Wie Sie in 7 Schritten eine Agenda erstellen

Ein Grundbedingung für erfolgreiche Besprechungen ist das Vorhandensein einer Tagesordnung aka Agenda. Die Macher der App [Less Meeting] haben einen Artikel geschrieben, in dem Sie erfahren, wie Sie systematisch eine Agenda erstellen können: 7 Steps to The Perfect Meeting Agenda. Hier sind die 7 Schritte zur perfekten (!) Agenda:

1. Erstellen und versenden Sie Ihre Agenda 3 Tage vor der Besprechung

Die Teilnehmer haben genügend Zeit, sich auf die Besprechung vorzubereiten (ob sie die Zeit nutzen, ist eine andere Frage). In dieser Zeitspanne können Sie auf Angregungen der Teilnehmer reagieren und stressfreiarm Änderungen vornehmen.

2. Fangen Sie mit den Rahmenbedingungen an

Nennen Sie Zeitrahmen (Beginn und Ende), sowie den Ort der Veranstaltung. Überlegen Sie sich, wer an der Besprechung teilnehmen soll: Wer kann etwas zu den Themen beitragen, bzw, wer soll dazu informiert werden? Benötigen Sie Teilnehmer, die zu Entscheidungen berechtigt sind? Gibt es technische Hinweise, die für die Teilnehmer wichtig sind, wie Anfahrtsbeschreibungen oder technische Details? Letzteres betrifft vor allem online-Meetings.

3. Formulieren Sie das Ziel des Meetings

Was soll bei der Besprechung heauskommen? Denken Sie über den Unterschied (das Delta) zwischen dem Beginn und dem Ende des Meetings nach. Hier hilft oft die Technik des Zweiten Futurs: Was soll in der Besprechung passiert sein, wenn Sie erfolgreich verlaufen ist?

4. Strukturieren Sie die Besprechung

Strukturieren Sie den Inhalt des Meetings, indem Sie den einzelnen Tagesordnungspunkten Zeitspannen zuweisen. Planen Sie dabei nicht zu knapp und denken Sie an die vielen kleinen Zeitdiebe. Achten Sie darauf, Zeit für einen guten Einstieg und einen angemessenen Abschluss einzuplanen. Menschen müssen ankommen und benötigen einen ordentlichen Abschluss, z. B. eine Reflexion über das Meeting selbst (Was haben wir erreicht?).

5. Planen Sie höchstens 5 Punkte auf der Tagesordnung ein

Nichts fürchten unsere Mitmenschen mehr als endlose Besprechungen. Beschränken Sie sich auf die wesentlichen Punkte, sonst steigt die Anzahl der Absagen.

6. Ergänzen Sie notwendige Informationen

Teilen Sie in der Agenda mit, wer welche Rollen (z.B. Protokollant) einnimmt und was u.U. von den Teilnehmern im Vorfeld erwartet wird („Lesen Sie bitte das angefügte Dokument).

7. Was tun bei Einladungen ohne Agenda

Wenn Sie zu Besprechungen eingeladen werden ohne eine Agenda zu bekommen, dann thematisieren Sie dies in Ihrer Organisation. Wenn Sie sich trauen: Lehnen Sie die Einladung mit der Begründung ab, die Agenda nicht zu kennen. Ich bin sicher, Sie werden darauf eine Antwort bekommen.

In dem Artikel finden Sie ein Beispiel für eine Agenda, die nach der o.a. Vorgehensweise erstellt wurde. Ob eine derartige Agenda perfekt ist, wie in der Überschrift steht, sei dahingestellt.

Unsere amerikanischen Freunde neigen mitunter dazu, den Mund etwas voll zu nehmen. Aber das wissen wir ja. 😉

delphinmedia / Pixabay

 

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