Wie wir Dinge, Menschen und anderes in Schubladen stecken

Im Sinne der Ordnung macht es mitunter Sinn, Dinge, Menschen u.a. zu kategorisieren oder “in Schubladen zu stecken”. Bei Menschen ist das nicht ungefährlich, denn das führt oft zu falschen Schlüssen. Wir sollten dann auf jeden Fall bereit sein, unsere Entscheidung zu überdenken und ggf. zu korrigieren.

Jeri Dansky hat einen Artikel über Taxonomie, wie das Kategorisieren in der Fachsprache heißt, geschrieben: The many ways to categorize your stuff. Aus seinem Beitrag stammt auch das Video, dass die Taxonomie von Bonbons erklärt:

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Visualisieren mit Dingbats & Co

Sie kennen sicher diese komischen Schriftarten, wo anstatt Buchstaben kleine Bildchen zu sehen sind? Symbolschriften heißen diese und bekannte Vertreter sind unter Windows z.B. Wingdings  oder Dingbats.

Ich muss zugeben, ich wusste nie so richtig, wozu derartige Schriften gut sein sollen, von dem einen oder anderen Zeichen mal abgesehen. Allerdings könnte sich das mit einem Artikel von Connie Malamed ändern: How To Use Dingbats For Free eLearning Illustrations.

Connie stellt zunächst die Schriftarten Wingdings, Dingbats und Webdings vor und beschreibt dann, was Sie die einzelnen Symbolde für Präsentationsfolien nutzen können. So können Sie z.B. einzelne Symbole in PowerPoint auch als Bilder abspeichern, ein Trick, den ich bis jetzt noch gar nicht kannte. Daraus ergeben sich ungeahnte Möglichkeiten, so könnte man etwas für diverse Mind Mapping Programme daraus eine Symbolbibliothek erstellen.

Weitere Einsatzgebiete der Schriftsymbole sind die Erstellung von Icons oder  Illustrationen, die aus einzelnen Symbolen zusammengesetzt sind. Connie gibt dafür in ihrem Artikel ein schönes Beispiel.

Am Ende des Beitrags finden Sie Links zu weiteren Symbolschriften, die Sie kostenlos herunterladen können. Es sind auch Sammlungen auf CD-ROM im Handel, die man aber nicht unbedingt braucht. Es sind auch so schon genug.

So habe ich die Anwendung von Symbolschriftarten noch nie gesehen. Ich werde mich auf jeden Fall näher damit beschäftigen, wenn ich wieder einmal eine Präsentation erstellen darf.

Wingdings

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Wie Sie Ihr E-Mail-Programm für die Feiertage vorbereiten

Die Osterfeiertage stehen vor der Tür und vielleicht sind Sie gerade dabei, sich gedanklich in die Ferien zu verabschieden. Vergessen Sie dennoch nicht, Ihre E-Mail-Programm für die freien Tage vorzubereiten. Michael Einstein gibt Ihnen dafür die “Top 10 Tips for Managing your Email over the Holidays”:

  1. Entfernen Sie so viel Müll wie möglich aus dem Eingangskorb bevor Sie in die Ferien fahren
    Ich gehe einen Schritt weiter. Schauen Sie, dass Ihre Inbox vollständig leer ist, bevor Sie das Büro verlassen. Was heute verarbeitet ist, müssen Sie nach Ihrer Rückkehr nicht in die Hand (oder vor die Augen) nehmen.
  2. Erstellen Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihr Mailprogramm
    Sie wissen schon “Out of Office”
  3. Erstellen Sie eine Abwesenheitsnachricht für Ihren Anrufbeantworter
    Denken Sie auch an die Mailbox Ihres Mobiltelefons
  4. Starten Sie diese Meldungen nicht erst am ersten Tag Ihres Urlaubs
    sondern am besten schon am Tag zuvor.
  5. Treffen Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen eine Übereinkunft, unter welchen Umständen Sie während Ihrer Abwesenheit erreicht werden können
  6. Vereinbaren Sie dafür einen eigenen Text für E-Mail oder SMS usw.
  7. Bestimmen Sie jemanden, der Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt
  8. Informieren Sie wichtige Kontaktpersonen ein oder zwei Wochen vor Ihrer Abwesenheit
    Na gut, das ist für Ostern schon zu spät.
  9. Wenn überhaupt dann checken Sie Ihre E-Mail in Ihren freien Tagen nur nach einem festen Ritual
    Michael nennt dies “Vacation/Holiday Email Triage process”.
  10. Bleiben Sie standfest! Wenn Sie nicht erreichbar sind, dann sind Sie nicht erreichbar

Sie merken schon, die Hinweise sind nicht für alle gleichermaßen relevant. Ich denke, Michael hatte hier vor allem Freiberufler und Selbstständige im Blick. Aber vielleicht ist auch der eine oder andere Tipp dabei, wenn Sie Angestellter sind.

Wie auch immer, ich wünsche allen Leserinnen und Lesern des ToolBlogs schöne Feiertage und ein frohes Osterfest!

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Wie Sie aus E-Mails Aufgaben machen

Machen wir uns nichts vor. Die Zeit des papierlosen Büros kommt. Zwar nicht so schnell und mit Verzögerung, aber sie kommt, das steht für mich außer Zweifel.  Ein Zeichen dafür ist, dass bei vielen Teilnehmern meiner Workshops gar kein “echten” Eingangskorb mehr auf dem Schreibtisch steht, weil es schlicht und einfach kaum mehr Eingänge in Papierform gibt. Die meisten Informationen, die es weiterzuverarbeiten gilt, kommen heute per E-Mail, so zumindest die Aussage der meisten Menschen, mit denen ich es in Workshops und Coaching zu tun habe.

Zwangsläufig entstehen aus vielen E-Mails Aufgaben und es stellt sich die Frage, wie man effizient und ohne großen Aufwand eine elektronische Nachricht aus dem virtuellen Eingangskorb nimmt und sie in einen Aufgabe überführt.

In MS Outlook ist das einfach, denn schließlich handelt es sich um ein integriertes Managementsystem. Man muss einfach die betreffende Email in die Modulschaltfläche “Aufgaben” unten links ziehen und der Drops ist gelutscht, wie die Norddeutschen sagen. Für mich persönlich ist dieses Feature ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal von Outlook.

Aber anders geht es auch. Wenn Sie Outlook nicht benutzen, sondern E-Mails und Aufgaben mit verschiedenen Anwendungen “getrennt fahren”, können Sie dennoch mehr oder weniger bequem eine E-Mail in einen Aufgabe umwandeln. Akshata Shanbhag zeigt Ihnen, wie es geht anhand von 9 ausgewählten Aufgabenmanagern: 9 Instant Ways to Turn Your Emails into Tasks. Das Prinzip ist immer ähnlich. Von dem Aufgabenmanager bekommen Sie eine E-Mail-Adresse zugewiesen. Wenn Sie die entsprechende E-Mail dann an diese Adresse weiterleiten, wird die E-Mail von dem Programm in eine Aufgabe umgewandelt. Wie die einzelnen Apps dann den Betreff oder den Nachrichtentext behandeln, ist verschieden. Auch können Sie da und dort den Betreff ergänzen, so dass die Aufgabe dann mit unterschiedlichen Zusatzinformationen, wie Prioritöt, Kontext etc. versehen wird.

In dem Artikel behandelt Akshata die Programme:

  1. Trello
  2. Wunderlist
  3. Remember The Mild
  4. Todoist
  5. Evernote
  6. Asana
  7. Toodledo
  8. Any.do
  9. GMail (Sortd, ActiveInbox, Google Tasks)

Wie es wohl mit Wunderlist weitergeht? Microsoft hat ja vor einiger Zeit den ganzen Laden übernommen und ich bin gespannt, wie sich Wunderlist weiterentwickeln wird (ob überhaupt?). Vielleicht werden Teile davon in Outlook integriert, wer weiß. Am weitesten in der Zusammenarbeit mit E-Mail-Clients scheint mir Todoist zu sein. Dort gibt es Erweiterungen für alle möglichen Programme.

Auf die Gefahr hin, dass ich mich wieder hole: Für mich ist die Möglichkeit, E-Mails in Aufgaben zu überführen, ein Kernpunkt meines Zeitmanagement-Ansatzes. Eine condition sine qua non, um es geschwollen auszudrücken.

Ohne geht gar nicht.

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Wie Sie Ihr Tablet entmüllen

“Speicherplatz kannst Du nie genug haben” lautet der Grundsatz aller Menschen, die die Anfänge des Rechenknechts miterlebt haben. Aus diesem Grund habe ich mir bei meinem iPad mini beim Kauf 64 GB gegönnt, auch wenn das ein paar Euro mehr gekostet hat. Der Pferdefuß dabei ist, dass Sie in der Regel immer den Speicherplatz vollmachen, der Ihnen zur Verfügung steht. Das ist wie bei der Urlaubsreise mit dem Auto. Sie können auch einen Dreieinhalbtonner Ihr eigen nennen, Sie werden den Gepäckraum füllen, bis es nicht mehr geht. Warum? Weil Sie es können!

Allerdings ist irgendwann die Grenze erreicht und Sie können dann entweder (a) sich ein neues Gerät mit noch mehr Speicherplatz zulegen oder (b) Speicherplatz gewinnen, indem Sie sich von dem Geraffel trennen, das Sie nicht mehr brauchen. Was für das Tablet recht ist, ist für das Smartphone billig und so gibt uns David Caolo Aufräumtipps für beides, das Smartphone und das Tablet: Give your smart phone and tablet a good uncluttering. Er schlägt uns vor, auf diese Weise dabei vorzugehen:

  1. Löschen Sie Apps, die Sie nicht brauchen
    Wenn Sie unsicher sind, können Sie ja die nächsten Wochen darauf achten, wie oft Sie eine App tatsächlich gebraucht haben. Sie werden sehen, da fliegt schon eine Menge von der Platte.
  2. Organisieren Sie Ihre Ordner neu
    Fassen Sie die Apps sinnvoll in Ordnern zusammen.
  3. Vermeiden Sie Ordner auf dem Startbildschirm
  4. Lagern Sie ggf. Ihre Fotos aus
    Wenn Sie keine Sicherheitsbedenken haben, dann empfehle ich Ihnen Google Photos. Ich synchronisiere meine Bilder immer mit diesem Dienst und löschen die meisten danach auf meinem iPhone. So begrenze ich die Speichernutzung und habe die Fotos dennoch zur Verfügung.
  5. Gewinnen Sie Speicherplatz
    Unter “Einstellungen” können Sie meistens feststellen, welche Apps wie viel Speicherplatz benötigen. Achten Sie darauf, ob irgendwelche Apps Kopien Ihrer Dateien abgelegt haben und löschen Sie ggf. doppelte Dateien.
  6. Brauchen Sie iTunes wirklich?
    Diesen Tipp kann ich nicht beurteilen. Ich weiß nicht, ob Sie tatsächlich Speicherplatz sparen, wenn Sie iTunes durch dritte Applikationen ersetzen.
  7. Reinigen Sie Ihr Gerät von Zeit zu Zeit
    Von der Idee, das Gerät zu öffnen, halte ich allerdings gar nichts, zumindest, wenn es um Apple-Produkte geht. Bei anderen Herstellern mag das gehen, ich weiß es nicht. Ich benütze zum Reinigen des Displays lediglich ein Microfaser-Tuch, auch Brillenputztuch genannt, nicht mehr. Mit Chemikalien wäre ich vorsichtig. Das kann nach hinten losgehen.

Trotz dieser Tipps wird mein nächstes iPhone den doppelten Speicherplatz, nämlich 64 statt 32 GB enthalten. Und wieder werde ich ihn füllen, da bin ich mir sicher.

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Nützliche Erweiterungen für Trello

Mittlerweile nutze ich für die Organisation meiner eigenen größeren Vorhaben Trello, das ich nach Art der Methode “Personal Kanban” gestalte. Ich gebe zu, von einer optimalen Verwendung des Werkzeugs trennen mich noch einige Meter, aber ich bin ja lernfähig und mit zunehmendem Gebrauch wird sich auch die nötige Meisterschaft einstellen.

Da ich weiß, das viele Leserinnen und Leser ebenfalls Trello nutzen, möchte ich auf einige Erweiterungen hinweisen, die Akshata Shanbhag in Ihrem Artikel beschreibt: 11 Essential Trello Integrations That Make Your Job Easier. Hierbei handelt es sich um

  1.  PomoDone, ein Timer für die Tomatentechnik den Sie mit Trello verbinden können
  2. Trello Bookmarklet Maker, ein raffiniertes Tool zur Erzeugung von Bookmarklets für Trello
  3. Gmail for Trello. Hier können Sie auf Knopfdruck E-Mails als Aufgaben an Trello senden
  4. Taco macht Ihre To-do-Liste in einem eigenen Tab im Chrome-Browser sichtbar. (Wer es braucht…)
  5. Mit Chromello  können Sie Trello Cards aus Chrome’s Omnibox erzeugen. (Was ist die Omnibox?)
  6. Timeneye ist ein Zeiterfassungstool, das mit Trello hervorragend zusammenarbeitet
  7. Mit Tab for Trello (Mac) haben Sie Zugang zu Trello von der Menüzeile
  8. Plus for Trello erzeugt Zwischenberichte Ihrer Projekte auf Trello
  9. Mit IFTTT lassen sich unzählige Verknüpfungen nutzen
  10. Echo for Trello hilft Ihnen, wiederkehrende Aufgaben in Trello zu erstellen
  11. Mit Websites for Trello können Sie Ihr Weblog mit Trello betreiben. Ein interessantes Konzept, finde ich

Wie ich gehört habe, bastelt Microsoft im Rahmen von Office 365 an einem eigenen Aufgabenboard unter dem Namen Office Planner. Das Programm ist aber noch nicht für alle Nutzer freigeschaltet. Ich bin gespannt, ob Microsoft den Vorsprung von Trello noch einholen kann. Naja, notfalls werden sie dann den Laden eben einfach kaufen.

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So coachen Sie sich selbst

Nicht alle Firmen geben Ihren Mitarbeitern die Möglichkeiten, sich coachen zu lassen. Teils wissen sie nicht um die Möglichkeiten und die positiven Wirkungen, die fachgerechtes Coaching haben kann, teils scheuen sie die damit verbundenen Kosten.

So bleibt den Mitarbeitern nur, die Kosten für ein Coaching selbst zu übernehmen oder nach anderen Methoden Ausschau zu halten, sich selbst zu entwickeln.

Ed Batista hat auf seiner Website einige ausführliche Beiträge zu Methoden des Selbst-Coachings veröffentlicht, unterteilt in die Bereiche:

  • Was ist Selbst-Coaching?
  • Engagement in uns selbst
  • Setzen von Zielen
  • Selbstwahrnehmung
  • Intervention und Handeln
  • Selbstbewertung
  • Werte und Vision
  • Sich selbst annehmen

Sicher, sich selbst zu coachen ist nicht einfach, denn oft wird der Blick auf die eigene Person durch einen blinden Fleck oder eine verzerrte Wahrnehmung erschwert. Da macht es Sinn, sich mit einem gleichgesinnten „Buddy“ zusammenzutun, um die gewünschte Veränderungen voranzubringen.

Wenn Sie sich tiefer mit Selbst-Coaching beschäftigen möchten, dann empfehle ich Ihnen das Buch von Maren Fischer-Epe: Selbstcoaching: Hintergrundwissen, Anregungen und Übungen zur persönlichen Entwicklung.

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Die Hitliste der Ablenkungen

Wie wir alles wissen gilt für die persönliche Effizienz die Formel

Effizienz ~ Fokussierung (Konzentration) ~ 1/Ablenkung

Oder auf Deutsch: Die Effizienz ist proportional der Konzentration, die Sie aufbringen und umgekehrt proportional den Ablenkungen, denen Sie ausgesetzt sind. Je mehr Sie sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren, desto effizienter sind Sie und umgekehrt. Chad Brooks hat in seinem Artikel eine Hitliste der Ablenkungen veröffentlicht: 10 Distractions That Kill Workplace Productivity. Diese sind:

  1. Mobil telefonieren und texten
  2. Surfen im Internet
  3. Tratsch und Klatsch
  4. Soziale Netzwerke (Facebook etc.)
  5. E-Mail
  6. Kolleginnen und Kollegen, die mal eben vorbeikommen
  7. Besprechungen
  8. Zigarettenpausen und Kurzimbiss
  9. Laute Kollegen
  10. Sitzen in einem Cubicle (einer Büro-Einzelbox)

Die Liste geht zurück auf eine Befragung von 2175 Mitarbeitern aus dem Personalwesen. Ich denke, die meisten dieser Ablenkungen dürften auch deutschen Mitarbeitern nicht ganz unbekannt sein.

Leider gibt Chad nur wenig Tipps zur Vermeidung bzw. Linderung dieser Ablenkungen. Zur Steigerung der Produktivität wird empfohlen, Pausenzeiten einzuhalten, aus Gründen der Ansteckung möglichst mit produktiven Kollegen zusammenzuarbeiten, sich öffentlich zu verpflichten oder einen Spaziergang zu unternehmen. Diese Tipps klingen in meinen Ohren eher hilflos. Was meinen Sie?

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Open Space in Meetings

Kürzlich durfte ich ein Meeting in Form eines internen Barcamps begleiten. Nun ja, ein Barcamp war es eigentlich nicht, auch wenn wir es so genannt haben. Eigentlich handelte es sich um ein Meeting nach Art der Open Space Technology für rd. 20 Teilnehmer und etwa zweieinhalb Stunden Dauer.

Auch andere Kolleginnen und Kollegen experimentieren mit diesem Format für kleine Gruppen. Alexander Schilling schildert seine Variante („Instant Open Space“) in dem Beitrag „Open Space für Meetings nutzen„. Mit einer Länge von 2 bis 3 Stunden und 6 bis 50 Teilnehmern entspricht der Rahmen für seinen Ansatz genau dem, was wir bei unserer Veranstaltung zur Verfügung hatten.

Das von Alexander beschriebene Setting kommt unserem „Barcamp Open Space“-Design sehr nahe. Die Breakout-Räume bei uns bestanden aus vier Pinnwänden in jeder Ecke des Raumes, auf weitere Hilfsmittel wie Talking Stick o.ä. haben wir verzichtet. Dokumentiert wurden die Ergebnisse auf Flipcharts, die für die Teilnehmer fotografiert wurden.

Fazit: Das „Mini“-Format hat gut funktioniert und zeigt, dass die Unconference-Idee auch in Standardmeetings in Unternehmen gut eingesetzt werden kann.

Probieren Sie es einmal aus, es lohnt sich! Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

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Noch eine To-do-Liste: Die T-Minus List

Eine Aufgabenliste (To-do-Liste) kann man auf unterschiedliche Weise führen. Darüber habe ich im ToolBlog schon öfter geschrieben. Heute bin ich über noch eine Variante gestolpert, die ich einigermaßen kurios finde. T-Minus List nennt LJ Earnest ihren Art, die Aufgaben zu verwalten und nennt die Liste ein „powerful Tool„.

Die Liste aufzustellen ist recht einfach:

  1. Sie schreiben zunächst alle Aufgaben, die noch zu erledigen sind frei untereinander in ein Textdokument, z. B. Word
  2. Vor jede Aufgabe schreiben Sie nun die Zahl der Tage, die Sie noch zur Erledigung der Aufgabe Zeit haben. Beispiel:  (3) Einkommenssteuererklärung abgeben.
  3. Nun sortieren Sie die Liste aufsteigend oder absteigend, ganz nach Belieben. Sie sehen so die Aufgaben, die an einem Tag erledigt werden müssen, nach Tagen gruppiert.

Ehrlich gesagt, ich sehe den tieferen Sinn dieser Liste (noch) nicht. Aber vielleicht ist dieser Ansatz für Sie genau der richtige.

 

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Woran Sie merken, dass Sie den Job wechseln sollten

Der Volksmund sagt

die Ratten verlassen das sinkende Schiff

und wenn auch der Vergleich mit den ekligen Nagern nicht sehr schmeichelhaft ist, so steckt doch ein Körnchen Wahrheit in dem Satz. Ratten sind nämlich schlaue Tiere, die meist sehr früh die Lunte riechen und schnell und frühzeitig auf sich ändernde Umstände reagieren.

Mit unserer Arbeitswelt verhält es sich genauso. Es gibt viele schlaue Zeitgenossen, die lieber rechtzeitig ihre Handlungsoptionen ausloten und rechtzeitig handeln, bevor das Unglück von außen über Sie hereinbricht. Sie ziehen es vor, selbst rechtzeitig ihr Schicksal in die Hand zu nehmen, das Unternehmen zu verlassen und anderswo ihre Chancen zu suchen.

Nur, woran erkennt man, dass es Zeit ist, die Kurve zu kratzen? Lily Zhang nennt „4 Signs Your Career’s Totally Stalled (and It’s Time to Move On)“:

  1. Die nächste Chance, die nächste Stufe der Karriereleiter zu erklimmen, ergibt sich erst dann, wenn Ihr Chef pensioniert wird.
  2. Sie sind bei der Beförderung mehr als einmal übergangen worden.
  3. Ihr Unternehmen führt Sparmaßnahmen durch
  4. Die gesamte Branche schrumpft

Als Mensch, der in seinem früheren Leben als Papieringenieur gearbeitet hat, beobachte ich gerade den letzten Punkt sehr genau. Die Papierindustrie wird vom technolgischen Wandel die letzten Jahre ziemlich gebeutelt und zumindest der Printsektor befindet sich auf dem Rückzug.

Gleichwohl gibt es auch da einige Firmen, die den Braten vor vielen Jahren schon gerochen und „sich richtig aufgestellt“ haben, wie es im Managersprech heißt. Sie sind in Produktbereichen außerhalb des Drucks heute durchaus erfolgreich.

Was für Unternehmen gilt, ist auch für Sie als Mitarbeiter richtig. Beobachten Sie Ihren Markt und wenn Sie dunkle Wolken am Horizont sehen, dann hecken Sie Ihren Plan B aus. Agieren statt reagieren, heißt die Devise, damit Sie nicht eines Tages böse erwachen.

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[via Lifehacker]

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Wie Sie Ihre Festplatte organisieren

Ich zeige während meiner Workshops gerne, wie ich meine Aufgaben mit Outlook organisiere. Kein Problem, da funktioniert alles so, wie es soll. Wenn es dagegen um meine Dateiablage auf der Festplatte geht, halte ich mich bedeckt, denn da sieht es aus wie bei Hempels unterm Sofa. Wenn mich die Teilnehmer danach fragen, bringen sie mich regelmäßig in Verlegenheit, denn da gibt es nichts wirklich Vorzeigbares.

Der Grund dafür liegt darin, dass meine Dateien teilweise noch aus Windows XP Zeiten stammen. Die Ordnung der Ablage, die ich mir damals ausgedacht habe, ist mittlerweise mehr als überholt, besonders systematisch war sie ohnehin nicht. Also die ganze Platte putzen und eine Ablagestruktur neu aufsetzen?

Ich habe mich dagegen entschieden. Der Aufwand ist mir einfach zu groß, zumal die Suchfunktion von Windows mittlerweise ganz vernünftig arbeitet.

Wenn Sie einen ähnlichen Verhau auf der Platte haben und Sie, anders als ich, für eine Neuorganisation Ihres Speicherplatzes vornehmen wollen, dann ist vielleicht der Artikel von Chelsea Beck für Sie von Interesse: Find Files Faster: How to Organize Files and Folders.

Sie finden dort einige interessante Vorschläge, wie Sie Dateiordner strukturieren und benamsen können. Aber Achtung, das System, das Chelsea in ihrem Beitrag vorstellt, ist alles andere als trivial. Sie müssen sich schon ein paar Gedanken machen bevor Sie das System neu aufsetzen.

Dennoch finde ich die Vorgehensweise recht interessant. Mal sehen, vielleicht mit dem nächsten neuen Computer…

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Google Produkte, die Sie vielleicht noch gar nicht kennen

So ziemlich alle Menschen auf unserem Globus kennen die Suchmaschine von Google und sehr viele arbeiten auch mit den Apps dieses Internetgiganten. Das ist aber bei weitem noch nicht alles. Google hat auch noch andere mehr oder weniger nützliche Anwendungen im Angebot, von denen viele gar nichts wussten, ich schließe mich da ausdrücklich ein. Business Insider Deutschland stellt einige diese heimlichen Softwareschätzchen vor: 17 incredibly useful Google products and services you didn’t know existed. Hier sind die Apps, die ich für besonders interessant halte:

  1. Gmailify: Hiermit können Sie besondere Features von GoogleMail, wie Spamschutz oder Verwaltung des Posteingangs auch bei anderen E-Mail-Konten nutzen
  2. Wussten Sie, dass Sie eine Eieruhr direkt im Suchfeld von Google installieren können? Sie müssen nur die Anzahl der Minuten eingeben gefolgt vom Wort “timer”. Sie werden dann von einem Ton informiert, wenn die Zeit verstrichen ist.
  3. Mit Google nGrams können Sie sich anzeigen lassen, wie oft ein bestimmtes Wort oder ein bestimmter Ausdruck  in Büchern gebraucht wurde, die zwischen 1500 (!) und 2008 publiziert wurden. Das Ergebnis bekommen Sie als Zeitreihendiagramm präsentiert. Wenn Sie nicht wissen, was Sie damit anfangen sollen, dann schauen Sie hier nach.
  4. Mit Google Fonts finden Sie schöne Schriften, die Sie kostenlos verwenden dürfen. (Es lohnt sich jedoch immer, beim Copyright noch einmal genauer hinzuschauen.)
  5. Wenn Sie unter einem Ohrwurm leiden, aber nicht wissen, wer ihn verursacht hat, dann hilft Ihnen Google Sound Search weiter. Allerdings nur, wenn Sie ein Android Smartphone ihr Eigen nennen.
  6. Die inverse Bildersuche hat mir schon manchesmal geholfen, wenn ich bei einem Foto auf meiner Festplatte nicht mehr wusste, unter welchen urheberrechtlichen Bedingungen ich es verwenden durfte oder eben nicht. Durch diese Suche gelangen Sie meistens zur Quelle des gesuchten Bildes.

Übrigens: Wenn Sie öfters Google Forms benutzen, dann empfehle ich Ihnen den Artikel von Angela Alcorn: 10 Advanced Tips & Tricks For Google Forms. Der Titel ist Programm, Sie finden dort Tipps für Fortgeschrittene zu diesem beliebten Formularhandler.

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Evernote vs. OneNote: Ein Vergleich in 3 Akten

Wie die Leserinnen und Leser dieses Blogs sicher mitbekommen haben, bin ich in letzter Zeit nicht mehr ganz so glücklich mit Evernote, wie ich es schon einmal gewesen bin. Ich bin mir immer noch nicht sicher, ob ich OneNote nicht doch noch einmal ein zweite Chance geben soll.

Vor diesem Hintergrund kommt mir eine Artikelreihe gerade recht, in der Lisa Schmeiser beide Programme vergleicht: Evernote vs. OneNote. In drei (!) Teilen behandelt Lisa

  1. Wie gut Sie mit diesen Programmen Ihre Information erzeugen und organisieren können (Teil 1)
  2. Wie Sie zusätzliche Informationen in die beiden Programme aufnehmen
    (Teil 2)
  3. Was Sie mit diesen ganzen Informationen alles anstellen können (Teil 3)

In jedem Teil spielt Sie mit jedem Programm die typischen Szenarien von Arbeiten durch, die wir mit einem solchen Programm erledigen möchten. Sie untersucht z. B. im ersten Teil, die Standardaufgaben:

Teil 1

  1. Anlegen von Notizen innerhalb des Programms
  2. Organisieren und Taggen der einzelnen Notizen
  3. Verknüpfen der Notizen innerhalb der Anwendung

Teil 2

  1. Einfügen von Dateien in die Anwendungen
  2. Einfügen von Daten aus dem Internet (“Ausschneiden” von Text und Artikeln)
  3. Hinzufügen von Notizen via E-Mail

Teil 3

  1. Informationen innerhalb der Anwendungen suchen (und auch finden)
  2. Erweitern der Programme mit geeigneten Add-ons
  3. Zugriff, Suche und Bearbeiten der Notizen mittels mobiler Geräte oder mit dem Webbrowser
  4. Teilen von Informationen mit anderen Menschen

Sie merken schon, dieser Vergleich ist nicht oberflächlich, sondern bemüht sich um eine gewisse Tiefe und Objektivität.

Wie zu erwarten war, gibt es keinen eindeutigen Sieger, denn der Volksmund sagt: “wat den Eenen sin Uhl, is den Annern sin Nachtigall”. Es bleibt Ihnen überlassen, welche Kriterien Sie für Ihre Auswahl als wichtig erachten und wie Sie den Erfüllungsgrad durch die Programme beurteilen.

Wenn Sie sich mit den beiden Platzhirschen gar nicht anfreunden können, dann werfen Sie doch einmal einen Blick auf DEVONThink. Joe Buhlig hat einen ausführlichen Artikel darüber geschrieben, warum er von Evernote auf diese Software umgestiegen ist: An Alternative to Evernote. Für ihn war wohl u.a. ausschlaggebend, dass Evernote nicht mit Markdown umgehen kann. Das kann ich durchaus nachvollziehen, wenngleich ich gehört habe, es gebe eine Lösung für dieses Problem. Der Pferdefuß bei  DEVONThink: Das Programm ist nur für den Mac erhältlich.

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Warum offene Büros vielleicht doch nicht so gut sind

Auch das berühmt-berüchtigte Großraumbüro hat sich in den letzten Jahren weiterenwickelt. Man spricht über offene Bürokonzepte und lobt sie über den grünen Klee. Als Vorteile werden verbesserte Kommunikationsbeziehungen und Einsparungen an Bürofläche und -ausstattung genannt.

Bei unseren Freunden in den USA ist die anfängliche Begeisterung in der Zwischenzeit einer gewissen Ernüchterung gewichen. Was hierzulande schon früh einige Skeptiker aus der Wissenschaft zu Bedenken gegeben haben, scheint sich nun tatsächlich zu bewahrheiten. Vielleicht sind die offenen Bürokonzepte ja vielleicht doch nicht so gut, wie anfangs angenommen.

Zu dieser Ansicht gelangt zumindest Geoffrey James in seinem Artikel “9 Reasons That Open-Space Offices Are Insanely Stupid”. Dies sind seine Gründe gegen die offenen Bürokonzepte:

  1. Sie vermindern die Produktivität
  2. Sie machen die Mitarbeiter unglücklich
  3. Sie verursachen zeitraubende Ablenkungen
  4. Sie machen die Mitarbeiter krank
  5. Die Anzahl der Erkrankungstage erhöht sich
  6. Sie vermitteln einen Mangel an Vertrauen
  7. Sie verursachen einen enormen politischen Aufruhr
  8. Sie lassen unsere hochbezahlten grauen Zellen dahindümpeln
  9. Sie sind teurer als abgetrennte private Büros

Geoffrey unterlegt seine Behauptungen zwar mit Links zu entsprechenden Studien weiterführenden Artikeln usw., aber dennoch scheint mir seine Kritik an manchen Stellen etwas überzogen.

Vielleicht kann man die Nachteile offener Bürokonzepte ja auch schon bei der Planung vermeiden. Regine Rundnagel gibt dazu in ihrem Artikel “Offene Bürokonzepte – Open Space und Business Club” wichtige Hinweise. Dort finden Sie auch viele Hinweise zu weitergehenden Quellen als Ausgangpunkt für Ihre eigene Recherche.

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[Foto von VeronicaTherese unter Wikipedia: Open Plan, CC BY-SA 3.0]

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Typische Füllerfehler

Von jeher war ich ein großer Freund des Füllfederhalters. Gerade wenn man viel mit der Hand schreibt, dann entlastet so ein Schreibgerät merkbar die Finger und das Handgelenk. Als Purist schwöre ich natürlich auf den Klassiker: Den Kolbenfüllhalter nämlich, bei denen man die Tinte aus dem entsprechenden Glas in den Füller ziehen muss. Freunde haben mir vor Jahren einen Montblanc Meisterstück geschenkt, den ich nach wie vor gerne benutze, allerdings nur zu bestimmten Gelegenheiten. Denn so ein Teil ist teuer und sollte gut behandelt werden.

Leider kann man auch einiges falsch machen, wie uns das folgende Video zeigt: The 7 Biggest Fountain Pen Mistakes.

Passen Sie also gut auf, damit Sie noch lange Freude an dem schönen Stück haben.

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Schuhschachtel 2.0: Organisieren mit der fileeeBox

Ob ich es nun als ehemaliger Papiermacher haben will, oder nicht, Papier als Informationsträger scheint unaufhaltsam auf dem absteigenden Ast zu sein. Dennoch wird es uns noch eine ganze Weile erhalten bleiben, man denke nur an all die „offiziellen“ Schreiben von Ämtern, Behörden oder auch Firmen. So alt wie der Schriftverkehr ist auch die Frage „Wohin mit dem ganzen Papierkram?“. Das ist es nicht allein, denn finden möchte man ein abgelegte Schriftstück bei Bedarf ja auch wieder, und zwar ohne großes Suchen.

Obwohl ich einen schnellen Scanner mein Eigen nenne, konnte ich mich für die digitale Ablage von Schriftverkehr nicht so recht erwärmen. Wie die Leserinnen und Leser wissen, bin ich bekennender Anhänger der Noguchi Methode.

Nun bin ich auf ein Ablage hingewiesen worden, die das Beste aus der digitalen und analogen Welt zu vereinen scheint: Die fileeeBox.

Es handelt sich hierbei um eine Art raffinierte Schuhschachel mit noch raffinierterem Aufsatz. So geht es: Sie stellen den Aufsatz auf die Schachtel, Ihr Smartphone auf den Aufsatz, machen von dem Schriftstück ein Foto. Danach legen Sie das Dokument in die Schachtel und Ihr Smartphone weiß genau, in welcher Schachtel das Dokument liegt. Clever, finde ich.

Momentan befindet sich die fileeeBox in der Phase der Vorbestellungsphasen. Sollte eine bestimmte Mindestmenge an Bestellungen erreicht werden, dann beginnt im Juni die Auslieferung.

Ein Kollege von mir hat seine Dokumente in der Vor-Smartphone-Zeit ähnlich aktiviert. Er hatte seine Schachteln einfach durchnummeriert und in einem Excel-Chart hinterlegt, wo welches Dokument lag. Aber mit der fileeeBox ist es natürlich einfacher und eleganter.

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Kopfrechnen lernen mit Karteikarten – Testleser gesucht

Wenn ich die Lage richtig einschätze, dann gehöre ich zur ersten Welle der Taschenrechnergeneration. Zwar haben wir das in der Grundschule noch ausgiebig gelernt, aber mangels Training sind meine Fertigkeiten auf diesem Gebiet eher kümmerlich. Ich bedaure das sehr, denn das Kopfrechnen in der Mathematik ist in etwa das gleiche wie die Vokabelkenntnisse in Fremdsprachen. Der Erwerb von Kenntnissen ist bisweilen mühsam, der Nutzen nicht zu überschätzen.

Matthias Büttner ist mittlerweile der Spezialist, wenn es um die Verwendung von Karteikarten geht. Momentan schreibt er an einem Buch mit dem Titel: “Mathe-Max, Kopfrechnen lernen mit Karteikarten”. Ich bin ein großer Freund der Leitner-Methode, mit der Sie nachhaltig Vokabeln lernen können und so bin ich gespannt, wie Karteikarten für das Kopfrechnen lernen eingesetzt werden können.

Falls Sie auch daran interessiert sind und das Erscheinen gar nicht erwarten können: Matthias sucht noch Testleser. Schreiben Sie ihm einfach eine E-Mail.

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BTW: Kennen Sie noch Rechenschieber? Ich schon!

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Crashkurs für das Fotografieren mit dem iPhone

Ehrlich gesagt, ich weiß auch nicht, warum ich noch eine Digitalkamera besitze, dazu noch eine ziemlicht teure. Es geht schon damit los, dass man für die Bedienung derselben zwei Semester Studium der Bedienungsanleitung benötigt, um auch nur einen Bruchteil der Möglichkeiten auszunutzen.

Dann also lieber das Smartphone. Man hat es sowieso immer dabei, warum also nicht gleich sämtliche Fotos damit machen. Dennoch sollte man dabei ein paar Dinge beachten, wie uns dieses Video anhand des iPhones zeigt:

Ein kluger Mensch hat einmal gesagt:

Die beste Kamera ist die, die man dabei hat

und so steht dem ständigen Gebrauch des iPhones nichts mehr im Wege. Den ambitionierten Fotografen unter den Lesern sei gesagt, dass es demnächst sogar Zeiss-Vorsatzobjektive für das iPhone geben wird (falls sie nicht sogar schon auf dem Markt sind).

Wenn Sie lieber etwas Gedrucktes zum Thema in den Händen halten möchten, dann empfehle ich Ihnen das Buch von Bob Weil und Nicki Fitz-Gerald: Fotokunst mit dem iPhone: 45 Workshops für kreative Fotografen. Anhand vieler Praxisbeispielen erklären bekannte Fotografen nicht nur, wie Sie das Bild aufgenommen haben, sondern auch, wie sie es mit iPhone-Apps (Snapseed & Co) nachbehandelt haben. Ich fand das Buch hervorragend, allerdings auch sehr anspruchsvoll.

Es ist schon erstaunlich, was mit dem iPhone (und natürlich auch anderen) möglich ist. Ich bin gespannt, wie lange die “Normalkamera” noch überlebt.

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