Archiv der Kategorie: Selbstorganisation

Wie Sie sich von sentimentalen Kram trennen

Letzten Samstag habe ich im Regal einer örtlichen Buchhandlung das Werk von Marie Kondo mit dem Titel Magic Cleaning: Wie richtiges Aufräumen Ihr Leben verändert entdeckt. Offensichtlich schwappt die Welle mit den Aufräum-Tipps der japanischen Autorin nun auch in die dunkle Provinz.




Über Marie Kondo habe ich im ToolBlog auch schon berichtet: Aufräumen mit Marie Kondo. Offensichtlich hat die Dame für das Aufräumen in den USA mittlerweile denselben Kultstatus erreicht wie David Allen für die Arbeitsorganisation. Leider kann ich nicht sagen, ob zu Unrecht oder nicht. Das o.a. Buch liegt noch ungelesen auf meinem Schreibtisch.

Vielleicht muss man das Buch aber auch gar nicht lesen. Neben Kondos eigenem Videokanal auf  YouTube gibt es auch sonst im Internet Tipps in Hülle und Fülle. Dort schreiben auch andere Autoren über Kondos Methodik. Sekundärliteratur sozusagen, auch eine Parallele zu GTD®.

Joanna Moorhead gehört dazu. In ihrem Artikel How to clear out sentimental clutter beschreibt sie ein wichtiges Hindernis auf dem Weg zu einer aufgeräumten Umgebung und wie Marie Kondo dieses Problem löst. Das Problem kennen Sie sicher: Wir heben oft eine ganze Menge Zeug auf, nicht weil wir es brauchen, sondern weil “unser Herz daran hängt”. In meinem Maschinenbaustudiums musste ich ein Getriebe konstruieren. Ich habe damals nächtelang gerechnet und gezeichnet. Diese Zeichnungen und Unterlagen liegen jetzt noch in meinem Keller herum. Seit 30 Jahren habe ich sie nicht mehr angefasst. Aber wegwerfen kann ich sie auch nicht. Es hängt ja soviel Blut, Schweiß und Tränen dran.

Laut Joanna empfiehlt Marie Kondo in diesen Fällen:

  1. Konzentrieren Sie sich nicht auf darauf, was Sie wegwerfen, sondern auf das, was Sie behalten werden
  2. Fragen Sie sich bei jedem Gegenstand: Leuchten mir jetzt wirklich die Augen?
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich hinter der Entrümpelungsaktion stehen.
  4. Verstauen Sie niemals Kisten mit Ihrem Zeug im Haus Ihrer Eltern.
    Senden Sie auch keine solchen Kisten dorthin.
  5. Planen Sie, wie Sie mit kostbaren Stücken aus der frühen Kindheit Ihrer Kinder umgehen wollen.
  6. Verabschieden Sie sich von den geschätzten Gegenständen, die Ihren verstorbenen Eltern oder Großeltern gehören.
  7. Sortieren Sie Ihre Familienfotos aus.

Machen Sie sich keine Illusionen. Die Bemerkungen zu den einzelnen Schritten sind noch viel radikaler als die Überschrift vermuten lässt. Marie Kondo verlangt Ihnen einiges ab.

Die Tipps sind offensichtlich in Marie Kondos Buch Spark Joy: An Illustrated Guide to the Japanese Art of Tidying zu finden. Ob ich das Buch kaufen werde, weiß ich nicht. Manchmal habe ich den Eindruck, viele Autoren schreiben auf dem Höhepunkt des Hypes gerne von sich selber ab.

 

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[Foto von Julio Cesar Velasquez [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Neu! Online-Kurs “Effizientes Zeitmanagement”

Ein Sprichwort sagt:

Was lange währt, wird endlich gut.

So ist es auch mit meinem online-Kurs zum effizienten Zeitmanagement. Der Teufel steckt im Detail. Da ein bisschen feilen, dort ein bisschen polieren. Das kann dauern. Wie auch immer, nun ist er da, der ToolBlog-Kurs. Ich freu mich! 🙂

Hier sind bereits die ersten Empfehlungen:

Weiterlesen

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Wie Sie Aufgaben mit Post-it’s® planen

Ich gebe zu, diesen Artikel schreibe ich nur mit einem gewissen inneren Widerstand. Wenn ich an Aufgabenorganisation mit Haftklebezetteln denke, dann sehe ich immer Computerbildschirme vor mir, die reihum mit gelben Beppern, wie der Schwabe sagt, beklebt sind. Obwohl ich ansonsten ein Fan dieser Zettel bin, konnte ich mich für diesen Einsatz nie begeistern.

Jessica Fisher sieht das anders und stellt in einem Artikel ein Post-it Note To Do List System vor. Im Prinzip handelt es sich hierbei um die One-Minute-To-Do-List von Linenberger, allerdings ersetzt Jessica die Prioritäten durch Zeiträume.

Konsequenter macht das eine Dame, der ich den Ansatz von Linenberger in einem Workshop vorgestellt hatte. Sofort, nachdem Sie davon gehört hatte, machte sie sich daran, Linenbergers To-do-List mit Post-its und ihrem Notizbuch umzusetzen. Hier ist das Ergebnis:

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Die maximal fünf Muss-Aufgaben (“Critical Now”), die am gleichen Tag unbedingt zu erledigen sind, klebt sie auf die vordere innere Buchseite. Die anderen, die erledigt werden können (“Opportunity Now”) befinden sich rechts daneben.

Einfach, praktisch, funktioniert.

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Sollten Sie die E-Mails checken?

Wendy MacNaughton heißt eine Grafikerin, über deren Werke ich schon öfters gestolpert bin. Auf ihrer Website finden Sie einen Ablaufplan, der Ihnen erklärt, ob Sie einen Blick in den elektronischen Briefkasten werfen sollten oder eher nicht.

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Ich mag Wendys Art zu visualisieren. Sie vielleicht auch.

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Wie Sie eine Not-To-Do-Liste anlegen

In Fachkreisen wird immer wieder diskutiert, wie eine zweckmäßige To-do-Liste auszusehen hat. Auch im ToolBlog war dies immer wieder Thema, wie ein Blick auf die Ergebnisse der einschlägigen Suche zeigt.

Für mich sind To-do-Listen das Werkzeug der Wahl, wenn es um die Organisation meiner Aufgaben geht. Ich führe sie in Outlook nach dem Ansatz von Michael Linenberger und fahre gut damit.
Aber nicht alle Menschen können sich mit To-do-Listen anfreunden. Manchen erscheinen sie zu starr um flexibel auf die Änderungen im Arbeitsalltag zu reagieren. Andere sind schlicht und einfach frustriert, weil sie ihre Aufgaben nicht abarbeiten können und daher die Liste immer länger wird.

Hier stellt sich für mich die Frage, ob die Konzentration auf das Wesentliche dadurch gestört wird, dass sich neue Tätigkeiten in die Liste “drängeln”, die da nicht hingehören.

Manche Autoren wenden zur Schärfung des Fokus das Ausschlussverfahren an, indem sie empfehlen, eine Not-to-do-Liste anzulegen. Um es kurz zu machen, hier werden alle Tätigkeiten aufgeführt, die Sie im Interesse der Konzentration tunlichst lassen sollten.

Wie Sie so eine Not-to-do-Liste anlegen können, beschreibt Michael Hyatt: Do You Have a Not-To-Do List? Er empfiehlt folgendes Vorgehen:

  1. Ziehen Sie sich an einen Ort zurück, wo Sie in Ruhe nachdenken können
  2. Analysieren Sie Ihre Aktivitäten des vergangenen Monats:
    Schreiben Sie alles auf, was nicht zu Ihren beruflichen Pflichten oder Zielen beiträgt
  3. Betrachten Sie die Verpflichtungen für den nächsten Monat:
    Schreiben Sie auch hier die Aktivitäten auf, die nicht zu Pflichten und Zielen beitragen
  4. Gehen Sie Ihre To-do-Listen durch und wiederholen Sie den Vorgang. Schreiben Sie die “zweifelhaften” Tätigkeiten auf
  5. Nun haben Sie eine komplette Liste der Kandidaten für die Not-to-do-Liste
  6. Gehen Sie diese Liste durch und kennzeichnen die Tätigkeiten, die Sie auf Ihrer endgültige Not-to-do-Liste sehen möchten

Michael empfiehlt, die so entstandene Not-to-do-Liste mit Ihrem Chef zu diskutieren. Ob das eine gute Idee ist, müssen letztlich Sie entscheiden.

Sie finden in Michaels Artikel auch ein Beispiel für eine fertige Not-to-do-Liste.

Sean Kim behandelt sogar in zwei Artikeln dieses Thema. In Why Creating a Not To-Do List Leads to Innovation erklärt er den Sinn dieser Vermeidungsliste. In The Not To-Do” List: Why You Should Do Less, Not More erklärt er, warum To-do-Listen ineffektiv sind, was ich mit Verlaub für Quatsch halte. Allerdings finden Sie dort auch ein paar weitere Beispiele von mehr oder weniger bekannten Zeitgenossen.
In The Not-To-Do List: 9 Habits to Stop Now finden Sie die “ewige” Vermeidungsliste von Tausendsassa Tim Ferriss.

Einen deutschsprachigen Artikel steuert René Battmer bei: Effektives Zeitmanagement via Not-to-do-List.

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[Foto von Jeremie [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Rund um die Ablage, mit und ohne Papier

Wenn ich in meinen Workshops jüngere Teilnehmer nach ihrer persönlichen Ablage frage, dann ernte ich immer öfter ein desinteressiertes Achselzucken. Es scheint nunmehr tatsächlich so zu sein, dass immer mehr Informationen digitalisiert den elektronischen Weg in die Büros finden. Allen Dementis zum Trotz erlebt also auch hier das Papier seine Götterdämmerung.

Nun gibt es aber auch reifere Semester (wie mich), bei denen sich im Laufe der Jahre allerhand Papierkram angesammelt hat. Sofern man nicht über unbegrenzten Stauraum verfügt, muss das Büro immer mal wieder aufgeräumt werden, soll es nicht aus allen Nähten platzen.

Unweigerlich stellt sich die Frage, ob man eine solche Gelegenheit nicht gleich dazu nutzen sollte, in das Zeitalter des papierlosen Büros einzutreten. Kollege Joachim Schlosser hat genau das getan und lässt uns netterweise auch an seinen Erfahrungen teilhaben: Papierlose Ablage – Mit Dokumenten­scanner zur digitalen Ablage.

In seinem Beitrag erfahren Sie, wie Joachim mittels eines Dokumentenscanners, Evernote, ein paar Pfennigutensilien und zwei (2!) Leitz-Ordnern den Umstieg von analog auf digital bewerkstelligt hat. Ein Rätsel war für mich immer die Beschriftung der elektronischen Notizen in Evernote. Ich bin beruhigt, dass Joachim auch kein besseres System entwickelt hat als das von  mir benutzte. Bei der Organisation von Evernote bin ich bei weitem nicht so konsequent und ordentlich wie Joachim. Ich verlasse mich einfach darauf, dass der Rechenknecht schon finden wird, was ich suche.

In noch einer Sache ist Joachim weiter als ich. Meine liebe Frau ist auch gleichzeitig meine Buchhalterin. Als Mensch mit einem ausgesprochen kinästhetischen Sinneskanal tut sie sich mit der elektronischen Ablage schwer, was ich gut verstehen kann. Für sie ist das physische Ablegen sehr wichtig. Aber sie hat ihr eigenes System und das im Griff.

Ich selbst mag Leitz-Ordner nicht und sie werden nach und nach sämtlich aus meinem Büro verschwinden. Auch ich verwende den Dokumentscanner Fujitsu iX500, der seinen Preis wert ist. Das bisschen Papier, das übrigbleibt, lege ich nach dem System von Noguchi ab.

Wenn Sie, wie meine Frau, eher zu den haptisch gestrickten Menschen gehören und sich aus diesem Grund nicht mit der Digitalen Ablage anfreunden können, dann schauen Sie doch einmal bei Mandi Ehman vorbei. In Creating a File System That Works: The Ultimate Guide beschreibt sie, wie eine Papierablage funktionieren könnte. Allerdings ist der Beitrag keine leichte Kost. Einfach ist anders.

[Foto von Dirk (Beeki®) Schumacher [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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PoIC: Wie Sie sich selbst mit Karteikarten organisieren

Elektronik hin, Digitalisierung her. Die gute alte Karteikarte ist als Informationsträger und Organisationswerkzeug nicht totzukriegen. Dafür sorgen schon die vielen Haptiker unter uns, die gerne etwas physisch in der Hand halten, wenn sie ihre Informationen und Aufgaben organisieren.

Über die Karteikarten habe ich im ToolBlog schon öfter geschrieben. Wenn Sie sich eine Übersicht dazu verschaffen möchten, können Sie gerne die ToolBlog-eigene Suche bemühen.

Ein weiteres, äußerst ausgeklügeltes Organisationssystem stammt von Hawk Sugano aus Japan. Er nennt sein System treffend Pile of Index Cards oder abgekürzt PoIC.

Auf der einschlägigen Website stellt uns Hawk detailliert vor, wie sein System funktioniert und wie sich damit eine komplette Wissensdatenbank aufbauen lässt. Sie erhalten umfassende Informationen auch über eventuell auftretende Schwierigkeiten und wie Sie sie umschiffen können.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche Tipps zur “Hardware”, die für seinen Ansatz zweckmäßig ist. Interessant finde ich auch, dass sich Hawk durchaus mit anderen Methoden, wie z. b. der von Noguchi auseinandersetzt. Er zählt auf, was mit PoIC kombiniert werden kann und was nicht und begründet dies auch detailliert.

Leider sind die Hinweise auf der PoIC-Website so vielfältig, dass man mitunter den Wald vor lauter Bäume nicht mehr sieht. Für den leichten Einstieg möchte ich Ihnen deshalb den Artikel von David Caolo ans Herz legen: The Pile of Index Cards (PoIC) system. Wenn Sie sich einen Überblick verschafft haben, können Sie Ihre Kenntnisse auf der o.a. Website, in einem eigenen Wiki zu PoIC oder mit den Abbildungen auf Flickr vertiefen.

Mein haptischer Sinneskanal ist nicht besonders ausgeprägt, ich bin eher der visuelle Typ. Mich würde daher interessieren, wie sich so ein System mit Programmen wie Evernote umsetzen lässt. Vielleicht finde ich ja einmal die Zeit dazu, mich damit zu beschäftigen. Vielleicht findet sich dafür sogar eine Mitstreiter. Ich hätte sogar schon eine Idee…

[via Lifehacker]

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[Foto von AnnasPhotography [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Ihr Kalender für 2017

Ein altes Sprichwort lautet:

Ists Silvester frostig kalt,
so kommt das neue Jahr auch bald!

In ein paar Tagen steht wieder einmal der Jahreswechsel an und es wird langsam Zeit, sich einen neuen Kalender anzuschaffen. Zumindest, wenn Sie ein Anhänger der klassischen Papier- und Bleistift-Methode sind. All die anderen, darunter auch ich, vertrauen der digitalen Variante, die sich ja von Jahr zu Jahr von selbst erneuert.

Wenn Sie zur ersten Gruppe gehören und nicht recht wissen, wie Ihr neuer Kalender aussehen soll, dann hat Sunray von  The Organized Cardigan vielleicht den passenden Tipp. In ihrem Beitrag “15 Kalender für 2017” stellt sie ihre ultimative Kalenderliste mit ausführlicher Beschreibung vor.

Gleich zu Anfang steht Ein guter Plan. Dieses Buch können Sie zwar als Kalender benutzen, allerdings würden Sie dann zu kurz springen. Vielmehr ist dieser Planer ein Begleiter durch den beruflichen und privaten Alltag mit vielen Tipps z. B. zur Achtsamkeit. Hier ein Interview mit der weiblichen Hälfte des Autorenduos, Milena Glimbovski:

Dass die beiden dieses Jahr auf der re:publica eine Präsentation unter dem Titel “Radikal achtsam!” gehalten haben, habe ich an dieser Stelle schon erwähnt.

Ich finde das Konzept des Planers sehr interessant und ich werde mir den Kalender sicher einmal näher anschauen.

Wenn Ihnen vorgefertigte Lösungen nicht ausreichen, dann stellen Sie doch Ihren Kalender selbst zusammen. Sunray empfiehlt hier den Persönlichen Kalender. Ich selbst möchte Sie auf die Kalender meines Freundes Matthias Büttner hinweisen: X17 (Nein, ich bin weder an seinem Geschäft beteiligt noch erhalte ich Provision).

Wenn Sie sich ganz intensiv mit Kalendern beschäftigen möchten, dann schauen Sie doch bei Christian Mählers Notizbuchblog vorbei. Dort dürfte keine Frage unbeantwortet bleiben.

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Wie Sie bessere E-Mails schreiben

Eigentlich müssten wir uns jetzt darüber einigen, was das Wort “besse” in der Überschrift heißen soll. Ich sag mal so: Wenn ich eine E-Mail bekomme, möchte ich sofort im Betreff erkennen können, was der Absender eigentlich von mir will. Zum anderen sollte der Inhalt knapp gehalten werden, in einem Umfang, der in urvordenklichen Zeiten dem Inhalt einer Postkarte entsprochen hätte. Weiteres Text- und Datenmaterial gehört für mich in den Anhang. Über den Abschluss einer E-Mail müssen wir uns in der Juristenrepublik Deutschland keinen Gedanken machen. Wie eine Signatur auszusehen hat, regeln (natürlich) entsprechende Vorschriften.

Auf einem Video der Zeitschrift Forbes sind noch einmal die wichtigsten Aspekte zusammengefasst:

[via Forbes]

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GTD®–Das Buch in der Zusammenfassung

Manchmal frage ich mich, ob David Allen selbst damit gerechnet hat, dass sein Buch Getting Things Done ein internationaler Bestseller werden würde. Ich tippe mal auf Nein, zumindest hatte ich während des GTD Summits 2009 in San Francisco diesen Eindruck. Falls Sie tatsächlich dieses bahnbrechende Buch noch nicht gelesen haben, aber dennoch wissen möchten, was der Inhalt ist, dann empfehle ich Ihnen die Zusammenfassung im Video:

Wenn Sie danach Appetit bekommen und doch Lust auf die Lektüre des kompletten Werks bekommen empfehle ich Ihnen die Originalausgabe. Es gibt zwar auch eine deutsche Übersetzung, allerdings halte ich diese für nicht besonders gelungen. Am besten lesen sie beide. 😉

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Wie Sie Ihren persönlichen Jahresabschluss erstellen

Die Wochendurchsicht (Weekly Review) gehört für mich zu den unverzichtbaren Bestandteilen der Arbeitsorganisation. Ich erkläre es den Teilnehmern in meinen Workshops immer so: In der Wochendurchsicht nehmen Sich sich einmal in der Woche eine stille Stunde Zeit und verlassen Ihr Hamsterrad, um aus der Außenperspektive auf Ihr Hamsterrad zu schauen. Ich bitte den Ausdruck “Hamsterrad” nicht allzu ernst zu nehmen, er dient nur der bildhaften Darstellung. In der Wochendurchsicht überprüfen Sie, ob alles so läuft wie es soll. Ich selbst habe dafür eine Checkliste erstellt, auf der die einzelnen “Inspektionspunkte” aufgeführt sind.

Darüber hinaus erscheint es mir sinnvoll, aus noch etwas größerem Abstand eine “Jahresdurchsicht” vorzunehmen. Sie nehmen sich ein paar Stunden Zeit und reflektieren in ungestörter Umgebung darüber, was im vergangenen Jahr so geschehen ist, wie Sie mit dem Verlauf des Jahres zufrieden sind und was Sie sich für das nächste Jahr wünschen.

Ich selbst orientiere mich dabei am Modell der Logischen Ebenen nach Robert Dilts, die ich in U-Form durchlaufe.

LogischeEbenen

Ich starte links von unten nach oben und beantworte mir in der Rückschau für dieses (vergangene) Jahr Fragen wie:

Umgebung

  • Wo war ich tätig?
  • Wer sind meine Partner: Mit wem und für wen habe ich gearbeitet?
  • Welche Werkzeuge habe ich benutzt?
  • Wo habe ich meine Arbeit getan (Ort und Kontext)?

Tätigkeit

  • Was habe ich getan?
  • Für was wurde ich bezahlt?
  • Welche Ergebnisse habe ich erzielt (Mensch, Maschine, Material, Methode…)
  • Was wurde von mir erwartet, was sollte herauskommen?

Fertigkeiten

  • Was kann ich, was sind meine Stärken?
  • Worin bin ich Spezialist?
  • Was habe ich gelernt?
  • Welche besonderen Erfahrungen habe ich gemacht?

Glaubenssätze

  • Wie lässt sich meine Einstellung beschreiben?
  • Welche Grundsätze haben mich geleitet
  • Welche Eigenschaften und Einstellungen waren mir von Nutzen?

Identität (Zugehörigkeit)

  • Mit wem oder was konnte ich mich identifizieren?
  • Mit was und wem konnte ich mich identifizieren?
  • Was war meine Rolle? Wie könnte ich sie beschreiben?

Nach Beantwortung dieser Fragen beantworte ich für das kommende Jahr in umgekehrter Reihenfolge von rechts oben nach unten die gleichen Fragen. Allerdings beginnen diese Fragen dann mit “im nächsten Jahr möchte ich…”.

Ich habe mir angewöhnt, diese Übung mittels Mind-Mapping durchzuführen, ohne Computer, von Hand wohlgemerkt.

Auch wenn das Konzept von Dilts nicht unumstritten ist, sei’s drum, für mich funktioniert diese Vorgehensweise sehr gut. Wenn Sie damit nicht zurecht kommen sollten, dann hilft Ihnen vielleicht der Artikel von Matthias Büttner weiter: Mein persönlicher Jahresabschluss. Hier finden Sie ebenfalls eine detaillierte Beschreibung, wie Sie vorgehen und welche Fragen Sie sich stellen können.

Ich finde, so eine Jahresübersicht passt gut in die Zeit “zwischen den Jahren”, wenn die Geschenke alle ausprobiert und sämtliche Beuche zu Kaffee und Kuchen absolviert sind.

Es spricht allerdings überhaupt nichts dagegen, diese Übung auch zu jedem anderen Zeitpunkt des Jahres durchzuführen. Allerdings sollten Sie immer Ruhe, Zeit und Abstand dafür mitbringen, das geht nicht zwischen Tür und Angel so nebenbei.

Viel Spaß und neue Erkenntnisse!

BTW: In diesem Video erklärt Robert Dilts das Konzept der Logischen Ebenen

Auch er wird älter. 😉

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GTD® mit Thunderbird

Wie die Leserinnen und Leser dieses Blogs wissen, bin ich bekennender Outlook-Fan. Zumindest, wenn es sich um die Windows – Version dieses mächtigen Personal Information Managers geht. Leider ist der Funktionsumfang von Outlook für den Mac bei weitem nicht so mächtig und in der neuen letzten Version wurden m. E. sogar noch ein paar “Verschlimmbesserungen” gegenüber dem Vorgänger vorgenommen. Sehr unbefriedigend das Ganze.

Aus diesem Grund bin ich für meinen Mac immer noch auf der Suche nach einem adäquaten Ersatz. Ein Programm, das mir schon zu früheren Zeiten sehr gut gefallen hat, ist der bekannte E-Mail-Client Thunderbird. Weil ein reines E-Mail-Programm jedoch Outlook nicht ersetzen kann, muss Thunderbird mit entsprechende Plugins aufgebohrt und auch sonst entsprechend angepasst werden.

Wie das geht, zeigen diese Artikel:

Leider sind die Artikel schon etwas älter. In der Zwischenzeit sind für einige wichtige Produktivitäts-Apps eigene Erweiterungen für Thunderbird erschienen, so etwa für Todoist, Remember the Milk der Toodledo, die aber schon wieder eingestellt oder zwar noch erhältlich sind, aber nicht mehr gepflegt werden. Schade.

Thunderbird und der Exchange-Server

Für mich sind solche Lösungen auch nur eingeschränkt interessant, vielmehr würde ich mit Thunderbird & Co gerne auf meinen Exchange-Server unter Office 365 zugreifen. Das scheint mit einiger Pfriemelei zu gehen, wie man z. B. in der Anleitung der TU Dresden nachlesen kann: Konfiguration von Thunderbird als Client für den Exchange-Dienst der TU-Dresden. Beschrieben wird hier die Anbindung der E-Mail- und der Kalenderfunktion.

Dass E-Mail und Kalender sich hervorragend mit einem Exchange-Server vertragen, wusste ich schon von iPhone und iPad. Was ist aber mit dem Aufgabenmanager? Für mich ist der Aufgabenmanager unverzichtbarer Bestandteil meiner Arbeitsorganisation. Leider konnte ich bislang noch keine befriedigende Lösung für dieses Problem finden. Bislang, denn es gibt einen Silberstreifen am Horizont, in Form des Exchange EWS Provider. Die Erweiterung ist ummesonscht, herunterladen können Sie das Plugin unter GitHub. Ein Pferdefuß hat das Ganze allerdings. Auch wenn das Programm von der Fa. Ericsson gepflegt wird, sieht das ganze doch nach Technikkram für Fortgeschrittene aus. Daran ändert auch die umfangreiche Dokumentation nichts. Ich zumindest traue mir die Installation und Einrichtung nicht so ohne weiteres zu.

Deshalb eine Bitte: Wenn Sie mehr Ahnung von der Materie haben als ich und Lust verspüren, den Exchange EWS Provider einmal auszuprobieren, dann lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben. Ewiger Ruhm ist Ihnen sicher!

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[Quelle Logo Thunderbird unter CC-BY 3.0]

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Inneneinsichten eines Meisters der Aufschieberitis

Tim Urban bezeichnet sich selbst als Meister der Aufschieberitis. In einem TED-Talk lässt er uns an seiner Meisterschaft teilhaben: Inside the mind of a master procrastinator.

Mindestens so interessant wie seinen Vortrag finde ich den Artikel, in dem er beschreibt, wie sich sein TED Talk die Zeit entwickelt hat: Doing a TED Talk: The Full Story.  Sie erfahren in dem Beitrag eine Menge über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Vortragsstile. Tim untermalt dies mit einer Fülle von Diagrammen, der Artikel ist sehr unterhaltsam. Es lohnt sich, ihn zu lesen, finde ich.

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David Allen über Produktivität & Co

Heute fehlt mir etwas der Antrieb, selbst etwas zu schreiben. Deshalb möchte ich den Meister selbst zu Wort kommen lassen. Erett Dunn hat David Allen interviewt:
20 Lessons from David Allen on Succeeding at Work, Life, and GTD.

Das Video dazu können Sie auch gleich hier anschauen.

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Wie Sie Ihre Produktivität torpedieren

Mit der Produktivität ist es wie mit dem Erfolg. Sie finden ein Unmenge von  Ratgebern in der Buchhandlung, deren Autoren Ihnen genau erzählen, wie es gehen soll.  Von den unzähligen Blogs und Artikeln im Internet ganz zu schweigen. Und ja, ich bekenne, auch das ToolBlog gehört dazu.

Bei näherer Betrachtung kann es den Königsweg nicht geben. Wenn dem so wäre, wären wir alle produktiv bis zur Schmerzgrenze. Also heißt es so lange suchen, bis man seinen eigenen Weg zur Produktivität gefunden hat.

Während wir im Nebel herumstochern, was unsere Produktivität angeht, wissen wir hingegen ziemlich genau, was uns unproduktiv macht. Rashelle Isip zählt einige Faktoren auf: 15 Bad Habits Which Always Destroy Your Productivity. Diese sind:

  1. Sie brauchen für eine einfache Aufgabe zu viel Zeit
    Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie bei Routineaufgaben immer wieder das Rad neu erfinden müssen, dann wird es Zeit fürs Rationalisieren. Überlegen Sie, wie Sie die Tätigkeit vereinfachen können. Erstellen Sie für den Ablauf eine geeignete Checkliste.
  2. Sie gehen mit sich selbst zu hart ins Gericht, wenn Sie mit einer Aufgabe nicht fertig werden
    Grämen Sie sich nicht allzu sehr. Unterbrechungen und Störungen gehören zum Alltag. Merken Sie sich, an welchem Punkt Sie die Tätigkeit unterbrochen haben und machen Sie sich ggf. eine Notiz. Dann fällt der Wiedereinstieg leichter.
  3. Sie verbringen den ganzen Tag mit Planung
    Es gibt Menschen die planen sich zu Tode. Man nennt sie auch Micro-Manager. Aufgaben werden nicht durch Planen erledigt, sondern durch Handeln.
  4. Sie sitzen eine Stunde nach der anderen am Schreibtisch
    Achten Sie auf angemessene Pausen. Schalten Sie ab und tun Sie etwas für Ihren Körper. Machen Sie einen kurzen Spaziergang oder Gymnastik .
  5. Sie lassen regelmäßig Mahlzeiten aus
    Nehmen Sie Ihre regelmäßig Mahlzeiten ein, möglichst nicht am Arbeitsplatz.
  6. Sie zwingen sich dazu, eine Produktivitäts-App zu verwenden, die Sie eigentlich gar nicht mögen
    Ich habe eine Faustregel: Wenn ich die Philosophie einer Software nach einer Woche nicht begriffen habe, werfe ich sie wieder vom Rechner. Und andersrum: Wenn ich mit einem Programm meine Arbeit erledigen kann, bleibe ich dabei. Etwas Besseres gibt es immer, aber ich habe weder Zeit noch Lust, ständig danach zu suchen.
  7. Sie warten auf den perfekten Augenblick, um mit einer Aufgabe zu beginnen
    Diesen Fehler kenne ich allzu gut. Den perfekten Augenblick mag es zwar geben, aber es ist nicht sehr wahrscheinlich, dass Sie ihn erwischen, wenn Sie auf ihn warten. Also legen Sie los!
  8. Sie checken alle zwei Minuten Ihre E-Mails
    Das E-Mail-Programm ist kein einarmiger Bandit, hat aber die gleiche Wirkung. Stellen Sie die automatische Benachrichtigung bei neuer Post im Eingang ab! Sie entscheiden, wann Sie den Posteingang durchsehen, nicht das Programm.
  9. Sie arbeiten sofort das ab, was gerade auf Ihren Schreibtisch kommt
    ”Last in, first out”, nennt der Fachmann dies. In manchen Fällen der Materialwirtschaft mag das sinnvoll sein, nicht so bei der Arbeitsorganisation. Planen Sie Ihre Arbeit selbst, sonst tun es andere.
  10. Sie bearbeiten mehrere Aufgaben gleichzeitig
    Über Multitasking ist schon alles gesagt. Es funktioniert einfach nicht (auch nicht bei Frauen).
  11. Sie gehen unvorbereitet in Besprechungen
    Ein Klassiker.
  12. Sie versäumen, Ihren Kalender durchzusehen
    Nur der Kalender reicht nicht. Planen Sie feste Zeiten ein, um Ihren Kalender und Ihre To-do-Listen durchzusehen und ggf. anzupassen. In einem Weekly Review zum Beispiel.
  13. Sie schieben die Schuld auf Ihre Werkzeuge
    Das ist eine Untugend, die man immer wieder erlebt. Nicht PowerPoint ist für schlechte Präsentationen verantwortlich, sondern der “User”, der PowerPoint missbraucht. Dasselbe gilt natürlich auch für Outlook & Co.
  14. Sie warten mit dem Beginn einer Aufgabe bis kurz vor knapp
    Sicher ist es besser, rechtzeitig mit einer Aufgabe anzufangen, so dass Sie von unvorhergesehenen Ereignissen nicht aus der Bahn geworfen werden. Aber ich kenne auch Zeitgenossen, die diesen Druck brauchen um Ihre Arbeit zu erledigen.
  15. Sie weigern sich, neue Fertigkeiten zu erlernen
    Ich denke, hierzu muss man nichts mehr sagen. Wer schon alles weiß, kann nichts mehr lernen. Fatal in diesen Tagen.

Die Aufzählung gleicht fast schon einer Checkliste. Gehen Sie die einzelnen Punkte doch einmal selbstkritisch durch. Doch wie gesagt, wenn Sie diese Hindernisse vermeiden, heißt das noch nicht zwingend, dass Sie produktiv sind. Die Vermeidung der o.a. Verhaltensweisen ist für die Produktivität notwendig, aber nicht hinreichend, wie die Mathematiker sagen.

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[Foto von 1588877 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wer findet, muss nicht suchen

Unter Matthäus 7,7 finden Sie in der Bibel den bekannten Satz, in dem es heißt:

…sucht, und ihr werdet finden…

Bevor der geneigte Leser diese Bibelstelle als Entschuldigung für eine schlampige Ablage anführt, möchte ich ausdrücklich darauf hinweisen, dass genau dieses nicht damit gemeint ist.

In der täglichen (Arbeits-) Organisation steht das Suchen nach verlegten Schriftstücken oder Gegenständen ganz oben auf der Hitliste der Zeitdiebe. Wenn Sie öfter Gedanken habe wie

    • Wo war doch gleich der Schlüssel?
    • Ich bin mir sicher, ich habe die Brille hier hin gelegt
    • Jetzt kann ich den Einkaufszettel nicht mehr finden
    • Wo ist eigentlich das schöne grün-karierte Hemd von letztem Winter?
    • …,

dann herzlich willkommen im Klub. Aber auch eine Suche kann systematisch gestaltet werden.  Professor Solomon ist Spezialist im Wiederfinden verlorener Objekte und hat ein Buch über diese Kunst geschrieben. Hier die zwölf Prinzipien erfolgreichen Wiederfindens:

  1. Nicht danach suchen.
  2. Nicht das Objekt ist verloren, Sie sind es.
  3. Erinnern Sie sich an die drei C’s
  4. Es ist da, wo es vermutlich hingehört.
  5. Bedenke das langsame Abwandern innerhalb des Hauses.
  6. Den Tunnelblick vermeiden.
  7. Den Tarneffekt beachten.
  8. Zurückdenken und erinnern .
  9. Gründlich genug hingeschaut?
  10. Die Eureka-Zone.
  11. Den zeitlichen Ablauf nachvollziehen.
  12. War es jemand anders?

Prinzip Nummer 3 gefällt mir am besten. Die drei C’s sind übrigens Comfort, Calmness, Confidence. Wahrscheinlich ist die Ruhe (Calmness) schon die halbe Miete.

Das Buch können Sie übrigens auf seiner Website seiner Website als pdf-Datei herunterladen. Es umfasst stolze 122 Seiten und ich frage mich, ob ich mich vielleicht darauf konzentrieren sollte, Dinge erst gar nicht zu verlieren, bevor ich mich in die Lektüre dieses umfangreichen Buches stürze.

Auch Mark Dykeman gibt Ihnen ein paar Tipps, wie Sie das Verlorene wiederfinden können: 7 Steps To Find Lost Objects After Panic Sets In. Marks Ratschläge:

  1. Nehmen Sie ein paar lange tiefe Atemzüge
  2. Schalten Sie Ihren Verstand aus
  3. Ist es wirklich Ihr Eigentum oder gehört es jemand anderen?
  4. Haben Sie es vielleicht jemandem ausgeliehen?
  5. Schauen Sie langsam und sorgsam da nach, wo das Objekt hingehört
  6. Schauen Sie langsam und sorgsam da nach, wo das Objekt zwar nicht hingehört, aber vielleicht sein könnte
  7. Finden Sie heraus, wer in der Nähe des Ortes war, wo das Objekt eigentlich hingehört

Eine nützliche Checkliste, nähere Erläuterungen zu den einzelnen Punkten finden Sie im Beitrag.

Aber nicht, dass Sie jetzt so viel Spaß am Finden bekommen, dass Sie die Dinge absichtlich verlieren! Am besten ist es natürlich, die Dinge so zu verwahren, dass eine Suche überflüssig wird.

Dann können Sie die gewonnene Zeit für das Suchen für die spirituelle Such im Sinne der Bibel benutzen. Keine schlechte Idee, finde ich.

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[Foto von Juraj Varga [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Feature zum Minimalismus

Seit vielen Jahren, weit vor dem “Simplify”“-Hype, interessiert mich das Thema “Minimalismus als Lebensform”. Angeregt wurde ich seinerzeit im Urlaub durch die Lektüre von Jacob Lund Fiskers Buch “Early Retirement Extreme” und seitdem lässt mich das Thema nicht mehr los.

Nicht, dass wir uns falsch verstehen. Von einer minimalistischen Lebensweise bin ich noch Tagesreisen weit entfernt. Ich weiß auch nicht, ob ich der dahinter liegenden Einstellung unbedingt zu einhundert Prozent folgen möchte.

Dennoch habe ich durch die Beschäftigung mit dem Thema schon eine Unzahl von Anregungen erhalten, die durchaus in mein tägliches Leben einfließen. Momentan zum Beispiel steht ein Aufräumen meines Büros auf dem Plan. Alles steht auf dem Prüfstand: Büromaterial, CD-ROMs (Ach ja!), Bücher u.v.m.

Gestern Abend habe ich in der Reihe SWR 2 Feature eine interessante Sendung zum Thema gehört, Minimalismus als Lebensform: Brauch‘ ich nicht (Download der mp3-Datei). In dem Feature kommen einige Zeitgenossen jeden Geschlechts und Alters zu Wort, die Minimalismus als Lebensform praktizieren. Bei den jungen Menschen habe ich sehr gestaunt. Sie sind jetzt schon da, wo ich vielleicht nie hinkommen werde.

Ich habe das Feature zum Anlass genommen, ein bisschen zu recherchieren. Das Ergebnis möchte ich den werten Lesern nicht vorenthalten:

Bücher

Jacob Lund Fisker:
Early Retirement Extreme: A philosophical and practical guide to financial independence
Das Buch ist keine leichte Kost, denn es hat einen durchaus philosophischen Anspruch. Es war mein Einstieg ins Thema.

Elaine St. James:
Simplify Your Life: 100 Ways to Slow Down and Enjoy the Things That Really Matter
Laut dem o.a. SWR-Feature ist die Autorin die “Mutter” der Minimalismus-Bewegung. Ihr Buch erschien bereits 1994. In einer Zeit also, als es das virtuelle Gerümpel (Smartphone, Social Media etc.) in dieser Form noch gar nicht gab.

Die Bücher von Marie Kondo sind über dem Teich mittlerweile schon selbst ein Hype geworden, ich habe im ToolBlog bereits auf die Autorin hingewiesen.

Links

Zum Buch von Jacob Lund Fisker gibt es das passende Weblog gleichen Namens.

Es ist mir wider Erwarten schwer gefallen, gute deutschsprachige Blogs zum Minimalismus zu finden. Allerdings gibt es eine Linksammlung bei Minimalismus-Tipps, die Sie auf eigene Faust durchstöbern können. Vielleicht ist etwas dabei, das Sie anspricht.

Das englischsprachige Gegenstück, nicht ganz so umfangreich gibt es bei A. Cadwell ( Clear Your Head With These 14 Minimalist Blogs) oder bei The Private Life (14 Minimalist Blogs to Follow).
Übrigens empfehlen beide Autoren das Blog von Leo Babauta: Zen Habits.

Das wird Gründe haben.

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[Foto von Michal Jarmoluk [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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