Archiv der Kategorie: Mac

10 Add-ons für Thunderbird und das Exchange-Problem

Dass ich meine Aufgaben unter Windows mit Outook organisiere, dürfte den Leserinnen und Lesern des ToolBlogs nicht entgangen sein. Für mich ist Outlook unter Windows in vielerlei Hinsicht das Mittel der Wahl, auch wenn das manche Mitmenschen gar nicht glauben können.

Wie gesagt, das gilt für Windows. Wenn ich unterwegs bin, nutze ich ein MacBook Air. Naiv, wie ich bin, habe ich mir auf diesem Laptop ebenfalls Outlook eingerichtet, natürlich in der Mac-Version. Mein Urteil über diese Programmversion ist vernichtend. M. E. hat Mac-Outlook mit dem Bruder für Windows nur den Namen gemeinsam. Das mag für Mac-User nicht weiter schlimm sein, denn sie kennen den Leistungsumfang von Outlook für Windows vielleicht gar nicht. Kurz und gut: Gefühlt können Sie mit der Mac-Variante nur 30% von dem tun, was mit Outlook für Windows möglich ist. Es ist z. B. nicht möglich, direkt aus einer E-Mail eine Aufgabe machen, es gibt keine Aufgabenleiste u.v.m.

Aus diesem Grund suche ich schon seit langem nach einer Alternative für Outlook für den Mac. Immer wieder stolpere ich dabei über den freien E-Mail-Client Thunderbird, der mir aus früheren Zeiten gut in Erinnerung geblieben ist.

Thunderbird lässt sich durch den Einsatz entsprechender Add-ons zu einem umfassende Organisationstool aufbohren. Hier wäre zu allererst Lightning zu nennen, ein Kalender- und Aufgabenmodul. Es gibt aber auch noch andere, wie z. B. tasks & mails. Darüberhinaus finden Sie dort Schnittstellen-Add-ons von Thunderbird zu bekannten Aufgabenmanagern wie Wunderlist, ToodleDo u.v.m.

Akshata Shanbhag hat eine Liste von Add-ons für Thunderbird zusammengestellt, die sie für unerlässlich hält: 10 Must-Have Thunderbird Addons (+ 25 More). Leider ist in der Zusammenstellung kein ausgesprochener Aufgabenmanager dabei. Offensichtlich bin ich der Einzige, der sich so etwas wünscht.

Bleibt noch das Problem, ob und wenn ja, wie man die Aufgaben mit Office 365 oder einem anderen Exchange-Server synchronisieren kann. Das ist beim reinen E-Mail-Verkehr kein Problem, da richtet man sich eine entsprechende IMAP-Verbindung ein. Aber wie geht das bei den Aufgaben?

Nach längerer Recherche bin ich auf eine Erweiterung gestoßen, die dieses Problem vielleicht lösen könnte: exchangecalendar. Leider ist es mir bislang noch nicht gelungen, dieses Add-on zum laufen zu bringen. Ich bin kein Geek und deshalb fehlen mir offensichtlich die nötigen Kenntnisse. Deshalb meine Bitte an die Leser: Wenn jemand eine Idee hat, wie dieses Add-on funktionieren könnte, dann melden Sie sich bitte.

Mein Dank wird Ihnen ewig nachschleichen!

thunderbird_logo-only_RGB-300dpi.jpg

[Quelle Logo Thunderbird unter CC-BY 3.0]

4 Antworten

GTD auf dem Mac, ganz einfach

Ich muss gestehen, wenn ich eine Aufgabe auf dem Rechner lösen will, bin ich immer schnell dabei spezielle Software für das Problem zu suchen. Das hat mich in meinem Leben schon manches gekostet, sowohl an Zeit als auch an Geld. Dabei lassen sich viele Dinge schon mit den Bordmitteln erledigen, die den Computern bzw. Betriebssystemen beiliegen. Auf diese Möglichkeit hatte ich kürzlich hinsichtlich der Verarbeitung von pdf-Dateien hingewiesen.

Zur Grundausstattung jeden Mac gehört auch ein kleines, aber feines Programm namens Erinnerungen. Mit diesem kleinen Helferlein können Sie auf einfache Weise Listen aller Art erstellen, also auch To-do-Listen. Warum sollte man also diese unkomplizierte App nicht auch für die Aufgabenorganisation á la GTD verwenden?

Dies dachte sich wohl auch Sven Fechner und schrieb einen detaillierten Artikel darüber, wie er mit den „Erinnerungen“ sein System aufgesetzt hat: Simple GTD® with Apple’s Reminders App.

Im Prinzip besteht seine Variante aus Listen für

  • Das eingehende Zeug (in GTD-Jargon: „Stuff“)
  • Projekte und die damit verbundenen Ziele
  • To-do-Listen geordnet nach Kontexten (@Einkaufen, @Büro usw.)
  • Die Warten-auf-Liste
  • Eine Liste für @Irgendwann/Vielleicht
  • Eine Liste, die er „Tickler“ nennt und mit der er sich an bestimmte Dinge erinnern lässt. (Wer’s braucht…)

Wenn Sie iCloud nutzen, dann können Sie Ihre Listen auch mit Ihren anderen Apple-Geräten wie iPad oder iPhone synchronisieren. Sven gibt seinen Lesern auch noch ein paar weiterführende Tipps auf den Weg, mit denen man „Erinnerungen“ noch effizienter machen kann, z. B. mit #Tags.

Für mich als Möchte-gern-Minimalisten haben diese Lösungen großen Charme, denn sie sind simpel und preiswert bis kostenlos. Meine amerikanische Freundin und Kollegin hat mich einmal kopfschüttelnd „Software Junkie“ genannt. Ich gelobe, ich werde mich bessern. Durch die konsequente Anwendung von Bordmitteln.

checklist-1919328_1920

 

Schreibe eine Antwort

GTD® mit Thunderbird

Wie die Leserinnen und Leser dieses Blogs wissen, bin ich bekennender Outlook-Fan. Zumindest, wenn es sich um die Windows – Version dieses mächtigen Personal Information Managers geht. Leider ist der Funktionsumfang von Outlook für den Mac bei weitem nicht so mächtig und in der neuen letzten Version wurden m. E. sogar noch ein paar “Verschlimmbesserungen” gegenüber dem Vorgänger vorgenommen. Sehr unbefriedigend das Ganze.

Aus diesem Grund bin ich für meinen Mac immer noch auf der Suche nach einem adäquaten Ersatz. Ein Programm, das mir schon zu früheren Zeiten sehr gut gefallen hat, ist der bekannte E-Mail-Client Thunderbird. Weil ein reines E-Mail-Programm jedoch Outlook nicht ersetzen kann, muss Thunderbird mit entsprechende Plugins aufgebohrt und auch sonst entsprechend angepasst werden.

Wie das geht, zeigen diese Artikel:

Leider sind die Artikel schon etwas älter. In der Zwischenzeit sind für einige wichtige Produktivitäts-Apps eigene Erweiterungen für Thunderbird erschienen, so etwa für Todoist, Remember the Milk der Toodledo, die aber schon wieder eingestellt oder zwar noch erhältlich sind, aber nicht mehr gepflegt werden. Schade.

Thunderbird und der Exchange-Server

Für mich sind solche Lösungen auch nur eingeschränkt interessant, vielmehr würde ich mit Thunderbird & Co gerne auf meinen Exchange-Server unter Office 365 zugreifen. Das scheint mit einiger Pfriemelei zu gehen, wie man z. B. in der Anleitung der TU Dresden nachlesen kann: Konfiguration von Thunderbird als Client für den Exchange-Dienst der TU-Dresden. Beschrieben wird hier die Anbindung der E-Mail- und der Kalenderfunktion.

Dass E-Mail und Kalender sich hervorragend mit einem Exchange-Server vertragen, wusste ich schon von iPhone und iPad. Was ist aber mit dem Aufgabenmanager? Für mich ist der Aufgabenmanager unverzichtbarer Bestandteil meiner Arbeitsorganisation. Leider konnte ich bislang noch keine befriedigende Lösung für dieses Problem finden. Bislang, denn es gibt einen Silberstreifen am Horizont, in Form des Exchange EWS Provider. Die Erweiterung ist ummesonscht, herunterladen können Sie das Plugin unter GitHub. Ein Pferdefuß hat das Ganze allerdings. Auch wenn das Programm von der Fa. Ericsson gepflegt wird, sieht das ganze doch nach Technikkram für Fortgeschrittene aus. Daran ändert auch die umfangreiche Dokumentation nichts. Ich zumindest traue mir die Installation und Einrichtung nicht so ohne weiteres zu.

Deshalb eine Bitte: Wenn Sie mehr Ahnung von der Materie haben als ich und Lust verspüren, den Exchange EWS Provider einmal auszuprobieren, dann lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben. Ewiger Ruhm ist Ihnen sicher!

thunderbird_logo-only_RGB-300dpi

[Quelle Logo Thunderbird unter CC-BY 3.0]

Schreibe eine Antwort

Evernote vs. OneNote: Ein Vergleich in 3 Akten

Wie die Leserinnen und Leser dieses Blogs sicher mitbekommen haben, bin ich in letzter Zeit nicht mehr ganz so glücklich mit Evernote, wie ich es schon einmal gewesen bin. Ich bin mir immer noch nicht sicher, ob ich OneNote nicht doch noch einmal ein zweite Chance geben soll.

Vor diesem Hintergrund kommt mir eine Artikelreihe gerade recht, in der Lisa Schmeiser beide Programme vergleicht: Evernote vs. OneNote. In drei (!) Teilen behandelt Lisa

  1. Wie gut Sie mit diesen Programmen Ihre Information erzeugen und organisieren können (Teil 1)
  2. Wie Sie zusätzliche Informationen in die beiden Programme aufnehmen
    (Teil 2)
  3. Was Sie mit diesen ganzen Informationen alles anstellen können (Teil 3)

In jedem Teil spielt Sie mit jedem Programm die typischen Szenarien von Arbeiten durch, die wir mit einem solchen Programm erledigen möchten. Sie untersucht z. B. im ersten Teil, die Standardaufgaben:

Teil 1

  1. Anlegen von Notizen innerhalb des Programms
  2. Organisieren und Taggen der einzelnen Notizen
  3. Verknüpfen der Notizen innerhalb der Anwendung

Teil 2

  1. Einfügen von Dateien in die Anwendungen
  2. Einfügen von Daten aus dem Internet (“Ausschneiden” von Text und Artikeln)
  3. Hinzufügen von Notizen via E-Mail

Teil 3

  1. Informationen innerhalb der Anwendungen suchen (und auch finden)
  2. Erweitern der Programme mit geeigneten Add-ons
  3. Zugriff, Suche und Bearbeiten der Notizen mittels mobiler Geräte oder mit dem Webbrowser
  4. Teilen von Informationen mit anderen Menschen

Sie merken schon, dieser Vergleich ist nicht oberflächlich, sondern bemüht sich um eine gewisse Tiefe und Objektivität.

Wie zu erwarten war, gibt es keinen eindeutigen Sieger, denn der Volksmund sagt: “wat den Eenen sin Uhl, is den Annern sin Nachtigall”. Es bleibt Ihnen überlassen, welche Kriterien Sie für Ihre Auswahl als wichtig erachten und wie Sie den Erfüllungsgrad durch die Programme beurteilen.

Wenn Sie sich mit den beiden Platzhirschen gar nicht anfreunden können, dann werfen Sie doch einmal einen Blick auf DEVONThink. Joe Buhlig hat einen ausführlichen Artikel darüber geschrieben, warum er von Evernote auf diese Software umgestiegen ist: An Alternative to Evernote. Für ihn war wohl u.a. ausschlaggebend, dass Evernote nicht mit Markdown umgehen kann. Das kann ich durchaus nachvollziehen, wenngleich ich gehört habe, es gebe eine Lösung für dieses Problem. Der Pferdefuß bei  DEVONThink: Das Programm ist nur für den Mac erhältlich.

bmx-937725_1920
2 Antworten

“Erinnerungen” GTD-gerecht einrichten (iOS und Mac)

An Programmen zum Aufgabenmanagement herrscht wahrlich kein Mangel. Der Bestseller von David Allen zog eine wahre Flut von Aufgabenmanagern nach sich, für alle Plattformen und in allen Preisklassen, von ummensonscht bis teuer. Böse Zungen behaupten, der Grund für die vielen Programme und letztlich auch für den Erfolg seines Buches läge in dem Flussdiagramm (pdf-Datei), das David Allen für seinen Ansatz veröffentlicht hat. Quasi ein Schlüsselreiz für kreative Coder. Aber an solchen (bösartigen) Spekulationen wollen wir uns natürlich nicht beteiligen.

Nicht jede(r) ist ein Freund von speziellen Programmen zum Aufgabenmanagement. Gerade aus Gründen der Einfachheit ziehen es viele Mitmenschen vor, ihre Aufgabenorganisation mit den bereits vorhandenen Bordmitteln zu gestalten. Ein bekanntes Beispiel ist das Verwenden einfacher Textdateien, wie an dieser Stelle schon mehrfach berichtet.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, Programme zu benutzen, die sich schon im Lieferzustand auf dem Rechner befinden. “Erinnerungen” ist so eine Anwendung, die zur Grundausstattung jedes Macs und iOS-Geräts gehören. Ein Blogpost eines unbekannten Autors erklärt, wie Sie “Erinnerungen” GTD-gerecht einrichten können: Using Reminders to Get Things Done. Dies sind die Schritte:

  1. Erstellen Sie die Listen “Eingang”, “Tickler File” und “Irgendwann/Vielleicht”.
    Wenn Sie möchten, können Sie auch weitere Listen, z.B. für bestimmte Arbeitskontexte ergänzen.
  2. Schreiben Sie alles, was Sie alle unerledigten Aufgaben haben, auf die Liste “Eingang”.
    Dies können Sie auch mit einem mentalen Kehraus (MInd-Sweep, Braindump) verbinden.
  3. Verarbeiten Sie den Inhalt der Liste “Eingang” gemäß dem GTD-Ansatz
    Leeren Sie Ihren Eingangskorb  und formulieren Sie den nächsten physischen Schritt. Verteilen Sie dann die Aufgaben auf die anderen Listen
  4. (Priorisieren Sie Ihre Aufgaben)
    Warum die Klammer? Ich halte diesen Schritt für überflüssig.
  5. Planen Sie Ihre Aufgaben
    Versehen Sie Ihre Aufgaben mit einem Start- und wenn nötig mit einem Enddatum.
  6. Machen Sie sich diese Vorgehensweise zur festen Gewohnheit

Wenn Sie möchten, können Sie sich für bestimmte Projekte eigene Listen definieren. Allerdings kann es sein, dass Sie dann mit Ihren Kontextlisten über Kreuz kommen. Auf die Liste “Tickler File” kommen alle Aufgaben, die regelmäßig wieder auftauchen (wöchentlich, monatlich usw.)
Die Liste Irgendwann/Vielleicht ist selbsterklärend. Hierhinein scheiben Sie alle Tätigkeiten, die Sie irgendwann einmal angehen möchten.

Wie gesagt, eine einfache Lösung, die ihre Schwachpunkte hat, aber im Großen und Ganzen funktioniert. Ich habe einen Freund, der alle seine Aufgaben auf dem Mac mit den Erinnerungen organisiert. Und das sind nicht wenige.

Ich mache das nicht. Outlook ist mein Freund. Auch auf dem Mac (allerdings mit Zähneknirschen).

mac-933372_1920
Schreibe eine Antwort

Achtung! Der dicke Haken bei MS Outlook 2016 für Mac

Microsoft kann es einfach nicht lassen. Die neue Version von Outlook für den Mac kann ja schön sein wie sie will, aber wenn wichtige Funktionen nicht mehr enthalten sind, dann wird sie wertlos. „Verschlimmbessern“ nennt das der Volksmund. Und genau das ist bei Outook 2016 für den Mac wieder einmal passiert. Der Grund:

Es ist unmöglich, eine e-Mail direkt in eine Aufgabe zu überführen.

Dies ist aber der entscheidende Pluspunkt von Outlook. In der älteren Version Outlook 2011 für den Mac ging das, wenn auch nicht besonders elegant.

In der neuen Version ist dies nicht mehr möglich, wie dieser Thread belegt. Fazit: Ich habe das neue Office für Mac wieder deinstalliert und bin reumütig wieder zu Office 2011 zurückgekehrt. Gott sei Dank ging das problemlos. Was unter Windows passiert wäre, möchte ich mir gar nicht ausmalen.

Eine Frage bleibt aber offen:

Warum werden bei neuen Versionen auf äußerst selbstherrliche Weise einfach nützliche Funktionen gestrichen?

In diesem Fall wurde sogar eine USP gekillt, ein Feature also, das Outlook einzigartig gemacht hat. Da kann man nur mit dem Kopf schütteln.

PS: Falls ich mich getäuscht habe und die Funktion mittlerweile wieder läuft, dann bitte ich um Benachrichtigung, nehme alles zurück und entschuldige mich in aller Form.

7 Antworten

Wie ich mich selbst organisiere: Meine Werkzeuge

Im August 2012 hatte ich zuletzt beschrieben, welche Werkzeuge ich für die Organisation meiner Arbeit benutze. Zwei Jahre sind eine lange Zeit und das Bessere ist der Feind des Guten. Das eine oder andere habe ich verändert, ersetzt oder gestrichen. Kurz: Es ist Zeit für ein Update.

Die wichtigste Neuerung: Ich habe mir für unterwegs ein MacBook Air zugelegt und ich bin mehr als zufrieden damit. Wer jetzt allerdings denkt, ich hätte meinen guten alten Windows-Rechner im Büro in die ewigen Jagdgründe geschickt, der irrt gewaltig. Nach wie vor arbeite ich gerne mit diesem Rechner und seinen zwei Bildschirmen.

Plattformübergreifende Werkzeuge besitzen für mich daher einen hohen Stellenwert. Hier mein Werkzeugkasten:

Plattformübergreifend

  • Office 365. Was soll ich sagen? Für mich gibt es ein Leben vor Office 365 und das andere danach.
  • Evernote zum Anlegen und Verwalten von Notizen
  • XMind als Mind-Mapping-Tool für das Planen persönlicher Projekte
  • Pinboard zum Ablegen interessanter Links
  • Fever als RSS-Reader
  • Librarything zur Verwaltung meiner Bücher

Windows

  • Microsoft Office 2010 und insbesondere
  • Microsoft Outlook 2010 (mein persönliches Cockpit: Ohne geht gar nicht)
  • MarkdownPad 2 zum bequemen schnellen Schreiben von Texten

Mac

iPhone, iPad

  • TaskTask zum Abgleich der Aufgaben über den Office-365-Server
  • Way of Life zum Besiegen innerer Schweinehunde
  • MS Office Lens und Post-it-PLus zum Erstellen von Fotoprotokollen
  • Captio hilft beim Verschicken schneller Notizen
  • flic zum schnellen Aufräumen der Fotosammlung
  • duet zur Verwendung des iPad als Zweitbildschirm am Mac
  • Drafts ist für mich das Programm für Notizen auf dem iPad
  • Paper zum Anfertigen von Skizzen auf dem iPad

Sonstige Hard- und Software

  • Fujitsu Snapscan iX500 in Verbindung mit Evernote (viel seltener als ich ursprünglich gedacht habe)
  • Meine Noguchi-Ablage

Meiner Grundeinstellung „So wenig Tools wie möglich, so viel wie nötig“steht die Freude am Ausprobiern neuer Werkzeuge entgegen. „Software-Junkie“ hat mich meine amerikanische Kollegin Mary Houpt genannt. Vielleicht hat sie recht.

tools-191794_1280
Schreibe eine Antwort

Lassen Sie das Internet für sich arbeiten

Wenn Sie eine bestimmte Tätigkeit immer wieder ausführen müssen, dann sollten Sie dringend über Automatisierungsmöglichkeiten nachdenken. Für den häuslichen Rechnenknecht gibt es eine große Anzahl von Programmen, die auf Knopfdruck einzelne Arbeitsschritte nacheinander ausführen und Ihnen so viel Zeit und Mühe sparen. Mittlerweile gibt es derartige Hilfen auch im Internet, wie Belle Beth Cooper schreibt: The Beginner’s Guide to Putting the Internet to Work for You. Vorgestellt werden:

IFTTT
Zapier
Alfred für den Mac (hat mit Internet nichts zu tun)
Keyboard Maestro für den Mac
Buffer (klar, Belle arbeitet dort)

Als Alternative für Keyboard Maestro gibt es für Windows das kostenlose AutoHotkey.
Zu meinem Leidwesen muss ich gestehen, dass ich Alfred und Keyboard Maestro bis heute nicht verstanden habe. Bis heute bin ich in den Anfängen stecken geblieben. Dasselbe gilt für AutoHotkey. Mir ist das alles etwas zu kompliziert.

BTW: Ich benutze gerne Programme für die Vervollständigung von Text. Für den Mac nehme ich dazu aText, das dasselbe leistet wie der TextExpander. Nur muss man nicht so tief in die Tasche greifen. Für Windows nehme ist TastenTrick die Anwendung meiner Wahl.

Viel Spaß beim Säge schärfen!

 

Bücher zum Thema (Werbung)

Take Control of Automating Your Mac (Kindle Edition)
by Joe Kissell

Price:
0 used & new available from
( customer reviews)

Schreibe eine Antwort

Die Anleitung für Pinboard

Immer wieder werde ich gefragt, wo ich die vielen Links für meine Artikel hier im ToolBlog hernehmen. Hier die Antwort in zwei Teilen:

  1. Sie müssen viel Zeit für die Recherche im Internet einplanen
  2. Sie benötigen ein zuverlässiges Werkzeug, um Ihre Linkadressen, die Sie während der Recherche gefunden haben, zuverlässig zu verwalten.

Lange Zeit habe ich für die Organisation meiner Bookmarks Delicious verwendet. Allerdings war ich mit dieser Anwendung hinsichtlich ihrer Zuverlässigkeit nicht immer zufrieden. Aus diesem Grund bin ich umgestiegen, nutze seit geraumer Zeit Pinboard und bin bisher sehr zufrieden damit.

Allerdings habe ich immer das Gefühl, das Programm nicht richtig auszunutzen. Leider fehlt auch eine ausführliche Anleitung und so bin ich froh, auf den Artikel von Shawn Blanc gestoßen zu sein: A Beginner’s Guide to Pinboard. Hier wird Greenhorns wie mir geholfen.

Der Wermutstropfen: Der Beitrag richtet sich in erster Linie an Mac-User, über Helferlein unter Windows steht nichts im Text.

Mein nächster Schritt wird sein, eine passende App für iPhone/iPad zu finden. Zwar macht Shawn den einen oder anderen Vorschlag, aber im App Store gibt es dazu noch wesentlich mehr Auswahl.

6 Antworten

Die große Sammlung der Tastaturkürzel

Wenn man viel mit dem Rechenknecht arbeitet, wird einem das Mausgeschubse auf die Dauer lästig. Man muss ständig eine Hand von der Tastatur nehmen, die Maus hin und herschieben um den entsprechenden Menüpunkt anzuwählen und zu -klicken.

Zwar kann man nicht immer auf die Maus verzichten, doch wo es geht, da sollte man es tun und stattdessen Tastaturkürzel (engl. Shortcuts) verwenden. Auf diesen Weise wird der Arbeitsfluss nicht unterbrochen, denn die Hände bleiben auf der Tastatur und schneller ist es obendrein noch.

Für die Freunde der Shortcuts gibt es ein eigenes Wiki: ShortcutWorld.com. Sauber getrennt nach den Betriebssystemen Windows, Mac OS und Linux finden Sie für eine Riesenanzahl von Programmen die entsprechenden Tastaturkürzel.

Wie immer bei Wikis ist die Mitarbeit willkommen. Wenn Sie also für ein bestimmtes Programm eine Liste der Tastaturbefehle erstellt haben, dann veröffentlichen Sie sie doch auf dieser Website.

Übrigens gibt es für die Mac – User ein nützliches Helferlein namens CheatSheet. Dabei handelt es sich um ein kleines Programm, das im Hintergrund läuft. Wenn Sie bei einer Anwendung, die cmd-Taste länger gedrückt halten, dann öffnet sich eine Liste der Tastaturkürzel, die zu der betreffenden Anwendung passt. Sehr praktisch!

Ob es zu CheatSheet eine Entsprechung für Windows gibt, entzieht sich meiner Kenntnis. Wenn Sie mehr wissen, dann hinterlassen Sie gerne eine Antwort.

 

1 Antwort