Archiv der Kategorie: Teamwork

Von Google lernen, wie man richtig arbeitet

Man kann es drehen, wie man will, Google ist eine der erfolgreichsten Unternehmen, die auf diesem unseren Planeten je gegründet wurden. Um die Arbeitsweise bei Google ranken sich so manche Mythen, Heerscharen von Managern und Menschen, die sich dafür halten, pilgern jedes Jahr ins Silicon Valley nach Mountain View, auf der Suche nach dem Erfolgsrezept von Google.







Eine Reise nach San Francisco und Umgebung lohnt sich m. E. immer, aber wenn Sie nicht dorthin fahren können oder möchten, dann können Sie einige der Arbeitsweisen von und bei Google auch am heimischen Bildschirm studieren.

Unter dem Titel re:Work hat Google ein Portal ins Netz gestellt, auf dem Sie einige wertvolle Informationen, Anleitungen und Fallbeispiele zu den entscheidenden Aspekten effektiver Arbeit finden:

re:Work is organized around some of the biggest ways you can make an impact in your workplace. Each subject contains guides, with tools and insights, for addressing specific challenges

So gibt es Informationen zu:

Für die Aktualität sorgt ein Blog, aber Sie können sich auch über die Aktivitäten auf der Website durch einen Newsletter auf dem Laufenden halten lassen.

Wenn Sie erwartet haben, dass hier Freaks durchgeknallte Arbeitsmethoden vorstellen, dann werden Sie enttäuscht sein. Viele Beispiele und Anregungen sind erstaunlich konventionell und gar nicht so revolutionär, wie oft kolportiert wird.

Das macht aber nichts, nützlich sind die vielen Tipps allemal.

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[Foto von Denys Vitali [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die Checkliste für Meetings in Hotels

Als Trainer arbeite ich öfters in Hotels. Ich weiß nicht, wie es meinen Kolleginnen und Kollegen geht, aber mich verbindet mit der Hotellerie ein Art Hassliebe. Ich bin mir sicher, dies beruht auf Gegenseitigkeit, denn manche Vertreter unserer Zunft führen sich auf wie eitle Popdivas, die rundum gepampert werden möchten. Die Zusammenarbeit mit diesen Berufsgenossen ist sicher nicht immer nervenschonend.

Umgekehrt vergessen aber viele Hotelmitarbeiter auch, dass der Seminarraum für ein bis drei Tag(e) mein Arbeitsplatz ist. Ich sehe mich als Vollprofi, der gerne Vollprofis als Partner hat. Leider passiert es immer noch, dass…

  • für alle Teilnehmer ausreichend Getränke auf dem Tisch stehen, ich als Trainer jedoch vergessen wurde
  • ein Bankettmitarbeiter mich schon nach den Pausenzeiten fragt, kaum dass ich den Raum betreten habe. Er/sie fragt aber nicht, ob etwas fehlt oder ich Unterstützung brauche (benötige ich meistens nicht)
  • die Pinnwände alt, wackelig und voller großer Löcher sind. Außerdem stehen sie schief und das „lommelig“ gespannte Pinnwandpapier wurde auf der Rückseite bereits von einem Kollegen vor mir bereits beschrieben
  • die Filzstifte leer sind

Ich habe geschrieben „immer noch“, denn in der Regel gibt positive Beispiele, wo alles reibungslos flutscht, so dass das Arbeiten eine Freude ist.

Aus diesem Grund halte ich die Überschrift des Artikels von Mike Brown in dieser Radikalität für etwas überzogen, wenn er schreibt: 12 Reasons Why Hotel Meeting Rooms Suck for Collaboration. Er führt 12 Gründe auf, die Sie umdrehen und als Checkliste benutzen können. Hier die Punkte aus seiner Liste, die ich für relevant halte:

  • Die Hotels stopfen zu viele Leute in einen Raum
    Das stimmt leider zu oft. Deshalb achten Sie genau darauf, von welcher Sitzordnung die Bankettmitarbeiter ausgehen. Bei Parlamentsbestuhlung passen mehr Leute in einen Raum als bei einem Stuhlkreis. Besonders wichtig ist dies bei speziellen Konferenzformen wie OpenSpace oder World Café.
  • Die Teilnehmer können sich nicht bewegen
    Das korreliert stark mit dem o.a. Punkt. Rechnen Sie bei der Quadratmeterzahl großzügig und achten Sie auch auf bauliche Gegebenheiten (Säulen, Ecken etc.).
  • Es gibt keine Wände, um Flipchart-Blätter usw. aufzuhängen
    Achten Sie darauf, dass Sie genug große glatte Flächen haben, auf denen Sie Flipcharts mit der Arbeitsergebnissen hängen können. Wände tapeziert mit Raufaser und vollgehängt mit Bildern sind nicht geeignet.
  • Lichter direkt über Projektionsfläche
    Wenn Sie einen Datenprojektor benutzen, achten Sie darauf, dass Ihre Folien auch gesehen werden können. Oft ist es in der Umgebung der Projektionsfläche zu hell.
  • Das Bankettpersonal möchte die Kaffeepause unbedingt im Besprechungsraum aufbauen
    Auch ich möchte das nicht so gerne, denn meistens nimmt der Aufbau zu viel Platz weg, den man für andere Sachen braucht. Achten Sie darauf, mit dem Hotelpersonal vorher zu vereinbaren, wie Sie Getränke und Snacks geliefert haben möchten.
  • Die Räumlichkeiten erlauben es den Präsentierenden nicht, umherzulaufen
    Oft sind die Räume für das Reden schwingen optimiert, nicht für das Präsentieren. Achten Sie auf genug Raum für Teilnehmer, die präsentieren müssen.
  • In den Besprechungsräumen können nicht verschiedene Sitzordnungen eingenommen werden
    Das ist wieder das Problem mit der Größe. Sie können dieses Problem auch lösen, indem Sie dafür sorgen, dass die Teilnehmer sich in geeignete Gruppenräume begeben können.

Wie gesagt, die anderen Punkte, die Mike aufführt, habe ich so noch nicht erlebt.

Für mich am wichtigsten ist jedoch, dass die Bankettmitarbeiter flexibel sind. Ich muss es auch sein, denn manchmal muss man das Konzept noch kurz vor der Veranstaltung abändern. Da hilft es ungemein, wenn der Partner mitzieht.

In der Regel funktioniert das auch. Aber Sie wissen ja, keine Regel ohne Ausnahme.

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Schleimen, aber richtig!

Wir kennen Sie alle, die netten Kolleginnen und/oder Kollegen, die anderen Honig um den Bart schmieren, um sich dadurch Vorteile zu verschaffen. Diese liebenswürdigen Zeitgenossen treten nahezu überall auf: Schon in der Schule, an der Uni, bei der Bundeswehr und eben auch am Arbeitsplatz. Im Englischen gebraucht man für dieses Verhalten den Ausdruck “to schmooze”.

Wenn Sie ebenfalls durch Schmeicheleien Erfolg haben wollen, dann stellen Sie es bitte richtig an und folgen den Tipps von Adi Gaskell: Research Looks At How People Schmooze Effectively. Adi bezieht sich in seinem Artikel auf eine Studie der Kellogg Business School von 2010, in der sieben Kernkompetenzen für erfolgreiches Schleimen identifiziert wurden:

  1. Schmeicheln durch Bitte um einen Ratschlag
    Der Schmeichler geht in die Unterlegenheitsposition und bittet den Umschmeichelten um einen Ratschlag: “Sie sind doch ausgewiesener Experte für diese Problem. Können Sie mir einen Tipp geben, wie ich es lösen könnte?”
  2. Das scheinbare Dagegenhalten
    Man stimmt nicht sofort zu, sondern muss scheinbar erst überzeugt werden: “Zuerst war ich ja skeptisch, aber Ihre Argumente haben mich doch überzeugt.”
  3. Das soziale Schmeicheln
    Man lobt den anderen in dessen sozialen Umfeld in der Hoffnung, dass das Lob schließlich über Dritte zu ihm durchdringt.
  4. Die Schmeichelei, die sich hinter Scham versteckt
    Der Schmeichler gibt vor, den Anderen nicht in Verlegenheit bringen zu wollen: “Ich möchte Sie nicht in Verlegenheit bringen, aber Ihre Präsentation war wirklich überzeugend.”
  5. Schmeicheln durch Zustimmung
    Das ist selbsterklärend: “Ich bin wie Sie der Meinung, dass wir gegenüber den Lieferanten Härte zeigen müssen.”
  6. Schmeicheln durch soziale Anpassung
    Man versucht, über die Kontakte des “Ziels” etwas über dessen Vorlieben und Meinungen herauszufinden. Bei Gelegenheit zeigt man dann, dass man genau derselben Meinung ist.
  7. Schmeicheln durch ähnliche Ansichten
    Hier gilt es, die Vorlieben und Meinungen des zu Umschmeichelnden herauszufinden um dann bei Gelegenheit positiv darauf einzugehen: Wenn man weiß, dass das “Ziel” Fan des FC Bayern München ist, dann lässt man bei Gelegenheit durchblicken, wie toll die Sturmspitze der Mannschaft im letzten Spiel agiert hat und dass man überhaupt auch Fan dieses Vereins ist.

Sie merken schon, wir bewegen uns hier auf dünnem Eis. Schließlich dienen z.B. Ähnlichkeiten dem erfolgreichen Aufbau von Rapport zwischen Menschen. Wie kann man also ein echtes Kompliment von einer bloßen Schmeichelei unterscheiden? Laut der von Adi zitierten Studie ist es die Authentizität, die den Unterschied macht. Oder anders herum: Ist das Kompliment ehrlich gemeint oder dient es nur einem bestimmten Zweck? Das herauszufinden, dürfte nicht immer einfach sein. Für alle Beteiligten übrigens , denn auch der Schmeichler schmeichelt nicht immer bei vollem Bewusstsein.

Wenn Sie bislang angenommen haben, dass Schmeicheln erfolgreich sei, dann können Sie sich zurücklehnen. Sie liegen damit laut der Studie richtig. Stellt sich dennoch die Frage, ob Sie auf diese Weise vorwärts kommen möchten.

Sie entscheiden.

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Bild: Paul Klee (1903): Zwei Männer, einander in höherer Stellung vermutend, begegnen sich (Public Domain)

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Wie Sie mit FindTime Meetings arrangieren

Wenn Sie öfters Mitmenschen zu einer virtuellen oder “echten” Besprechung zusammentrommeln müssen, dann kennen Sie das Problem. Das Finden eines Termins, zu dem alle anwesend sein können, ähnelt mitunter der Quadratur des Kreises. Wenn die Beteiligten dann auch noch in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, ist das Chaos perfekt.

Aber keine Sorge, es gibt auch dafür einschlägige Apps. Die meisten Leserinnen und Leser kennen sicher Doodle, mit dessen Hilfe auf einfache Weise gemeinsame Termine gefunden werden können. Das Prinzip ist einfach. Der Einladende schlägt ein paar Termine zur Auswahl vor und die Eingeladenen kreuzen an, an welchen sie können. Zum Schluss wird zusammengezählt, welcher Termin die meisten Kreuzchen bekommen hat und voilà, das Meeting kann beginnen.

Wenn Sie Abonnent von Office 365 sind, dann kann ich Ihnen auch FindTime empfehlen. Bei dieser App handelt es sich um ein Plug-in für Outlook aus dem Hause Microsoft. Mit dem Programm können Sie gemeinsame Termine finden, vorschlagen  und vereinbaren können, ohne Outlook verlassen zu müssen. Der Erweiterung hat Microsoft eine eigene Seite gewidmet, auf der Sie sie auch kostenfrei herunterladen können. Was die Software kann und wie sie funktioniert, zeigt dieses nette Filmchen:

Entgegen der sonstigen Gepflogenheiten des Hauses gibt es dieses Mal sogar eine brauchbare Bedienungsanleitung in fünf Schritten auf der Seite “Tips and Hacks”:

  1. Use optional attendees for faster scheduling
  2. Use smarter recommendations
  3. Use your dashboard for quick edits
  4. Schedule meetings on the go
  5. Skype call like a pro

Auch wenn ich noch nicht die letzten Winkel von FindTime durchforstet habe, so sind die ersten Erfahrungen doch sehr vielversprechend. Für mich eines der Programme, die zeigen, das der Tanker Microsoft durchaus kann, wenn er will.

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Office 365 Planner kommt!

Ich gebe zu, ich bin gespannt wie ein Flitzebogen. Dieser Tage wird MS Office 365 Planner auch für die deutschen Nutzer freigegeben. Als zufriedener Nutzer von Trello bin ich neugierig, ob auch für den Planner der Grundsatz gilt

Das Bessere ist der Feind des Guten.

Wir werden sehen. Einen ersten Eindruck vermittelt dieses Video:

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Die 5 Ebenen des Delegierens

Noch einmal das Thema “Delegieren”, noch einmal Michael Hyatt.

Wie wir wissen, kommt man um das Delegieren nicht herum, wenn man als Führungskraft nicht vor lauter Arbeit absaufen will. Das setzt natürlich voraus, dass man überhaupt jemanden zum Delegieren hat. Den Letzten beißen die Hunde und wenn Sie der Letzte in der Delegationskette sind, können Sie nur noch (1) an Kollegen oder (2) an Ihre Vorgesetzte delegieren. Rückdelegation nennt man das letztere.

Wie auch immer, Michael Hyatt beschreibt in einem Artikel die fünf Ebenen der Delegation: The Five Levels Of Delegation. Diese sind:

  1. Tu genau das, was ich Dir gesagt habe
  2. Schau Dir das Thema an und halte Rücksprache
  3. Schau Dir das Thema an, entwickle Alternativen und mach einen Vorschlag
  4. Triff eine Entscheidung und sag mir, was Du getan hast
  5. Triff die Entscheidung, die Du für die beste hältst

Ich denke, jede dieser Optionen ist legitim. Nur sollte man Begriffe nicht durcheinander bringen. Wenn Sie von “Vereinbarung” sprechen und auf Ebene 1 delegieren, ist das nicht korrekt und fördert Zynismus beim Mitarbeiter. Also: Sagen Sie klar, was Sie wollen, nur so bleiben Sie berechenbar.

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Wie Sie Verbindlichkeit herstellen

Ein fixe Idee, die in den Managerköpfen offensichtlich unumstößlich fest verdrahtet ist, besagt, man müsse seine Mitarbeiter nicht kontrollieren. “Kontrolle” hat auch wirklich einen unbestritten negativen Beigeschmack. Man denkt sogleich an Diktatur, Geheimdienst und sonstige Begriffe aus der politischen Giftküche.

Es geht jedoch nicht darum, stets zu wissen, was mein Mitarbeiter denkt oder fühlt, sondern darum, wie weit er mit seinen Aufgaben ist, wie er damit klarkommt und ob er vielleicht Unterstützung braucht. Controlling im Sinne des englischen Sprachgebrauchs also: Nachsteuern oder – regeln. Außerdem, viele werden es nicht glauben, zeigt diese Art von “Kontrolle” auch Wertschätzung für die Arbeit meines Mitarbeiters. Ich zeige ihm/ihr, dass ich mich für das interessiere, was er/sie macht. Michael Hyatt benutzt das Wort “to track” für die Kontrolle in diesem Sinn. Übersetzt heißt das in etwa: Die Spur verfolgen oder nachvollziehen.

Wenn Sie “Tracking” in diesem Sinne betreiben wollen, dann benötigen Sie ein “trusted system”, etwas, das Sie im richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort an die Aufgaben erinnert, die Sie delegiert haben. Und hier kommt David Allens @WartenAuf- Kontext ins Spiel. Wie das geht, können Sie in einem Artikel von Michael Hyatt nachlesen: How To Better Track The Task You Delegate To Others. Hyatt beschreibt fünf Kriterien des guten Delegierens:

  1. Weisen Sie die Aufgabe einer Person zu
  2. Definieren Sie ein spezifisches Ergebnis
  3. Sagen Sie klar, in welchem Zeitrahmen die Aufgabe zu erledigen ist
  4. Machen Sie sich für evtl. Beratung verfügbar
  5. Verfolgen Sie die delegierte Aufgabe auf einer geeigneten Liste
    (da haben wir sie wieder, die  @wartenauf-Liste)

Als Werkzeuge empfiehlt er:

  1. Eine eigene Seite im Notizbuch oder Tagesplaner
  2. Outlook & Co, sowie E-Mail-Ordner
  3. Outlook & Co als Aufgabenplaner
  4. Spezielle Aufgabenplaner (Things for Mac, Nozbe, OmniFocus und was es da noch alles gibt)

Wenn Sie das konsequent tun, dann bekommen Sie den vielleicht wichtigsten Effekt: Sie stellen in Ihrem Team Verbindlichkeit her, denn alle Ihre Mitarbeiter wissen, Sie sind und bleiben am Ball.

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Wie Sie “Nein” per E-Mail sagen

Auch wenn Ihnen nicht der innere Antreiber “Mach es allen recht” im Nacken sitzt, so kann dennoch das “Nein” sagen äußerst unangenehm sein. Oft schieben wir das “Nein” vor uns her und hoffen, dass das Anliegen sich von allein erledigt oder im Sande verläuft. Oder, wir sagen schließlich doch “Ja”, obwohl wir wissen, dass wir die Bitte gar nicht erfüllen können oder wollen. Ein furchtbarer Eiertanz, der oft in einem ebensolchen Gemurkse endet. Damit ist letztlich keinem gedient.

Wie wir es schaffen, freundlich “Nein” zu sagen, verrät uns Alexandra Franzen in ihrem Artikel “How to Say No to Anyone (Even a Good Friend)”.  Sie schlägt vor, eine ablehnende E-Mail nach folgendem Muster zu schreiben:

Hallo [Name ],

Danke für Deine Nachricht.

Es ehrt mich sehr, dass Du gerade mich um [Anliegen] gebeten hast.
Ich war hin- und hergerissen und habe lange überlegt.
Auch wenn es mir schwer fällt, kann ich leider Deine Bitte nicht erfüllen, weil/denn [Grund].

Vielleicht kann ich Dich aber in anderer Weise unterstützen.
[Beschreibung, was Sie anderweitig tun könnten/möchten]

Nochmals Danke, dass Du an mich gedacht hast und Danke auch für Dein Verständnis.

[Ihr Name]

Wie Sie sich denken können, habe ich die englische Vorlage eingedeutscht, denn der amerikanische Ton ist für unsere Verhältnisse doch etwas dick aufgetragen. Ich bitte dies nicht als Wertung, sondern als Feststellung aufzufassen. Vielleicht ist ja selbst die eingedeutschte Variante dem einen oder anderen Leser zu “soft”.
Es müssen auch nicht alle Elemente benutzt werden, manchmal können oder wollen Sie keine andere Unterstützung anbieten. Dann schreiben Sie eben gar nichts in dieser Richtung.

Zu welchem Schluss Sie auch kommen, allzu lange sollten Sie mit der Ablehnung des Anliegens nicht warten. Bringen Sie es hinter sich, dann kann Ihr Partner sich rechtzeitig nach Alternativen umsehen.

Außerdem empfehle ich Ihnen eine Ablehnung per E-Mail nur dann, wenn Sie die Bitte auch per E-Mail erhalten haben. Kam Sie mündlich, dann würde ich auch mündlich antworten.

Eines bleibt: Die Ablehnung einer Bitte ist immer unangenehm. Allerdings macht oft der Ton die Musik. Wenn es Ihnen gelingt, den richtigen zu treffen, dann ist die Chance groß, dass die Beziehung intakt bleibt

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[Grafik von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Warum es gut ist, in Besprechungen zu gehen

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, warum die Philosophen in der Antike in den Hainen oder auf den Foren gewandelt sind oder warum die Mönche Kreuzgänge hatten? Vermutlich wusste die Menschen damals, dass das gemeinsame Gehen auch das gemeinsame Denken fördert.

Sicher haben auch schon viele schlaue Menschen darüber geforscht, warum das so ist. Ich könnte mir vorstellen, dass die Bewegung gut für allerlei Gehirnaktivitäten ist, noch dazu, wenn es an der frischen Luft stattfindet. Das Gehen im gleichen Rhythmus fördert sicher auch den Rapport unter den Beteiligten und somit auch das unbewusste gegenseitige Verständnis.

Meine sympathische Kollegin Franziska Köppe hat diese Art des Dialogs schon lange für sich und ihre Kunden entdeckt: Ge(h)spräche im Grünen. Ich habe mich vor einiger Zeit mit ihr darüber unterhalten.

Aber auch jenseits des großen Teichs gibt es Menschen, die das Ge(h)spräch pflegen und leidenschaftlich für Besprechungen im Gehen werben. Nilofer Merchant gehört dazu. Sie hat dazu einen TED-Vortrag gehalten: Got a meeting? Take a walk. Ein Transkript des Vortrags finden Sie hier.

BTW: Nach dem Verfassen dieses Beitrags habe ich gemerkt, dass ich hier schon einmal über Nilofers Vortrag geschrieben habe. Tut mir leid, shit happens.

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Wie Sie eine Konferenz organisieren

Auch wenn Sie keine Konferenz vom Zuschnitt einer re:publica oder eines GTDSummits organisieren möchten, nützlich sind die Hinweise von Louis Rosenfeld allemal: How to Organize a Conference: 18 Amazingly Useful Tips. Sie lauten:

  1. Klären Sie ab, ob die Konferenz wirklich nötig ist
    Es gibt eine Menge Veranstaltungen auf dem Markt. Analysieren Sie ihn. Wozu der ganze Aufwand? Mit welchen anderen Events gehen Sie ins Rennen? Wo liegt der besondere Nutzen Ihrer Konferenz, den andere nicht bieten?  Was könnte jemanden dazu veranlassen, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen?
  2. Welche Art von Konferenz soll es denn sein?
    Denken Sie über das Format der Konferenz nach. Möchten Sie informieren oder möchten Sie Probleme lösen? Welches Format unterstützt die Absicht Ihrer Konferenz am besten? Ist das klassische Format am besten geeignet oder eine Format wie OpenSpace oder Barcamp? Kann man Elemente kombinieren?
  3. Achten Sie auf den Teufel, der im Detail steckt
    Je mehr Sie Kleinigkeiten vernachlässigen, desto mehr fallen Sie Ihnen während der Konferenz auf die Füße. Man kann es auch anders sehen: Wenn Sie sich nicht um die Details kümmern, dann werden es Ihre Teilnehmer tun.
  4. Lassen Sie sich von Profis unterstützen
    Eventmanagement ist ein Studiengang. Es gibt Leute, die sich professionell mit so etwas beschäftigen. Lassen Sie sich helfen, wenn nötig. Das gilt auch für die Fachleute vor Ort, die sich in der Logistik oder im Catering auskennen.
  5. Stellen Sie ein Organisationsteam zusammen
    Auch hier: Kümmern Sie sich um helfende Hände. Vielleicht ist jemand bereit, als Freiwillige zu helfen und im Gegenzug kostenlos an der Konferenz teilnehmen zu können. Ich habe das während meiner Studienzeit gern und oft gemacht.
  6. Seien Sie ein Rollen-Vorbild
    Walk the Talk!
  7. Betrachten Sie die Konferenz als ein Business
    Kalkulieren Sie scharf und rechnen Sie mit spitzer Feder. Ich habe schon Menschen gesehen, die scharf am Ruin vorbeigeschlittert sind. Sie haben richtig gelesen: Ruin!
  8. Verkaufen Sie an Sponsoren, aber verkaufen Sie nicht Ihre Seele
    Sponsoren sind wichtig für jede Konferenz, denn Sie helfen, einen Großteil der Kosten abzudecken. Dafür bekommen Sie etwas, aber nicht alles. Es ist Ihre Konferenz, nicht die Konferenz der Sponsoren.
  9. Sorgen Sie für ausreichend Luft
    Das ist auch im übertragenen Sinn gemeint. Gerade bei klassischen Konferenzen ist es wichtig, dass die Teilnehmer trotz des Programms ausreichend Zeit für die Kommunikation untereinander und persönliche Bedürfnisse haben.
  10. Speaker sind nicht umsonst zu haben
    Viele Menschen leben davon, bei Konferenzen als Redner aufzutreten. Überlegen Sie, was Ihnen der Auftritt eines solchen Menschen wert ist. Vielleicht ist es aber auch dem Redner etwas wert, bei Ihrer Konferenz gehört zu werden? Achten Sie aber darauf, das durch den Vortrag ein Mehrwert für die Zuhörer entsteht.
  11. Kümmern Sie sich um die Redner, bis sie auf dem Podium stehen
    Wenn Sie jetzt an den berühmten Sack Flöhe denken, den es zu hüten gilt, dann liegen Sie nicht falsch.
  12. Wählen Sie die Örtlichkeit mit Bedacht aus
    Orte haben großen Einfluss auf die Atmosphäre einer Veranstaltung. Orte können als Anker wirken. Teilnehmer erinnern sich manchmal später genau  so stark an die Location wie an Begegnungen und Inhalte. Und ja, es gibt Magic Places, ich habe solche selbst erlebt.
    Achten Sie bei der Auswahl auch darauf, mit Medien und Räumen flexibel agieren zu können.
  13. Achten Sie auf einen logischen Zusammenhang
    Wenn Sie dem klassischen Format folgen, dann vermeiden Sie ein wild zusammengewürfeltes Sammelsurium von Referaten, sondern sorgen Sie für inhaltliche Struktur.
  14. Überlegen Sie, wie Sie ungeplante Hohlzeiten überbrücken können
    Ich selbst habe einmal einem Veranstalter angekündigt, nicht über eine Viertelstunde reden zu wollen. Er hat mir nicht geglaubt und hatte anschließend ein Problem. Es entstand eine Lücke und  er wusste nicht, wie er sie schließen sollte. Er ist bis heute beleidigt mit mir.
  15. Denken Sie darüber nach, auf welche Weise Sie Feedback einholen möchten
    Was möchten Sie wissen und welcher Kanal ist dafür geeignet? Wollen Sie das Feedback unmittelbar nach der Veranstaltung oder möchten Sie etwas Zeit ins Land gehen lassen?
  16. Überlegen Sie sorgfältig, was Sie tun?
    Sie können nicht jederzeit wieder aussteigen. Deshalb überlegen Sie sorgfältig etwaige Konsequenzen.
  17. Planen Sie für Ihre eigene Teilnahme Zeit ein
    Dies dient dazu, Ihre eigene Konferenz aus der Perspektive der Teilnehmer zu betrachten. Vielleicht ist auch ein Thema für Sie so interessant, dass Sie sich einbringen möchten. Planen Sie Zeit dafür ein.
  18. Vergessen Sie nicht, “Dankeschön” zu sagen
    Denken Sie dabei auch an die vielen unscheinbaren Helferlein im Hintergrund.

Ein nützliche umfangreiche Checkliste, finde ich.

Wenn Sie sich tiefer mit dem Thema auseinandersetzen möchten, empfehle ich Ihnen das Buch von Susan Friedmann: Meetings und Events organisieren. Ein Wermutstropfen gibt es bei dem Buch allerdings. Es behandelt nur klassische Konferenzen. Tipps zu Barcamps & Co finden Sie dort nicht.

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Schreiben Sie eine Gebrauchsanweisung für sich selbst

Vor einigen Tagen  bin ich über einen kleinen, aber feinen Artikel gestolpert, der eine interessante Idee beschreibt. Wie wäre es, wenn Sie eine Gebrauchsanweisung für sich selbst schrieben oder korrekt ausgedrückt, für die Zusammenarbeit mit Ihnen? Brad Feld hat den Artikel geschrieben, er trägt die bezeichnende Überschrift “A User Manual To Working With Me”.

Um diese Gebrauchsanweisung zu erstellen, sollten Sie im Vorfeld einige Fragen beantworten, aufgeteilt in einen Bereich zu Ihrer Person und in einen Bereich, der sich auf die Zusammenarbeit mit anderen bezieht.

Persönlicher Bereich

  • Welche Eigenschaften charakterisieren Sie?
  • Was macht Sie wahnsinnig?
  • Welche Macken haben Sie?
  • In welchen Bereichen kann man mit Ihnen Pferde stehlen?
  • Welche Fähigkeiten bringen Sie mit, die für Andere wertvoll sein könnten?
  • Welche Missverständnisse über Sie möchten Sie von vornherein klarstellen?

Zusammenarbeit

  • Wie verhelfen Sie Anderen, Bestleistungen zu erreichen?
  • Auf welche Weise sollte man mit Ihnen kommunizieren?
  • Wie möchten Sie mit Feedback umgehen, sowohl aktiv als auch passiv?

Brad bezieht sich in seinem Beitrag auf David Politis, der diese Gebrauchsanweisung allen Führungskräften ans Herz legt: This is How You Revolutionize the Way Your Team Works Together… And All It Takes is 15 Minutes.
Es gibt auch ein praktisches Beispiel. Es stammt von Adam Bryant und ist hier zu finden.

Ich finde diese Idee interessant. Auch wenn Sie diese Gebrauchsanweisung gar nicht veröffentlichen sollten, haben Sie nach der Beantwortung der o.a. Fragen sicher einiges über sich selbst gelernt. Das kann nur nützlich sein, denn “Selbsterkenntnis ist der Weg zur Besserung”, wie wir alle wissen.

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[Foto von delphinmedia [via pixabay], (CC0 Public Domain]

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Wie Sie Konflikte am Arbeitsplatz lösen

Ich gebe zu, die Meinung über Infografiken ist durchaus geteilt. Ich persönlich mag sie sehr, aber ich habe auch den einen oder anderen kritischen Kommentar darüber gelesen.

Wie immer kommt es wohl darauf an, wie die Infografik gemacht ist. Es reicht halt nicht aus, dass sie schön bunt und farbenfroh daherkommt, auch etwas Substanz wäre nicht schlecht. So wie bei dieser: How to Manage Conflict at Work Infographic. Trotz des komplexen Themas scheint sie mir die wesentlichen Dinge darzustellen. Aber schauen Sie selbst:

Weiterlesen

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Warum offene Büros vielleicht doch nicht so gut sind

Auch das berühmt-berüchtigte Großraumbüro hat sich in den letzten Jahren weiterenwickelt. Man spricht über offene Bürokonzepte und lobt sie über den grünen Klee. Als Vorteile werden verbesserte Kommunikationsbeziehungen und Einsparungen an Bürofläche und -ausstattung genannt.

Bei unseren Freunden in den USA ist die anfängliche Begeisterung in der Zwischenzeit einer gewissen Ernüchterung gewichen. Was hierzulande schon früh einige Skeptiker aus der Wissenschaft zu Bedenken gegeben haben, scheint sich nun tatsächlich zu bewahrheiten. Vielleicht sind die offenen Bürokonzepte ja vielleicht doch nicht so gut, wie anfangs angenommen.

Zu dieser Ansicht gelangt zumindest Geoffrey James in seinem Artikel “9 Reasons That Open-Space Offices Are Insanely Stupid”. Dies sind seine Gründe gegen die offenen Bürokonzepte:

  1. Sie vermindern die Produktivität
  2. Sie machen die Mitarbeiter unglücklich
  3. Sie verursachen zeitraubende Ablenkungen
  4. Sie machen die Mitarbeiter krank
  5. Die Anzahl der Erkrankungstage erhöht sich
  6. Sie vermitteln einen Mangel an Vertrauen
  7. Sie verursachen einen enormen politischen Aufruhr
  8. Sie lassen unsere hochbezahlten grauen Zellen dahindümpeln
  9. Sie sind teurer als abgetrennte private Büros

Geoffrey unterlegt seine Behauptungen zwar mit Links zu entsprechenden Studien weiterführenden Artikeln usw., aber dennoch scheint mir seine Kritik an manchen Stellen etwas überzogen.

Vielleicht kann man die Nachteile offener Bürokonzepte ja auch schon bei der Planung vermeiden. Regine Rundnagel gibt dazu in ihrem Artikel “Offene Bürokonzepte – Open Space und Business Club” wichtige Hinweise. Dort finden Sie auch viele Hinweise zu weitergehenden Quellen als Ausgangpunkt für Ihre eigene Recherche.

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[Foto von VeronicaTherese unter Wikipedia: Open Plan, CC BY-SA 3.0]

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So funktioniert eine Podiumsdiskussion

Vor einigen Monaten hatte ich Kontakt zu einer Professorin, die ich für eine Keynote zu einer Tagung gewinnen wollte. In der langen Liste ihrer Bedingungen war auch: “Ich mache grundsätzlich keine Podiumsdiskussionen”. Ich habe mich damals gefragt, was wohl der Grund für ihre deutliche Ablehnung war. Vielleicht unangenehme Erfahrungen oder nur die Angst, die Schau gestohlen zu bekommen. Ich werde es wohl nie herausbekommen.

Der von mir seht geschätzte Scott Berkun hat wohl auch einige unangenehme Erfahrungen mit Podiumsdiskussionen gemacht. Allerdings nicht mit den Podiumsdiskussionen an sich, sondern nur mit schlechten. Und die erkennt man laut seines Artikels “Why Panel Sessions Suck (And How To Fix Them)” an folgenden Merkmalen:

  • Alle sind zu freundlich
  • Es sind zuviele Leute auf dem Podium
  • Es gibt nicht genug Mikrofone
  • Die Diskussionsteilnehmer sind dröge und unvorbereitet
  • Die Teilnehmer verschwenden die Zeit mit offensichtlichen Dingen
  • Der Moderator verhält sich passiv

Und diese Maßnahmen machen laut Scott Podiumsdiskussionen erfolgreich:

  • Engagieren Sie einen starken Moderator
  • Die Fragen des Moderators sollten die Interessen des Publikums abbilden
  • Beschränken der Darstellung von Standpunkten (max. 5 Minuten)
  • Die Diskussion soll eine klare Frage beantworten (Durchaus eine geschlossene Frage)
  • Die Diskussionsteilnehmer sollten gegensätzliche Hintergründe haben und entsprechend gegensätzliche Standpunkte einnehmen
  • Der Moderator sollte die Diskussionsteilnehmer vorbereiten und mit ihnen eine Nachbesprechung abhalten

In dem Artikel finden Sie außerdem Hinweise zu weitergehenden Beiträgen zum Thema. Meine Meinung? Ich mag Podiumsdiskussionen, sowohl als Teilnehmer als auch als Zuhörer und kann Scotts Bemerkungen nur unterstreichen.

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Sind Sie authentisch und wenn ja, reicht das?

Wer kennt ihn nicht, den Papst der Kommunikation, Friedemann Schulz von Thun? Sie kommen um diesen Namen als Teilnehmer an einschlägigen Seminaren wohl nicht herum. Kaum ein Seminar oder ein Workshop ohne sein berühmtes Vier-Seiten-Modell.

In einem Artikel mit dem Titel “Mehr oder minder  Authentisch” (pdf) beschäftigt sich der emeritierte Professor mit der Frage “Warum das erstrebenswerte Leitbild der
Kommunikation eine Gegentugend braucht
”.

Lange Zeit war Authentizität das erstrebenswerte Merkmal für gelungene Kommunikation. Für Schulz von Thun steht die Authentizität lediglich für den unverfälschten Ausdruck des Individuums, sagt aber noch nichts über die sozialverträgliche Wirkung aus. Schließlich kommuniziere ich nicht nur mit mir allein (zumindest meistens nicht), sondern meine Kommunikation soll auch eine Wirkung bei anderen erzielen. Und hier kommt die Diplomatie ins Spiel. Wenn ich bei der Beerdigung meines Lieblingsfeindes das Lied “O wie wohl ist mir am Abend” anstimme, dann mag das zwar authentisch sein, ich werde damit allerdings ein Befremden bei meinen Mitmenschen hervorrufen, das im schlimmsten Fall in sozialer Ächtung (oder der Einweisung in die Psychatrie) enden kann. Friedemann Schulz von Thun führt hier den Begriff der “Stimmigkeit” ein:

Kommunikation ist gut, wenn Sie stimmig ist. Und stimmig ist sie, wenn ich in Übereinstimmung mit mir selbst und mit der situativen Herausforderung bin.

Sie merken, es geht um den Systemblick. Niemand ist eine Insel und keiner lebt für sich allein. Ich halte diese Erweiterung für äußerst nützlich.

Ein lesenswerter Beitrag!

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Zeitmanagementtipps aus dem Hause Google

Dieser Tage geht ein Artikel bzw. ein Video durch das Netz, in dem ein Google-Mitarbeiter einige Hinweise zum Thema “Zeitmanagement” von sich gibt. Jeremy Dillon z.B. hat dies in einem Artikel erwähnt: This Google Employee Has A Brilliant Time Management Strategy.

Ehrlich gesagt, ich verstehe die Begeisterung nicht. Banale Tipps bleiben banal, auch wenn Sie von Google-Mitarbeitern kommen.

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Ein Formular für Notizen in Besprechungen

Für Besprechungen oder wenn ich selbst an Seminaren teilnehme, benutze ich ein Notizbuch mit linierten Seiten. Dort schreibe ich alles hinein, was mir während der Veranstaltung einfällt ohne weiter darüber nachzudenken. Wichtig: Ich lasse einen breiten Seitenrand für spätere Bemerkungen.

Spätestens bei der nächsten Wochendurchsicht wird der Inhalt dann ausgewertet. Ergibt sich aus dem Inhalt (Satz oder Absatz) eine Aufgabe, dann notiere ich ein „A“ an den Rand, eine „Elektrikerblitz“ steht für Idee, „RD“ für weiteres Rechnerchieren. Mehr an Abkürzungen brauche ich nicht. Die Aufgaben werden dann in Outlook eingepflegt, die Ideen werden in Evernote übertragen.
Sie sehen, bei mir dient das Notizbuch nur als Behälter, nicht als Organisationsmittel. Zum Organisieren selbst ist Outlook da.

Ähnlich geht auch John W Richardson vor. Er schreibt allerdings seine Notizen nicht in eine Notizbuch, sondern hat für sich spezielle Formulare entwickelt, die er auch der Allgemeinheit zur Verfügung stellt. In seinem Artikel „Note Taking System“ erklärt er auch, wie er diese Formulare genau verwendet.

Mich erinnert das Formular ein wenig an das Cornell-System, allerdings ist es weniger auf das Lernen, sondern eher auf konkrete Maßnahmen hin ausgerichtet.

Probieren Sie es aus!
 

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#PMCampDOR Nachlese (2): Session „Muster in Gruppen“

Immer wieder sind Robert Weißgraeber und ich uns in den letzten Jahren über den Weg gelaufen, sowohl f2f als auch virtuell. Thema dabei war immer auch die Entwicklung der PMCamps, die es ja mittlerweile an vielen Orten, nicht nur in Deutschland, gibt.

Insbesondere haben wir uns immer wieder gefragt, ob sich die PMCamp-„Community“ mittlerweile in einer Echokammer befindet. Die Bewohner einer Echokammer erzählen sich i.d.R., was sie hören wollen, abweichende Meinungen werden gar nicht mehr gehört und manchmal sogar sanktioniert.

In einer Session auf dem PMCamp Dornbirn wollten wir herausfinden, wie die Teilnehmer darüber denken. Dazu legten wir den Besuchern unserer Session Karten vor. Auf den Karten waren die Merkmale von Groupthink notiert:

  1. Invulnerability: Illusion der Unverwundbarkeit
  2. Rationale: Kollektive Rationalisierung
  3. Morality: Illusion der moralischen Überlegenheit
  4. Stereotypes: Stereotypisierung der Outgroups
  5. Pressure: Direkter Druck auf Abweichler
  6. Self-Censorship: Selbstzensur
  7. Unanimity: Illusion der Einstimmigkeit
  8. Mindguards: Selbsternannte „Geisteswächter“

 

Wir baten die Teilnehmer, in Kleingruppen die vergangenen anderthalb Tage PM Camp Revue passieren zu lassen, die Begriffe zu diskutieren und sie auf einer Skala zu bewerten von „trifft überhaupt nicht zu“ bis „trifft voll uns ganz zu“.
Anschließend wurden die Ergebnisse der Kleingruppen vor dem Plenum vorgestellt.

Hier die Tweets, mit der einige Teilnehmer die Session begleitet haben…

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Der E-Mail-Knigge der DB

Durch Zufall bin ich dieser Tage über eine Veröffentlichung der Deutschen Bahn (!) zum Thema „Umgang mit E-Mail“ gestolpert: Der kleine E-MailKnigge (pdf-Datei). 16 Tipps sollen den Leserinnen und Lesern helfen, eine „gepflegte E-Mail-Kommunikation“ zu erlangen.

Ich finde die Publikation gar nicht schlecht. Schauen Sie mal rein!

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Arbeitswelt 4.0: Kennen Sie die Generation Z?

„Augenhöhe“, „Unternehmensdemokratie“, „Holacracy“ und ähnliche Begriffe stehen derzeit auf der Hitliste der Unternehmenskonzepte weit oben. Für meinen Geschmack werden diese Konzepte stark auf der Glaubenssatzebene besprochen, manchmal fühle ich mich sogar etwas an Groupthink erinnert, um es harsch auszudrücken.

Vor einigen Tagen konnte ich in der SWR2-Forum eine Diskussion verfolgen, die sehr um Versachlichung bemüht war. Unter der Leitung von Marén Balkow sprachen

  • Prof. Dr. Christian Scholz, Wirtschaftswissenschaftler, Personal- und Informationsmanagement an der Universität des Saarlandes
  • Ulf Brandes, Unternehmensberater Brandes & Partners, Berlin
  • Boris Diebold, Vice President of Engineering bei Babbel, Berlin

über das Thema „Zwischen Lounge und Ruheraum? Einblicke in die Arbeitswelt 4.0“ (Podcast SWR2-Forum).
Ich fand diese Diskussion so interessant, dass ich Sie mir direkt zweimal angehört habe. Meine Higlights aus dem Gespräch:

  • Storytelling vs. Empirische Forschung
  • Die Bemerkungen zu dem Buch „In Search of Excellence“ von Peters/Waterman
  • Wie Unternehmenskultur und -Erfolg zusammenhängen (Korrelation oder Kausalität?)
  • Warum es fragwürdig ist, von Erfolgsstories auf Konzepte zu schließen

Besonders spannend wird für mich das Gespräch ab etwa Minute 23. Hier wird der Begriff der „Generation Z“ (in Unterscheidung zur „Generation Y“) eingeführt und erläutert, warum „die Auseinandersetzung mit ihr sehr schmerzhaft“ werden wird (Prof. Scholz). Erkenntnisse, die im übrigen von dem Praktiker Diebold im großen und ganzen bestätigt wurden. Die Grundfrage lautet: Wie geht man mit Menschen mit diesen unterschiedliches Mindsets um, die ja alle nebeneinander in einer Organisation agieren?

Für mich war diese Diskussion die Quelle vieler neuer interessanter Anregungen. Insbesondere mit dem Generationenbegriff werde ich mich in der nächsten Zeit mehr zu beschäftigen. Zum Bespiel mit diesen Büchern:

Ulf Brandes et. al:
Management Y: Agile, Scrum, Design Thinking & Co.: So gelingt der Wandel zur attraktiven und zukunftsfähigen Organisation.
(Website)

Christian Scholz:
Generation Z: Wie sie tickt, was sie verändert und warum sie uns alle ansteckt.
(Website)

Fazit: Für mich eine informative und nützliche Diskussion außerhalb der Echokammer. Ich kann das Anhören nur wärmstens empfehlen.

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