Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Wollen Sie zu viel?

Gleichgültig, welchem Selbstorganisationsansatz Sie folgen, eine dicke Kröte müssen Sie schlucken: Sie werden nie alle  Aufgaben erledigen können. David Allen drückt das so aus:







You can do anything, but not everything.

Zu viel ist einfach zu viel, da hilft auch ein noch so ausgeklügeltes Zeitmanagement nicht weiter.

Woran erkennen Sie aber, ob Sie sich tatsächlich zu viel Arbeit aufgeladen haben? Craig Jarrow listet 10 Signs You Are Trying to Do Too Much auf:

  1. Sie vergessen immer wieder Aufgaben
    Hier sollten Sie überprüfen, ob Ihr System tatsächlich keine Lecks hat, durch die Informationen hindurchschlüpfen können. Wichtig ist, alles aus dem Kopf in einen geeigneten Behälter auszulagern, zum Beispiel in ein Notizbuch.
  2. Sie kommen mit Ihren Prioritäten nicht klar
    Mit den Prioritäten ist es so eine Sache. Zu oft werden sie im Arbeitsalltag über den Haufen geworfen. Eine praktikable Lösung ist m. E. die One-Minute-To-Do-List von Michael Linenberger. Sie können die Anleitung dazu hier als pdf-Datei kostenlos herunterladen.
  3. Sie lassen Aufgaben unter den Tisch fallen
    Wohlgemerkt, es geht um Aufgaben, die Sie wirklich erledigen müssten. Allerdings könnten Sie sich auch die Frage stellen, ob die Aufgabe wirklich so wichtig ist, wenn Sie sie dauernd verschieben. Bei mir in der Outlook-Aufgabenleiste wandern die Aufgaben um so weiter nach unten je älter sie sind. Nach einer gewissen Zeit, wenn Sie ganz unten stehen, überlege ich mir, ob sie wirklich noch erledigt werden muss.
  4. Sie lassen Kollegen hängen
    M. E. hat dieser Punkt sehr viel mit dem berühmt-berüchtigten Nicht-nein-sagen-können zu tun. Mir ist es lieber, Sie lehnen eine Aufgabe ab als dass Sie etwas versprechen, was Sie dann doch nicht halten können. Schließlich möchte ich mich auf Sie verlassen können.
  5. Sie machen Versprechungen, die Sie nicht halten können
    Siehe (4).
  6. Sie fühlen sich überbeansprucht
    Wenn Sie abends müde sind, dann ist das völlig in Ordnung. Schließlich haben Sie den ganzen Tag gearbeitet. Problematisch wird es, wenn Sie sich ständig überfordert fühlen. Manche Mitmenschen sind dann nicht müde, sondern “aufgekratzt”. Müdigkeit ist das eine, Erschöpfung das andere. Letztere sollten Sie tunlichst vermeiden.
  7. Sie schlafen nicht oder zu wenig
    Versuchen Sie, genug Schlaf zu bekommen. Wenn Sie Schlafprobleme haben, kann das ein Warnzeichen sein. Überlegen Sie, ob Sie für ausreichend Ausgleich sorgen. Wenn Sie keine Zeit (!) für Sport, Hobbies oder Entspannungstechniken haben, dann wird es bedenklich.
  8. Sie verpassen immer wieder wichtige Gelegenheiten
    Diesen Punkt sollten Sie nicht überbewerten. Wir verpassen immer irgendwie irgendwo irgendwas.
  9. Sie entrichten immer wieder “Strafgelder”
    Mit Strafgeldern sind hier gemeint Mehrarbeit, Nachbesserungen, unnötige Wiederholungen oder überflüssige Schleifen, die Sie drehen müssen.
  10. Ihre Aufgabenliste ist unüberschaubar
    Auch hier empfehle ich zur Abhilfe die One-Minute-To-Do-List. Aber es gibt auch andere schlaue Arten, die Aufgabenliste überschaubar zu halten. Im ToolBlog finden Sie einige Artikel darüber.

Manchmal hilft als Ultima Ratio nur, die Aufgabenmenge zu reduzieren. Dann sollten Sie die Verpflichtungen überdenken, die Sie gegenüber anderen und sich selbst eingegangen sind. Weniger ist manchmal mehr.

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[Foto von Jeremie [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Ihre Arbeit vereinfachen

Die aufmerksamen Leserinnen und Leser haben es sicher schon bemerkt. Immer wenn mir die Zeit fehlt, einen “ordentlichen” Artikel zu schreiben, behelfe ich mir mit einer interessanten Infografik oder einem informativen Video. So auch diesmal.

Yves Morieux mit seinem Vortrag: As work gets more complex, 6 rules to simplify.

Ich hoffe, Sie nehmen mir meine kleine Schummelei nicht krumm. 😉

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Wie Sie mit Unterbrechungen umgehen

Wenn ich in meinen Workshops die Teilnehmer frage, welche Schlaglöcher auf ihrem Weg zu einer effizienten Arbeitsorganisation liegen, dann stehen “Unterbrechungen” oder “Störungen” ganz oben auf der Hitliste.

Unterbrechungen im Arbeitsablauf verringern die Effizienz. Beschrieben wird dies in der Literatur als Sägezahneffekt. Er bringt zum Ausdruck, dass Sie nach der Unterbrechung nie genau da weiter machen können, wo sie davor aufgehört haben, sondern i. d. R.  wieder von neuem anfangen müssen. Wenn Sie dies in einem Diagramm (Konzentration über der Zeit) darstellen, ergibt sich die charakteristische Form einer Säge (s. Beitrag von Svenja Thimm).

Es geht aber nicht nur um Effizienz. Unterbrechungen nerven im wahrsten Sinn des Wortes. Jürgen Rutenberg hat vor zehn (!) Jahren dazu einen Beitrag verfasst: Der Fluch der Unterbrechung.

Wie ernst die Lage ist, können Sie daran ermessen, dass sich sogar die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) mit dem Thema beschäftig. Sie gibt einen Ratgeber heraus, in dem Sie einige einschlägige Ratschläge erhalten: Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking ( Download pdf-Datei).

Allerdings sollten sie keine schnellen Patentrezepte erwarten. In der Broschüre geht es um grundlegende Dinge: Was können Sie gegen Unterbrechungen tun, was Ihre Kollegen? Es gibt sogar Hinweise darauf, wie man Störungen angehen kann, deren Ursachen in suboptimalen Abläufen auf der Ebene des Unternehmens liegen. Die Vermeidung letzterer nennt man übrigens Verhältnisprävention.

Für Leserinnen und Leser, die noch tiefer gehen möchten, empfehle ich eine weitere Schrift der BAuA: Auswirkung von Arbeitsunterbrechungen und Multitasking auf Leistungsfähigkeit und Gesundheit (Download pdf-Datei). Allerdings handelt es sich hier um die Zusammenfassung einer wissenschaftlichen Studie. Keine leichte Kost also, aber für den Interessierten sicher lohnend.

Unterbrechungen sind keine Schönheitsfehler, die ein bisschen der Effizienz schaden. Wenn sie oft und lange genug auftreten, können sie Ihre Gesundheit beeinträchtigen. Das sollte man sich immer mal wieder klarmachen.

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[Foto von Markus Spiske [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Noch einmal aufgewärmt: Die Noguchi – Ablage

…und wer da sucht, der findet.

heißt es in der Bibel (Mt 7,8). Auch wenn das tröstlich klingt, so gibt es doch Sinnvolleres zu tun als seine Zeit mit Suchen zu verplempern. Ein Ablagesystem muss also her. Maximaler Nutzen bei minimalem Aufwand heißt die Devise. Pflegen will ich es nicht, aber alles sofort wiederfinden. Mit der klassischen Ablage nach Rubriken stand ich schon immer auf dem Kriegsfuß:

  • Es ist nicht immer einfach, zu entscheiden, unter welcher Rubrik ein Dokument einsortiert werden soll, besonders wenn es in mehrere Rubriken passen würde.
  • Aus diesem Grund weiß ich oft, dass ich das Dokument abgelegt habe, aber leider nicht mehr wo.

Dabei spielt es keine Rolle, ob ich Ordner oder Mappen als Behälter nehme, ich finde da wie dort nichts.

Doch aufgemerkt, es gibt einen Silberstreif am Horizont und zwar am fernöstlichen. Auf Yukio Noguchi (feix) geht ein Ablageverfahren zurück, das völlig auf Rubriken verzichtet. Dokumente werden hier nur entlang der Zeitachse abgelegt. Und das geht so:

  1. Decken Sie sich mit einer Menge DIN-C-4-Briefumschläge ein. Das sind die, mit denen Sie DIN-A-4-Dokumente verschicken.
  2. Machen Sie aus den Briefumschlägen Tüten, indem Sie die Lasche zum Zukleben abschneiden.
  3. Bei der Durchsicht stecken Sie ein Dokument immer in eine Tüte.
  4. Beschriften Sie die Tüte am äußersten Rand mit Stichworten, die das Dokument treffend beschreiben („Tagging“ nennt das der Experte heutzutage) und mit dem Datum des Eingangs.
  5. Stellen Sie die Tüten hochkant in ein Regalfach nach der Regel, je neuer oder aktueller die Tüte, desto weiter links. Neue Tüten kommen also immer ganz nach links. Je älter die Dokumente sind, desto weiter nach rechts wandern sie folglich.
  6. Aber: Wenn Sie ein Dokument einmal entnehmen müssen, stecken Sie das Dokument wieder in die Tüte und stellen es wieder ganz links ins Regal.

Regel:
Neue und entnommene Dokumente kommen immer ganz links ins Fach!

Effekt:
Über einen gewissen Zeitraum wird es Dokumente geben, die auf Dauer auf die rechte Seite wandern und dort auch bleiben. Das sind die „heiligen Dokumente“. Sie sollten Sie in gewissen Abständen durchsehen und entfernen. Was Sie damit machen, bleibt Ihnen überlassen, aber entfernen Sie sie. Neue und benötigte Papiere finden Sie immer auf der linken Seite.
Hier gibt es weitergehende Informationen zum Noguchi-System:

  • Dave Gray beschreibt in einem Beitrag mit Skizze, wie Sie aus Umschlägen Tüten herstellen und wie das Verfahren funktioniert.
  • Debra Hamel stellt die Methode ausführlich dar und zeigt Fotos eines Umschlags und ihres Regals.
  • Auch Mark Patterson erklärt die Methode mit einigen Skizzen.
  • Deeper Motive erklärt mit einem Schema, wie die Dokumente mit der Zeit von links nach rechts wandern.
  • Bei Everythang on anything gibt es eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Tütenproduktion.
  • Jazzmasterson zeigt in einem kommentierten Foto, wie Umschläge und Bücher in seinem Regal wunderbar miteinander harmonieren.

Beim letzten Workshop zu Zeitmanagement und Arbeitsorganisation haben die Teilnehmer etwas ungläubig geschaut. Doch, ich lege meine Papiere tatsächlich nach dem Noguchi-System ab. Immer dann, wenn ich nicht weiß, wohin ich mit dem Schriftstück soll und wenn ich es am liebsten wieder zurück in den Eingangskorb legen würde. So sieht meine Noguchi-Ablage aus:

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Anmerkung: Dieser Artikel ist die Zusammenfassung zweier älterer Artikel. ToolBlog-Leser Jörg Könözsi hat mich darauf aufmerksam gemacht, dass sie nicht mehr zugänglich sind. Daher diese Zusammenfassung. Danke für den Hinweis.

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Machen Sie früher Feierabend!

Vor einiger Zeit habe ich im ToolBlog über Programme berichtet, mit denen Sie Tastatureingaben automatisieren können. TastenTrick ist ein solches Programm, es läuft bei mir auf dem Rechner und ich verwende es, um auf Tastendruck  Textbausteine zu erzeugen.

Der Autor dieser Software heißt Christian Deneke und ebenjener hat auch ein kleines E-Book verfasst, das Sie auf der Website von Tastentrick kostenlos als pdf-Datei herunterladen können. Es trägt den vielversprechenden Titel “Früher Feierabend – Ein kostenloses eBook für dich”. Und das steht drin:

  • Arbeit mit Tastenkombinationen
  • Automatisieren von Dateioperationen
  • Umgang mit Hardware
  • Textbausteine und Passwörter

Ich finde, in dem Buch stehen ein paar nützliche Kniffe. Es lohnt sich auf jeden Fall, es herunterzuladen und ein wenig zu schmökern.

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Wie Sie sich selbst wieder ans Arbeiten bekommen

Manchmal gibt es Situationen, da sitze ich vor dem Computer und starre Löcher in den Bildschirm. Das kommt zwar nicht oft vor, aber es kommt vor und ist sehr unbefriedigend. Klar, dass mir der Artikel von Barbara Davidson gleich ins Auge stach: How to Make Yourself Work When You’re Not Feeling It. Dazu gibt es auch eine schöne Infografik.

Ich werde gleich mal das tun, was bei mir des öfteren schon geholfen hat: Start small. Falls Ihnen das nicht hilft, dann wählen Sie einen anderen Tipp:

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Warum Multitasking nicht funktioniert

Dass Multitasking generell nicht funktioniert, stimmt so natürlich nicht. Allerdings gelingt es uns in der Regel nur bei hoch automatisierten Tätigkeiten, mehrere Dinge auf einmal zu tun. Gehen und gleichzeitig reden zum Beispiel. Alles, was darüber hinausgeht ist schon schwerer zu bewerkstelligen.

Mir wurde das einmal während eines Lehrgangs bei der Berufsgenossenschaft eindrücklich vor Augen geführt. Während einer auf dem Bildschirm simulierten Autofahrt sollte ein Proband gleichzeitig neben dem Fahren einige Aufgaben lösen. Diese Aufgaben waren nicht etwa außergewöhnlich, sondern orientierten sich an dem, was im Alltag eben so zu beobachten ist: Telefonieren, am Radio drehen, das Navi bedienen usw. Gleichzeitig wurde der Puls und der Blutdruck des Fahrers gemessen.

Lange Rede, kurzer Sinn: Die Vorführung hat bei mir bleibenden Eindruck hinterlassen. Auch wenn ich einen Freisprechanlage in meinem Auto habe, so versuche ich dennoch, das Telefonieren während der Fahrt tunlichst zu vermeiden. Ich kann mich eben nur auf eine Sache voll konzentrieren.

Auch Wissenschaftler bestätigen, dass Multitasking, wenn schon nicht schädlich, so zumindest ineffizient bis nutzlos ist. Laurie Vazquez hat die Erkenntnisse in einem Artikel zusammengefasst: Why Monotasking Is the New Multitasking, According to Science.
Die vielen Argumente, die Laurie aufführt, werden durch Videos von Dan Harris, Daniel Levitin und James Doty informativ illustriert.

Auch unsere Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat sich mit dem Thema „Multitasking“ ausführlich auseinandergesetzt. Die Ergebnisse ihrer Forschung sind in der Broschüre Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking zusammengefasst. Sie können sie kostenlos als pdf-Datei herunterladen.

In dem o.a. Artikel von Laurie Vazquez gefällt mir das Zitat am besten:

…multitasking causes heightened mental stress, ruins memory and concentration more than smoking pot,…

Das wusste ich auch noch nicht.

BTW: Wenn Sie nicht glauben, was Nebenbeschäftigungen während des Auto fahrens anrichten können, dann überzeugt Sie vielleicht dieses (nicht mehr ganz neue) Video.

Aber Vorsicht: Es handelt sich um starken Tobak und ist nichts für schwache Nerven!

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10 Add-ons für Thunderbird und das Exchange-Problem

Dass ich meine Aufgaben unter Windows mit Outook organisiere, dürfte den Leserinnen und Lesern des ToolBlogs nicht entgangen sein. Für mich ist Outlook unter Windows in vielerlei Hinsicht das Mittel der Wahl, auch wenn das manche Mitmenschen gar nicht glauben können.

Wie gesagt, das gilt für Windows. Wenn ich unterwegs bin, nutze ich ein MacBook Air. Naiv, wie ich bin, habe ich mir auf diesem Laptop ebenfalls Outlook eingerichtet, natürlich in der Mac-Version. Mein Urteil über diese Programmversion ist vernichtend. M. E. hat Mac-Outlook mit dem Bruder für Windows nur den Namen gemeinsam. Das mag für Mac-User nicht weiter schlimm sein, denn sie kennen den Leistungsumfang von Outlook für Windows vielleicht gar nicht. Kurz und gut: Gefühlt können Sie mit der Mac-Variante nur 30% von dem tun, was mit Outlook für Windows möglich ist. Es ist z. B. nicht möglich, direkt aus einer E-Mail eine Aufgabe machen, es gibt keine Aufgabenleiste u.v.m.

Aus diesem Grund suche ich schon seit langem nach einer Alternative für Outlook für den Mac. Immer wieder stolpere ich dabei über den freien E-Mail-Client Thunderbird, der mir aus früheren Zeiten gut in Erinnerung geblieben ist.

Thunderbird lässt sich durch den Einsatz entsprechender Add-ons zu einem umfassende Organisationstool aufbohren. Hier wäre zu allererst Lightning zu nennen, ein Kalender- und Aufgabenmodul. Es gibt aber auch noch andere, wie z. B. tasks & mails. Darüberhinaus finden Sie dort Schnittstellen-Add-ons von Thunderbird zu bekannten Aufgabenmanagern wie Wunderlist, ToodleDo u.v.m.

Akshata Shanbhag hat eine Liste von Add-ons für Thunderbird zusammengestellt, die sie für unerlässlich hält: 10 Must-Have Thunderbird Addons (+ 25 More). Leider ist in der Zusammenstellung kein ausgesprochener Aufgabenmanager dabei. Offensichtlich bin ich der Einzige, der sich so etwas wünscht.

Bleibt noch das Problem, ob und wenn ja, wie man die Aufgaben mit Office 365 oder einem anderen Exchange-Server synchronisieren kann. Das ist beim reinen E-Mail-Verkehr kein Problem, da richtet man sich eine entsprechende IMAP-Verbindung ein. Aber wie geht das bei den Aufgaben?

Nach längerer Recherche bin ich auf eine Erweiterung gestoßen, die dieses Problem vielleicht lösen könnte: exchangecalendar. Leider ist es mir bislang noch nicht gelungen, dieses Add-on zum laufen zu bringen. Ich bin kein Geek und deshalb fehlen mir offensichtlich die nötigen Kenntnisse. Deshalb meine Bitte an die Leser: Wenn jemand eine Idee hat, wie dieses Add-on funktionieren könnte, dann melden Sie sich bitte.

Mein Dank wird Ihnen ewig nachschleichen!

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[Quelle Logo Thunderbird unter CC-BY 3.0]

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Ein Video zum Bullet Journal

Über das Bullet Journal habe ich an dieser Stelle bereits mehrfach berichtet. Mittlerweile bin ich versucht, das Ganze selbst auszuprobieren. Wenn Sie das auch vorhaben, dann ist dieses Video vielleicht nützlich für uns. Die junge Dame erklärt uns, wie man ein solches Journal auf- und einsetzt. Allerdings müssen Sie sich konzentrieren um folgen zu können. Die gute Frau hat eine unglaubliche Schlagzahl. Ein „Schnellschwätzer“, wie man im Schwäbischen sagen würde.

Leider wurde das Einbetten deaktiviert. Schade.

 

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GTD auf dem Mac, ganz einfach

Ich muss gestehen, wenn ich eine Aufgabe auf dem Rechner lösen will, bin ich immer schnell dabei spezielle Software für das Problem zu suchen. Das hat mich in meinem Leben schon manches gekostet, sowohl an Zeit als auch an Geld. Dabei lassen sich viele Dinge schon mit den Bordmitteln erledigen, die den Computern bzw. Betriebssystemen beiliegen. Auf diese Möglichkeit hatte ich kürzlich hinsichtlich der Verarbeitung von pdf-Dateien hingewiesen.

Zur Grundausstattung jeden Mac gehört auch ein kleines, aber feines Programm namens Erinnerungen. Mit diesem kleinen Helferlein können Sie auf einfache Weise Listen aller Art erstellen, also auch To-do-Listen. Warum sollte man also diese unkomplizierte App nicht auch für die Aufgabenorganisation á la GTD verwenden?

Dies dachte sich wohl auch Sven Fechner und schrieb einen detaillierten Artikel darüber, wie er mit den „Erinnerungen“ sein System aufgesetzt hat: Simple GTD® with Apple’s Reminders App.

Im Prinzip besteht seine Variante aus Listen für

  • Das eingehende Zeug (in GTD-Jargon: „Stuff“)
  • Projekte und die damit verbundenen Ziele
  • To-do-Listen geordnet nach Kontexten (@Einkaufen, @Büro usw.)
  • Die Warten-auf-Liste
  • Eine Liste für @Irgendwann/Vielleicht
  • Eine Liste, die er „Tickler“ nennt und mit der er sich an bestimmte Dinge erinnern lässt. (Wer’s braucht…)

Wenn Sie iCloud nutzen, dann können Sie Ihre Listen auch mit Ihren anderen Apple-Geräten wie iPad oder iPhone synchronisieren. Sven gibt seinen Lesern auch noch ein paar weiterführende Tipps auf den Weg, mit denen man „Erinnerungen“ noch effizienter machen kann, z. B. mit #Tags.

Für mich als Möchte-gern-Minimalisten haben diese Lösungen großen Charme, denn sie sind simpel und preiswert bis kostenlos. Meine amerikanische Freundin und Kollegin hat mich einmal kopfschüttelnd „Software Junkie“ genannt. Ich gelobe, ich werde mich bessern. Durch die konsequente Anwendung von Bordmitteln.

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Grundsätzliches zu To-do-Listen

Immer wieder höre ich von einigen Teilnehmern in meinen Workshops, wie frustrierend das Führen von Aufgabenlisten sein kann. Oft beklagen Sie sich darüber, dass die Listen nach kurzer Zeit endlos lang und unübersichtlich werden. Im Gespräch stellt sich dann oft heraus, dass es gar nicht um die Gestaltung der Listen geht, sondern um die grundlegenden Prinzipien dahinter.

Egal, ob Sie Kontextlisten á la GTD oder eine 1-Minute-To-Do-List nach Linenberger anlegen, es gibt ein paar grundlegende Dinge, die beim Führen einer solchen Liste zu beachten sind. Juliet Landau-Pope führt in ihrem Artikel Making a to-do list that does the business einige davon auf:

  1. Machen Sie eine regelmäßige Durchsicht
    Ich drücke das immer so aus: Verlassen Sie Ihr Hamsterrad um von Außen auf das Hamsterrad draufzuschauen. Es muss gewartet werden. Wenn Sie ein anderes Bild lieber mögen: Ab und zu müssen die Bäume beschnitten werden, sonst tragen sie irgendwann keine Früchte mehr.
    Also: Sehen Sie die Listen durch und “misten Sie aus” (3. Metapher!).
    Ein Plädoyer für die Wochendurchsicht, die ich leidenschaftlich teile.
  2. Treffen Sie unbequeme Entscheidungen
    Machen Sie sich klar, dass Sie niemals Alles schaffen werden. Also müssen Sie entscheiden. Was mache ich jetzt, was später und was vielleicht überhaupt nicht? Oder wie Daviel Allen sagt: “You can do anything, but not everything.” Recht hat er.
  3. Hören Sie auf mit Schuldgefühlen und Selbstzweifeln
    Genau deswegen sind Entscheidungen so wichtig. Es ist ein Unterschied, ob Sie eine Sache im Sande verlaufen lassen oder ob Sie entscheiden, sie nicht weiter zu verfolgen. Die erste Option macht Sie zum Opfer, die zweite zum Handelnden.
  4. Widerstehen Sie dem Drang, alles selbst tun zu wollen
    Denken Sie daran, Sie sind nicht immer der Beste für den Job. Auch ich musste das erst lernen. Heute verteile ich viele Aufgaben an virtuelle Assistenten oder andere Dienstleister. Das Internet bietet dazu viele Möglichkeiten.
  5. Entscheiden Sie, auf was es am meisten ankommt
    Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie jetzt in diesem Moment wirklich weiterbringt.

Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. In solchen Momenten macht es Sinn, die Liste von Juliet wieder hervorzukramen und die einzelnen Punkte bei sich selbstkritisch zu hinterfragen.

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[Foto von Paul Christian Glen [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Ist E-Mail tot?

Dass E-Mail im Grunde genommen ein totes Pferd ist, von dem man endlich absteigen sollte, wird schon seit geraumer Zeit behauptet. So in einem Artikel von Lionel Valdellon: 3 Reasons Why Email is Dead. Um seine These zu unterlegen, nennt er folgende Gründe:

  1. E-Mail ist ein Push-System
    Auf Deutsch: Sie holen sich die Nachrichten nicht selbst ab, wenn und wann Sie sie brauchen, sondern Sie werden Ihnen aufs Auge gedrückt.
    Ich denke, das ist tatsächliche ein gewichtiger Grund gegen die Verwendung von E-Mails, denn dieser Umstand verführt dazu, sich ständig von eingehenden Nachrichten ablenken zu lassen. Warum das so ist, habe ich an dieser Stelle bereits beschrieben: Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.
  2. E-Mail ist ein unorganisierter Aufbewahrungsort für Informationen
    Diese Einschätzung teile ich nicht. Hier kommt es ganz darauf an, wie Sie Ihr E-Mail-Programm einsetzen und die Nachrichten weiterverarbeiten. ”Know your tools”, heißt hier die Devise.
  3. E-Mail hat keinen eingebauten Arbeitsablauf
    Einspruch, Euer Ehren, und zwar gewaltig! Natürlich kann man das E-Mail-Programm mit einem Aufgabenmanager kombinieren, um einem durchdachten Arbeitsablauf zu folgen. In Outlook sind diese Funktionen sogar integriert. Wie das geht, zeigt Michael Linenberger auf eindrucksvolle Weise in seinem Buch.

Viele teilen die Ansicht von Lionel übrigens gar nicht. Jordie van Rijn zum Beispiel. Er ist so sehr von der Lebendigkeit der E-Mail überzeugt, dass er dem Thema sogar eine Website mit eigener URL gewidmet hat: Email is not dead. Dort versucht er, mit einer beeindruckenden Anzahl von statistischen Kennzahlen seine Behauptung zu untermauern. Auch finden Sie auf seiner Seite ein große Anzahl weiterführender Links, die das Thema E-Mail und ihren angeblichen Tod behandeln und zu widerlegen versuchen.

Ich habe übrigens den Titel von Jordies Website etwas verstümmelt. Eigentlich muss er heißen: “Email is not dead. But email IS changing.”

Dem schließe ich mich gerne an. Der Blick in meine Glaskugel sagt mir, dass die E-Mail nicht mehr das Kommunikationsmedium der Zukunft sein wird, aber sicher immer noch ein bedeutendes. Dies gilt insbesondere für den Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Organisationseinheiten. E-Mail für den internen Nachrichtenaustausch wird vermutlich deutlich an Bedeutung abnehmen. Diesen Part werden Kollaborationssysteme übernehmen.

Warten wir es ab.

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Wie Sie sich von sentimentalen Kram trennen

Letzten Samstag habe ich im Regal einer örtlichen Buchhandlung das Werk von Marie Kondo mit dem Titel Magic Cleaning: Wie richtiges Aufräumen Ihr Leben verändert entdeckt. Offensichtlich schwappt die Welle mit den Aufräum-Tipps der japanischen Autorin nun auch in die dunkle Provinz.

Über Marie Kondo habe ich im ToolBlog auch schon berichtet: Aufräumen mit Marie Kondo. Offensichtlich hat die Dame für das Aufräumen in den USA mittlerweile denselben Kultstatus erreicht wie David Allen für die Arbeitsorganisation. Leider kann ich nicht sagen, ob zu Unrecht oder nicht. Das o.a. Buch liegt noch ungelesen auf meinem Schreibtisch.

Vielleicht muss man das Buch aber auch gar nicht lesen. Neben Kondos eigenem Videokanal auf  YouTube gibt es auch sonst im Internet Tipps in Hülle und Fülle. Dort schreiben auch andere Autoren über Kondos Methodik. Sekundärliteratur sozusagen, auch eine Parallele zu GTD®.

Joanna Moorhead gehört dazu. In ihrem Artikel How to clear out sentimental clutter beschreibt sie ein wichtiges Hindernis auf dem Weg zu einer aufgeräumten Umgebung und wie Marie Kondo dieses Problem löst. Das Problem kennen Sie sicher: Wir heben oft eine ganze Menge Zeug auf, nicht weil wir es brauchen, sondern weil “unser Herz daran hängt”. In meinem Maschinenbaustudiums musste ich ein Getriebe konstruieren. Ich habe damals nächtelang gerechnet und gezeichnet. Diese Zeichnungen und Unterlagen liegen jetzt noch in meinem Keller herum. Seit 30 Jahren habe ich sie nicht mehr angefasst. Aber wegwerfen kann ich sie auch nicht. Es hängt ja soviel Blut, Schweiß und Tränen dran.

Laut Joanna empfiehlt Marie Kondo in diesen Fällen:

  1. Konzentrieren Sie sich nicht auf darauf, was Sie wegwerfen, sondern auf das, was Sie behalten werden
  2. Fragen Sie sich bei jedem Gegenstand: Leuchten mir jetzt wirklich die Augen?
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich hinter der Entrümpelungsaktion stehen.
  4. Verstauen Sie niemals Kisten mit Ihrem Zeug im Haus Ihrer Eltern.
    Senden Sie auch keine solchen Kisten dorthin.
  5. Planen Sie, wie Sie mit kostbaren Stücken aus der frühen Kindheit Ihrer Kinder umgehen wollen.
  6. Verabschieden Sie sich von den geschätzten Gegenständen, die Ihren verstorbenen Eltern oder Großeltern gehören.
  7. Sortieren Sie Ihre Familienfotos aus.

Machen Sie sich keine Illusionen. Die Bemerkungen zu den einzelnen Schritten sind noch viel radikaler als die Überschrift vermuten lässt. Marie Kondo verlangt Ihnen einiges ab.

Die Tipps sind offensichtlich in Marie Kondos Buch Spark Joy: An Illustrated Guide to the Japanese Art of Tidying zu finden. Ob ich das Buch kaufen werde, weiß ich nicht. Manchmal habe ich den Eindruck, viele Autoren schreiben auf dem Höhepunkt des Hypes gerne von sich selber ab.

 

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[Foto von Julio Cesar Velasquez [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Neu! Online-Kurs “Effizientes Zeitmanagement”

Ein Sprichwort sagt:

Was lange währt, wird endlich gut.

So ist es auch mit meinem online-Kurs zum effizienten Zeitmanagement. Der Teufel steckt im Detail. Da ein bisschen feilen, dort ein bisschen polieren. Das kann dauern. Wie auch immer, nun ist er da, der ToolBlog-Kurs. Ich freu mich! 🙂

Hier sind bereits die ersten Empfehlungen:

Weiterlesen

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Wie Sie Aufgaben mit Post-it’s® planen

Ich gebe zu, diesen Artikel schreibe ich nur mit einem gewissen inneren Widerstand. Wenn ich an Aufgabenorganisation mit Haftklebezetteln denke, dann sehe ich immer Computerbildschirme vor mir, die reihum mit gelben Beppern, wie der Schwabe sagt, beklebt sind. Obwohl ich ansonsten ein Fan dieser Zettel bin, konnte ich mich für diesen Einsatz nie begeistern.

Jessica Fisher sieht das anders und stellt in einem Artikel ein Post-it Note To Do List System vor. Im Prinzip handelt es sich hierbei um die One-Minute-To-Do-List von Linenberger, allerdings ersetzt Jessica die Prioritäten durch Zeiträume.

Konsequenter macht das eine Dame, der ich den Ansatz von Linenberger in einem Workshop vorgestellt hatte. Sofort, nachdem Sie davon gehört hatte, machte sie sich daran, Linenbergers To-do-List mit Post-its und ihrem Notizbuch umzusetzen. Hier ist das Ergebnis:

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Die maximal fünf Muss-Aufgaben (“Critical Now”), die am gleichen Tag unbedingt zu erledigen sind, klebt sie auf die vordere innere Buchseite. Die anderen, die erledigt werden können (“Opportunity Now”) befinden sich rechts daneben.

Einfach, praktisch, funktioniert.

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Sollten Sie die E-Mails checken?

Wendy MacNaughton heißt eine Grafikerin, über deren Werke ich schon öfters gestolpert bin. Auf ihrer Website finden Sie einen Ablaufplan, der Ihnen erklärt, ob Sie einen Blick in den elektronischen Briefkasten werfen sollten oder eher nicht.

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Ich mag Wendys Art zu visualisieren. Sie vielleicht auch.

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Wie Sie eine Not-To-Do-Liste anlegen

In Fachkreisen wird immer wieder diskutiert, wie eine zweckmäßige To-do-Liste auszusehen hat. Auch im ToolBlog war dies immer wieder Thema, wie ein Blick auf die Ergebnisse der einschlägigen Suche zeigt.

Für mich sind To-do-Listen das Werkzeug der Wahl, wenn es um die Organisation meiner Aufgaben geht. Ich führe sie in Outlook nach dem Ansatz von Michael Linenberger und fahre gut damit.
Aber nicht alle Menschen können sich mit To-do-Listen anfreunden. Manchen erscheinen sie zu starr um flexibel auf die Änderungen im Arbeitsalltag zu reagieren. Andere sind schlicht und einfach frustriert, weil sie ihre Aufgaben nicht abarbeiten können und daher die Liste immer länger wird.

Hier stellt sich für mich die Frage, ob die Konzentration auf das Wesentliche dadurch gestört wird, dass sich neue Tätigkeiten in die Liste “drängeln”, die da nicht hingehören.

Manche Autoren wenden zur Schärfung des Fokus das Ausschlussverfahren an, indem sie empfehlen, eine Not-to-do-Liste anzulegen. Um es kurz zu machen, hier werden alle Tätigkeiten aufgeführt, die Sie im Interesse der Konzentration tunlichst lassen sollten.

Wie Sie so eine Not-to-do-Liste anlegen können, beschreibt Michael Hyatt: Do You Have a Not-To-Do List? Er empfiehlt folgendes Vorgehen:

  1. Ziehen Sie sich an einen Ort zurück, wo Sie in Ruhe nachdenken können
  2. Analysieren Sie Ihre Aktivitäten des vergangenen Monats:
    Schreiben Sie alles auf, was nicht zu Ihren beruflichen Pflichten oder Zielen beiträgt
  3. Betrachten Sie die Verpflichtungen für den nächsten Monat:
    Schreiben Sie auch hier die Aktivitäten auf, die nicht zu Pflichten und Zielen beitragen
  4. Gehen Sie Ihre To-do-Listen durch und wiederholen Sie den Vorgang. Schreiben Sie die “zweifelhaften” Tätigkeiten auf
  5. Nun haben Sie eine komplette Liste der Kandidaten für die Not-to-do-Liste
  6. Gehen Sie diese Liste durch und kennzeichnen die Tätigkeiten, die Sie auf Ihrer endgültige Not-to-do-Liste sehen möchten

Michael empfiehlt, die so entstandene Not-to-do-Liste mit Ihrem Chef zu diskutieren. Ob das eine gute Idee ist, müssen letztlich Sie entscheiden.

Sie finden in Michaels Artikel auch ein Beispiel für eine fertige Not-to-do-Liste.

Sean Kim behandelt sogar in zwei Artikeln dieses Thema. In Why Creating a Not To-Do List Leads to Innovation erklärt er den Sinn dieser Vermeidungsliste. In The Not To-Do” List: Why You Should Do Less, Not More erklärt er, warum To-do-Listen ineffektiv sind, was ich mit Verlaub für Quatsch halte. Allerdings finden Sie dort auch ein paar weitere Beispiele von mehr oder weniger bekannten Zeitgenossen.
In The Not-To-Do List: 9 Habits to Stop Now finden Sie die “ewige” Vermeidungsliste von Tausendsassa Tim Ferriss.

Einen deutschsprachigen Artikel steuert René Battmer bei: Effektives Zeitmanagement via Not-to-do-List.

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[Foto von Jeremie [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Rund um die Ablage, mit und ohne Papier

Wenn ich in meinen Workshops jüngere Teilnehmer nach ihrer persönlichen Ablage frage, dann ernte ich immer öfter ein desinteressiertes Achselzucken. Es scheint nunmehr tatsächlich so zu sein, dass immer mehr Informationen digitalisiert den elektronischen Weg in die Büros finden. Allen Dementis zum Trotz erlebt also auch hier das Papier seine Götterdämmerung.

Nun gibt es aber auch reifere Semester (wie mich), bei denen sich im Laufe der Jahre allerhand Papierkram angesammelt hat. Sofern man nicht über unbegrenzten Stauraum verfügt, muss das Büro immer mal wieder aufgeräumt werden, soll es nicht aus allen Nähten platzen.

Unweigerlich stellt sich die Frage, ob man eine solche Gelegenheit nicht gleich dazu nutzen sollte, in das Zeitalter des papierlosen Büros einzutreten. Kollege Joachim Schlosser hat genau das getan und lässt uns netterweise auch an seinen Erfahrungen teilhaben: Papierlose Ablage – Mit Dokumenten­scanner zur digitalen Ablage.

In seinem Beitrag erfahren Sie, wie Joachim mittels eines Dokumentenscanners, Evernote, ein paar Pfennigutensilien und zwei (2!) Leitz-Ordnern den Umstieg von analog auf digital bewerkstelligt hat. Ein Rätsel war für mich immer die Beschriftung der elektronischen Notizen in Evernote. Ich bin beruhigt, dass Joachim auch kein besseres System entwickelt hat als das von  mir benutzte. Bei der Organisation von Evernote bin ich bei weitem nicht so konsequent und ordentlich wie Joachim. Ich verlasse mich einfach darauf, dass der Rechenknecht schon finden wird, was ich suche.

In noch einer Sache ist Joachim weiter als ich. Meine liebe Frau ist auch gleichzeitig meine Buchhalterin. Als Mensch mit einem ausgesprochen kinästhetischen Sinneskanal tut sie sich mit der elektronischen Ablage schwer, was ich gut verstehen kann. Für sie ist das physische Ablegen sehr wichtig. Aber sie hat ihr eigenes System und das im Griff.

Ich selbst mag Leitz-Ordner nicht und sie werden nach und nach sämtlich aus meinem Büro verschwinden. Auch ich verwende den Dokumentscanner Fujitsu iX500, der seinen Preis wert ist. Das bisschen Papier, das übrigbleibt, lege ich nach dem System von Noguchi ab.

Wenn Sie, wie meine Frau, eher zu den haptisch gestrickten Menschen gehören und sich aus diesem Grund nicht mit der Digitalen Ablage anfreunden können, dann schauen Sie doch einmal bei Mandi Ehman vorbei. In Creating a File System That Works: The Ultimate Guide beschreibt sie, wie eine Papierablage funktionieren könnte. Allerdings ist der Beitrag keine leichte Kost. Einfach ist anders.

[Foto von Dirk (Beeki®) Schumacher [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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PoIC: Wie Sie sich selbst mit Karteikarten organisieren

Elektronik hin, Digitalisierung her. Die gute alte Karteikarte ist als Informationsträger und Organisationswerkzeug nicht totzukriegen. Dafür sorgen schon die vielen Haptiker unter uns, die gerne etwas physisch in der Hand halten, wenn sie ihre Informationen und Aufgaben organisieren.

Über die Karteikarten habe ich im ToolBlog schon öfter geschrieben. Wenn Sie sich eine Übersicht dazu verschaffen möchten, können Sie gerne die ToolBlog-eigene Suche bemühen.

Ein weiteres, äußerst ausgeklügeltes Organisationssystem stammt von Hawk Sugano aus Japan. Er nennt sein System treffend Pile of Index Cards oder abgekürzt PoIC.

Auf der einschlägigen Website stellt uns Hawk detailliert vor, wie sein System funktioniert und wie sich damit eine komplette Wissensdatenbank aufbauen lässt. Sie erhalten umfassende Informationen auch über eventuell auftretende Schwierigkeiten und wie Sie sie umschiffen können.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche Tipps zur “Hardware”, die für seinen Ansatz zweckmäßig ist. Interessant finde ich auch, dass sich Hawk durchaus mit anderen Methoden, wie z. b. der von Noguchi auseinandersetzt. Er zählt auf, was mit PoIC kombiniert werden kann und was nicht und begründet dies auch detailliert.

Leider sind die Hinweise auf der PoIC-Website so vielfältig, dass man mitunter den Wald vor lauter Bäume nicht mehr sieht. Für den leichten Einstieg möchte ich Ihnen deshalb den Artikel von David Caolo ans Herz legen: The Pile of Index Cards (PoIC) system. Wenn Sie sich einen Überblick verschafft haben, können Sie Ihre Kenntnisse auf der o.a. Website, in einem eigenen Wiki zu PoIC oder mit den Abbildungen auf Flickr vertiefen.

Mein haptischer Sinneskanal ist nicht besonders ausgeprägt, ich bin eher der visuelle Typ. Mich würde daher interessieren, wie sich so ein System mit Programmen wie Evernote umsetzen lässt. Vielleicht finde ich ja einmal die Zeit dazu, mich damit zu beschäftigen. Vielleicht findet sich dafür sogar eine Mitstreiter. Ich hätte sogar schon eine Idee…

[via Lifehacker]

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[Foto von AnnasPhotography [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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