Archiv der Kategorie: Methoden

Wie Sie einen Projektor einrichten

Vor einiger Zeit habe ich einen Artikel verfasst, in dem ich das Hohelied auf die Checkliste gesungen habe. Wie praktisch eine solche Liste ist, können Sie erahnen, wenn Sie den Beitrag von David Katzmaier lesen: How to set up a projector.







Wie der Titel verrät, geht es um die richtige Einstellung des Projektors vor einem Vortrag. Hier sind die Punkte, die Sie vor Ihrer Präsentation durchgehen sollten um das Funktionieren der Technik zu gewährleisten:

  1. Finden Sie den richtigen Ort, um den Projektor aufzustellen
  2. Falls Sie einen Bildschirm verwenden, stellen Sie ihn ein
  3. Optimieren Sie das Licht
  4. Stöpseln Sie alles zusammen und schalten Sie die Geräte ein
  5. Projizieren Sie ein Testbild, z. B. das hier
  6. Justieren Sie den Projektor mit einem Testbild
  7. Wählen Sie den richtigen Modus aus
  8. Optimieren Sie evtl. den Klang
  9. Schalten Sie das Licht aus und legen Sie los!

Falls Sie jetzt nicht auf die Schnelle wissen, was sich hinter einem bestimmten Checkpunkt verbirgt, dann gibt Ihnen David wertvolle Hinweise zu dem betreffenden Punkt.

Manchmal nützt aber auch die beste Checkliste nichts.
Hier ein Schwank aus meinem Leben:

Während eines Vortrags vor großem Publikum kämpfte ein Redner mit völlig willkürlichem Hin- und Herspringen der Folien. Zuerst dachen wir, er hätten versehentlich die automatische Bildfolge aktiviert. Das hätte aber nicht erklärt, warum die Folien wieder zurücksprangen. Schließlich stellte sich heraus, dass der Präsentierende einen Ordner auf die Laptopmaus gelegt hatte. Jedes Mal, wenn er an den Ordner stieß, wurde unabsichtlich die Maus geklickt und die Folien vor- und zurückbewegt.

Wie sagen unsere amerikanischen Freunde? Richtig:

Shit happens!

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[Foto von Tomasz Mikołajczyk [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Kurt Lewin im Radio

In meinen Workshops zitiere ich immer wieder das Kraftfeldmodell und die daraus abgeleitete Kraftfeldanalyse von Kurt Lewin. Er “gilt als einer der einflussreichsten Pioniere der Psychologie. Er analysierte nicht das Innenleben des Einzelnen, sondern den Gesamtzusammenhang, in dem sich menschliches Verhalten realisiert”. So steht es in der Beschreibung eines Hörbeitrags von Brigitte Kohn für den Bayerischen Rundfunk: Aktionsforschung, Feldtheorie und Gruppendynamik.

Wenn Sie an Organisationsentwicklung, “Change-Management” und derlei Dingen interessiert sind, dann hören Sie sich den Beitrag an, denn hier gelangen Sie zu den Wurzeln.

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Bild Creative Commons Attribution-Share Alike 4.0 International

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Stöckchen werfen: Präsentieren von Zahlen, Daten, Fakten

Vor einiger Zeit erschien hier im ToolBlog der Artikel So entkommen Sie aus dem PowerPoint-Knast. Leser Markus Jahns kommentierte diesen Beitrag so:

[…] welche Formate gibt es für die Präsentationen/ Schulungen von technischen Themen, bei denen eine hohe „Faktendichte“ besteht?

Dies ist in der Tat ein Problem, das mir auch in meinen Workshops immer wieder begegnet. Gerade Ingenieure fragen mich immer wieder, wie sie aus Zahlen, Daten, Fakten, Messreihen und Konstruktionsdetails, die i.a. als “trocken” bezeichnet werden, dennoch einen interessante Vortrag basteln können.

Ich dachte, ich leite die Frage von Markus Jahns mal als Stöcken an Menschen  weiter, die sich mit so etwas auskennen. Beginnen möchte ich mit Computermaler Tim Themann mit der Bitte, das Stöckchen nach der Antwort an einen Experten weiter zu reichen.

Vielen Dank. Ich bin gespannt.

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[Foto von raincarnation40 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie in Besprechungen Groupthink vermeiden

Vielleicht haben Sie so etwas schon einmal erlebt. In einer Besprechung sind alle Teilnehmer so begeistert von einem Vorschlag, dass Sie sich gar nicht mehr trauen, Ihre abweichende Meinung zu äußern. Schließlich wollen Sie von der Gruppe nicht als Miesmacher betrachtet werden, der in Problemen anstatt in Lösungen denkt. Dann lieber die Klappe halten, auch wenn man eigentlich gute Argumente gegen die Entscheidung vorbringen könnte.

Die Fachleute bezeichnen dieses Phänomen als Gruppendenken oder Grouphink
(Wikipedia):

Gruppendenken ist ein Prozess, bei dem eine Gruppe von an sich kompetenten Personen schlechtere oder realitätsfernere Entscheidungen als möglich trifft, weil jede beteiligte Person ihre eigene Meinung an die erwartete Gruppenmeinung anpasst. Daraus können Situationen entstehen, bei denen die Gruppe Handlungen oder Kompromissen zustimmt, die jedes einzelne Gruppenmitglied unter anderen Umständen ablehnen würde.

Schon die katholische Kirche wusste um die Gefahren des Groupthink. Aus diesem Grund musste immer ein Mitglied der Gruppe die Rolle des Kritikers einnehmen. Der Clou bei dieser Konstruktion besteht darin, dass dem Kritiker niemand seine Position zum Vorwurf machen kann. Der Kritiker kann sich immer darauf berufen, diese Rolle lediglich „zu spielen“. Auf diese Weise läuft er nicht Gefahr, persönlich für seine abweichende Meinung „haftbar“ gemacht zu werden.

Jake Knapp hat eine weitere Idee um Groupthink zu verhindern: Note-and-vote: How to avoid groupthink in meetings. Er schlägt folgende Schritte vor:

  1. Jeder listet für sich allein seine Ideen zu dem gestellten Thema auf.
  2. Danach wählt jeder für sich 2 bis 3 Lösungen aus seiner Liste aus, die er bevorzugt.
  3. Nun werden diese Punkte im Plenum auf einem Flipchart gesammelt und erörtert.
  4. Jeder wählt für sich aus dieser Sammlung die Lösung aus, die er für die richtige hält.
  5. Gemeinsam wird nun ausgezählt. Welche Lösung erhält die meisten Stimmen?
  6. Zu guter Letzt wird eine Entscheidung für das weitere Vorgehen getroffen. Nicht unbedingt von der Gruppe, sondern ggf. auch von dem Problem“träger“.
  7. Alle freuen sich, weil in kurzer Zeit ein Ergebnis erzielt werden konnte.

Die Wirksamkeit dieser Methode liegt darin, dass „stille“ Phasen vorgesehen sind, in denen sich niemand öffentlich äußern muss.

Vielleicht probieren Sie dieses Vorgehen in Ihrem nächsten Meeting einmal aus. Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen.

[Foto von carlo sardena [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie mit XMind Probleme lösen

Dass XMind das Mind-Mapping-Programm meiner Wahl ist, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Auf dem Blog der Softwareschmiede erschien unlängst ein Beitrag, der Ihnen zeigt, wie Sie XMind zur Problemlösung einsetzen können: 5 steps to help you solve problems effectively with XMind.

Die Autoren schlagen vor, in diesen fünf Schritten vorzugehen:

  1. Beschreiben des Problems
  2. Analysieren des Problems
  3. Auflisten möglicher Lösungen
  4. Auswahl der besten Lösung
  5. Ausführen der Lösung

Klar, die Autoren haben vor allem die Anwendung ihrer Software im Fokus und so zeigen sie in den einzelnen Schritten, wie verschiedene Darstellungsarten, wie sie XMind bietet, sinnvoll angewendet werden können: Fischgrät (Ishikawa), Baumdiagramm und Tabellendarstellung.

So weit, so gut. Ich finde auch, dass sich gerade in kleinen Gruppen Mind-Mapping hervorragend zur Problemlösung eignet, wenn man die Schritte vorstrukturiert hat und mit dem Projektor an die Wand wirft. Auf diese Weise sind die Teilnehmer im Meeting immer im Bilde und die Dokumentation ist auch schon weitgehend vorbereitet.

Gestatten Sie mir dennoch zu o.a. Schritten einige Bemerkungen.

Schritt 1: Beschreiben des Problems

“Gefahr erkannt, Gefahr gebannt”, lautete in alten Zeiten ein Spruch der Berufsgenossenschaften. Gehen Sie erst zum nächsten Schritt über, wenn Sie ganz sicher sind, dass allen Beteiligten das Problem verstanden haben. Nehmen Sie nicht einfach an, jeder kenne das Problem. Von Ruth Cohn stammt der Satz:

Wenn Du wenig Zeit hast, nimm Dir viel davon.

Ich bin übrigens nicht der Meinung der Autoren, dass sich für die Beschreibung des Problems das Ishikawa-Diagramm am besten eignet. Ich empfehle die Beantwortung simpler W-Fragen. Wie das mit XMind aussehen könnte, finden Sie hier.

Schritt 2: Analysieren des Problems

Hier geht es darum, mögliche Ursachen des Problems zu identifizieren. Und ja, auch ich finde, an dieser Stelle ist das Ishikawa-Diagramm das Mittel der Wahl. Achten Sie jedoch darauf, dass die Klassiker “Mensch, Maschine, Material, Methode” nicht immer geeignet sind, die Ursachen vollständig zu erfassen. Vielleicht gibt es noch andere Haupteinflussgrößen? 4 – 6 Haupteinflussgrößen sind genug, sonst wird das Diagramm schnell unübersichtlich, ohne ein Mehr an Information zu bieten.

Denken Sie daran, dass Sie nach dem Auflisten der möglichen Ursachen, die wahrscheinlichsten auswählen müssen. Schließlich können Sie nicht alle gleichzeitig bearbeiten.

Schritt 3: Auflisten möglicher Lösungen

Überlegen Sie in diesem Schritt, wie Sie die (3?) wahrscheinlichsten Ursachen abstellen können. Hier ist Kreativität gefragt. Mein Tipp: Fertigen Sie im Brainstorming-Modus (oder auch ohne diesen) ein ungeordnetes Blitz-Mind-Map an, dass Sie erst strukturieren, wenn Sie alle Ideen zusammengetragen haben. Bei XMind ist dies mit Drag & Drop kein Problem.

Schritt 4: Auswahl der besten Lösung

Bevor Sie auswählen, einigen Sie sich auf das Kriterium bei der Auswahl: Soll es billig sein, schnell gehen, selbst zu tun sein…?

Schritt 5: Ausführen der Lösung

Sie kennen das. Hier kommt der Maßnahmenplan ins Spiel. Wer macht was bis wann? Für die Planung können Sie in XMind die Tabellendarstellung verwenden.

Schritt 6: Ausführen der Lösung

Zu diesem Schritt muss nichts mehr gesagt werden. Jetzt müssen die Lösungen gemäß dem Maßnahmenplan umgesetzt werden.

Schritt 7: Überprüfen der Wirksamkeit

Leider haben die Autoren des Beitrags einen der wichtigsten Schritte vergessen. Vermutlich, weil er von XMind unabhängig ist. Nachdem Sie Ihre Maßnahmen zur Lösung abgeschlossen haben, sollten Sie überprüfen, ob sie überhaupt wirksam waren und zur Lösung des Problems beigetragen haben. Wenn nicht, müssen Sie noch einmal zurück auf Start.

Ich bitte zu bedenken, dass dieses Vorgehen nur für Probleme funktioniert, die auf einer eindeutigen Ursache-Wirkungsbeziehung gründen. Das ist aber nur bei einem Bruchteil der Fall. Bei den anderen müssen Sie anders vorgehen.

Ich überlege gerade, dazu einen Kurs oder ein E-Book zur Problemlösung zu  schreiben. Was meinen Sie, wäre das für Sie interessant?

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[Foto von TeroVesalainen [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Personal Kanban mit Evernote

Ich betreibe Personal Kanban mehr oder weniger intensiv und verwende dazu Trello wie so viele meiner Zeitgenossen. Weil ich darüber hinaus aber auch Evernote-User bin, stach mir eine Artikelreihe von Frank Degenaar sofort ins Auge. In dieser zeigt er uns, wie mit Evernote ein Personal-Kanban-System erstellt werden kann.

Für die Zeitgenossen, die noch nicht mit Personal Kanban vertraut sind, beschreibt er zunächst in Kanban Calendar: task management at its simplest den Hintergrund dieses Ansatzes und die grundsätzliche Vorgehensweise.

Und dann geht es ins Eingemachte. In 5 ausführlichen Beiträgen erfahren wir bis ins Detail, wie wir die Features von Evernote für Kanban einsetzen können. Starten Sie hier mit dem ersten Teil der Serie.

Ich selbst werde wohl bei Trello bleiben. Allerdings muss ich zugeben, dass es schon einen gewissen Charme hat, die Aufgaben mit so wenig Tools wie möglich zu erledigen. Den Nachteil sehe ich allerdings darin, Programme, die eigentlich für einen anderen Zweck gebaut wurden, für einen anderen zwangsweise hinzubiegen. “Suboptimal” nennt der Fachmann bisweilen das Ergebnis.

Ob dies zutrifft, können nur Sie selbst entscheiden. Probieren Sie es aus.

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[Foto von Jeff.lasovski [via Wikimedia Commons], (Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported)]

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XMind: Wie Sie die Zeitleiste verwenden

Das Programm meiner Wahl, wenn es um Mind-Maps geht, ist XMind, wie die werten Leser sicher schon bemerkt haben. In der neuen Version 8 finden Sie als neue Strukturvorlage die Zeitleiste. Im XMind-Blog ist nun ein Artikel erschienen, der erklärt, wie man diese Vorlage für Notizen benutzen kann: Tipps zur Verbesserung Ihrer Fähigkeit des Notizenmachens mit XMind.

Ich finde den Titel der Artikels etwas irreführend. Es geht tatsächlich um den Gebrauch der Zeitleiste anhand des Lernstoffs aus dem Geschichtsunterricht. Das ist aber nur ein kleiner Schönheitsfehler. Ich finde den Beitrag sehr nützlich, weil lehrreich.

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Wie Sie Ihren Vortrag strukturieren

Ein Qualitätsmerkmal einer Präsentation, das immer wieder unterschätzt wird, ist die Struktur oder der rote Faden. Leider habe ich schon oft erlebt, wie Folien einfach wie an eine Perlenschnur aneinander gereiht werden, ohne dass ein logischer Aufbau zu erkennen ist.

Wie wir aus der Pädagogik wissen, ist eine zweckmäßige Struktur für das Verstehen und das Behalten von Inhalten von großem Vorteil. Ein grundlegendes Schema ist das induktive vs. das deduktive Vorgehen:
Beim induktiven Verfahren gehen Sie  vom Besonderen aus, um von da aus auf allgemeine Aussagen zu schließen. Beim deduktiven Vorgehen machen Sie es genau umgekehrt. Sie stellen einen allgemeinen Grundsatz vor, den Sie dann auf ein besonderes Beispiel anwenden. Insbesondere bei technischen Präsentationen lohnt es sich, darüber nachzudenken, ob und wenn ja, welcher der beiden Ansätze am besten für die Darstellung eines Sachverhalts geeignet ist.

Nun gibt es aber auch noch andere Möglichkeiten, eine Präsentation zu strukturieren. Nick Morgan stellt 5 Quick Ways To Structure A Presentation vor. Diese sind:

  1. Die Struktur der Problemlösung
    Wann: Wenn Sie das Publikum von Ihrer Lösung überzeugen möchten.
    Wie: Starten Sie mit einem allgemeinen Rahmen, beschreiben Sie das Problem und offerieren danach die Lösung. Schließen Sie den Vortrag mit der Aufforderung ab, etwas zu tun.
  2. Die Ausschluss-Methode
    Wann: Wie oben, wenn Sie Gegner im Publikum vermuten.
    Wie: Schildern Sie kurz das Problem. Danach greifen Sie die Lösungsansätze Ihrer Opponenten auf und erklärten mit allem Respekt, warum diese nicht funktionieren. Die einzige Lösung, die übrig bleibt, ist natürlich Ihre.
  3. Die Struktur einer Geschichte (Story-Telling)
    Eine Geschichte folgt drei Akten: Einführung, Hauptteil (Wende), Schluss. Sie kennen das von Gaius Julius Caesar: Veni, vidi, vici (Ich kam, sah, siegte). Managerbiographien und andere Heldengeschichten sind oft nach diesem Muster gestrickt.
  4. Der chronologische Ablauf
    Hier erzählen Sie eine Geschichte im chronologischen Ablauf. Diese Struktur sollten Sie wirklich nur dann einsetzen, wenn sie Sinn macht. Denn leicht gehen in der Fülle der Schritte die Höhepunkte verloren. Ehrlich gesagt, für mich ist dies nur ein ganz schwacher roter Faden.
  5. Die Demonstrationsstruktur
    Nick nennt Steven Jobs als Beispiel. Erst erklären Sie, warum man ein Produkt dringend braucht, welche Probleme es für die Zuhörer löst  und warum es einfach toll ist. Wenn Sie das Publikum “heiß gemacht” haben, stellen Sie endlich das Produkt vor. Hier sehen Sie, wie das geht.

Und wie mache ich das?

Ich selbst bin ein großer Fan der Beyond-Bullet-Points-Methode von Cliff Atkinson. Cliff schlägt vor, den Inhalt eines Vortrags nach Art einer Pyramide zu strukturieren.

Wenn Sie Glück haben, dann erwischen Sie noch ein deutschsprachiges Restexemplar seines Buches “Erzählen statt Aufzählen”. Ansonsten müssen Sie zum englischen Original greifen. Lesenswert ist das Buch allemal, denn Sie erhalten dort auch ein Template, mit dem Sie effizient den roten Faden für Ihre nächste Präsentation entwickeln können.

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Vom Nutzen der Checklist

Wenn Sie in den Urlaub fliegen, das Flugzeug betreten und vielleicht dabei einen kurzen Blick in die Kanzel werfen können, dann sollten Sie darauf achten, ob die Piloten konzentriert ihre Checklist(e) abarbeiten. Wenn sie dies nicht tun, dann haben Sie jetzt noch die Gelegenheit, das Flugzeug zu verlassen.

Spaß beiseite, Checklisten sind ein wichtiges, aber oft unterschätztes Hilfsmittel bei der Arbeitsorganisation. Leider erledigen wir Routineaufgaben viel zu oft “aus dem Kopf” und wundern uns dann, wenn wir etwas Wichtiges vergessen.

Checklisten sind immer dann von Vorteil, wenn Sie für wiederkehrende Aufgaben immer wieder die gleichen Schritte abarbeiten müssen und, das ist wichtig, dabei keinen Schritt bzw. kein Element auslassen dürfen. Aus diesem Grund setzen Piloten vor dem Start Checklisten ein. Sie sind bestimmt hochintelligente und –qualifizierte Menschen, aber weil sie nichts vergessen dürfen, überprüfen Sie Flugzeug und Instrumente mit diesem Hilfsmittel.

Was Piloten recht ist kann uns nur billig sein. Connie Malamed hat die Vorteile von Checklisten in ihrem Artikel The World Needs More Checklists zusammengefasst:

  • Sie sind billig zu erstellen
  • einfach zu verwenden
  • leicht anzuwenden
  • für andere Anwendungen gut anzupassen
  • sie verringern Fehler und
  • nutzen unmittelbar bei Gebrauch

Leider hat das schönste Tool auch seine Nachteile. Bei der Checkliste sind dies:

  • Sie können evtl. unvollständig sein
  • in manchen Situationen sind sie schwer anzuwenden
  • manchmal passen sie nicht zur Aufgabe, weil sie zu einfach gestrickt sind
  • sie werden gerade von vermeintlichen Experten nicht immer akzeptiert

Den letzten Punkt kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen. Es ist wie immer: Für eine nützliche Checkliste muss man etwas Zeit und Gehirnschmalz investieren. Erst später kommt der Nutzen. Manchmal kann als Argumentationshilfe das Pilotenbeispiel dienen.

In dem Artikel wird auch beschrieben, für welchen Zwecke Checklisten verwendet werden können:

  • Schritt-für-Schritt-Verfahren (das hatten wir schon)
  • Überprüfung und Inspektion
  • Evaluation
  • Troubleshooting
  • Beobachtung

Natürlich können Sie sich beim Erstellen von Checklisten auch von geeigneter Software unterstützen lassen. Neben den Vorschlägen in dem o.a. Beitrag empfehle ich Ihnen Checkli, eine Webanwendung, die auch noch kostenlos ist. Auch Checklist lohnt einen Blick, es läuft auf allen wichtigen Plattformen.

Atul Gawande hält die Checkliste für so ein wichtiges Instrument, dass er sogar ein ganzes Buch darüber geschrieben hat: Checklist-Strategie: Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen. Ich selbst habe das Werk noch nicht gelesen, es steht aber auf meiner Bücher-Checkliste. 😉

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[Foto von StockSnap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Nachtrag (14. 03. 2017)

Besonders wertvoll sind natürlich die Checklisten, die Sie selbst erstellen. Aus pädagogischen Gründen sozusagen. Aber wenn Sie keine Lust oder keine Zeit für die Eigenentwicklung haben, dann schauen Sie doch einmal bei Checklisten.de nach. Fein säuberlich in Kategorien eingeteilt, finden Sie Listen für alle möglichen Zwecke.

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Noch einmal aufgewärmt: Die Noguchi – Ablage

…und wer da sucht, der findet.

heißt es in der Bibel (Mt 7,8). Auch wenn das tröstlich klingt, so gibt es doch Sinnvolleres zu tun als seine Zeit mit Suchen zu verplempern. Ein Ablagesystem muss also her. Maximaler Nutzen bei minimalem Aufwand heißt die Devise. Pflegen will ich es nicht, aber alles sofort wiederfinden. Mit der klassischen Ablage nach Rubriken stand ich schon immer auf dem Kriegsfuß:

  • Es ist nicht immer einfach, zu entscheiden, unter welcher Rubrik ein Dokument einsortiert werden soll, besonders wenn es in mehrere Rubriken passen würde.
  • Aus diesem Grund weiß ich oft, dass ich das Dokument abgelegt habe, aber leider nicht mehr wo.

Dabei spielt es keine Rolle, ob ich Ordner oder Mappen als Behälter nehme, ich finde da wie dort nichts.

Doch aufgemerkt, es gibt einen Silberstreif am Horizont und zwar am fernöstlichen. Auf Yukio Noguchi (feix) geht ein Ablageverfahren zurück, das völlig auf Rubriken verzichtet. Dokumente werden hier nur entlang der Zeitachse abgelegt. Und das geht so:

  1. Decken Sie sich mit einer Menge DIN-C-4-Briefumschläge ein. Das sind die, mit denen Sie DIN-A-4-Dokumente verschicken.
  2. Machen Sie aus den Briefumschlägen Tüten, indem Sie die Lasche zum Zukleben abschneiden.
  3. Bei der Durchsicht stecken Sie ein Dokument immer in eine Tüte.
  4. Beschriften Sie die Tüte am äußersten Rand mit Stichworten, die das Dokument treffend beschreiben („Tagging“ nennt das der Experte heutzutage) und mit dem Datum des Eingangs.
  5. Stellen Sie die Tüten hochkant in ein Regalfach nach der Regel, je neuer oder aktueller die Tüte, desto weiter links. Neue Tüten kommen also immer ganz nach links. Je älter die Dokumente sind, desto weiter nach rechts wandern sie folglich.
  6. Aber: Wenn Sie ein Dokument einmal entnehmen müssen, stecken Sie das Dokument wieder in die Tüte und stellen es wieder ganz links ins Regal.

Regel:
Neue und entnommene Dokumente kommen immer ganz links ins Fach!

Effekt:
Über einen gewissen Zeitraum wird es Dokumente geben, die auf Dauer auf die rechte Seite wandern und dort auch bleiben. Das sind die „heiligen Dokumente“. Sie sollten Sie in gewissen Abständen durchsehen und entfernen. Was Sie damit machen, bleibt Ihnen überlassen, aber entfernen Sie sie. Neue und benötigte Papiere finden Sie immer auf der linken Seite.
Hier gibt es weitergehende Informationen zum Noguchi-System:

  • Dave Gray beschreibt in einem Beitrag mit Skizze, wie Sie aus Umschlägen Tüten herstellen und wie das Verfahren funktioniert.
  • Debra Hamel stellt die Methode ausführlich dar und zeigt Fotos eines Umschlags und ihres Regals.
  • Auch Mark Patterson erklärt die Methode mit einigen Skizzen.
  • Deeper Motive erklärt mit einem Schema, wie die Dokumente mit der Zeit von links nach rechts wandern.
  • Bei Everythang on anything gibt es eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Tütenproduktion.
  • Jazzmasterson zeigt in einem kommentierten Foto, wie Umschläge und Bücher in seinem Regal wunderbar miteinander harmonieren.

Beim letzten Workshop zu Zeitmanagement und Arbeitsorganisation haben die Teilnehmer etwas ungläubig geschaut. Doch, ich lege meine Papiere tatsächlich nach dem Noguchi-System ab. Immer dann, wenn ich nicht weiß, wohin ich mit dem Schriftstück soll und wenn ich es am liebsten wieder zurück in den Eingangskorb legen würde. So sieht meine Noguchi-Ablage aus:

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Anmerkung: Dieser Artikel ist die Zusammenfassung zweier älterer Artikel. ToolBlog-Leser Jörg Könözsi hat mich darauf aufmerksam gemacht, dass sie nicht mehr zugänglich sind. Daher diese Zusammenfassung. Danke für den Hinweis.

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Lernen mit Karteikarten: Anki

Sie kennen sicherlich das alte deutsche Sprichwort:

Übung macht den Meister.

Damit drückt der Volksmund eine Binsenweisheit des Lernens aus. Vor Vergessen können Sie sich nur dadurch schützen, dass Sie das einmal Gelernte ständig üben bzw. wiederholen.  Wissenschaftlich untersucht hat den Vorgang des Vergessens und Wiederholens zuerst der deutsche Psychologe Herrmann Ebbinghaus. Nach ihm benannt ist die berühmte Vergessenskurve (“ebbinghaussche Kurve”), die den Zusammenhang zwischen der vergangenen Zeit und dem Vergessen aufzeigt.

Im Prinzip versucht jede Lernmethode, dieser Vergessenskurve ein Schnippchen zu schlagen. Im Bereich des Lernens von Fremdsprachen hat sich die Lernkartei nach Leitner durchgesetzt, bei der z. B. Vokabeln durch eine ausgeklügeltes System so lange wiederholt werden, bis sie “sitzen”.

Während die Haptiker gerne mit einem realen Karteikasten aus Holz oder Pappe arbeiten, den sie manchmal sogar selbst gebastelt haben (Anleitung als pdf-Datei), greifen die computeraffinen Menschen lieber zur digitalen Version. Die Suche nach dem geeigneten Programm gestaltet sich allerdings etwas schwierig, denn das Angebot ist unübersichtlich. So haben Sie die Qual der Wahl. Ein kleine Auswahlhilfe bietet Ihnen eine einschlägige Übersicht in der Wikipedia.

Ich selbst habe heute Anki installiert, um damit meinen Spanisch-Wortschatz zu trainieren. Ausschlaggebend für die Wahl waren für mich:

  • Anki ist äußerst flexibel (um nicht zu sagen mächtig)
  • Das Programm läuft auf allen erdenklichen Plattformen
  • Die Karteikarten lassen sich beliebig gestalten
    (Lückentext, Bilder, sogar Videos)
  • Über AnkiWeb lassen sich die Karteikarten, Lernfortschritte etc. synchronisieren
  • Die Lernsoftware ist völlig ummesonscht

Die Mächtigkeit von Anki ist gleichzeitig auch ein  Nachteil. Man muss sich schon ein wenig damit befassen, leichte Bedienung geht anders. Zum Glück steht eine umfangreiche deutsche Dokumentation zur Verfügung. Außerdem gibt es auf YouTube Anleitungsvideos in Hülle und Fülle.

Natürlich kann man mit einem derartigen System nicht nur Vokabeln lernen.
Es eignet sich für alle Art von Wissen, das irgendwie abgefragt werden kann. Hier ein Beispiel für Jura-Lernbegeisterte:

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Das Bullet-Journal für Schreiberlinge

In letzter Zeit ist bei unseren Freunden in den USA eine Methode in aller Munde, die sich an die Freunde von Papier und Stift wendet: Das Bullet-Journal. Ich habe darüber auch schon im ToolBlog berichtet (Die Anleitung zum Bullet Journal).
Auch in unseren Breitengraden findet das Bullet Journal immer mehr Anhänger. Immerhin hat es die Methode schon in die Zeitschrift “Brigitte” geschafft: Dieser Notizbuch-Trick bringt endlich Ordnung in dein Leben. “Angekommen im Mainstream” nennt man das wohl.

Wenn Sie viel beruflich oder privat schreiben und auf elektronische Hilfsmittel á la Scrivener verzichten können/wollen, dann empfehle ich Ihnen den Beitrag von Amanda Hackwith: Keeping a Bullet Journal for Writers.

Amanda zeigt Ihnen ausführlich und reich bebildert, wie Sie den Ansatz Bullet-Journal für Ihre Schreibprojekte nutzen können.

Ich selbst kann mich nicht mit einem Notizbuch anfreunden. Zu diesem Zweck wohlgemerkt, denn Ideen und Informationen notiere ich sehr gerne in einem entsprechenden Buch. Elektronisch habe ich bis jetzt noch nicht den Zugang zu Scrivener gefunden. Und so schreibe ich die Manuskripte für meine Kurse immer noch mit einem MarkDown-Editor. Einfach, aber wirkungsvoll.

Wenn Sie sich das Bullet Journal einmal näher anschauen möchten, empfehle ich Ihnen auch den umfangreichen Beitrag von Lena Lammers: Was bitte ist ein Bullet Journal und warum sollte ich damit beginnen? Weitere Anregungen finden Sie auf Pinterest.

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[Foto von Pexels [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie sich von sentimentalen Kram trennen

Letzten Samstag habe ich im Regal einer örtlichen Buchhandlung das Werk von Marie Kondo mit dem Titel Magic Cleaning: Wie richtiges Aufräumen Ihr Leben verändert entdeckt. Offensichtlich schwappt die Welle mit den Aufräum-Tipps der japanischen Autorin nun auch in die dunkle Provinz.

Über Marie Kondo habe ich im ToolBlog auch schon berichtet: Aufräumen mit Marie Kondo. Offensichtlich hat die Dame für das Aufräumen in den USA mittlerweile denselben Kultstatus erreicht wie David Allen für die Arbeitsorganisation. Leider kann ich nicht sagen, ob zu Unrecht oder nicht. Das o.a. Buch liegt noch ungelesen auf meinem Schreibtisch.

Vielleicht muss man das Buch aber auch gar nicht lesen. Neben Kondos eigenem Videokanal auf  YouTube gibt es auch sonst im Internet Tipps in Hülle und Fülle. Dort schreiben auch andere Autoren über Kondos Methodik. Sekundärliteratur sozusagen, auch eine Parallele zu GTD®.

Joanna Moorhead gehört dazu. In ihrem Artikel How to clear out sentimental clutter beschreibt sie ein wichtiges Hindernis auf dem Weg zu einer aufgeräumten Umgebung und wie Marie Kondo dieses Problem löst. Das Problem kennen Sie sicher: Wir heben oft eine ganze Menge Zeug auf, nicht weil wir es brauchen, sondern weil “unser Herz daran hängt”. In meinem Maschinenbaustudiums musste ich ein Getriebe konstruieren. Ich habe damals nächtelang gerechnet und gezeichnet. Diese Zeichnungen und Unterlagen liegen jetzt noch in meinem Keller herum. Seit 30 Jahren habe ich sie nicht mehr angefasst. Aber wegwerfen kann ich sie auch nicht. Es hängt ja soviel Blut, Schweiß und Tränen dran.

Laut Joanna empfiehlt Marie Kondo in diesen Fällen:

  1. Konzentrieren Sie sich nicht auf darauf, was Sie wegwerfen, sondern auf das, was Sie behalten werden
  2. Fragen Sie sich bei jedem Gegenstand: Leuchten mir jetzt wirklich die Augen?
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich hinter der Entrümpelungsaktion stehen.
  4. Verstauen Sie niemals Kisten mit Ihrem Zeug im Haus Ihrer Eltern.
    Senden Sie auch keine solchen Kisten dorthin.
  5. Planen Sie, wie Sie mit kostbaren Stücken aus der frühen Kindheit Ihrer Kinder umgehen wollen.
  6. Verabschieden Sie sich von den geschätzten Gegenständen, die Ihren verstorbenen Eltern oder Großeltern gehören.
  7. Sortieren Sie Ihre Familienfotos aus.

Machen Sie sich keine Illusionen. Die Bemerkungen zu den einzelnen Schritten sind noch viel radikaler als die Überschrift vermuten lässt. Marie Kondo verlangt Ihnen einiges ab.

Die Tipps sind offensichtlich in Marie Kondos Buch Spark Joy: An Illustrated Guide to the Japanese Art of Tidying zu finden. Ob ich das Buch kaufen werde, weiß ich nicht. Manchmal habe ich den Eindruck, viele Autoren schreiben auf dem Höhepunkt des Hypes gerne von sich selber ab.

 

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[Foto von Julio Cesar Velasquez [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie behalten, was Sie lesen

Wenn Sie viele Bücher lesen, dann fällt es mitunter schwer, die wichtigen Stichpunkte zu behalten und bei passender Gelegenheit wieder abzurufen. Es gibt eine große Anzahl von Tipps und Tricks, wie wir uns den Inhalt von Büchern besser merken können. Auch im ToolBlog habe ich darüber bereits mehrfach berichtet:

Das Notieren während der Lektüre ist die eine Sache, die Verwaltung dieser Notizen eine andere. Viele Mitmenschen schwören auf das Zettelkasten-System von Nicklas Luhmann, andere wieder auf die Zusammenfassung des Gelesenen mit Mind-Maps. Ich selbst ziehe die letztere Methode vor, denn die Systematik des Zettelkastens hat sich mir trotz mehrfacher Versuche immer noch nicht erschlossen.

Meine Zusammenfassungen bestehen in der Regel aus Mind-Maps, die ich mir mit XMind erstelle. Der Vorteil liegt darin, dass ich die einzelnen Äste/Zweige mit Links zu Informationen versehen kann, die für das Thema des Buches relevant sind. Außerdem kann ich mit Multi-Maps arbeiten, d. h. ich mache aus manchen Ästen wiederum eigene Mind-Maps. Auf diese Weise kann ich den Detaillierungsgrad meiner Aufzeichnungen selbst flexibel von Fall zu Fall (Kapitel zu Kapitel) neu festlegen. Auch das Erzeugen von Multimaps, d. h. die Verknüpfung eigenständiger Maps zu einer Übersichtsdarstellung ist möglich.

Als Ausgangspunkt für diese Maps verwende ich das Inhaltsverzeichnis des Buches. Das bietet sich schon aufgrund der Outline-Struktur an. Die einzelnen Kapitel sind dies Äste, Unterkapitel die Zweige usw.

Works for me!

Aber wie macht man sich Notizen während des Lesens? ToolBlog Leser Werner Krag hat mich auf ein Interview hingewiesen, dass Tausendsassa Tim Ferris mit Maria Popova geführt hat: Maria Popova on Writing, Workflow, and Workarounds. In dem Interview geht es auch darum, wie Maria ihre Lesenotizen anfertigt. Machen wir es uns einfach und lassen uns die Methode von Cal Newport beschreiben: Deep Habits: Create an Idea Index. Das Notieren besteht aus drei Schritten:

  1. Während des Lesens legt Maria ein Blatt auf der Vorderseite des Buches an, auf der die interessanten Ideen Zeile für Zeile aufgelistet werden. Dies ist ihr Ideenindex.
  2. Jedes Mal, wenn sie auf einen interessanten Gedankengang stößt, schreibt sie die Seitenzahl mit der Fundstelle zu der Linie mit der gelisteten Idee.
    Bei etwas Neuem ergänzt sie die Liste einfach um diesen neuen Aspekt.
  3. Auf diese Weise wird der Ideenindex immer größer.

Liest bzw. hört sich interessant an. Ich selbst gehe ähnlich vor, indem ich meine Notizen auf Post-it-Notes schreibe und diese ins Buch klebe. Geht auch, aber Marias Methode scheint mir besser handhabbar zu sein.

Dieser Ideenindex könnte sicher auch gut mit dem o.a. Mind-Mapping verbunden werden. Ich werde das bei der Lektüre des nächsten Buchs einmal ausprobieren.

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[Foto von Pexels [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die Übersicht für Schreibwerkzeuge

Mir ist bekannt, dass viele meiner Leserinnen und Lesern gerne schreiben. Von Artikeln, über Blogbeiträge bis hin zu kompletten Büchern reicht ihr Repertoire. Vielleicht können sie den einen oder anderen Hinweis auf Schreibwerkzeuge brauchen.

Saga Briggs stellt eine ganze Anzahl Tools in ihrem Beitrag 29 Apps That Teach Creative Writing vor. Besprochen werden in dem Artikel nicht nur die üblichen Verdächtigen wie Haiku Deck oder Byword, sondern eine Menge anderer Apps, die zumindest ich bislang noch nicht auf dem Schirm hatte.

Sie finden in der Liste Anwendung für die Erstellung von Storyboards, zum Brainstorming oder für das komplette Management eines Schreibprojekts.

Stöbern lohnt sich!

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[Foto von Pexels [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

[via Sarah Grace Del Rosario]

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Kochen für Ingenieure

Wie ich weiß, gibt es unter den Leserinnen und Lesern des ToolBlogs viele Ingenieure oder andere Mitmenschen mit verwandten Berufen.

Dass Ingenieure mitunter anders kommunizieren wie der Rest der Welt, ist nicht ganz neu. Ich darf das sagen, denn ich war selbst mal einen 😉 . Nun habe ich aber gerade gelesen, dass sie auch anders kochen. Zumindest sagt dies eine entsprechende Website mit dem bezeichnenden Namen Cooking For Engineers und dem Motto:

Have an analytical mind? Like to cook? This is the site to read!

Interessant scheint mir vor allem die Darstellungsweise der Rezepte zu sein. Sie erinnert mich irgendwie an Nassi-Shneiderman-Diagramme. Sicher bin ich mir allerdings nicht. Schließlich komme ich aus der Verfahrenstechnik und nicht aus der IT. Wie dem auch sei, hier das Diagramm für Barbecue Pork Ribs. Ob von Ingenieuren gekocht oder auch nicht, das Endprodukt sieht verdammt lecker aus!

Barbecue-Rips

 

PS: Diesen Beitrag widme ich @robert_we und @MarcusSchwemer, von denen ich nächstes Jahr hoffentlich zum Essen eingeladen werde.

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Eine Website für effektives Studieren

Mit Freude habe ich zur Kenntnis genommen, dass unter den Leserinnen und Lesern des ToolBlogs auch viele Studierende sind. Da das Studieren offensichtlich immer mehr zur reinen Fleißaufgabe mutiert, ist es offensichtlich sehr wichtig, gut organisiert zu sein um den Lernstoff überhaupt zu bewältigen.

Kürzlich wurde mir eine Website zum effektiven Studieren empfohlen. Diesen Tipp geben ich gerne an die Studierenden unter meinen Lesern weiter: How To Study Effectively. Aus der Selbstbeschreibung der Seite:

Everyone can be a great student. And yes, that means you too! Here at effectivestudy.org, you’ll have access to top-notch articles on useful study skills that’ll help you to be the best that you can be in the most efficient way possible!

Sie finden eine Fülle von Studiertipps zu den Rubriken:

  • Mnemotechniken:
    Wie man lernt und sich vor allem wieder zur richtigen Zeit am richtigen Ort daran erinnert. Für Prüfungen nicht ganz unwichtig.
  • Zweckmäßiges Anfertigen von Notizen
  • Umgang mit Aufschieberitis
  • Blockieren ablenkender Internetseiten
  • Einsatz der Tomatentechnik (Pomodoro Technique)
  • Steigerung der Konzentrationsfähigkeit

Auf der Website finden Sie auch eine kommentierte Liste mit Buchempfehlungen. Allerdings glaube ich, dass das Lesen zusätzlicher Bücher über das Studium hinaus nicht gerade Begeisterungsstürme entfachen dürfte.

Was mir auch gut gefällt, ist die Zusammenstellung von Werkzeugen, die beim Studieren nützlich sein könnten. Sie finden Empfehlungen für Notizen, das Schreiben, für Apps zum Zeitmanagement u.v.m.

Auch wenn Sie nicht studieren sollten, schauen Sie dennoch einmal bei Effective Study vorbei. Ich bin mir sicher, Sie werden das eine oder andere entdecken.

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Wie Sie Ihren persönlichen Jahresabschluss erstellen

Die Wochendurchsicht (Weekly Review) gehört für mich zu den unverzichtbaren Bestandteilen der Arbeitsorganisation. Ich erkläre es den Teilnehmern in meinen Workshops immer so: In der Wochendurchsicht nehmen Sich sich einmal in der Woche eine stille Stunde Zeit und verlassen Ihr Hamsterrad, um aus der Außenperspektive auf Ihr Hamsterrad zu schauen. Ich bitte den Ausdruck “Hamsterrad” nicht allzu ernst zu nehmen, er dient nur der bildhaften Darstellung. In der Wochendurchsicht überprüfen Sie, ob alles so läuft wie es soll. Ich selbst habe dafür eine Checkliste erstellt, auf der die einzelnen “Inspektionspunkte” aufgeführt sind.

Darüber hinaus erscheint es mir sinnvoll, aus noch etwas größerem Abstand eine “Jahresdurchsicht” vorzunehmen. Sie nehmen sich ein paar Stunden Zeit und reflektieren in ungestörter Umgebung darüber, was im vergangenen Jahr so geschehen ist, wie Sie mit dem Verlauf des Jahres zufrieden sind und was Sie sich für das nächste Jahr wünschen.

Ich selbst orientiere mich dabei am Modell der Logischen Ebenen nach Robert Dilts, die ich in U-Form durchlaufe.

LogischeEbenen

Ich starte links von unten nach oben und beantworte mir in der Rückschau für dieses (vergangene) Jahr Fragen wie:

Umgebung

  • Wo war ich tätig?
  • Wer sind meine Partner: Mit wem und für wen habe ich gearbeitet?
  • Welche Werkzeuge habe ich benutzt?
  • Wo habe ich meine Arbeit getan (Ort und Kontext)?

Tätigkeit

  • Was habe ich getan?
  • Für was wurde ich bezahlt?
  • Welche Ergebnisse habe ich erzielt (Mensch, Maschine, Material, Methode…)
  • Was wurde von mir erwartet, was sollte herauskommen?

Fertigkeiten

  • Was kann ich, was sind meine Stärken?
  • Worin bin ich Spezialist?
  • Was habe ich gelernt?
  • Welche besonderen Erfahrungen habe ich gemacht?

Glaubenssätze

  • Wie lässt sich meine Einstellung beschreiben?
  • Welche Grundsätze haben mich geleitet
  • Welche Eigenschaften und Einstellungen waren mir von Nutzen?

Identität (Zugehörigkeit)

  • Mit wem oder was konnte ich mich identifizieren?
  • Mit was und wem konnte ich mich identifizieren?
  • Was war meine Rolle? Wie könnte ich sie beschreiben?

Nach Beantwortung dieser Fragen beantworte ich für das kommende Jahr in umgekehrter Reihenfolge von rechts oben nach unten die gleichen Fragen. Allerdings beginnen diese Fragen dann mit “im nächsten Jahr möchte ich…”.

Ich habe mir angewöhnt, diese Übung mittels Mind-Mapping durchzuführen, ohne Computer, von Hand wohlgemerkt.

Auch wenn das Konzept von Dilts nicht unumstritten ist, sei’s drum, für mich funktioniert diese Vorgehensweise sehr gut. Wenn Sie damit nicht zurecht kommen sollten, dann hilft Ihnen vielleicht der Artikel von Matthias Büttner weiter: Mein persönlicher Jahresabschluss. Hier finden Sie ebenfalls eine detaillierte Beschreibung, wie Sie vorgehen und welche Fragen Sie sich stellen können.

Ich finde, so eine Jahresübersicht passt gut in die Zeit “zwischen den Jahren”, wenn die Geschenke alle ausprobiert und sämtliche Beuche zu Kaffee und Kuchen absolviert sind.

Es spricht allerdings überhaupt nichts dagegen, diese Übung auch zu jedem anderen Zeitpunkt des Jahres durchzuführen. Allerdings sollten Sie immer Ruhe, Zeit und Abstand dafür mitbringen, das geht nicht zwischen Tür und Angel so nebenbei.

Viel Spaß und neue Erkenntnisse!

BTW: In diesem Video erklärt Robert Dilts das Konzept der Logischen Ebenen

Auch er wird älter. 😉

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CmapTools in neuem Gewand

Es gibt Aufgabenstellungen, die sich sehr gut mit Mind-Maps bearbeiten lassen. Wie jede andere Methode auch, gibt es für die Anwendungen von Mind-Maps gewissen Grenzen. Diese liegen in der Baustruktur der Map, so dass dynamische Zusammenhänge wie Rückbezüglichkeiten nur schwer darzustellen sind.

Für “die Visualisierung von Begriffen (Concepts) und ihren Zusammenhängen” (Wikipedia) ist die Concept-Map das Mittel der Wahl. Dort werden durch gerichtete Pfeile die Abhängigkeiten zwischen den aufgeführten Elementen dargestellt. Eine fertige Concept-Map ähnelt dann einem Netzwerk.

Ich selbst habe Concept-Maps vor vielen Jahren in einer Weiterbildung zum vernetzten Denken nach Gomez und Probst kennen gelernt. Dort kamen damals mangels geeigneter digitaler Werkzeuge Pinnwände und Post-it®-Notes oder Whiteboards zum Zug. Tools, die gerade bei der Erstellung von Concept-Maps im Team nach wie vor großen Charme besitzen.

Nun kann man zwar auch mit Software zum Mind-Mapping Concept-Maps erstellen, wie z.B. auf dem Blog von XMind beschrieben wird. Allerdings ist diese Vorgehenweise etwas umständlich.

Ein bewährtes Programm, dass ausschließlich für Concept-Maps konzipiert ist, ist CmapTools vom Florida Institute for Human & Machine Cognition (IHMC). Mittlerweile ist eine regelrechte Suite erschienen, bestehend aus den Programmen CMapTools für PCs aller Plattformen, für iPad und für die Cloud. Zum Download müssen Sie sich registrieren und können etwas spenden, müssen aber nicht.

Wenn Sie mit der Erstellung von Concept-Maps noch nicht allzu vertraut sind, dann hilft Ihnen eine umfangreiche Einführung weiter, natürlich visualisiert mit einer Concept-Map. Auch für eine tiefergehende Dokumentation ist gesorgt.

Ich habe mit CmapTools bislang gute Erfahrungen gemacht und kann die Software nur empfehlen.

CmapTools

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BMY®: Klarheit für Ihre Karriere

Vor ungefähr zwei Jahren bin ich nach Amsterdam gefahren, um bei Tim Clark die Master Class für seinen Ansatz Business Model You® zu besuchen. Dort habe ich auch Mercedes Hoss-Weis kennengelernt, die mit ihm damals zusammen den Workshop begleitet hat.

Für die Fachzeitschrift Training aktuell haben Mercedes und ich vor einigen Wochen einen Artikel verfasst, in dem wir den Hintergrund des Ansatzes und die Vorgehensweise bei der Umsetzung erklären: Beratungs Modell “Business Model You” – Klarheit für die Karriere. Sie können den Artikel hier herunterladen.

Wir beschreiben dort

  • Warum BMY eine wirksame Methode für die individuelle Organisationsplanung ist
  • Wie man mit BMY die wichtigen Erfolgsfaktoren beschreibt und visualisiert
  • Wie das Vorgehen in der Praxis aussieht

Im Rahmen eines Artikel mussten wir uns auf das Wesentliche beschränken. Wenn Sie Fragen zu BMY haben, dann kommen Sie gerne auf mich zu.

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Tim Clark und Stephan List in Amsterdam

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