Delegieren, aber richtig!

Ein Cheftypus, den ich fürchten würde wie der Teufel das Weihwasser, ist der Mikromanager. Unter dem Stichwort Mikromanagement steht in der Wikipedia:

Es kommt dabei [im Mikromanagent] zu einer „übertriebenen Detailorientierung“.] Für das Mikromanagement charakteristisch ist außerdem das Überspringen von Hierarchiestufen. Es wird dabei darauf verzichtet, Aufgaben zu delegieren.

Beide Seiten, Chef und Mitarbeiter, leiden unter dem Micromanagements (ich schreibe es lieber mit „c“):

  1. Insbesondere qualifizierte Mitarbeiter werden demotiviert, da ihnen genau vorgekaut wird, wie sie etwas zu tun haben. Oft empfinden sie dies (zu Recht) als mangelndes Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten. Auf lange Sicht führt dies zur inneren Kündigung, denn „der Chef weiß ja sowieso alles besser“.
  2. Auch beim Chef hinterlässt das Micromanagement seine Spuren. Da er meint, sich auf niemanden verlassen zu können und alles selbst machen zu müssen, überlastet er sich selbst. Mit allen Konsequenzen: Überstunden, Erschöpfung, Sie wissen schon.

Delegieren heißt die Lösung des Problems. Allerdings ist dies leichter gesagt als getan. Schließlich muss der Micromanager lernen, Vertrauen in seine Mitarbeiter zu entwickeln und Verantwortlichkeiten abzugeben.

Was beim Delegieren zu beachten ist, hat Ann Gomez in ihrem Artikel * 12 ways to delegate effectively zusammengefasst:

Vor dem Auftrag

Delegieren Sie sofort

Warten Sie nicht lange mit dem Abgeben einer Aufgabe. Die Zeit wird dem Mitarbeiter und damit letztendlich auch ihnen fehlen. Also fackeln Sie nicht lange herum. delegieren Sie so schnell wie möglich.

Drücken Sie sich klar aus

Sagen Sie genau, was das Ergebnis des Auftrags sein sollen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter verstanden hat, woran Sie festmachen, dass der Auftrag erfolgreich erledigt wurde. Ermuntern Sie zur Verständnisfragen.

Setzen Sie Fristen

Ich hatte einen Chef, dessen geflügeltes Wort die Frage „Bis wann hör‘ ich was von Ihnen?“ war. Die Deadline, die dann genannt wurde, war sogar verhandelbar. Aber wenn sie vereinbart wurde, dann galt sie. Ohne Wenn und Aber. So schafft man Verbindlichkeit.

Achten Sie auf direkte Kommunikation

Auch wenn Outlook dies ausdrücklich ermöglicht. Weisen Sie insbesondere wichtige Aufgaben nicht einfach per E-Mail zu. Nehmen Sie sich Zeit, die Details des Auftrags von Angesicht zu Angesicht zu erläutern.

Beachten Sie die Interessen des Mitarbeiters

Denken Sie daran, dafür zu sorgen, dass auch der Mitarbeiter etwas von der Erledigung des Auftrags hat. Das gelingt sicher nicht immer, aber ab und zu sollten das schon drin sein.

Verbinden Sie den Auftrag mit dem großen Ganzen

Erklären Sie dem Mitarbeiter die Hintergründe und den Sinn und Zweck des Auftrages. Dies schafft Verbindung zu übergeordneten Zielen und fördert die Kreativität und das Engagement des Mitarbeiters.

Beschreiben Sie das Was, nicht das Wie

Das hatten wir schon weiter oben. Ihre Mitarbeiter wissen schon, wie sie ihre Arbeit am besten erledigen. Sie sind sie ja hochqualifiziert, denn schließlich haben Ihr Unternehmen sie ja selbst eingestellt oder selbst ausgebildet.

Während des Bearbeitung des Auftrags

Halten Sie Kontakt

Zeigen Sie, dass Sie an der Arbeit des Mitarbeiters interessiert sind. Das bedeutet keineswegs kleinliche Kontrolle und/oder Hineinreden. Zeigen Sie, dass Sie am Ball sind.

Kontrolle?

Wie gesagt, bleiben Sie am Ball. Aber bleiben Sie dabei flexibel und richten Sie sich nach Qualifikation des Auftragnehmers und nach Schwierigkeitsgrad und Bedeutung des Auftrags. Sie werden bei einem Azubi anders hinschauen als bei einem Gesellen mit zwanzig Jahren Berufserfahrung. Vielleich schauen Sie bei letzterem auch gar nicht mehr hin.

Nach der Erledigung des Auftrags

Geben Sie Feedback!

Feedback hilft dem Mitarbeiter, das Ergebnis seiner Arbeit richtig einzuordnen. Benennen Sie positive und nicht nur negative Seiten des Ergebnisses. Fragen Sie die Mitarbeiterin nach ihren eigenen Erfahrungen und bitten Sie um konstruktive Vorschläge für Verbesserungen.

Denken Sie ans Training

Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter die nötige Weiterbildung bekommen. Die Aufgaben entwickeln sich ständig weiter, die Kenntnisse der Mitarbeiter sollten damit Schritt halten. Investieren Sie in die fachliche und persönliche Entwicklung Ihrer Mitarbeiter.

Zeigen Sie Ihre Wertschätzung

Es fällt der Führungskraft kein Zacken aus der Krone, wenn er die Arbeit der Mitarbeiterin würdigt und ihr ab und an für ihre Arbeit dankt.

Soweit die Aufzählung. Vielleicht geht es aber auch kürzer. So in etwa:

Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter so, wie Sie von Ihrem Chef behandelt werden möchten.

 

Was meinen Sie?

pashminu / Pixabay

 

2 Antworten

2 Gedanken zu „Delegieren, aber richtig!

  1. Matthias

    Hallo Stephan,

    ich bin für eine Delegation mit Zielvorgaben! Du hast es geschrieben: „Sagen Sie genau, was das Ergebnis des Auftrags sein sollen.“ Das ist der Kern der Delegation, finde ich.
    Häufig wird eine Funktion delegiert. „Hof fegen“, „Küche aufräumen“, „Raum streichen“. Das ist unpräzise.

    ————–
    Denken Sie an das Taxi: „Bringen Sie mich schnell zum Bahnhof.“ Sie geben ein Ziel vor, das ist präzise.
    Sie sagen nicht: „Gerade aus, dann an der Ampel links, dann über die Straße, die nächste rechts, …“

    Nicht: „Bringen Sie das Paket zur Post.“
    Besser: „Sorgen Sie dafür, dass der Brief morgen früh bis 10:00 Uhr in Hamburg ist. Was ist am günstigsten? Und sagen Sie bitte Bescheid, wenn er angekommen ist.“

    Regel:
    1. Nehmen Sie sich für das Delegieren genug Zeit.
    2. Tragen Sie sich sofort einen Kontrolltermin ein.
    3. Delegieren Sie an die richtige Person. Wer hat die Zeit? Wer hat die Kompetenz?
    4. Vermitteln Sie den Sinn der delegierten Aufgabe. „Das ist ein wichtiges Paket, der Kunde wartet darauf.“
    5. Geben Sie Möglichkeiten der Zielerreichung an. „Sie können die Post, DHL oder UPS einsetzen.“
    6. Stellen Sie sicher: Wurde die Aufgabe verstanden?„Ok? Noch Fragen? Nehmen Sie den Auftrag an?“
    7. Lassen Sie Rückfragen zu. „Wenn Sie noch Fragen haben, melden Sie sich bitte.“
    8. Geben Sie Zielabweichungen an. „Mir ist wichtiger, dass das Paket morgen früh da ist, als dass wir 2 Euro Kosten sparen.“

    Das ist übrigens aus dem Buch: „Zeit optimal nutzen“. 🙂

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