4. Priorisieren nach Scrum

Laut Jessica wird hier eine Rangfolge hergestellt, indem man die Aufgaben miteinander vergleicht. Es handelt sich somit um ein relativierendes Vorgehen. Wichtig ist dabei, dass Sie das richtige Kriterium wählen. In Scrum geht es um den wirtschaftlichen Beitrag der Aufgabe am Gesamtprojekt.

5. Bubble Sort

Im Artikel wird eine Variante des Paarvergleichs vorgestellt, auch bekannt unter dem Namen „Swap Sort“. Sie können auch eine App dafür verwenden, im ToolBlog hatte ich vor einiger Zeit über eine solche Anwendung geschrieben: Choicing.

6. Most Importang Task (MIT)

Bei dieser Methode wählen Sie sich für den betreffenden Arbeitstag die 1-3 wichtigste Aufgaben aus. Ein einfaches, geradezu minimalistisches Prinzip. Kein Wunder, es stammt auch von Leo Babauta. Allerdings stehen Sie auch hier vor der Qual, die wichtigsten drei Tätigkeiten für den Tag herauszusuchen.

7. Die Ivy-Lee-Methode

Auch hier müssen Sie eine Rangfolge Ihrer Aufgaben bilden. Die Aufgaben werden dann strikt und konsequent gemäß ihrer Stellung in der Rangfolge abgearbeitet. Ich habe das Verfahren in Aufgaben erledigen wie Ivy Lee beschrieben.

8. 1-3-9

Hier gruppieren Sie Ihre Aufgaben in 1 sehr wichtige Aufgabe, 3 mittelwichtige (was immer das ist) und 9 weniger wichtige Aufgaben. Sie können zur Einteilung die Eisenhowermatrix benutzen. Ich bin skeptisch.

9. Zwei-Listen-Technik

Diese Methode geht auf Warren Buffet zurück. Bei den zwei Listen handelt es sich um eine To-Do-Liste und eine Don’t-Do-List. Auf letztere kommen die Dinge, die Sie auf keinen Fall tun sollten. Dieses Vorgehen soll Ablenkung und Verzettelung vorbeugen. Nähere Informationen finden Sie bei James Clear oder Trent Hamm.

 

Sie haben es schon bemerkt, die Methode, die ich bevorzuge, führt Jessica nicht auf. Ich priorisiere nach der One Minute To-Do-List nach Michael Linenberger in einer abgewandelten Variante. Wenn Sie Näheres darüber erfahren möchten, dann holen Sie sich das kostenlose E-Book vom Meister persönlich.

 

evondue / Pixabay

 

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3 Antworten

3 Gedanken zu „Alles ist wichtig? Priorisieren Sie trotzdem!

  1. Matthias

    Wow, was für eine Liste.

    Ich finde es wichtig, dass man nicht Aufgaben priorisiert, sondern – eine Ebene höher – die Baustelle, zu der die Aufgabe gehört.
    Schritt 1: Definiere Baustellen
    Schritt 2: Ordne die Aufgaben der Baustelle zu
    Schritt 3: Priorisiere die Baustelle

    Wenn Du magst, hier der Link zu meinem Post:
    http://www.train-your-personality.com/de/blog/aufgaben-listen-todo-listen-fuehren-ordnen-nach-baustellen-mit-outlook/

    Die Eisenhower-Matrix finde ich vollkommen ungeeignet.
    Wenn Du magst, hier der Link zu meinem Post:
    http://www.train-your-personality.com/de/blog/eisenhower-ist-bloedsinn-0006/

  2. CW

    Danke für die Aufstellung. Vielleicht denke ich nochmal daran.
    Wichtiger: In ihrem ersten Absatz steckt so viel drin, das gehört mal auseinandergenommen und zurechtgerückt.

    Keine negative Kritik- eher eine Anregung. Das nehmen und Rücken leiste ich hier auch nicht.

    In meinem Alltag als Projektleiter auf Lieferantenseite, Teammitglied und auch in der Beobachtung anderer inklusive der diversen Rollen auf Kundenseite sowie innerhalb unserer eigenen Organisation sehe ich das Problem nicht in der „Gleichwichtigkeit“ oder der „Priorisierung“. Das eigentliche Problem, das wir operativen haben, ist die schiere Menge an Aufgaben (vordefinierte, aufgelaufene, inklusive weiteren Zurufen) innerhalb eines Arbeitstages. Arbeit hört nie auf, daher sind ständige Überstunden nonsense aber das Tempo mit der neue „Tasks“ reinkommen und die Erwartungshaltung diese zu bearbeiten (Deadline/Druck – siehe wer definiert was wie wichtig ist / Komplexität im gesamt-galaktischen System) steigen immer weiter an.

    Emails gehen gar nicht mehr – landunter.
    Tasklisten gehen gar nicht mehr – jeder hat eine und zu viele Tasks darin wiederum.
    Von vielen höre ich immer wieder – und das fehlt vielleicht als Methode: Wer am lautesten schreit. Sprich wer mir wirklich auf die Nerven geht weil er mich anchattet, anruft, eben doch mailt, eskaliert, ….. der wird am ehesten bedient. Dessen Aufgabe bekommt dann eben die höchste Priorität….
    Das ist keine ernsthafte, theoretisch, akademische Methodik aber gelebte Realität. Vielleicht auch eine Realisierung des Eisenhower-Prinzips.

    Auf den Punkt:
    Das Problem ist, das unsere Zeit für jeden immer schnelllebiger wird, immer komplexer verwoben ist und wir Deppen da immer noch mitoptimieren wollen – uns dabei aber verbrennen weil wir schlicht das Maximum der Leistung überschritten haben.

    Nun kann man noch ins Feld führen, dass der deutsche qualitätsversessen ist und man auch entsprechend Pareto Ergebnisse erzielen kann aber ich glaube auch da sind wir schon ziemlich drüber hinaus.

    Das Problem ist nicht das priorisieren, das Problem ist die Überlastung.

    1. Stephan List Beitragsautor

      Das Thema „Überlastung“ sehe ich auch.
      Nur will da keiner ran. Die Firmen sowieso nicht, und die Mitarbeiter auch nicht. Letztere bringen oft Arbeitseinsatz und Selbstverantwortung durcheinander. Oder wie kürzlich jemand auf Twitter schrieb: Man darf während eines 16-Stunden-Tages den Chef beim Tischkickern duzen.

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