Wie Sie Ihre Dateien benennen und organisieren

Wenn Sie mich fragten, was ich in meinem Computerleben bereue und gerne ändern würde, dann würde ich Ihnen antworten, mich nie um die Benennung von Dateien gekümmert zu haben. Ich will es mit der Zerknirschung allerdings auch nicht übertreiben, es gibt Gründe dafür. Ich habe mich deshalb nie darum gekümmert, weil:

  • die Übersichtlichkeit der Dateien auch ohne besondere Benennung gewährleistet war. Schlicht und einfach, weil die Diskettenkapazität sehr begrenzt war. Man hat halt die Diskette beschriftet. Das hat sich dann auf anderen Speichermedien fortgesetzt
  • in grauen Windows-Vorzeiten eine systematische Benennung nur schwer möglich war. Die Dateinamen mussten eine bestimmte Länge haben, ohne Leerzeichen auskommen usw.

Heute ist das natürlich anders, der Speicherplatz ist nahezu unbegrenzt und bei der Benennung können Sie (beinahe) machen, was Sie wollen. Nun ist der große Speicherplatz Fluch und Segen zu gleicht. Auf der einen Seite können Sie so viel Dokumente abspeichern, wie Sie möchten, auf der anderen Seite entsteht so ein fürchterlicher Datenverhau, in dem man sich kaum mehr zurecht findet. Das ist auch der Grund dafür, dass ich immer mal wieder verzweifelt nach einem cleveren Programm Ausschau halte, das mir die Suche nach verschollenen Dateien abnimmt.

Zum Glück bin ich ein Einzelunternehmer und muss meinen Rechenknecht bzw. meine Dateiablage nicht mit anderen Mitmenschen teilen. Wenn in Teams die Dateien abgelegt werden wie bei Luis Trenker im Rucksack, dann kann die Sache dramatisch ausgehen. Spätestens dann nämlich, wenn ein Kollege auf die Dateien zugreifen muss und nicht weiß, wo er/sie mit der Suche überhaupt anfangen soll.

Das Leibniz-Institut für Bildungsforschung und Bildungsinformation hat auf der Website forschungsdaten bildung einen Ratgeber zum Dateimanagement veröffentlicht. Hier finden Sie allerhand Hinweise zur Dateibenennung, Ordnerstruktur und – ganz wichtig – zur Versionierung. Hier erfahren Sie auch, wie Sie den bestehenden Datenbestand analysieren und organisieren können. Allerdings ist mir das zu aufwändig, das bemühe ich doch lieber eine geeignete interne Suchmaschine.

Was für die Forschung recht ist, sollte für den Arbeitsalltag billig sein. Auch wenn das beschrieben Vorgehen sehr formal zu sein scheint, so finden Sie m.E. doch einige umsetzbare Hinweise für das Wald- und Wiesenbüro.

Was die Dateiorganisation in Projekten angeht, so möchte ich an dieser Stelle noch einmal auf das Grundlagenwerk von Fischbach und Steinbrecher hinweisen: Projektablage – Wie aus einer lästigen Pflicht eine mächtige Plattform für Zusammenarbeit wird.

Tama66 / Pixabay

 

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