Wie Sie 2-Minuten-E-Mails erkennen

Vielen Menschen hat die 2-Minuten-Regel erheblich die Arbeit erleichtert. Laut Guru David Allen besagt sie, dass Sie Aufgaben sofort und selbst erledigen sollten, die nicht mehr als 2 Minuten Ihrer Aufmerksamkeit erfordern. Alles andere, wie Verschieben, Delegieren usw. würde sicher länger als diese 2 Minuten dauern. Also lieber gleich und besser selbst.

Was für Papier recht ist, ist für E-Mails gerade billig. Auch da lässt sich die 2-Minuten-Regel anwenden. Wie Sie solche 2-Minuten-E-Mails schnell identifizieren können, hat Haim Pekel in seinem Artikel The Most Common Two Minute Emails You Can Deal With Right Away beschrieben:

  • FYI/Memo E-Mails
    Das sind Nachrichten, die lediglich als Notiz gedacht sind und keinerlei Aktivität von Ihnen erfordern. Es wäre natürlich schön, wenn solche E-Mails bereits im Betreff entsprechend gekennzeichnet wären. BTW: Ich zähle zu dieser Kategorie von Nachrichten auch die berüchtigten CC-Mails.
  • Werbemails
    Wenn Sie sich für das Produkt oder die Dienstleistung interessieren, werden Sie mehr als 2 Minuten darauf verwenden müssen. Wenn nicht, dann weg damit.
  • Einladungen
    Hier müssen Sie nur entscheiden, ob Sie zu- oder absagen.
  • Erinnerungsmails
    Diese Nachrichten sollen Sie an eine bestimmte Aufgabe, oder an einen Termin erinnern. In der Regel müssen Sie nur mit einem kurzen Update antworten. Auch das geht innerhalb  von 2 Minuten.

Bei diesen Nachrichten werden Sie wohl mehr als 2 Minuten investieren müssen:

  • Persönliche E-Mails
  • Nachrichten, die einen Dialog oder eine Diskussion eröffnen
  • Anworten auf Ihre E-Mails, oder Nachrichten innerhalb eines E-Mail-Pingpont (Re: Re: Re:)
  • E-Mails, die an Sie weitergeleitet wurden

Mehr als eine Faustregel ist diese Klassifikation sicher nicht, und es gibt sicher Überschneidungen. Vielleicht hilft Sie aber bei der Durchsicht des virtuellen Eingangskorbs.

Eingangskorb

 

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Wie Sie in 10 Schritten eine Infografik erstellen

Infografiken erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Die Meinungen über den Nutzen dieser Schaubilder sind durchaus geteilt. Ich mag sie sehr gerne, vorausgesetzt, sie sind tatsächlich informativ und ansprechend gestaltet.

Anna von XMind hat eine Mind-Map veröffentlicht, die zeigt, wie Sie in 10 Schritten eine Infografik erstellen können: Make an Infographic in 10 Steps. Wie bei fast allen Mind-Maps der Fall, muss man sich auch bei dieser erst einmal ein wenig orientieren um sie richtig lesen und verstehen zu können.

Wenn Sie XMind-Nutzer sind, können Sie die Mind-Map auch zur weiteren Verwendung herunterladen.

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Buch: Der Aufstieg des Mittelfingers

Die Diskussionskultur in diesem unseren Lande ist in einem beklagenswerten Zustand. Die Beleidigungen und Hetzereien haben ein bisher ungekanntes Ausmaß angenommen. Oder doch nicht? Verfallen wir hier nicht dem „früher war alles besser Syndrom“?

Schließlich ist das richtige Beleidigen eine Kunst, die auch in früheren Zeiten meisterhaft beherrscht wurde. Arthur Schopenhauer gibt uns in seinem Büchlein Die Kunst, Recht zu behalten ein paar Kostproben davon.

Nein, das Problem heute liegt vielmehr in der geistlosen Hetze, die heute von Mensch zu Mensch betrieben wird. Befeuert wird die primitive Pöbelei durch die sozialen Netzwerke. Jeder kann sich hier zu allem und jedem äußern, eine große Reichweite ist garantiert. Die (scheinbare) Anonymität tut ihr übriges. Man fragt sich beim Lesen mancher Kommentare, ob die Schreiber derartiger Verbalinjurien ihre Ergüsse auch von Angesicht zu Angesicht wiederholen würden.

Jan Skuklarek beschreibt das Phänomen der Beleidigung(un)kultur in seinem sehr unterhaltsam geschriebenen Buch Der Aufstieg des Mittelfingers – Warum Beleidigung heute zum guten Ton gehört.

In diesem Buch können Sie allerhand über Beleidigungen lernen:

  • Wie eine Beleidigung formuliert werden muss, damit sie funktioniert
  • Wie und warum Beleidigungen wirken
  • Die rechtlichen Aspekte: Was man sagen darf und was nicht
  • Ob man komplette Gruppen beleidigen kann
  • Was politische Korrektheit ist und was nicht
  • Der Zusammenhang zwischen Beleidigen und dem Missbrauch von Macht
  • Besonderheiten von Hass im Internet (darf nicht fehlen)

Das ist nicht alles. Skudlarek gibt auch Hinweise, was man gegen die Pöbelei im Netz und anderswo tun könnte. Hier beschreibt er zum Teil sehr kreative Abwehrmaßnahmen, die in der Praxis bereits erfolgreich waren. Ich persönlich bin auf den Hinweis auf die Initiative #IchBinHier dankbar, die Diskussionskultur im Netz verbessern will. Sicherlich ein Bohren dicker Bretter, da braucht man Geduld und Spucke.

Das Buch ist alles andere als trocken. Es ist leicht, manchmal sogar etwas flapsig geschrieben und dadurch nicht nur leicht zu lesen, sondern stellenweise regelrecht unterhaltsam. Trotz des ernsten Themas kann sich der Leser das eine oder andere Schmunzeln nicht verkneifen.

Ich habe das Buch gerne und mit Gewinn gelesen und kann es guten Gewissens empfehlen. Man kann etwas lernen ohne belehrt zu werden. Was will man mehr.

 

Das Buch wurde mir freundlicherweise vom Rowohlt Taschenbuch Verlag als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Vielen Dank dafür.

 

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Die Lebenslügen der Vielbeschäftigten

Kennen Sie das? Sie haben eine Entscheidung getroffen, von der Sie intuitiv wissen, dass sie widersinnig ist. Danach reden Sie sich selbst so lange mit vermeintlich vernünftigen Argumenten besoffen, bis Sie diese Entscheidung für sachlich begründet und richtig halten. „Rationalisieren“ nennt dies der Fachmann. Dieses Verhalten funktioniert aber nicht nur bei Entscheidung, sondern hilft uns auch, unangenehme Dinge zu erklären und damit erträglich zu machen. Das Problem besteht jedoch darin, dass wir uns auf Dauer nicht selbst beschummeln können und das Unbehagen uns irgendwann wieder auf die Füße fällt.

Auch Vielbeschäftigte, die unter der Last der Vielzahl von Aufgaben stöhnen, benutzen das Mittel der Rationalisierung. Robert Locke hat in seinem Artikel 10 Lies People Tell Themselves To Rationalize Their Overwhelmed Schedules einige dieser „Lebenslügen“ aufgelistet:

  1. Ich muss weniger schlafen, damit ich mehr geschafft bekomme
    Das ist, mit Verlaub gesagt, Humbug. Wenn die Batterie leer ist, muss sie wieder geladen werden. Will heißen, Sie brauchen Ihren Schlaf, um leistungsfähig zu bleiben. Bedenken Sie dabei, dass es hier um Qualität und Quantität beim Schlafen geht. Und vergleichen Sie sich nicht mit Anderen. Bei jedem äußert sich das Schlafbedürfnis anders. Aber: Ohne ausreichend Schlaf geht es nicht.
  2. Mit längeren Arbeitszeiten kann ich mehr erreichen
    Die Effizienz nimmt mit zunehmender Arbeitsdauer ab. Der Grund: Wir werden einfach müde, sind nicht mehr in der Lage, uns zu konzentrieren, werden langsamer und sind anfällig für Fehler. Machen Sie es lieber wie Martin Luther, der in einem Brief an seine Frau schrieb: „Ich sitze hier und trinke mein gutes Wittenbergisch Bier und das Reich Gottes kommt von ganz alleine“.
  3. Ich bin zu beschäftigt, um Pausen einlegen zu können
    Hier gilt das bisher Gesagte. Körper und Geist brauchen Pausen, um sich zu regenerieren. Falls Sie es tröstet: Ihr Unbewußtes arbeitet weiter an dem Problem, Sie müssen also kein schlechtes Gewissen haben. Allerdings: Pause heißt auch wirklich Pause und nicht Checken von E-Mails.
  4. Niemals würde ich tagträumen oder Däumchen drehen
    Siehe Punkt 3.
  5. Mir fehlt die Zeit für einen Spaziergang oder für Sport
    Schon die alten Römer sagten: „Ein gesunder Geist in einem gesunden Körper“. Es ist nachgewiesen, dass körperliche Betätigung auch gut für die mentale Leistungsfähigkeit ist.
  6. Ich arbeite um mehr Geld zu verdienen (oder die Karriereleiter zu erklimmen)
    Sie haben in Ihrem Leben nur ein bestimmtes Zeitkontingent zur Verfügung. Was Sie für die Arbeit verwenden, knapsen Sie in anderen Lebensbereichen (Familie, Freunde etc.) ab. Überlegen Sie, ob Sie das wirklich wollen.
  7. Wenn ich einen ausgefüllten Kalender habe, werde ich als wichtig wahrgenommen
    Firmen, in denen die Arbeit des Mitarbeiters nach der abgesessenen Zeit bewertet wird, sterben (hoffentlich) langsam aus. Viel wichtiger ist das Resultat der Arbeit.
  8. Mir bleibt nichts anderes übrig, als mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten (Multitasking)
    Über den Unsinn des Multitasking ist schon viel geschrieben worden. In Wirklichkeit handelt es sich hierbei meist um schnelles „Umfokussieren“. Das bedeutet Unterbrechungen und damit Verlust an Effizienz.
  9. Ich habe nie genug Zeit
    Tja, das ist die menschliche Tragik. Das wird sich auch nicht ändern. Es liegt an Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
  10. Ich kann nicht Nein sagen
    Im Zeitmanagement ist das ein Klassiker. Falls Ihnen ein  innerer Antreiber im Nacken sitzt, der Ihnen verbietet, eine Aufgabe abzulehnen, dann wird es Zeit sich näher mit ihm zu beschäftigen. Zeigen Sie ihm, wer der Herr im Haus ist.

Eine Lebenslüge, die hier fehlt, die ich aber aus eigener Erfahrung kenne, ist die Illusion der Begrenztheit eines Zustands: „Wenn diese Aufgabe (dieses Projekt etc,) beendet ist, dann wird alles besser“.

Wenn Sie sich da mal nicht täuschen.

StockSnap / Pixabay

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Tipps zur Produktivität auf einen Blick

Eigentlich ist es ein Widerspruch, über den ich mal gelegentlich nachdenken muss. Einerseits sehe ich in skizzierten Notizen oder dem Graphic Recording bei Konferenzen keinen besonderen Nutzwert, andererseits bin ich ein großer Freund von Infografiken.

Vielleicht ist es am besten, Schrift und Grafik zu kombinieren, wie es die Designer von Ninja Infographic getan haben. Sie haben neun wichtige Wege zur Produktivität in einem Schaubild verarbeitet. Sehen Sie hier:
Weiterlesen

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Wie Sie ein nasses Buch restaurieren

Ich nehme einmal an, Sie transportieren Ihre wertvollen Bücher in einem geeigneten wetterfesten Behältnis. Falls es Ihnen dennoch passiert, dass ein Buch in eine Pfütze fliegt, dann können Sie vielleicht Ihr Buch auf diese Weise restaurieren:

Allerdings sage ich Ihnen als ehemaliger Papiermacher: Sie werden das Buch auf diese Weise nicht in der ursprünglichen Zustand zurücksetzen können. Machen Sie sich da nichts vor. Also: Aufpassen!

[via OpenCulture]

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Auf die Ohren: Feature „Digital First?“ zum Nachhören

Ich bekenne, dass ich den momentan populären Utopien zur vermeintlich neuen Arbeit („New Work“, „Working Out Loud“ etc.) äußerst skeptisch gegenüber stehe. Nicht nur das, anstatt Utopien gehen mir ständig Dystopien im Kopf herum, seit ich die Vorträge von Johannes Kleske auf der re:publica 2013 und 2015 gehört habe.

Im Bayerischen Rundfunk ist dieser Tage ein Feature veröffentlicht worden, das sich mit „Technologien, die die Gesellschaft verändern können“, beschäftigt. Es stammt von Kathrin Reikowski und trägt den Titel Digital first? Ein Mindset für den Wandel. Nach dem Hören dieser Sendung fühle ich mich in meinen Befürchtungen mehr als bestätigt. Mir ist es teilweise kalt den Rücken heruntergelaufen.

Sicher besteht die Gefahr, nach solchen Sendungen, Artikeln oder auch Büchern die Aspekte zu betonen, die in das eigene Weltbild passen. Ich bin mir sehr wohl der Gefahr meiner eigenen selektiven Wahrnehmung bewusst. Aber was für mich recht, ist auch die Optimisten in der Runde billig. Jeder sucht halt nach der Bestätigung der eigenen Glaubenssätze.

Wie auch immer, ich kann dieses Feature sehr empfehlen. Sie können es unter der o. a. Adresse nachhören oder auch als Manuskript herunterladen.

Hier ist der Vortrag von Johannes Kleske auf der #rp15:

geralt / Pixabay

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In eigener Sache: Es klemmt!

Liebe Leserinnen und Leser,

leider habe ich momentan keinen Internetanschluss mehr in meinen Büro. Das erschwert für mich das Schreiben im und die Recherche für das ToolBlog beträchtlich. Aus diesem Grund werden hier in der nächsten Zeit entweder gar keine oder nur wenige kurze Beiträge erscheinen.

Natürlich werde ich versuchen, dennoch den einen oder anderen Artikel über andere Kanäle hier zu platzieren. Inwieweit mir das gelingt, weiß ich noch nicht. Ich hoffe, das Drama ist bis 10. Oktober beendet, denn dann hat sich der Techniker erneut angesagt.

Telefonisch bin ich über Festnetz ebenfalls nicht zu erreichen. Schreiben Sie mir doch bitte eine E-Mail oder rufen Sie mich auf meinem Mobiltelefon an (Meine Kunden kennen die Nummer). Ich melde mich dann umgehend bei Ihnen.

Mittlerweile bin ich wieder am Netz angeschlossen. Aber es hat sich in der Zwischenzeit viel Arbeit angehäuft. Ich bitte also dennoch um Nachsicht, wenn hier die nächsten Tage etwas Ruhe einkehrt.

 

BTW: Ich habe zum ersten Mal eine Beschwerde bei der Bundesnetzagentur eingereicht und bin gespannt, was dabei herauskommt. Auf jeden Fall war die Dame am Telefon dort sehr hilfsbereit und freundlich.
Vielleicht ergibt sich aus der ganzen Sache auch ein eigener ToolBlog-Artikel. Wer weiß…

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Wie Sie Ihr persönliches RIM bauen

Wenn Sie nicht wissen, was ein RIM ist, dann befanden Sie sich bis vor etwa einer Viertelstunde in bester Gesellschaft, in meiner nämlich. In der Zwischenzeit habe ich mich jedoch schlau gemacht und weiß, dass RIM für Records and Information Management steht. Im Deutschen wird dies wie immer etwas trocken mit dem Begriff Schriftgutverwaltung belegt.

Wie Sie sich eine solche Schriftgutverwaltung aufbauen können, erklärt Ihnen in einer sechsteiligen Artikelreihe Jacki Hollywood Brown. Diese Themen werden besprochen:

  1. Allgemein anerkannte Regeln der Schriftgutverwaltung
    Hier erfahren Sie, welchen Kriterien ein RIM genügen sollte.
  2. Dokumenttypen und Inventarisieren
    Jacki unterscheidet zwischen aktiven, inaktiven und unverzichtbaren Dokumenten. Sie lernen, wie man seine Dokumente inventarisieren kann,
  3. Verwalten von Aufbewahrungsfristen
    Sie wissen schon, Steuerkram und ähnliches.
  4. Effizientes Wegwerfen von Dokumenten
    Sie bekommen die Papier- und die elektronische Variante erklärt.
  5. Scannen von Dokumenten
    Interessant ist hier die rechtliche Seite. Inwieweit darf man zum Beispiel amtliche Dokument scannen ohne das Sie Ihre Gültigkeit verlieren? Wie das in der Juristenrepublik Deutschland (JRD) gehandhabt wird, können Sie hier, hier oder hier nachlesen.
  6. Aufbau eines Ablagesystems
    Über Philosophien zur Dateiablage kann man sicher ganze Bücher füllen. Hier finden Sie Hinweise sowohl für die Papierablage als auch für die elektronische Variante. Wichtig ist der Hinweis, dass der Aufbau beider Ablagen in etwa gleich sein sollte.

Zum letzten Punkt: Ich persönlich bin ja ein Freund der chaotischen Lagerhaltung. Warum soll ich mich mit irgendwelchen Ablagesystemen herumärgern, wo ich doch einen Rechenknecht habe? Das dieses Ablegen auch mit Dokumenten 1.0 funktioniert, beweist die Archivierungslösung fileee. Diese Anwendung kombiniert Smartphone und Pappkarton, wie ich im ToolBlog bereits früher beschrieben habe.

Ich finde Jackis Artikelreihe sehr nützlich. Hier bekommen Sie alle notwendigen Informationen zum Aufbau Ihrer persönlichen Schriftgutverwaltung (welch ein Wort!).

422737 / Pixabay

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Wie Sie doppelte Evernote-Einträge vermeiden

Wenn Sie Evernote so intensiv nutzen wie ich, dann speichern Sie sicher auch den einen oder anderen Artikel aus dem Internet in eines Ihrer Notizbücher. Mit der Zeit kommt da einiges zusammen. Da kann es schon sein, dass Sie auf eine interessante Website stoßen, die schon einmal besucht und in Evernote gespeichert hatten. Das Problem ist nur, dass Sie genau das in er Zwischenzeit vergessen hatten. Die Folgen sind Doubletten, die die Anzahl Ihrer Notizen unnötig aufblähen.

Wenn Sie den Chrome-Browser nutzen, dann gibt es genau für dieses Problem eine Lösung: Evernote Duplicated – EVERDU. Diese kostenfreie Erweiterung schaut in Ihren Notizen nach, ob dieser Link von Ihnen schon einmal gesichert wurde.

Getestet habe ich die Erweiterung noch nicht, aber bereits installiert. Ich bin gespannt. Wenn das Programm das tut, was es verspricht, dann ist es m.E. sehr nützlich.

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