Kategorie-Archiv: Methoden

Office im Griff: Kurz, knapp, knackig

Vor einiger Zeit gab im bekannten Blog “Lifehacker” eine ganze Woche lange Artikel, die sich mit der Bedienung von MS Office beschäftigt haben: Everything You Need to Master Microsoft Office.




Der Titel ist nicht übertrieben. In kompakter Form wird Ihnen die Bedienung der wichtigsten Programme des Office-Pakets nahegebracht:

Als überzeugter Outlook – Nutzer möchte ich natürlich wohlwollend auf den letzten Beitrag hinweisen. Tatsächlich bekommen besonders Einsteiger die wesentlichen Dinge über Outlook erklärt. Wie alle Artikel aus dieser Serie ist auch dieser reichhaltig bebildert, sogar eine Übersichtsgrafik über die grundsätzliche Menüführung gibt es.

Ich finde, da ist dem Team vom Lifehacker eine nützliche Artikelreihe gelungen, vielen Dank dafür!




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[Foto von Pixaline [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Warum sollte ich Ihre E-Mail lesen?

In Deutschland gibt es für alles eine Norm. So auch für den Geschäftsbrief. Wie er auszusehen hat, ist bei uns in DIN 5008 geregelt. Eine der wichtigsten Elemente ist der Betreff.  Warum er so wichtig ist, steht in dem gleichnamigen Artikel in Wikipedia:

Eine kurze, prägnante Betreffzeile ermöglicht dem Empfänger die schnelle thematische Zuordnung und Bearbeitung der Nachricht. Anhand eines sinnvollen und eindeutigen Betreffs kann die Nachricht geordnet werden und Sachverhalte lassen sich besser nachverfolgen.

Es lohnt sich, den Abschnitt zweimal zu lesen und sich den Inhalt auf der Zunge zergehen zu lassen. Meines Wissens nach ist die E-Mail zwar noch nicht normiert, folgt aber in der Formatierung dem Geschäftsbrief. Das heißt, auch bei der E-Mail finden Sie den “Betreff”, der Zweck ist der gleiche.
Allerdings packt einen das Grauen, wenn man sich die Betreffs in den Posteingängen der E-Mail-Programme der deutschen Wirtschaft betrachtet. Von Prägnanz und Aussagekraft kann oft keine Rede sein und manchmal mag man die E-Mail gar nicht erst öffnen.

Geoffrey James behauptet, dass Otto Normalverbraucher in der Regel in nur 2 (zwei!) Sekunden entscheidet, ob er eine E-Mail öffnet oder nicht. In einem Artikel listet er “9 Questions People Ask Before Opening an Email” auf. Der Adressat fragt sich:

  1. Habe ich gerade die Zeit, mich mit der Nachricht zu befassen?
  2. Kenne ich den Absender?
  3. Arbeitet der Schreiber im gleichen Unternehmen oder in meinem Netzwerk?
  4. Handelt es sich um einen Profi oder um einen Amateur?
    (Das meint man an der E-Mail-Adresse erkennen zu können: *@Firma.de oder *@gmx.de?)
  5. Kennt mich der Absender?
  6. Ist die Nachricht für mich relevant?
  7. Handelt es sich vielleicht um SPAM?
  8. Riecht die E-Mail nach Verkauf oder Werbung?
  9. Ist die Nachricht wohl eher interessant oder langweilig?

Nur 2 Sekunden. Wenn das stimmt, dann ist das tatsächlich nicht viel. Sie können daran ermessen, wie wichtig ein aussagekräftiger Betreff wirklich ist.

Ich selbst schätze im übrigen E-Mails, deren Betreffs mir gleich mitteilen, was von mir erwartet wird bzw. was ich tun soll. Zum Beispiel:

  • Bitte um Entscheidung: Einbau Kurbelwelle Projekt XY
  • FYI (Zur Kenntnis): Protokoll Meeting Reklamationsstand vom 25. 4.16

Das erleichtert mir gegebenenfalls das Überführen der E-Mail in eine Aufgabe, wie ich es im ToolBlog schon mehrere Mal beschrieben habe.

Betrachten Sie die o.a. Fragen als Checkliste für Ihre nächsten E-Mails und richten Sie sich danach. Dann wird Ihre E-Mail auch gelesen.

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[Foto von 422737 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie eine Konferenz organisieren

Auch wenn Sie keine Konferenz vom Zuschnitt einer re:publica oder eines GTDSummits organisieren möchten, nützlich sind die Hinweise von Louis Rosenfeld allemal: How to Organize a Conference: 18 Amazingly Useful Tips. Sie lauten:

  1. Klären Sie ab, ob die Konferenz wirklich nötig ist
    Es gibt eine Menge Veranstaltungen auf dem Markt. Analysieren Sie ihn. Wozu der ganze Aufwand? Mit welchen anderen Events gehen Sie ins Rennen? Wo liegt der besondere Nutzen Ihrer Konferenz, den andere nicht bieten?  Was könnte jemanden dazu veranlassen, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen?
  2. Welche Art von Konferenz soll es denn sein?
    Denken Sie über das Format der Konferenz nach. Möchten Sie informieren oder möchten Sie Probleme lösen? Welches Format unterstützt die Absicht Ihrer Konferenz am besten? Ist das klassische Format am besten geeignet oder eine Format wie OpenSpace oder Barcamp? Kann man Elemente kombinieren?
  3. Achten Sie auf den Teufel, der im Detail steckt
    Je mehr Sie Kleinigkeiten vernachlässigen, desto mehr fallen Sie Ihnen während der Konferenz auf die Füße. Man kann es auch anders sehen: Wenn Sie sich nicht um die Details kümmern, dann werden es Ihre Teilnehmer tun.
  4. Lassen Sie sich von Profis unterstützen
    Eventmanagement ist ein Studiengang. Es gibt Leute, die sich professionell mit so etwas beschäftigen. Lassen Sie sich helfen, wenn nötig. Das gilt auch für die Fachleute vor Ort, die sich in der Logistik oder im Catering auskennen.
  5. Stellen Sie ein Organisationsteam zusammen
    Auch hier: Kümmern Sie sich um helfende Hände. Vielleicht ist jemand bereit, als Freiwillige zu helfen und im Gegenzug kostenlos an der Konferenz teilnehmen zu können. Ich habe das während meiner Studienzeit gern und oft gemacht.
  6. Seien Sie ein Rollen-Vorbild
    Walk the Talk!
  7. Betrachten Sie die Konferenz als ein Business
    Kalkulieren Sie scharf und rechnen Sie mit spitzer Feder. Ich habe schon Menschen gesehen, die scharf am Ruin vorbeigeschlittert sind. Sie haben richtig gelesen: Ruin!
  8. Verkaufen Sie an Sponsoren, aber verkaufen Sie nicht Ihre Seele
    Sponsoren sind wichtig für jede Konferenz, denn Sie helfen, einen Großteil der Kosten abzudecken. Dafür bekommen Sie etwas, aber nicht alles. Es ist Ihre Konferenz, nicht die Konferenz der Sponsoren.
  9. Sorgen Sie für ausreichend Luft
    Das ist auch im übertragenen Sinn gemeint. Gerade bei klassischen Konferenzen ist es wichtig, dass die Teilnehmer trotz des Programms ausreichend Zeit für die Kommunikation untereinander und persönliche Bedürfnisse haben.
  10. Speaker sind nicht umsonst zu haben
    Viele Menschen leben davon, bei Konferenzen als Redner aufzutreten. Überlegen Sie, was Ihnen der Auftritt eines solchen Menschen wert ist. Vielleicht ist es aber auch dem Redner etwas wert, bei Ihrer Konferenz gehört zu werden? Achten Sie aber darauf, das durch den Vortrag ein Mehrwert für die Zuhörer entsteht.
  11. Kümmern Sie sich um die Redner, bis sie auf dem Podium stehen
    Wenn Sie jetzt an den berühmten Sack Flöhe denken, den es zu hüten gilt, dann liegen Sie nicht falsch.
  12. Wählen Sie die Örtlichkeit mit Bedacht aus
    Orte haben großen Einfluss auf die Atmosphäre einer Veranstaltung. Orte können als Anker wirken. Teilnehmer erinnern sich manchmal später genau  so stark an die Location wie an Begegnungen und Inhalte. Und ja, es gibt Magic Places, ich habe solche selbst erlebt.
    Achten Sie bei der Auswahl auch darauf, mit Medien und Räumen flexibel agieren zu können.
  13. Achten Sie auf einen logischen Zusammenhang
    Wenn Sie dem klassischen Format folgen, dann vermeiden Sie ein wild zusammengewürfeltes Sammelsurium von Referaten, sondern sorgen Sie für inhaltliche Struktur.
  14. Überlegen Sie, wie Sie ungeplante Hohlzeiten überbrücken können
    Ich selbst habe einmal einem Veranstalter angekündigt, nicht über eine Viertelstunde reden zu wollen. Er hat mir nicht geglaubt und hatte anschließend ein Problem. Es entstand eine Lücke und  er wusste nicht, wie er sie schließen sollte. Er ist bis heute beleidigt mit mir.
  15. Denken Sie darüber nach, auf welche Weise Sie Feedback einholen möchten
    Was möchten Sie wissen und welcher Kanal ist dafür geeignet? Wollen Sie das Feedback unmittelbar nach der Veranstaltung oder möchten Sie etwas Zeit ins Land gehen lassen?
  16. Überlegen Sie sorgfältig, was Sie tun?
    Sie können nicht jederzeit wieder aussteigen. Deshalb überlegen Sie sorgfältig etwaige Konsequenzen.
  17. Planen Sie für Ihre eigene Teilnahme Zeit ein
    Dies dient dazu, Ihre eigene Konferenz aus der Perspektive der Teilnehmer zu betrachten. Vielleicht ist auch ein Thema für Sie so interessant, dass Sie sich einbringen möchten. Planen Sie Zeit dafür ein.
  18. Vergessen Sie nicht, “Dankeschön” zu sagen
    Denken Sie dabei auch an die vielen unscheinbaren Helferlein im Hintergrund.

Ein nützliche umfangreiche Checkliste, finde ich.

Wenn Sie sich tiefer mit dem Thema auseinandersetzen möchten, empfehle ich Ihnen das Buch von Susan Friedmann: Meetings und Events organisieren. Ein Wermutstropfen gibt es bei dem Buch allerdings. Es behandelt nur klassische Konferenzen. Tipps zu Barcamps & Co finden Sie dort nicht.

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Wie Sie mit Mind Maps Bücher planen

Wenn Sie ein Buch schreiben wollen, aber nicht wissen, wie Sie das anfangen sollen, dann hilft Ihnen vielleicht dieser Artikel aus dem XMind-Blog weiter: Wie kann man Bücher mit Hilfe des Mindmaps planen?

In dem Artikel wird Ihnen erklärt wie Sie mit Mind Maps im allgemeinen und mit XMind im besonderen

  • Eine Gliederung erstellen
  • Den Vertrieb des Buches planen
  • einen Redaktionsplan aufstellen
  • und eine Wettbewerbsanalyse durchführen.

Ich selbst nutze Mind Maps in der Regel für das Entwerfen von Workshop-Designs, zu Büchern habe ich es (noch) nicht gebracht.

Aus diesem Grund meine Frage: Wer hat den schon einmal ein Buch geschrieben und den kreativen Prozess mit Mind Maps organisiert. Welche Erfahrungen haben Sie dabei gemacht? Gibt es vielleicht sogar noch bessere Methoden?

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Brainstorming auf einen Blick

Ja, ich weiß schon. Das Brainstorming und verwandte Techniken sind in letzter Zeit sehr in die Kritik geraten. Und ich gebe zu, manche der Argument sind wahrlich nicht von der Hand zu weisen. So löst schon das bloße gegenseitige Beobachten der Teilnehmer Deutungen und Bewertungen aus, die unvoreingenommene (was ist das eigentlich?) Ergebnisse erschweren oder sogar unmöglich machen.

Das weiß ich zwar, aber ich weiß nichts Besseres. So ist auch die Infografik auf Essay.Expert zu verstehen, auf die uns Shardul Mehta hinweist: The Keys To Productive Brainstorming. Sie finden dort auf einen Blick Informationen zu den Ursprüngen, zu Varianten der Methode und einige Tipps und Tricks, die das Brainstorming produktiver machen sollen. Sehen Sie selbst:

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Wie Sie ein Buch einmal zweimal lesen

Nicht erst seit Ebbinghaus wissen wir, dass sinnvolle Wiederholung ein Grundprinzip erfolgreichen Lernens und manchmal auch Verstehens ist. Nun gibt es auch tatsächlich Bücher, die ich gerne zweimal gelesen hätte. “Hätte” deshalb, weil bislang “der Wille zwar vorhanden, aber das Fleisch zu schwach war”, wie der Volksmund sagt. Vielleicht ist es Zeit für mich, einen neuen Anlauf zu wagen.

Mark Forster kennen wir aus seinen Büchern als ausgewiesenen Zeitmanagement-Experten. In seinem Artikel “How to Read a Book Once Twice” beschreibt er einen Kniff, wie Sie ein Buch zweimal lesen können und es trotzdem nur einmal in die Hand zu nehmen brauchen. Und so geht es:

  1. Besorgen Sie sich zwei magnetische Lesezeichen oder Book Darts.
  2. Stecken Sie beide Lesezeichen in die Startseite des Buches.
  3. Wenn Sie aufhören zu lesen, stecken Sie eine der beiden Lesezeichen an die Seite, auf der Sie zu lesen aufgehört haben.
  4. Wenn Sie das Lesen wieder aufnehmen, dann beginnen Sie das Buch wieder von vorne. Lesen Sie so viel wie Sie möchten und stecken dann das zweite Lesezeichen an die Seite, wo Sie jetzt das Lesen beenden.
  5. Wenn Sie jetzt das nächste Mal lesen, beginnen Sie an der Seite, an der das Lesezeichen steckt, das dem Anfang des Buchs am nächsten ist und beenden Sie Ihre Lektüre, indem Sie dieses Lesezeichen an ebendiese Seite stecken, wo Sie das Lesen unterbrechen.
  6. Wiederholen Sie Punkt 5 so oft, bis Sie mit beiden Lesezeichen am Schluss des Buchs angelangt sind.

Der zeitliche Aufwand für diese Lesetechnik ist bei weitem nicht so hoch, wie wir vielleicht vermuten würden, behauptet Mark Forster. Auch sei das Lesen wesentlich entspannter. Ich kann das alles nicht bestätigen, werde diese Methode aber auf jeden Fall bei meinem nächsten Krimi oder Thriller einmal ausprobieren. Besonders bei spannenden Exemplaren habe ich manchmal das problem, dass ich vor lauter Nervenkitzel schneller lese als mein Gehirn mitkommt.  Auf diese Weise habe ich schon so manche wichtige Wendung verpasst.  Ich kann mir auch vorstellen, mit dieser Technik fremdsprachige Literatur besser verarbeiten zu können.

Es lohnt sich übrigens, auch die Kommentare zu Forsters Blogpost zu überfliegen. Hier finden Sie Erfahrungsberichte und wertvolle Ergänzungen.

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Alles rund um Bullet Points

Sie kennen sicher Bullet Points. Im Deutschen heißen Sie etwas sperrig Aufzählungszeichen. Eine Zeitlang waren sie bei professionellen Präsentatoren sehr verpönt und man versuchte, sie nach Möglichkeit zu vermeiden.

Ich mag derlei dogmatisches Verhalten nicht besonders. Natürlich haben Aufzählungszeichen ihre Berechtigung. Vielleicht nicht so sehr auf der Präsentationsfolie, in Texten aber allemal. Sie helfen, den Text zu strukturieren und sorgen auf diese Weise für einen höheren Behaltenswert.

Taylor Pipes hat den Aufzählungszeichen in dem hauseigenen Blog von Evernote einen eigenen Artikel gewidmet: Taking Note: How to Use Bullet Points for Concise Note-Taking. Zunächst beschreibt Taylor die unbestreitbaren Vorteile der Bullet Points, erzählt etwas zu ihren Ursprüngen um sich schließlich der zweckmäßigen Verwendung in Notizen zu widmen. Dabei verweist er auf einen nicht minder interessanten Artikel von Brian Clark mit dem Titel „Little Known Ways to Write Fascinating Bullet Points“. Zum Ende finden Sie auch einen Hinweis auf das handschriftliche Bullet Journal, über das Sie auch schon etwas hier im ToolBlog lesen konnten.

Lassen Sie sich also nicht beirren, in Texten wie Artikeln oder Notizen sind Aufzählungszeichen also durchaus das Mittel der Wahl. Man muss nur wissen, wie man sie einsetzt.

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Die automatische Zusammenfassung: Der XMind Summarizer

Ich weiß nicht, ob Sie sich an wikimindmap erinnern können. Ich hatte diese Webanwendung hier im ToolBlog schon einmal vorgestellt, zu Zeiten, als das Wünschen noch geholfen hat. Dieses pfiffige Tool bastelt vollautomatisch aus Wikipedia-Artikel Mind Maps, die Sie dann als FreeMind-Dateien herunterladen können. Oder anders ausgedrückt, diese App fasst den Inhalt von Wikipedia-Artikel als Mind Map zusammen. Mind Maps eignen sich zu diesem Zweck ja auch überaus gut, wie wir alle wissen.

Für das Mind Mapping Programm meiner Wahl, XMind, gibt es ein Plugin, das ebenfalls der Zusammenfassung von Texten dient: XMind Summarizer. Vor einiger Zeit erschien im Blog von XMind ein Artikel, der diese Erweiterung vorstellt. In erster Linie können Sie damit ebenfalls Wikipedia-Beiträge vermindmappen, aber auch andere Websites können auf diese Weise verarbeitet werden. In dem o.a. Artikel wird die Vorgehensweise für beide Varianten beschrieben.

Offensichtlich war das Plugin nicht allzu populär, denn die Weiterentwicklung wurde eingestellt. Schade einerseits, doch andererseits gibt es auch etwas Gutes im Schlechten: Sie können die Erweiterung kostenlos herunterladen.

Wenn Ihnen Mind Maps als Form der Zusammenfassung nicht gefallen dann versuchen Sie doch

Automatisches Zusammenfassen ist übrigens auch mit dem Mac möglich. Wie das geht, zeigt Ihnen Justin Pot in seinem Artikel “Summarize Any Text Using This Hidden Mac Tool”. Bis zur Version 2007 ging das auch in MS Word. Warum die Microsoftler dieses Feature in Word 2010 abgeschafft haben, wissen sie vermutlich selber nicht.

Für mich ist das alles ohnehin nicht das Wahre, ich ziehe Mind Maps vor, allerdings nicht die automatischen, sondern die handgemachten.

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Wie Sie Konflikte am Arbeitsplatz lösen

Ich gebe zu, die Meinung über Infografiken ist durchaus geteilt. Ich persönlich mag sie sehr, aber ich habe auch den einen oder anderen kritischen Kommentar darüber gelesen.

Wie immer kommt es wohl darauf an, wie die Infografik gemacht ist. Es reicht halt nicht aus, dass sie schön bunt und farbenfroh daherkommt, auch etwas Substanz wäre nicht schlecht. So wie bei dieser: How to Manage Conflict at Work Infographic. Trotz des komplexen Themas scheint sie mir die wesentlichen Dinge darzustellen. Aber schauen Sie selbst:

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Wie wir Dinge, Menschen und anderes in Schubladen stecken

Im Sinne der Ordnung macht es mitunter Sinn, Dinge, Menschen u.a. zu kategorisieren oder “in Schubladen zu stecken”. Bei Menschen ist das nicht ungefährlich, denn das führt oft zu falschen Schlüssen. Wir sollten dann auf jeden Fall bereit sein, unsere Entscheidung zu überdenken und ggf. zu korrigieren.

Jeri Dansky hat einen Artikel über Taxonomie, wie das Kategorisieren in der Fachsprache heißt, geschrieben: The many ways to categorize your stuff. Aus seinem Beitrag stammt auch das Video, dass die Taxonomie von Bonbons erklärt:

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Open Space in Meetings

Kürzlich durfte ich ein Meeting in Form eines internen Barcamps begleiten. Nun ja, ein Barcamp war es eigentlich nicht, auch wenn wir es so genannt haben. Eigentlich handelte es sich um ein Meeting nach Art der Open Space Technology für rd. 20 Teilnehmer und etwa zweieinhalb Stunden Dauer.

Auch andere Kolleginnen und Kollegen experimentieren mit diesem Format für kleine Gruppen. Alexander Schilling schildert seine Variante („Instant Open Space“) in dem Beitrag „Open Space für Meetings nutzen„. Mit einer Länge von 2 bis 3 Stunden und 6 bis 50 Teilnehmern entspricht der Rahmen für seinen Ansatz genau dem, was wir bei unserer Veranstaltung zur Verfügung hatten.

Das von Alexander beschriebene Setting kommt unserem „Barcamp Open Space“-Design sehr nahe. Die Breakout-Räume bei uns bestanden aus vier Pinnwänden in jeder Ecke des Raumes, auf weitere Hilfsmittel wie Talking Stick o.ä. haben wir verzichtet. Dokumentiert wurden die Ergebnisse auf Flipcharts, die für die Teilnehmer fotografiert wurden.

Fazit: Das „Mini“-Format hat gut funktioniert und zeigt, dass die Unconference-Idee auch in Standardmeetings in Unternehmen gut eingesetzt werden kann.

Probieren Sie es einmal aus, es lohnt sich! Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

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Linkliste zum Mind Mapping

Letzte Woche hatte ich das Vergnügen, einen Workshop zum Thema “Mind Mapping” begleiten zu dürfen. Zu diesem Anlass habe ich für die Teilnehmer eine kleine Linkliste zusammengestellt, die ich den ToolBlog-Lesern nicht vorenthalten möchte.

Büchertipps

Die Büchertipps finden Sie hier auf der entsprechenden Seite im ToolBlog.

Artikel

Links

Software

Andere Software zur Visualisierung
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Wie Sie das meiste aus Büchern herausholen

Eigentlich könnte ich diesen Beitrag mit dem Kalauer beginnen:

Der Trend geht eindeutig zum Zweitbuch!

Tue ich aber nicht, denn dieser Witz hat schon einen langen Bart. Vielmehr möchte ich allen Ernstes darauf hinweisen, dass Bücher mit dem Informationsträger Papier wohl noch eine ganze Weile eine große Rolle spielen werden. Die Betonung liegt auf noch, denn das großer Sterben der Papierfabriken ist in vollem Gange. Zumindest bei grafischen Papieren, denn für Hygiene und Verpackung gibt es noch keine Apps.

Bei der Lektüre von Fachbüchern stehe ich immer vor den gleichen Herausforderungen:

  • Wie kann ich mir den Inhalt über längere Zeit merken?
  • Wie finde ich schnell interessante Stellen wieder?
  • Wie kann ich den Inhalt später noch einmal erfassen ohne das ganze Buch komplett lesen zu müssen?

Kurz und gut: Wie stelle ich einen effizienten Umgang mit dem Medium “Buch”  sicher?

Zunächst bietet sich die Methode SQ3R an. Die Buchstaben stehen für die einzelnen Schritte des Vorgehens beim Lesen von Büchern:

  1. S urvey (einen Überblick verschaffen)
  2. Q uestion (Fragen zum Thema/Buch notieren)
  3. R ead (Lesen der Schwarte, Hervorheben von Schlüsselwörtern)
  4. R ecite (Wiedergeben des Gelesenen)
  5. R eview (Überblick: Einordnen des Gelesenen in den Lernkontext)

Wenn Sie jetzt daran denken, dass man den einen oder anderen Schritt auch mit der Methode Mind Mapping gehen könnte, dann liegen Sie vollkommen richtig.

Nun gibt es noch ein praktisches Problem. Unter (3) heißt es, man mögen beim Lesen Schlüsselwörter hervorheben. Das kann man z.B. mit Textmarkern tun, allerdings macht man sich die Bibliothekare öffentlicher Büchereien damit nicht zu Freunden. Also muss man Exzerpte anfertigen. Hierfür benutze ich immer Post-it-Notes, auf die ich die Seitenzahl, das Schlüsselwort und meine Bemerkungen notiere.

Ähnlich, aber mit mehr Aufwand, betreibt dies Dave Seah: Outlining Books Faster. Er hat für die Exzerpte bestimmte Formulare entwickelt, die er zum Download bereitgestellt hat. Unter den verschiedenen Varianten gefällt mir die Layout Version 2 am besten. Sie ähnelt ein wenig dem Cornell-Format für die Erstellung von Notizen.

Ich werde das Formular beim nächsten Fachbuch einmal ausprobieren und bin gespannt, ob der Haftzettel zu schlagen ist.

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Die Tomatentechnik im Video

Heute gab es Tomatensalat zu Mittag. Das hat mich auf die Idee gebracht, dieses Video zu zeigen: The Pomodoro Technique®.

Und hier können Sie zuschauen und erleben, wie lange ein Pomodoro dauert:

Nachtrag (3. 2. 16)

Das zweite Video zeigt natürlich nicht ein Pomodoro, sondern nur die fünfminütige Pause zwischen den Pomodori. Dieses hier ist das richtige Video:

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Die Anleitung zur Business Model Canvas

Es gab eine Zeit, da gab es kein Barcamp ohne eine “Canvas” zu welchem Thema auch immer. Im Prinzip handelt es sich bei dieser Leinwand um ein Diagramm mit bestimmten Feldern, die auf einen Blicke die wesentlichen Elemente eines Denkmodells zeigen und eventuelle Abhängigkeiten untereinander aufzeigen soll.

Wenn ich richtig informiert bin, gab es derlei Diagramme, Schemata oder wie man es sonst nennen soll, schon immer, man denke hierbei etwa an das Ishikawa-Diagramm oder das EKS-Strategietableau (pdf). Den eigentlichen Hype der letzten Jahre hat allerdings der Bestseller von Osterwalder und Pigneur ausgelöst: Business Model Generation. Das in diesem Buch vorgestellte Schema für Geschäftmodelle war Ausgangspunkt für viele Ableger, z. B. für das “persönliche” Geschäftsmodell (Business Model You) oder zum Projektmanagement.

Nun ist die Canvas für Geschäftsmodelle zwar recht einfach aufgebaut, aber relativ schwer auszufüllen. Am besten geht das im Team (für Unternehmen) oder mit einem Coach (Business Model You), denn die besten Lösungen entstehen im Dialog. Der Teufel steckt auch hier im Detail.

Alex Cowan hat eine detaillierte Anleitung geschreiben, die Ihnen hilft, mit einer Business Model Canvas ein Geschäftsmodell abzubilden oder zu entwickeln: The 20 Minute Business Plan: Business Model Canvas Made Easy. Alex erklärt zunächst den Aufbau einer Business Model Canvas und geht mit Ihnen Schritt für Schritt die einzelnen Felder durch. Schließlich erklärt er, wie Sie die Vorlagen für Google Docs und PowerPoint verwenden können.

Die Anleitung ist wirklich sehr ausführlich und reichhaltig mit Präsentationen und Bildern illustriert. Nur machen Sie sich bitte keine Illusionen, einfach ist das Erstellen eines solchen Schemas nicht und woher der Autor Einschätzung von  zwanzig Minuten nimmt, ist mir schleierhaft.

Für mich ist die Canvas in erster Linie das visualisierte Ergebnis eines Findungsprozesses, der durch vielerlei Fragen, unterschiedliche Werkzeuge und auch andere Diagramme, wie z.B. das Strategietableau unterstützt wird. Ganz ohne Hilfe geht das nicht oder nur schwer. Wenn Sie einen Coach zur Erstellung Ihres ganz persönlichen Geschäftsmodells als Angestellter oder Selbstständiger benötigen, sprechen Sie mich an.

BMY Workshop Amsterdam 2014

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Kaufen Sie nichts!

Letzte Woche war ich zum Entspannen auf der schönen Insel Zypern. Zur Entspannung gehört für mich immer das Lesen von Büchern, die “ich immer schon mal lesen wollte.” Diesmal “Wir können auch anders: Wie man falsche Jobs gegen echtes Glück eintauscht” von Adam Fletcher.

Das Buch hat mir gut gefallen, es ist leicht zu lesen und voller nützlicher Tipps, die sich auch im Alltag gut umsetzen lassen. Nur wenn der Autor sich auf philosophische Pfade begibt, zieht sich meine Stirn in Falten. Wie sein Vorbild (?) Tim Ferriss scheint er mitunter Freiheit mit Verantwortungslosigkeit zu verwechseln. Sei’s drum.

Besonders interessant fand ich Fletchers Ausführungen zum Thema Finanzen. Er definiert eine “Freiheitsformel” auf folgende Weise:

Fixkosten + variable Kosten = Freiheitsformel

Ich finde den Ausdruck etwas irreführend. Denn eigentlich handelt es sich hierbei um den Betrag, den Sie unbedingt verdienen müssen, z. B. für Miete, Lebensmittel usw. Jedes Einkommen darüber hinaus kann auf die Seite, hohe Kante oder sonst wie gespart werden. M. E. müsste eigentlich dieser Anteil “Freiheitsbetrag” oder so ähnlich heißen. Denn je höher er ist, desto länger können Sie theoretisch (und auch praktisch) ohne feste Anstellung, und damit ohne einen Chef, leben. In Freiheit sozusagen.

Je höher dieser Betrag ist, desto mehr Freiheit haben wir. Ziel ist also, ihn so hoch wie möglich zu halten, indem wir ihn möglichst gar nicht erst antasten.
Nun gibt es viele Menschen, die sich “öfters mal etwas gönnen” um sich für die Nickeligkeiten des Alltags zu belohnen. Andere kaufen sich etwas, nicht weil sie es müssen, sondern weil sie es können. Merkwürdigerweise nimmt dieses Verhalten mit steigendem Einkommen zu und so sammeln sich im Haushalt allerhand Dinge an,  die nur als Staubfänger dienen, weil man sie gar nicht verwendet.

Besonderns gefährlich für den “Freiheitsbetrag” sind die bekannten “Spontankäufe”. Eine Autorin namens Eden gibt uns in ihrem Artikel “How To Ditch The Habit Of Impulse Spending” folgende Tipps zur Vermeidung dieses Kaufverhaltens:

  1. Gehen Sie erst gar nicht ins Geschäft und meiden Sie online-Shops
  2. Schlafen Sie drüber
  3. Gehen Sie nicht einkaufen, wenn Sie in gedrückter Stimmung sind
  4. Suchen Sie sich genau die Person aus, mit der Sie einkaufen gehen
  5. Lassen Sie Ihre Kredit- und/oder EC-Karen zuhause
  6. Beschränken Sie sich auf ein wöchentliches Budget
  7. Verwenden Sie eine Einkaufsliste
  8. Entscheiden Sie, ob der Kauf wirklich notwendig ist
  9. Bestellen Sie Newsletter mit Schnäppchenangeboten ab
  10. Kaufen Sie nicht, sondern entleihen Sie
  11. Spenden Sie vor dem Kauf etwas
  12. Heben Sie Ihre Quittungen auf
  13. Analysieren Sie, was Sie zu Spontankäufen veranlasst
  14. Begleichen Sie offene Rechnungen, bevor Sie etwas Neues kaufen
  15. Suchen Sie nach Gratisangeboten, z. B. Werbeartikeln
  16. Machen Sie eine Liste, welche Spontankäufe Sie schon bedauert haben
  17. Säubern Sie etwas, bevor Sie einkaufen (schräger Tipp)
  18. Warten Sie, bis die Preise fallen
  19. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie wirklich möchten

Auch ich bin vor sinnlosen Käufen nicht gefeit, besonders wenn es um Software geht. Aber es wird besser, auch Dank einiger der o.a. Tipps.

Ein Zitat von Franz Werfel dient mir als Merkregel, vielleicht nützt es auch Ihnen:

Der sicherste Reichtum ist die Armut an Bedürfnissen.

So einfach ist das.

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Vom zweckmäßigen Gebrauch eines Notizbuchs (plus Bauanleitung)

Ich kann es drehen wie ich will, wenn es um Notizen unterwegs geht, bin ich bis jetzt noch immer reumütig zum Klassiker “Papier und Stift” zurückgekehrt. Vielleicht liegt das daran, dass ich noch zur analogen Generation komme, vielleicht ist auch mein kinästhetischer Anteil größer als ich bisher angenommen habe.

Dabei habe ich durchaus brauchbare Apps für iPhone, iPad  & Co gefunden, z. B. Captio für das schnelle Versenden von kurzen Notizen in meinen Outlook-Posteingang. Auch Drafts für das iPad möchte ich durchaus lobend erwähnen, auch wenn ich es zwischenzeitlich kaum noch verwende. Drafts ist eine mächtige App, mit der man weit mehr anstellen kann als “nur” Notizen machen. Allerdings wird es dann ziemlich kompliziert. Evernote für iOS gibt es auch noch, ich weiß, aber im Gegensatz zu der Version für PC/Mac konnte ich mich mit dieser Variante noch nie anfreunden. Nicht nur das, ich halte sie sogar für unterirdisch, sowohl was die Bedienbarkeit als auch was die Performance angeht.

Dann also wieder zurück zum Notizbuch. Momentan verwende ich ein Sigel Conceptum, liniert in Größe DIN A 5, werde es aber auf lange Sicht durch ein entsprechendes Notizbuch von X17 ersetzen. Durch die variablen Einlagen bin ich damit einfach flexibler. Das Notizbuch benutze ich als Ideenspeicher, Gedächtniskrücke und für Mitschriften in Besprechungen, Seminaren usw.

Trent Hamm mag es eine Nummer kleiner und beschreibt in seinem Beitrag “How to Use a Simple Pocket Notebook to Change Your Life”, wie er ein Taschennotizbuch von Field Notes gewinnbringend einsetzt. Nachdem er ausgeführt hat, welche Vorteile das Notieren mit Papier und (Blei-) Stift hat, geht Trent auf die Ausstattung ein. Welche Größe sollte das Buch haben, lieber kariertes, liniertes oder unbedrucktes Papier, welche Stifte eignen sich besonders gut? Hier sollten Sie Ihren eigenen Vorlieben folgen, denn es macht sicher einen Unterschied, ob Sie ganze Wörter und Sätze schreiben oder Sketchnotes bevorzugen. Ich persönlich kann z.B. den Sketchnotes nicht viel abgewinnen, daher benutze ich liniertes Papier.
Im vielleicht wichtigsten Abschnitt erklärt uns Trent, wie er die Notizen anlegt, verarbeitet und vollgeschriebene Hefte archiviert.

Wenn Sie Ihre ganz eigenen Notizbücher bevorzugen, dann empfehle ich Ihnen die Bauanleitung von Jeremy Anderberg: DIY Pocket Notebooks From Six-Pack Cartons. In einer Anleitung mit vielen Bildern zeigt er Ihnen, wie Sie aus Verpackungskartons höchst individuelle Notizbücher basteln können.

Ach ja, unter anderem über das Archivieren von Notizbüchern habe ich mich seinerzeit mit Christian Mähler unterhalten, dem Betreiber des Notizbuchblogs. Ein Besuch dieser Website lohnt immer wieder!

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Probleme lösen mit System

Seit dem Studium habe ich mich immer sehr dafür interessiert, wie man systematisch an die Lösung von Problemen herangehen kann. Wir erinnern uns:

Probleme stellen Hindernisse dar, die überwunden oder umgangen werden müssen, um von einer unbefriedigenden Ausgangssituation in eine befriedigendere Zielsituation zu gelangen. (Wikipedia)

In der Zwischenzeit beschäftige ich mich beruflich mit Problemlösungsmethoden und begleite sogar Workshops dazu. Besonderer Schwerpunkt liegt dabei in der Unterscheidung zwischen trivialen und nichttrivialen Problemen und der Auswahl der richtigen Strategie zu deren Lösung. Es genügt nicht, eine Kiste voll mit Werkzeugen zu besitzen, man muss auch wissen, wann man wozu welches Werkzeug einsetzen sollte und wie man sie zweckmäßig kombinieren kann.

Von Adam Sicinski stammt eine Artikelreihe, die sich ausdrücklich mit den verschiedenen Phasen der Problemlösung befasst:

  1. Define Your Problem
  2. Investigate Your Problem
  3. Re-Imagine Your Idea
  4. Engineer Plan of Action
  5. Execute and Master

Besonders hilfreich finde ich die Fragen, die in jeder dieser Phasen gestellt werden. Sie helfen, den Blick auf das Wesentliche zu lenken und „in der Spur zu bleiben“.

Wenn Sie möchten, können Sie dazu auch ansprechend gemachte Mind-Maps erwerben, auf der die einzelnen Problemlösungsphasen anschaulich dargestellt sind. Ganz billig ist das in Summe nicht, aber die Maps können sich wirklich sehen lassen.

Aber auch wenn Sie die Maps nicht kaufen, die Lektüre der dazu gehörenden Artikel lohnt sich allemal.

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15 Tipps für wirkungsvolles Entrümpeln

Seit längerem schon verfolge den Trend zum sog. Minimalismus, auch wenn ich noch weit davon entfernt bin, dieses Prinzip für mich umzusetzen. Leider.

Es geht beim minimalistischen Ansatz darum, die Ansprüche deutlich herunterzuschrauben uns sich mit dem zufrieden zu geben, was man nach eingehender Prüfung als tatsächlich notwendiig oder zumindest nützlich befunden hat. Wie wir wissen, ist Fokussierung der Schlüssel zur Effizienz und aller Kram, der herumsteht und den wir nicht brauchen, lenkt uns nur unnötig ab. Das gilt sowohl in immaterieller als auch materieller Hinsicht. Zeit also, aufzuräumen.

Damit das Aufräumen leichter von der Hand geht, gibt Ihnen Johnna Kaplan „15 Decluttering Tips for Your Home“:

  1. Finden Sie eine Organisation, wo Sie das ganze Zeug hinbringen können (Second Hand Shop u.ä.)
  2. Probieren Sie Ihre Klamotten, Schuhe und Accessoires immer wieder an, damit Sie ausrangieren können, was nicht merh passt
  3. Wenn Sie mit etwas nicht zufrieden sind, zögern Sie das Wegwerfen oder -geben nicht lange hinaus
  4. Hören Sie Musik beim Aufräumen
  5. Sorgen Sie dafür, dass das Aufräumen eine ständige Angelegenheit wird
  6. Heben Sie Einkaufstüten auf. Sie werden sie beim Aufräumen brauchen
  7. Achten Sie in Zeitschriften etc. auf Autoren, die sich selbst als Minimalisten bezeichnen. Man kann von ihnen lernen
  8. Betrachten Sie das Aufräumen als erquickliche Tätigkeit
  9. Bauen Sie vor dem Weggeben einen „Entscheidungspuffer“ ein
  10. Achten Sie darauf, nichts doppelt und dreifach zu haben
  11. Denken Sie an Menschen, die das Zeug dringender brauchen als Sie
  12. Immer daran denken: Unordnung erzeugt noch mehr Unordnung
  13. Überlegen Sie, ob Sie tatsächlich alte Erinnerungsstücke wie Flugtickets, Eintrittskarten und ähnliches aufheben wollen
  14. Hat sich Ihr Lebensstil geändert? Haben Sie das Skifahren aufgegeben und trotzdem stehen Ihr Ski noch im Keller?

Ja, ich merke schon, mein Weg zum Minimalisten ist noch weit. Besonders, wenn ich in den Keller oder die Garage schaue. Aber ich arbeite daran.

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Wie Sie die One-Minute-To-Do-List auf Papier führen

Gestern durfte ich ein Webinar mit dem Titel „Aufgabenmanagement leicht gemacht“ begleiten. In diesem Webinar bin ich auch auf die Methode zur Aufgabenliste eingegangen, die Michael Linenberger empfiehlt. Er nennt diese Liste „One-Minute-To-Do-List“.

Michael hat dazu ein E-Book verfasst, das Sie hier kostenlos herunterladen können. Es gibt auch ein Video, in dem er seinen Ansatz erklärt: Michael Linenberger: Eine To-do-Liste, die wirklich funktioniert.

Diese nette Dame, deren Name ich nicht in Erfahrung bringen konnte, greift das Prinzip von Michael auf und erklärt uns, wie wir mit Filofax & Co eine One-Minute-To-Do-List führen können:

Leider wird in dem Video Michael Linenberger namentlich nicht erwähnt, was ich nicht in Ordnung finde. Vielleicht habe ich das aber auch überhört. Dann bitte ich um Mitteilung.

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