Tipps für die Verwendung von E-Mails in großen Teams

Auch wenn der Zenit überschritten zu sein scheint, tot ist die E-Mail noch lange nicht. Ich kenne viele Unternehmen, die nach wie vor auf das E-Mail als Kommunikationsmittel Nr. 1 zurückgreifen. Über die Gründe kann man spekulieren. Vielleicht liegt es daran, dass dieses Medium den guten alten Postverkehr abbildet, vielleicht aber auch daran, dass das Verschicken und Empfangen der Elektropost sehr einfach ist. Man braucht keine besondere Schulung in eigens konstruierten Kollaborationsprogrammen.

Allerdings, wir wissen es alle, hat die E-Mail auch diverse Nachteile, die gerade dann gravierend sind, wenn sie innerhalb großer Teams verwendet wird. Da verliert man beim E-Mail-Pingpong schon mal die Übersicht, zumal wenn der Kreis durch den ausgiebigen Gebrauch der CC-Funktion unnötig aufgeblasen wird. Dies erleben wir immer dann, wenn in einem Unternehmen eine ausgeprägte Absicherungsmentalität herrscht („…ich habe Sie doch auf CC gesetzt!“). Im schlimmsten Fall können wichtige E-Mails verloren gehen oder es erfolgt keine angemessene rechtzeitige Reaktion.

Sollte Sie trotz dieser Nachteile am E-Mail-Verkehr auch in großen Teams festhalten, dann gibt Ihnen Brooke Faulkner einige Tipps mit auf den Weg: Effectively Utilizing Email in Large Teams. Sie empfiehlt:

1. Begrenzen Sie die Anzahl der E-Mails

Es ist schon hanebüchen, wenn mir Teilnehmer in meinen Workshops erzählen, Sie empfingen über 50 E-Mails am Tag. Wenn Sie nur 2 Minuten pro Nachricht für das Durchlesen und Verarbeiten ansetzen, dann kommen Sie auf 100 Minuten E-Mail-Bearbeitung am Tag. Ich glaube, mehr ist dazu nicht zu sagen.

2. Passen Sie auf, was Sie schreiben

E-Mails sollten nicht als Chat-Ersatz missbraucht werden. Greifen Sie stattdessen zum guten alten Telefon oder installieren Sie ein Work-Chat- oder Kollaborationsprogramm. Sonst entsteht E-Mail-Pingpong und damit unnützes Rauschen, das die wichtigen Signale verdeckt.

3. Bedenken Sie den Einfluss großer E-Mail-Anhänge

Je größer der Dateianhang ist, desto länger dauert das Herunterladen. Außerdem kenne ich Firmen, bei denen der Speicherplatz des E-Mail-Programms begrenzt ist. Richten Sie stattdessen gemeinsame Laufwerke ein. Dort können Sie die Dateien auch anderen zur Verfügung stellen.

4. Vereinbaren Sie Regeln zum Gebrauch von E-Mails

Dieser Hinweis hängt eng mit dem oben (Nummer 2) zusammen. Einigen Sie sich, für welchen Inhalte das Medium E-Mail benutzt werden sollte. Gehen Sie die E-Mail noch einmal durch, bevor Sie sie abschicken. Stimmt der Adressat, das Betreff, der Inhalt und haben Sie den richtigen Ton getroffen?

5. Verwenden Sie eine aussagekräftige Signatur

Hier gibt es nicht viel zu sagen. In Deutschland gibt es dafür eine Vorschrift. Sie müssen sich also nicht darum kümmern.

6. Vermeiden Sie die „Antwort an alle“

Auch so eine Unsitte. Überlegen Sie, für wen die Antwort auf eine Nachricht wirklich von Bedeutung ist. Ansonsten blähen Sie den E-Mail-Verkehr nur unnötig auf. Dasselbe gilt auch für die Verwendung des CCs (s.o.).

Darüber hinaus empfiehlt Brooke über die Einführung von Kollaborationssoftware nachzudenken. Das kann ich nur unterstreichen. Auch in meiner Praxis erlebe ich, dass immer mehr Unternehmen derartige Programme bereitstellen. Allerdings erlebe ich auch, dass eine Akzeptanz nicht immer gegeben ist. Nur weil die Software installiert ist, heißt das noch lange nicht, dass sie auch verwendet wird. Die Ursachen hierfür sind vielfältig und einen eigenen Beitrag wert.
Brooke weist in Ihrem Artikel darauf hin, dass viele gute Kollaborationsprogramme auch E-Mails integrieren. Inwieweit es sinnvoll ist, den Beteiligten die Wahl zu lassen, welchen Kommunikationsweg sie benutzen möchten, vermag ich nicht zu beurteilen. Allerdings bin ich skeptisch, denn ich vermute das Entstehen eines ziemlichen Durcheinanders.

Welchen Trend sehen Sie in der Verwendung von E-Mail?
Welchen Stellenwert hat sie in Ihrem Unternehmen in der Kommunikation intern und nach außen?

geralt / Pixabay

 

2 Antworten

2 Gedanken zu „Tipps für die Verwendung von E-Mails in großen Teams

  1. Christian

    Die Kollaborationssoftware, z. B. Slack oder Microsoft Teams, wird zu einem weiteren Kanal neben den E-Mails etc. Die Menge der Kommunikation nimmt dadurch genausowenig ab wie neue Straßen die Menge des Autoverkehrs reduzieren. In unserem Unternehmen ist eine Initiative gescheitert, allgemeine Rundmails durch Benachrichtigungen in einem zu Portal ersetzen. Solange das Mailprogramm immer noch mit das Erste ist, was man am Morgen öffnet, möchte man einfach keine weiteren Kanäle haben.

    Ich glaube mittlerweile, das Grundproblem ist ein anderes und die Zahl der Mails nur ein Symptom: Immer mehr Menschen scheinen, zumindest in meinem Umfeld, an immer mehr Projekten beteiligt zu werden. Gleichzeitig wird die Verantwortlichkeit zunehmend unklarer. Das führt dazu, dass jede Frage von mehreren Personen besprochen werden muss, die natürlich nicht an einem Ort sitzen. Ob das jetzt über Mail, Slack, Chat oder sonstige schriftliche Wege passiert, spielt da schon keine Rolle mehr.

    Eine Umstellung auf synchrone Kommunikation, z. B. Meetings, Video-Chats etc., würde ein natürliches Limit setzen, denn unsere Zeit ist begrenzt. Schriftlich dürften ausschließlich die Agenda und die Besprechungsergebnisse verteilt werden.

    1. Tom

      Ein sehr guter Kommentar. Ich kann zustimmen das eine Teil des Problems die unklare Verantwortlichkeit und der Versuch Entscheidungen in der Gruppe zu erhalten. Das kann nur durch klare Moderation geschehen, was in Mails sehr schwierig ist. Ein unschlagbarer Vorteil der Mail ist die asynchrone Kommunikation. Gerade bei Teams, die auf der Welt verteilt sind.

      Ich bin auch ein klarer Verfechter direkter Mails in einer kleinen Gruppe. Leider sind die Anzahl der Meetings auch ein Problem.

      Wir haben bereits versucht Wikis und Foren als Alternative zu den immer größeren Mails Threads einzuführen. Bislang nur mit minimalen Erfolg.

      Ich bin gespannt welche Tools weiterhin eingeführt und präsentiert werden um die längst tot geglaubte Mail zu verabschieden.

      Viele Grüße,
      Tom

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