Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Wie Sie Ihr persönliches RIM bauen

Wenn Sie nicht wissen, was ein RIM ist, dann befanden Sie sich bis vor etwa einer Viertelstunde in bester Gesellschaft, in meiner nämlich. In der Zwischenzeit habe ich mich jedoch schlau gemacht und weiß, dass RIM für Records and Information Management steht. Im Deutschen wird dies wie immer etwas trocken mit dem Begriff Schriftgutverwaltung belegt.

Wie Sie sich eine solche Schriftgutverwaltung aufbauen können, erklärt Ihnen in einer sechsteiligen Artikelreihe Jacki Hollywood Brown. Diese Themen werden besprochen:

  1. Allgemein anerkannte Regeln der Schriftgutverwaltung
    Hier erfahren Sie, welchen Kriterien ein RIM genügen sollte.
  2. Dokumenttypen und Inventarisieren
    Jacki unterscheidet zwischen aktiven, inaktiven und unverzichtbaren Dokumenten. Sie lernen, wie man seine Dokumente inventarisieren kann,
  3. Verwalten von Aufbewahrungsfristen
    Sie wissen schon, Steuerkram und ähnliches.
  4. Effizientes Wegwerfen von Dokumenten
    Sie bekommen die Papier- und die elektronische Variante erklärt.
  5. Scannen von Dokumenten
    Interessant ist hier die rechtliche Seite. Inwieweit darf man zum Beispiel amtliche Dokument scannen ohne das Sie Ihre Gültigkeit verlieren? Wie das in der Juristenrepublik Deutschland (JRD) gehandhabt wird, können Sie hier, hier oder hier nachlesen.
  6. Aufbau eines Ablagesystems
    Über Philosophien zur Dateiablage kann man sicher ganze Bücher füllen. Hier finden Sie Hinweise sowohl für die Papierablage als auch für die elektronische Variante. Wichtig ist der Hinweis, dass der Aufbau beider Ablagen in etwa gleich sein sollte.

Zum letzten Punkt: Ich persönlich bin ja ein Freund der chaotischen Lagerhaltung. Warum soll ich mich mit irgendwelchen Ablagesystemen herumärgern, wo ich doch einen Rechenknecht habe? Das dieses Ablegen auch mit Dokumenten 1.0 funktioniert, beweist die Archivierungslösung fileee. Diese Anwendung kombiniert Smartphone und Pappkarton, wie ich im ToolBlog bereits früher beschrieben habe.

Ich finde Jackis Artikelreihe sehr nützlich. Hier bekommen Sie alle notwendigen Informationen zum Aufbau Ihrer persönlichen Schriftgutverwaltung (welch ein Wort!).

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10 Tipps fürs Aufräumen

Wenn Sie den Frühjahrsputz in diesem Jahr verpasst haben, dann machen Sie doch jetzt im Herbst einen neuen Anlauf. Auch in den kommenden kalten Wochen möchten Sie die Zeit doch sicher in einem aufgeräumten Haus verbringen.
Allerdings sollten Sie das Reinemachen mit einem gewissen System verbinden und gezielt vorgehen, sonst verlieren Sie wahrscheinlich schnell die Lust, weil Sie sich verzetteln.

Lisa Westmoreland gibt Ihnen in ihrem Artikel 10 Ways To Declutter Your Home (And Life!) ein paar nützliche Hinweise mit auf den Weg:

  1. Sortieren Sie Ihre Sachen nach Kategorien, nicht nach Örtlichkeit
    Die meisten von uns, ich eingeschlossen, räumen nach Örtlichkeit auf: Erst die Garage, dann die Küche, dann das Wohnzimmer usw. Das ist uneffektiv. Besser ist es, die Gegenstände in Kategorien einzuteilen und danach klar Schiff zu machen. Eine Kategorie findet dann immer einen bestimmten Platz. Zuerst alle Bücher, dann alle CDs usw.
  2. Beurteilen Sie jedes Teil danach, ob Sie wirklich Spaß daran haben
    Überlegen Sie sich, wenn Sie mit dem Wegwerfen zögern, ob der Gegenstand für Sie notwendig oder nützlich ist. Zumindest sollten Sie Ihre Freude an ihm haben. Ist das nicht der Fall, ab in die Tonne.
  3. Stufen Sie Kleidung nicht zu Freizeitklamotten herunter
    „Das kann ich immerhin noch zuhause anziehen“ ist zumeist der Einstieg in die heimische Altkleidersammlung. Geben Sie die Sachen lieber tatsächlich in den Second-Hand-Shop oder in den Kleiderladen der örtlichen Tafel. Dann können Sie wenigstens sicher sein, dass irgendjemand Ihre ausrangierten Kleider tatsächlich nutzt.
  4. Bei ungelesenen Büchern heißt „irgendwann“ meistens „nie“
    Hier widerspreche ich der Autorin ausdrücklich! Ich habe tatsächlich schon oft erlebt, dass ich ein Buch zur Hand genommen habe, das ich vor Jahren gekauft, aber bis dato nicht gelesen hatte. Wenn Sie sich dennoch von manchen Büchern trennen wollen, dann probieren Sie es doch einmal bei Buchankäufern wie Momox oder Rebuy.
  5. Trennen Sie sich von den Papierstapeln
    Da ich meinen Papierkram in Noguchitüten verpackt habe, löst sich bei mir dieses Problem von alleine. Der Tipp, alles Papier einzuscannen, ist m.E. nur eine Verlagerung der Unordnung vom Schreibtisch auf den Rechner. Überlegen Sie lieber ernsthaft, ob und wozu Sie ein Dokument tatsächlich brauchen.
  6. Keine Schuldgefühle beim Wegwerfen!
    Sie kennen das: Man will das selbstgemalt Bild der Schwiegermutter einfach nicht wegwerfen. Schon beim Gedanken daran meldet sich das schlechte Gewissen. Lassen Sie sich nicht davon beeindrucken. Weg damit, verscherbeln Sie es!
  7. Werfen Sie Verpackungen weg
    Heben Sie nicht die Verpackung von jedem erworbenen Gadget auf. Das müllt Ihnen nur den Keller zu. Auch Gebrauchtanweisungen finden Sie in der Regel im Netz, falls Sie sie brauchen.
  8. Trennen Sie sich von Kruscht
    Sie wissen schon: Kabel, Adapter, Aufkleber und anderen Krempel oder Kruscht auf Schwäbisch.
  9. Misten Sie Fotos und Erinnerungsstücke aus
    Siehe hierzu Punkt Nr. 6. Gilt auch für Postkarten, alte Eintrittskarten und andere „wertvollen“ Erinnerungsstücke.
  10. Verstauen Sie Dinge erst, nachdem Sie sie gesichtet haben
    Guru David Allen sagte einmal in einem Seminar, ein Archiv könne immer so groß sein, wie der Platz, den man dafür zur Verfügung stelle. Bevor sich also ein ausgeklügeltes Regalsystem anschaffen, entscheiden Sie erst, was Sie tatsächlich benötigen. Dies ist eine Analogie zum Einscannen unter Punkt Nr. 5.

Fairerweise weist die Autorin des Artikels auf die Quelle hin, die sie zu diesen Tipps inspiriert hat. Es handelt sich um Marie Kondo, den strahlenden Stern am Aufräum- und Ordnungshimmel. Über sie habe ich im ToolBlog schon öfters berichtet:

Hans / Pixabay

 

Bücher von Marie Kondo (Werbung)

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Wie Sie E-Mail-Signaturen erstellen

Sie alle kennen Signaturen. Als Signatur wird ein

Textabschnitt bezeichnet, der häufig am Ende von E-Mails, Usenet-Postings oder Beiträgen in Internetforen steht und Angaben zum Absender enthält. (Wikipedia)

Mit Inhalt und Gestaltung einer solchen Signatur müssen Sie sich dann nicht besonders befassen, wenn Sie Mitarbeiter eines Unternehmens sind und ausschließlich geschäftlichen E-Mail-Verkehr pflegen. Denn dann stellt Ihr Arbeitgeber vermutlich bereits eine gesetzeskonforme Signatur bereit, um die Sie nicht herumkommen. Sollten Sie selbst ein Unternehmen Ihr Eigen nennen und noch keine entsprechende Signatur verwenden, dann sollten Sie sich schleunigst darum kümmern. Welche Informationen für die einzelnen Unternehmensformen bereit gestellt werden müssen, erklärt Ihnen z. B. Bea Brünen in Ihrem Beitrag Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails.

Andere Personengruppen wie Privatleute oder Freiberufler haben deutlich mehr Gestaltungsspielräume. Sie können eine Signatur auch für originelle (Werbe-) Botschaften verwenden.

Wie Sie eine sinnvolle E-Mail-Signatur gestalten können, zeigt Ihnen der Artikel von Joel Lee: 7 Tips for Creating the Perfect Professional Email Signature.
Hier seine Tipps:

  1. Benutzen Sie das richtige Trennzeichen
    Viele zeitgemäße E-Mail-Programme nutzen die Signatur, um die Kontaktliste zu vervollständigen. Bei Outlook funktioniert das, indem Sie die E-Mail per Drag & Drop aus dem Lesebereich über das Modul „Kontakte“ ziehen (Bezeichnungen). Wenn Sie loslassen wird ein neues Kontaktformular geöffnet, in dem die wesentlichen Informationen bereits eingetragen sind.
    Allerdings müssen die E-Mail-Clients erkennen, wann die Nachricht aufhört und die Signatur anfängt. Dies geschieht in einem Quasi-Standard über den Trenner – – (zwei aufeinanderfolgende Bindestriche), also:
    Nachricht
    – –
    Signatur
  2. Halten Sie die Signatur einfach
    Überlegen Sie sich, welche Informationen Sie dem Empfänger tatsächlich mitteilen wollen. In der Regel soll er mit Ihnen Kontakt aufnehmen können, nicht mehr und nicht weniger. Halten Sie evtl. Werbebotschaften knapp. Auch Zitate wollen sparsam eingesetzt werden, Ich gebe zu, ich bin kein großer Fan von ihnen.
  3. Fassen Sie sich kurz
    Es gilt der Grundsatz: So wenig Zeilen wie möglich, so viel wie nötig. Vielleicht können Sie zusammengehörende Infos über ein geeignetes Trennzeichen in eine Zeile packen. z. B.
    E-Mail | Telefon | Fax
  4. Gestalten Sie die Signatur dezent
    Erinnern Sie  sich noch einmal an Punkt (2). Die Signatur soll in erster Linie dem Adressaten ermöglichen, einfach mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Sie ist nicht das Mittel der Wahl, um Werbung zu betreiben. Auch sollten derartige Botschaften nicht von den eigentlichen Kontaktinformationen ablenken.
  5. Verwenden Sie je nach Zweck unterschiedliche Signaturen
    Manchmal kann es sinnvoll sein, je nach Empfängergruppe verschiedenen Signaturen zu verwenden. In Outlook können Sie das bequem verschiedene Variante über den Menüpunkt „Signatur“ im Menüband anlegen, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben.
  6. Seien Sie vorsichtig mit HTML und vCards
    Ich weiß, viele sagen etwas anderes, aber ich bleiben dabei: Ich mag HTML-Mails aus verschiedenen Gründen nicht besonders. Outlook habe ich so eingestellt, dass ich nur reinen Text senden und schreiben kann. Mir kommt es auf die Information an und nicht auf bunte Bilder. Wenn Sie Ihre Signatur mit den relevanten Informationen versehen haben, können Sie auf das Versenden einer vCard getrost verzichten.
  7. Testen Sie die Signatur mit verschiedenen E-Mail-Programmen aus
    Schauen Sie sich im letzten Schritt noch einmal an, wie Ihre Signaturen in den gängigen Programmen (Oulook, GoogleMail usw.) dargestellt werden und nehmen Sie ggf. Korrekturen vor.

Den E-Mail-Disclaimer, der von vielen Unternehmen an die E-Mail gehängt wird, können Sie sich im übrigen sparen. Warum, können Sie hier oder hier nachlesen. Mit einer Signatur hat ein solcher Disclaimer überhaupt nichts zu tun.

Postkasten Arona
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Wie Sie mit Ablenkungen umgehen

Wie wir wissen, können wir nicht fokussiert und damit effizient arbeiten, wenn wir ständig abgelenkt werden. Dass das nicht nur eine subjektive Empfindung ist, zeigen wissenschaftliche Untersuchungen z. B. über den Zeigarnik-Effekt.

Nun sind Ablenkungen nicht ausschließlich negativ zu bewerten. Manchmal sind sie schlicht und einfach Bestandteil des Jobs. Wenn ich Vertriebsmitarbeiter bin, sollte ich mich nicht über den unerwarteten Anruf eines wichtigen Kunden beklagen.

Aber um diese Ablenkungen geht es hier nicht. Vielmehr um solche, die so unnötig sind wie ein Kropf. Zum Beispiel der Anruf eines Kollegen, der Ihnen eine Frage stellt, die er mit nur geringem Aufwand selbst hätte beantworten können. Sie kennen sicher noch mehr derartige Beispiele.

Monika Kristofferson unterscheidet in ihrem Beitrag How to Deal with Distractions zwischen internen und externen Ablenkungen.

Interne Ablenkungen kommen von innen heraus, wie etwa Gedanken, Ideen oder Einfälle, die so gar nicht zu der momentanen Aufgabe passen wollen. Auch Körpergefühle gehören dazu, wie Wärme, Kälte, Hunger, Müdigkeit usw.

Externe Ablenkungen sind die, die von außen an Sie herangetragen werden: Das Bimmeln des Telefons, dann wenn Sie es nicht brauchen können. Auch unnötig empfundene Besprechungen oder das ständige Aufpoppen von E-Mails können produktives Arbeiten beeinträchtigen.

Monika schlägt für diese Ablenkungen ein paar Gegenmaßnahmen vor. Vieles wird den Lesern bekannt vorkommen, wie etwa

  • das sofortige Aufschreiben der Einfälle („Everything off your head!“)
  • das Tragen komfortabler Kleidung
  • nicht zu Meetings zu erscheinen, in denen Sie weder etwas beitragen noch etwas lernen können
  • bei Gesprächen zu stehen anstatt zu sitzen

Darüber hinaus schlägt Sie vor, sich zu verpflichten, für 96 Minuten am Tag fokussiert ohne Unterbrechungen zu arbeiten. 96 Minuten sind 20% eines 8-Stunden-Tages.

Meiner Meinung nach ist die Zugehörigkeit der Ablenkungen zu den Kategorien fließend. Sicher kommen die E-Mails von außen, die Entscheidung, ob Sie sie gerade jetzt öffnen wollen, liegt jedoch bei Ihnen. Das gleiche gilt auch für die Frage, ob Sie an einem Meeting teilnehmen wollen oder nicht (wenn es der Chef nicht angeordnet hat),

Übrigens gibt es eine interessante Erklärung dafür, warum es vielen Menschen so schwer fällt, E-Mail E-Mail sein zu lassen und eben nicht jeder aufpoppende Nachricht zu öffnen. Lesen Sie hierzu meinen Artikel: Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.

Mehr über Aufmerksamkeit und Ablenkung erfahren Sie von Jean-Philippe Lachaux:

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„Sitzt“ das Zeitmanagement bei Ihnen?

Kelly Forrister ist eine der erfahrensten GTD-Coaches überhaupt. Ich habe sie während eines Workshop auf dem GTD Summit in San Francisco kennengelernt und war sehr beeindruckt. In ihrem Artikel 5 Signs You’re Getting Better at GTD nennt Sie Merkmale, an denen Sie erkennen können, ob Sie effizientes Zeitmanagement verinnerlicht haben:

  1. Es fühlt sich sonderbar an, wenn Ihnen etwas „unangemeldet“ in den Sinn kommt
    Sie können sich entscheiden, ob Sie Ihr Gehirn zum Denken oder zum Speichern benutzen möchten. Wenn Ihnen eine unerledigte Aufgabe „einfach so“ in den Sinn kommt, dann ist das ein Zeichen dafür, dass Sie das Gebot der Schriftlichkeit nicht konsequent genug umsetzten. Solche unangemeldeten Erinnerungen lenken Sie nur von dem ab, was Sie gerade tun. Das Mittel dagegen: Alles aus dem Kopf!
  2. Sie leeren Ihren Eingangskorb regelmäßig
    Wenn Sie Ihren Eingangskorb nicht regelmäßig leeren, dann wächst Ihnen der Inhalt wahrscheinlich irgendwann über den Kopf. Sie verlieren die Übersicht und sind nicht mehr in der Lage, Ihre Tätigkeiten richtig einzuordnen. Zumindest einmal in der Woche sollte Ihr Eingangskorb restlos leer sein, sowohl der „echte“ als auch der elektronische. Bei mir ist das fester Bestandteil der Tages- und Wochendurchsicht.
  3. Sie sträuben sich nicht gegen die Wochendurchsicht
    Von o.a. Tagung in San Francisco ist mir der Satz eines Teilnehmer hängen geblieben: „Die Wochendurchsicht ist so wichtig, dass Sie sie mindestens einmal im Monat durchführen sollten“ Spaß beiseite, die Wochendurchsicht hat den Zweck „die Säge zu schärfen“, wie Stephen Covey sagen würde. Bei mir findet sie am Samstag morgen statt. Dann bringe ich mich auf den neuesten Stand und genieße einen schönen Nebeneffekt: Ich kann völlig unbelastet ins Wochenende gehen. Denn alles ist abgehakt oder eingetütet.
  4. Sie fühlen sich gut bez. der Dinge, die Sie nicht tun
    Dies ist eine Frage von Entscheidungen. Wenn Sie sich entschieden haben, etwas nicht zu tun oder zu verschieben, ist es etwas anderes, als Tätigkeiten einfach ohne Sinn und Verstand vor sich herzuschieben. Letzteres erzeugt Schuldgefühle und diese schaden der Effizienz.
  5. Sie starten jedes Projekt automatisch mit der Frage nach dem Zweck
    Unserem Altkanzler Helmut Kohl wird das Zitat zugeschrieben: „Wichtig ist, was hinten rauskommt.“ Wo er recht hat, hat er recht. Am Beginn des eines größeren Vorhabens sollten Sie sich immer fragen, was das gewünschte Ergebnis sein soll. Oder versuchen Sie es mit der Therapeutenfrage: „Angenommen, Du hättest Erfolg gehabt, wie würdest Du den Zustand beschreiben?“

Ich finde, Kelly Forrister hat die wesentlichen Dinge wieder einmal auf den Punkt gebracht.
Wenn Sie möchten, können Sie ihr Aufzählung als Checkliste benutzen, inwieweit Sie effizientes Zeit- und Aufgabenmanagement bereits implementiert haben oder wo Sie noch etwas Handlungsbedarf sehen.

Die Liste ist sehr nützlich, finde ich.

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Merlin Manns große Artikelsammlung zu GTD

Der große Hype um GTD ist sicherlich vorbei, was nicht heißt dass diese Methode etwa an Bedeutung verloren hätte. Vielmehr folgt auch sie dem bekannten Hype-Zyklus, warum sollte das bei GTD auch anders sein?

GTD ist noch lange nicht tot und da wir uns offensichtlich auf dem Pfad der Erleuchtung oder vielleicht sogar schon auf dem Plateau der Produktivität befinden, lohnt sich der Blick zurück allemal.

Von Anfang an hat Merlin Mann David Allen und sein GTD mit erläuternden, manchmal auch kritischen Beiträgen auf seinem Blog 43 Folders begleitet. Schon 2008 (!) veröffentlichte Merlin auf seinem Blog eine Liste seiner einschlägigen Artikel, die auch heute noch eine wahre Fundgrube für GTD-Begeisterte und solche, die es werden wollen sind.  Unter 43 Folders: Best of GTD finden Sie die gesammelten Beiträge zu GTD zu Themen wie

  • Der richtige Start mit GTD
  • Die Bedeutung der „Next actions“, sowie ihre Formulierung und ihre Organisation
  • Die tägliche und wöchentliche Planung
  • Wie man GTD zweckmäßig implementiert
  • Die Verwendung von Kontexten
  • Durchführung eines mentalen Kehraus („Mindsweep“)

Natürlich können Sie auch ein Gespräch anhören, in dem Merlin Mann mit dem David Allen über dessen Ansatz gesprochen hat.

In der Zusammenstellung darf natürlich auch „Inbox Zero“ nicht fehlen, in dem Merlin Mann beschreibt, wie Sie einen überquellenden elektronischen Eingangskorb leer bekommen und auch leer halten. in diesem Video können Sie den berühmt gewordenen Vortrag von Merlin Mann noch einmal anhören und ansehen:

„Kinder, wie die Zeit vergeht“, möchte man sagen, denn die o.a. Liste ist schon fast 10 Jahre alt, die zitierten Beiträge sogar noch älter. Dennoch haben sie nichts an Aktualität verloren, denn an der Herausforderung, sich effektiv und effizient zu organisieren, hat sich bis heute nichts geändert. Es lohnt sich allemal, hier ein wenig herumzustöbern.

 

Bücher von David Allen zu GTD (Werbung)

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Lektüreplanung mit XMind

Sind Sie auch so ein Büchernarr, der weit mehr Bücher erwirbt als er lesen kann? Mir geht es so. Mittlerweile stapeln sich bei mir die Bücher, die ich irgendwann mal lesen will und es werden immer mehr. Um die Menge der ungelesenen Bücher in den Griff zu bekommen, habe ich schon versucht, mir eine Art Lektüreplan zu erstellen.

Leider muss ich zugeben, dass diese Lektüreplanung bislang wenig Erfolg hatte. Vielleicht habe ich das Ganze aber auch falsch aufgezogen. Wie es funktionieren könnte, zeigen die Autoren eines einschlägigen Artikels auf dem XMind-Blog: Be a more productive reader with XMind.

Bevor Sie planen, sollten Sie folgende Grundfragen beantworten:

  1. Welche Bücher möchte ich lesen?
  2. Wann werde ich sie lesen?
  3. Wie viel Zeit steht mir für die Lektüre zur Verfügung?

Danach können Sie in die Planung einsteigen:

  1. Erstellen einer Lesemap
    Erstellen Sie ein Mind-Map, in die Sie als Äste die Bücher eintragen, die Sie lesen möchten,
  2. Einteilen in Kategorien
    Teilen Sie die Bücher in bestimmte Kategorien ein, indem Sie mit der Taste F4 den Ästen Label zuweisen.
  3. Den Büchern Monate zuordnen
    Im Artikel wird angenommen, dass Sie etwas ein Buch pro Monat lesen können. Sie können den einzelnen Büchern Monate per Marker zuordnen und die Mind-Map neu sortieren.
  4. Einen Detailplan erstellen
    Wählen Sie nun das nächste Buch und erstellen Sie einen detaillierten Leseplan. Dazu wandeln Sie den Zweig mit dem gewählten Buch in eine neue Map um (Rechtsklick: Neues Arbeitsblatt aus Knoten). Wählen Sie für die neue Map die Struktur „Horizontale Zeitleist“ (Rechtsklick: Struktur – Horizontale Zeitleiste). Fügen Sie auf der Leiste vier Knoten hinzu, die Sie mit der Kalenderwochennummer bezeichnen können. Pro Woche können Sie nun neue Unterzweige erstellen, Wochentage für die einzelnen Kapitel zum Beispiel.
  5. Notizen hinzufügen
    Wenn Sie möchten, dann können Sie während des Lesens zu den einzelnen Kapiteln noch Notizen hinzufügen, auf denen Sie Inhalte vermerken, die Sie für wichtig halten. Auf diese Weise erstellen Sie automatisch ein Exzerpt des Buches.

In dem Artikel finden Sie zu den einzelnen Schritten die entsprechenden Screenshots.

Grundsätzlich kann ich diese Vorgehensweise gut nachvollziehen. Allerdings würde ich in Schritt 4 die Reihenfolge der Zweige „Kapitel“ und „Kalenderwoche“ umdrehen, aber das ist wohl Geschmackssache.

Sollte ich mich dazu durchringen können, meine Lektüre auf diese Weise mit XMind zu planen, dann werde ich die entsprechenden Maps hier veröffentlichen. Versprochen.

Allerdings habe ich Zweifel, dass ein solchen Planung bei mir generell funktioniert. Was sind Ihre Erfahrungen. Haben Sie das Bücher lesen schon einmal geplant? Mit Erfolg? Und wenn ja, wie habe Sie das gemacht?

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Grundregeln gut organisierter Mitmenschen

Effektives Zeitmanagement und effiziente Selbstorganisation sind kein Hexenwerk. Dennoch schielen wir immer wieder über die Schulter gut organisierter Zeitgenossen. Vielleicht gibt es ja ein System oder den einen oder anderen Trick, den man sich abschauen könnte.

Erin Doland hat ein paar Regeln entdeckt, denen sich gut organisierte Menschen unterwerfen: Rules of organized people. Diese sind:

  1. Kennen Sie sich selbst
    Es ist immer gut, wenn Sie sich Ihrer Stärken und Schwächen bewusst sind. Das gilt auch für die Selbstorganisation. Organisationsguru David Allen hat zu diesem Zweck einen kleinen Selbsttest publiziert, mit dem Sie überprüfen können, ob Sie Crazy Maker, Captain and Commander, Responder oder Micro Manager sind. Eine Erklärung für diese Typen finden Sie bei Francisco Sáez.
  2. Organisiert zu sein ist kein Selbstzweck
    Es ist keine gute Idee, sich nur deshalb zu organisieren, damit Sie organisiert sind. Selbstorganisation ist kein Selbstzweck, sondern dient dazu, die Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Alles andere ist Micro-Management.
  3. Rechnen Sie mit Misserfolgen
    Selbstorganisation ist ein andauernder Prozess. Es gibt immer etwas zu verbessern, Und manchmal kann man dabei sogar aus der Spur geraten. Fehler sind dazu da, um aus ihnen zu lernen.
  4. Es gibt einen Platz für jedes Ding und jedes Ding ist an seinem Platz
    Die Schlüssel kommen ans Schlüsselbrett, die eingehende Post in den Eingangskorb usw. Das hilft, unnötiges Suchen zu vermeiden. Suchen und nicht Finden ist pure Zeitverschwendung.
  5. Schreiben Sie alles auf
    Man kann es nicht oft genug wiederholen: „Your mind is for having ideas, not holding them (David Allen).“
  6. Routinen sind das Rückgrat der Organisation
    Vermeiden Sie, bei wiederkehrenden Aufgaben das Rad immer wieder neu zu erfinden. Überlegen Sie stattdessen, wie Sie solchen Tätigkeiten rationalisieren oder sogar automatisieren können. Checklisten können dabei eine große Hilfe sein.
  7. Ziehen Sie die Aufgaben durch und verschieben Sie sie nicht
    Wenn Sie schon aufschieben, dann sollten Sie das mit System machen. Schieben Sie nichts auf den St.-Nimmerleinstag, sondern setzen Sie sich einen Termin, zu dem Sie mit der Tätigkeit beginnen möchten. Und dann los!
    Wenn Sie an chronischer Aufschieberitis leiden, dann empfehle ich Ihnen das einschlägige Buch von Neil Fiore: Vorbei mit der Aufschieberei!: Wie Sie die Dinge geregelt kriegen und Ihr Leben zurückgewinnen.
  8. Erledigen Sie Ihren Teil
    Hier geht es um Verbindlichkeit. Erarbeiten Sie sich den Ruf, zuverlässig und pünktlich die Arbeit abzuliefern. Muten Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen nichts zu, was Sie auch selbst tun können. Es gibt nämlich einen Unterschied zwischen Delegieren und Abschieben.
  9. Belasten Sie sich nicht mit unnötigem Zeug
    Dies gilt sowohl für Dinge als auch im übertragenen Sinn. Alles, was Sie ablenkt, beeinträchtigt Ihre Effizienz. Das gilt für unnötige Schreibtischutensilien ebenso wie für Gedanken, die im Hier und Jetzt nicht angebracht sind.
  10. Denken Sie voraus
    Hier hilft die Arbeit mit To-Do-Listen und die regelmäßige Durchsicht des eigenen Aufgabengebietes. Ich habe mir angewöhnt, während meines Weekly Reviews anzuschauen, was  in den nächsten vier Wochen anliegt. Vorausschau nennt dies der Fachmann.
  11. Sie sind nicht Ihre Habseligkeiten und Dinge haben keine Seele
    Sie können sich von liebgewordenen Dingen auch wieder trennen. Die Sache wird Ihnen das nicht übel nehmen. Das kann sie nämlich nicht. Schuldgefühle finden lediglich bei Ihnen zwischen den Ohren statt. Wenn Ihnen die Entrümpelung schwer fällt, dann gibt es hier, hier und hier einige Tipps.
  12. Es ist besser einen Baum als einen Wald zu besitzen
    Dies hängt eng mit Punkt (9) zusammen. Beispiel: Kaufen Sie sich nicht jedes Tool, das auf dem Markt ist, sondern lernen Sie, Ihr bestehendes Werkzeug richtig zu nutzen. Bei mir ist das Outlook. Ich brauche nichts anderes.
  13. Organisiert zu sein ist nicht Jedermanns Sache. Es ist die eigene Entscheidung!
    Denken Sie daran, dass nicht jeder ein Freund der Organisation ist. Versuchen Sie nicht, andere zur Aufgabenorganisation zu zwingen oder zu überreden. So etwas muss von sich selbst heraus kommen. (Im Übrigen gilt dies für fast alles im Leben.)
  14. Jeder kann sich organisieren
    Selbstorganisation kann man lernen. Allerdings sind auch da die Talente unterschiedlich verteilt. Übung macht den Meister, also dranbleiben!

Ich finde, diese Auflistung eignet sich hervorragend für die eigene Standortbestimmung. Gehen Sie ruhig die Punkte einmal durch. Sie eignen sich hervorragend als Ausgangspunkt zur Verbesserung der eigenen Produktivität oder wie Marie von Ebner-Eschenbach sagt:

Wer aufhört, besser werden zu wollen, hört auf, gut zu sein

[Foto von StockSnap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Womit Leute ihre Zeit vergeuden

Ab und zu frage ich die Teilnehmer in meinen Workshops, was sie als unnütze Zeitverschwendung betrachten. Ich habe die Antworten zwar nicht statistisch ausgewertet, aber hier ist die ewige Bestenliste als Mind-Map:

Die Autoren von OfficeTime haben eine hübsche Infografik mit ihren Top 10 Time Killers veröffentlicht. Die Grafik ist aber auch noch aus einem anderen Grund interessant. Wenn Sie weiter nach unten scrollen, dann finden Sie ein Ablaufschema, mit dem Sie bestimmen können, welcher Typ von Aufschieber Sie sind. Die Typisierung scheint immerhin wissenschaftlich abgesichert zu sein. Noch weiter unten gibt es ein paar Tipps, wie Sie mit den Zeitfressern umgehen können.

BTW: Mein geschätzter Kollege Wolfgang Hamm mag den Ausdruck „Zeitdiebe“ gar nicht. Warum, erläutert er in seinem Beitrag Zeitdiebe kann man nicht fangen – eine Polemik.

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Achtsam arbeiten!

Kennen Sie das auch? Sie kommen abends von der Arbeit nach Hause und fragen sich, was Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben. Dennoch sind Sie abgekämpft und wieder einmal ist der Tag geradezu in Windeseile an Ihnen „vorbeigerauscht“.
Dies rührt daher, dass wir uns während des Arbeitstages meistens im Autopilot-Modus befinden, wie der Achtsamkeitslehrer Shamash Alidina meint.

Dem Autopilot-Modus können Sie den Modus der achtsamen Aufmerksamkeit entgegen setzen. Wie das geht, zeigt Ihnen Shamash Alidina in seinem Artikel: 10 Ways to Be More Mindful at Work. Seine Tipps:

  1. Seien Sie bewusst im Hier und Jetzt
    Halten Sie einen Moment inne, bevor Sie an die Aufgabe gehen. Machen Sie sich den Zweck der Aufgabe klar und nehmen Sie mit allen Sinnen wahr, wo Sie sich gerade befinden.
    Widmen Sie auch den kleinen alltäglichen Tätigkeiten Ihre volle Aufmerksamkeit.
  2. Machen Sie kurze Achtsamkeitsübungen zwischendurch
    Sie können sich von dieser Anleitung inspirieren lassen, wenn Sie möchten:
  3. Konzentrieren Sie sich auf lediglich eine einzige Aufgabe
    Fokussierung heißt das Zauberwort. Wenn Sie gleichzeitig an andere Tätigkeiten denken, sind Sie abgelenkt und damit unkonzentriert. Das sabotiert die Effizienz.
  4. Benutzen Sie Erinnerungshilfen zur Achtsamkeit
    Damit Sie nicht vor lauter Betriebsamkeit die Achtsamkeitsübungen vergessen, verwenden Sie irgendein Hilfsmittel, das Sie daran erinnert. Es gibt eine Menge Apps für so etwas. Aber es reicht auch schon, sich eine Erinnerung auf dem Smartphone zu setzen.
  5. Fahren Sie das Tempo herunter um dann wieder Gas geben zu können
    Denken Sie auch an die Pausen. Sie müssen die Batterien auch wieder laden, damit Sie zum rechten Zeitpunkt Energie abgeben können.
  6. Verbünden Sie sich mit dem Stress
    Stress hängt sehr stark davon ab, wie wir über eine bestimmte Tätigkeit denken. Fragen Sie sich, ob eine Tätigkeit tatsächlich mit negativen Stress verbunden ist oder ob es auch andere Sichtweisen geben könnte. „Umdeutung“ oder „Reframing“ sagen die Fachleute dazu.
  7. Empfinden Sie Dankbarkeit
    Schreiben Sie doch einmal auf, für was Sie dankbar sein können und auch sind. Oft vergessen wir dabei Wesentliches, weil es uns einfach selbstverständlich erscheint.
  8. Kultivieren Sie Bescheidenheit
    Überprüfen Sie selbstkritisch Ihre Erwartungen an sich selbst und an andere. Und bedenken Sie immer, das Sie die Wahrheit nicht gepachtet haben, sondern es auch andere berechtigte und begründbare Sichtweisen gibt.
  9. Akzeptieren Sie, was Sie nicht ändern können
    Akzeptanz ist ein wichtiger Bestandteil der Achtsamkeit. Dinge ständig zu hinterfragen, die wir nicht ändern können, führt zur Verbitterung.
    Aber unterschätzen Sie Ihren eigenen Einfluss nicht. Und manchmal muss man auch einfach die Konsequenzen ziehen und loslassen können.
  10. Entwickeln Sie eine wachstumsorientierte Denkweise
    Denken Sie nicht in Beschränkungen, sondern in Möglichkeiten. Lassen Sie Ihren Geist wachsen. Ich halte es da mit Heinz von Foerster: „Handle stets so, dass die Anzahl der Wahlmöglichkeiten größer wird!“

Mir hat in diesem Zusammenhang gut gefallen, was der Philosoph und Kaiser Marcus Aurelius gesagt hat:

Einsamkeit suchen die Menschen auf ländlichen Fluren, am Meeresufer, in den Bergen. Doch einer wie beschränkten Ansicht entspringt dieser Wunsch! Kannst du dich doch, sooft du nur willst, in dich selbst zurückziehen. Gibt es doch nirgends eine stillere und ungestörtere Zufluchtsstätte als die Menschenseele.

Shamash Alidina hat ein Buch zur Achtsamkeit im Beruf geschrieben, das ich wärmstens empfehlen kann: Achtsamkeit im Beruf für Dummies.

BTW: Es gibt zu dem Artikel auch eine schöne Infografik. Sehen Sie selbst:

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