10 einfache E-Mail-Regeln für Teams

Immer mehr Teams ersetzen in ihrer Zusammenarbeit die gute alte Tante E-Mail durch eigens dafür konzipierte Software (Groupware). Bekannte Beispiele für solche Anwendungen sind etwa Asana, Trello, Jira & Co. (hier eine kleine Übersicht).
Dennoch weiß ich von meinen Kunden, dass auch heute noch besonders innerhalb gemeinsamer Projekte unterschiedlicher Firmen immer noch auf das Medium E-Mail zurückgegriffen wird.

Für solche Fälle hat Boris Veldhuijzen van Zanten seinen Artikel 10 simple rules to make email (within teams) more efficient geschrieben. Er empfiehlt.

  1. Antworten Sie nicht auf jede Nachricht
    Auch wenn Sie ein höflicher Mensch sind, sollten Sie sich fragen, ob tatsächlich jeder Mail ein „Dankeschön“ folgen muss. Das bläht den Eingangskorb Ihrer Partner auf und lenkt sie ab. Sparen Sie sich überflüssige Reaktionen.
  2. Schreiben Sie nicht wegen jeder Kleinigkeit
    Nicht jeder Gedankenblitz muss sofort in eine E-Mail umgesetzt werden. Machen Sie sich stattdessen Notizen und gehen Sie diese später noch einmal durch. Dann können Sie immer noch entscheiden, ob Sie eine Nachricht absetzen möchten.
  3. Fragen Sie die E-Mail-Vorlieben Ihrer Partner ab
    Klären Sie im Team ab, wie die E-Nachrichten gestaltet werden sollen. Kann man Sie irgendwie standardisieren. Sie merken schon, wenn Sie das konsequent zu Ende denken, landen Sie zwangsläufig bei der Groupware.
  4. Je kürzer die Mail, desto besser
    Das muss nicht weiter erklärt werden. Die E-Mail ist digital das, was die Postkarte analog ist. Kennen Sie die zwei-, drei-, vier-, fünf-Sätze-Verpflichtung?
  5. Ist die E-Mail tatsächlich das beste Medium für die Nachricht?
    Manchmal ist es besser von schriftlich auf mündlich zu wechseln. Insbesondere, wenn es um heikle oder konfliktbeladene Dinge geht. Es gibt ja auch noch andere Medien, wie z.B. Skype oder das gute alte Telefon. Für extrem kurze Fragen, die einer extrem kurzen Antwort bedürfen, ist der firmeninterne Messenger die richtige Lösung.
  6. Halten Sie Ihre Gefühle außen vor
    Ich habe in meiner Laufbahn schon die schlimmsten Dinge infolge missverstandener E-Mails erlebt. Da helfen auch keine Emojis. Schreiben Sie keine E-Mails, wenn Sie ärgerlich sind. Greifen Sie stattdessen zum Telefonhörer oder noch besser: Gehen Sie hin und suchen das persönliche Gespräch.
  7. Verschicken Sie keine ellenlange Anhänge
    Nicht alle Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern unbegrenzten Speicherplatz zur Verfügung. Richten Sie für die Zusammenarbeit ein gemeinsames Laufwerk für Dokumente ein. Wie Sie so etwas professionell bewerkstelligen, zeigen Ihnen Jan Fischbach und Wolf Steinbrecher im Praxisbuch Informationsmanagement.
  8. Verwenden Sie CC sparsam
    Benutzen Sie CC bitte nicht nur deshalb, weil Sie es können. Je mehr Leute Sie im Verteiler stehen haben, desto weniger von diesen Leuten werden Ihre Nachricht lesen. Oft ist ein aufgedunsener CC-Verteiler doch nur ein Merkmal einer ausgeprägten Absicherungsmentalität
  9. Benutzen Sie BCC, wenn es angebracht ist
    Wenn Sie doch einmal eine Nachricht an viele Absender schicken müssen, verwenden Sie die BCC-Funktion. Nicht jeder will jedem seine E-Mail-Adresse zukommen lassen.
  10. Verschicken Sie überhaupt keine E-Mail
    Das Versenden von E-Mails ist zwar einfach, aber nicht immer angebracht. Gehen Sie bitte verantwortungsvoll mit E-Mails um. Ihre Partner werden es Ihnen danken.

Postkasten Arona

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