Archiv der Kategorie: Software

10 Add-ons für Thunderbird und das Exchange-Problem

Dass ich meine Aufgaben unter Windows mit Outook organisiere, dürfte den Leserinnen und Lesern des ToolBlogs nicht entgangen sein. Für mich ist Outlook unter Windows in vielerlei Hinsicht das Mittel der Wahl, auch wenn das manche Mitmenschen gar nicht glauben können.




Wie gesagt, das gilt für Windows. Wenn ich unterwegs bin, nutze ich ein MacBook Air. Naiv, wie ich bin, habe ich mir auf diesem Laptop ebenfalls Outlook eingerichtet, natürlich in der Mac-Version. Mein Urteil über diese Programmversion ist vernichtend. M. E. hat Mac-Outlook mit dem Bruder für Windows nur den Namen gemeinsam. Das mag für Mac-User nicht weiter schlimm sein, denn sie kennen den Leistungsumfang von Outlook für Windows vielleicht gar nicht. Kurz und gut: Gefühlt können Sie mit der Mac-Variante nur 30% von dem tun, was mit Outlook für Windows möglich ist. Es ist z. B. nicht möglich, direkt aus einer E-Mail eine Aufgabe machen, es gibt keine Aufgabenleiste u.v.m.

Aus diesem Grund suche ich schon seit langem nach einer Alternative für Outlook für den Mac. Immer wieder stolpere ich dabei über den freien E-Mail-Client Thunderbird, der mir aus früheren Zeiten gut in Erinnerung geblieben ist.

Thunderbird lässt sich durch den Einsatz entsprechender Add-ons zu einem umfassende Organisationstool aufbohren. Hier wäre zu allererst Lightning zu nennen, ein Kalender- und Aufgabenmodul. Es gibt aber auch noch andere, wie z. B. tasks & mails. Darüberhinaus finden Sie dort Schnittstellen-Add-ons von Thunderbird zu bekannten Aufgabenmanagern wie Wunderlist, ToodleDo u.v.m.

Akshata Shanbhag hat eine Liste von Add-ons für Thunderbird zusammengestellt, die sie für unerlässlich hält: 10 Must-Have Thunderbird Addons (+ 25 More). Leider ist in der Zusammenstellung kein ausgesprochener Aufgabenmanager dabei. Offensichtlich bin ich der Einzige, der sich so etwas wünscht.

Bleibt noch das Problem, ob und wenn ja, wie man die Aufgaben mit Office 365 oder einem anderen Exchange-Server synchronisieren kann. Das ist beim reinen E-Mail-Verkehr kein Problem, da richtet man sich eine entsprechende IMAP-Verbindung ein. Aber wie geht das bei den Aufgaben?

Nach längerer Recherche bin ich auf eine Erweiterung gestoßen, die dieses Problem vielleicht lösen könnte: exchangecalendar. Leider ist es mir bislang noch nicht gelungen, dieses Add-on zum laufen zu bringen. Ich bin kein Geek und deshalb fehlen mir offensichtlich die nötigen Kenntnisse. Deshalb meine Bitte an die Leser: Wenn jemand eine Idee hat, wie dieses Add-on funktionieren könnte, dann melden Sie sich bitte.

Mein Dank wird Ihnen ewig nachschleichen!

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[Quelle Logo Thunderbird unter CC-BY 3.0]

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GTD auf dem Mac, ganz einfach

Ich muss gestehen, wenn ich eine Aufgabe auf dem Rechner lösen will, bin ich immer schnell dabei spezielle Software für das Problem zu suchen. Das hat mich in meinem Leben schon manches gekostet, sowohl an Zeit als auch an Geld. Dabei lassen sich viele Dinge schon mit den Bordmitteln erledigen, die den Computern bzw. Betriebssystemen beiliegen. Auf diese Möglichkeit hatte ich kürzlich hinsichtlich der Verarbeitung von pdf-Dateien hingewiesen.

Zur Grundausstattung jeden Mac gehört auch ein kleines, aber feines Programm namens Erinnerungen. Mit diesem kleinen Helferlein können Sie auf einfache Weise Listen aller Art erstellen, also auch To-do-Listen. Warum sollte man also diese unkomplizierte App nicht auch für die Aufgabenorganisation á la GTD verwenden?

Dies dachte sich wohl auch Sven Fechner und schrieb einen detaillierten Artikel darüber, wie er mit den „Erinnerungen“ sein System aufgesetzt hat: Simple GTD® with Apple’s Reminders App.

Im Prinzip besteht seine Variante aus Listen für

  • Das eingehende Zeug (in GTD-Jargon: „Stuff“)
  • Projekte und die damit verbundenen Ziele
  • To-do-Listen geordnet nach Kontexten (@Einkaufen, @Büro usw.)
  • Die Warten-auf-Liste
  • Eine Liste für @Irgendwann/Vielleicht
  • Eine Liste, die er „Tickler“ nennt und mit der er sich an bestimmte Dinge erinnern lässt. (Wer’s braucht…)

Wenn Sie iCloud nutzen, dann können Sie Ihre Listen auch mit Ihren anderen Apple-Geräten wie iPad oder iPhone synchronisieren. Sven gibt seinen Lesern auch noch ein paar weiterführende Tipps auf den Weg, mit denen man „Erinnerungen“ noch effizienter machen kann, z. B. mit #Tags.

Für mich als Möchte-gern-Minimalisten haben diese Lösungen großen Charme, denn sie sind simpel und preiswert bis kostenlos. Meine amerikanische Freundin und Kollegin hat mich einmal kopfschüttelnd „Software Junkie“ genannt. Ich gelobe, ich werde mich bessern. Durch die konsequente Anwendung von Bordmitteln.

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Wozu Sie pdf-Datein und –Editoren brauchen

Letzten Freitag habe ich einen kleinen Beitrag zu kostenlosen pdf-Tools geschrieben. Darin habe ich auch ein paar Gründe aufgezählt, warum ich pdf-Dateien sehr gerne einsetze. Der pdf-Spezialist foxit kann das natürlich viel besser und hat das in einer schönen Infografik dargestellt: Our 10 Cool Ways to Use PDFs.

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Und als namhafter Hersteller von Software zur Verarbeitung von pdf-Dateien gibt er gleich noch eine Infografik obendrauf: 10 Epic Reasons to Use a pdf Editor.

pdfEditor

Der Foxit-Reader ist übrigens sehr zu empfehlen. Die schlanke Variante unter den Leseprogrammen.

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5 kostenfreie pdf-Tools

Ein Datenformat, auf das ich schwer bis gar nicht verzichten kann, ist das Portable Document Format. Nahezu alle meine Arbeitsblätter, Angebote und vieles andere veröffentliche ich in diesem Format. Auch gibt es eine Vielzahl von Broschüren, die man im Internet herunterladen kann. Dank des pdf-Formats sehen sie dann im wahrsten Sinn des Wortes auch auf dem Bildschirm aus wie gedruckt.

Während das Erzeugen und Lesen von pdf-Dokumenten mittlerweile schmerz- und kostenlos funktioniert, ist das nachträgliche Bearbeiten schon schwieriger und oft nicht mehr ganz so günstig. Allerdings gibt es nette Anbieter, die Sie auch beim Editieren von pdf-Dateien nicht im Regen stehen lassen. Dan Price stellt 5 Free Tools to Edit PDF Files vor:

  1. Mit PdfBooklet können Sie aus pdf-Dokumenten kleine Broschüren erstellen. Die Einstellmöglichkeiten dieses kleinen Helferleins sind erstaunlich. So etwas ist immer nützlich, wenn man papiersparend die Information auf mehrere Seiten verteilt darstellen möchte. [Win, Linux]
  2. IlovePDF ist ein einschlägiges online-Portal, auf dem Sie unterschiedlichste Aufgaben erledigen können, z. B. die Umwandlung von Office-Daten in pdf und umgekehrt, das Zusammenführung verschiedener Dokumente oder die Komprimierung umfangreicher Dateien. Zum Bearbeiten müssen die entsprechenden Files hochgeladen werden.
  3. So wie ich das verstanden habe, ist der YACReader vor allem zum Lesen von Comics (!) entwickelt worden. Aber auch für andere Zeitgenossen ist er insofern interessant, als dass sich mit ihm Bilder in pdf-Dateien editieren lassen. Wer so etwas braucht…
  4. Warum der Gaaiho PDF Reader 4 ein besonderes Tool sein soll, erschließt sich mir auf dem ersten Blick nicht. Dan führt als Feature an, dass der Reader besonders ressourcenschonend daherkommt. Dennoch böte er viele Möglichkeiten, den Text z. B. mit Anmerkungen (Text, Form und Farbe) zu versehen.
  5. Viele wissen gar nicht, dass sie zum Erzeugen von pdf-Dateien unter Windows gar kein spezielles Programm benötigen. Das geht unter Windows 10 auch mit Bordmitteln.  Wie, das beschreibt Robert Schanze in einem Artikel (mit Videos): Windows 10: PDF erstellen – So geht’s. Was für Windows gilt, funktioniert beim Mac schon lange, wie ein Beitrag von MacEinsteiger beweist: PDF-Dateien erstellen & bearbeiten.

Mein Tipp: Schreiben Sie doch einmal auf, wie Sie wie oft auf welche Weise Ihre pdf-Dateien bearbeiten wollen. Für eine gelegentliche einfache Bearbeitung reichen die unter (5) beschriebenen Mittel sicher aus.

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Lernen mit Karteikarten: Anki

Sie kennen sicherlich das alte deutsche Sprichwort:




Übung macht den Meister.

Damit drückt der Volksmund eine Binsenweisheit des Lernens aus. Vor Vergessen können Sie sich nur dadurch schützen, dass Sie das einmal Gelernte ständig üben bzw. wiederholen.  Wissenschaftlich untersucht hat den Vorgang des Vergessens und Wiederholens zuerst der deutsche Psychologe Herrmann Ebbinghaus. Nach ihm benannt ist die berühmte Vergessenskurve (“ebbinghaussche Kurve”), die den Zusammenhang zwischen der vergangenen Zeit und dem Vergessen aufzeigt.

Im Prinzip versucht jede Lernmethode, dieser Vergessenskurve ein Schnippchen zu schlagen. Im Bereich des Lernens von Fremdsprachen hat sich die Lernkartei nach Leitner durchgesetzt, bei der z. B. Vokabeln durch eine ausgeklügeltes System so lange wiederholt werden, bis sie “sitzen”.

Während die Haptiker gerne mit einem realen Karteikasten aus Holz oder Pappe arbeiten, den sie manchmal sogar selbst gebastelt haben (Anleitung als pdf-Datei), greifen die computeraffinen Menschen lieber zur digitalen Version. Die Suche nach dem geeigneten Programm gestaltet sich allerdings etwas schwierig, denn das Angebot ist unübersichtlich. So haben Sie die Qual der Wahl. Ein kleine Auswahlhilfe bietet Ihnen eine einschlägige Übersicht in der Wikipedia.

Ich selbst habe heute Anki installiert, um damit meinen Spanisch-Wortschatz zu trainieren. Ausschlaggebend für die Wahl waren für mich:

  • Anki ist äußerst flexibel (um nicht zu sagen mächtig)
  • Das Programm läuft auf allen erdenklichen Plattformen
  • Die Karteikarten lassen sich beliebig gestalten
    (Lückentext, Bilder, sogar Videos)
  • Über AnkiWeb lassen sich die Karteikarten, Lernfortschritte etc. synchronisieren
  • Die Lernsoftware ist völlig ummesonscht

Die Mächtigkeit von Anki ist gleichzeitig auch ein  Nachteil. Man muss sich schon ein wenig damit befassen, leichte Bedienung geht anders. Zum Glück steht eine umfangreiche deutsche Dokumentation zur Verfügung. Außerdem gibt es auf YouTube Anleitungsvideos in Hülle und Fülle.

Natürlich kann man mit einem derartigen System nicht nur Vokabeln lernen.
Es eignet sich für alle Art von Wissen, das irgendwie abgefragt werden kann. Hier ein Beispiel für Jura-Lernbegeisterte:

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Ist E-Mail tot?

Dass E-Mail im Grunde genommen ein totes Pferd ist, von dem man endlich absteigen sollte, wird schon seit geraumer Zeit behauptet. So in einem Artikel von Lionel Valdellon: 3 Reasons Why Email is Dead. Um seine These zu unterlegen, nennt er folgende Gründe:

  1. E-Mail ist ein Push-System
    Auf Deutsch: Sie holen sich die Nachrichten nicht selbst ab, wenn und wann Sie sie brauchen, sondern Sie werden Ihnen aufs Auge gedrückt.
    Ich denke, das ist tatsächliche ein gewichtiger Grund gegen die Verwendung von E-Mails, denn dieser Umstand verführt dazu, sich ständig von eingehenden Nachrichten ablenken zu lassen. Warum das so ist, habe ich an dieser Stelle bereits beschrieben: Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.
  2. E-Mail ist ein unorganisierter Aufbewahrungsort für Informationen
    Diese Einschätzung teile ich nicht. Hier kommt es ganz darauf an, wie Sie Ihr E-Mail-Programm einsetzen und die Nachrichten weiterverarbeiten. ”Know your tools”, heißt hier die Devise.
  3. E-Mail hat keinen eingebauten Arbeitsablauf
    Einspruch, Euer Ehren, und zwar gewaltig! Natürlich kann man das E-Mail-Programm mit einem Aufgabenmanager kombinieren, um einem durchdachten Arbeitsablauf zu folgen. In Outlook sind diese Funktionen sogar integriert. Wie das geht, zeigt Michael Linenberger auf eindrucksvolle Weise in seinem Buch.

Viele teilen die Ansicht von Lionel übrigens gar nicht. Jordie van Rijn zum Beispiel. Er ist so sehr von der Lebendigkeit der E-Mail überzeugt, dass er dem Thema sogar eine Website mit eigener URL gewidmet hat: Email is not dead. Dort versucht er, mit einer beeindruckenden Anzahl von statistischen Kennzahlen seine Behauptung zu untermauern. Auch finden Sie auf seiner Seite ein große Anzahl weiterführender Links, die das Thema E-Mail und ihren angeblichen Tod behandeln und zu widerlegen versuchen.

Ich habe übrigens den Titel von Jordies Website etwas verstümmelt. Eigentlich muss er heißen: “Email is not dead. But email IS changing.”

Dem schließe ich mich gerne an. Der Blick in meine Glaskugel sagt mir, dass die E-Mail nicht mehr das Kommunikationsmedium der Zukunft sein wird, aber sicher immer noch ein bedeutendes. Dies gilt insbesondere für den Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Organisationseinheiten. E-Mail für den internen Nachrichtenaustausch wird vermutlich deutlich an Bedeutung abnehmen. Diesen Part werden Kollaborationssysteme übernehmen.

Warten wir es ab.

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Wie Sie bessere E-Mails schreiben

Eigentlich müssten wir uns jetzt darüber einigen, was das Wort “besser” in der Überschrift heißen soll. Ich sag mal so: Wenn ich eine E-Mail bekomme, möchte ich zum einen sofort im Betreff erkennen können, was der Absender eigentlich von mir will. Zum anderen sollte der Inhalt knapp gehalten werden, in einem Umfang, der in urvordenklichen Zeiten dem Inhalt einer Postkarte entsprochen hätte. Weiteres Text- und Datenmaterial gehört für mich in den Anhang. Über den Abschluss einer E-Mail müssen wir uns in der Juristenrepublik Deutschland keinen Gedanken machen. Wie eine Signatur auszusehen hat, regeln (natürlich) entsprechende Vorschriften.

Auf einem Video der Zeitschrift Forbes sind noch einmal die wichtigsten Aspekte zusammengefasst:

[via Forbes]

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CmapTools in neuem Gewand

Es gibt Aufgabenstellungen, die sich sehr gut mit Mind-Maps bearbeiten lassen. Wie jede andere Methode auch, gibt es für die Anwendungen von Mind-Maps gewissen Grenzen. Diese liegen in der Baustruktur der Map, so dass dynamische Zusammenhänge wie Rückbezüglichkeiten nur schwer darzustellen sind.

Für “die Visualisierung von Begriffen (Concepts) und ihren Zusammenhängen” (Wikipedia) ist die Concept-Map das Mittel der Wahl. Dort werden durch gerichtete Pfeile die Abhängigkeiten zwischen den aufgeführten Elementen dargestellt. Eine fertige Concept-Map ähnelt dann einem Netzwerk.

Ich selbst habe Concept-Maps vor vielen Jahren in einer Weiterbildung zum vernetzten Denken nach Gomez und Probst kennen gelernt. Dort kamen damals mangels geeigneter digitaler Werkzeuge Pinnwände und Post-it®-Notes oder Whiteboards zum Zug. Tools, die gerade bei der Erstellung von Concept-Maps im Team nach wie vor großen Charme besitzen.

Nun kann man zwar auch mit Software zum Mind-Mapping Concept-Maps erstellen, wie z.B. auf dem Blog von XMind beschrieben wird. Allerdings ist diese Vorgehenweise etwas umständlich.

Ein bewährtes Programm, dass ausschließlich für Concept-Maps konzipiert ist, ist CmapTools vom Florida Institute for Human & Machine Cognition (IHMC). Mittlerweile ist eine regelrechte Suite erschienen, bestehend aus den Programmen CMapTools für PCs aller Plattformen, für iPad und für die Cloud. Zum Download müssen Sie sich registrieren und können etwas spenden, müssen aber nicht.

Wenn Sie mit der Erstellung von Concept-Maps noch nicht allzu vertraut sind, dann hilft Ihnen eine umfangreiche Einführung weiter, natürlich visualisiert mit einer Concept-Map. Auch für eine tiefergehende Dokumentation ist gesorgt.

Ich habe mit CmapTools bislang gute Erfahrungen gemacht und kann die Software nur empfehlen.

CmapTools

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GTD® mit Thunderbird

Wie die Leserinnen und Leser dieses Blogs wissen, bin ich bekennender Outlook-Fan. Zumindest, wenn es sich um die Windows – Version dieses mächtigen Personal Information Managers geht. Leider ist der Funktionsumfang von Outlook für den Mac bei weitem nicht so mächtig und in der neuen letzten Version wurden m. E. sogar noch ein paar “Verschlimmbesserungen” gegenüber dem Vorgänger vorgenommen. Sehr unbefriedigend das Ganze.

Aus diesem Grund bin ich für meinen Mac immer noch auf der Suche nach einem adäquaten Ersatz. Ein Programm, das mir schon zu früheren Zeiten sehr gut gefallen hat, ist der bekannte E-Mail-Client Thunderbird. Weil ein reines E-Mail-Programm jedoch Outlook nicht ersetzen kann, muss Thunderbird mit entsprechende Plugins aufgebohrt und auch sonst entsprechend angepasst werden.

Wie das geht, zeigen diese Artikel:

Leider sind die Artikel schon etwas älter. In der Zwischenzeit sind für einige wichtige Produktivitäts-Apps eigene Erweiterungen für Thunderbird erschienen, so etwa für Todoist, Remember the Milk der Toodledo, die aber schon wieder eingestellt oder zwar noch erhältlich sind, aber nicht mehr gepflegt werden. Schade.

Thunderbird und der Exchange-Server

Für mich sind solche Lösungen auch nur eingeschränkt interessant, vielmehr würde ich mit Thunderbird & Co gerne auf meinen Exchange-Server unter Office 365 zugreifen. Das scheint mit einiger Pfriemelei zu gehen, wie man z. B. in der Anleitung der TU Dresden nachlesen kann: Konfiguration von Thunderbird als Client für den Exchange-Dienst der TU-Dresden. Beschrieben wird hier die Anbindung der E-Mail- und der Kalenderfunktion.

Dass E-Mail und Kalender sich hervorragend mit einem Exchange-Server vertragen, wusste ich schon von iPhone und iPad. Was ist aber mit dem Aufgabenmanager? Für mich ist der Aufgabenmanager unverzichtbarer Bestandteil meiner Arbeitsorganisation. Leider konnte ich bislang noch keine befriedigende Lösung für dieses Problem finden. Bislang, denn es gibt einen Silberstreifen am Horizont, in Form des Exchange EWS Provider. Die Erweiterung ist ummesonscht, herunterladen können Sie das Plugin unter GitHub. Ein Pferdefuß hat das Ganze allerdings. Auch wenn das Programm von der Fa. Ericsson gepflegt wird, sieht das ganze doch nach Technikkram für Fortgeschrittene aus. Daran ändert auch die umfangreiche Dokumentation nichts. Ich zumindest traue mir die Installation und Einrichtung nicht so ohne weiteres zu.

Deshalb eine Bitte: Wenn Sie mehr Ahnung von der Materie haben als ich und Lust verspüren, den Exchange EWS Provider einmal auszuprobieren, dann lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben. Ewiger Ruhm ist Ihnen sicher!

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[Quelle Logo Thunderbird unter CC-BY 3.0]

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Able2Extract erscheint in der Version 11

Alle Jahre wieder, immer dann wenn das Geld aufgrund der Weihnachtseinkäufe ohnehin knapp ist, bekommen die meisten Programme kostenpflichtige Updates. Able2Extract, mit dem Sie pdf-Dateien in allem möglichen Formate wie Word, Excel, PowerPoint u.ä. überführen kann. Sogar der MS Publisher ist dabei, ein Programm, das mir sehr oft kleine, aber feine Dienste leistet.
Ich durfte mir auf Einladung des Herstellers die Beta-Variante der neuen Version 11  genauer anschauen.

Zunächst sei gesagt, dass ich das Programm zwar nicht häufig benutze, aber wenn, dann für wichtige Aufgaben. Insofern möchte ich es nicht mehr missen. Die Umwandlung in Office-Formate funktioniert. Und das so verblüffend gut, dass ich manchmal den Mund vor lauter Staunen kaum geschlossen kriege. Das ist keine Übertreibung, die Umwandlungsqualität ist m.E. überragend.

Die Neuigkeiten in der kommenden Version sind:

  • Notizfunktion mit mehr aus 12 Auszeichnungsvarianten
  • Neue Bearbeitungsmöglichkeiten bei pdf-Dateien, wie das Hinzufügen und Entfernen von Bildern oder Vektorgrafiken
  • Verschlüsselung von pdf-Dateien und
  • Die üblichen allgemeinen Verbesserungen unter der Motorhaube

Wie der Name deutlich macht, dient das Programm vornehmlich dem Extrahieren von Daten aus pdf-Dokumenten und ihre Überführung in andere Dateiformate. In der neuen Version ist es nun möglich, das pdf-Dokument zu bearbeiten, wie man es auch von anderen pdf-Apps kennt: Notizen und Bemerkungen anfügen und Seitenoperationen durchführen (Einfügen, Bewegen, Löschen usw.). Allerdings ist der Bedienkomfort nicht optimal. Drag & Drop geht leider nicht, die Bedienung erfolgt etwas umständlich über Menükästen.
Dennoch lassen sich nun kleine Veränderungen an der pdf-Datei direkt in Able2Extract vornehmen. Das ist schon eine Erleichterung, auch wenn ich mir etwas mehr Bedienkomfort gewünscht hätte.

Fazit: Wenn Sie pdf-Dateien öfters passgenau in Office-Dateien, CSV, HTML, oder Autocad überführen müssen, dann ist Able2Extract ein mächtiges Werkzeug. Ein pdf-Bearbeitungsprogramm ist es eher nicht, da gibt es andere einfachere Lösungen.

Einen Überblick darüber, was Sie mit Able2Extract alles machen können, gibt Ihnen diese Video:

Able2Extract v11 erscheint voraussichtlich am 5. Dezember.

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Wie Sie Ihre WhatsApp-Chats sicher speichern

WhatsApp ist in den letzten Tagen etwas ins Gerede gekommen. Es geht wieder einmal um den Datenschutz. So berechtigt diese Sorgen auch sein mögen, ich glaube nicht, dass eine nennenswerte Zahl von Nutzern wechseln und eine andere App benutzen werden. Wie bei Facebook oder Twitter ist das eine Frage der Nutzerzahlen und damit der Reichweite. Die Tatsache, dass die meisten Kontakte oder “Freunde” nun mal bei den üblichen Verdächtigen ihr Konto haben, schreckt die meisten von uns vor einem Wechsel ab.

ToolBlog-Leser Matthias Büttner ist WhatsApp-Nutzer und wollte schon immer die Chatverläufe sichern um sie für die Nachwelt zu erhalten. Die WhatsApp eigene Speichermöglichkeit war ihm zu unsicher. Er schrieb mir in einer E-Mail:

Ich hatte bislang das Problem, dass ich meine WhatsApp Threads nicht neutral sichern konnte. Der Thread war immer nur unter WhatsApp gesichert, die native Funktion ist grottenschlecht.
Mir ist das aber sehr wichtig – ich habe Kinder, Freunde und eine Freundin, da wäre es ein Jammer, wenn die Zeitzeugen (WhatsApp) irgendwann nicht mehr verfügbar oder nur schwer zugänglich sind.

Ich suchte eine Lösung, die den Thread aus WhatsApp heraus löst und in einer neutralen Form (PDF) auf meinem Server absichert. Das gab es meines Wissens nicht. […]

Und gestern hat mir mein genialer Kollege und Freund Matthias Jurke den folgenden Link gesendet: Mein Problem ist gelöst – und wie!

http://www.copytrans.de/support/whatsapp-nachrichten-sichern/

Es funktioniert super, ist für die ersten 50 Handlungen kostenfrei.Speichert in mehreren Formaten: PDF, Word, und sogar HTML – einfach genial.

Ich denke mir, dass Du mit dem Tipp vielen Deiner Leser eine Freude machen kannst.

Natürlich möchte ich meinen Leserinnen und Lesern eine Freude machen.
Deswegen teile ich gerne diesen Hinweis.

[Foto von Reimund Bertrams [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Nachtrag (etwa 15 Minuten nach der Veröffentlichung)

Ich habe es geahnt. In früheren Zeiten hätte man gesagt “Die Tinte war noch nicht trocken”, da wurde der Artikel schon betwittert:

Ich denke, es gibt wirklich gute Argumente dafür, WhatsApp überhaupt nicht zu benutzen. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

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Vom Umgang mit Haftzetteln & Co

Das ich ein großer Anhänger von Post-it®-Notes (Haftzetteln) bin, ist der geneigten Leserschaft sicher nicht entgangen. Nun hat sich der geschätzte Kollege Tim Themann einer Alternative des Haftzettels, den Stattys-Notes zugewandt und einen ausführlichen Artikel über den Gebrauch derselben verfasst: Tipps für die (Stattys | Magic-Chart) Notes.

Manche dieser Tipps wirken auf den ersten Blick banal, haben es aber in sich, denn sie können die Arbeit kolossal erleichtern.

Auf die Idee, bei der Arbeit mit Post-it-Notes so einen Gummifinger (offiziell Blattwender) zu verwenden, bin ich zum Beispiel noch nicht gekommen. Aber ich werde das ausprobieren. Besonders beim “Leeren” der Pinnwände von den Zetteln, könnte er sehr nützlich sein.

Von Klebesprays zum Fixieren bin ich wieder abgekommen. Ich mag Sprays generell nicht, denn ich weiß nicht, was ich da einatme. Außerdem ist meiner Meinung nach die Weiterverarbeitung fertiger Pinnwandcharts nicht optimal. Bei Aufrollen auf dem Boden ziehen sie schon viel Staub und Schmutz an. Die Weiterverarbeitung der Charts hält mich bislang auch vom Einsatz der Stattys-Notizen ab. Ich bevorzuge  immer noch die herkömmlichen Post-it-Notes, die ich allenfalls auf dem Packpapier mit einem kurzen Strich mit dem Klebestift für den Transport fixieren muss.

Kurz und gut. Ich bleibe (noch) beim Papier. Aber auch bez. der Haftzettel lässt uns Tim nicht allein. In Haftnotizen richtig benutzen beschreibt er die zweckmäßige Handhabung dieses Werkzeugs. Die Quintessenz zeigt Ihnen Dave Gray: Post It Notes Lay Flat Tip.

So ein Video können Sie sich auch im Artikel von Tim anschauen. Darüber hinaus erklärt er auch, warum Sie den Haftzettel so abziehen sollten. Wenn Sie also auch noch eine nahezu wissenschaftliche Erklärung dafür suchen, dann wird Ihnen in dem Artikel geholfen.

Für die Weiterverarbeitung der Pinnwände empfiehlt Tim die iOS-App Post-it® Plus. Dem schließe ich mich an. Leider scheint es von der App keine Android-Version zu geben. Sie können sich aber mit Office Lens von Microsoft behelfen. Ehrlich gesagt, ich finde diese App sogar noch besser.

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Tastaturkürzel für MS Office auf einen Blick

Ich muss gestehen, aus dem Office-Paket von Microsoft arbeite ich derzeit nur mit Outlook und ab und an mit PowerPoint. Excel brauche ich nicht und mit Word konnte ich mich nie so richtig anfreunden. Stattdessen verwende ich lieber das freie LibreOffice, das ich nicht so überladen finde wie der große Konkurrent.

Nun weiß ich aber, dass MS Office für viele Leserinnen und Leser MS Office benutzen (müssen), schon allein weil gefühlte 99% der Unternehmen in Deutschland auf dieses Produkt zurückgreifen. Damit für diese Nutzer die Arbeit leichter von der Hand geht, hat Tyler Snow eine Infografik erstellt, auf denen die wichtigsten Tastaturkürzel  dargestellt sind: 60 Essential Keyboard Shortcuts for Office Workers.  Mit diesen Shortcuts können Sie Ihre Arbeit wesentlich effizienter gestalten, das gilt auch für andere Programme.

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[via Lifehacker]

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Der Zettelkasten von Luhmann und wie Sie damit arbeiten

Der Soziologe Nicklas Luhmann war bekannt für sein ausgeklügeltes System für Notizen aller Art, mit dem seine ungeheure Produktivität erklärt wurde. Vor einiger Zeit habe ich an dieser Stelle bereits berichtet. Ich muss gestehen, dass ich bislang trotz stetem Bemühen immer noch nicht ganz verstanden habe, wie der Zettelkasten funktioniert. Vielleicht ändert sich das mit der Vorlesung von Johannes Schmidt:

Johannes Schmidt: Der Zettelkasten als Zweitgedächtnis Niklas Luhmanns from Labor für Kunst und Technik on Vimeo.

Für den Zettelkasten gibt es die gleichnamige Software von Daniel Lüdecke, kostenlos und für alle Plattformen. Mich würde einmal interessieren, ob sich schon jemand unter Evernote um die Umsetzung des Zettelkastens verdient gemacht hat.

Allerdings hat auch die Installation des Programms nicht wesentlich zu meinem Verständnis der Methode beigetragen. Aber ich gebe nicht auf!

[via Taking Note]

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Wie Sie Ihr Notizbuch indexieren (2)

Nach wie vor bin ich ein Anhänger von analog angefertigten Notizen. Allerdings ist es nicht immer einfach, in einem oder sogar verschiedenen Notizbüchern bestimmte Notizen wiederzufinden. Über zwei, ebenfalls analoge Methoden der Indexierung habe ich im ToolBlog bereits berichtet (hier und hier).

David Rea kombiniert das Analoge (Notizbuch) mit dem Digitalen (Computerprogramm) und hat ein entsprechendes Programm zur Indexierung von Notizbüchern geschrieben: Indxd. Wie das funktioniert, erklärt er in folgendem Video:

Idexd ist kostenlos, webbasiert und damit plattformunabhängig. Ich finde, es ist allemal einen Versuch wert.

Aufmerksam wurde ich auf Indexd durch Christian Mähler. Vielen Dank.

BTW: In den früheren Artikeln zur Erstellung eines Index in Notizbüchern habe ich tatsächlich einen Fehler gemacht. Es heißt tatsächlich Indexieren (Indizieren) und Indexierung (Indizierung). Wieder etwas gelernt.

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Der Schnellstartleitfaden für Outlook 2016

Beim Herumsurfen in den Weiten des Internets bin ich auf einen Spickzettel gestoßen, den ich den geneigten Lesern nicht vorenthalten möchte: Den Schnellstartleitfaden für Outlook 2016 (pdf). Auf einen Blick erhalten alles Wissenswerte rund um die Bedienung von Outlook. Ideal zum Ausdrucken und neben die Tastatur legen.

Outlook Schnellanleitung

Auf der einschlägigen Seite bei Microsoft finden Sie auch Schnellstartleitfäden für:

  • Word 2016 (pdf)
  • Excel 2016 (pdf)
  • Powerpoint 2016 (pdf) und
  • OneNote 2016 (pdf)

Wenn Sie Liebhaber von Sway sind, dann finden Sie dort auch das entsprechende Format.

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Meeting Expectiations: Besprechungen planen mit dem iPad

Die meisten Mitmenschen beklagen sich über Besprechungen oder um genau zu sein: Sie beklagen sich über uneffektive und ineffiziente Meetings. Effektivität erreichen Sie über das Setzen der “richtigen” Ziele und Inhalte. Effizient werden Besprechungen durch die Wahl der zweckmäßigen Methoden und ein konsequentes Zeitmanagement.

Bakari Chavanu stellt eine interessante App für das iPad vor, die Ihnen bei der Planung von Besprechung gewaltig unter die Arme greift: Easily Create Meeting Agendas Using “Meeting Expectations”. Netterweise führt er auch in seinem Artikel durch das Programm, so dass Sie gleich mit dem Planen beginnen können, sobald Sie Meeting Expectations heruntergeladen und installiert haben (kostenlos, aber nicht umsonst).

Sie geben die Basisdaten, wie Teilnehmer, Tagesordnungspunkte und die Zeit, die Sie dafür verwenden möchten ein. Danach erstellen Sie auf Knopfdruck eine Agenda und senden diese an die Teilnehmer. Sie können fertige Agenden auch auf Ihrer Dropbox sichern. Dies macht Sinn, wenn Sie mehrere Besprechungen mit gleichem Design durchführen müssen.

Leider ist diese App nur für das iPad erhältlich.  Vor einiger Zeit hatte ich im ToolBlog eine kleine Liste zu einschlägigen Anwendungen erstellt: Die Helferlein für Besprechungen: Eine Übersicht. Wahrscheinlich ist sie nicht mehr ganz aktuell.  Wenn Sie etwas ähnliches für Android, Windows oder Mac kennen, dann lassen Sie es uns wissen.

Startup Stock Photos

[Foto von StartupStockPhotos [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Sozi: Eine Alternative für Prezi?

Erinnern Sie sich noch an Prezi? Ja, genau, diese Präsentationssoftware, bei der keine einzelnen Folien hin- und hergeschoben wurden, sondern der Bildwechsel durch Ein- oder Auszoomen erzeugt wurde. Vor einigen Jahren wurde Prezi als ein völlig neuer Ansatz gefeiert, der das Präsentieren revolutionieren würde. Nicht nur ich hatte da meine Zweifel und befinde mich damit bis heute  in bester Gesellschaft (z.B. hier oder hier). Für mich bestand der Irrtum wie so oft darin, die Botschaft mit dem Informationsträger zu verwechseln. Die Verpackung ist das eine, der Inhalt das andere.

Prezi war nie wirklich kostenlos, sondern folgte dem Freemium-Modell. Aus diesem Grund habe ich es nie ausprobiert, denn die kostenlose Variante hat mich doch zu sehr eingeschränkt.

Nun bin ich über ein Programm gestolpert, mit dem Sie das Prinzip von Prezi einmal ausprobieren können und das wirklich kostenlos ist: Sozi. Sie können es kostenlos für die PC, Mac und Linux herunterladen, die App ist somit plattformunabhängig. Auf der Website von Sozi gibt es auch eine ausführliche Anleitung, in der die Handhabung des Programms erklärt wird (Create und Play).

Mit diesem Video können Sie die grundlegenden Schritte zu Ihrer ersten Sozi-Präsentation erlernen. Ich finde die App ist allemal einen Versuch wert.

BTW: Die Software stammt aus Frankreich und daher konnten die Entwickler nicht wissen, dass wir in Deutschland mit “Sozi” etwas anderes verbinden. Nun denn…

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Wie Sie Google Photos ausreizen können

Ich erinnere mich manchmal – nein, nicht mit Wehmut – an die Zeiten, zu denen man im Urlaub die Bilder noch mit Negativ– oder Diafilmen geschossen hat. Diese Filme waren nicht ganz billig, die Zahl der Bilder pro Film auf 24 oder 36 beschränkt. Als Folge davon überlegte es sich der Fotograf zweimal, ob er nun den Auslöseknopf betätigen sollte oder nicht. Manche Leute behaupten, aus diesem Grund sei damals die Qualität der Bilder besser gewesen, denn man habe sich vorher überlegt, ob sich das Motiv für ein Foto lohne.

Sei’s drum, wir leben heute im digitalen Zeitalter und müssen nicht lange überlegen, ob wir abdrücken oder nicht. Allerdings bringen wir infolgedessen eine Unzahl von Fotos aus dem Urlaub mit, die irgendwo abgelegt werden wollen. Wie so häufig, setzt sich für die Ablage immer mehr die Cloud durch. Schon deshalb, weil man auf die Fotos von überall mit unterschiedlichen Geräten auf die Bilder zugreifen kann.

In den letzten Monaten habe ich in dieser Hinsicht Google Photos schätzen gelernt. Allerdings bin ich noch weit davon entfernt, die Möglichkeiten der Anwendung auszuschöpfen, wie mir ein Artikel von Rahul Saigal klar gemacht hat: 18 Things You May Not Have Known Google Photos Can Do. In dem Beitrag erklärt er die Funktionsweis folgender Features:

  1. Suche nach Menschen, Orten und Gegenständen
  2. Gruppieren und Bezeichnen ähnlicher Gesichter
  3. Ändern von Sicherungs- und Synchronisierungseinstellungen
  4. Löschen hochgeladener Fotos auf dem Smartphone
  5. Sicherung von Fotos von anderen Apps wie Facebook, Instagram etc.
  6. Geste zur Änderung der Ansicht
  7. Auswählen mehrerer Fotos durch einmaliges Antippen
  8. Wiederherstellen gelöschter Bilder
  9. Hochladen vom Desktop mit dem entsprechenden Programm
  10. Vorführen der Bilder mit Chromecast
  11. Herunterladen sämtlicher Fotos in einem Rutsch
  12. Zusammenwirken von Google Drive und Photos
  13. Senden von Bildern und Videos nach Googlemail und YouTube
  14. Das Teilen von Bildern mit anderen Zeitgenossen
  15. Das Verbergen des Aufnahmeorts
  16. Das Benutzen von Google Photos ohne Internetanbindung
  17. Erstellen von Geschichten, Animationen oder Collagen
  18. Bilderbearbeitung unterwegs

Sie sehen, Rahul ist eine kleine aber feine Komplettanleitung gelungen.  Für mich war tatsächlich etwas Neues und Nützliches dabei.

Urlaubsfotos
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Es tut sich was: Das XMind-Blog mit neuen Tipps!

Auch wenn ich diese Technik nicht mehr so häufig wie früher einsetze, Mind-Mapping ist nach wie vor ein wesentlicher Bestandteil meiner Werkzeugkiste. Vor einigen Monaten bin ich dem Platzhirschen MindManager untreu geworden und zu XMind gewechselt. Der Funktionsumfang ist bei XMind zwar nicht so groß (um nicht zu sagen gigantisch) wie beim Mind-Manager. Das stört mich aber nicht, denn diesen Vorteil spielt der Mind-Manager auf Gebieten aus, die für mich irrelevant sind (für die ich aber dennoch bezahlen muss).

Nach etwas Umgewöhnungszeit arbeite ich mittlerweile gerne mit XMind und bin auch sehr zufrieden damit. Wie so oft, fehlt aber auch hier eine zweckmäßige Einführung, was dieses Programm für mich tun kann. Die eingebaute Hilfe bringt einen da nicht wirklich weiter, gefragt sind praktische Anwendungsfälle oder Problemlösungen für und mit XMind.

In diese Lücke stößt das firmeneigene XMind-Blog, in dem in umfangreich bebilderten Artikeln gezeigt wird, wie bestimmte Probleme gelöst werden können. Besonders informativ fand ich die Beiträge:

und ganz wichtig…

Nach welchen Kriterien die Artikel den Kategorien “Verwendungstipps”, “Tipps & Tricks” oder “Features” zugeordnet wurden, entzieht sich meiner Kenntnis. Vielleicht wäre ein geeignetes Tagging sinnvoller gewesen.

Aber das ist Genörgel auf Luxusniveau. Ich finde diese Artikel sehr gelungen und hoffe, dass wir noch einige davon zu lesen bekommen. Erst dann erschließt sich das volle Potenzial dieses hilfreichen Programms.

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