Wie ich mein Notizbuch führe

In meinen Workshops zur Arbeitsorganisation lege ich großen Wert auf den Bezug zur Praxis, das Herumtheoretisieren ist nicht so meine Sache. Aus diesem Grund zeige ich den TeilnehmerInnen gerne Arbeitsweisen und Kniffe, die ich selbst praktiziere. Ausnahmen bestätigen die Regel, doch begründe ich diese immer sorgfältig.

Immer wieder werde ich nach Einzelheiten zu meinem Notizbuch gefragt: Was ist der Zweck, wie ist es aufgebaut und wie wird es geführt? Die Antwort will ich Ihnen nicht vorenthalten.

Zweck und Hintergrund

Mein Notizbuch folgt dem Konzept des „Superbuchs“ (an diesen dämlichen Ausdruck kann und will ich mich einfach nicht gewöhnen).

Bekanntlich ist unser Gehirn zwar ein Wunderwerk, hat aber dennoch seine Grenzen. An die stößt es gelegentlich, wenn Sie es gleichzeitig zum Denken und zum Merken verwenden wollen. Aus diesem Grund vergessen wir oft Dinge, die wir nicht vergessen sollten oder sie poppen zur falschen Zeit am falschen Ort auf. Dann, wenn wir so gar nichts mit der Information anfangen können. Durch Auslagern der Daten auf einen externen Datenträger können wir das Gehirn wirkungsvoll entlasten.

Allerdings haben Haftklebe-, Schmier- und sonstige Notizzettel den Nachteil, dass sie schnell verloren gehen. Ein Notizbuch beseitigt diese „Zettelwirtschaft“. Die Vorteile des Notizbuchs:

  • Alle Informationen liegen zentral an einem Ort. Das erleichtert das Wiederfinden
  • Ein Notizbuch kennt weder Hochfahren, noch Einfrieren, noch Abstürze. Es hängt weder am Strom noch am Internet
  • Es schafft Ordnung und verhindert Ablenkung, denn es gibt keine lose herum liegenden Zettel auf dem Schreibtisch oder Post-it-Notes, die um den Bildschirm herum kleben.
  • Es dient der Dokumentation, z. B. durch Gesprächsnotizen oder Gedächtnisprotokolle. Ein Freund von mir, Jurist, hat mit seinem Notizbuch einmal einen Prozess gewonnen. Die Gegenseite hatte keins

Grundsätze

Damit ein Notizbuch wirklich funktioniert, sollten einige (wenige) Grundsätze beachtet werden:

  1. Schreiben Sie Alles (ja, Alles!) auf!
    Das Notizbuch dient als externes Gedächtnis und entlastet damit das Gehirn. Es sollte nichts „durch die Lappen“ gehen. Wenn Sie im Zweifel sind, ob Sie etwas notieren sollen, dann tun Sie es!
  2. Alle Notizen an einem Ort
  3. Führen Sie Ihr Notizbuch mit System

Ausführung des Notizbuchs

Wenn Sie ein Notizbuch kaufen, dann benutzen Sie die folgende Aufzählung als Checkliste:

  • Solide Qualität: Geschäftsbuch mit festem strapazierfähigem Einband, evtl. abwaschbar
  • Ein Gummibandverschluss vermeidet Eselsohren und andere Unansehnlichkeiten
  • Format: DIN A 4, wenn Sie viel am Schreibtisch sitzen, DIN A 5, wenn Sie viel unterwegs sind
  • Papier: Liniert oder kariert, wenn Sie lieber schreiben. Blanko, wenn Sie visuelle Notizen machen oder gerne kritzeln
  • Seitlicher Rand für das Datum, Kürzel, Icons u. ä. (können Sie auch selber machen)
  • Umfang: Form eines Buchs, also mehr als 100 Seiten
  • Seitenzahlen (können Sie auch selber machen)
  • Einstecktasche für Visitenkarten etc.
  • Evtl. Lesebändchen
  • Zusätzlich hilfreich sind Haft-Lesezeichen von Post-it & Co

Wenn Sie sich die Mühe sparen wollen, dann können Sie ein solches „Superbuch“ auch fix und fertig kaufen.

Systematisch Arbeiten

Noch einmal: Schreiben Sie alles auf. Aber mit System:

  • Führen Sie das Buch immer bei sich oder weisen Sie ihm einen festen Platz zu
  • Schreiben Sie zu jeder Notiz das Datum und eine aussagekräftige Überschrift
  • Sie wollen nicht den Büchner-Preis gewinnen oder einen Schönschreibwettbewerb. Verfassen Sie aber die Notizen so, dass Sie auch nach Tagen oder Wochen noch lesen können und wissen, was mit dem Inhalt gemeint war
  • Verwenden Sie aussagekräftige Kürzel oder Symbole auf dem Seitenrand. Meine Kürzel/Icons sind: A – Aufgabe, RD – Recherche, Blitz – Widerspruch, ? – Zu überlegen, ! – Idee
  • Benutzen Sie Farben zum Hervorheben, aber sparsam. Bei mir: Blau – Allg. Hervorhebung, Gelb – Datum und Überschrift, Rot – Gesprächsnotiz. Die Farben setze ich dann ein, wenn ich am Ende des Tages die Notizen durchsehe
  • Lassen Sie hinteren Seiten frei für den Index bzw. ein Inhaltsverzeichnis

Pflege des Notizbuchs

An dieser Stelle möchte ich betonen, dass das Notizbuch für kein Organisationsmittel, sondern lediglich ein externer Datenträger ist, der das Gehirn unterstützt. Aus diesem Grund sollten Sie die Notizen weiterverarbeiten, indem Sie sie in Ihr Organisationssystem einpflegen.

  • Das Einpflegen erfolgt in einer Tages- oder Wochendurchsicht (bei mir eher letzteres).
  • Aufgaben, Kontaktdaten, Termine werden in Outlook übernommen. Entsprechendes Symbol durchstreichen, wenn die Notiz verarbeitet ist (z. B. „A“ für Aufgabe)
  • Die Stelle, bis zu der die Informationen eingepflegt wurden, wird im Notizbuch durch einen Querstrich markiert.
  • Vergessen Sie nicht, die Einstecktasche zu leeren
  • Ergänzen Sie das Inhaltsverzeichnis und/oder den Index

Archivieren

Wenn das Notizbuch voll ist, etikettieren Sie den Buchrücken mit dem Start- und dem Enddatum und stellen es ins Bücherregal. Mit der Zeit haben Sie ein schönes Archiv. Schauen Sie ruhig ab und an noch einmal alte Notizbücher durch. Sie werden staunen, über welch umfangreichen Fundus Sie verfügen.

 

Ich verwende Notizbücher seit vielen Jahren und möchte sie nicht mehr missen. Ich möchte Sie dazu ermuntern das Gleiche zu tun und zitiere David Allen:

Your mind is for having ideas, not holding them.

 

7 Antworten

7 Gedanken zu „Wie ich mein Notizbuch führe

  1. Andreas Lohrum

    Ich habe auch ein Superbuch, aber mit Klemmbinder (eigenes Format von Buchbinder), so kann man auch andere Blätter einlegen. Damit habe ich Architektur-Übersicht, selbstgedruckte Kalenderblätter, Checklisten zusätzlich dabei.

  2. Ralf G.

    Geschäftlich nutze ich seit Jahren das sog. „Leuchtturm 1917“ Moleskine kariert, in A4. Immer schön in chronologischer Reihenfolge gefüllt. Wobei ich meine Notizen (auch beim Kunden) immer auf der (im aufgeschlagenen Zustand) linken Seite festhalte und die rechte Seite üblicherweise mit den erfordelichen Recherche, Erledigungs-/Weiterleitungsvermerken und ähnlichem fülle. Dadurch habe ich recht viel Struktur in mein tägliches Arbeiten gebracht. Selbst eine schnell mal auf externem Zettel, weil die Kladde nicht zur Hand war, notierte Notiz wird zeitnah übertragen.

  3. Herbert

    Mein Superbuch heißt „Das schlaue Buch“
    Wachsendes Inhalsverzeichnis in den ersten Seiten. Größe Seitensprünge für unterschiedliche Themen. Leerseiten für spätere Detailinfomationen. Woanders übertragen wird überhaupt nicht, solche Informationen kommen auf Zwischenzettel
    Ein Kalender wird separat geführt und nicht am Smartphone.

  4. Dr. Jürgen Hoffmann

    Danke für den Artikel.
    Ich finde als Notizbuch die Atoma Bücher toll. Da kann man ohne Mühe die Reihenfolge der Seiten tauschen und auch Ausgedrucktes mit dem passenden Locher zwischen zwei Blättern einfach hinzufügen. Geniale Flexibilität!
    Man findet die Atomas direkt beim Hersteller in Belgien auf der Webseite (mehr Auswahl) oder auch im Versandhandel in Deutschland (schnellere Lieferung).

  5. R.Gläßel

    Seit über 30 Jahren führe ich konsequent täglich den HelfRecht-Planer, ein unverzichtbarer Begleiter, Format A6, immer dabei, privat wie beruflich, total durchstrukturiert, mit Mechanik flexibel. Jeden Tag in diesen Jahrzehnten kann ich nachvollziehen, welche Einträge, was ich schaffte oder nicht, wie zufrieden ich war. Das ist Lebensqualität. Und geschäflich sowieso, stets vorbereitet, nichts wird vergessen, Ideen werden zu jeder Zeit festgehalten. Ein zweites Gehirn mit Langzeitgedächtnis. Empfehlenswert.

  6. Sylvia Nickel

    Ich nutze ATOMA. Der Vorteil ist, dass sich Seiten austauschen lassen: alt raus , leer rein. Das Wesentliche ist das Durcharbeiten. Ungeheuer, was da manchmal an Geistesblitzen schlummert. Danke für den Artkel 🙂

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