Wie Sie mit nur wenigen Ordnern Ihre E-Mails organisieren

In einem meiner Workshops beklagte sich (wieder einmal) ein Teilnehmer über die E-Mail-Flut, der er tagtäglich ausgesetzt sei. Auf Nachfrage nannte er die Zahl von 60 – 80 E-Mails, die an einem Tag in seinem virtuellen Briefkasten landeten. Es ist an dieser Stelle müßig, über den Sinn und Unsinn des E-Mail-Verkehrs in Unternehmen zu diskutieren. Das Thema E-Mail wird uns sicher noch eine ganze Weile begleiten. Noch so gut gemeinte Kollaborationstools helfen nicht, wenn sie nicht angenommen werden. Also bleibt uns nur übrig, mit geeigneten Vorgehensweisen darfür zu sorgen, in der E-Mail-Flut über Wasser zu bleiben.

Nancy Messieh hat sich des Themas angenommen und behauptet: You Only Need 5 Folders to Maintain Inbox Zero for Emails. Wenn Sie ihrem Ratschlag folgen, dann benötigen Sie folgede Ordner:

  1. Action
    Hier hinein kommen die E-Mails, die von Ihnen eine Handlung erfordern.
  2. WartenAuf
    Das ist der Ordner für Nachrichten, bei denen Sie auf eine Antwort oder eine andere Reaktion warten.
  3. Ideen
    In diesem Ordner sammeln Sie die E-Mails, die Sie inspirieren und zu denen Ihnen etwas Interessantes eingefallen ist. Sie sollten sich nur bei Gelegenheit daran erinnern, was für eine Idee das war.
  4. Archiv
    Das ist Ihre Ablage für E-Mais, die Sie aus wichtigem Grund aufheben wollen.
  5. Projekt
    Nancy empfielt weitere Ordner, die bestimmten Projekten zugeordnet sind. Sie können diese Ordner auch weiter unterteilen. Denkbar ist es auch, solche Ordner nach Kunden anzulegen.

Für Nancys Kollegen Ben Stegner ist dieses System nicht einfach genug. Er empfiehlt nur 3 Email Folders You Should Be Using to Keep Your Inbox Organized. Sein Vorschlag:

  1. Follow-Up
    Dies entspricht dem o.a. „Action“-Ordner. Hier müssen Sie etwas tun.
  2. Referenz-Ordner
    Das ist der „Archiv“-Ordner von oben.
  3. Fälligkeit
    Hier hinein sortieren Sie E-Mails, die mit einem Fälligkeitsdatum verbunden sind. Ben empfiehlt dazu die Unterordner „Heute“, „Diese Woche“ und „Dieser Monat“. Sie können aber auch andere Kriterien anlegen, ganz nach Ihren Bedürfnissen.

Wenn Ihnen kein so komfortables integriertes Managementsystem wie Outlook zu Verfügung steht, lohnt es sicher, über solche Konfigurationen Ihres E-Mail-Clients nachzudenken.
Ich selbst benötige bei meiner E-Mail-Organisation nur die Ordner „Eingang“, „Archiv“ und „Gesendet“. Alles andere erledige ich mit den eingebauten Funktionen von Outlook.

Das passt.

 

2 Antworten

2 Gedanken zu „Wie Sie mit nur wenigen Ordnern Ihre E-Mails organisieren

  1. Matthias

    Hallo Stephan,

    die Frage ist, nicht, wie viele E-Mails man bekommt, sondern wie viele Themen man begleiten oder treiben muß.
    ich organisiere meine E-Mails nach dem „Baustellenprinzip“:
    1. Jede E-Mail dient einem Ziel, einer „Baustelle“.
    2. Diese Baustellen definieren einen eigenen Unterordner in Outlook.
    3. Erledigte Baustellen werden in einem Archiv verwahrt.

    Definition „Baustelle“: Eine Baustelle kann nach meiner Definition ein Aufgabenblock, ein Projekt, ein Themengebiet oder einfach eine Menge von Aufgaben sein, die der Erreichung eines oder mehrerer Ziele dienen.

    Das sind die Vorteile:
    1. Sie erkennen, welche Aufgaben zusammen gehören.
    2. Sie werden nicht von der Menge an Aufgaben überrollt.
    3. Sie fragen sich automatisch, welchem Ziel die Aufgabe dient.
    4. Ihre Aufgabenliste wird übersichtlich.
    5. Sie erkennen, an wie vielen Aufgaben Sie arbeiten.
    6. Sie können Informationen, Unterlagen,, weitere Aufgaben, Emails, … direkt zuordnen. Sie wissen sofort, wo Sie die Information ablegen müssen, was zu wem gehört.
    7. Sie finden Informationen und Aufgaben sofort wieder.
    8. Sie können alle Aufgaben innerhalb der Baustelle leicht priorisieren.
    9. Sie können die Baustellen selbst priorisieren und damit sicher entscheiden, was zu tun ist und vor allem: Was nicht unbedingt getan werden muss.
    10. Sie können die Baustellen priorisieren, ggf. verschieben.
    11. Sie haben die Motivation zum Abschluß einer Baustelle.
    12. Sie haben ein Zufriedenheitsgefühl.
    13. Sie haben eine Checkliste zum Abhaken – ist die Baustelle geschlossen?
    14. Wenn Sie innerhalb von Outlook bleiben, dann ist eine Reminder-Email schnell geschrieben.
    15. Sie haben eine Historie – für erfolgreich abgschlossene Baustellen (s.u.)

    Hier der Link zu ausführlichen Erklärung:
    http://www.train-your-personality.com/de/blog/aufgaben-listen-todo-listen-fuehren-ordnen-nach-baustellen-mit-outlook/

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