Verplempern Sie Ihre Zeit nicht mit E-Mails

Bevor Sie jetzt hoffnungsvoll leuchtende Augen bekommen, muss ich Ihnen leider mitteilen, dass es in diesem Beitrag nicht darum geht, auf die E-Mail ganz zu verzichten. Wir werden mit ihr wohl noch ein paar Jahre leben m├╝ssen. Vielmehr beschreibt Mike Schmitz in seinem Beitrag 7 Email Hacks That Will Save You An Hour a Day, wie Sie mit ein paar einfachen Tricks eine Stunde Zeit am Tag gewinnen k├Ânnen.

Laut dem Autor gibt es prinzipiell zwei M├Âglichkeiten, die Zeit, die f├╝r E-Mails verwendet werden muss, zu verk├╝rzen, indem Sie

  1. die Anzahl der E-Mails verringern, die Sie t├Ąglich verarbeiten m├╝ssen
  2. effizienter Ihre E-Mails verwalten.

Laut Mike folgen seine sieben Kniffe genau diesen Prinzipien. Sie wirken f├╝r sich allein, die Wirksamkeit wird aber signifikat erh├Âht, indem man sie kombiniert. Hier sind sie:

Lesen Sie die E-Mail nur einmal

Lesen Sie eine E-Mail nicht mehrmals, denn das ist Zeitverschwendung. Entscheiden Sie sofort, was Sie damit tun wollen. Sie k├Ânnen dabei dem Diagramm folgen, das ich in E-Mail, ganz einfach vorgestellt habe. Drucken Sie es aus und legen es vor sich auf den Schreibtisch und dann arbeiten Sie konsequent nach diesem Schema.
F├╝r Guru David Allen ist dieses Vorgehen grunds├Ątzlicher Natur, sei es digital oder analog:

There is no reason to ever have the same thought twice, unless you like having that thought.

Schreiben Sie aussagekr├Ąftige Betreffs

Wenn ich sehe, wie die Betreffs in den E-Mails in den Eingangsk├Ârben aussehen, ├╝berkommt mich das Mitleid mit meinen Kunden. Im Betreff sollte der Adressat schon sehen k├Ânnen (a) um was es geht und (b) was von ihm/ihr erwartet wird. Auch hierzu gibt es ein sch├Ânes Diagramm.

Verwenden Sie Suchoperatoren

Mike hat in seinem Artikel zu den Suchoperatoren von Googlemail verlinkt. Da ich aber wei├č, dass viele Leser beruflich MS Outlook verwenden, hier der Link zu der einschl├Ągigen Seite: Outlook Syntax Suche verwenden.

Automatisieren Sie

Wenn Sie immer wieder in E-Mails den gleichen Text schreiben m├╝ssen, dann sollten Sie ├╝ber ein Programm zu Verwaltung von Textbausteinen nachdenken. F├╝r den Mac empfehle ich Typinator, f├╝r Windows Tastentrick und f├╝r beides Textexpander.

Besorgen Sie sich Wegwerf-Adressen

Durch Einmal-Adressen k├Ânnen Sie Spam vermeiden. Allerdings bin ich da etwas hin- und hergerissen. Manchmal muss man f├╝r eine n├╝tzlichen Newsletter oder eine digitale Brosch├╝re eben mit seiner E-Mail-Adresse „bezahlen“. Ich finde das im allgemeinen auch ok so. Allerdings habe ich mir f├╝r diesen Zweck eine eigene Adresse eingerichtet, damit mein gesch├Ąftliches E-Mail-Konto nicht belastet wird.

Benutzen Sie E-Mail-Filter

IMO ist dieser Tipp nur mit Vorsicht zu genie├čen. Insbesondere sollten Sie nicht mit einer Filterregel, den digitalen Eingangskorb umgehen. Zu gro├č ist die Gefahr, dass Ihnen etwas Wichtiges durch „die Lappen geht“. Aber auch da l├Ąsst sich manches automatisieren, in Outlook zum Beispiel durch Quicksteps.

 

Als siebter und letzter Tipp wird die Verwendung eines Programms namens Sanebox empfohlen. Nun kenne ich diese App nicht und kann daher nichts dazu schreiben. Aufgrund der Beschreibung auf der Website erschlie├čt sich mir ein Mehrwert nicht. Vielleicht hat ja eine Leserin oder ein Leser Erfahrungen damit.

Wie Mike auf die eine Stunde kommt, die man mit seinen Tipps einsparen kann, wei├č ich nicht. Bequemer und effizienter machen Sie den E-Mail-Verkehr allemal.

geralt / Pixabay

 

2 Antworten

2 Gedanken zu „Verplempern Sie Ihre Zeit nicht mit E-Mails

  1. Horst

    „Automatisieren Sie“
    F├╝r Windows-Anwender kann ich „Textbausteine Plus“ http://www.sirat-it.de/TextbausteinePlus empfehlen. Ist Kostenlos, ben├Âtigt sehr wenig Speicherplatz und kann als Portable Version genutzt werden.
    Man kann sich dort beliebige Themenbereiche ( z.B. Anrede, WordPress, Evernote, …) anlegen und die Textbausteine mit Tastenenk├╝rzel (Shift, Strg, Alt, Win + X) systemweit aufrufen.

  2. Probao

    Ich w├╝rde noch empfehlen: Lesen Sie Mails nicht morgens! Abends die letzten Mails noch lesen, f├╝r die Planung des n├Ąchsten Tages und dann bis zur Mittagspause warten.

    Das geht nat├╝rlich nur, wenn es der Job zul├Ąsst. Meistens kann man das aber machen. Wirklich dringende Dinge k├Ânnen ja per Telefon gekl├Ąrt werden.

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