Wie Sie (vielleicht) um Meetings herumkommen

Wenn man den Teilnehmern meiner Workshops Glauben schenkt, dann stehen lange, langweilige und ineffiziente Besprechungen nach wie vor auf der Hitliste der Zeitdiebe ganz oben. Meiner Beobachtung nach ist dafür ein ganzes Bündel von Ursachen verantwortlich:

  • Die Rollen in der Besprechung sind nicht geklärt, es gibt keinen Moderator.
  • Viele nützliche Medien bleiben ungenutzt mit Ausnahme des Projektors.
  • Es existiert keine Beprechungsplanung in Form eines Skript (das ist etwas mehr als nur eine Agenda).
  • Es sitzen die falschen Leute im Raum. Die entscheidenden (!) sind nicht da und andere wissen nicht, was sie dort sollen.
  • Es werden keine Probleme gelöst oder Entscheidungen getroffen, sondern Schuldige gesucht.

Wenn Sie finden, dass diese Aufzählung unvollständig ist, dann haben Sie sicher recht. Dies sind nur die Punkte, die mir so eben spontan einfielen.

Nun gibt es laut Harrison Owen überhaupt nur zwei Gründe, an einem Meeting teilzunehmen:

  1. Sie können etwas beitragen
  2. Sie können etwas lernen

Wenn keine der beiden Bedingungen zutriftt, dann bleiben Sie besser an Ihrem Arbeitsplatz. Sie haben sicherlich Sinnvolleres zu tun als Ihre Zeit in der Besprechung zu verschwenden.

Auch wenn der o.a. Grundsatz nach Owen einleuchtend ist, so sieht die Realität in vielen Betrieben anders aus. Es wird wider besseres Wissen erwartet, dass man zu den Meetings erscheint, wenn man eingeladen ist. Es ist dann nicht so einfach, sich darum zu drücken, auch wenn die Begründung noch so plausibel ist. Ann Gomez trägt dem in ihrem Artikel How to Attend Less Meetings (Without sabotaging your career) Rechnung und empfiehlt:

  1. Verschieben Sie das Meeting. Erklären Sie, dass Sie keinen Termin frei haben und bieten Sie stattdessen einen späteren an.
  2. Schicken Sie jemand anderen (…wenn Sie einen haben).
  3. Bitten Sie statt der Teilnahme darum, auf dem Laufenden gehalten zu werden.
  4. Kürzen Sie die Dauer der Besprechungen.
  5. Reduzieren Sie die Häufigkeit der Meetings.
  6. Fragen Sie, ob Sie die ganze Zeit über anwesend sein müssen.
  7. Blocken Sie Zeit für sich im Kalender. Sie werden als belegt angezeigt. Allerdings spricht es sich diese Schummelei schnell herum.
  8. Überprüfen Sie anhand der Agenda, ob Sie anwesend sein müssen.
  9. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernprojekte.

Sie merken schon, nahezu alle Tipps funktionieren nur mit dem nötigen Lametta auf der Schulterklappe. Aber auch Mitarbeiter ohne Führungsaufgaben sollten einmal Nummer 6 oder 8 probieren.

Interessant finde ich übrigens auch in Verbindung mit Punkt (4) das Konzept des Time-Boxing, wie wir es aus dem Scrum-Ansatz kennen. Sie legen von vornherein für eine maximale Dauer für ein Meeting fest, die nicht überschritten werden darf. Sie tagen so lange, bis die Zeitspanne ausgefüllt ist. Danach ist Schluss. Oder wie Harrison Owen sagen würde:

Vorbei ist vorbei.

sabinevanerp / Pixabay

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