Kategorie-Archiv: Selbstorganisation

Gute Googlemail-Tipps als Infografik

Googlemail habe ich zwar im Einsatz, aber nur für nicht geschäftliches Zeug wie private E-Mails, Newsletter, Werbung usw. Aber viele Leserinnen und Leser nutzen das E-Mail-Programm von Google durchaus für ihre Business-Korrespondenz. Falls Sie zu ihnen gehören, dann gefallen Ihnen vielleicht diese Tipps, über die ich heute Morgen bei der Durchsicht meiner abonnierten Feeds gestolpert bin: Quick Tips That’ll Make You a Gmail Power User. Schön und kompakt dargestellt in einer Infografik.

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Schreiben Sie klare Betreffs, bitte!

In Deutschland gibt es für nahezu alle Bereiche des täglichen Lebens ein Gesetz, eine Vorschrift, eine Regel oder zumindest eine Norm. Glauben Sie nicht unseren Politikern, die in diesem Zusammenhang immer mit dem Finger auf Brüssel zeigen. Das war bei uns schon immer so. Um bürokratischen Wildwuchs zu erzeugen, brauchen wir keine EU, das können wir schon selber.

Dabei soll aber nicht verschwiegen werden, dass manche Normen durchaus von großem Nutzen sind. Die DIN 5008 ist ein solche Norm. Sie “legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest” (Wikipedia). Sie merken schon, es geht hier um Geschäftsbriefe. Wie ein solcher normierter Geschäftsbriefbogen aussehen sollte, zeigt Ihnen eine eigene einschlägige Website.

Für besonders nützlich in einem Geschäftsbrief halte ich die Betreffzeile. Sie sollte so kurz wie möglich sein und dem Leser auf einem Blick darüber informieren, worum es in dem Schreiben überhaupt geht.

Während sich die meisten Briefeschreiber in der Geschäftswelt daran halten, ein aussagekräftiges und kompaktes Betreff zu schreiben, ist dies bei Betreffzeilen von E-Mails oft nicht der Fall. Und das, obwohl es sich oft um die gleichen Personen handelt, die da schreiben.

Dabei ist ein aussagekräftiges Betreff bei E-Mails mindestens genauso sinnvoll wie bei Briefen, wenn nicht sogar noch wichtiger. Denn bei der großen Menge von E-Mails, denen viele Empfänger ausgesetzt sind, ist es geradezu überlebenswichtig, schnell zu erfassen, um was es geht, wenn man nicht in der E-Mail-Flut absaufen will. Zudem unterstützen auch die meisten E-Mail-Programme durch ihr Layout das schnelle Erfassen (“Screening”) der Betreffzeilen.

Wenn Sie schon die Absender nicht dazu bringen können, vernünftige E-Mails zu schreiben, dann gehen Sie wenigstens mit gutem Beispiel voran. Versetzen Sie sich in die Rolle des Empfängers. Was muss in den Betreff, damit er entscheiden kann, ob etwas und wenn ja, was mit der E-Mail zu tun ist?

Sean Blanda empfiehlt dem eigentlichen Betreff bestimmte fest definierte Kürzel voranzustellen: 5 Prefixes You Should Be Using in Your Email Subject Lines. Im amerikanische Sprachraum sind dies:

  • FYI: For your information
  • Urgent: Dringend (echt jetzt!)
  • EOM: End of Message
  • NRN: No Reply Needed
  • NFA: No Further Action

Ich weiß nicht, ob wir bei uns solche Kürzel schon einmal in Gebrauch hatten. Wenn ja, dann konnten sie sich nicht durchsetzen. Schade eigentlich. Sie würden den E-Mail-Verkehr und vor allem die Weiterverarbeitung der Nachrichten erheblich vereinfachen.

Allerdings können Sie auch bei uns einen entsprechenden Hinweis dem Betreff voranstellen, z.B.

  • Nur zur Ihrer Information
  • Bitte um Entscheidung
  • Bitte um Rückruf usw.

Um die Arbeit zu vereinfachen, können Sie sich dafür zum Beispiel Textbausteine und Tastaturkürzel zurechtlegen.

Denken Sie einmal darüber nach, Ihre Korrespondenzpartner werden es Ihnen danken!

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[Foto von 422737 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Grenzen der Selbstorganisation?

Heute bin ich über einen Beitrag von Leo Babauta mit dem Titel „What Productivity Systems Won’t Solve“ gestolpert. Darin vertritt er die Ansicht, dass die üblichen Selbstorganisationsansätze bei folgenden Hindernissen an ihre Grenzen stoßen:

  • Aufschieberitis
  • Angst vor Unsicherheit
  • Furcht vor Unbequemlichkeit

Laut Babauta ziehen wir es vor, diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden. Wir ziehen die Erledigung kleiner unwichtiger Dinge vor, um uns nicht mit den unangenehmen Aufgaben beschäftigen zu müssen.

Um nicht in diese Falle zu tappen, schlägt er folgende Maßnahmen vor:

  1. Gehen Sie einen Schritt zurück
  2. Erinnern Sie sich an den eigentlichen Zweck Ihrer Aufgabe
  3. Stellen Sie sich bewusst dem unangenehmen Gefühl
  4. Akzeptieren Sie die Unsicherheit
  5. Zerlegen Sie die Aufgabe in kleine Häppchen

Mit dem Schritt zurück meint Babauta, die kleine Auszeit, die man oft braucht um sich zu sammeln. Er schlägt Mediation oder einen Spaziergang vor. M.E. ist das mit Vorsicht zu genießen, manchen Menschen benutzen auch ebendiesen Spaziergang, um sich erfolgreich vor der Aufgabe „zu drücken“.

Allen anderen Tipps stimme ich durchaus zu. Insbesondere das Zulassen unangenehmer Gefühle und die Akzeptanz von Unsicherheit halte ich für Grundvoraussetzungen für den Umgang mit schwierigen und unangenehmen Tätigkeiten. Das „Lassen“ ist wichtig, zu oder los, ganz wie Sie möchten.

Im Übrigen bin ich nicht der Babautas Meinung, dass kein Kraut keine Methode gegen Aufschieberitis gewachsen ist.
Ich selbst habe gute Erfahrungen mit dem Ansatz von Neil Fiore gemacht, den ich an dieser Stelle bereits beschrieben habe.

Die Aufschieberitis kommt ja schließlich nicht aus heiterem Himmel. Zwar hat Babauta recht, wenn er meint, Aufschieben hülfe beim Vermeiden unangenehmer Gefühle. Durch geeignete Methodik kann man jedoch diesen kontraproduktiven Automatismus überwinden lernen. Durch Verhaltenstherapie á la Fiore, wenn Sie so wollen.

Probieren Sie es mal aus, bei mir hat das funktioniert.

[Foto von Ruben Rubio [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Kampf der Verschwendung!

Als ich zu Beginn der 1990er Jahre den Papieringenieurberuf an den Nagel hängte und Trainer und Organisationsberater wurde, war Total Quality Management (TQM) in aller Munde. Im Rahmen von TQM wurden viele Ansätze zur Qualitätsverbesserung diskutiert, ganz oben stand natürlich die Kultur der ständigen Verbesserung oder des Kaizen, wie unsere japanischen Freunde sagen.




Von Kiyoshi Suzaki stammt ein Buch, das damals von vielen zur Hand genommen wurde, die in der Produktion für die Qualitäts- und Produktivitätssteigerung verantwortlich waren: Modernes Management im Produktionsbetrieb.

Bei mir sind aus diesem Buch besonders die “7 Arten der Verschwendung” hängengeblieben, die bei Toyota in der Produktion identifiziert wurden:

  1. Überproduktion
  2. Wartezeit
  3. Transport
  4. Arbeitsprozess
  5. Hohe Bestände
  6. Bewegung
  7. Produktionsfehler und deren Korrekturen

Zur Zeit erleben viele dieser Methoden eine Renaissance gerade auch im IT-Bereich und es lohnt sich m.E., auch die eigene Arbeitsweise genauer auf mögliche Verschwendung zu untersuchen. Sicher, ursprünglich war diese Einteilung für den Produktionsbetrieb gedacht und Sie müssen ein wenig Denkarbeit leisten, um sie auf andere Arbeitsplätze zu übertragen. Bei der Wartezeit dürfte das nicht allzu schwer fallen, bei der Bewegung schon eher. Hier einige Denkanstöße:

Überproduktion
Liefern Sie, was vom internen oder externen Kunden gewünscht wird oder Dinge darüber hinaus, die gar nicht gefragt sind?

Wartezeit
Müssen Sie öfter darauf warten, dass Ihre internen oder externer Partner das liefern, was Sie zur Fortsetzung Ihrer Arbeit brauchen? Wie könnten Sie die nötige Verbindlichkeit herstellen und wenn das unmöglich ist, wie könnten Sie die Wartezeit sinnvoll nutzen?

Transport
Laufen bei Ihnen Schriftstücke, E-Mails und/oder andere Informationen öfters “im Kreis herum”? Wie könnte man diese Schleifen auflösen?

Arbeitsprozess
Sind Ihre Arbeitsprozesse effizient? Was könnten Sie rationalisieren? Können Sie den Prozess vereinfachen, Schritte kombinieren oder eliminieren?

Hohe Bestände
Vereinfachen Sie bei Werkzeugen und Arbeitsmaterial. Wieviel Büromaterial benötigen Sie tatsächlich? Überflüssiges kostet Geld und liegt Ihnen nur im Weg herum. Kurz: Es verursacht Rauschen. Weg damit!

Bewegung
Bewegung ≠ Arbeit, oder wie Suzaki schreibt: “Nur die Bewegung der Hände, der Füße oder des Körpers bedeutet noch lange keine Wertsteigerung des Produktes.

Produktionsfehler
Spätestens, wenn Sie sich immer über dieselben Fehler ärgern, ist es Zeit, über Verbesserungen nachtzudenken. Denken Sie an Covey’s Bild vom “Säge schärfen”.

Verbesserungsmöglichkeiten gibt es genug. Vielleicht helfen die 7 Arten der Verschwendung dabei, in den richtigen Ecken danach zu suchen. Es gibt viel zu entdecken!

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[Foto von PublicDomainArchive [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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„Zeitmanagement“: Kennen Sie einen besseren Ausdruck?

Mittlerweile sind sich nahezu Alle darüber einig, dass man Zeit gar nicht „managen“ kann. Zeit ist kein Gegenstand, sondern Zeit ist einfach. Als erster hat auf diesen Umstand Earl Nightingale hingewiesen, wenn man Francis Wade Glauben schenkt. Nightingale hat statt dessen den Ausdruck „Selbstmanagement“ vorgeschlagen. Allerdings konnte sich dieser Begriff auch nicht richtig durchsetzen.

Warum Zeitmanagement ein schwieriger Begriff ist, versucht Francis in seinem Artikel „The Confusion “Time Management” Has Created“ zu ergründen. Er führt aus:

  1. Es gibt zu „Zeitmanagement“ keine Forschung
  2. „Zeitmanagement“ bietet keine Lösung für Alltagsprobleme
  3. Es gibt eine Menge schlechter Apps
  4. Es gibt keine Ausbildung in zeitbasierter Produktivität
  5. Selbstmanagement eignet sich als Begriffsersatz ebenfalls nicht
  6. Der Begriff verhindert weitergehende Untersuchungen

Francis begründet jeden dieser Punkte ausführlich und ich folge seiner Argumentation durchaus.

Seit ich mich mit dieser Thematik beschäftige, also schon sehr lange, versuche ich einen Begriff zu finden, der Zeit- oder Selbstmanagement schlüssig ersetzen könnte. Bis jetzt ohne Erfolg. Selbstorganisation wäre vielleicht möglich, ist aber bereits von anderen Fachgebieten besetzt.

Was meinen Sie, haben Sie eine Idee?

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To-do-Listen: Wie Sie die richtigen Kontexte bestimmen

Als ich mich vor nunmehr auch schon zehn Jahren mit GTD® befasst habe, waren für mich die Kontexte eine der faszinierendsten Ansätze der Methode nach David Allen. Kontexte sind Orte, an denen bestimmte Tätigkeiten ausgeführt werden sollen, können, dürfen. Man legt für diese Orte eigene To-do-Listen an und arbeitet die dort verzeichneten Aufgaben ab, wenn man sich an diesen Orten befindet.

Nun sind Kontexte nicht nur Orte im geografischen Sinn (@Zuhause, @Büro), sondern können auch im übertragenen Sinn verwendet werden. Beim GTD®-Summit in San Francisco sprach ein General der US Air Force über seine Kontexte. Der General erzählte von seinem Stab, in dem jeder Offizier für ein bestimmtes Projekt verantwortlich war. Mit den Offizieren hatte er regelmäßig Besprechungen. Und die Punkte, die er dort erörtern wollte, kamen eben auf eine Liste mit dem Namen des entsprechenden Gesprächspartners. Der Clou war, dass seine Offiziere ebenfalls eine @General-Liste führten. Somit war sicher gestellt, dass kein wesentlicher Punkt in dem Meeting vergessen wurde.

Die Möglichkeit, Aufgaben Kontexten zuzuordnen, gehört in das Lastenheft jedes Programms zur Selbstorganisation. Viele tun sich allerdings schwer, für sich die richtigen Kontexte zu finden. Sowenig wie möglich, so viel wie nötig, heißt die Devise. Falls Sie auch Probleme mit den Kontexten haben, hilft Ihnen vielleicht Joe Buhlig mit seinem Beitrag “Making Time for Contexts” weiter. Für ihn können Kontexte

  • Werkzeuge (Laptap, iPhone oder Whiteboard)
  • Anwendungen (Excel, Outlook)
  • Örtlichkeiten
  • Persönliche Energieniveaus (Hoch, normal, niedrig)
  • Die Kombination von Energie und Zeit
  • Tageszeiten

sein. 

Joe auch empfiehlt auch Verben als Kontexte: Schreiben, Schaffen, Denken usw. Mir gefällt diese Idee nicht so gut, denn ich benutze Verben lieber bei der Formulierung der Tätigkeiten und zwar aktive Verben, um genau zu sein. Aber jedem Kind seinen Luftballon, wie der Volksmund sagt.

Nach der anfänglichen Euphorie benutze ich selbst übrigens keine Kontextlisten mehr. Für mich stimmt das Nutzen-Aufwand-Verhältnis nicht. Aber auch hier hat sicher jeder seine eigenen Vorlieben.

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[Foto von bohed [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die Selbstorganisationsmatrix nach General von Hammerstein-Equord

Heute habe ich in einem Ravensburger Café auf einer Spaßpostkarte folgendes Zitat entdeckt:

Effizienz ist intelligente Faulheit.




Dieses Zitat habe ich heute auch getwittert, mit durchaus beachtenswerter Resonanz.

Ähnliches musste auch General von Kurt von Hammerstein – Equord im Sinn gehabt haben, der seine Offiziere wie folgt beurteilte:

Ich unterscheide vier Arten. Es gibt kluge, fleißige, dumme und faule Offiziere. Meist treffen zwei Eigenschaften zusammen.
Die einen sind klug und fleißig, die müssen in den Generalstab.
Die nächsten sind dumm und faul; sie machen in jeder Armee 90% aus und sind für Routineaufgaben geeignet.
Wer klug ist und gleichzeitig faul, qualifiziert sich für die höchsten Führungsaufgaben, denn er bringt die geistige Klarheit und die Nervenstärke für schwere Entscheidungen mit.
Hüten muss man sich vor dem, der gleichzeitig dumm und fleißig ist; dem darf man keine Verantwortung übertragen, denn er wird immer nur Unheil anrichten.

Wie so oft lässt sich auch sein Vorgehen in einer dieser berühmten Vierfelder-Matrizen á la SWOT – AnalyseJoHaRi – Fenster oder Eisenhower – Prinzip darstellen. Here we go…

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Vielleicht macht es Sinn, diese Matrix auch der Beurteilung von Mitarbeitern, Chefs oder Kollegen zugrunde zu legen.

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So kommen Sie den Zeitdieben auf die Spur!

Schon die Weisen des Zeitmanagements empfahlen uns in grauer Vorzeit, unsere Zeitdiebe zu identifizieren. Sie wissen schon, Zeitdiebe sind die Tätigkeiten oder Ereignisse, die uns ablenken ohne dass wir irgendetwas dafür bekommen.  Auf der ewigen Hitliste der Zeitdiebe stehen zum Beispiel:

  • Sinnlose Besprechungen
  • Nervende Kollegen, die “mal eben” etwas von Ihnen wollen
  • Zeitraubende Sucherei nach Dokumenten usw. usf.

Damit Sie wirkungsvoll gegen derlei Zeitdiebe vorgehen können, wird oft empfohlen, den Verlauf des Arbeitstages zu protokollieren und zu analysieren. Auch wenn eine Analyse nie verkehrt ist, bin ich dennoch nicht sicher, ob der Nutzen einer solchen Maßnahmen den Aufwand wert ist. Aus meinen Workshops weiß ich, dass die meisten Menschen auch so ziemlich genau wissen, wo Sie hinsichtlich der Zeitdiebe der Schuh drückt.

Wenn Sie aber dennoch Ihre Zeitdiebe genauer kennenlernen und deren Schaden vielleicht sogar quantifizieren wollen, dann können Sie aus einer Vielzahl von Anwendungen zum “Time-Tracking” auswählen. Eine kleine Übersicht finden Sie in dem Beitrag von Sean Kennedy: The 20 Best Time-Tracking Apps.

Nun bin ich immer etwas skeptisch, wenn ich in der Überschrift solcher Auflistungen Superlative lese, denn was heißt schon “beste”? Melanie Pinola sieht das wohl ähnlich. Sie beschreibt in ihrem Artikel “How Tracking What I Do Every Day Helped Me Find Better Work-Life Balance”, wie Sie mit Papier und Stift ihren Arbeitstag protokolliert. Zu Recht weist sie darauf hin, dass die Analyse nur der erste Schritt sein kann.

Für mehr Produktivität und eine ausgewogene Balance müssen die Ergebnisse auch interpretiert und die richtigen Schlüsse daraus gezogen werden.

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[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Von der To-do- zur Pausenliste

Vor einiger Zeit habe ich an dieser Stelle über den Ansatz von Neil Fiore berichtet, mit dem Sie wirkungsvoll die Aufschieberitis bekämpfen können: Der “andere” Terminkalender. Wie Sie sich vielleicht erinnern, werden bei dieser Methode die freien Zeiten (Pausen, Sport, private Termine usw.) in dem Terminkalender geblockt. Die anstehenden Arbeiten werden um diese Termine herum in 30-Minuten-Blöcken abgearbeitet. Wenn man so will, könnte man dieses vorgehen als “inverse” Terminplanung bezeichnen.

In einen ähnliche Richtung geht der Vorschlag, den Adam Dachis macht: Swap Your To-Do List for a „Break List“ to Get More Done. In seinem Beitrag stellt er uns ein Formular zum Herunterladen zur Verfügung. Dort finden sich zwei Listen. Die eine entspricht der “herkömmlichen” To-do-Liste. In die andere werden die geplanten Pausen eingetragen und was man dann evtl. tun möchte: Meditieren, Malen, Faulenzen, Roman lesen und so weiter. Sie merken, hier werden nur Dinge aufgeführt, die der eigenen Entspannung dienen. Es ist auch sinnvoll, die Dauer der jeweiligen Pausen gleich mit zu vermerken, damit man die Pausenzeiten nicht unnötig über- oder unterschreitet. Achten Sie darauf, dass Sie in die Pausenliste tatsächlich nur die Dinge eintragen, die Sie tun möchten.

Laut Adam hat das Führen einer solchen Liste folgende Vorteile:

  1. Das Bewusstsein für Pausen erhöht die Motivation
  2. Geplante Pausen erhöhen die Effizienz
  3. Zwei konkurrierende Listen verhelfen spielerisch zu einem erfolgreichen Aufgabenmanagement
  4. Geplante Pausen helfen, Burnout zu verhindern

Nun ja, den letzten Punkt halte ich für etwas weit hergeholt. Dennoch habe ich persönlich mit dem “anderen” Terminkalender gute Erfahrungen gemacht. Bei der Pausenliste handelt es sich um einen ähnlichen vereinfachten Ansatz, der ebenso gut funktionieren könnte. Probieren Sie es aus!

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[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Office 365 Planner kommt!

Ich gebe zu, ich bin gespannt wie ein Flitzebogen. Dieser Tage wird MS Office 365 Planner auch für die deutschen Nutzer freigegeben. Als zufriedener Nutzer von Trello bin ich neugierig, ob auch für den Planner der Grundsatz gilt

Das Bessere ist der Feind des Guten.

Wir werden sehen. Einen ersten Eindruck vermittelt dieses Video:

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Getting Things Done mit any.do

Vor Jahren, als das Wünschen noch geholfen hat, gab es eine Web-Anwendung namens Listible. Dort habe ich alle Apps gesammelt, mit denen man seine Aufgaben verwalten bzw. organisieren konnte. Ich weiß nicht, ob es Listible überhaupt noch gibt, meine Liste gibt es auf jeden Fall nicht mehr. Irgendwann kamen nämlich so viele Programmmanager auf den Markt, dass ich schlicht und einfach mit dem Sammeln nicht mehr hinterher gekommen bin. Ich habe aufgegeben.

Einige Apps konnten sich am Markt durchsetzen, andere wieder nicht. ToodleDo, Todoist, Things oder Wunderlist muss man sicher nicht weiter vorstellen. Welche Verbreitung any.do gefunden hat, vermag ich nicht zu beurteilen. Ich finde,  das Programm ist optisch schon mal sehr ansprechend. Dass und vor allem wie damit auch effizient gearbeitet werden kann, zeigt uns Jan Hagelskamp in seinem kurzweiligen Video “Anydo und Getting Things done. Wie nutzt man Any.do für GTD”.

Wenn Ihnen das Video gefallen hat, von Jan gibt es noch mehr Anleitungen, z. B. für das Projektmanagmenettool meiner Wahl: Top 10 Tipps, Tricks & Hacks für Trello. Gucken Sie hier:

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Webinar “Mühelos organisiert mit dem Webdienst Todoist”

Nächsten Dienstag findet bei den Kolleginnen von Academia das Webinar “Mühelos organisiert mit dem Webdienst Todoist” statt. Begleitet wird es von dem Erfolgsautor, Journalist und Übersetzer Frank Borsch.

Aus dem Inhalt:

  • welche Philosophie hinter dem Programm steckt
  • wie Sie Aufgaben anlegen
  • wie Sie Projekte und Unterprojekte anlegen
  • wie Sie mit Etiketten, Prioritäten und Filtern umgehen
  • was hinter einfachen und wiederkehrenden Terminen steckt
  • wie Sie Kommentare anlegen
  • wie Sie Dateianhänge integrieren.

Das Webinar findet am 7. Juni von 19:00 bis 20:10 Uhr statt und kostet 38,—€ inkl. MwSt.

Anmelden können Sie sich hier.

Das empfehle ich doch gerne weiter!

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Scott Hanselman über Informationsflut

Scott Hanselman ist leitender Programmmanager bei Microsoft, einflussreicher Blog- und Buchautor. Hier widerlegt er die These, dass Microsoft-Mitarbeiter nicht präsentieren können. Der Titel des Vortrags: Information Overload and Managing the Flow. Ein Referat über die Grundlagen..

Scott Hanselman – Information Overload and Managing the Flow from Øredev Conference on Vimeo.

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Die Formel zur Zielerreichung

Ich selbst bin ja eher skeptisch, was die Bedeutung von Zielen als Erfolgsfaktor angeht. “Der Mensch denkt und Gott lenkt”, weiß schon der Volksmund und dennoch gehen sowohl Einzelpersonen als auch ganze Wirtschaftsunternehmen von der Planbarkeit mit gewisser Zukunft und berechenbaren Risiken aus. In unserem Gespräch, das ich gestern veröffentlicht habe, meinte Heiko Bartlog, vielleicht hätten wir im Deutschen kein passendes Wort für den gewünschten Endzustand bei kurzen oder allenfalls mittelfristigen Vorhaben. Ich denke, da hat er Recht.

Wie auch immer. Wenn Sie Ziele für ein sinnvolles Instrument halten, dann finden Sie sicher die Artikelreihe von Mike Torres interessant: 12 Goals: One Goal, Each Month, All Year.

In der Reihe stellt er ein Programm vor, mit dem Sie systematisch ein Zielsystem aufbauen und auch überprüfen können. Dabei bedient er sich der Formel:

Zielerreichung =
Vision * (Monatsziele * (Positive Gewohnheiten + Definierte Aufgaben + Tägliche Kontrolle))

Sie wissen schon, Produkte haben die Eigenschaft, zu Null zu werden, wenn einer der Faktoren gleich Null ist. Es gibt also keine Zielerreichung ohne Vision und ohne Monatsziele und ohne die entsprechende Umsetzung.

Wenn Sie finden, dass dies alles etwas theoretisch klingt, so sind wir ganz nahe beieinander. Doch Mike lässt uns nicht im Regen stehen, sondern widmet allen Faktoren der o.a. Gleichung einen eigenen Beitrag:

Unter Tools You Can Use gibt es auch noch Hinweise zu allerlei Hilfsmitteln, jedoch sind diese wohl etwas aus der Zeit gefallen, zumindest was die Software angeht.

Die Artikelreihe ist etwas älter, aber die Methode ist zeitlos. Die Lektüre lohnt sich bestimmt, wenn Sie gerne mit Zielen arbeiten.

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[Foto von Unsplash [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Kalender auf Karteikarten

Wenn man in die Kneipe geht oder andere erfreuliche Dinge tut, möchte man nicht so viel mit sich herumschleppen. Wenn Ihnen ein Moleskine oder anderes Notizbuch schon zu schwer und unkommod ist, wie der Schwabe sagt, dann empfehle ich Ihnen Karteikarten. So ein knappes Dutzend von den Karten findet Platz in der kleinsten Tasche. Nun können Sie sich auch Karteikarten mit aufgedrucktem Kalender anfertigen. CalendarsQuick stellt Ihnen dazu einen Karteikartenkalendergenerator zur Verfügung. Sie geben ein paar Eckdaten ein, klicken auf den Knopf und sofort können Sie Ihre Vorlage als pdf-Datei herunterladen. Und das sogar in Deutsch. Ein kleines Helferlein, das man immer mal gebrauchen kann.

Wenn Sie es ganz edel haben wollen, dann empfehle ich Ihnen die Mind-Papers von X17. Sehr elegant.

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…Nein, es gibt keine Provision und ein gesponserter Eintrag ist das auch nicht.

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Wie Sie Verbindlichkeit herstellen

Ein fixe Idee, die in den Managerköpfen offensichtlich unumstößlich fest verdrahtet ist, besagt, man müsse seine Mitarbeiter nicht kontrollieren. “Kontrolle” hat auch wirklich einen unbestritten negativen Beigeschmack. Man denkt sogleich an Diktatur, Geheimdienst und sonstige Begriffe aus der politischen Giftküche.

Es geht jedoch nicht darum, stets zu wissen, was mein Mitarbeiter denkt oder fühlt, sondern darum, wie weit er mit seinen Aufgaben ist, wie er damit klarkommt und ob er vielleicht Unterstützung braucht. Controlling im Sinne des englischen Sprachgebrauchs also: Nachsteuern oder – regeln. Außerdem, viele werden es nicht glauben, zeigt diese Art von “Kontrolle” auch Wertschätzung für die Arbeit meines Mitarbeiters. Ich zeige ihm/ihr, dass ich mich für das interessiere, was er/sie macht. Michael Hyatt benutzt das Wort “to track” für die Kontrolle in diesem Sinn. Übersetzt heißt das in etwa: Die Spur verfolgen oder nachvollziehen.

Wenn Sie “Tracking” in diesem Sinne betreiben wollen, dann benötigen Sie ein “trusted system”, etwas, das Sie im richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort an die Aufgaben erinnert, die Sie delegiert haben. Und hier kommt David Allens @WartenAuf- Kontext ins Spiel. Wie das geht, können Sie in einem Artikel von Michael Hyatt nachlesen: How To Better Track The Task You Delegate To Others. Hyatt beschreibt fünf Kriterien des guten Delegierens:

  1. Weisen Sie die Aufgabe einer Person zu
  2. Definieren Sie ein spezifisches Ergebnis
  3. Sagen Sie klar, in welchem Zeitrahmen die Aufgabe zu erledigen ist
  4. Machen Sie sich für evtl. Beratung verfügbar
  5. Verfolgen Sie die delegierte Aufgabe auf einer geeigneten Liste
    (da haben wir sie wieder, die  @wartenauf-Liste)

Als Werkzeuge empfiehlt er:

  1. Eine eigene Seite im Notizbuch oder Tagesplaner
  2. Outlook & Co, sowie E-Mail-Ordner
  3. Outlook & Co als Aufgabenplaner
  4. Spezielle Aufgabenplaner (Things for Mac, Nozbe, OmniFocus und was es da noch alles gibt)

Wenn Sie das konsequent tun, dann bekommen Sie den vielleicht wichtigsten Effekt: Sie stellen in Ihrem Team Verbindlichkeit her, denn alle Ihre Mitarbeiter wissen, Sie sind und bleiben am Ball.

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Wir basteln uns ein Planungsbuch

Es gibt eine Gruppe von Menschen, die sich hartnäckig dem Gebrauch von Laptops, Tablets und anderem elektronischen Schnickschnack verweigert. Sie müssen mit dem Bleistift die erledigten Aufgaben abhaken, Schriftstücke abheften und Seiten umblättern können. Und das nicht virtuell, sondern physisch. Für die Haptiker unter den Lesern hier eine kleine Anleitung, wie Sie sich selbst ein Planungsbuch zusammenstellen können.

Die Zutaten:

Man nehme…

  • Ein Ringbuch DIN A 4 mit 2- oder 4-Ring-Mechanik
    (Es darf natürlich auch in edel sein.)
  • Ringbucheinlagen DIN A 4 liniert mit Doppelrand
  • Register blanko in 10er-Einteilung
  • einen Einfach- oder Doppellocher,
  • PC mit Internetanschluss nebst Drucker zum Ausdrucken diverser Formblätter
    (den haben Sie ja schon, sonst könnten Sie diese Zeilen nicht lesen)

Nun stellen wir uns nämlich die Einlageblätter für das Planungsbuch zusammen.
Einen Teil haben wir schon, nämlich die Ringbucheinlagen DIN A 4 liniert mit Doppelrand. Diese sind für Notizen und die kontextbezogenen Listen. Was wir sonst noch brauchen, machen wir uns selber oder finden es im Netz (eine gute Quelle ist zum Beispiel DIY Planner).

Wir brauchen außerdem noch:

Natürlich können Sie sich Kalender, Kontakte usw. auch aus Ihrem entsprechenden Computerprogramm ausdrucken.

Wir haben nun alles beisammen, legen die Register in das Ringbuch und beschriften Sie folgendermaßen:

Notizen/Eingang
Hier kommen leere Blätter der Ringbucheinlage hinein.
Dieses Fach nimmt später alle Ihre Notizen, Ideen, Telefonnotizen auf. Das Fach sollten Sie regelmäßig durchsehen und bearbeiten.

Kalender
Das Fach spricht für sich. Auf den Kalenderformblätter notieren Sie alles, was einen Zeitbezug hat: Besprechungstermine, Verabredungen und andere Dinge, die mit einem festen Zeitpunkt verbunden sind. Sonst nichts!

Zu tun
Dieses Fach ist für Ihre To-do-Listen. Hier hinein legen Sie leere Ringbuchblätter.

Wenn Sie David Allens Kontextansatz bevorzugen, dann beschriften Sie die Blätter oben links mit dem jeweiligen Kontext, wie „Büro“, „Zuhause“, „Telefon“, „Am Computer“ usw.
Die Liste „Warten auf“ nicht vergessen! (Beispiel).

Wenn Sie den Kontextansatz nicht so gerne mögen, dann gibt es viele andere Möglichkeiten, die To-do-Liste zu gestalten. Eine Übersicht bietet Ihnen die Website „Best To-Do Lists„. Außerdem sind hier auf dem ToolBlog immer wieder Artikel über To-do-Listen erschienen.

Vorhaben/“Große Brocken“
Hier kommen leere Ringbuchblätter zur Erinnerung für alles hinein, was mehr als einen Schritt zur Erledigung benötigt. Hier können Sie auch Notizen zu Ihren Zielen, Visionen, Strategien hinterlegen. Dieser Abschnitt ist auch der Platz für die berühmte Liste „Vielleicht/Irgendwann“. Durchsicht zumindest einmal die Woche!

Besprechungen
Hier ist Platz für die Formblätter zur Besprechungsvorbereitung und die Notizen nach der Cornell-Methode. Wenn Sie möchten, können Sie auch Aktionslisten für bestimmte Besprechungen oder Gesprächspartner anlegen.

Projektplanung
Dieses Fach nimmt unterstützendes Material für einzelne Projekte oder spezielle Themen auf. Es ist optional. Es gibt Menschen, die dieses Material nicht in ihrem Planungsbuch haben wollen. Entscheiden Sie selbst.

Sonstiges
Der Name spricht für sich. Hier sammeln Sie alles, was sonst nicht so richtig in die anderen Bereiche passt. Man sollte sparsam damit umgehen. Dieser Bereich sollte sich nicht zur „Müllhalde“ entwickeln.

Kontakte
Das ist der Bereich für die Formblätter mit den Kontakten. Natürlich nur die wesentlichen Kontakte, Sie wollen ja kein Telefonbuch mit sich herumtragen.

Die restlichen Fächer können Sie ganz nach Geschmack und Bedarf einteilen, z. B.

Reisekosten
Sie ahnen, welche Formblätter in diesen Abschnitt gehören.

Fertig ist Ihr Planungsbuch!

Schreiben Sie mir doch einmal im Kommentar, wenn Sie Fragen haben oder wie Sie Ihr Buch gestaltet und welche Erfahrungen Sie damit gemacht haben. Viel Spaß!

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[Foto von Michal Jarmoluk [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Richtig Ziele formulieren in vier Schritten

Ich gestehe, zu Zielen habe ich ein ambivalentes Verhältnis, denn ich muss dabei immer an das Zitat aus BrechtsDreigroschenoper” denken:

Ja, mach nur einen Plan und sei ein großes Licht,
dann mach noch einen zweiten Plan,
gehn tun sie beide nicht.

Allerdings hadere ich eher mit den ganz großen hehren Lebenszielen. Gegen kleine Etappenziele mit dem Zeithorizont von bis zu drei (meinetwegen auch fünf Jahren) habe ich nichts einzuwenden, denn vielen von uns geben Sie eine Orientierung. Es gibt sogar Leute, die behaupten, nur so könne man sinnvoll Prioritäten setzen.

Wie auch immer, Bryan Clark beschreibt in seinem Artikel “How to Build Effective Goals in 4 Easy Steps”, wie Sie beim Formulieren effektiver Ziele vorgehen können:

  1. Formulieren Sie den gewünschten Endzustand
    Beispiel: Ich möchte Spanisch sprechen
  2. Zerlegen Sie das Ziel in drei Unterziele
    Beispiel: (1) Ich möchte eine spanische Zeitung lesen, (2) Ich möchte mit spanischen Tourismus-Websites meinen Urlaub planen, (3) Ich möchte mich in der Kneipe mit Spaniern unterhalten können
  3. Stellen Sie einen Maßnahmenplan dafür auf
    Beispiel: Ich erfülle jeden Tag mein Pensum auf duolingo. Ich besuche dreimal pro Woche die Seite VeinteMundos und versuche, die Beiträge zu verstehen.
  4. Formulieren Sie Wenn-Dann-Ziele
    Wenn ich ein Wort nicht verstehe, nehme ich es in meine Wortschatz-Kartei auf.

Mir gefällt an dieser Vorgehensweise, dass sie “auf dem Boden” bleibt und alltagstauglich ist.

BTW: Ich lerne tatsächlich auf diese Weise Spanisch.

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Schreiben Sie eine Gebrauchsanweisung für sich selbst

Vor einigen Tagen  bin ich über einen kleinen, aber feinen Artikel gestolpert, der eine interessante Idee beschreibt. Wie wäre es, wenn Sie eine Gebrauchsanweisung für sich selbst schrieben oder korrekt ausgedrückt, für die Zusammenarbeit mit Ihnen? Brad Feld hat den Artikel geschrieben, er trägt die bezeichnende Überschrift “A User Manual To Working With Me”.

Um diese Gebrauchsanweisung zu erstellen, sollten Sie im Vorfeld einige Fragen beantworten, aufgeteilt in einen Bereich zu Ihrer Person und in einen Bereich, der sich auf die Zusammenarbeit mit anderen bezieht.

Persönlicher Bereich

  • Welche Eigenschaften charakterisieren Sie?
  • Was macht Sie wahnsinnig?
  • Welche Macken haben Sie?
  • In welchen Bereichen kann man mit Ihnen Pferde stehlen?
  • Welche Fähigkeiten bringen Sie mit, die für Andere wertvoll sein könnten?
  • Welche Missverständnisse über Sie möchten Sie von vornherein klarstellen?

Zusammenarbeit

  • Wie verhelfen Sie Anderen, Bestleistungen zu erreichen?
  • Auf welche Weise sollte man mit Ihnen kommunizieren?
  • Wie möchten Sie mit Feedback umgehen, sowohl aktiv als auch passiv?

Brad bezieht sich in seinem Beitrag auf David Politis, der diese Gebrauchsanweisung allen Führungskräften ans Herz legt: This is How You Revolutionize the Way Your Team Works Together… And All It Takes is 15 Minutes.
Es gibt auch ein praktisches Beispiel. Es stammt von Adam Bryant und ist hier zu finden.

Ich finde diese Idee interessant. Auch wenn Sie diese Gebrauchsanweisung gar nicht veröffentlichen sollten, haben Sie nach der Beantwortung der o.a. Fragen sicher einiges über sich selbst gelernt. Das kann nur nützlich sein, denn “Selbsterkenntnis ist der Weg zur Besserung”, wie wir alle wissen.

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[Foto von delphinmedia [via pixabay], (CC0 Public Domain]

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Wie Sie Ihre Produktivität messen

Der große Management-Vordenker Peter Drucker hat gesagt:

If you can’t measure it, you can’t manage it.

Wenn Sie diesem Zitat zustimmen, dann kommen Sie nicht umhin, Ihre persönliche Produktivität in irgendeiner Form zu messen. Wobei ich in diesem Zusammenhang “Effizienz” dem Begriff “Produktivität” vorziehen würde. Nur, wie macht man das?

Matt Boyd hat sich dieses Problems angenommen und stellt in seinem Artikel “4 Great Ways to Measure Your Productivity” vor:

  1. Verfolgen Sie, wie oft und wann Sie sich im Zustand des Flows befinden.
    Flow, wir erinnern uns, ist der Zustand, in dem Sie hochkonzentriert und tief befriedigt einer Beschäftigung nachgehen. Wenn Sie den Begriff nicht kennen, dann lassen Sie ihn sich vom Schöpfer Mihaly Csikszentmihalyi persönlich erklären.
  2. Setzen Sie sich Ziele und messen den Erreichungsgrad.
    Matt empfiehlt zur Messung, die Ziele zu gewichten und dann den Erreichungsgrad in einer Tabelle zu verfolgen. Na ja…
  3. Benutzen Sie ein Programm, das Ihre Tätigkeiten aufzeichnet.
    Die Empfehlung des Autors ist RescueTime, aber es gibt dazu Alternativen in Hülle und Fülle.
  4. Stellen Sie einen Zeitplan für den Tag auf.
    Ja, kann man machen. Allerdings empfehle ich dafür eher den Unscheduled-Ansatz von Neil Fiore, den ich auf dem ToolBlog schon des öfteren beschrieben habe.

Ich gebe zu, mit dem o.a. Zitat von Peter Drucker hatte ich schon immer meine Schwierigkeiten. Von eher einfach gestrickten Menschen wird es oft in eine andere Richtung gedeutet:

Was Du nicht messen kannst, existiert auch nicht.

Und das ist, mit Verlaub, kompletter Bullshit. Umso erfreuter war ich, als ich auf der Website des Peter-Drucker-Institut einen Artikel gefunden habe, in dem der Autor Paul Zak über das Zitat schreibt: “This maxim ranks high on the list of quotations attributed to Peter Drucker. There’s just one problem: He never actually said it.” Dann folgt ein Satz, der mir aus der Seele spricht:

So, measurement, yes. Only measurement, no.

Besser kann man es nicht ausdrücken, finde ich.

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[Foto von saulhm [via pixabay], (CC0 Public Domain]

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