Archiv der Kategorie: Methoden

Buch: Digital Cleaning

Wenn Sie tiefer in die Möglichkeiten der Notizsoftware Evernote einsteigen möchten, dann kommen Sie um Herbert Hertramph nicht herum. Er ist Autor des Standardwerks Mit Evernote Selbstorganisation und Informationsmanagement optimieren. Außerdem schreibt er regelmäßig über dieses Thema auf seinem Blog Evernote für Pfiffige. Egal, welches Problem ich bez. Evernote hatte, bislang bin ich auf dort noch immer fündig geworden.

Nun hat Herbert ein neues Buch veröffentlicht: Digital Cleaning. Nomen est omen und so erfahren Sie in diesem Buch das Wesentliche darüber, wie Sie

  1. wie Sie Ihren Arbeitsplatz aufräumen und strukturieren können
  2. diese Ordnung auch beibehalten und damit Zeit sparen können
  3. Ihre Daten sichern und verschlüsseln

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In meinen Workshops werde ich immer wieder gefragt, was man mit den ganzen (alten) Daten machen soll, die über die langen Monate und Jahre die Festplatte zugemüllt haben. Meine Antwort lautet dann immer: Tabula rasa. In diesem Abschnitt zeigt Herbert Hertramph anhand eines 4-Punkte-Plans, wie das praktisch geht.
Außerdem bekommen Sie eine Fülle von Tipps, wie Sie Ihre Dateien benennen können, um eine Struktur in die Ablage zu bekommen. Und da Ablegen nur eine Seite der Medaille ist, das Wiederfinden aber eine andere, gibt es auch dazu nützliche Hinweise.

zu (2)

Damit das neue mehr oder weniger aufwändig aufgesetzte System nicht gleich wieder an seine Grenzen stößt, muss es gepflegt werden. Was also tun mit den Neueingängen? In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die entsprechenden Abläufe automatisieren können.  Außerdem gibt es eine Reihe Hinweise zum papierlosen Büro und zum Umgang mit E-Mails.
Ich kann diesem Weg nicht immer folgen und lege nach wie vor einige Dokumente in Papierform ab. Wie der Leser weiß, bin ich hier überzeugter Anhänger der Noguchi-Methode, gebe aber zu, dass die Idee mit dem Paginierstempel mir auch gefallen könnte.
Der Abschnitt über die Verarbeitung von E-Mails ist etwas (zu) kurz geraten. Dazu hätte ich noch einige vertiefende Bemerkungen zu machen.

zu (3)

Ich muss zugeben, um die Datensicherung und die Datensicherheit hatte ich mir bislang keine wenig Gedanken gemacht. Datensicherung ja, aber nur rudimentär und das Thema Verschlüsselung blieb mir bislang, na ja, verschlüsselt eben. Da kamen mir die einschlägigen Tipps äußerst gelegen.

Fazit

Es gibt Bücher, die finde ich so gut, dass ich mich fast darüber ärgere, sie nicht selbst geschrieben zu haben. Dieses Buch von Herbert Hertramph gehört sicher dazu. Ich teile zwar nicht alle seine Vorgehensweisen und auch das Kapitel E-Mail ist mir etwas zu kurz gekommen, dennoch: Das Buch hat einen hohen Nutzwert, nicht zuletzt deshalb, weil der Autor zu jeder Aufgabenstellung auch passende (zumeist kostenlose) Tools vorstellt. Der Leser kann also sofort loslegen, gleichgültig, ob er Windows nutzt oder einen Mac besitzt. Einige Programme kannte ich noch nicht, bei manchen kenne ich gute Alternativen.

Ich kann das Buch wirklich jedem empfehlen, der Ordnung in sein datentechnisches Chaos bekommen und dann auch erhalten möchte.

Ein bisschen Motzen sei mir erlaubt: Wer ist eigentlich auf die glorreiche Idee gekommen für ein solches Arbeitsbuch gestrichenes Papier zu verwenden? Bitte das nächste Mal ungestrichenes  Papier verwenden, schließlich möchte der Leser unterstreichen und Notizen machen.

 

Das Buch wurde mir freundlicherweise von der mitp Verlags GmbH als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Vielen Dank dafür.

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Die Werkzeugkiste von Daily PlanIt

Manchmal habe ich Glück und stoße in den unendlichen Weiten des World Wide Webs auf wahre Fundgruben. Dieser Tage ist mir das wieder passiert, nämlich auf der Website von Daily PlanIt, die von Rosemary Rice mit allerhand nützlichen Tipps befüllt wird.

Unter dem einfachen wie aussagekräftigen Titel Free Tools hat Sie eine umfangreiche Sammlung von – nun ja – eben kostenlosen Werkzeugen veröffentlicht. Die Auflistung ist unterteilt in die Kategorien:

  • Druckvorlagen
  • Allerhand Informationen zu David Allens GTD
  • Planungsmittel nicht nur für Projekte
  • Zielsetzung
  • Dateiablage
  • Gewohnheiten und wie immer am Schluss
  • Sonstige Instrumente

Ergänzt wird die Toolbox durch Hinweise auf Werkzeuge anderenorts, die entsprechend verlinkt sind.

Darüberhinaus gibt es unter der Seite Resources ganze Werkzeugsätze (Toolkits) für z.B. persönliches Wachstum, Personal Branding oder das Ab- und Anlegen von Gewohnheiten.

Fazit: Es lohnt sich, auf der Website zu stöbern. Das eine oder andere ist bestimmt dabei!

falconp4 / Pixabay

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Kanban mit Google Mail, Evernote und noch viel mehr

Während ich vor einigen Jahren dem Personal Kanban noch etwas skeptisch gegenüberstand, bin ich mittlerweile eines Besseren belehrt. Ich organisiere meine persönlichen Projekte ausschließlich nach dieser Methode und benutze dazu die Webanwendung Trello.

Die Menge der Software, die Personal Kanban unterstützt, ist mittlerweile riesengroß. Dabei müssen Sie gar keine besonderen Programme benutzen, wie einem Artikel von Melanie Pinola zu entnehmen ist: Kanban Everything: How to Add Trello-Like Boards to Gmail, Evernote, and More.

In ihrem Beitrag stellt Sie Erweiterungen vor, mit denen Sie

  • Gmail
  • Evernote
  • Chrome
  • Outlook
  • WordPress

als Grundlage für die Organisation Ihrer Projekte nach dem Personal-Kanban-Prinzip nutzen können.

Alle Programme werden mit ihren Funktionen und einem Screenshot kurz vorgestellt. Der Clou: Viele der vorgestellten Apps sind für ummesonscht zu haben.

Ich meine, ich hätte vor einigen Monaten eine einschlägige Erweiterung für Outlook ausprobiert. Allerdings habe ich sie nach kurzer Zeit wieder entnervt vom Rechner geworfen. Microsoft hat ja selbst mit dem Planner eine eigene Anwendung auf dem Markt. Inwieweit der Planner mit Outlook harmoniert, entzieht sich meiner Kenntnis.
Allerdings hat sich wohl einiges bei den einschlägigen Erweiterungen getan.

Zeit für eine neue Recherche!

yibb / Pixabay

 

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Bücher lesen für Vielbeschäftigte

Wenn ich eine Sache irgendwann einmal bereuen werde, dann ist das (1) zu wenig gelesen und (2) nichts geschrieben zu haben. Allerdings bin ich gerade dabei, zumindest den ersten Punkt etwas abzumildern.

Dabei geht es den meisten Menschen wie mir. Wie würden gerne mehr lesen, „kommen aber einfach nicht dazu“. Ein klassischer Fall der Tücken des Tagesgeschäfts. Die Auswirkungen können m. E. dramatisch sein. Gerade Menschen, die Verantwortung tragen (aka Macht ausüben“ könnte die Lektüre des einen oder anderen Buchs, sei es Belletristik, Philosophie oder Psychologie, nicht schaden. Ich habe schon Führungskräfte kennengelernt, die Aristoteles für eine griechische Weinbrandsorte hielten.

Eva Lantsoght hat ein paar Tipps für vielbeschäftigte Nichtleser, die dabei helfen sollen, doch das eine oder andere Buch „fertig zu bekommen“: 11 Ways Busy People Make Time To Read. Sie lauten:

  1. Leihen Sie sich mehr Bücher aus als Sie lesen können
    Ich weiß nicht recht und bezweifle, dass Bücherstapel auf dem Schreibtisch zu mehr Lesen motivieren. Bei mir ist eher das Gegenteil der Fall.
  2. Lesen Sie mehrere Bücher gleichzeitig
    Am Anfang war ich skeptisch. Mittlerweile lese ich aber zwei Bücher nebeneinander. Durchaus mit Gewinn. Man muss nur aufpassen, dass die Themen nicht zu ähnlich sind. Sonst kann es sein, dass eine Art Ähnlichkeitshemmung auftritt.
  3. Setzen Sie sich für jede Leseeinheit ein Ziel
    Wenn ich ein Buch lesen muss, weil ich mich in ein Thema einarbeiten muss, ist dies das Mittel der Wahl. Ich nehme mir dann vor, z. B. an einem Tag ein Kapitel durchzuarbeiten. Neuerdings unter Zuhilfenahme des Luhmannschen Zettelkastens.
  4. Lassen Sie sich nicht erzählen, was Sie lesen „sollten“
    Das kann ich nur unterstreichen. Ich bin ohnehin ein Verfechter des #essi-Prinzip („Einen Sch… sollte ich“). Bestsellerlisten haben mich noch in den wenigsten Fällen interessiert.
  5. Wenden Sie Schnelllesemethoden an
    Für Belletristik würde ich das nicht empfehlen, für Fachbücher kann ich mir das durchaus vorstellen. Wenn Sie iPhone-Nutzer sind, dann können Sie das schnelle Lesen mit der App Schneller lesen für iPhone erlernen. Ich bin noch nicht dazu gekommen, sie auszuprobieren. 😉
  6. Lesen Sie auf allen Ihren mobilen Geräten
    Auf diese Weise können Sie so manche „tote“ Minute in nützliche Zeit verwandeln. Lesen kann man auch im Wartezimmer beim Arzt oder in der Straßenbahn. Und das Smartphone hat man immer dabei.
  7. Lesen Sie vor dem Schlafen gehen
    Wenn Sie das richtige Buch lesen, kann das ein probates Mittel zum Einschlafen sein. 😉
  8. Bilden Sie einen Lesekreis
  9. Verfolgen Sie Ihren Lesefortschritt online
    Zu diesen beiden Tipps kann ich nichts sagen, ich habe Programme wie Goodreads noch nicht ausprobiert. Meine Bücher habe bei Librarything gelistet. Inwieweit diese beiden Portale vergleichbar sind, weiß ich nicht.
  10. Hören Sie auf, irgendwelche Artikel zu lesen, über die Sie gerade stolpern
    Sie lenken sich damit nur vom wesentlichen Lesestoff ab. Und bedenken Sie: Für den Preis einer Zeitschrift bekommen Sie in der Regel auch ein Buch zu einem Thema und nicht nur einen Artikel.
  11. Fordern Sie sich selbst heraus
    Nehmen Sie sich vor, pro Jahr x Bücher zu lesen oder noch besser: Erarbeiten Sie sich ein Thema mit Hilfe geeigneter Literatur.

Vielleicht haben Sie ja noch einen anderen Trick auf Lager. Was tun Sie, um die Zeit und Ruhe zu finden, die Bücher zu lesen, die Sie interessieren?

Lassen Sie es uns wissen.

AhmadArdity / Pixabay

 

 

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Wie Sie Ihr persönliches RIM bauen

Wenn Sie nicht wissen, was ein RIM ist, dann befanden Sie sich bis vor etwa einer Viertelstunde in bester Gesellschaft, in meiner nämlich. In der Zwischenzeit habe ich mich jedoch schlau gemacht und weiß, dass RIM für Records and Information Management steht. Im Deutschen wird dies wie immer etwas trocken mit dem Begriff Schriftgutverwaltung belegt.

Wie Sie sich eine solche Schriftgutverwaltung aufbauen können, erklärt Ihnen in einer sechsteiligen Artikelreihe Jacki Hollywood Brown. Diese Themen werden besprochen:

  1. Allgemein anerkannte Regeln der Schriftgutverwaltung
    Hier erfahren Sie, welchen Kriterien ein RIM genügen sollte.
  2. Dokumenttypen und Inventarisieren
    Jacki unterscheidet zwischen aktiven, inaktiven und unverzichtbaren Dokumenten. Sie lernen, wie man seine Dokumente inventarisieren kann,
  3. Verwalten von Aufbewahrungsfristen
    Sie wissen schon, Steuerkram und ähnliches.
  4. Effizientes Wegwerfen von Dokumenten
    Sie bekommen die Papier- und die elektronische Variante erklärt.
  5. Scannen von Dokumenten
    Interessant ist hier die rechtliche Seite. Inwieweit darf man zum Beispiel amtliche Dokument scannen ohne das Sie Ihre Gültigkeit verlieren? Wie das in der Juristenrepublik Deutschland (JRD) gehandhabt wird, können Sie hier, hier oder hier nachlesen.
  6. Aufbau eines Ablagesystems
    Über Philosophien zur Dateiablage kann man sicher ganze Bücher füllen. Hier finden Sie Hinweise sowohl für die Papierablage als auch für die elektronische Variante. Wichtig ist der Hinweis, dass der Aufbau beider Ablagen in etwa gleich sein sollte.

Zum letzten Punkt: Ich persönlich bin ja ein Freund der chaotischen Lagerhaltung. Warum soll ich mich mit irgendwelchen Ablagesystemen herumärgern, wo ich doch einen Rechenknecht habe? Das dieses Ablegen auch mit Dokumenten 1.0 funktioniert, beweist die Archivierungslösung fileee. Diese Anwendung kombiniert Smartphone und Pappkarton, wie ich im ToolBlog bereits früher beschrieben habe.

Ich finde Jackis Artikelreihe sehr nützlich. Hier bekommen Sie alle notwendigen Informationen zum Aufbau Ihrer persönlichen Schriftgutverwaltung (welch ein Wort!).

422737 / Pixabay

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10 Tipps für den Gebrauch von Twitter

Immer wieder werde ich von Teilnehmern in meinen Workshops gefragt, was ich eigentlich an Twitter finde. Tatsächlich erschließt sich der Sinn von Twitter nicht von jetzt auf gleich. Als ich 2009 meinen Twitteraccount eröffnete, habe ich auch nach relativ kurzer Zeit die Flinte ins Korn geworfen, da mir zunächst die Anwendungsmöglichkeiten verschlossen blieben.

Geändert hat sich das während des GTD Summit in San Francisco, an dem ich als Blogger teilnehmen durfte. Damals habe ich das ruhende Twitterkonto wieder reaktiviert, denn ich wollte in Deutsch über die Konferenz twittern. Twitter half mir damals während des Summits, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Durch die Tweets war ich immer darüber informiert, was gerade in den parallel laufenden Workshops lief, an denen ich nicht teilnehmen konnte. Eine Art „elektronische Hummel“ also, die Open-Space-Kenner wissen, was ich meine.

Das Schönste an Twitter ist für mich jedoch, dass ich durch das Zwitschern nette Mitmenschen auch im realen Leben kennengelernt habe. Wenn man sich auf einem Barcamp etc. zum ersten Mal begegnet, dann kennt man denjenigen schon irgendwie („Ach Du bist das!“). Damit geht die notwendige Zeit zum Beschnuppern nahezu gegen Null, denn man weiß ja aufgrund der Tweets schon ungefähr, wie er/sie tickt. Umgekehrt liest man danach die Tweets noch einmal mit anderen Augen, denn nun gibt es ein Gesicht hinter den Tweets.

Wie Sie Twitter zu noch ganz anderen Zwecken einsetzen können, zeigt uns Connie Malamed in ihrem Artikel 10 Ways to Learn From Twitter.  Sie können

  1. mit Twitter die neuesten Nachrichten empfangen,
  2. Twitter als Suchmaschine benutzen
  3. An Twitter Chats teilnehmen
  4. Über geeignete Listen ein Netzwerk aufbauen
  5. zeitnah Ratschläge bekommen (#followerpower)
  6. in Konferenzen einen Backchannel eröffnen (s. o.)
  7. Content erzeugen und teilen
  8. Twitter als Recherchetool nützen
  9. Twitterfreunde auf Konferenzen treffen (s. o.)
  10. allerhand fachbezogene Informationen beziehen

Zu jedem dieser Anwendungsmöglichkeiten gibt Ihnen Connie einige zusätzliche Hintergrundinformationen zu Tools und nützlichen Twitteraccounts.

Für mich ist Twitter das soziale Netzwerk, das ich am intensivsten nutze. Allerdings hat es auch seine Grenzen. Tiefgründige philosophische Erörterungen sollten Sie auf diesem Kanal nicht erwarten, auch wenn manche Zeitgenossen das immer wieder probieren. Manches passt halt nicht in 140 Zeichen.

BTW:
Wenn Sie Lust haben, dann folgen Sie mir doch auf Twitter.
Ich freue mich, Sie kennen zu lernen.

Aquilatin / Pixabay

 

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10 Tipps fürs Aufräumen

Wenn Sie den Frühjahrsputz in diesem Jahr verpasst haben, dann machen Sie doch jetzt im Herbst einen neuen Anlauf. Auch in den kommenden kalten Wochen möchten Sie die Zeit doch sicher in einem aufgeräumten Haus verbringen.
Allerdings sollten Sie das Reinemachen mit einem gewissen System verbinden und gezielt vorgehen, sonst verlieren Sie wahrscheinlich schnell die Lust, weil Sie sich verzetteln.

Lisa Westmoreland gibt Ihnen in ihrem Artikel 10 Ways To Declutter Your Home (And Life!) ein paar nützliche Hinweise mit auf den Weg:

  1. Sortieren Sie Ihre Sachen nach Kategorien, nicht nach Örtlichkeit
    Die meisten von uns, ich eingeschlossen, räumen nach Örtlichkeit auf: Erst die Garage, dann die Küche, dann das Wohnzimmer usw. Das ist uneffektiv. Besser ist es, die Gegenstände in Kategorien einzuteilen und danach klar Schiff zu machen. Eine Kategorie findet dann immer einen bestimmten Platz. Zuerst alle Bücher, dann alle CDs usw.
  2. Beurteilen Sie jedes Teil danach, ob Sie wirklich Spaß daran haben
    Überlegen Sie sich, wenn Sie mit dem Wegwerfen zögern, ob der Gegenstand für Sie notwendig oder nützlich ist. Zumindest sollten Sie Ihre Freude an ihm haben. Ist das nicht der Fall, ab in die Tonne.
  3. Stufen Sie Kleidung nicht zu Freizeitklamotten herunter
    „Das kann ich immerhin noch zuhause anziehen“ ist zumeist der Einstieg in die heimische Altkleidersammlung. Geben Sie die Sachen lieber tatsächlich in den Second-Hand-Shop oder in den Kleiderladen der örtlichen Tafel. Dann können Sie wenigstens sicher sein, dass irgendjemand Ihre ausrangierten Kleider tatsächlich nutzt.
  4. Bei ungelesenen Büchern heißt „irgendwann“ meistens „nie“
    Hier widerspreche ich der Autorin ausdrücklich! Ich habe tatsächlich schon oft erlebt, dass ich ein Buch zur Hand genommen habe, das ich vor Jahren gekauft, aber bis dato nicht gelesen hatte. Wenn Sie sich dennoch von manchen Büchern trennen wollen, dann probieren Sie es doch einmal bei Buchankäufern wie Momox oder Rebuy.
  5. Trennen Sie sich von den Papierstapeln
    Da ich meinen Papierkram in Noguchitüten verpackt habe, löst sich bei mir dieses Problem von alleine. Der Tipp, alles Papier einzuscannen, ist m.E. nur eine Verlagerung der Unordnung vom Schreibtisch auf den Rechner. Überlegen Sie lieber ernsthaft, ob und wozu Sie ein Dokument tatsächlich brauchen.
  6. Keine Schuldgefühle beim Wegwerfen!
    Sie kennen das: Man will das selbstgemalt Bild der Schwiegermutter einfach nicht wegwerfen. Schon beim Gedanken daran meldet sich das schlechte Gewissen. Lassen Sie sich nicht davon beeindrucken. Weg damit, verscherbeln Sie es!
  7. Werfen Sie Verpackungen weg
    Heben Sie nicht die Verpackung von jedem erworbenen Gadget auf. Das müllt Ihnen nur den Keller zu. Auch Gebrauchtanweisungen finden Sie in der Regel im Netz, falls Sie sie brauchen.
  8. Trennen Sie sich von Kruscht
    Sie wissen schon: Kabel, Adapter, Aufkleber und anderen Krempel oder Kruscht auf Schwäbisch.
  9. Misten Sie Fotos und Erinnerungsstücke aus
    Siehe hierzu Punkt Nr. 6. Gilt auch für Postkarten, alte Eintrittskarten und andere „wertvollen“ Erinnerungsstücke.
  10. Verstauen Sie Dinge erst, nachdem Sie sie gesichtet haben
    Guru David Allen sagte einmal in einem Seminar, ein Archiv könne immer so groß sein, wie der Platz, den man dafür zur Verfügung stelle. Bevor sich also ein ausgeklügeltes Regalsystem anschaffen, entscheiden Sie erst, was Sie tatsächlich benötigen. Dies ist eine Analogie zum Einscannen unter Punkt Nr. 5.

Fairerweise weist die Autorin des Artikels auf die Quelle hin, die sie zu diesen Tipps inspiriert hat. Es handelt sich um Marie Kondo, den strahlenden Stern am Aufräum- und Ordnungshimmel. Über sie habe ich im ToolBlog schon öfters berichtet:

Hans / Pixabay

 

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Die große Methodensammlung zur Erwachsenenbildung

Seit meine Tochter als Grundschullehrerin im Schuldienst ist, habe ich aufgehört, über Lehrerinnen und Lehrer zu lästern. Sozusagen als Zaungast durfte ich während ihres Studiums und auch danach miterleben, wie viel an Theorie und Praxis für einen guten Unterricht nötig ist. Jeder von uns hat die Schule besucht und so meinen viele, sie verstünden etwas von Pädagogik. Dem ist nicht so, denn auf diese Weise sieht man nur eine Seite der Medaille.

Wie facettenreich die Methoden sind, die derzeit an vielen unserer Schulen verwendet werden, zeigt die Methodensammlung der Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule (QUA-LiS NRW). Lassen Sie sich von diesem grauenhaften Bürokratennamen nicht täuschen. Sie finden in der Methodensammlung eine bunte Palette von aktivierenden Methoden nicht nur für die Schule, sondern auch für die Erwachsenenbildung. Sie soll helfen (Zitat):

  • Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu motivieren und zu aktivieren,
  • Problemerleben und Erwartungen transparent zu machen,
  • Erfahrungen und Kompetenzen aufzurufen und zu nutzen,
  • Mitbestimmungs- und Selbstorganisationsprozesse zu organisieren,
  • ein Klima kollegialer Kooperation herzustellen.

Die Methodensammlung ist nicht nur sehr umfangreich, sondern auch bedienerfreundlich. Sie können in einer Matrix vorauswählen, für welche Phase sie Methoden benötigen, z.B. zum Kennenlernen, für Partnerarbeit, Gruppenarbeit usw. Es werden Ihnen dann nur die Methoden angezeigt, die für den jeweiligen Zweck geeignet sind. Zu allen Methoden gibt es einen kompakten Steckbrief, in dem der Verlauf und die benötigten Materialien beschrieben werden. Sie finden dort auch einen Kommentar, der Sie mit dem Einsatzzweck und evtl. Stolperstellen vertraut macht.

Alle Methoden können Sie auch als pdf-Datei herunterladen. Für die Kinästheten unter den Lesern gibt es die Methodensammlung auch in Form von Karteikarten in einer ansprechenden Box. Allerdings kostet sie dann etwas, wenn auch nicht die Welt.

Wenn Sie Trainerkollegin oder -kollege sind oder sonst öfters mit dem Thema Seminar und/oder Workshop befasst sind, dann kann ich Ihnen diese Methodensammlung nur ans Herz legen.

Seminar - Gruppenarbeit

 

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In eigener Sache: Wer kennt sich mit Luhmanns Zettelkasten aus?

Dieser Tage habe ich das Buch von Sönke Arens Das Zettelkasten-Prinzip mit großem Gewinn gelesen. Der Autor beschreibt darin, warum Luhmanns Zettelkasten funktioniert und welche Vorteile damit verbunden sind. So weit so gut, aber etwas ist doch sehr unbefriedigend.

Ich bin jetzt außerordentlich gut informiert, zu welchen Zweck und aus welchem Grund ich den Zettelkasten verwenden kann, weiß aber immer noch nicht WIE ich einen Zettelkasten anlege. Ahrens beschreibt kaum bis gar nicht, wie man damit in der Praxis arbeitet. Das gilt auch für das Werkzeug: Zwar empfiehlt Sönke Ahrens die Programme Zettelkasten von Daniel Lüdecke und Zotero zur Literaturverwaltung. Über diese Empfehlung geht er aber leider nicht hinaus. Und nein, der Abschnitt „Bedienungsanleitung“ wird seinem Titel nicht gerecht.
Das Zusammenspiel von Zotero und dem elektronischen Zettelkasten ist mir erst durch die Lektüre eines einschlägigen Artikels von Daniel Lüdecke einigermaßen klar geworden.

Zotero ist nicht schwer zu bedienen, ich konnte mich schnell damit vertraut machen. Ganz anders verhält es sich jedoch bei Lüdeckes Zettelkasten. Das Anlegen eines Zettel ist alles andere als trivial:

  • Reicht ein Zettelkasten oder wann sollte man mehrere anlegen?
  • Wie lege ich Zettel für flüchtige, dauerhafte und projektbezogene Notizen an?
  • Wie und mit was befüllt man den Abschnitt „Sonstige Vermerke“ und Anhänge?
  • Wie funktioniert im E-Zettelkasten das Anlegen von Folgezetteln und wann sollte man diese überhaupt anlegen

Fragen über Fragen, die ich mir gerade mühsam durch die Lektüre einzelner Artikel im Internet versuche zu beantworten, denn leider ist das Anleitungswiki vom Zettelkasten momentan nicht erreichbar.

Ich habe jedoch noch die Hoffnung, dass es vielleicht doch einfacher geht:

Arbeitet einer der verehrten Leser vielleicht mit Daniel Lüdeckes Zettelkasten und ist bereits durchgestiegen, wie das Ganze funktioniert? Könnte er/sie mir unter die Arme greifen?

Wenn nicht, hat jemand Lust, sich zusammen mit mir durch die Methode und das Programm zusammen durchzubeißen? So quasi als Lerntandem?

Auf Luhmanns Zettelkasten habe ich in einigen ToolBlog-Artikeln verwiesen Die ToolBlog-Leser wissen daher, dass ich gerne den Gebrauch erlernen würde. Bis jetzt ist mir das noch nicht gelungen, aber wer weiß, vielleicht bin ich auch einfach nur begriffsstutzig.

 

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Wie Sie E-Mail-Signaturen erstellen

Sie alle kennen Signaturen. Als Signatur wird ein

Textabschnitt bezeichnet, der häufig am Ende von E-Mails, Usenet-Postings oder Beiträgen in Internetforen steht und Angaben zum Absender enthält. (Wikipedia)

Mit Inhalt und Gestaltung einer solchen Signatur müssen Sie sich dann nicht besonders befassen, wenn Sie Mitarbeiter eines Unternehmens sind und ausschließlich geschäftlichen E-Mail-Verkehr pflegen. Denn dann stellt Ihr Arbeitgeber vermutlich bereits eine gesetzeskonforme Signatur bereit, um die Sie nicht herumkommen. Sollten Sie selbst ein Unternehmen Ihr Eigen nennen und noch keine entsprechende Signatur verwenden, dann sollten Sie sich schleunigst darum kümmern. Welche Informationen für die einzelnen Unternehmensformen bereit gestellt werden müssen, erklärt Ihnen z. B. Bea Brünen in Ihrem Beitrag Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails.

Andere Personengruppen wie Privatleute oder Freiberufler haben deutlich mehr Gestaltungsspielräume. Sie können eine Signatur auch für originelle (Werbe-) Botschaften verwenden.

Wie Sie eine sinnvolle E-Mail-Signatur gestalten können, zeigt Ihnen der Artikel von Joel Lee: 7 Tips for Creating the Perfect Professional Email Signature.
Hier seine Tipps:

  1. Benutzen Sie das richtige Trennzeichen
    Viele zeitgemäße E-Mail-Programme nutzen die Signatur, um die Kontaktliste zu vervollständigen. Bei Outlook funktioniert das, indem Sie die E-Mail per Drag & Drop aus dem Lesebereich über das Modul „Kontakte“ ziehen (Bezeichnungen). Wenn Sie loslassen wird ein neues Kontaktformular geöffnet, in dem die wesentlichen Informationen bereits eingetragen sind.
    Allerdings müssen die E-Mail-Clients erkennen, wann die Nachricht aufhört und die Signatur anfängt. Dies geschieht in einem Quasi-Standard über den Trenner – – (zwei aufeinanderfolgende Bindestriche), also:
    Nachricht
    – –
    Signatur
  2. Halten Sie die Signatur einfach
    Überlegen Sie sich, welche Informationen Sie dem Empfänger tatsächlich mitteilen wollen. In der Regel soll er mit Ihnen Kontakt aufnehmen können, nicht mehr und nicht weniger. Halten Sie evtl. Werbebotschaften knapp. Auch Zitate wollen sparsam eingesetzt werden, Ich gebe zu, ich bin kein großer Fan von ihnen.
  3. Fassen Sie sich kurz
    Es gilt der Grundsatz: So wenig Zeilen wie möglich, so viel wie nötig. Vielleicht können Sie zusammengehörende Infos über ein geeignetes Trennzeichen in eine Zeile packen. z. B.
    E-Mail | Telefon | Fax
  4. Gestalten Sie die Signatur dezent
    Erinnern Sie  sich noch einmal an Punkt (2). Die Signatur soll in erster Linie dem Adressaten ermöglichen, einfach mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Sie ist nicht das Mittel der Wahl, um Werbung zu betreiben. Auch sollten derartige Botschaften nicht von den eigentlichen Kontaktinformationen ablenken.
  5. Verwenden Sie je nach Zweck unterschiedliche Signaturen
    Manchmal kann es sinnvoll sein, je nach Empfängergruppe verschiedenen Signaturen zu verwenden. In Outlook können Sie das bequem verschiedene Variante über den Menüpunkt „Signatur“ im Menüband anlegen, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben.
  6. Seien Sie vorsichtig mit HTML und vCards
    Ich weiß, viele sagen etwas anderes, aber ich bleiben dabei: Ich mag HTML-Mails aus verschiedenen Gründen nicht besonders. Outlook habe ich so eingestellt, dass ich nur reinen Text senden und schreiben kann. Mir kommt es auf die Information an und nicht auf bunte Bilder. Wenn Sie Ihre Signatur mit den relevanten Informationen versehen haben, können Sie auf das Versenden einer vCard getrost verzichten.
  7. Testen Sie die Signatur mit verschiedenen E-Mail-Programmen aus
    Schauen Sie sich im letzten Schritt noch einmal an, wie Ihre Signaturen in den gängigen Programmen (Oulook, GoogleMail usw.) dargestellt werden und nehmen Sie ggf. Korrekturen vor.

Den E-Mail-Disclaimer, der von vielen Unternehmen an die E-Mail gehängt wird, können Sie sich im übrigen sparen. Warum, können Sie hier oder hier nachlesen. Mit einer Signatur hat ein solcher Disclaimer überhaupt nichts zu tun.

Postkasten Arona
3 Antworten