Archiv der Kategorie: Software

CmapTools in neuem Gewand

Es gibt Aufgabenstellungen, die sich sehr gut mit Mind-Maps bearbeiten lassen. Wie jede andere Methode auch, gibt es für die Anwendungen von Mind-Maps gewissen Grenzen. Diese liegen in der Baustruktur der Map, so dass dynamische Zusammenhänge wie Rückbezüglichkeiten nur schwer darzustellen sind.




Für “die Visualisierung von Begriffen (Concepts) und ihren Zusammenhängen” (Wikipedia) ist die Concept-Map das Mittel der Wahl. Dort werden durch gerichtete Pfeile die Abhängigkeiten zwischen den aufgeführten Elementen dargestellt. Eine fertige Concept-Map ähnelt dann einem Netzwerk.

Ich selbst habe Concept-Maps vor vielen Jahren in einer Weiterbildung zum vernetzten Denken nach Gomez und Probst kennen gelernt. Dort kamen damals mangels geeigneter digitaler Werkzeuge Pinnwände und Post-it®-Notes oder Whiteboards zum Zug. Tools, die gerade bei der Erstellung von Concept-Maps im Team nach wie vor großen Charme besitzen.

Nun kann man zwar auch mit Software zum Mind-Mapping Concept-Maps erstellen, wie z.B. auf dem Blog von XMind beschrieben wird. Allerdings ist diese Vorgehenweise etwas umständlich.

Ein bewährtes Programm, dass ausschließlich für Concept-Maps konzipiert ist, ist CmapTools vom Florida Institute for Human & Machine Cognition (IHMC). Mittlerweile ist eine regelrechte Suite erschienen, bestehend aus den Programmen CMapTools für PCs aller Plattformen, für iPad und für die Cloud. Zum Download müssen Sie sich registrieren und können etwas spenden, müssen aber nicht.

Wenn Sie mit der Erstellung von Concept-Maps noch nicht allzu vertraut sind, dann hilft Ihnen eine umfangreiche Einführung weiter, natürlich visualisiert mit einer Concept-Map. Auch für eine tiefergehende Dokumentation ist gesorgt.

Ich habe mit CmapTools bislang gute Erfahrungen gemacht und kann die Software nur empfehlen.

CmapTools

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GTD® mit Thunderbird

Wie die Leserinnen und Leser dieses Blogs wissen, bin ich bekennender Outlook-Fan. Zumindest, wenn es sich um die Windows – Version dieses mächtigen Personal Information Managers geht. Leider ist der Funktionsumfang von Outlook für den Mac bei weitem nicht so mächtig und in der neuen letzten Version wurden m. E. sogar noch ein paar “Verschlimmbesserungen” gegenüber dem Vorgänger vorgenommen. Sehr unbefriedigend das Ganze.

Aus diesem Grund bin ich für meinen Mac immer noch auf der Suche nach einem adäquaten Ersatz. Ein Programm, das mir schon zu früheren Zeiten sehr gut gefallen hat, ist der bekannte E-Mail-Client Thunderbird. Weil ein reines E-Mail-Programm jedoch Outlook nicht ersetzen kann, muss Thunderbird mit entsprechende Plugins aufgebohrt und auch sonst entsprechend angepasst werden.

Wie das geht, zeigen diese Artikel:

Leider sind die Artikel schon etwas älter. In der Zwischenzeit sind für einige wichtige Produktivitäts-Apps eigene Erweiterungen für Thunderbird erschienen, so etwa für Todoist, Remember the Milk der Toodledo, die aber schon wieder eingestellt oder zwar noch erhältlich sind, aber nicht mehr gepflegt werden. Schade.

Thunderbird und der Exchange-Server

Für mich sind solche Lösungen auch nur eingeschränkt interessant, vielmehr würde ich mit Thunderbird & Co gerne auf meinen Exchange-Server unter Office 365 zugreifen. Das scheint mit einiger Pfriemelei zu gehen, wie man z. B. in der Anleitung der TU Dresden nachlesen kann: Konfiguration von Thunderbird als Client für den Exchange-Dienst der TU-Dresden. Beschrieben wird hier die Anbindung der E-Mail- und der Kalenderfunktion.

Dass E-Mail und Kalender sich hervorragend mit einem Exchange-Server vertragen, wusste ich schon von iPhone und iPad. Was ist aber mit dem Aufgabenmanager? Für mich ist der Aufgabenmanager unverzichtbarer Bestandteil meiner Arbeitsorganisation. Leider konnte ich bislang noch keine befriedigende Lösung für dieses Problem finden. Bislang, denn es gibt einen Silberstreifen am Horizont, in Form des Exchange EWS Provider. Die Erweiterung ist ummesonscht, herunterladen können Sie das Plugin unter GitHub. Ein Pferdefuß hat das Ganze allerdings. Auch wenn das Programm von der Fa. Ericsson gepflegt wird, sieht das ganze doch nach Technikkram für Fortgeschrittene aus. Daran ändert auch die umfangreiche Dokumentation nichts. Ich zumindest traue mir die Installation und Einrichtung nicht so ohne weiteres zu.

Deshalb eine Bitte: Wenn Sie mehr Ahnung von der Materie haben als ich und Lust verspüren, den Exchange EWS Provider einmal auszuprobieren, dann lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben. Ewiger Ruhm ist Ihnen sicher!

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[Quelle Logo Thunderbird unter CC-BY 3.0]

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Able2Extract erscheint in der Version 11

Alle Jahre wieder, immer dann wenn das Geld aufgrund der Weihnachtseinkäufe ohnehin knapp ist, bekommen die meisten Programme kostenpflichtige Updates. Able2Extract, mit dem Sie pdf-Dateien in allem möglichen Formate wie Word, Excel, PowerPoint u.ä. überführen kann. Sogar der MS Publisher ist dabei, ein Programm, das mir sehr oft kleine, aber feine Dienste leistet.
Ich durfte mir auf Einladung des Herstellers die Beta-Variante der neuen Version 11  genauer anschauen.

Zunächst sei gesagt, dass ich das Programm zwar nicht häufig benutze, aber wenn, dann für wichtige Aufgaben. Insofern möchte ich es nicht mehr missen. Die Umwandlung in Office-Formate funktioniert. Und das so verblüffend gut, dass ich manchmal den Mund vor lauter Staunen kaum geschlossen kriege. Das ist keine Übertreibung, die Umwandlungsqualität ist m.E. überragend.

Die Neuigkeiten in der kommenden Version sind:

  • Notizfunktion mit mehr aus 12 Auszeichnungsvarianten
  • Neue Bearbeitungsmöglichkeiten bei pdf-Dateien, wie das Hinzufügen und Entfernen von Bildern oder Vektorgrafiken
  • Verschlüsselung von pdf-Dateien und
  • Die üblichen allgemeinen Verbesserungen unter der Motorhaube

Wie der Name deutlich macht, dient das Programm vornehmlich dem Extrahieren von Daten aus pdf-Dokumenten und ihre Überführung in andere Dateiformate. In der neuen Version ist es nun möglich, das pdf-Dokument zu bearbeiten, wie man es auch von anderen pdf-Apps kennt: Notizen und Bemerkungen anfügen und Seitenoperationen durchführen (Einfügen, Bewegen, Löschen usw.). Allerdings ist der Bedienkomfort nicht optimal. Drag & Drop geht leider nicht, die Bedienung erfolgt etwas umständlich über Menükästen.
Dennoch lassen sich nun kleine Veränderungen an der pdf-Datei direkt in Able2Extract vornehmen. Das ist schon eine Erleichterung, auch wenn ich mir etwas mehr Bedienkomfort gewünscht hätte.

Fazit: Wenn Sie pdf-Dateien öfters passgenau in Office-Dateien, CSV, HTML, oder Autocad überführen müssen, dann ist Able2Extract ein mächtiges Werkzeug. Ein pdf-Bearbeitungsprogramm ist es eher nicht, da gibt es andere einfachere Lösungen.

Einen Überblick darüber, was Sie mit Able2Extract alles machen können, gibt Ihnen diese Video:

Able2Extract v11 erscheint voraussichtlich am 5. Dezember.

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Wie Sie Ihre WhatsApp-Chats sicher speichern

WhatsApp ist in den letzten Tagen etwas ins Gerede gekommen. Es geht wieder einmal um den Datenschutz. So berechtigt diese Sorgen auch sein mögen, ich glaube nicht, dass eine nennenswerte Zahl von Nutzern wechseln und eine andere App benutzen werden. Wie bei Facebook oder Twitter ist das eine Frage der Nutzerzahlen und damit der Reichweite. Die Tatsache, dass die meisten Kontakte oder “Freunde” nun mal bei den üblichen Verdächtigen ihr Konto haben, schreckt die meisten von uns vor einem Wechsel ab.

ToolBlog-Leser Matthias Büttner ist WhatsApp-Nutzer und wollte schon immer die Chatverläufe sichern um sie für die Nachwelt zu erhalten. Die WhatsApp eigene Speichermöglichkeit war ihm zu unsicher. Er schrieb mir in einer E-Mail:

Ich hatte bislang das Problem, dass ich meine WhatsApp Threads nicht neutral sichern konnte. Der Thread war immer nur unter WhatsApp gesichert, die native Funktion ist grottenschlecht.
Mir ist das aber sehr wichtig – ich habe Kinder, Freunde und eine Freundin, da wäre es ein Jammer, wenn die Zeitzeugen (WhatsApp) irgendwann nicht mehr verfügbar oder nur schwer zugänglich sind.

Ich suchte eine Lösung, die den Thread aus WhatsApp heraus löst und in einer neutralen Form (PDF) auf meinem Server absichert. Das gab es meines Wissens nicht. […]

Und gestern hat mir mein genialer Kollege und Freund Matthias Jurke den folgenden Link gesendet: Mein Problem ist gelöst – und wie!

http://www.copytrans.de/support/whatsapp-nachrichten-sichern/

Es funktioniert super, ist für die ersten 50 Handlungen kostenfrei.Speichert in mehreren Formaten: PDF, Word, und sogar HTML – einfach genial.

Ich denke mir, dass Du mit dem Tipp vielen Deiner Leser eine Freude machen kannst.

Natürlich möchte ich meinen Leserinnen und Lesern eine Freude machen.
Deswegen teile ich gerne diesen Hinweis.

[Foto von Reimund Bertrams [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Nachtrag (etwa 15 Minuten nach der Veröffentlichung)

Ich habe es geahnt. In früheren Zeiten hätte man gesagt “Die Tinte war noch nicht trocken”, da wurde der Artikel schon betwittert:

Ich denke, es gibt wirklich gute Argumente dafür, WhatsApp überhaupt nicht zu benutzen. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

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Vom Umgang mit Haftzetteln & Co

Das ich ein großer Anhänger von Post-it®-Notes (Haftzetteln) bin, ist der geneigten Leserschaft sicher nicht entgangen. Nun hat sich der geschätzte Kollege Tim Themann einer Alternative des Haftzettels, den Stattys-Notes zugewandt und einen ausführlichen Artikel über den Gebrauch derselben verfasst: Tipps für die (Stattys | Magic-Chart) Notes.

Manche dieser Tipps wirken auf den ersten Blick banal, haben es aber in sich, denn sie können die Arbeit kolossal erleichtern.

Auf die Idee, bei der Arbeit mit Post-it-Notes so einen Gummifinger (offiziell Blattwender) zu verwenden, bin ich zum Beispiel noch nicht gekommen. Aber ich werde das ausprobieren. Besonders beim “Leeren” der Pinnwände von den Zetteln, könnte er sehr nützlich sein.

Von Klebesprays zum Fixieren bin ich wieder abgekommen. Ich mag Sprays generell nicht, denn ich weiß nicht, was ich da einatme. Außerdem ist meiner Meinung nach die Weiterverarbeitung fertiger Pinnwandcharts nicht optimal. Bei Aufrollen auf dem Boden ziehen sie schon viel Staub und Schmutz an. Die Weiterverarbeitung der Charts hält mich bislang auch vom Einsatz der Stattys-Notizen ab. Ich bevorzuge  immer noch die herkömmlichen Post-it-Notes, die ich allenfalls auf dem Packpapier mit einem kurzen Strich mit dem Klebestift für den Transport fixieren muss.

Kurz und gut. Ich bleibe (noch) beim Papier. Aber auch bez. der Haftzettel lässt uns Tim nicht allein. In Haftnotizen richtig benutzen beschreibt er die zweckmäßige Handhabung dieses Werkzeugs. Die Quintessenz zeigt Ihnen Dave Gray: Post It Notes Lay Flat Tip.

So ein Video können Sie sich auch im Artikel von Tim anschauen. Darüber hinaus erklärt er auch, warum Sie den Haftzettel so abziehen sollten. Wenn Sie also auch noch eine nahezu wissenschaftliche Erklärung dafür suchen, dann wird Ihnen in dem Artikel geholfen.

Für die Weiterverarbeitung der Pinnwände empfiehlt Tim die iOS-App Post-it® Plus. Dem schließe ich mich an. Leider scheint es von der App keine Android-Version zu geben. Sie können sich aber mit Office Lens von Microsoft behelfen. Ehrlich gesagt, ich finde diese App sogar noch besser.

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Tastaturkürzel für MS Office auf einen Blick

Ich muss gestehen, aus dem Office-Paket von Microsoft arbeite ich derzeit nur mit Outlook und ab und an mit PowerPoint. Excel brauche ich nicht und mit Word konnte ich mich nie so richtig anfreunden. Stattdessen verwende ich lieber das freie LibreOffice, das ich nicht so überladen finde wie der große Konkurrent.

Nun weiß ich aber, dass MS Office für viele Leserinnen und Leser MS Office benutzen (müssen), schon allein weil gefühlte 99% der Unternehmen in Deutschland auf dieses Produkt zurückgreifen. Damit für diese Nutzer die Arbeit leichter von der Hand geht, hat Tyler Snow eine Infografik erstellt, auf denen die wichtigsten Tastaturkürzel  dargestellt sind: 60 Essential Keyboard Shortcuts for Office Workers.  Mit diesen Shortcuts können Sie Ihre Arbeit wesentlich effizienter gestalten, das gilt auch für andere Programme.

Office_Shortcuts

[via Lifehacker]

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Der Zettelkasten von Luhmann und wie Sie damit arbeiten

Der Soziologe Nicklas Luhmann war bekannt für sein ausgeklügeltes System für Notizen aller Art, mit dem seine ungeheure Produktivität erklärt wurde. Vor einiger Zeit habe ich an dieser Stelle bereits berichtet. Ich muss gestehen, dass ich bislang trotz stetem Bemühen immer noch nicht ganz verstanden habe, wie der Zettelkasten funktioniert. Vielleicht ändert sich das mit der Vorlesung von Johannes Schmidt:

Johannes Schmidt: Der Zettelkasten als Zweitgedächtnis Niklas Luhmanns from Labor für Kunst und Technik on Vimeo.

Für den Zettelkasten gibt es die gleichnamige Software von Daniel Lüdecke, kostenlos und für alle Plattformen. Mich würde einmal interessieren, ob sich schon jemand unter Evernote um die Umsetzung des Zettelkastens verdient gemacht hat.

Allerdings hat auch die Installation des Programms nicht wesentlich zu meinem Verständnis der Methode beigetragen. Aber ich gebe nicht auf!

[via Taking Note]

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Wie Sie Ihr Notizbuch indexieren (2)

Nach wie vor bin ich ein Anhänger von analog angefertigten Notizen. Allerdings ist es nicht immer einfach, in einem oder sogar verschiedenen Notizbüchern bestimmte Notizen wiederzufinden. Über zwei, ebenfalls analoge Methoden der Indexierung habe ich im ToolBlog bereits berichtet (hier und hier).

David Rea kombiniert das Analoge (Notizbuch) mit dem Digitalen (Computerprogramm) und hat ein entsprechendes Programm zur Indexierung von Notizbüchern geschrieben: Indxd. Wie das funktioniert, erklärt er in folgendem Video:

Idexd ist kostenlos, webbasiert und damit plattformunabhängig. Ich finde, es ist allemal einen Versuch wert.

Aufmerksam wurde ich auf Indexd durch Christian Mähler. Vielen Dank.

BTW: In den früheren Artikeln zur Erstellung eines Index in Notizbüchern habe ich tatsächlich einen Fehler gemacht. Es heißt tatsächlich Indexieren (Indizieren) und Indexierung (Indizierung). Wieder etwas gelernt.

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Der Schnellstartleitfaden für Outlook 2016

Beim Herumsurfen in den Weiten des Internets bin ich auf einen Spickzettel gestoßen, den ich den geneigten Lesern nicht vorenthalten möchte: Den Schnellstartleitfaden für Outlook 2016 (pdf). Auf einen Blick erhalten alles Wissenswerte rund um die Bedienung von Outlook. Ideal zum Ausdrucken und neben die Tastatur legen.

Outlook Schnellanleitung

Auf der einschlägigen Seite bei Microsoft finden Sie auch Schnellstartleitfäden für:

  • Word 2016 (pdf)
  • Excel 2016 (pdf)
  • Powerpoint 2016 (pdf) und
  • OneNote 2016 (pdf)

Wenn Sie Liebhaber von Sway sind, dann finden Sie dort auch das entsprechende Format.

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Meeting Expectiations: Besprechungen planen mit dem iPad

Die meisten Mitmenschen beklagen sich über Besprechungen oder um genau zu sein: Sie beklagen sich über uneffektive und ineffiziente Meetings. Effektivität erreichen Sie über das Setzen der “richtigen” Ziele und Inhalte. Effizient werden Besprechungen durch die Wahl der zweckmäßigen Methoden und ein konsequentes Zeitmanagement.

Bakari Chavanu stellt eine interessante App für das iPad vor, die Ihnen bei der Planung von Besprechung gewaltig unter die Arme greift: Easily Create Meeting Agendas Using “Meeting Expectations”. Netterweise führt er auch in seinem Artikel durch das Programm, so dass Sie gleich mit dem Planen beginnen können, sobald Sie Meeting Expectations heruntergeladen und installiert haben (kostenlos, aber nicht umsonst).

Sie geben die Basisdaten, wie Teilnehmer, Tagesordnungspunkte und die Zeit, die Sie dafür verwenden möchten ein. Danach erstellen Sie auf Knopfdruck eine Agenda und senden diese an die Teilnehmer. Sie können fertige Agenden auch auf Ihrer Dropbox sichern. Dies macht Sinn, wenn Sie mehrere Besprechungen mit gleichem Design durchführen müssen.

Leider ist diese App nur für das iPad erhältlich.  Vor einiger Zeit hatte ich im ToolBlog eine kleine Liste zu einschlägigen Anwendungen erstellt: Die Helferlein für Besprechungen: Eine Übersicht. Wahrscheinlich ist sie nicht mehr ganz aktuell.  Wenn Sie etwas ähnliches für Android, Windows oder Mac kennen, dann lassen Sie es uns wissen.

Startup Stock Photos

[Foto von StartupStockPhotos [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Sozi: Eine Alternative für Prezi?

Erinnern Sie sich noch an Prezi? Ja, genau, diese Präsentationssoftware, bei der keine einzelnen Folien hin- und hergeschoben wurden, sondern der Bildwechsel durch Ein- oder Auszoomen erzeugt wurde. Vor einigen Jahren wurde Prezi als ein völlig neuer Ansatz gefeiert, der das Präsentieren revolutionieren würde. Nicht nur ich hatte da meine Zweifel und befinde mich damit bis heute  in bester Gesellschaft (z.B. hier oder hier). Für mich bestand der Irrtum wie so oft darin, die Botschaft mit dem Informationsträger zu verwechseln. Die Verpackung ist das eine, der Inhalt das andere.

Prezi war nie wirklich kostenlos, sondern folgte dem Freemium-Modell. Aus diesem Grund habe ich es nie ausprobiert, denn die kostenlose Variante hat mich doch zu sehr eingeschränkt.

Nun bin ich über ein Programm gestolpert, mit dem Sie das Prinzip von Prezi einmal ausprobieren können und das wirklich kostenlos ist: Sozi. Sie können es kostenlos für die PC, Mac und Linux herunterladen, die App ist somit plattformunabhängig. Auf der Website von Sozi gibt es auch eine ausführliche Anleitung, in der die Handhabung des Programms erklärt wird (Create und Play).

Mit diesem Video können Sie die grundlegenden Schritte zu Ihrer ersten Sozi-Präsentation erlernen. Ich finde die App ist allemal einen Versuch wert.

BTW: Die Software stammt aus Frankreich und daher konnten die Entwickler nicht wissen, dass wir in Deutschland mit “Sozi” etwas anderes verbinden. Nun denn…

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Wie Sie Google Photos ausreizen können

Ich erinnere mich manchmal – nein, nicht mit Wehmut – an die Zeiten, zu denen man im Urlaub die Bilder noch mit Negativ– oder Diafilmen geschossen hat. Diese Filme waren nicht ganz billig, die Zahl der Bilder pro Film auf 24 oder 36 beschränkt. Als Folge davon überlegte es sich der Fotograf zweimal, ob er nun den Auslöseknopf betätigen sollte oder nicht. Manche Leute behaupten, aus diesem Grund sei damals die Qualität der Bilder besser gewesen, denn man habe sich vorher überlegt, ob sich das Motiv für ein Foto lohne.

Sei’s drum, wir leben heute im digitalen Zeitalter und müssen nicht lange überlegen, ob wir abdrücken oder nicht. Allerdings bringen wir infolgedessen eine Unzahl von Fotos aus dem Urlaub mit, die irgendwo abgelegt werden wollen. Wie so häufig, setzt sich für die Ablage immer mehr die Cloud durch. Schon deshalb, weil man auf die Fotos von überall mit unterschiedlichen Geräten auf die Bilder zugreifen kann.

In den letzten Monaten habe ich in dieser Hinsicht Google Photos schätzen gelernt. Allerdings bin ich noch weit davon entfernt, die Möglichkeiten der Anwendung auszuschöpfen, wie mir ein Artikel von Rahul Saigal klar gemacht hat: 18 Things You May Not Have Known Google Photos Can Do. In dem Beitrag erklärt er die Funktionsweis folgender Features:

  1. Suche nach Menschen, Orten und Gegenständen
  2. Gruppieren und Bezeichnen ähnlicher Gesichter
  3. Ändern von Sicherungs- und Synchronisierungseinstellungen
  4. Löschen hochgeladener Fotos auf dem Smartphone
  5. Sicherung von Fotos von anderen Apps wie Facebook, Instagram etc.
  6. Geste zur Änderung der Ansicht
  7. Auswählen mehrerer Fotos durch einmaliges Antippen
  8. Wiederherstellen gelöschter Bilder
  9. Hochladen vom Desktop mit dem entsprechenden Programm
  10. Vorführen der Bilder mit Chromecast
  11. Herunterladen sämtlicher Fotos in einem Rutsch
  12. Zusammenwirken von Google Drive und Photos
  13. Senden von Bildern und Videos nach Googlemail und YouTube
  14. Das Teilen von Bildern mit anderen Zeitgenossen
  15. Das Verbergen des Aufnahmeorts
  16. Das Benutzen von Google Photos ohne Internetanbindung
  17. Erstellen von Geschichten, Animationen oder Collagen
  18. Bilderbearbeitung unterwegs

Sie sehen, Rahul ist eine kleine aber feine Komplettanleitung gelungen.  Für mich war tatsächlich etwas Neues und Nützliches dabei.

Urlaubsfotos

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Es tut sich was: Das XMind-Blog mit neuen Tipps!

Auch wenn ich diese Technik nicht mehr so häufig wie früher einsetze, Mind-Mapping ist nach wie vor ein wesentlicher Bestandteil meiner Werkzeugkiste. Vor einigen Monaten bin ich dem Platzhirschen MindManager untreu geworden und zu XMind gewechselt. Der Funktionsumfang ist bei XMind zwar nicht so groß (um nicht zu sagen gigantisch) wie beim Mind-Manager. Das stört mich aber nicht, denn diesen Vorteil spielt der Mind-Manager auf Gebieten aus, die für mich irrelevant sind (für die ich aber dennoch bezahlen muss).

Nach etwas Umgewöhnungszeit arbeite ich mittlerweile gerne mit XMind und bin auch sehr zufrieden damit. Wie so oft, fehlt aber auch hier eine zweckmäßige Einführung, was dieses Programm für mich tun kann. Die eingebaute Hilfe bringt einen da nicht wirklich weiter, gefragt sind praktische Anwendungsfälle oder Problemlösungen für und mit XMind.

In diese Lücke stößt das firmeneigene XMind-Blog, in dem in umfangreich bebilderten Artikeln gezeigt wird, wie bestimmte Probleme gelöst werden können. Besonders informativ fand ich die Beiträge:

und ganz wichtig…

Nach welchen Kriterien die Artikel den Kategorien “Verwendungstipps”, “Tipps & Tricks” oder “Features” zugeordnet wurden, entzieht sich meiner Kenntnis. Vielleicht wäre ein geeignetes Tagging sinnvoller gewesen.

Aber das ist Genörgel auf Luxusniveau. Ich finde diese Artikel sehr gelungen und hoffe, dass wir noch einige davon zu lesen bekommen. Erst dann erschließt sich das volle Potenzial dieses hilfreichen Programms.

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Das Helferlein für Social Media: Rambox

Wenn Sie so wie ich in verschiedenen Social-Media-Kanälen unterwegs sind, dann finden Sie das dauernde Hin- und Herspringen von einer App zur anderen vielleicht auch genauso lästig wie ich.

Für mich habe ich für die nervende Wechselei eine hervorragende Abhilfe gefunden: Rambox. Diese Anwendung vereint alle meine Kanäle unter einer einzigen Oberfläche. Ganz ohne Wechseln geht es natürlich nicht, aber das funktioniert einfach über Tabs für WhatsApp, Facebook & Co.

Rambox ist kostenlos, OpenSource und für Windows, Mac und Linux erhältlich. Momentan können 48 (!) verschiedene Kanäle unter Rambox vereinigt werden, wenn Sie Ihren Kanal nicht finden, dann können Sie ihn auch manuell hinzufügen. Außerdem können Sie Rambox auch individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Tabs ordnen, die Kanäle stumm schalten und vieles mehr.

Mir erleichtert Rambox meine Arbeit wesentlich, ich kann das Programm nur wärmstens empfehlen.

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[Foto von Thomas Ulrich [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie das richtige Werkzeug zur Organisation Ihrer Arbeit wählen

Mittlerweile gibt es so viele Tools, Apps und Programme, die Sie bei der Organisation Ihrer Arbeit unterstützen wollen, dass es nahezu unmöglich ist, den Überblick zu behalten. Auch Vergleichstests helfen nicht wirklich weiter, denn die Anforderungen variieren stark von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz und sind individuell so verschieden, dass eine Verallgemeinerung der Vergleichskriterien nicht zweckmäßig zu sein scheint.

Bevor Sie sich für das eine oder andere Werkzeug entscheiden, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, was die App für Sie tun soll. Kelly Forrister hat in einer Art Checkliste einige Punkte zusammengestellt, die Sie bei der Wahl eines Tools bedenken sollten: How to choose a GTD system. Die Kriterien gelten auch für andere Ansätze zur Arbeitsorganisation, nicht nur für GTD®, die Bemerkungen sind von mir:

  • Gibt es irgendwelche Werkzeuge, die Sie bereits jetzt verwenden (z.B. ein im Unternehmen gebräuchlicher Kalender)?
    Halten Sie den Aufwand klein und überlegen Sie, was Sie von dem, was Sie jetzt schon haben, nutzen können. Sie müssen nicht das Rad neu erfinden.
  • Wo befinden sich Ihr E-Mail-Programm? Vielleicht nicht kriegsentscheidend, aber es ist sicher nützlich E-Mails und Aufgaben nah beieinander zu haben.
    Für mich persönlich ein zentraler Punkt. Und man kann es drehen, wie man es will, da haben Outlook und Notes der ach so bunten Konkurrenz nach wie vor einiges voraus. Für mich ist es z.B. unverzichtbar, aus einer Mail auf direktem Weg eine Aufgabe zu generieren.
  • Wer muss sonst noch Zugriff zu Ihren Daten haben? Sollten Sie einen gemeinsamen Server haben oder ist es ok, wenn Sie die Daten lokal vorhalten?
    Wer nimmt Notizen und/oder Termine entgegen, wenn Sie nicht im Büro sind? Hat der-/diejenige Zugriff zu Ihrem Kalender? Oder wollen Sie das gar nicht?
  • Was bevorzugen Sie: Papier und  Bleistift oder den Computer?
    Es gibt Leute, die schwören auf ihr Notizbuch. Und obwohl ich mich in meiner Begeisterung für Gadgets alles Art kaum übertreffen lasse, muss ich zugeben, die Leute haben gute Argumente.
  • Ist die Sicherheit ein Punkt, der zu bedenken ist?
    Klar, fragen Sie die IT-Abteilung Ihres Vertrauens.
  • Wie legen Sie ein Back-up an, wenn notwendig?
    Die Datensicherung wird oft lax bis gar nicht gehandhabt. Allerdings, wenn Sie GTD ernsthaft betreiben und Ihre Daten gehen verloren, dann haben Sie ein echtes Problem. Denn im Kopf dürften Sie keine Daten mehr haben (“off your head…”). Deshalb: Sichern, sichern, sichern.
  • Was würden Sie im besten Fall mit sich herumtragen?
    Gott sei Dank gibt es mittlerweile iPhones, Netbooks und Moleskines. Da hält sich das Gewicht in Grenzen.
  • Mit welchen Werkzeugen sind Sie bereits jetzt vertraut?
    Noch einmal: Erfinden Sie nicht das Rad wieder neu. Wenn etwas funktioniert, dann behalten Sie es bei. Sie wollen produktiv sein und nicht Ihre kostbare Zeit mit der Einarbeitung in irgendwelche neuen Programme verbraten.
  • Würden Sie tatsächliches nahezu alles in dieses System packen?
    Ich persönlich bevorzuge es, alles an einem Platz zu haben, auch virtuell. So wenig verschiedene Anwendungen wie nötig, wo wenig wie möglich.
  • Ist es skalierbar?
    Hier zeigt mir Kelly meine Grenzen in der englischen Sprache. Ich vermute, Sie meint damit, ob das System aufbaufähig ist. Ich kann mich aber auch täuschen.
  • Können Sie es leicht erlernen?
    Wenn Sie schon unbedingt etwas Neues lernen müssen, dann sorgen Sie dafür, dass die Lernkurve so steil wie möglich ist. Ich denke, da sind die Apple-Nutzer mit ihren Programmen im Vorteil.
  • Was würden Sie dafür ausgeben?
    Würden Sie überhaupt etwas dafür ausgeben oder können Sie bereits vorhandenes Werkzeug nutzen (“Bordmittel”, s.o.)? Das wäre dann besonders preiswert.
  • Was braucht es für die Synchronisation?
    O ja, wie bekommen Sie Ihre verschiedenen Werkzeuge synchronisiert? Hier können Sie Wochen in einschlägigen Benutzerforen verbringen.

Ich bin Kelly dankbar dafür, dass sie einen wichtigen Faktor in den Vordergrund stellt: Den gesunden Menschenverstand nämlich. Das System ist für Sie da und nicht Sie für das System.

BTW: Eine erste Fassung dieses Artikels erschien am 20. Januar 2010.
Offensichtlich ist der Inhalt immer noch aktuell.

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[Foto von Michael Schwarzenberger [via pixabay], (CC0 Public Domain)]
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Wie Sie mit FindTime Meetings arrangieren

Wenn Sie öfters Mitmenschen zu einer virtuellen oder “echten” Besprechung zusammentrommeln müssen, dann kennen Sie das Problem. Das Finden eines Termins, zu dem alle anwesend sein können, ähnelt mitunter der Quadratur des Kreises. Wenn die Beteiligten dann auch noch in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, ist das Chaos perfekt.

Aber keine Sorge, es gibt auch dafür einschlägige Apps. Die meisten Leserinnen und Leser kennen sicher Doodle, mit dessen Hilfe auf einfache Weise gemeinsame Termine gefunden werden können. Das Prinzip ist einfach. Der Einladende schlägt ein paar Termine zur Auswahl vor und die Eingeladenen kreuzen an, an welchen sie können. Zum Schluss wird zusammengezählt, welcher Termin die meisten Kreuzchen bekommen hat und voilà, das Meeting kann beginnen.

Wenn Sie Abonnent von Office 365 sind, dann kann ich Ihnen auch FindTime empfehlen. Bei dieser App handelt es sich um ein Plug-in für Outlook aus dem Hause Microsoft. Mit dem Programm können Sie gemeinsame Termine finden, vorschlagen  und vereinbaren können, ohne Outlook verlassen zu müssen. Der Erweiterung hat Microsoft eine eigene Seite gewidmet, auf der Sie sie auch kostenfrei herunterladen können. Was die Software kann und wie sie funktioniert, zeigt dieses nette Filmchen:

Entgegen der sonstigen Gepflogenheiten des Hauses gibt es dieses Mal sogar eine brauchbare Bedienungsanleitung in fünf Schritten auf der Seite “Tips and Hacks”:

  1. Use optional attendees for faster scheduling
  2. Use smarter recommendations
  3. Use your dashboard for quick edits
  4. Schedule meetings on the go
  5. Skype call like a pro

Auch wenn ich noch nicht die letzten Winkel von FindTime durchforstet habe, so sind die ersten Erfahrungen doch sehr vielversprechend. Für mich eines der Programme, die zeigen, das der Tanker Microsoft durchaus kann, wenn er will.

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Der Katalog der Office Add-ins

Ich bin nunmehr seit über einem Jahr Abonnent des Office 365-Business-Pakets und muss sagen, für mich gibt es ein Leben vor Abschluss dieses Abonnements und ein Leben danach. Na gut, vielleicht ist das etwas übertrieben, aber ich finde die Anwendungsbausteine Outlook und OneDrive for Business schon äußerst nützlich.

Die Nutzung der anderen Office-Produkte ist bei mir eher durchwachsen. Excel nutze ich mangels Bedarf gar nicht, PowerPoint, den Publisher und Word nur gelegentlich. Bei der Textverarbeitung hänge ich immer noch an LibreOffice Writer, weil mir die Bedienung dort einfacher vorkommt.

Dass es für Outlook eine Menge mehr oder weniger sinnvoller Add-ins gibt, ist mir natürlich im Lauf der Jahre nicht entgangen. Allerdings war mir neu, dass es Erweiterungen für alle Office-Produkte gibt und diese sogar alle auf einem eigenen Portal versammelt sind. Für Word hat Sandy Stachowiak ein paar interessante herausgepickt und stellt Sie uns in Ihrem Beitrag “10 Handy Productivity Add-Ins for Microsoft Word” vor. Für mich besonders interessant waren:

  • Office QR
    Damit können Sie einen QR-Code mit Ihren Kontaktdaten in ein beliebiges Dokument einfügen.
  • Translator
    Der Name ist Programm: Hier können Sie fremdsprachige Texte übersetzen lassen.
  • Symbol Search
    Oft braucht man für Texte Symbole, die mühselig über die Zeichentabelle zu unter Wingdings & Co zu suchen sind. Hiermit geht es einfacher. Wie allerdings die urheberrechtliche Situation aussieht, vermag ich nicht zu beurteilen.

An Add-ons für Outlook sind bei mir derzeit im Einsatz:

  • Evernote für Outlook
    Damit kann ich bequem komplette E-Mails in Evernote archivieren.
  • Time-Brigde
    Damit stelle ich meinen Kunden und Kollegen einen Kalender zur Verfügung, mit dem Sie freie Zeitfenster finden können, um sich mit mir zu besprechen oder zu denen sie mich buchen können. Momentan bin ich noch in der Einarbeitungsphase.
  • Lookeen
    Ein fantastisches Suchtool, nicht nur beschränkt auf Outlook.
  • gSyncit
    Hiermit kann ich meinen Outlook-Kalender (und vieles andere) mit den Gegenstücken bei Google und anderen online-Angeboten synchronisieren.
  • FindTime
    Funktioniert ähnlich wie Doodle. Sie können damit Termine verschiedener Gesprächsteilnehmer koordinieren. Ist ummesonscht und stammt aus dem eigenen Stall (Microsoft). Auch das Programm ist bei mir noch in der Erprobungsphase.

Sandy bezieht sich in Ihrem Artikel auf das Office-Portal für den englischsprachigen Markt. Trotz wilden Hin- und Herklickens ist es mir nicht gelungen, bei der deutschen Variante eine eigene Abteilung für Office-Erweiterungen auszumachen. Und da heißt es aufpassen. Denn nicht jedes englischsprachige Plug-in läuft auch mit der deutschen Office-Version.

Und noch etwas. Meiner Erfahrung gilt zumindest bei Outlook der Grundsatz

So wenig wie möglich, so viel wie nötig!

Ich traue dem Frieden unter den einzelnen Plug-ins nicht immer. Mitunter “beißen” sie sich und destabilisieren das Programm. Also gilt auch hier: Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste.

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[Foto von Efes Kitap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Gute Googlemail-Tipps als Infografik

Googlemail habe ich zwar im Einsatz, aber nur für nicht geschäftliches Zeug wie private E-Mails, Newsletter, Werbung usw. Aber viele Leserinnen und Leser nutzen das E-Mail-Programm von Google durchaus für ihre Business-Korrespondenz. Falls Sie zu ihnen gehören, dann gefallen Ihnen vielleicht diese Tipps, über die ich heute Morgen bei der Durchsicht meiner abonnierten Feeds gestolpert bin: How To Be A Gmail Power User [Infographic]. Schön und kompakt dargestellt in einer Infografik.

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Alternativen zu Evernote

Dieser Tage kündigte Evernote eine Preiserhöhung für die Bezahlvarianten der Anwendung an. Nein, wir sprechen nicht von Preisanpassungen, sondern von Preiserhöhungen, und zwar saftigen. Außerdem wird der Leistungsumfang der Umsonstvariante spürbar eingeschränkt, was dem einen oder anderen treuen Evernote-Nutzer sauer aufstoßen dürfte.

Ich kann und will nicht beurteilen, ob diese Preisänderung notwendig, gerechtfertigt oder sonst etwas ist. Vielmehr möchte ich die werte Leserschaft auf einen Artikel von Saikat Basu hinweisen, der einige Alternativen zu Evernote vorstellt: The Best Alternatives to Evernote You Need Today. Es kommen zum Zug:

Alle diese Alternativen sind kostenlos erhältlich und verfügen über einen ausreichenden Leistungsumfang. TiddlyWiki hatte ich vor Evernote im Einsatz und ich habe ausgesprochen gern damit gearbeitet.

Wenn von Alternativen zu Evernote die Rede ist, darf natürlich der Hinweis auf die Konkurrenz von Microsoft nicht fehlen. Folgerichtig finden Sie im Artikel von Saikat auch zu OneNote einen eigenen Absatz.

Ich will nicht verhehlen, dass mir nach der Ankündigung von Evernote sofort der Gedanke kam, auf OneNote umzusteigen, zumal ich das vorher schon überlegt hatte.  Bis jetzt habe ich den Schwenk allerdings noch nicht vollzogen. Aus Gründen, die Stefan Wischner in diesem Artikel aufführt: Evernote erhöht die Preise – Flucht zu OneNote?

Ich finde es bemerkenswert, dass der OneNote-Papst Stefan Wischner in diesem Artikel beschreibt, warum Evernote-Nutzer nicht zu OneNote wechseln sollten. Das ist nicht selbstverständlich, meine Hochachtung!

Wenn Sie also wirklich von Evernote zu OneNote wechseln wollen, dann lesen Sie seinen Artikel sorgfältig durch und schlafen eine Nacht darüber. Vielleicht denken Sie am nächsten Morgen anders darüber.

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[Foto von Matthias Gebhardt [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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So kommen Sie den Zeitdieben auf die Spur!

Schon die Weisen des Zeitmanagements empfahlen uns in grauer Vorzeit, unsere Zeitdiebe zu identifizieren. Sie wissen schon, Zeitdiebe sind die Tätigkeiten oder Ereignisse, die uns ablenken ohne dass wir irgendetwas dafür bekommen.  Auf der ewigen Hitliste der Zeitdiebe stehen zum Beispiel:

  • Sinnlose Besprechungen
  • Nervende Kollegen, die “mal eben” etwas von Ihnen wollen
  • Zeitraubende Sucherei nach Dokumenten usw. usf.

Damit Sie wirkungsvoll gegen derlei Zeitdiebe vorgehen können, wird oft empfohlen, den Verlauf des Arbeitstages zu protokollieren und zu analysieren. Auch wenn eine Analyse nie verkehrt ist, bin ich dennoch nicht sicher, ob der Nutzen einer solchen Maßnahmen den Aufwand wert ist. Aus meinen Workshops weiß ich, dass die meisten Menschen auch so ziemlich genau wissen, wo Sie hinsichtlich der Zeitdiebe der Schuh drückt.

Wenn Sie aber dennoch Ihre Zeitdiebe genauer kennenlernen und deren Schaden vielleicht sogar quantifizieren wollen, dann können Sie aus einer Vielzahl von Anwendungen zum “Time-Tracking” auswählen. Eine kleine Übersicht finden Sie in dem Beitrag von Sean Kennedy: The 20 Best Time-Tracking Apps.

Nun bin ich immer etwas skeptisch, wenn ich in der Überschrift solcher Auflistungen Superlative lese, denn was heißt schon “beste”? Melanie Pinola sieht das wohl ähnlich. Sie beschreibt in ihrem Artikel “How Tracking What I Do Every Day Helped Me Find Better Work-Life Balance”, wie Sie mit Papier und Stift ihren Arbeitstag protokolliert. Zu Recht weist sie darauf hin, dass die Analyse nur der erste Schritt sein kann.

Für mehr Produktivität und eine ausgewogene Balance müssen die Ergebnisse auch interpretiert und die richtigen Schlüsse daraus gezogen werden.

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[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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