Terminplanung im Team – mit Papier und Bleistift

Wie alle wissen, ist die Terminfindung für gemeinsame Besprechungen oder online-Konferenzen eine haarige Angelegenheit. Es ist schwierig, die Terminvorstellungen der Teilnehmer unter einen Hut zu bringen, eine(r) kann immer nicht.

Dies ist schon kompliziert genug, aber oft scheitert die Organisation schon an der Art, wie eine Terminumfrage durchgeführt wird. Per E-Mail führt Sie zum gefürchteten E-Mail-Pingpong, die Nachrichten überschneiden sich und zum Schluss blickt überhaupt niemand mehr durch.

Um derlei Unbill zu vermeiden gibt es geeignete Apps. Eines der ersten Programme zur Organisation von Meetingterminen war Doodle, das die meisten Leserinnen und Leser sicherlich kennen. Aus gegebenem Anlass habe ich mich kürzlich an diese Anwendung erinnert und  eine Terminabfrage für eine Dreier-Skype-Konferenz organisiert. Zumindest dachte ich das, denn aus unerfindlichen Gründen hat das Ganze nicht funktioniert. Die Einladungen zur Umfrage wurden offensichtlich nicht verschickt. Wahrscheinlich saß das eigentliche Problem einmal mehr vor dem Bildschirm.

Nullhörner wie mich lassen die Macher von Doodle dennoch nicht im Regen stehen. Sie haben eine Variante ihrer App in Papierform veröffentlicht: Doodle Unplugged.  Laden Sie hier das  entsprechende Formular herunter, drucken Sie es aus und verschicken Sie es dann reihum an die potenziellen Teilnehmer. Wahlweise mit einem berittenen Boten oder wenn es ganz schnell gehen soll, auch per Fax.

Spaß beiseite. Ich finde so ein Papierformular durchaus geeignet, wenn am Schluss einer Besprechung unkompliziert ein Folgetermin gefunden werden soll. So hat man die Teilnehmer gleich „verhaftet“. Sie müssen dann nicht extra im Büro per Computer eine Umfrage erstellen, losschicken und eine gefühlte Ewigkeit auf die Antwort der Kolleginnen und Kollegen warten.

 

 

BTW: Mir gefällt es, wenn Mitmenschen sich selbst auf die Schippe nehmen können. Das ist sympathisch, und wie das Beispiel hier zeigt, springt sogar ein Nutzen dabei heraus.

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