Archiv der Kategorie: Software

Wie Sie sich mit TiddlyWiki organisieren

Vor einiger Zeit habe ich in einem Artikel das alternative Notizprogramm TiddlyWiki erwähnt. Wenn Sie nicht wissen, was TiddlyWiki ist und was Sie damit machen können, dann empfehle ich Ihnen den einschlägigen Artikel in der Wikipedia. Für mich ist das Programm aus verschiedensten Gründen eine kostenlose und nicht zuletzt einfach zu bedienende Alternative für die Platzhirsche Evernote und OneNote.

Wenn Sie TiddlyWiki ausprobieren möchten und eine Einführung benötigen, dann empfehle ich Ihnen die umfangreiche Anleitung von Emma Berger. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie sich mit TiddlyWiki organisieren können, dann lesen Sie den Artikel von Scott Nesbitt: Organizing Yourself with TiddlyWiki. In seinem Beitrag beschreibt Scott kurz und knapp, wie Sie das Programm

  • für Notizen
  • zur Organisation Ihrer Aufgaben
  • zum Führen eines Journals

nutzen können. Nach dieser kurzen Einführung bekommen Sie außerdem Tipps zu diversen Erweiterungen wie TiddlyDesktop oder AndTidWiki, mit dem Sie TiddlyWiki auch auf Ihrem Android-Gerät laufen lassen können. Natürlich gibt es derlei auch für iPhone und iPad (TWEdit and TWMobile). Mit einigen weiteren interessanten Linkhinweisen zu diversen Tutorials rundet Scott seinen Artikel ab.

Wenn Sie mehrere verschiedene Geräte nutzen, möchten Sie sicher wissen, wie Sie TiddlyWiki plattformübergreifend nutzen können. Offensichtlich hat Michael Sonntag herausgefunden, wie das geht. Er beschreibt dies in seinem Beitrag Notizen mit TiddlyWiki systemübergreifend nutzen. Sie erfahren dort außerdem, wie Sie dem Programm die deutsche Sprache beibringen können.

Ich kann mich nur wiederholen. Mit TiddlyWiki habe ich immer gerne gearbeitet. Wenn Sie eine umsonst-Lösung suchen, mit der Sie unkompliziert Notizen anlegen und verwalten möchten, dann kann ich Ihnen diese Anwendung wärmstens empfehlen.

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Die große Workflow-Sammlung

Sie kennen sicher Werkzeuge zur Aufgabenautomatisierung wie zum Beispiel IFTTT oder Zapier. Vor einiger Zeit, als es noch kostenpflichtig war, habe ich so eine Anwendung auf das iPad geladen: Workflow. Auch diese App soll durch Automatisierung effizientes Arbeiten gewährleisten, denn

Workflows combine a bunch of steps across apps into a single tap.

Ich muss gestehen, bis jetzt konnte ich mit dieser App noch nicht allzu viel anfangen. Vielleicht habe ich das Prinzip noch nicht verstanden, vielleicht mangelt es auch an Routineaufgaben, die das Erstellen eines Workflows auf dem iPad rechtfertigen würden.

Allerdings malt Wilt Smidlein für mich einen Silberstreif an den Horizont, zumindest, was das Verständnis der „Philosophie“ des Programms angeht. Von Will stammt eine inoffizielle Sammlung von nützlichen Workflows, die er auf einer eigenen Website veröffentlicht hat,  der Workflow Gallery.
Wir finden auf der Seite Workflows zur Erstellung von QR Code aus der Zwischenablage genau so wie das Herunterladen von youtube-Videos. Alle vorgeschlagenen Workflows können von der Seite direkt herunter geladen werden.

Leider kann ich das iPad bis heute nicht als vollwertiges Arbeitsgerät betrachten. Wenn ich ernsthaft Aufgaben zu bearbeiten habe, verwende ich einen „richtigen“ Mac. Aber auch dazu gibt es ein geeignetes Automatisierungstool neben dem eingebauten Automator. Wie es sich für einen anständigen Butler gehört, heißt es Alfred. Auch hier gibt es eine umfangreiche Sammlung bereits vorgefertigter Workflows.
Sollten Sie, anders als ich, bei der Automatisierung von Aufgaben etwas tiefer in die Materie einsteigen wollen, dann empfehle ich Ihnen das Buch von Joe Kissel Take Control of Automating Your Mac.

 

Workflow-Gallery

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Brainstorming online: brainR

Ich weiß schon, Brainstorming wird in der Diskussion im Netz häufig als nicht-funktionierende Methode abqualifiziert. Die Gegner haben gute Gründe, schlagende Argumente findet man aber auch für das Brainstorming. Wobei immer hinterfragt werden sollte, ob in der Diskussion das Brainstorming als Synonym für Ideenfindung im allgemeinen oder als Gruppenmethode im besonderen gemeint ist. Bleiben wir bei letzterem.







In der Regel wird das Brainstorming in der Gruppe durchgeführt. Den Teilnehmern wird eine Frage gestellt und diese äußern spontan, was ihnen dazu einfällt. Diese Gedanken werden in geeigneter Form simultan protokolliert. So weit, so gut.
Was machen Sie aber, wenn Sie nicht auf eine Gruppe zurückgreifen können, die Ihnen (hoffentlich) viele Ideen liefert? Klar, Sie bemühen das Netz.

Vielleicht nutzen Sie wie ich Evernote. Dann zeigt Ihnen Michael Gaylord, wie Sie Evernote für Effektive Brainstorming-Techniken einsetzten können.

Wenn nicht, müssen Sie dennoch nicht verzagen, denn es gibt brainR:

brainR ist eine Plattform für Kreativität und Innovation im Web, die es jedem ermöglicht ein online Brainstorming durchzuführen, um so schnell und unkompliziert einen Lösungsansatz für eine Fragestellung zu bekommen.

Das geht ganz einfach. Unter “Let’s go” klicken Sie einfach auf “Brainstorming anlegen” und schon kann es losgehen mit der gemeinsamen Ideenfindung. Nach geraumer Zeit haben hoffentlich einige Leute geantwortet und Sie können die Ernte Ihrer virtuellen Brainstorming-Session einfahren.

Das Konzept geht natürlich nur auf, wenn auch Sie sich als Ideengeber an der einen oder anderen Session beteiligen. Damit Sie leichter eine Sie ansprechenden Fragestellung finden, sind die Brainstormings in Kategorien abgelegt. So finden Sie Anfragen aus Haus und Garten genau so wie Geschäftsideen oder Aus- und Weiterbildung und vieles mehr.

Sie sehen, die Nutzung dieses Angebots ist äußerst einfach und dennoch vielseitig. So können Sie Ihre Frage sogar als Rundmail an Freunde und Bekannte weiterschicken.

brainR ist kostenlos und verlangt noch nicht einmal eine Registrierung. Wenn Sie also als Einzelkämpfer eine zündende Idee benötigen, dann ist brainR vielleicht der Retter in der Not. Allerdings bekommen Sie die Antworten nicht sofort, ein bisschen Zeit müssen Sie den Ideengebern schon geben.

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[Foto von TeroVesalainen [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Alternativen für One- und Evernote

Seit ich mit dem PC arbeite, benutze ich mehr oder weniger geeignete Notizprogramme. Früher verwendete ich den Firefox-Browser, für den es eine hervorragende Erweiterung namens ScrapBook gab. Später dann wechselte ich zu TiddlyWiki, um letztendlich bei Evernote zu landen. Warum ich mich bisher noch nicht mit OneNote anfreunden konnte, habe ich hier ausgeführt.

Evernote benutze ich jetzt noch, allerdings musste ich feststellen, dass die Anwendung über die Zeit zunehmend mit allerlei Features überladen wurde, was für das Konkurrenzprodukt von Microsoft sicher ebenfalls zutrifft. Dies führt mitunter zu einer Überforderung der User. Kürzlich sagte mir eine Dame, dass sie Evernote zugunsten des Apple-Bordmittels Notes for Mac aufgegeben habe. Die Begründung:

Mir ist das alles zu kompliziert.

Ich kann diese Begründung sehr wohl in weiten Teilen nachvollziehen. Wenn Sie ebenfalls dieser Meinung sind, dann stellt Ihnen Joel Lee einige (einfache) Alternativen zu den zwei Platzhirschen vor: Think OneNote and Evernote Are Bloated? Try These Lightweight Note-Taking Apps. Hier sind seine Vorschläge:

  1. Thinkery
  2. Simplenote
  3. Laverna
  4. Turtl
  5. CherryTree
  6. TagSpaces
  7. Google Keep 

Alle diese Notizprogramme sind für den User kostenfrei, mit Ausnahme von TagSpaces, das nach dem Freemium-Modell, d. h. in einer freien und einer kostenpflichtigen Variante, angeboten wird.

Die Programme decken so ziemlich alle Betriebssysteme ab, jedoch nicht jedes alle. Einige gibt es auch als Webversion, hier stellt sich dem Interessenten wie so oft die Frage nach der Datensicherheit. Außerdem stellt sich bei webbasierten Lösungen immer die Frage, was mit den Notizen passiert, sollte der Dienst einmal eingestellt werden. Seit Google Reader bin ich da ein gebranntes Kind.

Wenn Sie es einfach haben und dennoch Herr über Ihre Daten bleiben möchten, dann probieren Sie doch einmal das gute alte TiddlyWiki aus. Wenn mir Evernote auch zu kompliziert werden sollte, wäre das  sicher (wieder) die Anwendung meiner Wahl.

Ach ja, noch etwas: Unkompliziert gestaltet sich auch das Führen eines analogen Notizbuchs. Ich wollte das nur einmal erwähnt haben.

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[Foto von Csaba Nagy [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Tagging–Tipps für Evernote

Bei der Organisation der Notizen in Evernote scheiden sich die Geister. Die einen legen für jedes Themengebiet eigene Notizbücher an, die anderen schwören auf die Vergabe von Tags. Letzteres sind nichts anderes als “Etiketten” mit Schlagwörtern, unter denen Sie schnell die relevanten Notizen finden können.

Ich persönliche fahre Evernote mit einer Mischung aus beidem. Allerdings nicht aus Kalkül, sondern weil es einfach “so gewachsen ist”. Bei einem Neustart mit Evernote würde ich vermutlich das Tagging bevorzugen.

Enrico Nahler zeigt Ihnen in einem Video, wie Sie Tags in Evernote anlegen und vor allem auch nutzen können: The most simple and effective Evernote Tagging System.

Das ist aber noch nicht alles. Im folgenden Video zeigt Enrico, wie Sie mit ein paar einfachen Tricks mit Ihren Tags eine schöne Übersichtsseite (Dashboard) einrichten können: How to Create an Awesome Graphic Dashboard in Evernote.

Auf so etwas muss man erst einmal kommen. Das ist schon genial!

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Projektmanagement mit WordPress

Wenn Sie bloggen und sich gleichzeitig im Projektmanagement tummeln, dann wird es Sie vielleicht interessieren, dass Sie auch WordPress als Werkzeug einsetzen können. Wie Sie sich denken können, benötigen Sie dazu einschlägige Erweiterungen.

Brian Jackson stellt einige dieser Erweiterungen vor: Top 6 WordPress Project Management Plugins. Es handelt sich hierbei um:

  1. WP Project Manager
  2. CQPIM WordPress Project Management
  3. Project Manager by UpStream
  4. Kanban Boards for WordPress
  5. Project Panorama
  6. Smarty Pants Client Project & Document Manager

Wie so oft, gibt es diese Programme in einer eingeschränkten Version und einer Premium-Variante, für die Sie dann bezahlen müssen. Wie Sie schon an den Namen der Erweiterungen sehen können, finden Sie Lösungen für alle möglichen PM-Philosophien (s. Kanban Boards for WordPress).

Ob es sinnvoll ist, WordPress als PM-Werkzeug zu benutzen, muss ich Ihnen überlassen. Ich bin da nicht ganz überzeugt.

In diesem Zusammenhang weise ich den geneigten Leser auch auf diese älteren ToolBlog-Artikel hin. Ich bitte um gefällige Beachtung:

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[Foto von 27707 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die große Liste der Erweiterungen für Trello

Dass Trello das Mittel der Wahl ist, wenn es um Projektmanagement geht, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Für mich lässt dieses Tool kaum Wünsche offen. Wenn Sie anderer Meinung sind und Trello etwas aufbohren und Ihren Bedürfnissen anpassen möchten, dann stehen Ihnen eine ganze Reihe von Erweiterungen zur Verfügung. Leah Ryder hat eine Liste der erhältlichen Add-ons zusammengestellt: The Big List Of Trello Chrome Extensions.

Die gelisteten Erweiterungen sind eingeteilt in die Kategorien:

  • Hinzufügen und Finden von Daten
    Hier finden Sie Erweiterungen, die Ihnen bei der Integration z.B. von Gmail oder beim Einfügen kompletter Websites helfen.
  • Organisieren und Sortieren von Daten
    Diese Funktionsergänzungen erleichtern das Sortieren und Etikettieren von Karten.
  • Planen und Terminieren von Aufgaben
    Hier finden Sie allerlei Helferlein für Wochenberichte oder zur Einbindung von Kalendern.
  • Fertigstellen von Aufgaben
    Hier gibt es Anpassungen von Trello für bestimmte Organisationsansätze, wie z.B. GTD® oder zur Verwendung der Pomodoro-Technik.

Wie Sie der Überschrift zu Leahs Artikel entnehmen können, benötigen Sie für die aufgeführten Erweiterungen den Chrome-Browser. Ob es derartige Erweiterungen auch für andere Browser wie z.B. Firefox gibt, entzieht sich meiner Kenntnis.

Ich persönlich werde wohl auf die Verwendung von Erweiterungen für Trello und Chrome verzichten, denn ich benutze Trello in Verbindung mit Outlook. Ich habe mir in Outlook eine wiederkehrende Aufgabe eingerichtet, in der ich auf das entsprechende Trello-Board verweise. Einfach, funktioniert aber.

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Workflow für das iPhone/iPad

Meine amerikanische Kollegin Mary behauptet immer, ich wäre ein “Software-Junkie” und ich befürchte, sie hat Recht damit. Wann immer ein neues Programm auf dem Markt ist, probiere ich es aus. Oder genau gesagt, ich lade oder noch schlimmer kaufe es, um ein wenig damit herumzuspielen. Nach einigen Wochen bemerke ich in der Regel, dass ich eigentlich gar keinen praktischen Nutzen aus der App ziehen kann. Und so wird das Programm bei mir zur Karteileiche, die hilft, unnütz den Speicher zu füllen.

So geschah es auch mit einer App namens Workflow, die ich vor einigen Monaten mit leuchtenden Augen und heißem Begehr für mein iPad erworben habe. Einmal installiert, fristete die App auf meinem Gerät ein nutzloses Dasein.

Offensichtlich habe ich im Gegensatz zu den Einkäufern von Apple den Mehrwert von Workflow nicht richtig verstanden, die diese App vor einigen Wochen für den Konzern akquiriert haben. Ein Grund, sich doch einmal näher mit dieser Anwendung zu befassen.

Vielleicht hilft dabei der Artikel von Martyn Casserly weiter: How to use Workflow to automate tasks on iPhone. In dem Artikel bekommen wir erklärt, welchen Zweck Workflow hat und aus welchen Komponenten ein solcher automatisierter Arbeitsablauf besteht. Am Ende des Beitrags kommt das Meisterstück, nämlich das Erstellen eines eigenen Workflows.

Ich bin mir nach der Lektüre des Artikels immer noch nicht sicher, ob ich Workflow jemals gebrauchen werde. Der Grund: Bei mir gibt es wenig bis gar keine immer wiederkehrende Abläufe, deren Automatisierung sich lohnen würde. Dazu ist das iPad/iPhone für mich zu wenig Arbeitsgerät.

Aber was nicht ist, kann ja noch werden.

BTW: Gibt es eine ähnliche Anwendung wie Workflow auch für Android-Geräte?
Ich frage aus Gründen und mit leuchtenden Augen.

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[Foto von StartupStockPhotos [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie mit XMind Probleme lösen

Dass XMind das Mind-Mapping-Programm meiner Wahl ist, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Auf dem Blog der Softwareschmiede erschien unlängst ein Beitrag, der Ihnen zeigt, wie Sie XMind zur Problemlösung einsetzen können: 5 steps to help you solve problems effectively with XMind.

Die Autoren schlagen vor, in diesen fünf Schritten vorzugehen:

  1. Beschreiben des Problems
  2. Analysieren des Problems
  3. Auflisten möglicher Lösungen
  4. Auswahl der besten Lösung
  5. Ausführen der Lösung

Klar, die Autoren haben vor allem die Anwendung ihrer Software im Fokus und so zeigen sie in den einzelnen Schritten, wie verschiedene Darstellungsarten, wie sie XMind bietet, sinnvoll angewendet werden können: Fischgrät (Ishikawa), Baumdiagramm und Tabellendarstellung.

So weit, so gut. Ich finde auch, dass sich gerade in kleinen Gruppen Mind-Mapping hervorragend zur Problemlösung eignet, wenn man die Schritte vorstrukturiert hat und mit dem Projektor an die Wand wirft. Auf diese Weise sind die Teilnehmer im Meeting immer im Bilde und die Dokumentation ist auch schon weitgehend vorbereitet.

Gestatten Sie mir dennoch zu o.a. Schritten einige Bemerkungen.

Schritt 1: Beschreiben des Problems

“Gefahr erkannt, Gefahr gebannt”, lautete in alten Zeiten ein Spruch der Berufsgenossenschaften. Gehen Sie erst zum nächsten Schritt über, wenn Sie ganz sicher sind, dass allen Beteiligten das Problem verstanden haben. Nehmen Sie nicht einfach an, jeder kenne das Problem. Von Ruth Cohn stammt der Satz:

Wenn Du wenig Zeit hast, nimm Dir viel davon.

Ich bin übrigens nicht der Meinung der Autoren, dass sich für die Beschreibung des Problems das Ishikawa-Diagramm am besten eignet. Ich empfehle die Beantwortung simpler W-Fragen. Wie das mit XMind aussehen könnte, finden Sie hier.

Schritt 2: Analysieren des Problems

Hier geht es darum, mögliche Ursachen des Problems zu identifizieren. Und ja, auch ich finde, an dieser Stelle ist das Ishikawa-Diagramm das Mittel der Wahl. Achten Sie jedoch darauf, dass die Klassiker “Mensch, Maschine, Material, Methode” nicht immer geeignet sind, die Ursachen vollständig zu erfassen. Vielleicht gibt es noch andere Haupteinflussgrößen? 4 – 6 Haupteinflussgrößen sind genug, sonst wird das Diagramm schnell unübersichtlich, ohne ein Mehr an Information zu bieten.

Denken Sie daran, dass Sie nach dem Auflisten der möglichen Ursachen, die wahrscheinlichsten auswählen müssen. Schließlich können Sie nicht alle gleichzeitig bearbeiten.

Schritt 3: Auflisten möglicher Lösungen

Überlegen Sie in diesem Schritt, wie Sie die (3?) wahrscheinlichsten Ursachen abstellen können. Hier ist Kreativität gefragt. Mein Tipp: Fertigen Sie im Brainstorming-Modus (oder auch ohne diesen) ein ungeordnetes Blitz-Mind-Map an, dass Sie erst strukturieren, wenn Sie alle Ideen zusammengetragen haben. Bei XMind ist dies mit Drag & Drop kein Problem.

Schritt 4: Auswahl der besten Lösung

Bevor Sie auswählen, einigen Sie sich auf das Kriterium bei der Auswahl: Soll es billig sein, schnell gehen, selbst zu tun sein…?

Schritt 5: Ausführen der Lösung

Sie kennen das. Hier kommt der Maßnahmenplan ins Spiel. Wer macht was bis wann? Für die Planung können Sie in XMind die Tabellendarstellung verwenden.

Schritt 6: Ausführen der Lösung

Zu diesem Schritt muss nichts mehr gesagt werden. Jetzt müssen die Lösungen gemäß dem Maßnahmenplan umgesetzt werden.

Schritt 7: Überprüfen der Wirksamkeit

Leider haben die Autoren des Beitrags einen der wichtigsten Schritte vergessen. Vermutlich, weil er von XMind unabhängig ist. Nachdem Sie Ihre Maßnahmen zur Lösung abgeschlossen haben, sollten Sie überprüfen, ob sie überhaupt wirksam waren und zur Lösung des Problems beigetragen haben. Wenn nicht, müssen Sie noch einmal zurück auf Start.

Ich bitte zu bedenken, dass dieses Vorgehen nur für Probleme funktioniert, die auf einer eindeutigen Ursache-Wirkungsbeziehung gründen. Das ist aber nur bei einem Bruchteil der Fall. Bei den anderen müssen Sie anders vorgehen.

Ich überlege gerade, dazu einen Kurs oder ein E-Book zur Problemlösung zu  schreiben. Was meinen Sie, wäre das für Sie interessant?

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[Foto von TeroVesalainen [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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So entkommen Sie aus dem PowerPoint-Knast

Ehrlich gesagt, ein wenig hat sich beim  Schreiben dieser Überschrift schon der Stift die Tastatur gesträubt. Denn ich bin der Meinung, dass man für schlechte Präsentationen nicht das Werkzeug verantwortlich machen sollten, sondern denjenigen der das Werkzeug missbraucht. Ich möchte dies nicht vertiefen, ich habe darüber im ToolBlog schon öfters geschrieben.

Und so führt uns Paul McFredies mit dem Titel seines Artikels in die Irre: How to Escape the PowerPoint Prison. Denn eigentlich geht es in seinem Beitrag gar nicht um die vielgescholtene Software von Microsoft, sondern um alternative Präsentationsformate, wie

  • Pecha Kucha und verwandte
    Hier werden 20 Folien verwendet, von denen jede Folie nur höchstens 20 Sekunden gezeigt werden darf.  Eine Abwandlung ist der Ignite Talk, bei Sie für die 20 Folien insgesamt nur 5 Minuten zur Verfügung haben.
    (Wikipedia)
  • Die Takahashi-Methode
    Hier darf auf der Folie nur ein einziges (!) Wort stehen und das so groß wie möglich.
    (Wikipedia eng.)
  • Der Ansatz von Lawrence Lessig
    Dieses Format ist schon länger in Gebrauch. Es funktioniert ähnlich wie die Takahashi-Methode, nur dass Sie anstatt nur einem Wort auch einen ganzen Satz oder ein Zitat verwenden dürfen. Man ist ja schließlich großzügig.

Speed Geeking (Wikipedia engl.) wiederum ist eigentlich gar kein Präsentationsformat, sondern eine Methode, das Auditorium ständig in Bewegung und im Gespräch zu halten. Man teilt die Zuhörer in Kleingruppen auf und ordnet die Gruppen unterschiedlichen Vorträgen zu.  Die Vorträge laufen nun simultan, wenn sie beendet sind, rotieren die Gruppen so lange, bis jede Gruppe jedes Referat gehört hat.
Ich selbst praktiziere das seit urvordenklichen Zeiten in meinen Workshops zur Vorstellung von Ergebnissen von Gruppenarbeiten. Dass das Ganze “Speed Geeking” heißt, habe ich aus diesem Artikel zum ersten Mal erfahren.

Zu jedem dieser Ansätze finden Sie in dem Artikel von McFredies weiterführende Links. Lassen Sie sich inspirieren.

Übrigens: Wenn Sie Mac-Nutzer sind, und Takahashi oder Lessig einmal ausprobieren möchten, dann empfehle ich Ihnen Deckset. Hier können Sie mit Markdown in Windeseile ansprechende Folien erstellen.

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[Foto von Chelsea Creekmore [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Personal Kanban mit Evernote

Ich betreibe Personal Kanban mehr oder weniger intensiv und verwende dazu Trello wie so viele meiner Zeitgenossen. Weil ich darüber hinaus aber auch Evernote-User bin, stach mir eine Artikelreihe von Frank Degenaar sofort ins Auge. In dieser zeigt er uns, wie mit Evernote ein Personal-Kanban-System erstellt werden kann.

Für die Zeitgenossen, die noch nicht mit Personal Kanban vertraut sind, beschreibt er zunächst in Kanban Calendar: task management at its simplest den Hintergrund dieses Ansatzes und die grundsätzliche Vorgehensweise.

Und dann geht es ins Eingemachte. In 5 ausführlichen Beiträgen erfahren wir bis ins Detail, wie wir die Features von Evernote für Kanban einsetzen können. Starten Sie hier mit dem ersten Teil der Serie.

Ich selbst werde wohl bei Trello bleiben. Allerdings muss ich zugeben, dass es schon einen gewissen Charme hat, die Aufgaben mit so wenig Tools wie möglich zu erledigen. Den Nachteil sehe ich allerdings darin, Programme, die eigentlich für einen anderen Zweck gebaut wurden, für einen anderen zwangsweise hinzubiegen. “Suboptimal” nennt der Fachmann bisweilen das Ergebnis.

Ob dies zutrifft, können nur Sie selbst entscheiden. Probieren Sie es aus.

Kanban

[Foto von Jeff.lasovski [via Wikimedia Commons], (Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported)]

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XMind: Wie Sie die Zeitleiste verwenden

Das Programm meiner Wahl, wenn es um Mind-Maps geht, ist XMind, wie die werten Leser sicher schon bemerkt haben. In der neuen Version 8 finden Sie als neue Strukturvorlage die Zeitleiste. Im XMind-Blog ist nun ein Artikel erschienen, der erklärt, wie man diese Vorlage für Notizen benutzen kann: Tipps zur Verbesserung Ihrer Fähigkeit des Notizenmachens mit XMind.

Ich finde den Titel der Artikels etwas irreführend. Es geht tatsächlich um den Gebrauch der Zeitleiste anhand des Lernstoffs aus dem Geschichtsunterricht. Das ist aber nur ein kleiner Schönheitsfehler. Ich finde den Beitrag sehr nützlich, weil lehrreich.

XMind_Zeitleiste

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Die illustrierte Geschichte von PowerPoint

Das passt! Gestern hatte ich noch geschrieben, wie Sie Ihren Vortrag zweckmäßig strukturieren können, heute stolpere ich über einen Artikel über die Entstehung des wohl meistverwendeten Präsentationsprogramms: How Microsoft PowerPoint Began. Genau genommen handelt es sich um eine Infografik. Schauen Sie hier:

Weiterlesen

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XMind für Projekte (Whitepaper)

Zwar möchte ich nicht behaupten, dass Projekte allein mit Mind-Maps gestemmt werden können, ein wertvolles Werkzeug sind sie aber allemal. Vor allem in der ersten Phase, bei der Entwicklung von Ideen, leisten sie wertvollen Dienste.

Aus diesem Grund bietet auch fast jedes  einschlägige Programm die Möglichkeit, Mind-Maps projektgerecht weiterzuverarbeiten, sei es in der Zuordnung von Ressourcen oder bei der Erstellung von Projektplänen, wie z. B. Gantt-Charts.

XMind macht da keine Ausnahme. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie XMind für die Organisation von Projekten einsetzen können, dann können Sie eine Anleitung in Form einer pdf-Datei (zur Zeit noch) kostenlos herunterladen: Project Management White Paper 2017.

XMind_Projekt

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Symbolschriften in Hülle und Fülle!

So geht es manchmal. Vor einigen Tagen habe ich hier im ToolBlog einen Beitrag über die Verwendung von Symbolschriften für Präsentationen usw. veröffentlicht. Heute bin ich über einen Artikel gestolpert, in dem Tom Kuhlmann zeigt, wo Sie solche Dingbats in den Weiten des Internets finden können: Dozens of Free Dingbat Fonts for Commercial Use.

Wie immer sollten Sie auch bei vermeintlich “freien” Daten immer vor der Verwendung das Kleingedruckte lesen, damit es keine bösen Überraschungen gibt.

Hier ein schönes Beispiel aus den vorgestellten Symbolschriften: PWToonZ Font.

PWToonz
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Vom Nutzen der Checklist

Wenn Sie in den Urlaub fliegen, das Flugzeug betreten und vielleicht dabei einen kurzen Blick in die Kanzel werfen können, dann sollten Sie darauf achten, ob die Piloten konzentriert ihre Checklist(e) abarbeiten. Wenn sie dies nicht tun, dann haben Sie jetzt noch die Gelegenheit, das Flugzeug zu verlassen.

Spaß beiseite, Checklisten sind ein wichtiges, aber oft unterschätztes Hilfsmittel bei der Arbeitsorganisation. Leider erledigen wir Routineaufgaben viel zu oft “aus dem Kopf” und wundern uns dann, wenn wir etwas Wichtiges vergessen.

Checklisten sind immer dann von Vorteil, wenn Sie für wiederkehrende Aufgaben immer wieder die gleichen Schritte abarbeiten müssen und, das ist wichtig, dabei keinen Schritt bzw. kein Element auslassen dürfen. Aus diesem Grund setzen Piloten vor dem Start Checklisten ein. Sie sind bestimmt hochintelligente und –qualifizierte Menschen, aber weil sie nichts vergessen dürfen, überprüfen Sie Flugzeug und Instrumente mit diesem Hilfsmittel.

Was Piloten recht ist kann uns nur billig sein. Connie Malamed hat die Vorteile von Checklisten in ihrem Artikel The World Needs More Checklists zusammengefasst:

  • Sie sind billig zu erstellen
  • einfach zu verwenden
  • leicht anzuwenden
  • für andere Anwendungen gut anzupassen
  • sie verringern Fehler und
  • nutzen unmittelbar bei Gebrauch

Leider hat das schönste Tool auch seine Nachteile. Bei der Checkliste sind dies:

  • Sie können evtl. unvollständig sein
  • in manchen Situationen sind sie schwer anzuwenden
  • manchmal passen sie nicht zur Aufgabe, weil sie zu einfach gestrickt sind
  • sie werden gerade von vermeintlichen Experten nicht immer akzeptiert

Den letzten Punkt kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen. Es ist wie immer: Für eine nützliche Checkliste muss man etwas Zeit und Gehirnschmalz investieren. Erst später kommt der Nutzen. Manchmal kann als Argumentationshilfe das Pilotenbeispiel dienen.

In dem Artikel wird auch beschrieben, für welchen Zwecke Checklisten verwendet werden können:

  • Schritt-für-Schritt-Verfahren (das hatten wir schon)
  • Überprüfung und Inspektion
  • Evaluation
  • Troubleshooting
  • Beobachtung

Natürlich können Sie sich beim Erstellen von Checklisten auch von geeigneter Software unterstützen lassen. Neben den Vorschlägen in dem o.a. Beitrag empfehle ich Ihnen Checkli, eine Webanwendung, die auch noch kostenlos ist. Auch Checklist lohnt einen Blick, es läuft auf allen wichtigen Plattformen.

Atul Gawande hält die Checkliste für so ein wichtiges Instrument, dass er sogar ein ganzes Buch darüber geschrieben hat: Checklist-Strategie: Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen. Ich selbst habe das Werk noch nicht gelesen, es steht aber auf meiner Bücher-Checkliste. 😉

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[Foto von StockSnap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Nachtrag (14. 03. 2017)

Besonders wertvoll sind natürlich die Checklisten, die Sie selbst erstellen. Aus pädagogischen Gründen sozusagen. Aber wenn Sie keine Lust oder keine Zeit für die Eigenentwicklung haben, dann schauen Sie doch einmal bei Checklisten.de nach. Fein säuberlich in Kategorien eingeteilt, finden Sie Listen für alle möglichen Zwecke.

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Das Bullet Journal in Evernote

In letzter Zeit ist ein regelrechter Hype um das Bullet Journal ausgebrochen. Auch hier im ToolBlog gab es schon einige Beiträge darüber:

Das Bullet Journal ist eigentlich ein richtiges Notizbuch, so mit Papier und (Blei-) Stift. Vielleicht möchten Sie aber auf Ihren Rechenknecht nicht verzichten und dennoch ein Bullet Journal führen. Das geht und zwar mit Evernote. Wie Sie dabei vorgehen müssen, erklärt Nancy Messieh: How to Use Evernote as a Bullet Journal.

Damit Sie sich nicht alle Informationen zusammensuchen müssen, gibt Ihnen Nancy zunächst eine kompakte Übersicht über die Grundprinzipien dieses Ansatzes.
Danach zeigt sie Schritt für Schritt, wie Sie ein Bullet Journal in Evernote anlegen können. Sie sehen, wie “Future Logs”, “Monthly Logs” und “Daily Logs” aussehen können. Nancy empfiehlt, zu diesem Zweck in Evernote Templates anzulegen.

So richtig scheint sich aber auch die Autorin mit der Evernote-Lösung nicht anfreunden zu können. Gegen Ende ihres Beitrags weist sie nochmals auf die Papierlösung hin und zeigt ein paar schöne Beispiele für das analoge Bullet Journal.

Wenn Sie eine Anleitung zum Bullet Journal in deutscher Sprache vorziehen, dann bemühen Sie bei YouTube die Suche. Dort gibt es Videos in Hülle und Fülle. Fast alle der Filme sind von weiblicher Hand. Ob das Zufall ist?

Mir hat dieses Video am besten gefallen:

Nachdem schon Camilla Kutzner im letzten Podcast vom Bullet Journal schwärmte, habe ich mir vorgenommen: Wenn ich jetzt noch einmal über dieses Konzept stolpere, dann probiere ich es aus. Computer hin oder her!

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Warum ich (immer noch) Evernote nutze

Der erste Artikel, der im ToolBlog Evernote zum Thema hatte, erschien vor über 10 Jahren am 10. Mai 2006: EverNote: Alle Notizen an einem Platz. Damals gab es die Version 2 (nicht zu verwechseln mit Business 2.0!), die im Prinzip eine Endlos-Papierrolle simulierte, auf der die Notizen untereinander weg geschrieben wurden. Auf der Seite befand sich eine Zeitleiste, die das Wiederfinden der Schnipsel erleichtern sollte. Schade, dass ich keinen Screenshot von damals zeigen kann, denn die Idee fand ich prima.

Mein Verhältnis zu Evernote durchlief danach einige Höhen und Tiefen. Das Programm wurde über die Jahre immer vielseitiger und damit leider auch komplizierter. Auch die Preispolitik von Evernote stieß mir gerade in der letzten Zeit sauer auf.

Aus diesem Grund habe ich immer wieder mit dem größten Rivalen von Evernote geliebäugelt: Microsoft OneNote. Schließlich ist das Programm umsonst und die Migration von Evernote zu OneNote wird von Microsoft sogar mit einer eigenen Software unterstützt.

Nun hat der geschätzte Kollege Ivan Blatter einen Artikel geschrieben, in dem er die beiden Platzhirsche gegeneinander antreten lässt: OneNote vs. Evernote: Welche App ist besser für Notizen?
Mit derlei Vergleichen habe ich so meine Probleme, denn “was dem einen sin Uhl, ist dem anderen sin Nachtigall”, wie der Volksmund sagt. Allerdings wurde mir beim Lesen von Ivans Artikel noch einmal klar, warum ich bei Evernote geblieben bin.
Hier meine Gründe:

  1. OneNote bildet ein Papiernotizbuch nach. M. E. wird dies den Möglichkeiten des Computers nicht gerecht. Ein Notizbuch aus Papier ist etwas anderes als ein Notizprogramm auf dem Rechenknecht. Die Nachbildung hat mich schon vor gefühlten hundert Jahren beim Lotus Organizer (Bilder) gestört, die Altvorderen werden sich erinnern. Ich war froh, als Microsoft damals mit Outlook ein Programm herausbrachte, dass auf eine derartige Nachbildung verzichtete. Warum Microsoft mit OneNote genau den anderen Weg gegangen ist, erschließt sich mir nicht.
    (BTW: Dass dieses Vorgehen Skeuomorphismus heißt, wusste ich bislang auch noch nicht. Wieder etwas gelernt. Danke Ivan.)
  2. Evernote ist plattformübergreifend. Neben meinem Windows-Bürocomputer benutze ich auch noch ein MacBook, iPhone und iPad. Evernote läuft auf allen diesen Plattformen tadellos. Leider kann die Mac-Version von OneNote nur ein Bruchteil von dem, was die Windows-Version vermag. Ein Umstand, der mich auch bei Outlook oft in die Verzweiflung treibt.
  3. Auch wenn die Integration von OneNote in die Office-Welt zumindest unter Windows nahezu perfekt ist, kann ich über das Zusammenwirken von Office und Evernote nicht maulen. Für viele Programme, auch außerhalb von Office, gibt es mittlerweile eine Menge Erweiterungen, die das Zusammenspiel mit Evernote klaglos bewerkstelligen.

Kurz und knapp: Wenn ich irgendwann einmal von Evernote auf OneNote wechseln sollte, dann nicht, weil OneNote so gut ist, sondern weil Evernote mich dann zu sehr geärgert hat. Entweder durch erhebliche Preiserhöhungen oder durch weiteres Überladen des Programms. Zumindest bei letzterem scheint Evernote dazu gelernt zu haben. Man darf gespannt sein.

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[Foto von Unsplash [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie mit Dingbats Ihre Präsentation aufpeppen

Sie kennen sicher diese Symbolschriften unter Windows. Hierbei werden die “normalen” Buchstaben durch kleine Bildsymbole ersetzt. Die bekanntesten dieser “Schriften” dürften wohl Dingbats oder Wingdings sein. Es gibt aber noch mehr davon, manche kostenlos, manche in mehr oder weniger kostenpflichtigen Schriftsammlungen, z.B. hier oder hier.

Vor einiger Zeit habe ich in einem Beitrag beschrieben, wie Sie solche Bildschriften verwenden können, um auf einfache Weise Ihre Dokumente oder Präsentationsfolien aufzupeppen: Visualisieren mit Dingbats & Co.

Tom Kuhlmann ergänzt diese Hinweise durch seinen Artikel: Create Free Icons and Images in PowerPoint Using Dingbat Fonts. Er beschreibt für PowerPoint ab Version 2013, wie Sie Dingbat-“Buchstaben” in Vektorgrafiken umwandeln. Es gibt auch ein kurzes Video dazu:

Wenn Sie etwas tiefer einsteigen wollen, dann schauen Sie sich ein anderes Video mit einer detaillieren Beschreibung des Vorgehens an.

Mir gefällt die Idee. Vielleicht ist sie auch für den einen oder anderen Leser interessant.

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Michael Linenberger: Wie Sie TaskTask richtig einrichten

Ich mag Outlook für Windows (nicht für den Mac!) ja wirklich gerne. Für mich ist es die Schaltzentrale zur Organisation meiner Aufgaben. Ein Manko ist allerdings die Synchronisation von Outlook mit iOS-Geräten via Office 365/Exchange Server.

Während sich Kalenderdaten und Kontakte hervorragend mit den  eingebauten Apps von iPhone und iPad vertragen, sieht das beim Abgleich der Aufgaben ganz anders aus. Auch der Einsatz von Outlook für iOS hilft da nicht wirklich weiter. Aus diesem Grund empfehle ich in meinen Workshops gerne eine eigene App, die eigens für diesen Zweck entwickelt wurde: TaskTask.

Nun ist meine Aufgabenleiste in Outlook nach dem 1MTD-Prinzip (1-Minute-To-Do-List) nach Michael Linenberger eingerichtet. Wenn Sie diesem Ansatz auch mit TaskTask folgen möchten, dann kommen Sie um ein wenig Herumschrauben unter der Motorhaube nicht herum.

Doch keine Bange, es gibt eine ausführliche Komplettanleitung und zwar vom Meister selbst. In TaskTask iOS Tasks App for 1MTD & MYN, Complete Guide zeigt Ihnen Michael Linenberger höchstpersönlich, wie Sie TaskTask so einrichten, dass Sie die gewohnte Darstellung auch auf Ihrem iPhone/iPad wiederfinden.

Ich selbst habe TaskTask auf diese Weise konfiguriert, muss aber gestehen, dass ich die App dennoch so gut wie nie nutze. Das liegt aber weniger an dem Programm, sondern daran, dass ich Smartphone oder Tablet sehr selten für die tägliche Arbeit nutze. Ich brauche eine ordentliche Tastatur und bin deshalb beim Laptop geblieben.

Wenn Sie gerne mit iOS-Geräten arbeiten, dann sollten Sie auf TaskTask ein Auge werfen. Die App kostet mit $ 4,99 schließlich nicht die Welt.

BTW: Der o.a. Artikel ist ein Update eines älteren Beitrags, auf den ich im ToolBlog an anderer Stelle bereits hingewiesen habe.

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[Foto von Lia Leslie [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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