Ist E-Mail tot?

Dass E-Mail im Grunde genommen ein totes Pferd ist, von dem man endlich absteigen sollte, wird schon seit geraumer Zeit behauptet. So in einem Artikel von Lionel Valdellon: 3 Reasons Why Email is Dead. Um seine These zu unterlegen, nennt er folgende Gründe:

  1. E-Mail ist ein Push-System
    Auf Deutsch: Sie holen sich die Nachrichten nicht selbst ab, wenn und wann Sie sie brauchen, sondern Sie werden Ihnen aufs Auge gedrückt.
    Ich denke, das ist tatsächliche ein gewichtiger Grund gegen die Verwendung von E-Mails, denn dieser Umstand verführt dazu, sich ständig von eingehenden Nachrichten ablenken zu lassen. Warum das so ist, habe ich an dieser Stelle bereits beschrieben: Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.
  2. E-Mail ist ein unorganisierter Aufbewahrungsort für Informationen
    Diese Einschätzung teile ich nicht. Hier kommt es ganz darauf an, wie Sie Ihr E-Mail-Programm einsetzen und die Nachrichten weiterverarbeiten. ”Know your tools”, heißt hier die Devise.
  3. E-Mail hat keinen eingebauten Arbeitsablauf
    Einspruch, Euer Ehren, und zwar gewaltig! Natürlich kann man das E-Mail-Programm mit einem Aufgabenmanager kombinieren, um einem durchdachten Arbeitsablauf zu folgen. In Outlook sind diese Funktionen sogar integriert. Wie das geht, zeigt Michael Linenberger auf eindrucksvolle Weise in seinem Buch.

Viele teilen die Ansicht von Lionel übrigens gar nicht. Jordie van Rijn zum Beispiel. Er ist so sehr von der Lebendigkeit der E-Mail überzeugt, dass er dem Thema sogar eine Website mit eigener URL gewidmet hat: Email is not dead. Dort versucht er, mit einer beeindruckenden Anzahl von statistischen Kennzahlen seine Behauptung zu untermauern. Auch finden Sie auf seiner Seite ein große Anzahl weiterführender Links, die das Thema E-Mail und ihren angeblichen Tod behandeln und zu widerlegen versuchen.

Ich habe übrigens den Titel von Jordies Website etwas verstümmelt. Eigentlich muss er heißen: “Email is not dead. But email IS changing.”

Dem schließe ich mich gerne an. Der Blick in meine Glaskugel sagt mir, dass die E-Mail nicht mehr das Kommunikationsmedium der Zukunft sein wird, aber sicher immer noch ein bedeutendes. Dies gilt insbesondere für den Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Organisationseinheiten. E-Mail für den internen Nachrichtenaustausch wird vermutlich deutlich an Bedeutung abnehmen. Diesen Part werden Kollaborationssysteme übernehmen.

Warten wir es ab.

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5 einfache Tipps für effektive Besprechungen

Besprechungen sind vielen Mitmenschen ein Dorn im Auge. Da sitzt man oft in ebensolchen, weiß nicht, was man da eigentlich soll und denkt an die viele Arbeit, die sich in der Zwischenzeit auf dem Schreibtisch türmt. Viele würden deshalb Besprechungen ganz aus dem Arbeitsalltag verbannen. Ich halte das für überzogen. Meetings sind m. E. notwendig, werden aber oft schlecht vorbereitet und durchgeführt. Von zweckmäßigen Methoden ganz zu schweigen, oft beschränkt sich der Einsatz auf das Präsentieren mit PowerPoint.

Dass effiziente Besprechungen gar nicht so schwer durchzuführen sind, wie viele vielleicht meinen, zeigt uns Ari Rabban: 5 Strategies for Better Meeting Productivity. Seiner Ansicht nach reichten dazu fünf einfachen Regeln:

  1. Investieren Sie in Tools für das Projektmanagement
  2. Untersagen Sie den unnötigen Gebrauch technischer Geräte
  3. Halten Sie den Teilnehmerkreis klein
  4. Erstellen Sie eine Tagesordnung und halten Sie sich daran
  5. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Besprechung und versenden Sie sie

Während die letzten drei Regeln für Besprechungen schon seit urvordenklicher Zeit gelten, sind die ersten zwei etwas neueren Datums. Der Gründe dafür sind plausibel. Der Einsatz von Projektmanagementwerkzeugen á la Asana kann die Häufigkeit von Meetings erheblich verringern. Das Vermeiden von elektronischen Gadgets hilft, Ablenkungen zu vermeiden und die Konzentration auf das Thema zu erhöhen. Beides ist für die Effektivität und die Effizienz förderlich.

Ansonsten alles wie gehabt.

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MBSR – Yoga

Wenn Sie in der Buchhandlung in der Gesundheitsabteilung stöbern, dann kommen Sie um das Thema Achtsamkeit nicht herum. Mittlerweile gibt es achtsame Ratgeber in Hülle und Fülle für alle möglichen und unmöglichen Anwendungsgebiete.

Achtsamkeit ist nicht neu. Sie gab es schon in westlichen und östlichen Kulturen zu urvordenklichen Zeiten. So richtig populär wurde sie durch Jon Kabat-Zin, der sie an der Klinik zur Mit-Behandlung chronisch erkrankter Mitmenschen erfolgreich anwendete. Seinen speziellen Ansatz nannte er Mindful-Based-Stress-Reduction (MBSR).
Ich selbst praktiziere MBSR-Meditation bereits seit vielen Jahren. Mittlerweile kann ich mir gar nicht mehr vorstellen, den Tag ohne einen Body Scan zu beginnen.

Nun ist MBSR mehr als Meditieren. In seinem Grundlagenwerk Gesund durch Meditation – Das große Buch der Selbstheilung mit MBSR empfiehlt er ausdrückliche verschiedene Yoga-Übungen zur Ergänzung.

Leider ist das Buch nicht immer leicht zu lesen, spannend geht anders. Die Anleitungen zu den Yoga-Übungen machen da keine Ausnahme. Sie werden zwar in Wort und Bild beschrieben, aber der tatsächliche Ablauf lässt sich nur erahnen. Zumindest geht das mir so. Die Schriftform stößt hier an ihre Grenzen.

Allerdings: Wer bei YouTube sucht, der wird Lynn Rossy finden. Sie ist Gesundheitsspezialistin und führt in ihren Videos vor, wie MBSR-Yoga funktioniert. Es gibt zwei Teile, im ersten Film die etwas einfacheren Positionen, im zweiten Film die anspruchsvolleren. Ich muss gestehen, die Haltungen des ersten Films reichen mir derzeit völlig. Es sieht alles so einfach und ruhig aus, aber lassen Sie sich da nicht täuschen.
Zu beiden Filmen gibt es auch die Varianten, in der die Übungen für Menschen gezeigt werden, die auf einem Stuhl sitzen wollen oder müssen.

Achten Sie auf die Ausführungen von Lynn Rossy am Anfang der Videos. Nicht übertreiben, kein Schmerz und auf die Atmung achten. Wenn es nicht mehr geht, dann hören Sie auf.

Lynn Rossy spricht sehr langsam und deutlich. Wenn Sie sie nicht verstehen können oder Ihr Englisch vielleicht nicht ausreicht, dann machen Sie doch von dem YouTube-Service Gebrauch und lassen sich das Transkript anzeigen.

Ich profitiere sehr von diesen Videos. Auch die Stuhlvarianten finde ich sehr interessant. Zeigen sie doch, dass diese Übungen vielen Menschen offen stehen, die bis jetzt noch gar nicht daran gedacht haben, Yoga zu betreiben. Nein, es geht nicht ums Verknoten, sondern um das geistige und körperliche Wohlbefinden. Oder wie der Römer sagt:

Mens sana in corpore sano.

Viel Spaß, legen Sie los:

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Wie Sie sich von sentimentalen Kram trennen

Letzten Samstag habe ich im Regal einer örtlichen Buchhandlung das Werk von Marie Kondo mit dem Titel Magic Cleaning: Wie richtiges Aufräumen Ihr Leben verändert entdeckt. Offensichtlich schwappt die Welle mit den Aufräum-Tipps der japanischen Autorin nun auch in die dunkle Provinz.

Über Marie Kondo habe ich im ToolBlog auch schon berichtet: Aufräumen mit Marie Kondo. Offensichtlich hat die Dame für das Aufräumen in den USA mittlerweile denselben Kultstatus erreicht wie David Allen für die Arbeitsorganisation. Leider kann ich nicht sagen, ob zu Unrecht oder nicht. Das o.a. Buch liegt noch ungelesen auf meinem Schreibtisch.

Vielleicht muss man das Buch aber auch gar nicht lesen. Neben Kondos eigenem Videokanal auf  YouTube gibt es auch sonst im Internet Tipps in Hülle und Fülle. Dort schreiben auch andere Autoren über Kondos Methodik. Sekundärliteratur sozusagen, auch eine Parallele zu GTD®.

Joanna Moorhead gehört dazu. In ihrem Artikel How to clear out sentimental clutter beschreibt sie ein wichtiges Hindernis auf dem Weg zu einer aufgeräumten Umgebung und wie Marie Kondo dieses Problem löst. Das Problem kennen Sie sicher: Wir heben oft eine ganze Menge Zeug auf, nicht weil wir es brauchen, sondern weil “unser Herz daran hängt”. In meinem Maschinenbaustudiums musste ich ein Getriebe konstruieren. Ich habe damals nächtelang gerechnet und gezeichnet. Diese Zeichnungen und Unterlagen liegen jetzt noch in meinem Keller herum. Seit 30 Jahren habe ich sie nicht mehr angefasst. Aber wegwerfen kann ich sie auch nicht. Es hängt ja soviel Blut, Schweiß und Tränen dran.

Laut Joanna empfiehlt Marie Kondo in diesen Fällen:

  1. Konzentrieren Sie sich nicht auf darauf, was Sie wegwerfen, sondern auf das, was Sie behalten werden
  2. Fragen Sie sich bei jedem Gegenstand: Leuchten mir jetzt wirklich die Augen?
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich hinter der Entrümpelungsaktion stehen.
  4. Verstauen Sie niemals Kisten mit Ihrem Zeug im Haus Ihrer Eltern.
    Senden Sie auch keine solchen Kisten dorthin.
  5. Planen Sie, wie Sie mit kostbaren Stücken aus der frühen Kindheit Ihrer Kinder umgehen wollen.
  6. Verabschieden Sie sich von den geschätzten Gegenständen, die Ihren verstorbenen Eltern oder Großeltern gehören.
  7. Sortieren Sie Ihre Familienfotos aus.

Machen Sie sich keine Illusionen. Die Bemerkungen zu den einzelnen Schritten sind noch viel radikaler als die Überschrift vermuten lässt. Marie Kondo verlangt Ihnen einiges ab.

Die Tipps sind offensichtlich in Marie Kondos Buch Spark Joy: An Illustrated Guide to the Japanese Art of Tidying zu finden. Ob ich das Buch kaufen werde, weiß ich nicht. Manchmal habe ich den Eindruck, viele Autoren schreiben auf dem Höhepunkt des Hypes gerne von sich selber ab.

 

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[Foto von Julio Cesar Velasquez [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Ihre Schuhe wintertauglich machen

So eine weiße Pracht hätten wir uns zu Weihnachten gewünscht und nicht gerade jetzt. Aber die Jammerei ist überflüssig. Schließlich ist Winter und da gehört in unseren Breitengraden Schnee einfach dazu.

Egal, ob als Fußgänger, Radfahrer oder Autofahrer, der morgens das Fahrzeug frei kratzen muss, das Schuhwerk wird bei dieser Witterung besonders beansprucht.
Das ToolBlog, das Magazin für überhaupt alles, lässt Sie aber auch diesmal nicht im Regen Schnee stehen. Vielmehr erhalten Sie mit dieser Infografik eine Fülle von Informationen, mit denen Sie Ihr Schuhwerk wintertauglich machen. Erklärungen zur Grafik finden Sie im dazu gehörenden Artikel: Winter Proof Your Shoes: Footwear Life Hacks to Get You Through the Winter Months.

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Wie Sie behalten, was Sie lesen

Wenn Sie viele Bücher lesen, dann fällt es mitunter schwer, die wichtigen Stichpunkte zu behalten und bei passender Gelegenheit wieder abzurufen. Es gibt eine große Anzahl von Tipps und Tricks, wie wir uns den Inhalt von Büchern besser merken können. Auch im ToolBlog habe ich darüber bereits mehrfach berichtet:

Das Notieren während der Lektüre ist die eine Sache, die Verwaltung dieser Notizen eine andere. Viele Mitmenschen schwören auf das Zettelkasten-System von Nicklas Luhmann, andere wieder auf die Zusammenfassung des Gelesenen mit Mind-Maps. Ich selbst ziehe die letztere Methode vor, denn die Systematik des Zettelkastens hat sich mir trotz mehrfacher Versuche immer noch nicht erschlossen.

Meine Zusammenfassungen bestehen in der Regel aus Mind-Maps, die ich mir mit XMind erstelle. Der Vorteil liegt darin, dass ich die einzelnen Äste/Zweige mit Links zu Informationen versehen kann, die für das Thema des Buches relevant sind. Außerdem kann ich mit Multi-Maps arbeiten, d. h. ich mache aus manchen Ästen wiederum eigene Mind-Maps. Auf diese Weise kann ich den Detaillierungsgrad meiner Aufzeichnungen selbst flexibel von Fall zu Fall (Kapitel zu Kapitel) neu festlegen. Auch das Erzeugen von Multimaps, d. h. die Verknüpfung eigenständiger Maps zu einer Übersichtsdarstellung ist möglich.

Als Ausgangspunkt für diese Maps verwende ich das Inhaltsverzeichnis des Buches. Das bietet sich schon aufgrund der Outline-Struktur an. Die einzelnen Kapitel sind dies Äste, Unterkapitel die Zweige usw.

Works for me!

Aber wie macht man sich Notizen während des Lesens? ToolBlog Leser Werner Krag hat mich auf ein Interview hingewiesen, dass Tausendsassa Tim Ferris mit Maria Popova geführt hat: Maria Popova on Writing, Workflow, and Workarounds. In dem Interview geht es auch darum, wie Maria ihre Lesenotizen anfertigt. Machen wir es uns einfach und lassen uns die Methode von Cal Newport beschreiben: Deep Habits: Create an Idea Index. Das Notieren besteht aus drei Schritten:

  1. Während des Lesens legt Maria ein Blatt auf der Vorderseite des Buches an, auf der die interessanten Ideen Zeile für Zeile aufgelistet werden. Dies ist ihr Ideenindex.
  2. Jedes Mal, wenn sie auf einen interessanten Gedankengang stößt, schreibt sie die Seitenzahl mit der Fundstelle zu der Linie mit der gelisteten Idee.
    Bei etwas Neuem ergänzt sie die Liste einfach um diesen neuen Aspekt.
  3. Auf diese Weise wird der Ideenindex immer größer.

Liest bzw. hört sich interessant an. Ich selbst gehe ähnlich vor, indem ich meine Notizen auf Post-it-Notes schreibe und diese ins Buch klebe. Geht auch, aber Marias Methode scheint mir besser handhabbar zu sein.

Dieser Ideenindex könnte sicher auch gut mit dem o.a. Mind-Mapping verbunden werden. Ich werde das bei der Lektüre des nächsten Buchs einmal ausprobieren.

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[Foto von Pexels [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die Übersicht für Schreibwerkzeuge

Mir ist bekannt, dass viele meiner Leserinnen und Lesern gerne schreiben. Von Artikeln, über Blogbeiträge bis hin zu kompletten Büchern reicht ihr Repertoire. Vielleicht können sie den einen oder anderen Hinweis auf Schreibwerkzeuge brauchen.

Saga Briggs stellt eine ganze Anzahl Tools in ihrem Beitrag 29 Apps That Teach Creative Writing vor. Besprochen werden in dem Artikel nicht nur die üblichen Verdächtigen wie Haiku Deck oder Byword, sondern eine Menge anderer Apps, die zumindest ich bislang noch nicht auf dem Schirm hatte.

Sie finden in der Liste Anwendung für die Erstellung von Storyboards, zum Brainstorming oder für das komplette Management eines Schreibprojekts.

Stöbern lohnt sich!

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[Foto von Pexels [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

[via Sarah Grace Del Rosario]

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Neu! Online-Kurs “Effizientes Zeitmanagement”

Ein Sprichwort sagt:

Was lange währt, wird endlich gut.

So ist es auch mit meinem online-Kurs zum effizienten Zeitmanagement. Der Teufel steckt im Detail. Da ein bisschen feilen, dort ein bisschen polieren. Das kann dauern. Wie auch immer, nun ist er da, der ToolBlog-Kurs. Ich freu mich! 🙂

Hier sind bereits die ersten Empfehlungen:

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Podcast 030: Im Gespräch mit Gebhard Borck

Diesmal habe ich mich mit Gebhard Borck unterhalten. Er ist Berater und Coach für Projektmanagement und Transformationsprozesse.

Das waren die Themen:

  • Das Arbeitsgebiet von Gebhard
  • Wie man von Projektmanagement zur Organisationentwicklung kommt
  • Wie Immunreaktionen von Unternehmen funktionieren
  • Projektmanagement als Störung und Intervention
  • Das Leben als Störgröße und lebensfreie Fabriken
  • Der betriebswirtschaftliche und gesellschaftliche Blick auf Unternehmen
  • Was Automatisierung kann und wo ihre Grenzen liegt
  • Inwiefern die Ideen Karl Marx heute noch aktuell sind
  • Das Konzept der Wertverträge
  • Die qualitativen und die quantitative Anteile von Aufträgen anhand eines Fallbeispiels
  • Der Erfolgsnachweis bei der Beratung

Die Links zum Podcast:

Büchertipps

 

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Wie Sie Ihren Koffer packen

Das ToolBlog versteht sich auch als ein Magazin für Tipps und Tricks für die Reise. Schließlich gibt es Leser, die beruflich viel unterwegs sind. Wenn Sie dazu gehören, dann ist vielleicht das folgende Video interessant. Darin wird Ihnen erklärt, wie Sie Ihren Koffer effizient packen können: 8 Packing Techniques.

Wenn Sie bewegte Bilder nicht so gerne mögen, dann können Sie auch die entsprechende Infografik als Spickzettel zu Rate ziehen

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Wozu sind diese Dinge gut?

Haben Sie sich bei manchen Dingen auch schon gefragt, welchen Zweck sie eigentlich haben? Ich wusste z. B. nicht , warum auf der Tastatur das F und das J kleine Erhebungen haben. Seit ich mit allen meinen 10 Fingern schreibe, weiß ich es.

Facts Verse hat ein kleines Video veröffentlich, die genau zehn solcher Dinge erklärt: 10 Things You Did Not Know The Use For. Was es alles gibt…

[via Presurfer]

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Wie Sie Aufgaben mit Post-it’s® planen

Ich gebe zu, diesen Artikel schreibe ich nur mit einem gewissen inneren Widerstand. Wenn ich an Aufgabenorganisation mit Haftklebezetteln denke, dann sehe ich immer Computerbildschirme vor mir, die reihum mit gelben Beppern, wie der Schwabe sagt, beklebt sind. Obwohl ich ansonsten ein Fan dieser Zettel bin, konnte ich mich für diesen Einsatz nie begeistern.

Jessica Fisher sieht das anders und stellt in einem Artikel ein Post-it Note To Do List System vor. Im Prinzip handelt es sich hierbei um die One-Minute-To-Do-List von Linenberger, allerdings ersetzt Jessica die Prioritäten durch Zeiträume.

Konsequenter macht das eine Dame, der ich den Ansatz von Linenberger in einem Workshop vorgestellt hatte. Sofort, nachdem Sie davon gehört hatte, machte sie sich daran, Linenbergers To-do-List mit Post-its und ihrem Notizbuch umzusetzen. Hier ist das Ergebnis:

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Die maximal fünf Muss-Aufgaben (“Critical Now”), die am gleichen Tag unbedingt zu erledigen sind, klebt sie auf die vordere innere Buchseite. Die anderen, die erledigt werden können (“Opportunity Now”) befinden sich rechts daneben.

Einfach, praktisch, funktioniert.

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Sollten Sie die E-Mails checken?

Wendy MacNaughton heißt eine Grafikerin, über deren Werke ich schon öfters gestolpert bin. Auf ihrer Website finden Sie einen Ablaufplan, der Ihnen erklärt, ob Sie einen Blick in den elektronischen Briefkasten werfen sollten oder eher nicht.

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Ich mag Wendys Art zu visualisieren. Sie vielleicht auch.

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9 Dinge, mit denen Sie sich das Leben vermiesen können

Manchmal ist das Leben eine Achterbahn. Mal sind wir oben, mal unten. Höhen und Tiefen gehören zusammen wie Yin und Yang, sie bilden eine Einheit der Gegensätze. Denn ohne Tiefen, wüssten wir gar nicht, was Höhen sind und könnten sie daher auch gar nicht genießen.

Allerdings wäre es schön, wenn die Anzahl der Berg- und Talfahrten einigermaßen ausgeglichen wären. Allerdings schaffen wir es immer wieder, uns selber das Leben schwer zu machen, dabei reicht schon, was von außen auf uns zukommt. Andrea Bonoir hat einige dieser destruktiven Denkmuster aufgelistet: These 9 Mental Habits Suck the Happiness from Your Life. Hier sind die selbstgebauten Glückskiller (Bemerkungen von mir):

  1. Sie sind nachtragend und können anderen nicht vergeben
    Oft sind wir von anderen Menschen enttäuscht. Und sicher ist diese Enttäuschung auch mitunter berechtigt. Allerdings bedeutet Ent-Täuschung auch, dass man nicht mehr getäuscht wird. Hier kommen unsere Erwartungen ins Spiel. Haben wir vielleicht einfach zu viel erwartet? Hatten wir realistische Vorstellungen? Wir sollten unsere Mitmenschen nehmen wie sie sind. Es gibt keine anderen.
  2. Sie können auch sich selbst nicht vergeben
    Das unter (1) gesagte trifft manchmal auch auf uns selbst zu. Mitunter stimmt unser Selbstbild nicht. Dann heißt es, Korrekturen daran vorzunehmen anstatt sich selbst zu kasteien.
  3. Sie denken in der Kategorie “alles oder gar nichts”
    Vielleicht können Sie nicht immer Ihr Ziel zu 100% erreichen. Sei’s drum. Freuen Sie sich, dass sie es zu 70% erreicht haben. Denken Sie daran: Perfektionisten haben kein leichtes Leben.
  4. Sie erwarten von anderen mehr als von sich selbst
    Definieren Sie keine Maßstäbe, denen Sie selbst nicht folgen können oder wollen. Die Devise Quod libet Iovi, non licet bovi hat schon manche Kommunikationskultur in den Keller gefahren.
  5. Sie glauben, dass sich die Dinge nie zum positiven wenden
    Ja, manchmal möchte man das wirklich glauben. Denken Sie an die Achterbahn und an die Gedichtzeile: “Wenn Du denkst es geht nicht mehr,kommt irgendwo ein Lichtlein her” (Roswitha Rudzinski).
  6. Sie glauben, Sie haben weniger Kontrolle über ihr Leben als Sie tatsächlich haben
    Bei dieser Aussage bin ich zugegeben zwiegespalten. Manche Menschen überschätzen den Einfluss auf das eigene Leben, manche unterschätzen ihn. Es gilt, das richtige Maß zu finden.
  7. Sie folgen dem Irrglauben, Sie könnten irgendwo “ankommen”
    Als ich das Abitur in der Tasche hatte, dachte ich, ich hätte es geschafft. Irrtum, es ging erst richtig los. Sie kennen das.
  8. Sie generalisieren
    ”Immer, ständig, nie” gibt es in der Regel nicht. Bei näherer Betrachtung kommt allenfalls ein “oft, manchmal oder kaum” heraus. Bleiben Sie bei einer realistischen Einschätzung
  9. Sie sind undankbar
    Manchmal erkennen wir nicht die positiven Seiten des Lebens, weil wir sie für selbstverständlich halten. Dankbarkeit lässt sich trainieren. Manche Menschen führen ein Journal, in das sie jeden Tag ein paar Dinge eintragen, für die sie dankbar sind. Wenn Sie wie ich ein Freund der Achtsamkeit sind, dann kennen Sie sicher die Metta-Meditation.

Andrea führt in ihrem Artikel noch andere Gründe auf, warum Sie sich von den o.a. Gedanken und Verhaltensweisen fern halten sollten. Immer wird es Ihnen wahrscheinlich nicht gelingen. Aber Sie können daran arbeiten.

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[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Kennen Sie den Unterschied zwischen Erfordernis und Wunsch?

Wie der geneigte Leser weiß, beschäftige ich mich schon seit geraumer Zeit mit dem Thema “Minimalismus”. Allerdings muss ich gestehen, ich bin auf dem Weg zur Bedürfnislosigkeit noch nicht wirklich weiter gekommen, wenn ich mich mit den Meistern auf diesem Gebiet vergleiche.

Was ich aber gelernt habe: Ein grundlegender erster Schritt zur Vereinfachung ist die Unterscheidung zwischen Erfordernis und Wunsch. Ein Unterschied, der den Unterschied macht sozusagen.

Leider verwechseln wir Erfordernis und Wunsch oft miteinander. Zur Unterscheidung kann die einfache und schnelle 3-N-Methode helfen. Wenn Sie etwas wollen, dann versuchen Sie, Ihr Begehr in diese 3 Kategorien einzuordnen:

  1. [N] otwendig
    Sie können Ihr(e) Ziel(e) nicht ohne diesen Gegenstand, dieses Werkzeug, Gadget oder diese Dienstleistung erreichen. Hier fällt die Entscheidung leicht, es geht nicht ohne, denn es handelt sich um Erfordernisse.
  2. [N] ützlich
    Darunter fallen Dinge, die Sie für Ihr Ziel nicht unbedingt brauchen, Ihnen auf dem Weg aber wertvolle Dienst leisten können.
  3. [N] ice to Have
    Diese Dinge sind vielleicht schön oder angenehm, aber entbehrlich.

In meinem Alltag hat sich diese Einteilung schon bewährt. Allerdings ist es wichtig, sich bei der Bewertung nicht selbst zu beschummeln. Manchmal hilft dabei der Trick, sich zu verpflichten, mit einem Kauf eine Woche zu warten. Wenn Sie das Teil dann immer noch möchten, können Sie es immer noch erwerben.

Der Autor des Artikels Can You Tell the Difference Between Want vs. Need? unterscheidet nur zwischen Wünschen und Erfordernissen. Allerdings finde ich nicht, dass diese Reduzierung die Unterscheidung wesentlich vereinfacht.
Ich bleibe bei meiner geliebten 3-N-Methode.

Weitere Tipps zum Sparen finden Sie in den Beiträgen Kaufen Sie nichts! und
Tipps zum Geld sparen

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[Foto von Charles Thompson [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie eine Not-To-Do-Liste anlegen

In Fachkreisen wird immer wieder diskutiert, wie eine zweckmäßige To-do-Liste auszusehen hat. Auch im ToolBlog war dies immer wieder Thema, wie ein Blick auf die Ergebnisse der einschlägigen Suche zeigt.

Für mich sind To-do-Listen das Werkzeug der Wahl, wenn es um die Organisation meiner Aufgaben geht. Ich führe sie in Outlook nach dem Ansatz von Michael Linenberger und fahre gut damit.
Aber nicht alle Menschen können sich mit To-do-Listen anfreunden. Manchen erscheinen sie zu starr um flexibel auf die Änderungen im Arbeitsalltag zu reagieren. Andere sind schlicht und einfach frustriert, weil sie ihre Aufgaben nicht abarbeiten können und daher die Liste immer länger wird.

Hier stellt sich für mich die Frage, ob die Konzentration auf das Wesentliche dadurch gestört wird, dass sich neue Tätigkeiten in die Liste “drängeln”, die da nicht hingehören.

Manche Autoren wenden zur Schärfung des Fokus das Ausschlussverfahren an, indem sie empfehlen, eine Not-to-do-Liste anzulegen. Um es kurz zu machen, hier werden alle Tätigkeiten aufgeführt, die Sie im Interesse der Konzentration tunlichst lassen sollten.

Wie Sie so eine Not-to-do-Liste anlegen können, beschreibt Michael Hyatt: Do You Have a Not-To-Do List? Er empfiehlt folgendes Vorgehen:

  1. Ziehen Sie sich an einen Ort zurück, wo Sie in Ruhe nachdenken können
  2. Analysieren Sie Ihre Aktivitäten des vergangenen Monats:
    Schreiben Sie alles auf, was nicht zu Ihren beruflichen Pflichten oder Zielen beiträgt
  3. Betrachten Sie die Verpflichtungen für den nächsten Monat:
    Schreiben Sie auch hier die Aktivitäten auf, die nicht zu Pflichten und Zielen beitragen
  4. Gehen Sie Ihre To-do-Listen durch und wiederholen Sie den Vorgang. Schreiben Sie die “zweifelhaften” Tätigkeiten auf
  5. Nun haben Sie eine komplette Liste der Kandidaten für die Not-to-do-Liste
  6. Gehen Sie diese Liste durch und kennzeichnen die Tätigkeiten, die Sie auf Ihrer endgültige Not-to-do-Liste sehen möchten

Michael empfiehlt, die so entstandene Not-to-do-Liste mit Ihrem Chef zu diskutieren. Ob das eine gute Idee ist, müssen letztlich Sie entscheiden.

Sie finden in Michaels Artikel auch ein Beispiel für eine fertige Not-to-do-Liste.

Sean Kim behandelt sogar in zwei Artikeln dieses Thema. In Why Creating a Not To-Do List Leads to Innovation erklärt er den Sinn dieser Vermeidungsliste. In The Not To-Do” List: Why You Should Do Less, Not More erklärt er, warum To-do-Listen ineffektiv sind, was ich mit Verlaub für Quatsch halte. Allerdings finden Sie dort auch ein paar weitere Beispiele von mehr oder weniger bekannten Zeitgenossen.
In The Not-To-Do List: 9 Habits to Stop Now finden Sie die “ewige” Vermeidungsliste von Tausendsassa Tim Ferriss.

Einen deutschsprachigen Artikel steuert René Battmer bei: Effektives Zeitmanagement via Not-to-do-List.

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[Foto von Jeremie [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Rund um die Ablage, mit und ohne Papier

Wenn ich in meinen Workshops jüngere Teilnehmer nach ihrer persönlichen Ablage frage, dann ernte ich immer öfter ein desinteressiertes Achselzucken. Es scheint nunmehr tatsächlich so zu sein, dass immer mehr Informationen digitalisiert den elektronischen Weg in die Büros finden. Allen Dementis zum Trotz erlebt also auch hier das Papier seine Götterdämmerung.

Nun gibt es aber auch reifere Semester (wie mich), bei denen sich im Laufe der Jahre allerhand Papierkram angesammelt hat. Sofern man nicht über unbegrenzten Stauraum verfügt, muss das Büro immer mal wieder aufgeräumt werden, soll es nicht aus allen Nähten platzen.

Unweigerlich stellt sich die Frage, ob man eine solche Gelegenheit nicht gleich dazu nutzen sollte, in das Zeitalter des papierlosen Büros einzutreten. Kollege Joachim Schlosser hat genau das getan und lässt uns netterweise auch an seinen Erfahrungen teilhaben: Papierlose Ablage – Mit Dokumenten­scanner zur digitalen Ablage.

In seinem Beitrag erfahren Sie, wie Joachim mittels eines Dokumentenscanners, Evernote, ein paar Pfennigutensilien und zwei (2!) Leitz-Ordnern den Umstieg von analog auf digital bewerkstelligt hat. Ein Rätsel war für mich immer die Beschriftung der elektronischen Notizen in Evernote. Ich bin beruhigt, dass Joachim auch kein besseres System entwickelt hat als das von  mir benutzte. Bei der Organisation von Evernote bin ich bei weitem nicht so konsequent und ordentlich wie Joachim. Ich verlasse mich einfach darauf, dass der Rechenknecht schon finden wird, was ich suche.

In noch einer Sache ist Joachim weiter als ich. Meine liebe Frau ist auch gleichzeitig meine Buchhalterin. Als Mensch mit einem ausgesprochen kinästhetischen Sinneskanal tut sie sich mit der elektronischen Ablage schwer, was ich gut verstehen kann. Für sie ist das physische Ablegen sehr wichtig. Aber sie hat ihr eigenes System und das im Griff.

Ich selbst mag Leitz-Ordner nicht und sie werden nach und nach sämtlich aus meinem Büro verschwinden. Auch ich verwende den Dokumentscanner Fujitsu iX500, der seinen Preis wert ist. Das bisschen Papier, das übrigbleibt, lege ich nach dem System von Noguchi ab.

Wenn Sie, wie meine Frau, eher zu den haptisch gestrickten Menschen gehören und sich aus diesem Grund nicht mit der Digitalen Ablage anfreunden können, dann schauen Sie doch einmal bei Mandi Ehman vorbei. In Creating a File System That Works: The Ultimate Guide beschreibt sie, wie eine Papierablage funktionieren könnte. Allerdings ist der Beitrag keine leichte Kost. Einfach ist anders.

[Foto von Dirk (Beeki®) Schumacher [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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PoIC: Wie Sie sich selbst mit Karteikarten organisieren

Elektronik hin, Digitalisierung her. Die gute alte Karteikarte ist als Informationsträger und Organisationswerkzeug nicht totzukriegen. Dafür sorgen schon die vielen Haptiker unter uns, die gerne etwas physisch in der Hand halten, wenn sie ihre Informationen und Aufgaben organisieren.

Über die Karteikarten habe ich im ToolBlog schon öfter geschrieben. Wenn Sie sich eine Übersicht dazu verschaffen möchten, können Sie gerne die ToolBlog-eigene Suche bemühen.

Ein weiteres, äußerst ausgeklügeltes Organisationssystem stammt von Hawk Sugano aus Japan. Er nennt sein System treffend Pile of Index Cards oder abgekürzt PoIC.

Auf der einschlägigen Website stellt uns Hawk detailliert vor, wie sein System funktioniert und wie sich damit eine komplette Wissensdatenbank aufbauen lässt. Sie erhalten umfassende Informationen auch über eventuell auftretende Schwierigkeiten und wie Sie sie umschiffen können.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche Tipps zur “Hardware”, die für seinen Ansatz zweckmäßig ist. Interessant finde ich auch, dass sich Hawk durchaus mit anderen Methoden, wie z. b. der von Noguchi auseinandersetzt. Er zählt auf, was mit PoIC kombiniert werden kann und was nicht und begründet dies auch detailliert.

Leider sind die Hinweise auf der PoIC-Website so vielfältig, dass man mitunter den Wald vor lauter Bäume nicht mehr sieht. Für den leichten Einstieg möchte ich Ihnen deshalb den Artikel von David Caolo ans Herz legen: The Pile of Index Cards (PoIC) system. Wenn Sie sich einen Überblick verschafft haben, können Sie Ihre Kenntnisse auf der o.a. Website, in einem eigenen Wiki zu PoIC oder mit den Abbildungen auf Flickr vertiefen.

Mein haptischer Sinneskanal ist nicht besonders ausgeprägt, ich bin eher der visuelle Typ. Mich würde daher interessieren, wie sich so ein System mit Programmen wie Evernote umsetzen lässt. Vielleicht finde ich ja einmal die Zeit dazu, mich damit zu beschäftigen. Vielleicht findet sich dafür sogar eine Mitstreiter. Ich hätte sogar schon eine Idee…

[via Lifehacker]

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[Foto von AnnasPhotography [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Ein frohes neues Jahr

Liebe Leserinnen und Leser,

ich wünsche Ihnen von ganzem Herzen für das neue Jahr alles Gute, viel Erfolg, Gesundheit und alle Kraft, die Sie für Ihre privaten und beruflichen Projekte benötigen.

Vielen Dank fürs Lesen, bleiben sie mir auch weiterhin gewogen.
Ich schreibe gern für Sie.

Herzliche Grüße,
Ihr Stephan List

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Kochen für Ingenieure

Wie ich weiß, gibt es unter den Leserinnen und Lesern des ToolBlogs viele Ingenieure oder andere Mitmenschen mit verwandten Berufen.

Dass Ingenieure mitunter anders kommunizieren wie der Rest der Welt, ist nicht ganz neu. Ich darf das sagen, denn ich war selbst mal einen 😉 . Nun habe ich aber gerade gelesen, dass sie auch anders kochen. Zumindest sagt dies eine entsprechende Website mit dem bezeichnenden Namen Cooking For Engineers und dem Motto:

Have an analytical mind? Like to cook? This is the site to read!

Interessant scheint mir vor allem die Darstellungsweise der Rezepte zu sein. Sie erinnert mich irgendwie an Nassi-Shneiderman-Diagramme. Sicher bin ich mir allerdings nicht. Schließlich komme ich aus der Verfahrenstechnik und nicht aus der IT. Wie dem auch sei, hier das Diagramm für Barbecue Pork Ribs. Ob von Ingenieuren gekocht oder auch nicht, das Endprodukt sieht verdammt lecker aus!

Barbecue-Rips

 

PS: Diesen Beitrag widme ich @robert_we und @MarcusSchwemer, von denen ich nächstes Jahr hoffentlich zum Essen eingeladen werde.

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