Wie Sie (vielleicht) um Meetings herumkommen

Wenn man den Teilnehmern meiner Workshops Glauben schenkt, dann stehen lange, langweilige und ineffiziente Besprechungen nach wie vor auf der Hitliste der Zeitdiebe ganz oben. Meiner Beobachtung nach ist daf├╝r ein ganzes B├╝ndel von Ursachen verantwortlich:

  • Die Rollen in der Besprechung sind nicht gekl├Ąrt, es gibt keinen Moderator.
  • Viele n├╝tzliche Medien bleiben ungenutzt mit Ausnahme des Projektors.
  • Es existiert keine Beprechungsplanung in Form eines Skript (das ist etwas mehr als nur eine Agenda).
  • Es sitzen die falschen Leute im Raum. Die entscheidenden (!) sind nicht da und andere wissen nicht, was sie dort sollen.
  • Es werden keine Probleme gel├Âst oder Entscheidungen getroffen, sondern Schuldige gesucht.

Wenn Sie finden, dass diese Aufz├Ąhlung unvollst├Ąndig ist, dann haben Sie sicher recht. Dies sind nur die Punkte, die mir so eben spontan einfielen.

Nun gibt es laut Harrison Owen ├╝berhaupt nur zwei Gr├╝nde, an einem Meeting teilzunehmen:

  1. Sie k├Ânnen etwas beitragen
  2. Sie k├Ânnen etwas lernen

Wenn keine der beiden Bedingungen zutriftt, dann bleiben Sie besser an Ihrem Arbeitsplatz. Sie haben sicherlich Sinnvolleres zu tun als Ihre Zeit in der Besprechung zu verschwenden.

Auch wenn der o.a. Grundsatz nach Owen einleuchtend ist, so sieht die Realit├Ąt in vielen Betrieben anders aus. Es wird wider besseres Wissen erwartet, dass man zu den Meetings erscheint, wenn man eingeladen ist. Es ist dann nicht so einfach, sich darum zu dr├╝cken, auch wenn die Begr├╝ndung noch so plausibel ist. Ann Gomez tr├Ągt dem in ihrem Artikel How to Attend Less Meetings (Without sabotaging your career) Rechnung und empfiehlt:

  1. Verschieben Sie das Meeting. Erkl├Ąren Sie, dass Sie keinen Termin frei haben und bieten Sie stattdessen einen sp├Ąteren an.
  2. Schicken Sie jemand anderen (…wenn Sie einen haben).
  3. Bitten Sie statt der Teilnahme darum, auf dem Laufenden gehalten zu werden.
  4. K├╝rzen Sie die Dauer der Besprechungen.
  5. Reduzieren Sie die H├Ąufigkeit der Meetings.
  6. Fragen Sie, ob Sie die ganze Zeit ├╝ber anwesend sein m├╝ssen.
  7. Blocken Sie Zeit f├╝r sich im Kalender. Sie werden als belegt angezeigt. Allerdings spricht es sich diese Schummelei schnell herum.
  8. ├ťberpr├╝fen Sie anhand der Agenda, ob Sie anwesend sein m├╝ssen.
  9. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernprojekte.

Sie merken schon, nahezu alle Tipps funktionieren nur mit dem n├Âtigen Lametta auf der Schulterklappe. Aber auch Mitarbeiter ohne F├╝hrungsaufgaben sollten einmal Nummer 6 oder 8 probieren.

Interessant finde ich ├╝brigens auch in Verbindung mit Punkt (4) das Konzept des Time-Boxing, wie wir es aus dem Scrum-Ansatz kennen. Sie legen von vornherein f├╝r eine maximale Dauer f├╝r ein Meeting fest, die nicht ├╝berschritten werden darf. Sie tagen so lange, bis die Zeitspanne ausgef├╝llt ist. Danach ist Schluss. Oder wie Harrison Owen sagen w├╝rde:

Vorbei ist vorbei.

sabinevanerp / Pixabay

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