Archiv der Kategorie: Teamwork

Vom Umgang mit Haftzetteln & Co

Das ich ein großer Anhänger von Post-it®-Notes (Haftzetteln) bin, ist der geneigten Leserschaft sicher nicht entgangen. Nun hat sich der geschätzte Kollege Tim Themann einer Alternative des Haftzettels, den Stattys-Notes zugewandt und einen ausführlichen Artikel über den Gebrauch derselben verfasst: Tipps für die (Stattys | Magic-Chart) Notes.

Manche dieser Tipps wirken auf den ersten Blick banal, haben es aber in sich, denn sie können die Arbeit kolossal erleichtern.

Auf die Idee, bei der Arbeit mit Post-it-Notes so einen Gummifinger (offiziell Blattwender) zu verwenden, bin ich zum Beispiel noch nicht gekommen. Aber ich werde das ausprobieren. Besonders beim “Leeren” der Pinnwände von den Zetteln, könnte er sehr nützlich sein.

Von Klebesprays zum Fixieren bin ich wieder abgekommen. Ich mag Sprays generell nicht, denn ich weiß nicht, was ich da einatme. Außerdem ist meiner Meinung nach die Weiterverarbeitung fertiger Pinnwandcharts nicht optimal. Bei Aufrollen auf dem Boden ziehen sie schon viel Staub und Schmutz an. Die Weiterverarbeitung der Charts hält mich bislang auch vom Einsatz der Stattys-Notizen ab. Ich bevorzuge  immer noch die herkömmlichen Post-it-Notes, die ich allenfalls auf dem Packpapier mit einem kurzen Strich mit dem Klebestift für den Transport fixieren muss.

Kurz und gut. Ich bleibe (noch) beim Papier. Aber auch bez. der Haftzettel lässt uns Tim nicht allein. In Haftnotizen richtig benutzen beschreibt er die zweckmäßige Handhabung dieses Werkzeugs. Die Quintessenz zeigt Ihnen Dave Gray: Post It Notes Lay Flat Tip.

So ein Video können Sie sich auch im Artikel von Tim anschauen. Darüber hinaus erklärt er auch, warum Sie den Haftzettel so abziehen sollten. Wenn Sie also auch noch eine nahezu wissenschaftliche Erklärung dafür suchen, dann wird Ihnen in dem Artikel geholfen.

Für die Weiterverarbeitung der Pinnwände empfiehlt Tim die iOS-App Post-it® Plus. Dem schließe ich mich an. Leider scheint es von der App keine Android-Version zu geben. Sie können sich aber mit Office Lens von Microsoft behelfen. Ehrlich gesagt, ich finde diese App sogar noch besser.

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Gibt es eine Gebrauchsanweisung für Sie?

Die Idee der persönlichen Gebrauchsanweisung habe ich im ToolBlog schon einmal aufgegriffen: Schreiben Sie eine Gebrauchsanweisung für sich selbst. Damals ging es darum, für Andere eine Anleitung für die Zusammenarbeit mit Ihnen zu formulieren. 




Was für die Zusammenarbeit billig, sollte für die Führung recht sein. Wenn Sie Führungskraft sind, warum formulieren Sie nicht eine Gebrauchsanweisung für Ihren Führungsstil? Wie das geht, zeigen uns die Autoren des Beitrags To Make Your Management Style Clear, Create a User’s Manual.

Bei der Abfassung des Manuals helfen Ihnen laut den Autoren diese Fragen:

  1. Was schätzen Sie mehr, schnelle oder bedächtige Arbeitsweise?
  2. Was erwarten Sie an Verpflichtungen, die über die normalen Arbeitsstunden hinausgehen?
  3. Was sind Ihre Eigenarten und Marotten?
  4. Was werden Sie tun, um Ihre Mitarbeiter darin zu unterstützen, besser zu werden?
  5. Über welche Ihrer Schwächen sollten Ihre Mitarbeiter Bescheid wissen?
    Wie könnten sie mir helfen, mich zu verbessern?
  6. Wie gehen Sie mit Konflikten um?
  7. Wenn Fehler passieren, auf welche Weise möchten Sie von diesen erfahren?

Die fertige Anleitung für Ihren Führungsstil können Sie auch als Diskussionspapier verwenden. Dieses könnte nützlich sein, wenn Sie als Führungskraft neu irgendwo anfangen oder wenn Sie von Ihren Mitarbeitern Feedback einholen möchten.

“Wer schreibt, der bleibt”, sagt der Volksmund. Sie sollten sich im Klaren sein, dass Sie Verbindlichkeit herstellen, wenn Sie eine solche Anleitung formulieren und veröffentlichen. Sie werden daran gemessen werden. Aber das hilft Ihnen auch, auf dem Pfad der selbstgewählten Tugenden zu bleiben.

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[Foto von Unsplash [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie sich vor Besprechungen drücken

Es gibt schon fiese Tricks um ungeliebten Meetings zu entgehen. In meiner Zeit als Produktionsingenieur bat ich die zuständige Assistentin, mich nach einer angemessenen Zeit aus der Besprechung „herauszupiepsen“ und Produktionsprobleme vorzuschützen. Wie Sie an dem merkwürdigen Ausdruck „herauspiepsen“ sehen können, war das zu der Zeit der Rufgeräte (Pager). Deshalb darf ich das erzählen, denn der Vorgang ist mittlerweile verjährt.

Es gibt auch andere Möglichkeiten einer ungeliebten Besprechung zu entgehen. Patrick Allan nennt The Four Keys to Getting Out of Unnecessary Meetings:

  1. Stellen Sie dar, dass das Unternehmen größeren Nutzen davon hätte, wenn Sie nicht an der Besprechung teilnähmen
  2. Seien Sie offen und ehrlich, wenn Sie die Gründe für Ihr Nichterscheinen darlegen
  3. Geben Sie mehr Informationen, als Ihr Ansprechpartner unbedingt braucht
  4. Sprechen Sie mit den Zuständigen und holen Sie sich die Erlaubnis für Ihr Fernbleiben

Patrick bezieht sich in seiner Aufzählung auf dieses Video: How to Get Out of Doing Anything.

Um ganz ehrlich zu sein, „die Botschaft hör ich wohl, allen mir fehlt der Glaube“. In manchen Unternehmen funktioniert der fiese Trick von oben besser.

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Vom Umgang mit schwierigen Mitmenschen

Von Jean-Paul Sartre stammt der bekannte Satz:

Die Hölle, das sind die anderen.

Wie recht er doch hat! Obwohl wir uns stets bemühen, edel, hilfreich und gut gegenüber unseren Mitmenschen aufzutreten, gibt es doch immer wieder gewisse Zeitgenossen, die diese Bemühungen nachhaltig zu stören versuchen. Eigentlich unverständlich, denn mit etwas Nachdenken und etwas gutem Willen müssten sie doch einsehen, dass wir im Recht und sie im Unrecht sind.

Genug der Ironie. Vor einiger Zeit wurde mir vom Verlag ein Exemplar des Buches von Karen Zoller mit dem Titel “Schwierige Mitmenschen: So gehen Sie souverän mit ihnen um” zur Rezension überlassen. Um es gleich vorweg zu sagen: Das Buch ist wirklich gut und hilfreich, aber wer glaubt, hier gäbe es Tipps und Tricks zur Überzeugungredung unwilliger Mitmenschen, der wird enttäuscht.

Diesen Zahn zieht uns die Autorin gleich zu Anfang, indem sie uns unmissverständlich darauf aufmerksam macht, dass das Prädikat “schwierig”, das wir anderen anhängen, durchaus mit uns selbst zu tun haben könnte. Und auch “Souveränität” bedeute eben nicht, stets den Anderen mit vermeintlicher Stärke an die Wand zu drücken. In den weiteren Kapiteln geht es in die Praxis. Sie erhalten viele nützliche Informationen zu Persönlichkeit, Gestalten von Beziehungen, Umgang mit Konflikten und vieles mehr.

Das Buch ist für den Alltag geschrieben, was auch nicht zuletzt durch die leichte Lesbarkeit unterstrichen wird. Das verwundert nicht, denn schließlich kommt die Autorin aus dem Umfeld des Meisters, Friedemann Schulz v. Thun. Wie wir wissen, hat sich dieser in seinem Werk der hohen Verständlichkeit gerade auch für Laien verschrieben. Aus diesem Grund heißt eine eigene Reihe seiner Bücher und die seiner Mitarbeiter “Reihe Miteinander reden: Praxis”.

Mir hat das Buch sehr gut gefallen. Es ist nicht teuer, aber äußerst nützlich.

BTW (1): Wenn Sie tatsächlich an Tipps und Tricks interessiert sein sollten, dann versuchen Sie sich doch einmal mit einem Klassiker.  Meine Empfehlung: Arthur Schopenhauer: Die Kunst, Recht zu behalten.

BTW (2): Ein weiterer Klassiker ist das Buch des Freiherrn von Knigge: Über den Umgang mit Menschen, das völlig zu Unrecht oft auf ein reines Benimmbuch reduziert wird (s.a. hier).

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[Foto von PourquoiPas [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

BTW (3): Ich freue mich, wenn ich ab und zu ein Buch zum Rezensieren geschickt bekomme. Die Bücher, die mir gut gefallen, bespreche ich, über die anderen schweige ich mich aus. Ich habe keinen Gefallen an Verrissen, schließlich bin ich nicht Reich-Ranicki.

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Wie Sie Ihre Mitarbeiter sauer fahren

Vor gefühlten hundert Jahren hat Reinhard Sprenger in seinem Bestseller “Mythos Motivation” festgestellt, dass man andere Menschen gar nicht motivieren könne. Insofern hätten Führungskräfte gar keine bis wenig Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter zu besonderen Leistungen zu bewegen, die kläglichen Versuche in diese Richtung seien vielmehr Motivierung statt Motivation.




Was bei der Motivation nicht funktioniert, klappt bei der Demotivation jedoch allemal. Zwar können wir nicht sagen, wie wir positiv auf die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter einwirken können. Wir wissen aber ziemlich genau, was diese Leistungsbereitschaft nachhaltig stört. Wenn Ihnen auf die Schnelle nichts dazu einfällt, dann gibt Ihnen Christina Galoozis ein paar Denkanstöße: 8 Surefire Ways to Demotivate Your Employees. Hier Ihre Vorschläge:

  1. Kritisieren Sie Ihre Mitarbeiter öffentlich
  2. Vermeiden Sie Anerkennung
  3. Ignorieren Sie die Vorschläge der Mitarbeiter
  4. Setzen Sie unerreichbare Ziele oder Fristen
  5. Vermeiden Sie, Ihre Handlungen zu erläutern oder Unterlagen zu teilen
  6. Arbeiten Sie mit versteckten Drohungen
  7. Missachten Sie kreatives Denken und Problem lösen
  8. Betätigen Sie sich als Micromanager

Unübertroffenes Mittel zur Demotivation der Mitarbeiter ist jedoch der Double Bind. Im Prinzip geht es dabei darum, dem Mitarbeiter eine Anweisung zu geben, die dieser nicht erfüllen kann ohne gegen eine andere (meist versteckte) zu verstoßen. Dies drückt besonders gut ein Zitat aus, das Henry Ford in den Mund gelegt wird:

Ich erwarte von meinen Mitarbeitern, dass sie offen ihre Meinung äußern. Zwar werfe ich Sie dann aus der Firma, aber sie haben meinen Respekt.

In der Praxis findet man derlei Paradoxien sehr oft, gerade auch in Zusammenhang mit angeblichen Unternehmenswerten, die dann im Alltag allzu oft ignoriert werden.

Wenn Sie Führungskraft sind, dann denken Sie nicht allzu sehr über Motivation nach, schließlich sind Sie kein Animateur. Sie haben den lieben langen Tag schon genug damit zu tun, Ihre Mitarbeiter nicht zu demotivieren. Das reicht schon.

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Materialien zur Moderation

Die vergangenen zwei Tage hatte ich das Vergnügen, für Fachkräfte aus dem Automotive Bereich ein Moderationstraining durchführen zu dürfen. Den Teilnehmern habe ich versprochen, in den Weiten des Ozeans Internets nach interessanten Quellen zu diesem Thema zu fischen. Natürlich will ich das Ergebnis der Recherche den ToolBlog-Lesern nicht vorenthalten. Here we go…

Leitfäden zur Moderationsmethode im pdf-Format

  • Entwicklungspolitisches Bildungs- und Informationszentrum e.V. – EPIZ:
    Methodensammlung für Referent_innen (pdf-Datei)
  • Claudia Bremer:
    Präsentation, Moderation und hochschuldidaktische Methoden (pdf-Datei)
  • University of Wisconsin-Madison:
    Facilitator Tool Kit (pdf-Datei)
  • Universität Duisburg-Essen:
    Methodenbar (pdf-Datei)
  • Günter W. Remmert:
    Die Kunst der Moderation (pdf-Datei)
  • Das Kommunikations Kollektiv:
    Moderationsmethoden für Treffen und Workshops (pdf-Datei)
  • Michael Tosch:
    Die moderierte Besprechung (pdf-Datei)
  • Friedrich-Ebert-Stiftung Akademie Management und Politik:
    Vom Chaos  zum Ergebnis (pdf-Datei)

Websites

Beispiele für Workshop-Drehbücher

Wer suchet, der wird auch im Netz Beispiele für fertig ausgearbeitete Workshop-Designs finden. Sie können als Muster für eigene Konzepte dienen. Hier einige Beispiele:

  • Brennert et. al.: Moderierte Gefährdungsbeurteilung (pdf-Datei)
  • DGUV Information 206-007: So geht’s mit Ideen-Treffen (pdf-Datei)

Wenn Sie weitere interessante Links zum Thema haben, dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar. Ich freu mich darüber.

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Von Google lernen, wie man richtig arbeitet

Man kann es drehen, wie man will, Google ist eine der erfolgreichsten Unternehmen, die auf diesem unseren Planeten je gegründet wurden. Um die Arbeitsweise bei Google ranken sich so manche Mythen, Heerscharen von Managern und Menschen, die sich dafür halten, pilgern jedes Jahr ins Silicon Valley nach Mountain View, auf der Suche nach dem Erfolgsrezept von Google.

Eine Reise nach San Francisco und Umgebung lohnt sich m. E. immer, aber wenn Sie nicht dorthin fahren können oder möchten, dann können Sie einige der Arbeitsweisen von und bei Google auch am heimischen Bildschirm studieren.

Unter dem Titel re:Work hat Google ein Portal ins Netz gestellt, auf dem Sie einige wertvolle Informationen, Anleitungen und Fallbeispiele zu den entscheidenden Aspekten effektiver Arbeit finden:

re:Work is organized around some of the biggest ways you can make an impact in your workplace. Each subject contains guides, with tools and insights, for addressing specific challenges

So gibt es Informationen zu:

Für die Aktualität sorgt ein Blog, aber Sie können sich auch über die Aktivitäten auf der Website durch einen Newsletter auf dem Laufenden halten lassen.

Wenn Sie erwartet haben, dass hier Freaks durchgeknallte Arbeitsmethoden vorstellen, dann werden Sie enttäuscht sein. Viele Beispiele und Anregungen sind erstaunlich konventionell und gar nicht so revolutionär, wie oft kolportiert wird.

Das macht aber nichts, nützlich sind die vielen Tipps allemal.

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[Foto von Denys Vitali [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die Checkliste für Meetings in Hotels

Als Trainer arbeite ich öfters in Hotels. Ich weiß nicht, wie es meinen Kolleginnen und Kollegen geht, aber mich verbindet mit der Hotellerie ein Art Hassliebe. Ich bin mir sicher, dies beruht auf Gegenseitigkeit, denn manche Vertreter unserer Zunft führen sich auf wie eitle Popdivas, die rundum gepampert werden möchten. Die Zusammenarbeit mit diesen Berufsgenossen ist sicher nicht immer nervenschonend.

Umgekehrt vergessen aber viele Hotelmitarbeiter auch, dass der Seminarraum für ein bis drei Tag(e) mein Arbeitsplatz ist. Ich sehe mich als Vollprofi, der gerne Vollprofis als Partner hat. Leider passiert es immer noch, dass…

  • für alle Teilnehmer ausreichend Getränke auf dem Tisch stehen, ich als Trainer jedoch vergessen wurde
  • ein Bankettmitarbeiter mich schon nach den Pausenzeiten fragt, kaum dass ich den Raum betreten habe. Er/sie fragt aber nicht, ob etwas fehlt oder ich Unterstützung brauche (benötige ich meistens nicht)
  • die Pinnwände alt, wackelig und voller großer Löcher sind. Außerdem stehen sie schief und das „lommelig“ gespannte Pinnwandpapier wurde auf der Rückseite bereits von einem Kollegen vor mir bereits beschrieben
  • die Filzstifte leer sind

Ich habe geschrieben „immer noch“, denn in der Regel gibt positive Beispiele, wo alles reibungslos flutscht, so dass das Arbeiten eine Freude ist.

Aus diesem Grund halte ich die Überschrift des Artikels von Mike Brown in dieser Radikalität für etwas überzogen, wenn er schreibt: 12 Reasons Why Hotel Meeting Rooms Suck for Collaboration. Er führt 12 Gründe auf, die Sie umdrehen und als Checkliste benutzen können. Hier die Punkte aus seiner Liste, die ich für relevant halte:

  • Die Hotels stopfen zu viele Leute in einen Raum
    Das stimmt leider zu oft. Deshalb achten Sie genau darauf, von welcher Sitzordnung die Bankettmitarbeiter ausgehen. Bei Parlamentsbestuhlung passen mehr Leute in einen Raum als bei einem Stuhlkreis. Besonders wichtig ist dies bei speziellen Konferenzformen wie OpenSpace oder World Café.
  • Die Teilnehmer können sich nicht bewegen
    Das korreliert stark mit dem o.a. Punkt. Rechnen Sie bei der Quadratmeterzahl großzügig und achten Sie auch auf bauliche Gegebenheiten (Säulen, Ecken etc.).
  • Es gibt keine Wände, um Flipchart-Blätter usw. aufzuhängen
    Achten Sie darauf, dass Sie genug große glatte Flächen haben, auf denen Sie Flipcharts mit der Arbeitsergebnissen hängen können. Wände tapeziert mit Raufaser und vollgehängt mit Bildern sind nicht geeignet.
  • Lichter direkt über Projektionsfläche
    Wenn Sie einen Datenprojektor benutzen, achten Sie darauf, dass Ihre Folien auch gesehen werden können. Oft ist es in der Umgebung der Projektionsfläche zu hell.
  • Das Bankettpersonal möchte die Kaffeepause unbedingt im Besprechungsraum aufbauen
    Auch ich möchte das nicht so gerne, denn meistens nimmt der Aufbau zu viel Platz weg, den man für andere Sachen braucht. Achten Sie darauf, mit dem Hotelpersonal vorher zu vereinbaren, wie Sie Getränke und Snacks geliefert haben möchten.
  • Die Räumlichkeiten erlauben es den Präsentierenden nicht, umherzulaufen
    Oft sind die Räume für das Reden schwingen optimiert, nicht für das Präsentieren. Achten Sie auf genug Raum für Teilnehmer, die präsentieren müssen.
  • In den Besprechungsräumen können nicht verschiedene Sitzordnungen eingenommen werden
    Das ist wieder das Problem mit der Größe. Sie können dieses Problem auch lösen, indem Sie dafür sorgen, dass die Teilnehmer sich in geeignete Gruppenräume begeben können.

Wie gesagt, die anderen Punkte, die Mike aufführt, habe ich so noch nicht erlebt.

Für mich am wichtigsten ist jedoch, dass die Bankettmitarbeiter flexibel sind. Ich muss es auch sein, denn manchmal muss man das Konzept noch kurz vor der Veranstaltung abändern. Da hilft es ungemein, wenn der Partner mitzieht.

In der Regel funktioniert das auch. Aber Sie wissen ja, keine Regel ohne Ausnahme.

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Schleimen, aber richtig!

Wir kennen Sie alle, die netten Kolleginnen und/oder Kollegen, die anderen Honig um den Bart schmieren, um sich dadurch Vorteile zu verschaffen. Diese liebenswürdigen Zeitgenossen treten nahezu überall auf: Schon in der Schule, an der Uni, bei der Bundeswehr und eben auch am Arbeitsplatz. Im Englischen gebraucht man für dieses Verhalten den Ausdruck “to schmooze”.

Wenn Sie ebenfalls durch Schmeicheleien Erfolg haben wollen, dann stellen Sie es bitte richtig an und folgen den Tipps von Adi Gaskell: Research Looks At How People Schmooze Effectively. Adi bezieht sich in seinem Artikel auf eine Studie der Kellogg Business School von 2010, in der sieben Kernkompetenzen für erfolgreiches Schleimen identifiziert wurden:

  1. Schmeicheln durch Bitte um einen Ratschlag
    Der Schmeichler geht in die Unterlegenheitsposition und bittet den Umschmeichelten um einen Ratschlag: “Sie sind doch ausgewiesener Experte für diese Problem. Können Sie mir einen Tipp geben, wie ich es lösen könnte?”
  2. Das scheinbare Dagegenhalten
    Man stimmt nicht sofort zu, sondern muss scheinbar erst überzeugt werden: “Zuerst war ich ja skeptisch, aber Ihre Argumente haben mich doch überzeugt.”
  3. Das soziale Schmeicheln
    Man lobt den anderen in dessen sozialen Umfeld in der Hoffnung, dass das Lob schließlich über Dritte zu ihm durchdringt.
  4. Die Schmeichelei, die sich hinter Scham versteckt
    Der Schmeichler gibt vor, den Anderen nicht in Verlegenheit bringen zu wollen: “Ich möchte Sie nicht in Verlegenheit bringen, aber Ihre Präsentation war wirklich überzeugend.”
  5. Schmeicheln durch Zustimmung
    Das ist selbsterklärend: “Ich bin wie Sie der Meinung, dass wir gegenüber den Lieferanten Härte zeigen müssen.”
  6. Schmeicheln durch soziale Anpassung
    Man versucht, über die Kontakte des “Ziels” etwas über dessen Vorlieben und Meinungen herauszufinden. Bei Gelegenheit zeigt man dann, dass man genau derselben Meinung ist.
  7. Schmeicheln durch ähnliche Ansichten
    Hier gilt es, die Vorlieben und Meinungen des zu Umschmeichelnden herauszufinden um dann bei Gelegenheit positiv darauf einzugehen: Wenn man weiß, dass das “Ziel” Fan des FC Bayern München ist, dann lässt man bei Gelegenheit durchblicken, wie toll die Sturmspitze der Mannschaft im letzten Spiel agiert hat und dass man überhaupt auch Fan dieses Vereins ist.

Sie merken schon, wir bewegen uns hier auf dünnem Eis. Schließlich dienen z.B. Ähnlichkeiten dem erfolgreichen Aufbau von Rapport zwischen Menschen. Wie kann man also ein echtes Kompliment von einer bloßen Schmeichelei unterscheiden? Laut der von Adi zitierten Studie ist es die Authentizität, die den Unterschied macht. Oder anders herum: Ist das Kompliment ehrlich gemeint oder dient es nur einem bestimmten Zweck? Das herauszufinden, dürfte nicht immer einfach sein. Für alle Beteiligten übrigens , denn auch der Schmeichler schmeichelt nicht immer bei vollem Bewusstsein.

Wenn Sie bislang angenommen haben, dass Schmeicheln erfolgreich sei, dann können Sie sich zurücklehnen. Sie liegen damit laut der Studie richtig. Stellt sich dennoch die Frage, ob Sie auf diese Weise vorwärts kommen möchten.

Sie entscheiden.

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Bild: Paul Klee (1903): Zwei Männer, einander in höherer Stellung vermutend, begegnen sich (Public Domain)

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Wie Sie mit FindTime Meetings arrangieren

Wenn Sie öfters Mitmenschen zu einer virtuellen oder “echten” Besprechung zusammentrommeln müssen, dann kennen Sie das Problem. Das Finden eines Termins, zu dem alle anwesend sein können, ähnelt mitunter der Quadratur des Kreises. Wenn die Beteiligten dann auch noch in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, ist das Chaos perfekt.

Aber keine Sorge, es gibt auch dafür einschlägige Apps. Die meisten Leserinnen und Leser kennen sicher Doodle, mit dessen Hilfe auf einfache Weise gemeinsame Termine gefunden werden können. Das Prinzip ist einfach. Der Einladende schlägt ein paar Termine zur Auswahl vor und die Eingeladenen kreuzen an, an welchen sie können. Zum Schluss wird zusammengezählt, welcher Termin die meisten Kreuzchen bekommen hat und voilà, das Meeting kann beginnen.

Wenn Sie Abonnent von Office 365 sind, dann kann ich Ihnen auch FindTime empfehlen. Bei dieser App handelt es sich um ein Plug-in für Outlook aus dem Hause Microsoft. Mit dem Programm können Sie gemeinsame Termine finden, vorschlagen  und vereinbaren können, ohne Outlook verlassen zu müssen. Der Erweiterung hat Microsoft eine eigene Seite gewidmet, auf der Sie sie auch kostenfrei herunterladen können. Was die Software kann und wie sie funktioniert, zeigt dieses nette Filmchen:

Entgegen der sonstigen Gepflogenheiten des Hauses gibt es dieses Mal sogar eine brauchbare Bedienungsanleitung in fünf Schritten auf der Seite “Tips and Hacks”:

  1. Use optional attendees for faster scheduling
  2. Use smarter recommendations
  3. Use your dashboard for quick edits
  4. Schedule meetings on the go
  5. Skype call like a pro

Auch wenn ich noch nicht die letzten Winkel von FindTime durchforstet habe, so sind die ersten Erfahrungen doch sehr vielversprechend. Für mich eines der Programme, die zeigen, das der Tanker Microsoft durchaus kann, wenn er will.

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Office 365 Planner kommt!

Ich gebe zu, ich bin gespannt wie ein Flitzebogen. Dieser Tage wird MS Office 365 Planner auch für die deutschen Nutzer freigegeben. Als zufriedener Nutzer von Trello bin ich neugierig, ob auch für den Planner der Grundsatz gilt

Das Bessere ist der Feind des Guten.

Wir werden sehen. Einen ersten Eindruck vermittelt dieses Video:

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Die 5 Ebenen des Delegierens

Noch einmal das Thema “Delegieren”, noch einmal Michael Hyatt.

Wie wir wissen, kommt man um das Delegieren nicht herum, wenn man als Führungskraft nicht vor lauter Arbeit absaufen will. Das setzt natürlich voraus, dass man überhaupt jemanden zum Delegieren hat. Den Letzten beißen die Hunde und wenn Sie der Letzte in der Delegationskette sind, können Sie nur noch (1) an Kollegen oder (2) an Ihre Vorgesetzte delegieren. Rückdelegation nennt man das letztere.

Wie auch immer, Michael Hyatt beschreibt in einem Artikel die fünf Ebenen der Delegation: The Five Levels Of Delegation. Diese sind:

  1. Tu genau das, was ich Dir gesagt habe
  2. Schau Dir das Thema an und halte Rücksprache
  3. Schau Dir das Thema an, entwickle Alternativen und mach einen Vorschlag
  4. Triff eine Entscheidung und sag mir, was Du getan hast
  5. Triff die Entscheidung, die Du für die beste hältst

Ich denke, jede dieser Optionen ist legitim. Nur sollte man Begriffe nicht durcheinander bringen. Wenn Sie von “Vereinbarung” sprechen und auf Ebene 1 delegieren, ist das nicht korrekt und fördert Zynismus beim Mitarbeiter. Also: Sagen Sie klar, was Sie wollen, nur so bleiben Sie berechenbar.

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Wie Sie Verbindlichkeit herstellen

Ein fixe Idee, die in den Managerköpfen offensichtlich unumstößlich fest verdrahtet ist, besagt, man müsse seine Mitarbeiter nicht kontrollieren. “Kontrolle” hat auch wirklich einen unbestritten negativen Beigeschmack. Man denkt sogleich an Diktatur, Geheimdienst und sonstige Begriffe aus der politischen Giftküche.

Es geht jedoch nicht darum, stets zu wissen, was mein Mitarbeiter denkt oder fühlt, sondern darum, wie weit er mit seinen Aufgaben ist, wie er damit klarkommt und ob er vielleicht Unterstützung braucht. Controlling im Sinne des englischen Sprachgebrauchs also: Nachsteuern oder – regeln. Außerdem, viele werden es nicht glauben, zeigt diese Art von “Kontrolle” auch Wertschätzung für die Arbeit meines Mitarbeiters. Ich zeige ihm/ihr, dass ich mich für das interessiere, was er/sie macht. Michael Hyatt benutzt das Wort “to track” für die Kontrolle in diesem Sinn. Übersetzt heißt das in etwa: Die Spur verfolgen oder nachvollziehen.

Wenn Sie “Tracking” in diesem Sinne betreiben wollen, dann benötigen Sie ein “trusted system”, etwas, das Sie im richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort an die Aufgaben erinnert, die Sie delegiert haben. Und hier kommt David Allens @WartenAuf- Kontext ins Spiel. Wie das geht, können Sie in einem Artikel von Michael Hyatt nachlesen: How To Better Track The Task You Delegate To Others. Hyatt beschreibt fünf Kriterien des guten Delegierens:

  1. Weisen Sie die Aufgabe einer Person zu
  2. Definieren Sie ein spezifisches Ergebnis
  3. Sagen Sie klar, in welchem Zeitrahmen die Aufgabe zu erledigen ist
  4. Machen Sie sich für evtl. Beratung verfügbar
  5. Verfolgen Sie die delegierte Aufgabe auf einer geeigneten Liste
    (da haben wir sie wieder, die  @wartenauf-Liste)

Als Werkzeuge empfiehlt er:

  1. Eine eigene Seite im Notizbuch oder Tagesplaner
  2. Outlook & Co, sowie E-Mail-Ordner
  3. Outlook & Co als Aufgabenplaner
  4. Spezielle Aufgabenplaner (Things for Mac, Nozbe, OmniFocus und was es da noch alles gibt)

Wenn Sie das konsequent tun, dann bekommen Sie den vielleicht wichtigsten Effekt: Sie stellen in Ihrem Team Verbindlichkeit her, denn alle Ihre Mitarbeiter wissen, Sie sind und bleiben am Ball.

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Wie Sie “Nein” per E-Mail sagen

Auch wenn Ihnen nicht der innere Antreiber “Mach es allen recht” im Nacken sitzt, so kann dennoch das “Nein” sagen äußerst unangenehm sein. Oft schieben wir das “Nein” vor uns her und hoffen, dass das Anliegen sich von allein erledigt oder im Sande verläuft. Oder, wir sagen schließlich doch “Ja”, obwohl wir wissen, dass wir die Bitte gar nicht erfüllen können oder wollen. Ein furchtbarer Eiertanz, der oft in einem ebensolchen Gemurkse endet. Damit ist letztlich keinem gedient.

Wie wir es schaffen, freundlich “Nein” zu sagen, verrät uns Alexandra Franzen in ihrem Artikel “How to Say No to Anyone (Even a Good Friend)”.  Sie schlägt vor, eine ablehnende E-Mail nach folgendem Muster zu schreiben:

Hallo [Name ],

Danke für Deine Nachricht.

Es ehrt mich sehr, dass Du gerade mich um [Anliegen] gebeten hast.
Ich war hin- und hergerissen und habe lange überlegt.
Auch wenn es mir schwer fällt, kann ich leider Deine Bitte nicht erfüllen, weil/denn [Grund].

Vielleicht kann ich Dich aber in anderer Weise unterstützen.
[Beschreibung, was Sie anderweitig tun könnten/möchten]

Nochmals Danke, dass Du an mich gedacht hast und Danke auch für Dein Verständnis.

[Ihr Name]

Wie Sie sich denken können, habe ich die englische Vorlage eingedeutscht, denn der amerikanische Ton ist für unsere Verhältnisse doch etwas dick aufgetragen. Ich bitte dies nicht als Wertung, sondern als Feststellung aufzufassen. Vielleicht ist ja selbst die eingedeutschte Variante dem einen oder anderen Leser zu “soft”.
Es müssen auch nicht alle Elemente benutzt werden, manchmal können oder wollen Sie keine andere Unterstützung anbieten. Dann schreiben Sie eben gar nichts in dieser Richtung.

Zu welchem Schluss Sie auch kommen, allzu lange sollten Sie mit der Ablehnung des Anliegens nicht warten. Bringen Sie es hinter sich, dann kann Ihr Partner sich rechtzeitig nach Alternativen umsehen.

Außerdem empfehle ich Ihnen eine Ablehnung per E-Mail nur dann, wenn Sie die Bitte auch per E-Mail erhalten haben. Kam Sie mündlich, dann würde ich auch mündlich antworten.

Eines bleibt: Die Ablehnung einer Bitte ist immer unangenehm. Allerdings macht oft der Ton die Musik. Wenn es Ihnen gelingt, den richtigen zu treffen, dann ist die Chance groß, dass die Beziehung intakt bleibt

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[Grafik von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Warum es gut ist, in Besprechungen zu gehen

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, warum die Philosophen in der Antike in den Hainen oder auf den Foren gewandelt sind oder warum die Mönche Kreuzgänge hatten? Vermutlich wusste die Menschen damals, dass das gemeinsame Gehen auch das gemeinsame Denken fördert.

Sicher haben auch schon viele schlaue Menschen darüber geforscht, warum das so ist. Ich könnte mir vorstellen, dass die Bewegung gut für allerlei Gehirnaktivitäten ist, noch dazu, wenn es an der frischen Luft stattfindet. Das Gehen im gleichen Rhythmus fördert sicher auch den Rapport unter den Beteiligten und somit auch das unbewusste gegenseitige Verständnis.

Meine sympathische Kollegin Franziska Köppe hat diese Art des Dialogs schon lange für sich und ihre Kunden entdeckt: Ge(h)spräche im Grünen. Ich habe mich vor einiger Zeit mit ihr darüber unterhalten.

Aber auch jenseits des großen Teichs gibt es Menschen, die das Ge(h)spräch pflegen und leidenschaftlich für Besprechungen im Gehen werben. Nilofer Merchant gehört dazu. Sie hat dazu einen TED-Vortrag gehalten: Got a meeting? Take a walk. Ein Transkript des Vortrags finden Sie hier.

BTW: Nach dem Verfassen dieses Beitrags habe ich gemerkt, dass ich hier schon einmal über Nilofers Vortrag geschrieben habe. Tut mir leid, shit happens.

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Wie Sie eine Konferenz organisieren

Auch wenn Sie keine Konferenz vom Zuschnitt einer re:publica oder eines GTDSummits organisieren möchten, nützlich sind die Hinweise von Louis Rosenfeld allemal: How to Organize a Conference: 18 Amazingly Useful Tips. Sie lauten:

  1. Klären Sie ab, ob die Konferenz wirklich nötig ist
    Es gibt eine Menge Veranstaltungen auf dem Markt. Analysieren Sie ihn. Wozu der ganze Aufwand? Mit welchen anderen Events gehen Sie ins Rennen? Wo liegt der besondere Nutzen Ihrer Konferenz, den andere nicht bieten?  Was könnte jemanden dazu veranlassen, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen?
  2. Welche Art von Konferenz soll es denn sein?
    Denken Sie über das Format der Konferenz nach. Möchten Sie informieren oder möchten Sie Probleme lösen? Welches Format unterstützt die Absicht Ihrer Konferenz am besten? Ist das klassische Format am besten geeignet oder eine Format wie OpenSpace oder Barcamp? Kann man Elemente kombinieren?
  3. Achten Sie auf den Teufel, der im Detail steckt
    Je mehr Sie Kleinigkeiten vernachlässigen, desto mehr fallen Sie Ihnen während der Konferenz auf die Füße. Man kann es auch anders sehen: Wenn Sie sich nicht um die Details kümmern, dann werden es Ihre Teilnehmer tun.
  4. Lassen Sie sich von Profis unterstützen
    Eventmanagement ist ein Studiengang. Es gibt Leute, die sich professionell mit so etwas beschäftigen. Lassen Sie sich helfen, wenn nötig. Das gilt auch für die Fachleute vor Ort, die sich in der Logistik oder im Catering auskennen.
  5. Stellen Sie ein Organisationsteam zusammen
    Auch hier: Kümmern Sie sich um helfende Hände. Vielleicht ist jemand bereit, als Freiwillige zu helfen und im Gegenzug kostenlos an der Konferenz teilnehmen zu können. Ich habe das während meiner Studienzeit gern und oft gemacht.
  6. Seien Sie ein Rollen-Vorbild
    Walk the Talk!
  7. Betrachten Sie die Konferenz als ein Business
    Kalkulieren Sie scharf und rechnen Sie mit spitzer Feder. Ich habe schon Menschen gesehen, die scharf am Ruin vorbeigeschlittert sind. Sie haben richtig gelesen: Ruin!
  8. Verkaufen Sie an Sponsoren, aber verkaufen Sie nicht Ihre Seele
    Sponsoren sind wichtig für jede Konferenz, denn Sie helfen, einen Großteil der Kosten abzudecken. Dafür bekommen Sie etwas, aber nicht alles. Es ist Ihre Konferenz, nicht die Konferenz der Sponsoren.
  9. Sorgen Sie für ausreichend Luft
    Das ist auch im übertragenen Sinn gemeint. Gerade bei klassischen Konferenzen ist es wichtig, dass die Teilnehmer trotz des Programms ausreichend Zeit für die Kommunikation untereinander und persönliche Bedürfnisse haben.
  10. Speaker sind nicht umsonst zu haben
    Viele Menschen leben davon, bei Konferenzen als Redner aufzutreten. Überlegen Sie, was Ihnen der Auftritt eines solchen Menschen wert ist. Vielleicht ist es aber auch dem Redner etwas wert, bei Ihrer Konferenz gehört zu werden? Achten Sie aber darauf, das durch den Vortrag ein Mehrwert für die Zuhörer entsteht.
  11. Kümmern Sie sich um die Redner, bis sie auf dem Podium stehen
    Wenn Sie jetzt an den berühmten Sack Flöhe denken, den es zu hüten gilt, dann liegen Sie nicht falsch.
  12. Wählen Sie die Örtlichkeit mit Bedacht aus
    Orte haben großen Einfluss auf die Atmosphäre einer Veranstaltung. Orte können als Anker wirken. Teilnehmer erinnern sich manchmal später genau  so stark an die Location wie an Begegnungen und Inhalte. Und ja, es gibt Magic Places, ich habe solche selbst erlebt.
    Achten Sie bei der Auswahl auch darauf, mit Medien und Räumen flexibel agieren zu können.
  13. Achten Sie auf einen logischen Zusammenhang
    Wenn Sie dem klassischen Format folgen, dann vermeiden Sie ein wild zusammengewürfeltes Sammelsurium von Referaten, sondern sorgen Sie für inhaltliche Struktur.
  14. Überlegen Sie, wie Sie ungeplante Hohlzeiten überbrücken können
    Ich selbst habe einmal einem Veranstalter angekündigt, nicht über eine Viertelstunde reden zu wollen. Er hat mir nicht geglaubt und hatte anschließend ein Problem. Es entstand eine Lücke und  er wusste nicht, wie er sie schließen sollte. Er ist bis heute beleidigt mit mir.
  15. Denken Sie darüber nach, auf welche Weise Sie Feedback einholen möchten
    Was möchten Sie wissen und welcher Kanal ist dafür geeignet? Wollen Sie das Feedback unmittelbar nach der Veranstaltung oder möchten Sie etwas Zeit ins Land gehen lassen?
  16. Überlegen Sie sorgfältig, was Sie tun?
    Sie können nicht jederzeit wieder aussteigen. Deshalb überlegen Sie sorgfältig etwaige Konsequenzen.
  17. Planen Sie für Ihre eigene Teilnahme Zeit ein
    Dies dient dazu, Ihre eigene Konferenz aus der Perspektive der Teilnehmer zu betrachten. Vielleicht ist auch ein Thema für Sie so interessant, dass Sie sich einbringen möchten. Planen Sie Zeit dafür ein.
  18. Vergessen Sie nicht, “Dankeschön” zu sagen
    Denken Sie dabei auch an die vielen unscheinbaren Helferlein im Hintergrund.

Ein nützliche umfangreiche Checkliste, finde ich.

Wenn Sie sich tiefer mit dem Thema auseinandersetzen möchten, empfehle ich Ihnen das Buch von Susan Friedmann: Meetings und Events organisieren. Ein Wermutstropfen gibt es bei dem Buch allerdings. Es behandelt nur klassische Konferenzen. Tipps zu Barcamps & Co finden Sie dort nicht.

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Schreiben Sie eine Gebrauchsanweisung für sich selbst

Vor einigen Tagen  bin ich über einen kleinen, aber feinen Artikel gestolpert, der eine interessante Idee beschreibt. Wie wäre es, wenn Sie eine Gebrauchsanweisung für sich selbst schrieben oder korrekt ausgedrückt, für die Zusammenarbeit mit Ihnen? Brad Feld hat den Artikel geschrieben, er trägt die bezeichnende Überschrift “A User Manual To Working With Me”.

Um diese Gebrauchsanweisung zu erstellen, sollten Sie im Vorfeld einige Fragen beantworten, aufgeteilt in einen Bereich zu Ihrer Person und in einen Bereich, der sich auf die Zusammenarbeit mit anderen bezieht.

Persönlicher Bereich

  • Welche Eigenschaften charakterisieren Sie?
  • Was macht Sie wahnsinnig?
  • Welche Macken haben Sie?
  • In welchen Bereichen kann man mit Ihnen Pferde stehlen?
  • Welche Fähigkeiten bringen Sie mit, die für Andere wertvoll sein könnten?
  • Welche Missverständnisse über Sie möchten Sie von vornherein klarstellen?

Zusammenarbeit

  • Wie verhelfen Sie Anderen, Bestleistungen zu erreichen?
  • Auf welche Weise sollte man mit Ihnen kommunizieren?
  • Wie möchten Sie mit Feedback umgehen, sowohl aktiv als auch passiv?

Brad bezieht sich in seinem Beitrag auf David Politis, der diese Gebrauchsanweisung allen Führungskräften ans Herz legt: This is How You Revolutionize the Way Your Team Works Together… And All It Takes is 15 Minutes.
Es gibt auch ein praktisches Beispiel. Es stammt von Adam Bryant und ist hier zu finden.

Ich finde diese Idee interessant. Auch wenn Sie diese Gebrauchsanweisung gar nicht veröffentlichen sollten, haben Sie nach der Beantwortung der o.a. Fragen sicher einiges über sich selbst gelernt. Das kann nur nützlich sein, denn “Selbsterkenntnis ist der Weg zur Besserung”, wie wir alle wissen.

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[Foto von delphinmedia [via pixabay], (CC0 Public Domain]

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Wie Sie Konflikte am Arbeitsplatz lösen

Ich gebe zu, die Meinung über Infografiken ist durchaus geteilt. Ich persönlich mag sie sehr, aber ich habe auch den einen oder anderen kritischen Kommentar darüber gelesen.

Wie immer kommt es wohl darauf an, wie die Infografik gemacht ist. Es reicht halt nicht aus, dass sie schön bunt und farbenfroh daherkommt, auch etwas Substanz wäre nicht schlecht. So wie bei dieser: How to Manage Conflict at Work Infographic. Trotz des komplexen Themas scheint sie mir die wesentlichen Dinge darzustellen. Aber schauen Sie selbst:

Weiterlesen

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Warum offene Büros vielleicht doch nicht so gut sind

Auch das berühmt-berüchtigte Großraumbüro hat sich in den letzten Jahren weiterenwickelt. Man spricht über offene Bürokonzepte und lobt sie über den grünen Klee. Als Vorteile werden verbesserte Kommunikationsbeziehungen und Einsparungen an Bürofläche und -ausstattung genannt.

Bei unseren Freunden in den USA ist die anfängliche Begeisterung in der Zwischenzeit einer gewissen Ernüchterung gewichen. Was hierzulande schon früh einige Skeptiker aus der Wissenschaft zu Bedenken gegeben haben, scheint sich nun tatsächlich zu bewahrheiten. Vielleicht sind die offenen Bürokonzepte ja vielleicht doch nicht so gut, wie anfangs angenommen.

Zu dieser Ansicht gelangt zumindest Geoffrey James in seinem Artikel “9 Reasons That Open-Space Offices Are Insanely Stupid”. Dies sind seine Gründe gegen die offenen Bürokonzepte:

  1. Sie vermindern die Produktivität
  2. Sie machen die Mitarbeiter unglücklich
  3. Sie verursachen zeitraubende Ablenkungen
  4. Sie machen die Mitarbeiter krank
  5. Die Anzahl der Erkrankungstage erhöht sich
  6. Sie vermitteln einen Mangel an Vertrauen
  7. Sie verursachen einen enormen politischen Aufruhr
  8. Sie lassen unsere hochbezahlten grauen Zellen dahindümpeln
  9. Sie sind teurer als abgetrennte private Büros

Geoffrey unterlegt seine Behauptungen zwar mit Links zu entsprechenden Studien weiterführenden Artikeln usw., aber dennoch scheint mir seine Kritik an manchen Stellen etwas überzogen.

Vielleicht kann man die Nachteile offener Bürokonzepte ja auch schon bei der Planung vermeiden. Regine Rundnagel gibt dazu in ihrem Artikel “Offene Bürokonzepte – Open Space und Business Club” wichtige Hinweise. Dort finden Sie auch viele Hinweise zu weitergehenden Quellen als Ausgangpunkt für Ihre eigene Recherche.

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[Foto von VeronicaTherese unter Wikipedia: Open Plan, CC BY-SA 3.0]

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So funktioniert eine Podiumsdiskussion

Vor einigen Monaten hatte ich Kontakt zu einer Professorin, die ich für eine Keynote zu einer Tagung gewinnen wollte. In der langen Liste ihrer Bedingungen war auch: “Ich mache grundsätzlich keine Podiumsdiskussionen”. Ich habe mich damals gefragt, was wohl der Grund für ihre deutliche Ablehnung war. Vielleicht unangenehme Erfahrungen oder nur die Angst, die Schau gestohlen zu bekommen. Ich werde es wohl nie herausbekommen.

Der von mir seht geschätzte Scott Berkun hat wohl auch einige unangenehme Erfahrungen mit Podiumsdiskussionen gemacht. Allerdings nicht mit den Podiumsdiskussionen an sich, sondern nur mit schlechten. Und die erkennt man laut seines Artikels “Why Panel Sessions Suck (And How To Fix Them)” an folgenden Merkmalen:

  • Alle sind zu freundlich
  • Es sind zuviele Leute auf dem Podium
  • Es gibt nicht genug Mikrofone
  • Die Diskussionsteilnehmer sind dröge und unvorbereitet
  • Die Teilnehmer verschwenden die Zeit mit offensichtlichen Dingen
  • Der Moderator verhält sich passiv

Und diese Maßnahmen machen laut Scott Podiumsdiskussionen erfolgreich:

  • Engagieren Sie einen starken Moderator
  • Die Fragen des Moderators sollten die Interessen des Publikums abbilden
  • Beschränken der Darstellung von Standpunkten (max. 5 Minuten)
  • Die Diskussion soll eine klare Frage beantworten (Durchaus eine geschlossene Frage)
  • Die Diskussionsteilnehmer sollten gegensätzliche Hintergründe haben und entsprechend gegensätzliche Standpunkte einnehmen
  • Der Moderator sollte die Diskussionsteilnehmer vorbereiten und mit ihnen eine Nachbesprechung abhalten

In dem Artikel finden Sie außerdem Hinweise zu weitergehenden Beiträgen zum Thema. Meine Meinung? Ich mag Podiumsdiskussionen, sowohl als Teilnehmer als auch als Zuhörer und kann Scotts Bemerkungen nur unterstreichen.

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