Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Wenn bekannte Zeitmanagement–Methoden nicht funktionieren

Es gibt eine Anzahl von Zeitmanagement-Methoden, die wirklich nicht totzukriegen sind, obwohl ihre Wirksamkeit mehr als zweifelhaft ist. Wenn Sie eine dieser Methoden anwenden möchten und sich nach einer Weile wundern, warum sie nicht funktioniert, dann muss das nicht an ihnen liegen. Vielleicht passt auch die Methode nicht zu Ihrer Arbeit oder sie ist schlicht und einfach per se schon unsinnig.




Kelli Smith hat in ihrem Beitrag einige dieser bekannten Produktivitätstipps unter die Lupe genommen, für zu leicht befunden und schlägt stattdessen Alternativen vor: 6 Better Productivity Hacks if the „Famous“ Ones Never Work for You. Sie kennen sie alle:

  1. Eat that Frog
    Brian Tracy ist der Urheber dieses “Hacks”. Er besagt, man möge den Tag gleich mit der unangenehmsten Aufgabe beginnen, eine Meinung, die auch andere Gurus wie Stephen Covey teilen.
    Ich teile diese Meinung nicht. Ich beginne den Tag lieber mit einer oder mehreren Routineaufgaben um in Schwung zu kommen. Danach geht es dann an den schwierigen Teil des Tages.
  2. Die Eisenhower-Matrix
    Die berühmte Grafik mit der Unterscheidung von “wichtig” und “dringend” ist immer noch fester Bestandteil vieler Zeitmanagement-Trainings. Auch ich stelle sie vor, allerdings mehr zur “Vervollständigung der Unterlagen”, wie es so schön heißt.
    Es gibt Autoren, die in Frage stellen, ob unser Gehirn überhaupt diese Unterscheidung vornehmen kann oder ob es lediglich auf “dringende” Bedürfnisse reagiert. Sei’s drum.
    Tatsache ist, dass Sie nur delegieren können, wenn Sie jemanden zum Delegieren haben. Darüber hinaus sollten Sie auch autonom definieren und unterscheiden können, was wichtig ist und was nicht.
    Als Alternative dazu schlägt Kelli vor, eine Liste mit kleinen Aufgaben parat zu haben, mit denen Sie den Arbeitstag starten. Warum, steht oben.
  3. Die Tomatentechnik
    Ich muss gestehen, ich komme mit der Tomatentechnik nicht besonders gut zurecht. Wenn ich eine Aufgabe angefangen habe, möchte ich sie nicht unterbrechen, nur weil gerade ein Pomodoro verstrichen ist.
    Pause mache ich dann, wenn die Konzentration nachlässt oder andere Bedürfnisse mich dazu zwingen.
  4. Die Nicht-zu-tun-Liste (“Don’t-Do-List”)
    Kellis Kritik: Bei einer Don’t-Do-List wisse man zwar, was man nicht tun, aber nicht mit was man sich stattdessen beschäftigen sollte. Sie schlägt vor, statt dessen eine “Erledigt”-Liste zu führen.
    Ich kann dazu nichts sagen, ich halte mich an die gute alte Aufgabenliste.
  5. Das Einplanen von Aufgaben
    Hier ist das Einplanen von Zeitfenstern für bestimmte Aufgaben in den Kalender gemeint. Wie ich von den Teilnehmern an meinen Workshops weiß, funktioniert das kaum bis gar nicht. Der Grund sind unvorhergesehene Ereignisse, die diese Planung immer wieder über den Haufen werfen.
    Dem Vorschlag von Kelli folge ich nicht. Mein Tipp: Nutzen Sie den Kalender nur für Tätigkeiten mit festen Start- und Endtermin. Für alle anderen Aufgaben verwenden Sie eine To-do-Liste.
  6. Die 2-Minuten-Regel
    Sie kennen sie: Alles, was Sie innerhalb von 2 Minuten tun können, erledigen Sie selbst sofort. Von dieser Regel halte ich viel, jedoch stört sie mitunter den Arbeitsfluss. Stattdessen können Sie auch diese kleinen Tätigkeiten sammeln und sie dann en bloc erledigen. Geht auch.

Bitte verstehen Sie mich nicht falsch. Wenn eine oder mehrere der besprochenen Methoden bei Ihnen funktioniert, dann besteht kein Grund, etwas daran zu ändern. Machen Sie einfach weiter so. Wenn aber nicht, dann finden Sie in Kellis Artikel vielleicht einige Hinweise, was Sie stattdessen tun können.

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[Foto von Tim Gouw [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Ihren Kruscht loswerden

Für die Leserinnen und Leser, die oberhalb des Weißwurschtäquators angesiedelt sind, muss ich den Ausdruck “Kruscht” wohl erst erklären. Dieser stammt aus dem Schwäbischen und steht für Kram, Zeug oder wie unsere amerikanischen Freunde sagen “Clutter”.

Nicht nur eingefleischte Minimalisten möchten derlei Krempel gerne loswerden. Was einfach in der Vorstellung ist, stellt sich bei der Umsetzung oft als schwierig heraus. Der Teufel steckt halt im Detail. Was soll ich wegwerfen, was behalten? Eine Frage, die so manchen überfordert.

Ein paar Tipps für ein effizientes Wegwerfen gibt uns Melanie Pinola in ihrem Artikel Top 10 Ways to Trick Yourself Into Getting Rid of Clutter Once and For All. Sie empfiehlt:

  1. Täuschen Sie einen Umzug vor
    Für viele Menschen ist ein Umzug die beste Aufräumaktion. Wenn man ohnehin die Dinge in die Hand nehmen muss, warum nicht gleich aussortieren. Tun Sie einfach so, als ob Sie demnächst umziehen würden. Am besten, Sie bestellen einen Müllcontainer. 😉
  2. Planen Sie die Aufräumaktion
    Sie können aus der Aufräumaktion auch eine Art Projekt machen. Mit Endziel, Meilensteinen und allem was dazu gehört. Michele Connolly beschreibt, wie so etwas geht: How To Run Your Own Declutter Project. Sollte Ihnen das zu kompliziert erscheinen, dann können Sie sich helfen lassen und bei der nächsten Fastenchallenge meiner netten Kollegin Alexandra Graßler teilnehmen.
  3. Trennen Sie sich von einem Gegenstand pro Tag
    Das ist leichter als man zunächst glaubt. Gehen Sie durch die Zimmer und machen Sie eine Liste von 2-3 Dingen/Zimmer, auf die Sie leicht verzichten können. Das erleichtert den Start für diese nützliche Angewohnheit.
  4. Kaufen Sie keine Dinge zu herabgesetzten Preisen, wenn Sie nicht bereit wären, den vollen Preis zu bezahlen
    Sie kennen den Spruch “Ich bin nicht reich genug, um dieses Angebot auszuschlagen.” Leider verführt dies dazu, Dinge anzuschaffen, die man dann gar nicht braucht. Und Dinge, die man nicht braucht, werden irgendwann zwangsläufig Kruscht.
  5. Abstellen heißt nicht Aufräumen!
    Überlegen Sie, ob Ihre Gegenstände tatsächlich da sind, wo sie hingehören. Wenn Sie etwas Neues kaufen wollen: Haben Sie überhaupt Platz dafür? Aus diesem Grund stagniert bei uns im Haushalt seit Jahren die Anzahl neu erworbener Küchengeräte. Und nein, wir vermissen nichts.
  6. Geben Sie die Hoffnung auf!
    Die Hoffnung nämlich, dass Sie den Gegenstand irgendwann doch noch einmal benutzen werden. Das ist eine Illusion, denn wenn Sie ihn die Monate/Jahre bisher nicht verwendet haben, warum soll sich das in der nächsten Zeit ändern? Verschenken oder verkaufen Sie ihn lieber an jemanden, der ihn tatsächlich brauchen kann.
  7. Bedanken Sie sich bei den Dingen dafür, dass sie nützlich waren
    Der Tipp für die Esoteriker unter den Lesern. Mit einer wertschätzenden Verabschiedung fällt die Trennung vielen leichter.
  8. Räumen Sie auf, indem Sie die richtige Frage stellen
    Fragen Sie sich, ob der fragliche Gegenstand Ihnen tatsächlich Freude bereitet. Wenn nicht, dann wissen Sie schon…
  9. Halten Sie sich an die Regel: Eine Sache rein, zwei Sachen raus
    Diesen Kniff wende ich bei Büchern an, denn mein Schrank platzt aus allen Nähten. Weggeworfen habe ich dadurch zwar wenig, aber auch wenig neu angeschafft.
  10. Konzentrieren Sie sich auf die Kruschtzentren
    Räumen Sie zuerst die Orte auf, wo sich der Kruscht konzentriert, denn Kruscht neigt zur selbstständigen automatischen Vermehrung.

Zu jedem dieser Tipps finden Sie in Melanies Artikel Links zu tiefer gehenden Erläuterungen. Einige davon führen, Sie ahnen es, zum Shooting-Star des Aufräumens, Marie Kondo. Über diese Dame und ihre erstaunliche Methoden habe ich im ToolBlog bereits mehrfach berichtet. David Hugendick hat einen schönen Artikel über sie geschrieben: Räum! Hier! Auf!

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[Foto von Markus Spiske [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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44 Dinge, die Sie produktiver machen

Klar, man sollte es mit der persönlichen Produktivität nicht übertreiben und auch der Muße ihren festen Platz lassen. Dennoch sind die 44 ways to be more productive, die Andrew Hewertson in einer Infografik vorstellt, einen Blick wert. Vorgestellt werden kleine Kniffe, mit denen Sie über den Tag verteilt in Summe Ihre Produktivität steigern können. Sie müssen ja nicht alles gleichzeitig machen. Picken Sie sich die Rosinen heraus, die Ihnen besonders nützlich erscheinen… Weiterlesen

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Wie die Nachmittage genau so produktiv werden wie die Vormittage

In den guten alten Büchern über das Zeitmanagement wird den Leserinnen und Lesern oft empfohlen, die Phasen der eigenen Leistungsfähigkeit zu berücksichtigen. Jeder kennt seine Hochs und Tiefs über den Tag und es macht sicher Sinn, die bedeutenden Aufgaben dann zu erledigen, wenn man die meiste Energie besitzt (“am besten drauf ist”).

Diese persönlichen Leistungskurve fällt sicher bei uns unterschiedlich aus, es gibt Frühaufsteher und Nachteulen. Dennoch hat sich herausgestellt, dass bei den meisten Menschen der Vormittag produktiver ausfällt als der Nachtmittag. Zumindest nimmt dies Michael Simmons an, der uns 10 Ways to Make Your Afternoons As Productive As Mornings aufzählt, mit denen wir den Nachmittag zum Vormittag machen können. Er empfiehlt:

  1. Gehen Sie umher und bewegen Sie sich in den Pausen
  2. Nehmen Sie Ihre Mahlzeiten nie alleine ein
  3. Stellen Sie eine Kurzzeitwecker auf fünf Minuten und zerlegen Sie so große Aufgaben in viele kleine, die Sie schaffen können
  4. Nehmen Sie kleine Auszeiten in der Natur
  5. Nur ein Viertelstündchen: Machen Sie ein Nickerchen
  6. Lernen Sie, ein Musikinstrument zu spielen
  7. Duschen Sie mit geschlossenen Augen
  8. Erstellen Sie eine einfache Liste für das Ende des Tages
  9. Machen Sie Sport mit einem Personal Trainier oder mit einem Partner
  10. Legen Sie einfache Besprechungen auf den Nachmittag

Michael liefert zu jedem seiner Punkte eine ausführliche Begründung mit weiterführenden Links. Die Begründung für Tipp Nr. 7 klingt schon ein wenig esoterisch, aber sei’s drum.

Ich finde diese Tipps schon sinnvoll, allein mir fehlt der Glaube, sie in der Arbeitswelt zu beherzigen, wie sie mir in meinen Workshops geschildert wird. Sie wissen schon, wieder einmal geht es um Selbst- vs. Fremdbestimmung. Es gibt nicht viele Menschen, die ihren Tag nach ihrer persönlichen Leistungskurve ausrichten können.

Einige der o.a. Punkte sind aber sicher einen Versuch wert. Katze Leni zeigt, wie es geht:

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Aufgaben erledigen wie Ivy Lee

Wenn Sie nicht wissen, wer Ivy Lee ist bzw. war, dann ist das wahrscheinlich zu verzeihen. Ich denke, nur Spezialisten werden mit diesem Namen etwas anfangen können. Solche zum Beispiel, die einen Artikel über ihn für die Wikipedia angefertigt haben:




Ivy Ledbetter Lee (* 16. Juli 1877 bei Cedartown, Georgia; † 9. November 1934 in New York, NY) war […] einer der Begründer der modernen Public Relations (PR). Zudem war er Autor.

Nun gut, das wäre geklärt. Was ihn für uns besonders interessant macht, ist die Art und Weise, wie er seine Aufgaben organisierte. James Clear beschreibt sie in seinem Artikel This 100-Year-Old To-Do List Hack Still Works Like A Charm. Lee ging dabei in diesen fünf Schritten vor:

  1. Erstellen Sie eine Liste
    Am Ende eines Werktages wird der folgende geplant. Sie schreiben untereinander die sechs wichtigsten Dinge auf, die Sie am nächsten Tag unbedingt erledigen möchten.
  2. Bilden Sie eine Rangfolge
    Ordnen Sie nun diese sechs Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Die wichtigste davon steht oben, die “unwichtigste” unten.
  3. Beginnen Sie Ihren Arbeitstag
    Starten Sie Ihren Tag mit der Bearbeitung der wichtigsten Aufgabe (der ganz oben auf der Liste). Hören Sie nicht auf, bis diese Aufgabe erledigt ist. Gehen Sie nicht zu der zweiten Aufgabe über, solange Sie die erste nicht abgeschlossen haben.
  4. Arbeiten Sie die Liste der Rangfolge nach ab
    Arbeiten Sie in dieser Weise weiter. Beginnen Sie die dritte Aufgabe auf der Liste erst, nachdem die zweite abgeschlossen ist usw. Mit dieser Methode fahren Sie solange fort, bis die Liste abgearbeitet ist.
  5. Machen Sie diese Methode zu Ihrer Routine
    Wiederholen Sie diese Verfahrensweise jeden Arbeitstag.

Die Vorteile der Methode von Ivy Lee sind laut James Clear unübersehbar:

  • Die Vorgehensweise ist einfach
  • Sie sind gezwungen, harte Entscheidungen zu treffen
  • Sie kommen schneller in die Gänge
  • Die Methode fördert das Single-Tasking

Wie James in der Überschrift seines Beitrags hervorhebt, ist Ivy Lees Ansatz um die hundert Jahre alt. Wenn man genauer hinschaut, so ist eine Ähnlichkeit zu Linenbergers One-Minute-To-Do-List nicht zu übersehen.

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[Foto unter der digitalen ID hec.19043 in der Abteilung für Drucke und Fotografien der US-amerikanischen Library of Congress abrufbar, PD-US „No known restrictions on publication.“]

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3mal gratis für ToolBlog-Leser: „Praxisbuch Informationsmanagement“

Wolf Steinbrecher und Jan Fischbach haben ein nützliches Praxisbuch Informationsmanagement geschrieben. Ich hatte seinerzeit die Ehre und das Vergnügen, ein Vorwort zu dem Werk schreiben zu dürfen. Hier mein Text:

— Wie ich von den Teilnehmern meiner Workshops weiß, steht das Suchen nach Dokumenten ganz oben auf der Hitliste der berüchtigten Zeitdiebe. Im Heimbüro oder am Arbeitsplatz des einsamen Freelancers mindert die Suche nach Dateien die persönliche Effizienz erheblich.

Vorschläge zur Abhilfe gibt es in Hülle und Fülle. Sie reichen von ausgeklügelten Ord- nersystemen bis zur einfachen “chaotischen Lagerung”, bei der nur der Computer weiß, wo die Dokumente liegen. Wenn schon der Ärger über verlegte Dateien am einzelnen Arbeitsplatz groß ist, so kann sich das Suchen und nicht Finden innerhalb von Arbeitsteams zu regelrechten Konflikten auswachsen.

Das Problem wird oft noch dadurch verschärft, dass in den einzelnen Teams und Unternehmensbereichen die Ablagen über Jahre unsystematisch gewachsen sind. Dies führt dazu, dass die Dokumentablagen der einzelnen Bereiche zueinander nicht kompatibel sind. Die Folge dieser Insellösungen sind lästige Rückfragen, Missverständnisse und eine hohe Blindleistung.

Nicht nur die Effizienz des Teams und sogar des ganzen Unternehmens leidet darunter, im schlimmsten Fall werden durch fehlerhafte Kommunikation Fehler verursacht, die die Organisation viel Geld kosten können.

Im vorliegenden Buch beschreiben die Autoren mehr als nur eine bereichsübergreifen- de Ablage. Vielmehr stellen sie ein ausgereiftes Informationsmanagement vor, das einen effizienten Ablauf gewährleistet und Blindleistung durch unnötiges Suchen minimiert. Dabei geben sie dem Leser nicht nur einen fundierten Einblick in die dahinter stehende Philosophie ihres Ansatzes, sondern wenden ihn auf die unterschiedlichen Praxisfälle wie E-Mails, Besprechungen usw. an. Mit dem ausgewogenen Verhältnis von Theorie und Praxis bekommt der Leser das Rüstzeug, um im eigenen Team und Unternehmen ein effizientes Informationsmanagement einzurichten. —

Wenn Sie noch genauer wissen möchten, was in dem Buch drinsteht, dann können Sie auch auf der Website der Autoren eine detaillierte Inhaltsbeschreibung nachlesen.

Und nun kommt der Clou

Wenn Sie sich für das Buch interessieren, dann haben Sie die Chance, es gratis zu bekommen.

Die Autoren stellen Exemplare für die ersten drei Leser zur Verfügung, die hier zu diesem Artikel einen Kommentar hinterlassen.

Also klopfen Sie hurtig in die Tasten. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Wenn Sie es doch nicht mehr schaffen, dann können Sie es natürlich auch kaufen. Und zwar hier:

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Tweet zur Aufschieberitis

Dieser Tweet “made my day”, wie unsere amerikanischen Freunde immer sagen:

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Personal Kanban mit Evernote

Ich betreibe Personal Kanban mehr oder weniger intensiv und verwende dazu Trello wie so viele meiner Zeitgenossen. Weil ich darüber hinaus aber auch Evernote-User bin, stach mir eine Artikelreihe von Frank Degenaar sofort ins Auge. In dieser zeigt er uns, wie mit Evernote ein Personal-Kanban-System erstellt werden kann.

Für die Zeitgenossen, die noch nicht mit Personal Kanban vertraut sind, beschreibt er zunächst in Kanban Calendar: task management at its simplest den Hintergrund dieses Ansatzes und die grundsätzliche Vorgehensweise.

Und dann geht es ins Eingemachte. In 5 ausführlichen Beiträgen erfahren wir bis ins Detail, wie wir die Features von Evernote für Kanban einsetzen können. Starten Sie hier mit dem ersten Teil der Serie.

Ich selbst werde wohl bei Trello bleiben. Allerdings muss ich zugeben, dass es schon einen gewissen Charme hat, die Aufgaben mit so wenig Tools wie möglich zu erledigen. Den Nachteil sehe ich allerdings darin, Programme, die eigentlich für einen anderen Zweck gebaut wurden, für einen anderen zwangsweise hinzubiegen. “Suboptimal” nennt der Fachmann bisweilen das Ergebnis.

Ob dies zutrifft, können nur Sie selbst entscheiden. Probieren Sie es aus.

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[Foto von Jeff.lasovski [via Wikimedia Commons], (Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported)]

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Vom Nutzen der Checklist

Wenn Sie in den Urlaub fliegen, das Flugzeug betreten und vielleicht dabei einen kurzen Blick in die Kanzel werfen können, dann sollten Sie darauf achten, ob die Piloten konzentriert ihre Checklist(e) abarbeiten. Wenn sie dies nicht tun, dann haben Sie jetzt noch die Gelegenheit, das Flugzeug zu verlassen.

Spaß beiseite, Checklisten sind ein wichtiges, aber oft unterschätztes Hilfsmittel bei der Arbeitsorganisation. Leider erledigen wir Routineaufgaben viel zu oft “aus dem Kopf” und wundern uns dann, wenn wir etwas Wichtiges vergessen.

Checklisten sind immer dann von Vorteil, wenn Sie für wiederkehrende Aufgaben immer wieder die gleichen Schritte abarbeiten müssen und, das ist wichtig, dabei keinen Schritt bzw. kein Element auslassen dürfen. Aus diesem Grund setzen Piloten vor dem Start Checklisten ein. Sie sind bestimmt hochintelligente und –qualifizierte Menschen, aber weil sie nichts vergessen dürfen, überprüfen Sie Flugzeug und Instrumente mit diesem Hilfsmittel.

Was Piloten recht ist kann uns nur billig sein. Connie Malamed hat die Vorteile von Checklisten in ihrem Artikel The World Needs More Checklists zusammengefasst:

  • Sie sind billig zu erstellen
  • einfach zu verwenden
  • leicht anzuwenden
  • für andere Anwendungen gut anzupassen
  • sie verringern Fehler und
  • nutzen unmittelbar bei Gebrauch

Leider hat das schönste Tool auch seine Nachteile. Bei der Checkliste sind dies:

  • Sie können evtl. unvollständig sein
  • in manchen Situationen sind sie schwer anzuwenden
  • manchmal passen sie nicht zur Aufgabe, weil sie zu einfach gestrickt sind
  • sie werden gerade von vermeintlichen Experten nicht immer akzeptiert

Den letzten Punkt kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen. Es ist wie immer: Für eine nützliche Checkliste muss man etwas Zeit und Gehirnschmalz investieren. Erst später kommt der Nutzen. Manchmal kann als Argumentationshilfe das Pilotenbeispiel dienen.

In dem Artikel wird auch beschrieben, für welchen Zwecke Checklisten verwendet werden können:

  • Schritt-für-Schritt-Verfahren (das hatten wir schon)
  • Überprüfung und Inspektion
  • Evaluation
  • Troubleshooting
  • Beobachtung

Natürlich können Sie sich beim Erstellen von Checklisten auch von geeigneter Software unterstützen lassen. Neben den Vorschlägen in dem o.a. Beitrag empfehle ich Ihnen Checkli, eine Webanwendung, die auch noch kostenlos ist. Auch Checklist lohnt einen Blick, es läuft auf allen wichtigen Plattformen.

Atul Gawande hält die Checkliste für so ein wichtiges Instrument, dass er sogar ein ganzes Buch darüber geschrieben hat: Checklist-Strategie: Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen. Ich selbst habe das Werk noch nicht gelesen, es steht aber auf meiner Bücher-Checkliste. 😉

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[Foto von StockSnap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Nachtrag (14. 03. 2017)

Besonders wertvoll sind natürlich die Checklisten, die Sie selbst erstellen. Aus pädagogischen Gründen sozusagen. Aber wenn Sie keine Lust oder keine Zeit für die Eigenentwicklung haben, dann schauen Sie doch einmal bei Checklisten.de nach. Fein säuberlich in Kategorien eingeteilt, finden Sie Listen für alle möglichen Zwecke.

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Das Bullet Journal in Evernote

In letzter Zeit ist ein regelrechter Hype um das Bullet Journal ausgebrochen. Auch hier im ToolBlog gab es schon einige Beiträge darüber:

Das Bullet Journal ist eigentlich ein richtiges Notizbuch, so mit Papier und (Blei-) Stift. Vielleicht möchten Sie aber auf Ihren Rechenknecht nicht verzichten und dennoch ein Bullet Journal führen. Das geht und zwar mit Evernote. Wie Sie dabei vorgehen müssen, erklärt Nancy Messieh: How to Use Evernote as a Bullet Journal.

Damit Sie sich nicht alle Informationen zusammensuchen müssen, gibt Ihnen Nancy zunächst eine kompakte Übersicht über die Grundprinzipien dieses Ansatzes.
Danach zeigt sie Schritt für Schritt, wie Sie ein Bullet Journal in Evernote anlegen können. Sie sehen, wie “Future Logs”, “Monthly Logs” und “Daily Logs” aussehen können. Nancy empfiehlt, zu diesem Zweck in Evernote Templates anzulegen.

So richtig scheint sich aber auch die Autorin mit der Evernote-Lösung nicht anfreunden zu können. Gegen Ende ihres Beitrags weist sie nochmals auf die Papierlösung hin und zeigt ein paar schöne Beispiele für das analoge Bullet Journal.

Wenn Sie eine Anleitung zum Bullet Journal in deutscher Sprache vorziehen, dann bemühen Sie bei YouTube die Suche. Dort gibt es Videos in Hülle und Fülle. Fast alle der Filme sind von weiblicher Hand. Ob das Zufall ist?

Mir hat dieses Video am besten gefallen:

Nachdem schon Camilla Kutzner im letzten Podcast vom Bullet Journal schwärmte, habe ich mir vorgenommen: Wenn ich jetzt noch einmal über dieses Konzept stolpere, dann probiere ich es aus. Computer hin oder her!

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Michael Linenberger: Wie Sie TaskTask richtig einrichten

Ich mag Outlook für Windows (nicht für den Mac!) ja wirklich gerne. Für mich ist es die Schaltzentrale zur Organisation meiner Aufgaben. Ein Manko ist allerdings die Synchronisation von Outlook mit iOS-Geräten via Office 365/Exchange Server.

Während sich Kalenderdaten und Kontakte hervorragend mit den  eingebauten Apps von iPhone und iPad vertragen, sieht das beim Abgleich der Aufgaben ganz anders aus. Auch der Einsatz von Outlook für iOS hilft da nicht wirklich weiter. Aus diesem Grund empfehle ich in meinen Workshops gerne eine eigene App, die eigens für diesen Zweck entwickelt wurde: TaskTask.

Nun ist meine Aufgabenleiste in Outlook nach dem 1MTD-Prinzip (1-Minute-To-Do-List) nach Michael Linenberger eingerichtet. Wenn Sie diesem Ansatz auch mit TaskTask folgen möchten, dann kommen Sie um ein wenig Herumschrauben unter der Motorhaube nicht herum.

Doch keine Bange, es gibt eine ausführliche Komplettanleitung und zwar vom Meister selbst. In TaskTask iOS Tasks App for 1MTD & MYN, Complete Guide zeigt Ihnen Michael Linenberger höchstpersönlich, wie Sie TaskTask so einrichten, dass Sie die gewohnte Darstellung auch auf Ihrem iPhone/iPad wiederfinden.

Ich selbst habe TaskTask auf diese Weise konfiguriert, muss aber gestehen, dass ich die App dennoch so gut wie nie nutze. Das liegt aber weniger an dem Programm, sondern daran, dass ich Smartphone oder Tablet sehr selten für die tägliche Arbeit nutze. Ich brauche eine ordentliche Tastatur und bin deshalb beim Laptop geblieben.

Wenn Sie gerne mit iOS-Geräten arbeiten, dann sollten Sie auf TaskTask ein Auge werfen. Die App kostet mit $ 4,99 schließlich nicht die Welt.

BTW: Der o.a. Artikel ist ein Update eines älteren Beitrags, auf den ich im ToolBlog an anderer Stelle bereits hingewiesen habe.

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[Foto von Lia Leslie [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Dan Ariely zum Umgang mit der Zeit

Dan Ariely ist Autor eines Buchs, das ich mit großem Genuss und Gewinn gelesen habe: Denken hilft zwar, nützt aber nichts: Warum wir immer wieder unvernünftige Entscheidungen treffen. Für mich es eines der Highlights der letzten Jahre.

Klar, dass mir deshalb ein Artikel von Eric Barker sofort ins Auge gesprungen ist: How to Be Efficient: Dan Ariely’s 6 New Secrets to Managing Your Time.

Dan Ariely hat versucht, herauszubekommen, wie und warum wir unsere Zeit auf irrationale Weise vergeuden. Seiner Meinung nach sind dies die Ursachen dafür:

  1. Die Welt um uns herum arbeitet gegen uns
    Alles und jeder versucht, unsere Aufmerksamkeit zu erhaschen. Und leider gelingt das auch sehr oft. Dies führt zu Ablenkung und dies zu einer Störung der Fokussierung und damit der Effizienz.
  2. Die Umwelt beherrscht uns, wenn es uns nicht gelingt, sie zu beherrschen
    Aus Punkt 1 folgt, dass es uns irgendwie gelingen sollte, Ablenkungen zu vermeiden.
  3. Wir haben zu viel im Kopf
    Das kennen wir alle und dennoch kann man es gar nicht oft genug wiederholen. Lagern Sie alle Daten aus dem Kopf auf geeignete Medien aus. Schreiben Sie alles auf. Warum? David Allen gibt die Antwort:
    Your mind is for having ideas, not holding them.
  4. Wir bearbeiten Aufgaben zur ungünstigen Zeit
    Das haben uns die altehrwürdigen Zeitmanagementgurus wie Lothar J. Seiwert immer schon gepredigt: Erledigen Sie die wichtige Aufgaben dann, wenn Sie über die meiste Energie verfügen. Es macht keinen Sinn, sich an schwierige Arbeit zu machen, wenn Sie sich nach dem Mittagessen im Suppenkoma oder in der Schnitzelstarre befinden.
  5. Die vier schlimmsten Produktivitätskiller
    Wir kennen Sie alle:

      1. Besprechungen
      2. E-Mail
      3. Multitasking
      4. Aktionismus statt Arbeit
  6. Wir verwechseln E-Mail-Checks mit Pausen
    E-Mails checken kostet Kraft und damit Aufmerksamkeit. Es ist Arbeit und sollte nicht während der Pausen erledigt werden.

Eric lässt in seinem Artikel Dan Ariely selbst zu Wort kommen, sowohl in Zitaten als auch in kurzen Videos. Allerdings kann man die vielen Hinweise wohl nur umsetzen, wenn man über ein bestimmtes Maß an Selbstbestimmung verfügt.

Wenn Sie wissen möchten, warum das Überprüfen unseres E-Mail-Postfach so verlockend ist, dann lesen Sie Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat. Auch dieser Beitrag basiert auf einer Idee von Dan Ariely.

Hier ein Vortrag von ihm mit dem Titel What makes us feel good about our work?

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Wollen Sie zu viel?

Gleichgültig, welchem Selbstorganisationsansatz Sie folgen, eine dicke Kröte müssen Sie schlucken: Sie werden nie alle  Aufgaben erledigen können. David Allen drückt das so aus:

You can do anything, but not everything.

Zu viel ist einfach zu viel, da hilft auch ein noch so ausgeklügeltes Zeitmanagement nicht weiter.

Woran erkennen Sie aber, ob Sie sich tatsächlich zu viel Arbeit aufgeladen haben? Craig Jarrow listet 10 Signs You Are Trying to Do Too Much auf:

  1. Sie vergessen immer wieder Aufgaben
    Hier sollten Sie überprüfen, ob Ihr System tatsächlich keine Lecks hat, durch die Informationen hindurchschlüpfen können. Wichtig ist, alles aus dem Kopf in einen geeigneten Behälter auszulagern, zum Beispiel in ein Notizbuch.
  2. Sie kommen mit Ihren Prioritäten nicht klar
    Mit den Prioritäten ist es so eine Sache. Zu oft werden sie im Arbeitsalltag über den Haufen geworfen. Eine praktikable Lösung ist m. E. die One-Minute-To-Do-List von Michael Linenberger. Sie können die Anleitung dazu hier als pdf-Datei kostenlos herunterladen.
  3. Sie lassen Aufgaben unter den Tisch fallen
    Wohlgemerkt, es geht um Aufgaben, die Sie wirklich erledigen müssten. Allerdings könnten Sie sich auch die Frage stellen, ob die Aufgabe wirklich so wichtig ist, wenn Sie sie dauernd verschieben. Bei mir in der Outlook-Aufgabenleiste wandern die Aufgaben um so weiter nach unten je älter sie sind. Nach einer gewissen Zeit, wenn Sie ganz unten stehen, überlege ich mir, ob sie wirklich noch erledigt werden muss.
  4. Sie lassen Kollegen hängen
    M. E. hat dieser Punkt sehr viel mit dem berühmt-berüchtigten Nicht-nein-sagen-können zu tun. Mir ist es lieber, Sie lehnen eine Aufgabe ab als dass Sie etwas versprechen, was Sie dann doch nicht halten können. Schließlich möchte ich mich auf Sie verlassen können.
  5. Sie machen Versprechungen, die Sie nicht halten können
    Siehe (4).
  6. Sie fühlen sich überbeansprucht
    Wenn Sie abends müde sind, dann ist das völlig in Ordnung. Schließlich haben Sie den ganzen Tag gearbeitet. Problematisch wird es, wenn Sie sich ständig überfordert fühlen. Manche Mitmenschen sind dann nicht müde, sondern “aufgekratzt”. Müdigkeit ist das eine, Erschöpfung das andere. Letztere sollten Sie tunlichst vermeiden.
  7. Sie schlafen nicht oder zu wenig
    Versuchen Sie, genug Schlaf zu bekommen. Wenn Sie Schlafprobleme haben, kann das ein Warnzeichen sein. Überlegen Sie, ob Sie für ausreichend Ausgleich sorgen. Wenn Sie keine Zeit (!) für Sport, Hobbies oder Entspannungstechniken haben, dann wird es bedenklich.
  8. Sie verpassen immer wieder wichtige Gelegenheiten
    Diesen Punkt sollten Sie nicht überbewerten. Wir verpassen immer irgendwie irgendwo irgendwas.
  9. Sie entrichten immer wieder “Strafgelder”
    Mit Strafgeldern sind hier gemeint Mehrarbeit, Nachbesserungen, unnötige Wiederholungen oder überflüssige Schleifen, die Sie drehen müssen.
  10. Ihre Aufgabenliste ist unüberschaubar
    Auch hier empfehle ich zur Abhilfe die One-Minute-To-Do-List. Aber es gibt auch andere schlaue Arten, die Aufgabenliste überschaubar zu halten. Im ToolBlog finden Sie einige Artikel darüber.

Manchmal hilft als Ultima Ratio nur, die Aufgabenmenge zu reduzieren. Dann sollten Sie die Verpflichtungen überdenken, die Sie gegenüber anderen und sich selbst eingegangen sind. Weniger ist manchmal mehr.

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[Foto von Jeremie [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Ihre Arbeit vereinfachen

Die aufmerksamen Leserinnen und Leser haben es sicher schon bemerkt. Immer wenn mir die Zeit fehlt, einen “ordentlichen” Artikel zu schreiben, behelfe ich mir mit einer interessanten Infografik oder einem informativen Video. So auch diesmal.

Yves Morieux mit seinem Vortrag: As work gets more complex, 6 rules to simplify.

Ich hoffe, Sie nehmen mir meine kleine Schummelei nicht krumm. 😉

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Wie Sie mit Unterbrechungen umgehen

Wenn ich in meinen Workshops die Teilnehmer frage, welche Schlaglöcher auf ihrem Weg zu einer effizienten Arbeitsorganisation liegen, dann stehen “Unterbrechungen” oder “Störungen” ganz oben auf der Hitliste.

Unterbrechungen im Arbeitsablauf verringern die Effizienz. Beschrieben wird dies in der Literatur als Sägezahneffekt. Er bringt zum Ausdruck, dass Sie nach der Unterbrechung nie genau da weiter machen können, wo sie davor aufgehört haben, sondern i. d. R.  wieder von neuem anfangen müssen. Wenn Sie dies in einem Diagramm (Konzentration über der Zeit) darstellen, ergibt sich die charakteristische Form einer Säge (s. Beitrag von Svenja Thimm).

Es geht aber nicht nur um Effizienz. Unterbrechungen nerven im wahrsten Sinn des Wortes. Jürgen Rutenberg hat vor zehn (!) Jahren dazu einen Beitrag verfasst: Der Fluch der Unterbrechung.

Wie ernst die Lage ist, können Sie daran ermessen, dass sich sogar die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) mit dem Thema beschäftig. Sie gibt einen Ratgeber heraus, in dem Sie einige einschlägige Ratschläge erhalten: Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking ( Download pdf-Datei).

Allerdings sollten sie keine schnellen Patentrezepte erwarten. In der Broschüre geht es um grundlegende Dinge: Was können Sie gegen Unterbrechungen tun, was Ihre Kollegen? Es gibt sogar Hinweise darauf, wie man Störungen angehen kann, deren Ursachen in suboptimalen Abläufen auf der Ebene des Unternehmens liegen. Die Vermeidung letzterer nennt man übrigens Verhältnisprävention.

Für Leserinnen und Leser, die noch tiefer gehen möchten, empfehle ich eine weitere Schrift der BAuA: Auswirkung von Arbeitsunterbrechungen und Multitasking auf Leistungsfähigkeit und Gesundheit (Download pdf-Datei). Allerdings handelt es sich hier um die Zusammenfassung einer wissenschaftlichen Studie. Keine leichte Kost also, aber für den Interessierten sicher lohnend.

Unterbrechungen sind keine Schönheitsfehler, die ein bisschen der Effizienz schaden. Wenn sie oft und lange genug auftreten, können sie Ihre Gesundheit beeinträchtigen. Das sollte man sich immer mal wieder klarmachen.

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[Foto von Markus Spiske [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Noch einmal aufgewärmt: Die Noguchi – Ablage

…und wer da sucht, der findet.

heißt es in der Bibel (Mt 7,8). Auch wenn das tröstlich klingt, so gibt es doch Sinnvolleres zu tun als seine Zeit mit Suchen zu verplempern. Ein Ablagesystem muss also her. Maximaler Nutzen bei minimalem Aufwand heißt die Devise. Pflegen will ich es nicht, aber alles sofort wiederfinden. Mit der klassischen Ablage nach Rubriken stand ich schon immer auf dem Kriegsfuß:

  • Es ist nicht immer einfach, zu entscheiden, unter welcher Rubrik ein Dokument einsortiert werden soll, besonders wenn es in mehrere Rubriken passen würde.
  • Aus diesem Grund weiß ich oft, dass ich das Dokument abgelegt habe, aber leider nicht mehr wo.

Dabei spielt es keine Rolle, ob ich Ordner oder Mappen als Behälter nehme, ich finde da wie dort nichts.

Doch aufgemerkt, es gibt einen Silberstreif am Horizont und zwar am fernöstlichen. Auf Yukio Noguchi (feix) geht ein Ablageverfahren zurück, das völlig auf Rubriken verzichtet. Dokumente werden hier nur entlang der Zeitachse abgelegt. Und das geht so:

  1. Decken Sie sich mit einer Menge DIN-C-4-Briefumschläge ein. Das sind die, mit denen Sie DIN-A-4-Dokumente verschicken.
  2. Machen Sie aus den Briefumschlägen Tüten, indem Sie die Lasche zum Zukleben abschneiden.
  3. Bei der Durchsicht stecken Sie ein Dokument immer in eine Tüte.
  4. Beschriften Sie die Tüte am äußersten Rand mit Stichworten, die das Dokument treffend beschreiben („Tagging“ nennt das der Experte heutzutage) und mit dem Datum des Eingangs.
  5. Stellen Sie die Tüten hochkant in ein Regalfach nach der Regel, je neuer oder aktueller die Tüte, desto weiter links. Neue Tüten kommen also immer ganz nach links. Je älter die Dokumente sind, desto weiter nach rechts wandern sie folglich.
  6. Aber: Wenn Sie ein Dokument einmal entnehmen müssen, stecken Sie das Dokument wieder in die Tüte und stellen es wieder ganz links ins Regal.

Regel:
Neue und entnommene Dokumente kommen immer ganz links ins Fach!

Effekt:
Über einen gewissen Zeitraum wird es Dokumente geben, die auf Dauer auf die rechte Seite wandern und dort auch bleiben. Das sind die „heiligen Dokumente“. Sie sollten Sie in gewissen Abständen durchsehen und entfernen. Was Sie damit machen, bleibt Ihnen überlassen, aber entfernen Sie sie. Neue und benötigte Papiere finden Sie immer auf der linken Seite.
Hier gibt es weitergehende Informationen zum Noguchi-System:

  • Dave Gray beschreibt in einem Beitrag mit Skizze, wie Sie aus Umschlägen Tüten herstellen und wie das Verfahren funktioniert.
  • Debra Hamel stellt die Methode ausführlich dar und zeigt Fotos eines Umschlags und ihres Regals.
  • Auch Mark Patterson erklärt die Methode mit einigen Skizzen.
  • Deeper Motive erklärt mit einem Schema, wie die Dokumente mit der Zeit von links nach rechts wandern.
  • Bei Everythang on anything gibt es eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Tütenproduktion.
  • Jazzmasterson zeigt in einem kommentierten Foto, wie Umschläge und Bücher in seinem Regal wunderbar miteinander harmonieren.

Beim letzten Workshop zu Zeitmanagement und Arbeitsorganisation haben die Teilnehmer etwas ungläubig geschaut. Doch, ich lege meine Papiere tatsächlich nach dem Noguchi-System ab. Immer dann, wenn ich nicht weiß, wohin ich mit dem Schriftstück soll und wenn ich es am liebsten wieder zurück in den Eingangskorb legen würde. So sieht meine Noguchi-Ablage aus:

List_Noguchi

Anmerkung: Dieser Artikel ist die Zusammenfassung zweier älterer Artikel. ToolBlog-Leser Jörg Könözsi hat mich darauf aufmerksam gemacht, dass sie nicht mehr zugänglich sind. Daher diese Zusammenfassung. Danke für den Hinweis.

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Machen Sie früher Feierabend!

Vor einiger Zeit habe ich im ToolBlog über Programme berichtet, mit denen Sie Tastatureingaben automatisieren können. TastenTrick ist ein solches Programm, es läuft bei mir auf dem Rechner und ich verwende es, um auf Tastendruck  Textbausteine zu erzeugen.

Der Autor dieser Software heißt Christian Deneke und ebenjener hat auch ein kleines E-Book verfasst, das Sie auf der Website von Tastentrick kostenlos als pdf-Datei herunterladen können. Es trägt den vielversprechenden Titel “Früher Feierabend – Ein kostenloses eBook für dich”. Und das steht drin:

  • Arbeit mit Tastenkombinationen
  • Automatisieren von Dateioperationen
  • Umgang mit Hardware
  • Textbausteine und Passwörter

Ich finde, in dem Buch stehen ein paar nützliche Kniffe. Es lohnt sich auf jeden Fall, es herunterzuladen und ein wenig zu schmökern.

Cover-3D-Frueher-Feierabend-219x300

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Wie Sie sich selbst wieder ans Arbeiten bekommen

Manchmal gibt es Situationen, da sitze ich vor dem Computer und starre Löcher in den Bildschirm. Das kommt zwar nicht oft vor, aber es kommt vor und ist sehr unbefriedigend. Klar, dass mir der Artikel von Barbara Davidson gleich ins Auge stach: How to Make Yourself Work When You’re Not Feeling It. Dazu gibt es auch eine schöne Infografik.

Ich werde gleich mal das tun, was bei mir des öfteren schon geholfen hat: Start small. Falls Ihnen das nicht hilft, dann wählen Sie einen anderen Tipp:

DV4-how-to-make-yourself-work-when-youre-not-feeling-it

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Warum Multitasking nicht funktioniert

Dass Multitasking generell nicht funktioniert, stimmt so natürlich nicht. Allerdings gelingt es uns in der Regel nur bei hoch automatisierten Tätigkeiten, mehrere Dinge auf einmal zu tun. Gehen und gleichzeitig reden zum Beispiel. Alles, was darüber hinausgeht ist schon schwerer zu bewerkstelligen.

Mir wurde das einmal während eines Lehrgangs bei der Berufsgenossenschaft eindrücklich vor Augen geführt. Während einer auf dem Bildschirm simulierten Autofahrt sollte ein Proband gleichzeitig neben dem Fahren einige Aufgaben lösen. Diese Aufgaben waren nicht etwa außergewöhnlich, sondern orientierten sich an dem, was im Alltag eben so zu beobachten ist: Telefonieren, am Radio drehen, das Navi bedienen usw. Gleichzeitig wurde der Puls und der Blutdruck des Fahrers gemessen.

Lange Rede, kurzer Sinn: Die Vorführung hat bei mir bleibenden Eindruck hinterlassen. Auch wenn ich einen Freisprechanlage in meinem Auto habe, so versuche ich dennoch, das Telefonieren während der Fahrt tunlichst zu vermeiden. Ich kann mich eben nur auf eine Sache voll konzentrieren.

Auch Wissenschaftler bestätigen, dass Multitasking, wenn schon nicht schädlich, so zumindest ineffizient bis nutzlos ist. Laurie Vazquez hat die Erkenntnisse in einem Artikel zusammengefasst: Why Monotasking Is the New Multitasking, According to Science.
Die vielen Argumente, die Laurie aufführt, werden durch Videos von Dan Harris, Daniel Levitin und James Doty informativ illustriert.

Auch unsere Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat sich mit dem Thema „Multitasking“ ausführlich auseinandergesetzt. Die Ergebnisse ihrer Forschung sind in der Broschüre Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking zusammengefasst. Sie können sie kostenlos als pdf-Datei herunterladen.

In dem o.a. Artikel von Laurie Vazquez gefällt mir das Zitat am besten:

…multitasking causes heightened mental stress, ruins memory and concentration more than smoking pot,…

Das wusste ich auch noch nicht.

BTW: Wenn Sie nicht glauben, was Nebenbeschäftigungen während des Auto fahrens anrichten können, dann überzeugt Sie vielleicht dieses (nicht mehr ganz neue) Video.

Aber Vorsicht: Es handelt sich um starken Tobak und ist nichts für schwache Nerven!

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