Kategorie-Archiv: Software

Der Katalog der Office Add-ins

Ich bin nunmehr seit über einem Jahr Abonnent des Office 365-Business-Pakets und muss sagen, für mich gibt es ein Leben vor Abschluss dieses Abonnements und ein Leben danach. Na gut, vielleicht ist das etwas übertrieben, aber ich finde die Anwendungsbausteine Outlook und OneDrive for Business schon äußerst nützlich.







Die Nutzung der anderen Office-Produkte ist bei mir eher durchwachsen. Excel nutze ich mangels Bedarf gar nicht, PowerPoint, den Publisher und Word nur gelegentlich. Bei der Textverarbeitung hänge ich immer noch an LibreOffice Writer, weil mir die Bedienung dort einfacher vorkommt.

Dass es für Outlook eine Menge mehr oder weniger sinnvoller Add-ins gibt, ist mir natürlich im Lauf der Jahre nicht entgangen. Allerdings war mir neu, dass es Erweiterungen für alle Office-Produkte gibt und diese sogar alle auf einem eigenen Portal versammelt sind. Für Word hat Sandy Stachowiak ein paar interessante herausgepickt und stellt Sie uns in Ihrem Beitrag “10 Handy Productivity Add-Ins for Microsoft Word” vor. Für mich besonders interessant waren:

  • Office QR
    Damit können Sie einen QR-Code mit Ihren Kontaktdaten in ein beliebiges Dokument einfügen.
  • Translator
    Der Name ist Programm: Hier können Sie fremdsprachige Texte übersetzen lassen.
  • Symbol Search
    Oft braucht man für Texte Symbole, die mühselig über die Zeichentabelle zu unter Wingdings & Co zu suchen sind. Hiermit geht es einfacher. Wie allerdings die urheberrechtliche Situation aussieht, vermag ich nicht zu beurteilen.

An Add-ons für Outlook sind bei mir derzeit im Einsatz:

  • Evernote für Outlook
    Damit kann ich bequem komplette E-Mails in Evernote archivieren.
  • Time-Brigde
    Damit stelle ich meinen Kunden und Kollegen einen Kalender zur Verfügung, mit dem Sie freie Zeitfenster finden können, um sich mit mir zu besprechen oder zu denen sie mich buchen können. Momentan bin ich noch in der Einarbeitungsphase.
  • Lookeen
    Ein fantastisches Suchtool, nicht nur beschränkt auf Outlook.
  • gSyncit
    Hiermit kann ich meinen Outlook-Kalender (und vieles andere) mit den Gegenstücken bei Google und anderen online-Angeboten synchronisieren.
  • FindTime
    Funktioniert ähnlich wie Doodle. Sie können damit Termine verschiedener Gesprächsteilnehmer koordinieren. Ist ummesonscht und stammt aus dem eigenen Stall (Microsoft). Auch das Programm ist bei mir noch in der Erprobungsphase.

Sandy bezieht sich in Ihrem Artikel auf das Office-Portal für den englischsprachigen Markt. Trotz wilden Hin- und Herklickens ist es mir nicht gelungen, bei der deutschen Variante eine eigene Abteilung für Office-Erweiterungen auszumachen. Und da heißt es aufpassen. Denn nicht jedes englischsprachige Plug-in läuft auch mit der deutschen Office-Version.

Und noch etwas. Meiner Erfahrung gilt zumindest bei Outlook der Grundsatz

So wenig wie möglich, so viel wie nötig!

Ich traue dem Frieden unter den einzelnen Plug-ins nicht immer. Mitunter “beißen” sie sich und destabilisieren das Programm. Also gilt auch hier: Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste.

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[Foto von Efes Kitap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Gute Googlemail-Tipps als Infografik

Googlemail habe ich zwar im Einsatz, aber nur für nicht geschäftliches Zeug wie private E-Mails, Newsletter, Werbung usw. Aber viele Leserinnen und Leser nutzen das E-Mail-Programm von Google durchaus für ihre Business-Korrespondenz. Falls Sie zu ihnen gehören, dann gefallen Ihnen vielleicht diese Tipps, über die ich heute Morgen bei der Durchsicht meiner abonnierten Feeds gestolpert bin: How To Be A Gmail Power User [Infographic]. Schön und kompakt dargestellt in einer Infografik.

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Alternativen zu Evernote

Dieser Tage kündigte Evernote eine Preiserhöhung für die Bezahlvarianten der Anwendung an. Nein, wir sprechen nicht von Preisanpassungen, sondern von Preiserhöhungen, und zwar saftigen. Außerdem wird der Leistungsumfang der Umsonstvariante spürbar eingeschränkt, was dem einen oder anderen treuen Evernote-Nutzer sauer aufstoßen dürfte.

Ich kann und will nicht beurteilen, ob diese Preisänderung notwendig, gerechtfertigt oder sonst etwas ist. Vielmehr möchte ich die werte Leserschaft auf einen Artikel von Saikat Basu hinweisen, der einige Alternativen zu Evernote vorstellt: The Best Alternatives to Evernote You Need Today. Es kommen zum Zug:

Alle diese Alternativen sind kostenlos erhältlich und verfügen über einen ausreichenden Leistungsumfang. TiddlyWiki hatte ich vor Evernote im Einsatz und ich habe ausgesprochen gern damit gearbeitet.

Wenn von Alternativen zu Evernote die Rede ist, darf natürlich der Hinweis auf die Konkurrenz von Microsoft nicht fehlen. Folgerichtig finden Sie im Artikel von Saikat auch zu OneNote einen eigenen Absatz.

Ich will nicht verhehlen, dass mir nach der Ankündigung von Evernote sofort der Gedanke kam, auf OneNote umzusteigen, zumal ich das vorher schon überlegt hatte.  Bis jetzt habe ich den Schwenk allerdings noch nicht vollzogen. Aus Gründen, die Stefan Wischner in diesem Artikel aufführt: Evernote erhöht die Preise – Flucht zu OneNote?

Ich finde es bemerkenswert, dass der OneNote-Papst Stefan Wischner in diesem Artikel beschreibt, warum Evernote-Nutzer nicht zu OneNote wechseln sollten. Das ist nicht selbstverständlich, meine Hochachtung!

Wenn Sie also wirklich von Evernote zu OneNote wechseln wollen, dann lesen Sie seinen Artikel sorgfältig durch und schlafen eine Nacht darüber. Vielleicht denken Sie am nächsten Morgen anders darüber.

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[Foto von Matthias Gebhardt [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

4 Antworten

So kommen Sie den Zeitdieben auf die Spur!

Schon die Weisen des Zeitmanagements empfahlen uns in grauer Vorzeit, unsere Zeitdiebe zu identifizieren. Sie wissen schon, Zeitdiebe sind die Tätigkeiten oder Ereignisse, die uns ablenken ohne dass wir irgendetwas dafür bekommen.  Auf der ewigen Hitliste der Zeitdiebe stehen zum Beispiel:

  • Sinnlose Besprechungen
  • Nervende Kollegen, die “mal eben” etwas von Ihnen wollen
  • Zeitraubende Sucherei nach Dokumenten usw. usf.

Damit Sie wirkungsvoll gegen derlei Zeitdiebe vorgehen können, wird oft empfohlen, den Verlauf des Arbeitstages zu protokollieren und zu analysieren. Auch wenn eine Analyse nie verkehrt ist, bin ich dennoch nicht sicher, ob der Nutzen einer solchen Maßnahmen den Aufwand wert ist. Aus meinen Workshops weiß ich, dass die meisten Menschen auch so ziemlich genau wissen, wo Sie hinsichtlich der Zeitdiebe der Schuh drückt.

Wenn Sie aber dennoch Ihre Zeitdiebe genauer kennenlernen und deren Schaden vielleicht sogar quantifizieren wollen, dann können Sie aus einer Vielzahl von Anwendungen zum “Time-Tracking” auswählen. Eine kleine Übersicht finden Sie in dem Beitrag von Sean Kennedy: The 20 Best Time-Tracking Apps.

Nun bin ich immer etwas skeptisch, wenn ich in der Überschrift solcher Auflistungen Superlative lese, denn was heißt schon “beste”? Melanie Pinola sieht das wohl ähnlich. Sie beschreibt in ihrem Artikel “How Tracking What I Do Every Day Helped Me Find Better Work-Life Balance”, wie Sie mit Papier und Stift ihren Arbeitstag protokolliert. Zu Recht weist sie darauf hin, dass die Analyse nur der erste Schritt sein kann.

Für mehr Produktivität und eine ausgewogene Balance müssen die Ergebnisse auch interpretiert und die richtigen Schlüsse daraus gezogen werden.

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[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Das Portal der schönen Diagramme: Vizzlo

In der Steinzeit der Computerei gab es ein Programm, das ich bis heute schmerzlich vermisse: ABC Snapgraphics von Micrografx. Es war ein Programm, mit dem man auf einfache  Weise schöne Schaubilder erzeugen konnte. Irgendwann teilte Micrografx das Schicksal von Borland, Lotus usw. und entschwand von der Bildfläche. Und mit der Firma leider auch das Produkt. Sicher gibt es mittlerweile Erweiterungen, Programmbestandteile oder Erweiterungen wie SmartArt innerhalt von PowerPoint, den Charme und die Einfachheit von ABC Snapgraphics haben diese Apps leider nicht. Zumindest finde ich das.

Nun gibt es eine webbasierte Anwendung, mit der allerlei Arten von Diagrammen erzeugt werden können: Vizzlo (diese Namen immer!). Noch bekommen Sie einen kostenlosen Zugang, denn das Programm befindet sich noch in der Alpha-mäßigen Testphase. So kann es passieren, dass es an der einen oder anderen Stelle immer noch ein wenig ruckelt.

Wenn Sie sich für Vizzlo mit dem üblichen Prozedere angemeldet haben, können Sie auf der Hauptseite unter einer Vielzahl von Diagrammvorlagen auswählen. Die Angebote umfassen Standarddiagramme, aber auch Exoten wie “Hamburger Chart” oder “Brain Chart”. Auch spezielle Anwendungen wie die berüchtigte “Business Model Canvas” oder eine “Balanced Scorcard” sind im Angebot.

Die Erstellung der Grafiken mit eigenen Daten ist kein Hexenwerk, das ansehnliche Ergebnis (“Dokument”) können Sie dann als png-Bild oder als pdf-Datei herunterladen. Damit dürfte einem Einbinden in PowerPoint & Co nichts im Weg stehen. Aber auch das Teilen mit Anderen über das Internet ist möglich, State of the Art eben.

Mir gefallen die Diagramme außerordentlich gut und ich werden sicher den einen oder anderen Anwendungsfall für Präsentationen, Handouts o.ä. finden. Auf jeden Fall drücke ich den Leipzigern alle Daumen, bis jetzt haben sie einen guten Job gemacht.

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BTW: Sie können ABC Snapgraphics immer noch per Download erhalten, z.B. hier oder hier. Das Programm ist mittlerweile Abandonware. Sie müssen aber schon Computerfreak sein, um es installieren zu können, denn es läuft nur unter Windows 3.x (!).

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Office 365 Planner kommt!

Ich gebe zu, ich bin gespannt wie ein Flitzebogen. Dieser Tage wird MS Office 365 Planner auch für die deutschen Nutzer freigegeben. Als zufriedener Nutzer von Trello bin ich neugierig, ob auch für den Planner der Grundsatz gilt

Das Bessere ist der Feind des Guten.

Wir werden sehen. Einen ersten Eindruck vermittelt dieses Video:

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Getting Things Done mit any.do

Vor Jahren, als das Wünschen noch geholfen hat, gab es eine Web-Anwendung namens Listible. Dort habe ich alle Apps gesammelt, mit denen man seine Aufgaben verwalten bzw. organisieren konnte. Ich weiß nicht, ob es Listible überhaupt noch gibt, meine Liste gibt es auf jeden Fall nicht mehr. Irgendwann kamen nämlich so viele Programmmanager auf den Markt, dass ich schlicht und einfach mit dem Sammeln nicht mehr hinterher gekommen bin. Ich habe aufgegeben.

Einige Apps konnten sich am Markt durchsetzen, andere wieder nicht. ToodleDo, Todoist, Things oder Wunderlist muss man sicher nicht weiter vorstellen. Welche Verbreitung any.do gefunden hat, vermag ich nicht zu beurteilen. Ich finde,  das Programm ist optisch schon mal sehr ansprechend. Dass und vor allem wie damit auch effizient gearbeitet werden kann, zeigt uns Jan Hagelskamp in seinem kurzweiligen Video “Anydo und Getting Things done. Wie nutzt man Any.do für GTD”.

Wenn Ihnen das Video gefallen hat, von Jan gibt es noch mehr Anleitungen, z. B. für das Projektmanagmenettool meiner Wahl: Top 10 Tipps, Tricks & Hacks für Trello. Gucken Sie hier:

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Webinar “Mühelos organisiert mit dem Webdienst Todoist”

Nächsten Dienstag findet bei den Kolleginnen von Academia das Webinar “Mühelos organisiert mit dem Webdienst Todoist” statt. Begleitet wird es von dem Erfolgsautor, Journalist und Übersetzer Frank Borsch.

Aus dem Inhalt:

  • welche Philosophie hinter dem Programm steckt
  • wie Sie Aufgaben anlegen
  • wie Sie Projekte und Unterprojekte anlegen
  • wie Sie mit Etiketten, Prioritäten und Filtern umgehen
  • was hinter einfachen und wiederkehrenden Terminen steckt
  • wie Sie Kommentare anlegen
  • wie Sie Dateianhänge integrieren.

Das Webinar findet am 7. Juni von 19:00 bis 20:10 Uhr statt und kostet 38,—€ inkl. MwSt.

Anmelden können Sie sich hier.

Das empfehle ich doch gerne weiter!

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Office im Griff: Kurz, knapp, knackig

Vor einiger Zeit gab im bekannten Blog “Lifehacker” eine ganze Woche lange Artikel, die sich mit der Bedienung von MS Office beschäftigt haben: Everything You Need to Master Microsoft Office.

Der Titel ist nicht übertrieben. In kompakter Form wird Ihnen die Bedienung der wichtigsten Programme des Office-Pakets nahegebracht:

Als überzeugter Outlook – Nutzer möchte ich natürlich wohlwollend auf den letzten Beitrag hinweisen. Tatsächlich bekommen besonders Einsteiger die wesentlichen Dinge über Outlook erklärt. Wie alle Artikel aus dieser Serie ist auch dieser reichhaltig bebildert, sogar eine Übersichtsgrafik über die grundsätzliche Menüführung gibt es.

Ich finde, da ist dem Team vom Lifehacker eine nützliche Artikelreihe gelungen, vielen Dank dafür!

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[Foto von Pixaline [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Warum sollte ich Ihre E-Mail lesen?

In Deutschland gibt es für alles eine Norm. So auch für den Geschäftsbrief. Wie er auszusehen hat, ist bei uns in DIN 5008 geregelt. Eine der wichtigsten Elemente ist der Betreff.  Warum er so wichtig ist, steht in dem gleichnamigen Artikel in Wikipedia:

Eine kurze, prägnante Betreffzeile ermöglicht dem Empfänger die schnelle thematische Zuordnung und Bearbeitung der Nachricht. Anhand eines sinnvollen und eindeutigen Betreffs kann die Nachricht geordnet werden und Sachverhalte lassen sich besser nachverfolgen.

Es lohnt sich, den Abschnitt zweimal zu lesen und sich den Inhalt auf der Zunge zergehen zu lassen. Meines Wissens nach ist die E-Mail zwar noch nicht normiert, folgt aber in der Formatierung dem Geschäftsbrief. Das heißt, auch bei der E-Mail finden Sie den “Betreff”, der Zweck ist der gleiche.
Allerdings packt einen das Grauen, wenn man sich die Betreffs in den Posteingängen der E-Mail-Programme der deutschen Wirtschaft betrachtet. Von Prägnanz und Aussagekraft kann oft keine Rede sein und manchmal mag man die E-Mail gar nicht erst öffnen.

Geoffrey James behauptet, dass Otto Normalverbraucher in der Regel in nur 2 (zwei!) Sekunden entscheidet, ob er eine E-Mail öffnet oder nicht. In einem Artikel listet er “9 Questions People Ask Before Opening an Email” auf. Der Adressat fragt sich:

  1. Habe ich gerade die Zeit, mich mit der Nachricht zu befassen?
  2. Kenne ich den Absender?
  3. Arbeitet der Schreiber im gleichen Unternehmen oder in meinem Netzwerk?
  4. Handelt es sich um einen Profi oder um einen Amateur?
    (Das meint man an der E-Mail-Adresse erkennen zu können: *@Firma.de oder *@gmx.de?)
  5. Kennt mich der Absender?
  6. Ist die Nachricht für mich relevant?
  7. Handelt es sich vielleicht um SPAM?
  8. Riecht die E-Mail nach Verkauf oder Werbung?
  9. Ist die Nachricht wohl eher interessant oder langweilig?

Nur 2 Sekunden. Wenn das stimmt, dann ist das tatsächlich nicht viel. Sie können daran ermessen, wie wichtig ein aussagekräftiger Betreff wirklich ist.

Ich selbst schätze im übrigen E-Mails, deren Betreffs mir gleich mitteilen, was von mir erwartet wird bzw. was ich tun soll. Zum Beispiel:

  • Bitte um Entscheidung: Einbau Kurbelwelle Projekt XY
  • FYI (Zur Kenntnis): Protokoll Meeting Reklamationsstand vom 25. 4.16

Das erleichtert mir gegebenenfalls das Überführen der E-Mail in eine Aufgabe, wie ich es im ToolBlog schon mehrere Mal beschrieben habe.

Betrachten Sie die o.a. Fragen als Checkliste für Ihre nächsten E-Mails und richten Sie sich danach. Dann wird Ihre E-Mail auch gelesen.

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[Foto von 422737 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie von Evernote nach OneNote umziehen

Ich selbst habe es noch nicht gemacht und auch aufgrund einiger anderer Projekte vorläufig auf Eis gelegt: Dem Umzug von Evernote nach OneNote. Warum das ein Thema sein könnte, habe ich an dieser Stelle in zwei Artikeln dargelegt (hier und hier).

In der Zwischenzeit hat Microsoft perfiderweise ein Tool veröffentlicht, mit dem Sie ganz einfach Ihre Daten von Evernote auf OneNote übertragen können. “Ganz einfach”, das behaupten sie immer. Allerdings haben gerade Windows-Nutzer mit diesem “ganz einfach” ihre eigenen Erfahrungen gemacht. Der Teufel steckt wie immer im Detail und schon mancher Zeitgenosse hat im Vertrauen auf diese Aussage so manche Nacht verzweifelt hinter dem Bildschirm verbracht.

Gut, dass es Menschen wie Oliver Pefferi gibt, die uns beim Umzug helfen und das sogar in deutscher Sprache. “Digitale Zettelwirtschaft: So bekommt Ihr Eure Evernote-Daten in OneNote” heißt seine Anleitung auf Caschys Blog.

Gleich zu Anfang kommt der Hinweis, dass Mac-Nutzer leider draußen bleiben müssen, denn der Umzugshelfer von Microsoft läuft nur unter dem hauseigenen Betriebssystem. Danach beschreibt Oliver mit vielen Bildern, wie der Migration verläuft und wie das Endergebnis aussieht. Interessant sind auch die Kommentare zu dem Artikel. Volle Zufriedenheit sieht anders aus, aber ehrlich gesagt, habe ich diese auch gar nicht erwartet.

Nach der Lektüre dieses Beitrags werde ich den Umzug wohl doch noch länger vor mir herschieben. Vielleicht eröffne ich ein weiteres Evernote – Konto und versuche, all die Fehler zu vermeiden, die ich bis jetzt gemacht habe. Weniger Notizbücher und mehr Tags zum Beispiel. Mal sehen.

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Wie Sie mit Mind Maps Bücher planen

Wenn Sie ein Buch schreiben wollen, aber nicht wissen, wie Sie das anfangen sollen, dann hilft Ihnen vielleicht dieser Artikel aus dem XMind-Blog weiter: Wie kann man Bücher mit Hilfe des Mindmaps planen?

In dem Artikel wird Ihnen erklärt wie Sie mit Mind Maps im allgemeinen und mit XMind im besonderen

  • Eine Gliederung erstellen
  • Den Vertrieb des Buches planen
  • einen Redaktionsplan aufstellen
  • und eine Wettbewerbsanalyse durchführen.

Ich selbst nutze Mind Maps in der Regel für das Entwerfen von Workshop-Designs, zu Büchern habe ich es (noch) nicht gebracht.

Aus diesem Grund meine Frage: Wer hat den schon einmal ein Buch geschrieben und den kreativen Prozess mit Mind Maps organisiert. Welche Erfahrungen haben Sie dabei gemacht? Gibt es vielleicht sogar noch bessere Methoden?

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Wie Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe machen (MS Outlook)

Ich neige ja nicht zu Superlativen. Aber wenn es eine Art Wirkungsgrad für Nützlichkeit gäbe, dann wäre dieser Kniff ganz oben auf der Hitliste: Converting Outlook Emails into Tasks.

In Zeiten des papierlosenarmen Büros kommen die meisten Informationen per E-Mail in den virtuellen Briefkasten geflattert. Bei der Durchsicht müssen Sie entscheiden, was mit den E-Mails zu tun ist. Folgende Wahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

  1. Sie können die Nachricht wegwerfen
  2. Sie können die Nachricht aufheben
  3. Sie müssen aufgrund der Nachricht etwas tun

In letzterem Fall macht es Ihnen MS Outlook sehr einfach. Schließlich handelt es sich bei dem Programm um ein integriertes Managementsystem. Wie Sie in Outlook eine E-Mail in eine Aufgabe überführen, zeigt Ihnen der o.a. Artikel. Eigentlich ist das ganz einfach. Sie ziehen die E-Mail mit gedrückter Maustaste per Drag & Drop unten links auf den Tab Aufgaben. Dann haben Sie den Text des E-Mails in das Notizfeld der Aufgabe notiert. Oder Sie machen das Ganze mit der gedrückten rechten Maustaste. Dann können Sie entscheiden, ob Sie die E-Mail in das Notizfeld der Aufgabe kopieren oder verschieben möchten. Ich empfehle grundsätzlich das Kopieren.

Wem das jetzt zu schnell war, der vertiefe sich in den Artikel. Dort wird der Vorgang genauer und vor allem mit Hilfe von Screenshots beschrieben.

Sie können übrigens auch neue Kontakte aus E-Mails erzeugen. Das Prozedere ist das gleiche, nur ziehen Sie die Nachricht über den Tab “Kontakte”. Wenn die E-Mail eine geeignete Signatur hatte, werden die wichtigen Daten sofort in das Kontaktformular eingetragen. Probieren Sie es mal aus. Schluss mit Cut & Paste!

Ganz so komfortabel geht es bei anderen Aufgabenplanern nicht, aber es geht. Wie, habe ich vor kurzem auf diesem Bildschirm beschrieben: Wie Sie aus E-Mails Aufgaben machen.

[Foto von geralt [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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10 coole Browsertricks

Dies ist zwar nur ein ultrakurzer Blogpost, dennoch ist der Artikel von Dan Price einen Hinweis wert: 10 Cool Browser Tricks to Help You Use the Internet Like a Pro. Diese Tipps werde ich mir merken:

  • Wiederherstellen eines versehentlich geschlossenen Tabs (Ctrl + Shift + T)
  • Laden verschwundener Websites mittels Internet Archive
  • Markieren einer Webadresse (Ctrl + L)
  • Navigieren innerhalb der geöffneten Tabs (Ctrl + Tab nach rechts, Ctrl + Shift + Tab nach links)

Haben Sie auch irgendwelche Browsertricks auf Lager?

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Webinar zu Todoist: Gewinnen Sie eine Premium-Version (Update!)

Unter den vielen Tools zur Arbeitsorganisation befindet sich Todoist sicher in der ersten Reihe. Der Grund liegt in der schnörkellosen Optik, der intuitiven Bedienung und der hervorragenden Integration mit anderen Programmen.

Der Erfolgsautor, Journalist und Übersetzer Frank Borsch zeigt Ihnen in einem Webinar, wie Sie mit Todoist Ihren Arbeitsalltag organisieren und “Berufliches und Privates elegant unter einen Hut bringen”. Termin ist

7. 6. 2016 – 19:00 bis 20:10 Uhr,

die Teilnahmegebühr beträgt € 38,–.

Veranstaltet wird das Webinar von Academia Webinars, anmelden können Sie sich auf der einschlägigen Website, dort finden Sie auch eine nähere Beschreibung des Inhalts. Der Clou: Unter den Teilnehmern wird eine Premium-Version von Todoist verlost. Und damit nicht genug, es gibt noch eins drauf:

Toolblog-Leser erhalten einen Rabatt von 10 %. Bitte vor der Buchung im Shop mit dem Wort „Toolblog“ im Betreff einen Rabattcode anfordern: info@academia-webinars.de

Ich glaube, Todoist mit diesem Referenten für kleines Geld, das dürfte sich lohnen. Wenn Sie es dabei waren, erzählen Sie doch bitte, wie es war. 😉

Webinar Todoist Academia

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Die Fundgrube für E-Lehrer

Momentan arbeite ich wie ein Brunneputzer an meinem online-Kurs zum Thema “Arbeitsorganisation”. Es geht voran, es müssen “nur noch” technische Dinge eingerichtet werden, aber ich bin zuversichtlich, denn ich habe in dieser Hinsicht wertvolle Unterstützung. Kurz: Es ist Licht am Ende des Tunnels und ich halte Sie auf diesem Bildschirm auf dem Laufenden.

Für Mitmenschen, die sich ebenfalls im Bereich des online-Lernens tummeln, hat Connie Malamed eine große Liste mit allerlei Material zusammengestellt: 100 Hand-picked Freebies for eLearning Designers. Sie finden dort Links eingeteilt in die Kategorien:

  1. Mit dem Lernen am Ball bleiben
  2. Grafik: Bilder, Clip Arts etc.
  3. Icons  und Elemente für die Schnittstelle zum Nutzer (UI)
  4. Hintergründe
  5. Schriften
  6. Geräusche, Musik etc.
  7. Lernsoftware und -systeme
  8. Soziale Medien als Werkzeug zum Lernen
  9. Produktivitätstools

Gut, die letzte Sparte mag für ToolBlog-Leser kalter Kaffee sein, dafüt haben es die anderen in sich. Sie können diese Liste übrigens auch als pdf-Datei kostenlos herunterladen. Die Verweise lassen sich auch in der pdf-Version direkt anklicken.

Ich habe auf der Liste einiges gefunden, was mir hervorragend in den Kram passt und ich denke, das Stöbern lohnt sich auch für Leute, die nichts mit E-Learning am Hut haben.

BTW: Ich bin mir immer noch nicht im Klaren, wie man es nennen soll, wenn man sich mit Hilfe eines durchdachten Systems effizient organisiert:

  • Arbeitsorganisation
  • Aufgabenorganisation
  • Selbstorganisation
  • Selbstmanagement?

Mir ist noch nichts wirklich Überzeugendes eingefallen. Haben Sie vielleicht eine Idee?

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Die automatische Zusammenfassung: Der XMind Summarizer

Ich weiß nicht, ob Sie sich an wikimindmap erinnern können. Ich hatte diese Webanwendung hier im ToolBlog schon einmal vorgestellt, zu Zeiten, als das Wünschen noch geholfen hat. Dieses pfiffige Tool bastelt vollautomatisch aus Wikipedia-Artikel Mind Maps, die Sie dann als FreeMind-Dateien herunterladen können. Oder anders ausgedrückt, diese App fasst den Inhalt von Wikipedia-Artikel als Mind Map zusammen. Mind Maps eignen sich zu diesem Zweck ja auch überaus gut, wie wir alle wissen.

Für das Mind Mapping Programm meiner Wahl, XMind, gibt es ein Plugin, das ebenfalls der Zusammenfassung von Texten dient: XMind Summarizer. Vor einiger Zeit erschien im Blog von XMind ein Artikel, der diese Erweiterung vorstellt. In erster Linie können Sie damit ebenfalls Wikipedia-Beiträge vermindmappen, aber auch andere Websites können auf diese Weise verarbeitet werden. In dem o.a. Artikel wird die Vorgehensweise für beide Varianten beschrieben.

Offensichtlich war das Plugin nicht allzu populär, denn die Weiterentwicklung wurde eingestellt. Schade einerseits, doch andererseits gibt es auch etwas Gutes im Schlechten: Sie können die Erweiterung kostenlos herunterladen.

Wenn Ihnen Mind Maps als Form der Zusammenfassung nicht gefallen dann versuchen Sie doch

Automatisches Zusammenfassen ist übrigens auch mit dem Mac möglich. Wie das geht, zeigt Ihnen Justin Pot in seinem Artikel “Summarize Any Text Using This Hidden Mac Tool”. Bis zur Version 2007 ging das auch in MS Word. Warum die Microsoftler dieses Feature in Word 2010 abgeschafft haben, wissen sie vermutlich selber nicht.

Für mich ist das alles ohnehin nicht das Wahre, ich ziehe Mind Maps vor, allerdings nicht die automatischen, sondern die handgemachten.

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Wie Sie Ihre E-Mails organisieren

Man sollte ja meinen, zum Thema E-Mail ist schon alles g’schwätzt, wie der Schwabe sagt. Das stimmt zwar zum großen Teil, aber es gibt immer wieder einzelne Artikel, die sich aus der Masse der Beiträge mit den 08/15-Tipps herausheben. Niraj Ranjan hat einen solchen geschrieben: Sending Sanity: How to Organize Your Inbox to Be More Productive. Zwar sind auch seine Hinweise nicht unbedingt neu, aber hier ist die Zusammenstellung interessant. Er rät uns

  1. Tragen Sie sich aus unnützen Maillisten aus
  2. Vermeiden Sie komplizierte Ablagestrukturen
  3. Verwenden Sie fortgeschrittene Suchmöglichkeiten
  4. Halten Sie sich an die 4-Sätze-Regel
  5. Folgen Sie der 1-Klick-Regel
  6. Verwenden Sie unterschiedliche Signaturen
  7. Verschwenden Sie keine Zeit, indem Sie jede Antwort einzeln tippen
  8. Benutzen Sie Bezeichnungen (Tags, Label, Kategorien) und Filter

Hier einige Bemerkungen zu Nirajs Ratschlägen von mir:

zu 1)  Niraj empfiehlt zum massenmäßigen Aufräumen das Tool unroll.me. Ich kann mich seiner Empfehlung nur anschließen.

zu 2) Ich selbst verwende gar keine Mappen in der Ablage, sondern bemühe die eingebaute Suche von Outlook oder ggf. das Plugin Lookeen. Wenn Sie so wollen, kann man das analog zur Materialwirtschaft “chaotische Lagerung” nennen. Wenn Sie auf die Mappen nicht verzichten wollen, dann empfehle ich Ihnen, nicht mehr als eine Ebene von Unterordnern zu verwenden. Eine tiefere Staffelung führt zur Verwirrung.

zu 4) Hier geht es darum, die eigentliche Nachricht auf maximal 4 Sätze zu beschränken. Längere Texte gehören in den Anhang. Zu den four.sentenc.es und seinen Verwandten habe ich vor einigen Jahren auf dem ToolBlog einen eigenen Artikel verfasst (“Die E-Mail-Selbstverpflichtung: Fasse Dich kurz”).

zu 5) Mit dieser Regel ist die Verpflichtung gemeint, die E-Mail angemessen weiter zu verarbeiten, wenn man sie einmal geöffnet hat. Die Nachricht kann etwa in eine Aufgabe überführt oder archiviert werden. Nur noch einmal draufklicken, dass sollte man nicht.

zu 7) Textbausteine!

Die Tipps von Niraj lassen sich mit allen E-Mail-Programmen realisieren. Sie funktionieren mit Outlook genauso wie mit GMail. Allerdings lohnt es sich die Recherche, ob es passende Plugins gibt, die für die Programme zugeschnitten sind.

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15 Excel Budget-Vorlagen für Kleinbetriebe

Viele meiner Leserinnen und Leser arbeiten für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Für sie mag eine Sammlung interessant sein, die das Team von PDFConverter.com veröffentlicht hat: 15 Excel Templates for Small Business Budget Management. Sie finden dort allerlei Vorlagen zur Budgetplanung, wie etwa

  • Gesamtbudget
  • Ausgabenkontrolle
  • Cash Flow Report
  • Dienstreisen
  • Training und Weiterbildung
  • Marketing

Schauen Sie die Liste einmal durch, vielleicht ist etwas für Sie dabei.

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Ihre Präsentation auf den Tablets der Zuhörer: Sideflight

Ab und zu bekomme ich wohlmeinende Hinweise auf mehr oder weniger neue Software aus dem Themenbereich des ToolBlogs. Public Relations heißt wohl diese Disziplin. Dagegen ist nichts einzuwenden und ich erlaube mir auch dann und wann, meine Leserinnen und Leser davon in Kenntnis zu setzen, wenn mir die Anwendung interessante erscheint.

So zum Beispiel Sideflight. Diese Add-in für PowerPoint ermöglicht es Ihrem Publikum, die Folien Ihres Vortrags auf dem eigenen Gerät (Tablet, Laptop etc.) mitzuverfolgen. Das geht nicht nur vor Ort, sondern auch über die sozialen Medien. Hinterher bekommt die Zuhörerschaft sogar ein Handout, wobei Sie entscheiden, welche Folien darin enthalten sind.

Das mit dem Handout ist so eine Sache. Ich halte nichts davon, Folien als Handout auszuteilen. Das würde bei meinen Folien auch nichts nützen, denn meistens ist darauf nur ein Bild, allenfalls ein kurzer Satz zu sehen. Aber für manche mag das durchaus ein gangbarer Weg sein.

Für Einzelpersonen ist der nicht kommerzielle Gebrauch von Sideflight kostenlos. Die Lizenz zur kommerziellen Nutzung durch eine Person auf einem Rechner startet bei etwas unter 80€/Jahr. Wenn Sie also öfters Vorträge halten, könnte das Add-in durchaus interessant sein, um Ihre Reichweite zu erhöhen.

Aus der gleichen Werkstatt stammt auch Beamium, eine Webapp, mit der Sie pdf-Dokumente teilen und online betrachten können. Wenn ich das richtig verstanden habe, dann ist Beamium eine Art Sideflight für pdf-Dokumente. So ganz genau hat sich mir das noch nicht erschlossen. Etwas mehr Informationsgehalt würde der Produktwebsite sicherlich gut tun.

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