Mitunter wird man mit derartig vielen klugen Ratschlägen zur persönlichen Produktivität überhäuft, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Deshalb ist es sinnvoll, sich wenigstens ab und zu einmal wesentliche Grundsätze in Erinnerung zu rufen. Die Zeitmanagement-Basics sozusagen.
Vor einiger Zeit ist mir ein Artikel von Richard Feloni aufgefallen, der genau das tut. Er beschreibt die 20 Time-Management Lessons Everyone Should Learn In Their 20s. Diese sind:
- Zeit ist immer. Es kommt auf die Prioriäten an!
Viele mögen den Ausdruck „Zeitmanagement“ nicht. Denn Zeit kann man nicht managen, sie ist einfach da. Was Sie managen können, ist Ihre Aufmerksamkeit. Welchen Tätigkeiten verdienen Ihre Aufmerksamkeit jetzt im Moment? - Der Tag ist schneller rum als man glaubt
Bei der Planung verschätzen wir uns oft und müssen dann feststellen, dass wir für unsere Aufgaben „viel zu wenig Tag“ zur Verfügung haben. Haben Sie Mut zur Lücke und rechnen Sie mit der Hälfte. - Nutzen Sie es, wenn Sie einen „Lauf“ haben
Hier geht es um Ihre Energie. Wenn es gerade flutscht, dann bleiben Sie dran. Wenn es partout nicht laufen will, dann erledigen Sie einfache Routinearbeiten oder pausieren Sie. - Vergessen Sie Multitasking!
Viele Tätigkeiten gleichzeitig führen zur Verzettelung. Verzettelung ist der Feind der Konzentration. - Begrenzte Zeit fördert die Fokussierung
Arbeiten Sie mit festen Zeitblöcken (Time-Boxing). Verpflichten Sie sich zum Beispiel, eine halbe Stunde fest am Ball zu bleiben. - Arbeit erledigen Sie am besten durch Arbeiten
Die Arbeit erledigt sich nicht von allein. Fangen Sie einfach an. Der „Flow“ kommt dann schon. Nicht immer, aber oft. Manchmal macht es deshalb Sinn, eben nicht am Anfang des Tages „den Frosch zu schlucken“, sondern mit einfachen Tätigkeiten zu beginnen um in Schwung zu kommen. - Arbeiten Sie iterativ
Legen Sie los und arbeiten Sie mit kurzen Feedbackschleifen. Die Projektmanager unter den Lesern wissen, was damit gemeint ist. - Mehr Stunden bedeuten nicht mehr Produktivität
Dieser Satz ist selbsterklärend. - Trennen Sie verschíedene Aufgabentypen voneinander
Sie kennen das vom Brainstorming. Wenn Sie Ideen sammeln, dann halten Sie sich mit der Wertung zurück. Die kommt nachher. - Setzen Sie wichtige Besprechungen früh am Tag an
Hier bin ich dezidiert anderer Meinung. Ich habe es schon immer gehasst, meine Zeit mit Besprechungen zu vertrödeln, wenn ich auf dem höchsten Energielevel bin, nämlich vormittags. - Arbeiten Sie mit Zeitblöcken
Reservieren Sie bestimmte Zeitfenster um bestimmte Routineaufgaben en bloc zu erledigen. Zum Beispiel die Durchsicht des E-Mail-Posteingangs. - Legen Sie einen Sprint ein
Dieser Tipp korreliert mit (5). Eine der bekanntesten Methoden so zu arbeiten, ist die Tomatentechnik. - Schneiden Sie den Elefant in Scheiben
Lassen Sie sich nicht von großen Aufgaben demotivieren. Zerlegen Sie sie in kleine handhabbare Teilschritte. - Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig
Hier geht es um das Priorisieren. Mein Favorit: Der Ansatz von Michael Linenberger, die One Minute To-Do List - Arbeiten Sie mit der „Aufgabe des Tages“
Für mich gibt es drei bis fünf Aufgaben, die unbedingt am heutigen Tag erledigt werden müssen. Nähere Infos finden Sie unter (14). - Delegieren Sie!
Ein guter Tipp, wenn Sie jemanden zum Delegieren haben. - Denken Sie an heute und morgen
Grübeln Sie nicht zuviel über die vergangenen Tage nach. Sie sind gelaufen. Konzentrieren Sie sich auf das Heute und das Morgen. - Setzen Sie sich für jede Aufgaben eine Deadline
Auch hier bin ich anderer Meinung. Ich glaube, mit „künstlichen“ Deadlines verschaukeln Sie sich selbst. Sie wissen schon, dass Sie sie nicht ernst nehmen müssen. - Machen Sie sich Notizen, immer
Alles aus dem Kopf! Dann vergessen Sie nichts und werden nicht ständig von Dingen abgelenkt, die unerledigt im Kopf herumschwirren. - Lagern Sie Ihre Ideen aus
Das ist Tipp (19) etwas anders formuliert.
Die Liste, die Richard zusammengestellt hat, basiert auf einer Präsentation von Étienne Garbugli mit dem Titel 26 Time Management Hacks I Wish I’d Known At 20.
Ich finde, auch wenn Sie schon älter sind als 20, diese Tipps sind immer nützlich!
JESHOOTS / Pixabay
PS: Eine Frage an die Experten. Vor einiger Zeit sollte man keine Slideshare-Präsentationen in die eigenen Blogartikel einbinden, um in der Juristenrepublik Deutschland Abmahnungen zu vermeiden. Hat sich durch die Übernahme durch LinkedIn etwas daran geändert?
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