Ihre To-Do-Liste funktioniert nicht? Vielleicht liegt’s daran

Viele Menschen stehen der Aufgabenliste oder To-do-Liste skeptisch gegenüber. Für mich ist sie jedoch für einzelne Aufgaben das Cockpit für die tägliche Arbeit. Damit sie aber ihren Nutzen entfalten kann, sollte man sich vor den Fehlern hüten, die Stephanie Vozza in ihrem Artikel These Seven To-Do List Mistakes Could Be Derailing Your Productivity beschreibt:

  1. Sie schreiben Ihre Aufgabenliste zu Beginn des Arbeitstages
    Erstellen Sie Ihre Aufgabenliste am Vorabend des nächsten Arbeitstages. Auf diese Weise lassen Sie den vergangenen Tag Revue passieren und schließen ihn angemessen ab. Genauso wichtig ist, dass Sie alle Erfahrungen des Tages noch präsent haben und auf die Weise leicht zusammentragen können, was morgen zu erledigen ist. Wenn Sie am nächsten Tag an den Arbeitsplatz kommen, sind Sie gut vorbereitet. Sie wissen sofort, was zu tun ist und müssen sich nicht erst hineinpfriemeln. Das spart Zeit und Mühe und ist damit produktiver.
  2. Die Aufgabenliste ist zu voll
    Muten Sie sich nicht zu viel zu, sondern bleiben Sie realistisch. Denken Sie an die vielen Unterbrechungen, die auf Sie zukommen werden. Wie viel Aufgaben Sie einplanen sollten und wie Ihre Liste strukturiert sein kann, erfahren Sie unten unter (4).
  3. Sie schreiben Dinge auf die Liste, die Sie „irgendwann mal“ tun möchten
    David Allen empfiehlt, für solche Wünsche eine eigene Liste anzulegen. Er betitelt diese Liste mit @someday/maybe. Ich nenne sie einfach @Wunschliste. Diese Liste hat im Tagesgeschäft nichts zu suchen, sie lenkt Sie nur ab. Sie schauen sie durch, wenn Ihnen danach ist.
  4. Jede Aufgabe ist gleich wichtig
    Jaja, das leidige Priorisieren. Ich halte es mit einer vereinfachten Version des Ansatzes von Michael Linenberger. Diese Liste besteht aus zwei Teilen: Der eine Teil enthält 3 bis max. 5 Aufgaben, die am entsprechenden Tag unbedingt erledigt werden müssen (koste es was es wolle). Dies sind die Muss-Aufgaben. Der zweite Abschnitt enthält max. 20 Aufgaben, die erledigt werden können. Das sind die Kann-Aufgaben. Hier gibt es nähere Informationen über Linenbergers One-Minute-To-Do-List.
  5. Sie sind nicht spezifisch genug
    Formulieren Sie Ihre Aufgaben so, dass Sie sofort wissen, was zu tun ist. Ich habe mir angewöhnt, meine Formulierungen immer mit einem aktiven Verb zu beginnen, z. B. Anrufen: H. Maier wegen Terminvereinbarung Workshop.
  6. Sie halten an der Liste fest, bis sie abgearbeitet ist
    Eine Aufgabenliste muss leben, denn während eines Tages kann viel dazwischen kommen. Deshalb ist es notwendig, die Liste zumindest am Abend noch einmal durchzugehen und eine neue für den nächsten Tag zu schreiben.
  7. Sie verknüpfen Ihre Liste nicht mit Ihrem Kalender
    Entschuldige, liebe Stephanie, aber von diesem Zeit-für-bestimmte-Aufgaben-blocken halte ich gar nichts. Schlicht und einfach, weil es bei den meisten Mitmenschen nicht funktioniert. In den Kalender schreibe ich nur Aufgaben bzw. Ereignisse mit einem festen Start- und Endtermin.

Wenn ein Autor in einem Artikel die To-do-Liste verreisst, schauen Sie einmal genau hin. Meistens steckt hinter dem Frust einer der o.a. Fehler. Das ist zumindest meine Erfahrung.

StockSnap / Pixabay

1 Antwort

Ein Gedanke zu „Ihre To-Do-Liste funktioniert nicht? Vielleicht liegt’s daran

  1. Buettner

    Hallo Stephan,
    manchmal liegt es einfach daran, dass die Todo-Liste zu groß/ zu lang ist.
    Wer mit Outook arbeitet – und der Eingangskorb von Outlook ist nichts anderes, als eine Todo-Liste – der könnte diese Liste von Aufgaben mittels der „Baustellenmethode“ kategorisieren und bearbeiten.

    Hier der Link, wenn Du den freigeben magst:
    http://www.train-your-personality.com/de/blog/aufgaben-listen-todo-listen-fuehren-ordnen-nach-baustellen-mit-outlook/

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.