Wie Sie mit MessageSave E-Mails aus Outlook ablegen (Gastbeitrag)

Jan Fischbach vom Teamworkblog ist auf dem Toolblog ein gern gesehener Gastautor. Hier sein Beitrag, in dem er zeigt, wie Sie E-Mails aus Outlook leichter ablegen k├Ânnen.

Der Umgang mit E-Mails ist im Toolblog immer wieder Thema. Einige benutzen ihr E-Mail-System als Ablage; andere speichern die Nachrichten dort ab, wo sie auch ihre anderen Dokumente aufheben – in der Dateiablage. F├╝r Benutzer von Outlook gibt es daf├╝r zum Beispiel das Produkt MessageSave von Techhit. MessageSave ist eine Abk├╝rzung f├╝r die Funktion „Speichern unter“ bei Outlook. Solch ein Programm lohnt sich, wenn man in seinem Wochenr├╝ckblick viele E-Mails ablegt.

Ich habe mir die folgende Arbeitsweise angew├Âhnt. Die Ansicht in meinem Posteingang habe ich so eingestellt, dass die Nachrichten als Unterhaltung angezeigt werden (siehe Abb. 1).

Screenshot-Outlook

Abb.1: Ansicht in Outlook einstellen

Wenn Sie das kleine Dreieck vor der ersten Nachricht anklicken, zeigt Outlook auch die Nachrichten aus anderen Ordnern (siehe Abb. 2).

Nachrichten

Abb.2: Outlook zeigt auch Nachrichten aus anderen Ordnern an

Diese Nachrichten geh├Âren alle zu einem Vorgang. Daher markiere ich alle und rufe dann MessageSave auf (siehe Abb. 3).

Screenshot-MessageSave

Abb.3: MessageSave

Ich habe es so eingestellt, dass E-Mails im Textformat gespeichert werden. Der Dateiname setzt sich automatisch aus Datum, Absender, Empf├Ąnger und Betreff zusammen. Vorteil des Textformat ist, dass ich die Nachricht auch ohne Outlook lesen kann. Au├čerdem ist es bei mir so, dass ich jede MSG-Datei nur einmal aufrufen kann. Beim 2. Aufruf meckert Outlook, dass es die Datei nicht findet. Offensichtlich ist die MSG-Datei im Index oder Cache. Vor einem erneuten Zugriff muss ich erst Outlook beenden und neu starten.

Ich lege diese Dateien immer in meiner Inbox im Dateisystem ab und verteile sie von dort in die richtigen Vorgangsordner.

F├╝r die meisten Zwecke reicht das Textformat. Wenn die E-Mails sch├Ân formatiert sind, Tabellen oder Bilder enthalten, nutze ich das Format PDF. Da MessageSave das nicht unterst├╝tzt, markiere ich wieder alle entsprechenden E-Mails und dr├╝cke dann **Strg + P**, um den Druckdialog zu starten. Mit einem installierten PDF-Writer kann man alle markierten Nachrichten in einer PDF-Datei „ausdrucken“.

Eine Alternative zu MessageSave ist MessageExport von Encryptomatic. MessageExport speichert auch im Format PDF ab. Beide Produkte sind kostenpflichtig (50 bzw. 80 USD) und nur in englischer Sprache verf├╝gbar. Es gibt eine kostenlose Testversion. Mir waren es 50 Dollar wert, um die Zeit zur Ablage zu verk├╝rzen. Vielleicht hat ja der eine oder andere Leser vom Toolblog noch ein anderes Produkte im Einsatz. Die ├╝brigen Leser freuen sich ├╝ber Hinweise in den Kommentaren.

6 Antworten

6 Gedanken zu „Wie Sie mit MessageSave E-Mails aus Outlook ablegen (Gastbeitrag)

  1. frank

    ich nutze zwar kein outlook, f├╝r die mailsicherung aber das programm „mail store home“, welches unter anderem auch aus outlook sichert. mails bleiben dort durchsuchbar und k├Ânnen ebenfalls ohne das mailprogramm aufgerufen werden.

    1. Stephan List

      Nein, ich kenne das Programm leider nicht.
      Aber mich w├╝rde brennend interessieren, inwieweit das Programm f├╝r GTD (R) optimiert ist. Leider wird das nicht genauer beschrieben. Ich bin da auch eher skeptisch, ehrlich gesagt.

  2. James Lee

    Wir d├╝rfen nicht vergessen, dass sicherlich > 90% von E-Mails NIE wieder gelesen werden. Deshalb wende ich ein 3-stufige Strategie an: 1. L├Âschen (> 60%) 2. Speicher in ein Sammelordner in Outlook (ca. 30%) 3. Speicher in die Ablage (< 10%). Beim Sammelorder handelt es sich um E-Mail, wo ich nicht glaube, dass ich sie wieder brauche, aber trotzdem noch nicht weg werfen m├Âchte.

    Und beim Senden? Greift man lieber zum Telefon. Damit kommen die 60% nie an.

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