Archiv der Kategorie: Projektmanagement

Kanban mit Google Mail, Evernote und noch viel mehr

Während ich vor einigen Jahren dem Personal Kanban noch etwas skeptisch gegenüberstand, bin ich mittlerweile eines Besseren belehrt. Ich organisiere meine persönlichen Projekte ausschließlich nach dieser Methode und benutze dazu die Webanwendung Trello.

Die Menge der Software, die Personal Kanban unterstützt, ist mittlerweile riesengroß. Dabei müssen Sie gar keine besonderen Programme benutzen, wie einem Artikel von Melanie Pinola zu entnehmen ist: Kanban Everything: How to Add Trello-Like Boards to Gmail, Evernote, and More.

In ihrem Beitrag stellt Sie Erweiterungen vor, mit denen Sie

  • Gmail
  • Evernote
  • Chrome
  • Outlook
  • WordPress

als Grundlage für die Organisation Ihrer Projekte nach dem Personal-Kanban-Prinzip nutzen können.

Alle Programme werden mit ihren Funktionen und einem Screenshot kurz vorgestellt. Der Clou: Viele der vorgestellten Apps sind für ummesonscht zu haben.

Ich meine, ich hätte vor einigen Monaten eine einschlägige Erweiterung für Outlook ausprobiert. Allerdings habe ich sie nach kurzer Zeit wieder entnervt vom Rechner geworfen. Microsoft hat ja selbst mit dem Planner eine eigene Anwendung auf dem Markt. Inwieweit der Planner mit Outlook harmoniert, entzieht sich meiner Kenntnis.
Allerdings hat sich wohl einiges bei den einschlägigen Erweiterungen getan.

Zeit für eine neue Recherche!

yibb / Pixabay

 

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15 Angewohnheiten, die Ihre Produktivität zerstören

Ich muss gestehen, dass es mir auch nicht immer gelingt, meine Produktivität auf dem Niveau zu halten, das ich selbst von mir erwarte. Es hat sich daher als nützlich herausgestellt, in gewissen Abständen meine Arbeitsweise zu überprüfen. Es lässt sich nämlich kaum vermeiden, dass sich nach einer gewissen Zeit Gewohnheiten einschleichen, die die eigene Leistungsfähigkeit wirkungsvoll sabotieren. Und dann muss man eben die eigenen Gewohnheiten von überflüssigem Ballast befreien. Schließlich stutzt auch jeder Gärtner in festen Abständen seine Sträucher, weil sie sonst zu wuchern anfangen und aus der Form geraten.

Rashelle Isip beschreibt in ihrem Beitrag 15 Bad Habits Which Always Destroy Your Productivity einige dieser schlechten Angewohnheiten:

  1. Sie brauchen für einfache Aufgaben einfach zu lange
    Wenn Sie feststellen, dass Sie für einfache Routinearbeiten zu viel Zeit aufwenden müssen, dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie könnten diese Aufgabe zum Beispiel delegieren, vielleicht an einen (virtuellen) Assistenten. Outsourcing heißt das im Managersprech. Eine andere Option wäre die Automatisierung der Tätigkeit. Gibt es ein Programm, z.B. für Tastaturkürzel, das Sie schneller machen könnte?
  2. Sie gehen mit sich selbst zu hart ins Gericht, wenn Sie nicht fertig werden
    Sehen Sie der Wahrheit ins Auge. Jeder hat sich schon mal bei der Dauer einer Tätigkeit verschätzt. Oder es ist etwas Wichtiges dazwischengekommen und hat Ihre Kreise gestört. Dann nützt es nicht, trübsinnig zu werden. Vielmehr ist es besser, das Unvermeidliche zu akzeptieren. Fassen Sie das bisher Erreichte zusammen und definieren Sie klar, wie und mit was Sie Ihre Tätigkeit nach der Unterbrechung wieder aufnehmen werden.
  3. Sie verbringen den ganzen Tag mit Planung
    Es soll tatsächlich Leute geben, die sich halbtot planen. Vielleicht um gar nicht erst anfangen zu müssen, denn wenn man nichts tut, dann macht man auch nichts falsch. Aber zumindest erweckt man den Anschein etwas zu tun, denn schließlich plant man ja. Das ist nichts anderes als das Werfen von Nebelkerzen. Allerdings verzieht sich der Rauch auch wieder und dann sind Sie kein Stück weiter gekommen. Fangen Sie also endlich an.
  4. Sie sitzen stundenlang am Schreibtisch
    Sie können nicht endlos konzentriert arbeiten. Bei Cal Newport habe ich gelesen, dass man „Deep Work“ allenfalls vier Stunden durchhalten kann. Die meisten von uns schaffen nicht mal das. Sorgen Sie also für regelmäßige Pausen, in denen Sie sich am besten an der frischen Luft bewegen. Das ist gut für Ihre Konzentrationsfähigkeit und Ihre Kreativität.
  5. Sie lassen regelmäßig das Essen ausfallen
    „Ein gesunder Geist in einem gesunden Körper“, meinten schon die alten Römer. Neben Pausen und Bewegung gehört auch die gesunde Ernährung dazu.
  6. Sie quälen sich mit Apps ab, die Sie eigentlich nicht mögen
    Ich persönlich habe mir eine Limit gesetzt: Wenn ich nicht nach spätestens einer Woche Einarbeitung mit einem Programm zurecht komme, dann fliegt es wieder von meinem Rechner. Umgekehrt, wenn sich etwas bewährt hat, dann probiere ich nicht etwas Neues aus.
  7. Sie warten auf den perfekten Moment um eine Arbeit zu beginnen
    Den „perfekten“ Moment gibt es nicht, kann es auch gar nicht geben.  Es gilt das unter (3) Gesagte: Fangen Sie endlich an!
  8. Sie schauen alle naselang nach neuen E-Mails
    Ein Klassiker, der keiner weiteren Erläuterung bedarf.
  9. Sie tun das Erstbeste, das auf Ihren Schreibtisch kommt
    In der Regel können Sie (noch) nicht beurteilen, was „da rein kommt“. Machen Sie sich zuerst einmal klar, was mit dem „Zeug“ verbunden ist. Verarbeiten Sie die Information. Ist sie  überhaupt mit einer Tätigkeit verbunden? Müssen Sie überhaupt irgendetwas tun?
  10. Sie betreiben Multitasking
    Ein Klassiker, der keiner weiteren Erläuterung bedarf.
  11. Sie gehen unvorbereitet in Besprechungen
    Entweder Sie wollen in einer Besprechung etwas lernen oder Sie möchten etwas beitragen. In beiden Fällen ist Vorbereitung nötig: Was wollen Sie erfahren, was können Sie beitragen?
  12. Sie machen keine regelmäßige Durchsicht
    Es ist sinnvoll, von Zeit zu Zeit das System zu überprüfen. Einmal am Tag, einmal in der Woche. Wo stehen Sie gerade? Was müssen Sie „einstielen“?
  13. Sie schieben die Schuld auf Ihre Werkzeuge
    Wenn Ihr Werkzeug tatsächlich nichts taugt, dann wird es Zeit, es schleunigst auszutauschen (s. Punkt 6). Wenn das nicht geht, dann sollten Sie schnellstmöglich den Gebrauch erlernen und sich darin üben: Know your tools!
  14. Sie warten bis zum letzten Drücker
    Hier bin ich nicht uneingeschränkt der Meinung von Rashelle. Man kann das durchaus unterschiedlich betrachten, so wie z. B. Lorin MacCann: Getting Things Done vs. Procrastinate on Purpose: Hacking Time Management. Ich selbst schiebe durchaus manche Tätigkeiten so lange auf, bis mir ein gewisser Druck im Nachen sitzt und bin bis jetzt gut damit gefahren.
  15. Sie weigern sich, neue Fertigkeiten zu erlernen
    Ich gehe noch einen Schritt weiter. Man muss das Erlernte dann auch anwenden und damit üben. Nur so erreicht man die Meisterschaft, die für eine hohe Produktivität notwendig ist.

Ich denke, es kann nur von Vorteil sein, die eigene Arbeitsweisen in gewissen Abständen kritisch zu hinterfragen. Die Liste von Rashelle kann zu diesem Zweck als Checkliste dienen.

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Eine Frage zur Planung des Zeitaufwands mit Trello

ToolBlog-Leser Peter Fiala hat mir eine Frage gestellt, die ich leider nicht beantworten kann, da ich nicht soo der Trello-Experte bin. Vielleicht können Sie ihm helfen, diese Nuss zu knacken. Sein Anliegen:

In meiner Tagesplanung schätze ich vorab die Zeiten je Aufgabe, die ich erledigen möchte. Diese Zeiten je Aufgabe soll Trello addieren, so dass ich den Tagesbedarf errechnen kann. Dadurch sehe ich, ob ich realistisch plane, und ob aus Planungssicht noch Zeit an dem Tag besteht. Aktuell schreibe ich das in die Karte hinein, das rechnet natürlich nicht.

Könnten Sie mir da einen Tipp geben, wie das geht?

Wie gesagt. Ich kann es nicht. Aber vielleicht Sie. Die Kommentarfunktion steht zu Ihrer Verfügung. Peter Fiala und ich bedanken uns schon einmal recht herzlich.

 

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Wie Sie virtuelle Teams organisieren

Ehrliche gesagt, ich weiß gar nicht, wie der englische Ausdruck „remote team“ genau ins Deutsche zu übersetzen ist. Mir selbst gefällt der Ausdruck „virtuelle Teams“, der seit einigen Jahren allgemein in Gebrauch ist, nicht besonders gut. Aber sei’s drum.
Fragen wir die allwissende Wikipedia, was unter einem virtuellen Team zu verstehen ist, so antwortet sie folgendermaßen:

Bei virtuellen Teams handelt es sich um eine Organisationsform, deren Mitglieder

  • zeitlich befristet, gelegentlich auch dauerhaft
  • mit gemeinsamen Zielen
  • an verschiedenen Orten und evtl. zu verschiedenen Zeiten
  • über regionale, nationale oder Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten und
  • überwiegend medienvermittelt kommunizieren.

Oder verkürzt ausgedrückt: Die Mitglieder virtueller Teams haben selten oder gar nicht die Möglichkeit, sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen, um Informationen auszutauschen oder ggf. Probleme zu lösen.

Nun existieren für reale Teams eine Reihe von mehr oder weniger brauchbaren Modellen, die beschreiben, wie effektive und effiziente Teamarbeit erreicht werden kann. Das Modell meiner Wahl stammt von Ruth Cohn. Es ist plausibel und gut in der Praxis anzuwenden. Aber wie gesagt, gedacht ist es für Teams, deren Mitglieder sich in der Regel f2f treffen. Wie sieht es aber bei virtuellen Teams aus? Gelten dort in etwa die gleichen Regeln oder ist alles ganz anders? Eine Frage, die in der Organisationspsychologie heftig diskutiert wird.

Wenn Sie nicht so lange warten können, bis die Wissenschaft befriedigende Antworten auf all diese Fragen gegeben hat, dann ist vielleicht Casandra Campbells The Beginner’s Guide to Building a Remote Team für Sie das Richtige. Hier erfahren Sie in 10 Kapiteln, wie Sie Ihr virtuelles Team organisieren können:

  • Vorteile von virtuellen Teams
  • Wo Sie eventuell Mitarbeiter finden
  • Welche Kommunikationstools es gibt

und vieles mehr.

Auch mein befreundeter Kollege Georg Lohrer hat sich intensiv mit diesem Thema auseinander gesetzt und einen Podcast zum Thema gemacht. In einem einschlägigen Podcast beschreibt er seinen biggest (rookie) mistake as Virtual Team Leader. Hören Sie mal rein.

Die Welt wird immer kleiner und die Bedeutung von Remote Teams wird sicher zunehmen. Dennoch glaube ich, dass die persönliche Begegnung durch nichts zu ersetzen ist. Warum? Weil wir Menschen so ticken.

BTW: Falls Sie zu Menschen gehören, die vornehmlich den visuellen Sinneskanal benutzen, dann empfehle ich Ihnen die einschlägige Infografik von nutcache: 7 Crucial Tips for Managing a Remote Team:

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Projektmanagement mit WordPress

Wenn Sie bloggen und sich gleichzeitig im Projektmanagement tummeln, dann wird es Sie vielleicht interessieren, dass Sie auch WordPress als Werkzeug einsetzen können. Wie Sie sich denken können, benötigen Sie dazu einschlägige Erweiterungen.

Brian Jackson stellt einige dieser Erweiterungen vor: Top 6 WordPress Project Management Plugins. Es handelt sich hierbei um:

  1. WP Project Manager
  2. CQPIM WordPress Project Management
  3. Project Manager by UpStream
  4. Kanban Boards for WordPress
  5. Project Panorama
  6. Smarty Pants Client Project & Document Manager

Wie so oft, gibt es diese Programme in einer eingeschränkten Version und einer Premium-Variante, für die Sie dann bezahlen müssen. Wie Sie schon an den Namen der Erweiterungen sehen können, finden Sie Lösungen für alle möglichen PM-Philosophien (s. Kanban Boards for WordPress).

Ob es sinnvoll ist, WordPress als PM-Werkzeug zu benutzen, muss ich Ihnen überlassen. Ich bin da nicht ganz überzeugt.

In diesem Zusammenhang weise ich den geneigten Leser auch auf diese älteren ToolBlog-Artikel hin. Ich bitte um gefällige Beachtung:

wordpress-973439_1920

[Foto von 27707 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die große Liste der Erweiterungen für Trello

Dass Trello das Mittel der Wahl ist, wenn es um Projektmanagement geht, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Für mich lässt dieses Tool kaum Wünsche offen. Wenn Sie anderer Meinung sind und Trello etwas aufbohren und Ihren Bedürfnissen anpassen möchten, dann stehen Ihnen eine ganze Reihe von Erweiterungen zur Verfügung. Leah Ryder hat eine Liste der erhältlichen Add-ons zusammengestellt: The Big List Of Trello Chrome Extensions.

Die gelisteten Erweiterungen sind eingeteilt in die Kategorien:

  • Hinzufügen und Finden von Daten
    Hier finden Sie Erweiterungen, die Ihnen bei der Integration z.B. von Gmail oder beim Einfügen kompletter Websites helfen.
  • Organisieren und Sortieren von Daten
    Diese Funktionsergänzungen erleichtern das Sortieren und Etikettieren von Karten.
  • Planen und Terminieren von Aufgaben
    Hier finden Sie allerlei Helferlein für Wochenberichte oder zur Einbindung von Kalendern.
  • Fertigstellen von Aufgaben
    Hier gibt es Anpassungen von Trello für bestimmte Organisationsansätze, wie z.B. GTD® oder zur Verwendung der Pomodoro-Technik.

Wie Sie der Überschrift zu Leahs Artikel entnehmen können, benötigen Sie für die aufgeführten Erweiterungen den Chrome-Browser. Ob es derartige Erweiterungen auch für andere Browser wie z.B. Firefox gibt, entzieht sich meiner Kenntnis.

Ich persönlich werde wohl auf die Verwendung von Erweiterungen für Trello und Chrome verzichten, denn ich benutze Trello in Verbindung mit Outlook. Ich habe mir in Outlook eine wiederkehrende Aufgabe eingerichtet, in der ich auf das entsprechende Trello-Board verweise. Einfach, funktioniert aber.

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3mal gratis für ToolBlog-Leser: „Praxisbuch Informationsmanagement“

Wolf Steinbrecher und Jan Fischbach haben ein nützliches Praxisbuch Informationsmanagement geschrieben. Ich hatte seinerzeit die Ehre und das Vergnügen, ein Vorwort zu dem Werk schreiben zu dürfen. Hier mein Text:

— Wie ich von den Teilnehmern meiner Workshops weiß, steht das Suchen nach Dokumenten ganz oben auf der Hitliste der berüchtigten Zeitdiebe. Im Heimbüro oder am Arbeitsplatz des einsamen Freelancers mindert die Suche nach Dateien die persönliche Effizienz erheblich.

Vorschläge zur Abhilfe gibt es in Hülle und Fülle. Sie reichen von ausgeklügelten Ord- nersystemen bis zur einfachen “chaotischen Lagerung”, bei der nur der Computer weiß, wo die Dokumente liegen. Wenn schon der Ärger über verlegte Dateien am einzelnen Arbeitsplatz groß ist, so kann sich das Suchen und nicht Finden innerhalb von Arbeitsteams zu regelrechten Konflikten auswachsen.

Das Problem wird oft noch dadurch verschärft, dass in den einzelnen Teams und Unternehmensbereichen die Ablagen über Jahre unsystematisch gewachsen sind. Dies führt dazu, dass die Dokumentablagen der einzelnen Bereiche zueinander nicht kompatibel sind. Die Folge dieser Insellösungen sind lästige Rückfragen, Missverständnisse und eine hohe Blindleistung.

Nicht nur die Effizienz des Teams und sogar des ganzen Unternehmens leidet darunter, im schlimmsten Fall werden durch fehlerhafte Kommunikation Fehler verursacht, die die Organisation viel Geld kosten können.

Im vorliegenden Buch beschreiben die Autoren mehr als nur eine bereichsübergreifen- de Ablage. Vielmehr stellen sie ein ausgereiftes Informationsmanagement vor, das einen effizienten Ablauf gewährleistet und Blindleistung durch unnötiges Suchen minimiert. Dabei geben sie dem Leser nicht nur einen fundierten Einblick in die dahinter stehende Philosophie ihres Ansatzes, sondern wenden ihn auf die unterschiedlichen Praxisfälle wie E-Mails, Besprechungen usw. an. Mit dem ausgewogenen Verhältnis von Theorie und Praxis bekommt der Leser das Rüstzeug, um im eigenen Team und Unternehmen ein effizientes Informationsmanagement einzurichten. —

Wenn Sie noch genauer wissen möchten, was in dem Buch drinsteht, dann können Sie auch auf der Website der Autoren eine detaillierte Inhaltsbeschreibung nachlesen.

Und nun kommt der Clou

Wenn Sie sich für das Buch interessieren, dann haben Sie die Chance, es gratis zu bekommen.

Die Autoren stellen Exemplare für die ersten drei Leser zur Verfügung, die hier zu diesem Artikel einen Kommentar hinterlassen.

Also klopfen Sie hurtig in die Tasten. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Wenn Sie es doch nicht mehr schaffen, dann können Sie es natürlich auch kaufen. Und zwar hier:

PB_Informationsmanagement

23 Antworten

Personal Kanban mit Evernote

Ich betreibe Personal Kanban mehr oder weniger intensiv und verwende dazu Trello wie so viele meiner Zeitgenossen. Weil ich darüber hinaus aber auch Evernote-User bin, stach mir eine Artikelreihe von Frank Degenaar sofort ins Auge. In dieser zeigt er uns, wie mit Evernote ein Personal-Kanban-System erstellt werden kann.

Für die Zeitgenossen, die noch nicht mit Personal Kanban vertraut sind, beschreibt er zunächst in Kanban Calendar: task management at its simplest den Hintergrund dieses Ansatzes und die grundsätzliche Vorgehensweise.

Und dann geht es ins Eingemachte. In 5 ausführlichen Beiträgen erfahren wir bis ins Detail, wie wir die Features von Evernote für Kanban einsetzen können. Starten Sie hier mit dem ersten Teil der Serie.

Ich selbst werde wohl bei Trello bleiben. Allerdings muss ich zugeben, dass es schon einen gewissen Charme hat, die Aufgaben mit so wenig Tools wie möglich zu erledigen. Den Nachteil sehe ich allerdings darin, Programme, die eigentlich für einen anderen Zweck gebaut wurden, für einen anderen zwangsweise hinzubiegen. “Suboptimal” nennt der Fachmann bisweilen das Ergebnis.

Ob dies zutrifft, können nur Sie selbst entscheiden. Probieren Sie es aus.

Kanban

[Foto von Jeff.lasovski [via Wikimedia Commons], (Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported)]

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XMind für Projekte (Whitepaper)

Zwar möchte ich nicht behaupten, dass Projekte allein mit Mind-Maps gestemmt werden können, ein wertvolles Werkzeug sind sie aber allemal. Vor allem in der ersten Phase, bei der Entwicklung von Ideen, leisten sie wertvollen Dienste.

Aus diesem Grund bietet auch fast jedes  einschlägige Programm die Möglichkeit, Mind-Maps projektgerecht weiterzuverarbeiten, sei es in der Zuordnung von Ressourcen oder bei der Erstellung von Projektplänen, wie z. B. Gantt-Charts.

XMind macht da keine Ausnahme. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie XMind für die Organisation von Projekten einsetzen können, dann können Sie eine Anleitung in Form einer pdf-Datei (zur Zeit noch) kostenlos herunterladen: Project Management White Paper 2017.

XMind_Projekt

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Podcast 029: Im Gespräch mit Thilo Niewöhner

Diesmal habe ich mich mit dem Projektmanager und -consultant Thilo Niewöhner unterhalten.

Die Themen unseres Gesprächs:

  • Der Unterschied zwischen Dienst- und Werkverträgen
  • Die Dienstleistung, die er im Projektmanagement erbringt
  • Agile und „klassische“ Methoden des Projektmanagements
  • Iterationszyklen im klassischen Projektmanagement
  • Wie Risk-Management funktioniert
  • Wie man Projekte an die Wand fährt
  • Kommunikation innerhalb eines Projekts
  • State of the Art of „Führung“
  • Der Umgang mit Konflikten in Projekten und das Treffen von Entscheidungen
  • Die Bedeutung von „Blau“ und  „Rot“: Parallelkulturen in Unternehmen
  • Die Nachteile der Matrix-Organisation
  • Führen ohne Weisungsbefugnis
  • Die Besonderheiten des PM Camps in Dornbirn und anderswo
  • Informelle Strukturen im Unternehmen
  • Wie sich Thilo organisiert: OneNote und Outlook

Hier die Links zum Podcast::

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