Archiv der Kategorie: Software

Wie Sie Google Photos ausreizen können

Ich erinnere mich manchmal – nein, nicht mit Wehmut – an die Zeiten, zu denen man im Urlaub die Bilder noch mit Negativ– oder Diafilmen geschossen hat. Diese Filme waren nicht ganz billig, die Zahl der Bilder pro Film auf 24 oder 36 beschränkt. Als Folge davon überlegte es sich der Fotograf zweimal, ob er nun den Auslöseknopf betätigen sollte oder nicht. Manche Leute behaupten, aus diesem Grund sei damals die Qualität der Bilder besser gewesen, denn man habe sich vorher überlegt, ob sich das Motiv für ein Foto lohne.




Sei’s drum, wir leben heute im digitalen Zeitalter und müssen nicht lange überlegen, ob wir abdrücken oder nicht. Allerdings bringen wir infolgedessen eine Unzahl von Fotos aus dem Urlaub mit, die irgendwo abgelegt werden wollen. Wie so häufig, setzt sich für die Ablage immer mehr die Cloud durch. Schon deshalb, weil man auf die Fotos von überall mit unterschiedlichen Geräten auf die Bilder zugreifen kann.

In den letzten Monaten habe ich in dieser Hinsicht Google Photos schätzen gelernt. Allerdings bin ich noch weit davon entfernt, die Möglichkeiten der Anwendung auszuschöpfen, wie mir ein Artikel von Rahul Saigal klar gemacht hat: 18 Things You May Not Have Known Google Photos Can Do. In dem Beitrag erklärt er die Funktionsweis folgender Features:

  1. Suche nach Menschen, Orten und Gegenständen
  2. Gruppieren und Bezeichnen ähnlicher Gesichter
  3. Ändern von Sicherungs- und Synchronisierungseinstellungen
  4. Löschen hochgeladener Fotos auf dem Smartphone
  5. Sicherung von Fotos von anderen Apps wie Facebook, Instagram etc.
  6. Geste zur Änderung der Ansicht
  7. Auswählen mehrerer Fotos durch einmaliges Antippen
  8. Wiederherstellen gelöschter Bilder
  9. Hochladen vom Desktop mit dem entsprechenden Programm
  10. Vorführen der Bilder mit Chromecast
  11. Herunterladen sämtlicher Fotos in einem Rutsch
  12. Zusammenwirken von Google Drive und Photos
  13. Senden von Bildern und Videos nach Googlemail und YouTube
  14. Das Teilen von Bildern mit anderen Zeitgenossen
  15. Das Verbergen des Aufnahmeorts
  16. Das Benutzen von Google Photos ohne Internetanbindung
  17. Erstellen von Geschichten, Animationen oder Collagen
  18. Bilderbearbeitung unterwegs

Sie sehen, Rahul ist eine kleine aber feine Komplettanleitung gelungen.  Für mich war tatsächlich etwas Neues und Nützliches dabei.

Urlaubsfotos

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Es tut sich was: Das XMind-Blog mit neuen Tipps!

Auch wenn ich diese Technik nicht mehr so häufig wie früher einsetze, Mind-Mapping ist nach wie vor ein wesentlicher Bestandteil meiner Werkzeugkiste. Vor einigen Monaten bin ich dem Platzhirschen MindManager untreu geworden und zu XMind gewechselt. Der Funktionsumfang ist bei XMind zwar nicht so groß (um nicht zu sagen gigantisch) wie beim Mind-Manager. Das stört mich aber nicht, denn diesen Vorteil spielt der Mind-Manager auf Gebieten aus, die für mich irrelevant sind (für die ich aber dennoch bezahlen muss).

Nach etwas Umgewöhnungszeit arbeite ich mittlerweile gerne mit XMind und bin auch sehr zufrieden damit. Wie so oft, fehlt aber auch hier eine zweckmäßige Einführung, was dieses Programm für mich tun kann. Die eingebaute Hilfe bringt einen da nicht wirklich weiter, gefragt sind praktische Anwendungsfälle oder Problemlösungen für und mit XMind.

In diese Lücke stößt das firmeneigene XMind-Blog, in dem in umfangreich bebilderten Artikeln gezeigt wird, wie bestimmte Probleme gelöst werden können. Besonders informativ fand ich die Beiträge:

und ganz wichtig…

Nach welchen Kriterien die Artikel den Kategorien “Verwendungstipps”, “Tipps & Tricks” oder “Features” zugeordnet wurden, entzieht sich meiner Kenntnis. Vielleicht wäre ein geeignetes Tagging sinnvoller gewesen.

Aber das ist Genörgel auf Luxusniveau. Ich finde diese Artikel sehr gelungen und hoffe, dass wir noch einige davon zu lesen bekommen. Erst dann erschließt sich das volle Potenzial dieses hilfreichen Programms.

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Das Helferlein für Social Media: Rambox

Wenn Sie so wie ich in verschiedenen Social-Media-Kanälen unterwegs sind, dann finden Sie das dauernde Hin- und Herspringen von einer App zur anderen vielleicht auch genauso lästig wie ich.

Für mich habe ich für die nervende Wechselei eine hervorragende Abhilfe gefunden: Rambox. Diese Anwendung vereint alle meine Kanäle unter einer einzigen Oberfläche. Ganz ohne Wechseln geht es natürlich nicht, aber das funktioniert einfach über Tabs für WhatsApp, Facebook & Co.

Rambox ist kostenlos, OpenSource und für Windows, Mac und Linux erhältlich. Momentan können 48 (!) verschiedene Kanäle unter Rambox vereinigt werden, wenn Sie Ihren Kanal nicht finden, dann können Sie ihn auch manuell hinzufügen. Außerdem können Sie Rambox auch individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Tabs ordnen, die Kanäle stumm schalten und vieles mehr.

Mir erleichtert Rambox meine Arbeit wesentlich, ich kann das Programm nur wärmstens empfehlen.

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[Foto von Thomas Ulrich [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie das richtige Werkzeug zur Organisation Ihrer Arbeit wählen

Mittlerweile gibt es so viele Tools, Apps und Programme, die Sie bei der Organisation Ihrer Arbeit unterstützen wollen, dass es nahezu unmöglich ist, den Überblick zu behalten. Auch Vergleichstests helfen nicht wirklich weiter, denn die Anforderungen variieren stark von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz und sind individuell so verschieden, dass eine Verallgemeinerung der Vergleichskriterien nicht zweckmäßig zu sein scheint.

Bevor Sie sich für das eine oder andere Werkzeug entscheiden, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, was die App für Sie tun soll. Kelly Forrister hat in einer Art Checkliste einige Punkte zusammengestellt, die Sie bei der Wahl eines Tools bedenken sollten: How to choose a GTD system. Die Kriterien gelten auch für andere Ansätze zur Arbeitsorganisation, nicht nur für GTD®, die Bemerkungen sind von mir:

  • Gibt es irgendwelche Werkzeuge, die Sie bereits jetzt verwenden (z.B. ein im Unternehmen gebräuchlicher Kalender)?
    Halten Sie den Aufwand klein und überlegen Sie, was Sie von dem, was Sie jetzt schon haben, nutzen können. Sie müssen nicht das Rad neu erfinden.
  • Wo befinden sich Ihr E-Mail-Programm? Vielleicht nicht kriegsentscheidend, aber es ist sicher nützlich E-Mails und Aufgaben nah beieinander zu haben.
    Für mich persönlich ein zentraler Punkt. Und man kann es drehen, wie man es will, da haben Outlook und Notes der ach so bunten Konkurrenz nach wie vor einiges voraus. Für mich ist es z.B. unverzichtbar, aus einer Mail auf direktem Weg eine Aufgabe zu generieren.
  • Wer muss sonst noch Zugriff zu Ihren Daten haben? Sollten Sie einen gemeinsamen Server haben oder ist es ok, wenn Sie die Daten lokal vorhalten?
    Wer nimmt Notizen und/oder Termine entgegen, wenn Sie nicht im Büro sind? Hat der-/diejenige Zugriff zu Ihrem Kalender? Oder wollen Sie das gar nicht?
  • Was bevorzugen Sie: Papier und  Bleistift oder den Computer?
    Es gibt Leute, die schwören auf ihr Notizbuch. Und obwohl ich mich in meiner Begeisterung für Gadgets alles Art kaum übertreffen lasse, muss ich zugeben, die Leute haben gute Argumente.
  • Ist die Sicherheit ein Punkt, der zu bedenken ist?
    Klar, fragen Sie die IT-Abteilung Ihres Vertrauens.
  • Wie legen Sie ein Back-up an, wenn notwendig?
    Die Datensicherung wird oft lax bis gar nicht gehandhabt. Allerdings, wenn Sie GTD ernsthaft betreiben und Ihre Daten gehen verloren, dann haben Sie ein echtes Problem. Denn im Kopf dürften Sie keine Daten mehr haben (“off your head…”). Deshalb: Sichern, sichern, sichern.
  • Was würden Sie im besten Fall mit sich herumtragen?
    Gott sei Dank gibt es mittlerweile iPhones, Netbooks und Moleskines. Da hält sich das Gewicht in Grenzen.
  • Mit welchen Werkzeugen sind Sie bereits jetzt vertraut?
    Noch einmal: Erfinden Sie nicht das Rad wieder neu. Wenn etwas funktioniert, dann behalten Sie es bei. Sie wollen produktiv sein und nicht Ihre kostbare Zeit mit der Einarbeitung in irgendwelche neuen Programme verbraten.
  • Würden Sie tatsächliches nahezu alles in dieses System packen?
    Ich persönlich bevorzuge es, alles an einem Platz zu haben, auch virtuell. So wenig verschiedene Anwendungen wie nötig, wo wenig wie möglich.
  • Ist es skalierbar?
    Hier zeigt mir Kelly meine Grenzen in der englischen Sprache. Ich vermute, Sie meint damit, ob das System aufbaufähig ist. Ich kann mich aber auch täuschen.
  • Können Sie es leicht erlernen?
    Wenn Sie schon unbedingt etwas Neues lernen müssen, dann sorgen Sie dafür, dass die Lernkurve so steil wie möglich ist. Ich denke, da sind die Apple-Nutzer mit ihren Programmen im Vorteil.
  • Was würden Sie dafür ausgeben?
    Würden Sie überhaupt etwas dafür ausgeben oder können Sie bereits vorhandenes Werkzeug nutzen (“Bordmittel”, s.o.)? Das wäre dann besonders preiswert.
  • Was braucht es für die Synchronisation?
    O ja, wie bekommen Sie Ihre verschiedenen Werkzeuge synchronisiert? Hier können Sie Wochen in einschlägigen Benutzerforen verbringen.

Ich bin Kelly dankbar dafür, dass sie einen wichtigen Faktor in den Vordergrund stellt: Den gesunden Menschenverstand nämlich. Das System ist für Sie da und nicht Sie für das System.

BTW: Eine erste Fassung dieses Artikels erschien am 20. Januar 2010.
Offensichtlich ist der Inhalt immer noch aktuell.

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[Foto von Michael Schwarzenberger [via pixabay], (CC0 Public Domain)]
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Wie Sie mit FindTime Meetings arrangieren

Wenn Sie öfters Mitmenschen zu einer virtuellen oder “echten” Besprechung zusammentrommeln müssen, dann kennen Sie das Problem. Das Finden eines Termins, zu dem alle anwesend sein können, ähnelt mitunter der Quadratur des Kreises. Wenn die Beteiligten dann auch noch in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, ist das Chaos perfekt.

Aber keine Sorge, es gibt auch dafür einschlägige Apps. Die meisten Leserinnen und Leser kennen sicher Doodle, mit dessen Hilfe auf einfache Weise gemeinsame Termine gefunden werden können. Das Prinzip ist einfach. Der Einladende schlägt ein paar Termine zur Auswahl vor und die Eingeladenen kreuzen an, an welchen sie können. Zum Schluss wird zusammengezählt, welcher Termin die meisten Kreuzchen bekommen hat und voilà, das Meeting kann beginnen.

Wenn Sie Abonnent von Office 365 sind, dann kann ich Ihnen auch FindTime empfehlen. Bei dieser App handelt es sich um ein Plug-in für Outlook aus dem Hause Microsoft. Mit dem Programm können Sie gemeinsame Termine finden, vorschlagen  und vereinbaren können, ohne Outlook verlassen zu müssen. Der Erweiterung hat Microsoft eine eigene Seite gewidmet, auf der Sie sie auch kostenfrei herunterladen können. Was die Software kann und wie sie funktioniert, zeigt dieses nette Filmchen:

Entgegen der sonstigen Gepflogenheiten des Hauses gibt es dieses Mal sogar eine brauchbare Bedienungsanleitung in fünf Schritten auf der Seite “Tips and Hacks”:

  1. Use optional attendees for faster scheduling
  2. Use smarter recommendations
  3. Use your dashboard for quick edits
  4. Schedule meetings on the go
  5. Skype call like a pro

Auch wenn ich noch nicht die letzten Winkel von FindTime durchforstet habe, so sind die ersten Erfahrungen doch sehr vielversprechend. Für mich eines der Programme, die zeigen, das der Tanker Microsoft durchaus kann, wenn er will.

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Der Katalog der Office Add-ins

Ich bin nunmehr seit über einem Jahr Abonnent des Office 365-Business-Pakets und muss sagen, für mich gibt es ein Leben vor Abschluss dieses Abonnements und ein Leben danach. Na gut, vielleicht ist das etwas übertrieben, aber ich finde die Anwendungsbausteine Outlook und OneDrive for Business schon äußerst nützlich.




Die Nutzung der anderen Office-Produkte ist bei mir eher durchwachsen. Excel nutze ich mangels Bedarf gar nicht, PowerPoint, den Publisher und Word nur gelegentlich. Bei der Textverarbeitung hänge ich immer noch an LibreOffice Writer, weil mir die Bedienung dort einfacher vorkommt.

Dass es für Outlook eine Menge mehr oder weniger sinnvoller Add-ins gibt, ist mir natürlich im Lauf der Jahre nicht entgangen. Allerdings war mir neu, dass es Erweiterungen für alle Office-Produkte gibt und diese sogar alle auf einem eigenen Portal versammelt sind. Für Word hat Sandy Stachowiak ein paar interessante herausgepickt und stellt Sie uns in Ihrem Beitrag “10 Handy Productivity Add-Ins for Microsoft Word” vor. Für mich besonders interessant waren:

  • Office QR
    Damit können Sie einen QR-Code mit Ihren Kontaktdaten in ein beliebiges Dokument einfügen.
  • Translator
    Der Name ist Programm: Hier können Sie fremdsprachige Texte übersetzen lassen.
  • Symbol Search
    Oft braucht man für Texte Symbole, die mühselig über die Zeichentabelle zu unter Wingdings & Co zu suchen sind. Hiermit geht es einfacher. Wie allerdings die urheberrechtliche Situation aussieht, vermag ich nicht zu beurteilen.

An Add-ons für Outlook sind bei mir derzeit im Einsatz:

  • Evernote für Outlook
    Damit kann ich bequem komplette E-Mails in Evernote archivieren.
  • Time-Brigde
    Damit stelle ich meinen Kunden und Kollegen einen Kalender zur Verfügung, mit dem Sie freie Zeitfenster finden können, um sich mit mir zu besprechen oder zu denen sie mich buchen können. Momentan bin ich noch in der Einarbeitungsphase.
  • Lookeen
    Ein fantastisches Suchtool, nicht nur beschränkt auf Outlook.
  • gSyncit
    Hiermit kann ich meinen Outlook-Kalender (und vieles andere) mit den Gegenstücken bei Google und anderen online-Angeboten synchronisieren.
  • FindTime
    Funktioniert ähnlich wie Doodle. Sie können damit Termine verschiedener Gesprächsteilnehmer koordinieren. Ist ummesonscht und stammt aus dem eigenen Stall (Microsoft). Auch das Programm ist bei mir noch in der Erprobungsphase.

Sandy bezieht sich in Ihrem Artikel auf das Office-Portal für den englischsprachigen Markt. Trotz wilden Hin- und Herklickens ist es mir nicht gelungen, bei der deutschen Variante eine eigene Abteilung für Office-Erweiterungen auszumachen. Und da heißt es aufpassen. Denn nicht jedes englischsprachige Plug-in läuft auch mit der deutschen Office-Version.

Und noch etwas. Meiner Erfahrung gilt zumindest bei Outlook der Grundsatz

So wenig wie möglich, so viel wie nötig!

Ich traue dem Frieden unter den einzelnen Plug-ins nicht immer. Mitunter “beißen” sie sich und destabilisieren das Programm. Also gilt auch hier: Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste.

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[Foto von Efes Kitap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Gute Googlemail-Tipps als Infografik

Googlemail habe ich zwar im Einsatz, aber nur für nicht geschäftliches Zeug wie private E-Mails, Newsletter, Werbung usw. Aber viele Leserinnen und Leser nutzen das E-Mail-Programm von Google durchaus für ihre Business-Korrespondenz. Falls Sie zu ihnen gehören, dann gefallen Ihnen vielleicht diese Tipps, über die ich heute Morgen bei der Durchsicht meiner abonnierten Feeds gestolpert bin: How To Be A Gmail Power User [Infographic]. Schön und kompakt dargestellt in einer Infografik.

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Alternativen zu Evernote

Dieser Tage kündigte Evernote eine Preiserhöhung für die Bezahlvarianten der Anwendung an. Nein, wir sprechen nicht von Preisanpassungen, sondern von Preiserhöhungen, und zwar saftigen. Außerdem wird der Leistungsumfang der Umsonstvariante spürbar eingeschränkt, was dem einen oder anderen treuen Evernote-Nutzer sauer aufstoßen dürfte.

Ich kann und will nicht beurteilen, ob diese Preisänderung notwendig, gerechtfertigt oder sonst etwas ist. Vielmehr möchte ich die werte Leserschaft auf einen Artikel von Saikat Basu hinweisen, der einige Alternativen zu Evernote vorstellt: The Best Alternatives to Evernote You Need Today. Es kommen zum Zug:

Alle diese Alternativen sind kostenlos erhältlich und verfügen über einen ausreichenden Leistungsumfang. TiddlyWiki hatte ich vor Evernote im Einsatz und ich habe ausgesprochen gern damit gearbeitet.

Wenn von Alternativen zu Evernote die Rede ist, darf natürlich der Hinweis auf die Konkurrenz von Microsoft nicht fehlen. Folgerichtig finden Sie im Artikel von Saikat auch zu OneNote einen eigenen Absatz.

Ich will nicht verhehlen, dass mir nach der Ankündigung von Evernote sofort der Gedanke kam, auf OneNote umzusteigen, zumal ich das vorher schon überlegt hatte.  Bis jetzt habe ich den Schwenk allerdings noch nicht vollzogen. Aus Gründen, die Stefan Wischner in diesem Artikel aufführt: Evernote erhöht die Preise – Flucht zu OneNote?

Ich finde es bemerkenswert, dass der OneNote-Papst Stefan Wischner in diesem Artikel beschreibt, warum Evernote-Nutzer nicht zu OneNote wechseln sollten. Das ist nicht selbstverständlich, meine Hochachtung!

Wenn Sie also wirklich von Evernote zu OneNote wechseln wollen, dann lesen Sie seinen Artikel sorgfältig durch und schlafen eine Nacht darüber. Vielleicht denken Sie am nächsten Morgen anders darüber.

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[Foto von Matthias Gebhardt [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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So kommen Sie den Zeitdieben auf die Spur!

Schon die Weisen des Zeitmanagements empfahlen uns in grauer Vorzeit, unsere Zeitdiebe zu identifizieren. Sie wissen schon, Zeitdiebe sind die Tätigkeiten oder Ereignisse, die uns ablenken ohne dass wir irgendetwas dafür bekommen.  Auf der ewigen Hitliste der Zeitdiebe stehen zum Beispiel:

  • Sinnlose Besprechungen
  • Nervende Kollegen, die “mal eben” etwas von Ihnen wollen
  • Zeitraubende Sucherei nach Dokumenten usw. usf.

Damit Sie wirkungsvoll gegen derlei Zeitdiebe vorgehen können, wird oft empfohlen, den Verlauf des Arbeitstages zu protokollieren und zu analysieren. Auch wenn eine Analyse nie verkehrt ist, bin ich dennoch nicht sicher, ob der Nutzen einer solchen Maßnahmen den Aufwand wert ist. Aus meinen Workshops weiß ich, dass die meisten Menschen auch so ziemlich genau wissen, wo Sie hinsichtlich der Zeitdiebe der Schuh drückt.

Wenn Sie aber dennoch Ihre Zeitdiebe genauer kennenlernen und deren Schaden vielleicht sogar quantifizieren wollen, dann können Sie aus einer Vielzahl von Anwendungen zum “Time-Tracking” auswählen. Eine kleine Übersicht finden Sie in dem Beitrag von Sean Kennedy: The 20 Best Time-Tracking Apps.

Nun bin ich immer etwas skeptisch, wenn ich in der Überschrift solcher Auflistungen Superlative lese, denn was heißt schon “beste”? Melanie Pinola sieht das wohl ähnlich. Sie beschreibt in ihrem Artikel “How Tracking What I Do Every Day Helped Me Find Better Work-Life Balance”, wie Sie mit Papier und Stift ihren Arbeitstag protokolliert. Zu Recht weist sie darauf hin, dass die Analyse nur der erste Schritt sein kann.

Für mehr Produktivität und eine ausgewogene Balance müssen die Ergebnisse auch interpretiert und die richtigen Schlüsse daraus gezogen werden.

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[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Das Portal der schönen Diagramme: Vizzlo

In der Steinzeit der Computerei gab es ein Programm, das ich bis heute schmerzlich vermisse: ABC Snapgraphics von Micrografx. Es war ein Programm, mit dem man auf einfache  Weise schöne Schaubilder erzeugen konnte. Irgendwann teilte Micrografx das Schicksal von Borland, Lotus usw. und entschwand von der Bildfläche. Und mit der Firma leider auch das Produkt. Sicher gibt es mittlerweile Erweiterungen, Programmbestandteile oder Erweiterungen wie SmartArt innerhalt von PowerPoint, den Charme und die Einfachheit von ABC Snapgraphics haben diese Apps leider nicht. Zumindest finde ich das.

Nun gibt es eine webbasierte Anwendung, mit der allerlei Arten von Diagrammen erzeugt werden können: Vizzlo (diese Namen immer!). Noch bekommen Sie einen kostenlosen Zugang, denn das Programm befindet sich noch in der Alpha-mäßigen Testphase. So kann es passieren, dass es an der einen oder anderen Stelle immer noch ein wenig ruckelt.

Wenn Sie sich für Vizzlo mit dem üblichen Prozedere angemeldet haben, können Sie auf der Hauptseite unter einer Vielzahl von Diagrammvorlagen auswählen. Die Angebote umfassen Standarddiagramme, aber auch Exoten wie “Hamburger Chart” oder “Brain Chart”. Auch spezielle Anwendungen wie die berüchtigte “Business Model Canvas” oder eine “Balanced Scorcard” sind im Angebot.

Die Erstellung der Grafiken mit eigenen Daten ist kein Hexenwerk, das ansehnliche Ergebnis (“Dokument”) können Sie dann als png-Bild oder als pdf-Datei herunterladen. Damit dürfte einem Einbinden in PowerPoint & Co nichts im Weg stehen. Aber auch das Teilen mit Anderen über das Internet ist möglich, State of the Art eben.

Mir gefallen die Diagramme außerordentlich gut und ich werden sicher den einen oder anderen Anwendungsfall für Präsentationen, Handouts o.ä. finden. Auf jeden Fall drücke ich den Leipzigern alle Daumen, bis jetzt haben sie einen guten Job gemacht.

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BTW: Sie können ABC Snapgraphics immer noch per Download erhalten, z.B. hier oder hier. Das Programm ist mittlerweile Abandonware. Sie müssen aber schon Computerfreak sein, um es installieren zu können, denn es läuft nur unter Windows 3.x (!).

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Office 365 Planner kommt!

Ich gebe zu, ich bin gespannt wie ein Flitzebogen. Dieser Tage wird MS Office 365 Planner auch für die deutschen Nutzer freigegeben. Als zufriedener Nutzer von Trello bin ich neugierig, ob auch für den Planner der Grundsatz gilt

Das Bessere ist der Feind des Guten.

Wir werden sehen. Einen ersten Eindruck vermittelt dieses Video:

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Getting Things Done mit any.do

Vor Jahren, als das Wünschen noch geholfen hat, gab es eine Web-Anwendung namens Listible. Dort habe ich alle Apps gesammelt, mit denen man seine Aufgaben verwalten bzw. organisieren konnte. Ich weiß nicht, ob es Listible überhaupt noch gibt, meine Liste gibt es auf jeden Fall nicht mehr. Irgendwann kamen nämlich so viele Programmmanager auf den Markt, dass ich schlicht und einfach mit dem Sammeln nicht mehr hinterher gekommen bin. Ich habe aufgegeben.

Einige Apps konnten sich am Markt durchsetzen, andere wieder nicht. ToodleDo, Todoist, Things oder Wunderlist muss man sicher nicht weiter vorstellen. Welche Verbreitung any.do gefunden hat, vermag ich nicht zu beurteilen. Ich finde,  das Programm ist optisch schon mal sehr ansprechend. Dass und vor allem wie damit auch effizient gearbeitet werden kann, zeigt uns Jan Hagelskamp in seinem kurzweiligen Video “Anydo und Getting Things done. Wie nutzt man Any.do für GTD”.

Wenn Ihnen das Video gefallen hat, von Jan gibt es noch mehr Anleitungen, z. B. für das Projektmanagmenettool meiner Wahl: Top 10 Tipps, Tricks & Hacks für Trello. Gucken Sie hier:

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Webinar “Mühelos organisiert mit dem Webdienst Todoist”

Nächsten Dienstag findet bei den Kolleginnen von Academia das Webinar “Mühelos organisiert mit dem Webdienst Todoist” statt. Begleitet wird es von dem Erfolgsautor, Journalist und Übersetzer Frank Borsch.

Aus dem Inhalt:

  • welche Philosophie hinter dem Programm steckt
  • wie Sie Aufgaben anlegen
  • wie Sie Projekte und Unterprojekte anlegen
  • wie Sie mit Etiketten, Prioritäten und Filtern umgehen
  • was hinter einfachen und wiederkehrenden Terminen steckt
  • wie Sie Kommentare anlegen
  • wie Sie Dateianhänge integrieren.

Das Webinar findet am 7. Juni von 19:00 bis 20:10 Uhr statt und kostet 38,—€ inkl. MwSt.

Anmelden können Sie sich hier.

Das empfehle ich doch gerne weiter!

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Office im Griff: Kurz, knapp, knackig

Vor einiger Zeit gab im bekannten Blog “Lifehacker” eine ganze Woche lange Artikel, die sich mit der Bedienung von MS Office beschäftigt haben: Everything You Need to Master Microsoft Office.

Der Titel ist nicht übertrieben. In kompakter Form wird Ihnen die Bedienung der wichtigsten Programme des Office-Pakets nahegebracht:

Als überzeugter Outlook – Nutzer möchte ich natürlich wohlwollend auf den letzten Beitrag hinweisen. Tatsächlich bekommen besonders Einsteiger die wesentlichen Dinge über Outlook erklärt. Wie alle Artikel aus dieser Serie ist auch dieser reichhaltig bebildert, sogar eine Übersichtsgrafik über die grundsätzliche Menüführung gibt es.

Ich finde, da ist dem Team vom Lifehacker eine nützliche Artikelreihe gelungen, vielen Dank dafür!

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[Foto von Pixaline [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Warum sollte ich Ihre E-Mail lesen?

In Deutschland gibt es für alles eine Norm. So auch für den Geschäftsbrief. Wie er auszusehen hat, ist bei uns in DIN 5008 geregelt. Eine der wichtigsten Elemente ist der Betreff.  Warum er so wichtig ist, steht in dem gleichnamigen Artikel in Wikipedia:

Eine kurze, prägnante Betreffzeile ermöglicht dem Empfänger die schnelle thematische Zuordnung und Bearbeitung der Nachricht. Anhand eines sinnvollen und eindeutigen Betreffs kann die Nachricht geordnet werden und Sachverhalte lassen sich besser nachverfolgen.

Es lohnt sich, den Abschnitt zweimal zu lesen und sich den Inhalt auf der Zunge zergehen zu lassen. Meines Wissens nach ist die E-Mail zwar noch nicht normiert, folgt aber in der Formatierung dem Geschäftsbrief. Das heißt, auch bei der E-Mail finden Sie den “Betreff”, der Zweck ist der gleiche.
Allerdings packt einen das Grauen, wenn man sich die Betreffs in den Posteingängen der E-Mail-Programme der deutschen Wirtschaft betrachtet. Von Prägnanz und Aussagekraft kann oft keine Rede sein und manchmal mag man die E-Mail gar nicht erst öffnen.

Geoffrey James behauptet, dass Otto Normalverbraucher in der Regel in nur 2 (zwei!) Sekunden entscheidet, ob er eine E-Mail öffnet oder nicht. In einem Artikel listet er “9 Questions People Ask Before Opening an Email” auf. Der Adressat fragt sich:

  1. Habe ich gerade die Zeit, mich mit der Nachricht zu befassen?
  2. Kenne ich den Absender?
  3. Arbeitet der Schreiber im gleichen Unternehmen oder in meinem Netzwerk?
  4. Handelt es sich um einen Profi oder um einen Amateur?
    (Das meint man an der E-Mail-Adresse erkennen zu können: *@Firma.de oder *@gmx.de?)
  5. Kennt mich der Absender?
  6. Ist die Nachricht für mich relevant?
  7. Handelt es sich vielleicht um SPAM?
  8. Riecht die E-Mail nach Verkauf oder Werbung?
  9. Ist die Nachricht wohl eher interessant oder langweilig?

Nur 2 Sekunden. Wenn das stimmt, dann ist das tatsächlich nicht viel. Sie können daran ermessen, wie wichtig ein aussagekräftiger Betreff wirklich ist.

Ich selbst schätze im übrigen E-Mails, deren Betreffs mir gleich mitteilen, was von mir erwartet wird bzw. was ich tun soll. Zum Beispiel:

  • Bitte um Entscheidung: Einbau Kurbelwelle Projekt XY
  • FYI (Zur Kenntnis): Protokoll Meeting Reklamationsstand vom 25. 4.16

Das erleichtert mir gegebenenfalls das Überführen der E-Mail in eine Aufgabe, wie ich es im ToolBlog schon mehrere Mal beschrieben habe.

Betrachten Sie die o.a. Fragen als Checkliste für Ihre nächsten E-Mails und richten Sie sich danach. Dann wird Ihre E-Mail auch gelesen.

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[Foto von 422737 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie von Evernote nach OneNote umziehen

Ich selbst habe es noch nicht gemacht und auch aufgrund einiger anderer Projekte vorläufig auf Eis gelegt: Dem Umzug von Evernote nach OneNote. Warum das ein Thema sein könnte, habe ich an dieser Stelle in zwei Artikeln dargelegt (hier und hier).

In der Zwischenzeit hat Microsoft perfiderweise ein Tool veröffentlicht, mit dem Sie ganz einfach Ihre Daten von Evernote auf OneNote übertragen können. “Ganz einfach”, das behaupten sie immer. Allerdings haben gerade Windows-Nutzer mit diesem “ganz einfach” ihre eigenen Erfahrungen gemacht. Der Teufel steckt wie immer im Detail und schon mancher Zeitgenosse hat im Vertrauen auf diese Aussage so manche Nacht verzweifelt hinter dem Bildschirm verbracht.

Gut, dass es Menschen wie Oliver Pefferi gibt, die uns beim Umzug helfen und das sogar in deutscher Sprache. “Digitale Zettelwirtschaft: So bekommt Ihr Eure Evernote-Daten in OneNote” heißt seine Anleitung auf Caschys Blog.

Gleich zu Anfang kommt der Hinweis, dass Mac-Nutzer leider draußen bleiben müssen, denn der Umzugshelfer von Microsoft läuft nur unter dem hauseigenen Betriebssystem. Danach beschreibt Oliver mit vielen Bildern, wie der Migration verläuft und wie das Endergebnis aussieht. Interessant sind auch die Kommentare zu dem Artikel. Volle Zufriedenheit sieht anders aus, aber ehrlich gesagt, habe ich diese auch gar nicht erwartet.

Nach der Lektüre dieses Beitrags werde ich den Umzug wohl doch noch länger vor mir herschieben. Vielleicht eröffne ich ein weiteres Evernote – Konto und versuche, all die Fehler zu vermeiden, die ich bis jetzt gemacht habe. Weniger Notizbücher und mehr Tags zum Beispiel. Mal sehen.

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Wie Sie mit Mind Maps Bücher planen

Wenn Sie ein Buch schreiben wollen, aber nicht wissen, wie Sie das anfangen sollen, dann hilft Ihnen vielleicht dieser Artikel aus dem XMind-Blog weiter: Wie kann man Bücher mit Hilfe des Mindmaps planen?

In dem Artikel wird Ihnen erklärt wie Sie mit Mind Maps im allgemeinen und mit XMind im besonderen

  • Eine Gliederung erstellen
  • Den Vertrieb des Buches planen
  • einen Redaktionsplan aufstellen
  • und eine Wettbewerbsanalyse durchführen.

Ich selbst nutze Mind Maps in der Regel für das Entwerfen von Workshop-Designs, zu Büchern habe ich es (noch) nicht gebracht.

Aus diesem Grund meine Frage: Wer hat den schon einmal ein Buch geschrieben und den kreativen Prozess mit Mind Maps organisiert. Welche Erfahrungen haben Sie dabei gemacht? Gibt es vielleicht sogar noch bessere Methoden?

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Wie Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe machen (MS Outlook)

Ich neige ja nicht zu Superlativen. Aber wenn es eine Art Wirkungsgrad für Nützlichkeit gäbe, dann wäre dieser Kniff ganz oben auf der Hitliste: Converting Outlook Emails into Tasks.

In Zeiten des papierlosenarmen Büros kommen die meisten Informationen per E-Mail in den virtuellen Briefkasten geflattert. Bei der Durchsicht müssen Sie entscheiden, was mit den E-Mails zu tun ist. Folgende Wahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

  1. Sie können die Nachricht wegwerfen
  2. Sie können die Nachricht aufheben
  3. Sie müssen aufgrund der Nachricht etwas tun

In letzterem Fall macht es Ihnen MS Outlook sehr einfach. Schließlich handelt es sich bei dem Programm um ein integriertes Managementsystem. Wie Sie in Outlook eine E-Mail in eine Aufgabe überführen, zeigt Ihnen der o.a. Artikel. Eigentlich ist das ganz einfach. Sie ziehen die E-Mail mit gedrückter Maustaste per Drag & Drop unten links auf den Tab Aufgaben. Dann haben Sie den Text des E-Mails in das Notizfeld der Aufgabe notiert. Oder Sie machen das Ganze mit der gedrückten rechten Maustaste. Dann können Sie entscheiden, ob Sie die E-Mail in das Notizfeld der Aufgabe kopieren oder verschieben möchten. Ich empfehle grundsätzlich das Kopieren.

Wem das jetzt zu schnell war, der vertiefe sich in den Artikel. Dort wird der Vorgang genauer und vor allem mit Hilfe von Screenshots beschrieben.

Sie können übrigens auch neue Kontakte aus E-Mails erzeugen. Das Prozedere ist das gleiche, nur ziehen Sie die Nachricht über den Tab “Kontakte”. Wenn die E-Mail eine geeignete Signatur hatte, werden die wichtigen Daten sofort in das Kontaktformular eingetragen. Probieren Sie es mal aus. Schluss mit Cut & Paste!

Ganz so komfortabel geht es bei anderen Aufgabenplanern nicht, aber es geht. Wie, habe ich vor kurzem auf diesem Bildschirm beschrieben: Wie Sie aus E-Mails Aufgaben machen.

[Foto von geralt [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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10 coole Browsertricks

Dies ist zwar nur ein ultrakurzer Blogpost, dennoch ist der Artikel von Dan Price einen Hinweis wert: 10 Cool Browser Tricks to Help You Use the Internet Like a Pro. Diese Tipps werde ich mir merken:

  • Wiederherstellen eines versehentlich geschlossenen Tabs (Ctrl + Shift + T)
  • Laden verschwundener Websites mittels Internet Archive
  • Markieren einer Webadresse (Ctrl + L)
  • Navigieren innerhalb der geöffneten Tabs (Ctrl + Tab nach rechts, Ctrl + Shift + Tab nach links)

Haben Sie auch irgendwelche Browsertricks auf Lager?

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Webinar zu Todoist: Gewinnen Sie eine Premium-Version (Update!)

Unter den vielen Tools zur Arbeitsorganisation befindet sich Todoist sicher in der ersten Reihe. Der Grund liegt in der schnörkellosen Optik, der intuitiven Bedienung und der hervorragenden Integration mit anderen Programmen.

Der Erfolgsautor, Journalist und Übersetzer Frank Borsch zeigt Ihnen in einem Webinar, wie Sie mit Todoist Ihren Arbeitsalltag organisieren und “Berufliches und Privates elegant unter einen Hut bringen”. Termin ist

7. 6. 2016 – 19:00 bis 20:10 Uhr,

die Teilnahmegebühr beträgt € 38,–.

Veranstaltet wird das Webinar von Academia Webinars, anmelden können Sie sich auf der einschlägigen Website, dort finden Sie auch eine nähere Beschreibung des Inhalts. Der Clou: Unter den Teilnehmern wird eine Premium-Version von Todoist verlost. Und damit nicht genug, es gibt noch eins drauf:

Toolblog-Leser erhalten einen Rabatt von 10 %. Bitte vor der Buchung im Shop mit dem Wort „Toolblog“ im Betreff einen Rabattcode anfordern: info@academia-webinars.de

Ich glaube, Todoist mit diesem Referenten für kleines Geld, das dürfte sich lohnen. Wenn Sie es dabei waren, erzählen Sie doch bitte, wie es war. 😉

Webinar Todoist Academia

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