Der Zettelkasten von Luhmann und wie Sie damit arbeiten

Der Soziologe Nicklas Luhmann war bekannt für sein ausgeklügeltes System für Notizen aller Art, mit dem seine ungeheure Produktivität erklärt wurde. Vor einiger Zeit habe ich an dieser Stelle bereits berichtet. Ich muss gestehen, dass ich bislang trotz stetem Bemühen immer noch nicht ganz verstanden habe, wie der Zettelkasten funktioniert. Vielleicht ändert sich das mit der Vorlesung von Johannes Schmidt:

Johannes Schmidt: Der Zettelkasten als Zweitgedächtnis Niklas Luhmanns from Labor für Kunst und Technik on Vimeo.

Für den Zettelkasten gibt es die gleichnamige Software von Daniel Lüdecke, kostenlos und für alle Plattformen. Mich würde einmal interessieren, ob sich schon jemand unter Evernote um die Umsetzung des Zettelkastens verdient gemacht hat.

Allerdings hat auch die Installation des Programms nicht wesentlich zu meinem Verständnis der Methode beigetragen. Aber ich gebe nicht auf!

[via Taking Note]

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Vom Umgang mit schwierigen Mitmenschen

Von Jean-Paul Sartre stammt der bekannte Satz:

Die Hölle, das sind die anderen.

Wie recht er doch hat! Obwohl wir uns stets bemühen, edel, hilfreich und gut gegenüber unseren Mitmenschen aufzutreten, gibt es doch immer wieder gewisse Zeitgenossen, die diese Bemühungen nachhaltig zu stören versuchen. Eigentlich unverständlich, denn mit etwas Nachdenken und etwas gutem Willen müssten sie doch einsehen, dass wir im Recht und sie im Unrecht sind.

Genug der Ironie. Vor einiger Zeit wurde mir vom Verlag ein Exemplar des Buches von Karen Zoller mit dem Titel “Schwierige Mitmenschen: So gehen Sie souverän mit ihnen um” zur Rezension überlassen. Um es gleich vorweg zu sagen: Das Buch ist wirklich gut und hilfreich, aber wer glaubt, hier gäbe es Tipps und Tricks zur Überzeugungredung unwilliger Mitmenschen, der wird enttäuscht.

Diesen Zahn zieht uns die Autorin gleich zu Anfang, indem sie uns unmissverständlich darauf aufmerksam macht, dass das Prädikat “schwierig”, das wir anderen anhängen, durchaus mit uns selbst zu tun haben könnte. Und auch “Souveränität” bedeute eben nicht, stets den Anderen mit vermeintlicher Stärke an die Wand zu drücken. In den weiteren Kapiteln geht es in die Praxis. Sie erhalten viele nützliche Informationen zu Persönlichkeit, Gestalten von Beziehungen, Umgang mit Konflikten und vieles mehr.

Das Buch ist für den Alltag geschrieben, was auch nicht zuletzt durch die leichte Lesbarkeit unterstrichen wird. Das verwundert nicht, denn schließlich kommt die Autorin aus dem Umfeld des Meisters, Friedemann Schulz v. Thun. Wie wir wissen, hat sich dieser in seinem Werk der hohen Verständlichkeit gerade auch für Laien verschrieben. Aus diesem Grund heißt eine eigene Reihe seiner Bücher und die seiner Mitarbeiter “Reihe Miteinander reden: Praxis”.

Mir hat das Buch sehr gut gefallen. Es ist nicht teuer, aber äußerst nützlich.

BTW (1): Wenn Sie tatsächlich an Tipps und Tricks interessiert sein sollten, dann versuchen Sie sich doch einmal mit einem Klassiker.  Meine Empfehlung: Arthur Schopenhauer: Die Kunst, Recht zu behalten.

BTW (2): Ein weiterer Klassiker ist das Buch des Freiherrn von Knigge: Über den Umgang mit Menschen, das völlig zu Unrecht oft auf ein reines Benimmbuch reduziert wird (s.a. hier).

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[Foto von PourquoiPas [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

BTW (3): Ich freue mich, wenn ich ab und zu ein Buch zum Rezensieren geschickt bekomme. Die Bücher, die mir gut gefallen, bespreche ich, über die anderen schweige ich mich aus. Ich habe keinen Gefallen an Verrissen, schließlich bin ich nicht Reich-Ranicki.

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Podcast 028: Im Gespräch mit Andreas Zimmermann

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Dieses Mal war ich im Gespräch mit Andreas Zimmermann, dem Gründer und Geschäftsführer der Changepoint Advisory in Hamburg und Stuttgart. Die Unterhaltung hatten wir bereits vor einiger Zeit, leider standen einige persönliche Umstände von mir einer früheren Veröffentlichung im Weg. Ich bitte Andreas und die Hörer um Verständnis.

Dies waren die Themen unserer Unterhaltung:

  • Wie die Changepoint Advisory gegründet wurde und warum
  • Welche Beweggründe Kunden haben, seine Firma zu beauftragen
  • Was „gut aufgestellt“ heißt und wie eine kulturelle Analyse funktioniert
  • Wie die Vorgehensweise bei der Begleitung ist (Denison Modell)
  • Über Subkulturen im Unternehmen
  • Seine Beurteilung neuer Trends in der Unternehmensorganisation
  • Über unterschiedliche Beratertypen
  • Die Kultur von Changepoint und die Zusammenarbeit dort
  • Die Erweiterung durch Changepoint Technology und Expertist
  • Wie das Portal Expertist funktioniert (ist online!)
  • Wie Andreas seine Arbeit organisiert

Hier die Links zum Podcast:

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Feature zum Minimalismus

Seit vielen Jahren, weit vor dem “Simplify”“-Hype, interessiert mich das Thema “Minimalismus als Lebensform”. Angeregt wurde ich seinerzeit im Urlaub durch die Lektüre von Jacob Lund Fiskers Buch “Early Retirement Extreme” und seitdem lässt mich das Thema nicht mehr los.

Nicht, dass wir uns falsch verstehen. Von einer minimalistischen Lebensweise bin ich noch Tagesreisen weit entfernt. Ich weiß auch nicht, ob ich der dahinter liegenden Einstellung unbedingt zu einhundert Prozent folgen möchte.

Dennoch habe ich durch die Beschäftigung mit dem Thema schon eine Unzahl von Anregungen erhalten, die durchaus in mein tägliches Leben einfließen. Momentan zum Beispiel steht ein Aufräumen meines Büros auf dem Plan. Alles steht auf dem Prüfstand: Büromaterial, CD-ROMs (Ach ja!), Bücher u.v.m.

Gestern Abend habe ich in der Reihe SWR 2 Feature eine interessante Sendung zum Thema gehört, Minimalismus als Lebensform: Brauch‘ ich nicht (Download der mp3-Datei). In dem Feature kommen einige Zeitgenossen jeden Geschlechts und Alters zu Wort, die Minimalismus als Lebensform praktizieren. Bei den jungen Menschen habe ich sehr gestaunt. Sie sind jetzt schon da, wo ich vielleicht nie hinkommen werde.

Ich habe das Feature zum Anlass genommen, ein bisschen zu recherchieren. Das Ergebnis möchte ich den werten Lesern nicht vorenthalten:

Bücher

Jacob Lund Fisker:
Early Retirement Extreme: A philosophical and practical guide to financial independence
Das Buch ist keine leichte Kost, denn es hat einen durchaus philosophischen Anspruch. Es war mein Einstieg ins Thema.

Elaine St. James:
Simplify Your Life: 100 Ways to Slow Down and Enjoy the Things That Really Matter
Laut dem o.a. SWR-Feature ist die Autorin die “Mutter” der Minimalismus-Bewegung. Ihr Buch erschien bereits 1994. In einer Zeit also, als es das virtuelle Gerümpel (Smartphone, Social Media etc.) in dieser Form noch gar nicht gab.

Die Bücher von Marie Kondo sind über dem Teich mittlerweile schon selbst ein Hype geworden, ich habe im ToolBlog bereits auf die Autorin hingewiesen.

Links

Zum Buch von Jacob Lund Fisker gibt es das passende Weblog gleichen Namens.

Es ist mir wider Erwarten schwer gefallen, gute deutschsprachige Blogs zum Minimalismus zu finden. Allerdings gibt es eine Linksammlung bei Minimalismus-Tipps, die Sie auf eigene Faust durchstöbern können. Vielleicht ist etwas dabei, das Sie anspricht.

Das englischsprachige Gegenstück, nicht ganz so umfangreich gibt es bei A. Cadwell ( Clear Your Head With These 14 Minimalist Blogs) oder bei The Private Life (14 Minimalist Blogs to Follow).
Übrigens empfehlen beide Autoren das Blog von Leo Babauta: Zen Habits.

Das wird Gründe haben.

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[Foto von Michal Jarmoluk [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die Zeitspartipps von Marius Ursache

Beim Stöbern in meinem Fundus bin ich auf eine interessante Antwort von Marius Ursache auf die Frage “What are the best day-to-day time-saving tips?” gestoßen. Nun will ich mich nicht auf die philosophische Diskussion einlassen, ob man Zeit “sparen” kann. Ich sehe es pragmatisch. Zeit sparen heißt für mich, die Dinge schneller zu erledigen, die ich tun muss, damit ich mehr Zeit habe für die Dinge, die ich tun will.

Für Marius wiederum geht es gar nicht um Zeit, sondern um die Energie, die für Tätigkeiten oder Aufgaben aufgewendet werden muss. Eine Ansicht, die ich durchaus nachvollziehen kann. Um “Zeit zu sparen” empfiehlt er:

  1. Entscheiden Sie, was wichtig ist
  2. Schlafen, essen und bewegen Sie sich vernünftig.
  3. Folgen Sie der 2-Minuten-Regel
    Sie wissen schon: Was Sie innerhalb von 2 Minuten erledigen können, tun Sie sofort und selbst.
  4. Folgen Sie der 5-Minuten-Regel
    Fangen Sie mit der Arbeit an und verpflichten Sie sich, zumindest 5 Minuten durchzuhalten. Der Effekt ist oft verblüffend.
  5. Beachten Sie den Verhaltenstrick von Jerry Seinfeld
  6. Folgen Sie den Tiny Habits von Dr. BJ Fogg
    kenne ich auch noch nicht. Aber das wird sich ändern.
  7. Entlasten Sie Ihr Gehirn und lagern Sie so viel wie möglich aus
    ”Everything off your head” (David Allen)
  8. Verwenden Sie so wenig Werkzeuge wie möglich und so viel wie nötig
  9. Routinen sind besser als Tools
  10. Arbeiten Sie mit der Tomatentechnik
    Die Pomodoro-Technik nach Francesco Cirillo
  11. Tragen Sie ständig Kopfhörer
    Sie müssen keine Musik hören, aber es sieht zumindest so aus, als würden Sie Musik hören. Die Chance ist groß, dass die Leute Sie in Ruhe lassen
  12. Bearbeiten Sie Ihre E-Mail zum richtigen Zeitpunkt schauen Sie, dass der Eingangskorb leer ist.
  13. (12) gilt auch für Telefonate
  14. Fassen Sie kleine Aufgaben zusammen und erledigen Sie sie in einem Schwung
  15. Bearbeiten Sie die wichtigsten drei Dinge und beginnen Sie damit gleich am Morgen
  16. Denken Sie daran: Ihre Willenskraft ist beschränkt
  17. Beantworten Sie für sich stets die Frage:
    Welche Handlung hat im Moment die größte Wirkung?
  18. Tun Sie es einfach, legen Sie los!
    Gefällt mir:  ”If you’re not ashamed of your product, you’ve launched too late!”
  19. Druck kann manchmal Wunder wirken
  20. Beziehen Sie das Aufschieben mit ein in Ihre Planung, denn auch das cleverste Hirn braucht seine Pausen
  21. Streichen Sie, sagen Sie “Nein”. Binden Sie sich nicht an Zeitpläne (!)
  22. Stellen Sie sich dumm (das hilft bei Punkt 21)

Marius hat zu diesen Tipps/Regeln oder Vorschlägen auch eine schöne Präsentation veröffenlicht: Productivity porn.

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[Foto von jairo zelaya [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Ihre Mitarbeiter sauer fahren

Vor gefühlten hundert Jahren hat Reinhard Sprenger in seinem Bestseller “Mythos Motivation” festgestellt, dass man andere Menschen gar nicht motivieren könne. Insofern hätten Führungskräfte gar keine bis wenig Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter zu besonderen Leistungen zu bewegen, die kläglichen Versuche in diese Richtung seien vielmehr Motivierung statt Motivation.

Was bei der Motivation nicht funktioniert, klappt bei der Demotivation jedoch allemal. Zwar können wir nicht sagen, wie wir positiv auf die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter einwirken können. Wir wissen aber ziemlich genau, was diese Leistungsbereitschaft nachhaltig stört. Wenn Ihnen auf die Schnelle nichts dazu einfällt, dann gibt Ihnen Christina Galoozis ein paar Denkanstöße: 8 Surefire Ways to Demotivate Your Employees. Hier Ihre Vorschläge:

  1. Kritisieren Sie Ihre Mitarbeiter öffentlich
  2. Vermeiden Sie Anerkennung
  3. Ignorieren Sie die Vorschläge der Mitarbeiter
  4. Setzen Sie unerreichbare Ziele oder Fristen
  5. Vermeiden Sie, Ihre Handlungen zu erläutern oder Unterlagen zu teilen
  6. Arbeiten Sie mit versteckten Drohungen
  7. Missachten Sie kreatives Denken und Problem lösen
  8. Betätigen Sie sich als Micromanager

Unübertroffenes Mittel zur Demotivation der Mitarbeiter ist jedoch der Double Bind. Im Prinzip geht es dabei darum, dem Mitarbeiter eine Anweisung zu geben, die dieser nicht erfüllen kann ohne gegen eine andere (meist versteckte) zu verstoßen. Dies drückt besonders gut ein Zitat aus, das Henry Ford in den Mund gelegt wird:

Ich erwarte von meinen Mitarbeitern, dass sie offen ihre Meinung äußern. Zwar werfe ich Sie dann aus der Firma, aber sie haben meinen Respekt.

In der Praxis findet man derlei Paradoxien sehr oft, gerade auch in Zusammenhang mit angeblichen Unternehmenswerten, die dann im Alltag allzu oft ignoriert werden.

Wenn Sie Führungskraft sind, dann denken Sie nicht allzu sehr über Motivation nach, schließlich sind Sie kein Animateur. Sie haben den lieben langen Tag schon genug damit zu tun, Ihre Mitarbeiter nicht zu demotivieren. Das reicht schon.

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Materialien zur Moderation

Die vergangenen zwei Tage hatte ich das Vergnügen, für Fachkräfte aus dem Automotive Bereich ein Moderationstraining durchführen zu dürfen. Den Teilnehmern habe ich versprochen, in den Weiten des Ozeans Internets nach interessanten Quellen zu diesem Thema zu fischen. Natürlich will ich das Ergebnis der Recherche den ToolBlog-Lesern nicht vorenthalten. Here we go…

Leitfäden zur Moderationsmethode im pdf-Format

  • Entwicklungspolitisches Bildungs- und Informationszentrum e.V. – EPIZ:
    Methodensammlung für Referent_innen (pdf-Datei)
  • Claudia Bremer:
    Präsentation, Moderation und hochschuldidaktische Methoden (pdf-Datei)
  • University of Wisconsin-Madison:
    Facilitator Tool Kit (pdf-Datei)
  • Universität Duisburg-Essen:
    Methodenbar (pdf-Datei)
  • Günter W. Remmert:
    Die Kunst der Moderation (pdf-Datei)
  • Das Kommunikations Kollektiv:
    Moderationsmethoden für Treffen und Workshops (pdf-Datei)
  • Michael Tosch:
    Die moderierte Besprechung (pdf-Datei)
  • Friedrich-Ebert-Stiftung Akademie Management und Politik:
    Vom Chaos  zum Ergebnis (pdf-Datei)

Websites

Beispiele für Workshop-Drehbücher

Wer suchet, der wird auch im Netz Beispiele für fertig ausgearbeitete Workshop-Designs finden. Sie können als Muster für eigene Konzepte dienen. Hier einige Beispiele:

  • Brennert et. al.: Moderierte Gefährdungsbeurteilung (pdf-Datei)
  • DGUV Information 206-007: So geht’s mit Ideen-Treffen (pdf-Datei)

Wenn Sie weitere interessante Links zum Thema haben, dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar. Ich freu mich darüber.

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Produktivitätstipps, neu verpackt

Wie sich der geneigte Lesern denken kann, wühle ich mich wöchentlich durch eine Unzahl von Artikeln rund um die Themen Zeitmanagement, Arbeitsorganisation und –methodik. Oft werden darin nur sattsam bekannte Arbeitstechniken neu beschrieben, von denen manche nur selten funktionieren, wie

  • Setzen Sie sich (tägliche, wöchentliche, monatliche, jährliche oder sogar Lebens- Ziele)
  • Blocken Sie für die Arbeit Zeitfenster im Kalender
  • Delegieren Sie mehr und öfter
  • Fangen Sie den Tag mit der unangenehmsten Aufgabe an

Die Liste ließe sich sicher noch beliebig fortsetzen. Nur weil diese Tipps ständig wiederholt werden, werden sie dennoch nicht nützlicher.

Nun bin ich auf einen Artikel gestoßen, in dem der Autor Martin Zwilling ein paar Tipps der anderen Art gibt: 7 Counter-Intuitive Insights On How To Get Things Done. Er meint:

  1. Fahren Sie runter und arbeiten Sie bedächtiger
    Zwilling wendet sich hier mit anderen Worten gegen das Multitasking. Aber auch das Hetze bei der Erledigung der Aufgaben ist gemeint. Ich persönlich empfehle Ihnen, Achtsamkeit bei der Arbeit zu üben. Da gibt es gute Literatur, z. B. von Alidina oder Grijns.
  2. Setzen Sie weniger Zeit für wichtige Aufgaben an
    Wenn Sie sich ein Zeitfenster setzen, dann arbeiten Sie wahrscheinlich konzentrierter. Zumindest geht mir das so. Viele Methoden, z.B. die Pomodorotechnik oder das Time-Boxing beruhen auf dieser Erkenntnis.
  3. Markieren Sie mehr Aktivitäten als “unwichtig”
    Ein alter Ratschlag, auf den man nicht oft genug hinweisen kann. Wenn alle Ihre Aufgaben höchste Priorität haben, hat letztendlich nichts höchste Priorität. Was uns zum nächsten Tipp führt…
  4. Legen Sie pro Tag nur 3 (drei!) Ergebnisse, die unbedingt erreicht werden müssen
    Das kennen wir von Linenberger und anderen Autoren. Auch ich verfahre danach. Es bringt meistens nichts, sich mehr als drei Aufgaben vorzunehmen, die unbedingt am selben Tag gemacht werden müssen. Es kommt einfach zu viel dazwischen.
  5. Lassen Sie bewusst Unvollkommenheit bei Schlüsselaktivitäten zu
    Stimmt. Perfektion erreichen Sie ohnehin nicht. Manchmal ist es besser, nach dem 80/20-Prinzip zu arbeiten.
  6. Halten Sie Ablenkungen für mindestens 20 Sekunden fern
    Geben Sie nicht gleich der ersten Versuchung nach, sich ablenken zu lassen, sondern bleiben Sie noch eine Weile bei Ihrer momentanen Tätigkeit. Vielleicht ist die Ablenkung dann gar nicht mehr so attraktiv oder die Angelegenheit hat sich sogar von selbst erledigt.
  7. Beseitigen Sie unproduktives Aufschieben
    Ach ja, die Aufschieberitis! Zwilling nimmt hier den entgegengesetzten Standpunkt von John Perry ein. Entscheiden Sie selbst.

Ich finde, ganz so “Counter-intuitiv” sind die Tipps von Zwilling jetzt auch wieder nicht. Vielmehr verpackt er manches Altbekanntes neu, was nicht schlecht sein muss. Hinweis Nr. 6 finde ich interessant. Ich werde das mal ausprobieren.

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[Foto von Richard Park [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Ihr Notizbuch indexieren (2)

Nach wie vor bin ich ein Anhänger von analog angefertigten Notizen. Allerdings ist es nicht immer einfach, in einem oder sogar verschiedenen Notizbüchern bestimmte Notizen wiederzufinden. Über zwei, ebenfalls analoge Methoden der Indexierung habe ich im ToolBlog bereits berichtet (hier und hier).

David Rea kombiniert das Analoge (Notizbuch) mit dem Digitalen (Computerprogramm) und hat ein entsprechendes Programm zur Indexierung von Notizbüchern geschrieben: Indxd. Wie das funktioniert, erklärt er in folgendem Video:

Idexd ist kostenlos, webbasiert und damit plattformunabhängig. Ich finde, es ist allemal einen Versuch wert.

Aufmerksam wurde ich auf Indexd durch Christian Mähler. Vielen Dank.

BTW: In den früheren Artikeln zur Erstellung eines Index in Notizbüchern habe ich tatsächlich einen Fehler gemacht. Es heißt tatsächlich Indexieren (Indizieren) und Indexierung (Indizierung). Wieder etwas gelernt.

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Kennen Sie Ihr Lebensrad?

Eine oft angewandte Reflexionsmethode im Coaching ist das sogenannte Lebensrad. Im Prinzip handelt es sich um ein kreisförmiges Diagramm in Form einer Zielscheibe, auf der Sie eintragen können, wie viel Energie Sie auf definierte Lebensbereiche verwenden. In seinem Artikel “How to Use the Life Coaching Wheel of Life” nennt Adam Sicinski nennt die Kategorien:

  1. Eigene Entwicklung
  2. Gesundheit und Wohlbefinden
  3. Freunde
  4. Familie
  5. Beziehungen
  6. Beruf und Karriere
  7. Finanzen
  8. Spiritualität
  9. Umwelt

Ich persönlich bin nicht ganz glücklich mit dieser Auswahl. Zum einen sind es mir einfach zu viel Bereiche, die m.E. auch nicht gleichberechtigt nebeneinander stehen, zum anderen überlappen sich manche Kategorien zu sehr.

Aber sei’s drum. Sicinski zeigt in seinem Beitrag, wie Sie bei der Erstellung Ihres Lebensrads vorgehen können. Dazu hat er ein Bündel von Fragen zusammengestellt, mit denen die Erfüllung der einzelnen Bereiche erforscht werden kann und mit welchen Fragen Sie herausfinden können, wo noch Handlungsbedarf besteht.

Der Artikel wird abgerundet mit einem Hinweis auf die Software “Goalscape”, über die auch Stefan Hagen schon berichtet hat und eine umfangreiche Linksammlung für die weitergehende Recherche zum Thema “Lebensrad”.

Wenn Sie die deutsche Sprache bevorzugen, hier ein paar Tipps von mir:

Ich persönlich mag den Ausdruck “Lebensrad” für dieses Coachingtool nicht besonders, denn eine Verwechslung mit dem buddhistischen Lebensrad liegt auf der Hand. Letzteres benötigt aber dann doch mehr Aufmerksamkeit und Studium.

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[Foto von Dimitris Vetsikas [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Der Schnellstartleitfaden für Outlook 2016

Beim Herumsurfen in den Weiten des Internets bin ich auf einen Spickzettel gestoßen, den ich den geneigten Lesern nicht vorenthalten möchte: Den Schnellstartleitfaden für Outlook 2016 (pdf). Auf einen Blick erhalten alles Wissenswerte rund um die Bedienung von Outlook. Ideal zum Ausdrucken und neben die Tastatur legen.

Outlook Schnellanleitung

Auf der einschlägigen Seite bei Microsoft finden Sie auch Schnellstartleitfäden für:

  • Word 2016 (pdf)
  • Excel 2016 (pdf)
  • Powerpoint 2016 (pdf) und
  • OneNote 2016 (pdf)

Wenn Sie Liebhaber von Sway sind, dann finden Sie dort auch das entsprechende Format.

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Zeitmanagement zum Falten: Kennen Sie den Corbinizer?

Trotz der Unzahl von Computerprogrammen gibt es noch genug Leute, die auf die Aufgabenverwaltung mit Papier und (Blei-) Stift schwören. Brandon Corbin führt in seinem Artikel “4 Reasons to use a paper based task manager” vier Gründe auf, warum das so ist:

  1. Papier und Stift zwingen dazu, sich kurz zu fassen
  2. Papier stürzt nicht ab und ist immer verfügbar
  3. Papier und  Stift ermöglichen eine hervorragende wöchentliche Zusammenfassung
  4. Man kann überall Notizen machen

Die Punkte 1 und 3 finde ich wenig überzeugend, anders als die Punkte 2 und 4. Bis heute kann ich mich nicht daran gewöhnen unterwegs im Café oder im Bus Notizen mit meinem Mobiltelefon zu machen. Deshalb trage ich meistens ein Notizbuch mit mir herum.

Brandon Corbin empfiehlt für die Organisation von Aufgaben und Notizen ein Notizblatt, das entsprechend gefaltet wird und so in jede Hosen- oder Hemdentasche passt: Den Corbinizer. Sie können sich die Vorlagen auf der Website herunterladen (auch in DIN A 4). Wie das Blatt dann gefaltet wird, sehen Sie hier:

Manchen wird der Corbanizer bekannt vorkommen. Richtig, so etwas hatten wir schon mal. Noch eine Spur raffinierter, unter dem Namen PocketMod. Im ToolBlog hatte ich darüber berichtet: Ein Hipster PDA wie gedruckt.

Auch wenn ich diese gedruckten und gefalteten Miniaturapps für das Zeitmanagement und die Aufgabenorganisation nicht mehr benutze, so kann ich sie doch empfehlen. Ein ähnliches System hatte ich mir während meiner Zeit als Produktionsingenieur in der Papierindustrie (!) gebastelt. Es hat mir dort gute Dienste geleistet.

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Meeting Expectiations: Besprechungen planen mit dem iPad

Die meisten Mitmenschen beklagen sich über Besprechungen oder um genau zu sein: Sie beklagen sich über uneffektive und ineffiziente Meetings. Effektivität erreichen Sie über das Setzen der “richtigen” Ziele und Inhalte. Effizient werden Besprechungen durch die Wahl der zweckmäßigen Methoden und ein konsequentes Zeitmanagement.

Bakari Chavanu stellt eine interessante App für das iPad vor, die Ihnen bei der Planung von Besprechung gewaltig unter die Arme greift: Easily Create Meeting Agendas Using “Meeting Expectations”. Netterweise führt er auch in seinem Artikel durch das Programm, so dass Sie gleich mit dem Planen beginnen können, sobald Sie Meeting Expectations heruntergeladen und installiert haben (kostenlos, aber nicht umsonst).

Sie geben die Basisdaten, wie Teilnehmer, Tagesordnungspunkte und die Zeit, die Sie dafür verwenden möchten ein. Danach erstellen Sie auf Knopfdruck eine Agenda und senden diese an die Teilnehmer. Sie können fertige Agenden auch auf Ihrer Dropbox sichern. Dies macht Sinn, wenn Sie mehrere Besprechungen mit gleichem Design durchführen müssen.

Leider ist diese App nur für das iPad erhältlich.  Vor einiger Zeit hatte ich im ToolBlog eine kleine Liste zu einschlägigen Anwendungen erstellt: Die Helferlein für Besprechungen: Eine Übersicht. Wahrscheinlich ist sie nicht mehr ganz aktuell.  Wenn Sie etwas ähnliches für Android, Windows oder Mac kennen, dann lassen Sie es uns wissen.

Startup Stock Photos

[Foto von StartupStockPhotos [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Zeit und Zeit: Ein wichtiger Unterschied!

Beim Stöbern in meinem Fundus bin ich auf einen kurzen, aber äußerst interessanten Artikel von Robert Pankowecki gestoßen: Chronos vs Kairos: Find out how you think about time when working on a project.

Der Autor weist in dem Beitrag darauf hin, dass im es im antiken Griechenland zwei unterschiedliche Zeitbegriffe gab, Chronos und Kairos.

  • Chronos kann durch den Stoßseufzer beschrieben werden: “Ich habe noch so viel zu tun und die Zeit rennt…”
  • Kairos äußert sich anders: “Ich habe zwei Stunden, wie kann ich sie am besten nutzen?”

Ich weiß nicht, ob Pankowecki Recht hat, wenn er schreibt, Chronos lege den Schwerpunkt auf den Aspekt der Quantität in der Zeit, während Kairos eine Beschreibung der Qualität liefere. Allerdings finde ich, dass diese zwei Begriffe sehr gut die Trennlinie zwischen dem “klassischen” (Covey, Seiwert) und dem prozessorientierten Zeitmanagement (Allen, Linenberger) ziehen.

Dem Leser des ToolBlogs wird meine Präferenz kaum entgangen sein:
Meiner bescheidenen Meinung nach können in der heutigen Arbeitswelt die Aufgaben weitestgehend nur mit der Sichtweise des Kairos bewältigt werden. Arbeitsorganisation unter dem Blickwinkel des Chronos setzt eine gewisse Stabilität und damit eine Planbarkeit voraus, die heute kaum noch gegeben ist. Insofern ist es für mich nur logisch, dass Techniken des Chronos, wie z. B. die Eisenhower-Matrix, das Blocken von Zeitfenstern etc.,  nur noch eingeschränkt oder gar nicht mehr funktionieren.

Wenn Sie sich tiefer mit der interessanten Unterscheidung Chronos vs. Kairos beschäftigen möchten, dann können Ihnen vielleicht diese Artikel weiterhelfen:

Für die, die es genau wissen wollen und sich ganz tief in die Materie eingraben möchten, gibt es die Dissertation von Nadine M. Schöneck: Zeiterleben und Zeithandeln Erwerbstätiger.  Eine methodenintegrative Studie (pdf).

Die ganz eiligen Jünger des Chronos können sich auch dieses hübsche Video anschauen:

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Wie Sie 50 Bücher in einem Jahr lesen

Der Artikel “Wie Sie das Bücher lesen verbessern”, den ich letzte Woche an dieser Stelle veröffentlicht habe, stieß auf eine Resonanz, die ich so nicht erwartet habe. Nun bin ich auf einen weiteren einschlägigen Beitrag gestoßen, in dem der Autor Stephen Altrogge uns zeigen möchte, wie wir 50 Bücher in einem Jahr lesen können: How to Read 50 Books a Year, in 7 Easy Steps.

Ich bin bei solchen Überschriften immer etwas skeptisch, für mich klingen sie immer reichlich vollmundig. Außerdem frage ich mich, ob Quantität von Qualität geht und ich überhaupt eine solche Menge von Büchern lesen will. Allerdings sind die Hinweise von Altrogge auch für den Otto Normalleser interessant. Er empfiehlt:

  1. Machen Sie sich eine Leseliste
    Es gibt verschiedene Anwendungen, mit denen Sie Ihre Büchersammlung verwalten können. Altrogge nennt z. B. Goodreads. Diese erlauben oft das Anlegen von beliebiger Listen, also auch einer Noch-zu-lesen-Liste. Ich habe mich vor Jahren für LibraryThing entschieden. Allerdings habe ich noch keine Erfahrung mit o.a. Liste und tausche mich auch nicht mit anderen Lesern aus. Mir dient die Anwendung rein zur Katalogisierung meiner Bücher.
    Interessant finde ich den Vorschlag in dem Artikel, eine solche Liste in Trello anzulegen. Wie das geht, zeigt ein Beitrag von Dan Shipper: How to read a lot of books.
  2. Lesen Sie mindestens 2 Bücher gleichzeitig
    Kann man machen, muss man aber nicht. Ich bin da eher skeptisch. Bei Fachbüchern sollten Sie zumindest die Ähnlichkeitshemmung beim Lernen beachten. Wenn Sie also mehrere Bücher gleichzeitig lesen möchten, dann aus möglichst unterschiedlichen Fachgebieten.
  3. Lesen Sie in kleinen Abschnitten
    Das habe ich mir schon vor einiger Zeit angewöhnt. Schlicht und einfach deshalb, weil meine Aufmerksamkeitsspanne sehr zu wünschen übrig lässt.
    Altrogge empfiehlt, sich Bücher vorlesen zu lassen, wenn man müde ist. Dies funktioniert zumindest bei Kindle-Produkten. Sie können auch Ihr iPhone/iPad entsprechend einstellen.
    Probiert habe ich das selbst noch nicht, aber es kommt auf meine Liste. Ich bin gespannt, wie das im Deutschen funktioniert.
  4. Erhöhen Sie Ihre Lesegeschwindigkeit
    Das hatte wir schon. Hier gibt es eine Reihe von Apps aller Art, mit der Sie das Schnell lesen trainieren können. Spritz als Erweiterung für Ihren Browser scheint einen Versuch wert zu sein. Ein Tipp von mir: “Schneller lesen” für iOS und knapp 3€.
  5. Ergänzen Sie Ihre Lektüre durch Hörbücher
    Dem kann ich mich durchaus anschließen, besonders wenn es um sog. schöngeistige Literatur geht und das Buch von einem fähigen Sprecher/Schauspieler gelesen wird. Wenn Brückner liest, wird sogar das Telefonbuch spannend.
  6. Erhöhen Sie Ihre Hörgeschwindigkeit
    Nein, diesen Tipp werde ich nicht umsetzen. Es hört sich einfach bescheuert an, wenn man die Abspielgeschwindigkeit erhöht.
  7. Seien Sie bei der Auswahl der Lektüre wählerisch
    Auch bei der Auswahl der Bücher lohnt es sich manchmal, “strategisch” vorzugehen. Was interessiert mich derzeit, worin will ich mich weiterbilden. Aber nicht übertreiben, manchmal stößt man nur durch Zufall auf die echten Perlen.

Was nehme ich mit? Spritz werde ich probieren und versuchen, meine Pläne bez. Lesen mit Trello zu strukturieren. Haben Sie bestimmte Kniffe, um die Produktivität beim Lesen zu erhöhen? Wollen Sie das überhaupt? Fragen über Fragen…

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Wie Altern funktioniert

Ein vielzitierter Satz im schwäbischen Sprachraum lautet:

‘S isch nimme des!

Ins Hochdeutsche  übersetzt heißt diese, meistens mit klagendem Unterton vorgenommene Aussage: Es geht halt nicht mehr so gut wie früher. Damit soll die Tatsache beschrieben werden, dass gewisse Dinge im Alter nicht mehr so einfach von der Hand gehen. Alterungserscheinungen fordern ihren Tribut. Sehen Sie dieser Tatsache ins Auge. Sie können diesen Prozess vielleicht verlangsamen, aber nicht aufheben.

Warum das so ist, zeigt dieses schön gemachte Video: What is Aging?

Es ist so wie es ist, dennoch brauchen die Älteren den Wettbewerb nicht zu scheuen. Denn es gilt ebenso:

Die Jungen sind schneller,
aber wir Alten kennen die Abkürzungen.

Tragen Sie es mit Fassung. So wie ich.

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E-Mails: 2mal am Tag ist genug!

Immer wieder beklagen sich die Teilnehmer in meinen Zeitmanagement-Workshops über die sattsam bekannte E-Mail-Flut. Dabei geht es nicht nur um die schiere Menge der Nachrichten an sich, sondern auch um die Störungen, die aufpoppende Benachrichtigungen über neuen Posteingang verursachen.

Meine Empfehlung: Holen Sie sich die Kontrolle über das Verfahren zurück!
Lassen Sie nicht Ihr E-Mail-Programm entscheiden, wann Sie den Eingangskorb schauen. Entscheiden Sie vielmehr selbst, wann Sie das tun. Schalten Sie diese unsäglichen automatischen Benachrichtigungen bei neuen E-Mails ab. Wie das z.B. für MS Outlook geht, erfahren Sie hier.

Und dann schauen Sie in den elektronischen Briefkasten, wann immer es für Sie in den Arbeitsablauf passt. Craig Jarrow empfiehlt in seinem Artikel “Get More Done by Checking Your Email Only Twice a Day”, dies zweimal am Tag zu tun: Am Vormittag und gegen Feierabend. Dabei dient der E-Mail-Check durchaus verschiedenen Zwecken.

Am Vormittag

  • Verschaffen Sie sich einen Informationsvorsprung
  • Können Sie Post verarbeiten, bevor die Arbeit richtig losgeht
  • Beugen Sie evtl. Überraschungen vor
  • Können Sie Arbeit rechtzeitig verteilen (oder delegieren, wenn Ihnen das lieber ist)
  • Können Sie frühzeitig anderen antworten
  • Überführen Sie ggf. E-Mails in Aufgaben

Gegen Feierabend

  • Schließen Sie offene Vorgänge ab
  • Können Sie für den nächsten Tag etwas auf den Weg bringen
  • Beantworten Sie Anfragen
  • Planen Sie für den nächsten Tag
  • Beenden Sie Ihren Arbeitstag (natürlich mit einem leeren Posteingang)

Mit ein paar Einschränkungen stimme ich der Aufzählung von Craig zu. Ich würde jedoch nicht gleich als allererstes am Morgen die E-Mails checken. Die Gefahr ist groß, dass Ihnen gleich zu Anfang Ihre Vorhaben über den Haufen geworfen werden.

BTW: Viele meiner Teilnehmer können sich mit dem Abschalten der Empfangsautomatik gar nicht anfreunden. Klar, manche Tätigkeiten erlauben das auch nicht. Die meisten aber schon. Warum viele die Automatik trotzdem nicht außer Betrieb nehmen wollen, erklärt Ihnen dieser Artikel: Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.

Aber das ist wieder eine andere Geschichte.

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