Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

30 Tipps gegen Langeweile am Computer

Lange habe ich mein Gewissen befragt, ob ich diesen Beitrag überhaupt schreiben soll. Wenn ich an die Teilnehmer in meinen Workshops denke, leiden die meisten wohl eher nicht unter massiver Langeweile. Außerdem sind Ablenkungen jeglicher Art Gift für das produktive Arbeiten, wie jeder Ratgeber zu effizientem Zeitmanagement betont.

Falls dennoch der unwahrscheinliche Fall eintritt, dass Sie vor dem Computer sitzen und nicht wissen, was Sie machen sollen, dann hat Ramesh Natarajan ein paar Tipps parat, wie Sie die Zeit sinnvoll totschlagen können. Hier sind seine 30 Things To Do When you are Bored and have a Computer:

  1. Stöbern Sie in interessanten Blogs
  2. Fertigen Sie ein Backup Ihres Laptops an
  3. Wenn Sie noch kein Backup haben, dann lesen Sie nicht weiter, sondern machen sich umgehend an die Arbeit (Naresh ist ein Scherzkeks)
  4. Räumen Sie Ihr Laptop auf
    (Wie das geht, erfahren Sie in dem nützlichen Buch von Herbert Hertramph)
  5. Pflegen Sie Ihre Profile in den sozialen Netzwerken, bei denen Sie Mitglied sind. Bringen Sie sich dort auf den neuesten Stand
  6. Entmüllen Sie Ihre E-Mails
  7. Erneuern bzw. ändern Sie Ihre Zugangsdaten (Passwörter etc.)
  8. Planen Sie sportliche Aktivitäten
  9. Überarbeiten Sie Ihre Websites oder richten Sie welche ein, so Sie noch keine haben
  10. Nehmen Sie Kontakt zu Freunden oder Familienmitgliedern auf
  11. Machen Sie einen Kassensturz bez. Ihres jetzigen Jobs. Wie müsste Ihr Traumjob aussehen?
  12. Stöbern Sie in der Wikipedia herum. Sie werden dadurch nicht dümmer.
    (Als Jugendlicher habe ich früher oft ein Lexikon auf das Klo mitgenommen, es waren halt andere Zeiten damals, wir hatten ja nichts)
  13. Schreiben Sie ein Dankeschön an  jemanden, der es verdient hat
  14. Laden Sie Ihre Fotos hoch und organisieren Sie sie in der Cloud
  15. Stöbern Sie in YouTube. Aber suchen Sie nicht irgendwelchen Lifestyle-Kram oder Katzenvideos, sondern Filme, die Sie wirklich weiter bringen. Die gibt es da auch.
  16. Halten Sie Ausschau nach einem Hobby
  17. Setzen Sie sich Ziele (o nein, nicht schon wieder…)
  18. Schreiben Sie etwas (einen Artikel, einen Tagebucheintrag, ein Posting oder so etwas)
  19. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Stand Ihrer persönlichen Finanzen
  20. Üben Sie sich in den online-Varianten von Word, Excel oder Powerpoint
    (…oder sonst einer Software, die Sie benutzen möchten)
  21. Schauen Sie Ihre Einkaufsliste und Ihre Wunschliste durch und bereinigen Sie sie
  22. Defragmentieren Sie Ihre Festplatte
  23. Gibt es für Ihren Browser nützliche Erweiterungen?
  24. Erstellen Sie Checklisten und überlegen Sie, wie Sie Abläufe automatisieren könnten
  25. Entfällt, da Unix-Kram
  26. Überprüfen Sie Ihr System auf Viren
  27. Checken Sie, ob im Hintergrund Programme laufen, die nicht laufen sollen
  28. Katalogisieren Sie Ihre Bücher. Ich empfehle genau wie Ramesh  zu diesem Zweck Librarything
  29. Wenn Sie wirklich nichts mehr wissen, dann schauen Sie sich halt doch Spaßvideos an. Das hebt zumindest die Laune
  30. Üben Sie sich in Tastaturkürzeln. Die Programme meiner Wahl sind TastenTrick (Win) und Typinator (Mac)

Einige der Tipps von Ramesh wenden sich an Linux-Freaks (z. B. Nr. 25), sind aber auch 1:1 für die Anwender anderer Betriebssysteme nutzbar. Die meisten Hinweise zielen ohnehin auf webbasierte Anwendungen. Sie finden die dazu gehörenden Links im Artikel.

Spätestens jetzt wissen Sie, wie Sie langweilige Momente sinnvoll nutzen können. Wenn das keine Produktivität ist!

geralt / Pixabay

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Tim Ferriss erklärt seine Morgenroutine

Heute dauert bei mir der Arbeitstag etwas länge. Aus diesem Grund gibt es an dieser Stelle  nur kurzes Kino: Tim Ferriss erklärt seine Morgenroutine. Vielleicht mache ich das morgen früh genauso und werde effektiver. Meditieren gehört bei mir immerhin auch schon zum Repertoire.

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Buch: Digital Cleaning

Wenn Sie tiefer in die Möglichkeiten der Notizsoftware Evernote einsteigen möchten, dann kommen Sie um Herbert Hertramph nicht herum. Er ist Autor des Standardwerks Mit Evernote Selbstorganisation und Informationsmanagement optimieren. Außerdem schreibt er regelmäßig über dieses Thema auf seinem Blog Evernote für Pfiffige. Egal, welches Problem ich bez. Evernote hatte, bislang bin ich auf dort noch immer fündig geworden.

Nun hat Herbert ein neues Buch veröffentlicht: Digital Cleaning. Nomen est omen und so erfahren Sie in diesem Buch das Wesentliche darüber, wie Sie

  1. wie Sie Ihren Arbeitsplatz aufräumen und strukturieren können
  2. diese Ordnung auch beibehalten und damit Zeit sparen können
  3. Ihre Daten sichern und verschlüsseln

zu (1)

In meinen Workshops werde ich immer wieder gefragt, was man mit den ganzen (alten) Daten machen soll, die über die langen Monate und Jahre die Festplatte zugemüllt haben. Meine Antwort lautet dann immer: Tabula rasa. In diesem Abschnitt zeigt Herbert Hertramph anhand eines 4-Punkte-Plans, wie das praktisch geht.
Außerdem bekommen Sie eine Fülle von Tipps, wie Sie Ihre Dateien benennen können, um eine Struktur in die Ablage zu bekommen. Und da Ablegen nur eine Seite der Medaille ist, das Wiederfinden aber eine andere, gibt es auch dazu nützliche Hinweise.

zu (2)

Damit das neue mehr oder weniger aufwändig aufgesetzte System nicht gleich wieder an seine Grenzen stößt, muss es gepflegt werden. Was also tun mit den Neueingängen? In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die entsprechenden Abläufe automatisieren können.  Außerdem gibt es eine Reihe Hinweise zum papierlosen Büro und zum Umgang mit E-Mails.
Ich kann diesem Weg nicht immer folgen und lege nach wie vor einige Dokumente in Papierform ab. Wie der Leser weiß, bin ich hier überzeugter Anhänger der Noguchi-Methode, gebe aber zu, dass die Idee mit dem Paginierstempel mir auch gefallen könnte.
Der Abschnitt über die Verarbeitung von E-Mails ist etwas (zu) kurz geraten. Dazu hätte ich noch einige vertiefende Bemerkungen zu machen.

zu (3)

Ich muss zugeben, um die Datensicherung und die Datensicherheit hatte ich mir bislang keine wenig Gedanken gemacht. Datensicherung ja, aber nur rudimentär und das Thema Verschlüsselung blieb mir bislang, na ja, verschlüsselt eben. Da kamen mir die einschlägigen Tipps äußerst gelegen.

Fazit

Es gibt Bücher, die finde ich so gut, dass ich mich fast darüber ärgere, sie nicht selbst geschrieben zu haben. Dieses Buch von Herbert Hertramph gehört sicher dazu. Ich teile zwar nicht alle seine Vorgehensweisen und auch das Kapitel E-Mail ist mir etwas zu kurz gekommen, dennoch: Das Buch hat einen hohen Nutzwert, nicht zuletzt deshalb, weil der Autor zu jeder Aufgabenstellung auch passende (zumeist kostenlose) Tools vorstellt. Der Leser kann also sofort loslegen, gleichgültig, ob er Windows nutzt oder einen Mac besitzt. Einige Programme kannte ich noch nicht, bei manchen kenne ich gute Alternativen.

Ich kann das Buch wirklich jedem empfehlen, der Ordnung in sein datentechnisches Chaos bekommen und dann auch erhalten möchte.

Ein bisschen Motzen sei mir erlaubt: Wer ist eigentlich auf die glorreiche Idee gekommen für ein solches Arbeitsbuch gestrichenes Papier zu verwenden? Bitte das nächste Mal ungestrichenes  Papier verwenden, schließlich möchte der Leser unterstreichen und Notizen machen.

 

Das Buch wurde mir freundlicherweise von der mitp Verlags GmbH als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Vielen Dank dafür.

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Kennen Sie die 3er-Regel?

Ich ahne, die meisten Leserinnen und Leser werden auf meine Frage antworten: „Welche 3er-Regel meinen Sie denn?“ Und sie haben Recht, denn solchen Regeln gibt es einige.

Chris Bailey beschreibt in seinem Beitrag The Rule of 3 seine Version. Die Regel besteht, wer hätte das gedacht, aus drei Schritten:

  1. Schreiben Sie zu Beginn jeden (Arbeits-) Tages drei Dinge auf, die Sie am selben Tag, also heute, unbedingt erledigt haben möchten.
  2. Notieren Sie danach drei Dinge, die diese Woche abgeschlossen werden sollen.
  3. Schreiben Sie drei Dinge auf, die Sie innerhalb dieses Jahres fertigstellen möchten.

Chris gibt noch einige Hinweise, wie Sie mit dieser kurzen Liste umgehen sollten:

  • Beginnen Sie jeden Tag damit herauszufinden, auf was Sie heute konzentrieren sollten
  • Erinnern Sie sich im Laufe des Tages immer wieder an diese drei Aufgaben
  • Überprüfen Sie Ihre Schätzungen: Stimmt die Dauer, die Sie für diese Aufgaben angesetzt haben, mit der tatsächlichen Zeitspanne überein? Vergleichen Sie sorgfältig und ziehen Sie Ihre Schlüsse
  • Freuen Sie sich über Ihre Ergebnisse. Seien Sie stolz auf das, was Sie am Tag, in der Woche und während des Jahres erreicht haben

Chris bezieht sich in seinem Artikel auf das Buch von J.D. Meier: Getting Results the Agile Way, das schon mein Freund Thomas Mathoi auf seinem Blog wohlwollend besprochen hatte. Grund genug, mir die Lektüre noch einmal vorzunehmen.

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Die Werkzeugkiste von Daily PlanIt

Manchmal habe ich Glück und stoße in den unendlichen Weiten des World Wide Webs auf wahre Fundgruben. Dieser Tage ist mir das wieder passiert, nämlich auf der Website von Daily PlanIt, die von Rosemary Rice mit allerhand nützlichen Tipps befüllt wird.

Unter dem einfachen wie aussagekräftigen Titel Free Tools hat Sie eine umfangreiche Sammlung von – nun ja – eben kostenlosen Werkzeugen veröffentlicht. Die Auflistung ist unterteilt in die Kategorien:

  • Druckvorlagen
  • Allerhand Informationen zu David Allens GTD
  • Planungsmittel nicht nur für Projekte
  • Zielsetzung
  • Dateiablage
  • Gewohnheiten und wie immer am Schluss
  • Sonstige Instrumente

Ergänzt wird die Toolbox durch Hinweise auf Werkzeuge anderenorts, die entsprechend verlinkt sind.

Darüberhinaus gibt es unter der Seite Resources ganze Werkzeugsätze (Toolkits) für z.B. persönliches Wachstum, Personal Branding oder das Ab- und Anlegen von Gewohnheiten.

Fazit: Es lohnt sich, auf der Website zu stöbern. Das eine oder andere ist bestimmt dabei!

falconp4 / Pixabay

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Kanban mit Google Mail, Evernote und noch viel mehr

Während ich vor einigen Jahren dem Personal Kanban noch etwas skeptisch gegenüberstand, bin ich mittlerweile eines Besseren belehrt. Ich organisiere meine persönlichen Projekte ausschließlich nach dieser Methode und benutze dazu die Webanwendung Trello.

Die Menge der Software, die Personal Kanban unterstützt, ist mittlerweile riesengroß. Dabei müssen Sie gar keine besonderen Programme benutzen, wie einem Artikel von Melanie Pinola zu entnehmen ist: Kanban Everything: How to Add Trello-Like Boards to Gmail, Evernote, and More.

In ihrem Beitrag stellt Sie Erweiterungen vor, mit denen Sie

  • Gmail
  • Evernote
  • Chrome
  • Outlook
  • WordPress

als Grundlage für die Organisation Ihrer Projekte nach dem Personal-Kanban-Prinzip nutzen können.

Alle Programme werden mit ihren Funktionen und einem Screenshot kurz vorgestellt. Der Clou: Viele der vorgestellten Apps sind für ummesonscht zu haben.

Ich meine, ich hätte vor einigen Monaten eine einschlägige Erweiterung für Outlook ausprobiert. Allerdings habe ich sie nach kurzer Zeit wieder entnervt vom Rechner geworfen. Microsoft hat ja selbst mit dem Planner eine eigene Anwendung auf dem Markt. Inwieweit der Planner mit Outlook harmoniert, entzieht sich meiner Kenntnis.
Allerdings hat sich wohl einiges bei den einschlägigen Erweiterungen getan.

Zeit für eine neue Recherche!

yibb / Pixabay

 

Buch zum Thema (Werbung)

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5 Irrtümer, die Sie Zeit und Geld kosten

Heute bin ich über einen Artikel von Stephanie Vozza gestolpert, den ich der werten Leserschaft nicht vorenthalten möchte: 5 Outdated Beliefs That Waste Time And Money. Hier sind die Glaubenssätze, die Ihre Produktivität einschränken:

  1. An alten Traditionen festhalten
    Eines der Merkmale, an den Sie einen Micromanager erkennen können, ist der Satz: „Das haben wir immer so gemacht.“ Mittlerweile hat sich herumgesprochen, dass dieser Satz nicht so gern gehört wird. Aber „Das ist State of the Art“ klingt nur etwas geschmeidiger, die Aussage ist die gleiche. Merke: Eine Sache ist nicht nur deshalb gut, weil sie bis jetzt immer erfolgreich war. Deshalb gehören alte Gewohnheiten immer wieder auf den Prüfstand.
  2. Probleme zu Herausforderungen umetikettieren
    Teilnehmer meiner Workshops wissen, das ist eines meiner Lieblingsthemen. Ein Problem wird nicht allein deshalb gelöst, indem man es mit einem anderen Label versieht. Stephanie zitiert Jeremy Eden mit einem Beispiel, das m. E. passt wie die Faust aufs Auge:

    What would have happened if Apollo 13 had said, ‘Houston, we have an opportunity?

  3. Alle „mitnehmen“ wollen
    Nichts gegen den Willen überzeugen zu wollen, aber man muss sich darüber im Klaren sein, dass man nicht alle Beteiligte ins Boot holen kann. Manchmal ist es besser, einfach anzufangen, viele Unentschlossene springen dann doch noch mit auf. Ja, und die anderen muss man dann manchmal zurücklassen.
  4. Die Phrase „Weil ich es Ihnen sage“ benutzen
    „Ober sticht Unter“ heißt ein altes Industrie-Sprichwort. Kann man so machen. Allerdings kann das Schulterklappenprinzip verheerende Auswirkungen haben, wenn sich dann niemand mehr traut, auf eventuelle Probleme, Fehler oder Hindernisse hinzuweisen. (Warum fällt mir jetzt Volkswagen ein?)
  5. Der Glaube, Sie sollten immer Ihr Bestes geben
    Nicht alle Aufgaben sind einen vollen Einsatz wert. Sie sollten überlegen, wann und wo es sich tatsächlich lohnt, „alles zu geben“ und wann „gut“ gut genug ist. Teilen Sie Ihre Kräfte ein!

BTW: Das Ding mit Apollo 13 muss ich mir merken. Das gefällt mir außerordentlich. 😉

GregPlom / Pixabay

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Wie Sie 2-Minuten-E-Mails erkennen

Vielen Menschen hat die 2-Minuten-Regel erheblich die Arbeit erleichtert. Laut Guru David Allen besagt sie, dass Sie Aufgaben sofort und selbst erledigen sollten, die nicht mehr als 2 Minuten Ihrer Aufmerksamkeit erfordern. Alles andere, wie Verschieben, Delegieren usw. würde sicher länger als diese 2 Minuten dauern. Also lieber gleich und besser selbst.

Was für Papier recht ist, ist für E-Mails gerade billig. Auch da lässt sich die 2-Minuten-Regel anwenden. Wie Sie solche 2-Minuten-E-Mails schnell identifizieren können, hat Haim Pekel in seinem Artikel The Most Common Two Minute Emails You Can Deal With Right Away beschrieben:

  • FYI/Memo E-Mails
    Das sind Nachrichten, die lediglich als Notiz gedacht sind und keinerlei Aktivität von Ihnen erfordern. Es wäre natürlich schön, wenn solche E-Mails bereits im Betreff entsprechend gekennzeichnet wären. BTW: Ich zähle zu dieser Kategorie von Nachrichten auch die berüchtigten CC-Mails.
  • Werbemails
    Wenn Sie sich für das Produkt oder die Dienstleistung interessieren, werden Sie mehr als 2 Minuten darauf verwenden müssen. Wenn nicht, dann weg damit.
  • Einladungen
    Hier müssen Sie nur entscheiden, ob Sie zu- oder absagen.
  • Erinnerungsmails
    Diese Nachrichten sollen Sie an eine bestimmte Aufgabe, oder an einen Termin erinnern. In der Regel müssen Sie nur mit einem kurzen Update antworten. Auch das geht innerhalb  von 2 Minuten.

Bei diesen Nachrichten werden Sie wohl mehr als 2 Minuten investieren müssen:

  • Persönliche E-Mails
  • Nachrichten, die einen Dialog oder eine Diskussion eröffnen
  • Anworten auf Ihre E-Mails, oder Nachrichten innerhalb eines E-Mail-Pingpont (Re: Re: Re:)
  • E-Mails, die an Sie weitergeleitet wurden

Mehr als eine Faustregel ist diese Klassifikation sicher nicht, und es gibt sicher Überschneidungen. Vielleicht hilft Sie aber bei der Durchsicht des virtuellen Eingangskorbs.

Eingangskorb

 

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Die Lebenslügen der Vielbeschäftigten

Kennen Sie das? Sie haben eine Entscheidung getroffen, von der Sie intuitiv wissen, dass sie widersinnig ist. Danach reden Sie sich selbst so lange mit vermeintlich vernünftigen Argumenten besoffen, bis Sie diese Entscheidung für sachlich begründet und richtig halten. „Rationalisieren“ nennt dies der Fachmann. Dieses Verhalten funktioniert aber nicht nur bei Entscheidung, sondern hilft uns auch, unangenehme Dinge zu erklären und damit erträglich zu machen. Das Problem besteht jedoch darin, dass wir uns auf Dauer nicht selbst beschummeln können und das Unbehagen uns irgendwann wieder auf die Füße fällt.

Auch Vielbeschäftigte, die unter der Last der Vielzahl von Aufgaben stöhnen, benutzen das Mittel der Rationalisierung. Robert Locke hat in seinem Artikel 10 Lies People Tell Themselves To Rationalize Their Overwhelmed Schedules einige dieser „Lebenslügen“ aufgelistet:

  1. Ich muss weniger schlafen, damit ich mehr geschafft bekomme
    Das ist, mit Verlaub gesagt, Humbug. Wenn die Batterie leer ist, muss sie wieder geladen werden. Will heißen, Sie brauchen Ihren Schlaf, um leistungsfähig zu bleiben. Bedenken Sie dabei, dass es hier um Qualität und Quantität beim Schlafen geht. Und vergleichen Sie sich nicht mit Anderen. Bei jedem äußert sich das Schlafbedürfnis anders. Aber: Ohne ausreichend Schlaf geht es nicht.
  2. Mit längeren Arbeitszeiten kann ich mehr erreichen
    Die Effizienz nimmt mit zunehmender Arbeitsdauer ab. Der Grund: Wir werden einfach müde, sind nicht mehr in der Lage, uns zu konzentrieren, werden langsamer und sind anfällig für Fehler. Machen Sie es lieber wie Martin Luther, der in einem Brief an seine Frau schrieb: „Ich sitze hier und trinke mein gutes Wittenbergisch Bier und das Reich Gottes kommt von ganz alleine“.
  3. Ich bin zu beschäftigt, um Pausen einlegen zu können
    Hier gilt das bisher Gesagte. Körper und Geist brauchen Pausen, um sich zu regenerieren. Falls Sie es tröstet: Ihr Unbewußtes arbeitet weiter an dem Problem, Sie müssen also kein schlechtes Gewissen haben. Allerdings: Pause heißt auch wirklich Pause und nicht Checken von E-Mails.
  4. Niemals würde ich tagträumen oder Däumchen drehen
    Siehe Punkt 3.
  5. Mir fehlt die Zeit für einen Spaziergang oder für Sport
    Schon die alten Römer sagten: „Ein gesunder Geist in einem gesunden Körper“. Es ist nachgewiesen, dass körperliche Betätigung auch gut für die mentale Leistungsfähigkeit ist.
  6. Ich arbeite um mehr Geld zu verdienen (oder die Karriereleiter zu erklimmen)
    Sie haben in Ihrem Leben nur ein bestimmtes Zeitkontingent zur Verfügung. Was Sie für die Arbeit verwenden, knapsen Sie in anderen Lebensbereichen (Familie, Freunde etc.) ab. Überlegen Sie, ob Sie das wirklich wollen.
  7. Wenn ich einen ausgefüllten Kalender habe, werde ich als wichtig wahrgenommen
    Firmen, in denen die Arbeit des Mitarbeiters nach der abgesessenen Zeit bewertet wird, sterben (hoffentlich) langsam aus. Viel wichtiger ist das Resultat der Arbeit.
  8. Mir bleibt nichts anderes übrig, als mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten (Multitasking)
    Über den Unsinn des Multitasking ist schon viel geschrieben worden. In Wirklichkeit handelt es sich hierbei meist um schnelles „Umfokussieren“. Das bedeutet Unterbrechungen und damit Verlust an Effizienz.
  9. Ich habe nie genug Zeit
    Tja, das ist die menschliche Tragik. Das wird sich auch nicht ändern. Es liegt an Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
  10. Ich kann nicht Nein sagen
    Im Zeitmanagement ist das ein Klassiker. Falls Ihnen ein  innerer Antreiber im Nacken sitzt, der Ihnen verbietet, eine Aufgabe abzulehnen, dann wird es Zeit sich näher mit ihm zu beschäftigen. Zeigen Sie ihm, wer der Herr im Haus ist.

Eine Lebenslüge, die hier fehlt, die ich aber aus eigener Erfahrung kenne, ist die Illusion der Begrenztheit eines Zustands: „Wenn diese Aufgabe (dieses Projekt etc,) beendet ist, dann wird alles besser“.

Wenn Sie sich da mal nicht täuschen.

StockSnap / Pixabay

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Tipps zur Produktivität auf einen Blick

Eigentlich ist es ein Widerspruch, über den ich mal gelegentlich nachdenken muss. Einerseits sehe ich in skizzierten Notizen oder dem Graphic Recording bei Konferenzen keinen besonderen Nutzwert, andererseits bin ich ein großer Freund von Infografiken.

Vielleicht ist es am besten, Schrift und Grafik zu kombinieren, wie es die Designer von Ninja Infographic getan haben. Sie haben neun wichtige Wege zur Produktivität in einem Schaubild verarbeitet. Sehen Sie hier:
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