Wie viel Zeit können Sie tatsächlich sparen?

Nun gut, ich ahne schon, was die Puristen unter den Lesern sagen werden. Zeit kann man nicht sparen. Man kann sie höchstens anders sinnvoller verwenden. In diesem Zusammenhang könnten Sie Ihre Routineaufgaben einmal näher betrachten. Wäre es eventuell möglich, den zeitlichen Aufwand für sie durch geeignete Maßnahmen zu verringern. Vielleicht, indem man sie automatisiert? Randall Munroe hat ausgerechnet, ob und wenn ja, wie viel Zeit Sie dadurch gewinnen können: Is It Worth the Time?

Hier die dazu gehörige Grafik (Tipp: Nicht ganz ernst nehmen):

Hinterlasse eine Antwort

Excel-Vorlagen für jeden und alles

Mein befreundeter Kollege Marcus Raitner bezeichnet sich manchmal als CEO. Nein, das ist nicht das was Sie meinen. Das Kürzel steht für Chief Excel Officer und drückt seine Hassliebe zu diesem oft miss gebrauchten Office-Programm von Microsoft aus.  Warum soll es Excel da anders gehen als seinen Geschwistern Work, PowerPoint oder Outlook?

Damit Sie sich die Arbeit mit Excel etwas leichter machen können, gibt es in den Weiten des Internets eine Fülle von Vorlagen zum Herunterladen. Gavin Phillips hat die interessantesten in einem eigenen Beitrag zusammengestellt: An Excel Template for Every Occasion. Sie finden dort Vorlagen zu den Themen:

  • Finanzen
  • Fundraising (!)
  • Instandhaltungsplanung
  • Management von Kundenbeziehungen (CRM)
  • Inventur
  • Projektmanagement uvm.

Wenn unter den Vorschlägen von Gavin nicht das passende dabei ist, dann können Sie auf die weiterführenden Links am Ende des Artikels klicken. Sie führen zu weiteren Quellen für Excel-Vorlagen.

Wenn Sie eine Website mit deutschsprachigen Vorlagen können, dann bin ich Ihnen für einen entsprechenden Hinweis dankbar.

Hinterlasse eine Antwort

Off topic: Toiletten der Welt

Gerade habe ich Ihnen einen Tipp gegeben, wie Sie Ihr Smartphone retten können, wenn es in eine Toilette gefallen ist. Leider funktioniert das nicht immer, wie uns die Infografik “A Brief Look at Toilets Around the World” aus gleicher Quelle zeigt. Bei manchen Toiletten mag man nicht einmal daran denken, dass einem so etwas passieren kann.

Toiletten_der_Welt

Hinterlasse eine Antwort

Was können Sie tun, wenn Ihr Smartphone in die Toilette gefallen ist? (s)

Vor einiger Zeit konnte ich diese Frage bereits unter Hinweis auf ein kleines Video hier im ToolBlog beantworten.  Wenn Sie bewegte Bilder weniger mögen, dann hilft Ihnen im Fall des Falles sicher diese Infografik weiter: How to Fix a Phone Dropped in the Toilet.

Weiterlesen

Hinterlasse eine Antwort

Kontexte, die überall funktionieren

Wie die erfahrenen GTDer unter den Leserinnen und Lesern wissen, empfiehlt David Allen, die anstehenden Aufgaben bestimmten Kontexten zuzuordnen. Dies soll dazu dienen, sich nicht von Tätigkeiten ablenken zu lassen, die man im Hier und Jetzt ohnehin nicht erledigen kann. Ich gebe zu, für meine eigene Arbeitsorganisation brauche ich derlei Kontexte nicht, sie würden sie nur unnötig komplizierter machen.

Jeff Kirvin stellt ein anderes Konzept zu Kontexten vor, das ich sehr interessant finde: GTD contexts for working anywhere. Er bewertet anstehende Aufgaben nach zwei Kriterien:

  • Fokus: Wie intensiv muss ich mich auf die Aufgabe konzentrieren?
  • Energie: Wieviel physische oder mentale Energie muss ich für die Erledigung der Aufgabe aufbringen?

Wie jedermann weiß, kann man aus zwei Dimensionen hervorragend ein Vier-Felder-Diagramm konstruieren, wie wir es ja auch z.B. vom Eisenhower-Modell her kennen.

KontexteKirvin

Es ergeben sich vier Felder, denen vier verschiedenen Kontexte zugeordnet werden können:

Schnell
Diese Aufgaben benötigen nur wenig Energie, aber die ganze Aufmerksamkeit. Sie werden in der Regel in 5 bis 10 Minuten erledigt.

Fokus
Hier benötigen Sie Ihre vollen Energie und müssen auch konzentriert arbeiten. Hier finden die kreativen Arbeiten statt: Lernen, Schreiben, Planen usw.

Lounge
Der Name ist Programm. Dies sind die Tätigkeiten, die wenig Energie und Konzentration erfordern. Routinearbeiten zum Beispiel.

Ächzen
Hierhinein gehören Arbeiten, die wenig Konzentration, aber dafür umso mehr Energie erfordern: Bei mir ist das zum Beispiel das Büro aufräumen.

Mit gefällt die Einteilung von Jeff sehr gut und ich bin auch überzeugt, dass sie sehr praxistauglich ist. Nun müsste man sie nur noch mit der Theorie des strukturierten Aufschiebens verbinden.

 

1 Antwort

Die Tweets der Woche (KW 32/15)

Diese Woche war ich Teilnehmer bei einem Seminar der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) in Lautrach. Es ging um das Themenfeld “Die Sicherheitsfachkraft als Coach”. Die beiden Trainer Ralph Lessmeister und Rolf Maluck, beide von der VBG, gaben Hinweise zu Definition, Haltung und Methoden. Sie haben die Zeit gut genutzt, mehr war in den zwei Tagen nicht drin. Gute Arbeit!

Getwittert wurde u.a. dieses:

Weiterlesen

Hinterlasse eine Antwort

MS Outlook: Wie Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe machen

Viele kennen den Trick schon, aber für viele ist er auch neu, wie ich aus meinen Workshops weiß. Eine der hervorstechenden Eigenschaften von MS Outlook ist, dass Sie ganz einfach eine E-Mail in eine Aufgabe überführen können. Wie das geht, sehen Sie in dem Video aus dem Artikel von Sam Grier: How To Convert An Email Into An Outlook Task.

Ich halte es übrigens nichts davon, eine E-Mail nur über das Flagge setzen zur Nachverfolgung zu kennzeichnen. Sie ist dann zwar gekennzeichnet, aber keine echte Aufgabe.

BTW/1: Ich habe tatsächlich keine vernünftige Anleitung in Deutsch gefunden. Vielleicht sollte ich selber mal…

BTW/2: Die o.a. Anleitung gilt nur für Outlook für Windows. Bei Outlook für den Mac funktioniert das nicht ganz so komfortabel über Apple Script und das auch nur in der Version 2011. Ich habe das Problem an früherer Stelle bereits beschrieben.

1 Antwort

Einige wichtige Regeln für die E-Mail

Schon oft wurde die E-Mail totgesagt und tatsächlich betreten neue Player sprich Kollaborationswerkzeuge das Spielfeld. Allerdings leben Totgesagte bekanntlich länger und so wird uns die gute alte Tante E-Mail sicher noch eine Weile lange begleiten.

So alt wie die E-Mail selbst ist die Klage darüber, wie ineffizient das Medium ist. Damit schlagen wir oft den Sack, obwohl wir den Esel meinen. Es gilt dasselbe wie bei anderen Programmen: NIcht die Software ist schuld, sondern der falsche Gebrauch derselben. Brian Kreissl ruft uns in dem Beitrag “‎‎Is email killing our productivity?” noch einmal einige Regeln für den Gebrauch der E-Mail in Erinnerung:

  • Entscheiden Sie sorgfältig, wer die Nachricht überhaupt erhalten soll und halten Sie den Empfängerkreis möglichst klein
  • Wenn die Mail nicht wirklich dringend ist, geben Sie dem Adressaten zumindest 24 Stunden Zeit für die Antwort
  • Gehen Sie mit der Bezeichnung “Dringend” sparsam um
  • Setzen Sie eine “Out of Office”-Nachricht auf, wenn Sie keine Zeit haben, Ihre Nachrichten zu lesen
  • Das Lesen der Mail sollte nicht Ihre erste Handlung am Morgen sein
  • Schreiben Sie Ihre Mails nach dem kkk-Prinzip: Kurz, knapp, knackig. Kommen Sie in kurzen Sätzen auf den Punkt. Schreiben Sie strukturiert und übersichtlich
  • Wenn Sie sauer sind, dann warten Sie mindestens 2 Stunden, ehe Sie eine Antwort schreiben
  • Gehen Sie von eher von positiven Absichten des Schreibers aus, statt negative zu konstruieren
  • Wenn Sie einen Anhang senden, überlegen Sie ob Sie möchten, dass er evtl. weitergeleitet wird
  • Markieren Sie weniger dringende Nachrichten zum späteren Lesen, überfliegen Sie sie lediglich, delegieren sie an andere oder werfen Sie sie in den Papierkorb, wenn Sie keine Zeit dafür haben
  • Denken Sie darüber nach, ob ein Telefonanruf, ein persönliches Treffen oder ein kurzes Gespräch ein besseres Kommunikationsmittel sein könnte.

Sie merken schon an der Art dieser Hinweise: Andere zu ändern ist schwer bis unmöglich, man muss bei den eigenen Verhaltensweisen ansetzen.

snail-153885_1280

 

Hinterlasse eine Antwort

Die geldwerte To-do-Liste

Vorschläge, wie Sie am besten eine Aufgabenliste zu führen haben, gibt es wie Sand am Meer. Ein m. E. besonders origineller Vorschlag kommt von Victor Cheng: How Your To-Do List Can Boost Your Bottom Line. Übersetzt heißt das Ganze etwa “Wie Ihre To-do-Liste Ihren Nettoprofit ankurbeln hilft” und genau nach diesem Prinzip geht der Autor auch vor:

  1. Bewerten Sie Ihre einzelnen Aufgaben nach dem Geldbetrag, den sie bringt und zwar in Euro
  2. Sortieren Sie Ihre Liste nach dem Geldbetrag in absteigender Reihenfolge
  3. Zeichnen Sie eine Linie in der Mitte der Liste
  4. Widmen Sie vier Tage in der Woche den oberen Hälfte Ihrer Liste
  5. Verbringen Sie einen Tag in der Woche mit der unteren Hälfte Ihrer Liste
  6. Beurteilen Sie einmal in der Woche erneut die untere Hälfte Ihrer Liste

Eine interessante und äußerst konsequente Art, die Aufgaben auf der Liste zu priorisieren. Kann man so machen. Etwas skeptisch sehe ich allerdings die Bewertung der Aufgaben nach dem zu erwartenden Profit. Da könnte der Wunsch der Vater des Gedankens sein. Allerdings kann es bestimmt nicht schade, den Aufgaben die höchste Aufmerksamkeit zu schenken, die tatsächlich zum Lebensunterhalte einen direkten Beitrag leisten.

euro-84831_1280

1 Antwort