Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Wie Sie sich selbst wieder ans Arbeiten bekommen

Manchmal gibt es Situationen, da sitze ich vor dem Computer und starre Löcher in den Bildschirm. Das kommt zwar nicht oft vor, aber es kommt vor und ist sehr unbefriedigend. Klar, dass mir der Artikel von Barbara Davidson gleich ins Auge stach: How to Make Yourself Work When You’re Not Feeling It. Dazu gibt es auch eine schöne Infografik.




Ich werde gleich mal das tun, was bei mir des öfteren schon geholfen hat: Start small. Falls Ihnen das nicht hilft, dann wählen Sie einen anderen Tipp:

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Warum Multitasking nicht funktioniert

Dass Multitasking generell nicht funktioniert, stimmt so natürlich nicht. Allerdings gelingt es uns in der Regel nur bei hoch automatisierten Tätigkeiten, mehrere Dinge auf einmal zu tun. Gehen und gleichzeitig reden zum Beispiel. Alles, was darüber hinausgeht ist schon schwerer zu bewerkstelligen.

Mir wurde das einmal während eines Lehrgangs bei der Berufsgenossenschaft eindrücklich vor Augen geführt. Während einer auf dem Bildschirm simulierten Autofahrt sollte ein Proband gleichzeitig neben dem Fahren einige Aufgaben lösen. Diese Aufgaben waren nicht etwa außergewöhnlich, sondern orientierten sich an dem, was im Alltag eben so zu beobachten ist: Telefonieren, am Radio drehen, das Navi bedienen usw. Gleichzeitig wurde der Puls und der Blutdruck des Fahrers gemessen.

Lange Rede, kurzer Sinn: Die Vorführung hat bei mir bleibenden Eindruck hinterlassen. Auch wenn ich einen Freisprechanlage in meinem Auto habe, so versuche ich dennoch, das Telefonieren während der Fahrt tunlichst zu vermeiden. Ich kann mich eben nur auf eine Sache voll konzentrieren.

Auch Wissenschaftler bestätigen, dass Multitasking, wenn schon nicht schädlich, so zumindest ineffizient bis nutzlos ist. Laurie Vazquez hat die Erkenntnisse in einem Artikel zusammengefasst: Why Monotasking Is the New Multitasking, According to Science.
Die vielen Argumente, die Laurie aufführt, werden durch Videos von Dan Harris, Daniel Levitin und James Doty informativ illustriert.

Auch unsere Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat sich mit dem Thema „Multitasking“ ausführlich auseinandergesetzt. Die Ergebnisse ihrer Forschung sind in der Broschüre Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking zusammengefasst. Sie können sie kostenlos als pdf-Datei herunterladen.

In dem o.a. Artikel von Laurie Vazquez gefällt mir das Zitat am besten:

…multitasking causes heightened mental stress, ruins memory and concentration more than smoking pot,…

Das wusste ich auch noch nicht.

BTW: Wenn Sie nicht glauben, was Nebenbeschäftigungen während des Auto fahrens anrichten können, dann überzeugt Sie vielleicht dieses (nicht mehr ganz neue) Video.

Aber Vorsicht: Es handelt sich um starken Tobak und ist nichts für schwache Nerven!

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10 Add-ons für Thunderbird und das Exchange-Problem

Dass ich meine Aufgaben unter Windows mit Outook organisiere, dürfte den Leserinnen und Lesern des ToolBlogs nicht entgangen sein. Für mich ist Outlook unter Windows in vielerlei Hinsicht das Mittel der Wahl, auch wenn das manche Mitmenschen gar nicht glauben können.

Wie gesagt, das gilt für Windows. Wenn ich unterwegs bin, nutze ich ein MacBook Air. Naiv, wie ich bin, habe ich mir auf diesem Laptop ebenfalls Outlook eingerichtet, natürlich in der Mac-Version. Mein Urteil über diese Programmversion ist vernichtend. M. E. hat Mac-Outlook mit dem Bruder für Windows nur den Namen gemeinsam. Das mag für Mac-User nicht weiter schlimm sein, denn sie kennen den Leistungsumfang von Outlook für Windows vielleicht gar nicht. Kurz und gut: Gefühlt können Sie mit der Mac-Variante nur 30% von dem tun, was mit Outlook für Windows möglich ist. Es ist z. B. nicht möglich, direkt aus einer E-Mail eine Aufgabe machen, es gibt keine Aufgabenleiste u.v.m.

Aus diesem Grund suche ich schon seit langem nach einer Alternative für Outlook für den Mac. Immer wieder stolpere ich dabei über den freien E-Mail-Client Thunderbird, der mir aus früheren Zeiten gut in Erinnerung geblieben ist.

Thunderbird lässt sich durch den Einsatz entsprechender Add-ons zu einem umfassende Organisationstool aufbohren. Hier wäre zu allererst Lightning zu nennen, ein Kalender- und Aufgabenmodul. Es gibt aber auch noch andere, wie z. B. tasks & mails. Darüberhinaus finden Sie dort Schnittstellen-Add-ons von Thunderbird zu bekannten Aufgabenmanagern wie Wunderlist, ToodleDo u.v.m.

Akshata Shanbhag hat eine Liste von Add-ons für Thunderbird zusammengestellt, die sie für unerlässlich hält: 10 Must-Have Thunderbird Addons (+ 25 More). Leider ist in der Zusammenstellung kein ausgesprochener Aufgabenmanager dabei. Offensichtlich bin ich der Einzige, der sich so etwas wünscht.

Bleibt noch das Problem, ob und wenn ja, wie man die Aufgaben mit Office 365 oder einem anderen Exchange-Server synchronisieren kann. Das ist beim reinen E-Mail-Verkehr kein Problem, da richtet man sich eine entsprechende IMAP-Verbindung ein. Aber wie geht das bei den Aufgaben?

Nach längerer Recherche bin ich auf eine Erweiterung gestoßen, die dieses Problem vielleicht lösen könnte: exchangecalendar. Leider ist es mir bislang noch nicht gelungen, dieses Add-on zum laufen zu bringen. Ich bin kein Geek und deshalb fehlen mir offensichtlich die nötigen Kenntnisse. Deshalb meine Bitte an die Leser: Wenn jemand eine Idee hat, wie dieses Add-on funktionieren könnte, dann melden Sie sich bitte.

Mein Dank wird Ihnen ewig nachschleichen!

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[Quelle Logo Thunderbird unter CC-BY 3.0]

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Ein Video zum Bullet Journal

Über das Bullet Journal habe ich an dieser Stelle bereits mehrfach berichtet. Mittlerweile bin ich versucht, das Ganze selbst auszuprobieren. Wenn Sie das auch vorhaben, dann ist dieses Video vielleicht nützlich für uns. Die junge Dame erklärt uns, wie man ein solches Journal auf- und einsetzt. Allerdings müssen Sie sich konzentrieren um folgen zu können. Die gute Frau hat eine unglaubliche Schlagzahl. Ein „Schnellschwätzer“, wie man im Schwäbischen sagen würde.

Leider wurde das Einbetten deaktiviert. Schade.

 

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GTD auf dem Mac, ganz einfach

Ich muss gestehen, wenn ich eine Aufgabe auf dem Rechner lösen will, bin ich immer schnell dabei spezielle Software für das Problem zu suchen. Das hat mich in meinem Leben schon manches gekostet, sowohl an Zeit als auch an Geld. Dabei lassen sich viele Dinge schon mit den Bordmitteln erledigen, die den Computern bzw. Betriebssystemen beiliegen. Auf diese Möglichkeit hatte ich kürzlich hinsichtlich der Verarbeitung von pdf-Dateien hingewiesen.

Zur Grundausstattung jeden Mac gehört auch ein kleines, aber feines Programm namens Erinnerungen. Mit diesem kleinen Helferlein können Sie auf einfache Weise Listen aller Art erstellen, also auch To-do-Listen. Warum sollte man also diese unkomplizierte App nicht auch für die Aufgabenorganisation á la GTD verwenden?

Dies dachte sich wohl auch Sven Fechner und schrieb einen detaillierten Artikel darüber, wie er mit den „Erinnerungen“ sein System aufgesetzt hat: Simple GTD® with Apple’s Reminders App.

Im Prinzip besteht seine Variante aus Listen für

  • Das eingehende Zeug (in GTD-Jargon: „Stuff“)
  • Projekte und die damit verbundenen Ziele
  • To-do-Listen geordnet nach Kontexten (@Einkaufen, @Büro usw.)
  • Die Warten-auf-Liste
  • Eine Liste für @Irgendwann/Vielleicht
  • Eine Liste, die er „Tickler“ nennt und mit der er sich an bestimmte Dinge erinnern lässt. (Wer’s braucht…)

Wenn Sie iCloud nutzen, dann können Sie Ihre Listen auch mit Ihren anderen Apple-Geräten wie iPad oder iPhone synchronisieren. Sven gibt seinen Lesern auch noch ein paar weiterführende Tipps auf den Weg, mit denen man „Erinnerungen“ noch effizienter machen kann, z. B. mit #Tags.

Für mich als Möchte-gern-Minimalisten haben diese Lösungen großen Charme, denn sie sind simpel und preiswert bis kostenlos. Meine amerikanische Freundin und Kollegin hat mich einmal kopfschüttelnd „Software Junkie“ genannt. Ich gelobe, ich werde mich bessern. Durch die konsequente Anwendung von Bordmitteln.

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Grundsätzliches zu To-do-Listen

Immer wieder höre ich von einigen Teilnehmern in meinen Workshops, wie frustrierend das Führen von Aufgabenlisten sein kann. Oft beklagen Sie sich darüber, dass die Listen nach kurzer Zeit endlos lang und unübersichtlich werden. Im Gespräch stellt sich dann oft heraus, dass es gar nicht um die Gestaltung der Listen geht, sondern um die grundlegenden Prinzipien dahinter.

Egal, ob Sie Kontextlisten á la GTD oder eine 1-Minute-To-Do-List nach Linenberger anlegen, es gibt ein paar grundlegende Dinge, die beim Führen einer solchen Liste zu beachten sind. Juliet Landau-Pope führt in ihrem Artikel Making a to-do list that does the business einige davon auf:

  1. Machen Sie eine regelmäßige Durchsicht
    Ich drücke das immer so aus: Verlassen Sie Ihr Hamsterrad um von Außen auf das Hamsterrad draufzuschauen. Es muss gewartet werden. Wenn Sie ein anderes Bild lieber mögen: Ab und zu müssen die Bäume beschnitten werden, sonst tragen sie irgendwann keine Früchte mehr.
    Also: Sehen Sie die Listen durch und “misten Sie aus” (3. Metapher!).
    Ein Plädoyer für die Wochendurchsicht, die ich leidenschaftlich teile.
  2. Treffen Sie unbequeme Entscheidungen
    Machen Sie sich klar, dass Sie niemals Alles schaffen werden. Also müssen Sie entscheiden. Was mache ich jetzt, was später und was vielleicht überhaupt nicht? Oder wie Daviel Allen sagt: “You can do anything, but not everything.” Recht hat er.
  3. Hören Sie auf mit Schuldgefühlen und Selbstzweifeln
    Genau deswegen sind Entscheidungen so wichtig. Es ist ein Unterschied, ob Sie eine Sache im Sande verlaufen lassen oder ob Sie entscheiden, sie nicht weiter zu verfolgen. Die erste Option macht Sie zum Opfer, die zweite zum Handelnden.
  4. Widerstehen Sie dem Drang, alles selbst tun zu wollen
    Denken Sie daran, Sie sind nicht immer der Beste für den Job. Auch ich musste das erst lernen. Heute verteile ich viele Aufgaben an virtuelle Assistenten oder andere Dienstleister. Das Internet bietet dazu viele Möglichkeiten.
  5. Entscheiden Sie, auf was es am meisten ankommt
    Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie jetzt in diesem Moment wirklich weiterbringt.

Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. In solchen Momenten macht es Sinn, die Liste von Juliet wieder hervorzukramen und die einzelnen Punkte bei sich selbstkritisch zu hinterfragen.

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[Foto von Paul Christian Glen [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Ist E-Mail tot?

Dass E-Mail im Grunde genommen ein totes Pferd ist, von dem man endlich absteigen sollte, wird schon seit geraumer Zeit behauptet. So in einem Artikel von Lionel Valdellon: 3 Reasons Why Email is Dead. Um seine These zu unterlegen, nennt er folgende Gründe:

  1. E-Mail ist ein Push-System
    Auf Deutsch: Sie holen sich die Nachrichten nicht selbst ab, wenn und wann Sie sie brauchen, sondern Sie werden Ihnen aufs Auge gedrückt.
    Ich denke, das ist tatsächliche ein gewichtiger Grund gegen die Verwendung von E-Mails, denn dieser Umstand verführt dazu, sich ständig von eingehenden Nachrichten ablenken zu lassen. Warum das so ist, habe ich an dieser Stelle bereits beschrieben: Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.
  2. E-Mail ist ein unorganisierter Aufbewahrungsort für Informationen
    Diese Einschätzung teile ich nicht. Hier kommt es ganz darauf an, wie Sie Ihr E-Mail-Programm einsetzen und die Nachrichten weiterverarbeiten. ”Know your tools”, heißt hier die Devise.
  3. E-Mail hat keinen eingebauten Arbeitsablauf
    Einspruch, Euer Ehren, und zwar gewaltig! Natürlich kann man das E-Mail-Programm mit einem Aufgabenmanager kombinieren, um einem durchdachten Arbeitsablauf zu folgen. In Outlook sind diese Funktionen sogar integriert. Wie das geht, zeigt Michael Linenberger auf eindrucksvolle Weise in seinem Buch.

Viele teilen die Ansicht von Lionel übrigens gar nicht. Jordie van Rijn zum Beispiel. Er ist so sehr von der Lebendigkeit der E-Mail überzeugt, dass er dem Thema sogar eine Website mit eigener URL gewidmet hat: Email is not dead. Dort versucht er, mit einer beeindruckenden Anzahl von statistischen Kennzahlen seine Behauptung zu untermauern. Auch finden Sie auf seiner Seite ein große Anzahl weiterführender Links, die das Thema E-Mail und ihren angeblichen Tod behandeln und zu widerlegen versuchen.

Ich habe übrigens den Titel von Jordies Website etwas verstümmelt. Eigentlich muss er heißen: “Email is not dead. But email IS changing.”

Dem schließe ich mich gerne an. Der Blick in meine Glaskugel sagt mir, dass die E-Mail nicht mehr das Kommunikationsmedium der Zukunft sein wird, aber sicher immer noch ein bedeutendes. Dies gilt insbesondere für den Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Organisationseinheiten. E-Mail für den internen Nachrichtenaustausch wird vermutlich deutlich an Bedeutung abnehmen. Diesen Part werden Kollaborationssysteme übernehmen.

Warten wir es ab.

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Wie Sie sich von sentimentalen Kram trennen

Letzten Samstag habe ich im Regal einer örtlichen Buchhandlung das Werk von Marie Kondo mit dem Titel Magic Cleaning: Wie richtiges Aufräumen Ihr Leben verändert entdeckt. Offensichtlich schwappt die Welle mit den Aufräum-Tipps der japanischen Autorin nun auch in die dunkle Provinz.

Über Marie Kondo habe ich im ToolBlog auch schon berichtet: Aufräumen mit Marie Kondo. Offensichtlich hat die Dame für das Aufräumen in den USA mittlerweile denselben Kultstatus erreicht wie David Allen für die Arbeitsorganisation. Leider kann ich nicht sagen, ob zu Unrecht oder nicht. Das o.a. Buch liegt noch ungelesen auf meinem Schreibtisch.

Vielleicht muss man das Buch aber auch gar nicht lesen. Neben Kondos eigenem Videokanal auf  YouTube gibt es auch sonst im Internet Tipps in Hülle und Fülle. Dort schreiben auch andere Autoren über Kondos Methodik. Sekundärliteratur sozusagen, auch eine Parallele zu GTD®.

Joanna Moorhead gehört dazu. In ihrem Artikel How to clear out sentimental clutter beschreibt sie ein wichtiges Hindernis auf dem Weg zu einer aufgeräumten Umgebung und wie Marie Kondo dieses Problem löst. Das Problem kennen Sie sicher: Wir heben oft eine ganze Menge Zeug auf, nicht weil wir es brauchen, sondern weil “unser Herz daran hängt”. In meinem Maschinenbaustudiums musste ich ein Getriebe konstruieren. Ich habe damals nächtelang gerechnet und gezeichnet. Diese Zeichnungen und Unterlagen liegen jetzt noch in meinem Keller herum. Seit 30 Jahren habe ich sie nicht mehr angefasst. Aber wegwerfen kann ich sie auch nicht. Es hängt ja soviel Blut, Schweiß und Tränen dran.

Laut Joanna empfiehlt Marie Kondo in diesen Fällen:

  1. Konzentrieren Sie sich nicht auf darauf, was Sie wegwerfen, sondern auf das, was Sie behalten werden
  2. Fragen Sie sich bei jedem Gegenstand: Leuchten mir jetzt wirklich die Augen?
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich hinter der Entrümpelungsaktion stehen.
  4. Verstauen Sie niemals Kisten mit Ihrem Zeug im Haus Ihrer Eltern.
    Senden Sie auch keine solchen Kisten dorthin.
  5. Planen Sie, wie Sie mit kostbaren Stücken aus der frühen Kindheit Ihrer Kinder umgehen wollen.
  6. Verabschieden Sie sich von den geschätzten Gegenständen, die Ihren verstorbenen Eltern oder Großeltern gehören.
  7. Sortieren Sie Ihre Familienfotos aus.

Machen Sie sich keine Illusionen. Die Bemerkungen zu den einzelnen Schritten sind noch viel radikaler als die Überschrift vermuten lässt. Marie Kondo verlangt Ihnen einiges ab.

Die Tipps sind offensichtlich in Marie Kondos Buch Spark Joy: An Illustrated Guide to the Japanese Art of Tidying zu finden. Ob ich das Buch kaufen werde, weiß ich nicht. Manchmal habe ich den Eindruck, viele Autoren schreiben auf dem Höhepunkt des Hypes gerne von sich selber ab.

 

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[Foto von Julio Cesar Velasquez [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Neu! Online-Kurs “Effizientes Zeitmanagement”

Ein Sprichwort sagt:

Was lange währt, wird endlich gut.

So ist es auch mit meinem online-Kurs zum effizienten Zeitmanagement. Der Teufel steckt im Detail. Da ein bisschen feilen, dort ein bisschen polieren. Das kann dauern. Wie auch immer, nun ist er da, der ToolBlog-Kurs. Ich freu mich! 🙂

Hier sind bereits die ersten Empfehlungen:

Weiterlesen

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Wie Sie Aufgaben mit Post-it’s® planen

Ich gebe zu, diesen Artikel schreibe ich nur mit einem gewissen inneren Widerstand. Wenn ich an Aufgabenorganisation mit Haftklebezetteln denke, dann sehe ich immer Computerbildschirme vor mir, die reihum mit gelben Beppern, wie der Schwabe sagt, beklebt sind. Obwohl ich ansonsten ein Fan dieser Zettel bin, konnte ich mich für diesen Einsatz nie begeistern.

Jessica Fisher sieht das anders und stellt in einem Artikel ein Post-it Note To Do List System vor. Im Prinzip handelt es sich hierbei um die One-Minute-To-Do-List von Linenberger, allerdings ersetzt Jessica die Prioritäten durch Zeiträume.

Konsequenter macht das eine Dame, der ich den Ansatz von Linenberger in einem Workshop vorgestellt hatte. Sofort, nachdem Sie davon gehört hatte, machte sie sich daran, Linenbergers To-do-List mit Post-its und ihrem Notizbuch umzusetzen. Hier ist das Ergebnis:

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Die maximal fünf Muss-Aufgaben (“Critical Now”), die am gleichen Tag unbedingt zu erledigen sind, klebt sie auf die vordere innere Buchseite. Die anderen, die erledigt werden können (“Opportunity Now”) befinden sich rechts daneben.

Einfach, praktisch, funktioniert.

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Sollten Sie die E-Mails checken?

Wendy MacNaughton heißt eine Grafikerin, über deren Werke ich schon öfters gestolpert bin. Auf ihrer Website finden Sie einen Ablaufplan, der Ihnen erklärt, ob Sie einen Blick in den elektronischen Briefkasten werfen sollten oder eher nicht.

EMailFlowSheet

Ich mag Wendys Art zu visualisieren. Sie vielleicht auch.

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Wie Sie eine Not-To-Do-Liste anlegen

In Fachkreisen wird immer wieder diskutiert, wie eine zweckmäßige To-do-Liste auszusehen hat. Auch im ToolBlog war dies immer wieder Thema, wie ein Blick auf die Ergebnisse der einschlägigen Suche zeigt.

Für mich sind To-do-Listen das Werkzeug der Wahl, wenn es um die Organisation meiner Aufgaben geht. Ich führe sie in Outlook nach dem Ansatz von Michael Linenberger und fahre gut damit.
Aber nicht alle Menschen können sich mit To-do-Listen anfreunden. Manchen erscheinen sie zu starr um flexibel auf die Änderungen im Arbeitsalltag zu reagieren. Andere sind schlicht und einfach frustriert, weil sie ihre Aufgaben nicht abarbeiten können und daher die Liste immer länger wird.

Hier stellt sich für mich die Frage, ob die Konzentration auf das Wesentliche dadurch gestört wird, dass sich neue Tätigkeiten in die Liste “drängeln”, die da nicht hingehören.

Manche Autoren wenden zur Schärfung des Fokus das Ausschlussverfahren an, indem sie empfehlen, eine Not-to-do-Liste anzulegen. Um es kurz zu machen, hier werden alle Tätigkeiten aufgeführt, die Sie im Interesse der Konzentration tunlichst lassen sollten.

Wie Sie so eine Not-to-do-Liste anlegen können, beschreibt Michael Hyatt: Do You Have a Not-To-Do List? Er empfiehlt folgendes Vorgehen:

  1. Ziehen Sie sich an einen Ort zurück, wo Sie in Ruhe nachdenken können
  2. Analysieren Sie Ihre Aktivitäten des vergangenen Monats:
    Schreiben Sie alles auf, was nicht zu Ihren beruflichen Pflichten oder Zielen beiträgt
  3. Betrachten Sie die Verpflichtungen für den nächsten Monat:
    Schreiben Sie auch hier die Aktivitäten auf, die nicht zu Pflichten und Zielen beitragen
  4. Gehen Sie Ihre To-do-Listen durch und wiederholen Sie den Vorgang. Schreiben Sie die “zweifelhaften” Tätigkeiten auf
  5. Nun haben Sie eine komplette Liste der Kandidaten für die Not-to-do-Liste
  6. Gehen Sie diese Liste durch und kennzeichnen die Tätigkeiten, die Sie auf Ihrer endgültige Not-to-do-Liste sehen möchten

Michael empfiehlt, die so entstandene Not-to-do-Liste mit Ihrem Chef zu diskutieren. Ob das eine gute Idee ist, müssen letztlich Sie entscheiden.

Sie finden in Michaels Artikel auch ein Beispiel für eine fertige Not-to-do-Liste.

Sean Kim behandelt sogar in zwei Artikeln dieses Thema. In Why Creating a Not To-Do List Leads to Innovation erklärt er den Sinn dieser Vermeidungsliste. In The Not To-Do” List: Why You Should Do Less, Not More erklärt er, warum To-do-Listen ineffektiv sind, was ich mit Verlaub für Quatsch halte. Allerdings finden Sie dort auch ein paar weitere Beispiele von mehr oder weniger bekannten Zeitgenossen.
In The Not-To-Do List: 9 Habits to Stop Now finden Sie die “ewige” Vermeidungsliste von Tausendsassa Tim Ferriss.

Einen deutschsprachigen Artikel steuert René Battmer bei: Effektives Zeitmanagement via Not-to-do-List.

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[Foto von Jeremie [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Rund um die Ablage, mit und ohne Papier

Wenn ich in meinen Workshops jüngere Teilnehmer nach ihrer persönlichen Ablage frage, dann ernte ich immer öfter ein desinteressiertes Achselzucken. Es scheint nunmehr tatsächlich so zu sein, dass immer mehr Informationen digitalisiert den elektronischen Weg in die Büros finden. Allen Dementis zum Trotz erlebt also auch hier das Papier seine Götterdämmerung.

Nun gibt es aber auch reifere Semester (wie mich), bei denen sich im Laufe der Jahre allerhand Papierkram angesammelt hat. Sofern man nicht über unbegrenzten Stauraum verfügt, muss das Büro immer mal wieder aufgeräumt werden, soll es nicht aus allen Nähten platzen.

Unweigerlich stellt sich die Frage, ob man eine solche Gelegenheit nicht gleich dazu nutzen sollte, in das Zeitalter des papierlosen Büros einzutreten. Kollege Joachim Schlosser hat genau das getan und lässt uns netterweise auch an seinen Erfahrungen teilhaben: Papierlose Ablage – Mit Dokumenten­scanner zur digitalen Ablage.

In seinem Beitrag erfahren Sie, wie Joachim mittels eines Dokumentenscanners, Evernote, ein paar Pfennigutensilien und zwei (2!) Leitz-Ordnern den Umstieg von analog auf digital bewerkstelligt hat. Ein Rätsel war für mich immer die Beschriftung der elektronischen Notizen in Evernote. Ich bin beruhigt, dass Joachim auch kein besseres System entwickelt hat als das von  mir benutzte. Bei der Organisation von Evernote bin ich bei weitem nicht so konsequent und ordentlich wie Joachim. Ich verlasse mich einfach darauf, dass der Rechenknecht schon finden wird, was ich suche.

In noch einer Sache ist Joachim weiter als ich. Meine liebe Frau ist auch gleichzeitig meine Buchhalterin. Als Mensch mit einem ausgesprochen kinästhetischen Sinneskanal tut sie sich mit der elektronischen Ablage schwer, was ich gut verstehen kann. Für sie ist das physische Ablegen sehr wichtig. Aber sie hat ihr eigenes System und das im Griff.

Ich selbst mag Leitz-Ordner nicht und sie werden nach und nach sämtlich aus meinem Büro verschwinden. Auch ich verwende den Dokumentscanner Fujitsu iX500, der seinen Preis wert ist. Das bisschen Papier, das übrigbleibt, lege ich nach dem System von Noguchi ab.

Wenn Sie, wie meine Frau, eher zu den haptisch gestrickten Menschen gehören und sich aus diesem Grund nicht mit der Digitalen Ablage anfreunden können, dann schauen Sie doch einmal bei Mandi Ehman vorbei. In Creating a File System That Works: The Ultimate Guide beschreibt sie, wie eine Papierablage funktionieren könnte. Allerdings ist der Beitrag keine leichte Kost. Einfach ist anders.

[Foto von Dirk (Beeki®) Schumacher [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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PoIC: Wie Sie sich selbst mit Karteikarten organisieren

Elektronik hin, Digitalisierung her. Die gute alte Karteikarte ist als Informationsträger und Organisationswerkzeug nicht totzukriegen. Dafür sorgen schon die vielen Haptiker unter uns, die gerne etwas physisch in der Hand halten, wenn sie ihre Informationen und Aufgaben organisieren.

Über die Karteikarten habe ich im ToolBlog schon öfter geschrieben. Wenn Sie sich eine Übersicht dazu verschaffen möchten, können Sie gerne die ToolBlog-eigene Suche bemühen.

Ein weiteres, äußerst ausgeklügeltes Organisationssystem stammt von Hawk Sugano aus Japan. Er nennt sein System treffend Pile of Index Cards oder abgekürzt PoIC.

Auf der einschlägigen Website stellt uns Hawk detailliert vor, wie sein System funktioniert und wie sich damit eine komplette Wissensdatenbank aufbauen lässt. Sie erhalten umfassende Informationen auch über eventuell auftretende Schwierigkeiten und wie Sie sie umschiffen können.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche Tipps zur “Hardware”, die für seinen Ansatz zweckmäßig ist. Interessant finde ich auch, dass sich Hawk durchaus mit anderen Methoden, wie z. b. der von Noguchi auseinandersetzt. Er zählt auf, was mit PoIC kombiniert werden kann und was nicht und begründet dies auch detailliert.

Leider sind die Hinweise auf der PoIC-Website so vielfältig, dass man mitunter den Wald vor lauter Bäume nicht mehr sieht. Für den leichten Einstieg möchte ich Ihnen deshalb den Artikel von David Caolo ans Herz legen: The Pile of Index Cards (PoIC) system. Wenn Sie sich einen Überblick verschafft haben, können Sie Ihre Kenntnisse auf der o.a. Website, in einem eigenen Wiki zu PoIC oder mit den Abbildungen auf Flickr vertiefen.

Mein haptischer Sinneskanal ist nicht besonders ausgeprägt, ich bin eher der visuelle Typ. Mich würde daher interessieren, wie sich so ein System mit Programmen wie Evernote umsetzen lässt. Vielleicht finde ich ja einmal die Zeit dazu, mich damit zu beschäftigen. Vielleicht findet sich dafür sogar eine Mitstreiter. Ich hätte sogar schon eine Idee…

[via Lifehacker]

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[Foto von AnnasPhotography [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Ihr Kalender für 2017

Ein altes Sprichwort lautet:

Ists Silvester frostig kalt,
so kommt das neue Jahr auch bald!

In ein paar Tagen steht wieder einmal der Jahreswechsel an und es wird langsam Zeit, sich einen neuen Kalender anzuschaffen. Zumindest, wenn Sie ein Anhänger der klassischen Papier- und Bleistift-Methode sind. All die anderen, darunter auch ich, vertrauen der digitalen Variante, die sich ja von Jahr zu Jahr von selbst erneuert.

Wenn Sie zur ersten Gruppe gehören und nicht recht wissen, wie Ihr neuer Kalender aussehen soll, dann hat Sunray von  The Organized Cardigan vielleicht den passenden Tipp. In ihrem Beitrag “15 Kalender für 2017” stellt sie ihre ultimative Kalenderliste mit ausführlicher Beschreibung vor.

Gleich zu Anfang steht Ein guter Plan. Dieses Buch können Sie zwar als Kalender benutzen, allerdings würden Sie dann zu kurz springen. Vielmehr ist dieser Planer ein Begleiter durch den beruflichen und privaten Alltag mit vielen Tipps z. B. zur Achtsamkeit. Hier ein Interview mit der weiblichen Hälfte des Autorenduos, Milena Glimbovski:

Dass die beiden dieses Jahr auf der re:publica eine Präsentation unter dem Titel “Radikal achtsam!” gehalten haben, habe ich an dieser Stelle schon erwähnt.

Ich finde das Konzept des Planers sehr interessant und ich werde mir den Kalender sicher einmal näher anschauen.

Wenn Ihnen vorgefertigte Lösungen nicht ausreichen, dann stellen Sie doch Ihren Kalender selbst zusammen. Sunray empfiehlt hier den Persönlichen Kalender. Ich selbst möchte Sie auf die Kalender meines Freundes Matthias Büttner hinweisen: X17 (Nein, ich bin weder an seinem Geschäft beteiligt noch erhalte ich Provision).

Wenn Sie sich ganz intensiv mit Kalendern beschäftigen möchten, dann schauen Sie doch bei Christian Mählers Notizbuchblog vorbei. Dort dürfte keine Frage unbeantwortet bleiben.

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Wie Sie bessere E-Mails schreiben

Eigentlich müssten wir uns jetzt darüber einigen, was das Wort “besse” in der Überschrift heißen soll. Ich sag mal so: Wenn ich eine E-Mail bekomme, möchte ich sofort im Betreff erkennen können, was der Absender eigentlich von mir will. Zum anderen sollte der Inhalt knapp gehalten werden, in einem Umfang, der in urvordenklichen Zeiten dem Inhalt einer Postkarte entsprochen hätte. Weiteres Text- und Datenmaterial gehört für mich in den Anhang. Über den Abschluss einer E-Mail müssen wir uns in der Juristenrepublik Deutschland keinen Gedanken machen. Wie eine Signatur auszusehen hat, regeln (natürlich) entsprechende Vorschriften.

Auf einem Video der Zeitschrift Forbes sind noch einmal die wichtigsten Aspekte zusammengefasst:

[via Forbes]

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GTD®–Das Buch in der Zusammenfassung

Manchmal frage ich mich, ob David Allen selbst damit gerechnet hat, dass sein Buch Getting Things Done ein internationaler Bestseller werden würde. Ich tippe mal auf Nein, zumindest hatte ich während des GTD Summits 2009 in San Francisco diesen Eindruck. Falls Sie tatsächlich dieses bahnbrechende Buch noch nicht gelesen haben, aber dennoch wissen möchten, was der Inhalt ist, dann empfehle ich Ihnen die Zusammenfassung im Video:

Wenn Sie danach Appetit bekommen und doch Lust auf die Lektüre des kompletten Werks bekommen empfehle ich Ihnen die Originalausgabe. Es gibt zwar auch eine deutsche Übersetzung, allerdings halte ich diese für nicht besonders gelungen. Am besten lesen sie beide. 😉

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Wie Sie Ihren persönlichen Jahresabschluss erstellen

Die Wochendurchsicht (Weekly Review) gehört für mich zu den unverzichtbaren Bestandteilen der Arbeitsorganisation. Ich erkläre es den Teilnehmern in meinen Workshops immer so: In der Wochendurchsicht nehmen Sich sich einmal in der Woche eine stille Stunde Zeit und verlassen Ihr Hamsterrad, um aus der Außenperspektive auf Ihr Hamsterrad zu schauen. Ich bitte den Ausdruck “Hamsterrad” nicht allzu ernst zu nehmen, er dient nur der bildhaften Darstellung. In der Wochendurchsicht überprüfen Sie, ob alles so läuft wie es soll. Ich selbst habe dafür eine Checkliste erstellt, auf der die einzelnen “Inspektionspunkte” aufgeführt sind.

Darüber hinaus erscheint es mir sinnvoll, aus noch etwas größerem Abstand eine “Jahresdurchsicht” vorzunehmen. Sie nehmen sich ein paar Stunden Zeit und reflektieren in ungestörter Umgebung darüber, was im vergangenen Jahr so geschehen ist, wie Sie mit dem Verlauf des Jahres zufrieden sind und was Sie sich für das nächste Jahr wünschen.

Ich selbst orientiere mich dabei am Modell der Logischen Ebenen nach Robert Dilts, die ich in U-Form durchlaufe.

LogischeEbenen

Ich starte links von unten nach oben und beantworte mir in der Rückschau für dieses (vergangene) Jahr Fragen wie:

Umgebung

  • Wo war ich tätig?
  • Wer sind meine Partner: Mit wem und für wen habe ich gearbeitet?
  • Welche Werkzeuge habe ich benutzt?
  • Wo habe ich meine Arbeit getan (Ort und Kontext)?

Tätigkeit

  • Was habe ich getan?
  • Für was wurde ich bezahlt?
  • Welche Ergebnisse habe ich erzielt (Mensch, Maschine, Material, Methode…)
  • Was wurde von mir erwartet, was sollte herauskommen?

Fertigkeiten

  • Was kann ich, was sind meine Stärken?
  • Worin bin ich Spezialist?
  • Was habe ich gelernt?
  • Welche besonderen Erfahrungen habe ich gemacht?

Glaubenssätze

  • Wie lässt sich meine Einstellung beschreiben?
  • Welche Grundsätze haben mich geleitet
  • Welche Eigenschaften und Einstellungen waren mir von Nutzen?

Identität (Zugehörigkeit)

  • Mit wem oder was konnte ich mich identifizieren?
  • Mit was und wem konnte ich mich identifizieren?
  • Was war meine Rolle? Wie könnte ich sie beschreiben?

Nach Beantwortung dieser Fragen beantworte ich für das kommende Jahr in umgekehrter Reihenfolge von rechts oben nach unten die gleichen Fragen. Allerdings beginnen diese Fragen dann mit “im nächsten Jahr möchte ich…”.

Ich habe mir angewöhnt, diese Übung mittels Mind-Mapping durchzuführen, ohne Computer, von Hand wohlgemerkt.

Auch wenn das Konzept von Dilts nicht unumstritten ist, sei’s drum, für mich funktioniert diese Vorgehensweise sehr gut. Wenn Sie damit nicht zurecht kommen sollten, dann hilft Ihnen vielleicht der Artikel von Matthias Büttner weiter: Mein persönlicher Jahresabschluss. Hier finden Sie ebenfalls eine detaillierte Beschreibung, wie Sie vorgehen und welche Fragen Sie sich stellen können.

Ich finde, so eine Jahresübersicht passt gut in die Zeit “zwischen den Jahren”, wenn die Geschenke alle ausprobiert und sämtliche Beuche zu Kaffee und Kuchen absolviert sind.

Es spricht allerdings überhaupt nichts dagegen, diese Übung auch zu jedem anderen Zeitpunkt des Jahres durchzuführen. Allerdings sollten Sie immer Ruhe, Zeit und Abstand dafür mitbringen, das geht nicht zwischen Tür und Angel so nebenbei.

Viel Spaß und neue Erkenntnisse!

BTW: In diesem Video erklärt Robert Dilts das Konzept der Logischen Ebenen

Auch er wird älter. 😉

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