Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Wie Sie mit Ablenkungen umgehen

Wie wir wissen, können wir nicht fokussiert und damit effizient arbeiten, wenn wir ständig abgelenkt werden. Dass das nicht nur eine subjektive Empfindung ist, zeigen wissenschaftliche Untersuchungen z. B. über den Zeigarnik-Effekt.

Nun sind Ablenkungen nicht ausschließlich negativ zu bewerten. Manchmal sind sie schlicht und einfach Bestandteil des Jobs. Wenn ich Vertriebsmitarbeiter bin, sollte ich mich nicht über den unerwarteten Anruf eines wichtigen Kunden beklagen.

Aber um diese Ablenkungen geht es hier nicht. Vielmehr um solche, die so unnötig sind wie ein Kropf. Zum Beispiel der Anruf eines Kollegen, der Ihnen eine Frage stellt, die er mit nur geringem Aufwand selbst hätte beantworten können. Sie kennen sicher noch mehr derartige Beispiele.

Monika Kristofferson unterscheidet in ihrem Beitrag How to Deal with Distractions zwischen internen und externen Ablenkungen.

Interne Ablenkungen kommen von innen heraus, wie etwa Gedanken, Ideen oder Einfälle, die so gar nicht zu der momentanen Aufgabe passen wollen. Auch Körpergefühle gehören dazu, wie Wärme, Kälte, Hunger, Müdigkeit usw.

Externe Ablenkungen sind die, die von außen an Sie herangetragen werden: Das Bimmeln des Telefons, dann wenn Sie es nicht brauchen können. Auch unnötig empfundene Besprechungen oder das ständige Aufpoppen von E-Mails können produktives Arbeiten beeinträchtigen.

Monika schlägt für diese Ablenkungen ein paar Gegenmaßnahmen vor. Vieles wird den Lesern bekannt vorkommen, wie etwa

  • das sofortige Aufschreiben der Einfälle („Everything off your head!“)
  • das Tragen komfortabler Kleidung
  • nicht zu Meetings zu erscheinen, in denen Sie weder etwas beitragen noch etwas lernen können
  • bei Gesprächen zu stehen anstatt zu sitzen

Darüber hinaus schlägt Sie vor, sich zu verpflichten für 96 Minuten am Tag tatsächlich fokussiert ohne Unterbrechungen zu arbeiten. 96 Minuten sind 20% eines 8-Stunden-Tages.

Meiner Meinung nach ist die Zugehörigkeit der Ablenkungen zu den Kategorien fließend. Sicher kommen die E-Mails von außen, die Entscheidung, ob Sie sie gerade jetzt öffnen wollen, liegt jedoch bei Ihnen. Das gleiche gilt auch für die Frage, ob Sie an einem Meeting teilnehmen wollen oder nicht (wenn es der Chef nicht angeordnet hat),

Übrigens gibt es eine interessante Erklärung dafür, warum es vielen Menschen so schwer fällt, E-Mail E-Mail sein zu lassen und eben nicht jeder aufpoppende Nachricht zu öffnen. Lesen Sie hierzu meinen Artikel: Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.

Mehr über Aufmerksamkeit und Ablenkung erfahren Sie von Jean-Philippe Lachaux:

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„Sitzt“ das Zeitmanagement bei Ihnen?

Kelly Forrister ist eine der erfahrensten GTD-Coaches überhaupt. Ich habe sie während eines Workshop auf dem GTD Summit in San Francisco kennengelernt und war sehr beeindruckt. In ihrem Artikel 5 Signs You’re Getting Better at GTD nennt Sie Merkmale, an denen Sie erkennen können, ob Sie effizientes Zeitmanagement verinnerlicht haben:

  1. Es fühlt sich sonderbar an, wenn Ihnen etwas „unangemeldet“ in den Sinn kommt
    Sie können sich entscheiden, ob Sie Ihr Gehirn zum Denken oder zum Speichern benutzen möchten. Wenn Ihnen eine unerledigte Aufgabe „einfach so“ in den Sinn kommt, dann ist das ein Zeichen dafür, dass Sie das Gebot der Schriftlichkeit nicht konsequent genug umsetzten. Solche unangemeldeten Erinnerungen lenken Sie nur von dem ab, was Sie gerade tun. Das Mittel dagegen: Alles aus dem Kopf!
  2. Sie leeren Ihren Eingangskorb regelmäßig
    Wenn Sie Ihren Eingangskorb nicht regelmäßig leeren, dann wächst Ihnen der Inhalt wahrscheinlich irgendwann über den Kopf. Sie verlieren die Übersicht und sind nicht mehr in der Lage, Ihre Tätigkeiten richtig einzuordnen. Zumindest einmal in der Woche sollte Ihr Eingangskorb restlos leer sein, sowohl der „echte“ als auch der elektronische. Bei mir ist das fester Bestandteil der Tages- und Wochendurchsicht.
  3. Sie sträuben sich nicht gegen die Wochendurchsicht
    Von o.a. Tagung in San Francisco ist mir der Satz eines Teilnehmer hängen geblieben: „Die Wochendurchsicht ist so wichtig, dass Sie sie mindestens einmal im Monat durchführen sollten“ Spaß beiseite, die Wochendurchsicht hat den Zweck „die Säge zu schärfen“, wie Stephen Covey sagen würde. Bei mir findet sie am Samstag morgen statt. Dann bringe ich mich auf den neuesten Stand und genieße einen schönen Nebeneffekt: Ich kann völlig unbelastet ins Wochenende gehen. Denn alles ist abgehakt oder eingetütet.
  4. Sie fühlen sich gut bez. der Dinge, die Sie nicht tun
    Dies ist eine Frage von Entscheidungen. Wenn Sie sich entschieden haben, etwas nicht zu tun oder zu verschieben, ist es etwas anderes, als Tätigkeiten einfach ohne Sinn und Verstand vor sich herzuschieben. Letzteres erzeugt Schuldgefühle und diese schaden der Effizienz.
  5. Sie starten jedes Projekt automatisch mit der Frage nach dem Zweck
    Unserem Altkanzler Helmut Kohl wird das Zitat zugeschrieben: „Wichtig ist, was hinten rauskommt.“ Wo er recht hat, hat er recht. Am Beginn des eines größeren Vorhabens sollten Sie sich immer fragen, was das gewünschte Ergebnis sein soll. Oder versuchen Sie es mit der Therapeutenfrage: „Angenommen, Du hättest Erfolg gehabt, wie würdest Du den Zustand beschreiben?“

Ich finde, Kelly Forrister hat die wesentlichen Dinge wieder einmal auf den Punkt gebracht.
Wenn Sie möchten, können Sie ihr Aufzählung als Checkliste benutzen, inwieweit Sie effizientes Zeit- und Aufgabenmanagement bereits implementiert haben oder wo Sie noch etwas Handlungsbedarf sehen.

Die Liste ist sehr nützlich, finde ich.

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Merlin Manns große Artikelsammlung zu GTD

Der große Hype um GTD ist sicherlich vorbei, was nicht heißt dass diese Methode etwa an Bedeutung verloren hätte. Vielmehr folgt auch sie dem bekannten Hype-Zyklus, warum sollte das bei GTD auch anders sein?

GTD ist noch lange nicht tot und da wir uns offensichtlich auf dem Pfad der Erleuchtung oder vielleicht sogar schon auf dem Plateau der Produktivität befinden, lohnt sich der Blick zurück allemal.

Von Anfang an hat Merlin Mann David Allen und sein GTD mit erläuternden, manchmal auch kritischen Beiträgen auf seinem Blog 43 Folders begleitet. Schon 2008 (!) veröffentlichte Merlin auf seinem Blog eine Liste seiner einschlägigen Artikel, die auch heute noch eine wahre Fundgrube für GTD-Begeisterte und solche, die es werden wollen sind.  Unter 43 Folders: Best of GTD finden Sie die gesammelten Beiträge zu GTD zu Themen wie

  • Der richtige Start mit GTD
  • Die Bedeutung der „Next actions“, sowie ihre Formulierung und ihre Organisation
  • Die tägliche und wöchentliche Planung
  • Wie man GTD zweckmäßig implementiert
  • Die Verwendung von Kontexten
  • Durchführung eines mentalen Kehraus („Mindsweep“)

Natürlich können Sie auch ein Gespräch anhören, in dem Merlin Mann mit dem David Allen über dessen Ansatz gesprochen hat.

In der Zusammenstellung darf natürlich auch „Inbox Zero“ nicht fehlen, in dem Merlin Mann beschreibt, wie Sie einen überquellenden elektronischen Eingangskorb leer bekommen und auch leer halten. in diesem Video können Sie den berühmt gewordenen Vortrag von Merlin Mann noch einmal anhören und ansehen:

„Kinder, wie die Zeit vergeht“, möchte man sagen, denn die o.a. Liste ist schon fast 10 Jahre alt, die zitierten Beiträge sogar noch älter. Dennoch haben sie nichts an Aktualität verloren, denn an der Herausforderung, sich effektiv und effizient zu organisieren, hat sich bis heute nichts geändert. Es lohnt sich allemal, hier ein wenig herumzustöbern.

 

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Lektüreplanung mit XMind

Sind Sie auch so ein Büchernarr, der weit mehr Bücher erwirbt als er lesen kann? Mir geht es so. Mittlerweile stapeln sich bei mir die Bücher, die ich irgendwann mal lesen will und es werden immer mehr. Um die Menge der ungelesenen Bücher in den Griff zu bekommen, habe ich schon versucht, mir eine Art Lektüreplan zu erstellen.

Leider muss ich zugeben, dass diese Lektüreplanung bislang wenig Erfolg hatte. Vielleicht habe ich das Ganze aber auch falsch aufgezogen. Wie es funktionieren könnte, zeigen die Autoren eines einschlägigen Artikels auf dem XMind-Blog: Be a more productive reader with XMind.

Bevor Sie planen, sollten Sie folgende Grundfragen beantworten:

  1. Welche Bücher möchte ich lesen?
  2. Wann werde ich sie lesen?
  3. Wie viel Zeit steht mir für die Lektüre zur Verfügung?

Danach können Sie in die Planung einsteigen:

  1. Erstellen einer Lesemap
    Erstellen Sie ein Mind-Map, in die Sie als Äste die Bücher eintragen, die Sie lesen möchten,
  2. Einteilen in Kategorien
    Teilen Sie die Bücher in bestimmte Kategorien ein, indem Sie mit der Taste F4 den Ästen Label zuweisen.
  3. Den Büchern Monate zuordnen
    Im Artikel wird angenommen, dass Sie etwas ein Buch pro Monat lesen können. Sie können den einzelnen Büchern Monate per Marker zuordnen und die Mind-Map neu sortieren.
  4. Einen Detailplan erstellen
    Wählen Sie nun das nächste Buch und erstellen Sie einen detaillierten Leseplan. Dazu wandeln Sie den Zweig mit dem gewählten Buch in eine neue Map um (Rechtsklick: Neues Arbeitsblatt aus Knoten). Wählen Sie für die neue Map die Struktur „Horizontale Zeitleist“ (Rechtsklick: Struktur – Horizontale Zeitleiste). Fügen Sie auf der Leiste vier Knoten hinzu, die Sie mit der Kalenderwochennummer bezeichnen können. Pro Woche können Sie nun neue Unterzweige erstellen, Wochentage für die einzelnen Kapitel zum Beispiel.
  5. Notizen hinzufügen
    Wenn Sie möchten, dann können Sie während des Lesens zu den einzelnen Kapiteln noch Notizen hinzufügen, auf denen Sie Inhalte vermerken, die Sie für wichtig halten. Auf diese Weise erstellen Sie automatisch ein Exzerpt des Buches.

In dem Artikel finden Sie zu den einzelnen Schritten die entsprechenden Screenshots.

Grundsätzlich kann ich diese Vorgehensweise gut nachvollziehen. Allerdings würde ich in Schritt 4 die Reihenfolge der Zweige „Kapitel“ und „Kalenderwoche“ umdrehen, aber das ist wohl Geschmackssache.

Sollte ich mich dazu durchringen können, meine Lektüre auf diese Weise mit XMind zu planen, dann werde ich die entsprechenden Maps hier veröffentlichen. Versprochen.

Allerdings habe ich Zweifel, dass ein solchen Planung bei mir generell funktioniert. Was sind Ihre Erfahrungen. Haben Sie das Bücher lesen schon einmal geplant? Mit Erfolg? Und wenn ja, wie habe Sie das gemacht?

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Grundregeln gut organisierter Mitmenschen

Effektives Zeitmanagement und effiziente Selbstorganisation sind kein Hexenwerk. Dennoch schielen wir immer wieder über die Schulter gut organisierter Zeitgenossen. Vielleicht gibt es ja ein System oder den einen oder anderen Trick, den man sich abschauen könnte.

Erin Doland hat ein paar Regeln entdeckt, denen sich gut organisierte Menschen unterwerfen: Rules of organized people. Diese sind:

  1. Kennen Sie sich selbst
    Es ist immer gut, wenn Sie sich Ihrer Stärken und Schwächen bewusst sind. Das gilt auch für die Selbstorganisation. Organisationsguru David Allen hat zu diesem Zweck einen kleinen Selbsttest publiziert, mit dem Sie überprüfen können, ob Sie Crazy Maker, Captain and Commander, Responder oder Micro Manager sind. Eine Erklärung für diese Typen finden Sie bei Francisco Sáez.
  2. Organisiert zu sein ist kein Selbstzweck
    Es ist keine gute Idee, sich nur deshalb zu organisieren, damit Sie organisiert sind. Selbstorganisation ist kein Selbstzweck, sondern dient dazu, die Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Alles andere ist Micro-Management.
  3. Rechnen Sie mit Misserfolgen
    Selbstorganisation ist ein andauernder Prozess. Es gibt immer etwas zu verbessern, Und manchmal kann man dabei sogar aus der Spur geraten. Fehler sind dazu da, um aus ihnen zu lernen.
  4. Es gibt einen Platz für jedes Ding und jedes Ding ist an seinem Platz
    Die Schlüssel kommen ans Schlüsselbrett, die eingehende Post in den Eingangskorb usw. Das hilft, unnötiges Suchen zu vermeiden. Suchen und nicht Finden ist pure Zeitverschwendung.
  5. Schreiben Sie alles auf
    Man kann es nicht oft genug wiederholen: „Your mind is for having ideas, not holding them (David Allen).“
  6. Routinen sind das Rückgrat der Organisation
    Vermeiden Sie, bei wiederkehrenden Aufgaben das Rad immer wieder neu zu erfinden. Überlegen Sie stattdessen, wie Sie solchen Tätigkeiten rationalisieren oder sogar automatisieren können. Checklisten können dabei eine große Hilfe sein.
  7. Ziehen Sie die Aufgaben durch und verschieben Sie sie nicht
    Wenn Sie schon aufschieben, dann sollten Sie das mit System machen. Schieben Sie nichts auf den St.-Nimmerleinstag, sondern setzen Sie sich einen Termin, zu dem Sie mit der Tätigkeit beginnen möchten. Und dann los!
    Wenn Sie an chronischer Aufschieberitis leiden, dann empfehle ich Ihnen das einschlägige Buch von Neil Fiore: Vorbei mit der Aufschieberei!: Wie Sie die Dinge geregelt kriegen und Ihr Leben zurückgewinnen.
  8. Erledigen Sie Ihren Teil
    Hier geht es um Verbindlichkeit. Erarbeiten Sie sich den Ruf, zuverlässig und pünktlich die Arbeit abzuliefern. Muten Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen nichts zu, was Sie auch selbst tun können. Es gibt nämlich einen Unterschied zwischen Delegieren und Abschieben.
  9. Belasten Sie sich nicht mit unnötigem Zeug
    Dies gilt sowohl für Dinge als auch im übertragenen Sinn. Alles, was Sie ablenkt, beeinträchtigt Ihre Effizienz. Das gilt für unnötige Schreibtischutensilien ebenso wie für Gedanken, die im Hier und Jetzt nicht angebracht sind.
  10. Denken Sie voraus
    Hier hilft die Arbeit mit To-Do-Listen und die regelmäßige Durchsicht des eigenen Aufgabengebietes. Ich habe mir angewöhnt, während meines Weekly Reviews anzuschauen, was  in den nächsten vier Wochen anliegt. Vorausschau nennt dies der Fachmann.
  11. Sie sind nicht Ihre Habseligkeiten und Dinge haben keine Seele
    Sie können sich von liebgewordenen Dingen auch wieder trennen. Die Sache wird Ihnen das nicht übel nehmen. Das kann sie nämlich nicht. Schuldgefühle finden lediglich bei Ihnen zwischen den Ohren statt. Wenn Ihnen die Entrümpelung schwer fällt, dann gibt es hier, hier und hier einige Tipps.
  12. Es ist besser einen Baum als einen Wald zu besitzen
    Dies hängt eng mit Punkt (9) zusammen. Beispiel: Kaufen Sie sich nicht jedes Tool, das auf dem Markt ist, sondern lernen Sie, Ihr bestehendes Werkzeug richtig zu nutzen. Bei mir ist das Outlook. Ich brauche nichts anderes.
  13. Organisiert zu sein ist nicht Jedermanns Sache. Es ist die eigene Entscheidung!
    Denken Sie daran, dass nicht jeder ein Freund der Organisation ist. Versuchen Sie nicht, andere zur Aufgabenorganisation zu zwingen oder zu überreden. So etwas muss von sich selbst heraus kommen. (Im Übrigen gilt dies für fast alles im Leben.)
  14. Jeder kann sich organisieren
    Selbstorganisation kann man lernen. Allerdings sind auch da die Talente unterschiedlich verteilt. Übung macht den Meister, also dranbleiben!

Ich finde, diese Auflistung eignet sich hervorragend für die eigene Standortbestimmung. Gehen Sie ruhig die Punkte einmal durch. Sie eignen sich hervorragend als Ausgangspunkt zur Verbesserung der eigenen Produktivität oder wie Marie von Ebner-Eschenbach sagt:

Wer aufhört, besser werden zu wollen, hört auf, gut zu sein

[Foto von StockSnap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Womit Leute ihre Zeit vergeuden

Ab und zu frage ich die Teilnehmer in meinen Workshops, was sie als unnütze Zeitverschwendung betrachten. Ich habe die Antworten zwar nicht statistisch ausgewertet, aber hier ist die ewige Bestenliste als Mind-Map:

Die Autoren von OfficeTime haben eine hübsche Infografik mit ihren Top 10 Time Killers veröffentlicht. Die Grafik ist aber auch noch aus einem anderen Grund interessant. Wenn Sie weiter nach unten scrollen, dann finden Sie ein Ablaufschema, mit dem Sie bestimmen können, welcher Typ von Aufschieber Sie sind. Die Typisierung scheint immerhin wissenschaftlich abgesichert zu sein. Noch weiter unten gibt es ein paar Tipps, wie Sie mit den Zeitfressern umgehen können.

BTW: Mein geschätzter Kollege Wolfgang Hamm mag den Ausdruck „Zeitdiebe“ gar nicht. Warum, erläutert er in seinem Beitrag Zeitdiebe kann man nicht fangen – eine Polemik.

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Achtsam arbeiten!

Kennen Sie das auch? Sie kommen abends von der Arbeit nach Hause und fragen sich, was Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben. Dennoch sind Sie abgekämpft und wieder einmal ist der Tag geradezu in Windeseile an Ihnen „vorbeigerauscht“.
Dies rührt daher, dass wir uns während des Arbeitstages meistens im Autopilot-Modus befinden, wie der Achtsamkeitslehrer Shamash Alidina meint.

Dem Autopilot-Modus können Sie den Modus der achtsamen Aufmerksamkeit entgegen setzen. Wie das geht, zeigt Ihnen Shamash Alidina in seinem Artikel: 10 Ways to Be More Mindful at Work. Seine Tipps:

  1. Seien Sie bewusst im Hier und Jetzt
    Halten Sie einen Moment inne, bevor Sie an die Aufgabe gehen. Machen Sie sich den Zweck der Aufgabe klar und nehmen Sie mit allen Sinnen wahr, wo Sie sich gerade befinden.
    Widmen Sie auch den kleinen alltäglichen Tätigkeiten Ihre volle Aufmerksamkeit.
  2. Machen Sie kurze Achtsamkeitsübungen zwischendurch
    Sie können sich von dieser Anleitung inspirieren lassen, wenn Sie möchten:
  3. Konzentrieren Sie sich auf lediglich eine einzige Aufgabe
    Fokussierung heißt das Zauberwort. Wenn Sie gleichzeitig an andere Tätigkeiten denken, sind Sie abgelenkt und damit unkonzentriert. Das sabotiert die Effizienz.
  4. Benutzen Sie Erinnerungshilfen zur Achtsamkeit
    Damit Sie nicht vor lauter Betriebsamkeit die Achtsamkeitsübungen vergessen, verwenden Sie irgendein Hilfsmittel, das Sie daran erinnert. Es gibt eine Menge Apps für so etwas. Aber es reicht auch schon, sich eine Erinnerung auf dem Smartphone zu setzen.
  5. Fahren Sie das Tempo herunter um dann wieder Gas geben zu können
    Denken Sie auch an die Pausen. Sie müssen die Batterien auch wieder laden, damit Sie zum rechten Zeitpunkt Energie abgeben können.
  6. Verbünden Sie sich mit dem Stress
    Stress hängt sehr stark davon ab, wie wir über eine bestimmte Tätigkeit denken. Fragen Sie sich, ob eine Tätigkeit tatsächlich mit negativen Stress verbunden ist oder ob es auch andere Sichtweisen geben könnte. „Umdeutung“ oder „Reframing“ sagen die Fachleute dazu.
  7. Empfinden Sie Dankbarkeit
    Schreiben Sie doch einmal auf, für was Sie dankbar sein können und auch sind. Oft vergessen wir dabei Wesentliches, weil es uns einfach selbstverständlich erscheint.
  8. Kultivieren Sie Bescheidenheit
    Überprüfen Sie selbstkritisch Ihre Erwartungen an sich selbst und an andere. Und bedenken Sie immer, das Sie die Wahrheit nicht gepachtet haben, sondern es auch andere berechtigte und begründbare Sichtweisen gibt.
  9. Akzeptieren Sie, was Sie nicht ändern können
    Akzeptanz ist ein wichtiger Bestandteil der Achtsamkeit. Dinge ständig zu hinterfragen, die wir nicht ändern können, führt zur Verbitterung.
    Aber unterschätzen Sie Ihren eigenen Einfluss nicht. Und manchmal muss man auch einfach die Konsequenzen ziehen und loslassen können.
  10. Entwickeln Sie eine wachstumsorientierte Denkweise
    Denken Sie nicht in Beschränkungen, sondern in Möglichkeiten. Lassen Sie Ihren Geist wachsen. Ich halte es da mit Heinz von Foerster: „Handle stets so, dass die Anzahl der Wahlmöglichkeiten größer wird!“

Mir hat in diesem Zusammenhang gut gefallen, was der Philosoph und Kaiser Marcus Aurelius gesagt hat:

Einsamkeit suchen die Menschen auf ländlichen Fluren, am Meeresufer, in den Bergen. Doch einer wie beschränkten Ansicht entspringt dieser Wunsch! Kannst du dich doch, sooft du nur willst, in dich selbst zurückziehen. Gibt es doch nirgends eine stillere und ungestörtere Zufluchtsstätte als die Menschenseele.

Shamash Alidina hat ein Buch zur Achtsamkeit im Beruf geschrieben, das ich wärmstens empfehlen kann: Achtsamkeit im Beruf für Dummies.

BTW: Es gibt zu dem Artikel auch eine schöne Infografik. Sehen Sie selbst:

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Wie Sie Ihre Dateien zweckmäßig benennen

Das Einzige, was ich den Teilnehmern meiner Workshops zum effizienten Zeitmanagement nicht so gern zeige, ist die Verwaltung der Dateien. Ich muss gestehen, ich bin sehr unzufrieden damit, denn die Ordnung der Ablage ist nicht besonders durchdacht. Eigentlich ist sie gar nicht durchdacht, denn sie ist seit den Uraltversionen von Windows mehr oder weniger im Wildwuchs entstanden. Damals habe ich mir z. B. bei der Vergabe von Dateinamen keinen großen Kopf gemacht. Vielmehr wurde die Datei danach bezeichnet, was ich gerade im Kopf hatte. Systematisch geht anders und die Quittung bekomme ich immer dann, wenn ich in den Weiten meiner Festplatte nach einer bestimmten Datei suche, die ich sonst selten brauche.

Leider hat sich bei mir bis heute an dieser, wie ich zugebe, unprofessionellen Vorgehensweise nicht allzu viel geändert. Allerdings bin ich heute über Evan Troxels Artikel The Best Way to Name Your Files  gestolpert und ich denken, das Dateileben wendet sich ab sofort zum Besseren. Evan bezieht sich in seinem Artikel wiederum auf David Spark und seinen Beitrag How I name files on my Mac, der auch sehr lesenswert ist.

Evan nennt 6 Grundregeln für effektive Dateibezeichungen:

  1. Die Dateinamen sollten anschaulich sein
  2. Sie sollten durchgängig nach demselben Schema aufgebaut sein
  3. Verwenden Sie nur Kleinbuchstaben
  4. Vermeiden Sie Sonderzeichen
  5. Sie sollten das Datum enthalten
  6. Die Versionsnummer sollte enthalten sein

Zu 1 erteilt uns Evan den Rat, Ausdrücke wie „endgültig“, „letzt“ und ähnliche tunlichst zu vermeiden. Anhänger agiler Methoden werden sofort verstehen warum: Perpetual Beta. Wann ist eine Version schon „endgültig“.

Wenn Sie den o.a. Regeln folgen, dann könnte ein Dateiname für diesen Artikel so aussehen:

170731 toolblog – artikel – bezeichnung von dateien 01.txt

Zuerst kommt das Datum. Evan schlägt das Format nach ISO 8601 vor, ich benutze das oben genannte, einfach weil ich es jetzt schon verwende. Ich habe damit gute Erfahrungen gemacht, besonders beim Sortieren. Es folgt eine klare Beschreibung. Das kann sein der Name eines Projekts, eines Kunden usw.   hier sehe ich, dass die Datei für das ToolBlog benutzt wird. „artikel“ ist selbsterklärend, bei der Datei handelt es sich um einen Artikel. Der Inhalt wird kurz durch „bezeichnung von dateien“ gekennzeichnet, es folgt die Versionsnummer. Bitte vergessen Sie nie das Dateiformat, sonst wissen Sie in ein paar Jahren vielleicht nicht mehr, mit welchem Programm Sie die Datei öffnen können. Ich weiß, von was ich spreche.

Mir leuchtet dieser Aufbau von Dateinamen ein und ich habe mir vorgenommen, ihn in Zukunft für meine Ablage zu verwenden. Darüber hinaus sehe ich auch eine analoge Verwendung für meine Notizen in Evernote.

Sollten Sie einen Mac benutzen, dann gibt Ihnen Evan in seinem Artikel weitere Tipps, mit denen Sie Ihre Ablage automatisieren können. Er verwendet dazu die Apps TextExpander und Default Folder X. Alternativen für Window könnten TastenTrick oder RecentX sein.

Ich werde diese Art der Dateibezeichnung auf jeden Fall ausprobieren, denn ich verspreche mir mit ein wenig Selbstdisziplin einen großen Nutzen.

Haben Sie auch ein System, wie Sie Ihre Dateien bezeichnen? Wenn Sie es mit uns teilen möchten, dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar.

Nachtrag (17. 8.2017)

Ein paar Gedanken insbesondere zur Ablage elektronischer Dokument finden Sie auch bei K. J. McCorry: How to Organize Computer Documents.

 

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Aufgewärmt: GTD in der Hosentasche

Pocketmod kennt der werte Leser dieses Blogs bereits. Dabei handelt es sich um raffiniert aus DIN A 4 Blättern gefaltete Minibroschüren, die man jederzeit und immer mit sich herumtragen kann. Neben einer Fülle von von Vordrucken für Notizen usw. gibt es auch einen Spickzettel für GTD: Daily Guide to Getting Things Done (pdf). Leider gibt es in Amerika kein Impressum, ich hätte den Autoren gerne genannt. Auf dem Blog dieses Anonymus namens Life Learning Today gibt es noch andere interessante Vordrucke für Pocketmod:

Ich benutze diese Pocketmods zwar derzeit nicht, aber wer weiß, sie passen hervorragend ins Notizbuch.

[Dieser Artikel erschien im ToolBlog zuerst am 22. 09. 2009]

Zeitmanagement auf Karteikarten

[Foto von AnnasPhotography [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die große Seite der kleinen Kniffe: easyhack.de

Es gibt englische Ausdrücke, die sich nicht so einfach übersetzen lassen. „Lifehack“ ist so einer. Zu verstehen sind darunter kleine Alltags-Kniffe, die das Leben erleichtern und die Effizienz erhöhen sollen. Im Internet gibt es eine ganze Reihe von Blogs, die sich mit nichts anderem als mit Lifehacks beschäftigen. Das bekannteste Blog dürfte hierzulande wohl der Lifehacker sein, sozusagen das Urblog zum Thema. Auch YouTube ist eine wahre Fundgrube, Sie müssen nur einmal die Suchfunktion bemühen.

Manchmal kommt es vor, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. So ist mir bisher entgangen, dass es neben den vielen englischsprachigen Websites auch ein Angebot in Deutsch gibt: easyhack.de.

Auf easyhack.de finden Sie mehr als 500 Kniffe, die Ihnen auf Deutsch erklärt werden. Sie finden Sie in Kategorien wie:

  • Freizeit
  • Geld
  • Kleidung
  • Essen und Trinken
  • Technik
  • und vieles mehr

Sogar einen eigenen Unterpunkt zur Motivation gibt es.

Einen wichtigen Umstand gilt es allerdings zu beachten. Die Menge hat noch nichts mit der Qualität  der Lifehacks zu tun. Ob es sich bei dem Kniff um eine Perle handelt oder um einen Flop, müssen Sie selbst herausfinden. Oder Sie bemühen diesen YouTube-Kanal: So geht das. Ich finde die Art der Moderatorin etwas nervend, deswegen bleibe ich beim Englisch und verweise auf dieses Video von Mental Floss:

[via Wikipedia]

 

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Wikipedia: Das Buch zum Zeitmanagement

Aus gegebenem Anlass, wie es so schön heißt, habe ich unlängst wieder einmal in der Wikipedia gestöbert. Ich war auf der Suche nach einem Begriff aus dem Zeitmanagement. Den habe ich zwar nicht gefunden, aber dafür andere interessante Beiträge zu diesem Themengebiet.

Was ich auch entdeckt habe, ist die Buchfunktion. Damit können Sie als eingetragener Wikipedia-Nutzer interessante Seiten in einer pdf-Ansicht abspeichern und Ihre Sammlung dann als Buch zusammenstellen. Genau das habe ich gemacht und herausgekommen ist ein Wikipedia-Buch zum Zeitmanagement. Es besteht derzeit aus 20 Artikeln (Wikipedia-Seiten), die grob geordnet sind nach grundsätzlichen Begriffen (wie ALPEN), Methoden (wie Pomodoro-Technik) und Namen (wie Peter Drucker).

Ich finde die Druckqualität gut, die Darstellung sehr aufgeräumt. Wenn Sie das Buch herunterladen möchten, dann können Sie das hier tun. Vielleicht möchten Sie das Buch aber auch ergänzen, denn ich bin mir sicher, dass es noch unentdeckte Wikipedia-Schätze zu heben gibt. Allerdings bin ich noch nicht ganz durchgestiegen, wie das in direkter Weise auf der entsprechenden Seite funktioniert. Aber es geht auch so: Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar mit einem Link zum entsprechenden Wikipedia-Artikel und ich werde das Buch um ein weiteres Kapitel ergänzen.

Wenn Sie finden, dass ein wichtiger Begriff zum Zeitmanagement in der Wikipedia noch gar nicht vorhanden ist, dann schreiben Sie doch selbst einen neuen Artikel. Ich nehme ihn dann in das Buch auf. Wie Sie aus dem ersten Absatz dieses Artikels entnehmen können, steht dies bei mir bereits auf der Liste.

Buch zum Zeitmanagement

[Foto von Pexels [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Aufgewärmt: E-Mail, ganz einfach

David Allen und sein Team pflegen immer zu sagen: “GTD is tool-agnostic”. Auf deutsch, GTD funktioniert unabhängig vom Werkzeug, das Sie einsetzen. Wichtig ist, das Wesentliche der Methode erfasst zu haben und zu wissen, warum man das macht, was man macht. Insofern halte ich die endlosen Diskussionen über das technische Instrumentarium für mitunter überzogen. Im Gegenteil: Ich finde es besser, z. B. Outlook oder Notes “zu Fuß” einzurichten, anstatt ein Add-on zu verwenden, das mir eine Lösung vorkaut, mit der ich letztlich auch wieder nicht zufrieden bin. Eine gute Hilfestellung bieten da die einschlägigen Broschüren der David Allen Company, die mit 10$ ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen.

Scott Scheper hat vor langen Jahren einen hervorragenden Artikel über den Umgang mit E-Mail geschrieben: Email and Focus. Er ist es wert, noch einmal aufgewärmt zu werden. Zu Anfang seines Beitrags schreibt er:

There’s thousands of applications out there for email productivity. You’ll find long sales letter pages preaching the next “magic bullet” or “ultimate email productivity success system.” Yet, most productivity applications do a better job in confusing chaos than solving chaos.

Eben, und weiter…

Effective email use is simple.

Wie einfach es ist, zeigt Scott in seinem Fließschema zur E-Mail-Verarbeitung, das Sie in dem Beitrag betrachten können (ich traue mich aus rechtlichen Gründen nicht, die Skizze hier abzubilden.

[via Lifehacker]

Wer es komplizierter mag, der greife auf diese Infografik von NetCredit zurück: How to Prioritize Your Inbox.
Weiterlesen

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15 Angewohnheiten, die Ihre Produktivität zerstören

Ich muss gestehen, dass es mir auch nicht immer gelingt, meine Produktivität auf dem Niveau zu halten, das ich selbst von mir erwarte. Es hat sich daher als nützlich herausgestellt, in gewissen Abständen meine Arbeitsweise zu überprüfen. Es lässt sich nämlich kaum vermeiden, dass sich nach einer gewissen Zeit Gewohnheiten einschleichen, die die eigene Leistungsfähigkeit wirkungsvoll sabotieren. Und dann muss man eben die eigenen Gewohnheiten von überflüssigem Ballast befreien. Schließlich stutzt auch jeder Gärtner in festen Abständen seine Sträucher, weil sie sonst zu wuchern anfangen und aus der Form geraten.

Rashelle Isip beschreibt in ihrem Beitrag 15 Bad Habits Which Always Destroy Your Productivity einige dieser schlechten Angewohnheiten:

  1. Sie brauchen für einfache Aufgaben einfach zu lange
    Wenn Sie feststellen, dass Sie für einfache Routinearbeiten zu viel Zeit aufwenden müssen, dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie könnten diese Aufgabe zum Beispiel delegieren, vielleicht an einen (virtuellen) Assistenten. Outsourcing heißt das im Managersprech. Eine andere Option wäre die Automatisierung der Tätigkeit. Gibt es ein Programm, z.B. für Tastaturkürzel, das Sie schneller machen könnte?
  2. Sie gehen mit sich selbst zu hart ins Gericht, wenn Sie nicht fertig werden
    Sehen Sie der Wahrheit ins Auge. Jeder hat sich schon mal bei der Dauer einer Tätigkeit verschätzt. Oder es ist etwas Wichtiges dazwischengekommen und hat Ihre Kreise gestört. Dann nützt es nicht, trübsinnig zu werden. Vielmehr ist es besser, das Unvermeidliche zu akzeptieren. Fassen Sie das bisher Erreichte zusammen und definieren Sie klar, wie und mit was Sie Ihre Tätigkeit nach der Unterbrechung wieder aufnehmen werden.
  3. Sie verbringen den ganzen Tag mit Planung
    Es soll tatsächlich Leute geben, die sich halbtot planen. Vielleicht um gar nicht erst anfangen zu müssen, denn wenn man nichts tut, dann macht man auch nichts falsch. Aber zumindest erweckt man den Anschein etwas zu tun, denn schließlich plant man ja. Das ist nichts anderes als das Werfen von Nebelkerzen. Allerdings verzieht sich der Rauch auch wieder und dann sind Sie kein Stück weiter gekommen. Fangen Sie also endlich an.
  4. Sie sitzen stundenlang am Schreibtisch
    Sie können nicht endlos konzentriert arbeiten. Bei Cal Newport habe ich gelesen, dass man „Deep Work“ allenfalls vier Stunden durchhalten kann. Die meisten von uns schaffen nicht mal das. Sorgen Sie also für regelmäßige Pausen, in denen Sie sich am besten an der frischen Luft bewegen. Das ist gut für Ihre Konzentrationsfähigkeit und Ihre Kreativität.
  5. Sie lassen regelmäßig das Essen ausfallen
    „Ein gesunder Geist in einem gesunden Körper“, meinten schon die alten Römer. Neben Pausen und Bewegung gehört auch die gesunde Ernährung dazu.
  6. Sie quälen sich mit Apps ab, die Sie eigentlich nicht mögen
    Ich persönlich habe mir eine Limit gesetzt: Wenn ich nicht nach spätestens einer Woche Einarbeitung mit einem Programm zurecht komme, dann fliegt es wieder von meinem Rechner. Umgekehrt, wenn sich etwas bewährt hat, dann probiere ich nicht etwas Neues aus.
  7. Sie warten auf den perfekten Moment um eine Arbeit zu beginnen
    Den „perfekten“ Moment gibt es nicht, kann es auch gar nicht geben.  Es gilt das unter (3) Gesagte: Fangen Sie endlich an!
  8. Sie schauen alle naselang nach neuen E-Mails
    Ein Klassiker, der keiner weiteren Erläuterung bedarf.
  9. Sie tun das Erstbeste, das auf Ihren Schreibtisch kommt
    In der Regel können Sie (noch) nicht beurteilen, was „da rein kommt“. Machen Sie sich zuerst einmal klar, was mit dem „Zeug“ verbunden ist. Verarbeiten Sie die Information. Ist sie  überhaupt mit einer Tätigkeit verbunden? Müssen Sie überhaupt irgendetwas tun?
  10. Sie betreiben Multitasking
    Ein Klassiker, der keiner weiteren Erläuterung bedarf.
  11. Sie gehen unvorbereitet in Besprechungen
    Entweder Sie wollen in einer Besprechung etwas lernen oder Sie möchten etwas beitragen. In beiden Fällen ist Vorbereitung nötig: Was wollen Sie erfahren, was können Sie beitragen?
  12. Sie machen keine regelmäßige Durchsicht
    Es ist sinnvoll, von Zeit zu Zeit das System zu überprüfen. Einmal am Tag, einmal in der Woche. Wo stehen Sie gerade? Was müssen Sie „einstielen“?
  13. Sie schieben die Schuld auf Ihre Werkzeuge
    Wenn Ihr Werkzeug tatsächlich nichts taugt, dann wird es Zeit, es schleunigst auszutauschen (s. Punkt 6). Wenn das nicht geht, dann sollten Sie schnellstmöglich den Gebrauch erlernen und sich darin üben: Know your tools!
  14. Sie warten bis zum letzten Drücker
    Hier bin ich nicht uneingeschränkt der Meinung von Rashelle. Man kann das durchaus unterschiedlich betrachten, so wie z. B. Lorin MacCann: Getting Things Done vs. Procrastinate on Purpose: Hacking Time Management. Ich selbst schiebe durchaus manche Tätigkeiten so lange auf, bis mir ein gewisser Druck im Nachen sitzt und bin bis jetzt gut damit gefahren.
  15. Sie weigern sich, neue Fertigkeiten zu erlernen
    Ich gehe noch einen Schritt weiter. Man muss das Erlernte dann auch anwenden und damit üben. Nur so erreicht man die Meisterschaft, die für eine hohe Produktivität notwendig ist.

Ich denke, es kann nur von Vorteil sein, die eigene Arbeitsweisen in gewissen Abständen kritisch zu hinterfragen. Die Liste von Rashelle kann zu diesem Zweck als Checkliste dienen.

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Was Ihnen hilft, etwas zu Ende zu bringen

Sicher kennen Sie Menschen, die einfach alles, was Sie in die Hand nehmen, auch erfolgreich zu Ende bringen. Andere wiederum arbeiten an zig Baustellen und bekommen einfach nichts fertig. Im Studium hatte ich zwei Kommilitonen, die genau diese zwei entgegengesetzten Eigenschaften verkörperten. Während des Praktikums im Papierlabor war der eine ständig am Wirbeln und musste trotz immenser Anstrengung feststellen, dass er den Fertigstellungstermin wohl wieder nicht einhalten konnte. Dem anderen konnten Sie sprichwörtlich beim Gehen die Schuhe besohlen und dennoch konnte er immer weit vor dem Endtermin seine Laborarbeit beenden. Kein Handgriff zuviel und trotzdem gerade deshalb erfolgreich.

Was trennt nun die Spreu vom Weizen, woran liegt es, dass manche ihre Arbeit zum gewünschten Zeitpunkt zu Ende bringen können und andere nicht?

Mary C. Lama ist Psychologin und hat genau darüber ein Buch geschrieben, deren wichtigste Erkenntnisse Martin Zwilling in seinem Artikel These Are the 7 Things That Drive People to Get Things Done, According to Psychology zusammenfasst. Die Antreiber für Menschen, die immer ihre Aufgaben und Projekte rechtzeitig zu Ende bringen, sind demnach:

  1. Der Akt des Zu-Ende-Bringens regt sie an
    Für viele Menschen ist es ein befriedigendes Gefühl, „einen Haken dran zu machen“. Es ist bekannt, dass die meisten Menschen einen Drang haben etwas abzuschließen und „rund zu machen“. Beachten Sie dazu auch den Zeigarnik-Effekt, der das Gegenteil davon beschreibt.
  2. Das Einhalten eines Endtermins motiviert sie
    Viele werden dadurch motiviert, dass sie sich ständig das zu erreichende Ziel vor Augen halten. Das Gilt auch für die Deadline.
  3. Sie möchten Scham, Angst und die Furcht vor dem Misserfolg vermeiden
    In diesem Zusammenhang möchte ich Sie an die Angst des Studierenden vor dem Abgabetermin erinnern. Kenne ich aus eigener Erfahrung.
  4. Sie freuen sich über die Anerkennung von Anderen
  5. Das Streben des Perfektionisten nach vorzüglicher Leistung
    Aufpassen! Hier ist nicht die schädliche Ausprägung im Sinne der inneren Antreiber gemeint, sondern vielmehr die Freude an der eigenen Leistung.
  6. Eine starke emotionale Verpflichtung bezüglich persönlicher Ziele
  7. Die Bereitschaft und Fähigkeit schnell aus Fehlern zu lernen
    Hier geht es um enge Feedbackschleifen, „agiles“ Arbeiten, wenn Sie so wollen.

Sie merken schon hier geht es nicht um Tipps und Tricks zur Erreichung von größtmöglicher Effizienz. Vielmehr werden grundsätzliche Einstellungen und Eigenschaften für erfolgreiches Arbeiten beschrieben.

Erfolgreiches Arbeiten als eine Frage der Haltung sozusagen.

Wie Sie Ihre Ziele erreichen

[Foto von David Mark [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

 

Das Buch zum Artikel

WHAT MOTIVATES GETTING THINGS (Gebundene Ausgabe)
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Papierplaner zum Ausdrucken

Für die Haptiker unter den Leserinnen und Lesern habe ich einige Male schon auf Papierplaner zur Organisation der eigenen Aufgaben hingewiesen. Ich darf erinnern an:

Diese Aufzählung möchte ich ergänzen um einen Beitrag von Mihir Patkar: 7 Single-Page Productivity Planners To Organize Your To-Do List. Vorgestellt werden der

  1. 1-Page Productivity Planner
    Dieses Arbeitsblatt dient der Verfolgung von drei persönlichen Projekten, die jeweils in 5 Einzelschritte zerlegt werden. Außerdem finden Sie eine Rubrik für Menschen, die Sie kontaktieren müssen sowie einen Abschnitt für @WartenAuf (Sie wissen schon…). Abgerundet wird das ganze durch Aufgaben (Prioritäten), die heute unbedingt noch erledigt werden müssen. Freunden des Ansatzes von Michael Linenberger kennen dies als „Critical-Now“-Aufgaben. Der Autor des Arbeitsplatzes, Brendon Burchard, erklärt hier die Vorgehensweise genauer, ein bisschen laut, wie ich finde:
  2. Storyline Productivity Schedule
    Donald Miller heißt der Erfinder dieses Worksheets. Er geht davon aus, das es besser sei, seine mentale Energie statt seiner Aufgaben zu verwalten.
    Diese To-do-Liste ist schon etwas anspruchsvoller, denn es geht hier um den Zweck des eigenen Daseins (nach V. Frankl) und um das, was man mit Freude tut (nach N. Fiore). Trotzdem fehlen auch hier nicht die Felder für einzelne Aufgaben und Termine. Anschließend können Sie täglich Ihr Lebensmotto oder -Thema notieren, damit Sie es immer vor Augen haben. Zu dem Arbeitsblatt wird eine ausführliche Anleitung mit theoretischem Hintergrund gleich mitgeliefert.
  3. 3×5 do-to
    Hier handelt es sich um einfache Vorlagen im Format einer Karteikarte, aufgeteilt lediglich für Aufgaben am Vormittag und für welche am Nachmittag. So etwas kennen Sie in etwas raffinierterer Form vom Hipster PDA oder von den X17-MindPapers.
  4. Jillee’s Daily Planner
    Auch dieser Planer ist eher einfach gestrickt und stellt Ihnen, allerdings schön bunt, die Felder „To-Do“, Termine, Pausen (!) und Notizen zur Verfügung.
    Interessant finde ich tatsächlich, dass Sie sich für Frühstück, Mittag- und Abendessen Vermerke machen können. M.E. sollte dies aber nicht dazu führen, dass Sie auch diese Pausen noch mit Arbeit ausfüllen. Allein beim Ausdruck „Arbeitsessen“ sträuben sich bei mir die Nackenhaare.
  5. The Emergent Task Planner
    Dieser Planer ist eine ausgeklügelte Kreation von David Seah, über die ich im ToolBlog auch schon berichtet habe. Allerdings habe ich den Artikel im Archiv abgelegt. Wenn Interesse besteht, wärme ich ihn gerne auf. David Seah selbst hat dazu eine kleine Anleitung geschrieben. BTW: Es gibt auch eine deutsche Fassung (in Farbe oder s/w), dann fällt das Verständnis vielleicht leichter.
  6. The Productivity Jumpstarter
    Dies ist nur eine von vielen Arbeitsblättern, die Sie auf der Website von ProductiveFlourishing kostenlos herunterladen können. Zu allen gibt es auch ausführliche Hintergrundinformationen.
  7.  The Daily Routine
    Ein Planer von Andrea Dekker, der sich insbesonere an Mitmenschen mit heimischem Arbeitsplatz richtet. Wie der Name schon sagt, geht es hier um den Aufbau und die Beibehaltung täglicher Routinen. Im Vordruck finden Sie z. B. einen Speiseplan oder Abschnitte für Leibesübungen und Wasser trinken.

Wenn Sie gerne mit Papier und (Blei-) Stift arbeiten, dann finden Sie sicher bei dieser Auswahl einige Anregungen.

Alle Templates erhalten Sie im pdf-Format zum sofortigen Download und Ausdruck. Sie können die Vorlagen natürlich auch an Ihre Bedürfnisse anpassen.

[Foto von Steve Buissinne [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

 

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Die Liste der alternativen Zeitbegriffe

In Peter Senges „Fieldbook zur Fünften Disziplin“ finden Sie eine interessante Übung mit dem Namen „Die linke Spalte“. Es geht darum, herauszufinden, was wirklich hinter einer Aussage steckt.

Die Vorgehensweise ist einfach: Sie bereiten einen Zettel mit zwei Spalten vor. Als Überschrift über die linke Spalte schreiben Sie „Was ich gedacht habe“ und über die rechte „Was wir gesagt haben“. Die Übung soll dazu dienen, Kommunikationsblockade zum Beispiel in Besprechungen zu identifizieren. Wenn Sie Näheres zu der Übung erfahren möchten, Georg Dietrich hat eine Anleitung dazu verfasst (pdf-Datei).

An etwas ähnliches muss auch Marco Kaye bei seinem Artikel Corporate Time Equivalents gedacht haben. In seinem Beitrag listet er Zeitbegriffe auf, die in Unternehmen oft verwendet werden und liefert die Übersetzung gleich mit:

“Just a sec” = 5 minutes

“Quick meeting” = 3 hours

“Brainstorming session” = the entire afternoon, but everyone involved gets to sneak out early

Ich denke, Sie haben das Prinzip verstanden. Eins zu eins sind die Begriffe sicher nicht auf deutsche Verhältnisse zu übertragen. Immerhin spielen kulturelle Aspekte immer eine Rolle, wenn es um Zeitbegriffe geht. Während eines Aufenthalts im Mexiko wurde mir z. B. erklärt, dass die Aussage eines Kellners „Momentito“ alles bedeuten könne, von 3 Minuten bis 3 Jahre.

Vielleicht können wir ja gemeinsam eine Übung „linke Spalte“ machen. Kennen Sie derartige Ausdrücke auch aus Ihrem Arbeitsalltag, z. B. dem Projektmanagement? Sie müssen ja nicht auf die Zeit begrenzt sein, derartige „Umschreibungen“ gibt es schließlich auch für andere Gebiete. Was wird gesagt, was ist tatsächlich gemeint?

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GTD® mit TiddlyWiki

Vor einiger Zeit habe ich hier im ToolBlog darüber geschrieben, wie Sie sich mit TiddlyWiki organisieren. TiddlyWiki ist unter den Personal Wikis quasi ein Methusalem und da wundert es nicht, dass es auch Anpassungen gibt, mit denen Sie Ihre Aufgaben organisieren können.

Eine der ersten Anwendungen dieser Art war MonkeyGTD. Dieses Programm ist mittlerweile in mGSD übergegangen.

Auch GSD5 ist eine Anpassung von TiddlyWiki an David Allens Methode. Die Autoren geben zu, sich stark an mGSD anzulehnen. Sogar an ein Tickler File wurde gedacht und in Form eines Plugins realisiert.

Wenn Sie eine deutschsprachige Lösung bevorzugen, dann lohnt sich vielleicht ein Blick auf tbGTD.

Übrigens liefern alle Autoren brauchbare Dokumentationen für ihre Anwendungen. Das soll lobend erwähnt werden, denn nicht immer bekommt man derartigen Luxus geboten.

Ein Vorteil hat die TiddlyWiki-Lösung allemal. Sie müssen sich weder irgendwo registrieren noch ein eigenes Programm installieren. Ihr Browser genügt zum Betrieb vollständig.

Ist doch auch etwas.

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Wie Sie Zeug, an dem Sie hängen, trotzdem loswerden

In meinem Keller habe ich Zeug, das ich bestimmt über 20 Jahre nicht mehr angeschaut habe: Getriebezeichnungen aus den Studium oder Messdaten von meiner Doktorarbeit. Kein Mensch braucht das mehr und dennoch habe ich es bisher nicht über das Herz gebracht, den Krempel einfach über Bord zu werfen. Es hängen einfach zu viel Blut, Schweiß und Tränen daran.

Offensichtlich geht es anderen außer mir ebenso. Für uns Unentschlossene hat Melissa Maker vier Tipps parat: 4 Decluttering Roadblocks & How to Overcome Them! Letting Go Of Stuff. Sehen Sie selbst:

[via Lifehacker]

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Kaufen Sie nichts! (Zumindest 200 Tage lang)

In letzter Zeit ist immer wieder von „Entgiftungsaktionen“ zu lesen, oder wie unsere amerikanischen Freunde sagen: De-tox. Meistens bezieht sich das auf ein bestimmtes Konsumverhalten, wie z.B. Fernsehen, soziale Medien oder den Missbrauch Gebrauch des Smartphones.

Tatsächlich gibt es dieses blinde Konsumverhalten in nahezu allen Bereichen des Lebens. Warum wir so oft unreflektiert konsumieren? Die einen sagen, wir verdeckten damit eine gewisse seelische Leere, andere behaupten, man würde sich damit  für harte Arbeit, Stress und dergleichen belohnen. Ein Ventil zum Dampf ablassen sozusagen.
Während manche Zeitgenossen es am Wochenende in der Kneipe richtig krachen lassen, um sich für die vergangene Woche zu entschädigen, verfallen andere dem Kaufrausch. Heerscharen von Tüten tragenden Mitmenschen in der Innenstadt am Samstagmorgen zeugen davon.

Aber auch für den Kaufzwang gibt es ein entsprechendes De-tox-Konzept. In ihrem Artikel beschreibt Assya Barrette, wie sie sich dem Konsumzwang entzogen hat: Why I Decided To Do a 200 Days of New Challenge (And Why You Should Too).

Sie merken schon, es geht darum, 200 (zweihundert!) Tage keine neue Anschaffung zu tätigen. Wie Assya in einer Antwort zu einem Kommentar geschrieben hat, ist die Anzahl der Tage rein zufällig. Manchen dürfte diese Spanne sehr lang vorkommen. Ich gebe zu, ich gehöre auch dazu. Weil das Durchhalten in der Gruppe manchmal leichter fällt, gibt es für diese Herausforderung auch eine eigene Facebook-Gruppe.

Wenn Ihnen dieser Ansatz zu anspruchsvoll erscheint, dann versuchen Sie es doch einmal hiermit: Sie verpflichten sich, für jeden Gegenstand, den Sie neu erwerben, einen alten wegzuwerfen. Auf diese Weise hoffe ich, wieder etwas mehr Platz in meinem überquellenden Bücherschrank zu schaffen. Sie können dieses Vorgehen auch variieren, zum Beispiel für jede neue Sache zwei alte wegwerfen. Ganz nach Ihrem Bedürfnis nach Selbstkasteiung.

Wie Sie wissen, gefällt mir der Ansatz des Minimalismus sehr gut. Allerdings befinde ich mich nach wie vor noch in der Übungsphase. Aber es wird langsam.

[Foto von Andreas Breitling [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie gehen Sie mit Ablenkungen um?

Wie wir Anhänger des effizienten Arbeitens alle wissen, gibt es einen direkten Zusammenhang zwischen Effizienz und Fokussierung. Ein Freund der Mathematik würde es vielleicht so ausdrücken:

Effizienz  ~ Fokussierung

In einfachem Deutsch: Je fokussierter oder konzentrierter ich arbeiten kann, desto effizienter bin ich.  Wenn Sie daraus schließen, dass Sie umso ineffizienter sind, je mehr Sie sich ablenken lassen, dann dürften Sie richtig liegen.

Die Ablenkungen, denen wir täglich ausgesetzt sind, sind zahlreich und ihrem Wesen nach sehr unterschiedlich. Beverly R. Imes unterscheidet in ihrem Beitrag How to Deal with Distractions zwischen externen und internen Ablenkungen:

Interne Ablenkungen sind

  • Gedanken, wie Sorgen, Selbstzweifel, aber auch Ideen
  • Körperliche Ereignisse, wie Kälte- oder Hitzegefühl, Durst usw.

Externe Ablenkungen sind Störungen durch

  • Telefonanrufe
  • Persönliche Unterbrechungen (Fragen, Plauderei usw.)
  • Überflüssige oder ineffiziente Besprechungen
  • Unsachgemäßer Umgang mit E-Mail

Beverly gibt in ihrem Artikel einige Tipps, wie Sie diese Unterbrechungen vermeiden oder zumindest die Folgen abmildern können. Teilweise folgen diese Tipps einfach dem gesunden Menschenverstand, wie das Stellen des Smartphones auf Flugzeugmodus oder der Durchführung einer bewegten Pause.

Wenn Sie sich näher mit dem Thema “Arbeitsunterbrechungen” beschäftigen möchten und das Lesen wissenschaftlicher Beiträge nicht scheuen, dann hält die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) das Ergebnis einer einschlägigen Studie für Sie zum Download bereit: Arbeitsunterbrechungen und Multitasking (pdf). Hier erfahren Sie auch, warum Unterbrechungen nicht einfach nur lästig sind und zur Ineffizienz führen, sondern infolge von Stress sogar die Gesundheit beeinträchtigen können.

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