Varianten, einen Kalender zu nutzen

In meinen Workshops zum Zeitmanagement empfehle ich immer, den Kalender für Aufgaben bzw. Tätigkeiten mit festem Start und festem Ende zu verwenden. Beispiele für solchen Einträge sind:

  • Besprechungen
  • Besuche von Kunden
  • Arzttermine

Kurz: Es handelt sich um Zeitspannen, in denen Sie nichts anderes tun können. Diese Tätigkeiten/Aufgaben werden im Kalender geblockt. Alle anderen Aufgaben kommen bei mir auf eine To-do-Liste.

Das kann man so machen, muss es aber nicht. Niklas Goeke schlägt in seinem Artikel How To Get The Most Out Of Your Calendar weitere Verwendungsmöglichkeiten vor:

Der voll ausgefüllte Kalender

Hier wird jede freie Fläche im Kalender ausgefüllt. Es darf sprichwörtlich kein freier Zeitraum mehr übrig bleiben. Ich verhehle nicht, dass ich von dieser Vorgehensweise nichts halte, denn ich denke, sie ist einfach nicht durchführbar. Es handelt sich hier um ein überbestimmtes System, wie der Ingenieur sagt. Was soll man etwa tun, wenn man für Unvorhergesehenes keinen Spielraum mehr hat? Das ist wie bei dem alten Kinderspiel Schiebefix. Sie brauchen immer etwas Luft, damit Sie sich bewegen können.
Außerdem müssen Sie wissen, wie viel Zeit eine bestimmte Tätigkeit in Anspruch nimmt. Das mag für Routinetätigkeiten funktionieren, ansonsten wird es schwierig bis unmöglich.

Der Zeitpuffer

Bei der guten alten ALPEN-Methode wird empfohlen, bei der Planung der Tätigkeiten einen Zeitpuffervorzusehen (P für Puffer). Niklas empfiehlt 50% Pufferzeit einzuplanen und diese auf Anfang und Ende der Tätigkeit zu verteilen. Wenn also eine Aufgabe eine Stunde dauert, sollten man zu Anfang 15 Minuten zusätzlich einplanen und am Ende ebenso 15 Minuten.

Planung nach Fiore

Über den Ansatz von Neil Fiore habe ich schon verschiedentlich berichtet. Hier werden nicht die Arbeitsphasen in den Kalender eingetragen, sondern die Pausen und andere „Freizeit“-Aktivitäten. Die Zeiten dazwischen arbeitet man in Zeitblöcken. Hilfreich ist dies in Kombination mit der Tomatentechnik.
Ich habe das schon ausprobiert. Es funktioniert gut, insbesondere bei persönlichen Projekten.

Verkaufen Sie Zeit an sich selbst

Der Titel ist ein wenig irreführend. Im Prinzip geht es darum, sich einen Zeitraum pro Tag freizuhalten, in denen man persönliche Anliegen verfolgt. Ich habe mit dieser Methode gute Erfahrungen gemacht. Jeden Arbeitstag arbeite ich eine Stunden an dem, was mir gerade am Herzen liegt. Fortschritte lassen sich auf diese Weise gar nicht vermeiden.

Mein Fazit

Für mich sind die ersten zwei Vorschläge nach wie vor nicht praktikabel. Ich bleibe dabei: Feste Zeiträume mit Start und Ende in den Kalender, alles andere auf entsprechende Listen. Die Neil-Fiore-Methode empfehle ich dann, wenn Sie hochkonzentriert an einer größern Aufgabe arbeiten wollen (müssen).

stevepb / Pixabay

2 Antworten

2 Gedanken zu „Varianten, einen Kalender zu nutzen

  1. Christoph Freiburger

    Ich nutze den Kalender sehr gern für meine Aufgaben. Mein A5 X47 Kalender (1Wo/2 Seiten) ist horizontal geteilt und im unteren Bereich ist viel Platz für Notizen oder Aufgaben. Ich trage mir für jeden Tag die zu erledigenden Aufgaben ein, und streiche diese dann durch. Schaffe ich eine Aufgabe innerhalb dieser Woche nicht, so übertrage ich sie eben. Somit habe ich eine schöne Komplettübersicht über meine Woche als Zeiteinheit.

  2. Thomas Michl

    Kann Deine Erfahrungen bestätigen. Mir erging es beim ausprobieren der ersten beiden Ansätze ähnlich. Aber auch die Firore-Methode funktioniert nur, wenn das Umfeld passt.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.