Podcast 022: Im Gespräch mit Alexandra Graßler

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Diesmal im Gespräch mit Alexandra Graßler, der Wissensagentur.
Themen unseres Gesprächs waren unter anderem:

  • Das Arbeitsgebiet von Alexandra und wie sie dazu gekommen ist
  • Was es mit der „Wissensagentur“ auf sich hat
  • Wie sie ihren Kunden dabei hilft, Ordnung zu schaffen und auch zu halten
  • Die Bedeutung des „Nein“ sagens
  • Wo Ordnungssysteme ihre Grenzen haben
  • Kaizen im Büro
  • Wie Sie Kunden unterstützt, Routinen aufzubauen
  • Ihre Beratungsarbeit bei Social Media für kleine Unternehmen
  • Warum es sich lohnt, Frauen als eigene Zielgruppe zu betrachten
  • Wie Alexandra sich selbst organisiert
  • Der neue Outlook-Kurs von Alexandra

Hier die Links zum Podcast:

Nicht vergessen!

ToolBlog-Leserinnen und -Leser erhalten mit dem Codewort „toolblog“ 20% Nachlass auf die Kursgebühr. Dankeschön!

Und hier ist Alexandra in Aktion, wirklich live und in Farbe!

2 Antworten

Die Liste wirklich nützlicher Internettricks

Ich gebe zu, Reddit ist eine Webanwendung, deren Nutzen sich mir bislang noch nicht erschlossen hat, vermutlich weil ich die Philosophie dahinter einfach nicht begreife.

Nicht allen geht es so und es gibt durchaus Leute, die einen Nutzen aus den Posts bei Reddit ziehen. Die Autoren von WhatToDoWhenBored (der Name ist gut!) haben aus einem  einschlägigen Thread bei Reddit einige Perlen herausgefischt: 21 Cool Internet Tricks to Revolutionize Your Browsing. Hier erfahren Sie unter anderem:

  • Wie man den Vorspann bei youtube-Videos umgeht
  • Wie man effizient mit Browser-Tabs umgeht
  • Wie Sie in Null Komma Nix Ihren Browser Cache löschen
  • Wie Sie länderspezifische Websites ansurfen könnten, die Sie eigentlich gar nicht öffnen dürften

Das ist natürlich noch nicht alles. “Jedem Kind seinen Luftballon”, heißt es im Volksmund und so muss ich es Ihnen überlassen, was Sie für praktisch halten. Die Bedürfnisse sind einfach zu verschieden.
Ein Blick auf die Liste lohnt sich aber allemal!

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Kaufen Sie nichts!

Letzte Woche war ich zum Entspannen auf der schönen Insel Zypern. Zur Entspannung gehört für mich immer das Lesen von Büchern, die “ich immer schon mal lesen wollte.” Diesmal “Wir können auch anders: Wie man falsche Jobs gegen echtes Glück eintauscht” von Adam Fletcher.

Wir können auch anders: Wie man falsche Jobs gegen echtes Glück eintauscht

Price: EUR 14,95

4.6 von 5 Sternen (18 customer reviews)

77 used & new available from EUR 9,40

Das Buch hat mir gut gefallen, es ist leicht zu lesen und voller nützlicher Tipps, die sich auch im Alltag gut umsetzen lassen. Nur wenn der Autor sich auf philosophische Pfade begibt, zieht sich meine Stirn in Falten. Wie sein Vorbild (?) Tim Ferriss scheint er mitunter Freiheit mit Verantwortungslosigkeit zu verwechseln. Sei’s drum.

Besonders interessant fand ich Fletchers Ausführungen zum Thema Finanzen. Er definiert eine “Freiheitsformel” auf folgende Weise:

Fixkosten + variable Kosten = Freiheitsformel

Ich finde den Ausdruck etwas irreführend. Denn eigentlich handelt es sich hierbei um den Betrag, den Sie unbedingt verdienen müssen, z. B. für Miete, Lebensmittel usw. Jedes Einkommen darüber hinaus kann auf die Seite, hohe Kante oder sonst wie gespart werden. M. E. müsste eigentlich dieser Anteil “Freiheitsbetrag” oder so ähnlich heißen. Denn je höher er ist, desto länger können Sie theoretisch (und auch praktisch) ohne feste Anstellung, und damit ohne einen Chef, leben. In Freiheit sozusagen.

Je höher dieser Betrag ist, desto mehr Freiheit haben wir. Ziel ist also, ihn so hoch wie möglich zu halten, indem wir ihn möglichst gar nicht erst antasten.
Nun gibt es viele Menschen, die sich “öfters mal etwas gönnen” um sich für die Nickeligkeiten des Alltags zu belohnen. Andere kaufen sich etwas, nicht weil sie es müssen, sondern weil sie es können. Merkwürdigerweise nimmt dieses Verhalten mit steigendem Einkommen zu und so sammeln sich im Haushalt allerhand Dinge an,  die nur als Staubfänger dienen, weil man sie gar nicht verwendet.

Besonderns gefährlich für den “Freiheitsbetrag” sind die bekannten “Spontankäufe”. Eine Autorin namens Eden gibt uns in ihrem Artikel “How To Ditch The Habit Of Impulse Spending” folgende Tipps zur Vermeidung dieses Kaufverhaltens:

  1. Gehen Sie erst gar nicht ins Geschäft und meiden Sie online-Shops
  2. Schlafen Sie drüber
  3. Gehen Sie nicht einkaufen, wenn Sie in gedrückter Stimmung sind
  4. Suchen Sie sich genau die Person aus, mit der Sie einkaufen gehen
  5. Lassen Sie Ihre Kredit- und/oder EC-Karen zuhause
  6. Beschränken Sie sich auf ein wöchentliches Budget
  7. Verwenden Sie eine Einkaufsliste
  8. Entscheiden Sie, ob der Kauf wirklich notwendig ist
  9. Bestellen Sie Newsletter mit Schnäppchenangeboten ab
  10. Kaufen Sie nicht, sondern entleihen Sie
  11. Spenden Sie vor dem Kauf etwas
  12. Heben Sie Ihre Quittungen auf
  13. Analysieren Sie, was Sie zu Spontankäufen veranlasst
  14. Begleichen Sie offene Rechnungen, bevor Sie etwas Neues kaufen
  15. Suchen Sie nach Gratisangeboten, z. B. Werbeartikeln
  16. Machen Sie eine Liste, welche Spontankäufe Sie schon bedauert haben
  17. Säubern Sie etwas, bevor Sie einkaufen (schräger Tipp)
  18. Warten Sie, bis die Preise fallen
  19. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie wirklich möchten

Auch ich bin vor sinnlosen Käufen nicht gefeit, besonders wenn es um Software geht. Aber es wird besser, auch Dank einiger der o.a. Tipps.

Ein Zitat von Franz Werfel dient mir als Merkregel, vielleicht nützt es auch Ihnen:

Der sicherste Reichtum ist die Armut an Bedürfnissen.

So einfach ist das.

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Kreativitätstipps von Brian Eno

Musikfreunden unter den Lesern braucht man sicher nicht zu erklären, wer Brian Eno ist. Die anderen verweise ich auf den entsprechenden Artikel in der Wikipedia. Dort steht:

Brian Peter George St. John le Baptiste de la Salle Eno (* 15. Mai 1948 in Woodbridge, Suffolk) ist ein britischer Musiker, Musikproduzent, Musiktheoretiker und bildender Künstler. Er gilt als Innovator in vielen Bereichen der Musik.

Stimmt. Eno gilt unbestritten als einer der kreativsten Köpfe in der Musikszene und hat als Mastermind viele bahnbrechende Neuerungen hervorgebracht oder begleitet.

Wie kommt man nur auf solche Ideen?, fragen wir uns als Normalbürger und Scott McDowell gibt uns in seinem Artikel “Developing Your Creative Practice: Tips from Brian Eno” die passende Anwort. Demnach hat Brian Eno einen ganzen Werkzeugkoffer mit geeigneten Tools, um Ideen hervorzubringen:

  1. Sammeln Sie Ideen immer und überall
    Eno hatte immer einen Kassettenrekorder dabei, um Geräusche aufzuzeichnen, die ihm interessant vorkamen. Für uns tut es vielleicht ein Notizbuch, ein HipsterPDA oder Mind-Papers.
  2. Starten auf einem unbeschriebenen Blatt
    Betrachten Sie das Papier bitte als Metafer. Nehmen Sie ein neues Werkzeug und spielen Sie zunächst damit herum. Völlig absichtslos. Daraus werden sich irgendwann Muster und Struktur ergeben.
  3. Definieren Sie bestimmte Einschränkungen
    Beschreiben Sie vor einem Projekt spezifische Bedingungen und Kontexte, in denen das Ganze ablaufen soll.
  4. Bringen Sie entgegengesetze Kräfte zusammen
    Eno ließ Musiker aufeinander treffen, die normalerweise nie miteinander gespielt hätten. Das können Sie auch im übertragenen Sinn verstehen. Gegensätze können neue Dinge hervorbringen.
  5. Oblique Strategies
    Eno entwickelte die “Oblique Strategies”. Hierbei handelt es sich um ein Set von SpielKarten, die mit Fragen, Aussagen oder Anweisungen bedruckt sind. Sie dienen zur Anregung unserer grauen Zellen.

Zu den Oblique Strategies gibt es übrigens auch entsprechende Apps für das iPhone und Android, beide Varianten übrigens kostenlos.

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[Foto von montroyaler [via flickr], (CC BY 2.0)]

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Vom zweckmäßigen Gebrauch eines Notizbuchs (plus Bauanleitung)

Ich kann es drehen wie ich will, wenn es um Notizen unterwegs geht, bin ich bis jetzt noch immer reumütig zum Klassiker “Papier und Stift” zurückgekehrt. Vielleicht liegt das daran, dass ich noch zur analogen Generation komme, vielleicht ist auch mein kinästhetischer Anteil größer als ich bisher angenommen habe.

Dabei habe ich durchaus brauchbare Apps für iPhone, iPad  & Co gefunden, z. B. Captio für das schnelle Versenden von kurzen Notizen in meinen Outlook-Posteingang. Auch Drafts für das iPad möchte ich durchaus lobend erwähnen, auch wenn ich es zwischenzeitlich kaum noch verwende. Drafts ist eine mächtige App, mit der man weit mehr anstellen kann als “nur” Notizen machen. Allerdings wird es dann ziemlich kompliziert. Evernote für iOS gibt es auch noch, ich weiß, aber im Gegensatz zu der Version für PC/Mac konnte ich mich mit dieser Variante noch nie anfreunden. Nicht nur das, ich halte sie sogar für unterirdisch, sowohl was die Bedienbarkeit als auch was die Performance angeht.

Dann also wieder zurück zum Notizbuch. Momentan verwende ich ein Sigel Conceptum, liniert in Größe DIN A 5, werde es aber auf lange Sicht durch ein entsprechendes Notizbuch von X17 ersetzen. Durch die variablen Einlagen bin ich damit einfach flexibler. Das Notizbuch benutze ich als Ideenspeicher, Gedächtniskrücke und für Mitschriften in Besprechungen, Seminaren usw.

Trent Hamm mag es eine Nummer kleiner und beschreibt in seinem Beitrag “How to Use a Simple Pocket Notebook to Change Your Life”, wie er ein Taschennotizbuch von Field Notes gewinnbringend einsetzt. Nachdem er ausgeführt hat, welche Vorteile das Notieren mit Papier und (Blei-) Stift hat, geht Trent auf die Ausstattung ein. Welche Größe sollte das Buch haben, lieber kariertes, liniertes oder unbedrucktes Papier, welche Stifte eignen sich besonders gut? Hier sollten Sie Ihren eigenen Vorlieben folgen, denn es macht sicher einen Unterschied, ob Sie ganze Wörter und Sätze schreiben oder Sketchnotes bevorzugen. Ich persönlich kann z.B. den Sketchnotes nicht viel abgewinnen, daher benutze ich liniertes Papier.
Im vielleicht wichtigsten Abschnitt erklärt uns Trent, wie er die Notizen anlegt, verarbeitet und vollgeschriebene Hefte archiviert.

Wenn Sie Ihre ganz eigenen Notizbücher bevorzugen, dann empfehle ich Ihnen die Bauanleitung von Jeremy Anderberg: DIY Pocket Notebooks From Six-Pack Cartons. In einer Anleitung mit vielen Bildern zeigt er Ihnen, wie Sie aus Verpackungskartons höchst individuelle Notizbücher basteln können.

Ach ja, unter anderem über das Archivieren von Notizbüchern habe ich mich seinerzeit mit Christian Mähler unterhalten, dem Betreiber des Notizbuchblogs. Ein Besuch dieser Website lohnt immer wieder!

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Sind Sie authentisch und wenn ja, reicht das?

Wer kennt ihn nicht, den Papst der Kommunikation, Friedemann Schulz von Thun? Sie kommen um diesen Namen als Teilnehmer an einschlägigen Seminaren wohl nicht herum. Kaum ein Seminar oder ein Workshop ohne sein berühmtes Vier-Seiten-Modell.

In einem Artikel mit dem Titel “Mehr oder minder  Authentisch” (pdf) beschäftigt sich der emeritierte Professor mit der Frage “Warum das erstrebenswerte Leitbild der
Kommunikation eine Gegentugend braucht
”.

Lange Zeit war Authentizität das erstrebenswerte Merkmal für gelungene Kommunikation. Für Schulz von Thun steht die Authentizität lediglich für den unverfälschten Ausdruck des Individuums, sagt aber noch nichts über die sozialverträgliche Wirkung aus. Schließlich kommuniziere ich nicht nur mit mir allein (zumindest meistens nicht), sondern meine Kommunikation soll auch eine Wirkung bei anderen erzielen. Und hier kommt die Diplomatie ins Spiel. Wenn ich bei der Beerdigung meines Lieblingsfeindes das Lied “O wie wohl ist mir am Abend” anstimme, dann mag das zwar authentisch sein, ich werde damit allerdings ein Befremden bei meinen Mitmenschen hervorrufen, das im schlimmsten Fall in sozialer Ächtung (oder der Einweisung in die Psychatrie) enden kann. Friedemann Schulz von Thun führt hier den Begriff der “Stimmigkeit” ein:

Kommunikation ist gut, wenn Sie stimmig ist. Und stimmig ist sie, wenn ich in Übereinstimmung mit mir selbst und mit der situativen Herausforderung bin.

Sie merken, es geht um den Systemblick. Niemand ist eine Insel und keiner lebt für sich allein. Ich halte diese Erweiterung für äußerst nützlich.

Ein lesenswerter Beitrag!

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Wie Sie mit PowerPoint Geschichten erzählen

Sie kennen sicher diese witzigen Erklärvideos, auf denen eine Hand immer Icons malt, diese hin- und herschiebt usw. Vor einiger Zeit war ich mit meiner Tochter in einem Berliner Café und konnte zwei junge Frauen beobachten, die auf ihren Macs solche kleinen Filmchen erstellten. Natürlich habe ich sie nach der eingesetzten Software gefragt. Sie benutzten VideoScribe, eine hervorragende Anwendung, die mir für den gelegentlichen Gebrauch allerdings zu teuer ist. Schade…

Doch wozu gibt es PowerPoint? Vor kurzem bin ich über eine Seite gestolpert, auf der erklärt wird, wie man ähnliche Videos auch mit dem alten Schlachtschiff von Microssoft erstellen kann: Digital Storytelling with Animated Powerpoint. Der Artikel führt in eine sechsteilige Reihe ein, auf der man den kompletten Produktionsprozess auf Video anschauen kann:

  1. Intro & Samples
  2. Getting Started: Background and Clip Art
  3. Adding Custom Animations
  4. Adding Text
  5. Recording Narration
  6. Setting Automatic Timers

Hier eine Kostprobe:

Erstaunlich, was man mit PowerPoint alles machen kann. Falls Sie so etwas gelegentlich einmal brauchen, dann sollten Sie diese Vorgehensweise in Erwägung ziehen.

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Wie Sie Ihr Gehirn frei machen

Manche nennen es Brain Dump, David Allen nennt es Mind-Sweep, alle meinen das gleiche. Es geht darum, das Gehirn von unnötigem Ballast zu befreien, indem man alle offenen Dinge (Vorhaben, Pläne, Ideen usw.) auslagert. Oder wie David Allen nicht müde wird zu sagen:

Your mind is for having ideas, not holding them.

Das findet auch Jim Stone und verrät uns in “The psychological trick you can learn in 10 minutes that will be useful for the rest of your life”, wie wir dabei vorgehen können:

  1. Alle offenen Dinge aufschreiben
    Nehmen Sie sich dazu ein leeres Blatt Papier und schreiben Sie untereinander alles auf, was noch an offenen Dingen in Ihrem Kopf herumschwirrt.
  2. Einsortieren, Sichten
    Nehmen Sie sich ein neues leeres Blatt und legen Sie es quer. Teilen Sie es auf in drei Spalten mit den Überschriften: Aktuell von Interesse, Vielleicht später, Papierkorb. Übertragen Sie Ihre offenen Angelegenheiten vom ersten Zettel in die Spalten auf dem zweiten. Überlegen Sie nicht zu lange.
  3. Wegwerfen
    Werfen Sie die Dinge in der “Papierkorb”-Spalte tatsächlich weg, indem Sie sie einzeln durchstreichen. Verabschieden Sie sich gedanklich von jeder einzelnen Sache. Weg damit!
  4. Legen Sie eine @VielleichtSpäter-Liste an
    Überführen Sie die Dinge aus der “Vielleicht später”-Spalte in eine eigene @VielleichtSpäter-Liste. Wenn Sie diese noch nicht haben, legen Sie eine an. Richtig, David Allen nennt diese Liste “@IrgendwannVielleicht”.
  5. Vervollständigen Sie Ihr Planungssysten
    Übertragen Sie die Aufgaben der ersten Spalte (“Aktuell von Interesse”) auf geeignete Weise in Ihr Planungssystem, was immer es auch sei. Wenn Sie noch kein Planungssystem haben, dann wird es Zeit, dass Sie sich eines zulegen: GTD, ZTD, Personal Kanban & Co.

Erinnern Sie sich an das Zitat von David Allen und setzen Sie Ihr Gehirn für das ein, was es am besten kann: Denken.

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Wie Sie einen Kalender führen: The Complete Calendar

Wie die Leserinnen und Leser wissen, bin ich kein Freund der Methode, sich für bestimmte Aufgaben Zeitfenster zu reservieren und diese im Kalender zu blocken. Der Grund dafür ist einfach. Ich glaube einfach nicht, dass dies aufgrund der vielen Unterbrechungen, Störungen und anderen unvorhergesehenen Ereignissen während des Arbeitstags funktioniert.

Vielleicht gibt es aber doch einen Methode, wie dies gehen könnte. Corbett Barr erklärt uns in seinem Artikel “How Can I Get More Done in a Day? (Introducing The Complete Calendar)” den “vollständigen Kalender”, wie er es nennt.

Normalerweise versuchen wir , uns so viel Platz im Kalender frei zu halten wie irgendmöglich, aber Corbett empfiehlt, den Kalender so komplett auszufüllen, wie es nur geht.. Das ganze Gegenteil also.  Und so gehen Sie vor:

  1. Benennen Sie die wichtigste Dinge, die Sie jede Woche erledigen müssen. Dies sind die großen Brocken, die mehr als eine Stunde dauern. Die kleineren Aufgaben (< 1 Stunde) werden zusammengefasst. Für Corbett gehören zum Beispiel dazu: Zeit für Social Media (!), Routinebesprechungen, Leibesübungen, Freizeit, wiederkehrende Dinge (Einkaufen, Kaffeetreffen, Mittagessen)
  2. Danach kommen die anderen Aufgaben, die zu erledigen sind und werden in passende Lücken eingetragen

Sie können im o.a. Artikel einen Blick auf den Kalender von Corbett werfen, damit Sie besser verstehen, wie das ganze funktioniert. Nun gut: So oder so ähnlich sind wir immer vorgegangen, wenn wir unseren Kalender befüllt haben, z.B. mit der ALPEN-Methode. Und dann haben wir gesehen, dass in Null Komma Nix alle Planung über den Haufen geworfen wurde. Aber Corbett bleibt uns nichts schuldig und beantwortet Fragen, die Sie sicher auch schon auf der Zunge haben:

  • Was passiert, wenn die anberaumte Zeit nicht ausreicht, um eine Aufgabe zu erledigen?
  • Was bedeuten Leerstellen (open times) im Kalender?
  • Tatsächlich so wenig Sport?
  • Wie kann man Kalender und Aufgabenliste integrieren?
  • Was ist, wenn die Besprechungen nicht in die “open times” passen?

Ich muss zugeben, mich überzeugt das ganze immer noch nicht und ich werde bei meinem alten System bleiben. Aber was für mich gilt, ist vielleicht für Sie ohne Bedeutung. Falls Sie den Complete Calendar ausprobieren möchten, dann teilen Sie uns doch bei Gelegenheit Ihre Erfahrungen mit.

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Wie Sie sich auf Reisen Ihre Zeit vertreiben

Beruflich bedingt, bin ich viel in diesem unserem Lande unterwegs. Dabei verreise ich sehr ungern mit dem Auto. Natürlich könnte ich mir jetzt das ökologischen Mäntelchen umhängen und so tun als verzichtete ich aus Umweltgründen auf das Auto. Nein, der Grund ist so einfach wie profan: Für mich ist das Autofahren schlicht und einfach unproduktiv. In der Zeit kann (soll, darf, muss) ich nichts anderes tun, als mich auf den Verkehr konzentrieren und wenn man Pausen macht, dann kommt man logischerweise nicht vorwärts.

Am liebsten fahre ich mit der Bahn, trotz manche Unmutsäußerung via Twitter. Hier kann ich die Reisezeit gestalten, wie ich möchte: Ich kann arbeiten, spielen, telefonieren, ein Bier trinken, meditieren oder einfach auch nichts tun, wenn mir danach ist. Selbst Wartezeiten lassen sich auf diese Weise nutzen und davon gibt es aufgrund der umfangreichen Verspätungen der Bahn jede Menge.

Lindsay Kolowich hat zusammengestellt, auf welche Weise Sie sich auf Reisen Ihre Zeit vertreiben können: How to Stay Entertained While Traveling: 21 Recommendations. Allerdings beschränkt sie sich in ihrem Beitrag auf diverse Apps auf Smartphone, Tablet & Co. Bücher, Zeitschriften usw. kommen bei ihr nicht vor, allerdings eine Reihe von Podcasts oder Filmen. Ich möchte ein paar der Vorschläge herausgreifen bzw. ergänzen:

  • Duolingo:
    Mit dieser App lerne ich gerade Spanisch. Mir machte es einen Heidenspaß, denn die Aufmachung ist schlicht, die Übungen aber äußerst abwechslungsreich. (Link)
  • Pocket:
    Klar, wer kennt diese Anwendung nicht? Sie können interessante Websites, Artikel usw. hier “bunkern” um sie später zu lesen. Ich selbst nutze Pocket nicht, ich erledige das mit Evernote. (Link)
  • Flipboard:
    Mit dieser App bekommen Sie ausgewählte Nachrichten auf ansprechende Weise präsentiert. (Link)
  • Flic:
    Wartezeiten kann man auch dazu verwenden, die Fotos auf seinem iPhone wieder einmal auszumisten. Diese Software vereinfacht das Vorhaben erheblich. (Link)
  • Kindle:
    Über diese Anwendung braucht man nichts mehr zu sagen. Elektronische Bücher sind einfach praktisch, denn man braucht sich nicht so zu beschleppen. (Link)
  • Spiele:
    Spiele dürfen natürlich in der Aufzählung nicht fehlen. Ich beschäftige mich gerne mit abenteuerlichen Knobeleien wie The Room oder Machinarium.

Wie vertreiben Sie sich auf Reisen die Zeit?

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Falsche Annahmen über E-Mail

Wir alle schimpfen über das Medium E-Mail, teils vollkommen zu Recht, teils aber auch zu Unrecht, wie Skip Prichard meint. In seinem Artikel „10 Email Productivity Myths“ räumt er mit den zehn bekanntesten E-Mail-Irrtümern auf:

  1. E-Mail ist einer der größten Zeitdiebe
  2. Antworte niemals allen Adressaten, weil Du sonst die Posteingänge zustopfst
  3. Verzichte komplett auf eine Antwort
  4. Benutze BCC 
  5. Greifen Sie zum Telefon anstatt eine Mail zu schicken
  6. Schauen Sie nie morgens in den Eingangskorb
  7. Schauen Sie nie abends in den Eingangskorb
  8. Begrenzen Sie die Zeit für die Bearbeitung von E-Mails
  9. Schreiben Sie E-Mails um sich abzusichern
  10. Benutzen Sie geeignete Filter

Wenn Sie nun erwarten, dass Skip diese Regeln in Bausch und Bogen verdammt, dann täuschen Sie sich, vielmehr definiert er zumeist die Ausnahmen, wann Sie eine der o.a. eben doch missachten sollten.

Mein Kommentar:

zu 1) Ich denke, dass E-Mail einer der größten Zeitdiebe sein kann, wenn man kein System hat, die E-Mails zu verarbeiten. Wie so etwas gehen kann, zeigt zum Beispiel Michael Linenberger.

zu 4) BCC ist bei mir durchaus in Gebrauch. Oft schicke ich meiner Frau eine solche Blindkopie, wenn ich z.B. auf eine Kundenanfrage antworte. Meine Frau, die auch mein Sekretariat betreut, ist dann im Bilde, den Kunden interessiert das eher nicht.

zu 6 und 7) Dem Ratschlag, nicht morgens gleich als erstes den Eingangskorb zu leeren, kann ich einiges abgewinnen, warum ich aber abends darauf verzichten soll, erschließt sich mir nicht. Schließlich bin ich ein Freund des leeren Posteingangs am Ende eines Arbeitstages. Ansonsten sollte man sich beim Checken des Posteingangs auf einige wenige Male am Tag beschränken.

zu 9) Es war schon immer meine Ansicht, dass man an der Anzahl CC’s auf dem Verteile erkennen kann, wie ausgeprägt die Absicherungsmentalität in einem Unternehmen ist. Ich lese in der Regel E-Mails nicht, die mich unter CC erreichen. Allenfalls werden sie in einem eigenen Ordner gespeichert, sollte ich einmal auf eine Nachricht angesprochen werden. Was aber so gut wie nie passiert.

zu 10) Das kann man machen, aber bitte benutzen Sie niemals einen Filter zur Umgehung des Posteingangs. Das kann böse Folgen haben.

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Gute Vorsätze, zum Zweiten

Gestern bereits habe ich auf eine Anleitung für das Einhalten von guten Vorsätzen hingewiesen. Nun hat mich eine E-Mail von Matthias Büttner, dem Inhaber von X17 erreicht. Er schreibt:411_98_Wie_Sie_Ihre_Vors_tze_2016_erreichen“Jedes Jahr vor Silvester frage ich mich, wie man seine Umsätze für das neue Jahr wohl erfolgreich umsetzen kann. Mein Blogeintrag dazu: Wie Sie Ihre Vorsätze für das Jahr 2016 erreichen!

Hier die kurze Zusammenfassung:

  1. Nehmen Sie sich Zeit, über Ihre Vorsätze/Ziele nachzudenken.
  2. Drehen Sie einen Film im Kopf, wie Sie die Vorsätze erreichen.
  3. Sorgen Sie dafür, dass Sie die guten Vorsätze nicht vergessen.
    – Übertragen Sie Ihren Plan in Ihren Terminplaner.
    – Nutzen Sie die THINK!-Methode und die Mind-Papers.
    – Bleiben Sie gerade zu Beginn mit einem Online-Kurs kontinuierlich dabei.

Ich habe auch etwas zu verlosen:

  1. 3x Hardcover-Buch:
    Die THINK!-Methode – Die Chance zur Änderung Ihre Verhaltens
  2. 10x Mind-Papers Format A7 in Leder Ihrer Wahl
  3. 3x Online-Kurs: BeYourBest NEUSTART. Der Online-Kurs ist locker und witzig aufgebaut, sinnvoll und sehr unterhaltsam. Es ist ein Kurs, der Sie mit kleinen täglichen Übungen, spannenden Informationen und vielen Tipps zu Beginn des Jahres vier Wochen lang dabei unterstützt, Ihre Vorsätze 2016 wirklich dauerhaft umzusetzen.

Teilnahmebedingung: Schreiben Sie mir eine Email, welche Vorsätze Sie bislang nie umsetzen konnten.

Einsendeschluß ist Sonntag, der 3.1.2016, 23:59 Uhr.”

Also, wenn Sie daran interessiert sind, etwas zu gewinnen, dann legen Sie los. Ein bisschen Zeit haben Sie ja noch.

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Der Leitfaden für das Einhalten guter Vorsätze

Ein Jahreswechsel ist für viele Mitmenschen der Anlass, mehr oder weniger gute Vorsätze für das neue Jahr zu formulieren. Ich für meinen Teil habe das bereits vor Jahren aufgegeben. Nicht etwa die Vorsätze generell, sondern Vorsätze genau zum „Jahreswechsel“. Was auch immer der richtige Zeitpunkt sein mag, sich etwas vorzunehmen ist die eine Sache, den Vorsatz aber auch umzusetzen, eine andere. Oft endet das wie das Hornberger Schießen, der Volksmund drückt das drastisch so aus:

Der Weg zur Hölle ist mit guten Vorsätzen gepflastert

Vorsätze einzuhalten ist zwar schwierig, aber nicht unmöglich. Damit Sie es leichter haben, können Sie auf eine einschlägige Anleitung zurückgreifen, nämlich das „New Year’s Resolutions Guidebook“. Diese Anleitung führt Sie durch die Phasen der Umsetzung eines Vorsatzes, als da sind:

  1. Wählen Sie Ihre Vorsätze aus
  2. Machen Sie einen Plan
  3. Setzen Sie den Plan um
  4. Zusammenfassung und Rückschau

Wenn Sie Ähnlichkeiten zu Projektmanagement erkennen, dann liegen Sie vermutlich nicht falsch. Die Anleitung ist schön aufgemacht und wenn Sie wollen, können Sie sie auch als E-Book herunterladen.

Da ich selbst mit Vorsätzen äußerst sparsam umgehe, werde ich die Anleitung wohl nicht zur Hand nehmen. Wenn Sie das anders halten, dann interessieren mich Ihre Erfahrungen allerdings sehr. Vielleicht berichten Sie in einem kleinen Kommentar zu diesem Beitrag darüber?

[via Lifehacker]

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E-Mail: Kleine Tricks mit großer Wirkung

Sie kennen sicher das ökonomische Prinzip. Hier stellt man sich die Frage, wie man mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel erreichen kann. Oder andersherum: Wie erreiche ich die größtmögliche Effizienz?

Warum soll das nicht auch für den Umgang mit E-Mails gelten, hat sich Lily Herman gefragt und gibt die Antwort in ihren Artikel “9 Small Changes That’ll Make Your Emails Way More Professional”. Hier sind ihre Tipps:

  1. Schreiben Sie ein zielgerichtetes Betreff
  2. Schreiben Sie Ihre E-Mail vom Ende her
  3. Stellen Sie die Nachricht in den entsprechenden Kontext
  4. Verwenden Sie Zwischenräume
  5. Bleiben Sie bei einem einzigen Schrifttyp
  6. Schreiben Sie fett oder unterstreichen Sie, aber nur, wenn wirklich notwendig
  7. Lesen Sie vor dem Abschicken gründlich Korrektur
  8. Halten Sie Ihre Signatur einfach
  9. Wenn notwendig, benutzen Sie BCC

Natürlich möchte ich auch meinen Senf noch dazu geben…

zu 1) Volle Zustimmung! Bitte zwingen Sie den Adressaten nicht dazu, die ganze Nachricht lesen zu müssen, bevor er/sie entscheiden kann, was dann zu tun ist. Ein zielgerichtetes Betreff erleichtert die Durchsicht des Posteingangs. Noch besser: Sie schreiben gleich in das Betreff, was Sie erwarten:

  • Bitte um Entscheidung: Neuanschaffung Werkzeugmaschine Halle 36
  • Bitte um Rückruf: Protokoll Besprechung “Reklamationen” vom 23.11.
  • FYI: Besuchsbericht Messe Frankfurt 2015

zu 2) Dieser Tipp geht in eine ähnliche Richtung. Schreiben Sie am Anfang, was Sie möchten und was der Adressat tun soll. Danach kommt die Ausführung, warum und wieso.

zu 3) Der Angeschriebene soll die Botschaft so schnell wie möglich einordnen können.

zu 4, 5 und 6) Diese Hinweise dienen der besseren Lesbarkeit. Ich selbst bin übrigens Fan von reinen Textmails und lehne HTML-Mails ab. Aus vielen Gründen. Unterstreichen können Sie in Textnachrichten übrigens so.

zu 7) Darauf kann man gar nicht oft genug hinweisen. Durch missverständliche E-Mail wurde schon so manche Katastrophe ausgelöst!

zu 8) Da haben wir in Deutschland im Geschäftsleben nicht allzu viel Möglichkeiten. Bei uns gibt es bekanntlich für alles Regeln.

zu 9) Dieser Tipp erschließt sich mir nicht so ganz. Klar, wenn sinnvoll, verwenden Sie diese Funktion, ansonsten lassen Sie es eben.

Eigentlich Selbstverständlichkeiten, oder?

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Zeitmanagementtipps aus dem Hause Google

Dieser Tage geht ein Artikel bzw. ein Video durch das Netz, in dem ein Google-Mitarbeiter einige Hinweise zum Thema “Zeitmanagement” von sich gibt. Jeremy Dillon z.B. hat dies in einem Artikel erwähnt: This Google Employee Has A Brilliant Time Management Strategy.

Ehrlich gesagt, ich verstehe die Begeisterung nicht. Banale Tipps bleiben banal, auch wenn Sie von Google-Mitarbeitern kommen.

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Kostenlose Vorlagen für PowerPoint

Wie die Leserinnen und Leser dieses Blogs wissen, beteilige ich mich nicht an dem allgemeinen Lamento über Powerpoint. Vielmehr arbeite ich sehr gerne mit diesem Programm, sowohl auf dem PC als auch auf dem Mac. Allerdings besteht die Kunst bei Powerpoint darin, die vielen Möglichkeiten, die dieses Programm bietet, eben nicht zu nutzen. Vielmehr sollte man sich auf das Wesentliche beschränken und so wenig wie möglich Rauschen produzieren.

An dieser Stelle habe ich bereits zwei mal auf die Möglichkeit hingewiesen, mit PowerPoint auch Infografiken zu erstellen (hier und hier). Infografiken sind nicht ganz unumstritten, aber ich verwende Sie gerne zur Unterstützung von gesprochenem oder geschriebenem Text. 
Ein Unternehmen, das solche Infografiken herstellt und vertreibt, ist PresentationLoad. Ich konnte mich von der Qualität dieser Diagramme überzeugen und kann sie für den professionellen Einsatz empfehlen. Professionell deswegen, weil sie nicht ganz billig sind.

Allerdings hat das Team von PresentionLoad auch ein Herz für uns Privatmenschen und so gibt es auch eine große Auswahl von Vorlagen zum kostenlosen Download. Darunter befindet sich auch ein Template zum Erstellen von Infografiken.

Auch hier kommen die Vorlagen kommen sachlich und nüchtern daher. Aber das ist kein Fehler, es kommt eben auf den Kontext an!

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