Priorisieren mit der Waagschalen-Methode

Kürzlich bin ich über einen Artikel gestolpert, in dem beschrieben wird, wie man mit der geeigneten Methode zehnfach schneller priorisieren und arbeiten kann: How to Prioritize Right in 10 Minutes and Work 10X Faster. Die Erfahrung lehrt, dass solche Artikel sehr oft nicht halten, was der Titel vollmundig verspricht. Dennoch finde ich die beschriebene Vorgehensweise recht interessant, auch wenn ich nicht glaube, dass Sie dadurch tatsächlich zehnmal schneller arbeiten werden.

Der Autor Leon Ho nennt seine Technik zum Priorisieren Scales Method, was man vielleicht am ehesten mit „Waagschalen-Methode“ übersetzen kann.
Leon orientiert sich ganz konsequent an dem Verhältnis Nutzen zu Aufwand („Benefit vs. „Cost“).

Leider gibt Leon Ho keine genaueren Hinweise, was er unter Nutzen versteht. Vielleicht geht das auch gar nicht, da die Vorstellungen davon sich doch sehr voneinander unterscheiden. Infolgedessen ist es wichtig, dass Sie sich klar machen, was Sie erreichten wollen und worin der Nutzen besteht, wenn Sie eine Tätigkeit erledigt haben.

Beim Aufwand („Cost“) ist das etwas einfacher. Hierunter fällt alles, was Sie zur Erledigung einer Aufgabe aufwenden müssen: Zeit, Geld, Energie, Gehirnschmalz und andere Ressourcen.

Bildlich gesprochen, legt man Nutzen und Aufwand in die Waagschalen und wägt ab, was die Aufgaben „wert“ sind.

 

Eine andere Darstellung bietet das 4-Felder-Modell, mit dem sich vier Arten von Aufgaben ergeben:

A – Niedriger Aufwand und großer Nutzen

Diese Aufgaben sollten zuerst erledigt werden, denn sie führen auf einfache Weise näher zum Ziel.

B – Hoher Aufwand und großer Nutzen

Hier handelt es sich um die berühmten „dicken Brocken“. Versuchen Sie den Aufwand zu verringern, in dem Sie die Aufgabe in kleinere Teilaufgaben zerlegen.

C – Geringer Aufwand bei geringem Nutzen

Diese Aufgaben sollten in der Priorität ganz unten stehen. Oft handelt es sich um notwendige Routineaufgaben. Können Sie die Erledigung vielleicht rationalisieren oder automatisieren? Räumen Sie diesen Tätigkeiten so wenig Zeit wie möglich ein.

D – Hoher Aufwand bei geringem Nutzen

Diese Tätigkeiten sollten Sie mit ganz spitzen Fingern anfassen und nach Möglichkeit sein lassen. Falls das aus irgendwelchen Gründen nicht gehen sollte, überlegen Sie, wie Sie den Aufwand reduzieren oder den Nutzen vergrößern können, damit das Verhältnis wieder stimmt.

Mit dieser Einteilung klären, welche Arbeit mit welcher Priorität erledigt werden muss. So bekommen Sie Struktur in Ihre To-do-Liste und Sie können sie leichter handhaben.
Außerdem gefällt mir die Idee mit der Priorität A am besten, denn hier wird dieser (imo dämliche) „Eat-That-Frog“-Tipp relativiert. Ich habe es schon immer für etwas einfältig gehalten, den Tag mit der unangenehmsten Aufgabe zu beginnen. Da gefällt mir dieser Ansatz schon wesentlich besser. Beginnen Sie mit der Tätigkeit, die Sie am wenigsten kostet und die Ihnen den größten Nutzen stiftet.

 

1 Antwort

Ein Gedanke zu „Priorisieren mit der Waagschalen-Methode

  1. Matthias Büttner

    Hallo Stephan,

    hier geht es um Priorisieren.
    Wenn ich diese Matrix sehe, dann denke ich an die Eisenhower-Methode.
    http://www.train-your-personality.com/de/blog/eisenhower-ist-bloedsinn-0006/

    Ich teile Deine Kritik an solchen Artikeln – springen sie einfach zu kurz.

    Kritikpunkt Nr. 1: Bei der Priorisierung geht es um mehr, als Aufwand und Nutzen. Es geht auch nicht nur um eine einzelne Aufgabe sondern um den Beitrag einer Aufgabe zu einem Ziel. Gerade im Tagesgeschäft kann man die Prioritäten nicht an der Aufgabe selbst, sondern an dem Beitrag der Aufgabe zum Gesamten Plan messen.
    Deswegen bin ich auch für das Baustellenprinzip.
    http://www.train-your-personality.com/de/blog/aufgaben-listen-todo-listen-fuehren-ordnen-nach-baustellen-mit-outlook/

    Kritikpunkt Nr. 2: Der Nutzen hängt vielfach von einer Wahrscheinlichkeit ab. Beispiel: Akquisition: Bin ich erfolgreicher, wenn ich meine Ressourcen in Akquisition A oder B investiere?

    Kritikpunkt Nr. 3: Der Nutzen hat auch immer einen Barwert. Beispiel: Wenn ich Zeit und Energie in eine Infrastrukturmaßnahme (neue Software, neue Ordnung, neues Verfahren) lenke, dann ist der Aufwand kurzfristig hoch, der Nutzen kurzfristig niedrig, aber langfristig hoch.

    Also … alles zu kurz gesprungen.
    Ich teile Deine Kritik.

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