Archiv der Kategorie: Methoden

Lektüreplanung mit XMind

Sind Sie auch so ein Büchernarr, der weit mehr Bücher erwirbt als er lesen kann? Mir geht es so. Mittlerweile stapeln sich bei mir die Bücher, die ich irgendwann mal lesen will und es werden immer mehr. Um die Menge der ungelesenen Bücher in den Griff zu bekommen, habe ich schon versucht, mir eine Art Lektüreplan zu erstellen.

Leider muss ich zugeben, dass diese Lektüreplanung bislang wenig Erfolg hatte. Vielleicht habe ich das Ganze aber auch falsch aufgezogen. Wie es funktionieren könnte, zeigen die Autoren eines einschlägigen Artikels auf dem XMind-Blog: Be a more productive reader with XMind.

Bevor Sie planen, sollten Sie folgende Grundfragen beantworten:

  1. Welche Bücher möchte ich lesen?
  2. Wann werde ich sie lesen?
  3. Wie viel Zeit steht mir für die Lektüre zur Verfügung?

Danach können Sie in die Planung einsteigen:

  1. Erstellen einer Lesemap
    Erstellen Sie ein Mind-Map, in die Sie als Äste die Bücher eintragen, die Sie lesen möchten,
  2. Einteilen in Kategorien
    Teilen Sie die Bücher in bestimmte Kategorien ein, indem Sie mit der Taste F4 den Ästen Label zuweisen.
  3. Den Büchern Monate zuordnen
    Im Artikel wird angenommen, dass Sie etwas ein Buch pro Monat lesen können. Sie können den einzelnen Büchern Monate per Marker zuordnen und die Mind-Map neu sortieren.
  4. Einen Detailplan erstellen
    Wählen Sie nun das nächste Buch und erstellen Sie einen detaillierten Leseplan. Dazu wandeln Sie den Zweig mit dem gewählten Buch in eine neue Map um (Rechtsklick: Neues Arbeitsblatt aus Knoten). Wählen Sie für die neue Map die Struktur „Horizontale Zeitleist“ (Rechtsklick: Struktur – Horizontale Zeitleiste). Fügen Sie auf der Leiste vier Knoten hinzu, die Sie mit der Kalenderwochennummer bezeichnen können. Pro Woche können Sie nun neue Unterzweige erstellen, Wochentage für die einzelnen Kapitel zum Beispiel.
  5. Notizen hinzufügen
    Wenn Sie möchten, dann können Sie während des Lesens zu den einzelnen Kapiteln noch Notizen hinzufügen, auf denen Sie Inhalte vermerken, die Sie für wichtig halten. Auf diese Weise erstellen Sie automatisch ein Exzerpt des Buches.

In dem Artikel finden Sie zu den einzelnen Schritten die entsprechenden Screenshots.

Grundsätzlich kann ich diese Vorgehensweise gut nachvollziehen. Allerdings würde ich in Schritt 4 die Reihenfolge der Zweige „Kapitel“ und „Kalenderwoche“ umdrehen, aber das ist wohl Geschmackssache.

Sollte ich mich dazu durchringen können, meine Lektüre auf diese Weise mit XMind zu planen, dann werde ich die entsprechenden Maps hier veröffentlichen. Versprochen.

Allerdings habe ich Zweifel, dass ein solchen Planung bei mir generell funktioniert. Was sind Ihre Erfahrungen. Haben Sie das Bücher lesen schon einmal geplant? Mit Erfolg? Und wenn ja, wie habe Sie das gemacht?

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49 Arten, sich inspirieren zu lassen

Ich weiß ja nicht, wie es Ihnen geht, aber manchmal wollen die richtigen Ideen einfacht nicht kommen. Nun gibt es allerhand Kreativitätsmethoden, mit deren Hilfe sich angeblich Geistesblitze systematisch aus dem Hut zaubern lassen. Sie finden eine schöne Sammlung in dem einschlägigen Artikel der Wikipedia.

Robin Sharma gibt sich mit Techniken nicht zufrieden, sondern fragt vielmehr, wie man sich dauerhaft inspirieren lassen kann. Einige Antworten gibt er uns in 49 Ways to Get Inspired,

Ich will an dieser Stelle nicht alle Tipps aufführen, diese hier haben mir besonders gut gefallen:

  • (2) Verschwende keine Zeit mit der Vergangenheit
  • (3) Konzentrieren Sie sich darauf, die Meisterschaft in einer Sache zu erlangen, anstatt in vielen mittelmäßig zu bleiben
  • (9) Verursachen Sie ein wenig Unruhe, indem sie am Status Quo rütteln
  • (12) Hören Sie auf, Nachrichten zu schauen
  • (16) Gewöhnen Sie sich etwas Neues an
  • (17) Denken Sie immer daran, dass Einfachheit die Mutter aller Genialität ist
  • (19) Reden Sie weniger und hören Sie öfter zu
  • (24) Verwechseln Sie Geld nicht mit Sinn und Einkommen nicht mit Bedeutung
  • (27) Sprechen Sie die Wahrheit aus, auch wenn Ihre Stimme zittert
  • (32) Betrachten Sie Ihre Arbeit als Ihr Handwerk
  • (42) Hören Sie auf zu jammern
  • (44) Weniger fernsehen (ich ergänze: Weniger Internet), mehr lesen
  • (49) Leben Sie, wie Sie es für richtig halten

Diese Auswahl sind meine persönlichen Favoriten, keinesfalls sind die anderen Hinweise weniger bedeutsam. Wenn Sie die Liste durchgehen, dann werden sie sicher die Tipps finden, die am besten auf Sie und Ihre Situation passen.

Das einzige, was mich an Robins Liste wirklich stört, dass er zumeist nennt, was wir nicht tun sollten. Mir hätte es besser gefallen, er hätte gesagt, was wir anstatt dessen tun sollen. Aber sei’s drum.

Vielleicht hat Robin ja auch etwas vergessen, dass für Sie bedeutsam ist. Wir sind neugierig: Was fehlt Ihnen auf der Liste?

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Wie Sie Ihre Dateien zweckmäßig benennen

Das Einzige, was ich den Teilnehmern meiner Workshops zum effizienten Zeitmanagement nicht so gern zeige, ist die Verwaltung der Dateien. Ich muss gestehen, ich bin sehr unzufrieden damit, denn die Ordnung der Ablage ist nicht besonders durchdacht. Eigentlich ist sie gar nicht durchdacht, denn sie ist seit den Uraltversionen von Windows mehr oder weniger im Wildwuchs entstanden. Damals habe ich mir z. B. bei der Vergabe von Dateinamen keinen großen Kopf gemacht. Vielmehr wurde die Datei danach bezeichnet, was ich gerade im Kopf hatte. Systematisch geht anders und die Quittung bekomme ich immer dann, wenn ich in den Weiten meiner Festplatte nach einer bestimmten Datei suche, die ich sonst selten brauche.

Leider hat sich bei mir bis heute an dieser, wie ich zugebe, unprofessionellen Vorgehensweise nicht allzu viel geändert. Allerdings bin ich heute über Evan Troxels Artikel The Best Way to Name Your Files  gestolpert und ich denken, das Dateileben wendet sich ab sofort zum Besseren. Evan bezieht sich in seinem Artikel wiederum auf David Spark und seinen Beitrag How I name files on my Mac, der auch sehr lesenswert ist.

Evan nennt 6 Grundregeln für effektive Dateibezeichungen:

  1. Die Dateinamen sollten anschaulich sein
  2. Sie sollten durchgängig nach demselben Schema aufgebaut sein
  3. Verwenden Sie nur Kleinbuchstaben
  4. Vermeiden Sie Sonderzeichen
  5. Sie sollten das Datum enthalten
  6. Die Versionsnummer sollte enthalten sein

Zu 1 erteilt uns Evan den Rat, Ausdrücke wie „endgültig“, „letzt“ und ähnliche tunlichst zu vermeiden. Anhänger agiler Methoden werden sofort verstehen warum: Perpetual Beta. Wann ist eine Version schon „endgültig“.

Wenn Sie den o.a. Regeln folgen, dann könnte ein Dateiname für diesen Artikel so aussehen:

170731 toolblog – artikel – bezeichnung von dateien 01.txt

Zuerst kommt das Datum. Evan schlägt das Format nach ISO 8601 vor, ich benutze das oben genannte, einfach weil ich es jetzt schon verwende. Ich habe damit gute Erfahrungen gemacht, besonders beim Sortieren. Es folgt eine klare Beschreibung. Das kann sein der Name eines Projekts, eines Kunden usw.   hier sehe ich, dass die Datei für das ToolBlog benutzt wird. „artikel“ ist selbsterklärend, bei der Datei handelt es sich um einen Artikel. Der Inhalt wird kurz durch „bezeichnung von dateien“ gekennzeichnet, es folgt die Versionsnummer. Bitte vergessen Sie nie das Dateiformat, sonst wissen Sie in ein paar Jahren vielleicht nicht mehr, mit welchem Programm Sie die Datei öffnen können. Ich weiß, von was ich spreche.

Mir leuchtet dieser Aufbau von Dateinamen ein und ich habe mir vorgenommen, ihn in Zukunft für meine Ablage zu verwenden. Darüber hinaus sehe ich auch eine analoge Verwendung für meine Notizen in Evernote.

Sollten Sie einen Mac benutzen, dann gibt Ihnen Evan in seinem Artikel weitere Tipps, mit denen Sie Ihre Ablage automatisieren können. Er verwendet dazu die Apps TextExpander und Default Folder X. Alternativen für Window könnten TastenTrick oder RecentX sein.

Ich werde diese Art der Dateibezeichnung auf jeden Fall ausprobieren, denn ich verspreche mir mit ein wenig Selbstdisziplin einen großen Nutzen.

Haben Sie auch ein System, wie Sie Ihre Dateien bezeichnen? Wenn Sie es mit uns teilen möchten, dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar.

Nachtrag (17. 8.2017)

Ein paar Gedanken insbesondere zur Ablage elektronischer Dokument finden Sie auch bei K. J. McCorry: How to Organize Computer Documents.

 

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Aufgewärmt: E-Mail, ganz einfach

David Allen und sein Team pflegen immer zu sagen: “GTD is tool-agnostic”. Auf deutsch, GTD funktioniert unabhängig vom Werkzeug, das Sie einsetzen. Wichtig ist, das Wesentliche der Methode erfasst zu haben und zu wissen, warum man das macht, was man macht. Insofern halte ich die endlosen Diskussionen über das technische Instrumentarium für mitunter überzogen. Im Gegenteil: Ich finde es besser, z. B. Outlook oder Notes “zu Fuß” einzurichten, anstatt ein Add-on zu verwenden, das mir eine Lösung vorkaut, mit der ich letztlich auch wieder nicht zufrieden bin. Eine gute Hilfestellung bieten da die einschlägigen Broschüren der David Allen Company, die mit 10$ ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen.

Scott Scheper hat vor langen Jahren einen hervorragenden Artikel über den Umgang mit E-Mail geschrieben: Email and Focus. Er ist es wert, noch einmal aufgewärmt zu werden. Zu Anfang seines Beitrags schreibt er:

There’s thousands of applications out there for email productivity. You’ll find long sales letter pages preaching the next “magic bullet” or “ultimate email productivity success system.” Yet, most productivity applications do a better job in confusing chaos than solving chaos.

Eben, und weiter…

Effective email use is simple.

Wie einfach es ist, zeigt Scott in seinem Fließschema zur E-Mail-Verarbeitung, das Sie in dem Beitrag betrachten können (ich traue mich aus rechtlichen Gründen nicht, die Skizze hier abzubilden.

[via Lifehacker]

Wer es komplizierter mag, der greife auf diese Infografik von NetCredit zurück: How to Prioritize Your Inbox.
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15 Angewohnheiten, die Ihre Produktivität zerstören

Ich muss gestehen, dass es mir auch nicht immer gelingt, meine Produktivität auf dem Niveau zu halten, das ich selbst von mir erwarte. Es hat sich daher als nützlich herausgestellt, in gewissen Abständen meine Arbeitsweise zu überprüfen. Es lässt sich nämlich kaum vermeiden, dass sich nach einer gewissen Zeit Gewohnheiten einschleichen, die die eigene Leistungsfähigkeit wirkungsvoll sabotieren. Und dann muss man eben die eigenen Gewohnheiten von überflüssigem Ballast befreien. Schließlich stutzt auch jeder Gärtner in festen Abständen seine Sträucher, weil sie sonst zu wuchern anfangen und aus der Form geraten.

Rashelle Isip beschreibt in ihrem Beitrag 15 Bad Habits Which Always Destroy Your Productivity einige dieser schlechten Angewohnheiten:

  1. Sie brauchen für einfache Aufgaben einfach zu lange
    Wenn Sie feststellen, dass Sie für einfache Routinearbeiten zu viel Zeit aufwenden müssen, dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie könnten diese Aufgabe zum Beispiel delegieren, vielleicht an einen (virtuellen) Assistenten. Outsourcing heißt das im Managersprech. Eine andere Option wäre die Automatisierung der Tätigkeit. Gibt es ein Programm, z.B. für Tastaturkürzel, das Sie schneller machen könnte?
  2. Sie gehen mit sich selbst zu hart ins Gericht, wenn Sie nicht fertig werden
    Sehen Sie der Wahrheit ins Auge. Jeder hat sich schon mal bei der Dauer einer Tätigkeit verschätzt. Oder es ist etwas Wichtiges dazwischengekommen und hat Ihre Kreise gestört. Dann nützt es nicht, trübsinnig zu werden. Vielmehr ist es besser, das Unvermeidliche zu akzeptieren. Fassen Sie das bisher Erreichte zusammen und definieren Sie klar, wie und mit was Sie Ihre Tätigkeit nach der Unterbrechung wieder aufnehmen werden.
  3. Sie verbringen den ganzen Tag mit Planung
    Es soll tatsächlich Leute geben, die sich halbtot planen. Vielleicht um gar nicht erst anfangen zu müssen, denn wenn man nichts tut, dann macht man auch nichts falsch. Aber zumindest erweckt man den Anschein etwas zu tun, denn schließlich plant man ja. Das ist nichts anderes als das Werfen von Nebelkerzen. Allerdings verzieht sich der Rauch auch wieder und dann sind Sie kein Stück weiter gekommen. Fangen Sie also endlich an.
  4. Sie sitzen stundenlang am Schreibtisch
    Sie können nicht endlos konzentriert arbeiten. Bei Cal Newport habe ich gelesen, dass man „Deep Work“ allenfalls vier Stunden durchhalten kann. Die meisten von uns schaffen nicht mal das. Sorgen Sie also für regelmäßige Pausen, in denen Sie sich am besten an der frischen Luft bewegen. Das ist gut für Ihre Konzentrationsfähigkeit und Ihre Kreativität.
  5. Sie lassen regelmäßig das Essen ausfallen
    „Ein gesunder Geist in einem gesunden Körper“, meinten schon die alten Römer. Neben Pausen und Bewegung gehört auch die gesunde Ernährung dazu.
  6. Sie quälen sich mit Apps ab, die Sie eigentlich nicht mögen
    Ich persönlich habe mir eine Limit gesetzt: Wenn ich nicht nach spätestens einer Woche Einarbeitung mit einem Programm zurecht komme, dann fliegt es wieder von meinem Rechner. Umgekehrt, wenn sich etwas bewährt hat, dann probiere ich nicht etwas Neues aus.
  7. Sie warten auf den perfekten Moment um eine Arbeit zu beginnen
    Den „perfekten“ Moment gibt es nicht, kann es auch gar nicht geben.  Es gilt das unter (3) Gesagte: Fangen Sie endlich an!
  8. Sie schauen alle naselang nach neuen E-Mails
    Ein Klassiker, der keiner weiteren Erläuterung bedarf.
  9. Sie tun das Erstbeste, das auf Ihren Schreibtisch kommt
    In der Regel können Sie (noch) nicht beurteilen, was „da rein kommt“. Machen Sie sich zuerst einmal klar, was mit dem „Zeug“ verbunden ist. Verarbeiten Sie die Information. Ist sie  überhaupt mit einer Tätigkeit verbunden? Müssen Sie überhaupt irgendetwas tun?
  10. Sie betreiben Multitasking
    Ein Klassiker, der keiner weiteren Erläuterung bedarf.
  11. Sie gehen unvorbereitet in Besprechungen
    Entweder Sie wollen in einer Besprechung etwas lernen oder Sie möchten etwas beitragen. In beiden Fällen ist Vorbereitung nötig: Was wollen Sie erfahren, was können Sie beitragen?
  12. Sie machen keine regelmäßige Durchsicht
    Es ist sinnvoll, von Zeit zu Zeit das System zu überprüfen. Einmal am Tag, einmal in der Woche. Wo stehen Sie gerade? Was müssen Sie „einstielen“?
  13. Sie schieben die Schuld auf Ihre Werkzeuge
    Wenn Ihr Werkzeug tatsächlich nichts taugt, dann wird es Zeit, es schleunigst auszutauschen (s. Punkt 6). Wenn das nicht geht, dann sollten Sie schnellstmöglich den Gebrauch erlernen und sich darin üben: Know your tools!
  14. Sie warten bis zum letzten Drücker
    Hier bin ich nicht uneingeschränkt der Meinung von Rashelle. Man kann das durchaus unterschiedlich betrachten, so wie z. B. Lorin MacCann: Getting Things Done vs. Procrastinate on Purpose: Hacking Time Management. Ich selbst schiebe durchaus manche Tätigkeiten so lange auf, bis mir ein gewisser Druck im Nachen sitzt und bin bis jetzt gut damit gefahren.
  15. Sie weigern sich, neue Fertigkeiten zu erlernen
    Ich gehe noch einen Schritt weiter. Man muss das Erlernte dann auch anwenden und damit üben. Nur so erreicht man die Meisterschaft, die für eine hohe Produktivität notwendig ist.

Ich denke, es kann nur von Vorteil sein, die eigene Arbeitsweisen in gewissen Abständen kritisch zu hinterfragen. Die Liste von Rashelle kann zu diesem Zweck als Checkliste dienen.

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Wie Sie Ihren idealen Job planen

Einige Male im Jahr biete ich Workshops an, in denen die Teilnehmer über ihre berufliche Entwicklung nachdenken können. Dabei vermeide ich ganz bewusst den Ausdruck „Karriere“, weil dieser Begriff immer noch stark mit hierarchischem Denken verknüpft ist.

Mir geht es um etwas ganz Anderes. Aufgrund meiner eigenen beruflichen Biographie weiß ich, wie wichtig es ist, Klarheit über die persönlichen Prioritäten zu besitzen. Es ist eine existenzielle Frage, was Ihre persönlichen Kriterien für ein ausgefülltes Berufsleben sind. Wenn Sie nicht entscheiden können, was für Sie wichtig ist und was nicht, dann entscheiden dies andere für Sie. Und das ist nicht immer das, was Sie glücklich macht.

Aus diesem Grund biete ich den Teilnehmern an, die persönlichen „Leitplanken“ zu erstellen. Das Vorgehen ist einfach. Sie zeichnen auf ein Blatt Papier eine Tabelle mit lediglich zwei Spalten. In die linke Spalte tragen Sie ein, was Sie auf gar keinen Fall tun möchten, in die rechte Spalte, was Sie anstatt dessen oder gerne tun wollen. In eine zweiten Tabelle betrachten Sie nicht das Was, sondern das Wie: Wie will ich unter keinen Umständen arbeiten, auf welche Weise würde ich gerne tätig sein?
Bei Bedarf können Sie diese Leitplanken für Ihre verschiedenen Lebensrollen ausfüllen, die Sie derzeit einnehmen: Beruf, Familienmensch usw.
Eine simple Übung, die zwar nicht einfach ist, aber oft zu erstaunlicher Klarheit führt.

Es ist sinnvoll, solche Bestandsaufnahmen immer wieder in gewissen Abständen neu zu machen, denn Einstellungen, Gewohnheiten und Bedürfnisse können sich ändern. Das meint wohl auch Charlie Kindel, der zu diesem Zweck eine bemerkenswerte Methode entwickelt hat: The Job Decision Matrix: How to make your next big move.

Dies sind die Schritte:

  1. Sammeln Sie Oberbegriffe von Dingen, die Ihnen im Beruf wichtig sind.
    Beispiel: Unternehmensgröße, Standort, Tätigkeitsfeld, Einkommen, Kollegenkreis usw.
  2. Bilden Sie eine Rangfolge. Was ist Ihnen am wichtigsten, am zweitwichtigsten, am wenigsten wichtig?
  3. Tragen Sie die Oberbegriffe als Spaltenüberschriften in eine Tabelle ein. Geordnet von links nach rechts gemäß Ihrer Tragweite. Ganz links ist also die Spalte mit dem Oberbegriff, der Ihnen am wichtigsten ist, ganz rechts die Spalte mit dem am wenigsten wichtigen Kriterium.
  4. Füllen Sie nun die Tabelle aus: Welchen Kriterien fallen Ihnen zu den jeweiligen Oberbegriffen ein? Notieren Sie sie in der jeweiligen Spalte.
  5. Bilden Sie nun eine Rangfolge innerhalb der Spalten nach der Wichtigkeit. Was am wichtigsten ist, steht oben, das am wenigsten wichtige unten.

Sie haben die strikte Aufteilung von Qualität und Quantität sicher schon bemerkt. Im 1. Schritt geht es darum, die wichtigen Kriterien einfach mal zu sammeln. Erst im 2. Schritt nehmen Sie eine persönliche Bewertung vor.

Ich empfehle Ihnen, für das Erstellen Ihrer Matrix Post-it’s oder Stattys zu verwenden. Schreiben Sie einen Begriff immer auf eine einzelne Karte. Sie können die Karten dann hin- und herschieben und immer wieder neu strukturieren.

Sollten Sie lieber mit dem Computer arbeiten, dann können Sie auch eine Software á la Trello benutzen. Charlie gibt Ihnen mit seinem eigenen Trello-Board eine Vorlage, von der Sie sich für Ihre eigene Matrix anregen lassen können.

BTW: Wenn Sie dann geeignete Arbeitsmöglichkeiten zur Auswahl haben, können Sie diese Tabelle als Entscheidungsmatrix zur Auswahl Ihres nächsten Arbeitsplatzes heranziehen. Sie können sie auch bei Bedarf zu einer Nutzwerttabelle erweitern.

Eine interessante und nützliche Vorgehensweise, finde ich. Danke, Charlie Kindel, fürs Teilen.

 

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Was Ihnen hilft, etwas zu Ende zu bringen

Sicher kennen Sie Menschen, die einfach alles, was Sie in die Hand nehmen, auch erfolgreich zu Ende bringen. Andere wiederum arbeiten an zig Baustellen und bekommen einfach nichts fertig. Im Studium hatte ich zwei Kommilitonen, die genau diese zwei entgegengesetzten Eigenschaften verkörperten. Während des Praktikums im Papierlabor war der eine ständig am Wirbeln und musste trotz immenser Anstrengung feststellen, dass er den Fertigstellungstermin wohl wieder nicht einhalten konnte. Dem anderen konnten Sie sprichwörtlich beim Gehen die Schuhe besohlen und dennoch konnte er immer weit vor dem Endtermin seine Laborarbeit beenden. Kein Handgriff zuviel und trotzdem gerade deshalb erfolgreich.

Was trennt nun die Spreu vom Weizen, woran liegt es, dass manche ihre Arbeit zum gewünschten Zeitpunkt zu Ende bringen können und andere nicht?

Mary C. Lama ist Psychologin und hat genau darüber ein Buch geschrieben, deren wichtigste Erkenntnisse Martin Zwilling in seinem Artikel These Are the 7 Things That Drive People to Get Things Done, According to Psychology zusammenfasst. Die Antreiber für Menschen, die immer ihre Aufgaben und Projekte rechtzeitig zu Ende bringen, sind demnach:

  1. Der Akt des Zu-Ende-Bringens regt sie an
    Für viele Menschen ist es ein befriedigendes Gefühl, „einen Haken dran zu machen“. Es ist bekannt, dass die meisten Menschen einen Drang haben etwas abzuschließen und „rund zu machen“. Beachten Sie dazu auch den Zeigarnik-Effekt, der das Gegenteil davon beschreibt.
  2. Das Einhalten eines Endtermins motiviert sie
    Viele werden dadurch motiviert, dass sie sich ständig das zu erreichende Ziel vor Augen halten. Das Gilt auch für die Deadline.
  3. Sie möchten Scham, Angst und die Furcht vor dem Misserfolg vermeiden
    In diesem Zusammenhang möchte ich Sie an die Angst des Studierenden vor dem Abgabetermin erinnern. Kenne ich aus eigener Erfahrung.
  4. Sie freuen sich über die Anerkennung von Anderen
  5. Das Streben des Perfektionisten nach vorzüglicher Leistung
    Aufpassen! Hier ist nicht die schädliche Ausprägung im Sinne der inneren Antreiber gemeint, sondern vielmehr die Freude an der eigenen Leistung.
  6. Eine starke emotionale Verpflichtung bezüglich persönlicher Ziele
  7. Die Bereitschaft und Fähigkeit schnell aus Fehlern zu lernen
    Hier geht es um enge Feedbackschleifen, „agiles“ Arbeiten, wenn Sie so wollen.

Sie merken schon hier geht es nicht um Tipps und Tricks zur Erreichung von größtmöglicher Effizienz. Vielmehr werden grundsätzliche Einstellungen und Eigenschaften für erfolgreiches Arbeiten beschrieben.

Erfolgreiches Arbeiten als eine Frage der Haltung sozusagen.

Wie Sie Ihre Ziele erreichen

[Foto von David Mark [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

 

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Papierplaner zum Ausdrucken

Für die Haptiker unter den Leserinnen und Lesern habe ich einige Male schon auf Papierplaner zur Organisation der eigenen Aufgaben hingewiesen. Ich darf erinnern an:

Diese Aufzählung möchte ich ergänzen um einen Beitrag von Mihir Patkar: 7 Single-Page Productivity Planners To Organize Your To-Do List. Vorgestellt werden der

  1. 1-Page Productivity Planner
    Dieses Arbeitsblatt dient der Verfolgung von drei persönlichen Projekten, die jeweils in 5 Einzelschritte zerlegt werden. Außerdem finden Sie eine Rubrik für Menschen, die Sie kontaktieren müssen sowie einen Abschnitt für @WartenAuf (Sie wissen schon…). Abgerundet wird das ganze durch Aufgaben (Prioritäten), die heute unbedingt noch erledigt werden müssen. Freunden des Ansatzes von Michael Linenberger kennen dies als „Critical-Now“-Aufgaben. Der Autor des Arbeitsplatzes, Brendon Burchard, erklärt hier die Vorgehensweise genauer, ein bisschen laut, wie ich finde:
  2. Storyline Productivity Schedule
    Donald Miller heißt der Erfinder dieses Worksheets. Er geht davon aus, das es besser sei, seine mentale Energie statt seiner Aufgaben zu verwalten.
    Diese To-do-Liste ist schon etwas anspruchsvoller, denn es geht hier um den Zweck des eigenen Daseins (nach V. Frankl) und um das, was man mit Freude tut (nach N. Fiore). Trotzdem fehlen auch hier nicht die Felder für einzelne Aufgaben und Termine. Anschließend können Sie täglich Ihr Lebensmotto oder -Thema notieren, damit Sie es immer vor Augen haben. Zu dem Arbeitsblatt wird eine ausführliche Anleitung mit theoretischem Hintergrund gleich mitgeliefert.
  3. 3×5 do-to
    Hier handelt es sich um einfache Vorlagen im Format einer Karteikarte, aufgeteilt lediglich für Aufgaben am Vormittag und für welche am Nachmittag. So etwas kennen Sie in etwas raffinierterer Form vom Hipster PDA oder von den X17-MindPapers.
  4. Jillee’s Daily Planner
    Auch dieser Planer ist eher einfach gestrickt und stellt Ihnen, allerdings schön bunt, die Felder „To-Do“, Termine, Pausen (!) und Notizen zur Verfügung.
    Interessant finde ich tatsächlich, dass Sie sich für Frühstück, Mittag- und Abendessen Vermerke machen können. M.E. sollte dies aber nicht dazu führen, dass Sie auch diese Pausen noch mit Arbeit ausfüllen. Allein beim Ausdruck „Arbeitsessen“ sträuben sich bei mir die Nackenhaare.
  5. The Emergent Task Planner
    Dieser Planer ist eine ausgeklügelte Kreation von David Seah, über die ich im ToolBlog auch schon berichtet habe. Allerdings habe ich den Artikel im Archiv abgelegt. Wenn Interesse besteht, wärme ich ihn gerne auf. David Seah selbst hat dazu eine kleine Anleitung geschrieben. BTW: Es gibt auch eine deutsche Fassung (in Farbe oder s/w), dann fällt das Verständnis vielleicht leichter.
  6. The Productivity Jumpstarter
    Dies ist nur eine von vielen Arbeitsblättern, die Sie auf der Website von ProductiveFlourishing kostenlos herunterladen können. Zu allen gibt es auch ausführliche Hintergrundinformationen.
  7.  The Daily Routine
    Ein Planer von Andrea Dekker, der sich insbesonere an Mitmenschen mit heimischem Arbeitsplatz richtet. Wie der Name schon sagt, geht es hier um den Aufbau und die Beibehaltung täglicher Routinen. Im Vordruck finden Sie z. B. einen Speiseplan oder Abschnitte für Leibesübungen und Wasser trinken.

Wenn Sie gerne mit Papier und (Blei-) Stift arbeiten, dann finden Sie sicher bei dieser Auswahl einige Anregungen.

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Wie Sie mit dem iPhone bessere Bilder machen

Seit einiger Zeit verzichte ich zunehmend auf meine Digitalkamera und verwende nur noch mein iPhone. Denn die habe ich immer dabei und hervorragende Bilder lassen sich auch mit einem Smartphone machen. Falls Sie das nicht glauben, dann empfehle ich Ihnen den Artikel von Greta J.: Best iPhone Photos of 2017 Have Been Just Announced, And They Will Blow Your Mind. Ich finde, sie hat damit wahrlich nicht übertrieben. Offensichtlich kommt es (wieder einmal) auf den Menschen hinter der Kamera an und nicht auf den technischen Schnickschnack des Geräts.

Wenn Sie gerne mehr aus Ihrem iPhone herausholen möchten, dann empfehle ich Ihnen den Artikel von Markus Schelhorn: 10 geniale Foto-Tricks für das iPhone. Wussten Sie zum Beispiel, dass Sie extreme Makros herstellen können durch einen Wassertropfen auf der Linse oder wie Sie eine Kaffeetasse für perfekte Panoramafotos verwenden? Ich wusste es nicht.
Ähnliche Tipps bekommen Sie auch von den Profis von National Geographic: Tips for Better iPhone Photography.
Und da die meisten Fotografen, wie könnte es auch anders sein, den visuellen Sinneskanal bevorzugen, hier noch der Hinweis auf eine Infografik von personalCreations: 12 iPhone Photography Tips to Make Your Photos Pop.

Wer noch tiefer in das Thema eintauchen will, der kann auch auf die Schule gehen. Es gibt eine iPhone Photography School, wo Sie Schritt für Schritt dem Umgang mit der iPhone-Kamera erlernen können. Bei mir kommt der Besuch dieser Schule auf jeden Fall auf die Liste.

Allerdings will ich Sie nicht davon abhalten, sich eine teure Fotoausrüstung zuzulegen. Schließlich meinte Heiko Kanzler, ebenfalls Fotograf:

Klar war die Ausrüstung teuer und ich mache keine besseren Bilder dadurch. Aber ich habe jetzt mehr Spass an meinen schlechten Bildern.

Das gilt auch für das iPhone, wie ein Blick auf die entsprechende Zubehörseite bei Apple oder Amazon zeigt.

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Die Liste der alternativen Zeitbegriffe

In Peter Senges „Fieldbook zur Fünften Disziplin“ finden Sie eine interessante Übung mit dem Namen „Die linke Spalte“. Es geht darum, herauszufinden, was wirklich hinter einer Aussage steckt.

Die Vorgehensweise ist einfach: Sie bereiten einen Zettel mit zwei Spalten vor. Als Überschrift über die linke Spalte schreiben Sie „Was ich gedacht habe“ und über die rechte „Was wir gesagt haben“. Die Übung soll dazu dienen, Kommunikationsblockade zum Beispiel in Besprechungen zu identifizieren. Wenn Sie Näheres zu der Übung erfahren möchten, Georg Dietrich hat eine Anleitung dazu verfasst (pdf-Datei).

An etwas ähnliches muss auch Marco Kaye bei seinem Artikel Corporate Time Equivalents gedacht haben. In seinem Beitrag listet er Zeitbegriffe auf, die in Unternehmen oft verwendet werden und liefert die Übersetzung gleich mit:

“Just a sec” = 5 minutes

“Quick meeting” = 3 hours

“Brainstorming session” = the entire afternoon, but everyone involved gets to sneak out early

Ich denke, Sie haben das Prinzip verstanden. Eins zu eins sind die Begriffe sicher nicht auf deutsche Verhältnisse zu übertragen. Immerhin spielen kulturelle Aspekte immer eine Rolle, wenn es um Zeitbegriffe geht. Während eines Aufenthalts im Mexiko wurde mir z. B. erklärt, dass die Aussage eines Kellners „Momentito“ alles bedeuten könne, von 3 Minuten bis 3 Jahre.

Vielleicht können wir ja gemeinsam eine Übung „linke Spalte“ machen. Kennen Sie derartige Ausdrücke auch aus Ihrem Arbeitsalltag, z. B. dem Projektmanagement? Sie müssen ja nicht auf die Zeit begrenzt sein, derartige „Umschreibungen“ gibt es schließlich auch für andere Gebiete. Was wird gesagt, was ist tatsächlich gemeint?

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Besprechungsprotokolle: Tipps und Tricks

Eine der am meist gehassten Jobs während eines Meetings ist der des Protokollanten. Aus diesem Grund wird er oft an den Berufsjüngsten in der Besprechung vergeben. So ging es auch mir in meinen ersten Berufsjahren. Allerdings habe ich schnell bemerkt, welche Vorteile mit der ungeliebten Aufgabe verbunden waren. Der eine besteht in der Möglichkeit des Weglassens, der andere in der unterschiedlichen Gewichtung eines Beitrags. Auf diese Weise kann ein Protokollant nach der Besprechung Akzente setzen, die ganz in seinem Sinne sind. Ein Schelm, der Schlimmes dabei denkt.

Immer wieder stellt sich für den Protokollführer die Frage, welchen Umfang ein Protokoll haben sollte. Die Antwort ist klar:

So wenig wie möglich, so viel wie nötig.

Schließlich soll sich der Aufwand in Grenzen halten, sowohl beim Schreiben als auch beim Lesen.

In dem Artikel Meeting Minutes for Ninjas, den Amy Dean über das Schreiben von Protokollen veröffentlicht hat, behandelt einer der Tipps auch die Frage nach Form und Umfang. Aber es gibt noch weitere:

  1. Machen Sie sich nicht zu viel Gedanken über die äußere Form und
    schreiben Sie eine knappe E-Mail, die alles enthält, was man wissen muss
    (Beispiel im Artikel)
  2. Hacken Sie das Protokoll direkt gleich in ein elektronisches Gerät (Laptop, Tablet)
  3. Lassen Sie jemand anders das Protokoll schreiben (!)
  4. Führen Sie nur Punkte auf, die die Zielsetzung des Meetings tangieren
  5. Achten Sie auf eine klare übersichtliche Struktur.
    Und ja, hier sind Aufzählungszeichen ausdrücklich erwünscht!
  6. Schicken Sie die Protokolle innerhalb von zwei Tagen nach Ende des Meetings an die Teilnehmer und die, die es angeht

Ich muss gestehen, mit dem Punkt (2) komme ich nicht klar. Wenn ich ein Protokoll schreiben muss, verwende ich nach wie vor Papier und Bleistift. Vielleicht liegt es am Alter.

Noch einmal zum Umfang eines Protokolls: Ich hatte einen Kollegen, dessen Protokolle an Ausführlichkeit nicht zu überbieten waren. Er erzählte uns, dass er einmal auf die vorletzte Seite eines dicken Protokolls den Satz unterbrachte:

Wer bis hierhin gelesen hat, kann sich bei mir eine Flasche Sekt abholen!

Sie können sich denken, es hat nie jemand dieses Angebot eingelöst.

Wenn Sie Protokolle in elektronischer Form vorziehen, dann versuchen Sie es doch einmal mit iProt. An diesem Programm hat mein Freund und Kollege Thomas Mathoi (hier im Gespräch) mitgearbeitet. Und wenn der was macht, dann macht er es richtig.

 

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Die große Sammlung der Visualisierungs-Tools

Ich bin ja wirklich vorsichtig mit Superlativen. Aber bei dieser Website musste ich doch staunen, was es alles gibt.

Auf dataviz.tools finden Sie eine Riesensammlung von Werkzeugen, mit denen Sie Rohdaten in aussagekräftige Diagramme verwandeln können. Die Seite versteht sich als

a curated guide to the best tools, resources and technologies for data visualization

und tatsächlich finden Sie von A wie Analyse bis V wie Visualization Books eine große Zahl weiterführender Informationen und Links. Ich kann mir zwar nicht vorstellen, dass bei diesem Angebot ein Wunsch unerfüllt bleibt, aber wenn doch, dann dürfte die Website zumindest ein idealer Ausgangspunkt für die weitergehende Recherche sein.

dataviz.tools

[via Nathan Yau]

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Evernote und FreeCommander

Vor einigen Tagen veröffentlichte Herbert Hertramph, der unbestrittene Guru für Evernote, auf seinem Blog diesen Beitrag: Tool: Unterschiedliche Notizbücher via Dateimanager bedienen (Windows).

Dieser Artikel hat ToolBlog-Leser Horst Saak-Winkelmann angeregt, darüber zu schreiben, wie er Evernote mit dem freien Dateimanager FreeCommander verbindet: Evernote FreeCommander-Menü.

Eine detaillierte und lesenswerte Anleitung für die Power-User von Evernote.

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Wie Sie Zeug, an dem Sie hängen, trotzdem loswerden

In meinem Keller habe ich Zeug, das ich bestimmt über 20 Jahre nicht mehr angeschaut habe: Getriebezeichnungen aus den Studium oder Messdaten von meiner Doktorarbeit. Kein Mensch braucht das mehr und dennoch habe ich es bisher nicht über das Herz gebracht, den Krempel einfach über Bord zu werfen. Es hängen einfach zu viel Blut, Schweiß und Tränen daran.

Offensichtlich geht es anderen außer mir ebenso. Für uns Unentschlossene hat Melissa Maker vier Tipps parat: 4 Decluttering Roadblocks & How to Overcome Them! Letting Go Of Stuff. Sehen Sie selbst:

[via Lifehacker]

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Wie Sie virtuelle Teams organisieren

Ehrliche gesagt, ich weiß gar nicht, wie der englische Ausdruck „remote team“ genau ins Deutsche zu übersetzen ist. Mir selbst gefällt der Ausdruck „virtuelle Teams“, der seit einigen Jahren allgemein in Gebrauch ist, nicht besonders gut. Aber sei’s drum.
Fragen wir die allwissende Wikipedia, was unter einem virtuellen Team zu verstehen ist, so antwortet sie folgendermaßen:

Bei virtuellen Teams handelt es sich um eine Organisationsform, deren Mitglieder

  • zeitlich befristet, gelegentlich auch dauerhaft
  • mit gemeinsamen Zielen
  • an verschiedenen Orten und evtl. zu verschiedenen Zeiten
  • über regionale, nationale oder Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten und
  • überwiegend medienvermittelt kommunizieren.

Oder verkürzt ausgedrückt: Die Mitglieder virtueller Teams haben selten oder gar nicht die Möglichkeit, sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen, um Informationen auszutauschen oder ggf. Probleme zu lösen.

Nun existieren für reale Teams eine Reihe von mehr oder weniger brauchbaren Modellen, die beschreiben, wie effektive und effiziente Teamarbeit erreicht werden kann. Das Modell meiner Wahl stammt von Ruth Cohn. Es ist plausibel und gut in der Praxis anzuwenden. Aber wie gesagt, gedacht ist es für Teams, deren Mitglieder sich in der Regel f2f treffen. Wie sieht es aber bei virtuellen Teams aus? Gelten dort in etwa die gleichen Regeln oder ist alles ganz anders? Eine Frage, die in der Organisationspsychologie heftig diskutiert wird.

Wenn Sie nicht so lange warten können, bis die Wissenschaft befriedigende Antworten auf all diese Fragen gegeben hat, dann ist vielleicht Casandra Campbells The Beginner’s Guide to Building a Remote Team für Sie das Richtige. Hier erfahren Sie in 10 Kapiteln, wie Sie Ihr virtuelles Team organisieren können:

  • Vorteile von virtuellen Teams
  • Wo Sie eventuell Mitarbeiter finden
  • Welche Kommunikationstools es gibt

und vieles mehr.

Auch mein befreundeter Kollege Georg Lohrer hat sich intensiv mit diesem Thema auseinander gesetzt und einen Podcast zum Thema gemacht. In einem einschlägigen Podcast beschreibt er seinen biggest (rookie) mistake as Virtual Team Leader. Hören Sie mal rein.

Die Welt wird immer kleiner und die Bedeutung von Remote Teams wird sicher zunehmen. Dennoch glaube ich, dass die persönliche Begegnung durch nichts zu ersetzen ist. Warum? Weil wir Menschen so ticken.

BTW: Falls Sie zu Menschen gehören, die vornehmlich den visuellen Sinneskanal benutzen, dann empfehle ich Ihnen die einschlägige Infografik von nutcache: 7 Crucial Tips for Managing a Remote Team:

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Kaufen Sie nichts! (Zumindest 200 Tage lang)

In letzter Zeit ist immer wieder von „Entgiftungsaktionen“ zu lesen, oder wie unsere amerikanischen Freunde sagen: De-tox. Meistens bezieht sich das auf ein bestimmtes Konsumverhalten, wie z.B. Fernsehen, soziale Medien oder den Missbrauch Gebrauch des Smartphones.

Tatsächlich gibt es dieses blinde Konsumverhalten in nahezu allen Bereichen des Lebens. Warum wir so oft unreflektiert konsumieren? Die einen sagen, wir verdeckten damit eine gewisse seelische Leere, andere behaupten, man würde sich damit  für harte Arbeit, Stress und dergleichen belohnen. Ein Ventil zum Dampf ablassen sozusagen.
Während manche Zeitgenossen es am Wochenende in der Kneipe richtig krachen lassen, um sich für die vergangene Woche zu entschädigen, verfallen andere dem Kaufrausch. Heerscharen von Tüten tragenden Mitmenschen in der Innenstadt am Samstagmorgen zeugen davon.

Aber auch für den Kaufzwang gibt es ein entsprechendes De-tox-Konzept. In ihrem Artikel beschreibt Assya Barrette, wie sie sich dem Konsumzwang entzogen hat: Why I Decided To Do a 200 Days of New Challenge (And Why You Should Too).

Sie merken schon, es geht darum, 200 (zweihundert!) Tage keine neue Anschaffung zu tätigen. Wie Assya in einer Antwort zu einem Kommentar geschrieben hat, ist die Anzahl der Tage rein zufällig. Manchen dürfte diese Spanne sehr lang vorkommen. Ich gebe zu, ich gehöre auch dazu. Weil das Durchhalten in der Gruppe manchmal leichter fällt, gibt es für diese Herausforderung auch eine eigene Facebook-Gruppe.

Wenn Ihnen dieser Ansatz zu anspruchsvoll erscheint, dann versuchen Sie es doch einmal hiermit: Sie verpflichten sich, für jeden Gegenstand, den Sie neu erwerben, einen alten wegzuwerfen. Auf diese Weise hoffe ich, wieder etwas mehr Platz in meinem überquellenden Bücherschrank zu schaffen. Sie können dieses Vorgehen auch variieren, zum Beispiel für jede neue Sache zwei alte wegwerfen. Ganz nach Ihrem Bedürfnis nach Selbstkasteiung.

Wie Sie wissen, gefällt mir der Ansatz des Minimalismus sehr gut. Allerdings befinde ich mich nach wie vor noch in der Übungsphase. Aber es wird langsam.

[Foto von Andreas Breitling [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Neues bei XMind Cloud

Manche haben es noch gar nicht so richtig registriert: Mit XMind Cloud können Sie seit geraumer Zeit auch Ihre Mind Maps direkt im Browser anfertigen und bearbeiten. Nun vermelden die Macher eine Überarbeitung der Anwendung: A big XMind Cloud update brings great new features and huge improvements.

Bei den Neuerungen handelt es sich um

  • die Überarbeitung der Optik des Programms. Sehr gelungen, wie ich finde
  • die Möglichkeit, versehentlich “weggeworfene” Maps aus dem Papierkorb heraus wiederherzustellen
  • Verbesserung an der Performance des Programms

Wenn Sie außerdem dieser Sprache mächtig sind, dann kommt noch die Unterstützung des vereinfachten Chinesisch hinzu.

Als Appetizer gibt es hier meine Map zur Durchführung der Wochendurchsicht.

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Der Zettelkasten von Luhmann in elektronisch

Der Zettelkasten nach Niklas Luhmann ist eine Methode, die mich immer schon fasziniert hat. Leider habe ich bis heute noch nicht den richtigen Zugang zu ihr gefunden. Ich habe auch im ToolBlog schon einige Male darüber berichtet.

Näheres zu dem berühmten Zettelkasten erfahren Sie in diesem Video der Universität Bielefeld, wo Luhmann lehrte:


Vielleicht verstehen Sie nach diesem Film, warum ich, wie o.a. dieses System immer noch nicht verstanden habe. Von einer wie immer gearteten Anwendung will ich hier gar nicht erst reden.

Für die Uneingeweihten wie mich gibt es mittlerweile zwei Bücher. Eines von Sönke Ahrens

und eines von Sascha Fast und Christian Tietze.

Diese beiden Bücher sind für mich der letzte Strohhalm, an den ich mich klammere, um den Ansatz von Luhmann vielleicht doch noch zu verstehen.

Andere Mitmenschen haben sich von der Komplexität des Zettelkastens nicht abschrecken lassen und über eine Umsetzung der dahinter stehenden Prinzipien auf dem Computer nachgedacht.


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Lernen mit Notizen: 40 Vorlagen

Wenn es um das Lernen geht, bin ich immer noch ein Anhänger der guten handschriftlichen Notizen. Bin ich selbst Teilnehmer auf Seminaren, dann schreibe ich alles, was mir gerade einfällt in ein Notizbuch “ins Unreine”.  Ich notiere tatsächlich alles, was mir gerade in den Sinn kommt. Dabei müssen die Gedanken gar nicht zum Stoff der Veranstaltung gehören, wenngleich sie in der Regel dadurch angeregt werden.
Im Laufe eines Workshops kommen da schon einige Seiten zusammen, was auch schon bei anderen Teilnehmern Reaktionen von Unverständnis bis Bewunderung hervorrief.

Nach einigen Tagen nehme ich mir die Aufzeichnungen noch einmal vor und gehe sie durch:

  • Welche Idee ist es wert, weiter vertieft zu werden?
  • Aus welchem Gedanken folgt eine konkrete Aufgabe, welche weiteren Schritte sind zu unternehmen?
  • Gibt es irgendjemanden, zu dem ich wegen des Gedankens Kontakt aufnehmen sollte?
  • Müssen weitere Nachforschungen unternommen werden?

Die entsprechenden Passagen bzw. Notizen versehe ich am Rand mit entsprechenden Kürzeln, wie z.B. einen großen “A” für Aufgabe oder “RD” für weitere Recherche. Bei der nächsten Wochendurchsicht werden diese Aufgaben dann in die Aufgabenliste von Outlook eingepflegt.

Um schon bei der Aufzeichnung der Notizen für eine gewisse Struktur zu sorgen, empfehlen einige Autoren die Cornell-Methode. Auch ich habe sie im ToolBlog schon einige Male erwähnt.

Wenn Sie Aufzeichnungen speziell für das Lernen benutzen, dann schauen Sie sich doch einmal diesen Artikel von Jack Milgram an: Note Taking Methods for Effective Learning: 40 Best Templates. Wie im Titel des Beitrags versprochen, erhalten Sie eine Menge pdf-Vorlagen zum Herunterladen für

  • die Vorbereitung einer Lektüre
  • die Textanalyse
  • das Vergleichen und Auswerten
  • das Ordnen von Ideen in eine hierarchische Struktur
  • und einiges mehr

Das Angebot richtet sich zwar in erster Linie an Studierende der Geisteswissenschaften, ist jedoch bestimmt auch für andere Disziplinen und/oder Berufsgruppen interessant.

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[Foto von tookapic [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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