Effektive Besprechungen: Wie Sie eine Agenda erstellen

Auch wenn es noch so viele (geplagte) Zeitgenossen gibt, die auf Besprechungen schimpfen, ganz ohne sie geht es nicht. Ich selbst bin mittlerweile ein großer Fan der Time-Boxes geworden. Besprechungen gehören in einen festen Zeitrahmen, denn sonst neigen sie dazu, auszuufern. Es gilt, je mehr ein Meeting in Richtung Routinebesprechung (z. B. jour fixe) geht, desto eher sollte auf ein striktes Zeitlimit geachtet werden. Beispiele hierfür sind etwa die Ereignisse im Scrum oder die 22-Minuten-Besprechung.

Aber nicht alle Besprechungen sind Routinemeetings. Eine Grundvoraussetzung, damit diese Treffen nicht aus dem Ruder laufen, ist eine gut durchdachte Agenda. Dale Cudmore gibt in seinem Artikel How to Create a Time-saving Meeting Agenda einige Hinweise, die beim Erstellen einer Tagesordnung zu beachten sind. In dem Artikel erfahren Sie:

  • warum Besprechungsplanung so wichtig ist
  • aus welchen Elementen eine Agenda besteht
  • wie Sie eine zweckmäßige Agenda schreiben

DarĂĽberhinaus gibt er Ihnen ein Beispiel und eine Vorlage mit auf den Weg.
Letztere können Sie hier herunterladen.

Dale empfiehlt zum Erstellen einer Tagesordnung diese Schritte:

  1. Entscheiden Sie, welches Ziel im Meeting erreicht werden soll und mit welchen Methoden es erreicht werden kann
  2. Bestimmen Sie die Teilnehmer und die Rahmenbedingungen, wie Ort, Zeit und Rollen
  3. Beginnen Sie mit einer Durchsicht der Agenda
  4. Listen Sie die Tagesordnungspunkte auf
  5. Bestimmen Sie, was bei den einzelnen Punkten herauskommen soll
  6. Schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie für jeden Punkt brauchen werden (Puffer!)
  7. Denken Sie darüber nach, wer außer Ihnen bei den einzelnen TOPn die Leitung übernehmen könnte
  8. Ăśberlegen Sie zu jedem Punkt detailliert, wie Sie am besten vorgehen.
    Notieren Sie Vorgehensweise und den Input, den Sie geben möchten.
  9. Schicken Sie die Agenda an die Teilnehmer.

Mir gefällt der Artikel von Dale recht gut. Allerdings unterscheide ich in meinen Workshops zur Besprechungsmoderation gerne zwischen Agenda und Drehbuch. Kurz gesagt, ist die Agenda das, was der Teilnehmer vor der Besprechung zu sehen bekommt. In einem Drehbuch hingegen notiert sich der Besprechungsleiter/Moderator, wie er zu Erreichung der Ziele vorgehen möchte. Elemente des Drehbuchs sind etwa:

  • Methodik (z. B. Brainstorming, Kartenabfrage usw,)
  • Bedarf an Hardware (Pinnwand, Flipchart o. ä.)
  • Formulieren der Aufgabenstellung (z. B. Anweisung oder Formulieren einer geeigneten Frage)
  • Abschätzen des Zeitbedarfs fĂĽr jeden Schritt unter BerĂĽcksichtigung einer „Sollbruchstelle“.

Dieses Drehbuch ist allein fĂĽr den Besprechungsleiter gedacht.

Ja, ich finde, viele beklagen sich zu Recht ĂĽber die Qualität von Besprechungen. Meistens ist aber nicht das „Was“ daran schuld, sondern das „Wie“. Und das ist

Handwerkszeug, das man lernen kann!

chief22880 / Pixabay

 

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