Archiv der Kategorie: Projektmanagement

Die besten Projektmanagementblogs

Die Macher des ProjektassistenzBlogs haben heute eine Liste mit lesenswerten Projektmanagementblogs veröffentlicht: 15 großartige deutsche Projektmanagement-Blogs, die Sie kennen sollten.

Ich gebe zu, ich lese nicht alle diese Blogs, aber ich kenne die Menschen, die dahinter stehen und somit möchte ich mich dem ProjektassistenzBlog anschließen. Allen Leserinnen und Lesern, die sich für Projektmanagement interessieren, seien diese Blogs ans Herz gelegt.

Übrigens hatte ich einige genannte Autoren schon für meinen Podcast an der Strippe, nämlich

Demnächst folgt ein Gespräch mit Christian Botta von Visual Braindump und wer weiß, wen ich noch ans Mikrofon bekomme.

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[Foto von Sophie Janotta [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Office 365 Planner kommt!

Ich gebe zu, ich bin gespannt wie ein Flitzebogen. Dieser Tage wird MS Office 365 Planner auch für die deutschen Nutzer freigegeben. Als zufriedener Nutzer von Trello bin ich neugierig, ob auch für den Planner der Grundsatz gilt

Das Bessere ist der Feind des Guten.

Wir werden sehen. Einen ersten Eindruck vermittelt dieses Video:

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Nützliche Erweiterungen für Trello

Mittlerweile nutze ich für die Organisation meiner eigenen größeren Vorhaben Trello, das ich nach Art der Methode “Personal Kanban” gestalte. Ich gebe zu, von einer optimalen Verwendung des Werkzeugs trennen mich noch einige Meter, aber ich bin ja lernfähig und mit zunehmendem Gebrauch wird sich auch die nötige Meisterschaft einstellen.

Da ich weiß, das viele Leserinnen und Leser ebenfalls Trello nutzen, möchte ich auf einige Erweiterungen hinweisen, die Akshata Shanbhag in Ihrem Artikel beschreibt: 11 Essential Trello Integrations That Make Your Job Easier. Hierbei handelt es sich um

  1.  PomoDone, ein Timer für die Tomatentechnik den Sie mit Trello verbinden können
  2. Trello Bookmarklet Maker, ein raffiniertes Tool zur Erzeugung von Bookmarklets für Trello
  3. Gmail for Trello. Hier können Sie auf Knopfdruck E-Mails als Aufgaben an Trello senden
  4. Taco macht Ihre To-do-Liste in einem eigenen Tab im Chrome-Browser sichtbar. (Wer es braucht…)
  5. Mit Chromello  können Sie Trello Cards aus Chrome’s Omnibox erzeugen. (Was ist die Omnibox?)
  6. Timeneye ist ein Zeiterfassungstool, das mit Trello hervorragend zusammenarbeitet
  7. Mit Tab for Trello (Mac) haben Sie Zugang zu Trello von der Menüzeile
  8. Plus for Trello erzeugt Zwischenberichte Ihrer Projekte auf Trello
  9. Mit IFTTT lassen sich unzählige Verknüpfungen nutzen
  10. Echo for Trello hilft Ihnen, wiederkehrende Aufgaben in Trello zu erstellen
  11. Mit Websites for Trello können Sie Ihr Weblog mit Trello betreiben. Ein interessantes Konzept, finde ich

Wie ich gehört habe, bastelt Microsoft im Rahmen von Office 365 an einem eigenen Aufgabenboard unter dem Namen Office Planner. Das Programm ist aber noch nicht für alle Nutzer freigeschaltet. Ich bin gespannt, ob Microsoft den Vorsprung von Trello noch einholen kann. Naja, notfalls werden sie dann den Laden eben einfach kaufen.

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OneNote für das Projektmanagement

Seit Jahren benutze ich für die Verwaltung meiner umfangreichen Notizen ausschließlich Evernote. Für eine kurze Zeit habe ich OneNote ausprobiert, bin aber relativ schnell wieder zu Evernote zurückgekehrt. OneNote orientiert sich sehr an realen Notizbüchern. Der Sinn dahinter hatte sich mir damals nicht erschlossen.

Momentan denke ich allerdings wieder darüber nach, meine Instrumente für Recherche und Notizen neu zu sortieren. Insbesondere für das eigene Projektmanagement könnte ich mir den Einsatz von OneNote durchaus vorstellen. Womit wir beim Thema wären. Tina Sieber hat einen umfangreichen Artikel genau darüber verfasst:  How You Can Use Microsoft OneNote for Project Management. Wir erfahren hier

  1. Wie wir Notizbücher, Abschnitte und Seiten nutzen können
  2. Wie man Notizbücher mit anderen Mitmenschen teilt
  3. Wie Daten in Listen und Tabellen organisiert werden
  4. Wie wir E-Mails nachverfolgen und Informationen teilen können
  5. Wie man ein Team Wiki aufsetzt
  6. Durch OneNote Besprechungen produktiver werden
  7. Wie man Projektvorlagen nutzt

Alle Abschnitte hat Tina mit entsprechenden Abbildungen und Videos versehen, so dass das Attribut “umfangreich” für ihren Beitrag wahrlich nicht zu hoch gegriffen ist.

Wie ich mich selbst entscheide, weiß ich noch nicht. Wenn OneNote für den Mac ebenso abgespeckt daher kommt wie Outlook für den Mac, dann hat der Flirt damit wohl ein schnelles Ende. Eine andere Variante wäre dann für mich, den bestehenden Evernote-Account einen langsamen Tod sterben zu lassen und ihn nur noch als “Datenhalde” zu benutzen. Gleichzeitig wird ein neues Evernote-Konto eröffnet, auf dem ich dann (hoffentlich) von Anfang an alles richtig mache: Tagging, IFTTT usw. usf.

Mal sehen…

 

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Probleme lösen mit System

Seit dem Studium habe ich mich immer sehr dafür interessiert, wie man systematisch an die Lösung von Problemen herangehen kann. Wir erinnern uns:

Probleme stellen Hindernisse dar, die überwunden oder umgangen werden müssen, um von einer unbefriedigenden Ausgangssituation in eine befriedigendere Zielsituation zu gelangen. (Wikipedia)

In der Zwischenzeit beschäftige ich mich beruflich mit Problemlösungsmethoden und begleite sogar Workshops dazu. Besonderer Schwerpunkt liegt dabei in der Unterscheidung zwischen trivialen und nichttrivialen Problemen und der Auswahl der richtigen Strategie zu deren Lösung. Es genügt nicht, eine Kiste voll mit Werkzeugen zu besitzen, man muss auch wissen, wann man wozu welches Werkzeug einsetzen sollte und wie man sie zweckmäßig kombinieren kann.

Von Adam Sicinski stammt eine Artikelreihe, die sich ausdrücklich mit den verschiedenen Phasen der Problemlösung befasst:

  1. Define Your Problem
  2. Investigate Your Problem
  3. Re-Imagine Your Idea
  4. Engineer Plan of Action
  5. Execute and Master

Besonders hilfreich finde ich die Fragen, die in jeder dieser Phasen gestellt werden. Sie helfen, den Blick auf das Wesentliche zu lenken und „in der Spur zu bleiben“.

Wenn Sie möchten, können Sie dazu auch ansprechend gemachte Mind-Maps erwerben, auf der die einzelnen Problemlösungsphasen anschaulich dargestellt sind. Ganz billig ist das in Summe nicht, aber die Maps können sich wirklich sehen lassen.

Aber auch wenn Sie die Maps nicht kaufen, die Lektüre der dazu gehörenden Artikel lohnt sich allemal.

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#PMCampDOR Nachlese (1): Session „Thesaurus Projekt“

Wie viele meiner Leserinnen und Leser nicht wissen, arbeite ich an einem E-Learning-Kurs zur Selbstorganisation. Ich habe mich in diesem Zusammenhang immer wieder gefragt, wie man Vorhaben betiteln könnte, die David Allen als „Projekte“ bezeichnet. Laut Allen ist ein Projekt etwas, das

  1. aus mehr als einem Handlungsschritt besteht und
  2. innerhalb eines Jahres zu erledigen ist

Sie als Eingeweihte sehen schnell , diese Beschreibung beißt sich mit dem Projektbegriff nach DIN 69901. Ich finde es immer störend, wenn Begriffe durcheinander gebracht werden. Deshalb habe ich mich auf die Suche nach einem anderen Ausdruck für „Projekt“ gemacht. Leider mit mäßigem Erfolg. Die Suche im Open Thesaurus ergab ein eher dürftiges Ergebnis (s. hier).

Auf dem PMCamp in Dornbirn hatte ich deswegen die spontane Idee, einfach die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu fragen, denn schließlich sind sie ja die Experten. Und tatsächlich kamen auch einige Mitmenschen zusammen, die dann in einem Brainstorming alles zusammengetragen haben, was ihnen zu dem Begriff „Projekt“ einfiel:

Die Mind-Map oben links war der Ausgangspunkt für den Gehirnsturm, die blauen Äste sind die Begriffe aus dem Open Thesaurus.

Wie man sieht, war die Ausbeute gewaltig. Das heißt aber nicht, dass die Sammlung abgeschlossen ist. Wenn Ihnen noch etwas zu dem Begriff „Projekt“ einfällt, dann bitte ich um einen kurzen Kommentar zu diesem Beitrag.

Den Teilnehmerinnen und Teilnehmern meiner Session in Dornbirn danke ich herzlich für ihre vielen Ideen. Die Quelle hat förmlich gesprudelt! 🙂

Jetzt liegt es an mir, etwas passendes auszuknobeln.

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Vorlagen für das Projektmanagement

Ich gebe zu, ich komme noch aus der Welt des „klassischen“ Projektmanagements. Sie wissen schon, so mit GANTT- oder Netzplänen, kritischem Pfad usw. Falle Sie dieser altmodischen Form, Projekte zu organisieren noch etwas abgewinnen können, dann empfehle ich Ihnen auf der Website Bright Hub Project Management den Beitrag „Collection of Free Project Management Templates and Forms„.

Dort finden Sie unzählige Vorlagen unterschiedlicher Formate in den Kategorien

  • Planungsvorbereitung
  • Fehler-Ursachen-Analyse
  • Managen von Projektumfang, Umgang mit Stakeholdern
  • Planung
  • Werkzeuge der Terminplanung
  • Zuweisen und Nachverfolgen von Aufgaben
  • Risikomanagement
  • und das berühmte „Sonstige“

Linda Richter und Michele McDonough nehmen in ihrem Beitrag „10 Best PM Templates From Google Docs“ Vorlagen speziell für diese Anwendung unter die Lupe.

Ich denke, es lohnt sich, auf dieser Website etwas herumzustöbern. Die eine oder andere Perle ist unter der Vielzahl der Vorlagen sicherlich dabei.

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5 mentale Irrtümer, die gute Entscheidungen erschweren

Ja, ich gebe zu, auch mich stört der Ausdruck „gute“ Entscheidungen. Vielleicht sollte es korrekt heißen „gute“ Entscheidungsfindung. Und außerdem, was genau heißt „gut“?

Wie auch immer. James Clear beschreibt in einem Artikel die „5 Common Mental Errors That Sway You From Making Good Decisions“. Diese sind:

  1. Überlebensirrtum (Survivorship Bias)
  2. Verlustaversion
  3. Verfügbarkeitsheuristik
  4. Ankerheuristik
  5. Bestätigungfehler

Insbesondere der Überlebensirrtum kommt mir sehr bekannt vor. Diese Art der verzerrten Wahrnehmung beobachte ich bei manchen Kollegen, die aus der Leuchtturmposition einiger Unternehmen auf die Zukunft des gesamten Wirtschaftslebens schließen.

Um diese Wahrnehmungsverzerrungen zu minimieren, scheint eine Entscheidungsfindung im Team sinnvoll. Doch hundertprozent gefeit davor ist man auch dann nicht, insbesondere wenn die Mitglieder des Teams bereits eine funktionierende Echokammer bilden.

Samantha Lee und Shana Lebowitz haben übrigens noch weitere Wahrnehmungsverzerrungen in einem Diagramm zusammengefasst: 20 cognitive biases that screw up your decisions [via Lifehacker].


Nachtrag
(25. Nov. 2015)
Shana Lebowitz hat zusammen mit Drake Baer einen Artikel geschrieben, in dem die wichtigsten kognitiven Verzerrungen noch einmal verbal beschrieben werden:

14 cognitive biases that screw up your success in life.

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Trello für die Cracks

Zumindest für die Projektleute in meinem Bekanntenkreis stellt sich Trello so langsam als die Software zur Organisation von Arbeitsabläufen allein und im Team heraus. Vor einiger Zeit ist Trello komplett in deutscher Sprache erschienen. Die Macher hatten Dies damals zum Anlass genommen, einige Boards zur Einführung in das Programm zur Verfügung zu stellen (hier der ToolBlog-Artikel dazu).

Wenn Sie über diese ersten Schritte hinaus sind und sich tiefer in Trello einarbeiten möchten, dann empfehle ich Ihnen den Beitrag von Lauren Moon: Dangerously Productive: Master Level Trello Tips. Lauren weist auf ein Board hin, dass mit und Trello ausschließlich für Lehr- und Lernzwecke erstellt wurde. Auf dem Board erfahren Sie u.a.:

  • Wie Sie Karten (Cards) aus einem Spreadsheet erstellen
  • Wie Sie Internetadressen auf Karten ziehen
  • Wie Sie eine neue Karte auf elegante Art jeder Position hinzufügen können
  • Wie Sie Ihre eigenen Karten mit „Q“ herausfiltern können
  • Wie Sie Markdown verwenden können um Text zu formatieren

Danke für das informative Board!

Bis ein anständiges Buch über Trello erscheint, müssen wir uns wohl derartige Hilfen überall zusammensuchen. Ich bleibe für Sie am Ball!

Ein Nachtrag (direkt nach Erscheinen)

Es gibt übrigens auch ein Ressourcen-Board direkt von Trello. Hier gibt es allerhand Hinweise zu Tipps, Erweiterungen, Utilities, Anleitungen usw.

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Personal Kanban mit Outlook

Immer mehr Leute sind von der Methode „Personal Kanban“ angetan und verwenden Sie zur Organisation ihrer persönlichen Projekte. Diese Begeisterung konnte ich bislang noch nicht teilen, auch wenn ich mit Personal Kanban schon über längere Zeit experimentiert habe.

Vielleicht lag es bislang daran, dass mein bevorzugtes Programm MS Outlook und Personal Kanban nicht so recht zusammengingen. Doch aufgemerkt, die Lösung naht. Donna Michelle Anderson beschreibt in ihrem Artikel „You CAN create a Kanban view for your Outlook Tasks!“, wie Sie Outlook entsprechend frisieren können (Teil 1 und Teil 2).

Sagen wir mal so: Es geht und das Ergebnis ist beeindruckend. Aber Sie müssen schon ordentlich unter der Motorhaube von Outlook herumschrauben. Ich werde mir das wohl nicht zutrauen und so wird mir Personal Kanban wohl weiterhin verschlossen bleiben. Zumindest in der Kombination mit meinem Lieblingstool Outlook.

BTW: Im ersten Teil schreibt Donna:

Yes. über-blogger Jan Fischbach coded a POMODORO TIMER into his OUTLOOK TASK VIEW.

Über-Blogger Jan Fischbach. Donnerwetter. So möchte ich auch mal genannt werden.

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