Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

26 Gründe, GTD® nicht anzuwenden

Vor genau zehn Jahren empfahl mir ein Leser meines damaligen Weblogs “Interessante Zeiten” die Lektüre von David Allens “Wie ich die Dinge geregelt kriege”. Das Buch habe ich nach anfänglichem Zaudern nahezu verschlungen und mich sodann gleich auf den Weg gemacht, um in Washington D.C. einen Workshop beim Meister persönlich zu besuchen (“GTD® – The RoadMap”).




Mittlerweile ist die anfängliche Begeisterung einer wohlwollenden, aber kritischen Distanz gewichen. Viele Ideen von David Allen haben meinen eigene Arbeit maßgeblich beeinflusst. In der Zwischenzeit sind mir jedoch andere Autoren begegnet, die wichtige Fragen zur Selbstorganisation zweckmäßiger beantworten als Allen. Daher habe ich so manches über Bord geworfen, modifiziert und/oder durch eigene Vorgehensweisen ersetzt oder ergänzt. Dennoch habe ich von David Allen eine ganze Menge über die Organisation der eigenen Arbeit gelernt und halte ihn für den Vordenker, wenn es um Effizienz und Produktivität geht.

Nicht alle teilen diese Einschätzung. Auf dem Höhepunkt des Hypes um GTD® veröffentlichte ein Mensch namens Dean auf GeekPreneur “26 Reasons Not to Use GTD”.  Unter diesen 26 Gründen finden sich manche Dummheiten, die sich allenfalls aus dem Widerwillen gegen den damaligen Hype erklären lassen, wie z. B. “You have to read the book” oder “It feels like a cult”.

Bei anderen Gründen, die der Autor aufzählt, habe ich den Eindruck, dass er schlicht und einfach die Prinzipien hinter der Methodik von David Allen nicht verstanden hat, so z.B. bei “GTD doesn’t leave room for spontaneity and creativity”.

Für mich enthält diese Liste wenig nichts, was von Substanz wäre. Sie hat wohl jemand geschrieben, der bez. GTD® zu große Erwartungen hatte, dann grandios gescheitert ist und seinem Ärger Luft machen musste.

Aber das ist meine Sichtweise. Vielleicht denken Sie das ganz anders darüber. Aus diesem Grund verweise ich auch auf den Artikel, damit Sie sich selbst eine Meinung bilden können.

child-1548229_1280

[Foto von martakoton [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Schreibe eine Antwort

Wie Sie das richtige Werkzeug zur Organisation Ihrer Arbeit wählen

Mittlerweile gibt es so viele Tools, Apps und Programme, die Sie bei der Organisation Ihrer Arbeit unterstützen wollen, dass es nahezu unmöglich ist, den Überblick zu behalten. Auch Vergleichstests helfen nicht wirklich weiter, denn die Anforderungen variieren stark von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz und sind individuell so verschieden, dass eine Verallgemeinerung der Vergleichskriterien nicht zweckmäßig zu sein scheint.

Bevor Sie sich für das eine oder andere Werkzeug entscheiden, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, was die App für Sie tun soll. Kelly Forrister hat in einer Art Checkliste einige Punkte zusammengestellt, die Sie bei der Wahl eines Tools bedenken sollten: How to choose a GTD system. Die Kriterien gelten auch für andere Ansätze zur Arbeitsorganisation, nicht nur für GTD®, die Bemerkungen sind von mir:

  • Gibt es irgendwelche Werkzeuge, die Sie bereits jetzt verwenden (z.B. ein im Unternehmen gebräuchlicher Kalender)?
    Halten Sie den Aufwand klein und überlegen Sie, was Sie von dem, was Sie jetzt schon haben, nutzen können. Sie müssen nicht das Rad neu erfinden.
  • Wo befinden sich Ihr E-Mail-Programm? Vielleicht nicht kriegsentscheidend, aber es ist sicher nützlich E-Mails und Aufgaben nah beieinander zu haben.
    Für mich persönlich ein zentraler Punkt. Und man kann es drehen, wie man es will, da haben Outlook und Notes der ach so bunten Konkurrenz nach wie vor einiges voraus. Für mich ist es z.B. unverzichtbar, aus einer Mail auf direktem Weg eine Aufgabe zu generieren.
  • Wer muss sonst noch Zugriff zu Ihren Daten haben? Sollten Sie einen gemeinsamen Server haben oder ist es ok, wenn Sie die Daten lokal vorhalten?
    Wer nimmt Notizen und/oder Termine entgegen, wenn Sie nicht im Büro sind? Hat der-/diejenige Zugriff zu Ihrem Kalender? Oder wollen Sie das gar nicht?
  • Was bevorzugen Sie: Papier und  Bleistift oder den Computer?
    Es gibt Leute, die schwören auf ihr Notizbuch. Und obwohl ich mich in meiner Begeisterung für Gadgets alles Art kaum übertreffen lasse, muss ich zugeben, die Leute haben gute Argumente.
  • Ist die Sicherheit ein Punkt, der zu bedenken ist?
    Klar, fragen Sie die IT-Abteilung Ihres Vertrauens.
  • Wie legen Sie ein Back-up an, wenn notwendig?
    Die Datensicherung wird oft lax bis gar nicht gehandhabt. Allerdings, wenn Sie GTD ernsthaft betreiben und Ihre Daten gehen verloren, dann haben Sie ein echtes Problem. Denn im Kopf dürften Sie keine Daten mehr haben (“off your head…”). Deshalb: Sichern, sichern, sichern.
  • Was würden Sie im besten Fall mit sich herumtragen?
    Gott sei Dank gibt es mittlerweile iPhones, Netbooks und Moleskines. Da hält sich das Gewicht in Grenzen.
  • Mit welchen Werkzeugen sind Sie bereits jetzt vertraut?
    Noch einmal: Erfinden Sie nicht das Rad wieder neu. Wenn etwas funktioniert, dann behalten Sie es bei. Sie wollen produktiv sein und nicht Ihre kostbare Zeit mit der Einarbeitung in irgendwelche neuen Programme verbraten.
  • Würden Sie tatsächliches nahezu alles in dieses System packen?
    Ich persönlich bevorzuge es, alles an einem Platz zu haben, auch virtuell. So wenig verschiedene Anwendungen wie nötig, wo wenig wie möglich.
  • Ist es skalierbar?
    Hier zeigt mir Kelly meine Grenzen in der englischen Sprache. Ich vermute, Sie meint damit, ob das System aufbaufähig ist. Ich kann mich aber auch täuschen.
  • Können Sie es leicht erlernen?
    Wenn Sie schon unbedingt etwas Neues lernen müssen, dann sorgen Sie dafür, dass die Lernkurve so steil wie möglich ist. Ich denke, da sind die Apple-Nutzer mit ihren Programmen im Vorteil.
  • Was würden Sie dafür ausgeben?
    Würden Sie überhaupt etwas dafür ausgeben oder können Sie bereits vorhandenes Werkzeug nutzen (“Bordmittel”, s.o.)? Das wäre dann besonders preiswert.
  • Was braucht es für die Synchronisation?
    O ja, wie bekommen Sie Ihre verschiedenen Werkzeuge synchronisiert? Hier können Sie Wochen in einschlägigen Benutzerforen verbringen.

Ich bin Kelly dankbar dafür, dass sie einen wichtigen Faktor in den Vordergrund stellt: Den gesunden Menschenverstand nämlich. Das System ist für Sie da und nicht Sie für das System.

BTW: Eine erste Fassung dieses Artikels erschien am 20. Januar 2010.
Offensichtlich ist der Inhalt immer noch aktuell.

screwdriver-608341_1920

[Foto von Michael Schwarzenberger [via pixabay], (CC0 Public Domain)]
#rp

3 Antworten

Sind Sie überstrapaziert? Rechnen Sie es aus!

Manchmal sehen wir den Wald vor lauter Bäumen nicht, besonders wenn es um unsere eigenen Arbeitsbelastung geht. Ohne es recht zu bemerken, nehmen wir so viele Aufträge an, dass wir sie zum Schluss gar nicht mehr alle abarbeiten können. Dabei geht es hier nicht nur um Aufträge, die wir “offiziell” von Kunden, Vorgesetzten oder Kollegen erhalten. Vielmehr sind damit auch die vielen “inneren” Verpflichtungen gemeint, die wir eingegangen sind.

Wenn wir den Überblick über all diese Verpflichtungen verlieren, dann ist es zur Überlastung nicht mehr weit. Wir wissen nicht mehr, “wo uns der Kopf steht”. Diesen Zustand der Überlastung meinte David Allen, als er auf dem GTD Summit den Ratschlag erteilte:

Re-negotiate your commitments!




Es macht immer wieder Sinn, bei den Verpflichtungen klar Schiff zu machen. Was von diesen Verpflichtungen ist überhaupt noch aktuell, was kann/muss ich zurückstellen, was kann ich ganz sein lassen? Ein Kassensturz also, den Sie mit Hilfe eines Braindumps (Mind-Sweeps) durchführen können.

Aber woran merkt man eigentlich, dass es zu viel geworden ist? Das Bauchgefühl ist die eine Seite, aber kann man Überlastung auch quantifizieren?
Ja, kann man, meint Elizabeth Grace Saunders in ihrem Artikel “A Formula to Stop You from Overcommitting Your Time”.

Um herauszufinden, ob Sie überbeansprucht sind, benutzt sie die Gleichung
(als Beträge setzen Sie die aufzuwendenden Stunden ein):

Äußere Erwartungen + Innere Erwartungen = 24 h – Eigenpflege

Dabei sind externe Erwartungen zum Beispiel Arbeit, Zeit fürs Pendeln zum/vom Arbeitsplatz, Hausarbeit usw. Interne Erwartungen sind etwa Reisen, Sport, Hobbies etc.

Nun gibt es drei Möglichkeiten:

  1. Äußere Erwartungen + Innere Erwartungen = 24 h – Eigenpflege
    Ihre Verpflichtungen entsprechen der Zeit, die Sie dafür aufwenden. Mehr ist allerdings nicht drin. Sie nähen auf Kante, mehr darf nicht passieren.
  2. Äußere Erwartungen + Innere Erwartungen > 24 h – Eigenpflege
    Der zeitliche Aufwand für Ihre Verpflichtungen sind höher als Sie leisten können. Also: Re-negotiate your commitments und werfen Sie Ballast ab.
  3. Äußere Erwartungen + Innere Erwartungen < 24 h – Eigenpflege
    Sie haben noch Luft nach oben.

Bedenken Sie bei der Anwendung der Saundersschen Formel, dass hier nur über das Element “Zeit” quantifiziert wird. Keine Rücksicht wird darauf genommen, wieviel Kraft man für eine Verpflichtung verwenden muss oder wann konkret dieser Verpflichtung nachzukommen ist.

Dennoch finde ich, dass man mit der o.a. Gleichung zumindest einmal überschlagen kann, ob hinsichtlich der zeitlichen Belastung noch Luft nach oben oder nach unten ist. Es hindert Sie auch niemand daran, diese Überschlagsrechnung nur auf Ihre Arbeitszeit zu beziehen. Vielleicht gelingt es Ihnen dann, den Chef tatsächlich davon zu überzeugen, das “mehr” zur Zeit nicht drin ist. Schrauben Sie allerdings Ihre Erwartungshaltung nicht zu hoch. Warum, erklärt Ihnen Gunter Dueck in seinem Vortrag ab etwa der 12. Minute:

[via Lifehacker]

Schreibe eine Antwort

15 Dinge in 15 Minuten

So etwas gibt es. Da hat man unverhofft eine Viertelstunde Zeit und lässt den Blick unsicher durch die Gegend schweifen: Was könnte ich jetzt Sinnvolles tun? Oft kommt dies zwar nicht vor, aber es passiert. Damit Sie bei der  nächsten Gelegenheit die gewonnenen 15 Minuten nicht durch Nachdenken verschwenden, gibt Ihnen Saikat Basu in seinem Artikel “15 Productive Things To Do Online When You Have 15 Minutes To Kill” diese Tipps:

  1. Nutzen Sie die Zeit, um etwas Neues zu lernen
    Meine App der Wahl ist zu diesem Zweck Duolingo. Mit dieser Anwendung lerne ich Spanisch, wenn ich z.B. im Wartezimmer beim Arzt sitze. Saikat empfiehlt Now I know. Aber auch der Artikel des Tages bei Wikipedia hilft beim Optimieren der Allgemeinbildung.
  2. Üben Sie sich in Schnelllesetechniken (Speed Reading)
    Hier gibt es eine prima App für das iPhone/iPad: Schneller Lesen.
  3. Gehen Sie auf Google Street View spazieren (Link)
  4. Schauen Sie sich eine TED-Präsentation an (Link)
  5. Lernen Sie eine Fremdsprache
    Siehe dazu auch Punkt 1: Duolingo
  6. Widmen Sie sich Ihrem Hobby
  7. Lernen Sie Ihr Betriebssystem kennen
  8. Bauen Sie sich eine Bücherliste auf
    Ich empfehle zu diesem Zweck LibraryThing.
  9. Schreiben Sie Ihre Gedanken auf
    Benutzen Sie dazu ein Notizbuch, so dass Sie später wieder darauf zugreifen können.
  10. Trainieren Sie Ihr Gedächtnis
    Sie können dazu aus einer Fülle von Programmen auswählen, denen das Karteikartenprinzip von Leitner zugrunde liegt. Eines ist z.B. Anki.
  11. Beteiligen Sie sich an öffentlichen Forschungsprojekten
    Saikat nennt hier Be a Martian. Kann ich nichts weiteres dazu sagen.
  12. Pflegen Sie Ihr Netzwerk
    Auf Xing, LinkedIn oder wo Sie sonst so sind. Halten Sie es auf dem Laufenden.
  13. Arbeiten Sie an Ihrem online-Image
    Sie können z.B. bei Quora Fragen beantworten oder stellen. Fachforen gibt es immer noch in Hülle und Fülle.
  14. Machen Sie etwas Gymnastik
  15. Meditieren Sie

Punkt Nummer 15 kommt bei mir oft in die engere Wahl, wenn ich ein paar Minuten Zeit habe, in denen nichts weiter zu tun ist. Ich halte das achtsame Innehalten für sehr wichtig für das geistige und körperliche Wohlbefinden. Auf diese Weise bekommt man neue Frische für die anstehenden Aufgaben.

Machen Sie einfach Pause. Man muss nicht immer etwas tun.

lonely-273629_1920

[Foto von cocoparisienne [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Schreibe eine Antwort

Radikal achtsam!

Bei der letzten re:publica habe ich einen Vortrag gehört, der mich sehr beeindruckt hat. Autoren waren Milena Glimbowski und Jan Lenarz, der Titel war: Wie man digital und analog ein radikal-achtsames Leben führen kann. Das Buch, das die beiden geschrieben haben, heißt “ein guter Plan” und ist nur über die gleichnamige Website zu bekommen. Ich selbst habe es noch nicht gelesen, aber die Lektüre steht fest auf meiner einschlägigen Liste.
Was mich etwas stört, ist der Ausdruck “radikal”. Wir haben mit diesem Begriff nicht die besten Erfahrungen gemacht und ich würde lieber auf ihn verzichten.

Vielleicht bin ich aber auch nur etwas empfindlich.

Schreibe eine Antwort

Was Sind Sie für ein Schlamper?

Ich weiß ehrlich gesagt nicht, ob der Ausdruck “Schlamper” überhaupt nördlich des Weißwurschtäquators gebraucht wird. Laut Open Thesaurus kann man einen Schlamper auch “Schlunz” oder “ungepflegte Erscheinung” nennen. Im Schwäbischen ist ein Schlamper ein Mensch, der seine sieben Sachen nicht zusammenhalten kann. Wenn Sie so wollen die (noch gesunde) Vorstufe zum Messie.

Der Kabarettist Bernd Kohlhepp bringt dies in einem Lied zum Ausdruck: So en Schlamper.

Nun habe ich nach der Lektüre eines  Artikels von Barbara Davidson gelernt, dass es mehrere Typen von Schlampern (engl. Clutterer) gibt:
What Type of Clutterer Are You?

In der folgenden Infografik können Sie herausfinden, ob Sie dazu gehören:

Weiterlesen

Schreibe eine Antwort

Sind Sie ein Perfektionist?

Laut den Transaktionsanalytikern lautet einer der berüchtigsten inneren Antreiber:

Sei perfekt!

Sollten Sie ein Männchen im Ohr haben, dass Ihnen ständig einredet, perfekt sein zu müssen, dann ist das Unheil vorprogrammiert. Denn dann werden Sie versuchen, einer Unmöglichkeit hinterher zu hecheln. Sie werden Perfektion nie erreichen, aber Sie werden mit Sicherheit bald außer Atem sein. Und wenn Sie sich nicht ab und zu eine Pause gönnen, dann können sogar größere Schäden auftreten.

Der PsyBlog verrät Ihnen, ob Sie in der Perfektionismusfalle gefangen sind: Top 10 Secret Signs Of A Perfectionist. Hier die Anzeichen, auf die Sie achten können:

  1. Sie denken ständig über die Feler nach, die Ihnen unterlaufen sind
  2. Sie vergleichen sich ständig mit Anderen und ertragen nicht, “schlechter” zu sein
  3. Sie tun etwas richtig oder gar nicht
  4. Sie erwarten von Anderen perfekte Arbeit
  5. Sie bitten Andere nicht um Hilfe, denn das halten Sie für Schwäche
  6. Sie halten noch lange an einer Aufgabe fest, bei der Andere schon längst das Handtuch geworfen haben
  7. Sie müssen Andere unbedingt verbessern, wenn sie einen Fehler gemacht haben (aka Korinthenkackerei)
  8. Sie achten genau auf die Erwartungen und Forderungen anderer Leute
  9. Sie reagieren äußerst verlegen, wenn Sie einen Fehler vor anderen Menschen gemacht haben
  10. Ihnen ist der Schreibfehler unter Punkt 1 sofort ins Auge gefallen.

Dabei schaden notorische Perfektionisten nicht nur sich selbst, sondern auch anderen:

The worst type of perfectionists are those who expect others to match their own impossibly high standards.

Ein Satz, den sich besonders Führungskräfte hinter den Spiegel stecken sollten!

Erlauben Sie sich, nicht perfekt zu sein und zu handeln. Andere erlauben sich das auch. Ein Beispiel: Obwohl er immer Gewaltlosigkeit predigte, vertrieb Jesus Christus die Händler mit Gewalt aus dem Tempel zu Jerusalem. Auch er war also nicht perfekt. Wenn das nicht tröstlich ist!

wisdom-92901_1280

[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Schreibe eine Antwort

Die 8 schlimmsten Ablenkungen im Büro

Wie wir alle wissen, gilt für die Effizienz die Formel:

Effizienz ∼ Fokussierung

Und da Fokussierung umgekehrt proportional zur Ablenkung ist, lässt sich daraus ableiten, dass wir Ablenkung meiden sollten wie der Teufel das Weihwasser, wenn wir effizient arbeiten wollen.

Siobhan O’Rorke geht in einem Beitrag auf die schlimmsten Ablenkungen ein, die uns im Büro das Leben schwer machen: Productivity Experts Nail Down the Top 8 Office Distractions that Ruin your Workday. Diese sind:

  1. Lärm
    Tatsächlich beklagen sich auch in meinen Workshops immer wieder Teilnehmer über die nervenden Hintergrundgeräusche speziell in Großraumbüros. Wenn Sie gezwungen sind, in einer solchen Umgebung zu arbeiten, dann hilft Ihnen vielleicht dieser Hinweis weiter: Lärm am Arbeitsplatz: Was tun?
  2. Das Internet
    Laut meinen Teilnehmer scheint dies in deutschen Büros (noch) kein Problem zu sein. In vielen Firmen wird der Zugriff auf das Internet vom Büro aus noch sehr restriktiv gehandhabt. Das Arbeitsrecht tut sein übriges. Wenn Sie selbstständig sind, dann koppeln Sie die Nutzung von Facebook & Co an die Erledigung Ihrer Aufgaben. Quasi als Belohnung.
  3. Büroklima (Temperaturen)
    In Deutschland gibt es für alles irgendwelche Regelungen, so auch für die Raumtemperatur. Für die Raumtemperatur ist dies die ASR A3.5. Alles andere hätte  mich auch gewundert. Wenn Sie noch mehr wissen möchten, dann informieren Sie sich mit Hilfe einer Broschüre der VBG: Büroarbeit – sicher, gesund und erfolgreich.
  4. Hunger
    Hier verweise ich auf den umfangreichen Artikel von Christina Ferber: Mittagspause, Snack & Co – gesunde Mahlzeiten im Büro. Ich bevorzuge für zwischendurch Nüsse zum Knabbern.
  5. Multitasking
    Dass Multitasking alles andere als das Gelbe vom Ei ist, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Nähere Informationen dazu finden Sie in dem Beitrag: Störe meine Kreise nicht: Tipps zum Thema Multitasking.
  6. Kollegen, die um Hilfe bitten
    Jemanden um Hilfe bitten, ist erst einmal nichts Schlechtes. Aber hier ist etwas anderes gemeint. Es geht um die Zeitgenossen, die wegen jeder Kleinigkeit nachfragen, nur weil sie selbst nicht nachdenken wollen. Bitten Sie diese Kollegen, die Fragen auf einem Blatt Papier zu sammeln und bieten Sie an, diese Fragen zu einem gesonderten Termin zu klären.
  7. Quasselstrippen
    Stellen Sie ein Schild auf mit dem Inhalt: “Wenn Sie Ihre Zeit verschwenden möchten, dann tun Sie das bitte nicht hier!” Wenn das nicht hilft, werden Sie den Kollegen wohl mal zu einem 4-Augen-Gespräch zur Seite nehmen müssen.
  8. Bürokonzeption
    Zu diesem Thema gibt es ganze Bücher. Für einen ersten Überblick hilft Ihnen vielleicht die DGUV Information 215-441 weiter: Büroraumplanung.

Darüber hinaus empfehle ich Übungen zur Achtsamkeit.
Bei mir hat das wahre Wunder gewirkt.

office-594119_1920

[Foto von StartupStockPhotos [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

2 Antworten

Gute Googlemail-Tipps als Infografik

Googlemail habe ich zwar im Einsatz, aber nur für nicht geschäftliches Zeug wie private E-Mails, Newsletter, Werbung usw. Aber viele Leserinnen und Leser nutzen das E-Mail-Programm von Google durchaus für ihre Business-Korrespondenz. Falls Sie zu ihnen gehören, dann gefallen Ihnen vielleicht diese Tipps, über die ich heute Morgen bei der Durchsicht meiner abonnierten Feeds gestolpert bin: How To Be A Gmail Power User [Infographic]. Schön und kompakt dargestellt in einer Infografik.

Weiterlesen

Schreibe eine Antwort

Schreiben Sie klare Betreffs, bitte!

In Deutschland gibt es für nahezu alle Bereiche des täglichen Lebens ein Gesetz, eine Vorschrift, eine Regel oder zumindest eine Norm. Glauben Sie nicht unseren Politikern, die in diesem Zusammenhang immer mit dem Finger auf Brüssel zeigen. Das war bei uns schon immer so. Um bürokratischen Wildwuchs zu erzeugen, brauchen wir keine EU, das können wir schon selber.

Dabei soll aber nicht verschwiegen werden, dass manche Normen durchaus von großem Nutzen sind. Die DIN 5008 ist ein solche Norm. Sie “legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest” (Wikipedia). Sie merken schon, es geht hier um Geschäftsbriefe. Wie ein solcher normierter Geschäftsbriefbogen aussehen sollte, zeigt Ihnen eine eigene einschlägige Website.

Für besonders nützlich in einem Geschäftsbrief halte ich die Betreffzeile. Sie sollte so kurz wie möglich sein und dem Leser auf einem Blick darüber informieren, worum es in dem Schreiben überhaupt geht.

Während sich die meisten Briefeschreiber in der Geschäftswelt daran halten, ein aussagekräftiges und kompaktes Betreff zu schreiben, ist dies bei Betreffzeilen von E-Mails oft nicht der Fall. Und das, obwohl es sich oft um die gleichen Personen handelt, die da schreiben.

Dabei ist ein aussagekräftiges Betreff bei E-Mails mindestens genauso sinnvoll wie bei Briefen, wenn nicht sogar noch wichtiger. Denn bei der großen Menge von E-Mails, denen viele Empfänger ausgesetzt sind, ist es geradezu überlebenswichtig, schnell zu erfassen, um was es geht, wenn man nicht in der E-Mail-Flut absaufen will. Zudem unterstützen auch die meisten E-Mail-Programme durch ihr Layout das schnelle Erfassen (“Screening”) der Betreffzeilen.

Wenn Sie schon die Absender nicht dazu bringen können, vernünftige E-Mails zu schreiben, dann gehen Sie wenigstens mit gutem Beispiel voran. Versetzen Sie sich in die Rolle des Empfängers. Was muss in den Betreff, damit er entscheiden kann, ob etwas und wenn ja, was mit der E-Mail zu tun ist?

Sean Blanda empfiehlt dem eigentlichen Betreff bestimmte fest definierte Kürzel voranzustellen: 5 Prefixes You Should Be Using in Your Email Subject Lines. Im amerikanische Sprachraum sind dies:

  • FYI: For your information
  • Urgent: Dringend (echt jetzt!)
  • EOM: End of Message
  • NRN: No Reply Needed
  • NFA: No Further Action

Ich weiß nicht, ob wir bei uns solche Kürzel schon einmal in Gebrauch hatten. Wenn ja, dann konnten sie sich nicht durchsetzen. Schade eigentlich. Sie würden den E-Mail-Verkehr und vor allem die Weiterverarbeitung der Nachrichten erheblich vereinfachen.

Allerdings können Sie auch bei uns einen entsprechenden Hinweis dem Betreff voranstellen, z.B.

  • Nur zur Ihrer Information
  • Bitte um Entscheidung
  • Bitte um Rückruf usw.

Um die Arbeit zu vereinfachen, können Sie sich dafür zum Beispiel Textbausteine und Tastaturkürzel zurechtlegen.

Denken Sie einmal darüber nach, Ihre Korrespondenzpartner werden es Ihnen danken!

spider-monkey-637062_1920

[Foto von 422737 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Schreibe eine Antwort

Grenzen der Selbstorganisation?

Heute bin ich über einen Beitrag von Leo Babauta mit dem Titel „What Productivity Systems Won’t Solve“ gestolpert. Darin vertritt er die Ansicht, dass die üblichen Selbstorganisationsansätze bei folgenden Hindernissen an ihre Grenzen stoßen:

  • Aufschieberitis
  • Angst vor Unsicherheit
  • Furcht vor Unbequemlichkeit

Laut Babauta ziehen wir es vor, diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden. Wir ziehen die Erledigung kleiner unwichtiger Dinge vor, um uns nicht mit den unangenehmen Aufgaben beschäftigen zu müssen.

Um nicht in diese Falle zu tappen, schlägt er folgende Maßnahmen vor:

  1. Gehen Sie einen Schritt zurück
  2. Erinnern Sie sich an den eigentlichen Zweck Ihrer Aufgabe
  3. Stellen Sie sich bewusst dem unangenehmen Gefühl
  4. Akzeptieren Sie die Unsicherheit
  5. Zerlegen Sie die Aufgabe in kleine Häppchen

Mit dem Schritt zurück meint Babauta, die kleine Auszeit, die man oft braucht um sich zu sammeln. Er schlägt Mediation oder einen Spaziergang vor. M.E. ist das mit Vorsicht zu genießen, manchen Menschen benutzen auch ebendiesen Spaziergang, um sich erfolgreich vor der Aufgabe „zu drücken“.

Allen anderen Tipps stimme ich durchaus zu. Insbesondere das Zulassen unangenehmer Gefühle und die Akzeptanz von Unsicherheit halte ich für Grundvoraussetzungen für den Umgang mit schwierigen und unangenehmen Tätigkeiten. Das „Lassen“ ist wichtig, zu oder los, ganz wie Sie möchten.

Im Übrigen bin ich nicht der Babautas Meinung, dass kein Kraut keine Methode gegen Aufschieberitis gewachsen ist.
Ich selbst habe gute Erfahrungen mit dem Ansatz von Neil Fiore gemacht, den ich an dieser Stelle bereits beschrieben habe.

Die Aufschieberitis kommt ja schließlich nicht aus heiterem Himmel. Zwar hat Babauta recht, wenn er meint, Aufschieben hülfe beim Vermeiden unangenehmer Gefühle. Durch geeignete Methodik kann man jedoch diesen kontraproduktiven Automatismus überwinden lernen. Durch Verhaltenstherapie á la Fiore, wenn Sie so wollen.

Probieren Sie es mal aus, bei mir hat das funktioniert.

[Foto von Ruben Rubio [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

1 Antwort

Kampf der Verschwendung!

Als ich zu Beginn der 1990er Jahre den Papieringenieurberuf an den Nagel hängte und Trainer und Organisationsberater wurde, war Total Quality Management (TQM) in aller Munde. Im Rahmen von TQM wurden viele Ansätze zur Qualitätsverbesserung diskutiert, ganz oben stand natürlich die Kultur der ständigen Verbesserung oder des Kaizen, wie unsere japanischen Freunde sagen.

Von Kiyoshi Suzaki stammt ein Buch, das damals von vielen zur Hand genommen wurde, die in der Produktion für die Qualitäts- und Produktivitätssteigerung verantwortlich waren: Modernes Management im Produktionsbetrieb.

Bei mir sind aus diesem Buch besonders die “7 Arten der Verschwendung” hängengeblieben, die bei Toyota in der Produktion identifiziert wurden:

  1. Überproduktion
  2. Wartezeit
  3. Transport
  4. Arbeitsprozess
  5. Hohe Bestände
  6. Bewegung
  7. Produktionsfehler und deren Korrekturen

Zur Zeit erleben viele dieser Methoden eine Renaissance gerade auch im IT-Bereich und es lohnt sich m.E., auch die eigene Arbeitsweise genauer auf mögliche Verschwendung zu untersuchen. Sicher, ursprünglich war diese Einteilung für den Produktionsbetrieb gedacht und Sie müssen ein wenig Denkarbeit leisten, um sie auf andere Arbeitsplätze zu übertragen. Bei der Wartezeit dürfte das nicht allzu schwer fallen, bei der Bewegung schon eher. Hier einige Denkanstöße:

Überproduktion
Liefern Sie, was vom internen oder externen Kunden gewünscht wird oder Dinge darüber hinaus, die gar nicht gefragt sind?

Wartezeit
Müssen Sie öfter darauf warten, dass Ihre internen oder externer Partner das liefern, was Sie zur Fortsetzung Ihrer Arbeit brauchen? Wie könnten Sie die nötige Verbindlichkeit herstellen und wenn das unmöglich ist, wie könnten Sie die Wartezeit sinnvoll nutzen?

Transport
Laufen bei Ihnen Schriftstücke, E-Mails und/oder andere Informationen öfters “im Kreis herum”? Wie könnte man diese Schleifen auflösen?

Arbeitsprozess
Sind Ihre Arbeitsprozesse effizient? Was könnten Sie rationalisieren? Können Sie den Prozess vereinfachen, Schritte kombinieren oder eliminieren?

Hohe Bestände
Vereinfachen Sie bei Werkzeugen und Arbeitsmaterial. Wieviel Büromaterial benötigen Sie tatsächlich? Überflüssiges kostet Geld und liegt Ihnen nur im Weg herum. Kurz: Es verursacht Rauschen. Weg damit!

Bewegung
Bewegung ≠ Arbeit, oder wie Suzaki schreibt: “Nur die Bewegung der Hände, der Füße oder des Körpers bedeutet noch lange keine Wertsteigerung des Produktes.

Produktionsfehler
Spätestens, wenn Sie sich immer über dieselben Fehler ärgern, ist es Zeit, über Verbesserungen nachtzudenken. Denken Sie an Covey’s Bild vom “Säge schärfen”.

Verbesserungsmöglichkeiten gibt es genug. Vielleicht helfen die 7 Arten der Verschwendung dabei, in den richtigen Ecken danach zu suchen. Es gibt viel zu entdecken!

trashcan-570113_1920

[Foto von PublicDomainArchive [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Schreibe eine Antwort

„Zeitmanagement“: Kennen Sie einen besseren Ausdruck?

Mittlerweile sind sich nahezu Alle darüber einig, dass man Zeit gar nicht „managen“ kann. Zeit ist kein Gegenstand, sondern Zeit ist einfach. Als erster hat auf diesen Umstand Earl Nightingale hingewiesen, wenn man Francis Wade Glauben schenkt. Nightingale hat statt dessen den Ausdruck „Selbstmanagement“ vorgeschlagen. Allerdings konnte sich dieser Begriff auch nicht richtig durchsetzen.

Warum Zeitmanagement ein schwieriger Begriff ist, versucht Francis in seinem Artikel „The Confusion “Time Management” Has Created“ zu ergründen. Er führt aus:

  1. Es gibt zu „Zeitmanagement“ keine Forschung
  2. „Zeitmanagement“ bietet keine Lösung für Alltagsprobleme
  3. Es gibt eine Menge schlechter Apps
  4. Es gibt keine Ausbildung in zeitbasierter Produktivität
  5. Selbstmanagement eignet sich als Begriffsersatz ebenfalls nicht
  6. Der Begriff verhindert weitergehende Untersuchungen

Francis begründet jeden dieser Punkte ausführlich und ich folge seiner Argumentation durchaus.

Seit ich mich mit dieser Thematik beschäftige, also schon sehr lange, versuche ich einen Begriff zu finden, der Zeit- oder Selbstmanagement schlüssig ersetzen könnte. Bis jetzt ohne Erfolg. Selbstorganisation wäre vielleicht möglich, ist aber bereits von anderen Fachgebieten besetzt.

Was meinen Sie, haben Sie eine Idee?

10 Antworten

To-do-Listen: Wie Sie die richtigen Kontexte bestimmen

Als ich mich vor nunmehr auch schon zehn Jahren mit GTD® befasst habe, waren für mich die Kontexte eine der faszinierendsten Ansätze der Methode nach David Allen. Kontexte sind Orte, an denen bestimmte Tätigkeiten ausgeführt werden sollen, können, dürfen. Man legt für diese Orte eigene To-do-Listen an und arbeitet die dort verzeichneten Aufgaben ab, wenn man sich an diesen Orten befindet.

Nun sind Kontexte nicht nur Orte im geografischen Sinn (@Zuhause, @Büro), sondern können auch im übertragenen Sinn verwendet werden. Beim GTD®-Summit in San Francisco sprach ein General der US Air Force über seine Kontexte. Der General erzählte von seinem Stab, in dem jeder Offizier für ein bestimmtes Projekt verantwortlich war. Mit den Offizieren hatte er regelmäßig Besprechungen. Und die Punkte, die er dort erörtern wollte, kamen eben auf eine Liste mit dem Namen des entsprechenden Gesprächspartners. Der Clou war, dass seine Offiziere ebenfalls eine @General-Liste führten. Somit war sicher gestellt, dass kein wesentlicher Punkt in dem Meeting vergessen wurde.

Die Möglichkeit, Aufgaben Kontexten zuzuordnen, gehört in das Lastenheft jedes Programms zur Selbstorganisation. Viele tun sich allerdings schwer, für sich die richtigen Kontexte zu finden. Sowenig wie möglich, so viel wie nötig, heißt die Devise. Falls Sie auch Probleme mit den Kontexten haben, hilft Ihnen vielleicht Joe Buhlig mit seinem Beitrag “Making Time for Contexts” weiter. Für ihn können Kontexte

  • Werkzeuge (Laptap, iPhone oder Whiteboard)
  • Anwendungen (Excel, Outlook)
  • Örtlichkeiten
  • Persönliche Energieniveaus (Hoch, normal, niedrig)
  • Die Kombination von Energie und Zeit
  • Tageszeiten

sein. 

Joe auch empfiehlt auch Verben als Kontexte: Schreiben, Schaffen, Denken usw. Mir gefällt diese Idee nicht so gut, denn ich benutze Verben lieber bei der Formulierung der Tätigkeiten und zwar aktive Verben, um genau zu sein. Aber jedem Kind seinen Luftballon, wie der Volksmund sagt.

Nach der anfänglichen Euphorie benutze ich selbst übrigens keine Kontextlisten mehr. Für mich stimmt das Nutzen-Aufwand-Verhältnis nicht. Aber auch hier hat sicher jeder seine eigenen Vorlieben.

hand-565588_1920

[Foto von bohed [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

1 Antwort

Die Selbstorganisationsmatrix nach General von Hammerstein-Equord

Heute habe ich in einem Ravensburger Café auf einer Spaßpostkarte folgendes Zitat entdeckt:

Effizienz ist intelligente Faulheit.

Dieses Zitat habe ich heute auch getwittert, mit durchaus beachtenswerter Resonanz.

Ähnliches musste auch General von Kurt von Hammerstein – Equord im Sinn gehabt haben, der seine Offiziere wie folgt beurteilte:

Ich unterscheide vier Arten. Es gibt kluge, fleißige, dumme und faule Offiziere. Meist treffen zwei Eigenschaften zusammen.
Die einen sind klug und fleißig, die müssen in den Generalstab.
Die nächsten sind dumm und faul; sie machen in jeder Armee 90% aus und sind für Routineaufgaben geeignet.
Wer klug ist und gleichzeitig faul, qualifiziert sich für die höchsten Führungsaufgaben, denn er bringt die geistige Klarheit und die Nervenstärke für schwere Entscheidungen mit.
Hüten muss man sich vor dem, der gleichzeitig dumm und fleißig ist; dem darf man keine Verantwortung übertragen, denn er wird immer nur Unheil anrichten.

Wie so oft lässt sich auch sein Vorgehen in einer dieser berühmten Vierfelder-Matrizen á la SWOT – AnalyseJoHaRi – Fenster oder Eisenhower – Prinzip darstellen. Here we go…

Hammerstein-Equord

Vielleicht macht es Sinn, diese Matrix auch der Beurteilung von Mitarbeitern, Chefs oder Kollegen zugrunde zu legen.

1 Antwort

So kommen Sie den Zeitdieben auf die Spur!

Schon die Weisen des Zeitmanagements empfahlen uns in grauer Vorzeit, unsere Zeitdiebe zu identifizieren. Sie wissen schon, Zeitdiebe sind die Tätigkeiten oder Ereignisse, die uns ablenken ohne dass wir irgendetwas dafür bekommen.  Auf der ewigen Hitliste der Zeitdiebe stehen zum Beispiel:

  • Sinnlose Besprechungen
  • Nervende Kollegen, die “mal eben” etwas von Ihnen wollen
  • Zeitraubende Sucherei nach Dokumenten usw. usf.

Damit Sie wirkungsvoll gegen derlei Zeitdiebe vorgehen können, wird oft empfohlen, den Verlauf des Arbeitstages zu protokollieren und zu analysieren. Auch wenn eine Analyse nie verkehrt ist, bin ich dennoch nicht sicher, ob der Nutzen einer solchen Maßnahmen den Aufwand wert ist. Aus meinen Workshops weiß ich, dass die meisten Menschen auch so ziemlich genau wissen, wo Sie hinsichtlich der Zeitdiebe der Schuh drückt.

Wenn Sie aber dennoch Ihre Zeitdiebe genauer kennenlernen und deren Schaden vielleicht sogar quantifizieren wollen, dann können Sie aus einer Vielzahl von Anwendungen zum “Time-Tracking” auswählen. Eine kleine Übersicht finden Sie in dem Beitrag von Sean Kennedy: The 20 Best Time-Tracking Apps.

Nun bin ich immer etwas skeptisch, wenn ich in der Überschrift solcher Auflistungen Superlative lese, denn was heißt schon “beste”? Melanie Pinola sieht das wohl ähnlich. Sie beschreibt in ihrem Artikel “How Tracking What I Do Every Day Helped Me Find Better Work-Life Balance”, wie Sie mit Papier und Stift ihren Arbeitstag protokolliert. Zu Recht weist sie darauf hin, dass die Analyse nur der erste Schritt sein kann.

Für mehr Produktivität und eine ausgewogene Balance müssen die Ergebnisse auch interpretiert und die richtigen Schlüsse daraus gezogen werden.

hand-226707_1280

[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Schreibe eine Antwort

Von der To-do- zur Pausenliste

Vor einiger Zeit habe ich an dieser Stelle über den Ansatz von Neil Fiore berichtet, mit dem Sie wirkungsvoll die Aufschieberitis bekämpfen können: Der “andere” Terminkalender. Wie Sie sich vielleicht erinnern, werden bei dieser Methode die freien Zeiten (Pausen, Sport, private Termine usw.) in dem Terminkalender geblockt. Die anstehenden Arbeiten werden um diese Termine herum in 30-Minuten-Blöcken abgearbeitet. Wenn man so will, könnte man dieses vorgehen als “inverse” Terminplanung bezeichnen.

In einen ähnliche Richtung geht der Vorschlag, den Adam Dachis macht: Swap Your To-Do List for a „Break List“ to Get More Done. In seinem Beitrag stellt er uns ein Formular zum Herunterladen zur Verfügung. Dort finden sich zwei Listen. Die eine entspricht der “herkömmlichen” To-do-Liste. In die andere werden die geplanten Pausen eingetragen und was man dann evtl. tun möchte: Meditieren, Malen, Faulenzen, Roman lesen und so weiter. Sie merken, hier werden nur Dinge aufgeführt, die der eigenen Entspannung dienen. Es ist auch sinnvoll, die Dauer der jeweiligen Pausen gleich mit zu vermerken, damit man die Pausenzeiten nicht unnötig über- oder unterschreitet. Achten Sie darauf, dass Sie in die Pausenliste tatsächlich nur die Dinge eintragen, die Sie tun möchten.

Laut Adam hat das Führen einer solchen Liste folgende Vorteile:

  1. Das Bewusstsein für Pausen erhöht die Motivation
  2. Geplante Pausen erhöhen die Effizienz
  3. Zwei konkurrierende Listen verhelfen spielerisch zu einem erfolgreichen Aufgabenmanagement
  4. Geplante Pausen helfen, Burnout zu verhindern

Nun ja, den letzten Punkt halte ich für etwas weit hergeholt. Dennoch habe ich persönlich mit dem “anderen” Terminkalender gute Erfahrungen gemacht. Bei der Pausenliste handelt es sich um einen ähnlichen vereinfachten Ansatz, der ebenso gut funktionieren könnte. Probieren Sie es aus!

directory-393839_1280

[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Schreibe eine Antwort

Office 365 Planner kommt!

Ich gebe zu, ich bin gespannt wie ein Flitzebogen. Dieser Tage wird MS Office 365 Planner auch für die deutschen Nutzer freigegeben. Als zufriedener Nutzer von Trello bin ich neugierig, ob auch für den Planner der Grundsatz gilt

Das Bessere ist der Feind des Guten.

Wir werden sehen. Einen ersten Eindruck vermittelt dieses Video:

2 Antworten

Getting Things Done mit any.do

Vor Jahren, als das Wünschen noch geholfen hat, gab es eine Web-Anwendung namens Listible. Dort habe ich alle Apps gesammelt, mit denen man seine Aufgaben verwalten bzw. organisieren konnte. Ich weiß nicht, ob es Listible überhaupt noch gibt, meine Liste gibt es auf jeden Fall nicht mehr. Irgendwann kamen nämlich so viele Programmmanager auf den Markt, dass ich schlicht und einfach mit dem Sammeln nicht mehr hinterher gekommen bin. Ich habe aufgegeben.

Einige Apps konnten sich am Markt durchsetzen, andere wieder nicht. ToodleDo, Todoist, Things oder Wunderlist muss man sicher nicht weiter vorstellen. Welche Verbreitung any.do gefunden hat, vermag ich nicht zu beurteilen. Ich finde,  das Programm ist optisch schon mal sehr ansprechend. Dass und vor allem wie damit auch effizient gearbeitet werden kann, zeigt uns Jan Hagelskamp in seinem kurzweiligen Video “Anydo und Getting Things done. Wie nutzt man Any.do für GTD”.

Wenn Ihnen das Video gefallen hat, von Jan gibt es noch mehr Anleitungen, z. B. für das Projektmanagmenettool meiner Wahl: Top 10 Tipps, Tricks & Hacks für Trello. Gucken Sie hier:

1 Antwort

Webinar “Mühelos organisiert mit dem Webdienst Todoist”

Nächsten Dienstag findet bei den Kolleginnen von Academia das Webinar “Mühelos organisiert mit dem Webdienst Todoist” statt. Begleitet wird es von dem Erfolgsautor, Journalist und Übersetzer Frank Borsch.

Aus dem Inhalt:

  • welche Philosophie hinter dem Programm steckt
  • wie Sie Aufgaben anlegen
  • wie Sie Projekte und Unterprojekte anlegen
  • wie Sie mit Etiketten, Prioritäten und Filtern umgehen
  • was hinter einfachen und wiederkehrenden Terminen steckt
  • wie Sie Kommentare anlegen
  • wie Sie Dateianhänge integrieren.

Das Webinar findet am 7. Juni von 19:00 bis 20:10 Uhr statt und kostet 38,—€ inkl. MwSt.

Anmelden können Sie sich hier.

Das empfehle ich doch gerne weiter!

Schreibe eine Antwort