Produktive Meetings mit der 3-Spalten-Agenda

Wenn es um effektive Meetings geht, betonen fast alle Experten, wie wichtig eine zweckmäßige Agenda ist. Gemeint ist nicht die LOP (Liste offener Punkte), in der die beschlossenen Aufgaben aufgezählt sind. Diese wird zumeist zu Anfang und zu Ende eines Meetings verlesen und gelangweilt zur Kenntnis genommen. Die Diskussion findet meist ziemlich ungesteuert dazwischen statt. Besonders effektiv sind solche Besprechungen nicht, wie wir wissen.

Die Agenda ist sicher nicht der einzige Erfolgsfaktor für ergebnisorientierte Meetings, aber sicher ein wichtiger. Könnte man diese wenig ergiebigen LOPs vielleicht durch eine andere wirkungsvolle Agenda ersetzen?
Ja, kann man, schreibt Sarah Harrison in ihrem Artikel The Meeting Trick Everyone at Work Will Want to Copy.

Die Agenda geht davon aus, dass in jeder Besprechung diese drei Fragen beantwortet werden sollen:

  1. Was ist das Thema, das ich ansprechen möchte?
  2. Welche besonderen Fragen habe ich dazu, was möchte ich diskutieren?
  3. Wie lauten die Antworten und was muss im folgenden getan werden?

Diesen Fragestellungen folgend bereiten Sie für die Besprechung als Agenda eine Tabelle mit drei Spalten vor. Sie können dies in einem Dokument tun, das Sie als Datei zur Bearbeitung zur Verfügung stellen (Sharepoint o.ä.). Ich bevorzuge die analoge Variante und bereite eine Pinnwand vor, die dann mit Haftklebezetteln befüllt werden kann. Über die Tabelle schreiben Sie das Datum. Die Tabellen beschriften Sie wie folgt:

  • Vor dem Meeting: Spalte 1 mit „Thema“
  • Vor und/oder im Meeting: Spalte 2 mit „Frage/Problem“
  • Im Meeting: Spalte 3 mit „Zu tun/Follow-up“

Drei-Spalten-Agenda

Füllen sie vor der Besprechung die 1. und die 2. Spalte aus. Die 2. Spalte muss im Meeting u. U. ergänzt werden. Die rechte 3. Spalte lassen Sie frei, diese wird während der Besprechung ausgefüllt. Hier hinein kommen dann:

  • Anworten
  • Neue Informationen, neue Aspekte
  • Getroffene Entscheidungen
  • Folgeaktionen

Vergessen Sie nicht, insbesondere bei den Folgeaktionen die Namen der „Kümmerer“ zu vermerken.

Nach dem Meeting haben Sie auf diese Weise auch schon Ihr Protokoll erstellt, dass Sie teilen können, entweder als geteiltes Dokument oder als Fotoprotokoll und können sich jederzeit darauf beziehen.

Diese 3-Spalten-Agenda eignet sich besonders für wiederkehrende Meetings. Nach einiger Zeit können Sie ältere Teile der Agenda archivieren, indem Sie das Dokument einfach teilen und unter einem bezeichnenden Namen abspeichern.

Ich denke, wenn Die diese Methode einsetzen, haben Sie tatsächlich einen großen Schritt in Richtung produktive Besprechungen getan. Probieren Sie es aus!

flockine / Pixabay

2 Antworten

2 Gedanken zu „Produktive Meetings mit der 3-Spalten-Agenda

  1. Stephan List Beitragsautor

    Ein Kommentar von ToolBlog-Leser Jörg Dindorf:

    Sehr geehrter Herr Dr List,

    gerne und regelmäßig bin ich ja auf Ihrer Seite und habe auch schon viele Anregungen mitgenommen.
    Heute schicke ich Ihnen mal meinen Vordruck für Gespräche, vielleicht hilft es ja dem einen oder anderen von uns….

    Hier eine kurze Erläuterung:

    Vor dem Termin trage ich unter Inhalte/Tagesordung ein, das ich ansprechen will.
    Unter P/S, dass für Priorität und Stand steht, versehe ich das was auf jeden Fall angesprochen werden muss mit einem
    Kreis und einem Punkt darin, was auch noch wichtig ist erhält nur einen Kreis und wenn wenig Zeit ist, kann das Thema ohne Kreis/Punkt auch zurückgestellt werden.
    Dieses System kommt auch hinten, nach To do zur Anwendung und zeigt mir somit, welches Ergebnis aus der Sitzung am dringendsten ist.

    Des Weiteren steht dann unter P/S als Zeichen zum Stand der Bearbeitung ein Querstrich für angesprochen/angefangen, bzw. ein X wenn es erledigt ist.
    Sind dann die ganzen to do Punkte hinten mit X versehen, erfolgt in dem Kasten, unter der Seitenangabe, ein grüner Haken. Somit kann ich beim Durchblättern im Ordner auf einen Blick sehen, von welcher Sitzung noch was offen ist.

    Dieses einfache Formular begleitet mich nun schon seit Jahren und ist sehr hilfreich.

    Mit freundlichen Grüßen
    Jörg Dindorf

    Gesrpächsprotokoll

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.